PaKaste, Rovaniemi Dokumentoinnin kehittäminen Päivi Sinko, Helsingin yliopisto, Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

Transkriptio

1 Mitä laki sanoo sosiaalityön dokumentoinnista? PaKaste, Rovaniemi Dokumentoinnin kehittäminen Päivi Sinko, Helsingin yliopisto, Koulutus- ja kehittämiskeskus Palmenia

2 Lähtökohta: Kirjaaminen ei ole ylimääräinen toinen työ vaan olennainen osa asiakasprosessin hoitamista, keskeinen k osa itse asiakastyötä. Työ ei ole tehty ennen kuin se on kirjattu. Palmenia

3 Dokumentointi asiakasprosessin osana Dokumentoitu työ tekee mahdolliseksi toiminnan suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan viranomaistoimintaa on voitava arvioida ja kontrolloida Varmistaa eri osapuolten oikeusturvan. Ajan tasalla olevat asiakirjat havainnollistavat asiakastyötä prosessina niin asiakkaille, kollegoille kuin päätöksentekijöillekin. Palmenia

4 Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa. Opastusta asiakastiedon käyttöön ja kirjaamiseen. Sosiaalialan tietoteknologiahanke. Palmenia

5 Hallintolaki 2003: hyvän hallinnon periaatteet ja hallintomenettely Määrittelee viranomaistoiminnan perusperiaatteet ja toimintatavat (koskee myös yksityisiä, jotka hoitavat julkisia tehtäviä) Sääntelee asian vireille tuloa, selvittämistä ja päätöksentekoa Hallinnossa asioivia on kohdeltava tasapuolisesti ja viranomaiselle i kuuluvaa toimivaltaa i saa käyttää yksinomaan lain mukaan hyväksyttäviin tarkoituksiin. Toimien on oltava puolueettomia ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään nähden. (HL 6, myös PL) Puolueettomuus, asianmukaisuus, neuvontavelvollisuus, asian käsittely viivytyksettä, kielenkäytön selkeys ja ymmärrettävyys, velvollisuus antaa kirjallinen päätös, päätöksen perustelemisvelvollisuus, oikeus asiamiehen tai avustajan käyttöön, kuuleminen jne. Palmenia

6 Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000) Koskee sekä viranomaisten että yksityisten järjestämää sosiaalihuoltoa Yleislaki, sisältää sosiaalihuollon keskeiset menettelysäännökset Hyvän palvelun ja kohtelun turvaaminen Tavoitteena vahvistaa asiakkaan osallisuutta ja itsemääräämisoikeutta informointivelvoite asiakkaan oikeuksista ja velvollisuuksista asiakkaan toiveet ja erityistarpeet, palvelusuunnitelma salassapito, vaitiolo, tietojen saaminen ja luovuttaminen Palmenia

7 Lastensuojelulaki 33 Asioiden kirjaaminen Lastensuojelun työntekijöiden tulee merkitä lasta tai nuorta koskeviin k asiakasasiakirjoihin i ki ihi lastensuojeluasian l 26 :n 1 momentissa tarkoitetusta vireille tulosta lähtien kaikki lapsen tai nuoren tarvitsemien lastensuojelutoimenpiteiden järjestämiseen vaikuttavat tiedot sekä toimenpiteiden suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan kannalta tarpeelliset tiedot. Lastensuojelun asiakasasiakirjojen laatimisesta voidaan antaa tarkempia säännöksiä sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella. Palmenia

8 Mitä ja miten kirjataan? Arkaluonteiset henkilötiedot (henkilötietolaki) esim. henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia koskevat tiedot. Oikeus arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyyn on henkilötietolailla rajattu tilanteisiin, joissa lainsäätäjä on katsonut tietojen käsittelyn rekisterinpitäjän toiminnan ja tehtävien kannalta välttämättömäksi. Kaikista sosiaalipalvelua hakevista ja käyttävistä ihmisistä saa kirjata asiakastietoja. Tarpeettomia ja perusteettomia tietoja ei saa kirjata Palmenia

