RESERVATION. Asiakaslähtöiset hankkeet 1. Heidi Rastas Jari-Matti Seppälä Riikka Vesander. Raportti Huhtikuu 2013

Transkriptio

1 RESERVATION Asiakaslähtöiset hankkeet 1 Heidi Rastas Jari-Matti Seppälä Riikka Vesander Raportti Huhtikuu 2013 Tietojenkäsittelyn koulutusohjelma Luonnontieteiden ala

2 1 SISÄLTÖ 1 JOHDANTO JÄRJESTELMÄT COMGATE WINRES GODEGEM TRAVIUS HOTELLINX SUITE PRO-MAJOITUS TIETOTALO INFOGATE TIMMI SOFTWARE OY TRAVELNET VARAUSPALVELU.FI MUUT TUTKITUT JÄRJESTELMÄT ASIO-DATA OY LOMARENGAS OY MICROS-FIDELIO FINLAND REZGO TOURCMS YHTEENVETO LÄHTEET KUVIOT KUVIO 1. GOMGATE WINRES VARAUKSEN KULKU... 5 KUVIO 2. HOTELLINX INTEGRAATIOT KUVIO 3. ASION VARAUSJÄRJESTELMÄ KUVIO 4. TOURCMS HINNASTO... 23

3 2 1 JOHDANTO Tämän työn päämääränä oli etsiä ja koota matkailualan mikroyritykselle sopivia laskutus- ja varausjärjestelmiä. Toimeksiantajana oli Maallatiedostushanke ja yhteyshenkilönä Suvi Ahonen, joka tehtävänannon lisäksi auttoi sopivien järjestelmien löytämisessä. Raportista koostui lista, jonka avulla pienet matkailualan yritykset voivat alkaa pohtia sopivan järjestelmän löytämistä itselleen ja löytävät raportista vertailullista tukea. Yritimme mahduttaa raporttiin mukaan järjestelmiä, joista löytyy vähintään laskutus- ja varausominaisuus. Mukana on kattavampia kuin suppeampiakin järjestelmiä. Kaikkea mahdollista tietoa järjestelmistä ei ollut tarkoitus laittaa raporttiin. Hintatiedot olisivat yritysten kannalta oleellinen tieto, mutta järjestelmien räätälöinnin vuoksi hinta on harvoin mainittuna, koska vaihtoehtoja voi olla monta. Sopivan oloisen järjestelmän löytyessä kuitenkaan mikään ei estä yritystä ottamasta itse yhteyttä järjestelmän tarjoajaan ja kyselemään lisätietoja. Kaikki järjestelmät eivät tietenkään ole tässä. Varmasti jokin listalle mahdollinen järjestelmä jäi pois, sillä projektin aikana johonkin oli vedettävä raja, että mitkä järjestelmät päätyivät mukaan. Välillä järjestelmiä löytäessä ja tutkiessa oli vaikea arvioida ovatko ne sopivia ja joistakin järjestelmistä joutui päättelemään onko ne suunnattu isoille vai pienille yrityksille.

4 3 2 JÄRJESTELMÄT Tähän on listattuna matkailualan mikroyrityksille sopivimmat järjestelmät. 2.1 Comgate Winres Comgate Winres koostuu perusjärjestelmästä ja laajennuksista. Perusjärjestelmään sisältyy matkatoimiston palveluprosessi kokonaisuudessaan. Eri toiminnot on integroitu niin, että myyntivirkailijalle jää ainoastaan varauksien käsittely. Kaikki muut toiminnot tulevat automaattisesti perässä. Varsinaisia perusjärjestelmän ominaisuuksia ovat: varaus, kassa, myyntireskontra, kirjanpitoraportit, asiakkaat, agentit, kohteet / tuotteet, tuottajat, myyntitilastot ja tapahtumaraportit. Lisäksi ulkoisista liittymistä sähköposti ja viitesiirrot. Varaustoiminnot: Valitaan asiakas ja tarvittaessa hinnoitellaan myydyt tuotteet. Sen jälkeen pyydetään järjestelmää laskuttamaan. Järjestelmä hoitaa kaiken muun: mm. verokäsittelyt, provisiot, kapasiteetit, hinnoittelut, historiat ja tiedot kirjanpitoon. Laskutus- ja kassatoiminnot: Lasku(t) muodostetaan suoraan varauksesta. Muutoksissa ja peruutuksissa vanhat laskut hyvitetään automaattisesti. Tulleet suoritukset huomioidaan automaattisesti uusissa laskuissa. Ennakko- ja loppulaskut saadaan samalla kertaa. Myyntireskontra: Uudet laskut ja kassatapahtumat näkyvät reskontrassa auttomaattisesti ja välittömästi. Pankkiin tulleet suoritukset luetaan järjestelmään automaattisesti siirtotiedostosta.

