LUVIAN KUNNAN VANHUSPALVELUIDEN TOIMINTAKÄSIKIRJA

Transkriptio

1 Hyväksyjä: AP Versio:10 LUVIAN KUNNAN VANHUSPALVELUIDEN TOIMINTAKÄSIKIRJA Sosiaalitoimisto, Kirkkotie 17, Luvia Kotihoito, Kuivalahdentie 3, Luvia Käenpesän palvelukeskus, Käenpesäntie 133, Luvia Luvia Y

2 1 JOHDANTO ORGANISAATIO Vanhuspalveluiden organisaatio Luvian vanhuspalveluiden toimintaympäristö TOIMINNAN YLEISKUVAUS Laarukast vanhuutt Luviall Toimintapolitiikka TOIMINTAJÄRJESTELMÄ Yleiset vaatimukset Tallenteiden ohjaus Prosessikuvaukset Asiakirjojen ohjaus JOHDON VASTUU Johtaminen Johdon edustaja VIESTINTÄ Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä ja asiakasviestintä TOIMINNAN KEHITTÄMINEN Toiminnan tavoitteet ja mittarit Sisäiset auditoinnit Poikkeava tuote/palvelu Ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet RESURSSIEN HALLINTA Resurssien varaus Henkilöstö Avopalveluhenkilöstö Tehostetun palveluasumisen ja laitoshoidon henkilöstö Osaamisen ylläpitäminen Perehdytys ja sijaisuuksien hoito Infrastruktuuri Työympäristö ja työturvallisuus Asiakasvarat Asiakkaat ja yhteistyötahot PALVELUIDEN TOTEUTTAMINEN OSTOTOIMINTA PALVELUN KEHITTÄMINEN

3 1 JOHDANTO Tämä toimintajärjestelmä koskee Käenpesän palvelukeskusta ja kotihoitoa tukipalveluineen. Käenpesän palvelukeskuksessa järjestetään sekä laitoshoitoa että tehostettua palveluasumista. Luvialla on tavoitteena tukea vanhusten kotona asumista palvelujen avulla mahdollisimman pitkään. Käenpesän palvelukeskukseen siirtyminen tapahtuu SAS- työryhmän kautta, jolle asiakas/omainen on jättänyt hakemuksen. Hakemuslomake löytyy kunnan kotisivuilta. Jotta ikäihmisten hoito ja palvelu olisi mahdollisimman joustavaa ja taloudellista, on kotihoidon ja Käenpesän palvelukeskuksen henkilökunnan yhteistyö tärkeässä asemassa. Ikäihmisten tarvitseman hoidon ja palvelun laatu ja määrä vaikuttaa palvelukokonaisuuteen. Luvian kunnan vanhuspalveluissa työskennellään seuraavien arvojen mukaisesti: - Ihmisarvon yksilöllinen kunnioittaminen - Turvallisuus - Ammattitaito Ihmisarvon yksilöllinen kunnioittaminen tarkoittaa sitä, että asiakas itse yhdessä omaisten kanssa osallistuu hoidon suunnitteluun. Henkilökohtaiset tarpeet huomioiden omatoimisuutta tuetaan kotona, tuetussa asumisessa ja laitoshoidossa. Turvallisuutta luovat tutut, vastuuntuntoiset hoitajat, lämmin, asiakaslähtöinen ilmapiiri sekä tekniset laitteet. Vankka ammattitaito antaa pohjan luovuudelle ja innostuneisuudelle toimia asiakkaan hyväksi oikeudenmukaisesti sekä kannustaa huippusuorituksiin. Ammattitaidon ylläpitämiseksi ja lisäämiseksi henkilökunta osallistuu täydennyskoulutuksiin ja on innostunut opiskelemaan työn ohella. Luvian kunta on lähtenyt mukaan Karhukuntien vanhustenhuollon laadunkehittämishankkeeseen vuonna Toimintajärjestelmää on rakennettu SFS-EN ISO 9001:2008 standardin mukaan. Luvian vanhuspalveluiden toimintajärjestelmä on tukena hoidon toteutumisessa ja toiminnan jatkuvassa kehittämisessä. Olemme vastuussa työmme laadusta sekä 3

4 asiakkaillemme että yhteistyökumppaneillemme ja tyytyväinen asiakas on meille ensisijaisen tärkeää koko vanhuspalveluiden sektorilla. Toimintakäsikirja liitteineen on helposti saatavilla ja näin jokapäiväisessä käytössä henkilökunnan työn tukena. Tällä ohjeistuksella varmistetaan koko henkilöstön oikean tiedon saanti sekä työn laadun parantaminen. Henkilöstön kanssa säännöllisesti käytävät kehityskeskustelut ovat osa työn suunnittelua ja ohjausta. Motivoitunut ja työnsä kehittämisestä kiinnostunut henkilöstö on myös laadun edellytyksenä. Käytössä on erilaisia mittausmenetelmiä, esimerkiksi henkilöstötilinpäätökset ja asiakastyytyväisyysmittaukset, jotka toimivat apuvälineinä laadun arvioinnissa. Kun mittauksia toistetaan säännöllisin väliajoin, voidaan laadun kehittymistä seurata ja tarvittaessa nopeasti korjata havaittuja poikkeamia. Myös palveluissa esiintyvien poikkeamien ennaltaehkäisy turvaa toiminnan jatkuvaa parantamista. 2 ORGANISAATIO 2.1. Vanhuspalveluiden organisaatio Luvian kunta irtaantui Porin perusturvan yhteistoiminta-alueesta , jonka jälkeen Luvian kunta tuottaa vanhuspalvelut alkaen. Luvialla on vanhuspalvelut järjestetty lähipalveluina, joka tarkoittaa kotihoitoa tukipalveluineen ja palveluasumisen sekä laitoshoidon yksiköt sisältävän palvelurakenteen. Perusturvalautakunta vastaa palvelujen suunnittelusta, kehittämisestä ja toimeenpanosta sekä palveluista määräytyvistä maksuista ja maksun määräytymisperusteista. Perusturvajohtajan viran sijaisena toimii Kaisu Korpela ja hän vastaa sosiaalitoimen palveluista. Hänen toimistonsa on Luvian kunnantalolla, Kirkkotie 17. Perusturvajohtajan alaisuudessa toimii Kotihoidossa lähiesimiehenä kotihoidon esimies Katri Einmaa p osoitteessa Kuivalahdentie 3 ja tehostetun palveluasumisen sekä laitoshoidon lähiesimiehenä on Käenpesän palvelukeskuksen esimies Tuulia Hyppänen p osoitteessa Käenpesäntie

