Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi

Transkriptio

1 PÖYTÄKIRJA /2004 PYKÄLÄ RY:N HALLITUKSEN KOKOUS Aika: Maanantai Paikka: Läsnä: Yhdistyksen huoneisto Särkiniementie 7 Tatu Oikarinen, puheenjohtaja Kristina Schmidt, sihteeri Laura Oksama Harri Ikonen Minttu Mustonen Sami Leinonen Jyri Nousiainen Eeva Ahola 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Oikarinen avasi kokouksen kello Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 3. Esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Esityslista hyväksyttiin muutoksitta (Liite 1) 4. Ilmoitusasiat Ulkoasiainvastaava Leinonen ilmoitti potevansa lauantai-illan syndroomaa vasemmassa kädessään. 5. Postin jako Päätettiin, että tiedotusvastaava Ikonen hakee postin toimistolta ennen kokouksia ja jakaa sen lokerikkoihin. Lauttasaareen tulleen postin jakaa taloudenhoitaja Oksama.

2 6. Hallituksen järjestäytyminen 6.1 Hallituksen varapuheenjohtajan valinta Valittiin hallituksen varapuheenjohtajaksi taloudenhoitaja Oksama. 6.2 Nimenkirjoitusoikeuden toteaminen Todettiin nimenkirjoitusoikeuden määräytyvän yhdistyksen sääntöjen 23 :n ja hallinto-ohjesäännön 9 :n mukaisesti. Sääntöjen 23 :n tarkoittamaksi, hallituksen keskuudestaan valitsemaksi jäseneksi, valittiin yleisvastaava Ahola. 6.3 Valiokuntien toiminnasta vastaavien hallituksen jäsenten nimeäminen Hallinto-ohjesäännön 10 :n mukaisesti nimettiin OVK:n toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi opintovastaava Mustonen, UAV:n toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi ulkoasiainvastaava Leinonen, YVK:n toiminnasta vastaaviksi hallituksen jäseniksi yleisvastaavat Ahola ja Nousiainen ja OAVK:n toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi puheenjohtaja Oikarinen sekä taloustoimikunnan toiminnasta vastaavaksi hallituksen jäseneksi taloudenhoitaja Oksama. Tiedotustoiminnasta vastaa tiedotusvastaava Ikonen. 6.4 Myöhästymis-, poissaolo- ja matkapuhelinhäiriösakko Myöhästymissakoksi päätettiin 5 ja poissaolosakoksi 7. Sakolta välttyy, mikäli ilmoittaa myöhästymisestään tai poissaolosta viimeistään kaksi tuntia ennen kokouksen alkua ja syy poissaoloon on erittäin hyvä. Syyn pätevyydestä päättää hallitus kussakin tapauksessa erikseen. Matkapuhelinhäiriösakko on 8. Mikäli matkapuhelimeen vastaa, on sakko kaksinkertainen. Häiriönä pidetään puhelimen soimisen ohella myös muunlaista siitä tai sen käsittelystä johtuvaa kokoukselle häiriötä aiheuttavaa toimintaa. 7. Virkailijoiden ja muiden luottamushenkilöiden nimeäminen 7.1 Valiokuntien puheenjohtajat OVK, Oskari Rovamo UAV, Noora Kallio YVK, Juhana Luoto OAVK, Yrjö Reenilä OVK, UAV ja YVK ovat valinneet koostumuksensa vaaleilla

3 7.2 Julkaisujen toimittajat Bulletinia toimittaa tiedotusvastaava Ikonen Inter Vivoksen päätoimittajaksi nimitettiin Antti Korhonen (Hakemus, Liite 2) 7.3 Vuosijuhlatoimikunta Vuosijuhlatoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin sihteeri Schmidt. Muut jäsenet nimetään myöhemmin. 7.4 Ansiomerkkitoimikunta Hallinto-ohjesäännön 36 :n 5 kohdan mukaan ansiomerkkitoimikunnan puheenjohtajaksi nimettiin inspehtori Kangas ja jäseniksi yhdistyksen puheenjohtaja Halonen sekä hallituksen puheenjohtaja Oikarinen. Muut jäsenet nimetään myöhemmin. 7.5 Pykäläviikkotoimikunta Pykäläviikkotoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin YVK:n puheenjohtaja Juhana Luoto. Muut jäsenet nimetään myöhemmin. 7.6 Kv-viikkotoimikunta Kv-viikkotoimikunnan tehtävät on siirretty ulkoasiainvaliokunnalle. UAV pitää tammikuussa rekrytointikokouksen kv-viikon järjestämisestä kiinnostuneille pykälisteille. 7.7 Taloustoimikunta Taloustoimikunnan puheenjohtajaksi nimitettiin yhdistyksen puheenjohtaja Halonen ja sihteeriksi taloudenhoitaja Oksama. Muiden jäsenten nimitykset edelliseltä vuodelta jäävät toistaiseksi voimaan. 8. Edustajien ja edustajaehdokkaitten nimeäminen tiedekunnan elimiin Todettiin, ettei virkoja ole avoinna. 9. Edustajien ja edustajaehdokkaitten nimeäminen Suomen Lakimiesliiton elimiin 9.1 Suomen Lakimiesliiton opiskelijavaliokuntaan on nimitetty Mikko Heinonkoski ja Tatu Oikarinen. Heinonkosken varajäseneksi on nimetty Laura Oksama ja Oikarisen varajäseneksi Harri Ikonen. 9.2 Suomen Lakimiesliiton koulutuspoliittisen valiokunnan jäseneksi on valittu Minttu Mustonen.

