Liiketoimintatiedon hallinta Tietovarastointia, toimintaympärist vai molempia? Mika Hannula

Transkriptio

1 Liiketoimintatiedon hallinta Tietovarastointia, toimintaympärist ristöanalyysiä vai molempia? Mika Hannula

2 CPM, BI, what else? DW Internal Information Sources Performance measurement and management (BSC)? PORTALS External Inforrmation Sources Business Intelligence

3 On olemassa kolmenlaisia organisaatioita 1. Niitä,, jotka saavat asiat tapahtumaan 2. Niitä,, jotka katsovat asioiden tapahtuvan 3. Niitä,, jotka ihmettelevät, t, mitä tapahtui

4 Mitä on tietojohtaminen? Tietojohtaminen on liiketaloustieteen alue, jolla organisaatioita ja niiden toimintaa tarkastellaan tiedon näkökulmasta. n kulmasta. Tietojohtamisen opetuksessa ja tutkimuksessa on käytössä useita erilaisia paradigmoja. Tietojohtamisen tieteenalue käyttk yttää sujuvasti sekä liiketaloustieteen, tekniikan että kasvatustieteen teorioita ja näkökulmia. n kulmia. Knowledge management, business intelligence, intellectual capital, knowledge intensive business, information security management, electronization of business etc.

5 2000-luvun kilpailuympärist ristö edellyttää tietojohtamista Perinteiset tuotannontekijät t ovat kaikkien saatavilla. Kilpailijoiden tuotteiden ja osaamisen kopiointi on aiempaa helpompaa, koska tieto leviää aiempaa nopeammin. Kilpailukykyä haetaan tiedon avulla. Kilpailussa menestyy se, joka pystyy luomaan ja omaksumaan uutta tietoa ja erityisesti oppimaan muita nopeammin.

6 Mitä on liiketoimintatiedon hallinta? Liiketoimintatiedon hallinta on prosesseja ja toimintoja, joilla liiketoimintaan liittyvää tietoa kerätää ään, jalostetaan ja käytetk ytetään hyödyksi. Liiketoimintatiedon hallinnassa käytetään n sekä organisaation sisäisi isiä että ulkoisia tietolähteit hteitä.

7 2000-luvun alun toiminta- ympärist ristön n vahvat ilmiöt Tieto- ja viestintäteknologian teknologian nopea kehitys Globalisaatio Verkostoitunut toimintatapa Kellotaajuuden kasvu

8 Analyysikuilu Organisaatioiden saatavilla on koko ajan kasvava määm äärä erilaista tietoa. tiedon eri tasot ja tyyppi tiedon laatu Johto ja muu henkilöst stö tarvitsevat korkealaatuista tietoa. Ongelmana on, miten saattaa oikea tieto oikeiden henkilöiden iden saataville oikeaan aikaan. Miten tunnistaa oikea tieto? Miten jakaa se organisaatiossa?

9 Minkälaista tietoa tarvitsemme? Suurimman potentiaalisen hyödyn alue Tieto, joka on pystytty hankkimaan Tieto, joka määritellään tarpeelliseksi. Tieto, joka todella tarvitaan Mukailtu lähteestä Agilar 1967

10 Nykyisen ja tulevan ymmärt rtäminen TULEVAISUUDEN ARVIOINTI TIEDONHALLINTA Ymmärrys Tietämys Informaatio Data Kilpailu Menestystekijät Toim.ymp. vaatimukset Epäjatkuvuuskohdat NYKYISEN TILANTEEN YMMÄRTÄMINEN Kilpailu Menestystekijät Toim.ymp. vaatimukset

11 Yrityksen strateginen kuilu Ympäristö UHAT ja MAHDOLLISUUDET STRATEGINEN KUILU Organisaation kyvyt VAHVUUDET HEIKKOUDET

12 Tietokuilu ja strateginen kuilu Mitä tietoa yrityksellä pitäisi olla? Tietokuilu Mitä tietoa yrityksellä on? Mitä yrityksen pitäisi tehdä? Strateginen kuilu Mitä yritys tekee?