5 Perusturvalautakunta Perusturvajohtaja SAS, omaishoidontuki, tukipalvelut Käenpesän palvelukeskus Käenpesän palvelukeskuksen esimies Kotihoito kotihoidon esimies Luvian kunnan vanhuspalveluiden organisaatiomalli (kuva 1) Luvian vanhuspalveluiden toimintaympäristö Luvia on noin 3300 asukkaan idyllinen kunta Satakunnassa, vajaan 20 km:n päässä Porista Turun suuntaan. Meri on kautta aikojen maanviljelyn lisäksi antanut elinkeinon monelle luvialaiselle. Kotihoito Luvialla on tarjolla kotona asuville vanhuksille kotihoitoa, jota tuetaan erilaisilla tukipalveluilla, palvelusetelillä, omaishoidon tuella sekä kotien muutostöillä. Asumispalvelu Vanhusten vuokra-asuntoja, yksiöitä ja kaksioita, on osoitteissa Pappilantie 7-9 ja Kotomäenkuja 13 yhteensä 35 kpl. Asunnot sijaitsevat aivan Luvian keskustan tuntumassa, lähellä palveluita ja kirkkoa. Osa asunnoista soveltuu myös liikuntaesteisten asunnoksi. Tehostettu palveluasuminen ja laitoshoito 5

6 Tehostettua palveluasumista ja laitoshoitoa tarjoaa Käenpesän palvelukeskus henkilöille, jotka eivät palvelujen turvinkaan enää selviä kotihoidossa. Tarvittaessa tehostetun palveluasumisen ja vanhainkotihoidon palveluja ostetaan yksityisiltä palveluntuottajilta. Omaishoidon tuki Omaishoidontuki on merkittävä tukimuoto ikääntyneiden kotona asumisessa. Omaishoidon tuella tarkoitetaan kokonaisuutta, johon kuuluvat hoidettavalle annettavat palvelut sekä omaishoitajalle maksettava hoitopalkkio, vapaa ja omaishoitoa tukevat palvelut. Omaishoidontukea voi hakea jatkuvasti ja sen myöntää vanhuspalveluiden ohjaaja. Kotikäynnillä kartoitetaan hoidon tarve sekä laaditaan yhdessä hoito- ja palvelusuunnitelma Käenpesän palvelukeskus sijaitsee Luvian Luodonkylässä, noin kahden kilometrin päässä ydinkeskustasta viljavien peltoaukeamien ja metsäsaarekkeiden keskellä. Käenpesän palvelukeskuksessa on palveluasumisyksiköt Käenpesän pienkoti ja dementiakoti sekä lyhyt- ja pitkäaikaista hoitoa antava Käenpesän hoitokoti. Pienkodissa on paikkaa, dementiakodissa 9 paikkaa ja hoitokodissa 11 hoitopaikkaa. 3 TOIMINNAN YLEISKUVAUS 3.1. Laarukast vanhuutt Luviall Luvian kunta tarjoaa asiakkailleen monipuolisia vanhuspalveluita. Vanhuspalveluiden toiminta-ajatuksena on yhteistyössä eri osaajien ja omaisten kanssa kehittää jatkuvasti vanhustyön palveluita ja toimintaa siten, että asiakas kokee olonsa turvalliseksi. Terveyden- ja sairaanhoidosta vastaa terveyskeskuksen lääkäri ja hoidon toteuttamisesta vastaa koulutettu henkilökunta. Kotihoito on laaja-alaista palvelua sisältäen muun muassa perushoidon, lääkehoidon, haavahoidot sekä psyykkisen tukemisen. Tukipalveluja ovat ateria-, turva-, kuljetus-, pyykki- ja saunapalvelu, palveluseteli sekä päivätoiminta. Palvelusetelit ovat vakiintuneet kunnan antamien palvelujen rinnalle. Tulosidonnaista palveluseteliä käytetään asioinnissa, pihatöissä ja siivouspalvelussa. Palveluseteli myönnetään kotikäynnin perusteella tehdyn toimintakyvyn kartoituksen pohjalta. Päätöksen setelin myöntämisestä tekee vanhuspalveluiden ohjaaja. Saadessaan palvelusetelin asiakkaalla on mahdollisuus 6

7 valintaan ostaessaan palvelun palvelusetelijärjestelmään hyväksytyltä palveluntuottajalta. Käenpesän palvelukeskuksessa on mahdollisuus tehostettuun palveluasumiseen pienkodissa sekä dementiakodissa. Palveluasumisessa asutaan vuokralla ja asukas ostaa tarvittavat palvelut. Hoitokoti on vanhainkodin yksikkö. Mahdollisuuksien mukaan Käenpesän hoitokoti toimii myös kuntouttavana jatkohoitopaikkana sairaalahoidon jälkeen Toimintapolitiikka Luvian perusturvalautakunta on vahvistanut Luvian vanhustenhuollon toimintapolitiikan kokouksessaan Luvian vanhustenhuollon toimintapolitiikka on seuraavanlainen: Luvian kunnan sosiaalitoimi tarjoaa asiakkailleen monipuolisia vanhustenhuollon palveluja. Toiminta-ajatuksenamme on yhteistyössä eri osaajien ja omaisten kanssa kehittää jatkuvasti vanhustyömme palveluita ja toimintaamme siten, että asiakas kokee olonsa turvalliseksi. Työskentelemme seuraavien arvojen mukaisesti: - Ihmisarvon yksilöllinen kunnioittaminen - Turvallisuus - Ammattitaito Laadun varmistamiseksi sitoudumme huomioimaan seuraavia asioita: - Asiakastyytyväisyyden jatkuva parantaminen - Toiminnan kannattavuus ja tehokkuus - Henkilöstön jatkuva kehittäminen - Palvelujen tehokkuus ja turvallisuus Luvian perusturvalautakunta ja johto sitoutuvat laadun jatkuvaan parantamiseen ja kehittämiseen yhteistyössä asiakkaiden ja henkilöstön kanssa. Luvialla Outi Veijonaho perusturvalautakunnan puheenjohtaja Anita Paavola perusturvajohtaja 7

8 4 TOIMINTAJÄRJESTELMÄ 4.1. Yleiset vaatimukset Luvian vanhuspalveluiden toimintajärjestelmä on laadittu standardin SFS-EN ISO 9001:2008 mukaisesti. Toimintajärjestelmä on osa vanhuspalveluiden johtamisjärjestelmää ja päivittäinen työ sekä sen suunnittelu ja ohjaus tapahtuvat sen avulla. Luvian kunnan strategia ohjaa terveyttä edistävään toimintaan sekä turvallisen asuinympäristön järjestämiseen myös vanhuspalveluissa. Toimintajärjestelmän mittareissa on hyödynnetty Balanced Scorecard -viitekehystä (tasapainotettu mittaristo). Toimintajärjestelmä koskee Luvian vanhuspalveluiden organisaatiota kuvan 1 osoittamalla tavalla (ks. 2 Organisaatio). Toimintajärjestelmä sisältää toimintakäsikirjan, prosessikuvaukset, työohjeet, tallenteet, potilasasiakirjat, lomakkeet ja ulkoa tulleet ohjeet. Toimintajärjestelmää ohjaavat vanhuspalveluiden kaikkia yksiköitä koskevat yhteiset menettelyohjeet, jotka ovat yleisellä tasolla olevia toimintaohjeita Tallenteiden ohjaus Toimintajärjestelmän tallenteet eli tiedostot ovat toimintajärjestelmän toiminnan tuloksena syntyviä dokumentteja, jotka toimivat laadun suunnittelun, kehittämisen ja seurannan työkaluina. Tallenneluettelosta on luettavissa käytettävät tallenteet ja niiden säilytyspaikat ja säilytysajat. Ne ovat henkilöstön saatavilla ja helposti luettavia. Syntyneet tallenteet arkistoidaan arkistosäännön mukaisesti tai hävitetään Luvian kunnan arkistointiohjeita noudattaen. Laatujärjestelmään kuuluvat tallenteet tarkastetaan kerran vuodessa ennen johdon katselmusta Prosessikuvaukset Luvian vanhuspalveluiden ydinprosessit ovat - kotihoito (prosessin omistaja kotihoidon esimies) - tehostettu palveluasuminen (prosessin omistaja Käenpesän esimies) - laitoshoito (prosessin omistaja Käenpesän esimies) - tukipalvelut (prosessin omistaja vanhuspalveluiden ohjaaja) 8

