ARENE ry:n tietohallintohanke

Transkriptio

1 ARENE ry:n tietohallintohanke Määrittelyprojekti ProAMK LIITE 1. Tukisovellusten kartoitusraportti

2 Sisällysluettelo 1. Johdanto Kartoituksen toteutus Tulokset Johtopäätökset, pohdinta ja suositukset Tehtyjen tukisovellusten hyödyntäminen tulevaisuudessa Tarpeet rajapinnoille Suositukset Lähteet Liitteet... 11

3 1. Johdanto Tällä hetkellä ammattikorkeakouluissa käytetään opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmänä muutamaa eri järjestelmää. Laajimmin käytössä on WM-datan WinhaPro, jota käyttää 20 ammattikorkeakoulua. Asio-datan opiskelijahallinto-ohjelmistoa käyttää neljä ammattikorkeakoulua ja StarSoftin Primusta yksi. Lisäksi kolmella ammattikorkeakoululla on käytössään kullakin itse tehty opiskelija- ja opintohallinnon järjestelmä. (Ineo, 2007.) Erityisesti kaupalliset ohjelmistot keskittyvät tiettyjen toimintojen palvelemiseen, joten ammattikorkeakouluissa on kehitetty tukisovelluksia palvelemaan muita tarpeita. Näitä sovelluksia on kehitetty itse korkeakoulun sisällä sekä kolmansien osapuolten eli muiden ohjelmistotoimittajien kanssa. ProAMK-määrittelyprojektin toisen vaiheen yhtenä tehtävänä oli kartoittaa mahdollisuuksia hyödyntää eri tahoilla tuotettuja tukisovelluksia määriteltävän järjestelmän toteutuksessa. Kartoitusta tehtäessä ei ole ollut tiedossa, millä tavalla uusi järjestelmä toteutetaan: valmis kaupallinen tuote olisi yhtä mahdollinen kuin täysin alusta itse toteutettava järjestelmäkin. Tätä ei siis voitu huomioida kartoitusta tehtäessä, vaan tämä vaikuttaa mahdollisesti myöhemmin siihen, miten kartoituksen tuloksia voidaan hyödyntää. Toteutustavasta riippumatta kartoituksella on kaksi pääasiallista tarkoitusta: selvittää, voitaisiinko joitakin ammattikorkeakoulujen tukisovelluksia käyttää hyödyksi uutta järjestelmää toteutettaessa joko suoraan tai referenssikohteena selvittää, millaisia rajapintatarpeita ammattikorkeakoulujen nykyiset tukisovellukset aiheuttaisivat uudelle opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmälle, mikäli ne olisivat käytössä vielä uuden järjestelmän käyttöönoton jälkeen. 2. Kartoituksen toteutus Kartoitus toteutettiin siten, että ProAMK-projektin tekninen asiantuntija Tuukka Puumala vieraili eri ammattikorkeakouluissa tutustumassa järjestelmiin, joita ammattikorkeakoulujen eri edustajat esittelivät. Ammattikorkeakouluja lähestyttiin erilaisten verkostojen, muun muassa ammattikorkeakoulujen atk-päälliköiden AAPA-verkoston kautta. Kartoitukset tehtiin niihin ammattikorkeakouluihin, jotka ottivat yhteyttä sopiakseen kartoitusajankohdasta. Kutsuja tuli syys-joulukuun 2008 aikana yhteensä kymmeneen ammattikorkeakouluun. Näistä kaksi vierailua jäi toteutumatta yhteensopimattomien aikataulujen vuoksi, joten lopulta kartoituksia tehtiin kahdeksassa ammattikorkeakoulussa, jotka olivat Laureaammattikorkeakoulu, Oulun seudun ammattikorkeakoulu, Pohjois-Karjalan

4 ammattikorkeakoulu, Tampereen ammattikorkeakoulu, Turun ammattikorkeakoulu, Vaasan ammattikorkeakoulu, Keski-Pohjanmaan ammattikorkeakoulu sekä Helsingin ammattikorkeakoulu Stadia. Stadian järjestelmiä kartoitettiin lähinnä uuden EVTEKammattikorkeakoulun kanssa muodostettavan ja toimintansa aloittavan Metropolia Ammattikorkeakoulun näkökulmasta. Lisäksi tässä raportissa on huomioitu Lahden ammattikorkeakoulun ja Jyväskylän ammattikorkeakoulun kuvaamat järjestelmät Pitkärannan (2006) tekemässä kyselyssä. Kaikista mukana olevista ammattikorkeakouluista Oulun seudun ammattikorkeakoululla ja Jyväskylän ammattikorkeakoululla on opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmänä Asio, muilla WinhaPro. Oppilaitokset, tapaamisajankohdat ja yhteyshenkilöt on listattu alla (Taulukko 1). Taulukko 1. Kartoituksen kohteet, aikataulu ja yhteyshenkilöt Ajankohta AMK Paikka Yhteyshenkilö klo 9-12 Laurea Tikkurila Päivi Aho klo 9-15 OAMK Oulu Pekka Koivukoski klo PKAMK Joensuu Olavi Pesonen klo Tampere Matti Hartikainen klo Turun AMK Turku Juha Kontio klo 9-15 Vaasan AMK Vaasa Timo Pitkäranta klo KPAMK Kokkola Jarmo Kauppinen klo Stadia / Metropolia Helsinki Marko Kukkonen Kartoituksessa keskityttiin ensisijaisesti sellaisiin järjestelmiin ja sovelluksiin, jotka ovat tavalla tai toisella yhteydessä opiskelija- ja opintohallinnon järjestelmään, eli käyttävät sen tietoja tai tuottavat siihen tietoa. Keskeisintä kartoituksessa oli, että ammattikorkeakoulujen edustajat saivat itse määritellä, mitkä järjestelmät kokivat tärkeiksi esiteltäviksi. Mitään sovelluksia ei suoraan rajattu kartoituksen ulkopuolelle. 3. Tulokset Kartoitetut tukisovellukset ja järjestelmät on esitelty lyhyesti liitteenä. Varsinaisessa kartoituksessa listalle kertyi 92 sovellusta, ja Pitkärannan (2006) yhteenvedosta lista täydentyi vielä kymmenellä sovelluksella. Kartoituksen jälkeen järjestelmiä verrattiin ProAMK-määrittelyprojektin ensimmäisessä vaiheessa kuvattuihin prosesseihin (Kuva 1). Alla olevassa kaaviossa (Kuva 2) on kuvattu, kuinka monessa kartoituksessa mukana olevassa ammattikorkeakoulussa on käytössä järjestelmiä, jotka liittyvät kuvattuihin prosesseihin. Jotkut tukisovellukset vastasivat paljon joitakin kuvattuja prosesseja tai niiden osia (Prosessit, joita tukee). Joissain tapauksissa järjestelmä