13 Tiedon halu ja tiedon tarve tarpeetonta halutaan tarpeellista halutaan tiedon halu tarpeetonta ei haluta tarpeellista ei haluta tiedon tarve

14 Tiedonhallinnan eri tasot Strategic Intelligence external sources wide scope summerized future oriented Tactical Intelligence Operational Intelligence internal sources narrow scope detailed history oriented

15 Liiketoimintatiedon hallinta Käsiteanalyysiä 1(3) Engl. Business Intelligence (BI) Business Intelligence on kaksijakoinen käsite. k prosessit ja toiminnot; tekeminen tiedon taso; intelligence Liiketoimintatiedon hallinta on kääk äännös BI- toiminnalle. Ei sisäll llä BI:ä tiedon tasona. Sisält ltää tiedon kerää äämisen sekä sisäisest isestä että ulkoisesta liiketoimintaympärist ristöstä.

16 Liiketoimintatiedon hallinta Käsiteanalyysiä 2(3) Euroopassa Business Intelligence on yleinen käsite. k Pohjois-Amerikassa Competitive Intelligence on yleinen käsite. k painottaa enemmän n ulkoiseen toimintaympärist ristöön n liittyvää tietoa. Business Intelligence nähdään Pohj.- Amerikassa tietojärjestelm rjestelmä-lähtöisenä käsitteenä. Suomalaiseen BI:iin liittyy ulkoistettuja palveluja, tietovarastoja, prosesseja, analyysiohjelmistoja, portaaleja jne.

17 Liiketoimintatiedon hallinta Käsiteanalyysiä 3(3) Muita kääk äännösehdotuksia kuin liiketoimintatiedon hallinta: bisnestiedonhallinta (huonoa kieltä) kilpailijatiedonhallinta (kapea) liiketoimintavakoilu tai -tiedustelu (kapea ja turhan negatiivinen) Muita intelligence-käsitteit sitteitä: competitive i., counter i., market i. jne. Käsitteellä on yhteys tiedustelutoimintaan. Tavoitteena olkoon kokonaisvaltainen näkökulma, kulma, joka lähtee l pääp äätöksentekijästä ja hänen h tietotarpeistaan.

18 Intelligence-maailma Technology intelligence Customer intelligence Competitive intelligence Market intelligence Business intelligence Competitor intelligence Counter intelligence

19 Miksi Suomen 50 suurinta yritystä harjoittavat liiketoimintatiedon hallintaa? ,0 % 35,0 % 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % 10,0 % 5,0 % 0,0 % Kasvanut tie topohja Lisääntynyt tiedon jakaminen organisaat Nopeutuneet päätöksentekoprosess Laadukkaamman tiedon saam inen päätö Kustannussäästöt Aikasäästöt Tehostunut toiminta Järkiperäistynyt tiedon kerääminen ja an Aikaistunut uhkien ja mahdollisuuksien h Jokin muu

20 Mitä 50 suurinta suomalaisyritystä tekevät? t? ,00 % 50,00 % 40,00 % 30,00 % 20,00 % 10,00 % 0,00 % Business Intelligence Competitive Intelligence Kilpailijaseuranta Knowledge Management Market Intelligence Markkinaseuranta Markkinatutkimus Jokin muu

21 Companies having organized business intelligence activity (TOP50) Teollisuus 96 % 88 % 82 % Kauppa & Palvelu 100 % 100 % 74 % ICT 100 % 100 % 100 % Kokonais 98 % 96 % 85 %

22 Tieto käsitteenk sitteenä Objekti Tieto on määm ääriteltävissä oleva kohde. Subjekti Tieto on dynaaminen prosessi. Hiljainen ja eksplisiittinen tieto

23 Tiedon jakaantuminen hiljaiseen ja eksplisiittiseen tietoon Inhimillinen viestintä ja yhdessä tekeminen Hiljainen tieto 95% Eksplisiittinen tieto 5 % kysely palaute Tietoväline kysely palaute

24 Kuinka 50 suurinta yritystä kokevat onnistuneensa inhimillisen tiedon hyödynt dyntämisessä? ,0 % 60,0 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 10,0 % 0,0 % Erinomainen hyvä Tyydyttävä Välttävä Huono

25 Tieto on perusteltu tosi uskomus Tieto vaati perustelua. Se ei siis voi perustua luuloon tai uskomukseen. Tieto on tosi. TämäT on ehdoista vaativin, koska jonkun asian näyttäminen todeksi on usein käytännössä työläst stä,, eikä se välttämättä ole edes tarkoituksenmukaista tai mahdollista.

