Espoon kaupunki Pöytäkirja 34. Valtuusto Sivu 1 / 1

Transkriptio

1 Valtuusto Sivu 1 / / /2015 Kaupunginhallitus Valtuusto Kaupunginhallitus Valtuustokysymys hankintalain soveltamisesta Espoon kaupungilla Espoon etu ja vastuullisuus huomioiden Valmistelijat / lisätiedot: Jaana Räsänen, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginhallitus Valtuusto merkitsee selostusosan tiedoksi vastauksena Arja Juvosen ja 25 muun valtuutetun esittämään valtuustokysymykseen hankintalain soveltamisesta Espoon kaupungilla Espoon etu ja vastuullisuus huomioiden sekä toteaa kysymyksen loppuun käsitellyksi. Käsittely Puheenjohtaja ehdotti, että tämän kokouksen asioiden 8 ja 16 käsittelyjärjestys vaihdetaan keskenään. Valtuusto hyväksyi yksimielisesti puheenjohtajan käsittelyjärjestysehdotuksen muutoksen. Puheenjohtaja Hyrkön ym. kannattamana ehdotti, että asia jätetään pöydälle. Keskustelun pöydällepanosta päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko asia jättää yksimielisesti pöydälle. Koska pöydällepanoehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi valtuuston hyväksyneen sen yksimielisesti. Päätös Oheismateriaali Valtuusto: Valtuusto jätti asian yksimielisesti pöydälle. - Valtuustokysymys Selostus Arja Juvonen ja 25 muuta allekirjoittajaa ovat jättäneet valtuustokysymyksen hankintalain soveltamisesta Espoon kaupungilla Espoon etu ja vastuullisuus huomioiden. Valtuustokysymyksessä kysytään muun muassa osataanko meillä tulkita hankintalakia siten, että saadaan paras hyöty meille espoolaisille? Kuinka hankintalakia sovellettaessa ja hankintoja kilpailuttaessa huomioidaan paikalliset pk-toimijat ja yritykset ja miten hankinnoissa huolehditaan siitä, että niillä turvataan työtä kotimaisille, sekä espoolaisille työmarkkinoille ja työntekijöille?

2 Valtuusto Sivu 2 / 2 Vastaus valtuustokysymykseen Taustaa Julkisia hankintoja säätelee laki julkisista hankinnoista (348/2007). Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankintalainsäädännön pääperiaatteet liittyvät hankintojen avoimeen ja tehokkaaseen kilpailuttamiseen ja tarjoajien tasapuoliseen ja syrjimättömään kohteluun. Hankintalainsäädäntö uudistuu vuoden 2016 aikana. Espoon kaupunki hankkii vuositasolla n. 900 milj. euron edestä tavaroita, palveluita ja urakointia. Espoossa on osittain keskitetty hankintayksikkö, perustettu hankintakeskus, joka kilpailuttaa keskitetysti kaupungin tavara ja palveluhankintoja. Teknisen - ja ympäristötoimen toimiala kilpailuttaa itsenäisesti urakkahankinnat. Lisäksi toimialat tekevät itse kansallisen kynnysarvon (alle euroa) pienhankinnat. Espoo-tarinan mukaan Espoo on vastuullinen edelläkävijä. Edelläkävijyys merkitsee ennakkoluulottomuutta ja luovuutta, avoimuutta, nykyisen kyseenalaistamista ja rohkeutta tehdä asioita uudella tavalla. Espootarinan mukaisesti kehitämme Espoota sosiaalisesti, ekologisesti ja taloudellisesti kestävästi. Kaupunginjohtaja on huhtikuussa 2013 hyväksynyt Espoon kaupungin hankintojen painopisteet, joita ovat: 1. Kestävä kehitys (sisältäen sosiaalisen ja eettisen, ekologisen ja taloudellisen kestävyyden) 2. Harmaan talouden torjunta (sisältäen markkinoiden vahvistamisen, terveen kilpailun edistämisen sekä yritysystävälliset hankinnat) 3. Hankintojen sähköistäminen (sisältäen hankintaprosessin ja tilaamisen sähköistämisen) 4. Luovat hankinnat (sisältäen uudet hankintatavat ja innovatiivisen sopimustoiminnan sekä vaikuttavuuden ostamisen). Hankintojen toiminta-ajatuksen mukaisesti Espoo on vastuullinen edelläkävijä, joka toteuttaa kuntalaisten eduksi laadukkaita ja taloudellisia hankintoja, joilla on laajat myönteiset yhteiskunnalliset vaikutukset. Hankintojen toiminta-ajatusta toimeenpannaan hankinnan painopisteiden avulla. Hankintojen painopisteitä viedään käytäntöön toimiala- / tulosyksikkökohtaisilla hankintataktiikoilla, joissa on hankintakokonaisuuskohtaisesti huomioitu hankinnan painopisteiden toteutumista.

