Ilmoitusliikenteen ohjeet

Transkriptio

1 Ilmoitusliikenteen ohjeet

2 Sisällysluettelo 1 Palvelussuhderekisteri ja ilmoitusliikenne Työnantajan ilmoitusvelvollisuus Ilmoitusliikenteen aikataulu Ilmoitusvälineet Ilmoituksissa käytettävät koodit Ilmoitettavat palvelussuhteet Omaishoitajat Perhehoitajat Luottamushenkilöt Palvelussuhdeilmoituksen tiedot Palvelussuhdeilmoitukset Vuosiansioilmoituksen tiedot Virheilmoitusten korjaaminen Erityistä ilmoitusliikenteessä Opettajien eläketurva Palomiehet Eläinlääkärit Vaalit Kunnallistamisen yhteydessä VaEL:n valinneet Rekisterin ohjekirjeet Vakuuttamisen oikaisu Palvelussuhderekisterin yhteystiedot Ostopalvelut Työnantajien vuosiaikataulu Muutokset kuntapalvelujen järjestämisessä... 21

3 1 Palvelussuhderekisteri ja ilmoitusliikenne 1.1 Työnantajan ilmoitusvelvollisuus Työnantaja on velvollinen ilmoittamaan eläkelaitokselle työntekijän eläketurvan järjestämiseksi ja eläkelaissa säädettyjen muiden tehtävien toimeenpanemiseksi tarvittavat välttämättömät tiedot. Eläkelaitoksella on oikeus antaa määräyksiä työnantajille siitä, milloin ja missä muodossa tiedot ilmoitetaan palvelussuhderekisteriin. 1.2 Ilmoitusliikenteen aikataulu Eläkelaitos on antanut jokaiselle jäsenyhteisölle oman viisinumeroisen jäsenyhteisötunnuksen. Tunnus on pakollinen tieto kaikissa ilmoituksissa. 1. Täytä ilmoittajan yhteystietoilmoitus Ilmoittaja on hallintoyksikkö, joka tekee itsenäisesti ilmoitukset Kevan palvelussuhderekisteriin (esim. rahatoimisto). Yhteydenottoja varten rekisteriin tarvitaan ilmoittajan osoitetiedot, yhteyshenkilö, puhelinnumero, faksinumero ja sähköpostiosoite. Yhteystietojen muutokset voi ilmoittaa soittamalla, faksilla, sähköpostilla, postitse tai Asta -palvelua käyttäen. Ilmoittajatunnus on enintään kuuden merkin mittainen, mieluiten numerotunnus, joka on pakollinen tunnistetieto. Ilmoittajatunnuksena voi käyttää samaa tunnusta kuin jäsenyhteisötunnus. Kevalle ilmoitusliikenteen aloittamisen yhteydessä ilmoitettu tunnus on pakollinen tieto jokaisessa palvelussuhde- ja vuosiansioilmoituksessa. Ilmoittajan vaihtuessa tulee palvelussuhde päättää ja ilmoittaa uusi palvelussuhde uudella ilmoittajatunnuksella. Jos jäsenyhteisöllä on käytössä maksupisteitä palkkaperusteisen eläkemaksun tilittämistä varten, maksupistettä on vastattava samanniminen ilmoittaja ja niillä on oltava sama kolmenumeroinen. 2. Täytä toimintayksikköilmoitus jokaisesta toimintayksiköstä erikseen Toimintayksikkö on työntekijän työpiste, josta tarvitaan tietoa eläkekäsittelyssä ja tilastoinnissa. Eläkelaitos toimittaa toimintayksikkötiedot Tilastokeskukselle, joka käyttää niitä mm. Tilastokeskuksen lokakuun kyselyssä. Jokaiselle toimintayksikölle ilmoitetaan 2-9 merkin mittainen numeerinen toimintayksikkötunnus (virastotunnus, toimipaikkatunnus), jota käytetään sen jälkeen palvelussuhdeilmoituksissa. Toimintayksikkötunnuksen yleisin pituus on 6 numeroa. Ilmoitusliikenteen ohjeet 2

4 Kun rekisteriin halutaan ilmoittaa uusi toimintayksikkö, muuttaa jo olemassa olevan tietoja tai ilmoittaa toimintayksikön lakkaamisesta, tulee hyvissä ajoin ennen seuraavaa palvelussuhdesiirtoa ottaa yhteyttä yhteyshenkilö Meeri Sirviöön, puh Tee palvelussuhteiden alkamisilmoitukset Palvelussuhteen alkamispäivä ei voi olla aiempi kuin työnantajan Kevan jäsenyhteisöksi liittymispäivä. Palvelussuhdeilmoitukset tehdään neljännesvuosittain tai sitä mukaa kuin ilmoitettavaa syntyy. Täydennettävät ja tulostettavat Ilmoittajan yhteystiedot-, Toimintayksikköilmoitus-, Palvelussuhdejaksoilmoitus- ja Vuosiansioilmoitus- lomakkeet löytyvät kotisivultamme kohdasta Lomakkeet Lomakkeet työnantajille. 1.3 Ilmoitusvälineet Suurin osa palvelussuhdetiedoista tulee Kevaan konekielisessä muodossa, joten ilmoittaminen edellyttää oman atk-järjestelmän tuntemista. Koneellisesta ilmoittamisesta on sovittava erikseen Kevan kanssa. Palvelussuhdeilmoitukset voidaan antaa seuraavilla ilmoitusvälineillä: Linjasiirto Tietoa linjasiirron vaihtoehdoista ja ohjeista saa omalta ohjelmatoimittajalta. CD:t Varmista, että CD:llä on vain tarvittavat tiedostot. Internet-yhteys lähetysten tulee olla salattuja ja käyttäjä tunnistettavissa yhteyden aloittaminen sovitaan Logican kanssa Lomakkeet palvelussuhdejaksoilmoitus lomake vuosiansioilmoitus -lomake Lomakkeissa on oltava päiväys, allekirjoitus ja jäsenyhteisön leima. Jos lomakkeita on paljon, vastaavat tiedot voi antaa lähetteessä. Lomakkeet löytyvät Kevan kotisivulta kohdasta Lomakkeet Lomakkeet työnantajille Ilmoitusliikenteen ohjeet 3

