HELSINGIN YLIOPISTON MATKUSTUSOHJEET alkaen

Transkriptio

1 HELSINGIN YLIOPISTON MATKUSTUSOHJEET alkaen

2 SISÄLLYSLUETTELO 1 YLEISTÄ Ohjeistuksesta Soveltamisala Yliopiston matkahallinto Matkustamiseen liittyviä määritelmiä Työmatka Työpaikka Matkakustannukset Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen ENNEN MATKAA Matkapyyntö Matkapyynnön hyväksyminen Matkaennakko Ulkopuolisten kustantamat matkat ONNISTUNEEN MATKAN OSASET Matkatoimistopalvelut Maksukortit Bonukset (esim. FinnairPlus) Matkavakuutus Terveys ja rokotukset MATKAN TOTEUTTAMISTAPA Työmatkan ja loman yhdistäminen Automatkat Yliopiston autojen käyttö Oman auton käyttö Tilapäinen oman auton käyttö Jatkuva oman auton käyttö Taksi Lentomatkat Junamatkat Laivamatkat Muut matkakustannusten korvaukset MAJOITTUMINEN Käytettävät hotellit

3 5.2 Hotellivarausjärjestelmät Majoittumis- ja hotellikorvaus Korvattavat kustannukset Yliopiston järjestämä majoitus Majoittumis- ja hotellikorvausten enimmäismäärät PÄIVÄRAHAT Päivärahojen maksamisen edellytykset Päivärahojen suuruus Kotimaan päivärahat Ulkomaan päivärahat Maksuttomien aterioiden vaikutus päivärahoihin Yliopiston järjestämät tilaisuudet Muut korvaukset Ulkomaanmatkojen erilliskorvaukset Ulkopuolisille henkilöille suoritettavat päivärahat ja muut korvaukset Komennusmatkat ulkomaan työskentely MATKAN JÄLKEEN Matkalasku Matkalaskun hyväksyminen ja maksaminen YLIOPISTON MATKUSTUSSÄÄNNÖSTÄ POIKKEAMINEN Liitteet: Liite 1 Liite 2 Ulkomaan päivärahat ja hotellikorvausten enimmäismäärät Arean yliopiston palvelupisteen yhteystiedot 3

4 1 YLEISTÄ 1.1 Ohjeistuksesta Helsingin yliopistossa noudatetaan pääosin verottajan antamia ohjeita verottomiin matkakulukorvauksiin, jonka mukaan matkakustannusten enimmäiskorvaukset määräytyvät. Yliopiston matkustusohjeet täsmentävät ja ohjaavat edellä mainittujen soveltamista ja tulkintaa yliopiston matkustuskäytännössä. Nämä matkustusohjeet korvaavat kaikki yliopistolla aikaisemmin annetut ohjeet ja niihin mahdollisesti liittyneet yksikkökohtaiset tulkinnat. Tätä ohjetta noudatetaan kaikissa yliopiston yksiköissä. Näiden ohjeiden tarkoituksena on: - Tukea yliopiston tavoitteiden saavuttamista antamalla yliopiston työasioissa matkustaville se opastus ja palvelu, jota matkan tuloksellinen ja turvallinen toteuttamin edellyttää. - Varmistaa, että matka toteutetaan tarkoituksenmukaisella ja kokonaiskustannukset huomioiden edullisimmalla tavalla. Tavoitteet toteutuvat matkustuksen suunnittelulla, varauksia aikaistamalla, matkapalvelujen ostotoiminnan kehittämisellä sekä matkustuksen seurantaa tehostamalla. Matkaa suunniteltaessa on selvitettävä, onko matkaan yhdistettävissä myös muita tapaamisia tai hoidettavia asioita. Matkustusta koskevat samat kustannussäästö- ja tehokkuusvaatimukset kuin muutakin toimintaa. Työmatkat tehdään kustannusmielessä tehokkaasti ja pienimmällä henkilömäärällä, mikä tehtävien tehokkaan suorittamisen kannalta on mahdollista. Matkustamisen vaihtoehtona on harkittava muita tarkoituksenmukaisia vaihtoehtoja esimerkiksi videoneuvottelun mahdollisuutta. Päivärahat, ateriakorvaus, kilometrikorvaukset ja majoittumis- ja hotellikorvauksen enimmäismäärät sekä yömatkaraha päivitetään tähän ohjeeseen vuosittain. 1.2 Soveltamisala Näitä määräyksiä sovelletaan kotimaan ja ulkomaan yliopiston työmatkoihin. 1.3 Yliopiston matkahallinto Yliopistossa kvestuuri vastaa siitä, että yliopistolla on asianmukaiset matkustamista tukevat palvelusopimukset matkatoimiston, hotellien, vakuutus- ja korttiyhtiöiden yms. kanssa. Matkahallinnon toimintatapoja ja käytäntöjä kehitetään vastaamaan yksiköiden tarpeita yliopiston tavoitteiden saavuttamiseksi. Kvestuurissa Satu Lerssi (satu.lerssi@helsinki.fi) vastaa yliopiston matkustusohjeiden ylläpidosta ja neuvoo yksiköiden matkustajia ja matkayhdyshenkilöitä ohjeiden soveltamisessa. 4

5 Kvestuurissa SAP matkahallintajärjestelmän käytössä neuvoja antavat: SAP matkahallinnon pääkäyttäjä Riitta Nikula puh SAP matkapyyntöihin ja matkalaskuihin liittyvät kysymykset voi lähettää hänelle. Matkayhdyshenkilöt ja yliopiston sopimusmatkatoimisto vastaavat matkan vaihtoehtoisten toteuttamistapojen etsimisestä ja matkaan liittyvistä varauksista. Matkayhdyshenkilöt ja sopimusmatkatoimisto omalta osaltaan varmistavat, että matkustaminen on yliopiston matkustamisohjeiden mukaista. Matkustuksen välitön valvonta on yksiköiden vastuulla organisaation mukaisesti. Yliopiston henkilökunta on velvollinen noudattamaan annettuja matkustusohjeita. 1.4 Matkustamiseen liittyviä määritelmiä Työmatka Työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työntekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Mikäli palkansaajalla työn luonteen vuoksi ei ole varsinaista työpaikkaa, työmatkana pidetään matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työn suorittamiseksi asunnoltaan erityiselle työntekemispaikalle. Työmatkana ei pidetä palkansaajan asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa eikä työkomennuksen kestäessä tehtyjä viikonloppu- ja muita vastaavia matkoja asunnon ja erityisen työntekemispaikan välillä. Työmatka voi olla myös sellainen matka, josta yliopisto ei maksa matkan kustannuksia tai korvaa vain osan niistä. Jos ulkopuolinen taho maksaa matkan kustannukset kokonaan tai osittain, pitää tämä mainita matkapyynnössä ja saattaa siten esimiehen tietoon. Yliopisto ei korvaa mitään matkan kustannuksia eikä päivärahoja, jos matkan kulut on merkitty korvattavaksi muualta. Esimies hyväksyy tai hylkää matkapyynnön. Jos yliopisto korvaa osan matkan kuluista tulee tämä eritellä matkapyynnöllä selvästi erikseen. Silloin kulut korvataan tämän erittelyn mukaisesti siltä osin, kun esimies on ne hyväksynyt. Työmatkan pituus voi olla enintään kuusi kuukautta. Yli kuusi kuukautta kestävät matkat käsitellään ulkomaan työskentelynä/komennusmatkoina. Päivärahat matkan ajalta maksetaan pääsääntöisesti vain alle kolme kuukautta kestäviltä matkoilta Työpaikka 5

