Karusellimanuaali. Ulla Kaasinen, harrastemanageri SPL Uudenmaan piiri

Transkriptio

1 Karusellimanuaali Ulla Kaasinen, harrastemanageri SPL Uudenmaan piiri

2 1 SISÄLLYSLUETTELO ENNAKKOJÄRJESTELYT 3 1)... Piirin tehtävät 3 2)... Turnausten anominen 3 3)... Kenttävaatimukset 3 4)... Lupien hakeminen ja ilmoitukset 3 5)... Tiedottaminen ja markkinointi ORGANISAATIO 4 1)... Turnausvastaava 4 2)... Kenttävastaava 4 3)... Pelinohjaajat ja pelinohjaajien tukihenkilö 4 4)... Tiedottaminen 4 5)... Tulospalvelu 4 6)...Kurinpito 5 7)... Kioskimyynti ja oheistoiminta 5 8)... Ensiapu ja turvallisuusvastaava TUPLATURVA-VAKUUTUS 5 1)... Tuplaturva-vakuutus ENNEN TURNAUSTA 5 1)... Aikataulut 5 2)... Tiedottaminen joukkueille 6 3)... Peruutukset 6 4)... Kenttäalueen valmistelu 6 5)... Näkyvyys ja opasteet 6 6)... Varaudu erilaisiin sääoloihin 6 7)... Säännöt 6 8)... Palkinnot ja diplomit 7 9)... Tarvikkeet 7 10)... Yhteystiedot TURNAUKSEN AIKANA 7 1)... Kisatoimisto 7 2)... Liikenne 7 3)... Kenttäalueen rajaaminen 7 4)...Ottelut ja tulospalvelu 7 5)... Kioski 8 6)... Palkintojenjako 8 7)... Siisteys 8 8)... Tupakointi 8 9)... Ongelmatapaukset 8 10)... Löytötavarat TURNAUKSEN JÄLKEEN 9 1)... Piirin tarvikkeiden palautus 9 2)... Laskutus 9 3)... Jälkiarviointi 9 LINKIT MUISTIN TUEKSI!... 10

3 2 YHTEENVETO Lasten Karuselliturnaukset järjestetään yhteistyössä Suomen Palloliiton Uudenmaan piirin ja paikallisten seurojen kanssa. Karusellijärjestäjät tekevät arvokasta työtä lasten jalkapallon hyväksi. Järjestelyt tarjoavat mahdollisuuden kerätä rahaa seuralle ja joukkueelle. Lisäksi ne tarjoavat mainion mahdollisuuden yhteishengen kohottamiseen ja seuran tai joukkueen profiilin nostamiseen. Tapahtumien organisoinnista vastaa Uudenmaan piiri, käytännön turnausjärjestelyistä vastaa paikallinen seura ja/tai seuran joukkueet. Vuosittain Karuselleihin osallistuu yli joukkuetta jotka jaetaan järjestäjien kapasiteetista riippuen joukkueen turnauksiin. Tämä manuaali tarkoituksena on yhdenmukaistaa turnauskäytäntöjä ja helpottaa paikallisia turnausjärjestäjiä oman tapahtuman organisoinnissa. Manuaali sisältää tietoa turnausjärjestelyistä ja toimii samalla suuntaa-antavana mallina tapahtumien järjestämiseen. Manuaali toimii myös tehokkaana seurannan ja itsearvioinnin välineenä. Ennen kaikkea tarkoituksena on selkeyttää tapahtuman järjestelyitä. Ottelumanuaali on rakennettu toimimaan apuvälineenä ja muistilistana järjestäjälle. Oman turnauksen suunnittelu, tilojen varaaminen ja toimitsijoiden kartoitus on hyvä aloittaa ajoissa. Myös toimijoiden sitouttaminen ja palkitseminen on tärkeää. Ennakkovalmistelussa avoin tiedottaminen ja säännöllinen seuranta järjestävien tahojen välillä auttaa pitämään tekijät tehtävien tasalla.

