MAASEUTULAUTAKUNTA ESITYSLISTA 3/2010 KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 1 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 1

Transkriptio

1 MAASEUTULAUTAKUNTA ESITYSLISTA 3/2010 Kokousaika klo Kokouspaikka Käsiteltävät asiat kunnanhallituksen kokoushuone KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN 1 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 1 17 METSÄHAKKUUT (LIITE 1) 2 18 MAASEUTUHALLINNON YHDISTÄMINEN (LIITE 2) 3 19 ASIAKASKYSELY 5 Lapinjärvellä Sam Vickholm Puheenjohtajalta toimeksi saaneena

2 MAASEUTULAUTAKUNTA KOKOUKSEN LAILLISUUDEN JA PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN - todeta kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. PÄÄTÖS: PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA - valita kaksi pöytäkirjantarkastajaa. PÄÄTÖS:

3 MAASEUTULAUTAKUNTA METSÄHAKKUUT (LIITE 1) Maaseutulautakunta Maaseutulautakunta on kokouksessaan päättänyt pyytää tarjoukset liitekarttaan merkityn alueen hakkuista ja puun myynnistä sekä alueen ennakkoraivauksesta. Tarjoukset on lähetetty Stora Enso Metsälle, Metsäliitto osuuskunnalle, Eteläiselle Metsäreviirille, Wide metsä Oy:lle, Lapinjärven Energiaosuuskunnalle ja L&T Biowatille. Kilpailutus on myös avoin muille kiinnostuneille. Tarjouspyyntö on julkaistu kunnan kotisivulla Tarjoukset avataan kokouksessa. EHDOTUS: Maaseutulautakunta valitsee parhaan tarjouksen hakkuista ja raivauksesta. Käsittelyn aluksi todettiin että jäsen Tommy Brusas on esteellinen osallistumaan asian käsittelyyn. Lapinjärven energiaosuuskunta, Eteläinen metsäreviiri/ Nyved ja AB Wideskog Wide Metsä Oy nimiset toimijat olivat jättäneet tarjouksensa määräaikaan mennessä. Tarjoukset avattiin kokouksessa. Vertailulaskelmien yhteydessä huomattiin virhe tarjouspyynnössä. Lautakunta ei voinut olla varma siitä, että tarjoukset olivat vertailukelpoisia. PÄÄTÖS: Maaseutulautakunta päätti tarjouspyynnössä olleen virheen takia pyytää uudet tarjoukset Edellisen hakkuusopimuksen hakkuut tapahtuivat vasta tänä vuonna. Vuoden 2010 talousarvion myyntitulot ovat jo keväällä toteutuneet, joten tarjouskierroksen uusimista ei ole kiirehditty. Tarjouspyyntö on lähetetty oheisen listan seitsemälle yritykselle Tarjoukset avataan kokouksessa. - Valita parhaan tarjouksen raivauksesta ja hakkuista. - Valtuuttaa maaseutuasiamiehen allekirjoittamaan hakkuusopimuksen ja hakkuuilmoituksen.

4 MAASEUTULAUTAKUNTA MAASEUTUHALLINNON YHDISTÄMINEN (LIITE 2) Keväällä hyväksytty laki velvoittaa kuntia muodostamaan maaseutuhallinnon yhteistoiminta-alueita. Perusvaatimus on, että alue palvelee vähintään 800 tilaa. Tähän on mahdollista saada poikkeuksia, mutta nykysuunnitelmien mukaan tähän ei tällä alueella ole tarvetta. Oheinen sopimusehdotus ja kustannusarvio perustuu seuraavaan: - Loviisan kaupunki hallinnoi aluetta. - Alueella on kaksi viisi päivää viikossa avoinna olevaa täyden palvelun toimipistettä. - Toimipisteet ovat Loviisassa (entisessä Liljendalin kunnantoimistossa) sekä Porvoossa. - Alue kattaa Lapinjärven ja Sipoon kunnat sekä Loviisan ja Porvoon kaupungit yhteensä noin 1000 tilaa. - Alueen työpanos on noin 7 henkilötyövuotta. Pykälän liitteenä on arvio vuosikustannuksista. Lisäksi taulukossa on esitetty eri tapoja jakaa kustannuksia. Sopimusehdotus lähtee siitä että kustannusjako perustuu vuosittaiseen tilamäärään. Vuoden 2009 tilinpäätöksessä olivat maaseututoimiston ( ) ulkoiset kustannukset noin Tämän lisäksi hallintokunnalle kuuluu sisäisiä kustannuksia noin Näyttäisi siltä, että kustannuksia tulisi noin lisää vuodessa. Maaseutulautakunnan todennäköinen lakkauttaminen toisi pienen säästön. Tässä vaiheessa on kuitenkin hyvä muistaa, että kustannusarvio on erittäin karkea. Ei tiedetä esimerkiksi vielä minkälaisia vaatimuksia mavi asettaa toimitiloille. Tämän sopimuksen mukaan ei Lapinjärvelle jäisi toimipistettä. Tämä on kustannusjaossa huomioitu niin, että jaon perusteena olevaa tilamäärää alennetaan 5 %. Lautakunta voisi ottaa kantaa toimipisteverkkoon ja asiakaspalveluun. Paikallisen viljelijän vaikutusmahdollisuudet palveluihin ovat tässä mallissa vähäiset. Lapinjärvellä ei ole edustajaa päättävissä tahoissa. Yhteislautakunta tai vastaava elin, olisi kuitenkin raskaasti hallinnoitava ja sen todellinen rooli kaupungin organisaatiossa olisi hämärä. Talousarvioehdotukset lähetetään lausuntoa varten kunnanhallituksiin ja vaikuttaminen tapahtuu lausunnon kautta. Virkamieskeskusteluissa on erittäin alustavasti puhuttu mahdollisuudesta muodostaa niin sanotun viljelijäraadin. Raadilla ei olisi päätäntävaltaa, vaan se tarjoaisi enemmän keskustelukanavan hallinnon ja asiakkaan välille. Raati ei myöskään olisi poliittisesti nimitetty. Mahdollinen raati ei ole mukana sopimusluonnoksessa ja sen toteutuminen on pitkälti kiinni siitä että näkeekö uusi organisaatio ja sen sidosryhmät tarvetta tällaiselle. EHDOTUS: maaseutulautakunta päättää

