Henkilöstön arvoa kuvaavien tunnuslukujen kehittämishanke

Transkriptio

1 Henkilöstön arvoa kuvaavien tunnuslukujen kehittämishanke Marja Liisa Manka, FT, professori Kirsi Heikkilä Tammi, KT, ohjelmajohtaja Tampereen yliopisto Johtamiskorkeakoulu Työhyvinvointi 11

2 Makrotason tavoitteita henkilöstö ja eläköitymismenoja koskevan kustannustietoisuuden lisääminen kunta alan tuloksellisuuden ja työhyvinvoinnin laadun yhteyden vahvistaminen edistää henkilöstö ja palkkahallinnon tietojärjestelmien kehittämistä sellaisiksi, että niistä saa helposti mittareiden seurantaan tarvittavia tietoja. Keskeiset mittarit liittyvät henkilöstökuvaan, työajankäyttöön ja työvoimakuluihin sisältäen myös sairauspoissaolot mahdollistaa tunnuslukujen vertailtavuutta kuntien kesken hyödyntää hankkeen tuotoksia ja kokemuksia kunta alan henkilöstöraporttisuosituksen uudistamistyössä edistää hyvien käytäntöjen syntymistä, joissa tulostiedon hyödyntämisellä saadaan tartuttua tärkeisiin kehittämisen kohteisiin eli siirtymään tietämys käytännön toimiksi Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 2

3 Mikrotason tavoitteita määrittää keskeisimmät henkilöstö työhyvinvointi ja eläköitymiskulut sekä laatia niihin tunnusluvut, jotka perustuvat kunnan strategisiin tavoitteisiin määrittää sellaiset mittarit, joiden kehitystä voidaan seurata pidemmällä aikavälillä ja ennakoida tulevia kehityssuuntia ja jotka tukevat kunnan strategista johtamista laatia yksikkökohtaiset työhyvinvoinnin kehittämissuunnitelmat osatavoitteina on mm. henkilöstön sitoutuminen ja oppimisprosessi, jolla mahdollistetaan kaikille saman kielen muodostaminen, työvoimakustannusten hallinta, tunnuslukujen analysoinnin tukeminen ja myös kuntien keskinäisen vertailun parantaminen Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 3

4 Toteutussuunnitelma kesto syksy 2009 kevät 2011 mukana 9 kuntaa/kuntayhtymää, joista yhteensä 15 pilottiyksikköä nk. verkostojäseniä, jotka pidetään tietoisena hankeen etenemisestä ja tuloksista, 23 kpl valtakunnalliset ja alueelliset seminaarit etäohjaus/tuki mittareista ja työhyvinvoinnista pilottiyksiköiden oma työskentely ja oppiminen lisäksi tunnuslukutyöryhmä perustettiin tekemään yhteenvetoa Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 4

5 HAKU Prosessi PILOTIT HELSINGISSÄ PILOTIT TAMPEREELLA Hanke esittely kunnissa TEEMAT: Aloitusseminaari perustiedot henkilöstötunnusluvut Alueseminaari (yhteinen) ajankäyttö hallintaan talouden tunnusluvut ja Alueseminaarit tunnusluvuista tekoihin vaikuttavuus KAIKKI HELSINGISSÄ Loppuseminaari kesä 09 syksy 09 kevät 10 syksy 10 kevät 11 MITTARIT Päätös piloteista Alueseminaari Alueseminaari 9.3. Alueseminaari Alueseminaari tietoa verkossa: ja Alueseminaarit kotitehtäviä ja etätöitä sekä keskustelua seminaaripäivinä 1 2/2011 Pilottien työpajat 12/2010 3/2011 TL työryhmä JT työryhmä Asiantuntijaseminaari seuranta ja vertailutiedot Loppuraportti henkilöstöraportoinnin kehittäminen TYÖHYVINVOINTI työhyvinvoinnin tila, ilmapiiri ym. tiedon hyödyntäminen pilottikohtaiset projektiryhmät työhyvinvoinnin Tikkataulu kysely pilottien omat kokoontumiset työhyvivnvointisuunnitelmat kehittämistyöpajat kunnissa suunnitelmien ja mittaritiedon jalkauttaminen seuranta ja toimenpidesuunnitelmat hyvät käytännöt esille Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 5