5 ei välttämättä prosessin mukaisesti, mutta tuottaa jotain prosessin edellyttämää tietoa (Lisäksi). Esimerkiksi sähköinen henkilökohtainen opetussuunnitelma liittyy ensisijaisesti urasuunnitteluprosessiin, mutta lisäksi tuottaa opintotukiprosessissa tarvittavan asiakirjan, jolloin se tukee prosessia E1 ja lisäksi prosessia D3. Kuva 1. Yhteenveto ProAMK-määrittelyprojektissa kuvatuista prosesseista Lisäksi Prosessit, joita tukee 2 0 A0 A1 A2 A3 A4 B1 B2 B3 B4 B5 C1 C2 C3 D1 D2 D3 D4 E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 F1 F2 G1 G2 G3 Kuva 2. Ammattikorkeakoulut, joissa kuvattuja prosesseja tukevia järjestelmiä Selvästi eniten lukumäärällisesti tuetaan palauteprosesseja: lähes kaikissa kartoitukseen kuuluvissa ammattikorkeakouluissa oli käytössä tukisovelluksia, jotka tavalla tai toisella liittyivät opintojaksopalautteen keräämiseen. Nykyiset opiskelijahallintojärjestelmät (mukana WinhaPro ja Asio) eivät sisällä palautteenkeruutoiminnallisuuksia, mutta palautteen kerääminen nähdään selvästi erittäin tärkeänä ammattikorkeakoulun toiminnan kannalta. Myös

6 raportoinnin tueksi on kehitetty monia erilaisia sovelluksia, kuten tietovarastoja ja niihin liittyviä automaattisia raportteja. Toinen vahvasti esiin noussut alue on koulutussuunnittelu. Opetussuunnitelmien, vuosisuunnitelmien ja toteutussuunnitelmien tekemiseen on kehitetty monia tukisovelluksia. Lisäksi sähköinen opinto-opas on Bolognan prosessin myötä tullut yleiseksi monissa ammattikorkeakouluissa, mikä on myös lisännyt tarvetta opetussuunnittelutyökalujen nopealle kehittämiselle. Laajat näitä tukevat ohjelmistot ovat Stadiassa ja Tampereen ammattikorkeakoulussa käytössä oleva Toisu sekä Pohjois-Karjalan ammattikorkeakoulun käyttämä SoleOPS. Käyttäjähallintoon liittyviä palveluita on myös kehitetty ammattikorkeakouluissa runsaasti. Korkeakouluissa on tarvetta automatisoidulle käyttäjähallinnolle, koska henkilökunta ja opiskelijat muodostavat suuren joukon käyttäjiä. Onkin käyty keskustelua siitä, pitäisikö opiskelija- ja opintohallinnon järjestelmän sisältää käyttäjähallintoon liittyviä palveluita vai ainoastaan tiedonsiirtomahdollisuuden erillisiin käyttäjähallintojärjestelmiin (mm. ProAMK, 2007). Haku- ja valintaprosesseihin, opiskelijapalveluprosesseihin ja opiskeluprosesseihin on kehitetty järjestelmiä vaihtelevasti. Opiskelun tukemiseen on kehitetty erityisesti tiedottamista helpottavia järjestelmiä, joissa muun muassa opintojaksototeutukselle osallistuville opiskelijoille voidaan lähettää tiedotteita portaalien, sähköpostin ja tekstiviestien välityksellä. Opiskelijoiden ohjausta ja opintojen suunnittelua on pyritty parantamaan sähköisten HOPSien avulla. Asioon liittyvä ehops on käytössä Oulun seudun ja Jyväskylän ammattikorkeakouluissa ja SoleHOPS Pohjois-Karjalan ammattikorkeakouluissa. Myös muissa oppilaitoksissa on pohdittu vastaavanlaisen toiminnallisuuden tuottamista tai hankkimista. T&K-toimintaa tukevia järjestelmiä tuli kartoituksessa esille erittäin vähän. Oulun seudun ja Tampereen ammattikorkeakoulut käyttävät hankehallinnon apuna Reportronic-ohjelmistoa, josta tietoa siirretään muihin järjestelmiin. Muuten T&K vaikuttaisi olevan tällä hetkellä hieman erillinen toiminto, joka ei kiinteästi liity opiskelija- ja opintohallinnon järjestelmään. 4. Johtopäätökset, pohdinta ja suositukset Monissa ammattikorkeakouluissa on tehty pieniä ja suurempia järjestelmiä palvelemaan erilaisia tarpeita ja täydentämään opiskelija- ja opetushallintojärjestelmien toiminnallisuutta. Tämän otoksen perusteella Winhaa käyttävissä ammattikorkeakouluissa koettiin yleisesti ongelmaksi rajapintojen puuttuminen, jolloin omien järjestelmien integroiminen Winhan kanssa on vaikeaa. Winhan raporttikanta on yleisesti käytössä tiedon lähteenä, mutta tiedon