9 VANHUSPALVELUIDEN PROSESSIKARTTA KOTIHOITO TUKIPALVELUT TEHOSTETTU PALVELU- ASUMINEN LAITOSHOITO Talous - hallinto ATK - palvelut Henkilöstö - hallinto Kiinteistö - huolto Ruoka - huolto 4.4. Asiakirjojen ohjaus Toimintaamme ohjaa laki potilaan asemasta ja oikeudesta. Laki- ja viranomaismääräykset sekä Luvian kunnan sisäiset säädökset ovat viiteohjeita ja perusturvajohtaja seuraa ja tiedottaa niissä tapahtuvista muutoksista vanhuspalveluiden viranhaltijoille, (vanhuspalveluiden ohjaaja, Käenpesän palvelukeskuksen esimies ja kotihoidon esimies). Yksiköiden esimiehet esittelevät muutokset henkilökuntapalavereissa ja ne kirjataan palaverimuistioon. Työohjeet on laadittu niistä toiminnoista, jotka vaativat tarkempaa ohjausta ja ne löytyvät työohjeluettelosta. Ohjeet ovat henkilöstön laatimia ja perusturvajohtajan hyväksymiä. Työohjeissa on ylätunnisteet, joissa on merkintä Luvian 9

10 vanhuspalvelut, yksikkökohtaiset tunnistetiedot, työohjeen laatijat, hyväksyjä ja versionumero. Työohjeiden ajantasaisuuden tarkistaa Käenpesän palvelukeskuksen osalta Käenpesän esimies ja kotihoidossa kotihoidon esimies. Tarkistukset tehdään kerran vuodessa tai tarpeen mukaan työn muuttuessa. Perusturvajohtaja allekirjoituksellaan hyväksyy muutokset. Työohjeiden yksikkökohtaiset merkinnät ovat siten, että TY-KPK on palvelukeskuksen ja TY-KO on kotihoidon työohje. Lisäksi työohjeet on numeroitu ja tunnisteessa oleva numero tarkoittaa tiettyä työohjetta. Toimintakäsikirjaa tarkistetaan henkilökuntapalavereissa kerran vuodessa maaliskuussa. Perusturvajohtaja on hyväksynyt toimintakäsikirjan ensimmäisen version sekä siihen tehdyt muutokset. Joka versioinnin yhteydessä edelliset kursiivilla tehdyt korjaukset muutetaan normaalitekstiksi. Nykyisessä organisaatiossa perusturvajohtaja hyväksyy toimintakäsikirjan muutokset. Asiakirjat säilytetään ja pidetään ajan tasalla sähköisessä muodossa sekä paperiversiona eri toimipisteissä ja ne ovat koko henkilöstön saatavilla. Yksiköiden esimiehet huolehtivat, että joka toimipisteessä on tulostettuna uusin päivitetty versio asiakirjoista ja vanhat asiakirjat on poistettu käytöstä. Asiakirjat arkistoidaan arkistosäännösten mukaisesti. Arkistosääntö löytyy paperiversiona toimintakäsikirjakansiosta kotihoidossa ja palvelukeskuksessa palvelukeskuksen esimiehen toimistosta. Käenpesän palvelukeskuksen ja kotihoidon esimiehet huolehtivat, että vanhentuneet työohjeet poistetaan käytöstä ja hävitetään. Ne käytöstä poistetut asiakirjat, jotka pitää säilyttää, merkitään yliviivaamalla ja kommentilla vanhentunut. Nämä asiakirjat säilytetään siten, etteivät ne vahingossa tule käyttöön voimassa olevan asiakirjan sijasta. Potilasasiakirjat ovat Pegasos-potilastietojärjestelmässä ja sovituissa paikoissa paperiversioina. Kun asukas kotiutuu Käenpesän palvelukeskuksesta, siirretään potilasasiakirjat kanslian kaappiin. Exituksen jälkeen potilaspaperit arkistoidaan terveyskeskuksen arkistoon. Kotihoidon asiakkuuden päättyessä kotihoitokansion sivut viedään tietoturvapaperille tarkoitettuun laatikkoon hävitettäväksi turvallisesti. 5 JOHDON VASTUU 5.1. Johtaminen Vanhuspalveluiden organisaatio ja johtaminen on kuvattu tämän toimintakäsikirjan sivulla 5 (kuva 1). Luvian kunnanvaltuusto on ylin päättävä elin, joka määrittelee vanhuspalveluiden toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä resurssit vuosittain joulukuussa hyväksymässään talousarviossa seuraavalle vuodelle sekä talous- ja toimintasuunnitelmassa kahdelle sitä seuraavalle vuodelle. 10