5 MAASEUTULAUTAKUNTA esittää kunnan hallitukselle että Loviisan kaupungin sopimusluonnos voidaan hyväksyä.

6 MAASEUTULAUTAKUNTA ASIAKASKYSELY Vuoden 2010 tuloskorttiin on merkitty viestintävälinekartoitus. Kartoituksen tavoite on selvittää mitä viestintäkanavia voi/kannatta käyttää kun välittää tietoa maaseututoimiston asiakkaille. Kartoituksessa on myös kysymyksiä liittyen mahdollisiin tuleviin muutoksiin. Alkuperäinen suunnitelma oli, että kartoitus olisi tehty vuoden 2010 päätukihaun yhteydessä. Tämä ei kuitenkaan toteutunut. Jos kartoitus tehdään huhtikuussa voivat viljelijät palauttaa kyselyn samalla kun tuovat hakemuksensa. Muulloin palautus pitää toteuttaa palautuskuorella. Palautuksen voi tehdä myös sähköpostitse. Kyselyn lähettäminen syksyllä maksaisi noin 400. Postimaksu+kirjekuori+ositetarra maksavat vajaan euron. Eli lähtevä posti maksaisi noin 200 ja palautuskuori saman verran. Jos kyselyn liittäisi hakemuspäätösten mukaan, säästyisi menevän postin 200. Huhtikuussa lähetetään muutenkin tiedote, jos palautus tapahtuisi samalla tukihakemusten kanssa, lisäkustannuksia ei syntyisi. Huhtikuussa palautusprosentti olisi todennäköisesti korkeampi. Ongelma on lähinnä siinä, että tulosten käsittely pahimman ruuhkan aikana ei ole toivottavaa. Suurin osa tukipäätöksistä lähetetään joulukuun lopulla tai tammikuun alussa. Jos kysely lähtisi niitten mukaan, säästyisi lähetyskustannukset. Aikaa jäisi myös tulosten käsittelyyn, ennen seuraavaa tukihakua. Ohessa on kyselyluonnos. Puhekuplissa olevat kysymykset on hyvä miettiä ennen kokousta. - muuttaa toimintasuunnitelmansa niin, että viestintävälinekartoitus viedään loppuun tammikuussa Keskustelun aikana Anne Penninkangas toi esille ajatuksen, että kyselyn kautta luotaisiin rekisteri, siitä miten kukin viljelijä tavoitetaan parhaiten. Tämä vaatisi että muutettaisiin kyselyä niin että tiedettäisiin kuka on antanut minkä vastauksen. Todettiin, että ehdotus on mielenkiintoinen, mutta vaatii lisäselvityksiä. PÄÄTÖS: Maaseutulautakunta päätti - jatkaa asian käsittelyä seuraavassa kokouksessa Asiakasrekisteriä on mahdollista pitää. ELY-keskuksen juristi ei voinut ottaa asiaan kantaa, koska se on kunnan sisäinen asia. Hänen mielestä suurin ongelma voisi olla tietojen pitäminen ajantasaisina, mikä rekisterilainsäädännössä vaaditaan. Maataloushallinnon asiakasrekisteriä päivitetään kerran vuodessa hakemuksien yhteydessä. Kesken vuotta tulevien muutosten ilmoittaminen jää siinä asiakkaan hartioille. Luulisi että vastaavanlainen me-

7 MAASEUTULAUTAKUNTA nettely voisi toimia tässäkin tapauksessa. Kunnan tietoturvavastaava ei nähnyt esteitä rekisterin toteuttamiseen. Asiakaskysely jaetaan kokouksessa. Koska kyselyn luonne on muuttunut on myös sen käsittely toinen. Kyselystä muodostuu kortisto ja sen tiedot ovat heti käytettävissä. Kysely voidaan lähettää tiloille ennen kevään tukihakua ja palautus hoituu tukihakemusten mukana. Rekisteriä käytettäisiin pääasiallisesti maaseututoimiston omassa toiminnassa. Tietoja voitaisiin myös luovuttaa ELY-keskuksen maaseutu- ja energiayksikön valvojille. - käyttää oheista kyselyä laajemman asiakasrekisterin luomiseksi. - muuttaa aikataulua niin että kysely toteutetaan vuoden 2011 tukihaun yhteydessä.