7 automaattiseen syöttämiseen on ratkaisuja ainoastaan opetussuunnitelmien osalta. Asiota käyttävissä ammattikorkeakouluissa integraatio-ongelmat eivät ole niin suuria. Kartoituksessa havaittiin, että monissa ammattikorkeakouluissa on rakennettu ratkaisuja samankaltaisiin ongelmiin. ARENE ry:n tietohallintohankkeen kaltainen yhteistyö voi poistaa merkittävästi päällekkäistä työtä ja auttaa levittämään parhaita käytäntöjä ja tehtyjä ratkaisuja. Tämän kartoituksen suurin ongelma on sen kattavuudessa. Kartoituksessa on mukana vain noin kolmannes kaikista Suomen ammattikorkeakouluista. Se, mitä kaikkia tukisovelluksia ammattikorkeakouluista otettiin mukaan kartoitukseen, riippui paljolti siitä, kuka tai ketkä olivat järjestelmiä esittelemässä. Vertailun vuoksi: Stadiassa tehtiin keväällä 2007 sisäinen kartoitus, jossa pyrittiin keräämään tiedot kaikista ammattikorkeakoulussa tehdyistä tai sinne hankituista web-pohjaisista sovelluksista. Sovelluksia kertyi yli sata, ja kartoituksen tekemiseen meni aikaa monta henkilötyökuukautta. ProAMK-projektin toisen vaiheen aikana ja käytössä olevilla resursseille ei mitenkään olisi ollut mahdollista tehdä vastaavalla tarkkuudella useissa ammattikorkeakouluissa. On kuitenkin huomioitava tämän kartoituksen tarkoitus. Jotta voidaan löytää mahdollisia referenssikohteita tulevan järjestelmän toimintojen suunnitteluun, ei tarvitse tietää kaikkia ammattikorkeakoulujen käyttämiä sovelluksia, vaan pyrkiä löytämään keskeisimmät tai sellaiset, jotka erityisen innovatiivisella ja toimivalla tavalla tukevat jotakin prosessia tai prosessin osaa. Vastaavasti rajapintojen suunnittelussa olisi etua mahdollisimman suuresta kattavuudesta, mutta muuttuvan toimintaympäristön vuoksi kattavakaan kartoitus ei mahdollistaisi kaikkien tulevaisuudessa tarvittavien rajapintojen määrittämistä kerralla. Palvelulähtöinen arkkitehtuuri, jota ProAMK-hankkeeseen on suunniteltu (Appelsiini, 2007), helpottaa järjestelmän kehittämistä jatkuvasti ja myös uusien rajapintojen määrittämistä tarvittaessa Tehtyjen tukisovellusten hyödyntäminen tulevaisuudessa Kartoituksessa ei tarkasteltu tarkemmin järjestelmien teknisiä toteutuksia. Lisäksi koska ei ole vielä päätetty, millä teknologioilla uusi opiskelijahallintojärjestelmä mahdollisesti toteutettaisiin, ei voida tässä vaiheessa arvioida, olisiko jotain nykyistä tukijärjestelmää mahdollista käyttää uuden järjestelmän moduulina. Todennäköisesti tällainen integrointi vaatisi ainakin lisätyötä, koska nykyjärjestelmiä ei juurikaan ole rakennettu palvelukeskeisen arkkitehtuurin mukaan. Sen sijaan mahdollisessa toteutusvaiheessa uuden opiskelijahallintojärjestelmän toiminnallista määrittelyä tarkennettaessa ammattikorkeakouluista voidaan löytää hyviä referenssikohteita joillekin käyttötapauksille.