11 Talousarvio sekä talous- ja toimintasuunnitelma valmistellaan Luvian kunnanhallituksen vuosittain syyskuussa antamien talousarvioraamin ja talousarvion laadintaohjeiden mukaan. Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista /980 5) velvoittaa kuntia laatimaan suunnitelmat ikääntyneen väestön tukemiseksi. Luvian kunnan suunnitelma on hyväksytty valtuustossa Vastuuyksiköt (vanhuspalveluissa kotihoito, kotihoidon tukipalvelut, Käenpesän pienkoti ja dementiakoti sekä Käenpesän hoitokoti) antavat talousarvioesityksensä toukokuussa talous- ja toimintasuunnitelmaa valmisteleville viranhaltijoille. Perusturvalautakunta esittää vuosittain talousarvion sekä talous- ja toimintasuunnitelman elokuussa kunnanhallitukselle. Kunnanvaltuusto hyväksyy talousarvion joulukuussa. Perusturvalautakunta hyväksyy talousarvion käyttösuunnitelman (= tarkistaa tavoitteet ja toiminnan määrärahojen mukaiseksi) sen jälkeen, kun valtuusto on hyväksynyt talousarvion sekä talous- ja toimintasuunnitelman. Kunnanhallitus antaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeet loppuvuodesta tai seuraavan vuoden tammikuussa. Kunnanvaltuusto on johtosäännöillä jakanut päätösvaltaa ja vastuuta vanhustyötä koskevissa asioissa perusturvalautakunnalle ja perusturvalautakunta toimintasäännöllä edelleen eri viranhaltijoille. Perusturvajohtaja voi siirtää päätösvaltaa hoiva- ja hoitotyön osalta yksiköiden esimiehille ja vanhuspalveluiden ohjaajalle. Johtosääntö ja toimintasääntö löytyvät sähköisenä verkosta sosiaalinimisestä kansiosta. Vanhuspalveluja koskevat asiat menevät kunnanhallituksen ja tarvittaessa edelleen valtuuston käsiteltäväksi perusturvalautakunnan esityksestä. Vanhuspalveluiden järjestämistä koskevat asiat valmistelee ja esittelee perusturvalautakunnalle perusturvajohtaja. Luvian vanhuspalveluista vastaavana esimiehenä toimii perusturvajohtaja, joka vastaa vastuuyksiköiden toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta sekä osaltaan tiedottamisesta. Perusturvajohtaja vastaa henkilöstön osaamisesta sekä palvelujen saatavuudesta kotihoidossa sekä Käenpesän palvelukeskuksessa. Hänen tulee ohjata suunnitelmallisesti käytettävissä olevat resurssit yhteistyössä eri sektoreiden, osaajien ja läheisten kanssa vanhusten hyväksi. Vastuu tehdystä työstä ja palvelun laadusta on jokaisella sitä toteuttavalla ammattihenkilöllä kotihoidossa ja ympärivuorokautisessa hoidossa. Perusturvajohtajan tehtävänä yhdessä vanhuspalveluiden viranhaltijoiden kanssa on suunnitella vanhuspalveluiden toimintaa, laatua ja kustannustehokkuutta huomioiden resurssit, seurata valtuuston/perusturvalautakunnan asettamien taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista sekä päättää tarvittavista toimenpiteistä. Asiakaslain 23 :n mukaisia muistutuksia ja valituksia ottavat vastaan kaikki vanhustenhuollon viranhaltijat. 11

12 5.2. Johdon edustaja Vanhuspalveluiden laatutyöstä vastaa perusturvajohtaja. Vanhuspalveluiden ohjaaja raportoi johdolle toiminnasta ja kehittämistarpeista johdon katselmuksissa. Laadun kehittämisestä huolehtivat vanhuspalveluiden ohjaaja ja yksiköiden esimiehet yhdessä perusturvajohtajan kanssa Johdon katselmus Johdon katselmuksessa ovat läsnä perusturvalautakunnan edustaja, perusturvajohtaja, vanhuspalveluiden ohjaaja, kotihoidon esimies ja Käenpesän palvelukeskuksen esimies. Katselmus tehdään kaksi kertaa vuodessa. Vanhuspalveluiden ohjaajan tehtävänä on valmistella katselmus yhdessä esimiesten kanssa. Toiminnasta vastaavat esimiehet esittävät mittaustulokset. Johdon katselmuksessa otetaan kantaa toiminnan ja tehokkuuden parantamiseen, mahdollisiin poikkeamiin, palautteisiin ja mittaustuloksiin sekä tarkistetaan laatupolitiikan ajantasaisuus. Katselmuksissa kiinnitetään huomiota myös ostotoiminnan toteutumiseen sopimusten mukaan sekä resurssien riittävyyteen. Vanhuspalveluiden ohjaaja laatii pöytäkirjan johdon katselmuksesta ja pöytäkirja on kaikkien luettavissa Luvian perusturvan intranetissa. Johdonkatselmuksen pöytäkirja käsitellään henkilökunnan palavereissa. Katselmuksessa tehdyt päätökset huomioidaan toiminnan ja palvelujen tuottamisen vuosisuunnitelmissa. Edellisen katselmuksen pöytäkirja käsitellään seuraavassa kokouksessa ja siinä seurataan sovittujen toimenpiteiden toteutumista. 6 VIESTINTÄ 6.1. Sisäinen viestintä Perusturvajohtaja viestittää vanhuspalveluiden viranhaltijoille vanhuspalveluja sekä henkilöstöä koskevat asiat, jotka perusturvalautakunta, kunnanhallitus ja valtuusto ovat päättäneet. Tämä tapahtuu kerran kuukaudessa perusturvalautakunnan kokouksen jälkeen pidettävässä osastopalaverissa, johon osallistuvat myös 12

13 sosiaalitoimen henkilöstö. Esimiehet pitävät viikoittain henkilökuntapalaverin, josta laaditaan muistio, joka on kaikkien luettavissa. Jokaisella työntekijällä on velvollisuus tutustua muistioon. Henkilöstölle tiedotetaan yhteisistä tapahtumista sähköpostin välityksellä Ulkoinen viestintä ja asiakasviestintä Internetistä löytyy Luvian kunnan sivuilta ( perusturvan vanhuspalveluiden yhteystiedot ja palvelut. Lisäksi vanhuspalveluista koskevista asioista tiedotetaan tarvittaessa Luvian kunnan tiedotuslehdessä, joka ilmestyy noin kerran kuukaudessa. Käenpesän palvelukeskuksessa omaisille annetaan tiedote, jossa on ohjeita liittyen talon käytäntöihin. Käenpesän palvelukeskuksessa järjestetään omaisten illat kerran vuodessa. Tilaisuuksissa kerrotaan asumiseen ja toimintaan liittyvät asiat ja omaisilla on mahdollisuus kysellä ja antaa palautetta. Käenpesässä ja kotihoidossa palautetta kerätään myös henkilökohtaisesti ja puhelimitse saaduista keskusteluista palautelomakkeelle, joka löytyy Käenpesän hoitokodin kansliasta ja Luvia G- asemalta kotihoitokansiosta nimellä palautelomakepohja. Lisäksi asiakkailla, omaisilla ja henkilökunnalla on mahdollisuus antaa jatkuvaa palautetta tai tehdä aloitteita Käenpesän eteisessä olevaan palautelaatikkoon. Asukkailla tai heidän omaisillaan on mahdollisuus tehdä muistutus huonosta tai epäasiallisesta kohtelusta Käenpesän esimiehelle tai sosiaalihuollon johtavalle viranhaltijalle tai vakavammissa tapauksissa voi ottaa yhteyttä sosiaaliasiamieheen. Muistutus voi olla vapaamuotoinen eikä sen tekemiselle ole määräaikaa. Sosiaaliasiamiehen yhteystiedot: Jari Mäkinen, p tai Osoite: Liisankatu 18 B Pori. S-posti jari.makinen@satshp.fi Kuluttajaneuvojaan voi ottaa yhteyttä kaikissa palveluun liittyvissä ongelmatilanteissa, jotka eivät ole ratkenneet asianosaisten kesken sovittelemalla. Kuluttajaneuvonnan puhelinnumero: Numero palvelee arkisin klo Palautteet käsitellään henkilökuntapalavereissa viikoittain ja sovitaan mahdollisista jatkotoimista. Perusturvajohtaja ja vanhuspalveluiden viranhaltijat vastaavat nimellä varustettuihin palautteisiin kuukauden kuluessa. Työntekijöiltä saadaan kirjallista palautetta kehityskeskusteluissa, jossa on mahdollisuus myös molemminpuoliseen suulliseen palautteeseen. Kehityskeskusteluissa esille tulleet muutosehdotukset käsitellään henkilökuntapalavereissa. Henkilökohtaiset muutostarpeet keskustellaan tarvittaessa työterveyshoitajan ja perusturvajohtajan kanssa. Suullista palautetta annetaan myös jatkuvassa vuorovaikutuksessa. Suullisen ja kirjallisen palautteen yhteenveto käsitellään myös johdon katselmuksissa. Yhteenvedot tekevät Käenpesän ja kotihoidon esimiehet. Tehdyille esityksille ja parannuksille määrätään vastuuhenkilö, jonka tehtävänä on viedä 13

