Toiminnanohjausjärjestelmien nykytila Raahen seudun yrityksissä

Transkriptio

1 Toiminnanohjausjärjestelmien nykytila Raahen seudun yrityksissä TOMI raportti 1 Leena Klaavu & Päivi Iskanius

2 Toiminnanohjausjärjestelmien nykytila Raahen seudun yrityksissä TOMI raportti 1 Leena Klaavu & Päivi Iskanius Oulun yliopisto, Raahen toimintayksikkö, Raahe ISBN

3 Tiivistelmä Toiminnanohjausjärjestelmillä (ERP - Enterprise Resource Planning) on merkittävä vaikutus yrityksen kannattavuuteen ja kilpailukykyyn. Liiketoimintaprosessien suunnittelua ja toteutusta hyvin tukeva tietojärjestelmä säästää merkittävästi kustannuksia, auttaa yritystä kohdentamaan resurssinsa tehokkaammin, sekä parantaa yrityksen asiakaspalvelukykyä. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yksi laajimmista ja riskialttiimmista hankkeista yrityksen toiminnan kehittämisessä. Järjestelmähankkeeseen kytkeytyy olennaisesti yrityksen toimintatapojen ja työtehtävien muutos. Teknisten kysymysten lisäksi joudutaan uhraamaan merkittävästi aikaa ja resursseja toimintatapojen muutosten suunnitteluun, toteutukseen ja hallintaan. Merkittävä osa toiminnanohjausjärjestelmähankkeista epäonnistuu. Kansainvälisten tutkimusten mukaan vain noin neljäsosa hankkeista saavuttaa hankintapäätöksen perusteena olleet tavoitteet. Aikataulujen ja kustannusten ylittäminen on hyvin yleistä. Epäonnistunut järjestelmähankinta voi pahimmassa tapauksessa johtaa suuriin taloudellisiin vaikeuksiin. (Vilpola & Kouri 2006) Tämän raportin tarkoituksena on selvittää Raahen alueen pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmien ja henkilöstön IT-osaamisen nykytila sekä kriittiset kehittämiskohteet ja pullonkaulat. Selvitys toteutettiin web-kyselytutkimuksen avulla, joka lähetettiin 51 teolliselle pk-yritykselle. Kyselytutkimus toteutettiin Webropol-ohjelman avulla. Kyselytutkimukseen vastasi 14 yritystä eli vastausprosentti oli 27,5 %. Suurin osa vastaajista koki, että heillä ei ole järjestelmähankkeen läpiviemiseen vaadittavaa osaamista omassa organisaatiossaan. Järjestelmätoimittajan osaaminen ja kokemus yrityskohtaisten erityisvaatimusten määrittelyssä koettiin tärkeäksi. Järjestelmän aiheuttamia toimintatapamuutoksia pidettiin haasteellisina. Yritykset eivät useinkaan ymmärtäneet niiden laajuutta, eikä osattu arvioida oikein tarvittavien resurssien määrää. Hyötyjen saaminen järjestelmähankkeesta kestää jonkin aikaa. Paljolti onnistuminen riippuu siitä miten hyvin yrityksessä pystytään toimintatapaan liittyvät muutokset viemään läpi. Tämä muutosprosessi on parhainta aloittaa jo paljon ennen järjestelmän hankintaa ja käyttöönottoa, sillä moniin järjestelmähankkeen riskeihin voidaan vaikuttaa jo ennen järjestelmän hankkimista. Yritys voi esimerkiksi hankkia tilapäistä työvoimaa tekemään avainhenkilöiden rutiiniluontoisia tehtäviä järjestelmän käyttöönoton ajaksi. Tällöin avainhenkilöillä on enemmän aikaa keskittyä järjestelmän ominaisuuksiin ja uusiin työkäytäntöihin. 3

4 Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yritykselle suuri investointi. Usein sen hinnaksi arvioidaan ainoastaan ostohinta ja välittömät käyttöönottoon ja koulutukseen liittyvät kustannukset. Kuitenkin järjestelmän ylläpitokustannukset muodostavat jopa 60 % koko järjestelmän elinkaarikustannuksista. Liian vähälle huomiolle jää usein järjestelmän hankinnan suunnitteluun ja määrittelyyn liittyvät kustannukset. Kuitenkin panostamalla enemmän järjestelmähankkeen alkuvaiheeseen säästetään kustannuksia ja vähennetään riskejä. 4

5 Sisällysluettelo Tiivistelmä Sisällysluettelo Johdanto Kohderyhmä Yritykset Tuotteet ja palvelut Asiakkaat Alihankinta Verkostotoiminta Liiketoimintaprosessit Muutospaineet ja kehittämiskohteet Muutospaineet, odotukset ja motivaatio toiminnanohjauksen kehittämiselle Keskeiset kehityskohteet Toiminnanohjausjärjestelmät kehityshankkeena Riskienhallinta Tietotekniikan riskit liiketoiminnalle Tuoteteknologian vaikutus riskeihin Toiminnanohjauksen haasteet Sähköinen tiedonsiirto Sähköisen tiedonsiirron piirissä olevat toiminnot ja ongelmat Käytössä olevat tietojärjestelmät ja tietojenkäsittely Käytössä olevat tietojärjestelmät Tietojenkäsittelyn ongelmat

6 6.3. Tietojärjestelmien käytön riskit Muutosvalmius Suhtautuminen tietotekniikkaan Vastaajien aikaisempia kokemuksia tietotekniikan hankkimisesta Yhteenveto Lähteet Liitteet Liite 1: Kohdeyritykset Liite 2: Raahen Seutukunnan teollisuusyritysten toiminnanohjausjärjestelmien kartoitustutkimus 6

7 1. Johdanto Sähköisen liiketoiminnan nopea kehittyminen, uusien verkostomaisten toimintamallien syntyminen ja kilpailun kiristyminen globaalilla tasolla asettavat yritykset uusien haasteiden eteen. Sähköinen liiketoiminta tarkoittaa toimintojen sähköistämistä, reaaliaikaisuutta, tieto- ja viestintätekniikan käyttöä sekä tiedon tehokasta hyödyntämistä liiketoimintaprosessien tukena. Sähköisen tiedonsiirron myötä lisääntyvä reaaliaikaisuus ja läpinäkyvyys tuovat tehokkuutta koko toimitusverkoston toimintaan ja toiminnanohjaukseen. Järjestelmien välisien rajapintojen tiedonsiirron ongelmien ratkaiseminen ja yhteensovittaminen sekä organisaatioiden yli menevien prosessien integrointi ovat askeleita kohti integroitua tiedonsiirtoa ja tiedonhallintaa Toiminnanohjausjärjestelmien (ERP - Enterprise Resource Planning) käyttöönotto on noussut viimeisen vuosikymmenen aikana suurten yritysten, ja viime vuosien aikana myös pk-yritysten keskeiseksi haasteeksi. Toiminnanohjausjärjestelmä on koko organisaation kattava integroitu tietojärjestelmä, joka pyrkii yhdistämään yrityksen eri toiminnot, kuten osto ja myyntitoiminta, tuotannon suunnittelu ja seuranta, varastotoiminnot, laadunohjaus, henkilöstöhallinto ja taloushallinto. Järjestelmässä nämä toiminnot esiintyvät yleensä omina moduuleinaan, joiden integraatio tapahtuu yhteisen tietokannan tai yhteisten tietokantojen kautta. Modulaarinen rakenne antaa asiakkaille mahdollisuuden edetä käyttöönotossa asteittain ja hankkia vain ne toimintamoduulit joita se kulloinkin tarvitsee. ERP Materiaalin hallinta Hankinnat Tuotannon suunnittelu ja -ohjaus Myynti Taloushallinto Logistiikka Kustannuslaskenta Tuotetiedon hallinta ja R&D Henkilöstöhallinta Laadunhallinta Ylläpito Kuva 1: Toiminnanohjausjärjestelmä kattaa yrityksen toiminnot 7

