BOOKS BY HANSAWORLD -OHJELMALLA TYÖSKENTELY

Transkriptio

1 ALOITUSOPAS BOOKS BY HANSAWORLD -OHJELMALLA TYÖSKENTELY Sisällysluettelo ALOITUSOPAS...1 Yleistä...2 Books by HansaWorld -ohjelman asennus...2 Mac OS X...2 Windows...2 Ohjelman käynnistäminen ensimmäistä kertaa...3 Uuden tietokannan luominen...3 Tietokanta-avain...5 Käyttöliittymä...7 Perusikkuna...7 Henkilökohtainen työpöytä...7 Raportit ja lomakkeet...8 Perustoiminnot...10 Liikekumppanit...10 Toimittajat...10 Yhteyshenkilöt...11 Tuotteet...11 Laskut...12 Hyvityslaskut...13 Suoritukset...13 Osasuoritukset...14 Poistot...14 Ostolaskut...14 Hyvityslaskut...15 Maksut...16 Kirjanpidon tositteet...16 Varmuuskopiointi...17 Varmuuskopiointirutiini...18

2 Yleistä Aloitusopas helpottaa työskentelyn aloittamista Books by HansaWordohjelmalla. Voit sopia vuosittaisen ylläpitosopimuksen paikallisen HansaWorld -toimiston kanssa saadaksesi puhelintukea sekä oikeuden päivittää aina uusimpaan versioon Books by HansaWorld -ohjelmasta. Books by HansaWorld -ohjelman asennus Asentaaksesi ohjelman seuraa käyttöjärjestelmäsi mukaisia ohjeita (Windows tai Mac OS X). Huom: jos sinulla on ongelmia asennuksen kanssa soita tukinumeroon: Mac OS X Windows Books by HansaWorld vaatii Mac OS X 10.5 tai myöhemmän version. 1. Avaa CD ja raahaa Books -ikoni "Applications/Ohjelmat" -kansioon. 2. Käynnistä ohjelma kaksoisklikkaamalla Books -ikonia. Books by HansaWorld vaatii Windows 2000/2003/Vista/XP/Win7 1 Avaa CD ja käynnistä asennus kaksoisklikkaamalla asennustiedostoa (bks-install.msi). 2 Valitse sijainti koneellasi mihin haluat asentaa ohjelman: oletussijainniksi ehdotetaan c-asemalla olevaa "Program files" -nimistä kansiota. 3 Books -ohjelma asentuu valitsemaasi sijaintiin koneellasi ja pikakuvake on luotu työpöydällesi sekä "Käynnistä"- valikkoon. 4 Käynnistä ohjelma kaksoisklikkaamalla ikonia työpöydälläsi tai "Käynnistä" -valikosta.

3 Ohjelman käynnistäminen ensimmäistä kertaa Books -ohjelma on nyt käynnissä ja saat näkyville ikkunan, jossa on neljä painiketta: "Tuo demo", "Tuo tekstivarmuuskopio", "Yhdistä palvelimeen" ja "Luo uusi tietokanta". Tuo demo Valitse tämä painike, jos haluat nähdä miltä pienen esimerkkiyrityksen toimenpiteet ohjelmassa näyttävät. Ethän käytä Demo-yritystä oman yrityksesi pohjana. Tuo tekstivarmuuskopio Valitse tämä painike, jos sinulla on ollut käytössäsi FirstOffice - ohjelma tai aikaisempi versio Books -ohjelmasta ja haluat tuoda ohjelmaan tekstivarmuuskopion vanhasta tietokannastasi. Yhdistä palvelimeen Valitse tämä painike, jos haluat asentaa työasemaversion Booksista ja yhdistää sen jo asennettuun Books -palvelimeen. Valitse palvelin listalta, jos se sijaitsee lähiverkossasi tai anna palvelimen IP-osoite ja portti jos haluat yhdistää palvelimeen internetin kautta. Luo uusi tietokanta Valitse tämä painike jos aloitat työskentelyn ensimmäistä kertaa Books -ohjelmalla ja haluat aloittaa tyhjällä tietokannalla. Tämän vaihtoehdon seuraavat vaiheet kuvataan seuraavassa kappaleessa. Muiden valintojen toiminta on kuvattu dokumentissa joka löytyy Booksin www-sivujen Tuki- osiosta. LueMinutBooks_6.1.pdf, Uuden tietokannan luominen Jos valitsit "Luo uusi tietokanta" aloittaaksesi tyhjällä tietokannalla, seuraa alla olevia ohjeita: 1. Anna yrityksesi nimi ja paina Jatka -painiketta. 2. Luo itsellesi käyttäjätunnus. Käyttäjätunnus ja nimi ovat pakollisia tietoja. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia, mutta ne olisi hyvä täyttää. Käyttäjätunnus on tunnus, minkä avulla kirjaudut ohjelmaan. Jos asetat salasanan, muistathan ottaa sen tarkasti ylös, salasana jää vain sinun tietoosi, emmekä voi selvittää sitä jälkikäteen, jos unohdat sen. Tietojen