8 Koulutusprosessipalveluiden suunnittelussa hyviä referenssikohteita voisivat olla erityisesti laajat opetus- ja vuosisuunnittelun ohjelmistot Toisu ja SoleOPS. Sähköisiä opinto-oppaita on toteutettu tavalla tai toisella lähes kaikissa ammattikorkeakouluissa. ECTS-määritysten myötä opinto-oppaat ovat hyvin samankaltaisia, joten yhteiset tekniset toteutukset voisivat olla mahdollisia. Myös M1- ja M2-määrityksiä voisi olla hyödyllistä käyttää opetussuunnitelmien siirrossa suunnitteluvälineiden ja opinto-oppaan välillä, jolloin yhteiskäyttöisyys paranisi entisestään. Käyttäjähallinnossa keskeisimmät kysymykset liittyvät siihen, ovatko tunnukset identiteetti- vai roolipohjaisia ja miten erilaiset tapahtumat kuten läsnäolotietojen muutokset vaikuttavat tunnuksiin. Lisäksi on tärkeää määrittää, mikä osuus käyttäjähallinnosta kuuluu opiskelija- ja opintohallintojärjestelmän piiriin ja mikä erillisten järjestelmien hoidettavaksi. Identiteettipohjaisuutta pohdittaessa yhtenä hyvänä referenssikohteena voisi olla Metropolian käyttäjähallinta. Opiskelijahaku- ja valintapalveluihin ei ammattikorkeakoulujen sisällä ole kehitetty erityisen paljon järjestelmiä. Eräs syy tähän on, että valtakunnalliset Opetushallituksen ylläpitämät järjestelmät kattavat merkittävän osan haku- ja valintapalveluista. Kuitenkin erillishakuihin, kuten erikoistumisopintoihin hakeutumiseen, on kehitetty sovelluksia, joita voisi käyttää referenssinä. Lisäksi yhteishaussa valittujen opiskelijoiden todistusten tarkistaminen on vaihe, joka puuttuu kokonaan ProAMK:n prosessikuvauksista. Tämä on kuitenkin yksi huomioitava tehtävä, ja tähän Laureassa kehitetty TOTO tarjoaa mahdollisen referenssikohteen. Opiskelijapalveluissa ei noussut kartoituksen aikana esiin erityisiä yksittäisiä referenssikohteita, vaan kaikki tuolle alueelle kehitetyt palvelut ja sovellukset voisivat olla hyödyllisiä uusia opiskelijapalveluita kehitettäessä. Opiskeluprosessipalveluista erityisesti olemassa olevat HOPS-järjestelmät eli SoleHOPS ja Asioon liitettävä ehops voisivat olla hyödyllisiä referenssikohteita sekä yhteistä opiskelijahallintojärjestelmää suunniteltaessa että jo ennen sitä kaikille, jotka suunnittelevat omien ehopsien toteuttamista. Myös Asioon tehdyt kvtoiminnan liittymät voisivat erityisen olla hyödyllisiä referenssikohteita. Tässä on ehdotettu referenssikohteiksi muutamia erityisen hyvin sellaiseksi soveltuvia järjestelmiä. Kuitenkin myös muut prosesseja tukemaan kehitetyt sovellukset ovat hyödyllisiä referenssikohteita, ja uusia palveluita kehitettäessä kannattaakin tutustua kaikkiin muihinkin vastaavaa tarkoitusta palvelemaan tehtyihin järjestelmiin. Tällä hetkellä yleisimpiä tietojärjestelmien kehityskohteita ammattikorkeakouluissa näyttäisivät olevan ehops, erilaiset portaaliratkaisut, tiedotusratkaisut, raportointi ja tietovarastointi sekä opetussuunnittelutyökalut. Näiden kehittämisessä kannattaa varmasti tehdä yhteistyötä ja

9 käyttää referenssikohteina muiden ammattikorkeakoulujen järjestelmiä riippumatta siitä, toteutetaanko yhteinen opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmä vai ei Tarpeet rajapinnoille Kartoituksessa nousi esiin monia selviä tarpeita siitä, mihin opiskelija- ja opintohallinnon tietoihin täytyisi nykyisten tukijärjestelmien päästä käsiksi. Näitä ovat muun muassa: opiskelijatiedot opiskeluoikeus- ja läsnäolotiedot opetussuunnitelmat ja opintojaksototeutukset opintosuoritustiedot ilmoittautumistiedot toteutuksiin ja uusintakokeisiin hakijatiedot henkilökunnan tiedot monenlaiset tiedot erilaisten raporttien koostamista varten Nykyiset tukisovellukset erityisesti Winhaa käyttävissä ammattikorkeakouluissa pääasiassa lukevat opiskelija- ja opintohallintojärjestelmän tietoja; poikkeuksena esimerkiksi opetussuunnitelmien ja opintojaksojen siirto Winhaan. Tulevaisuudessa olisi tärkeää, että tietoa voisi siirtää kahteen suuntaan. Web service -rajapintojen ajatuksena on, että tietoa voidaan syöttää järjestelmään ohjelmallisesti ohittamatta järjestelmän logiikkaa. Appelsiinin (2007) kuvaaman suositellun arkkitehtuurin mukaan opiskelija- ja opintohallinnon järjestelmä sisältäisi integraatiorajapinnan, jolla sekä järjestelmän sisäiset prosessit että mahdolliset ulkoiset järjestelmät käyttävät järjestelmän alemman tason palveluita. Tällaisella arkkitehtuurilla kaikki järjestelmän toiminnallisuus on saavutettavissa myös teknisten rajapintojen kautta. Tällä tavalla voidaan tarjota yhteiseen järjestelmään yhteisiä käyttöliittymiä ja silti samalla tarjota yksittäisille ammattikorkeakouluille mahdollisuus kehittää omia järjestelmiä, joilla mahdollisesti toimintaa voitaisiin entisestään parantaa. Mikäli järjestelmä toteutetaan tällaista arkkitehtuuria noudattaen, ei tässä vaiheessa ole tarpeellista erikseen määritellä, mitä rajapintoja nykyiset järjestelmät tarvitsevat. Arkkitehtuuri mahdollistaisi rajapintojen kautta pääsyn kaikkeen siihen tietoon, mitä järjestelmän käyttöliittymilläkin voidaan manipuloida. Nämä rajapinnat tulisi määritellä tarkemmin toteutusvaiheessa.