9 Mitä kirjataan? Työntekijä saa kirjata ainoastaan sellaisia tietoja, jotka ovat kunkin henkilörekisterin käyttötarkoituksen (esimerkiksi päihdehuollon toteuttaminen, toimeentulotuen myöntäminen) kannalta tarpeellisia. Kun työntekijän näkemys tilanteesta on erilainen kuin asiakkaan, on tärkeää, että asiakirjaan kirjataan erilaiset näkemykset. Työntekijän tulee pystyä perustelemaan omat näkemyksensä. Palmenia

10 Tarpeellisuusvaatimus Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa -opas: Sitä, milloin sosiaalihuollossa asiakkaan väkivaltaista käyttäytymistä koskevaa tietoa voidaan tallettaa asiakasrekistereihin, tulee arvioida henkilötietolain 9. :n tarpeellisuusvaatimuksen ti kannalta. Tapauskohtaisesti ti tulee arvioida, onko tällainen tieto tarpeellinen kyseisen asiakkaan palvelun tarpeen arvioimisessa tai palvelun antamisessa. Jos tieto on tarpeellinen, se voidaan tallettaa asiakasrekisteriin. Palmenia

11 Asiakaslaki 13 Informointi tietojen käsittelystä Ennen kuin asiakas tai hänen edustajansa antaa sosiaalihuollon järjestäjälle ja toteuttajalle tietoja, hänellä on oikeus saada tietää, miksi hänen antamiaan tietoja tarvitaan, mihin tarkoitukseen niitä käytetään, mihin niitä säännönmukaisesti luovutetaan sekä minkä henkilötietolaissa tarkoitetun rekisterinpitäjän henkilörekisteriin tiedot talletetaan. Asiakkaalle ja hänen lailliselle edustajalleen on annettava a tieto siitä, miten hän voi käyttää henkilötietolaissa tarkoitettuja oikeuksiaan, jollei asiakas ole jo saanut tätä tietoa. Palmenia

12 Mitä ja miten kirjataan? Hallintolaki 9.1 : Viranomaisen on käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää ää kieltä. Päätösasiakirjoissa on tärkeää säilyttää kohtelias ja asiallinen tyyli Palmenia

13 Kohtelias ja asiallinen tyyli Eduskunnan oikeusasiamies on antanut huomautuksen sosiaalihuollon työntekijälle pelkän etunimen käyttämisestä toimeentulotukipäätöksessä (3072/4/05) EOA: Kantelija piti virkailijan suhtautumista epäasiallisena tämän kehottaessa naureskellen häntä hakemaan oikaisua päätökseen. Olen (...) kiinnittänyt huomiota siihen, että päätökset oli perusteltu lähes poikkeuksetta aloittamalla päätös: "(Kantelijan etunimi) maksettu työmarkkinatukea... En pidä hyvän hallinnon mukaisena sitä, että viranomainen virallisissa päätöksissä kutsuu asiakasta etunimellä. Virkakielen asiallisuus edellyttää, että kirjallisissa asiakkaan oikeutta koskevissa päätöksissä asiakas yksilöidään hänen etu- ja sukunimellään. + Asiakaslain 4 : oikeus hyvään sosiaalihuoltoon ja hyvään kohteluun Palmenia

14 Epäasiallinen merkintä lasten- suojelun asiakaskertomuksessa Eduskunnan oikeusasiamies kiinnitti sosiaalityöntekijän ja kunnan sosiaalitoimen huomiota asiakaskertomuksen merkintöjen asiallisuuteen (1163/4/00) A katsoo lastensuojelun asiakaskertomuksen sisältävän häntä loukkaavia lausumia. Esimerkkinä hän mainitsee merkinnän ymmärrystä vai täyttä ymmärrystä vailla?. Viranomaisen on hyvän hallintotavan mukaan käytettävä asiallista, selkeää ja ymmärrettävää kieltä. Kielenkäytön asiallisuus merkitsee käsitykseni mukaan muun muassa sitä, ettei hallinnon asiakkaaseen kohdisteta loukkaavia tai halventavia sanontoja tai ilmaisuja. Tämä vaatimus koskee luonnollisesti myös viranomaisen asiakirjoissa käytettyä kieltä. (...) Pidän kyseistä kirjausta sanavalinnaltaan epäasiallisena huolimatta siitä, että siihen ei ole sosiaalityöntekijän mukaan sisältynyt y minkäänlaista loukkaamisen tarkoitusta. Palmenia