5 Palvelussuhderekisterin verkkosivut (KuEL) Palvelussuhderekisterin verkkosivut tukevat ilmoitusliikenteen hoitamista. Tässä palvelussa: saat suoran yhteyden Kevan palvelussuhderekisteriin näet samojen henkilöiden palvelussuhdetiedot kuin omassa palkkajärjestelmässäsi voit tarkistaa, ovatko ilmoittamanne tiedot oikein rekisteröity voit tulostaa henkilöittäin palvelussuhdeluetteloita ja rekisteriotteita voit hoitaa koko ilmoitusliikenteen Palvelussuhderekisterin verkkosivuilla, eli lomakkeiden lähettämisen sijaan voit syöttää palvelussuhdetiedot suoraan Kevan rekisteriin Lisää palvelussuhdejakso ja Lisää ansiojakso -toiminnoilla. Käyttöohjeet löydät KuEL:n Palvelussuhderekisterin verkkosivuilta. 1.4 Ilmoituksissa käytettävät koodit 1.5 Ilmoitettavat palvelussuhteet Kevan palvelussuhderekisteriin ilmoitetaan kaikki kunnallisen eläkelain piiriin kuuluvat palvelussuhteet. KuEL:n piiriin kuuluvat palvelussuhteet ilmoitetaan Kevan palvelussuhderekisteriin riippumatta niiden kestosta tai ansioiden määrästä. Ilmoitus tehdään vuotiaista työntekijöistä. Näistä maksetaan myös eläkemaksu. Ilmoitus- ja vakuuttamisvelvollisuus alkaa henkilön 18 iän täyttämiskuukautta seuraavan kuukauden alusta ja päättyy 68 iän täyttämiskuukauden loppuun. Tänä aikana ansaituista ansioista kertyy työntekijälle eläkettä. Vuoden 2005 alusta voimaan tulleet ilmoitusliikenteen muutokset eivät koskeneet ennen vuotta 1940 syntyneitä henkilöitä, vaan heidän osaltaan noudatetaan ennen voimassa ollutta lakia. Jos palvelussuhde on alkanut ennen kuin henkilö on täyttänyt 65 vuotta, peritään eläkemaksut niin kauan kuin palvelussuhde jatkuu yhdenjaksoisesti. Jos palvelussuhde alkaa henkilön täytettyä 65 vuotta, ei maksuja peritä eikä palvelussuhteita ilmoiteta rekisteriin. KuEL:n piiriin kuuluvat palvelussuhteet ilmoitetaan eläkelakikoodilla 01 Kunnallisen eläkelain (KuEL) piiriin kuuluvat Kunnallisen eläkelaitoksen jäsenyhteisöön virka- tai työsuhteessa olevat henkilöt. Ilmoitusliikenteen ohjeet 4

6 Mikä katsotaan virka- ja työsuhteeksi? Virka- ja työsuhteet kuuluvat kunnallisen eläkelain piiriin. Jos työhön sisältyy viranomaistehtäviä tai julkisen vallan käyttöä, on kyseessä aina virkasuhde, koska tällaisia tehtäviä voi suorittaa vain kuntaan tai kuntayhtymään virkasuhteessa oleva henkilö Työsuhde ja työsopimuslain sitovuus Työeläkelakeja sovellettaessa noudatetaan työsopimuslain mukaista työsuhdekäsitettä. Jos sopimussuhde täyttää työsuhteen tunnusmerkit, ei voida sopia eläkelaitosta sitovasti työn tekemisestä toimeksiantosuhteessa. Jos työnteon tosiasialliset olosuhteet eivät vastaa sovittua, eläkelaitos voi jälkikäteen tulkita oikeussuhteen työsuhteeksi, jossa maksetusta palkasta jäsenyhteisö on velvollinen suorittamaan KuEL:n mukaisen maksun ja josta henkilöllä aikanaan on oikeus KuEL:n mukaiseen eläkkeeseen. Ensisijaisesti työn tilaajan on tiedettävä, onko työn suorittaja otettu työsuhteeseen vai toimiiko hän itsenäisenä yrittäjänä. Suositeltavaa on, että kaikista työsuorituksista tehdään kirjallinen sopimus. Sopimuksesta tulee käydä ilmi, tehdäänkö työ työsuhteessa vai ei. Lisäksi siinä tulee olla maininta siitä, kuka hoitaa eläketurvan. Työsuhteen tunnusmerkit Epäselvissä tapauksissa, joissa kirjallista sopimusta ei ole tai siinä ei ole sovittu em. asioista, joudutaan ratkaisu tekemään työsuhteen yleisten tunnusmerkkien avulla. Henkilö on työsuhteessa, kun hän tekee sopimuksen perusteella työtä toiselle vastiketta vastaan toisen johdon ja valvonnan alaisena (työnantajan direktio-oikeus). Vuoden 2005 alusta lähtien henkilöt, jotka toimimatta yrittäjänä ovat tehneet jäsenyhteisön kanssa toimeksianto- tai konsulttisopimuksen Toimeksianto- ja konsulttisopimukset KuEL:n piiriin on vuoden 2005 alusta lähtien kuulunut myös sellainen henkilö, joka ei ole työsuhteessa jäsenyhteisöön, mutta jolle jäsenyhteisö maksaa palkkiota toimeksiantosopimuksen tai muun vastaavan järjestelyn perusteella. Edellytyksenä on, ettei henkilö ole yrittäjien eläkelaissa (YEL) tarkoitettu yrittäjä. Jos toiminta kuuluu YEL:n piiriin tai sitä harjoitetaan yhtiön tai muun yhteisön nimissä, siitä ei tehdä ilmoitusta Kevan rekisteriin eikä peritä eläkemaksuja. Kopio YELvakuutuskirjasta tai vakuutusmaksukuitista osoittaa, että toimeksisaaja on yrittäjä. Toiminnan tulee tällöin kuulua YEL:n piiriin vakuutettuun toimialaan. Toimeksianto- ja konsulttisopimuksen tehnyttä Ilmoitusliikenteen ohjeet 5