6 Varsinaisella työpaikalla tarkoitetaan paikkaa, jossa palkansaaja vakituisesti työskentelee. Jos palkansaajalla työn liikkuvuuden vuoksi ei ole paikkaa, jossa hän vakituisesti työskentelee, pidetään varsinaisena työpaikkana paikkaa, josta hän hakee työmääräykset, säilyttää työssä käyttämiään asusteita, työvälineitä tai työaineita, tai muuta työn tekemisen kannalta vastaavaa paikkaa Matkakustannukset Matkakustannuksia ovat verovelvolliselle Suomessa tai ulkomailla tehdystä työmatkasta aiheutuneet kustannukset. Matkakustannuksina pidetään niitä ylimääräisiä menoja, jotka aiheutuvat työmatkasta. Ylimääräisistä menoista korvataan matkaan välittömästi liittyvät kustannukset. Työmatkasta suoritettavalla matkustamiskustannusten korvauksella tarkoitetaan korvausta matka-, paikka- ja makuupaikkalipuista sekä muista niihin verrattavista välttämättömistä varsinaiseen matkustamiseen kuuluvista maksuista Matkavuorokausi sekä matkan alkaminen ja päättyminen Matkavuorokaudella tarkoitetaan enintään 24 tunnin pituista ajanjaksoa, joka alkaa palkansaajan lähtiessä työmatkalle työpaikaltaan tai asunnoltaan. Matkavuorokausi päättyy palkansaajan palatessa työmatkalta työpaikalleen tai asunnolleen. 2 ENNEN MATKAA Matkustajan voi tarvittaessa kääntyä matkayhdyshenkilön puoleen, jotta matkalla voidaan hyödyntää erikois- ja sopimushintaisia lentolippuja ja hotellien hintoja. Matkustajan tulee tuntea yliopiston matkustusohjeet ja noudattaa annettuja ohjeita. Ohjeisiin perustumattomat matkakustannukset jäävät matkustajan itsensä maksettaviksi ja tällaisesta menettelystä mahdollisesti aiheutuvista seuraamuksista vastaa matkustaja. 2.1 Matkapyyntö Yliopisto korvaa vain matkapyynnön perusteella tehtävästä työmatkasta aiheutuvat matkakustannukset. Matkustaminen ennen matkapyynnön tekemistä tai hyväksymistä aiheuttaa kustannusriskin matkustajalle. Työmatkoille matkapyyntö on aina kirjallinen/sähköinen ja se tulee tehdä ennen matkan alkua. Matkapyynnön hyväksyjälle on annettava tiedot matkan tarkoituksesta ja toteutustavasta sekä työmatkasta aiheutuvien kustannusten ja mahdollisen matkaennakon perus- 6

7 teista. Nämä tiedot lisätään matkapyynnölle SAPin matkahallintaohjelmaan. Matkapyyntö hyväksytään sähköisesti. Matkapyyntö tehdään aina myös silloin, kun ulkopuolinen taho maksaa matkan kustannukset kokonaan tai osittain. Ulkopuolinen matkan maksaja pitää aina mainita matkapyynnössä ja saattaa siten esimiehen tietoon. Yliopisto ei korvaa mitään matkan kustannuksia eikä päivärahoja, jos matkan kulut on merkitty korvattavaksi muualta. Esimies hyväksyy tai hylkää matkapyynnön. Jos yliopisto korvaa osan matkan kuluista, tulee tämä eritellä matkapyynnöllä selvästi erikseen. Silloin kulut korvataan tämän erittelyn mukaisesti siltä osin, kun esimies on ne hyväksynyt. Kongressien ohjelma pitää liittää matkapyyntöön tai matkalaskuun SAPissa. Ohje liitteen lisäämiselle on SAP matkustajan ohjeessa (flamma). Jos kongressin ohjelma on hyvin pitkä, niin siitä lyhennelmä riittää hyvin. 2.2 Matkapyynnön hyväksyminen Matkapyynnön hyväksyjiä ovat tiedekunnan dekaani, laitoksen tai tiedekunnan alaisen erillisen yksikön johtaja, erillisen laitoksen johtaja, hallintovirastossa rehtori, vararehtori, hallintojohtaja ja osaston johtaja ja hallintojohtajan alaisen erillisyksikön päällikkö tai heidän määräämänsä. Projektien vastuulliset johtajat hyväksyvät matkapyynnöt oman projektinsa työntekijöille. Kanslerin ja rehtorin sekä dekaanien matkapyynnöt hyväksyy hallintojohtaja. Muiden esimiesasemassa olevien matkapyynnöt hyväksyy heidän esimiehensä. Yliopiston ulkopuolisten henkilöiden matkoista, jotka yliopisto maksaa, tehdään kirjallinen matkapyyntö. Matkapyynnön hyväksyjä vastaa matkan aiheellisuudesta ja matkapyynnön hyväksyminen tapahtuu matkan tarkoituksen perusteella. 2.3 Matkaennakko Matkaennakkoa voi tarvittaessa saada 80 % matkan kokonaiskustannuksista. Ennakkoa haetaan matkapyynnöllä ja se on tehtävä hyvissä ajoin (2 viikkoa) ennen työmatkaa. Matkaennakoita käytetään vain silloin, jos matka kohdistuu maahan, jossa maksukortin käyttö maksuvälineenä ei toimi. Yliopisto kustantaa työmatkoilla käytettäväksi tarkoitetun First Card maksukortin, jolla voidaan matkan aikana maksaa matkakustannuksia. Tällä järjestelyllä pyritään korvaamaan matkaennakot. Yksityisen maksuvastuun kortilla voi tarvittaessa nostaa käteistä ulkomailla sellaisissa tilanteissa, joissa kortti ei käy maksuvälineenä. Yliopiston maksuvastuun korteissa käteisnosto-oikeutta ei ole kuin erikseen pyydettäessä avaamaan sen väliaikaisesti matkan ajaksi (satu.lerssi@helsinki.fi). 7

8 Kvestuuri maksaa hyväksytyn ennakon henkilön pankkitilille yleensä muutamaa päivää ennen matkan alkua. Liikaa maksettu matkaennakko vähennetään henkilön seuraavan matkalaskun yhteydessä tai peritään takaisin pankkisiirrolla. Kvestuuri sopii menettelystä matkustajan kanssa. 2.4 Ulkopuolisten kustantamat matkat Yliopisto ei korvaa matkaan liittyviä kuluja toimihenkilölle, jolla on oikeus saada tehtävän suorittamisesta matkakustannusten korvauksia tehtävän suorittamista pyytäneeltä toimeksiantajalta. Ulkopuolisen kustantaman työmatkan vastaanottaminen on mahdollista vain, kun menettely ei vaaranna yliopiston asemaa puolueettomana ja riippumattomana asiantuntijaorganisaationa. Niissäkin tapauksissa, joissa matkasta aiheutuvat kustannukset maksaa joku muu kuin yliopisto, matkapyyntö tehdään yliopistolle, siitä on käytävä ilmi matkan rahoittaja. Ulkopuolisen tulee osoittaa tarjouksensa yliopistolle eikä sen yksittäiselle työntekijälle. Mikäli tarjous on tehty työntekijälle, tämän tulee saattaa asia yliopiston asianomaisen matkapyynnön hyväksyjä ratkaistavaksi. Tarjouksen vastaanottamisen edellytyksenä on, että matka on yliopiston toiminnan kannalta tarpeellinen. Erityisesti on kiinnitettävä huomiota seuraaviin asioihin: mikä on rahoittajan suhde yliopistoon miten matkan vastaanottaminen vaikuttaa tasapuolisuuteen työtehtävän hoidossa onko kyseessä kilpailuasetelma matkan rahoittamisen syyt matkan rahallinen arvo matkan oheistarjonta ja muut vastaavat seikat mitä ulkopuolinen taho odottaa yliopistolta. Ulkopuolisilla varoilla toteutettuja matkoja koskevat asiakirjat on yksikössä säilytettävä siten, että kutakin matkaa koskeva matkapyyntö liitteineen ja matkakertomus ovat yhtenäisenä asiakirja-aineistona käytettävissä jälkitarkastusta varten. 8

