Ennen kokouksen alkua Marja Kyrölä luovutti presidentin merkin Kaija Keijolalle ja Maija-Leena Virta-Kangas past presidentin merkin Marja Kyrölälle.

Transkriptio

1 1 INNER WHEEL SUOMI-FINLAND KANSALLISEN NEUVOSTON KOKOUS Pöytäkirja Aika: alkaen klo Paikka: Läsnä: Finlaysonin Palatsi, Kuninkaankatu 1, Tampere Kaija Keijola presidentti Tuula Kareinen varapresidentti Marja Kyrölä past presidentti Päivi Lahti rahastonhoitaja Pirkko Haario viestintävastaava Asta Kotiaho piirin 139 puheenjohtaja Minna Valkama piirin 140 varapuheenjohtaja Leena Sinn piirin 141 puheenjohtaja Riitta Nissinen piirin 142 ry puheenjohtaja Maija-Leena Virta-Kangas Board Director Poissa: Anne Röyttä sihteeri Ennen kokouksen alkua Marja Kyrölä luovutti presidentin merkin Kaija Keijolalle ja Maija-Leena Virta-Kangas past presidentin merkin Marja Kyrölälle. 1. Kokouksen avaus Presidentti avasi kokouksen klo Kokouksen osanottajat esittäytyivät kertoen hieman itsestään ja Inner Wheel historiastaan. 2. Kokouksen järjestäytyminen Kokouksen puheenjohtajana toimi Kansallisen Neuvoston presidentti Kaija Keijola. Sihteeriksi valittiin viestintävastaava Pirkko Haario. 3. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Esityslista oli lähetetty jäsenille sähköpostitse ja vähintään puolet jäsenistä oli paikalla. Kokous todettiin sääntöjen mukaan koolle kutsutuksi, lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 4. Esityslistan hyväksyminen Esityslista hyväksyttiin kokouksen asialistaksi sellaisenaan. 5. Vuoden teema Touch A Heart Todettiin, että KN on sopinut sähköpostitse teeman suomennokseksi Toimi Sydämellä.

2 Kaija Keijola tiedotti, että IIW presidentti Oluyemisi Alatise on Executive kokouksessaan ilmoittanut vierailunsa kohdemaista, joissa myös Suomi on mukana. IIW presidentti tulee Suomeen syyskuussa yksityisvierailulle Tapiolan Inner Wheel -klubi ry:n jäsenen Ritva Jäättelän kutsumana Laurea-ammattikorkeakoulun yhteistyöprojektin puitteissa. Ritva Jäättelä vastaa hänen vierailustaan ja ohjelmasta Suomessa. Kaija Keijola osallistuu Tapiolan klubin järjestämään Inter-City kokoukseen. 6. Edellisen kokouksen pöytäkirja, Liitteet 1-2 Edellisten kokousten pöytäkirjat oli lähetetty jäsenille sähköpostitse ja ne ovat luettavissa myös IW:n verkkosivulla. Korjattiin pidetyn kokouksen pöytäkirjaan past presidentin nimi Marja-Leena Maija-Leenaksi, jonka jälkeen pöytäkirja hyväksyttiin. Hyväksyttiin pidetyn kokouksen pöytäkirja. 7. Kansallisen Neuvoston tilinpäätös , Liite 3 Rahastonhoitaja esitteli tilinpäätöksen, joka sisälsi tuloslaskelman ja taseen. Tilikauden tulos oli tappiota 312,52 Eur (budjetti -470 Eur, edellisen vuoden toteuma -4905,53 Eur). Päätös: Tilinpäätös hyväksyttiin. Rahastonhoitaja lähettää tilinpäätöksen toiminnantarkastajalle tarkastettavaksi ja sen jälkeen edelleen yhdessä toiminnantarkastuskertomuksen kanssa piiripuheenjohtajille syyspiirikokouksissa käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi sekä vastuuvapauden myöntämiseksi KN:lle. 8. Kansallisen Neuvoston budjetti ja jäsenmaksu kaudelle , Liite 4 Todettiin, että budjetti vuodelle on esitelty ja hyväksytty piirien kevätpiirikokouksissa, samoin jäsenmaksu 12 Eur, eikä niihin esitetty muutosta. Päätös: KN:n rahastonhoitaja toimittaa mennessä piirien rahastonhoitajille tili- ja viitenumeron Kansallisen Neuvoston jäsenmaksun suorittamista varten. Jäsenmaksu maksetaan KN:lle mennessä. 9. Kansallisen Neuvoston toimintakertomus Vuoden presidentti Marja Kyrölä esitteli laatimansa vuosikertomuksen. Päätös: Vuosikertomus hyväksyttiin liitettäväksi tilinpäätökseen. Liite Kansainväliset kokoukset Eurooppa-kokous 10, Varese, Italia KN presidentti Kaija Keijola ja past presidentti Marja Kyrölä osallistuivat 10. Eurooppa-kokoukseen. Kokousraportti on pöytäkirjan liitteenä ja se on luettavissa myös verkkosivulla. Liite 6 Eurooppa-kokouksessa oli esitetty ajatus, että alueellisten Rallyien sijasta ryhdyttäisiin järjestämään Eurooppa Rallya. Tulevat tapahtumat/kokoukset: Rally Charlemagne, Ghent, Belgia Nordic Rally, Skagen, Tanska, Eurooppa-kokous 11, Aalborg, Tanska Kokousten lisäksi järjestetään Inner Wheel -risteily Costa Deliziosa -aluksella itäisellä Välimerellä Tarkemmat tiedot risteilystä ja ilmoittautumisohjeet julkaistaan verkkosivulla th IIW Convention , Melbourne, Australia 2

3 Keskusteltiin alustavasti Conventioniin osallistumisesta. Yleensä KN presidentti/kansallinen edustaja on osallistunut kokoukseen. Kustannusten peittämiseksi klubeilta on peritty ns. Convention-maksua 3 Eur/jäsen. Päätös: Selvitetään kokous- ja matkustuskustannuksia ennen osallistumispäätöstä. 12. Avustusprojektit Rahastonhoitaja kiitti piirejä ja klubeja saamistaan lahjoitustiedoista. Vuonna Inner Wheel -lahjoitukset olivat yhteensä Eur ja vuonna Eur. Lisäksi raportoitiin ei-rahallisesta hyväntekeväisyydestä. Valtakunnallinen avustusprojekti on Koulutus elämään -säätiön terveyskasvatustyö. Piireillä 139 ja 141 ei ole omaa hyväntekeväisyystyötä, vaan klubit valitsevat itsenäisesti avustuskohteensa. Piireillä 140 ja 142 ry on omaa avustustoimintaa, kohteena mm. Naisten Pankki, pakolaislasten ja -nuorten viriketoiminta, Puhdas Itämeri -hanke, huumekoira. Lisäksi klubeilla on omaa hyväntekeväisyystoimintaa. Päätös: Piirit toimittavat KN rahastonhoitajalle tiedot tilikauden lahjoituksista/ avustuksista mennessä. 13. Syksyn piirikokoukset Piiri 139, Lahdessa, kokoukseen osallistuu Marja Kyrölä. Piiri 140, sähköpostikokous lokakuussa, Kaija Keijola valmistelee aineiston Kansallisen Neuvoston asioista kokousta varten syyskuun loppuun mennessä. Piiri 141, Piikkiössä, kokoukseen osallistuu Pirkko Haario. Piiri 142 ry, Helsingissä, Suomenlinna, kokoukseen osallistuu Kaija Keijola. 