5 4 Laskukyselyjä voidaan tehdä varaukselle, asiakkaalle, agentille, kohteelle, lähtöpäivälle, jne. Erääntyneet ja huomautuslaskut saadaan varaukselle, asiakkaalle, agentille. Asiakashallinta: Kaikki varauksen tehneet asiakkaat yhteystietoineen tallentuvat järjestelmään. Uutta varausta aloitettaessa saadaan vanhan asiakkaan tiedot suoraan rekisteristä. Uusi asiakas lisätään rekisteriin suoraan varausta tehtäessä. Asiakkaiden ostot tilastoituvat automaattisesti. Tietoja hyödynnetään mm. tilastoinnissa ja poimittaessa asiakkaita erilaisiin postituksiin. Myyntitilastot: Järjestelmä tilastoi myyntiä tuotteittain, tuoteryhmittäin,asiakkaittain, asiakasryhmittäin, agenteittain ja virkailijoittain. Raportit ajetaan aina tarvittaessa halutulle aikavälille. Raportit saadaan euroina tai matkustajamäärinä. Hakuperusteena on sekä varauspäivä että lähtöpäivä. Raporteille voidaan ottaa 1-4 vertailuvuotta, jolloin nähdään suoraan, miten kauppa nyt käy suhteessa aikaisempiin vuosiin. Raportit kirjanpitoon: Winres tiliöi myynnin automaattisesti jo varausta tehtäessä. Myynti päätetään kirjanpitoon kuukausittain. Myyntiraportin lisäksi tarvitaan ennakko- ja myyntisaamisraportit sekä lasku- ja suoritusluettelo.kuukauden kirjanpito on käsitelty keskimäärin tunnissa. Kirjanpitoraporttien lisäksi ohjelmasta voidaan tulostaa raportti Kuluttajavirastolle.

6 5 Sähköposti: Sähköpostiliittymä käyttää työasemalle asennettua sähköpostia. Lähetettävä aineisto on liitetiedostoina, pdf - tai muu haluttu esitystapa. Sähköpostissa voi lähettää niin laskut (ennakko-, loppu- ja hyvityslaskut), tilausvahvistukset, tarjoukset, matkaohjelmat kuin myös voucherit. Perusjärjestelmän laajennukset: Ostoreskontra Maksupäätteet Asiakashallinnan laajennus Finvoice-verkkolasku Laskujen elektroninen arkistointi Käyttöliittymän lisäkielet Web service ja xml palvelut mahdollistavat: Winresin tietotosisällön siirtämisen mihin tahansa toiseen järjestelmään Winresin liittämisen minkä tahansa toisen järjestelmän taustajärjestelmäksi Täysin oman nettikäyttöliittymän rakentamisen Winresiin. Oma tuotanto Winresistä: Winresistä voidaan tuottaa XML-tiedosto, joka sisältää kaikki tai halutut kohteet, tuotteet, lähdöt ja hinnat. XML-tiedostosta voidaan muodostaa automaattisesti esim. hinnastoja nettiin, jolloin hintamuutoksia ei tarvitse päivittää kuin Winresiin Kohde-, lähtö-ja hintatiedoista voidaan asiakas ohjata suoraan varaamaan

7 6 KUVIO 1. Gomgate Winres varauksen kulku 2.2 Godegem Travius Järjestelmä koostuu useista moduuleista: asiakashallinta, palveluntuottajat, tarjous, tilaus, tuotannonohjaus, kassa, laskutus, myyntitapahtuma, raportit, verkkokauppa ja majoitus. Näistä yritykset saavat räätälöityä omiin tarpeisiinsa sopivan kokonaisuuden. Lisäksi tarjoaa maksullista avointa koulutusta pienille ryhmille, jotka voivat sisältää useamman yrityksen jäseniä kustannusten säästämiseksi. Avoimen koulutuksen hinta (16h) hinta on 1390 euroa+alv/ryhmä. CodeGem järjestää myös yhden yrityksen räätälöityjä koulutuksia tarvittaessa. Asiakashallinta Ilmainen perusversio - seurata ja tallentaa tärkeimpiä asiakkuuteen liittyviä toimintoja ja tehdä strategisia linjauksia

8 7 Asiakkailla oma kosketuspinta järjestelmään Palveluntuottajat Määritetään yrityksen yhteistyökumppanit, tilausten tiedot ja hinnat Palveluntuottajilla oma kosketuspinta Tilaus Tilaukset joko syötetään suoraan tilaus osioon tai siirretään automaattisesti tarjous osiosta Tilausten kautta voidaan varauspyynnöt lähettää palveluntuottajille, jotka voivat vahvistaa varaukset suoraan omista käyttöliittymistään ja jos palveluntarjoajat kuuluvat Traviuksen piiriin, kirjautuvat varaukset suoraan yrityksen tilauskantaan. Asiakkaalle saadaan lähetettyä tilausvahvistus Tarjous Kysely-lista FAQ listaus Valmiita tarjouspohjia, mutta voi myös itse suunnitella Tarjouslaskija Otettu huomioon eri hinnoittelut (oma, välitys, verolaskelmat) Tuotannonohjaus Jos yrityksellä on useita toimipisteitä, Travius generoi päiväohjelman toimipiste kohtaisesti. Esim. oppaiden lisääminen tuotteille ja työmääräimet Resurssinhallinta Kassa Tuotteen kerrallaan tai koko tilauksen Useamman maksukortin tilauksen maksutavaksi