8 Toiminnanohjausjärjestelmät ovat nykyisin usein valmiita ohjelmistopaketteja, jotka kattavat lähes kaikki yrityksen toiminnot. Integroidut ja laajat järjestelmät ovat yleensä kuitenkin hyvin joustamattomia. Asiakaskohtaisten tietojenkäsittelytarpeiden tai toimintamallien toteuttaminen on hyvin rajoitettua. Ohjelmistoista löytyy erilaisia toimintavaihtoehtoja ja niiden toimintaa voidaan konfiguroida ennalta määritellyillä periaatteilla. Ohjelmistojen räätälöinti eli uudelleenohjelmointi asiakastarpeen perusteella on kuitenkin kallista ja vaikeuttaa järjestelmän ylläpitoa ja versiopäivitystä. Tästä syystä on erityisen tärkeää valita ohjelmisto, joka tukee mahdollisimman hyvin yrityksen toimintamallia. Oikealla valinnalla voi säästää kustannuksia merkittävästi ohjelmiston hankinta- ja käyttöönottovaiheessa, sekä käytössä. Yrityksen toimintoja huonosti tukeva ohjelmisto voi johtaa järjestelmän vajaakäyttöön tai käytön loppumiseen jonkin toiminnon kohdalla. Toiminnanohjausjärjestelmän soveltaminen on aina kompromissi. Ohjelmaa tulee muokata yrityksen tarpeisiin sen tärkeimmillä ja oleellisimmilla alueilla. Toisarvoisilla alueilla yrityksen toimintamalleja pitää muokata järjestelmän mukaiseksi. Valintaa tehtäessä on pystyttävä tunnistamaan ne keskeiset toiminnot, joissa järjestelmän tulee mukautua yrityksen toiminnallisiin vaatimuksiin. Valinnan kannalta on oleellista laatia yrityskohtainen järjestelmän vaatimusmäärittely. (Vilpola & Kouri 2006) Toiminnanohjausjärjestelmillä on merkittävä vaikutus yrityksen kannattavuuteen ja kilpailukykyyn. Liiketoimintaprosessien suunnittelua ja toteutusta hyvin tukeva tietojärjestelmä säästää merkittävästi kustannuksia, auttaa yritystä kohdentamaan resurssinsa tehokkaammin sekä parantaa yrityksen asiakaspalvelukykyä. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yksi laajimmista ja riskialttiimmista hankkeista yrityksen toiminnan kehittämisessä. Järjestelmähankkeeseen kytkeytyy olennaisesti yrityksen toimintatapojen ja työtehtävien voimakas muutos. Teknisten kysymysten lisäksi joudutaan uhraamaan merkittävästi aikaa ja resursseja toimintatapojen muutosten suunnitteluun, toteutukseen ja hallintaan. Merkittävä osa toiminnanohjausjärjestelmähankkeista epäonnistuu. Kansainvälisten tutkimusten mukaan vain noin neljäsosa hankkeista saavuttaa hankintapäätöksen perusteena olleet tavoitteet. Aikataulujen ja kustannusten ylittäminen on hyvin yleistä. Epäonnistunut järjestelmähankinta voi pahimmassa tapauksessa johtaa suuriin taloudellisiin vaikeuksiin. (Vilpola & Kouri 2006) Mitä laajempaa ja kokonaisvaltaisemmin organisaation toimintaan vaikuttavaa tietojärjestelmää ollaan hankkimassa, sitä haastavampi on järjestelmän suunnittelu ja käyttöönottoprosessi. Epäonnistuminen käyttöönottoprosessissa voi johtaa suuriin taloudellisiin menetyksiin ja estää toiminnanohjausjärjestelmään sisältyvien potentiaalien hyödyntämisen. 8

9 Järjestelmähankkeelle tulee aina asettaa liiketoimintalähtöiset tavoitteet. Hankkeen avulla pyritään lisäämään kilpailukykyä, tehostamaan resurssien käyttöä ja tietojenkäsittelyrutiineja. Hankkeisiin liittyy aina toimintamallin muutos tai toiminnan yhdenmukaistaminen järjestelmään mukaiseksi. Hanketta ei saisikaan nähdä pelkästään uuden järjestelmän hankintana ja käyttöönottona, vaan liiketoiminnan kehityshankkeena. Pk-yritysten järjestelmähankkeisiin liittyy omia erityispiirteitään. Yritykset hankkivat kustannussyistä valmiita ohjelmistopaketteja, joita räätälöidään rajoitetusti. Käytettävissä olevien resurssien määrä on vähäinen, jolloin hankkeen suunnitteluun ja valmisteluun voidaan käyttää vähemmän aikaa. Liiketaloudelliset riskit voivat olla merkittäviä. Myös asiantuntemuksen määrä eri yrityksissä vaihtelee. (Vilpola & Kouri 2006) Suurin osa tietojärjestelmien käyttöönoton esteistä ja hidasteista liittyy seuraaviin tekijöihin: - Tekninen osaaminen. Varsinkin pienten ja keskisuurten yritysten osaaminen ei useinkaan riitä toimimaan suurempien yritysten toimitusverkoissa. Myös järjestelmien sisäinen ja ulkoinen integrointi on haasteellista. - Liiketoimintaosaaminen. Yritykset eivät aina ymmärrä sähköiseen liiketoiminaan liittyviä muutos-, hyöty- ja kustannustekijöitä ja ovat näin kyvyttömiä tekemään päätöksiä liittyen liiketoiminnan digitalisointiin. Myös pitempiaikaisen ja syvemmän verkostosuhteiden rakentaminen on vaativaa. - Muutosvastarinta. Sähköiseen liiketoimintaan siirtyminen voi tarkoittaa tiettyjen liiketoiminnan toimintatapojen, pelisääntöjen ja roolien muuttumista. Erityisesti tiedon läpinäkyvyys ja jakaminen yritysten välillä voi tuntua vaikealta. Valtaan ja päätöksentekoon liittyvä muutos voi tarkoittaa, että jotkut osapuolet menettävät perinteistä asemaansa ja vastustavat näin muutosta. - Tietoturva. Yritysten välinen tietojenvaihto ja tiedonvaihtoon liittyvä turvallisuus muodostuvat kriittisiksi tekijöiksi erityisesti toimintamallissa, jossa verkostoyhteistyössä vaihdetaan luottamuksellista ja strategista tietoa. Luottamuksellisen tiedon valuminen väärille osapuolille kasvattaa riskiä. Pk-yritysten kilpailukyky riippuu nopeasti muuttuvilla ja kansainvälistyvillä markkinoilla siitä kuinka nopeasti ne tunnistavat toimintaympäristössään ilmenevät kehityssuunnat ja osittain ristiriitaisetkin muutospaineet. Tuotannonohjausjärjestelmähankkeen onnistumismahdollisuuksiin vaikuttavat oleellisesti: - Sisäisten ja ulkoisten muuttujien määrä, eli kuinka herkkä tuotanto on ympäristössä ja kysynnässä tapahtuville muutoksille sekä kuinka suuri määrä nimikkeitä ja määriä on hallittava. 9