6 Alueseminaari 1 alueseminaarit koostuivat työhyvinvointi ja talousosista pilotit esittäytyivät ja kertoivat tilanteestaan työhyvinvointi strategisena menestystekijänä käsiteltiin työhyvinvoinnin periaatteita ja annettiin ohjeet projektiryhmien perustamiseksi koordinoivat ja käynnistävät kehittämistoimintaa piloteissa, huolehtivat tiedonkulusta ja hankkeen etenemisestä käytiin läpi henkilöstötilastointia yleensä sekä panostuotos ajattelua henkilöstömenoissa ohjeistettiin henkilöstökuvan laatiminen ja pohdittiin sen sisältämien tietojen löytämistä raporteista ja tietojärjestelmistä Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 6

7 Alueseminaari 2 tammikuun seminaari pidettiin kaikille yhteisenä Helsingissä, koska työhyvinvointiteemana oli valtakunnallinen Työrauhanjulistus vuodelle 2010, Toiveikkuus ja vastavuoroisuus johtotähdiksi (positiivinen psykologia) lisäksi vierailevana luennoitsijana oli prof. Matti Ylikoski Työterveyslaitokselta välitehtäväksi työhyvinvointikyselyn ( Tikkataulu ) toteuttaminen piloteissa helmikuun aikana kerrattiin, miten henkilöstökuvan tiedot oli saatu kasaan, useilla oli vaikeuksia saada tuntitietoa ohjeistettiin välityöksi ajankäyttötietojen kerääminen ja käytiin läpi terminologiaa sekä erityisesti kokonaistyöajan määrittely. keskusteltiin vilkkaasti mm. poissaololuokittelusta Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 7

8 Alueseminaari 3 työhyvinvointikyselyn tulokset käytiin läpi ja pilotit tekivät alustavaa toimenpidesuunnitelmaa, joka pohjalta laaditaan työhyvinvointisuunnitelmat välityönä keskustelua mm. henkilötyövuoden määrittelystä sekä vaikeuksista saada henkilö ja ajankäyttölukuja järjestelmistä välitehtäväksi tulosluvut ja palkkakoodit sekä puuttuvat henkilöstö ja ajankäyttöluvut Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 8

9 Työhyvinvoinnin kyselyn tekeminen (tikkataulu), tulosten analysointi ja raportointi pilottiyksiköittäin Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 9

10 Työhyvinvointisuunnitelman tekeminen Tavoitetähtimenetelmä Mikä meillä lisäisi työhvyinvointia? Mitä tarvitsemme? tieto, taito, tuki? Hyödyt: itselle/työnantajalle/asiakkaalle A) Tämänhetkinen tilanne 1. Toimenpiteet: ensimmäiset askeleet 3. Karikot? mikä estää tavoitteen saavuttamista 2. B) Tavoiteajankohta 10

11

12 Alueseminaari 4 tunnuslukujen koonti nelikenttään pienemmissä ryhmissä Paula Liukkosen johdolla puoli päivää työhyvinvointiklinikka halukkaille puoli päivää Esimiehen huolehtiminen työyhteisön jaksamisesta Jatkuvan kiireen ja/tai aikapaineiden vähentäminen Epäonnistumisista ja virheistä keskusteleminen avoimesti Ammatillinen osaaminen Työn organisointi Terveys ja hyvinvointi Työyhteisön toimivuus Palautteenanto Työn sujuvuuden parantaminen Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 12

13 Alueseminaari 5 sosiaalinen pääoma uusina menestyksen mittareina, kunkin pilotin tilanne tämän suhteen työhyvinvoinnin kehittämisen tarpeet em. suhteen ehdotukset uusista mittareista, joissa yhdistyvät niin talous kuin henkilöstön kokonaisarvo pilottien sisällöistä ja aikatauluista sopiminen työryhmän perustaminen, jossa mukana joidenkin pilottien edustus ja palveluntarjoajat jatkaamaan tunnuslukutyötä Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 13

14 Sosiaalisen pääoman ulottuvuudet (Oksanen 2009) Vertikaalinen komponentti Työntekijöiden ja esimiesten välinen luottamus vastavuoroisuus jaetut arvot ja normit Horisontaalinen komponentti Työntekijöiden välisissä suhteissa yhteistyö luottamus vastavuoroisuus Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 14

15 Sosiaalisen pääoman mittari (Oksanen 2009) Pidämme toisemme ajan tasalla työasioissa Työyhteisön jäsenet toimivat yhdessä toteuttaakseen uusia ideoita Työyhteisön jäsenet ottavat työssään huomioon muiden esittämät parannusehdotukset päästäkseen parhaaseen mahdolliseen lopputulokseen Asenteemme on 'toimimme yhdessä' Jokainen tuntee olevansa ymmärretty ja hyväksytty Esimieheeni voi luottaa Esimieheni kohtelee alaisiaan ystävällisesti ja huomaavaisesti Esimies kunnioittaa työntekijöiden oikeuksia Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 15