3 Valtuusto Sivu 3 / 3 Sosiaalisesti vastuulliset hankinnat Espoon kaupunginhallitus on hyväksynyt strategialinjauksen, jonka mukaan ensisijaisena sosiaalisena tavoitteena Espoon hankinnoissa on nuorten, maahanmuuttajien ja vammaisten työllistymisen edistäminen, työkeskustoiminnan tukeminen ja eettisesti korkeatasoisten yritysten toiminnan huomiointi yhteistyösuhteissa. Kaikkien kaupungin yksiköiden tulisi hankinnoissaan edistää em. tavoitteiden toteutumista. Espoo kaupungin painopiste sosiaalisesti vastuullisten hankintojen osalta on ollut hankintojen kautta työllistämisessä kaupunginhallituksen antaman linjauksen mukaisesti. Työllistämiskriteereiden käyttö osana tarjouspyynnön ehtoja on käytössä kattavasti osana palveluhankintoja ja parhaillaan asiaa edistetään teknisen ja ympäristötoimen toimialalla rakennusurakkahankintoihin liittyen. Espoon kaupunki on ollut mukana valmistelemassa sosiaalisesti vastuullisten hankintojen opasta, johon valtuustokysymyksessä viitataan. Espoo on lisäksi mukana ESR-rahoitteisessa STM:n koordinoimassa Hankinnoista duunia - hankkeessa (10/ /2017). Hankkeen tavoitteena on edistää työllistämisehdon käyttöä hankinnoissa, luoda edellytyksiä osatyökykyisten työllistymiselle hankintojen kautta sekä kehittää vaikuttavuuden arviointityökalu yhdessä muiden osallistujakuntien kanssa. Pienyrittäjien aseman parantaminen ja paikallisuus hankinnoissa Laki julkisista hankinnoista (348/2007) säätelee julkisten hankintojen kilpailuttamista. Hankintalain keskeisen periaatteen mukaan tarjoajia tulee kohdella tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Paikallisuuden suosiminen hankinnoissa on kiellettyä, mutta paikallisuutta voidaan huomioida tarjouspyynnössä tietyin ehdoin siten, että tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden edellytys täyttyy. Esimerkkejä: - Paikallisuutta (paikallistuntemus) voi tarjouspyynnöissä arvostaa rajallisesti esim. pisteytyksessä. Painoarvo ei kuitenkaan saa olla liian suuri. - Hankintaan voi sisällyttää vaatimuksia esimerkiksi: o Raaka-aineiden tuoreuteen, toimitusketjuun, kuljetusmatkoihin liittyen (etäisyys) o Palvelun toteuttamisen sijaintiin (esim. sijaishuollossa lapselle läheisten henkilöiden asuinpaikka), o Kuljetusten ja logistiikan päästöihin (ekologisuus) - Kriteereiden tulee liittyä kiinteästi hankinnan kohteeseen. Paikallisten yritysten joukossa on usein pieniä ja keskisuuria yrityksiä, joiden osallistumismahdollisuuksia tarjouskilpailuissa voi parantaa myös sallimalla osatarjoukset. Hankintojen osittaminen mahdollistaa tarjoamisen pienempään osakokonaisuuteen, mikäli tarjoajalla ei ole mahdollisuutta tuottaa koko kilpailutusalueen volyymiä. Tarjouskilpailun voi rakentaa