9 3 ONNISTUNEEN MATKAN OSASET 3.1 Matkatoimistopalvelut Yliopistolla on matkatoimistopalvelusopimus Arean kanssa. Matkakustannusten pienentämiseksi ja matkustusprosessien kehittämisen vuoksi kaikki yliopiston matkatoimisto-ostot keskitetään sopimuskumppanille. Tilattaessa matkustuspalveluita yliopiston laskuun on matkustajalla oltava matkasta matkapyyntö. Arean palvelupiste yliopistolle Matkatoimisto Area puh faksi (09) sähköposti: Pohjoinen Rautatiekatu HELSINKI palveluaika ma pe klo Päivystyspalvelut, Arean 24H palvelu: puh sähköposti: Matkustaja voi varata lentoja, hotelleja, junalippuja ja autoja niin koti- kuin ulkomailta myös Arean Pro online-varauspalvelun kautta (myös halpalentoyhtiöt sekä nettihintaiset lennot). Varauksia voivat tehdä joko matkustaja itse tai matkanvaraaja. Arean online-palveluun pääsee suoraan SAPin matkahallinnan kautta. Palvelun kautta voi tehdä itse varauksia sopimushintaisista lennoista, hotelleista ja autoista. Palvelumaksu on 6,90 euroa. Arean Pro Online-järjestelmään on valmiiksi viety yliopiston henkilökunnan profiilitiedot, jos henkilö ei ole kieltänyt tietojen siirtoja. Kiellosta voi ilmoittaa sähköpostilla Satu Lerssille jolloin tietoja ei siirretä. Tiedot on hyvä tarkastaa ja täydentää, kun ensimmäisen kerran käyttää palvelua ja vahvistaa tiedot. Palveluun pääsee SAPin matkahallinnon kautta ilman erillistä kirjautumista. Palvelun käytössä opastaa Arean yliopiston palvelutiimi, jonka numerot yllä. 3.2 Maksukortit Kaikki työntekijät, joiden työtehtävät edellyttävät matkustamista hankkivat yliopiston kustantaman, henkilökohtaisella maksuvastuulla olevan First Card maksukortin matkakustannusten maksamiseksi. Maksukorttien käyttö pienentää matkustamiseen liittyviä hallintokustannuksia. 9

10 Yliopistolla on Nordean kanssa sopimus, jonka perusteella yliopiston henkilöstöllä on mahdollisuus saada maksukortti käytettäväksi työmatkaan liittyvien kulujen maksamiseen (hotellit, taksit, autovuokraamot ja huoltoasemat). Korttiin voidaan liittää myös rahannostotoiminto. Työmatkoilla käytettäväksi tarkoitettu First Card kortti on vuosimaksuton. Kortinhaltija vastaa sen käytöstä sekä huolehtii korttilaskuista ja sen liitteenä olevista kuiteista. Yliopisto ei korvaa laskun laiminlyönneistä aiheutuvia viivästysseuraamuksia. Maksukortin voi saada vain yliopiston työntekijä. Palvelussuhteen päättyessä kortti irtisanotaan Nordeaan (puh , ja palautetaan kahtia leikattuna matkayhdyshenkilölle tai kvestuurin Satu Lerssille (PL 33), joka palauttaa leikatun kortin edelleen Nordeaan. Kortti myönnetään hakemuksen perusteella. Hakemukset ja ohjeet: Matkustamisen kotisivuilta ALMAsta tai Flammasta. Korttihakemuksen allekirjoittaa yliopiston puolesta hakijan laitoksen johtaja/esimies sekä kvestori. Hakemukseen tulee liittää mukaan kortin hakijan allekirjoittamat yliopiston kortinkäyttöehdot. Korttihakemus liitteineen toimitetaan kvestuuriin Satu Lerssille (PL 33). 3.3 Bonukset (esim. FinnairPlus) Yliopiston kustantamista työmatkoista saatu etu kuuluu yliopistolle ja mahdolliset ilmaiset liput sekä yöpymiset tulee aina hyödyntää työmatkojen yhteydessä. Ulkomaanmatkoja tekevät henkilöt voivat liittyä jäseniksi bonusohjelmaan esim. Finnair. Bonusohjelmaan liitetyn henkilön postitusosoitteeksi merkitään yliopiston osoite. Matkayhdyshenkilö voi tarvittaessa seurata pisteitä yhdessä matkustajan kanssa ja pisteet hyödynnetään työmatkojen yhteydessä. Tiedot pisteistä on toimitettava tarvittaessa yliopiston edustajan nähtäväksi. Työmatkojen bonuspisteille tulee olla oma kortti, jota ei voi käyttää omien henkilökohtaisten lomalentojen pisteiden keräämisessä. Esim. Finnair antaa henkilölle kaksi korttia toisen työmatkoihin ja toisen henkilökohtaisten lomalentojen bonuspisteiden hallinnointiin. 3.4 Matkavakuutus Yliopiston työntekijöillä on matkavakuutus voimassa kaikilla alle kuusi kuukautta kestävillä koti- ja ulkomaan matkoilla (sisältää sotariskialueet). Vakuutuksen piirissä ovat yliopistoon palvelussuhteessa olevat matkustajat sekä yliopistolta kirjallisen matkapyynnön saaneet henkilöt, joiden matkan yliopisto maksaa. Matkavakuutuksen voimassaolon edellytyksenä on aina se, että matkustajalla on matkalle kirjallinen/sähköinen matkapyyntö. Vakuutus on voimassa automaattisesti matkapyynnössä kuvatun matkan alkamis- ja päättymispäivän välisen ajan. Vakuutus kattaa myös matkatavarat (matkatavarat 1500 euroa per mat- 10

11 ka). Yliopiston yleisen matkavakuutuksen kustannukset (alle 6 kk kestäville matkoille) maksaa yliopisto keskitetysti. Vakuutusyhtiö on IF Vahinkovakuutusyhtiö. Yliopiston vakuutuksen numero on Helsingin yliopiton y-tunnus on Vakuutusyhtiön yhteystiedot: Yritysten vapaaehtoiset henkilökorvaukset PL IF Ryhmäkutsunumero: Sähköposti: personalclaims@if.fi Palveluaika arkisin klo Yliopisto ei maksa muita matkavakuutuksia, ei matkakohtaisia eikä henkilökohtaisia vuosivakuutuksia. Vahinkotapauksissa matkustaja itse hakee korvausta vakuutusyhtiöltä. Ohjeet ja lomakkeet voi pyytää suoraan vakuutusyhtiöstä. Hakemukseen liitetään kopio matkapyynnöstä ja alkuperäiset tositteet. Niistä otetut kopiot tulevat matkalaskun liitteeksi. Kun kysymyksessä on yliopiston maksamista kuluista, esim. matkalippukuluista, annetaan yliopiston pankkitilin numero korvauksen maksamista varten (Helsingin yliopisto, Nordea , FI ). Kun kysymys on henkilökohtaisesta vahingosta, sairaudesta tai matkatavarasta, annetaan oma pankkitilin numero korvauksen maksamista varten. Vakuutuskortteja saa Keskustassa kvestuurista (satu.lerssi@helsinki.fi) Viikin kampuspalveluyksiköstä Meilahdessa kampuspalveluyksiköstä Kumpulan kampuspalveluyksiköstä Topelian kampuspalveluyksiköstä Komennusmatkoille lähtevien henkilöiden tiedot ilmoitetaan erikseen vakuutusyhtiöön. (katso tämän ohjeen luku 6.6.) Ylioston työmatkoja koskeva matkavakuutus ei ole voimassa opiskelijoiden opintoihin liittyvillä matkoilla. Matkavakuutus on voimassa vain yliopiston työmatkoilla. 3.5 Terveys ja rokotukset Työntekijä, joka onnettomuuden, sairauden tai muun vastaavan syyn vuoksi on kykenemätön suorittamaan työtehtäviään, ei myöskään saa lähteä työmatkalle. Tarvittaessa on oltava yhteydessä työterveysasemaan ennen matkaa. 11