4 3 1. ENNAKKOJÄRJESTELYT Turnausjärjestelyissä pätee sanonta hyvin suunniteltu on puoliksi tehty. Mikäli mukana on aiemmin turnausjärjestelyissä olleita henkilöitä, hyödynnä heidän osaamistaan. Tee valmistelut ajoissa, älä jätä asioita viime hetkeen! Ennen turnausta sovitaan aikataulut, turnauksen aikaiset tehtävät ja työnjako käydään läpi. Suljetun verkkoryhmän avulla (Facebook, Google +, WhatsApp tms.) kaikki järjestelyihin osallistuvat voivat seurata valmisteluiden etenemistä. 1) Piirin tehtävät Piirillä on päävastuu Karusellijärjestelyissä. Piiri kerää joukkueiden ilmoittautumiset, jakaa joukkueet turnauspaikkakunnille ja tekee otteluohjelmat sekä vastaa Karusellimateriaalien ja palkintojen hankinnasta. 2) Turnausten anominen Turnausten järjestelyt anotaan piiristä vapaamuotoisella hakemuksella. Hakemuksessa ilmoitetaan ajankohta ja ikäluokka jota anotaan, vastuullisen järjestäjän yhteystiedot, kenttien koko, lukumäärä ja pelialusta. Jotta seuralle voi myöntää turnauksen, tulee kenttävaraus olla varmistettuna. 3) Kenttävaatimukset Turnauksessa pelialustana on tekonurmi tai nurmi: sosiaalitiloja ja vesipisteitä tulee olla riittävästi sekä osallistujille että yleisölle, kentät ovat pelikäytössä pääsääntöisesti 9:00 18:00, 8v8 pelikentän maksimikoko on 64*45, minimi 55*40, 5v5 pelikentän maksimikoko on 40*30, minimi 30*20, varmista maalien riittävyys, yhdellä pelikentällä pelataan päivässä max. 18 ottelua, 6 joukkueen lohko pelaa päivässä 9 ottelua, pelikentät merkitään joko kalkilla tai merkkikartiolla. 4) Lupien hakeminen ja ilmoitukset Tapahtuman järjestäminen saattaa edellyttää lupien hakemista ja ilmoitusten tekemistä, varmista ainakin että seuraavat asiat ovat kunnossa: ilmoitus yleisötilaisuudesta (poliisi), pelastussuunnitelma (poliisi ja pelastuslaitos). Jos tapahtumassa on pomppulinna, vaatii poliisi siitä ilmoituksen. Lisäksi kunnilla voi olla omia määräyksiä lupakäytännöissä. Lomakkeita löytyy mm. poliisin ja pelastuslaitoksen sivuilta. 5) Tiedottaminen ja markkinointi Piiri vastaa Karusellien markkinoinnista seuroille ja joukkueille. Järjestäjä informoi omaan turnaukseen osallistuvia toimitsijoita ja joukkueita. Tiedottaminen tehdään ensisijaisesti sähköpostilla ja nettisivujen kautta. Myös muita medioita voi hyvin käyttää, esim. Facebook, Instagram tai Twitter.