4 syöttämisen jälkeen paina Tallenna -painiketta. 3. Kirjaudu sisään ohjelmaan käyttäjätunnuksellasi ja salasanallasi mikäli määrittelit sellaisen edellisessä vaiheessa. 4. Books by HansaWorld -perusikkuna aukeaa ja olet valmis aloittaaksesi työskentelyn ohjelmalla. Seuraavaksi sinun tulisi tuoda ohjelmaan sisään perusasetukset. Tuodaksesi perusasetukset sisään ohjelmaan tee näin: 1. Valitse Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Järjestelmä. 2. Valiste Rutiinit ja valitse avautuvasta ikkunasta Tuonnit. 3. Valitse Automaattinen. 4. Valitse perusasetukset -ikkuna avautuu. Tästä ikkunasta voit valita yhtiömuotosi mukaiset perusasetukset: OY:n perusasetukset Toiminimen perusasetukset Yhdistyksen perusasetukset Asunto Oy:n perusasetukset ABs Grundfil Bostads Grundfil Föreningens Grundfil 5. Muut ikkunassa näkyvät tiedostot on tarkoitettu vanhemmasta versiosta päivittäneille asiakkaille (ks. LueMinutBooks_6.1.pdf). 6. Tuodaksesi ohjelmaan sisään perusasetukset kaksoisklikkaa haluamaasi yhtiömuotoa. Seuraavaksi sinun tulisi määritellä tilikaudet: 1. Valitse perusikkunasta Asetukset ja valitse avautuvasta ikkunasta Tilikaudet. 2. Edellisessä vaiheessa valitsemasi perusasetukset toivat sisään oletustilikausiksi kalenterivuoden tilikaudet. Jos tilikautesi on jokin muu kuin kalenterivuosi, poista rivit asetuksesta valitsemalla koko rivi rivinumeron kohdalta, jolloin koko rivi tulee valituksi ja paina tämän jälkeen

5 backspace -painiketta. Kirjaa asetukseen oikea tilikautesi ja paina Tallenna -painiketta. HUOM: Asetuksen tilikausia ei voi enää muuttaa sen jälkeen kun olet kirjannut ensimmäiset tositteesi tai tehnyt esim. laskuja. Tämän jälkeen voidaan ainoastaan lisätä uusia rivejä tähän asetukseen. Seuraavaksi sinun tulee tallentaa yrityksesi tiedot ohjelmaan: 1. Valiste perusikkunassa Asetukset ja valitse avautuvasta ikkunasta Yritystiedot. 2. Anna yrityksesi osoitetiedot ja muut haluamasi tiedot. Ole tarkkana tietojen syöttämisessä, sillä nämä tiedot tulostuvat laskuille ja muille ohjelmasta syöttämillesi lomakkeille. Yrityksen nimi, y-tunnus ja puhelinnumero ovat pakollisia tietoja, koska niitä käytetään ohjelman rekisteröinnissä. 3. Tunnukset -välilehdellä oleva Pankki 1 -kentän tiedot olisi hyvä kirjoittaa muotoon "Pankki ", eli pankkisi nimi, yksi välillyönti ja tilinumero. Jos haluat ottaa käyttöön tulevaisuudessa verkkolaskutuksen, ovat nämä tiedot oikeassa muodossa jo valmiiksi. 4. Paina Tallenna -painiketta Tietokanta-avain Kun asennuksesi on valmis ja olet lisännyt yritystietosi, tarvitset tietokanta-avaimen. Tietokanta-avain mahdollistaa sinun tulostaa ohjelmasta. 1. Valitse perusikkunassa Rutiinit ja valitse avautuvasta ikkunasta Rekisteröinti. 2. Klikkaa "Rekisteröi tämä tuote" -painiketta. 3. Kun "Valitse maa" -ikkuna avatuu, valitse Maa -kentässä cmd+enter (Mac OS X) tai ctrl+enter (Windows) näppäinkomento. Valitse maaksi Suomi avautuvasta ikkunasta kaksoisklikkaamalla ja paina Jatka -painiketta. 4. Jos et ole aiemmin rekisteröinyt Books -tuotetta, jätä seuraavassa ikkunassa kentät tyhjiksi ja paina Seuraava -painiketta. 5. Yritystiedot -ikkuna avautuu sisältäen tiedot, jotka syötit aiemmin Yritystiedot -asetukseen. Tarkasta, että tiedot ovat oikein ja paina Jatka -painiketta. Tämä lähettää antamasi tiedot HansaWorld Finlandin tietokantaan. Saat asiakasnumeron, sopimusnumeron ja rekisteröintinumeron,