10 - Ohjaussääntöjen määrä ja valittu päätöksenteon automaatioaste. - Järjestelmän tiedon päivitysmekanismi, kuinka tieto päivitetään ja mikä on pienin järjestelmän päivitettävä yksikkö (komponentti, osa, moduuli vai tuote). - Järjestelmän käsittelemän tiedon laatu. Hienoinkaan järjestelmä ei kykene tarkempiin tuloksiin kuin mitä syöttötietojen tarkkuus mahdollistaa. Oma lukunsa on vieheellinen tieto ja sen seuraamukset. - Käyttäjän osaamisen taso. Tämän raportin tarkoituksena on selvittää Raahen alueen pk-yritysten toiminnanohjausjärjestelmien ja henkilöstön IT-osaamisen nykytila sekä kriittiset kehittämiskohteet ja pullonkaulat. Kohderyhmä Raahen alueen teolliset pk-yritykset valittiin Raahen alueen yritysrekisterin pohjalta. Yritysrekisteristä (n. 170 yritystä) karsittiin pois kaikkein pienimmät mikroyritykset, alle viiden hengen yritykset, toiminimet tai tunnetusti toimimattomat yritykset. Lopulliseksi kohderyhmäksi valikoitui 51 pk-yritystä kaikilta teollisuuden toimialoilta (Liite 1). Yli puolet kohderyhmästä (29) oli metalli- ja konepajateollisuuden yritystä, mikä vastaa hyvin Raahen alueen yrityskantaa. Kyselytutkimus toteutettiin lokakuussa 2007 nettikyselynä. Kysely (liite 2) toteutettiin Webropolohjemiston avulla ( Kysely oli laaja, käsittäen perustietojen lisäksi kysymyksiä alihankinta- ja verkostotoiminnasta; tuotteista, palveluista ja asiakkaista; henkilöstön osaamisesta; liiketoimintaprosessien toimivuudesta; sähköisen tiedonsiirron kehittämismahdollisuuksista, ja kokemuksista tietojärjestelmistä. Lisäksi kartoitettiin yritysten henkilöstön muutosvalmiutta. Kyselyyn odotettiin vastauksia toiminnanohjausjärjestelmähankkeen eri vaiheissa olevilta yrityksiltä sekä myös niiltä yrityksiltä, joilla ei juuri tällä hetkellä ole aikomusta tai tarvetta hankkia toiminnanohjausjärjestelmää. Kyselyyn vastasi 14 yritystä, joista 78,5 % oli metalli- ja konepajateollisuuden yritystä ja 21,5 % puunjalostusteollisuuden yritystä. Vastausprosentti oli 27,5 %, mitä voidaan pitää kohtalaisena tuloksena. 2. Kohderyhmä 2.1. Yritykset Kyselyyn vastanneista yrityksestä 11 (78,5 %) on metalli- ja konepajateollisuuden yritystä ja 3 (21,5 %) puunjalostusteollisuuden yritystä. Yrityksien henkilöstömäärä vaihtelee 5-9 hengen yrityksistä yli 100 hengen yrityksiin ja liikevaihto vaihtelee välillä 0.6 M 15 M. 10

11 Taulukko 1: Kyselyyn vastanneet yritykset Yrityksen nimi Finnblast Oy Henkilöstö lkm ERP:n tilanne Teollisuudenala Tarvitaan, mutta ei ole valittu 0-19 Metalli- ja konepajateollisuus 1,2 Pikoteknik Oy Projekti käynnissä Metalli- ja konepajateollisuus 9,9 PK-Tekniikka Oy ERP on, mutta käytössä on puutteita Metalli- ja konepajateollisuus 1,6 Keycast oy ERP on, mutta käytössä on puutteita Metalli- ja konepajateollisuus 15,0 Parmaco Oy Projekti käynnissä Puunjalostusteollisuus 11,0 Ei tarvita, eikä ole Pyhäjoen Teräspinta Oy ajankohtainen 5-9 Metalli- ja konepajateollisuus 0,6 BetametASTP Käytössä toimiva ERP Metalli- ja konepajateollisuus 1,2 Pattijoen Kalustetekniikka Oy ERP on, mutta käytössä on puutteita Puunjalostusteollisuus 3,02 MariCompRuukki Oy ERP on, mutta käytössä on puutteita Metalli- ja konepajateollisuus 8,0 Pohjanmaan Projektiasennus Oy Ei tarvita, eikä ole ajankohtainen 5-9 Metalli- ja konepajateollisuus 0,7 Telatek Oy ERP on, mutta käytössä on puutteita yli 100 Metalli- ja konepajateollisuus 10,0 Pyhäjoen Puu Oy Ei tarvita, eikä ole ajankohtainen 5-9 Puunjalostusteollisuus 1,0 MariCoatRuukki Oy Projekti on käynnissä Metalli- ja konepajateollisuus 5,0 Tarvitaan, mutta ei ole Raahen Konepajatyö Oy käytössä Metalli- ja konepajateollisuus 2,3 Liikevaihto /M Tämän päivän yritykset toimivat enenevässä määrin kansainvälisillä markkinoilla, joko suoraan tai päähankkijansa kautta. Kohderyhmän yrityksistä 6 (42,9 %) toimii paikallisessa, 4 (28,6 %) valtakunnallisessa ja 4 (28,6 %) kansainvälisessä toimintaympäristössä. Yrityksen toiminta voidaan jakaa toimialoittain, maantieteellisesti tai jollain muulla perusteella osiin toiminnan laajentuessa tai yrityskauppojen yhteydessä. Pienissä yrityksissä voidaan tuotantoa myös jakaa esim. erilaisten tuotteiden mukaan. Lisäksi ryhmittely voi tapahtua edellisten yhdistelmänä. Vastanneista yrityksistä tuotteen valmistuksen perusteella jaettuja yrityksiä on 4 (28,6 %), toimialoittain jaettuja yrityksiä 4 (28,6 %), ja alueittain jakaantuneita 2 (14,3 %) yritystä. Lisäksi 2 (14,3 %) yritystä on näiden jakoperusteiden yhdistelmiä ja 5 (35,7 %) yritystä ei ollut mielestään jakautunut millään tavalla. Osa yrityksistä ilmoitti käyttävänsä useampaa jakoperiaatetta. Yritysten toiminnasta 45,5 % on omien tuotteiden valmistusta ja myyntiä, 63,6 % alihankintavalmistusta, 18,2 % huoltotoimintaa ja korjaustoimintaa. Näiden lisäksi tapahtuu pienimuotoisesti maahantuontia ja varaosien myyntiä Tuotteet ja palvelut Yritysten tuotteet sisältävät erilaisia tuoteteknologioita. Vastaajista 7 (53,8 %) yrityksen tuotekokoonpano sisältävät mekaniikkaa, ja näistä kahdella on mekaniikan lisäksi myös muuta 11

12 tekniikkaa, kuten elektroniikkaa, sähkötekniikkaa, hydrauliikkaa ja pneumatiikkaa. Yrityksistä 6 (46,2 %) ei kokenut tuotteissaan olevan mitään tuoteteknologiaa. Kaiken kaikkiaan 6 (46,2 %) yrityksellä oli alle 50 nimikettä (keskimäärin 13,2 kpl), 4 (30,8 %) yrityksellä välillä nimikettä (keskimäärin 562 kpl), ja 3 (23,1 %) yrityksellä yli 1000 nimikettä (keskimäärin 2000 kpl). Kohderyhmän yrityksistä 8 (61,5 %) valmistaa kaikki tuotteet alusta loppuun saakka samalla paikkakunnalla. Vain 2 (15,4 %) yritystä valmistaa samaa tuotetta monella paikkakunnalla. Puolet yrityksistä käyttää samoja ostettavia osia eri verstaissa ja 2 (16,7 %) yrityksistä käyttää samoja kokoonpanoja eri verstaissa ja tehtaissa Asiakkaat Suuryritysasiakkaita on 10 (76,9 %) yrityksellä. Suuryritysasiakkaista keskimäärin % on kansainvälisiä yrityksiä, ja 2 yrityksellä % suuryritysasiakkaista on kansainvälisiä yrityksiä. Pk-yritysasiakkaita on 8 (61,5 %) yrityksellä, joista 5-30 % on kansainvälisiä yrityksiä. Oma yritys on asiakkaana 3 (21,4 %) yrityksellä, julkinen sektori ja kuluttajat 1 (7,1 %) yrityksellä. Asiakastietoja yritykset keräävät pääasiassa markkinoinnin (78,6 %), jälkimarkkinoinnin (57,1 %) ja tuotekehityksen (28,6 %) tarpeisiin. Yrityssuunnittelua varten keräsi asiakastietoja 1 (7,1 %) yritys. Yrityksistä 2 (14,3 %) ei kerännyt asiakastietoja lainkaan. Tärkeimmät kriteerit, miksi asiakas valitsee yrityksen tarjoaman tuotteen tai palvelun on yritysten mielestä 1) toimitusvarmuus, 2) toimitusnopeus ja 3) tuotteen laatu. Lisäksi asiakkaat pitävät tärkeänä 4) toimitustäsmällisyyttä. Vasta näiden jälkeen valinta tapahtuu pohjautuen tuotteen 5) hinta-, toiminnallisuus- tai 6) tuotteen teknisiin kriteereihin. Tyypillisimmät reklamaation aiheet johtuvat tuotteen laatuun ja dokumentointiin liittyvistä tekijöistä. Kaikki vastaajat ovat yhteydessä asiakkaiden, alihankkijoiden ja/tai muiden kumppanien kanssa sähköisesti. Usein se tapahtuu sähköpostin välityksellä. Asiakassuhteiden hoitamista pidetään erittäin tärkeänä ja 10 (76,9 %) pitää sitä myös lähiajan tärkeimpänä kehityskohteena. Asiakkaiden ja kumppaneiden välisiä tiedonsiirron ongelmia ovat mm. yhteyksien hitaus ja yhteyskatkokset, ohjelmistojen yhteensopimattomuus sekä henkilöstön heikko tietotekninen osaaminen. Asiakashallintaohjelmisto (CRM) on käytössä 3 (21,4 %) yrityksellä. Koska CRM on usein yksi osa toiminnanohjausjärjestelmää, niin käytännössä asiakashallinta tapahtuu tietojärjestelmän avulla todennäköisesti useissa niistä yrityksistä, joilla on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä. 12