14 mahdolliset muutokset käytäntöön. Toiminnan muutosten vaikuttavuutta tarkistetaan kuukausittain henkilökuntapalavereissa ja kaksi kertaa vuodessa johdon katselmuksissa. 7 TOIMINNAN KEHITTÄMINEN 7.1. Toiminnan tavoitteet ja mittarit Luvian vanhuspalveluissa on tavoitteena jatkuva laadun parantaminen. Tavoitteenamme on asiakastyytyväisyyden parantaminen ja palvelujen tarjoaminen oikeaan aikaan. Asiakastyytyväisyyttä mitataan asteikolla 0-4 ja tavoitteenamme on saada asiakastyytyväisyyskyselyn keskiarvoksi 3,5. Lisäksi henkilöstöresurssit ovat kohdistettu siten, että palvelujen tuottaminen onnistuu taloudellisesti. Tarkoituksena on turvata kotona asuminen mahdollisimman pitkään niin, että 91 % yli 75- vuotiaista asuu omassa kodissaan. Luvialla on tällä hetkellä 75- vuotiaita ja sitä vanhempia n. 315 henkilöä, joten tehostetun palveluasumisen ja laitoshoidon piirissä on tavoitteen mukaan noin kolmekymmentä henkilöä. Asiakastyytyväisyysmittauksilla mitataan asiakkaan tyytyväisyyttä hoitoon ja ne ovat yksi osa toiminnan kehittämistä. Mittausten kautta saadaan kirjallista palautetta. Asiakas vastaa kyselyyn itse tai jos hän ei siihen kykene voidaan kysely suorittaa ulkopuolisen henkilön haastatteluna. Asiakastyytyväisyyskyselyt käsitellään johdon katselmuksessa ja henkilökunnan palavereissa. Kyselyt suoritetaan sekä kotihoidon että ympärivuorokautisen hoidon asiakkaille. Henkilökunnan ammattitaidon ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi tavoitteena on järjestää henkilöstölle säännöllisesti täydennyskoulutusta vähintään kolme koulutuspäivää vuodessa. Koulutusten tavoitteena on myös tukea henkilöstön jaksamista ja ylläpitää motivaatiota. Yksiköiden esimiehet esittävät vuosittain vanhuspalveluiden koulutustarpeet perusturvajohtajalle, joka laatii koulutussuunnitelman koko organisaatiolle. Henkilöstön täydennyskoulutusvelvoitteen täyttymistä seurataan viranhaltijan päätöspöytäkirja-lomakkeella. Talousarvion suunnittelussa on otettu huomioon muutokset esimerkiksi hankinnoissa ja palvelujen tarpeessa. Kuukausiraporttien avulla perusturvajohtaja, esimiehet ja vanhuspalveluiden ohjaaja seuraavat talousarvion toteutumista ja toimintaa sopeutetaan sen mukaan. Tilannetiedotus esitellään perusturvalautakunnan jäsenille. 14

15 Kaatumistapaturmia pyritään estämään ja tavoitteenamme on nolla lonkkamurtumaa vuodessa. Vanhuksille järjestetään tasapaino- ja lihasvoimaharjoituksia sekä apuvälineitä liikkumiseen, estämättä kuitenkaan asukkaan omatoimisuutta. Turvallisen lääkehoidon toteuttamiseksi on laadittu lääkehoitosuunnitelmat ja tavoitteena on lääkitysvirheiden minimointi ja virheistä oppiminen. Kaatumistapaturmat ja lääkitysvirheet kirjataan ja käsitellään viikoittain henkilökuntapalavereissa ja raportoidaan puolivuosittain johdon katselmuksissa. Vanhuspalveluissa seurataan lääkehoidon poikkeamia (ks poikkeava tuote/palvelu) HaiPro järjestelmän kautta. Kaatumistapaturmat ja niiden syyt ja seuraukset kirjataan seurantavihkoon Sisäiset auditoinnit Vanhuspalveluiden sisäisissä auditoinneissa arvioidaan toimintoja eri hoitotyön alueista ja siten varmistetaan toimintatapojen tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisillä auditoinneilla saadaan myös johdolle tiedoksi mahdolliset puutteet ja korjaustarpeet. Sisäinen auditointi auttaa työntekijän ammatillista kehittymistä, oman työn arviointia ja motivoi työn laadun kehittämiseen. Samalla voidaan arvioida koko toimipisteen yhteistyön sujuvuutta ja kehittää keskustelu- ja ongelmanratkaisutaitoja. Sisäisellä auditoinnilla on mahdollisuus tarkistaa työkäytäntöjä ja resurssien kohdentamista. Lisäksi se korostaa asiakaskeskeisyyden merkitystä. Vanhuspalveluiden ohjaaja laatii auditointisuunnitelman kolmeksi vuodeksi kerrallaan ja puolen vuoden välein hän tarkentaa suunnitelmaa siitä, mikä hoitotyön alueista olisi tärkeintä auditoida seuraavaksi. Sen jälkeen laaditaan toimeksianto, jossa määritellään auditoitava yksikkö ja ajankohta, milloin auditointi tehdään. Auditoijat laativat auditointiyhteenvedon, jossa määritellään aikataulu poikkeamien korjaamisesta sekä siitä vastaava henkilö. Auditointiyhteenveto toimitetaan vanhuspalveluiden ohjaajalle ja perusturvajohtajalle. Vanhuspalveluiden ohjaaja seuraa poikkeamien korjauksia sekä kehittämisehdotusten mahdollista tuomista käytäntöön. Vanhuspalveluiden ohjaaja esittelee auditointien yhteenvedon johdon katselmuksissa. Sisäisten auditoijien koulutus järjestetään sisäisenä koulutuksena Poikkeava tuote/palvelu, riskien hallinta Poikkeamalla tarkoitetaan tapahtumaa, joka on henkeä uhkaava tai muuten vaarantaa asiakkaan tai henkilökunnan turvallisuutta tai tilannetta, jossa ei ole toimittu sovitulla tavalla, mutta siitä ei aiheudu vaaraa. Vanhuspalveluissa poikkeamalla tarkoitetaan esim. väärää lääkeannosta, hoitovirhettä tai rikkinäistä laitetta. Poikkeaman voi havaita asiakas, omainen tai työntekijä tai se tulee ilmi 15

