Heittolaatikkojakeluun liittyvien suositusten antaminen sekä muiden suositusten päivittäminen

Transkriptio

1 Jakelun kehittämisryhmän hanke 2011 Heittolaatikkojakeluun liittyvien suositusten antaminen sekä muiden suositusten päivittäminen LOPPURPORTTI lkuperäisen hankkeen toimeksianto oli laatia heittolaatikkojakeluun liittyviä suosisuksia. Toimeksiannon sisältöä on kuvattu alla kohdassa Hankkeen sisältö ja taustaa. Jakelun Kehittämisryhmä tarkastelee hanketyöskentelyn ohessa jatkuvasti myös muiden suositusten uudistamistarpeita, ja totesimme hankkeen alkuvaiheessa, että samalla on päivitettävä myös kaikki keskeisimmät suositukset. Loppuraportti koostuu tämän hankekuvauksen lisäksi liitteistä, joissa on kuvattu hankkeen taustaa, etenemistä sekä lopputuloksena syntyneet uudet ja päivitetyt tiedonsiirtosuositukset. HKKEE SISÄLTÖ J TUST Hankkeen tavoitteena on saada aikaan suositus siitä, miten asiakaslehdille annetaan jakeluoperaattorilta riittävästi tietoa, jotta lehti pystyy varmasti - kohdistamaan hl-reitille käännetyn lehden oikealle piirille ja oikeaan heittolaatikkoon - kertomaan asiakkaalle hl:n paikan eli mistä lehti on noudettavissa - kertomaan asiakkaalle hl-jakelun palvelutason eli miten lehti jakelun valmistumisen tavoitetakaraja kyseisen kunnan alueella - ohjaamaan kuljetuksia siten, että niput pystytään toimittamaan halutulle jättöpaikalle - ohjaamaan jakajia siten, että lehdet pystytään jakamaan ilman lisätyövaiheita jakelusopimuksen mukaisesti oikeisiin osoitteisiin - auttamaan tilaajaa löytämään lehtensä sovitusta paikasta Heittolaatikkojakelut ovat pääosin osoitteellisena mutta myös osoitteettomia yhteislokerikkojakeluita on olemassa. Molempia pyritään yhä enemmän jakamaan myös sähköisten jakokirjojen avulla ja tämän vuoksi hankkeessa pyritään huomioimaan myös tämä kehityssuunta. Edellä kirjattujen tavoitteiden toteutuminen palvelee siten myös jakeluoperaattoreiden tarpeita riittävien tietojen saamisessa sähköisen jakokija-aineistojen muodostamista varten.

2 Tarvittavien tietojen välittämisen ja käyttämisen avulla vältetään ja vähennetään hl-reiteille käännettyjen lehtien perillemenoon liittyviä ongelmia sekä asiakaslehden että jakavan organisaation puolella. Suosituksen mukaisen tiedonsiirron käyttämisen avulla saavutettavasta kohdistusepäselvyyksien vähenemisestä hyötyvät eniten valtakunnalliset kustantajat sekä suurin varhaisjakeluoperaattori Itella. Myös maakunta-lehdet sekä heidän omat jakeluorganisaatiot hyötyvät ohjaustietojen oikeellisuudesta, kun tarve jakovirheiden selvittelyyn ja paikkaustyöhön. äin ja tilaajien saama palvelu paranee. Samalla jakeluoperaattorin tietoisuus omista reiteistään kasvaa ja sen edellytykset niiden tehostamiselle paranee. Suosituksessa otetaan kantaa, missä muodossa ja mitkä tiedot tulisi antaa asiakaslehtien kustantajien käyttöön huomioiden jakeluoperaattorin liikesalaisuuksien säilymisen riittävällä tasolla. Lisksi otetaan kantaa, missä muodossa tarvittavat tiedot tulisi tulostaa jakelua varten Rakennettava suositus ei velvoita välittämään tietoja eri osapuolille, mutta mikäli kaksi tahoa haluaa parantaa hl-jakeluiden hallintaa, päästään hyvälle tasolle, kun siirrytään käyttämään hankkeen tuloksena syntyviä suosituksia. Suositukset palvelevat myös järjestelmäkehitystyössä, kun niissä pyritään huomiomaan mahdollisia tulevia tiedonsiirtotarpeita. Jo nykyään kustantajilla on paljon oikeaa kohdistustietoa, koska lehdet ovat viime vuosina myyneet merkittävästi lisää vain viikonloppuisin jaettavia tilauksia ja kannustaneet tilaajia kääntämään lehdet viikonlopuiksi ja loma-ajoiksi loma-osoitteisiin. Edelleen tulee kääntöjä myös sellaisiin osoitteisiin, mistä puuttuu kohdistus ja tämän tiedon välittäminen kustantajalle ennakkoon vähentäisi ongelmia. Reittioptimointien johdosta tehdään entistä enemmän reittimuutoksia ja niistä aiheutuu tarvetta päivittää kohdistustietoja. Päivitystarvetta lisää edelleen tulevat kuntaliitokset. Päällekkäiset kadunnimet aiheuttavat tarvetta nimetä niitä uudelleen ja näihin muutostilanteisiin liittyviä virheitä voidaan vähentää uusien suositusten hyödyntämisellä. Suositukset eivät itsestään päivitä rekistereitä mutta niiden avulla voidaan tieto välittää kattavammin ja nykyistä automaattisemmin, joten käsityötä voidaan tällöin vähentää. Suosituksessa määritetään minimitaso, - miten jakeluyritysten tulisin dokumentoida hl-reittien jakelupisteet o heittolaatikon numero/nimi, koordinaatit, osoite, jakojärjestys, mille reitille jakelupiste kuuluu - mitä edellä mainituista tiedoista suositellaan välitettäväksi asiakaslehdelle (esim. hl-numero, koordinaatti) ja miten muuttuvaa tietoa päivitetään