10 4.3. Suositukset Jotta kartoitusta saataisiin kattavammaksi, tätä työtä tulisi jatkaa. Sen onnistuminen edellyttää ammattikorkeakoulujen kiinnostusta tehtävää kartoitustyötä kohtaan; syksyn aikana kiinnostusta on ollut kohtuullisen hyvin. Jos toteutetaan täysin räätälöidysti uusi opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmä, tulisi kartoituksen perusteella arvioida, mitä järjestelmiä voitaisiin käyttää referensseinä kutakin määriteltyä käyttötapausta tarkennettaessa. Lisäksi kartoitusta tulisi käyttää apuna, kun määritellään järjestelmän tarjoamia teknisiä rajapintoja. Jos uudeksi opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmäksi päätetään ottaa jokin enemmän tai vähemmän valmis ratkaisu, kartoituksen pohjalta tulisi selvittää, miten hyvin arvioitava järjestelmä toimisi nykyisten järjestelmien kanssa ja kattaisiko arvioitava järjestelmä jotkin nykyisten järjestelmien toiminnallisuudet osittain tai kokonaisuudessaan. Jo nopeallakin aikavälillä ennen yhteisen opiskelija- ja opintohallinnon tietojärjestelmän toteuttamista kartoitusta voisi käyttää helpottamaan yhteistyön lisäämistä. Monissa ammattikorkeakouluissa on tehty tai vähintäänkin suunniteltu hyvin samankaltaisia tukisovelluksia ja järjestelmiä. Tämä kartoitus voi auttaa selvittämään, olisiko muissa ammattikorkeakouluissa jo tehty sovelluksia, joita voisi mahdollisesti hyödyntää jonkin oman järjestelmän kehittämisessä tai suunnittelussa. Lähteet Appelsiini (2007). ProAMK-yleisarkkitehtuurin suunnittelu. Osa ProAMK-määrittelyprojektin toisen vaiheen teknistä selvitystä. Ineo (2007). Järjestelmäluettelo. Osa ProAMK-määrittelyprojektin toisen vaiheen teknistä selvitystä. Pitkäranta, Timo (2006). Olemassa-/suunnitteilla olevia laajennuksia nykyisiin opiskelijahallinnon järjestelmiin. Yhteenveto kaikista saaduista vastauksista. ProAMKmäärittelyprojekti. ProAMK (2007). Kooste toisen lausuntokierroksen lausunnoista. ProAMK-määrittelyprojekti. Taulukossa 1 kuvatut vierailut ammattikorkeakouluissa (syksy 2007). [Ei viitattu erikseen]

11 Liitteet Kartoitettujen järjestelmien kuvaukset

12 Kartoitusraportti LIITE 1 Laurea Laurean tentti-ilmoittautuminen Prosessit, joita tukee: Uusintakokeisiin ilmoittautuminen, myös toteutuksen osien uusimiseen. E4. Uusintakokeeseen tai tenttiin ilmoittautuminen Winha ei mahdollista toteutuksen osien uusimista, joten tarvittiin oma järjestelmä. Laurean opetussuunnitelmat on muodostettu kymmenen opintopisteen kokoisista laajoista opintojaksoista, joita opettajat pilkkovat toteutuksissa. Winha Laurea Opiskeluoikeuden palautushakemus Jos opiskelija menettää opinto-oikeuden ilmoittautumisvelvollisuuden laiminlyönnin vuoksi, hän voi anoa palautusta sähköisen, esitäytetyn lomakkeen avulla. Prosessit, joita tukee: D1. Opiskeluoikeuden hallinta Opinto-oikeuden palautuksia anotaan paljon, sähköinen anomusprosessi nopeuttaa asiointia ja käsittelyä. Opiskelija täyttää anomuksen, jossa hänen perustietonsa on esitäytettynä Opintoasiainpäällikkö hyväksyy anomukset, joissa opiskelija voisi suorittaa opinto-oikeusaikana opinnot loppuun. Jos opintoasiainpäällikkö arvioi, että opintojen suorittaminen opintooikeusaikana ei olisi mahdollista, hän esittää koulutusalajohtajalle hylkäämistä Winha Laurea Wilperi Ajantasaisia tilastoraportteja seurantaa varten Prosessit, joita tukee: F2. Raportointi Mahdollistaa AMKOTA-tietoja ajantasaisemman raportoinnin sekä raporttien tarkemman tarkastelun (mistä luvut syntyvät). AMKOTAan kerättävä numeerinen tieto eronneet, läsnäolevat, poissaolevat, eronneet, valmistuneet voidaan tutkia tarkemmin tietyn ryhmän opiskelijoita (esim. ketkä ovat poissa) Voidaan katsoa nykyistä tilannetta Winhalta tai jäädytettyä tilannetta (tilastopäivät) Opintojen edistymisen raportit, kuinka moni on suorittanut kuinkakin paljon opintoja käytettyjen läsnäolokausien mukaan Opintotoimisto voi jo ennen KELAn edistymisen seurantaa tutkia, ketkä opiskelijat ovat suorittaneet toteutusten osia siten, että opintojaksot ovat vielä kesken Winha