12 Yliopisto korvaa työmatkoihin liittyvät rokotuskustannukset. Matkalle lähtijän tulee kuitenkin itse huolehtia tarvittavien rokotusten ottamisesta. Rokotuksista saa tietoa oman paikkakunnan terveyskeskuksista tai Mehiläisen työterveysasemilta. Lisätietoja kannattaa tiedustella riittävän ajoissa ennen matkaa, koska joissakin tapauksissa rokotusohjelma aloitetaan 1-2 kuukautta ennen matkaa. Lisätietoja eri maihin suositeltavista rokotuksista löytyy myös ulkoasiainministeriön kotisivulta osoitteesta 4 MATKAN TOTEUTTAMISTAPA Työmatka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin hoidettavaksi annetut tehtävät huomioiden on tarkoituksenmukaista ja mahdollista. Matkakustannusten korvausperusteisiin ei vaikuta henkilön asema tai muu vastaava peruste. Työmatkasta aiheutuvat matkustamiskustannukset maksetaan kussakin tapauksessa yliopistolle taloudellisimman ja tarkoituksenmukaisimman matkustustavan mukaan. Yleensä julkisilla liikennevälineillä (linja-auto, juna tai lentokone) tehty työmatka täyttää mainitut edellytykset. Muu menettely perustellaan matkalaskussa. Jos on käytetty ilman pätevää syytä kalliimpaa matkustustapaa, suoritetaan korvaus kuitenkin halvimman julkisen kulkuneuvon mukaan. Edullisemmuusperiaatteen mukaisesti henkilöstön tulee erityisesti lentomatkoja tehdessään ja majoituspalveluja käyttäessään valita aina halvin, soveltuva vaihtoehto. Matkan kokonaiskustannuksia arvioitaessa on otettava huomioon paitsi matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, majoittumis- tai hotellikorvaus, työntekijän mahdollinen matkaajan palkka ja muut matkakustannusten korvaukset, myös kulkuneuvon käyttämisellä mahdollisesti saavutettu ajan säästö. Matkustustapaa valittaessa on huomiota kiinnitettävä matkan välittömien kustannusten ohella myös muihin kokonaiskustannuksiin vaikuttaviin seikkoihin, muun muassa matkan vaikutuksista työajan käyttöön. Vertailua suoritettaessa voidaan työajan säästön lisäksi ottaa huomioon myös vapaa-ajan merkittävä säästö. 4.1 Työmatkan ja loman yhdistäminen Loman yhdistäminen työmatkaan ilman erityistä syytä ei ole sallittua. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on painavia perusteita ja matkapyynnön antaja ne hyväksyy, lomapäivät on eriteltävä jo matkapyynnöllä. Loma-aikaan ajoittuvia matkustamiskustannuksia ei korvata. Jos työmatkaan perustellusta matkan kokonaiskustannuksia alentavasta syystä (esimerkiksi ulkomaanmatkoilla ns. matkapaketin edullisuuden johdosta) sisällytetään sellaista ylimää- 12

13 räistä matka-aikaa, jota matkaohjelma ei sinänsä edellytä, on tämä matka-aika korvattavaa vain, jos se on sisällytetty matkapyynnölle. Ylimääräisen matka-ajan matkapyynnölle sisällyttämisen edellytyksenä on aina, että matkan kokonaiskustannukset alenevat merkittävästi ja että matkan piteneminen on kohtuullisessa suhteessa saavutettuun säästöön nähden ja matka siten kokonaisuutena suoritetaan yliopistolle edullisimmalla tavalla. Loman ja työmatkan yhdistämistä tulee välttää. Jos työmatkan ja loman yhdistämiseen on poikkeuksellisesti erityisen painavia perusteita ja asianomainen on saanut yhdistämiseen matkapyynnön hyväksyjän suostumuksen, tulee lomapäivät eritellä matkapyynnössä. Lomaaikaan ajoittuvia matkustamisen kustannuksia ei tällöin korvata. Yliopiston käytännön mukaan päivärahaa maksetaan työmatkan matkustuspäiviltä ja perilläoloajalta varsinaisilta työmatkan päiviltä sekä enintään yhdeltä ylimääräiseltä päivältä (esim. kokousvalmisteluihin käytetyltä päivältä). 4.2 Automatkat Yliopiston autojen käyttö Yliopiston yksiköillä on yksiköiden käyttöön hankittuja paketti- ja henkilöautoja. Autot ovat työntekijöiden käytettävissä työtehtävien edellyttämillä matkoilla. Yliopiston autojen käytöstä on erilliset ohjeet Oman auton käyttö Lähtökohtaisesti omaa autoa voi käyttää työmatkalla silloin, kun se on edullisin ja tarkoituksenmukaisin tapa matkustaa. Vertailua tehtäessä voidaan kustannusten lisäksi huomioida matkaan kuluva kokonaisaika, vaikutus työajan käyttöön sekä merkittävä vapaa-ajan säästö. Kokous- ja koulutusmatkat on suositeltavaa tehdä julkisilla kulkuvälineillä. Oman auton käyttö on aina perusteltava. Oman auton käytöstä lyhyellä matkalla ei korvausta makseta ilman erityisen painavaa syytä Tilapäinen oman auton käyttö Toimihenkilö, jolla ei ole ns. jatkuvaa oman auton käyttölupaa, voi perustelluista syistä yksittäistapauksissa käyttää omaa autoa työmatkalla. Toimihenkilön omalla tai hallitsemallaan autolla tehdystä työmatkasta aiheutuvien kustannusten korvaaminen kilometrikorvausten mukaisesti ratkaistaan tilapäisissä oman auton käyttötapauksissa pääsääntöisesti matkapyyntöä hyväksyttäessä Jatkuva oman auton käyttö 13