3 - mitä kohdistuksiin liittyviä tietoja jakeluoperaattorin tulisi antaa asiakaslehden käyttöön ja missä muodossa ja miten tietoa päivitetään o heittolaatikoittain niihin kohdistettavat osoitteet o minä päivänä kyseiseen heittolaatikkoon jaetaan (la/su/la+su) o jakelun tavoitepäättymisaika sovitulla tasolla (esim. kuntataso) ja miten tieto välitetään asiakaslehdille ja miten sitä päivitetään - miten lehden tulisi merkitä lehdet ja niput - miten lehden tulisi toimittaa tilaustiedot ja tilausmuutokset jakeluoperaattorille - miten jakeluoperaattorin ja lehden välinen laatupalaute kuvataan ja välitetään HKKEE ETEEMIE Ensimmäisessä vaiheessa perehdyttiin aiemmin viikonloppujakelusta annettuihin suosituksiin ja palautettiin mieliin niiden antamiseen liittynyttä problematiikkaa sekä keskustelua. Tätä työvaihetta on kuvattu liitteessä 1. Sanoma ews oli aiemmin käynnistynyt tilausjärjestelmän uudistamishankkeen (SLS). Uusi tilausjärjestelmä sisältää uusia ominaisuuksia ja tarjoaa uusia mahdollisuuksia ja näiden toteuttamiseen liittyvät tiedonsiirtotarpeet eivät ratkea nykyisillä tietuemalleilla. Tämän johdosta heille oli tullut tarve uudistaa nykyisiä suosituksia ja rakentaa kokonaan uusia suosituksia. Sanoma ja Itella olivat kartoittaneet nykyisten suositusten päivittämistarpeita ja suunnitelleet uusia tietuemalleja. Hankkeesta on taustatietoa liitteessä 2. Todettiin, että heidän tekemänsä työ sisältää JaKen tämän vuoden hankkeen tavoitteita. Päätettiin, että Itella esittelee suunnitteilla olevat tietuemallit JaKelle, jotta varmistetaan, että niissä huomioidaan myös osoitteellisen viikonloppu jakelun tiedonsiirtotarpeet. Samalla todettiin, että JaKe-työtä laajennetaan siten, että käsitellään kaikki tietuemallien uudistamistarpeet ja annetaan niistä myöhemmin suositus julkiseen käyttöön.

4 UUDET TIETUEMLLIT lla on lyhyesti kuvattu uusien ja päivitettyjen tietueiden käyttötarkoituksia. Kunkin tietuemallin yksityiskohtainen kuvaus sekä tarkemmat käyttöohjeet löytyvät liitteistä. 4 Tilausmuutostietue (Liite 3) - Päivitetty aiempaa v tehtyä tietuemallia (julkaisematta, koska pilotointi-kokemuksia ei vielä ole) - Tilausmuutostietuetta käytetään välitettäessä kustantajalta jakelulle a) tilausten aloituksia ja lopetuksia (tilausmuutoksia) b) kaikki voimassa olevat tilaukset tilauskannan päivitystä varten (ennen päivitystä on muistettava putsata tilauskanta) c) kaikki ilmestymispäivänä jaettavat tilaukset esim. sähköistä jakokirjaan) BR Tiedostomuotoinen katurekisteri (Liite 4) - Uusi tietuemalli, jota käytetään reittien osoitteiden sekä reitteihin kiinnitettyjen heittolaatikkotietojen sekä niihin kohdistuvien osoitteiden välittämiseen ja päivittämiseen jakeluoperaattorilta kustantajille - Tietuemallia voidaan hyödyntää sekä omiin laatikoihin jakelussa että heittolaatikkojakelussa C4 Palautetietue (Liite 5) - Päivitetty aiempaa tietuemallia - Palautetietuetta käytetään tilaajan antaman palautteen (positiivisen tai negatiivisen) välittämiseen jakeluorganisaatiolta asiakaslehdelle tai päinvastoin D3 Häiriötietue (Liite 6) - Päivitetty aiempaa tietuemallia - Jakeluorganisaatio käyttää häiriötietuetta välittäessään asiakaslehdille tietoa jakelussa tapahtuneista jakeluhäiriöistä E3 Tiedonantotietue (Liite 7) - Päivitetty aiempaa tietuemallia - Tiedonantotietuetta käytetään jakelutyöhön liittyvien viestien tai palautteiden välittämiseen jakajalle joko jakeluorganisaatiolta tai asiakaslehdeltä