5 4 2. ORGANISAATIO Samalla henkilöllä voi olla useampia tehtäviä. Tapahtumassa on hyvä huomioida ainakin alla olevat tehtäväalueet. Tehtäviä kannattaa jakaa tasaisesti, näin kenenkään vastuualue ei kasva liian suureksi. 1) Turnausvastaava Turnausvastaava vastaa turnauksen kokonaisuudesta ja tiedottaa ajankohtaisista asioista sekä jakaa vastuualueita muille toimitsijoille. 2) Kenttävastaava Kenttävastaava seuraa joukkueiden ja yleisön toimintaa ja puuttuu mahdollisiin epäkohtiin mahdollisimman nopeasti. Kenttävastaavan tehtävät: - turnauksen aikataulusta huolehtiminen, otteluiden aloitus ja päätös, - varmistaa kenttien kunnon ja pelipallot, - varmistaa että joukkueet tulevat ajoissa pelikentän läheisyyteen, - tarkistaa ennen ottelun alkua joukkueiden peliasujen värit ja toimittaa tarvittaessa varaliivit vierasjoukkueelle, - valvo tuloskorttien toimittamisen tulospalveluun, - ohjaa yleisön katsojille varatuille alueelle, - huolehtii siitä että kaikki turnaukseen osallistuvat pelaajat, toimitsijat ja yleisö noudattavat reilun pelin henkeä ja kunnioittavat toisiaan. 3) Pelinohjaajat ja pelinohjaajien tukihenkilö Pelinohjaajille järjestetään pelinohjaajakoulutus jossa kerrataan yhteiset toimintatavat, säännöt ja tuloskorttien täyttö. Tarvittaessa ota yhteys piirin koulutuksen järjestämiseksi. Tukihenkilö seuraa ja tukee pelinohjaajien toimintaa kenttien välittömässä läheisyydessä. Pelinohjaajat ovat avainasemassa otteluissa. Pelinohjaajatoiminta herättää usein tunteita. Jämäkkä esiintyminen, tiukka pilliin viheltäminen, selkeät näytöt ja puheella opastaminen auttavat pelaajia (ja yleisöä) ymmärtämään pelinohjaajan tulkintoja. Pelinohjaajat jakavat otteluiden päätyttyä molempien joukkueiden Fair Play pelaajille vihreät kortit perusteluiden kera. 4) Tiedottaminen Päävastuu Karusellitiedottamisesta on piirillä. Turnausta varten järjestäjä voi perustaa seuran omille sivuille turnaussivuston jonne voidaan linkittää piirin sivuja. 5) Tulospalvelu Piirillä on turnauskäytössä TASO- tulospalvelujärjestelmä. Tulospalvelusta vastaavalla tulee olla turnauksen aikana käytössään tietokone ja verkkoyhteys. Yleisöpalvelusta huolehditaan joko tulostaulun tai monitorin avulla.

6 5 Tulospalvelun nopeuttamiseksi apuna voi käyttää juoksijoita jotka toimittavat otteluiden tuloskortit tulospalveluun. 6) Kurinpito Päätökset kurinpitotoimissa tekee aina turnauksen edustaja yhdessä piirin edustajan kanssa. Pelinohjaajan tulkinnoista ei voi valittaa. 7) Kioskimyynti ja oheistoiminta Myyntituotot ovat olennainen osa turnauksen taloutta joten mieti tarjonta ja täydennysmenettely tarkasti. Kioskin lisäksi kannattaa suunnitella myös muuta oheistoimintaa, esim. arpamyynti, taitoratoja, kisoja, leikkipaikka tms. Kaikki muu on myynnissä paitsi Karuselli-nimike. 8) Ensiapu ja turvallisuusvastaava Turvallisuusvastaavan tehtävänä on suunnitella ennakkoon onnettomuuksien ehkäisy ja lieventää niiden seurauksia. sekä tarvittaessa käynnistää pelastustoimet. Selvitä ennakkoon lähimmän ensiapuaseman yhteystiedot ja aukioloajat. Yleinen hätänumero on TUPLATURVA-VAKUUTUS 1) Tuplaturva-vakuutus Liikuntajärjestöillä on liikunnan toiminnanvastuun ja vapaaehtoistyön tapaturmavakuutus. Vakuutus korvaa vapaaehtoistyötä tekeville alle 80-vuotiaille sattuvia tapaturmia. Lisäksi vakuutus korvaa seuran kolmannelle osapuolelle aiheuttaman henkilö- tai esinevahingon josta vakuutettu on voimassa olevan oikeuden mukaan korvausvastuussa. 4. ENNEN TURNAUSTA Ennen turnausta tehdään toimintasuunnitelma ja jaetaan vastuualueet. Viimeisellä viikolla ennen turnausta käydään läpi tekemättömien tehtävien lista ja varmistetaan että kaikki tehtäviin nimetyt henkilöt ovat käytettävissä. 1) Aikataulut Karuselleissa noudatetaan aikataulurunkoa alla: - ilmoittautuminen kevään Karuselliin päättyy helmikuun lopussa ja syksyn Karuselleihin juhannuksena, - järjestäjäseurat vahvistettu ilmoittautumisajan päättymiseen mennessä, - paikkakuntajako noin viikko ilmoittautumisajan päättymisen jälkeen, - alustavat otteluohjelmat valmistuvat noin 2 viikkoa ennen turnausta.