4 Valtuusto Sivu 4 / 4 myös siten, että pelkästään osatarjoukset ovat sallittuja. Osittamisen vaade tulee vahvistumaan uudistuvan hankintalainsäädännön myötä, hankinnat tulee jatkossa jakaa pienempiin osiin ja jos näin ei tehdä, tulee se perustella erikseen. Tällä muutoksella tavoitellaan nimenomaan pienten yritysten osallistumismahdollisuuksien paranemista. Hankintalainsäädäntö ei koske kansallisen kynnysarvon (alle euroa) alittavia hankintoja, jolloin näiden ns. pienhankintojen osalta kunnalla on harkintavalta käytettyjen menettelyiden ja toimintatapojen osalta. Pienhankinnat tulee kuitenkin toteuttaa tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Espoon kaupunki on pilotoinut sähköistä pienhankintajärjestelmää kansallisen kynnysarvon (alle euroa) alittavien hankintojen kilpailuttamiseen. Pienhankintajärjestelmän avulla tarjouspyynnöt avautuvat entistä paremmin markkinoille. Järjestelmä tuo avoimuutta pienhankintoihin, helpottaa pienyritysten osallistumista kilpailuun ja luo referenssejä yrittäjille. Pienhankintajärjestelmää on pilotoitu ja käyttöön ottoa laajennetaan kaupunkitasoisesti vuoden 2016 aikana. Uuden hankintalain myötä kansallista kynnysarvoa on esitetty nostettavaksi euroon ja toteutuessaan se tulee korostamaan pienhankintojen merkittävyyttä jatkossa. Hankintojen valintaperusteet (hinta vs. kokonaistaloudellinen edullisuus) Hankintalain mukaan tarjousten valintaperusteena voi olla kokonaistaloudellinen edullisuus tai halvin hinta. Espoossa halvimman hinnan kriteeriä käytetään arviolta 80 %:ssa hankintapalvelujen ( alkaen hankintakeskus) kilpailuttamista sopimuksista. Halvin hinta vertailukriteerinä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että hankinnassa ei olisi painotettu laadullisia kriteerejä. Hintaan perustuvissa valintakriteereissä on yleensä sisällytetty hankinnan kohteen ehdottomiin edellytyksiin jo itsessään sellaisia laadullisia tekijöitä, joilla voidaan turvata palvelun suorittamisen hyvä laatutaso. Riippuen hankinnan kohteesta, erillisten laatupisteytysten ja painotusten rakentaminen lisäarvoa tuottavasti, voi olla haastavaa. Hinta vertailukriteerinä ei siis pääsääntöisesti tarkoita sitä, että kilpailutuksessa olisi arvotettu puhtaasti halvinta hintaa jättäen huomiotta kaikki laatuun sisältyvät seikat. Hankintahinnan lisäksi tulisi kiinnittää huomiota hankinnan koko elinkaaren aikaisten kustannusten tunnistamiseen sekä osaoptimoinnin välttämiseen. Mikäli em. mekanismia ei tunnisteta, onnistunut yksittäinen hankinta voi aiheuttaa huomattavia lisäkustannuksia toisaalla. Jatkossa erilaiset vaikuttavuus- ja lopputuloslähtöiset hankintatavat ja - kriteerit tulevat korostumaan hankittaessa markkinoilta uudenlaisia ratkaisuja. Viisaus ei asu yksin hankintayksikössä ja markkinoita tulee haastaa uudenlaisten ratkaisujen tuottamisessa. Laadun arvottaminen tulisi jatkossa kohdentua erityisesti loppukäyttäjälähtöiseen näkökulmaan; mitä lisäarvoa tavoittelemme kuntalaiselle ja loppukäyttäjälle.