16 auditoinnin yhteydessä. Yksiköiden esimiehet tekevät vuosittain yhteenvedon poikkeamista ja se käsitellään johdon katselmuksissa. Poikkeaman havainnut henkilö tai palautteen saaja kirjaa poikkeaman Satakunnan sairaanhoitopiirin ylläpitämään internet-pohjaiseen HaiPro-ohjelmaan. Yksikön esimies selvittää poikkeaman syyn ja laatii sen korjaamiseksi vaadittavat toimenpiteet kirjallisesti, määrää vastuuhenkilön huolehtimaan korjauksesta ja informoi perusturvajohtajaa tapahtuneesta. Poikkeamat käsitellään henkilökuntapalavereissa, jolloin selvitetään riskit poikkeavan tilanteen uusiutumisesta sekä korjaavien toimenpiteiden seuranta ja vaikutus. Syntyneiden poikkeamien mahdollisimman nopea korjaaminen on asiakkaiden ja työntekijöiden etu. Myös korjaustoimenpiteet kirjataan ja tiedotetaan kaikille osapuolille henkilökuntapalavereissa ja johdon katselmuksessa Ehkäisevät ja korjaavat toimenpiteet Poikkeavan tuotteen tai palvelun varhainen tunnistaminen ja syiden poistaminen edesauttavat luotettavan palvelun syntymistä. Tarkoituksenmukaista on estää mahdollisten ongelmien syntyminen ja näin turvata toiminnan jatkuva parantaminen. Palvelun kannalta se merkitsee toiminnan ja toimintaympäristön muutosten seurantaa. Huolehtimalla laitteiden kunnossapidosta ehkäistään laitevioista johtuvat poikkeamat ja tapaturmat. Myös esimerkiksi lääkekoulutukset sekä palo- ja pelastussuunnitelma ovat ehkäisevää toimintaa. 8 RESURSSIEN HALLINTA 8.1. Resurssien varaus Luvialla vanhuspalvelut ovat kotihoidon, palvelukeskuksen ja terveyskeskuksen yhteistyötä. Tietoisesti on pyritty siihen, että vanhukset asuisivat mahdollisimman kauan omissa kodeissaan. Vuonna 2013 vanhuspalveluissa omaishoidontukea on myönnetty 8 hoitajalle Henkilöstö Perusturvajohtajan kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva ylempi korkeakoulututkinto. Lisäksi edellytetään kokemusta hallinto- ja johtamistyöstä. Vanhuspalveluiden ohjaajan kelpoisuusvaatimuksena on soveltuva korkeakoulututkinto tai aikaisempi opistoasteinen tutkinto. Yksiköiden esimiesten kelpoisuusvaatimuksena on sosiaali- ja terveysalan ammattikorkeakoulututkinto tai alan aikaisempi opistoasteinen tutkinto sekä riittävä hallinnollinen ja työnjohdollinen osaaminen. 16

17 Kunnanvaltuusto päättää kunnanjohtajan ja osastopäälliköiden (perusturvajohtaja) valinnasta. Kunnanhallitus päättää muiden johtavassa ja itsenäisessä asemassa olevien viranhaltijoiden valinnasta. Kunnanhallitus ja lautakunnat päättävät vastuualueensa muun henkilöstön valinnasta. Projekteihin projektityöntekijän valitsee kunnanjohtaja ao. osastopäällikön esityksestä. Osastopäällikkö (perusturvajohtaja) päättää alle vuoden kestävän tilapäistyöntekijän ja avoimen viran- tai tehtävänhoitajan valitsemisesta. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen Avopalveluhenkilöstö Kotihoidon resurssia on noin 3.4 työntekijää sataa yli 75-vuotiasta kohden. - 1 terveydenhoitaja, kelpoisuusvaatimuksena laillistettu terveydenhoitajan ammattitutkinto (laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä 559/1994) - 2 sairaanhoitaja, kelpoisuusvaatimuksena laillistettu terveydenhuollon ammattitutkinto (laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä 559/1994) - 6 lähihoitajaa ja 1 kodinhoitaja, kelpoisuusvaatimuksena tehtävään soveltuva sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annetun lain (272/2005) mukainen kelpoisuus (laki sosiaalihuollon ammattihenkilöstä 8) - 1 tukipalvelun työntekijä, vaatimuksena voimassaoleva hygieniapassi - 1 vanhuspalveluiden ohjaaja (Laki sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista (272/2005) Tehostetun palveluasumisen ja laitoshoidon henkilöstö Käenpesän palvelukeskus sisältää Pienkodin, Dementiakodin sekä Hoitokodin yksiköt. Hoitohenkilökuntaa on 0,50 asukasta kohti. Esimiehenä koko yksikössä on palvelukeskuksen esimies peruskoulutuksena sairaanhoitajan tutkinto sekä esimieskoulutus. Käenpesän pienkoti - 0,5 sairaanhoitaja, kelpoisuusvaatimuksena laillistettu terveydenhuollon ammattitutkinto (laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä 559/ lähihoitajaa, kelpoisuusvaatimuksena tehtävään soveltuva sosiaalihuollon ammatillisen henkilöstön kelpoisuusvaatimuksista annetun lain (272/2005) mukainen kelpoisuus ( laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä 8) - 0,25 kuntohoitaja, - - Käenpesän dementiakoti - 0,5 sairaanhoitaja, kelpoisuusvaatimuksena laillistettu terveydenhuollon ammattitutkinto (laki terveydenhuollon ammattihenkilöstöstä 559/ perushoitaja, kelpoisuusvaatimukset kuten edellä - 1 lähihoitaja, kelpoisuusvaatimukset kuten edellä - 1 kodinhoitaja, kelpoisuusvaatimukset kuten edellä - 0,25 kuntohoitaja,

