Oikaisuvaatimus arkistomateriaalin tuhoamispalvelujen hankinnasta

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Oikaisuvaatimus arkistomateriaalin tuhoamispalvelujen hankinnasta KH 16 Hankintapäätös Kaupungin keskushallinto on pyytänyt HILMA-palvelussa julkaistulla hankintail moituksella tarjouksia tarjouspyynnössä sanottujen toimipisteiden arkistomateriaalin tuhoamispalvelusta hankintakaudelle Kohteisiin saattaa tarjouspyynnön mukaan hankintakauden aikana tulla muutoksia. Hankintakauden jatkamiseen tarjouspyynnön mu kaisilla ehdoilla yhdellä vuodella varattiin mahdollisuus. Ratkaisu hankintakauden jatkamisesta tehdään viimeistään elokuussa Hankinnan kustannusten arvioitiin olevan hankintakaudelta ja optiovuodelta yhteensä noin euroa eli noin euroa vuodessa. Palveluun kuuluu keräysastioiden nouto sisätiloista, palauttaminen, sekä tyhjennys, tuhoami nen ja kuljetukset. Astioissa mahdollisesti käytössä oleva cd- ja dis kettilokeron tyhjennys sisältyy hintaan. Tarvittaessa materiaali kerä tään hyllystä, ja käyttökelpoiset mapit voidaan palauttaa takaisin. Keräysastiat tyhjennetään pyydettäessä; kuitenkin niin, että jokaisen toimipisteen astiat tyhjennetään vähintään yhden kerran vuodessa. Paperi, pahvi sekä sähkö- ja elektroniikkaromu toimitetaan käsittelyn jälkeen uudelleen käyttöön. Jos tarjous tehdään yhteenliittymänä, tarjouksessa tuli ilmoittaa yhteenliittymään kuuluvat yrittäjät, yhteyshenkilö, ja miten palveluntuotanto järjestetään yrittä jien kesken. Kaikki yhteenliittymässä mukana olevat yrittäjät allekir joittavat tarjouksen ja ovat vastuussa tarjouksesta. Tarjous tuli tehdä tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen. Ilman arvonlisäve roa ilmoitettava tarjoushinta sisältää astiavuokran. Lomakkeessa sa nottuihin kohteisiin varattiin hankintakauden aikana mahdollisuus muutoksiin. Lisäksi pyydettiin ilmoittamaan tuhottavan sähkö- ja elektroniikkaromun (Ser-romu) tyhjen nyksen ja muun sähkö- ja elektroniikkaromun tyhjennyksen hinta. Tarjouspyyntö ja tarjousasiakirjat julkaistiin kaupungin internet-sivuilla kohdassa ajankohtais ta/julkiset hankinnat. Osatarjousta tai vaihtoehtoista tarjousta ei voi nut tehdä eikä alihankintaa hyväksytty. Tarjouksen tekijä sitoutui tar jouksen jättäessään tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouspyynnön kohdassa "Hankintapäätöksen tekemisen perusteet" sanottiin, että tarjous pyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin. Tarjouksen kokonaishinta saadaan laskemalla toimipisteiden astioi den yhden tyhjennyskerran tyhjennysten

2 yhteissumma. Mikäli hin naltaan edullisimpia tarjouksia on enemmän kuin yksi, valitaan pal veluntuottaja niistä arpomalla. Tarjouspyynnöstä saatiin kysymys, joka koski Ser-romun lajikkeita ja hinnoittelua. Vastaukse na kysyjälle ilmoitettiin, että Ser-romun hinta ei vaikuta kilpailun lop putulokseen. Tämä ilmoitettiin samalla tarkennuksena kaupungin in ternet-sivulla Suomenkieliset tarjoukset tuli toimittaa Äänekosken kaupungille viimeistään kello 12. Määräaikaan saatiin tarjous Arsilppu Oy:ltä sekä Paperinkeräys Oy:n ja Keski-Suomen Tavaralähetit Oy:n yhteenliittymältä. Tarjoa jien todettiin täyttävän tarjouspyynnön kelpoisuusvaatimukset ja tar jousten täyttävän tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset. Hallintojohtaja päätti , että kaupungin