5 H1 Osoitteisiin kohdistettujen markkinointilähetysten tietue (Liite 8) - Uusi tietuemalli, jota käytetään osoitteisiin kohdistettujen markkinointilähetysten esim. lehtien tilausesitteiden tai muiden kohdennettujen suoramainosten tietojen välittämiseen asiakkaalta jakeluoperaattorille Tulevia tietuemalleja ei ole vielä pilotoitu, mutta se tehdään normaalin käytännön mukaisesti ensimmäisten sovellusten rakentamisen yhteydessä. Jakelun kehittämisryhmä seuraa mahdollisia pilotteja ja raportoi alaa niiden tuomista kokemuksista. Tietueet julkaistaan aikanaan Yhteisjakelu-sivustoilla. UUSIE TIETUEMLLIE LISÄKSI ETTVT SUOSITUKSET Suositus lehtiin tulostettavista jakelutiedoista heittolaatikkojakelussa 1) Jakeluoperaattorin kannalta on tärkeää, että lehdet tulevat heille jakoreiteittäin niputettuina sekä heittolaatikoittain jakojärjestyksessä. Heittolaatikkokohtaista niputtamista ei suositella, koska käsiteltävien nippujen määrä lisääntyisi huomattavasti ja niput olisivat useasti hyvin pieniä. Lisäksi jakajalla ei olisi edellytyksiä tietää, puuttuuko joku nippu kokonaan välistä vai eikö kyseiseen laatikkoon tule lainkaan lehtiä. Myös niputtamiseen tarvittavien jätteiden (muovit, pannat, pohjapahvit, nippulaput) hallinta on ongelmallista. 2) Heittolaatikkojakelun sujuvuuden kannalta tärkein tieto on heittolaatikon tunnus. Se tulisi tulostaa ensimmäisenä jopa ennen tilaajan nimeä omalle rivilleen.. Mikäli ensimmäisellä rivillä halutaan näyttää tilaajan nimi, tulisi heittolaatikkotunnus tulostaa osoitekentän alkuun. Tietojärjestelmissä heittolaatikkotunnus ei saa olla osana katuosoitetta vaan sen on oltava omana tietona. HL-tunnus tulisi välittää ja tulostaa osoitekentän yhteydessä, jos hl-tilauksista välitetään muutoksija jakelulle. 3) Heittolaatikkotunnuksen tulisi olla sama, millä jakeluoperaattori nimeää heittolaatikot ja millä heittolaatikko on nimetty maastossa. Heittolaatikkotunnuksen nimeämisestä ei ole vielä edellytyksiä antaa uutta suositusta, sillä heittolaatikkojakelun kirjavat osoitekäytännöt ovat hyvin toimivia ja rohkeutta toimivan käytännön muuttamiselle ei ole. Heittolaatikoiden nimeämiskäytäntö että heittolaatikkonimien tulostamiskäytäntö vaihtelee suuresti, joten yhtenäistämisen tarve on ilmeinen.

6 Kirjavaa käytäntöä on kuvattu liitteessä 9. Koska uutta suositusta ei tässä yhteydessä anneta, on aiemmin laadittu suositus heittolaatikko-osoitteen muodostamisesta esitetty loppuraportin liitteessä 10. Lisäksi liitteissä 11 ja 12 on kuvattu kaksi toimivaa heittolaatikoiden nimeämiskäytäntöä sekä sitä, miten jättöpaikka-, reitti- ja heittolaatikkotietoja on muodostettu sekä siitä, miten niitä hallitaan järjestelmissä. Liitteessä 11 on lma Manun käytäntö ja Liitteessä 12 on Sanomalehti Karjalaisen käytäntö. Suositus lokerikko-osoitteen kuvaamisesta Heittolokerikkojakelu on uusi ensimmäisenä Ilves Jakelun alueella käyttöön otettu osoitteellista heittolaatikkojakelua korvaava osoitteeton lokerikkojakelumenetelmä. Siinä heittolaatikot on korvattu lokerikolla ja osoitteelliset lehdet ja lehtiniput voidaan korvata osoitteettomilla lehdillä. Lokerikkoja on myös normaaleissa varhaisjakeluissa mutta lokerikkojakelun yleistymisen myötä pyyntöjä lokerikkotunnuksen liittämisestä osoitteen tai nimen yhteyteen ja mukaan ottamista tiedonsiirtoon on tullut aiempaa enemmän. Todettiin, että asiasta ei ole vielä tässä yhteydessä edellytyksiä antaa suositusta, vaan siihen on syytä perehtyä tarkemmin. On varmistettava, että lokerikkotieto välittyy perille järjestelmiin ja näkyy aina haluttaessa eikä aiheuta muiden tietojen poisjäämistä näkyvistä. Todettiin, että toistaiseksi - jakeluoperaattorin tehtävä on hallita lokerikkotietoja - jakeluoperaattori voi tarvittaessa lisätä lokerikkotiedon ja osoitteen sekä välittää sen tarvittaessa tulostettavaksi sähköiseen jakokirjaan tai tulostettavaan jakokirjaan - jakaja voi tarvittaessa pitää lokerikkotietoja yllä jakovihkossa

7 JTKOTOIMEPIDE-EHDOTUKSET Tämän vuoden hankkeen yhteydessä ilmeni tarvetta kiinnittää huomiota tulevan vuoden toiminnassa mm. seuraaviin asioihin: - heittolaatikkojakelun tilaus- ja tilausmuutostietojen välittämissuositusta tulee edelleen kehittää, jotta voidaan mahdollisimman toimivasti tuottaa sähköisen jakokirjan aineisto heittolaatikko- tai heitto-lokerikkojakelun kuvaamista varten (mitä tietoja tulee välittää ja miten ne vaikuttavat tiedonsiirtosuosituksiin) - miten viikonloppujakelut tulisi kuvata sähköisessä jakokirjassa - miten heittolokerikkojakelut tulisi kuvata sähköisessä jakokirjassa Helsingissä Jakelun Kehittämisryhmän puolesta Kari Väisänen Sanomalehtien Liitto asiantuntija, jakeluasiat LIITTEET Liitteet Liite 1 Tavoite, rajaukset ja aiemmat suositukset Liite 2 Taustaa Sanoma ewsin ja Itellan tietuemalleista Liite 3 4 Tilausmuutostietue Liite 4 BR Tiedostomuotoinen katurekisteri Liite 5 C4 Palautetietue Liite 6 D3 Häiriötietue Liite 7 E3 Tiedonantotietue Liite 8 Osoitteisiin kohdistettujen markkinointilähetysten tietue Liite 9 Heittolaatikojakelun osoitekäytäntöjä Liite 10 Suositus heittolaatikkojakeluiden osoitekäytännöksi Liite 11 Kuvaus lma Manun tavasta muodostaa ja hallita nimellisiin yhteislaatikkojakeluihin liittyviä tietoja Liite 12 Kuvaus Sanomalehti Karjalaisen tavasta muodostaa ja hallita nimellisiin yhteislaatikkojakeluihin liittyviä tietoja

