Faysal Abdi. Tarja Eklund. Jukka Hako

Transkriptio

1 VANTAA

2 Faysal Abdi Tarkastuslautakunnassa pääsee tutustumaan laajasti kaupungin keskushallinnon ja eri hallintokuntien toimintaan. Tarja Eklund Näköalapaikka arvioida Vantaan kaupungin ja palveluverkoston toiminnan onnistumista kuntalaisiin nähden. Jukka Hako Tarkastuslautakunta avaa uusia näkökulmia kaupungin toimintaan. Ulla Kaukola On kiva rapsuttaa kaupungin asioita hieman pintaa syvemmältä. Raporttia rapsahtelloo. Petri Koivuniemi Vaula Norrena Tarkastuslautakunta on vahtikoira. Se vahtii, että valtuuston valitsemat kaupungin tärkeät tavoitteet toteutuvat kaupunkilaisia palvelevalla tavalla. Mielekäs ja tarpeellinen tehtävä.

3 MIKÄ IHMEEN TARKASTUSLAUTAKUNTA? Olet varmaan kuullut tarkastuslautakunnasta, mutta tiedätkö mitä se tekee? Tämän esitevihkosen luettuasi tiedät kaiken oleellisen tarkastuslautakunnasta. Tarkastuslautakunta on ainoa lautakunta, joka kuntalain mukaan jokaisessa kunnassa tulee olla. Lainsäätäjä on katsonut, että demokratian toteutumisen kannalta on hyvä olla riippumaton toimielin, joka voi kokonaisvaltaisesti arvioida, miten kaupunki on asettamissaan tehtävissä onnistunut. Tarkastuslautakunta ei tee politiikkaa, mutta arvioi miten politiikkaa on kaupungissa toteutettu Tarkastuslautakunnan tärkein tehtävä on arvioida ja varmistaa, että kuntalaisten valitseman kaupunginvaltuuston asettamat tavoitteet toteutuvat. Lautakunta tutustuu valtuustokauden aikana kaupungin kaikkien yksiköiden toimintaan. Tarkastuslautakunta ei ole salainen sheriffi vaan päätöksentekijän kumppani. Tarkastuslautakunta ei urki eikä kyttää, vaan se on päättäjän yhteistyökumppani Tarkastuslautakunnan arviointityö on järjestelmällistä arviointia, joka perustuu riippumattomuuteen, luotettavuuteen, tuloksellisuuteen ja kaupungin arvoihin. Arvioinnissa tärkeä näkökulma on kuntalaisille tuotettujen palvelujen tuloksellisuus ja vaikuttavuus, eli miten toiminnassa ja verorahojen käytössä on onnistuttu. Tarkastuslautakunta tuottaa tietoa tavoitteiden asettajille ja toiminnan järjestäjille siitä, miten hyvin tavoitteet ovat saavutettu ja ovatko toiminta ja tulokset olleet tavoitteiden mukaisia. Arvioinnin tarkoituksena on aina toiminnan kehittäminen. Tämä on sekä tarkastuslautakunnan, arvioitavien kohteiden ja kuntalaisten yhteinen etu

4 Tarkastuslautakunta tuottaa tietoa päätöksentekijöille toiminnan kehittämiseksi Kerran vuodessa tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksen, jossa esitellään arvioitujen kohteiden toimintaa, arvioinnin johtopäätöksiä ja annetaan suosituksia toiminnan edelleen kehittämiseksi. Arviointikertomukseen tiivistyy lautakunnan koko vuoden työ. Se julkaistaan tilinpäätöksen valmistuttua toukokuussa. Tarkastuslautakunnan tärkein tuotos on arviointikertomus, joka julkaistaan tilinpäätöksen valmistuttua Tarkastuslautakunnan työ ei olisi mahdollista ilman ulkoisen tarkastuksen yksikköä. Ulkoisen tarkastuksen yksikkö vastaa kaikesta lautakunnan asioiden valmisteluista. Se vastaa siis perinteisen lautakunnan virkamiestoimielintä. Ulkoiseen tarkastukseen kuuluu kaupunginreviisori, kaksi kaupunkitarkastajaa ja tarkastussihteeri. He tekevät pienillä resursseilla erittäin laajaa ja arvokasta työtä, mikä helpottaa huomattavasti asioiden käsittelyä lautakunnassa ja sen työryhmissä. Täytyy myöntää, että olin aika pettynyt vaalien jälkeen kun en saanut paikkaa kaupunginhallituksesta. En ole enää. Tarkastuslautakunta on osoittautunut juuri oikeaksi paikaksi minulle. Nyt on mahdollisuus tutustua syvällisesti eri toimialoihin ja saada kokonaisvaltainen näkemys kaupungin toiminnasta ilman päivän politiikan paineita. Ja onneksi meillä on ulkoisen tarkastuksen yksikkö, joka valmistelee asiat huolella. Juha Malmi Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja - 4 -