15 Asiallinen kielenkäyttö myös sisäisessä viestinnässä Eduskunnan oikeusasiamiehen päätös 2553/4/08 Kantelija oli saanut päätöksen mukana sosiaalityöntekijän toiselle työntekijälle lähettämän viestin, jossa tämä totesi muun ohella, että asiakas valehtelee. Sosiaalityöntekijän mukaan näin suorasukainen ilmaisu johtui kovan työkiireen aiheuttamasta stressistä. EOA: Hallintolain asiallisen kielenkäytön vaatimus koskee kaikkea viranomaistoimintaa, myös virkamiesten sisäistä kirjeenvaihtoa asiakkaan a aa asioissa. ssa Sisäisessäkin sessä viestinnässä tulee välttää ää sellaisia s a puhekieleen kuuluvia ilmaisuja, joilla voi olla moraalisiin kannanottoihin viittaavia sivumerkityksiä. Palmenia

16 Oikeus saada kirjallinen päätös Perustuslaki 21 Oikeusturva Jokaisella on oikeus saada asiansa käsitellyksi asianmukaisesti ja ilman aiheetonta viivytystä lain mukaan toimivaltaisessa tuomioistuimessa tai muussa viranomaisessa sekä oikeus saada oikeuksiaan ja velvollisuuksiaan koskeva päätös tuomioistuimen tai muun riippumattoman lainkäyttöelimen käsiteltäväksi. Käsittelyn julkisuus sekä oikeus tulla kuulluksi, saada perusteltu päätös ja hakea muutosta samoin kuin muut oikeudenmukaisen k i oikeudenkäynnin kä i ja hyvän hallinnon takeet t turvataan lailla. Palmenia

17 Oikeus saada kirjallinen päätös Muistettava: myös suullinen hakemus on hakemus!! hakemukseksi k k katsottava tt yhteydenotto tt Suullinenkin hakemus on kirjattava asiakirjaan Sosiaalihuollon järjestämisen tulee perustua viranomaisen tekemään päätökseen Asian tultua vireille etuudesta tai palvelusta päättävälle viranomaiselle syntyy velvollisuus käsitellä hakemus viivytyksettä ja antaa sitä koskeva päätös. Palmenia

18 Apulaisoikeuskanslerin päätös 857/1/05: Oikeus kirjalliseen päätökseen Sosiaalityöntekijä oli ilmoittanut kertoneensa sosiaalihuollon asiakkaalle, ettei tämän kannattanut hakea vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista annetun lain (vammaispalvelulaki) mukaista kuljetuspalvelua, koska sosiaalityöntekijän päätös tulisi olemaan kielteinen. Apulaisoikeuskansleri viittasi sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (asiakaslaki) 5 :ään ja totesi, ettei ollut lainkohdassa tarkoitetun selvittämisvelvollisuuden mukaista ilmoittaa asiakkaalle, ettei kuljetuspalvelua kannattanut lainkaan hakea, koska sosiaalityöntekijän arvion mukaan asiakas ei ollut vammaispalvelulain tarkoittama vaikeavammainen ja hänen päätöksensä tulisi siten olemaan kielteinen. Asiakkaan perustuslain mukainen oikeusturva edellytti, että hänelle kerrotaan mahdollisuudesta jättää etuaan ja oikeuttaan koskevassa asiassa hakemus ja oikeudesta saada siihen hallintolain 43 :n 1 momentissa tarkoitettu kirjallinen päätös, jotta hän voi käyttää lainmukaisia muutoksenhakukeinoja. Osasto / Henkilön nimi /

19 Oikeus saada perusteltu päätös Päätöksen perusteleminen on yksi oikeusturvan peruspilareista ja keskeinen osa hyvää hallintoa Lakiin perustuva valta - mielivalta Kaikessa julkisessa toiminnassa on noudatettava tarkoin lakia (PL) ei riitä, että toiminta on laillista, sen tulee myös näyttää lailliselta! Asianosaiselle tulee selvitä päätöksen perusteluista, miksi kyseiseen lopputulokseen on päädytty ja mitä lainkohtia on sovellettu (HL 44 ja 45 ) Miksi? Palmenia