7 henkilöä ei tarvitse ilmoittaa palvelussuhderekisteriin silloin jos hänellä on Eläketurvakeskuksen ennen vuotta 2002 antama päätös vakuuttamisvelvollisuudesta vapauttamisesta. Jos toiminta on niin vähäistä (yrittäjätoiminnasta saatu työtulo on vähemmän kuin YEL - vakuuttamisen alaraja), ettei henkilö ole velvollinen ottamaan itselleen YEL-vakuutusta, työ kuuluu KuEL:n piiriin. Samoin jos henkilö on vanhuuseläkkeellä eikä sen vuoksi velvollinen ottamaan YEL-vakuutusta, ilmoitetaan toimeksiantosuhde KuEL:n piiriin. Jos yrittäjän palvelussuhde ilmoitetaan KuEL:n piiriin, pitää ilmoituksessa olla työn tehneen henkilön nimi ja henkilötunnus. Ilmoitusta ei voi tehdä Y-tunnuksella eikä toiminimellä. Jos toimeksisaaja kuuluu maatalousyrittäjien eläkelain piiriin (voimassa oleva MYEL-vakuutus) ja toimeksianto kuuluu maatalouden toimialaan, toiminta jää KuEL:n ulkopuolelle. Seuraavien esimerkkien kohdalla on usein kyseessä toimeksiantosuhde, mutta myös työsuhde on mahdollinen: tukihenkilö tai läheisverkostohoitaja tutkinnon arvostelija pianonvirittäjä auraus- ja lanaustyöt erotuomari työharjoittelussa olevalle henkilölle maksettava vastike, kun harjoittelija ei ole työsuhteessa ulkopuolinen luennoitsija erityisasiantuntija konsultti työnohjaaja terapeutti Luentopalkkiot Luentopalkkiot kertaluontoisista luennoista ja esitelmistä ovat olleet eläkkeeseen oikeuttavaa työansiota alkaen. Luentopalkkioista omille työntekijöille ja viranhaltijoille sekä ulkopuolisille luennoitsijoille peritään eläkemaksut ja palvelussuhde ilmoitetaan rekisteriin. Jäsenyhteisön palveluksessa olevien luentopalkkiot voidaan ilmoittaa joko erillisenä palvelussuhteena tai työ- tai virkasuhteen ansioina. Ulkopuolisten luennoitsijoiden kertaluennot ilmoitetaan omina palvelussuhteinaan. Palvelussuhteen laji: oppilaitoksessa pidetyt luennot ja luentosarjat virka- / työsuhde (01) omille työntekijöille maksetut luentopalkkiot virka- / työsuhde (01) ulkopuolisille maksetut palkkiot kertaluennoista toimeksiantosuhde (05) Ilmoitusliikenteen ohjeet 6

8 Tukihenkilöiden ja läheisverkostohoitajien ilmoittaminen Toimeksiantosopimuksen tai muun vastaavan sopimuksen tehneet tukihenkilöt ja läheisverkostohoitajat kuuluvat KuEL:n piiriin ansioiden määrästä riippumatta. Tukihenkilölle ja läheisverkostohoitajille maksetusta palkkiosta peritään eläkemaksut ja palvelussuhteesta tehdään ilmoitus rekisteriin. Esim. Palvelussuhteen laji on 05 (toimeksiantosuhde) ja ammattinimikekoodi on (= Tukihenkilö). Esimerkkejä tilanteista, jolloin ei muodostu toimeksiantosuhdetta: Henkilökohtainen avustaja Vammaispalvelulaissa tarkoitettu henkilökohtainen avustaja on pääsääntöisesti työsuhteessa avustettavaan. Siten avustettava on velvollinen järjestämään työntekijänsä eläketurvan. Henkilökohtainen avustaja ei kuulu KuEL:n piiriin, vaikka kunta toimisi sijaismaksajana. Työtoiminta KuEL:n piiriin ei kuulu sosiaalihuoltolain 27 e :n mukaiseen vammaisten henkilöiden työtoimintaan osallistuva henkilö, jolle maksetaan kannusterahaa, aktivointirahaa tai motivointipalkkaa Yrittäjien eläkelaki (YEL) Henkilö saattaa olla velvollinen järjestämään itselleen yrittäjän eläkelain (YEL) mukaisen eläketurvan, jos hän tekee ansiotyötä olematta työ- tai virkasuhteessa. YEL:n mukaan on vakuutettava liikkeen- tai ammatinharjoittaja, avoimen yhtiön yhtiömies, kommandiittiyhtiön vastuunalainen yhtiömies sekä osakeyhtiön johtavassa asemassa oleva enemmistöosakas. Työskentely yrityksessä on YEL:n piiriin kuulumisen edellytys. YEL-vakuutus pitää ottaa, jos: yrittäjä on vuotias eikä hän ole siirtynyt työeläkelakien mukaiselle vanhuuseläkkeelle. yritystoiminta kestänyt vähintään neljä kuukautta keskimääräinen työtulo ylittää YEL -vakuuttamisen alarajan yrittäjä ei kuulu saman toiminnan perusteella minkään muun eläkelain piiriin. Eläketurvakeskuksen osoite on Eläketurvakeskus ja puh Omaishoitajat laji 08, nimike Omaishoitajat tulivat peruseläketurvan piiriin alkaen. Omaishoitajat tekevät työtä toimeksiantosopimuksen perusteella. Ilmoitusliikenteen ohjeet 7