14 Jos työntekijän työ on laatunsa ja laajuutensa puolesta sellaista, että työmatkat muodostavat pysyvästi siitä oleellisen osan, voi yliopisto antaa asianomaiselle luvan jatkuvaan oman auton käyttöön. Jatkuva oman auton käyttö edellyttää ajopäiväkirjan pitämistä. Myönnetty lupa jatkuvaan oman auton käyttöön työmatkoilla, ei oikeuta poikkeamaan työmatkan tarkoituksenmukaisesta ja kokonaisedullisesta toteuttamistavasta. Myös jatkuvan oman auton käyttöluvan saanut henkikö pitää ajopäiväkirjaa ja tekee sen perusteella matkalaskun. Jatkuvan oman auton käyttöluvan myöntää henkilön esimies tai yksikön johtaja/päällikkö. Myönnetty oman auton käyttölupa ei oikeuta käyttämään omaa autoa sellaisella työmatkalla, joka yleisiä kulkuneuvoja käyttäen on tarkoituksenmukaisempaa ja kokonaiskustannuksiltaan yliopistolle edullisempaa. Jos henkilö kuitenkin oma-aloitteisesti tekee työmatkan omalla autolla, korvataan sen kustannukset halvimman julkisen kulkuvälineen taksan mukaan. Kulkuneuvojen käyttämisestä maksettavat korvaukset: Kilometrikorvaukset Oman auton käyttö 45 senttiä kilometriltä Korvauksen enimmäismäärä Käyttöetuauton kilometrikorvaus 13 senttiä kilometriltä, jos palkansaaja, jolla on auton käyttöetu, käyttää tällaista autoa työmatkan suorittamiseen ja maksaa itse tästä matkasta aiheutuvat polttoainekulut Kilometrikorvausta korotetaan: - henkilöt 3 senttiä kilometriltä kutakin mukana seuraavaa henkilöä kohden, jos palkansaajan omistamassa tai hallitsemassa kulkuneuvossa matkustaa muita henkilöitä, joiden kuljetus on työnantajan asiana - koira 3 senttiä kilometriltä, jos palkansaaja työhönsä kuuluvien tehtävien vuoksi kuljettaa autossa koiraa - koneet ja esineet 3 senttiä kilometriltä sellaisista autossa kuljetettavista koneista tai muista esineistä, joiden paino ylittää 80 kiloa tai joiden koko on suuri - perävaunu 7 senttiä kilometriltä perävaunun kuljettamisesta autoon kiinnitettynä - asuntovaunu 11 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää asuntovaunun kuljettamista autoon kiinnitettynä - taukotupa tms. 21 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää taukotuvan tai vastaavan raskaan kuorman kuljettamista autoon kiinnitettynä - metsäautotie, tienrakennustyömaa tms. 9 senttiä kilometriltä silloin, kun työn suorittaminen edellyttää liikkumista autolla metsäautotiellä tai muulta liikenteeltä suljetulla tienrakennustyömaalla, kyseisten kilometrien osalta 14

15 Kilometrikorvaus; muut kulkuneuvot moottorivene, enintään 50 hv moottorivene, yli 50 hv moottorikelkka mönkijä moottoripyörä mopo muu kulkuneuvo Korvauksen enimmäismäärä 78 senttiä kilometriltä 112 senttiä kilometriltä 105 senttiä kilometriltä 99 senttiä kilometriltä 33 senttiä kilometriltä 17 senttiä kilometriltä 10 senttiä kilometriltä Taksi Taksin käyttö on sallittua, jos matkustaja ei ole voinut kohtuulliseksi katsottavalla tavalla käyttää julkisia liikennevälineitä tai niiden käyttö ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö voidaan korvata matkalla lentoasemalle taikka lentoasemalta tai milloin se on ilmeisen välttämätöntä, taloudellista tai olosuhteisiin nähden tarkoituksenmukaista. Taksin käyttö voi olla perusteltua myös tuntemattomassa kohteessa, tai kun on matkatavaroita mukana niin, että niiden kuljettaminen julkisessa kulkuneuvossa ei ole järkevää. Taksikuitista tulee aina käydä ilmi päivämäärä, maksettu summa ja ajettu matka (mistämihin). Lisäksi matkalaskuun täytyy lisätä kyydissä olleiden henkilöiden nimet ja perustelu taksin käyttämiseen. 4.4 Lentomatkat Hansel on tehnyt lentoyhtiöiden kanssa koskevan puitesopimuksen, johon yliopisto on liittynyt. Sopimuksen perusteella yliopistolla on käytössä sopimushintoja, joita on mahdollisuus varata matkatoimisto Areasta tai Pro online-varausjärjestelmästä. Työmatkoista kertyneet bonusedut (mm. Finnair Plus -järjestelmä ja SAS Euro Bonus- järjestelmä) kuuluvat yliopistolle ja mahdolliset ilmaiset liput ja yöpymiset hyödynnetään työmatkoilla. Vain poikkeuksellisesti voidaan käyttää business-luokkaa, kun siihen on saatu etukäteen asianmukainen lupa ja joku seuraavista edellytyksistä täyttyy: - matkustajan fyysinen vamma, sairaus tai pitkälle edennyt raskaus, joka edellyttää suurempaa tilaa matkustajan käyttöön. Syy tulee tarvittaessa osoittaa lääkärintodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla. - pakollinen matka, jota ei voi lykätä, vaikka turistiluokan lippuja ei ole saatavilla - erikoishintaisen lipun käyttöön sisältyviä rajoituksia ei ole mahdollista noudattaa (esim. varaus ja lipun lunastus X päivää ennen matkaa tai viipymisvaatimukset matkakohteessa) 15

16 Business-luokan käyttöön pitää aina olla perustelut. Ns. liputtomalla lennolla tehtyä työmatkaa koskevat samat säännöt kuin muitakin matkoja. Jos matkustaja on itse maksanut lentolipun, tulee hänen liittää tosite maksusta matkalaskuun. Liputtomasta lennosta saatu vahvistus tulee laittaa matkalaskun liitteeksi. 4.5 Junamatkat Yliopisto on liittynyt Hanselin junamatkustamisen puitesopimukseen, jonka perusteella yliopiston työntekijät saavat työmatkoillaan VR:n junamatkoista 15 % alennuksen. Helsingin yliopiston VR asiakasnumero on Työmatkalla ei tarkoiteta kodin ja työn välisiä matkoja eikä henkilökunnan vapaa-ajan matkoja. Näitä alennus ei koske alkaen lippuja on voinut varata Arean Pro online palvelun kautta. Tällöin lasku tulee suoraan Areasta. Lipun voi varata onlinen kautta ilman palvelumaksua. 15 prosentin alennus tulee automaattisesti lipulle tämän palvelun kautta varatuille junalipuille. VR:n kautta alennuksen saa, kun ilmoittaa yllä olevan numeron lippuja varatessa tai ostaessa niitä VR:n lipunmyynnistä. Maksutapa on maksukortti tai käteinen. Laskutus ei ole mahdollinen VR:n kautta eli kaikki liput on maksettava joko kortilla tai käteisellä. Liput korvataan matkalaskulla tai ne tulevat First Card korttilaskulle. Junalippuja voi ostaa VR:n asiakaspalvelusta tai yritysmyynnistä (yhteystiedot alla). Junalippu toimitetaan matkustajan matkapuhelimeen tai sähköpostiin. Varauksen yhteydessä ilmoitetaan maksukortin numero. VR:n lipunmyynnissä lippu voidaan maksaa myös käteisellä ja lipun saa suoraan mukaan paperisena. VR Asiakaspalvelukeskus puh VR yritysmyynti puh Laivamatkat Yliopisto on liittynyt Hanselin laivamatkustamisen puitesopimukseen. Hinnastot löytyvät AL- MAn ja Flamman matkustaminen-sivuilta sekä sopimusmatkatoimisto Areasta. Varauksia voi tehdä myös suoraan laivayhtiöltä. Varaajan tulee mainita, että on kyseessä Helsingin yliopiston matkanvaraus ja käytössä Hansel-puitesopimus, jolloin sopimushinnat saadaan käyttöön. Suurista kokousristeilyistä suositellaan pyytämään erillistä tarjousta suoraan laivayhtiöistä tai matkatoimistosta. 16