20 Tietojen korjaaminen Henkilötietolaki 29 Viranomaisen tulee asiakkaan vaatimuksesta tai oma-aloitteisesti ilman aiheetonta viivytystä korjata, poistaa tai täydentää virheelliset tiedot Jos viranomainen kieltäytyy tiedon korjaamisesta, tulee tästä antaa asiakkaalle kirjallinen todistus. Todistuksen avulla asiakas voi viedä asian tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. Todistuksessa on mainittava ne syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei ole hyväksytty. Kieltäytymistodistuksesta tulee ilmetä jokaisen vaatimuksen osalta, miksei i tietoja t ole korjattu. Palmenia

21 Tietojen korjaaminen Henkilötietolain mukaisena tiedonkorjaamisasiana ei voida korjata viranomaisen tai tuomioistuimen päätöksen sisältöä. Myöskään annettuja lausuntoja, kuten esimerkiksi lääkärinlausun-toa tai sosiaaliviranomaisen käräjäoikeudelle antamaa lausuntoa, ei voida muuttaa jälkeenpäin henkilötietolain mukaisena tiedonkorjaamisasiana. Hallintopäätös voidaan hallintolain mukaan korjata tai se voidaan purkaa tai tehdä kokonaan uudelleen, jos siinä on asiavirhe, kirjoitustai laskuvirhe tai muu näihin verrattava selvä virhe. Palmenia

22 Tietojen saaminen ja luovuttaminen Asiakaslaki 28 : Asiakirjoihin tulee aina tehdä merkintä, jos tietoja saadaan jostain muualta tai niitä annetaan jonnekin muualle. Merkinnästä tulee ilmetä mitä tietoja on luovutettu, milloin, kenelle ja millä perusteilla Palmenia

23 Huolellisuus saadun suostumuksen kirjaamisessa Eduskunnan oikeusasiamiehen päätös EOA 548/4/04 Sosiaalityöntekijä oli kertonut lapsen isoäidille lasta koskevan terveystiedon. Lapsen äiti oli aiemmin kertonut sosiaalityöntekijälle haluavansa kertoa lastaan koskevia terveystietoja isoäidille. Asiakirjoista ja saaduista selvityksistä ei kuitenkaan suoraan ilmennyt, että lapsen äiti olisi antanut sosiaalityöntekijälle nimenomaisen i suostumuksen kertoa lasta koskeva k terveystieto ti t isoäidille. OA kiinnitti sosiaalityöntekijän huomiota erityiseen tarkkaavaisuuteen salassa pidettävien tietojen antamisessa ja niiden luovuttamiseen saadun suostumuksen kirjaamisessa. Palmenia

24 Muistiinpanot Sosiaalityöntekijän muistiinpanot ovat osa asiakasasiakirjaa. Jos muistiinpanot kirjoitetaan puhtaaksi, ts. niiden merkityssisältö siirretään kokonaisuudessaan joko osaksi kirjoitettavaa lausuntoa tai asiakaskertomukseen ja muistiinpanot hävitetään tämän jälkeen, niitä ei tarvitse luovuttaa asiakkaalle. Jos työntekijä säilyttää muistiinpanoja puhtaaksi kirjoittamatta ja käyttää niitä päätösten tai ratkaisujen tekemiseen, asiakkaalla on oikeus tutustua niihin. Palmenia

25 Lastensuojelulaki 20.1 Lapsen mielipiteen selvittäminen ja kuuleminen Lastensuojelua toteutettaessa on selvitettävä lapsen toivomukset ja mielipide sekä otettava ne huomioon lapsen iän ja kehitystason edellyttämällä tavalla. Lapsen mielipide on selvitettävä hienovaraisesti sekä siten, että tästä ei aiheudu tarpeettomasti haittaa lapsen ja hänen vanhempiensa tai muiden läheisten ihmisten välisille suhteille. Lapsen mielipiteen selvittämisen tapa ja pääasiallinen sisältö on kirjattava lasta koskeviin k asiakasasiakirjoihin. Näkyykö lapsi lastensuojelun asiakirjoissa? Entä muissa sosiaalihuollon asiakirjoissa? Palmenia