18 Käenpesän hoitokoti - 2 sairaanhoitajaa, kelpoisuusehtona laillistettu sairaanhoitajan tutkinto - 2 perushoitajaa, kelpoisuusvaatimukset kuten edellä - 2 lähihoitajaa, kelpoisuusvaatimukset kuten edellä - 0,5 kuntohoitaja, hoitoapulainen Lisäksi henkilöstöön kuuluu 2 lähihoitajaa vakituisina varahenkilöinä, kelpoisuusvaatimukset kuten edellä Osaamisen ylläpitäminen Jokaisen henkilökohtaisen ammattitaidon ylläpitäminen ja toiminnan kehittäminen kartoitetaan vuosittain käytävässä kehityskeskustelussa esimiehen kanssa ottaen huomioon täydennyskoulutusvelvoite. Kehityskeskusteluaika sovitaan ennakolta ja se käydään rauhallisessa, häiriöttömässä paikassa. Kehityskeskustelussa on käytössä oma lomake, johon työntekijä tutustuu jo ennen keskustelua. Tämä lomake toimii runkona kehityskeskustelussa. Keskustelussa työntekijällä on mahdollisuus ilmaista omat kehittämistoiveensa ja samalla tulee molemminpuolinen palaute, joka lisää motivaatiota kehittää työtään. Palautetta annetaan myös työn ohessa, jotta työntekijät voisivat saada onnistumisen kokemuksia työstään. Koulutuksen vaikuttavuutta kartoitetaan kehityskeskusteluissa, asiakastyytyväisyysmittauksilla, lääkepoikkeamien seurannalla, kaatumistapaturmien kirjaamisen sekä talouden seurannalla. Koulutusta toteutetaan koulutustarjonnan mukaan ja talousarvion sallimissa rajoissa. Yksikön esimies merkitsee koulutukset viranhaltija päätöspöytäkirja -lomakkeelle ja näin voidaan seurata täydennyskoulutusvelvoitteen täyttymistä. Koulutuksessa käynyt työntekijä antaa palautteen henkilökuntapalaverissa koulutuksen sisällöstä ja materiaali liitetään koulutukset - kansioon. Näin koulutuksen hyöty saadaan koko henkilökunnan käyttöön. Vanhuspalveluissa tuetaan ja kannustetaan omaehtoiseen koulutukseen työaikajärjestelyillä ja työsuhdevapailla Perehdytys ja sijaisuuksien hoito Vastuualueiden hoitajilla on varahenkilö, joista löytyy lista Käenpesän kansliasta ja kotihoidon toimistosta. Vanhuspalveluiden saatavuutta pyritään turvaamaan myös ammattitaitoisilla sijaisilla. Kotihoidossa Pegasoksen pahosulle kirjataan yksityiskohtaisesti asiakkaan hoitoon liittyvät sovitut tehtävät. Hoitajat huolehtivat vastuullaan olevan asiakkaan tietojen päivityksestä. Pegasos-tietojärjestelmään kirjautuu päivämäärä, jolloin hoito- ja palvelusuunnitelman seuraava päivitys on viimeistään tehtävä. Myös ajan tasalla olevat työohjeet helpottavat uuden työntekijän työhön oppimista. Työohjeiden ajan tasalla pitäminen on yksiköiden esimiesten vastuulla. 18

19 Käenpesän palvelukeskuksessa ja kotihoidossa on käytössä perehdytyskaavake uudelle työntekijälle ja siihen merkitään perehdytyspäivämäärä sekä perehdyttäjän ja perehdytettävän kuittaukset. Käenpesän esimiehen ja kotihoidon esimiehen vastuulla on huolehtia heti uuden työntekijän saapuessa perehdytys ja jakaa perehdytysvastuuta eri osaajille. Hoitohenkilökunnan sijaiset hankkii ensisijaisesti yksikön esimies tai työvuoron vastaava hoitaja. Esim. harjoittelujaksoilla olleet opiskelijat ovat toimineet sairauslomien ja kesälomien sijaisina Infrastruktuuri Luvian kunta omistaa Luvian vanhuspalveluiden toimitilat. Kunnan tekninen osasto vastaa kiinteistönhuollosta ja kiinteistöjen piha- ja tiealueista. Vanhustentaloilla ja Käenpesän palvelukeskuksessa on yhteinen kiinteistönhoitaja ja terveyskeskuksessa oma. Huomattuaan puutteita tai vikoja henkilökunta ottaa yhteyttä kiinteistönhoitajaan. Kotihoidossa ja Käenpesän palvelukeskuksen osastolla on laitekortit, joissa on lueteltuina laitteet, sijainti, vastuuhenkilö, kalibrointiaikataulu ja ohjekirjojen säilytyspaikka. Laitekortit ovat koko henkilökunnan luettavissa toimintakäsikirjan liitteenä ja paperiversiona kanslian kaapissa. Käenpesän palvelukeskuksen Palo- ja pelastussuunnitelma sekä vanhustentaloalueen turvallisuussuunnitelma päivitetään vuosittain. Lisäksi henkilökunnalle järjestetään palo- ja pelastuskoulutusta ja sammutusvälineet tarkistetaan. Käenpesässä on tallentava kameravalvonta, jonka avulla voidaan seurata pääovia ja palvelukeskuksen yhteisiä tiloja. Lisäksi asukashuoneissa on hoitajakutsupainikkeet, joiden avulla asukas voi kutsua henkilökuntaa. Hoitajakutsujen toimivuus testataan kerran kuukaudessa. Luvian kunnan atk-tuki huolehtii tietotekniikkaan liittyvät suojaustoimet. Tietosuojavastaava on KSthky:sta Anu Mitikka. Pegasos-potilastietojärjestelmään on käyttöoikeudet lääkäreillä, terveydenhoitajilla, sairaanhoitajilla, perus- ja lähihoitajilla, kuntohoitajalla sekä vakituisella hoitoapulaisella asiakkaan kirjallisen suostumuksen perusteella. Jokaisella on omat käyttäjätunnukset ohjelmiin ja Pegasos- järjestelmän käyttäjillä on salasanat, jotka pääkäyttäjä myöntää. Työvuorojen suunnittelussa on käytössä MD -Titania -ohjelma, johon on käyttöoikeudet Käenpesän palvelukeskuksen ja kotihoidon esimiehillä. Pegasos-potilastietojärjestelmän kautta hoidetaan asiakaslaskutus ja sinne on oikeudet kotihoidon ja Käenpesän esimiehillä, vanhuspalveluiden ohjaajalla sekä toimistosihteereillä. Lisäksi perusturvajohtajalla, yksiköiden esimiehillä ja vanhuspalveluiden ohjaajalla on tunnukset Logica Pro Economica -ostolaskujen käsittely-järjestelmään. (Tietojärjestelmärekisteri, tjluettelo). 19

20 Käenpesän palvelukeskuksessa ja kotihoidossa on käytössä Ostilääketilausjärjestelmä, johon on käyttöoikeudet yksiköiden esimiehillä ja sairaanhoitajilla. Effica-aluetietojärjestelmän avulla on mahdollisuus katsella asiakkaan suostumuksella toisessa sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiossa syntyneitä asiakastietoja. Käyttöoikeudet ovat lääkäreillä sekä kotihoidon esimiehellä ja sairaanhoitajalla Työympäristö ja työturvallisuus Työntekijöiden ergonomiseen työskentelyyn kiinnitetään jatkuvasti huomiota muun muassa ohjaamalla oikeisiin työasentoihin. Lisäksi ergonomista työskentelyä helpottavat monet välineet ja laitteet. Työsuojeluvaltuutetun nimi on henkilökunnan ilmoitustaululla. Valtuutettu käy säännöllisesti alan täydennyskoulutuksessa. Päivitetty työpaikan työsuojelun toimintaohjelma on työntekijöiden saatavilla toimipisteissä sekä intranetissä. Luvian kunnassa on työterveyshuolto järjestetty ostopalveluna Satakunnan työterveyspalvelusta. Työnantaja huolehtii, että työntekijöillä on asianmukainen työvaatetus ja tarvittavat suojavarusteet ovat saatavilla. Luvian kunnalla on ostopalvelusopimus hygienia- ja tartuntatautihoitajan palveluista Keski-Satakunnan terveydenhuollon kuntayhtymän kanssa. Käenpesän palvelukeskuksessa on kaksi hygieniavastaavaa, jotka osallistuvat säännöllisesti järjestettäviin koulutuksiin. Lisäksi on järjestetty Satakunnan sairaanhoitopiirin koulutustilaisuuksia koko henkilökunnalle infektioriskeistä ja niihin varautumisesta. Hoitohenkilökuntaa opastetaan oikeiden suojavälineiden ja puhdistusaineiden käytössä Asiakasvarat Asiakkaan tullessa palvelukeskukseen tehdään Kuntaliiton suosituksen mukaan asiakasvarakortti, jossa luetellaan asiakkaan mukana olevat rahat ja arvoesineet sekä niiden säilytyspaikka. Asiakasvarat ja -kortit säilytetään kansliassa lukollisessa laatikossa. Lisäksi asiakkaan käyttövaroista täytetään tilikorttia, johon merkitään käteisen nostot ja käyttöön annetut varat. Tilikorttivihkoa säilytetään kanslian lukollisessa laatikossa. Kun asiakassuhde päättyy, luovutetaan asiakkaan varat ja luovuttaja ja vastaanottaja allekirjoittavat asiakirjan. Asiakkailla on pitkäaikaishoidossa mahdollisuus tuoda omia henkilökohtaisia tavaroita esimerkiksi vaatteita ja palveluasumisessa huonekaluja. Henkilökunnan asiakkaan omaisuudelle aiheuttamat vahingot korvataan. 20