17 4.7 Muut matkakustannusten korvaukset Lentokentällä, rautatieasemalla ja hotellimajoituksen yhteydessä perittävä auton pysäköintimaksu korvataan tositteen mukaisesti. Lentoyhtiöiden lisämaksut maksetaan vain silloin kuin ne ovat tarpeellisia työmatkan suorittamiseksi. Tällaisia voivat olla lähtöselvitys- tai matkatavaramaksut (pääsääntöisesti yksi laukku). Lennon aikana tarjottavia maksullisia aterioita yliopisto ei maksa. Taksilla, tilauslentokoneella, vuokra-autolla tai muulla tavalla suoritetusta matkasta korvataan maksettu, kuitenkin enintään kohtuulliseksi katsottava maksu tositetta vastaan. Linja-auto, metro tai raitiovaunu voidaan korvata matkakustannuksena kuittia vastaan. Esimerkiksi lentokenttäbussi on korvattava kulu silloin, kun matkasta on kuitti. Omalla matkakortilla maksettuja matkoja ei korvata, koska näistä puuttuu tosite. Varsinaisen työpaikan ja kodin välisiä matkoja ei kuitenkaan koskaan korvata. Päästömaksut Päästömaksuja ei suoriteta. Ympäristönäkökohdat voidaan huomioida matkapäätöstä harkittaessa käyttämällä päästölaskureita. Näillä voidaan katsoa matkan aiheuttama kuorma ympäristölle. 5 MAJOITTUMINEN 5.1 Käytettävät hotellit Yliopisto on liittynyt Hanselin kotimaan majoitus- ja kokouspalveluiden puitesopimukseen. Hinnasto löytyy ALMAn ja Flamman sivuilta sekä sopimusmatkatoimisto Areasta. Varauksia voi tehdä suoraan hotelleista. Hinnat ovat myös Arean Pro Online varausjärjestelmässä sekä Hotelzonissa. Hotellimajoitukset suositellaan maksettavan First Card maksukortilla. Varattaessa yliopiston työmatkoille hotellihuoneita puhelimitse tulee mainita, että on Helsingin yliopistosta. Näin varattu hotellihuone saadaan sopimushinnalla. Myös muiden kuin sopimushotellien käyttö on sallittua. 5.2 Hotellivarausjärjestelmät 17

18 Helsingin Yliopisto ja Hotelzon Finland Oy ovat solmineet hotellivaraustoimintaa koskevan sopimuksen. Varausjärjestelmästämme löytyy kaikki Suomen hotellit ja lisäksi yli hotellia ulkomailla. Varauksia voi tehdä 12 eri kielellä. Huonevarauksia voit tehdä osoitteesta: INTERNETIN KAUTTA TEHDYT VARAUKSET OVAT PALVELUMAKSUTTOMIA. Kotimaan hotellit maksetaan hotellissa maksukortilla, käteisellä tai pyydetään hotellia lähettämään lasku. Ulkomaan hotellit maksetaan hotellissa maksukortilla tai käteisellä. Hotelzon avaa jokaiselle käyttäjälle käyttäjätunnuksen. Tunnuksen voi tilata etusivulta tilauslomakkeella. Tunnuksen saa omaan sähköpostiin pian tilauksen jälkeen. Tunnustilauksessa tulee mainita organisaatio Helsingin yliopisto ja yksikön kohdalle oma tiedekunta. Kaikista varauksista tulee vahvistus sähköpostitse, faksitse tai SMS-viestinä. Kotimaan hotellivarauksia voi tehdä myös Arean Pro Hotel-varausjärjestelmän kautta. Linkki ohjelmaan on SAPin matkahallintojärjestelmässä. 5.3 Majoittumis- ja hotellikorvaus Majoittumiskorvaus maksetaan matkalaskuun liitettävän majoitusliikkeen antaman tai muun luotettavan tositteen mukaisesti. Milloin majoittumismaksuun sisältyy aterioita, suoritetaan korvaus vain huoneen hinnan osalta. Mikäli aamiainen sisältyy hotellihuoneen kokonaishintaan, eikä asiakas voi itse valita sitä, maksaako hän aamiaisesta erikseen, ei aamiaisen osuutta majoittumismaksusta kuitenkaan vähennetä. Jos aamiaisesta kuitenkin peritään majoittumismaksuun sisältymätön erillinen maksu, ei sitä korvata erikseen. Henkilölle voidaan korvata luotettavaa kirjallista selvitystä vastaan yhden hengen huoneen hinta, vaikka hän olisi majoittunut kahden hengen huoneessa. Ulkomaanmatkoilla hotellikorvaus käsittää huoneen perushinnan, mahdollisen veron ja kiinteän palvelusrahan. Yhden hengen huoneen hinta voidaan korvata esim., jos henkilö esittää muun kuin sopimushotellin osalta hotellin hinnaston. 5.4 Korvattavat kustannukset Korvattaviin matkakustannuksiin eivät kuulu hotellien huoneen hinnan yhteydessä perimät viihde- tai mukavuuspalvelut. Korvattavia kustannuksia eivät ole esimerkiksi maksut saunan tai urheilutilojen käytöstä, eivätkä television katselumaksut. Jos majoittumismaksuun sisältyy, aamiaista lukuun ottamatta, aterioita, majoittumiskorvaus suoritetaan vain huoneen hinnan osalta. 18

19 Jotta pelkät majoittumiskustannukset eivät sekaantuisi päivärahalla korvattaviin kustannuksiin, pidetään asianmukaisena, että majoitusliikkeen laskusta ilmenevät eriteltyinä siihen sisältyneet ateriat sen mukaan kuin niistä on asianomaista veloitettu. 5.5 Yliopiston järjestämä majoitus Yliopiston järjestäessä majoituksen on sitä sopimuksen mukaan käytettävä, mikäli se täyttää kohtuulliset vaatimukset. Seuraamuksena osoitetun majoituspaikan ulkopuolelta valitun majoituspaikan käyttämisestä on, että yliopisto suorittaa majoittumiskorvausta enintään siihen määrään asti, minkä se olisi perinyt majoituksesta järjestämässään majoituspaikassa. 5.6 Majoittumis- ja hotellikorvausten enimmäismäärät Majoittumiskorvausten enimmäismäärät kotimaassa matkavuorokautta kohti ovat seuraavat: Helsingin, Espoon, Vantaan ja Kauniaisten kaupungit 141 e/vrk Muut kunnat 100 e/vrk Ulkomaan majoittumiskorvausten enimmäismäärät ovat liitteessä 1. Mikäli työntekijä on erityisistä hänestä riippumattomista syistä, kuten hotellipulasta tai muusta syytä johtuen matkalla suorittamaan majoittumiskustannuksia enemmän kuin mitä enimmäismäärät ovat, on matkalaskulle lisättävä selite perusteluksi. 19

20 6 PÄIVÄRAHAT 6.1 Päivärahojen maksamisen edellytykset Päivärahalla tarkoitetaan korvausta kohtuullisesta ruokailu- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä, joka palkansaajalle aiheutuu työmatkasta. Päivärahaan ei lueta matkustamisesta eikä majoittumisesta suoritettavaa korvausta. Päivärahan suorittaminen edellyttää, että erityinen työntekemispaikka on yli 15 kilometrin etäisyydellä joko palkansaajan varsinaisesta työpaikasta tai asunnosta, riippuen siitä, kummasta matka on tehty. Erityisen työntekemispaikan on lisäksi oltava yli 5 kilometrin etäisyydellä sekä varsinaisesta työpaikasta että asunnosta. 6.2 Päivärahojen suuruus Kotimaan päivärahat Työmatkan kestoajasta riippuen kotimaan päivärahojen tuntirajat ovat: Työmatkan kestoaika yli 6 tuntia yli 10 tuntia Päivärahan enimmäismäärä osapäiväraha kokopäiväraha Kun matkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden - vähintään 2 tunnilla osapäiväraha - yli 6 tunnilla kokopäiväraha Korvausten määrät kotimaassa tehdystä työmatkasta ovat: Päivärahat Korvauksen enimmäismäärä Kokopäiväraha Osapäiväraha Ateriakorvaus Yömatkaraha 38 euroa 17 euroa 9,50 euroa 12 euroa 20