13 Kartoitusraportti LIITE 2 Laurea Laurean opinto-opas Sähköinen opetussuunnitelmien tallennusväline ja opinto-opas. Prosessit, joita tukee: A1. Opetussuunnittelu ECTS-vaatimusten mukainen opinto-opas. 1. Opettaja määrittää opettamilleen toteutuksille tai toteutuksen osille tentit 1. Lisätietoja, joita ei mahdollista laittaa Winhalle: (laitetentti, varsinaisen tentin ajankohta, tentin arvioijat, tentin välineet 2. Villi kortti -mahdollisuus: opiskelija voi anoa oikeutta osallistua toisen toteutuksen tenttiin, jos hänen omalle toteutukselleen ei ole enää tenttejä 2. Opiskelija ilmoittautuu tentiin tai anoo villiä korttia 3. Opintotoimisto näkee listan ilmoittautumisista 4. Opintotoimisto tekee tenttikuoret (muovitasku, jossa tunnistetiedot) ja kysymykset, jos ne on tallennettu. Jos ei tallennettu, opettaja voi lisätä kysymykset käsin muovitaskuun. Winha (OPSnet) Laurea Lautanen Vuosisuunnitelmien ja toteutusten teko Prosessit, joita tukee: A3. Opintojaksototeutus, A4. Opettajan työaikasuunnittelu Toteutussuunnittelu ja toteutusten tarjoaminen opiskelijoille Winha (OPSnet) Laurea TOTO - todistusten tarkistus Apuohjelma yhteishaussa valittujen päättötodistusten tarkistusta varten. Prosessit, joita tukee: ei kuvausta Yhteishaussa hakija ilmoittaa itse päättötodistuksen arvosanat, joista lasketaan hänelle valintapisteitä. Valittujen todistuskopioista tarkistetaan, onko tiedot ilmoitettu oikein. TOTO nopeuttaa tarkistamista, koska yhteishakurekisteristä tietojen tarkistaminen yksitellen olisi erittäin hidasta. Hakutoimistolle yhteenvetonäkymä hakijan todistuksen arvosanoista, jotta niitä voidaan verrata hakijan toimittamiin todistusjäljennöksiin. AMKYH-siirtotiedosto

14 Kartoitusraportti LIITE 3 Aikuiskoulutuksen nettihaku Sähköinen haku erikoistumisopintoihin (ja aiemmin myös tutkintoon johtavaan aikuiskoulutukseen) Prosessit, joita tukee: C2. Hakemusten käsittely Valtakunnalliset hakujärjestelmät eivät koske erikoistumisopintoja, järjestelmällä helpotetaan hakijoiden ja hakutoimiston toimintaa. erikoistumisopintojen hakeminen sähköisesti hakijalistat, pisteiden antaminen hyväksymiskirjeiden tulostus hakijat antaa itse tiedot ja todistukset tarkistetaan lopuksi ulkomaisilta hakijoilta vaaditaan postitse todistukset o kansiossa kopioita erimaalaisista todistuksista aitouden tunnistamisen helpottamiseksi o suunnitteilla maatietokanta, jossa todistusmallit ja niihin liittyvät ohjeet graafiset tilastot (hakijamäärien reaalitilanne) mittareita ("mistä saanut tiedon koulutuksesta?") Hakijatiedot siirretään Asioon. AMKOREKiin tiedot pitää syöttää käsin, mutta se koskee vain tutkintoon johtavaa koulutusta. Asion kv-liittymät Asioon liitettyjä kansainväliseen vaihtoon liittyviä palveluja Prosessit, joita tukee: E5. KV-liikkuvuus Helpottaa kv-liikkuvuuden koordinointia sopimustietokanta kv-liikkuvuuden tiedot o liikkuvuustietojen kirjaus henkilökunnalle ja opiskelijoille o tällä hetkellä vaihtoon lähtevät ja saapuvat opiskelijat kirjataan o jatkossa ei opiskelijoita kirjata erikseen, vaan hyväksytystä hakemuksesta tiedot siirtyvät suoraan liikkuvuustietojen siirtoraportit: siirrot AMKOTAan ja muihin raportteihin sähköinen vaihtoon haku sähköiset ulkomaan opintojaksojen raportit o vaihtoraportit näkyvissä nimettöminä muille opiskelijoille, voi hakea erilaisilla hakuehdoilla majoitusten kirjausjärjestelmä saapuneiden vaihto-opiskelijoiden majoituksen järjestämiseen Osa Asiota

15 Kartoitusraportti LIITE 4 ehops (Asio) Sähköinen henkilökohtainen opintosuunnitelma Prosessit, joita tukee: E1. Urasuunnittelu D1. Opiskeluoikeuden hallinta, D4. Opintotuki, E5. KV-liikkuvuus HOPS on tärkeä opintojen ohjauksen väline, ja sähköisenä sen ylläpitäminen on huomattavasti helpompaa. Lisäksi HOPSia tarvitaan eräissä anomusprosesseissa. alkoi sähköisenä opintosuunnitelmana nykyisin myös urasuunnittelun työkalu o kysymyksiä, joihin vastataan vuosittain lisänä kv-hops o sähköinen Learning Agreement -lomake o ulkomaan opinnot opiskelija tekee HOPSin itse käyttäen pohjana OPSia o kaikki opinnot tulevat opsista, ja opiskelija poistaa ylimääräiset opintojaksot o opiskelija voi myös lisätä esim. vapaasti valittavia opintoja tuutorit ja opinto-ohjaajat voivat katsella opiskelijoiden HOPSeja toiminta o opetussuunnitelmatietokannasta näytetään ops o hyväksilukemusanomusten sähköinen käsittely o tuutor ei voi mukata, mutta voi nähdä samat o liite opintotukihakemukseen automaattisesti Prosessit, joita tukee: OPSit opintosuunnitelmatietokannasta, arviot Asiosta Ko- ja valintaperustetietokanta Koulutusohjelmatietokanta ja valintaperustetietokanta (tällä hetkellä erilliset, mutta yritetään yhdistää) A0. Koulutusohjelmasuunnittelu, C1. Koulutustarjonnan julkistaminen Koulutusohjelmatietokantaan kerätään erilaisia oppaita (opinto-opas, hakijan oppaat) varten koulutusohjelmien tiedot. Valintaperustetietokantaan kerätään valintaperusteet opetushallitusta varten. Koulutusohjelmatietokanta: koulutusohjelmien kuvaukset oppaita varten tiedot siirtyy sähköiseen opinto-oppaaseen sen jälkeen, kun ne on siirretty lopulliseksi on vaatinut opettelua tiukkojen aikarajojen noudattamiseen tiedot lukitaan odottamaan päätöstä, ja rehtorin päätöksen jälkeen ne merkitään lopulliseksi Valintaperustetietokanta: valintaperusteiden kerääminen OPH:ta varten kukin yksikkö voi syöttää omat tietonsa Tilat: valmisteilla, valmis, tarkastus, lopullinen opintoasiat tarkistaa ja siirtää lopullinen-tilaan lopulliset siirtyvät suoraan www-sivuille helpottaa tarkistamista, kun kaikki samassa paikassa Tiedot sähköiseen opinto-oppaaseen ja www-sivujen hakuosioon.