6 jotka tulevat näkyviin Verkkopalvelut, rekisteröinti -asetukseen. 6. Lisenssiehdot -ikkuna avautuu. Lue lisenssiehdot ja paina Hyväksyn -painiketta. 7. Kirjaa Booksin sarjanumero sille varattuun kenttään. Jos olet ostanut ohjelman kaupasta, sarjanumero löytyy CDkotelosta. Jos olet ostanut ohjelman verkkokaupasta, sarjanumero on lähetetty sinulle sähköpostilla. Paina Jatka -paiketta annettuasi sarjanumeron. 8. Saat tietokanta-avaimen ja avaimen voimassaolopäivän. Nämä näkyvät Konfiguraatio -asetuksessa. Jos sinulla on ongelmia rekisteröinnissä, ota ystävällisesti yhteyttä tukinumeroon: Huomaathan, ettet yritä rekisteröintiä ennen kuin olet täyttänyt yritystiedot.

7 Käyttöliittymä Perusikkuna Henkilökohtainen työpöytä Perusikkunan oikealla puolella näet Henkilökohtaisen työpöydän. Henkilökohtainen työpöytä on jokaiselle käyttäjälle henkilökohtainen. Aktivoi ensin henkilökohtainen työpöytä: 1. Valitse Moduuli perusikkunassa ja valitse Järjestelmä. 2. Valitse Henkilöt -ikoni perusikkunassa. 3. Klikkaa kerran nimimerkkiä kenelle haluat aktivoida henkilökohtaisen työpöydän.

8 4. Valitse Toiminnot -valikko (Mac OS X: ratasvalikko, Windows: Toiminnot -valikko) ja "Luo postilaatikko". 5. Sulje ja käynnistä ohjelma uudelleen. Voit lisätä navigointilinkkejä henkilökohtaiselle työpöydälle vetämällä ja raahamalla. Navigointilinkit ovat pikalinkkejä raportteihin, rutiineihin ja rekisterihin, joita käytät usein. Esimerksi, jos haluat lisätä pikalinkin raporttiin avaa Raportit valitsemalla Raportit -ikoni perusikkunasta ja raahaa haluamasi raportti avautuvasta ikkunasta työpöydälle. Aina kun haluat ajaa raportin voit vain kaksoisklikata raporttia henkilökohtaisella työpöydällä ja voit ajaa raportin haluamillasi ehdoilla. Voit luoda pikalinkkejä asetuksiin ja lomakkeisiin samalla tavalla. Jos haluat luoda pikalinkin yksittäiseen tietueeseen, avaa haluamasi rekisteri ja raahaa tietue henkilökohtaiselle työpöydälle Selaa -ikkunan listalta. Voit myös raahata kokonaisia rekistereitä henkilökohtaiselle työpöydälle, esim. Laskut -rekisterin. Halutessasi lisätä ohjelman ulkopuolisen tiedoston henkilökohtaiselle työpöydälle, klikkaa + painiketta (Mac OS X) Henk.koht. työpöydän yläpuolella tai klikkaa Toiminnot -valikkoa (Windows) ja valitse Liitä tiedosto. Käyttöjärjärjestelmän standardi tiedoston etsintäikkuna avautuu ja voit etsiä haluamasi tiedoston normaaliin tapaan. Halutessasi tallentaa tiedoston uudelleen koneelleesi, valitse "Lataa tiedosto" Toiminnot -valikosta. Halutessasi avata tiedoston suoraan Books -ohjelmasta katselua varten, valitse "Avaa rekisteri" Toiminnot -valikosta. Halutessasi lisätä muistion valitse "Luo muistio" alasvetovalikosta. Lisää muistioon halauamasi tiedot ja paina Tallenna -painiketta. Halutessasi lukea muistion, avaa se kaksoisklikkaamalla. Halutessasi luoda kansion valitse "Luo kansio" alasvetovalikosta. Anna kansiolle nimi ja paina Tallenna -painiketta. Avaa kansio kaksoisklikkaamalla sitä. Nyt voit antaa kansiolle nimen valitsemalla Toiminnot -valikosta (Mac OS X: ratasvalikko) "Nimeä kansio uudestaan". Voit myös luoda kansion kansion sisälle valitsemalla "Uusi kansio". Tämän avulla voit luoda kokonaisen kansiorakenteen henkilökohtaiselle työpöydällesi. Voit tuoda kansioihin sisältöä raahamalla ja pudottamalla. Poistaaksesi sisältöä kansioista tai henkilökohtaiselta työpöydältä merkitse se valituksi klikkaamalla sitä kerran ja valitsemalla miinus-merkki. Raportit ja lomakkeet Raportteihin ja lomakkeisiin pääset kun valitset ikonin Raportit tai Lomakkeet perusikkunasta. Ikoneista sinulla on pääsy lukuisiin raportteihin tai lomakkeisiin, jotka voit ajaa erilaisilla määritteillä. Raportteja voit katsella joko esikatselussa näytöllä, tulostamalla ne tulostimeen tai tiedostoon tai suoraan Exceliin. Lomakkeet voidaan tulostaa joko näytölle tai tulostimeen.