21 6.2.2 Ulkomaan päivärahat Ulkomailla tehdystä työmatkasta suoritettavien päivärahojen enimmäismäärät ovat liitteessä 1. Päiväraha lasketaan matkavuorokausittain. Matkavuorokausi on 24 tuntia työmatkan alkamisesta tai edellisen matkavuorokauden päättymisestä. Päivärahan enimmäismäärä määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi ulkomailla päättyy. Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan tai alueen mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai jonne se Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Suomeen palattaessa palkansaajalla on oikeus puoleen viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksetusta ulkomaanpäivärahasta, jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli kahdella tunnilla. Jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli kymmenellä tunnilla, palkansaajalla on oikeus viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksettuun ulkomaanpäivärahaan. Kotimaahan paluun jälkeen alkaneelta matkavuorokaudelta tai sen osalta maksettavan päivärahan enimmäismäärä määräytyy kotimaan päivärahojen mukaan. Palkansaajalla on oikeus kysymyksessä olevaa maata varten vahvistettuun päivärahaan, jos ulkomaille tehty työmatka on kestänyt vähintään 10 tuntia. Mikäli työmatkaan käytetty kokonaisaika jää alle 10 tunnin, suoritetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten ja määrien mukaisesti. Jos palkansaaja jonakin matkavuorokautena on saanut ilmaisen tai matkalipun taikka hotellihuoneen hintaan sisältyneen ruoan, päiväraha maksetaan 50 prosentilla alennettuna. Ilmaisella ruoalla tarkoitetaan ulkomaanpäivärahan kysymyksessä ollen kahta ilmaista ateriaa. Laivaseminaareista sekä kokous- ja koulutusristeilyistä suoritetaan päiväraha kotimaan matkojen säännösten ja euromäärien mukaisesti. 6.3 Maksuttomien aterioiden vaikutus päivärahoihin Jos palkansaaja jonakin matkavuorokautena saa ilmaisen tai matkalipun hintaan sisältyneen ruoan, päivärahan enimmäismäärä on puolet päivärahan määrästä. Ilmaisella ruoalla tarkoitetaan kokopäivärahan kysymyksessä ollen kahta ja osapäivärahan kysymyksessä ollen yhtä ilmaista ateriaa. 6.4 Yliopiston järjestämät tilaisuudet 21

22 Henkilölle, joka osallistuu yliopiston järjestämään koulutus- tai vastaavaan tilaisuuteen, ei suoriteta päivärahaa. Yliopisto huolehtii tällaisen tilaisuuden majoitus- ja ateriointikustannuksista. Jos koulutustapahtuma on järjestetty selvästi normaalin työpaikan ulkopuolella, (esimerkiksi, jos on kyse Tvärminnessä, Lammilla tai Hyytiälässä toimivan yksikön työntekijästä, joka tulee pääkaupunkiseudulle tai päinvastoin), maksetaan matkan ajalta päiväraha. Päivärahoja ei makseta tilaisuuksista, joiden pääasiallisena tarkoituksena on yhteishengen luonti, virkistys tms. eikä niinkään henkilöstön koulutus. 6.5 Muut korvaukset Ateriakorvaus Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että työmatkasta ei suoriteta päivärahaa ja että palkansaajalla ei työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. Ateriakorvauksen enimmäismäärä on 9,50 euroa. Yömatkaraha Yömatkarahan suorittaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään 4 tuntia on kello välisenä aikana ja että työnantaja ei järjestä palkansaajalle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. Yömatkarahan enimmäismäärä on 12 euroa. Ulkomaanmatkojen erilliskorvaukset Ulkomaan työmatkasta aiheutuvina kuluina korvataan edellä mainittujen lisäksi tositteiden mukaisesti seuraavat kulut: 1) lentokenttävero, 2) passi- ja viisumimaksut sekä välttämättömät lääke- ja rokotusmaksut, 3) välttämättömät työmatkan järjestelyihin ja työasioihin liittyvät puhelin- ja telekopiokulut asiallisin perusteluin, 4) hotellimajoituksen yhteydessä perittävä tallelokerovuokra, sekä 5) muut pakolliset edellisiin verrattavat maksut. Ulkopuolisille henkilöille suoritettavat päivärahat ja muut korvaukset 22

23 Yliopiston ulkopuolisille henkilöille maksetaan matkakustannusten korvaukset tässä ohjeessa ilmoitettuja periaatteita noudattaen. Korvattavien kustannusten suuruus ja menettelytavat määräytyvät tämän ohjeen mukaisesti. Yrityksille voidaan maksaa korvauksia laskutuksen mukaan. Yliopisto voi maksaa verovapaita kulukorvauksia, kuten päivärahoja, kilometrikorvauksia ja vastaavia, kaikille sellaisille henkilöille, joilla on koti- tai ulkomainen työnantaja. Veroton kulukorvaus ei siis enää edellytä palkan tai palkkion maksamista yliopistolta. Verottomia korvauksia ei voi edelleenkään maksaa henkilöille, joilla ei ole työnantajaa eli käytännössä esim. eläkeläisille ja yksityisyrittäjille tai apurahansaajille. Heille korvaus on verollinen, mutta he voivat omassa verotuksessaan saada vastaavan kuluvähennyksen, kun sitä vaativat. Lisätietoja ja tarkemmat ohjeet verotukseen liittyvistä asioista saa palkanlaskennasta. 6.6 Komennusmatkat ulkomaan työskentely Komennusmatkavakuutus koskee tilanteita, jolloin työntekijä lähtee ulkomaille työskentelemään yli 6 kuukauden ajaksi. Ulkomaantyöskentelyllä tarkoitetaan tilanteita, joissa työnantaja ja työntekijä sopivat työntekijän varsinaisten opetus- tai tutkimustehtävien tekemisestä ulkomailla. Ulkomaantyöskentelystä sovitaan aina kirjallisesti henkilöstöasioiden lomakkeella numero 28 Sopimus tutkimustehtävien tekemisestä ulkomailla (ohjeet ja lomakkeet ulkomaantyöskentelytilanteisiin Almassa ja Flammassa). Sopimus ulkomaantyöskentelystä allekirjoituksin varustettuna toimitetaan oman kampuksen henkilöstöpalveluihin. Yli 6 kk:n pituisen ulkomaantyöskentelyn ajan työntekijä kuuluu Helsingin yliopiston komennusmatkavakuutuksen piiriin. Kvestuuri ilmoittaa henkilöt vakuutusyhtiöön komennusmatkavakuutuksen piiriin lomakkeessa ilmoitetulle ajalle. Kvestuuri toimittaa työntekijälle englanninkielisen todistuksen sähköpostilla (Certificate of Insurance) vakuutusturvasta. Komennusmatkavakuutuksesta ei aiheudu laitoksella kustannuksia. Myös Suomen sosiaaliturvaan kuulumattomat Helsingin yliopiston työntekijät voidaan lisätä Helsingin yliopiston komennusmatkavakuutuksen piiriin. 1-6 kk:n mittaisen ulkomaantyöskentelyn aikana työntekijä on yliopiston normaalin työmatkavakuutuksen piirissä. (katso tämän ohjeen kohta 3.4. Matkavakuutus) 23