9 Kunnalliseen eläketurvaan oikeuttavan toimeksiantosuhteen edellytyksenä on, että kunta laatii hoitajan kanssa omaishoidon tuesta annetun lain mukaisen sopimuksen. Omaishoitajan toimeksiantosuhde ilmoitetaan rekisteriin lajikoodilla 08, ammattinimikkeellä = omaishoitaja. Ennen vuotta 1940 syntyneisiin omaishoitajiin sovelletaan vanhoja säännöksiä. Rekisteriin ilmoitetaan vain sellaiset toimeksiantosuhteet jotka ovat alkaneet alle 65 -vuotiaana. 1.7 Perhehoitajat laji 06, nimike Perhehoitajat tulivat peruseläketurvan piiriin alkaen. Perhehoitajan palvelussuhteen alkamispäivä palvelussuhderekisterissä ei siten voi olla tätä aikaisempi. Perhehoitajat tekevät työtä toimeksiantosopimuksen perusteella. Kunnalliseen eläketurvaan oikeuttavan toimeksiantosuhteen edellytyksenä on, että kunta on tehnyt henkilön kanssa toimeksiantosopimuksen. Perhehoitajan toimeksiantosuhde ilmoitetaan rekisteriin lajikoodilla 06, ammattinimikkeellä = perhehoitaja (as.kok. 312/92). Ennen vuotta 1940 syntyneisiin perhehoitajiin sovelletaan vanhoja säännöksiä. Rekisteriin ilmoitetaan vain sellaiset toimeksiantosuhteet jotka ovat alkaneet alle 65 -vuotiaana. 1.8 Luottamushenkilöt laji 07, nimike Luottamushenkilöitä ovat: valtuutetut ja varavaltuutetut kunnan ja kuntayhtymän toimielimiin valitut jäsenet muut kunnan luottamustoimiin valitut henkilöt kuten kunnanhallituksen ja kunnallisten lautakuntien, johtokuntien ja toimikuntien jäsenet sekä luottamushenkilötilintarkastajat Luottamushenkilöitä eivät ole esimerkiksi: käräjäoikeuden lautamiehet työpaikan luottamusmiehet koulujen vanhempainneuvoston tms. jäsenet kunnan viranhaltijat, jotka virkansa perusteella ovat jäsenenä kunnan toimielimessä Ilmoitusliikenteen ohjeet 8

10 Kunnalliseen eläkkeeseen oikeuttavia ansioita ovat luottamushenkilöiden osalta: määräajalta maksetut palkkiot ansionmenetyskorvaukset Kokouspalkkiot eivät oikeuta KuEL:n mukaiseen eläkkeeseen. Luottamushenkilöille ei ilmoiteta palvelussuhdejaksoa, vaan ainoastaan vuosiansiojakso (lajikoodi 07, nimike 73244) Ilmoitusliikenteen ohjeet 9

11 2 Palvelussuhdeilmoituksen tiedot Kuntatyönantajat tekevät palvelussuhdeilmoitukset neljännesvuosittain ja palvelussuhteiden vuosiansioilmoitukset kerran vuodessa. 2.1 Palvelussuhdeilmoitukset Tiedot ilmoitetaan neljännesvuosittain. Palvelussuhdejaksoihin ei kohdisteta ansioita. Jäsenyhteisö Jäsenyhteisö (=työnantaja) on pakollinen tunnistetieto. Se on Kevan antama viisinumeroinen tunnus. Ilmoittaja Ilmoittaja on pakollinen tunnistetieto. Ilmoittaja on hallintoyksikkö, joka tekee itsenäisesti ilmoitukset palvelussuhderekisteriin. Ilmoittajatunnus on enintään kuuden merkin mittainen, mieluiten numeerinen tunnus. Ilmoittajatunnus voi olla myös sama kuin jäsenyhteisötunnus. Jos jäsenyhteisöllä on käytössä maksupisteitä palkkaperusteisen eläkemaksun tilittämistä varten, maksupistettä on vastattava samanniminen ilmoittaja ja niillä on oltava sama kolmenumeroinen tunnus. Jos ilmoittajatunnus vaihdetaan toiseksi, on palvelussuhde päätettävä ja ilmoitettava uusi palvelussuhde uudelle ilmoittajalle. Tiedot ilmoittajatunnuksista tulee ilmoittaa rekisteriyksikköön hyvissä ajoin ennen tunnusten käyttämistä ilmoitusliikenteessä. Toimintayksikkö Toimintayksikkö on esim. työntekijän työpiste, virasto- tai toimipaikkatunnus. Ilmoitusliikenteessä käytettäviä toimintayksiköitä ei tarvitse ilmoittaa työpisteiden osoitetarkkuudella. Toimintayksikkötunnus on 2-9 -merkkinen numeerinen tunnus. Toimintayksikkötunnus on pakollinen tieto palvelussuhdeilmoituksella. Toimintayksikkötunnuksen yleisin pituus on 6 numeroa. Tiedot toimintayksikkötunnuksista tulee ilmoittaa rekisteriyksikköön hyvissä ajoin ennen tunnusten käyttämistä ilmoitusliikenteessä. Lakitieto = 01 KuEL Ilmoitusliikenteen ohjeet 10

12 Henkilötiedot Henkilötiedot ilmoitetaan Väestörekisterikeskuksen tietojen mukaisesti. Keva laskee ilmoitusliikennettä varten jäsenyhteisöille keinotekoiset henkilötunnukset, jos henkilöllä ei ole virallista henkilötunnusta. Jäsenyhteisöt eivät edelleenkään saa käyttää ilmoitusliikenteessä itse laskemiaan henkilötunnuksia. Ilmoitusliikenteessä käytettävien keinotekoisten henkilötunnusten laskenta Kevassa tulee loppumaan vuonna Tällöin sellaisten henkilöiden, joilla ei ole virallista Suomen henkilötunnusta tiedot ilmoitetaan palvelussuhderekisteriin ilman henkilötunnusta. Jos virallista henkilötunnusta ei ole, ilmoitetaan henkilön etunimet, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli. Palvelussuhteen alkamispäivä Palvelussuhteen alkamispäivä ilmoitetaan kahdeksalla numerolla, esim Tarkennin Tarkenninta käytetään erottamaan samana päivänä alkaneita eri palvelussuhteita palvelussuhteita toisistaan, esim A B Atk-järjestelmästä riippuen käytetään alkamispäivän tarkentimina kirjaimia A Z tai numeroita 1 9. Ilmoitusliikenteessä käytettävä palvelussuhteen alkamispäivämäärä voi poiketa todellisesta palvelussuhteen alkamispäivämäärästä (ei ole aina kuntaan/tehtävään tulopäivä). Näitä tapauksia ovat esim: siirto ilmoittajalta toiselle järjestelmänvaihdos eläketurvan siirto ilmoittaja alkaa tai päättyy virkamääräyksen päivämäärä Palvelussuhteen päättymispäivä Palvelussuhteen päättymispäivä ilmoitetaan kahdeksalla numerolla, esim Palvelussuhteen päättymisilmoitukseen on merkittävä tilanteen mukainen päättymissyy. Päättymissyyt löytyvät koodiluettelosta. Päättymissyyt ovat kahden merkin mittaisia, esim. eronnut = 10. Palvelussuhdetiedot ilmoitetaan päättymishetken mukaisina. Jos henkilö jää vanhuuseläkkeelle ennen 68 -vuoden ikää mutta jatkaa senkin jälkeen töitä, palvelussuhde päätetään eläkkeelle jääntiä edeltävään päivään joko päättymissyyllä eronnut = 10 tai syyllä eläkkeelle = 50. Seuraavasta päivästä perustetaan uusi palvelussuhde, jos työskentely jatkuu välittömästi. Ilmoitusliikenteen ohjeet 11