9 Painikkeet: Uusi, Kopio, Kumoa ja Tallenna Books by HansaWorldin yleiset painikkeet ovat näkyvissä jokaisessa rekisteri-ikkunassa. Tallenna ja Kumoa -painikkeilla hyväksyt tai peruutat rekistereissä tekemäsi muutokset. Uusi -painikkeella saat luotua uuden, tyhjän rekisterin, ja Kopio -painikkeella saat luotua kopion avoinna olevasta rekisteristä. Esimerkiksi voit tehdä kopion olemassa olevasta laskusta etsimällä haluamasi laskun, painamalla Kopio -painiketta ja lisäämällä tämän jälkeen haluamasi muutokset laskulle ennen laskun tallennusta. Voit käyttää tätä painiketta luodaksesi kopioita liikekumppaneista, tuotteista, tileistä jne. Tämä painike säästää sinulle paljon aikaa. Toiminnot/Ratasvalikko Tämä valikko on yksi Books by HansaWorldin tehokkaimmista työkaluista. Valikon sisältö vaihtuu aina sen mukaan mikä rekisteri sinulla on auki. Jokainen aina kyseiseen rekisteriin liittyvä, usein tarvittava toiminto löytyy tämän valikon alta. Esimerkiksi voit hyväksyä laskuja ja muita tietueita suoraan Selaa-ikkunasta, jolloin järjestelmä muodostaan kirjanpidon tositteen kyseisestä tietueesta tai voit lisätä poistoja suorituksille tai kassa-alennuksia maksuille. Aina kun olet uudessa rekisterissä tai tietueella, katso mitä Toiminnot/ratasvalikon alta löytyy nopeuttaaksesi työntekoasi. Tiedon syöttö sijoita -toiminnolla (paste special) Voit käyttää cmd+enter (Mac OS X) tai ctrl+enter (Windows) näppäinkomentoa saadaksesi esille listan rekistereiden kenttissä kun tarvitset lisätä tietoa esim. laskulle. Valitsemalla näppäinkomennon saat näkyville listan, mistä voit valita haluamasi tiedot kyseiseen kenttään. Käyttöliittymän muokkaus Voit muuttaa käyttöliittymässä olevien ikkunoiden kokoa ja sijaintia. Muuta ikkunan kokoa ja paikkaa, ja tämän jälkeen valitse menuvalikosta Ikkuna ja Tallenna ikkunat. Aina kun avaat tämän

10 jälkeen kyseisen ikkunan, avatuu se samankokoisena ja samassa paikassa kuin sen tallensit. OK -valintaruudut Jotkut ohjelman rekisterit vaativat lisätarkastuksen ennen kuin niistä luodaan kirjanpidon tosite. OK -valintaruutu löytyy kaikista tietueista, joista syntyy kirjanpidon tosite tai jotka vaativat valtuutuksen. Tästä hyvinä esimerkkeinä toimiii Laskut ja Ostolaskut. Tietueita voi muokata niin kauan kun OK -valintaruudussa ei ole valintaa. Kun OK -valintaruudussa on valinta ja tietue on tallennettu, muodostuu tästä kirjanpidon tosite, eikä tietuetta ole enää mahdollista muokata. Perustoiminnot Liikekumppanit 1. Luodaksesi uuden asiakkaan avaa perusikkunasta Liikekumppanit -rekisteri, ja klikkaa Uusi -painiketta. Books luo automaattisesti asiakasnumeron, jonka voit vaihtaa halutessasi ennen kuin tallennat tietueen. Lisää asiakkaan nimi, osoite- ja muut yhteystiedot. Huomaa myös, että ikkunan oikeassa yläreunassa olevassa Asiakas -valintaruudussa on valinta automaattisesti. 2. Asiakkaan alv-alueena on automaattisesti "Kotimaa". Jos asiakas ei ole kotimaan asiakas, muuta valinta haluamaasi kohtaan "Alv-alue" -valinnassa (tili -välilehti). Jos haluat käyttää myynnin luottorajaa, lisää siihen varattuun kenttään haluamasi luottoraja. Aseta sijoita -toiminnolla asiakkaan maksuehto Myynnin maksuehto -kenttään (ehdot -välilehti). 3. Tallenna asiakaskortti painamalla Tallenna -painiketta. Toimittajat 1. Luodaksesi uuden toimittajan avaa perusikkunasta Liikekumppanit -rekisteri, ja klikkaa Uusi -painiketta. Lisää toimittajan nimi, osoite- ja muut yhteystiedot. Huomaa myös, että ikkunan oikeassa yläreunassa olevassa Asiakas -valintaruudussa on valinta automaattisesti. Muuta tämä