24 7 MATKAN JÄLKEEN 7.1 Matkalasku Korvausta matkan kustannuksista on haettava kirjallisella/sähköisellä matkalaskulla. Lasku on jätettävä kahden kuukauden kuluessa matkan päättymisestä uhalla, että oikeus korvaukseen ja mahdollisesti maksettuun ennakkoon muutoin menetetään. Matkalasku tehdään SAPin matkahallinnassa. Matkustajan tulee esittää kuitti tai muu luotettava selvitys kaikista matkasta aiheutuneista kuluista, joista haetaan korvausta tai joilla on merkitystä korvausten määrään. Myöhästymisen seurauksena päivärahat jätetään maksamatta kokonaan tai osittain ja vain matkasta aiheutuneet suoranaiset kulut korvataan. Vähentäminen tehdään seuraavasti: vähennys päivärahoista 25 %, kun matkan päättymisestä on kulunut yli 2 kuukautta ja 50 %, kun matkan päättymisestä on kulunut yli 6 kuukautta. Kun matkan päättymisestä on kulunut yli kaksi kuukautta, korvataan muita kuluja vain kvestorille esitetyn hakemuksen perusteella. Poikkeuksellisesti voidaan hakemuksesta myöntää lupa korvauksen maksamiseen, vaikka korvausta ei ole haettu määräajassa. Hakemus tulee esittää kvestorille kirjallisesti. Matkalaskuun liitetään: kuitit kaikista matkasta aiheutuneista kuluista lentolipun kannat ja muut tositteet (liputtomasta lennosta vahvistus), joilla on merkitystä matkalaskun korvausten kannalta konferenssiohjelma tai vastaava kuitti osallistumismaksusta Kotimaassa taksimaksut tulee ensisijaisesti suorittaa maksukortilla. Kuitti suorituksesta liitetään matkalaskuun, jos on käytetty yksityisen maksuvastuun First Card-korttia. Ilman kuittia matkakustannukset korvataan enintään sen mukaan, mitä matka olisi tullut maksamaan julkisia liikennevälineitä käyttäen. Yliopiston maksuvastuun First Card-kortilla maksettujen taksimatkojen kuitit liitetään First Card-korttilaskuun. Jos ulkopuolinen taho maksaa osan matkan kuluista on matkalaskussa kerrottava muu rahoittaja sekä selvitys niistä kustannuksista (kopiot lentolipun kannoista tai elektronisen lentolipun vahvistus), jotka he korvaavat. Esimerkiksi päivärahojen maksamisen edellytyksenä on, että nämä on selvitetty matkalaskussa. 24

25 7.2 Matkalaskun hyväksyminen ja maksaminen Yliopiston taloussäännössä määrätään menojen hyväksymisen yleisistä periaatteista. Työntekijä ei voi hyväksyä omia matkalaskujaan. Matkoihin liittyvien edustusmenojen osalta noudatetaan taloussäännössä määrättyjä periaatteita. Matkalaskujen numerotarkastus ja asiatarkastus tehdään yksiköissä hyvää kirjanpitotapaa noudattaen. Numerotarkastuksessa todetaan laskutoimitusten oikeellisuus ja liitteitä verrataan matkalaskuun. Asiallisessa tarkastuksessa tarkastetaan, että matka on toteutettu matkustusohjeiden mukaisesti ja maksettavaksi tulevat korvaukset ovat sopimusten mukaiset. Matkalaskun numero- ja asiatarkastus tehdään SAPissa. Kvestuuri maksaa tarkastetut ja hyväksytyt matkalaskut henkilön pankkitilille. 8 YLIOPISTON MATKUSTUSSÄÄNNÖSTÄ POIKKEAMINEN Näistä ohjeista voidaan poiketa vain erityisestä syystä. Kaikista yliopiston matkustusohjeesta poikkeavista käytännöistä vastaa laitoksen johtaja ja niistä on sovittava kirjallisesti. Helsingissä Marjo Berglund kvestori Satu Lerssi projektipäällikkö 25

26 Liite 1 Ulkomaan päivärahat ja hotellikorvausten enimmäismäärät / Euroa 2013 MAA TAI ALUE / Country Päiväraha Maximum reimbursement Hotellikorvauksen enimmäismäärä maximum reimbursement for accommodation expenses Afganistan AF Alankomaat* NL Albania AL Algeria DZ Andorra AD Angola AO Antigua ja Barbuda AG Arabiemiirikunnat AE Argentiina AR Armenia* AM Aruba AW Australia* AU Azerbaidžan* AZ Azorit Bahama BS Bahrain BH Bangladesh BD Barbados BB Belgia BE Belize BZ Benin BJ Bermuda BM Bhutan BT Bolivia BO Bosnia ja Hertsegovina* BA Botswana BW Brasilia BR Britannia* GB Lontoo ja Edinburgh Brunei BN Bulgaria BG 26

27 Burkina Faso BF Burundi BI Chile* CL Cookinsaaret CK Costa Rica CR Curaçao CW Djibouti DJ Dominica DM Dominikaaninen tasavalta DO Ecuador* EC Egypti EG El Salvador SV Eritrea ER Espanja* ES Etelä-Afrikka ZA Etelä-Sudan SS Etiopia ET Fidži FJ Filippiinit PH Färsaaret FO Gabon GA Gambia GM Georgia* GE Ghana GH Grenada GD Grönlanti GL Guadeloupe GP Guatemala GT Guinea GN Guinea-Bissau GW Guyana* GY Haiti HT Honduras HN Indonesia ID Intia IN Irak IQ Iran IR Irlanti IE Islanti IS Israel IL 27

28 Italia* IT Itä-Timor TL Itävalta AT Jamaika JM Japani JP Jemen YE Jordania JO Kambodža KH Kamerun CM Kanada CA Kanarian saaret Kap Verde CV Kazakstan KZ Kenia KE Keski-Afrikan tasavalta CF Kiina* CN Hongkong* HK Macao* MO Kirgisia KG Kolumbia CO Komorit KM Kongo CG (Kongo-Kinshasa) CD Korean demokraattinen kansantasavalta (Pohjois-Korea) KP Korean tasavalta (Etelä-Korea) KR Kosovo Kreikka GR Kroatia HR Kuuba CU Kuwait KW Kypros* CY Laos LA Latvia LV Lesotho LS Libanon LB Liberia LR Libya LY Liechtenstein LI Liettua LT 28

29 Luxemburg LU Madagaskar MG Madeira Makedonia* MK Malawi MW Malediivit MV Malesia MY Mali ML Malta MT Marokko MA Marshallinsaaret MH Martinique MQ Mauritania MR Mauritius MU Meksiko MX Mikronesia FM Moldova* MD Monaco MC Mongolia MN Montenegro ME Mosambik MZ Myanmar (Burma) MM Namibia NA Neitsytsaaret (USA)* VI Nepal NP Nicaragua NI Niger NE Nigeria NG Norja* NO Norsunluurannikko CI Oman OM Pakistan PK Palau PW Palestiinalaisalue* PS Panama PA Papua-Uusi-Guinea PG Paraguay PY Peru PE Portugali* PT Puerto Rico PR 29

30 Puola PL Qatar QA Ranska* FR Romania RO Ruanda RW Ruotsi* SE Saint Kitss ja Nevis KN Saint Lucia LC Saint Vincent ja Grenadiinit VC Saksa DE Berliini Salomonsaaret SB Sambia ZM Samoa WS San Marino SM São Tome ja Principe ST Saudi-Arabia SA Senegal SN Serbia* RS Seychellit SC Sierra Leone SL Singapore SG Slovakia SK Slovenia SI Somalia SO Sri Lanka LK Sudan SD Suriname SR Swazimaa SZ Sveitsi CH Syyria SY Tadžikistan TJ Taiwan TW Tansania TZ Tanska* DK Thaimaa TH Togo TG Tonga TO Trinidad ja Tobago TT Tšad TD 30