4 10. Talous 10.1 Taloudenhoitajan valtuudet hyväksyä laskuja Taloudenhoitaja Oksama lla ei ole valtuutta hyväksyä epäselviä laskuja. Hänellä on valtuus hyväksyä selviä laskuja 1700 asti sekä valtuus hyväksyä kurssilaskuja asti Taloudenhoitajan tilinkäyttöoikeudet Oikeutettiin Laura Oksama ja samalla poistettiin oikeudet Salla Lambergiltä käyttää seuraavia tilejä ja tallelokeroa Nordea Fredrikintori: APK Nordea tallelokero 1795 Valtuutettiin yleisvastaava Ahola käyttämään yhdistyksen tiliä Samalla poistettiin edellä mainittu valtuutus Emilia Kaikkoselta. Helsingin arvopaperikeskuksen tiliä koskevat toimet vaativat kuitenkin aina hallituksen päätöksen. Valtuutettiin Laura Oksama lakkauttamaan vanhoja tilejä ja avaamaan uusia. Valtuutettiin taloudenhoitaja Oksama käyttämään tallelokeroa, lakkauttamaan tallelokero sekä hankkimaan uusi tallelokero Yhdistyksen pankkikorttien käyttöoikeus Valtuutettiin taloudenhoitaja Oksama käyttämään yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessaan. Samoin valtuutettiin yleisvastaava Ahola käyttämään yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessaan korkeintaan 500 päivässä. Samalla valtuutus käyttää yhdistyksen pankkikorttia yhdistyksen asioita hoitaessa korkeintaan 260 päivässä poistettiin Emilia Kaikkoselta. Keskusteltiin pankkikortin hankkimisesta myös yleisvastaava Nousiaiselle. Asia jätettiin myöhempään harkintaan Taloudenhoitajan palkkio Päätettiin taloudenhoitajan palkkioksi 2600 vuodessa. Taloudenhoitaja Oksama ei osallistunut asian käsittelyyn.

5 10.5 Hallituksen ja valiokuntien pullarahat Päätettiin OVK:n pullarahan olevan 14, hallituksen ja UAV:n 15 ja YVK:n 16 kokousta kohden Muut talousasiat Taloudenhoitaja Oksama muistutti kuittien tärkeydestä yhdistyksen puolesta hoidettavien asioiden kirjanpidolle ja kulujen korvaamiselle. Keskusteltiin toukokuisesta kevätpurjehduksesta ja velvoitettiin taloudenhoitaja Oksama ottamaan yhteyttä Miki Kuusiseen asian selvittelemiseksi. Päätettiin Mika Liitolan hakemuksen mukaisesti ottaa Mika Liitolan nimissä oleva yliopiston salibandyvuoro keskiviikkoisin klo 8.00 Pykälä ry:n nimiin ja vuokra maksettavaksi harrastetoiminnan varoista. (Liite 3) Keskusteltiin tilankäyttöanomuksista Jerry Hultinille myönnettiin tilankäyttöoikeus siivoussitoumuksella valmistujaisia varten, ehtona, etteivät tilat ole kyseisenä ajankohtana kurssitoiminnan käytössä (Liite 4). Noora Piiraiselle ei myönnetty tilankäyttöoikeutta Sini Matilaiselle myönnetty ehdollisena tilankäyttöoikeus 750 :lla vakioehdoin vanhojentanssijatkoja varten (Liite 5). Elina Saviharjulle myönnetty tilankäyttöoikeus ICL-seminaarin osallistujien iltaohjelmaa varten (Liite 6). Mahdollisuutta myöntää Elina Saviharjun anomaa tilankäyttöoikeutta 5.3. ICLseminaarin sitzien järjestämiseksi selvitetään kurssien kannalta. Kokoustauko alkoi klo Kokousta jatkettiin klo Pokerinaamoille myönnetty tilankäyttöoikeus joka kuukauden ensimmäisenä keskiviikkona, edellytetään tilojen siisti kunto.(liite 7) Keskusteltiin hallintoedustajien sitzien tarjoilusta. 11. Opintoasiat Ei opintoasioita.