26 Tieto Ymmärrys (understanding( understanding), käsitys k (insight), näkemys n (view( view), intelligence tai jotain muuta Tietämys (knowledge( knowledge) Informaatio (information( information) Data (data)

27 Levels of Information Summarization Level of Summarization Definition Problem Importance Decisions Approach Nature of Problem Truth Conformance to fact or reality Vital Consensus Structured and unstructured Wisdom Ability to judge soundly over time Critical Consensus Unstructured Intelligence A keen insight into understanding important relationships Extremely broad Advisory Unstructured and semistructured Knowledge Obtained from experts based on actual experience Major Advisory group Semistructured Information Structured data useful for analysis Major to minor Advisors Structured and semistructured Data Unstructured facts Minor or trivial Individual Structured Lähde: Thierauf 2001

28 Tiedon jalostaminen Tiedon jalostamisella tarkoitetaan sitä,, että isosta raakatiedosta tuotetaan pienempi määm äärä päätöksentekoa paremmin tukevaa tietoa. Data ja informaatio pyritää ään n jalostamaan tietämykseksi ja ymmärrykseksi. Ihmiset ja oikea tieto on saatettava yhteen. Tekniset välineet v auttavat tiedon siirtämisess misessä, varastoimisessa ja analysoinnissa, mutta ne eivät kuitenkaan korvaa tietämyst mystä ja ymmärryst rrystä,, jota kertyy kokemuksen kautta. Kysymys on Sekä määriteltyjen ongelmien ratkaisemisesta että uusien asioiden oivaltamisesta.

29 Päätöksenteko ja tiedon lajit Päätöksenteko eksplisiittisen tiedon varassa voi perustua sääntöihin, algoritmeihin, proseduureihin jne. Haen kaupasta maitoa, kun avaamattomia maitopurkkeja on jäljellä vähemmän n kuin kaksi kappaletta. Päätöksenteko hiljaisen tiedon varassa ei perustu em. asioihin, vaan on intuitiivista. Käyn kaupassa, kun jääj ääkaappi näyttn yttää riittävän tyhjält ltä. Eksplisiittistä tietoa voidaan tallentaa tulevia päätöksentekotilanteita varten. Päätöksentekotilanteessa käytetk ytetään n molempia tiedon lajeja. Painotukseen vaikuttavat ainakin organisaatiokulttuuri tai yksilön n ominaisuudet päätöksentekotilanne.

30 Tieto pääp äätöksenteossa ONGELMA TAI MAHDOLLISUUS Divergoiva vaihe TAUSTATYÖ UUDET NÄKÖKULMAT LUOVUUS Analyysi Konvergoiva vaihe RAJAUKSET PÄÄTTELY YHTEENVEDOT Synteesi JOHTOPÄÄTÖS KÄYTETTÄVÄ TIETO Alkup. Kuvan lähteenä Arthur Andersen. Ks. Myös Maula, Marjatta (1999) Multinational Companies as Learning and Evolving ystems. Multiple-Case Analysis of Knowledge- Intensive Service Companies.