9 8 Asiakkaalle voidaan antaa ostoksesta voucher ja kuitti erikseen Raportit mm. maksuvälineittäin, päiväraportti ja maksutaparaportti Tarkistaa maksamattomat tilaukset päivän päätöksessä Laskutus Tehdä laskut suoraan tilauskannasta Lasku yhdestä tilauksesta (ennakkolasku tai hyvitys) tai koontilasku Sisäinen lasku (useita toimipisteitä tai yrityksiä järjestelmässä) Yhteensopivuus Tikon reskontra- ja kirjanpitojärjestelmään Myyntitapahtuma Myynnin ulkoistus Matkanjärjestäjän edustajat voivat kohteissa helposti myydä asiakkaille teidän tuotteitanne, jolloin myynti kirjautuu reaaliaikaisesti yrityksen tilauskantaan. Myyjinä voivat olla myös kotimaiset keskusvaraamot tai hotellit Raportit Kattavien myynti, tuotannonohjaus ja taloushallinnon raportteja Traviuksesta voidaan ottaa kymmeniä eri raportin tuloksia niin tarjouskuin tilauskannasta. Esimerkiksi tarjoukset voidaan lajitella potentiaalisuusluokkiin, jolla voidaan ennustaa tulevan vuoden tilauskantaa. Verkkokauppa Verkkokauppa voidaan tehdä yrityksesi graafisen ilmeen mukaiseksi Verkkokaupan demo Majoitus Perinteisten hotelli-järjestelmien toiminnot varausten tekemisestä sisään- ja uloskirjautumiseen

10 9 Varauksen yhteydessä voit dynaamisesti paketoida mitä tahansa tuotteita osaksi tilausta Tilauksen tilat (alustava, vahvistettu jne.) värikoodein Estää ylibookkauksien tapahtumisen Uloskirjautumisen yhteydessä voidaan päättää kuinka huonelaskuun lisätyt palvelut laskutetaan tai maksetaan käteisellä Erillisillä käyttöliittymillä voidaan hoitaa matkailun eri palvelut operatiivisesti erillään Yhteistyökumppanit voivat myydä ja siirtää tilauksia suoraan yrityksen järjestelmään 2.3 Hotellinx Suite Suomalainen Hotellinx suite ohjelmisto on Suomen suosituin hotelli-ja matkailuyritysten asiakaspalvelujärjestelmä. Ohjelmistolla on tällä hetkellä yli 330 hotelliasennusta ja maailmanlaajuisesti se on käytössä yli 2000 hotellissa. Järjestelmä on monipuolinen ja muokattavissa tarpeiden mukaan. Asiakkaita hallitaan kokonaisuuksina, joten palvelu on nopeutuu ja näin laskutus on helpompaa. Kun yhdellä ohjelmistolla pystytään hoitamaan monta asiaa, ellei jopa kaikkia, niin koulutukseenkaan ei kulu niin paljon voimavaroja, koska tarvitsee opetella vain yksi yhteinen järjestelmä. Ohjelmiston ohjeet ovat selkeät ja ne ovat havainnollistettu mahdollisemman yksinkertaisesti kuvankaappauksilla(screenshotit). Hotellinx suite tarjoaa hyvät liitäntämahdollisuudet muihin järjestelmiin. Esimerkiksi ravintola-, puhelin-, maksutv-, luottokortti-, herätys- ja elektronisiin lukko-järjestelmiin. HRSoft tarjoaa yhteistyössä Hotellinx-järjestelmään yhteensopivia apuohjelmia, kuten esimerkiksi työvuorosuunnittelua. Uutuutena Hotellinx suite ohjelmistosta on räätälöity mobiiliversio Hotellinx Mobile.

11 10 Keskeisimmät Hotellinxin ominaisuudet ovat: varaukset, front office, kassajärjestelmä, internet- ja mobiilivaraukset, markkinointi ja raportit. Varaukset Kaikki varaukset voidaan tehdä samassa ikkunassa samaan aikaan. Kuten huonevaraukset ja ravintolan pöytävaraukset. Front office Varaukset, kirjautuminen sisään ja kirjautuminen ulos, laskutus&laskut Vapaiden huoneiden saatavuus/hallinta Asiakkaan kaikki varaukset näkymässä samaan aikaan Kassajärjestelmä Kassaohjelmisto Poslinx yhdistettynä Hotellinxiin, jota voidaan käyttää ravintolassa, aulabaarissa ja muissa palvelupisteissä. Toimii kosketusnäytöllä. Voidaan liittää tilaus ja keittiökirjoittimet. Internet- ja mobiilivaraukset Reaaliaikaiset Internet-varaukset ilman komissiokustannuksia. Online-varauksista lähetetään välittömästi vahvistus asiakkaan sähköpostiin.