8 Liite 1 Hankkeen tavoitteet, rajaukset ja aiemmat suositukset Osoitteellisen heittolaatikkojakelun tiedonsiirtosuosituksen rakentamisen pohjustustyönä kirkastettiin hankkeen tavoitteet ja rajaukset. Lisäksi perehdyttiin aiemmin annettuihin aiheeseen liittyviin suosituksiin sekä perusteisiin. Tavoite - Tiedonsiirtosuositus, jossa määritellään jakeluoperaattorilta kustantajille siirrettävät minimitiedot, joilla lehti pystyy rakentamaan oman rekisterinsä siihen kuntoon, että tilaukset kohdistuvat jatkossa aina oikeaan kimppuun oikealla ltk-numerolla varustettuna o viikonloppulaatikon numero o reitti o lähtöpiste o mitä osoitteita ko. laatikkoon kohdistetaan o vapaaehtoisina tietoina heittolaatikon koordinaatit - Suositus lehtiin tulostettavista jakelutiedoista - Suositus kimppukääreisiin tulostettavista ohjaustiedoista Rajauksia - Rakennettava suositus ei velvoita välittämään tietoja eri osapuolille, mutta mikäli kaksi tahoa haluaa parantaa hl-jakeluiden hallintaa, syntyy siihen liittyvän tiedon välittämiseen tulevat tarpeet huomioiva suositus - Ei saa syntyä sellaista suositusta, että saadakseen siirrettyä molempia osapuolia hyödyntävää tietoa joutuu siirtämään myös liikesalaisuudeksi luokiteltavaa tietoa, koska sellaista suositusta kukaan ei ota käyttöön eikä tällöin ei siirry edes hyötytietoa iemmin asiasta annettuja suosituksia ja toteutuneita käytäntöjä Hankkeen taustoittamiseksi perehdyttiin aiemmin asiasta annettuihin suosituksiin sekä olemassa oleviin käytäntöihin, miten viikonloppulehtiä ohjataan painosta jakelun aloituspisteeseen jakajille ja lopulta aina asiakkaille asti JaKessa on viikonloppuasioita pohdittu jo 80-luvulla: raporttien nimet löytyvät osoitteesta Raportit löytyvät VTT:ltä myös paperimuodossa. Yhteislaatikkojen osoitekäytäntöjä on käyty läpi kahteen otteeseen, ja tulokset kirjattu seuraavaan suositukseen: Lisää asiasta on 2005 IT-ryhmän pöytäkirjoissa ( ja aiemmin kerättyjä esimerkkejä liitteissä Heittolaatikkokäytännöt -97 excel Sanomalehti Karjalainen esitteli oman käytäntönsä toteuttaa hl-jakeluiden ohjauksia: Karjalaisen käytäntö 1

9 Uudet tietuemallit Itella Posti Oy Viestinvälitys/ ICT Pekka Heikura For internal use only Uudet tietuemallit, Pekka Heikura, Itella Posti Oy

10 Perusteet muutokselle Uudet tietuemallit on luotu yhteistyössä Sanoma ews in ja Itellan kanssa, yht. noin 1 htv Projekti alkoi keväällä 2010 ja mallit valmistuivat käyttötapauksiksi joulukuussa 2010 Julkaisusta sovittiin helmikuussa 2011 Tietuemallit otetaan ensimmäiseksi tuotantokäyttöön SLS in (SP- Media) valmistumisen yhteydessä Kaikki vanhat tietuemallit ovat edelleen käytettävissä Itellan suuntaan tietyn siirtymäajan Katurekisteritiedon ylläpito ml. Heittolaatikot, Listajakelut, Viikonloppujakelut, jne. hallintaan ohjelmallisesti Markkinointilähetyksiin liittyvä osoitetasoinen tiedonsiirto Päivittäin välitettävä koko tilauskanta mahdollista toteuttaa For internal use only Uudet tietuemallit, Pekka Heikura, Itella Posti Oy

11 Listaus uusista tietuemalleista 4_Tilausmuutostietue[1].doc BR_Tiedostomuotoinen katurekisteri, kokonaan uusi malli C4_ Palautetietue D3_Häiriötietue E3_Tiedonantotietue H1_Kohdistettu markkinointijakelu, kokonaan uusi malli For internal use only Uudet tietuemallit, Pekka Heikura, Itella Posti Oy

12 Tilausmuutostietue Tilausmuutostietuetta käytetään, kun kustantajalta jakeluoperaattorille välitetään a) tilausten aloituksia ja lopetuksia b) kaikki voimassa olevat tilaukset tilauskannan päivitystä varten. Ennen päivitystä on muistettava putsata tilauskanta. c) ilmestymispäivänä jaettavia tilauksia (esim. sähköistä jakokirjaa varten) KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietuetunnus Tarkistetieto (=tilausmuutostietue) 00 = alku, 10 = tilaus ja 99 = loppu Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP, voimaanastumispäivä Muutostyyppi 1 17 Lisäys = 0 Poisto = 1 Välitettäessä ilmestymis-päivän tilauksia (c) käytetään kaikissa tyyppiä Lisäys = 0. Jakelulaji Matriisi, jossa on kerrottu minä päivänä lehti on jaettava = maanantai = joka päivä = la ja su, jne. Tilausnumero Esim , täytetään etunollilla Tilausten määrä Yhteen tilaukseen sisältyvät lehti-kappaleet, esim. 001 Tilaustyyppi = kestotilaus 1 = määräaikainen tilaus 2 = tutustumistilaus 4 = tilattu näytelehti 5 = jakajan vapaakappale