13 Päättymisilmoituksella ilmoitettavat tiedot: toimenpide jäsenyhteisö, ilmoittaja, toimintayksikkö henkilön nimi ja henkilötunnus palvelussuhteen alkamispäivämäärä ja alkamispäivämäärän tarkennin palvelussuhteen päättymispäivämäärä ja päättymissyy ammattinimike palvelussuhteen laji Ammattikoodi Ammattikoodi on viisi merkkiä pitkä. Ammattinimikkeet koodeineen löytyvät Kevan kotisivulta osoitteesta: // ja ilmoitusliikenne/ammattnimikkeet ja koodit Ammattinimikkeestä on käytävä ilmi, mitä työtä henkilö tekee. Myös harjoittelijoilla käytetään oikeaa tehtävänmukaista nimikettä tai tarkennettua harjoittelija/kesätyöntekijä nimikettä, esim. atk-harjoittelija, kirjastoharjoittelija, kesätyöntekijä/keittiötyö, kesätyöntekijä/huoltotehtävät. Jos koodiluettelossa ei ole työhön sopivaa ammattinimikettä, pyynnön uuden nimekkeen perustamisesta voi lähettää rekisteriyksikköön. Lomake pyyntöä varten löytyy Kevan kotisivuilta: // työnantajille/täydennysilmoitus ammattinimikkeistöön. Lajikoodi Lajikoodi 01 = virka-/ työsuhde Lajikoodi 05 = toimeksiantosuhde Lajikoodi 06 = perhehoitaja Lajikoodi 08 = omaishoitaja 2.2 Vuosiansioilmoituksen tiedot Henkilön ansiot ilmoitetaan vuositasolla palvelussuhdelajeittain ja ilmoittajittain. Edellisen vuoden ansiot ilmoitetaan kerran vuodessa mennessä. Ilmoitettavat tiedot työnantaja, ilmoittaja, lakitieto henkilön nimi ja henkilötunnus palvelussuhteen laji Ilmoitusliikenteen ohjeet 12

14 ammattinimike ansiovuosi ja vuosiansiot ansioita ei erotella palkkatekijöittäin Eläinlääkärin virkapalkka ilmoitetaan palvelussuhteen lajilla virka-/työsuhde. Tämän lisäksi toimenpidepalkkiot ilmoitetaan erikseen vahvistuspäätöksen mukaisesti omana palvelussuhteen lajinaan. Luottamushenkilöiden määräajalta maksetuista palkkioista ja ansionmenetyskorvauksista annetaan vain vuosiansioilmoitus, eikä niistä tehdä erikseen palvelussuhdeilmoitusta. Käytettävät lajikoodit Lajikoodi 01 = virka-/ työsuhde Lajikoodi 05 = toimeksiantosuhde Lajikoodi 06 = perhehoitaja Lajikoodi 07 = luottamushenkilö Lajikoodi 08 = omaishoitaja Lajikoodi 13 = eläinlääkärin toimenpidepalkkiot Esimerkkejä ansioista, jotka ilmoitetaan rekisteriin: palkka tai muu vastike, joka on maksettu korvauksena työstä, ilmoitetaan palvelussuhderekisteriin maksuvuoden mukaan luentopalkkiot opettajien lomapäiväkorvaus työajan lyhennyksestä maksettava korvaus erilaisten kulukorvausten verollinen osuus (muut kuin perhehoitajien ja perhepäivähoitajien sekä tukihenkilöiden ja läheisverkostohoitajien kulukorvaukset) tuotantopalkkiot, tulospalkkiot ns. jouluraha tai 13.kuukauden palkka lomakorvaus ay-luottamusmiestoimesta maksettu palkkio tai ansionmenetyskorvaus työsuojelupäällikölle/ -valtuutetulle maksetut palkkiot Esimerkkejä ansioista, joita ei ilmoiteta rekisteriin: kokouspalkkiot työmatkasta saatu päiväraha tai muu kustannusten korvaus perhehoitajien ja perhepäivähoitajien sekä tukihenkilöiden ja läheisverkostohoitajien kulukorvaukset työnantajalta saatu henkilökuntaetu korkoetu palvelussuhteen perusteella saadusta lainasta vahingonkorvaus palvelussuhteen päättymisen yhteydessä maksettu eroraha, kultainen kädenpuristus tms. irtisanomisajan palkka, jos palvelusuhde päättyy lomautukseen ja henkilö ei palaa työhön irtisanomisajaksi erilaisten kustannusten korvausten veroton osuus (esim. matkakorvaukset, työkalukorvaus, pukuraha, muuttoraha, ruuhkalisä) Ilmoitusliikenteen ohjeet 13