12 11 KUVIO 2. Hotellinx integraatiot 2.4 Pro-majoitus PRO-Majoitusjärjestelmään voidaan liittää ON-LINE varausmahdollisuus suoraan Internetistä. Tällöin majoitusasiakas voi selailla Internetissä eri hakuehdoilla majoitusjärjestelmään syötettyjä huoneistoja sekä tehdä varauksia vapaana oleviin huoneistoihin. Lisäksi asiakas voi lähettää palautetta majoitusliikkeelle sivuston kautta. PRO-Majoituksen huoneistorekisterissä annetut huoneistotiedot (varustelu, ajo-ohje, kartat, pohjapiirrokset ) näkyvät suoraan Internetissä samoin kuin hinnoittelu. Lisäksi järjestelmän kautta voidaan huoneistoille lisätä kuvia. Internetin kautta tehty varaus näkyy reaaliajassa PRO-Majoitusjärjestelmässä tilassa web varaus. Web varauksista tulee myös erikseen huomautus järjestelmän käyttäjälle. Sivusto toimii Software Profecon Oy:n palvelimen kautta, joten majoitusliikkeeltä ei vaadita muuta kuin toimiva Internet yhteys.

13 12 Esittelyversio löytyy osoitteesta: Ohjelmiston ominaisuuksia Asiakasrekisteri Tuoterekisteri Huoneistorekisteri Omistajarekisteri Palveluyrittäjärekisteri Huoneiston varaus Graafinen varauskalenteri Omistajatilitykset Laskutusmyynti Käteismyynti Kalenteri Kausitiedot Tarjousten käsittely Ryhmälaskutus Myyntireskontra Yhteys maksuliikenneohjelmiin Käyttäjien hallinta Laskut kätevästi sähköpostilla

14 13 Raporttiesimerkkejä Huoneistoissa tehtyjen huoltotoimenpiteiden kirjaus, huoneistokohtainen huoltolistaus työntekijälle sekä toimenpiteiden seuranta Ulkopuolisten palveluyrittäjien palveluiden listaus ja tilitykset Huoneistojen omistajatilitykset alv-erittelyineen Tilastokeskuksen raportti sekä käyttöasteraportti Kirjanpidon raportit Tarjous- ja kampanjakirjeiden ryhmäpostitukset Varmuuskopionti Kopiointi halutuin väliajoin Levykkeille tai nauha-asemalle 2.5 Tietotalo Infogate InfoGate on ratkaisualusta matkailun sähköisen liiketoiminnan toteuttamiseksi niin myyntipalvelun työkaluna kuin verkkokauppana loppuasiakkaalle. InfoGate on online-varausjärjestelmä, -verkkokauppa ja -toiminnanohjausjärjestelmä. InfoGate palvelee matkailuyrityksen operatiivista toimintaa - varaamista, myyntiä ja paketointia, hinnoittelua, laskutusta ja raportointia. InfoGate toimii alueellisena keskusvaraamoratkaisuna, jossa hallinnoidaan verkkokauppaa, back office -myyntiä, jälleenmyyntiä matkanjärjestäjille sekä alihankkijaverkostoa. Alueelliseen keskusvaraamoon voidaan liittää muita tietovarastoja ja varausjärjestelmiä, kuten liitännät Micros-Fidelio- ja Hotellinxvarausjärjestelmiin sekä Lomarenkaan mökkimyyntijärjestelmään. Palvelupaketteja: InfoGate BookingEngine, InfoGate WebStore, InfoGate TravelAgent, InfoGate YourPartner ja InfoGate Customized.

15 14 Perusominaisuudet Alihankkijarekisteri Asiakasrekisteri Hinnoittelu Keskusvaraamo Kieliversiot Liittymät Maksutavat/kassa Matkanjärjestelmäliittymä Raportit Taloushallinto Tuoterekisteri Verkkokauppa InfoGate BookingEngine Sisältyy InfoGate-keskusvaraamon perustoiminnallisuudet. Selainpohjainen Palvelee matkailutuotteiden varaamista, myyntiä, paketointia, hinnoittelua, laskutusta ja seurantaa InfoGate WebStore Matkailutuotteer verkkoon loppukuluttajien varattaviksi ja ostettaviksi. Kohdennetut ratkaisut hotelleille, mökkivaraamoille, lomakylille, ohjelmapalveluille, tapahtumille sekä matkailukeskuksille ja keskusvaraamoille.