13 2.4. Alihankinta Yrityksistä 13 (92,9 %) toimii alihankkijana. Lisäksi kaikilla yrityksillä on omia alihankkijoita. Keskimäärin yrityksillä on 5,2 alihankkijaa ja 7.75 päähankkijaa. Yhdellä vastanneista oli yli 200 päähankkijaa ja tämä luku on jätetty pois keskiarvosta. Toimiessaan alihankkijana 78,6 % yrityksistä valmistaa yhtä tai muutamaa tuotetta eri päähankkijoille. Alihankintayritysten ongelmaja kehittämiskohteet liittyvät usein tuotannonohjauksen pidemmän tähtäimen suunnitteluun sekä kustannustehokkuuden parantamiseen. Tietojärjestelmien valintaongelmat liittyvät usein siihen, miten standardoida ja integroida oma tuotanto usean päähankkijan vaatimuksiin. Kehitystyötä kun ei voi tehdä kaikkia päähankkijoita tyydyttävällä tavalla Verkostotoiminta Vastanneista yrityksistä 3 (21,4 %) ilmoittaa kuuluvansa johonkin verkostoon ja peräti 11 (78,6 %) ei mielestään kuulunut mihinkään verkostoon. Verkostokumppaneita verkostoon kuuluvilla yrityksillä on 1-5 ja ne katsoivat kuuluvansa vain yhteen verkostoon. Tämä vastaus näyttää selvästi, että yritykset eivät ymmärrä verkostokäsitettä, eivätkä tiedosta omaa rooliansa verkoston jäsenenä Liiketoimintaprosessit Yritykset pyrkivät keskittymään omaan ydinprosessiinsa ja täydentämään sitä alihankinnoilla tai ostopalveluilla. Yrityksien alihankinta kohdistuu useimmiten jakelu- (kuljetus mukaan lukien) ja tuotantoprosesseihin. Myös markkinointiin ja erilaisiin ylläpito-, huolto- ja tukitehtäviin sekä järjestelmäkehitykseen ja ylläpitoon liittyvät prosessit ovat tyypillisiä alihankintaprosesseja. Taloushallinto- ja kirjanpitopalvelut ostetaan pääsääntöisesti yrityksen ulkopuolelta. Taloushallinto on ulkoistettu 3 (21,4 %) yrityksessä ja 1 (7.1 %) yrityksistä hyödyntää sovellusvuokrausmahdollisuutta. Yritykset, joilla on toimiva toiminnanohjausjärjestelmä, hyödyntävät taloushallintaohjelmistoa osana järjestelmää 6 (42,9 %), ja ne hoitavat taloushallintoon liittyvät prosessit itse. Lisäksi 1 (7,1 %) yrityksistä käyttää taulukkolaskentaohjelmistoa (mm. Excel). 13

14 3. Muutospaineet ja kehittämiskohteet 3.1. Muutospaineet, odotukset ja motivaatio toiminnanohjauksen kehittämiselle Yritykset valitsivat 19 vaihtoehdosta tärkeimmät tekijät, mitä he odottavat toiminnanohjausjärjestelmiltä ja minkälaisia muutospaineita ja odotuksia heillä on toiminnanohjauksen kehittämiselle. Vaihtoehtoja arvioitiin asteikolla merkityksetön, vähän merkitystä, merkityksellinen ja erittäin merkityksellinen. Vastauksien perusteella löytyi 6 kohtaa, joihin yli 70 % vastaajista vastasi merkityksellinen tai erittäin merkityksellinen (kuva 2). Näistä toimintojen integrointi, turhan työn eliminointi ja parempi prosessien seuranta ja hallinta liittyvät kustannustehokkuuden lisäämiseen. Ensisijaiseksi kehittämiskohteeksi nousee esille laatu ja laadun kehittäminen. Niiden lisäksi prosessien seuranta ja tiedon löytäminen sekä jakaminen ovat merkityksellisiä. Vähemmän merkityksettömiä kehittämiskohteita ovat muutoksenhallinnan parantaminen, markkinoille tuloajan lyhentäminen, nimikkeistön karsiminen, tuotevalikoiman laajentaminen ja tuotekehityskustannusten vähentäminen. Nämä ovat kuitenkin usein tekijöitä, joiden avulla tehdään tulevaisuutta. Muutospaineet ja odotukset Toimintojen integrointi Yksikköseuranta Turhan työn eliminointi Parempi prosessien seuranta ja hallinta Laadun parantaminen Toimitusprosessien parantaminen Tiedon löytäminen ja jakaminen 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % vähän merkitystä merkittävä erittäin merkittävä Kuva 2. Merkittävimmät muutospaineet ja odotukset toiminnanohjausjärjestelmien kehittämiselle 14

15 Yrityksillä, riippumatta koosta, on samantyyppiset muutospaineet ja odotukset toiminnanohjauksen kehittämiseen, mutta suuremmat yritykset (yli 50 hlöä) kokevat paineet selvästi merkityksellisempinä kuin pienemmät yritykset (alle 50 hlöä ja alle 20 hlöä) (kuva 3). Lisäksi yli 50 hengen yrityksissä on suuria paineita dokumenttien siirtämisessä sähköiseen muotoon, kun pienemmät yritykset pitävät sitä vähän merkityksellisenä. Koosta riippumatta yritykset pitävät turhan työn eliminointia ja tiedon jakamista ja löytymistä merkittävänä tai erittäin merkittävänä tekijänä. Pienissä, alle 20 hengen yrityksissä, suunnittelumenetelmien parantamiseen ja asiakaskohtaisen muuntelun kehittämiseen on suurempi motivaatio kuin keskikokoisissa yrityksissä. Muutospaineet ja motivaatio toiminnanohjauksen kehittämisessä erikokoisissa yrityksissä 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Tiedon löytäminen ja jakaminen Toimintaprosessien standardisointi Suunnittelumenetelmien parantaminen Asiakaskohtaisen muuntelun lisääminen alle 20 alle 50 yli 50 Dokumenttien siirtämien sähköiseen muotoon Markkinoille tuloajan lyhentäminen Muutosprosessien hallinta ja kustannusten alentaminen Turhan työn eliminointi Kuva 3. Muutospaineet ja motivaatio toiminnanohjauksen kehittämiseen - yrityskoon mukaan 3.2. Keskeiset kehityskohteet Yrityksiltä tiedusteltiin mitä keskeisiä kehityskohteita ne ovat toteuttamassa lähiaikoina tai myöhemmin. Kaikki yritykset aikovat tehdä lähiaikoina kehitystoimenpiteitä tuotannon laadun parantamiseksi. Toiminnanohjausjärjestelmän odotetaan antavan apua laadun kehittämisessä. Yrityksistä 8 (66,7 %) käyttää jotain laadunhallintajärjestelmää, yrityksistä 5 (38,5 %) on saanut laatusertifikaatin ja yrityksistä 8:lla (78,6 %) on laatukäsikirja, joka ohjaa työn suorittamista. Yhtenä lähiajan tärkeänä kehityskohteena pidetään koneiden ja työvälineiden kehittämistä. 15