11 valinta Toimittaja -valintaruutuun. 2. Aseta sijoita -toiminnon avulla kirjanpidon tili "Kustannustili" -kenttään (tili -välilehti). Tämä tili tulee automaattisesti kulutiliksi ostolaskulle aina kun kirjaat niitä kyseiseltä toimittajalta. 3. Toimittajan alv-alueena on automaattisesti "Kotimaa". Jos asiakas ei ole kotimaan asiakas, muuta valinta haluamaasi kohtaan "Alv-alue" -valinnassa (tili -välilehti). Aseta sijoita -toiminnolla toimittajan maksuehto ostojen maksuehto -kenttään (ehdot -välilehti). 4. Tallenna toimittajakortti painamalla Tallenna -painiketta. Yhteyshenkilöt 1. Tallentaaksesi asiakkaalla tai toimittajalla työskentelevän yhteyshenkilön tiedot, avaa asiakas- tai toimittajakortti tai luo uusi. 2. Valitse Toiminnot -valikosta "Luo yhteyshenkilö". Uusi liikekumppanikortti aukeaa. Lisää yhteyshenkilön nimi ja muut yhteystiedot, mikäli ne eroavat asiakkaan/toimittajan tiedoista. 3. Varmista ettei Asiakas tai Toimittaja -valintaruuduissa ole valintaa. 4. Tallenna ja sulje yhteyshenkilökortti. Kun palaat asiakas/toimittajakortille näet, että yhteyshenkilö näkyy sille varatussa listassa ikkunan alaosassa. Tuotteet Tuotteet ovat tuotteita ja palveluita mitä myyt. 1. Lisätäksesi uuden tuotteet valitse Tuotteet -ikoni perusikkunassa ja klikkaa Uusi -painiketta. 2. Anna tuotteelle tuotenumero Nro -kenttään ja anna tuotteelle nimi. 3. Anna tuotteelle normaali myyntihinta Hinta -kenttään. 4. Tallenna tuote valitsemalla Tallenna -painike. Lisätietoja tuote -tietueen muista kentistä osoitteessa

12 Laskut Laskut muodostavat tapahtumia asiakkaan tietoihin, sekä muodostavat laskulomakkeita asiakkaille lähetettäväksi. Kun avaat Laskut -rekisterin näet, että laskuilla on eri värikoodit (Huom. vain Mac OS X -ominaisuus): Ei väriä Punainen Vihreä Laskujen suoritukset eivät ole myöhässä Laskujen suoritukset myöhässä Laskujen suoritukset vastaanotettu tai hyvitetty Luodaksesi uuden laskun toimi seuraavalla tavalla: 1. Avaa Laskut -rekisteri ja paina Uusi -painiketta. Tämä luo uuden laskutietueen. Books luo automaattisesti laskulle numeron (voit halutessasi muuttaa laskunumeroa). 2. Laita hiiren kursori As.nro -kenttään, ja valitse pikakomento cmd+enter (Mac OS X) tai ctrl+enter (Windows). Saat esille listan, jossa on kaikki asiakkaasi. Etsi listalta haluamasi asiakas, valitse se hiirellä ja paina Enter -painiketta tai kaksoisklikkaa hiirellä. Painamalla tämän jälkeen Enter -painiketta tulevat asiakaskortin taakse tallentamasi tiedot laskulle, esim. maksuehto. 3. Lisää laskun matriisiriveille myymäsi tuotteet. Laita hiiren kursori Tuote -sarakeen ensimmmäiselle riville, ja valitse pikakomento cmd+enter (Mac OS X) tai ctrl+enter (Windows). Saat esille listan, jossa on kaikki ohjelmaan syöttämäsi tuotteet. Valitse haluamasi tuote kaksoisklikkaamalla sitä listalla. Tuotteen mukana tulee laskulle kaikki tuotetietueelle tallentamasi tiedot (esim. selite ja hinta). Siirry Määrä -kenttään ja lisää myymäsi määrä. Kun määrä on lisätty ja olet painanut Enter -painiketta laskee Books automaattisesti Yhteensä, Maksettava ja Alv:n laskulle. Lisätäksesi lisää tuotteita, toista kohdan 3 toimenpiteet. 4. Tässä vaiheessa voit vielä muuttaa laskulla olevia tietoja, vaikka olisit jo painanut Tallenna -painiketta tallentaaksesi laskun. Voit myös poistaa laskun valitsemalla Tietue >> Poista näytön yläpuolella olevasta menuvalikosta. Kun olet tyytyväinen laskun tietoihin, laita valinta laskun vasemmassa alalaidassa olevaan OK -valintaruutuun. Kun tallennat laskun tämän jälkeen, tallentuu lasku myyntireskontraan ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti. Et voi enää muuttaa laskun tietoja etkä poistaa sitä. 5. Valitse "Tulostin" -ikoni laskun vasemmassa ylälaidassa, jos haluat tulostaa laskun. Jos tulostat laskun ennen kuin olet

