Lapin ammattikorkeakoulu Oy. Lapin yliopisto TARJOUSPYYNTÖ KULJETUSPALVELUT LUC KIRJASTOPALVELUT. Lapin ammattikorkeakoulu Oy

Transkriptio

1 Viite: 26/2015/LUC Petri Ronkainen Versio 0.9 Lapin ammattikorkeakoulu Oy Lapin yliopisto TARJOUSPYYNTÖ KULJETUSPALVELUT LUC KIRJASTOPALVELUT Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, Rovaniemi

2 Sisältö 1 KULJETUSPALVELUT LUC KIRJASTOPALVELUT Hankinnan kohde Muut hankintakohteet (optiot) Paikkakuntien sisäinen kuljetuspalvelu Lapin AMKin sisäinen posti Korvaukset ja sopimuksen purkaminen Hankintamenettely Sopimuskausi ja hankinnan aikataulu Osatarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset Tarjouksen sisältö Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjousten käsittely Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen (arvioiminen) Hintavertailu Muut tiedot Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen ja palveluiden kieli Laskutus- ja maksuehdot Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Hankintasopimuksen solmiminen (9)

3 3.6 Tarjouksen jättäminen Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Muut ehdot Lisätiedot ja kysymykset (9)

4 1 KULJETUSPALVELUT LUC KIRJASTOPALVELUT Lapin ammattikorkeakoulu Oy / hankintapalvelut pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti Lapin korkeakoulukirjastolle (LUC). LUC on Lapin ammattikorkeakoulu Oy:n ja Lapin yliopiston yhteinen sopimuspohjainen kirjasto. Hankintalain tarkoittamat hankintayksiköt ovat Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus ) ja Lapin yliopisto (Y-tunnus ), joista kumpikin tekee oman hankintapäätöksen, sekä hankintasopimuksen kilpailutettavan hankinnan osalta. LUC:n toimipaikat ovat Kemi, Rovaniemi ja Tornio. 1.1 Hankinnan kohde Hankinnan kohteena ovat korkeakoulukirjaston kirjastoaineistojen kuljetukset Kemin, Rovaniemen ja Tornion toimipisteiden välillä. Aineisto koostuu kirjojen lisäksi lehdistä, CD- / DVD-levyistä ja vastaavista audiovisuaalisista materiaaleista. Kuljetuspalvelut tulee hoitaa arkipäivisin (maanantai perjantai) nouto- ja jättöpisteiden aukioloaikoina. Aukioloajat ja osoitteet on ilmoitettu liitteessä 2. Kuljetukset hoidetaan yhdellä käynnillä nouto- ja jättöpisteessä / päivä (nouto ja jättö samalla kertaa) ja kuljetuksen tulee olla perillä viimeistään seuraavana arkipäivänä. Noudettavia / jätettäviä laatikoita voi olla 1 6 kappaletta, tilavuudeltaan n. 25 l. Laatikoiden määrää voidaan lisätä tarvittaessa, sekä aineistojen ja nouto-/jättöpisteiden määrät voivat muuttua sopimuskauden aikana. Tältä osin tässä tarjouspyynnössä esitetyt määrät eivät sido tilaajaan mihinkään tilausmääriin. Arviolta palvelupäivien määriä on noin 220 päivää, nouto- ja jättöpisteitä on viisi, joten säännöllisiä nouto-/jättökertoja on vuodessa noin 1100 kappaletta. Kuljetukset tehdään kirjastojen omilla kannellisilla kuljetuslaatikoilla. Lähetykset ovat noutopisteissä valmiiksi pakattuina sovittuina ajopäivinä ja kellonaikoina. Kuorman lastauksen ja purun hoitaa kuljetusliike. Tilaaja edellyttää, että - Palveluntuottaja noudattaa sovittuja nouto- ja jättöaikoja - Aineisto säilyy kuljetuksen aikana vahingoittumattomana (kuljetusolosuhteet ovat aineistoille sopivat, aineistoa ei säilytetä kylmässä ja kosteassa tilassa) - Aineistoa ei katoa kuljetuksen aikana. 4 (9)