5 Valtuusto Sivu 5 / 5 Espoossa on toteutettu erilaisia pilottihankkeita ja -hankintoja, jotka perustuvat lopputuloksen ostamiseen. Osana Espoon Digiagendan toimeenpanoa on käynnistetty kokeiluhankkeita, joissa haastetaan markkinoita tuote- ja palveluinnovaatioiden edistämiseen yhdessä kaupungin kanssa. Onnistuneet kokeilut laajennetaan jatkossa koko tavoitellulle alueelle. Eettiset hankinnat Eettisesti kestäviin hankintoihin ei ole kiinnitetty riittävästi huomiota hankintasopimuksissa. Keskeisimmät työoloihin -ja työntekijän asemaan vaikuttavat kriteerit tulisi sisällyttää kattavasti osaksi hankintasopimuksia. Vastuullisuus-/auditointiraportoinnin ja /tai kyselyn sisällyttäminen kattavasti tunnistettuihin riskihankintoihin olisi hyvä selvittää ja käyttö kuvata hankintaohjeistuksessa. Osa kaupungeista käyttää eettisen, erityisesti sosiaalisen vastuullisuuden arvioinnissa ns. CRS-kompassia, joka tarjoaa työkalun sosiaalisten näkökohtien huomioimiseen hankinta- ja tuotantoketjuissa. Menettelyjen osalta on syytä huomioida se, etteivät vaaditut kriteerit sulje pois pienempien yritysten mahdollisuuksia osallistua. Eettisten hankintojen osalta on parhaillaan valmistelussa kartoitus käytetyistä kriteereistä, niiden laajentamisen mahdollisuuksista sekä uusista toimintamalleista/menettelyistä asian edistämiseksi. Metropolia ammattikorkeakoulusta energia - ja ympäristötekniikan ylemmän ammattikorkeakoulututkinnon opinnäytetyöntekijä tekee parhaillaan selvitystä ja toimenpide-esityksiä asiasta. Terveen kilpailun edistäminen ja markkinoiden vahvistaminen Terveen kilpailun edistäminen Harmaalla taloudella tarkoitetaan sellaista yrityksen toimintaa, josta aiheutuvia lakisääteisiä velvoitteita laiminlyödään verojen, lakisääteisten eläke-, tapaturma- tai työttömyysvakuutusmaksujen taikka tullin perimien maksujen suorittamisen välttämiseksi tai perusteettoman palautuksen saamiseksi. Espoon kaupunginhallitus hyväksyi vastauksen valtuustoaloitteeseen konkreettisiin toimenpiteisiin ryhtymisestä harmaan talouden torjumiseksi. Espoon hankinnan painopisteisiin vuosille kuuluu terveen kilpailun edistäminen. Tässä yhteydessä terveen kilpailun edistämistoimia ovat mm. harmaan talouden torjunta, yritysystävälliset hankinnat ja markkinoiden vahvistaminen sekä uusien markkinoiden luominen. Harmaan talouden torjuntaan sisältyvät mm. torjuntaohjeistus (laadittu hankintaohjeeseen), kaupungin työntekijöiden tilaajavastuukoulutukset sekä hankintasopimusten valvonta. Valvonnan osalta on tehostamistarpeita.