5 Vantaalla kaikki tarkastuslautakunnan jäsenet ovat valtuutettuja ja heitä on 14. Valiokuntamalli toimii hyvin. Se vahvistaa lautakuntaa demokratian toimielimenä. Valtuutetut toimivat valiokuntamallissa kuntalaisten edustajina ja valvovat kuntalaisten näkökulmasta, miten palvelut toteutetaan ja miten saadaan vastinetta maksetuille verorahoille. Asema on samaan tapaan itsenäinen kuten eduskunnan tarkastusvaliokunnalla. Viime kaudella lautakunnassa oli 10 jäsentä, nyt 14, joista peräti 12 aivan uusia jäseniä. Kyllähän se virkamiehelle haastetta ja lisää työtä tuo, mutta kaikki on sujunut yllättävän hyvin. Jäsenet osallistuvat aktiivisesti sekä lautakunnan että työryhmien työhön. Koulutustilaisuuksia on ollut runsaasti, joten uudet jäsenet ovat sitäkin kautta saaneet hyvää otetta lautakunnan työhön. Helena Hyvönen Kaupunginreviisori Arviointikertomus tarjoaa syvällisen ja laajan näkemyksen kaupungin toimintaan Tarkastuslautakunta ottaa ohjelmaansa myös valtuuston esiin tuomat tarpeet ja arviointiaiheet. Muutoin se toimii kaupunginvaltuuston valtuuttamana itsenäisesti suunnitelmiensa ja raportoinnin suhteen. Se raportoi kaupunginvaltuustolle vuosittaisessa arviointikertomuksessa ja merkittävien valtuuston tietoon saatettavien asioiden osalta tarvittaessa. Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kollegiona kunnan viranomaisilta tietoja tarkastustehtävän hoitamiseksi Vantaalla tarkastuslautakunta nähdään hyvänä työkaluna strategisessa johtamisessa ja sillä on keskeinen merkitys kunnan kokonaisvaltaisessa arviointijärjestelmässä

6 TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta asetetaan hallinnon ja tarkastuksen järjestämistä varten. Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet kaupungissa ja kaupunkikonsernissa sekä huolehdittava kaupungin ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää, tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyyttä. Lisäksi tehtävänä on: 1. Organisoida kaupungin ulkoisen tarkastustoimen järjestäminen sekä valmistella lautakunnan toiminta- ja taloussuunnitelma sekä muut valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. 2. Seurata tilintarkastajan tarkastussuunnitelman ja työohjelman toteutumista sekä muutoinkin seurata tilintarkastajan tehtävien suorittamista sekä antaa tarvittaessa ohjeita tilintarkastajalle. 3. Antaa kaupunginvaltuustolle vähintään kaksi viikkoa ennen tilinpäätöksen käsittelyä arvionsa valtuuston edelliselle vuodelle asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta kunnassa ja kuntakonsernissa. 4. Kiinnittää huomiota kaupungin toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen. 5. Huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. 6. Antaa, jos kaupungin taseessa on kattamatonta alijäämää, arvionsa talouden tasapainotuksen toteutumisesta tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman ja toimenpideohjelman riittävyydestä. 7. Esittää kannanottonsa tilintarkastajan kertomuksessa esittämiin muistutuksiin, asianomaisten niistä antamiin selityksiin ja kaupunginhallituksen lausuntoon. 8. Tehdä esityksiä kaupunginvaltuustolle päätöksistä, joihin lautakunnan valmistelu ja tilintarkastuskertomus antavat aihetta. 9. Päättää niistä hallinnon ja talouden tarkastuksen sisältöön, hallintoon ja talouteen kuuluvista asioista, jotka lain tai johtosääntöjen mukaan eivät kuulu muiden viranomaisten toimivaltaan