5 1.2 Muut hankintakohteet (optiot) Hankinnan kohteena ovat myös paikkakuntien sisäiset kuljetuspalvelut Rovaniemellä ja Kemissä, sekä Lapin AMKin sisäiset postit toimipaikkakuntien välillä, jotka ovat optioina hankittavia palveluita. Optiot voidaan valita positioittain tai optioita ei hankita laisinkaan Paikkakuntien sisäinen kuljetuspalvelu Kuljetuspalvelu sisältää aineistojen siirtämisen samalle päivälle (arkipäivisin) korkeakoulukirjaston Lapin yliopiston ja Lapin AMKin toimipisteen välillä Rovaniemellä ja vastaavasti korkeakoulukirjaston Lapin AMKin kahden toimipisteen välisen aineiston siirron Kemissä. Siirrot tehdään kerran päivässä kirjastojen aukioloaikoina. Hinnat annetaan paikkakunnittain tarjouslomakkeen liitteellä Lapin AMKin sisäinen posti Kuljetuspalvelu sisältää Lapin AMKin sisäisen postin kuljetuksen samassa yhteydessä Lapin AMKin kirjastoaineistojen kanssa. Kuljetuslaatikot ovat vastaavanlaiset kuin kirjastopalveluilla tai pakettimuodossa (tilavuus ja painoluokka vastaavat). Hinnat annetaan tarjouslomakkeen liitteellä Korvaukset ja sopimuksen purkaminen Tilaajalla on oikeus korvauksiin vahingoittuneiden tai hävinneiden tavaroiden osalta, sekä tilaajalla on oikeus purkaa ja valita toimittajaksi tässä kilpailutuksessa toiseksi tullut toimittaja ellei palveluntuottajan palvelutaso ole riittävä tai palveluntuottaja ei korjaa puutteita palveluntuottamisessa kohtuullisessa ajassa siitä tiedotettaessa (noudatetaan JYSE2014 -Palvelut sopimusehtoa). 1.4 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja ilmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa osoitteessa ja Lapin AMKin avoimet hankinnat sivuilla. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, lain muutos 321/2010) ja hankinta-asetusta (614/2007) sekä hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, Palvelut) ellei toisin ole ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. 1.5 Sopimuskausi ja hankinnan aikataulu Sopimuskauden arvioitu alku on ja sen kesto on kaksi (2) vuotta + yksi (1) yhden vuoden optio ajalle Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Optio voidaan toteuttaa tilaajan ja toimittajan välisellä sopimuksella ilman uutta tarjouskierrosta. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken kirjallisesti. 5 (9)

6 Hankinnan tavoitteellinen aikataulu: mennessä hankintailmoitus julkisten hankintojen sähköisellä ilmoituskanavalla (HILMA) lisäselvityspyyntöjen jättöaika päättyy klo 15: vastaukset lisäselvityspyyntöihin julkaistaan (viimeistään) tarjousten jättöaika päättyy klo 16: tarjousten avaustilaisuus, klo 9:00 (ei avoin tilaisuus) arvioitu päätöksen tekopäivä (kumpikin organisaatio tekee oman hankintapäätöksen hankinnasta) sopimuskausi alkaa (hankintapäätöksen tulee olla saanut lainvoima, sekä hankintasopimus allekirjoitettuna) 1.6 Osatarjoukset Hyväksytään hankintapositioittain. 1.7 Vaihtoehtoiset tarjoukset Ei hyväksytä. 2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä seuraavat selvitykset: 1. Hintatiedot, sekä nouto- ja jättöpisteet (Liite 2) 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointilomake (Liite 1) 3. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 3) 4. Alihankkijoiden tiedot (Liite 4) 5. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinnat ilmoitetaan arvonlisäverottomina (alv 0%) tarjouslomakkeen liitteellä 2. Hinnat ovat kiinteät asti ja hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Laskutuslisiä, kuljetusmaksuja, toimitusmaksuja, toimituskulumaksuja, käsittelymaksuja, kuljetusmaksuja, pakkausmaksuja, toimistokuluja, yms. lisiä ei hyväksytä. Mahdolliset hinnankorotustarpeesta voidaan neuvotella ennen ensimmäisen sopimuskauden päättymistä ( ) ja hinnat tulee olla sovittuna ennen optiokauden alkua. Hinnan tarkastuksesta tulee ilmoittaa perusteluineen 90 päivää aikaisemmin ja muutosperusteet on selvitettävä yksityiskohtaisesti. Mikäli tilaaja ei hyväksy hinnantarkastusta käynnistetään mahdolliset tarkistusneuvottelut. Ellei hinnasta päästä sopimukseen on tilaajalla oikeus olla jatkamatta sopimusta irtisanomisajan puitteissa. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten vertailu toteutetaan seuraavasti: 6 (9)