16 15 Sisältyy InfoGate-verkkokaupan perustoiminnallisuudet Oma verkkokauppa myös Avaimet käteen -palveluna InfoGate TravelAgent Voit siirtää osan tuotekapasiteetistasi matkanjärjestäjien varattaviksi Matkanjärjestäjät voivat tehdä suoraan varaukset omaan järjestelmääsi InfoGate YourPartner Alihankkijasi pääsevät hallitsemaan ja seuraamaan välityksessä olevia tuotteitaan Palvelee toiminnanohjausta alihankkijaverkostossa Tehokas ominaisuus matkailuyritykselle, jonka tuotevalikoima rakentuu useiden tuottajien, omistajien, huoltajien ja alihankkijoiden tuotteista InfoGate Customized Räätälöity ratkaisu Järjestelmään voidaan integroida ja linkittää muita olemassa olevia tietojärjestelmiä, kuten taloushallinnon järjestelmät, hotellijärjestelmät, matkatoimistojärjestelmät. Asiakkaan tarpeiden ja jatkokehityksen mukaan skaalautuva 2.6 Timmi Software Oy Tuoteperhe kattaa tila- ja ajanvarauksen, kurssi-ilmoittautumisen ja -hallinnan, laskutuksen ja käteiskassan sekä kulunvalvonnan. Kaksi eri järjestelmää jotka jakavat kyseiset ominaisuudet Timmi-varausjärjestelmä ja Kuhakurssijärjestelmä. Järjestelmän asennus voidaan tehdä asiakkaan omaan palvelinympäristöön

17 16 tai järjestelmä voidaan hankkia sovellus- ja palvelinvuokrauksena. Varausjärjestelmä on reaaliaikainen käyttöliittymä, joka estää päällekkäisiä varauksen. Varaaminen on mahdollista Internetin kautta, jolloin järjestelmä on myös asiakkaiden käytettävissä. Varaus Varauksen pituus on vapaasti valittavissa Varaukseen voidaan tallentaa erilaisia tietoja, esimerkiksi asiakas- ja yhteys-henkilötietoja, luokittelu, kävijämääriä sekä liittää varusteita ja tarjoiluja Käyttöoikeuksien avulla voidaan määritellä, mitkä tilat ovat selattavissa tai varattavissa, resursseille on mahdollista määritellä myös käyttöaikarajoitteita. Varaus voidaan määritellä alustavaksi ja vahvistaa myöhemmin. Alustavasta varauksesta voidaan tulostaa tarjous Laskutus Sisältää laskutusohjelman Varaukset voidaan laskuttaa joko etu- tai jälkikäteen Varaukset voidaan maksaa joko pankkien verkkomaksulla tai laskuttaa Timmillä Kassajärjestelmä Kassajärjestelmä, jonka avulla voidaan maksaa tilavarauksia tai muita erillisiä tuotteita ja palveluita käteisellä, pankki/luottokortilla ja erilaisilla liikuntaseteleillä Raportit Erilaiset raportit ja tilastot

18 Travelnet Jyväskyläläisen IT-alan yritys Sportum Oy:n TravelNet-tuoteperhe on tehty matkailun ammattilaisille. Lisäksi näillä on toinen tuoteperhe SportNettuoteperhe taas suuntautuu liikunta-alan ammattilaisille sekä erilaisille liikuntaorganisaatioille. Perusjärjestelmän vuosilisenssi on 625 euroa +alv (Luotarinen 2010, 4-5). TravelNet-markkinapaikka: Sähköinen markkinapaikka Internet-verkossa Yrityskohtainen (palveluiden tuottaja/ yksikkö) vuosilisenssi Lisenssin hinta määräytyy markkinapaikalla olevien yrityksen palveluiden lukumäärän mukaan. Markkinapaikka on upotettavissa helposti myös osaksi muita wwwsivustoja. MPAIKKA-sovellus: Yrityksen omien matkailupalvelutuotteiden tietojen ylläpito Sportum Oy:n sähköisellä TravelNet-markkinapaikalla. YRITYS-sovellus: Yrityksen omien matkailupalvelutuotteiden tietojen ylläpito Sportum Oy:n sähköisellä TravelNet-markkinapaikalla. Asiakashallinta Sähköiset yhteydenpitotyökalut (tarrat, sähköpostituslistat, sähköpostin lähetys) tiedottamiseen ja kohdennettuun markkinointiin MATKA-sovellus: Omien matkailupalvelutuotteiden tietojen ylläpito Sportum Oy:n sähköisellä TravelNet-markkinapaikalla.