14. Pohjoismaiden kokous (Nordic Meeting) Suomessa 2017 Kokouksessa käsitellään Pohjoismaiden Inner Wheel -toiminnan näkökulmasta Eurooppa 11 kokouksessa hyväksytyt aloitteet ja sääntömuutokset vuonna 2018 pidettävää Conventionin äänestystä varten. Kokoukseen osallistuvat pääasiallisesti Pohjoismaiden kansalliset edustajat (Nat. Rep), kaksi henkilöä per maa. Isäntämaasta on ollut myös mukana kokouksen järjestäjiä. Päätös: Nordic Meeting 2017 järjestetään Helsingissä Suomen Rally 2017, Oulu Tuula Kareinen kertoi järjestettävän Rallyn valmistelujen olevan jo pitkällä. Kokous- ja majoittumispaikaksi on valittu Lapland Hotel Oulu ja järjestelytehtävät on jaettu eri klubien kesken. Rallyn teemaksi on ajateltu koulua ja koulutusta, koska järjestävien klubien kotipaikat ovat vanhoja koulukaupunkeja. Syksyn 2017 piirikokouksille varataan aika sunnuntaiaamupäivälle Piirin 142 rekisteröityminen. Inner Wheel piirin 142 ry:n puheenjohtaja Riitta Nissinen kertoi piirin korjanneen vuoden 2013 rekisteröitymisprosessissa olleet puutteet vuoden 2016 aikana. Kansallinen Neuvosto totesi Patentti- ja rekisterihallituksen hyväksyneen piirin 142 ry:n korjatut säännöt. IIW:stä on ilmoitettu, että useat maat (mm. Filippiinit, Nigeria) ovat vastaavassa prosessissa tällä hetkellä ja samasta syystä kuin Suomi. Inner Wheel USA on jo hoitanut rekisteröinnin. Rekisteröinnin IIW katsoo nostavan järjestön statusta taloudellisessa mielessä YK:n suhteen. 3

4 KN totesi, että Suomessa klubit voivat miettiä omalta kannaltaan rekisteröinnin tarpeellisuutta ja tehdä päätökset ja linjaukset sen mukaisesti. 17. Ehdokkaat kansainväliseen IW -organisaatioon Maija-Leena Virta-Kangas toimii Board Directorina kuluvalla kaudella. Tehtävä voi olla kaksivuotinen, mutta sitä on haettava uudelleen kaudelle Päätös: Maija-Leenan hakemuksen hoitaa hänen klubinsa ja piiri 140 valmiiksi niin, että se on syyskuun loppuun mennessä KN allekirjoituksin lähetetty Englantiin. 18. Nettiasiaa, Viestintävastaava Pirkko Haario korosti jokaisen toimijan (KN, piirit, klubit) omaa vastuuta verkkosivujensa sisällöstä. Tiedottamisen kulttuuri on klubeissa erilainen ja sen mukaisesti myös sivut ovat erilaiset. Joitakin esimerkkejä erinomaisesta verkkoviestinnästä löytyy sivuilta ja niistä kannattaa hakea mallia. Perustiedot toiminnasta ja jäsenistä ovat kunnossa lähes kaikilla klubeilla (kts. ohje IW klubin verkkosivujen sisältö kohdassa IWF Toiminta Säännöt). Perustiedot Inner Wheel -viestinnästä ja sen järjestämisestä on koottu Inner Wheel Viestintäsuunnitelmaan 2015-, joka löytyy verkkosivulta Arkusta. Piireissä ja klubeissa on ajankohtaista huolehtia verkkosivujen päivitysosaamisen siirtymisestä uusille viestintä- ja IT-vastaaville. Kannattaa selvittää, ovatko WordPress - julkaisujärjestelmää koskevat opintomonisteet tallella. KN ei päätöksensä mukaan tue koulutusta, mutta klubit voivat järjestää koulutusta joko oman jäsenistön kesken tai yhdessä toisen klubin kanssa. Käyttöoikeuden WordPress -järjestelmän päivittämiseen myötää KN:n viestintävastaava. IW -sivujen lataantuminen on ollut useilla käyttäjillä