arkistomateriaalin tuhoamispalvelujen tuottajaksi hankintakaudeksi valitaan Yhteenliittymä Pa perinkeräys Oy ja Keski-Suomen Tavaralähetit Oy. Yhteenliittymän vertailuhinta eli toimipisteiden astioiden yhden tyhjennyskerran tyhjennysten yhteissumma oli ja Arsilppu Oy:llä Oikaisuvaatimus Arsilppu Oy on tehnyt päätöksestä oikaisuvaatimuksen, joka on saapunut Oikai suvaatimuksesta on sähköpostilla ilmoitettu hankintalain 81 :n mukaisesti palveluntuottajaksi valitun yhteenliittymän ilmoitta malle yhdyshenkilölle. Oikaisuvaatimuksessa ei ole mainintaa asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväk si. Arsilppu Oy vaatii, että hankintapäätös on ensisijaisesti oikaistava siten, että Arsilppu Oy vali taan arkistomateriaalin tuhoamispalvelujen tuottajaksi hankintakau deksi Toissijaisesti vaaditaan, että hankintamenettely palautetaan valmisteluun ja tarjouspyyntöä tarkennetaan oikaisuvaa timuksessa tarkemmin sanotulla tavalla. Hankintalain hankintaoikaisua koskevat säädökset Hankintayksikkö voi 80 :n mukaan itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaiku tuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudel leen (hankintaoikaisu) jos päätös tai muu hankintamenettelyssä teh ty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virhee seen. Päätöksen tai ratkaisun korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Päätöstä tai ratkaisua ei kuitenkaan voida korjata han kintaoikaisuna, jos hankintasopimus on tehty. Hankintayksikön on 81 :n mukaan ilmoitettava hankintaoikaisun vi-

3 reilletulosta välittömästi niille, joita asia koskee. Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä hankintaoikaisun tekemistä tai hankintaoikaisun käsittelyä. Hankintaoikaisuvaatimuksen perustelut keskeisiltä osiltaan Yhteenliittymä Perusteluina Arsilppu Oy esittää, että Paperinkeräys Oy:n ja Keski-Suomen Tavaralähetit Oy:n yhteenliittymän tarjousta ei olisi tullut lainkaan käsitellä ja huo mioida eikä sen tarjous täytä tarjouspyynnön ehtoja. Kyseessä on pienen hankinnan kilpailutus, joten yhteenliittymän salliminen tarjouspyynnössä on perusteetonta ja hankintalain tarkoituksen vastaista. Yhteenliitty män tarjous ei ole tarjouspyynnön ehtojen mukainen myöskään ali hankinnan osalta. Tarjouspyynnössä on nimenomaan asetettu eh doksi, että alihankintaa ei käytetä. Yhteenliittymä kuitenkin tarjouk sessaankin jo mainitusti käyttää tuhoamispalvelussa alihankkijaa Encore Turvapalvelua. Toiseksi yhteenliittymässä kuljetuksista huo lehtiva Keski-Suomen Tavaralähetit hoitaa kuljetuksensa alihankki joiden, ulkopuolisten itsenäisinä yrittäjinä toimivien autoilijoiden ja yhtiöiden kautta. Lisäksi Encore Turvapalvelu ei ole allekirjoittanut tarjousta. Alihankinta Alihankinnan kieltäminen on ollut perusteltua ja oikein nimenomaan siksi, että kyse on osin hyvinkin arkaluontoisen materiaalin tuhoamisesta. Onkin paitsi tar jouspyynnön ehtojen vastaista myös tietoturvallisuutta vaarantavaa valita tarjoaja, joka hoitaa kuljetukset lukuisten alihankkijoiden toi mesta. Paitsi, että jo alihankkijoita on useita, niin lisäksi alihankkijoil la on lukuisia työntekijöitä, vaihtuvia kuljettajia jne. Tietoturvallisuutta ei voi turvata alihankkijoiden hoitaessa kuljetukset. Tarjouspyyntö ja vertailu Vertailuperuste on alkuperäisen tarjouspyynnön mukaan kokonaishinta. Tarjouspyynnön mu