19 18 Omien asiakasyritysten matkailupalvelutietojen ylläpito Sportum Oy:n sähköisellä markkinapaikalla. Asiakashallinta Sähköiset yhteydenpitotyökalut (tarrat, sähköpostituslistat, sähköpostin lähetys) tiedottamiseen ja kohdennettuun markkinointiin. VARAUS-sovellus: Matkailutuotteiden varaustietojen hallinta ja laskutus. Asiakastietojen hallinta Online-varauksen hallinta ONLINE-sovellus: Online-varauksien hallinta alueellisella online-sivustolla Laajennusosiot: Tarjoukset-osio Matkustajarekisteri Rajapintoja kirjanpitojärjestelmiin 2.8 Varauspalvelu.fi Palvelut soveltuvat pieniin tai suuriin tarpeisiin ja valittavissa on kahdesta eri tuotteesta varauspalvelukeskus ja varauskalenterituotteet. Varauskalenteri Mahdollisuus asiakkaille varata tuotteesi tai palvelusi helposti ympäri vuorokauden. Voit hoitaa itse varauksia missä tahansa. Palvelu toimii sovellusvuokrausperiaatteella ja kaikki sovellukset pyörivät palvelinkeskuksessa.

20 19 Palvelun käyttämiseksi riittävät Internet-selain ja Internet-yhteys. Varauskalenteriin on liitettävissä nettivarausominaisuudet. Nettivarausominaisuudet (liitettävissä varauskalenteriin) Verkkomaksuominaisuudet Sähköpostivahvistukset tehdystä varauksesta Tuotemyyntiominaisuudet (verkkokauppa) Varaustuotteiden hallinta ja hinnoittelu Varauskäytäntöjen hallinta (esim. varattavissa 2 vrk ennen) Tuotepaketit Asiakashallinta Varaustilausten käsittely PDF-muotoinen lasku yrityksen logolla PDF-muotoisen laskun lähettäminen asiakkaan sähköpostiin suoraan tilausten hallinnasta Varauspalvelukeskus Mahdollistaa asiakkaille 24 tuntia vuorokaudessa toimivan täyden palvelun varauspalvelukeskuksen. Useiden eri toimijoiden kohteiden hallinnointi ja antaa järjestelmään omat näkymät myös kohteiden omistajille tai yhteyshenkilöille sekä myyntiagenteille. Tarjouskone Tarjouskoneella voi lähettää tarjouspyynnön.

21 20 3 MUUT TUTKITUT JÄRJESTELMÄT 3.1 Asio-data Oy Internet-pohjainen, yksinkertainen matkailuvarauspalvelu, matkailuportaali ja verkkokauppa. Järjestelmä suunniteltu pienille ja keskisuurille hotelleille. Ei nähtävästi laskutuspuolta. KUVIO 3. Asion varausjärjestelmä 3.2 Lomarengas Oy Online-palvelu, joka on suunnattu mökkien, huviloiden ja huoneistojen vuokraukseen. Välityspalvelu kohteiden omistajille. Tarjoaa yksinkertaisen tavan vuokraukseen kun Lomarengas huolehtii mökkien varauksesta ja laskutuksesta. Kohteen omistajalla on oma käyttöliittymä OMAliittymä, jolla pystyy seuraamaan varauksia.

22 21 Liittyminen tapahtuu yksinkertaisuudessaan lomakkeen täyttämisellä. Kuvilla ja yksityiskohtaisilla tiedoilla pystyy esittelemään omaa kohdettaan. Palveluun liittyminen itsessään on ilmaista, maksaminen tapahtuu myyntipalkkiona Lomarenkaalle toteutuneesta kaupasta. Lomarengas huolehtii asiakkaiden laskutuksesta. Palvelulla on valmis asiakaskunta ja Lomarengas tarjoaa omia tiedotteita ja asiakastyytyväisyys palautteen. 3.3 MICROS-Fidelio Finland MICROS-Fidelio tarjoaa erilaisia ratkaisuja asiakas- ja varaustenhallintaan niin hotellin kuin ravintolankin puolelle. Ravintola ja catering puolelle saadaan räätälöityjä kassajärjestelmiä ja pöytävarausjärjestelmiä, jotka voidaan myös liittää toisiinsa omien tarpeiden mukaan. Pöytävaraukset on myös mahdollista tehdä internetin kautta. MICROS tarjoaa erilaiset suositukset täyden palvelun ravintoloille ja pikaravintoloille erikseen. MICROSin ravintolaratkaisut lyhyesti: Täysin integroidut ratkaisut, jotka sisältävät vastaanotto-, hallinto- ja ketjutason ratkaisut Helposti skaalautuvia ja joustavia Suojattuja investointeja Liitäntä MICROSin ebusiness-ratkaisuihin erilaisia käyttöönottovaihtoehtoja varten Yhden luukun ratkaisu MICROS myy OPERA-hotellijärjestelmää, jonka voi muokata yritykselle sopivaksi kokonaisuudeksi. Tarjolla on suositeltavat ratkaisut erikseen yksittäisille