7 6 2) Tiedottaminen joukkueille Piiri toimittaa järjestäjälle osallistuvien joukkueiden yhteystiedot. Järjestäjän tehtävänä on olla yhteydessä osallistuviin joukkueisiin ennakkoon: - pyydetään lopullisesti vahvistamaan osallistuminen, - ajo-ohjeet ja tietoa pysäköinnistä, - mahdolliset muutokset otteluohjemassa, - kenttäalusta ja käytettävissä olevat pukuhuoneet, lepo- ja sosiaalitilat, - miten toimitaan saavuttaessa turnauspaikalle, - kioski ja mahdollinen oheistoiminta, - joukkueiden omien suojakatoksien sijoituspaikat, - muuta turnaukseen vaikuttavaa tietoa, esim. paikkakunnan sääennuste. 3) Peruutukset Mikäli joukkue peruu osallistumisensa viime hetkellä, voi piiri lisätä mahdollisesti jonossa olevan joukkueen peruneen tilalle. Mikäli jonossa ei ole joukkuetta, voi järjestäjä tarjota lisäotteluita paikkakunnan muille joukkueille. 4) Kenttäalueen valmistelu Mikäli mahdollista, kenttäalue kannattaa valmistella mahdollisimman pitkälle jo turnausta edeltävänä päivänä. Tarkista maalien kunto, kenttärajojen merkinnät ja näkyvyysmateriaalit. 5) Näkyvyys ja opasteet Piirin vastuulla on Karusellibanderollit ja tarvittaessa pelinohjaajaliivit. Materiaali on noudettavissa piirin toimistosta Tavitie 1, Vantaa n. viikkoa ennen turnausta kello 9:00 16:00. Mikäli nouto tapahtuu muuhun aikaan, ota yhteys piiriin. Myös Karusellilogolla varustettuja ajo-opasteita kannattaa laittaa lähestymisteiden varsille. Karusellilogon käyttö turnausten yhteydessä on sallittua. Logon muuttaminen ei ole sallittua. Valmistele kenttäkartat, lämmittelyalueet ja kulkuopasteet. Maalit kannattaa merkitä säänkestävillä numerokylteillä. 6) Varaudu erilaisiin sääoloihin Varaudu sään varalta, aurinko ei aina paista tai se voi paistaa liikaa. Sateella nurmikentät voivat kärsiä kovassa käytössä ja kentän omistaja voi kieltää kenttien käytön. Selvitä onko lähellä mahdollinen varakenttä tai mieti miten toimitte jos ottelut joudutaan perumaan. Kioskin on hyvä olla aina katoksen alla. Varaa turnauksen toimihenkilöille ja pelinohjaajille erillinen lepotila. 7) Säännöt Turnauksessa noudatetaan SPL:n Kaikki Pelaa sääntöjä sekä Karuselleissa noudatettavia erillismääräyksiä. Pelimuoto E-ikäluokissa on 8v8 ja F-ikäluokissa 5v5. Peliaika kaikissa otteluissa on 1*25 minuuttia. Tulosta turnauksen säännöt ja laita niitä esille näkyviin paikkoihin.