16 5) Sosiaalinenpääoma Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 16

17 Mitä tehty seminaarien jälkeen? tunnuslukuryhmä, jossa mukana Jyväskylän, Kuopion, Lahden ja Tampereen edustajat järjestelmätoimittajien kanssa kokous, jossa keskusteltiin tiedon tuottamisen tarpeista pilottien työpajat ao. paikkakunnilla meneillään loppuseminaari 17.2 asiantuntijaseminaari huhtikuussa mittaamisen problematiikasta 12.4 tekeillä ohjekirjanen, jossa avataan tunnusluvut ja luodaan katsaus myös uusiin näkökulmiin tunnuslukujen problematiikan ja työhyvinvoinnin yhteensovittamiseen Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 17

18 Mitä yksikössä on tehty? esimerkkinä HUS Desiko 8 paikallisryhmän kokousta työyksiköissä 6 kick off kokousta tikkataulutulosten käsittely 6 kokousta noin 4x/työyksikkö pidetty osastokokouksia, joissa hanketta on käsitelty, lisätty viestintää muissakin asioissa, vuoropuhelua työhyvinvoinnin suunnitelmat laadittu, toimeenpano menossa Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 18

19 Workshop ajat HUS, Helsinki (laitos, väline) Jyväskylä (sairaala, koulu) Seinäjoki (ruoka, Lähdekoti) Kuopio (tilakeskus) Päijät Häme, Lahti (ravinto, sote) Haapavesi (hallinto, ruoka) Tampere (sairaala) Kouvola (vuode, ruoka) Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 19

20 6) Paikalliset workshopit (meneillään) kaikkiin sisältyy keskustelua hankkeessa tehdystä työstä tunnuslukujen suhteen räätälöidään pilottiyksiköiden tarpeiden mukaan työhyvinvointiin liittyvät teemat valitaan yksikkökohtaisesti esim. sosiaalinen pääoma vuorovaikutus ja viestintä työyhteisössä puheeksiottaminen, ristiriitojen käsittely työyhteisötaidot kehityskeskustelut muutokseen valmistautuminen Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 20

21 Miten tästä eteenpäin? Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 21

22 Luovuusguru Peter Merrill tiukkoina aikoina on haettava parempaa arvoa niin tuotteista kuin palveluistakin innovatiivisuudesta ja uusista ideoista työntekijät ovat parhaita ideoiden lähteitä; asiakkaatkin pitäisi ottaa mukaan kehittämiseen laatukäsikirjat auditointeineen ovat muodostuneet luovuuden rajoitteeksi organisaatiot, jotka keskittyvät vain sisäänpäin kääntyneeseen raportointiin, ylidokumentointiin ja yksityiskohtien hiomiseen, ovat sivuraiteilla Kauppalehti , Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 22

23 Tuottavuus on tärkeä, mutta miten sitä tulkitaan? tuottavuutta tulkitaan kapea alaisesti, jolloin kiinnitetään huomiota vain kustannuksiin unohdetaan toiminnan laatu tuottavuuden mittarit on monesti suunniteltu kapea alaisesti: mitä kertovat esim. henkilöstökoulutuspäivien määrä tai käytyjen kehityskeskustelujen prosenttiosuus? parhaimmillaan ovat tärkeä osa johtamisen työkalupakkia parhaat mittarit saadaan yhdessä työntekijöiden kanssa (Jääskeläinen 2009) Tiedolla johtaminen informaation hyödyntäminen Tiedon johtaminen aineettomien voimavarojen määrätietoinen kehittäminen ja sellaisten rakenteiden luominen, jolla palvelutuotantoon osallistuvien resurssit saadaan parhaalla mahdollisella tavalla hyödynnettyä Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 23

24 Mittareita on yleensä liikaa Liian laaja mittaristo hukkaa olennaisen. Kannattaa kuitenkin lähteä rohkeasti liikkeelle ja kehittää erilaisia tuottavuuden mittareita. Täydellistä mittaria, joka antaisi vastauksen kaikkiin mahdollisiin tuottavuuden ongelmiin, ei ole olemassa. Turhauttavin ja vähiten tietoa tuottava vaihtoehto on lyödä hanskat tiskiin ja lannistua mittaamishaasteen edessä. Aki Jääskeläinen Taloustaito 2/2011