15 tekijänoikeuskorvaukset käräjäoikeuden lautamiehille maksetut palkkiot/ansionmenetyskorvaukset todistajapalkkiot 2.3 Virheilmoitusten korjaaminen Rekisteröinnissä syntyneiden virheilmoitusten korjaukset palautetaan rekisteriyksikköön 2 viikon kuluessa. Kun korjattava tai puuttuva tieto huomataan myöhemmin (esim. rekisteriotteelta): virhe ansioissa: ilmoita korjatut palvelussuhdelaji ja ilmoittajakohtaiset vuosiansiot (EI pelkkää erotussummaa) maksuvuoden mukaan vuosiansiot puuttuvat: ilmoita puuttuvat palvelussuhdelaji ja ilmoittajakohtaiset vuosiansiot maksuvuoden mukaan aiheettomat vuosiansiot: jos rekisteriin on ilmoitettu vuosiansiot esim. väärälle ilmoittajalle, lähetä selvitys poistettavista vuosiasioista ja tarkista, että kaikki eläkkeeseen oikeuttavat ansiot on rekisteröity oikeille ilmoittajille ja palvelussuhdelajeille virhe palvelussuhdetiedoissa o tee tarvittavat korjaukset palvelussuhdejaksotietoihin palvelussuhderekisterin verkkosivuilla tai ilmoita korjattavat tiedot lomakkeella rekisteriyksikköön o jos palvelussuhde on rekisteröity väärälle ilmoittajalle tai väärällä palvelussuhteen lajilla, tee palvelussuhdejaksoista poistoilmoitukset lomakkeella ja ilmoita palvelussuhdejaksot oikeilla tiedoilla rekisteriin o rekisteröityjen palvelussuhdejaksojen poisto tulee aina tehdä lomakkeella. Liitä mukaan selvitys siitä, miksi palvelussuhde pitää poistaa rekisteristä. o kun lisäät tai poistat ansioita rekisterissä niin tarkista myös, että ilmoitetut palvelussuhteet (=aikajaksot) vastaavat muuttunutta tilannetta Vuosiansioiden korjaaminen Jäsenyhteisön lopullinen palkkaperusteinen eläkemaksu määräytyy palvelussuhderekisteriin ilmoitettujen ansioiden perusteella. Palvelussuhderekisteriin ilmoitetut ansiot tulee tarkistaa ja tarvittavat korjaukset tulee olla tehtynä (muutokset palvelussuhderekisteriin rekisteröitynä) mennessä. Vuosiansioita voidaan korjata myös sen jälkeen kun lopullinen laskutus on tehty. Tällöin Kevassa tehdään rekisterin muuttuneen tilanteen perusteella palkkaperusteisen maksun oikaisu josta syntyy jäsenyhteisölle yksilöity lisä- tai hyvityslasku. Ilmoitusliikenteen ohjeet 14

16 Ansioiden tarkistuslistat Ansioiden tarkistuslistojen avulla voi tarkistaa, täsmäävätkö rekisteriin ilmoitetut edellisen vuoden ansiot sen summan kanssa, mistä jäsenyhteisö on maksanut palkkaperusteista ennakkomaksua. Jäsenyhteisön lopullinen palkkaperusteinen maksuosuus lasketaan palvelussuhderekisteriin ilmoitettujen tietojen perusteella, joten tietojen oikeellisuuden tarkistaminen on tärkeää. Tarkistuslistojen päivitysajankohdat Ansioiden tarkistuslistoista on saatavilla päivitettyjä versioita helmikuusta lähtien ennen lopullisen maksuosuuden laskentaa. Päivitysajankohdista ilmoitetaan Asta-palveluiden etusivulla Kohdennetut viestit -palstalla ja Työnantajille-osion etusivun uutisissa. Tarkemmat tiedot Ansioiden tarkistuslistojen käytöstä löytyvät Asta -aloitussivulta kohdasta Ansioiden tarkistuslistat Palvelussuhteen kuluessa tapahtuvat muutokset Sisäinen siirto Jos jäsenyhteisöllä on käytössä useita ilmoittajia ja henkilön palvelussuhde siirtyy ilmoittajalta toiselle, käytetään päättymissyytä 81 = sisäinen siirto. Henkilöllä alkaa päättymispäivää seuraavasta päivästä samassa jäsenyhteisössä uusi palvelussuhde. Palkkaohjelman vaihdos Kun jäsenyhteisö tai ilmoittaja vaihtaa palkanlaskentajärjestelmää, on oltava yhteydessä rekisteriyksikköön. Pääsääntöisesti toimitaan kuten henkilön siirtyessä jäsenyhteisössä välittömästi ilmoittajalta toiselle Palkanlaskentajärjestelmän vaihtuessa, tarkista pistokokein, että kaikki tiedot ovat siirtyneet oikein eläkelaitokselle Organisaatiomuutokset Organisaatiomuutoksista, jotka koskevat useiden henkilöiden palvelussuhdetietoja, on hyvä olla etukäteen yhteydessä rekisteriyksikköön ja talousosastoon. Eläkelaitos antaa erikseen ohjeet kutakin tapausta varten. Organisaatiomuutoksilla voi olla vaikutusta henkilön eläketurvaan ja jäsenyhteisön maksuosuuksiin. Jäsenyhteisö alkaa tai päättyy Kuntien ja kuntayhtymien työntekijöiden eläketurva järjestetään Kevassa. Ilmoitusliikenteen ohjeet 15

17 Kokonaan Kevan jäsenyhteisöjen omistuksessa oleva osakeyhtiö voi liittyä Kevan jäseneksi ilman rajoituksia.jäseneksi voi liittyä myös yhtiö jossa yhdellä tai useammalla kunnalla tai kuntayhtymällä on kirjanpitolain 1 luvun 5 :n mukainen määräysvalta ja joka tuottaa kuntien lakiin perustuvia palveluja tai niitä välittömästi palvelevia palveluja. Ilman toimialarajoitusta jäseneksi voi liittyä vain määräysvallassa oleva uusi osakeyhtiö, jonka henkilökunnasta yli puolet siirtyy siihen Kevan jäsenyhteisöjen palveluksesta. Kevan jäsenenä voi tietiyin edellytyksin olla myös säätiöitä ja yhdistyksiä. Eläkelaitos antaa uudelle jäsenyhteisölle jäsenyhteisötunnuksen, ohjeet eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta ja ilmoitusliikenneohjeet. Jos jäsenyhteisön toiminta siirtyy toiselle jäsenyhteisölle ja henkilöt siirtyvät ns. vanhoina työntekijöinä, palvelussuhteet päätetään päättymissyyllä 82 = toiminta toiseen jäsenyhteisöön. Jos jäsenyhteisö lakkaa kokonaan ja henkilökunta irtisanotaan, päättymissyy on 10 = eronnut. Asiasta on tarkemmin yleiskirjeessä 2/ Osa toiminnasta päättyy tai siirtyy toiseen jäsenyhteisöön Jos muutos koskee vain joitakin henkilöitä, ei esim. koko toimintayksikköä, vain heidän palvelussuhteensa päätetään. Jos henkilökunta siirtyy vanhoina työntekijöinä toiseen jäsenyhteisöön, palvelussuhteen päättymissyy on 82. Jos henkilökunta siirtyy toiminnan valtiollistamisen yhteydessä VaEL:n piiriin, palvelussuhteet päätetään päättymissyyllä 70 = eläketurvan siirto. Muissa tapauksissa palvelussuhteet voi päättää päättymissyyllä 10 = ero Ilmoittaja alkaa tai päättyy Uuden jäsenyhteisön on sovittava rekisteriyksikön kanssa ilmoittajatunnuksen käytöstä ennen ilmoitusliikenteen alkamista. Jos ilmoittaja vaihtuu, palvelussuhteet päätetään syyllä 81 = sisäinen siirto. Uusi ilmoittaja tekee palvelussuhteista alkamisilmoitukset uudella alkupäivällä. Ilmoittaja maksupisteenä Jos työnantaja haluaa tilittää eläkemaksut useampana kuin yhtenä eränä, se voi sopia tiettyjen ilmoittajien toimivan maksupisteenä, jolloin ne maksavat itse palkkaperusteisen eläkemaksun. Tällöin ilmoittajalla ja maksupisteellä on oltava sama kolmenumeorinen koodi. Toimintayksikkö muuttuu palvelussuhteella Jos toimintayksikkö muuttuu palvelussuhteella ja muutos halutaan päivittää Kevan rekisteriin, sen voi tehdä päättämällä palvelussuhteen syyllä 81 = sisäinen siirto ja aloittamalla seuraavasta päivästä uuden palvelussuhteen muuttuneella toimintayksiköllä. Muuttuneen toimintayksikön voi vaihtoehtoisesti päivittää suoraan palvelussuhteelle Asta -palvelun kautta. Ilmoitusliikenteen ohjeet 16