13 Reittinumero YJ-suosituksen mukainen esim Varhaisjakelussa keskimmäinen nro 0 tai 1, lauantai-jakelussa 2, sunnuntai-jakelussa 3, muu sopimusjakelu 4. Jakelutaso = perus-/päiväjakelu 2 = varhaisjakelu Osoitteen tulostus = tulostetaan 2 = ei tulosteta Tilaajan nimi Tilaajan katuosoite Postinumero Kenen osoite-id Osoite-id Osoite-id-tyyppi Esim. HEIKUR PEKK, suuraakkosin ja sukunimi ensin, täytetään blankoilla Esim. PESURITIE 5 4, jos käytetään lyhennettä, niin suositellaan JHS 106:n mukaisia lyhenteitä, täytetään blankoilla Esim Esim. POST Esim =osoitetunnus 2=jakelupistetunnus Ohjeita: Käyttötarkoituksesta tulee sopia ennalta ja tietue tulee nimetä eri käyttötarkoituksissa erilailla, jotta vastaanottava pää tunnistaa, minkä tyyppiseen käsittelyyn tietue ohjataan (esim. 4_xxyy). Tietuemallin rakenne on merkkimäärältään kiinteä. Kussakin kentässä olevan tiedon pakollisuus on aina sovittava lähettäjän ja vastaanottajan kesken. Jos tieto ei ole pakollinen ja sitä ei ole kentässä lainkaan, täytetään kenttä blankoilla. Tällöin vastaanottavan pään tietojärjestelmä tulee ohjeistaa siten, ettei ko. tietoa tallenneta. Jos tieto ei täytä koko kenttää, niin se täytetään etublankoilla tai etunollilla riippuen kenttätyypistä. Tilausmuutosten puuttuessa suositellaan lähetettäväksi 0-tietue, jotta tiedetään, että asia ei ole unohtunut tai jäänyt tiedonsiirtohäiriön vuoksi pois (valvonnan automatisointi). Ensimmäiseksi riviksi suositellaan tuottamaan 400 (alku) tieto, jonka jälkeen tilauskohtaiset tiedot tuotetaan alla olevan taulukon mukaisesti ja viimeisenä rivinä tulee aina 499 (loppu).

14 Tiedostomuotoinen katurekisteri Tietuemallia käytetään sopimusjakeluiden reittien osoitteiden/osoitesegmenttien sekä reitteihin kiinnitettyjen heittolaatikkotietojen sekä niihin kohdistettavien osoitteiden välittämiseen ja päivittämiseen jakeluoperaattorilta kustantajille. Tietuemallilla ei päivitetä otsikkotietoja vaan katurekisteritietoja. Tietuemallin alkaa BR-tunnuksella ja päättyy ER-tunnukseen. Sisältö muodostuu varhaisjakelureitin otsikkotiedoista (HR), varhaisjakelureitin katurekisteritiedoista (IR), heittolaatikon perustiedoista (HC) ja heittolaatikon katurekisteritiedoista (IC). Kustakin tietueesta luodaan omat rivinsä siten että yksi otsikko sisältää yhden tai useampia sisältörivejä eli HR voi sisältää useita HC rivejä ja IR voi sisältää useita IC-rivejä. KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietueen aloitustunnus BR KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Varhaisjakelureitin katurekisterin otsikkotunnus HR Jakelureitin numero YJ-muodossa esim Voimaanastumispäivä VVVVKKPP Päättymispäivä VVVVKKPP Voimassaolopäivät Viikonpäivät matriisina esim , jossa 0 = ei ja 1 = kyllä Jakelun tunnus Esim. Itellassa hinnoittelualueen tunnus 33100V00 Jättöpaikka Esim , täytetään etunollilla Markkinointialue Esim

15 KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Varhaisjakelun katurekisteritietojen tietuetunnus IR Jakelureitin numero YJ- muodossa esim Postinumero Esim Kadunnimi Esim. KOTIKTU, täytetään blankoilla (Suuraakkosin) Pariton talonumero alkaen Esim. 123 Pariton talonumero alkaen tarkenne 1 70 Esim. 123 b Pariton talonumero erotin 1 71 Yleensä viiva, mutta jos on / niin silloin em. merkin jälkeen tallennettu tieto on seuraavassa kentässä Pariton talonumero alkaen jos kaksiosainen Pariton talonumero alkaen tarkenne jos kaksiosainen Esim Esim b Pariton talonumero päättyen Esim. 223 Pariton talonumero päättyen tarkenne 1 83 Esim. 223 b Pariton talonumero erotin 1 84 Yleensä viiva, mutta jos on / niin silloin em. merkin jälkeen tallennettu tietoon seuraavassa kentässä. Pariton talonumero päättyen jos kaksiosainen Pariton talonumero päättyen tarkenne jos kaksiosainen Esim Esim b

16 Parillinen talonumero alkaen Parillinen talonumero alkaen tarkenne Esim Esim. 132 b Parillinen talonumero erotin 1 97 Yleensä viiva, mutta jos on / niin silloin em. merkin jälkeen tallennettu tieto on seuraavassa kentässä Parillinen talonumero alkaen jos kaksiosainen Parillinen talonumero alkaen tarkenne jos kaksiosainen Parillinen talonumero päättyen Parillinen talonumero tarkenne Esim Esim b Esim Esim. 232 b Parillinen talonumero erotin Yleensä viiva, mutta jos on / niin silloin em. merkin jälkeen tallennettu tietoon seuraavassa kentässä Parillinen talonumero päättyen jos kaksiosainen Parillinen talonumero päättyen tarkenne jos kaksiosainen Esim Esim b

17 KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Heittolaatikon perustietojen otsikkotunnus HC Jakelureitin numero YJ-muodossa esim Heittolaatikon tunniste Esim , täytetään etunollilla Heittolaatikon nimen lyhenne Härkämäki, täytetään blankoilla Heittolaatikon nimi Härkämäki, täytetään blankoilla Heittolaatikon osoite Härkämäentie 15, täytetään blankoilla Heittolaatikon osoitteen postinumero Koordinaatti-x/P Koordinaatti-y/I Koordinaatin tyyppi =KKJ 2= ETRS89 3 = GPS, WGS84 4 =EUREF-FI 5 =ETRS- TM35FI Ks. JHS153 ja 154 Jakojärjestysnumero