16 Johtamiseen liittyy keskeisesti päätöksenteko ja päätökset tarvitsevat tuekseen reaaliaikaista tietoa, jota saadaan esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmistä. Johtamisen kehittäminen on suurimmalla osalla vastaajista ajateltu tapahtuvan vasta myöhemmin. Yrityksistä 76,9 % kokee tärkeäksi lähiajan kehittämiskohteeksi asiakassuhteiden hoitamisen. Lähiaikojen kehityskohteeksi nousivat myös tavoitteet ja strategiat, tuotekehitys sekä henkilökunnan ammattitaidon ja osaamisen parantaminen (kuva 4). Osa ammattitaidosta liittyy myös tietotekniikkataitojen kehittämiseen. Keskeiset kehityskohteet Asiakassuhteiden hoitaminen Materiaalin saatavuus Tuotannon laatu Tuotekehitys Yrityksen tavoitteet ja strategiat Henkilöstöresurssit Henkilökunnan ammattitaito, osaaminen Johtaminen Tietotekniikka ja automatisointi Koneet ja työvälineet Työn organiosointi, henkilökunnan yhteistoiminta Tiedonkulku toimittajiin, asiakkaisiin, alihankkijoihin Tiedonkulku yrityksen sisällä Lähiaikoina Myöhemmin Kaikki yritykset kpl Kuva 4. Keskeiset kehityskohteet Verrattaessa lähiaikojen kehityskohteita yrityskoon mukaan, voidaan todeta, että pienillä yrityksillä on suuremmat paineet tuotekehitykseen kuin suuremmilla yrityksillä. Tämä näkyy myös motivaatiossa parantaa suunnittelumenetelmiä ja asiakaskohtaista joustavuutta. Suuremmat yritykset puolestaan panostavat tavoitteisiin ja strategioihin sekä tiedonkulkuun yrityksen sisällä. Työn organisointi ja henkilökunnan yhteistoiminnan kehittäminen on suurimmalla osalla yrityksistä lähiaikojen kehityskohde. Useat yritykset mainitsevat myös henkilökunnan osaamisen kehittämisen yhdeksi lähiajan kehittämiskohteeksi. (Kuva 5) 16

17 Erikokoisten yritysten lähiaikojen kehityskohteet Tuotekehitys Yrityksen tavoitteet ja strategiat Henkilökunnan ammattitaito, osaaminen Tietotekniikka ja automatisointi Työn organiosointi, henkilökunnan yhteistoiminta Tiedonkulku toimittajiin,asiakkaisiin ja alihankkijoihin Tiedonkulku yrityksen sisällä 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % alle 20 alle 50 yli 50 % yrityksistä Kuva 5. Erikokoisten yritysten tärkeimmät kehityskohteet lähiaikoina 3.3. Toiminnanohjausjärjestelmät kehityshankkeena Kohderyhmän yrityksistä 9:llä (64,2 %) on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä tai järjestelmän kehitystyö on meneillään. Ainoastaan 1 (7,1 %) yritys kertoo käytössään olevan toimiva toiminnanohjausjärjestelmä. Yrityksistä 5:llä (35,7 %) on toiminnanohjausjärjestelmä, mutta sen käytössä on puutteita. Yrityksistä 3:lla (21,4 %) on käynnissä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoprojekti. Vastanneista 2 (14,3 %) yritystä ei kokenut tarvitsevansa toiminnanohjausjärjestelmää ja 3 (21,4 %) yritystä ilmoittaa, että hankinta ei ole ajankohtainen tai he eivät tarvitse toiminnanohjausjärjestelmää. Nämä 3 yritystä ovat kaikki pieniä 5-9 hengen yrityksiä, jotka katsovat että kustannuksiin nähden järjestelmän hyöty on liian pieni. Kaikki kohderyhmän yritykset pitävät järjestelmähankkeen tärkeimpänä valintakriteerinä ratkaisun sopivuutta yrityksen tarpeisiin. Seuraavaksi tärkeimpänä valintakriteerinä pidetään järjestelmätoimittajan asiantuntijoiden pätevyyttä ja kommunikointikykyä. Kohtalaista painoa on myös muiden käyttäjien kokemuksilla ja että järjestelmällä on käyttäjäkokemusta samalta toimialalta. Hankintahintaa pidetään kohtalaisena tai suurena valintakriteerinä, mutta ylläpitohinta, joka muodostaa noin 60 % järjestelmän kokonaishinnasta, ei noussut kynnyskysymykseksi (kuva 6) 17

18 Järjestelmähankinnan tärkeimmät valintakriteerit Hankintahinta Ylläpitohinta Ratkaisu yritysten tarpeisiin Käyttökokemukset samalta toimialalta Muiden yritysten käyttäjäkokemukset Järjestelmätoimittajien pätevyys Järjestelmätoimittajien kommunikointikyky 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Pieni Kohtalainen Suuri Kuva 6. Järjestelmähankinnan tärkeimmät valintakriteerit 4. Riskienhallinta 4.1. Tietotekniikan riskit liiketoiminnalle Tietotekniikan liiketoiminnalle aiheuttamien riskien vaikutusta pyydettiin arvioimaan asteikolla suuri, kohtalainen tai pieni. Suurimmiksi riskeiksi koetaan järjestelmien katkosten ja toimintahäiriöiden mahdolliset vaikutukset asiakkaisiin. Jopa 71,4 % yrityksistä pitää niiden vaikutusta suurimpana riskinä. Perinteisesti yritykset käyttävät suhteettoman paljon voimavaroja palvelujen jatkuvuuden turvaamiseksi, sillä järjestelmät ja IT-palvelut ovat olleet epäluotettavia. Nykyisin laitteistot ovat tulleet luotettavimmaksi ja yritykset keskittyvät hallitsemaan järjestelmien kompleksisuutta ja kiinnittämään huomionsa palveluiden ja prosessien riippuvuuteen järjestelmistä. Yrityksistä 42,9 % kokee teknisistä syistä tapahtuvat toiminnan katkokset suurena riskinä. Yritykset pitävät pieninä riskeinä tuotannon ketjuuntumista, riippuvuutta muista yrityksistä ja mahdollista kaupan ulkopuolelle jäämistä väärän tai puuttuvan järjestelmän kautta. Yllämainitut riskit ja muut yhteistyösuhteista aiheutuvat riskit ovat tyypillisiä alihankintaa harjoittavissa yrityksissä. Tuoteteknologiaa käyttävissä kohderyhmän yrityksissä tuotannon ketjuuntuminen ja tietojen arkistointi koetaan kuitenkin keskimäärin suuremmaksi riskiksi kuin yrityksissä, joiden 18