23 22 hotelleille ja hotelliketjuille. OPERA varausjärjestelmä on intergroitujen ohjelmistomoduleiden sarja, joilla saadaan juuri halutut toiminnot erilaisten organisaatioiden tarpeisiin. 3.4 Rezgo Rezgo on yksinkertainen matkojen ja palveluiden varausjärjestelmä. Järjestelmän avulla pidät asiakkaiden tiedot ajan tasalla ja voit seurata varaustilannetta. Varaukset hoituvat reaaliajassa ja palveluiden myynti onnistuu internetin kautta. Järjestelmässä voit muokata palveluita, internetsivuja ja hyväksyä varauksia. Rezgoa on mahdollisuus kokeilla ilmaiseksi. Hinnoittelu toimii pay for performance -periaatteella, joka tarkoittaa sitä, että mitään ei tarvitse maksaa ennen kuin varauksia tapahtuu. Varaustilanteissa hinnoittelu toimii seuraavasti: Vastaanotettaessa varauksia Rezgo-sivulla maksetaan 5 % maksu. Tehtäessä varaus suoraan Rezgossa maksetaan ainoastaan 1 % maksu. Kuukausittaista minimimaksua ei ole ja peruuntuneista varauksista ei kerry kuluja. Huom. laskutusprosessi on täysin automatisoitu, joten jos teet testivarauksia, varmistu siitä, että perut ne heti testauksen jälkeen, jottei kuluja synny. Rezgo voidaan integroida omalle nettisivulle. 3.5 TourCMS TourCMS tarjoaa varausjärjestelmän ja sen saa ainakin osittain suomenkielisenä kielituen takia. Järjestelmällä voit myös mm. hallita webbisivuja, lähettää sähköisiä asiakaskirjeitä ja tehostaa markkinointia. Järjestelmä mahdollistaa luottokorttimaksujen vastaanottamisen. Järjestelmään on mahdollista tehdä kokeilutunnus. Järjestelmän käyttö kokeilutunnuksella on ilmaista, mutta rajoittaa varauksien tekemisen 25 kappaleeseen kuukaudessa sekä käyttäjien määrän yhteen. Järjestelmästä on myös

24 23 maksullisia versioita jotka ovat budged, budged+, standard, standard+, premium ja gold. Hinnan noustessa myös käyttäjien enimmäismäärä ja varauksien määrä kuukautta kohden nousee. KUVIO 4. TourCMS hinnasto 4 YHTEENVETO MICROS-Fidelio tarjoaa skaalautuvuutta ja modulaarisuutta, jolloin siitä voidaan tehdä organisaatiolle hyvin sopiva kokonaisuus ja pakettiin ei tule ylimääräisiä osia. OPERA-järjestelmän moduulit ovat suomenkielisiä. Hotellinx suite järjestelmän hyvänä puolena on sen liitäntämahdollisuudet muihin järjestelmiin. Liitettävyyttä tarjoaa myös Tietotalon Infogate, josta löytyy liitännät Micros-Fidelio- ja Hotellinx-varausjärjestelmiin sekä Lomarenkaan mökkimyyntijärjestelmään. Winresistä saa parhaan yleiskuvan tutustumalla perusjärjestelmän kaavioon. Tämä integroitu järjestelmä sisältää matkatoimiston palveluprosessi kokonaisuudessaan jo perusjärjestelmässä. Ainoastaan varauksien käsittely jää Winres:issä myyntivirkailijan harteille ja muut toiminnot seuraavat automaattisesti perässä. Winresin kieli on työasemakohtainen, joten samassa järjestelmässä voidaan halutessa käyttää

25 24 samanaikaisesti eri kieliä. Suomen kieli kuuluu automaattisesti käyttöliittymään, joten sitä ei tarvitse hankkia erikseen. Myös Winresistä löytyy liitettävyyttä liitoksen onnistuessa esimerkiksi Intres-järjestelmään. Travelnetin taustalta löytyy Jyväskyläläinen IT-alan yritys Sportum Oy. Palvelun referensseistä löytyy kattava lista kotimaisia matkailutoimijoita. Sportumin tuotteille on olemassa erilaisia lisenssivaihtoehtoja, joista he kertovat mielellään lisätietoja kysyttäessä. Travius vaikuttaa myös varsin selvän oloiselta järjestelmältä, vaikka siinä aika paljon eri ominaisuuksia onkin. Kaikki ominaisuudet ovat kuitenkin asiakashallinnan ympärille ja moduuleista itse räätälöitävyys antaa lisäarvoa. Tosin se oli sääli että vaikka asiakashallinnan pitäisi olla se ilmainen osa paketissa niin sitä ei päässyt kokeilemaan tai siitä ei näyttäisi olevan mitään kokeiluversiota. Travius mahdollistaa sen käyttävien yritysten päivittävän toistensa tietoja järjestelmän kautta. Palvelun nettisivuilta löytyy pitkähkö lista sen asiakkaista, joihin kuuluu monta kotimaista matkailualan toimijaa. Timmi tarjoaa yksinkertaisen mutta luotettavan oloisen varaus- ja laskutusjärjestelmän ilman mahdollisesti turhia lisäominaisuuksia. Samanoloinen järjestelmä Varauspalvelun kanssa ehkä kokonsa puolesta, molemmat toimivat internetin kautta ja ovat melko pelkistettyjä järjestelmiä. Varauspalvelu tosin on heti räätälöitävissä omiin tarpeisiin sivuston tarjouskoneen kautta, kun taas Timmi-järjestelmällä on pohjalla perusjärjestelmä, johon laajentavat ominaisuudet tuovat muokkaus ominaisuutta. Timmi ja Varauspalvelu ovat molemmat Travelnetin tavoin suomalaisia järjestelmiä. Pro-Majoitus on suunniteltu nopeakäyttöiseksi työvälineeksi majoitusväline myyntiin. Järjestelmää täydentää Pro-WebMajoitus, joka mahdollistaa asiak-