6 12. Ulkoasiat 12.1 Kirjeet sisarjärjestöille ja muille yhteistyökumppaneille Velvoitettiin ulkoasiainvastaaava Leinonen lähettämään kirjeet ja niiden mukana lähetettävät kuvat sisarjärjestöjemme ohella myös Kannunvalajille, Koneinsinöörikillalle, HELPryhmittymän jäsenjärjestöille ja Nordiska Sekreteriatille. Tiedotusvastaava Ikonen velvoitettiin huolehtimaan valokuvauksesta Kevään kv-viikot Vastaanotettu kutsu Bergenin kv-viikolle, joka järjestetään viikolla viisi. Bergenin kvviikolla järjestetään vuotuine n Int.Sek. Møte. Århusin kv-viikko järjestetään viikolla kuusi. Muista kv-viikoista ei ole vielä tietoja Vuosijuhlaedustamisen korvaaminen Myönnetään 1-2 lippua osallistujamäärän mukaan. Sisarjärjestöjen vuosijuhliin voidaan hallituksen harkinnan mukaan myöntää enemmänkin Matka-avustukset kv-viikoille Taloudenhoitaja Oksama selvittää perusteita matka-avustusten myöntämiselle sekä viimevuonna myönnettyjen avustusten tilastotietoja. Toistaiseksi avustukset myönnetään edellisen vuoden käytännö n mukaisesti Muut asiat Keskusteltiin kutsusta Pohjois-Pohjalaisen osakunnan vuosijuhlaan. 13. Tiedotusasiat 13.1 Bulletin Bulletinin toimittamisesta huolehtii tiedotusvastaava Ikonen. Päätettiin, että Bulletin tulee ilmestymään sähköisessä muodossa joka toinen viikko perjantaisin, Ylioppilaslehden kanssa vuoroviikoin. Sen deadline on aina ilmestymistä edeltävä torstai. Ilmestymisestä tiedotetaan pykala-info listalla linkitetylla sähköpostilla Virkailijaluettelo Tiedotusvastaava kerää virkailijaluettelon tiedot ja toteuttaa uuden version.

7 13.3 HYY:n kalenteri Velvoitettiin tiedotusvastaava Ikonen toimittamaan tiedot kalenterin lisäksi myös opinto-oppaaseen Pöytäkirjojen julkisuus Todettiin hallituksen pöytäkirjojen olevan julk isia. Velvoitettiin sihteeri Schmidt toimittamaan hallituksen pöytäkirjat ilmoitustauluille Särkiniementielle, Mannerheimintien toimistoon ja Porthanian V kerrokseen, sekä Hallituksen pöytäkirjat kansioon. Velvoitettiin tiedotusvastaava Ikonen siirtämään hallituksen pöytäkirjat nettisivuille Sähköposti Hallitus on liitetty pykala-ry sähköpostilistalle. Tiedotusvastaava Ikonen velvoitettiin liittämään hallitusvastaavat kulloinkin kyseisten valiokuntien sähköpostilistoille ja listoille liitetyt informoimaan hallitusta täten saamastaan tiedosta Kotisivut internetissä Velvoitettiin tiedostusvastaava Ikonen päivittämään kotisivuja. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Leinonen päivittämään sivujen Pykälä ry:n englanninkielisen esittelyn sekä ruotsinkielisen Nordiska vecka tiivistelmän. Tiedotusvastaava Ikonen velvoitettiin ilmoittamaan kotisivuilla hallituksen seuraavan kokouksen ajasta ja paikasta sekä jäsenistön läsnäolo-oikeudesta. 14. Yleisasiat 14.1 Virvoitusjuomavastaava Nimettiin virvoitusjuomavastaavaksi yleisvastaavat Ahola ja Nousiainen yhdessä Avaimet Nimettiin tiedotusvastaava Ikonen vastaamaan ovikorteista. Kekusteltiin avainkorttien päivittämisestä Huoneiston vaatimat toimenpiteet ja hankinnat Keskusteltiin siivoustalkoista, jotka järjestetään klo12.00.