25 Mistä henkilöstön arvon mittari? perinteiset mittarit ovat kykenemättömiä määrittämään uusien tarpeiden hyvyyttä tai huonoutta > niiden rinnalle tarvitaan uusia näkökulmia, koska suoritteiden määrän lisäksi pitäisi tarkastella sisältöä ja laatua tässäkin tekninen laatu/asiakkaan kokema laatu ovat eri asia innostus, muutosvalmius, joustavuus??? aineettomat tuotannontekijät yhteisöllisyys sosiaalinen pääoma yksilön voimavarat psykologinen pääoma Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 25

26 Ihmisen kriittiset ominaisuudet organisaation arvonluonnin näkökulmasta (Hamel & Green 2007). Ihmisen kriittiset ominaisuudet Merkitys organisaation arvolle Tämänhetkinen tilanne johtamisen kannalta Kuuliaisuus, ahkeruus 5 % Tuttu asia, jossa on paljon osaamista merkitys vähenee Älyllinen osaaminen 15 % Opittu ymmärtämään merkitys vähenee Aloitteellisuus Luovuus Intohimoinen sitoutuminen 20 % 25 % 35% Opittu jo vähitellen ymmärtämään systemaattinen hyödyntäminen puuttuu Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 26

27 Mihin tähtäämme? tavoitteena yksinkertainen mittaristo, jossa olisivat mukana tuottavuuden laaja alaisen arvioinnin ja työhyvinvoinnin kehittämisen arviointitavat olemme tehneet tunnuslukutyöryhmässä käsitteiden koordinointia ja uskomme saavamme sen raporttiin haluaisimme jatkaa vielä inhimillisen pääoman mittarin tekemistä ja työhyvinvoinnin kehittämistä Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 27

28 Millä menestymme huomenna? niukkenevat aineelliset fyysiset, taloudelliset tai teknologiset resurssit eivät enää takaa tulevaisuuden menestymistä, vaan kivijalka löytyy henkilöstöstä Sosiaalinen pääoma = yhteisön kunto + Psykologinen pääoma = henkinen kunto Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 28

29 Psykologinen pääoma oli yhteydessä parempaan suoriutumiseen, tyytyväisyyteen ja sitoutumiseen työssä. psykologinen pääoma: itseluottamus, toiveikkuus, optimismi ja sitkeys vaikutti siihenkin, miten työyhteisön tukea pystyttiin hyödyntämään työssä on opittavissa Luthans, Norman, Avolio & Avey 2008, Seligman M Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 29

30 Psykologisen pääoman ulottuvuudet Itseluottamus: ihmisellä on tarvittava itseluottamus ja tehokkuususkomukset omista kyvyistä onnistua haasteellisten tehtävien suorittamisesta= hallinnan tunne Toivo: on halua kulkea tavoitteita kohti ( tahtovoima ) ja tarvittaessa löytää vaihtoehtoisia polkuja niiden saavuttamiseen ( keinovoima ) Realistinen optimismi: ihminen ajattelee menestyvänsä nyt ja tulevaisuudessa. Sitkeys, joustavuus, palautumiskyky: kohdattaessa ongelmia ja esteitä, ne eivät lannista, vaan ihminen kestää ne ja aloittaa alusta. Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 30

31 Esimiehen ja työntekijän psykologisen pääoman vaikutus työntekijän suorituskykyyn Ryhmätaso Esimiehen psykologinen pääoma Palveluilmapiiri Yksilötaso Työntekijän psykologinen pääoma Työntekijän suorituskyky Walumbwa F.O., Peterson S.J., Avolio B.J. & Hartnell C.A 2010 Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 31

32 Tutkimuksen tausta tutkimuksessa 79 poliisiesimiestä ja 264 poliisia esimiehen psykologinen pääoma ja alaisen psykologinen pääoma vaikuttivat positiivisesti työntekijän suorituskykyyn korkean psykologisen pääoman omaavat esimiehet asettavat korkeampia tavoitteita, haluavat saavuttaa niitä ja etsivät keinoja esteiden ylittämiseen, suhtautuvat ympäristöönsä myönteisesti ja kannustavat ongelmatilanteista selviämiseen. Työntekijöihin tämä vaikuttaa positiivisesti eli tila siirtyy heihin. Työntekijät yrittävät näin sitkeämmin ja panevat parastaan myös ongelmatilanteissa. havaittiin myös, että organisaation palveluilmapiiri vaikuttaa suorituskykyyn: korkean PsyCapin omaavat haluavat parantaa suoritustaan positiivisessa palveluilmapiirissä, koska he uskovat omaavansa kykyjä kohdata asiakkaidensa tarpeet ja he haluavat toimia hyvin täyttääkseen asiakkaiden toiveet toisessa tutkimuksessa hyvä palveluilmapiiri edesauttoi sitoutumista esimieheen ja myös työyhteisötaitojen käyttämiseen Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 32