19 tuotteet eivät sisällä niin paljon tuoteteknologiaa. Tietojen arkistointi on myös tuoteteknologiaa käyttävissä yrityksissä keskimäärin suurempi riski kuin muilla (kuva 7). Yksi riskitekijä on myös osaamisen puute. Usein käyttäjien tai kehittäjien aika tai osaaminen ei riitä järjestelmähankkeen toteuttamiseen. Tämän riski oli lauennut yhdessä yrityksistä. Muutosvastarinta nousee myös riskitekijäksi, jos järjestelmän käyttäjät vastustavat uutta järjestelmää ja sen yhteydessä toteutettavia liiketoiminnan muutoksia. Muutosvastarinnan olemassaolo yrityksissä tiedostetaan ja se tulee selvästi esille kyselyssä eri kohdissa. Tietotekniikan riskit liiketoiminnalle Kaupan ulkopuolelle jääminen Yhteistyösuhteet Tuotannon ketjuuntuminen Riippuvuus muista yrityksistä Tietojen arkistointi Toiminnan katko teknisistä syistä ATK-laitteiden rikkoontuminen Toimintahäiriön vaikutus asiakkaisiin 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % suuri kohtalainen pieni Kuva 7. Tietotekniikan rikit liiketoiminnalle 4.2. Tuoteteknologian vaikutus riskeihin Vertailtaessa riskejä erilaista tuoteteknologiaa käyttävissä yrityksissä, huomataan että yritykset joiden tuotteissa on paljon tuoteteknologiaa pitävät tuotannon ketjuuntumista ja tietojen arkistointia suurempana riskinä kuin yritykset joiden tuotteissa on vähemmän tuoteteknologiaa. Muihin riskeihin tuoteteknologian tasolla ei ole merkitystä. Yritykset, joiden tuotteissa on vähemmän tuoteteknologiaa, kokevat haastavammaksi toiminnanohjausjärjestelmien häiriöiden selvittämisen kuin tuotteissaan paljon tuoteteknologiaa käyttävät yritykset. Yritykset, joiden tuotteissa on mekaniikkaa ja muuta teknologiaa, tuntevat haasteelliseksi toimintojen välisen riippuvuuden lisääntymisen ja häiriöiden nopeamman vaikutuksen toiminnosta toiseen. 19

20 Riskien vaikutus erilaista tuoteteknologiaa käyttävissä yrityksissä Kaupan ulkopuolelle jääminen Yhteistyösuhteet Tuotannon ketjuuntuminen Riippuvuus muista yrityksistä Tietojen arkistointi Toiminnan katko teknisistä syistä ATK-laitteiden rikkoontuminen Toimintahäiriön vaikutus asiakkaisiin 0,0 0,5 1,0 1,5 2,0 2,5 3,0 Teknologiaa Ei teknologiaa Vastausten keskiarvo Kuva 8. Riskit tuoteteknologiaa käyttävissä yrityksissä 4.3. Toiminnanohjauksen haasteet Yritykset valitsivat 6 vaihtoehdosta toiminnanohjauksen suurimmat haasteet yritysten soveltaessa toiminnanohjausjärjestelmiä. Vaihtoehtoja arvioitiin asteikolla; pieni, kohtalainen ja suuri. Yrityksistä 7 (53,8 %) pitää suurimpana haasteena järjestelmän käyttöönotossa syntyvää toimintatapojen muutosta. Yrityksistä 6 (46,2 %) kokee henkilökunnan uusien asioiden oppimiskyvyn ja -halun järjestelmän käyttöönotossa haasteelliseksi. Toiminnanohjausjärjestelmähankkeesta saatavien hyötyjen realisoituminen ja mittaaminen koetaan myös haasteelliseksi. Yrityksistä 3 (23,1 %) pitää niitä suurina haasteina ja 8 kohtalaisina haasteina. (Kuva 9) Toimintojen välisen riippuvuuden lisääntyminen ja järjestelmäongelmien vaikeaa selvittäminen koetaan kohtalaisena haasteena. Kuitenkin pienet yritykset, joissa on alle 20 henkilöä töissä, pitävät sitä suurempana haasteena kuin yli 20 hengen yritykset. Suurille yrityksille toimintatapojen muuttuminen asettaa suuremmat haasteet kuin alle 20 hengen yrityksille. Tuoteteknologian vaikutus suhtautumisessa toiminnanohjausjärjestelmien haasteisiin näkyy erikokoisissa yrityksissä siten, että suuremmat yritykset, joiden tuotteissa ei ole paljon teknologiaa kokevat henkilökunnan oppimiskyvyn ja halun sekä toimintatapojen muuttumisen muita ryhmiä 20

21 selvästi suuremmaksi. Kaikki yritykset, joiden tuotteissa on vähemmän teknologiaa, kokevat myös toiminnanohjausjärjestelmien aiheuttamat ongelmat ja virheet haasteellisiksi. (Kuva 10) Toiminnanohjauksen suurimmat haasteet Henkilökunnan uusien asioiden oppimiskyky ja -halu Toimintatapojen muuttuminen Toimintojen välisen riippuvuuden lisääntyminen Hyötyjen realisoituminen ja hyötyjen mittaaminen Ongelmien vaikea selvittäminen Häiriöiden ja virheiden nopeampi ja herkempi vaikutus 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % suuri kohtalainen pieni Kuva 9. Toiminnanohjausjärjestelmien soveltamisen suurimmat haasteet Toiminnanohjausjärjestelmien haasteet Henkilökunnan uusien asioiden oppimiskyky ja - halu Hyötyjen realisoituminen ja mittaaminen Toiminnanohjausjärjestelmien ongelmien vaikea selvittäminen Häiriöiden herkempi vaikutus toiminnosta toiseen Toimintojen välisen riippuvuuden lisääntyminen Toimintatapojen muuttuminen Isot ei teknologiayritykset Pienet ei teknologiayritykset Isot mekaniikkayritykset Pienet mekaniikkayritykset 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 Haastavuuden keskiarvo Kuva 10. Toiminnanohjausjärjestelmien haasteet yrityskoon mukaan 21

22 5. Sähköinen tiedonsiirto 5.1. Sähköisen tiedonsiirron piirissä olevat toiminnot ja ongelmat Kaikki yritykset käyttävät sähköistä tiedonsiirtoa pankki- ja rahoitusasioiden hoitamisessa sekä asiakkaiden ja alihankkijoiden kanssa kommunikoinnissa (vähintään sähköpostilla). Yrityksistä 10 (71,4 %) käyttää sähköisen tiedonsiirron mahdollisuuksia osto- ja myyntitoiminnassa. Yrityksistä 9 (64,3 %) käyttää sähköisen tiedonsiirron mahdollisuuksia markkinoinnissa. Näistä 6 (46,2 %) yritystä käyttää Internettiä markkinoinnissa (kuva 11). Sähköisen tiedonsiirron piirissä olevat toiminnot Järjestelmien käyttö verkon kautta Yhteydet asiakkaisiin ja alihankkijoihin Markkinointi Suunnittelu Pankki- ja rahoitustoiminta Ostotoiminta Myyntitoiminta Kuljetukset Tullaus Kuva 11. Sähköisen tiedonsiirron piirissä olevat toiminnot Yrityksistä 7 (70 %) nostaa esille suurimpana sähköisen tiedonsiirron ongelmana järjestelmien käyttöön liittyvän osaamisen puutteen. Yrityksistä 4 (40 %) pitää ongelmallisena järjestelmien kehittämiseen liittyvää kokemuksen puutetta. Yhteyksien perustamisen kalleus ja käyttöönoton aikaaviepyys sekä korkeat aloituskustannukset ovat ongelmallisia 2 (20 %) yrityksen mielestä. Standardien puute taas ei noussut esille kenenkään yrityksen vastauksissa. Osa yrityksistä oli epävarma järjestelmän hyödyllisyydestä ja omasta osaamisestaan. 22