16 Kartoitusraportti LIITE 5 Mittaristo Raportointi- ja seurantatyökalu Prosessit, joita tukee: F2. Raportointi Järjestelmällä voidaan kerätä erilaisia raportteja opiskelijahallintojärjestelmästä sisäisille toimijoille ja ylläpitäjälle. kerätään erilaisia raportteja sisäisesti ja ylläpitäjälle syötetään tavoitteet, toteutmat opiskelijahallintojärjestelmästä mittaristoja tulee jatkuvasti lisää, oma järjestelmä mahdollistaa joustavuuden raporttien tulostus johtajien kokouksia varten Siirto QPR:n on testattu (ASCII-siirtotiedosto) ja toimii. Opintojakso- ja opetussuunnitelmarekisteri Opintojaksojen ja opetussuunnitelmien luominen ja tietojen tallentaminen Prosessit, joita tukee: A1. Opetussuunnittelu Opetussuunnitelmien ja opintojaksojen luominen ja hyväksyminen Opintojaksorekisteri o opintojaksojen tallennus ja luokittelu o hyväksymiskäytännöt muuttunut, uusin käytäntö on, että opetussuunnitelmat ja opintojaksot hyväksytään samalla o tekstikenttien kääntäminen Opintosuunnitelmarekisteri o yksiköittäin käyttöoikeuksia o moduulien luominen, opintojaksot moduuleihin, ajoitukset (lukusuunnitelma) o opintojaksot haetaan opintojaksorekisteristä o osaamisalueiden lisääminen joko koulutusohjelma- tai suuntautumisvaihtoehtokohtaisesti o matriisimalli: osaamisalueiden ja opintojaksojen (ja - kokonaisuuksien) yhdistäminen o osaamisaluetiedot tulossa myös verkko-opinto-oppaaseen Tiedonsiirto Asioon Oracle-kantojen välisenä tiedonsiirtona, tehdään erillisellä toiminnolla. Asiakasrekisteri Henkilöstön ja sidosryhmien yhteystiedot B2. Käyttäjäpalvelut (henkilökunta) Ensisijainen tallennuspaikka henkilöiden yhteystiedoille Opetusharjoittelutietokanta Harjoittelupaikan tarjoaminen E6. Harjoittelu Auttaa työelämää tarjoamaan harjoittelupaikkoja opiskelijoille.

17 Kartoitusraportti LIITE 6 Avoimen AMK:n ja täydennyskoulutuksen ilmoittautuminen Ilmoittautuminen avoimeen amk:uun ja täydennyskoulutukseen E3. Sopimuspohjaisiin ulkopuolisiin opintoihin hakeutuminen Yliopisto-opiskelijoiden ilmoittautuminen Ilmoittautuminen erityisiin sopimusopintoihin E3. Sopimuspohjaisiin ulkopuolisiin opintoihin hakeutuminen Sopimuspohjaisiin opintoihin ilmoittautuminen sidosryhmille (yliopistoopiskelijat) Sähköpostilistojen teko Ryhmä-, koulutusohjelma-, yksikkö- tai toteutuskohtaisten sähköpostilistojen teko tarpeen mukaan E2. Osallistuminen opintojakson toteutukselle Mahdollistaa kohdennetun tiedottamisen esimerkiksi toteutuksen opiskelijoille Asio Opiskelijatietonäkymä Web-näkymä Asion opiskelijatietohin Helpottaa opiskelijatietojen tarkastelua paikkariippumattomasti Asio Opiskelijakunnan jäsenrekisteri Opiskelijakunnan jäsenrekisteri Prosessit, joita tukee: B3. Opiskelijakunta Tilanvarauskalenteri Tilojen varaukset Turnitin-plagioinninestojärjestelmä Automaattinen plagioinnin tarkastaja