18 KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Heittolaatikon katurekisteritietojen tietuetunnus IC Jakelureitin numero YJ- muodossa esim Postinumero Esim Kadunnimi Esim. KOTIKTU, täytetään blankoilla (suuraakkosin) Pariton talonumero alkaen Esim. 123 Pariton talonumero tarkenne 1 70 Esim. 123 b Pariton talonumero erotin 1 71 Yleensä viiva, mutta jos on /, niin merkin jälkeen tallennettu tieto on seuraavassa kentässä Pariton talonumero alkaen jos kaksiosainen Pariton talonumero alkaen tarkenne jos kaksiosainen Pariton talonumero päättyen Pariton talonumero päättyen tarkenne Esim Esim b Esim Esim. 223 b Pariton talonumero erotin 1 84 Yleensä viiva, mutta jos on /, niin merkin jälkeen tallennettu tieto on seuraavassa kentässä Pariton talonumero Esim

19 päättyen jos kaksiosainen Pariton talonumero päättyen tarkenne jos kaksiosainen Parillinen talonumero alkaen Parillinen talonumero alkaen tarkenne 1 90 Esim b Esim Esim.132 b Parillinen talonumero erotin 1 97 Yleensä viiva, mutta jos on /, niin merkin jälkeen tallennettu tieto on seuraavassa kentässä Parillinen talonumero alkaen jos kaksiosainen Parillinen talonumero alkaen tarkenne jos kaksiosainen Parillinen talonumero päättyen Parillinen talonumero päättyen tarkenne Esim Esim b Esim Esim. 132 b Parillinen talonumero erotin Yleensä viiva, mutta jos on /, niin merkin jälkeen tallennettu tieto on seuraavassa kentässä Parillinen talonumero päättyen jos kaksiosainen Parillinen talonumero päättyen tarkenne jos kaksiosainen Esim Esim b KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietueen lopetustunnus ER

20 Ohjeita: Laajemmissa muutoksissa tiedot toimitetaan vähintään kahta viikkoa ennen muutoksen voimaanastumista. Tiedot toimitetaan aina lehtikohtaisina tiedostoina. Muutoksista toimitetaan koko reitin uusi sisältö. Tietuemallin rakenne on merkkimäärältään kiinteä. Kussakin kentässä olevan tiedon pakollisuus on aina sovittava lähettäjän ja vastaanottajan kesken. Jos tieto ei ole pakollinen ja sitä ei ole kentässä lainkaan, täytetään kenttä blankoilla. Tällöin vastaanottavan pään tietojärjestelmä tulee ohjeistaa siten, ettei ko. tietoa tallenneta. Jos tieto ei täytä koko kenttää, niin se täytetään etublankoilla tai etunollilla riippuen kenttätyypistä.

21 Palautetietue Palautetietuetta käytetään tilaajan antaman palautteen (positiivisen tai negatiivisen) välittämiseen jakeluorganisaatiolta asiakaslehdelle tai päinvastoin. KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietuetunnus C4 Tarkistetieto = alku, 10 = palaute ja 99 = loppu Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP, ilmestymispvm Jakelulaji Matriisi, jossa on kerrottu minä päivänä lehti on jaettava = maanantai = joka päivä = la ja su, jne. Tilausnumero Esim Syy LP = lehti puuttuu LM = lehti myöhässä VL = vanha lehti VT = väärä tuote V = vaurioitunut lehti/kustantaja VJ = vaurioitunut lehti/ jakelu VR = vanha reklamaatio OP = lehden osa puuttuu LI = liite puuttuu PU = pudotettava alas luukusta ME = valitettu melusta EL =erillinen liitejakelu RE = jakajareklamaatio JR = jakajaan kohdistuva valitus MU = muu valitus EH = ehdotus MI = mielipide KI = kiitos tästä eteenpäin vaatii vapaamuotoisen tekstin tarkennukseksi Toimitetaanko lehti tilaajalle = ei (on jo/ei tarvitse toimittaa) 1 = kyllä Tallennusaika TTMM Purkuaika TTMM

22 Viesti jakajalle = ei 1 = kyllä Toimenpidekoodi TE = toimitetaan erikseen TP = toimitetaan perusjakelussa TS = toim. seuraavana päivänä ET = ei toimiteta S = asiakas noutaa/noutanut itse lehden Lehtien lukumäärä esim. 001 Piiri/Reittinumero Tilaajan nimi Lähiosoite Postinumero Vapaamuotoinen teksti Esim palautteen antajan puh.nro tai muu aputieto Kenen osoite-id Täytetään blankoilla Osoite-id Täytetään blankoilla Ovikoodi Täytetään blankoilla Jälkitoimitusaika VVVVKKPPTTMM Ohjeita: Tietuemallin rakenne on merkkimäärältään kiinteä. Kussakin kentässä olevan tiedon pakollisuus on aina sovittava lähettäjän ja vastaanottajan kesken. Jos tieto ei ole pakollinen ja sitä ei ole kentässä lainkaan, täytetään kenttä etunollilla tai loppublankoilla. Tällöin vastaanottavan pään tietojärjestelmä tulee ohjeistaa siten, ettei ko. tietoa tallenneta. Jos tieto ei täytä koko kenttää, niin se täytetään etublankoilla tai etunollilla riippuen kenttätyypistä.