7 ARVIOINTIKÄYTÄNTÖ Tarkastuslautakunnan arviointityöstä on sovittu yhteisesti lautakunnassa. Lautakunta arvioi vuosittaisen arviointisuunnitelman mukaan kaupungin eri toimielinten toimintaa. Taustalla on valtuustokauden suunnitelma. Arviointisuunnitelma sisältää myös teemoittain laadittuja arviointikohteita. Lautakunta kuulee kaupunginjohtoa ja muita toiminnasta vastaavia viranhaltijoita. Käytännössä toimitaan näin: 1. Ulkoinen tarkastus laatii esiselvityksen tarkastuskohteesta 4 viikkoa ennen kokousta. 2. Lautakunta laatii yhdessä ulkoisen tarkastuksen kanssa kysymyksiä, jotka lähetetään toimialalle 2 viikkoa ennen kokousta. 3. Vastaukset kysymyksiin pyydetään toimittamaan tarkastuslautakunnalle sähköisesti ennen varsinaista arviointikäyntiä. 4. Arviointikäynti suoritetaan kyseisen toimielimen tiloissa ennalta sovittuna aikana. Yleensä arviointiin osallistuu tarkastuslautakunnan työryhmä, joskus koko lautakunta. Arviointiin voi kuulua tutustumiskierros toimipaikan tiloissa. 5. Arviointikäynnillä tarkastuslautakunnalle tai sen työryhmälle esitellään toimielin ja sovitusti vastataan aiemmin esitettyihin tai uusiin paikanpäällä nousseisiin kysymyksiin. 6. Kun esittely ja kysymyskierros ovat ohi, tarkastuslautakunnan jäsenet ja ulkoinen tarkastus jäävät suorittamaan varsinaisen arvioinnin ja toimialan edustajat poistuvat paikalta. 7. Arvioinnista laaditaan vastausten, esittelyn ja keskustelun pohjalta muistioluonnos, jonka perusteella koko lautakunta suorittaa arviointia. 8. Lopullinen arviointi suoritetaan arviointikertomuksen laadinnan yhteydessä

8 ARVIOINNIN SISÄLTÖ Arvioinnit suoritetaan tavoitepohjaisina arviointeina. Tarkastelun kohteena on se, miten arviointikohteelle tai kohteen itselleen asettamat tavoitteet ovat toteutuneet. Arvioinneissa keskitytään myös tuloksellisuustarkastukseen: taloudellisuuden, tuottavuuden ja vaikuttavuuden arvioimiseen. Lisäksi laaditaan omia kriteereitä tarkastuslautakunnan tarvitseman tietopohjan hankkimiseksi. Arviointia voidaan myös suorittaa ulkoisen tarkastuksen tekemän toiminnantarkastuksen tai selvityksen pohjalta. Tarkastuslautakunta perehtyy kaupungin eri toimialojen toimintaan ja palvelutuotantoon hankkimiensa asiakirjojen avulla, kuulemalla vastuuhenkilöitä sekä käymällä tutustumiskäynneillä toimialoilla. Tarkastuslautakunnalla on neljä työryhmää. Yksi keskittyy sosiaali- ja terveystoimen asioihin. Sen puheenjohtajana toimin itse. Toinen keskittyy sivistystoimen asioihin. Kolmannen työryhmän aihealueena on maankäyttö ja rakentaminen. Neljäntenä työryhmänä on tarkastuslautakunnan kehitystyöryhmä. Lisäksi arvioinnin kohteena ovat tietysti kaikki muut toimialat sekä kaupungin hallinto ja talous. Jaana Huhta Tarkastuslautakunnan varapuheenjohtaja Tarkastuslautakunnan arviointityö korostaa Vantaalla valtuuston asemaa strategisena johtajana ja poliittisten tavoitteiden asettajana. Arviointinäkökulma lähtee strategisista valinnoista ja kriittisistä menestystekijöistä edeten sitoviin tavoitteisiin, joiden saavuttamista verrataan toimialojen, tulosalueiden ja tulosyksiköiden esittämiin tulosraportteihin. Arvioinnin kohteena ovat keinot, joilla tavoitteisiin pyritään sekä se, onko eteneminen strategian mukaista. Arviointia suoritetaan tuloksellisuus- ja tarkoituksenmukaisuus näkökulmasta. Tasapainotetun mittariston vaikuttavuus-, talous-, henkilöstö- ja prosessinäkökulmat ovat tarkastuslautakunnan arviointityön lähtökohdat. Arvioinnin suunnittelu asettaa vaatimuksia tietohuollolle ja tietojen keräämisen suunnittelulle