niin hidasta, ettei sivulle ole päässyt internetyhteyden haun aikakatkaisun takia. Caudillo Oy/Jari Laakkio on selvittänyt ongelmaa ja ehdottanut webhotellin palveluntarjoajan muutosta Suncomet.fi -palvelusta Lightning Base -palveluun. Muutostyökustannukset palvelusta toiseen ovat 868 Eur (sis. alv). Kokouksen osanottajat totesivat yksimielisesti, että toimivat nettisivut ovat nykyisin ehdoton edellytys minkä tahansa yhteisön toiminnalle. Päätös: Vaihdetaan webhotellin palveluntarjoaja ja tilataan tarvittava muutostyö Caudillo Oy:lta. 19. Jäsentiedot ajan tasalle Jäsentietojen tulee olla vuosittain ajan tasalla viimeistään syyskuun loppuun mennessä. Verkkosivulla on tärkeää merkitä tietojen päivityksen ajankohta jäsenlomakkeen yläreunaan. Päätös: Piirit toimittavat viimeistään mennessä klubeittain jäsenistön lukumäärän per KN:n rahastonhoitajalle. 20. Sääntökomitean raportti Päivi Lahti kertoi KN:n nimeämän sääntötoimikunnan työstä. Hänen lisäkseen toimikuntaan kuuluvat past BD Ritva-Liisa Hovi, Raija Makkonen piiristä 140 ja Kansallisen Neuvoston presidentti. Toimikunnalla ei ole ollut tapaamisia, vaan työ on tehty sähköpostein ja puhelinkeskusteluin. Toimikunta on saanut valmiiksi ehdotuksen Kansallisen Neuvoston säännöiksi. Ne lähetettiin viikolla 33/2016 KN:n jäsenille tutustuttavaksi. Säännöt on käännetty IIW:n laatimista 4

5 Kansallisen Neuvoston säännöistä, koska on käynyt selväksi, ettei IIW hyväksy poikkeavia sääntöjä. Toimikunta jatkaa työtään uusimalla piirien ja klubien säännöt sekä laatimalla uuden käsikirjan Inner Wheel toiminnalle vuosikelloineen ja asiakirjamalleineen. Päätös: Työryhmän ehdotus KN:n säännöiksi hyväksyttiin toimitettavaksi piirikokousten käsiteltäväksi. Liite Muut asiat IIW presidentti Oluyemisi Alatise toivoo, että maat lähettäisivät maansa tapahtumista tietoa International Inner Wheelin nettisivuille. Ohessa lomake Englantiin Elaine Hathawaylle lähetettäviä tapahtumia varten, liite 8. IIW Editorilta Michelle Atkinsonilta tuli myös ohjeet, miten ja missä formaatissa tiedotteet tapahtumista, kuten vuosijuhlista, Charterista, projekteista, IIW presidentin vierailusta jne. tulisi lähettää julkaistavaksi IIW:n verkkosivulla (News), liite 9. Tiedot tapahtumista em. mallien mukaisesti lähetetään keskitetysti viestintävastaava Pirkko Haariolle edelleen IIW:lle toimitettavaksi. 22. Seuraavan kokouksen aika ja paikka Seuraava kokous pidetään klo 11 alkaen Finlaysonin Palatsissa Tampereella. 23. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Vakuudeksi 5 Kaija Keijola KN presidentti Pirkko Haario kokouksen sihteeri LIITTEET 1) Pöytäkirja ) Pöytäkirja ) Kansallisen Neuvoston tilinpäätös ) Kansallisen Neuvoston budjetti ) Kansallisen Neuvoston vuosikertomus ) Raportti 10. Eurooppa -kokouksesta , Varese, Italia 7) Inner Wheel Suomi, Kansallinen neuvosto, Säännöt. Sääntökomitean ehdotus elokuu ) Lomake Event Calendar ) Lomake News Report Template IIW