18 Kartoitusraportti LIITE 7 Helpdeskin palvelupyyntöjärjestelmä Palvelupyyntöjen teko ja käsittely Henkilökunnan yhteystiedot Henkilökunnan yhteystietojen ja kuvien hakeminen Käsiterekisteri Käsitteiden ja niiden käännösten tallennus ja muokkaus Reportronic Projektinhallintajärjestelmä Prosessit, joita tukee: G3. Hankehallinto Projektinhallinta T&K-hankkeissa jossa ulkopuolista rahoitusta, koulutusprojekteissa ja myös omissa sisäisissä hankkeissa, joilla oma kustannuslinja kirjanpidossa T&K-hankerekisteri toimintoja o Perustiedot hankkeista o hankkeiden luokittelu o raportteja voidaan tehdä itsekin o kustannusten hallinta o asiakirjat Prosessit, joita tukee: henkilötiedot LDAPista, taloushallinto, siirto hankeportfolioon (www-sivu) suunnitteilla Zef Solutions -palautejärjestelmä Palautekyselyiden luominen F1. Laadunvarmistuksen tuki (yleinen malli)

19 Kartoitusraportti LIITE 8 PKAMK SoleOPS Opetus- ja toteutussuunnittelun työkalu Prosessit, joita tukee: A1. Opetussuunnittelu, A2. Opetustarjonta (lukuvuosi), A3. Opintojaksototeutus, A4. Opettajan työaikasuunnittelu Opetussuunnittelun ja vuosisuunnittelun työkalu - opetussuunnitelmat - lukuvuosisuunnitelma (ajoitukset) - opiskelijoiden haku Winhan raporttikannasta - Opiskelijalle lukuvuosisuunnitelmat - OPOlle o opiskelijan HOPS, itsearviointi, osaamisalueet, lähtötaso ja tavoitetaso sekä vuosittainen arviointi o Osaamisalueet ARENEn sivuilla o kehityskeskustelun muokkaus - OPS-matriisi: o Mitä osaamisjuonteita mikäkin opintojakso kehittää o koulutusohjelmajohtajat ja opettajat tekevät arviot ja tallentavat - SoleOPS otettu käyttöön kesänä 2007, pohjana oleva OPSnet otettu käyttöön 2002 Winha (opiskelijatiedot, opsien siirto Winhaan OPSnetilla, tulevaisuudessa mahdollisesti web service) PKAMK SoleHOPS Sähköinen henkilökohtainen opintosuunnitelma Prosessit, joita tukee: E1. Urasuunnittelu HOPS on tärkeä opintojen ohjauksen väline, ja sähköisenä sen ylläpitäminen on huomattavasti helpompaa. Lisäksi HOPSia tarvitaan eräissä anomusprosesseissa. - kehityskeskustelu, itsearviointi - ehops o ryhmän pakolliset opinnot pohjana HOPSiin o voi muokata lisäämällä valinnaiset ja poistamalla vaihtoehtoisista ylimääräiset o HOPS lähetetään opolle vahvistettavaksi o pohjaan tuodaan raporttikannasta myös arvioinnit o suunniteltu korvaavuushakemuksia HOPSin yhteyteen Opiskelija- ja suoritustiedot Winhasta PKAMK Uusintatenttitarrat Tenttitarrojen tulostaminen Winhan raporttikannasta E4. Uusintakokeeseen tai tenttiin ilmoittautuminen Helpottaa uusintakokeiden järjestelyjä Toimipistekohtaiset tenttitilaisuudet, toimipisteiden toimistosihteerit tulostavat tarrat Winhan uusintakoeilmoittautumisten perusteella. Winhan raporttikanta

20 Kartoitusraportti LIITE 9 PKAMK Opiskelijoiden käyttäjätunnukset Käyttäjätunnusten luominen raporttikannan perusteella Prosessit, joita tukee: B1. Käyttäjäpalvelut (opiskelijat) Automatisoi käyttäjähallintoa Opiskelijoiden käyttäjätunnusten siirto automaattisesti AD:iin sekä tunnusten päivitys ja poisto läsnäolokoodien perusteella. Winhan raporttikanta PKAMK PKAMK:n Opala Oma valmistumispalaute valtakunnallisen lisäksi Prosessit, joita tukee: F1.2 Valmistumispalaute PKAMK ReportService Suorien kyselyiden teko Winhan raporttikannasta Prosessit, joita tukee: F2. Raportointi Erilaisien raporttien saaminen tarpeen mukaan Winhan raporttikanta PKAMK OTHaR - Opintotukihakemusrekisteri Opintotukihakemusten käsittely Prosessit, joita tukee: D4. Opintotuki Helpottaa opintotukihakemusten käsittelyprosessia ja parantaa opiskelijoiden oikeusturvaa - hakemusten vastaanottamisen kirjaus - esityslistat opintotukilautakunnan kokoukseen - Hakemukseen tietoja Winhasta, loput tiedot kirjataan käsin, tosin jotkut tiedot voisivat tulla suoraan SoleOPSista - esityslistojen ja pöytäkirjojen luonti - lausuntojen luonti ja tulostus Winhan raporttikannasta opiskelija-, läsnäolo- ja suoritustiedot PKAMK TOTO - todistusten tarkistus Apuohjelma yhteishaussa valittujen päättötodistusten tarkistusta varten. Prosessit, joita tukee: ei kuvausta Yhteishaussa hakija ilmoittaa itse päättötodistuksen arvosanat, joista lasketaan hänelle valintapisteitä. Valittujen todistuskopioista tarkistetaan, onko tiedot ilmoitettu oikein. TOTO nopeuttaa tarkistamista, koska yhteishakurekisteristä tietojen tarkistaminen yksitellen olisi erittäin hidasta. Hakutoimistolle yhteenvetonäkymä hakijan todistuksen arvosanoista, jotta niitä voidaan verrata hakijan toimittamiin todistusjäljennöksiin. AMKYH-siirtotiedosto