23 Sähköisen tiedonsiirron suurimmat ongelmat Osaamisen puute Hyödyn epäselvyys Järjestelmien käytön osaaminen Järjestelmien kehittäminen Korkeat aloituskustannukset Yhteyksien perustamisen kalleus ja aikaavievyys Standardien puute Kuva 12. Sähköisen tiedonsiirron suurimmat ongelmat Suurimmat ongelmat tiedonsiirrossa sidosryhmien; asiakkaiden, alihankkijoiden, päähankkijoiden ja verkostokumppaneiden kanssa syntyvät järjestelmien yhteensopimattomuudesta. Lisäksi yritykset toivat esille yhteyksien hitaudesta ja yhteyskatkoista johtuva ongelmat. Henkilöstön haluttomuus ja kyvyttömyys ottaa käyttöön uusia järjestelmiä ja muutosvastarinta koetaan myös ongelmallisina. Sähköisen tiedonsiirron hyödyt näkyvät parhaiten hajautetussa toimintaympäristössä, jossa tuotetiedon tuottajat ja tuotetiedon käyttäjät ovat fyysisesti etäällä toisistaan. Kohderyhmästä 6 (42,9 %) yrityksellä on kaikki toiminta saman katon alla, eli tuottajat ja käyttäjät ovat fyysisesti lähellä toisiaan. Yrityksistä 8 (57,1 %) toimii eri paikoissa, joko eri osastoilla, rakennuksissa, tehdasalueilla, paikkakunnilla ja jopa eri maissa ja maanosissa. 23

24 6. Käytössä olevat tietojärjestelmät ja tietojenkäsittely 6.1. Käytössä olevat tietojärjestelmät Useat vastanneista yrityksistä ovat tottuneita tietojärjestelmien käyttäjiä. Yrityksillä on käytössään erilaisia toiminnanohjaukseen liittyviä tietojärjestelmiä ja ohjelmistoja, kuten toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP), toimitusketjun hallintajärjestelmiä (SCM), tuotannon suunnitteluohjelmistoja (CAD/CAM), tuotetiedon hallintajärjestelmiä (PDM) ja varastonhallintaan keskittyviä tietojärjestelmiä, jne. Yrityksistä 7:llä (70 %) on käytössään toiminnanohjausjärjestelmä. Näistä puolet on valmisohjelmistoja ja puolet yrityskohtaisesti räätälöityjä järjestelminä. Yrityksistä 8:lla (80 %) on käytössään tuotannonsuunnitteluohjelmisto. Kyselyssä oli eriytetty toiminnanohjaukseen liittyvät ja muut ns. tukiohjelmistot eri kysymykseen. Muista tietojärjestelmistä tärkeimmät olivat toimistojärjestelmät; kirjanpito-, kustannus- ja palkanlaskentajärjestelmät sekä projektinhallinta- ja asiakashallintaohjelmistot. Toimialakohtaisista erityisjärjestelmistä voidaan mainita suunnittelujärjestelmät. (Kuva 13) Käytössä olevat toiminnanohjausjärjestelmät ja muut tietojärjestelmät Tietokannan hallinta Kommunikointijärjestelmä (sähköposti) Palkkalaskenta Henkilöstön hallinta Kustannuslaskenta Kirjanpitojärjestelmä Asiakashallintajärjestelmä (CRM) Raportointijärjestelmä Toimistojärjestelmä Myynnin ja markkinoinnin järjestelmä Päätöksentekoon, hallintoon ja Tuotteen ylläpitojärjestelmä Materiaalitoiminnot ja Tieto- ja materiaalivirtojen hallinta, Tuotetiedon hallintajärjestelmä(pdm) Dokumentointi tai dokumenttien Poikkeamien hallinta Varastonhallinta Tuotannon suunnittelu (CAD/CAM tms.) Valmistuksen tietojärjestelmä Toimitusten/toimitusketjun hallinta (SCM) Toiminnanohjausjärjestelmä (ERP) 0,0 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 6,0 7,0 8,0 9,0 10,0 Kuva 13- Yritysten käytössä olevat toiminnanohjaus- ja tietojärjestelmät 24

25 6.2. Tietojenkäsittelyn ongelmat Yrityksillä on käytössään monia erilaisia ja eri-ikäisiä tietojärjestelmiä. Vanhoja järjestelmiä käytetään, koska niiden käyttö on opittu ja ne sisältävät hyvinkin paljon tietoa, joiden siirtäminen on aikaaviepää. Lisäksi järjestelmä on yleensä kallis investointi, joten huonostakin järjestelmästä halutaan ottaa paras mahdollinen saatavissa oleva hyöty. Kun hankitaan uusia tietojärjestelmiä, ei tiedonvaihto järjestelmien välillä useinkaan onnistu ilman räätälöintiä tai tiedonsiirtoa vanhasta järjestelmästä uuteen. Jos uusi järjestelmä on hankittu osittain korvaamaan vanha, voi syntyä tilanteita, joissa samoja tietoja on useissa eri järjestelmissä. Uudet järjestelmät kuten toiminnanohjaus- (ERP), toimitusketjun hallinta- (SCM) tai asiakashallintajärjestelmät (CRM) hankitaan yleensä valmisohjelmistoina. Ohjelmistot ostetaan usein eri toimittajilta, jolloin ne sisältävät monia päällekkäisiä järjestelmämoduuleja. Tämä käy ilmi myös vastauksista kun yrityksiä pyydettiin arvioimaan tietojen jakaantumista eri järjestelmissä asteikolla täysin ja osittain. Samojen tietojen hyödyntämien ja saman tietokannan käyttämien eri järjestelmissä onnistuu vain 2 (15,4 %) yrityksellä. Muut yritykset ilmoittivat, ettei tietojen hyödyntäminen eri järjestelmistä onnistu (38,5 %) tai onnistuu vain osittain (46,2 %). Samat tiedot on talletettu useisiin järjestelmiin kokonaan (25 %) tai osittain (33,3 %), eikä moninkertaisen tiedon yhtenevyyttä ole varmistettu (66,7 %). Eri järjestelmissä on samoja ominaisuuksia ja ne toimivat osittain päällekkäin (45,5 %). Vastanneista yrityksistä 58, 3 % ilmoitti, että järjestelmissä on ominaisuuksia, joita voitaisiin ottaa käyttöön tai käyttää tehokkaammin. Lisäksi yrityksistä puolet ilmoitti, että niillä on tarve siirtää kokonaan tai osittain tuotetietoa mm. alihankkijoille tai asiakkaille. Automaattista tiedonvaihtoa järjestelmien välillä ei ole yhdessäkään yrityksessä, osittaista tiedonvaihtoa ainoastaan yhdessä yrityksessä (8,3 %). (Kuva 14) Yrityksiä pyydettiin arvioimaan nykyisen toimintamallin ja tietojenkäsittelyn suurimmat ongelmat asteikolla pieni, kohtalainen ja suuri. Yritysten mielestä suurimmat ongelmat syntyvät tiedonsiirrossa. Tarpeellinen tieto ei siirry järjestelmien välillä (33,3 %). Myös käyttäjien koulutuksen puute on suuri (33,3 %) tai kohtalainen (58,3 %) ongelma. Järjestelmien ylläpito koettiin myös kohtalaiseksi ongelmaksi (75 %) (kuva 15). 25

26 Tietojen jakaantuminen eri järjestelmien välillä Automaattinen tiedonvaihto Tuotetiedon siirtotarve Ominaisuuksien hyödyntämisen tarve Samantapaisia ominaisuuksia Moninkertaisen tiedon yhtenevyyden varmistaminen Samoja tuotetiedon tunnisteita eri järjestelmissä Samat tiedot useissa järjestelmissä Samojen tietojen hyödyntäminen Ongelmia tuotetiedon yhdistymisessä Kyllä Osittain Ei Vastausten määrä Kuva 14. Tietojen jakaantuminen ei järjestelmien välille Toimintamallin ja tietojenkäsittelyn ongelmat Käyttäjien koulutuksen puute Järjestelmien ylläpito Tiedon siirto verkon yli/sähköinen liiketoiminta Tarpeellinen tieto ei siirry järjestelmien välillä Päällekkäiset toiminnot suuri kohtalainen pieni Kuva 15. Nykyisen toimintamallin ja tietojenkäsittelyn suurimmat ongelmat Tuotannon suurimmat pullonkaulat tietojärjestelmiin liittyen vaihtelevat yrityksestä riippuen. Tällaisia pullonkauloja ovat suunnittelutietojen puutteellisuus, projektin hallintajärjestelmien ontuminen, työjonot, kuormitukseen liittyvät ongelmat, materiaalitoimintoihin liittyvät ongelmat, 26