26 25 kaalle hakujen tekemisen huoneistoihin monipuolisilla hakuvaihtoehdoilla ja varausmahdollisuuden suoraan Internetistä käsin. ProWebMajoituksen käyttöliittymä ei ole kovin koristeltu mutta toisaalta se on melko selkeä ja yksinkertainen käyttää. Testi osoitti, että halutun huoneiston varaustilanne oli helppo tarkistaa. ProMajoitus toimii myös vanhemmilla Windows-versioilla Windows 98:sta alkaen. Tourcms ja Rezgo ovat samanoloisia järjestelmiä ja kummatkin ovat englanninkielisiä, eli vaativat kyseisen kielen tuntemusta. Rezgo ehkä hieman sekavamman oloisempi näistä, mutta toisaalta myös ehkä kohdennettu hieman laajemmalle käyttäjäkunnalle ja ominaisuudeltaan tarkoitettu myös paljolti markkinointiin. Internetpohjaisuuden kautta voi käyttää vaikka puhelimella. Kummankaan järjestelmä ei vaikuta kuitenkaan liian kompleksiselta, vaikka onkin tarkoitettu ehkä enemmän yrityksille, jotka haluaisivat myydä ja laajentaa toimintaansa ulkomaille. Kummastakin oli kokeiluversiot saatavilla, joten sitä kautta lähtisin järjestelmiin tutustumaan. Huonosti raporttiin kerätyistä järjestelmistä mikroyritysten matkailualan yrityksille sopisi mielestämme Asio-datan ja Lomarenkaan järjestelmät. Kumpikin järjestelmä oli suunnattu hyvin rajatulle käyttäjäkunnalle. Asio-datan järjestelmästä ei löytynyt mainintaa laskutuksesta, mikä kuului järjestelmien vähimmäisvaatimuksiin. Järjestelmän käyttöliittymä vaikutti todella pelkistetyltä eikä siitä löytynyt nettisivuilta kovinkaan paljon tietoa. Lomarengas vaikutti ihan ok ratkaisulta yritykselle, jonka toimialaan kuuluisi juuri esim. mökkien vuokraaminen. Järjestelmä vaikutti hyvin ylläpidetyltä ja varauksentekijän näkökulmasta sitä on helppo käyttää. Järjestelmästä löytyi nettisivuilta hyvin tietoa ja ohjeita. Lomarenkaan järjestelmästä puuttuu kuitenkin se oman vaikuttamisen tunne, sillä varaukset, laskutus ym. tapahtuu Lomarenkaan kautta ja yrittäjällä itsellään on vain rajoitettu OMAliittymä, jolla

27 26 pystyy tarkkailemaan ilmeisesti vain varauksia eli myyjän vaikutus itse laskutukseen tuntui jäävän minimaaliseen tasoon. Lomakohteiden tietojen päivitys ja lisääminen vaikutti aika kankeasti toteutetulta ratkaisulta sillä tiedot lähetetään lomakkeiden/sähköpostin välityksellä. Jokaisesta kohteesta joutuisi siis tekemään oman lomakkeensa ja jokaisen kohteen tietojen muokkauksesta taas omansa. Yrittäjä ei voi itse tietoja mitään kautta helposti muokata, vaan tiedot lähetetään Lomarenkaalle ja järjestelmän ylläpitäjät päivittävät jossain vaiheessa tiedot.

28 27 LÄHTEET Asio Viitattu ohjelmistot, matkailu. Comgate. N.d. Viitattu matkatoimistot, winres perusjärjestelmä. Hotellinx Viitattu tuotteet. Infogate Viitattu tuotteet, infogate. Lomarengas. N.d. Viitattu kohteiden omistajat. Luostarinen, J Sähköinen kaupankäynti. Viitattu Micros Viitattu tietoa meistä, visio. Rezgo Viitattu features. Timmi Viitattu tuotteet, timmi. Tourcms Viitattu features. Travelnet Viitattu tuotteet. Travius. N.d. Viitattu travius. Varauspalvelu. N.d. Viitattu tuotteet ja palvelut.