7 1. Tarjoajien soveltuvuuden arviointi 2. Tarjousten arvioiminen 3. Hintavertailu Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Palvelun tuottajan soveltuvuus määritellään tarjouspyynnön liitteessä (Liite 1). Todistukset pyydetään tarvittaessa ja niitä ei tarvitse liittää tarjouksen liitteeksi. Todistusten toimittamatta jättäminen pyydettäessä tulkitaan sopimusrikkomukseksi, jolloin tilaaja voi perua sopimuksen palveluntuottajan kanssa Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen (arvioiminen) Tarkistetaan tarjouksen sisältävän kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Puutteelliset tarjoukset hylätään Hintavertailu Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuhinta on kuljetuksen hinta / vuosi / alv 0% (Liite 2). 3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomen kieltä, ellei toisin ole mainittu. Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä, sekä kaikki palvelut ja palvelun tuottamiseen liittyvät dokumentit on oltava saatavissa suomen kielellä. 3.3 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 30 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus tulee tehdä verkkolaskutuksena. Laskutus tehdään kerran kuukaudessa (kuun lopussa) toteutuneiden suoritusten mukaisesti. Tilaajalla on oikeus perua kuljetuksia, joiden kustannuksia ei voi periä tilaajalta. 3.4 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Sopimus 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoista (JYSE2014, Palvelut) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Lapin käräjäoikeus. 3.5 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. 7 (9)

8 Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus valitun palveluntuottajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.6 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo 16:00 mennessä osoitteeseen: Lapin ammattikorkeakoulu Oy Tarjous / Petri Ronkainen Jokiväylä 11 C ROVANIEMI Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous: Kuljetuspalvelut LUC Kirjastopalvelut. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä vaan ne palautetaan tarjoajalle takaisin. 3.7 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkiseksi niiltä osin kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätön, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetään myös ilmoittamaan lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.8 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoaja ei saa korvausta tekemästään tarjouksesta. Palveluntarjoajan tulee noudattaa kaikissa työntekijöiden työsuhteissa voimassa olevaa valtakunnallista työehtosopimusta sekä työturvallisuutta koskevia säännöksiä. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti. 3.9 Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelijoina toimivat Marjatta Puustinen ja Maija Koponen Lapin ammattikorkeakoulusta, sekä Susanna Parikka, Lapin yliopistosta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi viimeistään klo Sähköpostin otsikko tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Kuljetuspalvelut LUC Kirjastopalvelut. Vastaukset ovat luettavissa Lapin AMKin kotisivuilta osoitteessa viimeistään Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa hankintapalvelut@lapinamk.fi sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: Kuljetuspalvelut LUC Kirjastopalvelut. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. 8 (9)

9 Lapin ammattikorkeakoulu Oy Ari Konu hallintojohtaja LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 4 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot 2. Tarjouksen hintatiedot 3. Sähköinen tiedoksiantaminen 4. Alihankkijoiden tiedot 9 (9)