23 Häiriötietue Jakeluorganisaatio käyttää häiriötietuetta välittäessään asiakaslehdille tietoa jakelussa tapahtuneista jakeluhäiriöistä. KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietuetunnus D3 Tarkistetieto = alku, 10 = häiriötieto ja 99 = loppu Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP, häiriön pvm Jakeluorganisaatio Tietojen lähettäjä Häiriön taso = kaikki painokset 1 = 1-painos 2 = 2-painos 3 = 3-painos 4 = kuljetus 5 = palvelualue 6 = jakelupiiri/reitti 7 = jättöpaikka 8 = tilaus Häiriön avain Tason mukainen tunnus, esim. kuljetustunnus tai reittinumero Häiriön nimi esim. Kristiinankaupungin varhaisjakelu tai kuljetuksen nimi tai painon nimi Tilausnumero Esim Häiriön syy U = auto-ongelma V = avain/lukko-ongelma EE = jakaja ei ehdi EJ = piirissä ei jakajaa ET = jakaja ei tullut EV = ei voida jakaa LL = liikaa lehtiä MY = myöhästyminen J = nippu: väärä jättöpaikka L = nippu: lehtiä puuttuu P = nippu puuttunut U = jakaja nukkui OK = kaikki ok O = onnettomuus PU = puuttunut lehtiä S = sairastaminen SÄ = sää UJ = uusi jakaja VL = jaettu vanhoja lehtiä YL = jakajalla ylimääräisiä piirejä

24 Toimenpiteet VJ = varajako VR = rekulehtiä viety JL = jälkilähetys JH = jälkihaku JM = jako myöhässä MP = myöhempi paikkaus OK = kaikki ok, ei aitoa toimenpidettä Myöhästyminen suunnitellusta rvioitu valmistuminen TTMM TTMM Vapaamuotoinen teksti Tarkempi selite häiriöstä Tallennusajankohta Muodossa VVVVKKPPTTMM Ohjeita: Tietuemallin rakenne on merkkimäärältään kiinteä. Kussakin kentässä olevan tiedon pakollisuus on aina sovittava lähettäjän ja vastaanottajan kesken. Jos tieto ei ole pakollinen ja sitä ei ole kentässä lainkaan, täytetään kenttä blankoilla. Tällöin vastaanottavan pään tietojärjestelmä tulee ohjeistaa siten, ettei ko. tietoa tallenneta. Jos tieto ei täytä koko kenttää, niin se täytetään etublankoilla tai etunollilla riippuen kenttätyypistä.

25 Tiedonantotietue Tiedonantotietuetta käytetään jakelutyöhön liittyvien viestien välittämiseen jakajalle joko jakeluorganisaatiolta tai asiakaslehdeltä. Tiedonantotietueet syntyvät myös silloin kun halutaan välittää tiedot palautteesta jakajalle. Vain niissä tapauksissa on käytössä myös tilauksen tiedot. (Yliviivattu on sopimuskysymys) KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietuetunnus E3 Tarkistetieto = alku, 10 = tilaus ja 99 = loppu Tuote Lehtilyhenne Päivämäärä VVVVKKPP Tilauslaji Matriisi, jossa on kerrottu minä päivänä lehti on jaettava = maanantai = joka päivä = la ja su, jne. Tilausnumero Esim Piiri/reittinumero Esim Tilaajan nimi Lähiosoite Postinumero Vapaamuotoinen teksti Tallennusaika VVVVKKPPTTMM Lähde Esim. yjs:n lehtilyhenteet tai jakeluorganisaatiotunnukset kuten POST, täytetään blankoilla Kohde Esim. HS, täytetään blankoilla Ohjeita: Tietuemallin rakenne on merkkimäärältään kiinteä. Kussakin kentässä olevan tiedon pakollisuus on aina sovittava lähettäjän ja vastaanottajan kesken. Jos tieto ei ole pakollinen ja sitä ei ole kentässä lainkaan, täytetään kenttä blankoilla. Tällöin vastaanottavan pään tietojärjestelmä tulee ohjeistaa siten, ettei ko. tietoa tallenneta. Jos tieto ei täytä koko kenttää, niin se täytetään etublankoilla tai etunollilla riippuen kenttätyypistä.

26 Osoitteisiin kohdistettujen markkinointilähetysten tietue Tätä tietuemallia käytetään (sopimusjakelu)osoitteisiin kohdistettujen markkinointilähetysten (esim. lehtien tilausesitteet tai muut suoramainosesitteet) tietojen välittämiseen asiakkaalta jakeluoperaattorille. Osapuolien kesken on sovittavissa, tuleeko jakelusta tehdä varaus etukäteen. KETTÄ PITUUS POSITIO SISÄLTÖ TYYPPI Tietuetunnus H1 Tarkistetieto = alku, 10 = tilaus ja 99 = loppu Varausnumero tai tuotenimike Ilmoitetaan jakeluoperaattorilta varauksen yhteydessä, täytetään blankoilla Yksikköpaino Jaettavan tuotteen paino grammoina, täytetään etunollilla Jakelupäivämäärä Muodossa VVVVKKPP Jakelureitin numero YJ-suosituksen muodossa esim Kenen osoite-id Esimerkiksi POST, täytetään blankoilla loppuun Osoite-id Esimerkiksi , täytetään loppuun blankoilla Kappalemäärä Osoitekohtainen lähetysten määrä, täytetään etunollilla Osoite Postinumero Ohjeita: Tietuemallin rakenne on merkkimäärältään kiinteä. Kussakin kentässä olevan tiedon pakollisuus on aina sovittava lähettäjän ja vastaanottajan kesken. Jos tieto ei ole pakollinen ja sitä ei ole kentässä lainkaan, täytetään kenttä blankoilla. Tällöin vastaanottavan pään tietojärjestelmä tulee ohjeistaa siten, ettei ko. tietoa tallenneta. Jos tieto ei täytä koko kenttää, niin se täytetään etublankoilla tai etunollilla riippuen kenttätyypistä. Itellan nykyprosessissa tiedosto on toimitettava viimeistään jakelupäivää edeltävänä päivänä klo 12:sta mennessä.