33 Psykologisen pääoman kehittäminen psykologinen pääoma ei ole persoonallisuuden pysyvä piirre, vaan tila, joten sitä voidaan kehittää 1 3 tunnin mittaisissa mikrointerventiossa saavutettiin muutaman prosentin lisäys, mikä suorituskyvyssä tarkoittaisi jo isoa askelta Esim. eräässä korkean teknologian yrityksessä 74 insinööriä osallistui koulutukseen, jolloin kahden prosentin lisäys PsyCapissa johti dollarin kasvuun tuloksessa, mutta kun siitä vähennettiin osallistumiseen käytetty aika ja fasilitoijan kustannukset, tuotokseksi jäi dollaria. Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 33

34 Psykologisen pääoman interventio Kehittäminen Osa alueet Tulokset Tavoitteet ja polkujen suunnittelu Esteiden ylittämisen suunnittelu Toivo Itsetehokkuuden kehittäminen Myönteisten odotusten luominen Toisilta oppiminen Psykologinen virittyneisyys Voimien lisääminen ja riskien välttäminen Realistinen optimismi Itseluottamus Sitkeys Kestävä ja mitattava suorituksen kehittyminen Vaikuttaminen Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 34

35 Johtopäätökset tästä päivästä ja katse tulevaan Henkilöstö kustannusmassasta tärkeäksi tekijäksi eli juhlapuheista arjen käytännöksi Palaute on mestarin aamiainen. Henkilöstötietojärjestelmät eivät ole tarkoitettuja jatkojalostetun tiedon tuottamiseen tapahtumapohjaisuuden vuoksi, siitä hyödyntämisen vaikeus on johtunut. Kieli keskellä suuta saa laskea, että joka kerta tekisi sen samalla tavalla. Siksi tarvitaan ohjelmistotoimittajia. Kunta10 tietojen yhteismitallinen käyttö, poissaolot eivät kerro työhyvinvoinnista kaikkea Tampereen yliopisto, Johtamiskorkeakoulu, Työhyvinvointi 35

36 tunnusluvut kertovat, missä ollaan, työhyvinvointia kuvaavat luvut puolestaan, mitä täytyisi tehdä, jotta päästäisiin käsiksi kehittämisen kohteisiin myös investoinnit henkilöstöön ovat olleet tarkastelun kohteena, kuten osaamisen kehittäminen, työhyvinvointisatsaukset, myös työterveyshuoltojen rooli sekä yhteistyön ja tiedonvaihdon velvoite järjestelmätoimittajat: haaste, miten kerätään yhteen tietoa ja räätälöidään sitä asiakkaille, vaikkei mielellään. Ensimmäinen tehtävä on laskea palkat, vasta sen jälkeen tuottaa työhyvinvointia koskevia tunnuslukuja. Pitäisikö olla erikseen työhyvinvointiosio? Entä tunnuslukujen positiivisuus, esim. läsnäolo? jatketaan vielä tunnuslukutyöryhmän työtä ja laitetaan kaikille kommentoitavaksi tunnuslukutyöryhmän tuotos. kootaan pilottien työtä yhteiseen raporttiin, se voisi olla pohjana jollekin työmarkkinaosapuolten yhteiselle suositukselle?

37 TYÖN ILON TROKEE 2011 Suositukset liikunnalle, syömiselle ja unelle, jotta terveys pitäisi, jaksaisi jalat ravata, aivot pulmia avata, eläkkeelle ansaitulle ilo vielä työstä puuttuu, nautinto nahanalainen. Mistä iloa työhön, nautintoa tuloksista rahassako salatieto, euroissa elon kipinä mieltä työhön porukalla, pomot ponnella mukana kiittäen ja keskustellen, myönteisyyttä mietinnästä. Terveyteni hyväksi, mitä voisin itse tehdä, Säädän paineen sopivaksi, työ riemuksi repeää Liikunta mikä tahansa, pitää kunnon korkealla Harrastus joku tavaksi, pitää mielen virkeänä Onnistuminen opiksi, ilon mittariksi työssä myötämieltä naurannasta, tekemisen meiningillä asiakkaalta ylistys, innostuksesta menestys meno rento tavaksi, tulevaisuus valoisaksi. Ongelmat heti puheeksi, sen ohjeeksi otamme porukalla puhellen, konsaan ei selän takana. Ongelmia vältetään, ennakoiden ja sopien. Sananvaltaa työhön, pysyy jo ilo mukana Pekka Porvalin mukaelma Työnilonjulistuksesta 2011