8 Keskusteltiin siivousvälineiden uudistamisesta ja velvoitettiin yleisvastaavat Ahola ja Nousiainen kartoittamaan siivouskomeron sisällön tilaa ja tekemään tarvittavat hankinnat siivoustalkoisiin mennessä. Velvoitettiin yleisvastaavat Ahola ja Nousiainen kartoittamaan Lauttasaaren tilan tilan ja tilan kunnon parantamiseksi tarvittavat toimenpiteet. Keskustelua gyprokkikorjauksista ja muista remonttitoimenpiteistä. Velvoitettiin YV:t Ahola ja Nousiainen olemaan yhteydessä isäntiin uima-altaan tyhjentämiseksi. Päätettiin pitää hallituksen siivousbileet ti Julistettiin sauna aina sekä hallituksen huone kokouksien aikana savuttomaksi Huoneiston käyttöoikeus Kurssit ovat huoneiston käytössä ensisijalla. Yksittäisillä jäsenillä tai kerhoilla ei ole lupaa järjestää maksullista toimintaa ilman lupaa tai Pykälä ry:n nimissä. Kerhoilla, joiden toimintasuunnitelma on vahvistettu, on oikeus varata tiloja käyttöönsä. Lupa tilaisuuden pitämiseen tarvitaan aina jos mukana on yhdistyksen ulkopuolisia henkilöitä. Lupa tarvitaan myös aina jos tilaisuudella on yli 10 osanottajaa. Kokoukseen ei kuitenkaan tarvita lupaa, vain tilavaraus. Vuokraa peritään pääsääntöisesti ulkopuolisilta, joille on myönnetty tilankäyttöoikeus. Kun tiloissa järjestetään juhlia tai muita tilaisuuksia, vaaditaan järjestäviltä kerhoilta tai yksityisiltä pääsääntöisesti omavekseli vahinkojen varalle. Hallitus päättää vekselistä ja vuokrasta tapauskohtaisesti. Sauna on pääsääntöisesti auki. Tilaisuuksien aikana saunan aukioloa valvotaan Muut asiat Vaihtokaronkka järjestetään Pykälässä 20.1 kello 19. Velvoitettiin ulkoasiainvastaava Leinonen huolehtimaan kutsuista ja ottamaan ilmoittautumiset vastaan mennessä. Keskusteltiin kevätkauden avajaisista, velvoitettin puheenjohtaja Oikarinen selvittämään asiaa. Kevätkiljava on varattu viikolla 14. Velvoitettiin yleisvastaava Ahola varaamaan syyskiljava viikolle 40. Keskusteltiin vuosijuhlapuhujasta.

9 15. Valiokuntien puheenjohtajien, IV:n päätoimittajan, kurssipäälliköiden kutsuminen Valiokuntien puheenjohtajat, Inter Vivoksen päätoimittaja, kurssipäälliköt ja virkailijat kutsutaan hallituksen seuraavaan kokoukseen. 16. Yhdistyksen kevätkokous Järjestetään maaliskuussa. Tarkemmasta ajankohdasta päätetään myöhemmin. 17. Muut esille tulevat asiat 17.1 Dekaanin illallinen Dekaanin illallinen järjestetään piakkoin. Puheenjohtaja Oikarinen sopii tarkemmasta ajankohdasta dekaanin kanssa Inspehtorin illallinen Inspehtorin illallinen järjestetään piakkoin. Puheenjohtaja Oikarinen sopii tarkemmasta ajankohdasta inspehtorin kanssa Yhdistyksen puheenjohtajan tapaaminen Puheenjohtaja Oikarinen sopii tapaamisen ajankohdasta Luottokortit Sihteeri Schmidt velvoitettiin selvittämään luottokorttiasiaa Hallituksen pullavuorot Päätettiin hallituksen pullavuorojen kulkevan myötäpäivään. Seuraava pullavuoro on Puheenjohtaja Oikarisella Käyntikortit Tiedotusvastaava Ikonen selvittää käyntikorttien hinnat ja pohjavaihtoehdot. Keskusteltiin käyntikorttien tilaamisesta hallitukselle, vastaavalle kurssip äällikölle, yrityssuhdevastaavalle, Paragraaffi Oy:n puheenjohtajalle sekä toimistosihteerille Arkisto Velvoitettiin tiedotusvastaava Ikonen vastaamaan arkistoinnista. Pyritään saamaan aikaan sähköinen arkisto.

10 17.8 Muut asiat Keskusteltiin tutustumisesta Codexin hallitukseen. Puhuttiin paitahankkeesta. Sovittiin soittorinki. Päätettiin pitää valiokunnille brieffaustilaisuus klo Keskusteltiin NCC:n uusimmasta tarjouksesta kiinteistöasiassa. 18. Seuraava kokous Seuraava kokous on maanantaina kello 18 alkaen Lauttasaaressa hallituksen huoneessa 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Oikarinen päätti kokouksen kello Pöytäkirjan vakuudeksi Tatu Oikarinen Kristina Schmidt Hallituksen puheenjohtaja sihteeri