13 laittanut valinnan OK -valintaruutuun, tulostuu laskulle "Koetulostus" -teksti. Jos tulostat laskun toiseen kertaan sen jälkeen kun olet laittanut valinnan OK -valintaruutuun tulostuu laskulle "Kopio" -teksti. Hyvityslaskut Hyvittääksesi laskun toimi seuraavalla tavalla: 1. Etsi lasku minkä haluat hyvittää. Laskulla täytyy olla valinta OK -valintaruudussa. Valitse Toiminnot -valikosta "Luo hyvityslasku". 2. Muodostuu uusi lasku, jossa on maksuehtona H (=hyvityslasku). Laskun ensimmäiselle riville on myös muodostunut uusi rivi "Hyvitys laskulle" ja hyvitettävän laskun numero. 3. Tarkasta, että laskun tiedot ovat oikein. Kun tiedot ovat mielestäsi oikein, laita valinta OK -valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta. Hyvityslasku päivittää myyntireskontraa ja luo kirjanpidon tositteen. Suoritukset Kun lasku on maksettu, kirjaa siitä suoritus ja täsmää se avoinna oleviin laskuihin. 1. Avaa Suoritukset -rekisteri ja paina Uusi -painiketta. 2. Books antaa automaattisesti suoritukselle numeron sekä asettaa tapahtumapäivämääräksi kuluvan päivän. Voit muuttaa molempien kenttien tietoja. 3. Oletussuoritustapa tulee sille varattuun kenttään automaattisesti. Tämä maksutapa määrää mille pankki- tai käteistilille suoritus kirjataan. Jos haluat lisätä uusia suoritustapoja, lisää ne "Suoritustavat" -asetukseen ennen suorituksen kirjaamista. Kun lisäät uutta suoritustapaa, muista lisätä pankki- tai käteistili sille varattuun "Tili" -kenttään. 4. Laita hiiren kursori Laskunro -kenttään suorituksella. Laita sijoita -toiminnolla tai lisää käsin laskun numero, mille haluat kirjata suorituksen. Saat suoritukselle laskun tiedot ja suoritettavan määrän. 5. Jos asiakas on maksanut usemman laskun samalla, lisää jokainen lasku omalle rivilleen. 6. Kun suorituksen tiedot ovat oikein, laita valinta OK

14 -valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta. Myyntireskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti. Osasuoritukset Joskus suoritettu summa ei täsmää avoinna olevan laskun summaan. Luodaksesi osasuorituksen toista yllämainitut kohdat 1-4 tehdäksesi suorituksen. Avoinna olevan laskun koko summat tulevat suoritukselle. Muuta asiakkaan oikeasti suorittama summa "Vastaanotettu" -sarakkeeseen. Kun suorituksen tiedot ovat oikein, laita valinta OK -valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta. Myyntireskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti, niin että vain osa laskusta on suoritettu. Laskun suorittamaton osa jää avoimeksi myyntireskontraasi, ja se voidaan suorittaa milloin tahansa. Poistot Lisää laskun numero sille varattuun kenttää normaalisti ja muuta asiakkaan oikeasti suorittama summa "Vastaanotettu" -sarakkeeseen (jos haluat tehdä poiston koko laskun summalle, laita kenttään nolla). Valitse hiirellä koko rivi, mille laskulle poisto tehdään valitsemalla rivinumero (koko rivi aktivoituu). Valitse tämän jälkeen Toiminnot -valikosta "Lisää poisto". Tämä lisää uuden rivin laskulle, joka sisältää poiston määrän. Kun laitat valinnan OK -valintaruutuun ja painat Tallenna -painiketta, luo Books automaattisesti kirjanpidon tositteen, jossa poistot kirjataan poistotilille, joka on määritelty asetuksessa "Tiliöinti, myyntilaskut". Ostolaskut Ostolaskut on hyvä kirjata Books -ohjelmaan, jotta varmistat tietojen paikkansapitävyyden, etkä maksa liikaa toimittajillesi. 1. Valitse Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Ostoreskontra. 2. Avaa ostolaskut -rekisteri ja paina Uusi -painiketta. 3. Laita hiiri Toimittaja -kenttään ja valitse sijoita -toiminnolla haluamasi toimittaja listalta. Toimittajakortille tallentamasi tiedot tulevat automaattisesti ostolaskulle painettuasi Enter -painiketta. Tarkasta Laskupvm -kenttä, ja muuta päivämäärä, jos se on jokin muu kuin kuluva päivä. Tarkasta myös, että Maksuehto -kenttässä on maksuehto. 4. Lisää seuraavaksi ostolaskun summa Yhteensä -kenttään