9 ARVIOINNIN EETTISET PERIAATTEET 1. Käyttökelpoisuus Arvioinnit laaditaan siten, että ne perustuvat luotettavaan, käyttökelpoiseen ja mahdollisimman kattavaan sekä ajankohtaiseen aineistoon niin, että tarkastuslautakunta ja seuraavassa vaiheessa kaupunginvaltuusto saavat monipuolisen kuvan tarkasteltavasta asiakokonaisuudesta. Hankittava tieto tulee kerätä niin, että se vastaa olennaisiin kysymyksiin ja on ilmaisevaa asiakkaiden ja muiden intressien kannalta. Näkökulmat, menetelmät ja päättely, joihin tulosten esittely perustuu, tulee kuvata niin huolellisesti, että myös arvojen arvioinnin perusteet tulevat selviksi. Arviointiraportin tulee kuvata selkeästi arvioitava kohde, sen konteksti ja tarkoitus, menettelytavat ja arvioinnin tulokset niin, että kaikki olennainen tieto on raportissa ja se on helposti ymmärrettävissä. Arvioinnit tulee suunnitella, toteuttaa ja raportoida sellaisilla tavoilla, jotka lisäävät niiden käytön ja hyödyntämisen todennäköisyyttä. 2. Toteuttamiskelpoisuus Arvioinnin tuloksena esitetyt suositukset ovat toteuttamiskelpoisia. Tämä tarkoittaa arvioinnin realistisuutta, järkevyyttä ja selkeyttä. 3. Eettinen hyväksyttävyys Arvioinnit tehdään lakia ja eettisesti kestävää menettelyä noudattaen muun muassa siten, että arviointi kohdistuu aina tarkasteltaviin asioihin eikä niistä vastaaviin tai niitä toteuttaviin henkilöihin. 4. Tarkkuus Arvioinnit tuottavat ja välittävät pätevää tietoa niistä tekijöistä, jotka määrittävät arvioinnin kohteena olevan asian tilan. Arvioitava toiminta on kuvattava ja dokumentoitava tarkasti siten, että kokonaisuus on selkeästi tunnistettavissa. Arviointia varten kerätty tieto on kuvattava riittävän yksityiskohtaisesti, jotta sen asianmukaisuutta voidaan arvioida. Tiedonkeruun tavat on valittava tai kehitettävä ja toimeenpantava varmistaen tiedon riittävä luotettavuus tavoiteltua käyttöä silmällä pitäen

10 Arvioinnissa käytetty koottu, käsitelty ja raportoitu tieto on kuvattava systemaattisesti ja kaikki havaitut virheet ja puutteet on korjattava. Arvioinnin määrällinen ja laadullinen aineisto on analysoitava asianmukaisesti ja systemaattisesti niin, että arviointikysymyksiin vastataan tehokkaasti. Arvioinnin tuomat johtopäätökset on osoitettava selkeästi ja niihin päätyminen on perusteltava, jotta kaikki osalliset voivat arvioida niitä. TARKASTUSLAUTAKUNNAN RISKIARVIOINTI Tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelmansa ensisijaisesti ottaen huomioon lain vaatimuksen tavoitteiden toteutumisen arvioinnista. Suunnitelma on laadittu olennaisuuden, kattavuuden ja valtuuston strategisten tavoitteiden saavuttamiseen liittyvien riskien kannalta. Tällöin oleellisimmat kaupunkia koskevat riskitekijät tulevat arviointien kohteiksi. Riskit voidaan luokitella seuraavasti: * yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja asiakasvaikuttavuuden riskit * rakenteisiin ja prosesseihin liittyvät riskit * uudistumiseen ja henkilöstöön liittyvät riskit * taloudellisiin resursseihin liittyvät riskit Merkittävä tarkastuslautakunnan tehtäväksi asetettu riskienhallinta-arviointi koskee taloutta. Ovatko taloussuunnitelma ja toimenpideohjelma riittäviä talouden tasapainon toteuttamiseksi? Taloutta seurataan sekä koko kaupungin että toimialojen ja eri yksikköjen osalta

11 Carita Orlando Tarkastuslautakunnan työ on tärkeä osa seurantaa ja valvontaa, jonka avulla erilaisten toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta saadaan kattava selvitys. Lisäksi vuosittain laadittavan arviointikertomuksen avulla kuntalaiset voivat arvioida mitä verorahoilla on saatu aikaiseksi. Minttu Sillanpää Tarkastuslautakunnassa ollaan näköalapaikalla! Juha Tenhunen Tarkastuslautakunnassa saa hyvän käsityksen koko kaupungin toiminnasta ja valtuuston päätösten vaikutuksista eri toimialoihin. Raija Virta Työryhmiin jakautumalla lautakunnan resursseja käytetään tehokkaammin. Toimin maankäyttö-, rakentaminen ja ympäristö- työryhmän puheenjohtajana. Arja Wallenius Kotikuntaan laajempaa näkökulmaa. Sari Hännikäinen Kaupunkitarkastaja Työ on kiinnostavaa ja vaihtelevaa. Reima Pietilä Kaupunkitarkastaja Tässä työssä on laaja tehtäväkenttä.

12 Vantaan tarkastuslautakunta et vasemmalta oikealle Vaula Norrera, Ulla Kaukola, Minttu Sillanpää, Jaana Huhta (vpj.), Juha Malmi (pj.), Faysal Abdi, Raija Virta, Juha Tenhunen, Tarja Eklund ja Johannes Hirvaskoski (varajäsen). Kuvasta puuttuvat Jukka Hako, Petri Koivuniemi, Carita Orlando, Pauli Vahtera ja Arja Wallenius. Tutustu arviointikertomuksiin osoitteessa T-print Ky Ulkoinen tarkastus, Lehdokkitie 2 b, Vantaa Kaupunginreviisori, JHTT Helena Hyvönen Kaupunkitarkastaja Sari Hännikäinen Kaupunkitarkastaja Reima Pietilä Tarkastussihteeri Marja Mäkinen