18 3 Erityistä ilmoitusliikenteessä 3.1 Opettajien eläketurva Kuntien palveluksessa olevat peruskoulun, lukion ja aikuislukion opettajat, rehtorit sekä eräät muut valtion eläkelain (VaEL) piiriin kuuluvat henkilöt siirtyvät vuodesta 1999 lähtien asteittain KuEL:n piiriin Peruskoulun ja lukion opettajat Kunnallisissa palvelussuhteissa sovelletaan edelleen valtion eläkelakia osaan peruskoulujen ja lukion opettajista. Eläkelain määräytymisestä on säännökset voimaan tulleissa perusopetuslaissa (628/1998) ja laissa eräistä opetusalan eläkejärjestelyistä (662/1998). Pääperiaate on, että valtion eläkejärjestelmän piiriin kuuluva lukion ja peruskoulun opettajan palvelussuhde pysyy VaEL:n piirissä niin kauan kuin palvelussuhde jatkuu yhdenjaksoisena. Uudet eli tai sen jälkeen alkaneet palvelussuhteet vakuutetaan KuEL:n mukaan, jos henkilö on syntynyt tai sen jälkeen. Tätä aikaisemmin syntyneiden opettajien uudetkin palvelussuhteet kuuluvat edelleen VaEL:n piiriin. Jos virkaan tai toimeen kuuluvat tehtävät ovat pääasiassa muita kuin perusopetuslain tai lukiolain mukaisia opetus- tai oppilaskodinhoitajan tehtäviä, sovelletaan KuEL:a. Tehtävien tulee siis olla pääasiasssa (vähintään 51 %) opetustehtäviä, jotta VaEL voi tulla sovellettavaksi. Asiasta on lisätietoja uusien opettajien ilmoittamista koskevassa rekisterin ohjekirjeessä Esiopettajat Esiopetus on perusopetuslain mukaista toimintaa, johon sovelletaan lakia eräistä opetusalan eläkejärjestelyistä. Esiopetusta koskevat perusopetuslain säännökset tulivat voimaan Ennen säännösten voimaantuloa kunnalla saattoi olla opetusministeriön myöntämä kokeilulupa esiopetuksen järjestämiseen. Esiopetuksen järjestäminen tuli pakolliseksi Esiopettajien eläketurva määräytyy kuten peruskoulun ja lukion opettajilla, koska esiopetus on perusopetuslain mukaista toimintaa. Sovellettavaan lakiin ei vaikuta, missä esiopetus on järjestetty eikä se, mihin henkilö hallinnollisesti kuuluu (esim. koulu- vai sosiaalitoimeen). Siten uudet eli tai sen jälkeen alkaneet esiopettajien palvelussuhteet kuuluvat KuEL:n piiriin, jos henkilö on syntynyt tai sen jälkeen. Tätä aikaisemmin syntyneiden esiopettajien palvelussuhteet kuuluvat VaEL:n piiriin. Ilmoitusliikenteen ohjeet 17

19 Henkilön palvelussuhde säilyy siihen sovelletun lain piirissä niin kauan kuin sama palvelussuhde jatkuu yhdenjaksoisena. Henkilön tehtävien tai ammattinimikkeen muutoksella tai henkilön siirrolla virkoineen koulutoimeen ei ole soveltamiseen merkitystä. Esimerkiksi päiväkodin lastentarhanopettajan palvelussuhde säilyy KuEL:n piirissä, jos palvelussuhde jatkuu yhdenjaksoisena. Vastaavasti valtion eläkejärjestelmän piiriin kuuluneet palvelussuhteet pysyvät VaEL:n piirissä niin kauan kuin ne jatkuvat yhdenjaksoisesti. Edellytyksenä VaEL:n soveltamiseen ennen syntyneen esiopettajan palvelussuhteeseen on, että henkilö toimii pääasiallisesti opetustehtävissä. Pääasiallisuus edellyttää, että 51 % tehtävistä on opetustehtäviä (esiopetustehtäviä). Jos sen sijaan tehtävistä vähintään puolet on muita kuin mainittuja opetustehtäviä, sovelletaan KuEL:a henkilön iästä riippumatta. Ammatillisten oppilaitosten opettajat Ammatillisten oppilaitosten opettajien eläketurva määräytyy oppilaitoksen omistajan mukaan (KuEL, VaEL tai TyEL). Valtion ammattioppilaitosten kunnallistamisen yhteydessä 1995 säädettiin erityislailla siitä, että valtion eläkejärjestelmän piiriin kuuluneet opettajat säilyttävät eläketurvansa sellaisena kuin se olisi ollut, jos valtion palvelus olisi jatkunut eläketapahtumaan saakka. Edellytyksenä VaEL:n mukaisen eläketurvan ja eläkeiän säilymiselle on, että henkilön palvelussuhde jatkuu yhdenjaksoisena eläketapahtumaan saakka. Näiden opettajien henkilökohtainen eläkeikä siis määräytyy VaEL:n mukaan ja he voivat saada samassa iässä myös kunnallisen eläkkeensä laukaisueläkkeenä. 3.2 Palomiehet Vakinainen palokunta kaikki palvelussuhteet ilmoitetaan Puolivakinainen palokunta vakituiset palvelussuhteet ilmoitetaan toistaiseksi voimassa olevina tai keston mukaan päivystävät palomiehet voidaan ilmoittaa jatkuvina sivutoimina, jos päivystävä palomies kuuluu päivystysrenkaaseen ainoastaan hälytys- harjoitus- tai sammutusrahaa saavat ilmoitetaan toistaiseksi voimassa olevina tai keston mukaan Ilmoitusliikenteen ohjeet 18