6 Valtuusto Sivu 6 / 6 Harmaan talouden torjuntaa toteutetaan tietojenvaihtoyhteistyöllä verohallinnon kanssa. Tunnistettujen riskialojen osalta lähetetään ostoreskontratiedot verohallinnolle, joka antaa kaupungille yleisluonteisen tilastoanalyysin siitä, ovatko yritykset rekisteröityneet ennakkoperintä-, arvonlisävelvollisten- ja työnantajarekistereihin. Lisäksi tilasto kertoo mahdollisten maksuhäiriöisten yritysten määrän toimialoittain. Verohallinto antaa lainsäädännöllisistä syistä johtuen vain tilastollisen analyysin, jossa mahdolliset poikkeamatapaukset esitetään ainoastaan tilastollisessa muodossa toimialoittain, ei yksilöitynä yrityslistauksena. Verohallinnon ja Espoon yhteistoiminnan toimintamalli koskee urakka-, kunnossapito- ja korjauspalveluiden sopimuksia sekä siivouspalvelusopimuksia. Espoo on yritystietojen yksilöimiseksi toimittanut verohallinnon antaman analyysin edelleen jatkokäsittelyyn yritystietokannan palvelutarjoajalle tarkemman analyysin saamiseksi. Analyysit läpikäydään terveen kilpailun edistämisen ryhmässä, jossa on edustus hankinnasta, talouspalveluista sekä keskeisiltä toimialoilta. Harmaan talouden torjuntaohjeistus vaatii päivittämistä, samassa yhteydessä tulee tarkentaa niitä toimenpiteitä, mitä yritykselle aiheutuu häiriömerkinnöistä ja missä vaiheessa. Harmaan talouden torjunnan osalta entistä tärkeämmäksi nousee laiminlyönteihin puuttuminen mahdollisimman nopeasti ja tehokkaasti muun muassa sopimusteknisin keinoin. Tältä osin hankintasopimuksiin on kannustettu lisäämään tehokkaat irtisanomis-, purku- ja sanktiolausekkeet siten, että toimittajilla on vahvempi kannuste noudattaa yhteiskunnallisia velvoitteita. Tilaajavastuulaki edellyttää osaltaan hankintayksiköitä selvittämään sopimuskumppanin yhteiskunnallisten velvoitteiden asianmukaisen hoitamisen ja sopimuskumppaneita huolehtimaan ko. velvoitteiden toteutumisen alihankkijoiltaan. Markkinoiden vahvistaminen Yritysystävällisten markkinoiden toteuttaminen edellyttää avoimuuden lisäämistä kaupungin hankinnoissa (esim. ennakoiva viestintä, ennakkoilmoitukset) sekä markkinavuoropuheluiden hyödyntämistä aiempaa enemmän. Markkinoita vahvistetaan ja uusia markkinoita luodaan esim. määrittelemällä hankintojen kohteita uudella tavalla ja osittamalla hankintoja pienempiin kokonaisuuksiin hyväksymällä aiempaa enemmän myös osatarjouksia. Uudistuvassa hankintalaissa linjataan asiaa. Espoon kaupungin hankinnoissa aloitti hankintaneuvoja määräaikaisessa kokeiluluonteisessa tehtävässä syksyllä Hankintaneuvojan pääasiallisiin tehtäviin on kuulunut ohjaus ja neuvonta kaupungin hankintaasioissa (esim. sähköisten järjestelmien käyttö, pienhankintajärjestelmä, yleiset hankintoja koskevat asiat, Espoon tavoitteiden viestiminen markkinoille, yritysyhteistyön kehittäminen). Hankintaneuvoja on toiminut tiiviissä yhteistyössä Espoon yrittäjien yritysneuvojien kanssa. Hankintaneuvonnan pilotin jatkosta tehdään päätökset keväällä 2016.

7 Valtuusto Sivu 7 / 7 Vastuullisten hankintojen edistäminen Espoon kaupunki on kytkenyt hankinnat entistä tiiviimmin osaksi elinkeinopoliittisten ja kestävän kehityksen tavoitteiden toteuttamista ja toimeenpanoa. Hankinnat ovat tiiviisti osallisena kilpailukyky, innovatiivisuus ja yrittäjyys-, sekä kestävän kehityksen kehitysohjelmissa. Espoon kaupunkiin perustettiin syksyllä 2015 kestävän kehityksen johtajan tehtävä, jonka tehtävänä on vastata kaupunkitasoisesti kestävän kehityksen koordinoinnista Espoossa. Tavoitteena on luoda verkostomainen rakenne, joka tukee ketterästi kestävien ja vastuullisten hankintojen toteuttamista Espoossa. Organisointi on vielä kesken. Espoon kaupunki tekee kestävien hankintojen