15 (sisältäen alv:n). 5. Ostolaskutietueen matriisin ensimmäiselle riville tulee automaattisesti tili, jonka olet tallentanut toimittajakortin kustannustili -kenttään. Voit muuttaa tämän tilin toiseksi. Voit myös lisätä muita rivejä ja tilejä laskulle. Lisää jokaiselle tilille kirjattava summa Summa -kenttään (ilman alv:tä). 6. Tarkasta, että syöttämäsi tiedot ovat oikein. Lisää myös toimittajan laskun numero sille varattuun kenttään (Toim.lask.nro). 7. Kun ostolaskun tiedot ovat oikein, laita valinta OK -valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta. Ostoreskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti. Lisähuomautukset Kun kirjaat arvonlisäverollisen ostolaskun täytyy summien täsmätä ennen kuin voit tallentaa ostolaskun. Jotta summat täsmäävät, täytyy jokaiselle riville syöttämiesi summien ja arvonlisäverojen (Books laskee automaattisesti riville lisätyn alv-koodin avulla) vastata summaa, jonka kirjasit Yhteensä -kenttään ostolaskulle. Jos ostolasku ei täsmää, mutta kaikki summat ovat oikein, voi vika olla pyöristysasetuksissa. Kun lisäät rivejä ostolaskulle laskee Books automaattisesti alv:n alv-koodin avulla ja näyttää alv:n sille varatussa kentässä "Laskettu alv". Jos tämä vastaa alv:tä toimittajan laskulla, pystyt luultavimmin tallentamaan laskun ongelmitta. Jos et pysty tallentamaan laskua, voit lisätä alv:n käsin kenttään "Alv" ostolaskun yläosassa - Books käyttää tätä summaa "Laskettu Alv" -kentän summa sijaan. Booksissa on pikakomento ostolaskujen kirjaamisen nopeuttamiseksi. Laita ensin ostolaskun summa Yhteensä -kenttään ja laita tämän jälkeen kursori Summa -kenttään (vaikka tämä olisi ostolaskun ainoa rivi) ja paina tämän jälkeen Enter -painiketta. Books laskee summat ja alv:t automaattisesti sen mukaan, mitä syötit Yhteensä -kenttään. Hyvityslaskut Vastaanotettuasi hyvityslaskun etsi alkuperäinen ostolasku, avaa se, ja valitse Toiminnot -valikosta "Hyvityslasku". Books luo uuden ostolaskun, jonka maksuehto on automaattisesti H (=hyvityslasku). Tämä hyvittää koko laskun, mutta voit tehdä muutoksia laskun summiin sen mukaan, millainen hyvityslaskun tulee olla. Books lisää myös automaattisesti hyvitettävän laskun numeron sille varattuun kenttään (Hyvitys laskulle). Kun

16 hyvityslaskun tiedot ovat oikein, laita valinta OK -valintaruutuun ja paina Tallenna -painiketta. Ostoreskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti. Maksut Booksissa on monia maksujen maksamisen helpottavia toimintoja. 1. Avaa Maksut -rekisteri perusikkunasta ja paina Uusi -painiketta. 2. Lisää maksupäivä Maks.pvä -kenttään sekä tapahtumapäivä Tap.pvä -kenttään. 3. Lisää maksutapa. Tämä maksutapa määrittelee miltä pankkitai käteistililtä maksu kirjataan. Jos haluat lisätä uusia maksutapoja, lisää ne "Maksutavat" -asetukseen ennen maksun kirjaamista. Kun lisäät uutta maksutapaa, muista lisätä pankki- tai käteistili sille varattuun "Tili" -kenttään. 4. Laita kursori Laskunro -kenttään maksulla. Laita sijoita -toiminnolla tai lisää käsin ostolaskun numero, mille haluat kirjata maksun. Saat maksutietueelle ostolaskun tiedot ja maksettavan määrän. Muuta summaa "Läh.summa" -kentässä, jos haluat maksaa vain osan ostolaskusta. 5. Laita valinta Tilattu- ja OK -valintaruutuihin ja paina Tallenna -painiketta. Ostoreskontra päivittyy ja kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti. 6. Paina "Tulosta" ikonia, jos haluat tulostaa maksun. Kirjanpidon tositteet Sinun tulisi kirjata jokainen kirjanpitoon vaikuttava tapahtuma kirjanpitoosi (Booksissa kirjanpidon tosite). Kirjanpidon tosite muodostuu automaattisesti laskuista, ostolaskuista, suorituksista ja maksuista kun laitat ko. tietuielle OK -valintaruutuun valinnan ja painat Tallenna -painiketta. Jos sinun täytyy kirjata muunlaisia tapatumia kirjanpitoon, esim. palkkoja ja muita kuluja, voit tehdä ne suoraan kirjanpito -moduulin Tositteet -rekisteriin: 1. Valitse Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Kirjanpito. 2. Valitse Tositteet -rekisteri perusikkunasta ja paina Uusi -painiketta. 3. Lisää tapahtumapäivä ja selite. 4. Lisää tili sijoita -toiminnolla tositteen ensimmäiselle matriisiriville.