kaan hankittavaan palveluun kuuluu paitsi paperien ja pahvin nouto ja hävitys myös SER-romun tuhoaminen. Tarjouspyynnössä nimen omaan vaaditaan ilmoittamaan myös SER -romun tuhoamisen hinta. Hankintayksikkö on hankintapäätöksen mukaan tiedottanut kaupun gin internetsivuilla, että SER-romun hinta ei vaikuta kilpailun loppu tulokseen. Ilmoitus on ristiriidassa tarjouspyynnössä ilmoitettuun. Hankintayksiköllä ei ole ollut mitään oikeutta valita tarjousta huo mioimatta tarjouksissa ilmoitettuja SER-romun hävityksen hintoja. Alkuperäisen tarjouspyynnön tarkentaminen on mahdollista vain uu della tarkennetulla tarjouspyynnöllä, jolla pitää pyytää uudet tarjouk set ja antaa tarjoajille todellinen mahdollisuus korjata vanhoja tar jouksia. Tarjouspyynnön keskeistä osaa muuttava maininta kaupun gin internetsivuilla ei oikeuta tekemään valintapäätöstä huomioimat ta SER -astioiden tyhjennyksen hintaa. Mikäli

4 SER-romua ei tule tyh jennettäväksi joka kerta tarjouspyyntö on ollut epäselvä ja hankinta menettely ja tarjouskilpailu uusittava siten, että tarjouksessa huo mioidaan SER-romun tyhjennyskertojen määrä ja SER romun kus tannus arvioiduilla määrillä otetaan huomioon verrattaessa tarjous ten edullisuutta. Toimintatapa Yhteenliittymän tarjous ei sisällä tarjouspyynnössä mainittua materiaalin hyllyistä keräämistä ja käyttökelpoisten mappien palauttamista vaan ainoastaan astioi den tyhjennyksen. Arsilpun tarjous sisältää myös ko. materiaalin ke räämisen hyllyistä ja mappien palauttamisen. Se on huomattava ja iso työ, koska kaupungilla on useita arkistoja ja osa mm. sijaitsee hissittömissä pohjakerroksissa. Jätettyjen tarjousten perusteella ei siis tosiasiassa voi arvioida tarjousten edullisuutta, koska tarjoukset eroavat em. tavoin sisällöltään. Ero perustuu siihen, että tarjous pyyntö on epäselvä materiaalin hyllyistä keräämisen osalta. Hankintayksikön vastine oikaisuvaatimukseen Yhteenliittymä Hankintalain 61 :n mukaan toimittajat saavat tehdä tarjouksia tai ilmoittautua ehdokkaaksi ryhmittymänä. Tarjouspyynnössä nimenomaisesti sallittiin palvelun tarjoaminen yhteenliittymänä. Alihankinta Encore Turvapalvelu -nimistä yritystä, kuten myöskään yhteenliittymän tarjouksessa sanottua Encore Tietoturvapalvelu -nimistä yritystä, ei yritys- ja yhteisötietojär jestelmä YTJ tunne, joten sitä ei tarjouksia analysoitaessa katsottu alihankkijaksi. Tarjouspyyntö ja vertailu Hankintalain 69 :n tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että sen perusteella voidaan an taa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tar jouspyynnössä on ilmoitettava myös muut tiedot, joilla on olennaista merkitystä hankintamenettelyssä ja tarjouksen tekemisessä. Hankintalain 70 :n mukaan on varattava hankinnan laajuus ja laatu huomioon ottaen koh tuullinen aika tarjousten tekemiseen. Tarjous tuli tehdä tarjouspyynnön liitteenä olevaan tarjouslomakkeeseen. Ilman arvonlisäve roa ilmoitettava tarjoushinta sisältää astiavuokran. Lomakkeessa sa nottuihin kohteisiin varattiin hankintakauden aikana mahdollisuus muutoksiin. Lisäksi pyydettiin ilmoittamaan tuhottavan sähkö- ja elektroniikkaro-