20 Vapaapalokunta eli VPK palvelussuhteita ei ilmoiteta Kevaan vaikka kunta toimisi sijaismaksajana ilmoitukset toimitetaan yksityisille eläkevakuutusyhtiöille VPK:lla oltava oma ly-tunnus 3.3 Eläinlääkärit Jäsenyhteisö vahvistaa kunkin vuoden loppuun mennessä euromäärän, joka otetaan huomioon eläinlääkärin toimenpidepalkkioina seuraavan kalenterivuoden aikana. Vahvistettujen toimenpidepalkkioiden mukaan lasketaan eläkepalkka ja niiden perusteella määräytyvät työnantajan ja työntekijän eläkemaksut. Palkkioiden määrä ilmoitetaan viranhaltijakohtaisesti. Palkkiot vahvistetaan myös: vahvistamishetkellä avoimena oleville viroille sijaisille viikonloppu- ym. päivystäjille. Päivystysrenkaaseen kuuluvan yhteispäivystyksessä olevan eläinlääkärin toimenpide- palkkiot vahvistaa ja ilmoittaa vain se työnantaja, jonka virassa eläinlääkäri on. Toimenpidepalkkioille vahvistetaan vuosittain enimmäissumma. Jos jäsenyhteisö vahvistaa suuremman summan, vain enimmäismäärä rekisteröidään. 3.4 Vaalit Vaalityöntekijät Jos kyseessä on presidentin-, eduskunta-, kunnallis- tai EU-parlamenttivaalit, ilmoitusliikenteessä noudatetaan seuraavia ohjeita: Keskusvaalilautakunta Ne keskusvaalilautakunnan jäsenet, jotka valtuusto valitsee vaalikaudeksi (4 vuotta), ovat luottamushenkilöitä, jotka ilmoitetaan rekisteriin luottamushenkilöistä annetun ohjeen mukaisesti. Keskusvaalilautakunta kutsuu itselleen sihteerin ja muut toimihenkilöt, jotka kuuluvat KuEL:n piiriin (eivät ole luottamushenkilöitä). Jos henkilö on muussa kunnan palveluksessa, KuEL:n alaiset palkkiot voidaan lisätä henkilön varsinaisesta toimesta saamiin palkkoihin. Ilmoitusliikenteen ohjeet 19

21 Jos keskusvaalilautakunnan KuEL:n alainen työntekijä ei ole muussa kunnan palveluksessa, palkkiot ilmoitetaan erillisenä sivutoimena. Vaalilautakunta Jäsenet ovat luottamushenkilöitä, jotka ilmoitetaan rekisteriin luottamushenkilöistä annetun ohjeen mukaisesti. Vaalitoimikunta Jäsenet ovat luottamushenkilöitä, jotka ilmoitetaan rekisteriin luottamushenkilöistä annetun ohjeen mukaisesti. Vaalitoimikunta hoitaa koti- ja laitosäänestykset. Keskuslautakunta Valtio valitsee läänin keskuslautakunnan jäsenet, ei kuulu kunnalle, eivät ole luottamushenkilöitä. Vaaliavustajat/vaalitoimitsijat Vaalilautakunnan lisäksi vaalipaikoilla toimii vaaliavustajia (59400) ja vaalityöntekijöitä (74692), jotka auttavat esim. ääntenlaskennassa. Vaalilautakunnan ulkopuoliset vaaliavustajat ja -työntekijät ovat sivutoimisia KuEL:n alaisia palvelussuhteita (eivät ole luottamushenkilöitä). Jos henkilö on muussa kunnan palveluksessa, KuEL:n alaisen vaaliavustajan ja -työntekijän palkkiot voi ilmoittaa henkilön varsinaisesta toimesta saamiin palkkoihin. Jos KuEL:(n) alainen vaaliavustaja ja -työntekijä eivät ole kunnan muussa palveluksessa, palvelussuhteet ilmoitetaan erikseen. 3.5 Kunnallistamisen yhteydessä VaEL:n valinneet Määrättyjen kunnalliseen omistukseen siirtyneiden valtion ja yksityisten laitosten henkilökunnan eläke-edut on järjestetty erityislaeilla. Erityislakien mukaan siirtymävaiheessa palveluksessa olevat saivat valita eläketurvansa määräytyvän joko valtion eläkelain (VaEL) tai kunnallisten viranhaltijain ja työntekijäin eläkelain (KuEL) mukaan. Esimerkkeinä näistä ryhmistä ovat terveyssisaret sekä kätilöt. Näiden kunnallistettujen laitosten henkilökunnan palvelussuhteet ilmoitetaan palvelussuhderekisteriin ja eläkkeen niistä myöntää Keva, mutta eläke lasketaan soveltaen valtion eläkelain säädöksiä. Ilmoitusliikenteen ohjeet 20

22 Rekisterin ohjekirjeet Vakuuttamisen oikaisu Virheellinen vakuuttaminen oikaistaan vakuuttamisen alusta lukien. Palvelussuhderekisterin yhteystiedot Postitusosoite paperimuodossa oleville ilmoituksille on: Keva/Rekisteriyksikkö, PL 425, Helsinki Ostopalvelut Yleiskirjeet Työnantajien vuosiaikataulu Muutokset kuntapalvelujen järjestämisessä Ilmoitusliikenteen ohjeet 21