8 7 Myös kenttä- ja sarjakohtainen otteluohjelma laitetaan esille. 8) Palkinnot ja diplomit Piiri hankkii turnausta varten osallistujamitalit, diplomit, vihreät kortit ja Fair Play palkinnot sekä pelinohjaajien liivit. Diplomit on hyvä kirjoittaa ennen turnausta. Tulostamista varten piiri lähettää järjestäjälle diplomien tulostuspohjan. 9) Tarvikkeet Järjestäjällä tulee olla riittävästi merkintäkartioita kenttien rajaamista varten. Lisäksi tarvitaan pumppu, pelipallot ja mahdollisesti pillit pelinohjaajille. Kulkua pelikentillä voi rajoittaa mellakka-aidoilla, opastekilvillä tai merkintänauhoilla. 10) Yhteystiedot Turnauksen toimitsijoiden yhteystiedot ja tehtävänimikkeet on syytä pitää ajan tasalla esim. järjestäjän omilla nettisivuilla. 5. TURNAUKSEN AIKANA Toimitsijoiden ja pelinohjaajien tulee olla paikalla hyvissä ajoin ennen turnauksen alkua. Jos mahdollista, kannattaa esiintyä yhtenäisissä asuissa tai seuran omissa toimitsijaliiveissä. 1) Kisatoimisto Merkitse opastus kisatoimistoon selkeästi. Joukkueet ilmoittautuvat ennen pelien alkua kisatoimistoon jossa varmistetaan otteluohjelma, tarkistetaan/korjataan pelaajaluettelo, kerrotaan mahdolliset viime hetken muutokset ja muu turnaukseen liittyvä tieto. Kisatoimiston tarvikkeisiin kuuluu ainakin kyniä, tusseja, paperia, sakset ja teippiä. 2) Liikenne Mikäli alueelle on tulossa paljon väkeä, kannattaa miettiä liikenteenohjauksen tarvetta jotta alueelle saadaan mahtumaan mahdollisimman paljon autoja ja ihmiset voivat liikkua turvallisesti. 3) Kenttäalueen rajaaminen Kentältä kannattaa rajata joukkueiden käyttöön oma alue jonne yleisöllä ei ole pääsyä. Turvallisuuden vuoksi yleisön paikka ei ole pelikenttien välissä, ei myöskään joukkueiden vaihtopenkillä tai sen läheisyydessä. Alueen voi merkitä joko mellakka-aidoilla, mainoskilvillä, muovisilla rajausnauhoilla tai muilla opasteilla. 4) Ottelut ja tulospalvelu Aikataulua on helppo noudattaa jos ottelut alkavat ja päättyvät samaan aikaan yhteisellä merkkiäänellä, esim. megafonilla tai äänentoistolaitteilla.