27 toimivan tuotannonohjausjärjestelmän puute, tarvelaskentaan liittyvät ongelmat, tiedonvälityksen reaaliaikaisuuteen ja relevanttisuuteen liittyvät ongelmat sekä asiakkaiden tekemien muutosten aiheuttamat ongelmat toimitusaikoihin ja materiaalien saatavuuteen Tietojärjestelmien käytön riskit Tietojärjestelmistä on tullut monimutkaisia. Uudet järjestelmät voivat olla yhtä riskialttiita kuin vanhat, olipa kyseessä valmiina ostetut, itse tuotetut tai räätälöidyt sovellukset. Pelkästään toistensa kanssa kommunikoivat järjestelmäsovellukset voivat olla yhtä haavoittuvia kuin ihmistenkin kanssa kommunikoivat sovellukset. Periaatteessa kaikki sovellukset haluavat joukon tietoja, joita ne käsittelevät jollakin tavalla ja tuloksena on joukko tuotoksia. Tästä näkökulmasta katsottuna häiriö syntyy, kun järjestelmän pitäisi tehdä jotain, mutta ei tapahdu. Järjestelmätoimittajaa kiinnostaa toimiiko järjestelmä niin kuin se on spesifikaatioissa kuvattu. Liiketoiminnan kannalta asiaa pitäisi miettiä laajemmin ja kiinnittää huomio mm. seuraaviin asioihin (Jordan & Silcock 2006): - Järjestelmän tuottama informaatio on luonteeltaan joko hyödytöntä, vanhentunutta, väärään tulkintaan altista, puutteellista, tai epätarkkaa. - Käyttäjien mielestä sovellusta on vaikea käyttää ja ymmärtää - Järjestelmä on hidas eikä pysty käsittelemään tarvittavia tietomääriä riittävän nopeasti - Järjestelmää ei voi muuttaa liiketoiminnan uusia vaatimuksia varten Tämäntyyppisiä asioita nousi esille kun yritykset esittivät vapaamuotoisia kommenttejaan seuraavasti: - Järjestelmä ei tue toimintatapoja ja muutoksia liiketoiminnassa.. - Järjestelmiä ei käytetä kurinalaisesti - Kaikkia vaadittavia tietoja ei syötetä järjestelmään - Vain osaa järjestelmästä käytetään, eikä se edesauta hyötyjen syntymistä - Järjestelmää ei koeta toimintaa helpottavaksi Kyselyyn vastanneet ovat nähneet nämä riskit omassa liiketoimintaympäristössään kuvassa 16 esitetyin painoarvoin. Yleisesti ottaen järjestelmän käyttö, ja useassa tapauksessa myös käyttämättömyys, eli se ettei järjestelmää käytetä tai ei käytetä oikein, koetaan riskiksi liiketoiminnalle. 27

28 Tietojärjestelmän käytön riskejä Järjestelmää ei koeta toimintaa helpottavaksi Olemassa olevien järjestelmien ylläpito tulee työlääksi Kaikkia yrityksen tasoja ei saada järjestelmän käytön piiriin Järjestelmä ei tarjoa päätöksentekoa helpottavia dokumentteja Järjestelmätoimittajat eivät kehitä järjestelmää tulevaisuudessa Vain osaa järjestelmistä käytetään Kaikkia vaadittavia tietoja ei syötetä järjestelmään Järjestelmiä ei käytetä kurinalaisesti Järjestelmä ei tue toimintatapoja ja muutoksia liiketoiminnassa Muiden sidosryhmien etätyöstä aiheutuvat tietoturvariskit suuri kohtalainen pieni % vastaajista Kuva 16. Tietojärjestelmän käytön riskit 6.4. Muutosvalmius Tässä osiossa kysyttiin vastaajan mielipiteitä yrityksen henkilöstön suhtautumisesta tietotekniikkaan, muutosvastarinnan esiintymisestä ja toiminnanohjausjärjestelmien vaikutusta henkilöstön työtapojen muuttumiseen. Monet vastaajat olivat usein jo riskejä, ongelmia ja haasteita arvioidessaan maininneet muutosvastarinnan. Vastanneista yrityksistä 69,2 % on sitä mieltä, että tietojärjestelmien käyttöönotto aiheuttaa aina myös toimintatapojen muuttumista. Lisäksi 85,7 % yrityksistä vastaa muutoksien aiheuttavan tarvetta henkilökunnan koulutukselle. Kysyttäessä kuinka hyvin henkilökunta reagoi yrityksen tavoitteisiin, 92,9 % vastanneista on sitä mieltä, että tavoitteet ohjaavat yrityksen toimintaa ja 78,6 % on sitä mieltä, että henkilökunta tietää yrityksen/osaston/yksikön tavoitteet. Vastanneista 71,4 % on sitä mieltä, että henkilökunta pystyy ja kykenee vaikuttamaan muutoksiin ja 78,6 % on sitä meitä, että ja yrityksessä tiedotetaan muutoksista henkilökunnalle etukäteen. Kuitenkin vain 15,4 % vastanneista kokee, että nykyinen toimintatapa on hyvin suunniteltu ja ohjeistettu ja ainoastaan 30,8 % vastanneista sanoo sen olevan tehokasta. Yrityksen toiminta on vastanneiden mielestä kohtalaisen stabiilia. Vastanneista 42,9 % kertoo, että tuotantoprosessien sisällöt eivät muutu, ja puolet vastanneista on sitä mieltä, että henkilökunnan tehtävien sisällöt eivät myöskään useinkaan muutu. 28

29 Osaston/yksikön toimintatavat Osaston/yksikön toimintatavat Yrityksen tavoitteet ohjaavat yrityksen toimintaa Henkilökunta tietää osaston/yksikön tavoitteet Henkilökunta voi ja haluaa vaikuttaa muutoksiin Yrityksessä seurataan kilpailijoiden toimia Yrityksessä tiedotetaan muutoksista etukäteen henkilökunnalle Yrityksessä seurataan muutostarpeita aktiivisesti Henkilökunnan tehtävien sisällöt muuttuvat usein Tuotantoprosessien sisällöt muuttuvat usein Muutokset lisäävät tarvetta henkilökunnan koulutukselle Nykyinen toiminta on tehokasta Nykyinen toimintatapa hyvin suunniteltu ja ohjeistettu Henkilöstö tietää, että järjestelmän käyttöönotto muuttaa heidän toimintatapojaan KYLLÄ EI EOS % vastaajista 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Kuva 17: Osaston/yksikön toimintatavat 6.5. Suhtautuminen tietotekniikkaan Vastanneista 92,9 % on sitä mieltä, että henkilökunta suhtautuu myönteisesti tietotekniikkaan. Vastanneista 86,7 % kertoo henkilökunnan käyttävän tietotekniikkaa päivittäin. Vastanneista 78,6 % luottaa tietotekniikan avulla saavutettuihin etuihin ja vastanneista 78,6 % uskoo, että tietotekniikka tukee henkilöstön työtehtäviä. Vain 28,6 % vastanneista on sitä mieltä, että henkilökunnalla on tietokoneen käytön kanssa ongelmia. Kuitenkin, vastanneista 42,9 % on sitä mieltä, että henkilökunta ei saa riittävästi ohjausta ja tukea tietokoneen käytössä. Toisaalta vain 21,4 % mielestä henkilökunta kehittää aktiivisesti ja itsenäisesti tietotekniikkataitojaan. Vastanneista 42,9 % kertoo, että henkilökunta osallistuu mielellään yrityksen järjestämään koulutukseen. 29