osalta yhteistyötä mm. Sitran, Tekesin, Motivan ja pääkaupunkiseudun muiden kuntien kanssa. Espoon kaupunki on mukana Sitran koordinoimassa pääkaupunkiseudun Smart & Clean-hankkeessa, jonka tavoitteena on luoda pääkaupunkiseudulle älykkäiden ja kestävien ratkaisujen referenssimarkkina. Hanke on hyvä esimerkki pääkaupunkiseudun kuntien yhteisestä tahtotilasta kestävien ja älykkäiden ratkaisujen edistämiseen yhtenäisellä markkina-alueella. Motivan koordinoima ekohankintaverkosto kokoaa kuntien kestävistä ja vastuullisista hankinnoista vastaavat yhteen muutamia kertoja vuodessa. Espoo ja Vantaa koordinoivat lisäksi yhteistä kestävien hankintojen foorumia, jossa käydään toimialakohtaisia kestävien hankintojen caseja läpi tavoitteena osaamisen ja kokemusten jakaminen. Helsingissä ja Vantaalla hankintatoimessa työskentelee yksi kestävien ja vastuullisten hankintojen edistämiseen ja koordinointiin keskittynyt henkilö. Espoossa ei ole erillistä vastaavaa kestävistä hankinnoista vastuullista henkilöä vaan tavoitetta toteutetaan koko hankintahenkilöstöä valmentamalla ja ohjeistamalla. Yhteenveto Hankintalakia sovellettaessa pyritään huomioimaan kattavasti Espoon etu ja vastuullisuus. Espoon kaupunki asettaa jo nyt hankinnoissaan erilaisia kestävyyteen ja vastuullisuuteen liittyviä kriteerejä toimittajalle ja palveluntuottajalle (muun muassa uusiutuva energia, kasvihuonepäästöt, ympäristömerkit, työehtosopimusten ja valmistusmaan työlainsäädännön noudattaminen, ILO:n yleissopimuksen noudattaminen, lähi- ja luomuruoka, Reilun kaupan kriteerit, hankinnan elinkaarikustannukset, paikallisuus, esim. etäisyyteen ja kuljetusmatkoihin liittyvät kriteerit, teemaviikot, esteettömyys yms.). Espoossa edistetään kestäviä ja vastuullisia hankintoja monin tavoin, Toimintamalleja, ohjeistusta ja osaamista tulee kehittää aktiivisesti. Julkisten hankintojen merkittävyys tulee kasvamaan jatkossa entisestään ja Espoon tulee pystyä varmistamaan uudistuvan hankintalain mahdollisuuksien hyödyntäminen Espoon keskeisten strategisten tavoitteiden mukaisesti. Uudistuvan hankintalain myötä uudistettavaan hankintaohjeeseen tullaan entistä yksityiskohtaisemmin huomioimaan

8 Valtuusto Sivu 8 / 8 Espoon keskeisten strategisten painopisteiden mukaiset tavoitteet ja niiden edistäminen hankintojen kautta. Tavoitteena on, että kaikki hankintoja tekevät toimijat tunnistavat entistä paremmin ne tavoitteet, joita hankintojen kautta tulee edistää. Päätöshistoria Kaupunginhallitus Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto merkitsee tiedoksi ilmoituksen, ettei vastausta Arja Juvosen ja 25 muun valtuutetun esittämään valtuustokysymykseen hankintalain soveltamisesta Espoon kaupungilla Espoon etu ja vastuullisuus huomioiden voida asetetussa määräajassa antaa. Päätös Kaupunginhallitus: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Valtuusto Päätösehdotus Kaupunginhallitus Valtuusto merkitsee tiedoksi ilmoituksen, ettei vastausta Arja Juvosen ja 25 muun valtuutetun esittämään valtuustokysymykseen hankintalain soveltamisesta Espoon kaupungilla Espoon etu ja vastuullisuus huomioiden voida asetetussa määräajassa antaa. Päätös Valtuusto: Kaupunginhallituksen ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kaupunginhallitus Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto merkitsee tiedoksi annetun selvityksen vastauksena Arja Juvosen ja 25 muun valtuutetun esittämään valtuustokysymykseen hankintalain soveltamisesta Espoon kaupungilla Espoon etu ja vastuullisuus huomioiden sekä toteaa kysymyksen loppuun käsitellyksi. Päätös Kaupunginhallitus: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Tiedoksi

9 Valtuusto Sivu 9 / 9