31 Liiketoimintatiedon ulottuvuudet Käytännössä organisaation tietoa ja tietotarpeita voidaan tarkastella kolmessa ulottuvuudessa. lähde: organisaation sisäinen inen ja ulkoinen aihe: organisaation sisäinen inen ja ulkoinen tyyppi: hiljainen tieto ja eksplisiittinen tieto

32 Tietolähteet 1(2) Sisäiset iset Henkilöst stö Tietojärjestelm rjestelmät Organisaation omat tietotuotteet Ulkoiset Julkiset Tilaustyönä tuotettu tieto

33 Tietolähteet 2(2) Ulkoisia lähteitl hteitä Kumppanit Yritysten vuosikertomukset Tuote-esitteet esitteet Lehdistötiedotteet tiedotteet Lehdet (yleiset ja yritysten omat) Luottotiedot Analyysiraportit www-sivut Uutiset Messut ja muut näyttelytn Markkinointi Markkinatutkimukset Tilatut tutkimukset ja selvitykset Jne.

34 Kolme tärkeintt rkeintä tietotarvetta 50 suurimmassa yrityksessä Oma toimiala Kilpailijat Asiakkaat Prosenttia Teollisuus Kauppa ja palvelu ICT

35 Sensoriverkko tiedonsiirtovälineen lineenä Lähde: Nordman, M., Seppälä, J Taktiset AD HOC verkot. Viestimies 1/2006. s Kuva kopioitu tekijöiden luvalla

36 Esimerkkejä epäeettisest eettisestä tiedonkeruusta Tiedonkeruu työpaikkahaastatteluissa Kilpailijatiedon osto palkkaamalla väkev keä kilpailijoilta, asiakkailta tai toimittajilta vain tietoa saadaksemme Huijaus markkinatutkimuksen tai muun tutkimuksen avulla Potentiaalisena asiakkaana esiintyminen ja ylipää äätään n oman identiteetin salaaminen tiedonkeruumielessä Laittomat keinot

37 Liiketoimintatiedon hallinnan prosessi 7. Vaihtoehtojen muotoilu 8. Päätöksenteko 6. Analysointi ja seuranta KÄYTTÖ 9. Muutokset toiminnassa 5. Hyötykäyttö 5. Käyttö 4. Käyttöönotto 1. Tietotarve ja määrittely TOTEUTUS 2. Tiedon tunnistus 3. Työkalujen ja menetelmien valinta

38 Tekniset ratkaisut Keskeisenä elementtinä on yleensä tietovarasto. Yksittäisten isten sovellusten operatiiviset tietokannat eivät t yleensä sovellu riittävän syvällisten analyysien kohteiksi. Tietovarasto mahdollistaa eri lähteistl hteistä kerätyn tiedon yhdistämisen. Muita tärkeitt rkeitä sovelluksia ovat mm. analyysi- ja raportointiohjelmat sekä portaalit.

39 Tietovarasto liiketoimintatiedon hallinnassa OPERATIIVISET TIETOKANNAT Toiminnanohj. T&K Henkilöstöhall. Asiakk. hall. Toim.ketjun hall. TIETOTEKNISET SOVELLUKSET Tietovarasto(t) Tiedonhallinnan järjestelmät Intranet KÄYTTÖ Analyysit Ymmärrys Näkemys Uudet ideat UUSI TIETO Taloushallinto

40 (e)business Business Architecture User data warehouse CRM SCM Internal Accounting ERP HR hardware software data networks people Adapted from Farhoomand, A. 2005

41 Tietojärjestelm rjestelmät t ja organisaation tietotarpeiden tyydyttäminen Korkea Korkeat Toiminnallisuus Joustavuus Ad hoc kyselyt Muokattavat raportit Kustannukset Matala Vakioraportit Matalat

42 Liiketoimintatiedon hallinnan investointien arvioitu kehitys TOP % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Kasvavat huomattavasti Kasvavat hieman Pysyvät samansuuruisina Pienenevät hieman Pienenevät huomattavasti

43 Toimivan liiketoimintatiedon hallinnan edellytykset Business Intelligence ei ole tietojärjestelm rjestelmä. Pelkkä tekninen toteutus ei riitä. Panostaminen muutosjohtamiseen. Tarpeen osoittaminen Selkeä visio Onnistuneiden kokemusten varmistaminen Älä hellitä,, ennen kuin muutos on tapahtunut. Johdon tuki, kuten kaikessa muussakin.

44 Hullut vievät t maailmaa eteenpäin, viisaat pitävät t sitä pystyssä.