27 Osoitteellisten yhteislaatikkoon suoritettavien viikonloppujakelujen osoitekäytäntö ("heittolaatikkojakelut") Yhteislaatikkojakelujen osoitekäytännöt vaihtelevat jakelualueittain huomattavasti. Erilaisia osoitteen merkitsemistapoja on kymmeniä. Tämä aiheuttaa ongelmia lehdille, jotka ovat mukana jakelussa useilla eri alueilla. Yhtenäistämällä käytäntöjä on aikaansaatavissa säästöjä. Seuraavassa taulukossa on esitetty suositus heittolaatikkojakeluiden osoitekäytännöksi. Ratkaisu osoitekäytännöstä tehdään aina viime kädessä lehtitalon ja jakeluorganisaation välillä. Tieto voi olla osoitteessa joka päivä tai vain laatikkojakelupäivinä. Tieto/osa tiedosta voidaan tulostaa myös nipun kääreeseen. Suosituksessa ei oteta kantaa siihen, missä osoitelipukkeen kohdassa heittolaatikkotieto ilmoitetaan, käytetäänkö tulostusta kolmelle tai neljälle riville tai tulostetaanko joka päivä saman- vai erilainen lipuke. Suositus ei myöskään ota kantaa kohtien 1 ja 4 käytäntöihin, koska ne ovat harvinaisia. 1. Reitin tunnus Käytössä harvoissa tapauksissa -voidaan sopia jakeluorganisaation ja jakelussa olevien lehtien kesken. 2. Laatikon tunnus Laatikon tunnuksena on yksinkertaisinta käyttää pelkkää numeroa. Tarvittaessa jakelua hoitavat organisaatiot voinevat tehdä jakajille oman vastaavuuslistan numeroista ja laatikon nimistä. Mikäli laatikkojen numerointi on tehty niin, että kahden peräkkäisen numeron omaavan laatikon väliin tulee uusi laatikko, suositetaan perättäisille laatikoille desimaalilukua erottamaan ne toisistaan. (Esim. 100 ja 101:n väliin tuleva laatikko voisi olla 100,5. Käytäntö mahdollistaa riittävän isoja lukuja käytettäessä myös kokonaislukujen käytön, mikäli näin halutaan. Esim ja 1010:n väliin voisi tulla 1005) 3. Tunnus, kun päiväkohtaisesti eri reittejä Tunnusta ei tarvitse käyttää lainkaan, jos ei ole epäselvyyttä millaisesta tilanteesta on kyse. Päiväkohtaisille eri reiteille suositetaan seuraavia kirjaintunnuksia: 4. Tunnus, kun samalla postinumeroalueella jakelua hoitaa eri organisaatioita B - arkisin L - lauantaisin S - sunnuntaisin C - viikonloppuna J - joka päivä Sovitaan jakeluorganisaatioiden ja jakelussa olevien lehtien kesken. Heittolaatikon osoitetietoa tarvitaan: Tietoja on näkyvissä: Sanomalehtien jakojärjestykseen saattamiseen (joissakin tapauksissa). Jakajille (kuskeille), jotta tietävät mistä laatikosta on kyse. Tilaajille, jotta tietävät mistä hakevat lehtensä. Laatikossa Osoitelipukkeessa (, jota tämä suositus koskee) ipun kääreessä

28 HY LM MU yhteisnoutolaatikkojakeluiden kirjaustapa (nimellinen jakelu) jokaisella jättöpaikalla 6 numeroinen numero (3 ensimm. numeroa kuntanumerosta) heittolaatikon osoite: tiennimi ja numero esim. Maisemat 1011 tai siten teiden risteys: Maantie/Poikkitie heittolaatikon numerointi: esim kimppu , - 108: kuntanumero 3 ensim. numeroa - 4. numero on meidän omaa aluejaottelu - 3 viimeistä numeroa kuvaa heittolaatikkoa (numero myös yhteisnoutolaatikossa, Manu numerotarroittanut laatikot) * koordinaatit X, Y lla esim. yhteisnoutolaatikko lenkki Hämeenkyrö R500 kokoojakimppu , yhteisnoutolaatikot ovat omia kimppuja esim (omat kohdistukset), JP = jokapäiväinen, LS = lasu jne. - lehden kulmaan tulostuu: asiakkaan nimi ja osoite, sekä yhteisnoutolaatikon numero esim tulee postituksesta ulos kuljetushierarkian mukaisesti jakojärjestyksessä

29 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Haja-asutusalueiden viikonloppujakelut Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

30 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Tilanne Pohjois-Karjalassa Postin peruspalvelussa jaetaan noin kpl Karjalaisia arkisin (n. 22 % kokonaislevikistä) Ydinlevikkialueella näille lehdille on järjestetty korvaavat lauantai- ja sunnuntaijakelut vuosina Jakelun hoitovastuu pääosin Postilla, kuntakohtaiset sopimukset Ydinlevikkialueen la-su jakeluissa lehtiä jaetaan n kpl/päivä Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

31 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Tilanne Pohjois-Karjalassa Jakelut yhteneväiset molempina päivinä; sekä lauantain että sunnuntain lehti jää samaan heittolaatikkoon Jakelua suorittavat sekä yrittäjät että työsuhteiset henkilöt Jakelun palvelutaso kello 10:00 mennessä Heittolaatikoita la-su jakeluissa noin kpl Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

32 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Heittolaatikoiden numerointi Heittolaatikot on numeroitu kunnittain niin, ettei saman kunnan alueella ole samoja numeroita Esim. Lieksa; 4 viikonloppureittiä, numerot 1-81, , , Polvijärvi, 2 reittiä, numerot 1-93, Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

33 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Tilausten kohdistuminen siakkaan (tai tilaajapalvelun) ei tarvitse tietää heittolaatikon numeroa Tilaukset kohdistuvat oikeisiin laatikoihin oikeina päivinä ainoastaan lähiosoitteen avulla Lähiosoite kirjoitetaan asiakkaan tietoihin lyhentämättömänä ilman mitään laatikkonumeroa Haja-asutusaleilla vastaavanlainen katurekisteri kuin taajamien varhaisjakeluissa Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

34 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

35 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila

36 Pohjois-Karjalan Kirjapaino -konserni Sanomalehti Karjalainen Oy Lasse Valkila