9 8 Otteluiden päättyä tulokset kerätään kentiltä kootusti ja kirjataan TASO - järjestelmään viimeistään viisi minuuttia ottelun päättymisestä. 5) Kioski Varaa vähintään juotavaa, makeaa ja suolaista, muista myös yleisimmät allergiat. Varmista grillin ja kaasun saatavuus. Huolehdi turnauksen aikaisesta tarvikkeiden hankinnasta ja täydentämisestä. 6) Palkintojenjako Palkinnot jaetaan joukkueen otteluiden päättymisen jälkeen. Jako kannattaa järjestää kenttäalueen ulkopuolella jotta muut ottelut voivat jatkua häiriöttömästi. Kaikissa otteluissa pelinohjaaja jakaa molempien joukkueiden yhdelle pelaajalle vihreän kortin. Pelinohjaaja kertoo perustelun kortin saamiseen, esim. kunnioittaa toisia pelaajia, käyttäytyy reilusti, kannustaa muita pelaajia. Jokainen joukkue nimeää pelaajistaan turnauksen Fair Play pelaajan. Kaikille osallistujille jaetaan osallistujamitali ja diplomi. 7) Siisteys Turnauksen aikana huolehdi siisteydestä kentillä, pukukopeissa ja myös lähiympäristössä. Tee säännöllisiä tarkistuskierroksia, tarkista etenkin roska-astiat ja tyhjennä ne riittävän usein. Turnauksen päätyttyä siistitään turnauspaikat (kentät, pukukopit ja niiden ympäristö) asianmukaiseen kuntoon. Myös kenttä- ja muut opasteet poistetaan. 8) Tupakointi Karusellitapahtumat ovat päihteettömiä, tupakoitsijat ohjataan kenttäalueen ulkopuolelle. 9) Ongelmatapaukset Mikäli turnauksen aikana ilmenee erimielisyyksiä tai huonoa käytöstä osallistujien tai yleisön taholta, kannattaa kenttävastaavan noudattaa alla olevaa: - ole puolueeton, - pysy rauhallisena, älä ryhdy väittelyyn, - selvitä mitä on tapahtunut, - käsittele tapahtunut asianomaisten kesken ilman ulkopuolisia, - mikäli kyseessä on joukkueen rikkomus, toimi turnauksen ja Palloliiton sääntöjen mukaan, - mikäli kyseessä on sivullisen aiheuttama ongelma, pyri rauhoittamaan hänet ja kerro että kyseessä on lasten urheilutapahtuma jossa halutaan taata kaikille turvallinen ja iloinen tapahtuma, - raportoi tapahtuneesta piiriin. TASOn tekninen tuki, ongelmatapaukset, ota yhteys piiriin. 10) Löytötavarat Turnauksen aikana löytötavarat toimitetaan kisatoimistoon ja tapahtuman jälkeen pelipaikalle.

10 9 Löytötavaralain mukaan löytäjän on ilmoitettava löydöstä omistajalle tai toimitettava löytötavara löytötavaratoimistoon tai lähimmälle poliisiasemalle. 6. TURNAUKSEN JÄLKEEN Turnauksen jälkeen kannattaa käydä läpi hyvät ja huonot kokemukset ja miettiä miten järjestelyitä voidaan tulevissa tapahtumissa edelleen kehittää. 1) Piirin tarvikkeiden palautus Piirin toimittamat banderollit, palkinnot ja diplomit palautetaan viimeistään kahden viikon kuluttua turnauksesta piirin toimistoon, Tavitie 1, Vantaa. Tarvikkeet voi palauttaa arkisin kello 9:00 16:00. Mikäli palautus tapahtuu muuhun aikaan, ota yhteys piiriin. 2) Laskutus Karusellien pelinohjaajapalkkiot ja toisen päivän kenttävuokra laskutetaan piiriltä liitteenä olevalla laskupohjalla viimeistään kuukauden kuluttua turnauksesta. Lasku maksetaan kun piirin tarvikkeet on palautettu. 3) Jälkiarviointi Piiri lähettää palautekyselyn kaikille turnaukseen osallistuneille joukkueille ja turnausjärjestäjille. Myös turnauksen toimitsijoiden kokemukset kannattaa kerätä omaan palautteeseen. Kyselyn tulokset toimitetaan järjestäjille viimeistään kuukauden kuluttua turnauksesta. Kiitä ja palkitse toimitsijat hyvin sujuneen turnauksen jälkeen!

11 10 LIITTEET Diplomien tulostuspohja Flat marker merkintäkartiot 24 kpl Kaikki Pelaa säännöt Karusellin erillismääräykset Karusellilaskupohja piirille Karusellilogo.jpg Ilmoitus poliisille yleistöpahtumasta Tuloskortti, tyhjä TASO -ohje Tuplaturva -vakuutus MUISTIN TUEKSI! KUN ASTUT KENTTÄALUEELLE, HUOMAA TÄMÄ! Lapset pelaavat täällä. Tämä on vain jalkapalloa. Valmentajat ovat vapaaehtoisia. Pelinohjaajat ovat ihmisiä. Nämä eivät ole MM-kisat!