5 mun (Ser-romu) tyhjen nyksen ja muun sähkö- ja elektroniikkaromun tyhjennyksen hinta. Tarjouspyynnön kohdassa "Hankintapäätöksen tekemisen perusteet" sanottiin, että tarjous pyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valitaan hinnaltaan edullisin. Tarjouksen kokonaishinta saadaan laskemalla toimipisteiden astioi den yhden tyhjennyskerran tyhjennysten yhteissumma. Mikäli hin naltaan edullisimpia tarjouksia on enemmän kuin yksi, valitaan pal veluntuottaja niistä arpomalla. Tarjouspyynnöstä saatiin kysymys, joka koski Ser-romun lajikkeita ja hinnoittelua. Kysyjälle vastattiin , että Ser-romun hinta ei vaikuta kilpailun loppu tulokseen. Tämä ilmoitettiin myös tarkennuksena kaupungin inter net-sivulla Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista valittiin hinnaltaan edullisin. On mahdollista, että tarjouspyynnön ja sen liitteen muotoilut eivät olleet riittävän selviä ja yk siselitteisiä. Kysymykseen annettu vastaus ja vastauksen julkaisemi nen kaupungin internet-sivulla eivät perättäisinä päivinä tehtyinä mahdollisesti kohdelleet tarjoajia tasapuolisesti. Vastaaminen kol mea päivää ja vastauksen julkaiseminen internet-sivulla vain kahta päivää ennen tarjousten jättämisajan päättymistä on tapahtunut koh tuuttoman myöhään. Toimintatapa Yhteenliittymän tarjouksen mukaan palvelutuotanto järjestetään siten että Keski-Suomen Ta varalähetit Oy hoitaa astioiden toimitukset ja varastoinnin, kuljetuk set sekä täysien astioiden noudot asiakkaalla. Paperinkeräys Oy vastaa lukoista, astioiden kunnosta, materiaalin hävityksestä, lasku tuksesta sekä raportoinnista. Kaikki tuhottava aineisto kuljetetaan koko turvaketjun ajan lukituissa turvasäiliöissä, umpikorisella autolla. Luottamuksellisen aineiston kanssa tekemisiin joutuvat turvakuljetta jat ja palveluhenkilöt ovat tehneet kirjallisen vaitiolositoumuksen. Yh teenliittymän tarjouksesta ei käy ilmi, että kuljetuksissa käytettäisiin alihankkijoita. Hankintayksiköllä ei ole ollut aihetta epäillä, että yhteenliittymä ei tuottaisi palvelua tarjous pyynnössä edellytetyllä tavalla. Yhteenliittymä vahvisti tarjouksensa olevan tarjouspyynnön mukainen. Yhteenveto vastineesta Oikaisuvaatimuksen yhteenliittymää, alihankintaa ja toimintatapaa koskevat väitteet eivät an na aihetta muuttaa tehtyä päätöstä. Tarjouspyynnön muotoilut eivät olleet riittävän selviä ja yksiselitteisiä. Tarjouspyynnön johdosta tehtyyn kysymykseen annettu vastaus ja vastauksen julkaiseminen kaupungin internet-sivulla eivät perättäisi-

6 Hallintojohtajan ehdotus: nä päivinä tehtyinä kohdel leet tarjoajia tasapuolisesti. Kysymykseen vastaaminen kolmea päivää ja vastauksen julkaiseminen internet-sivulla vain kahta päivää ennen tarjousten jättämisajan päättymistä on tapahtu nut kohtuuttoman myöhään. Hankintayksikön esitys Keskushallinto esittää, että edellä yhteenvedossa sanotuilla perusteilla kaupunginhallitus hy väksyy oikaisuvaatimuksen ja keskeyttää hankinnan sekä päättää, että hankinta kilpailutetaan uudelleen ja päättynyttä hankintasopi musta jatketaan väliaikaisesti siihen saakka, kun hankinta on kilpai lutettu uudelleen ja hankintapäätös on saanut lainvoiman. (Valmistelu Heli Möller, Liisa Kautto ja Tuomo Hakala) Kaupunginhallitus päättää, että 1. edellä sanotuilla perusteilla oikaisuvaatimus hyväksytään, 2. hankinta keskeytetään, 3. hankinta kilpailutetaan uudelleen ja 4. päättynyttä hankintasopimusta jatketaan vä liaikaisesti siihen saakka, kun hankinta on kilpai lutettu uudelleen ja hankintapäätös on saanut lain voiman. Päätös: Hyväksyttiin