17 5. Lisää summa joko Debet tai Kredit -sarakkeeseen. 6. Toista kohdat 4 ja 5 lisätäksesi tositteen muut rivit. 7. Kun olet tarkastanut, että tositteen tiedot ovat oikein, paina Tallenna -painiketta. Huomaa, että voit tallentaa tositteen ainoastaan jos se täsmää. Lisähuomautukset Voit antaa Booksin laskea tositteen summat niin, että tosite täsmää. Laita kursori haluamallesi riville, niin että koko rivi aktivoituu ja valitse Toiminnot -valikosta "Tasaa tosite". Books lisää tarvittavan summan joko Debet tai Kredit -sarakkeeseen. Huomaathan, että sinun täytyy ensin valita tili. Jos haluat kumota tositteen, jonka olet jo tallentanut, avaa Tositteet -rekisteri ja valitse tosite, jonka haluat kumota. Paina Kopio -painiketta, jolloin saat kopion tositteesta. Valitse tämän jälkeen Toiminnot -valikosta "Vaihda Debet & Kredit", jolloin kirjaukset muuttuvat vastakkaisiksi. Tallenna tosite Tallenna -painikkeella. Jos haluat laittaa tositteelle viittauksen korjattuun tositteeseen, valitse ennen tositteen tallennusta Toiminnot -valikosta "Korjausmerkintä". Tositteeelle tulee uusi rivi: "Korjaus tositteelle", jonka perään voit kirjata korjatun tositteen numeron (täsmälleen kuten se näkyy tositteet: selaa -ikkunassa, esim. LASK ). Jos haluat korjata vain yhtä riviä tositteella, esim. kirjausta väärälle tilille tai väärän alv-koodin käyttöä, voit korjata sen "muutosmerkintä" -toiminnolla. Valitse haluamasi tosite ja avaa se. Valitse tämän jälkeen Toiminnot -valikosta "Muutosmerkintä". Seuraavaksi valitse rivi rivinumeron kohdalta, mitä haluat korjata niin, että koko rivi tulee valituksi ja paina "backspace" -painiketta. Koko rivin päälle tulee punainen viiva. Lopuksi lisää tositteelle korjaava rivi. Huomaathan, että tositteelle tuli myös uusi rivi, missä on nimimerkkisi, näin voit seurata kuka on tositetta korjannut. Varmuuskopiointi Suosittelemme varmuuskopioinnin suorittamista jokaisen työpäivän jälkeen. Suosittelemme, että suoritat nämä varmuuskopiointirutiinit joka päivä, ja tallennat varmuuskopiot CD:lle tai jollekin muulle ulkoiselle medialle, jota talletat varmassa paikassa. Jokapäiväinen varmuuskopiointi voi tuntua turhalta työltä

18 - mutta kuvittele, jos tietokoneesi menee rikki! Menetät kaikki tekemäsi toimenpiteet, ellei ne ole sinulla tallessa jossain muualla. Booksin varmuuskopiontirutiinit ovat nopeita ja tehokkaita. Tiedot tallennetaan salattuun tiedostoon, jonka tiedostokoko on pieni. Varmuuskopiointirutiini 1. Moduuli ja valitse avautuvasta ikkunasta Järjestelmä. 2. Valitse tämän jälkeen Rutiinit perusikkunassa. Valitse avautuvasta ikkunasta Viennit. 3. Kaksoisklikkaa avautuvasta ikkunasta "Varmuuskopio, tietokanta". 4. Valikoima Varmuuskopio -ikkuna aukeaa. Voit jättää vientiselite -kentän tyhjäksi. Paina Käynnistä -painiketta. 5. Käyttöjärjestelmäsi standarditallennusikkuna aukeaa. Anna varmuuskopiollesi nimi (esim. vk txt) ja valitse paikka koneellasi mihin haluat tiedoston tallennettavan. Books -ohjelma tekee varmuuskopion koko tietokannastasi. Huom. muistathan laittaa tarkenteen.txt tiedostonimen päätteeksi. Tämä varmistaa, että tiedosto tallentuu oikeassa muodossa. Voit myös asettaa Booksin tekemään varmuuskopion joka päivä automaattisesti: 1. Valitse Asetukset perusikkunassa (järjestelmämoduulissa). Valitse avautuvasta ikkunasta Ajastetut toiminnot. 2. Kirjaa aika, milloin haluat varmuuskopioinnin aloitettavan "Aloitusaika" -kenttään. 3. Määrittele sijainti mihin haluat varmuuskopion tallennettavan "Tiedostopolku" -kenttään ja laita valinta Varm.kopio -valintaruutuun. 4. Paina Tallenna -painiketta. Jos Books -ohjelma ei ole auki ajankohtana, jolloin määrittelit varmuuskopioinin aloitettavaksi, käynnistyy varmuuskopiointi kun seuraavan kerran avaat Books -ohjelman.