21 8.5. Asiakkaat ja yhteistyötahot Yksilöasiakkaat Yhteistyötahot Maksaja-asiakkaat - vanhukset, vammaiset, mielenterveyspotilaat yhdessä omaisten tai läheisten kanssa - tilapäisesti kotona apua tarvitsevat - tukipalvelua tarvitsevat - Luvian kunnan eri hallintokunnat - Porin kaupunki - Keski-Satakunta - vapaaehtoiset - seurakunta - eri järjestöt (mm. SPR, Vanhustenkotiyhdistys, Leijonat) - viranomaiset (mm. Pelastuslaitos, Maistraatti, Poliisi) - sairaalat - sairaankuljetus - apteekki - hoitotarvikkeiden tuottajat - yksityiset palveluntuottajat (mm. taksit, kukkakaupat, pesula ) - kaupat, posti, pankit - muut kunnat - oppilaitokset - sairaanhoitopiirin laboratorio - KELA - Valtiokonttori - Vakuutusyhtiöt Yhteistyötä tehdään yllämainittujen henkilöiden ja tahojen kanssa sekä viranomaistarkastukset tehdään säännöllisesti ja niistä laaditaan pöytäkirjat. 9 PALVELUIDEN TOTEUTTAMINEN Hyvässä hoidossa otetaan huomioon fyysiset, psyykkiset, sosiaaliset ja hengelliset tarpeet ja tavoitteena on virkeä ja omatoiminen vanhus. Vanhustenhuollossa 21

22 hoitotyöhön sisältyy riittävän ravinnon ja nesteen saannin seurata ja niiden turvaamiseksi ruuan koostumukseen sekä energian määrään kiinnitetään huomiota. Painon seurantaa toteutetaan säännöllisesti. Vanhustenhuollon toimintaperiaatteena on toimintakykyä ylläpitävä toiminta hoitotyössä. Palvelukeskuksessa toteutuu säännöllisesti vapaaehtoisten, SRK:n ja järjestöjen toteuttamaa toimintaa. Vierailijat ovat aina tervetulleita ilman erikseen määriteltyjä vierailuaikoja. Virkistystoimintaan osallistumista raportoidaan ja dokumentoidaan. Kotihoito järjestää viikoittain kerhotoimintaa vanhustentaloilla. Kuntoutumista edistävän työotteen tueksi on koko vanhuspalveluiden henkilöstö käynyt 12 tuntia kestävän VOITAS- koulutuksen (ikääntyvien voima- ja tasapainoharjoittelu). Lisäksi muutama hoitaja Käenpesästä on käynyt kinestetiikan peruskoulutuksen. Turvallisen asuinympäristön luomiseen opastetaan jakamalla koteihin turvallisuusoppaita sekä kiinnittämällä huomiota mahdollisiin riskikohtiin sekä riittävään valaistukseen. Käenpesän palvelukeskuksessa on käytössä omahoitajajärjestelmä. Jokaiselle pitkäaikaisasukkaalle ja säännöllisesti intervallijaksoilla käyville asiakkaille nimetään omahoitaja, joka ensisijaisesti hoitaa asiakkaan asioita ja pitää yhteyttä omaisiin. Myös kotihoidossa on vastuuhoitajajärjestelmä käytössä helpottamassa työnjakoa ja työn sujuvuutta. Kotihoidossa vastuuhoitaja huolehtii muun muassa yhteydenotot omaisiin, sairaalaan sekä ylläpitää kotihoitokansiota ja tarvittaessa tekee hoitotukihakemuksia asiakkaan kanssa. Hoito- ja palvelusuunnitelma tehdään heti uuden asukkaan tullessa Käenpesän palvelukeskukseen. Omahoitaja järjestää hoitoneuvottelun, jossa on läsnä asukas, omainen ja hoitotiimin edustajat. Asukkaalla on mahdollisuus kieltää häntä koskevien potilastietojen katselu ja käyttö. Omahoitaja toimii yhdyshenkilönä tiedonvälittäjänä ja asukkaan etujen valvojana. Omahoitaja huolehtii hoito- ja palvelusuunnitelman päivityksestä vuosittain sekä tarvittaessa. Vuosittain toteutettavassa asiakastyytyväisyyskyselyssä varmistetaan hoidon toteutuminen hoito- ja palvelusuunnitelman mukaan. Asiakkaan itsemääräämisoikeutta vahvistetaan kannustamalla häntä hoitotahdon ilmaisemiseen, joka kirjataan hoito- ja palvelusuunnitelmaan. Itsemääräämisoikeutta voidaan rajoittaa vain vakavissa turvallisuutta uhkaavissa tilanteissa. Pegasos-potilastietojärjestelmään kirjataan asiakkaan voinnin seurantaa ja hoidon toteuttamista. Myös lääkäri kirjaa tiedot Pegasos-potilastietojärjestelmään ja sieltä löytyvät myös laboratoriotulokset ja lääkitykset. Kotihoidossa laaditaan hoito- ja palvelusuunnitelma vakituisille kotihoidon asiakkaille kahden viikon sisällä. Kotihoidon käynnit kirjataan Pegasospotilastietojärjestelmään. Lyhytaikaishoitojaksot sekä omaishoitajien vapaat hoitotyöstä järjestetään Käenpesän palvelukeskuksessa. Palvelu- ja hoitosuunnitelmaan kirjataan vapaiden määrä ja ajankohdat. Vanhuspalveluiden ohjaaja tiedottaa omaishoitajille myös 22

23 omaishoitajien koulutus- ja virkistystilaisuudet. Erilaisilla kerhotoiminnoilla järjestetään virkistystä vanhuksille sekä avopuolella ja Käenpesän palvelukeskuksessa. 10 OSTOTOIMINTA Ostotoimintaa ohjaa laki julkisista hankinnoista ja hankintaohjeet. Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hallintokuntien tulee huomioida kaikissa hankinnoissa yleiset hankintaohjeet. Porin kaupungin hankintatoimisto on kilpailuttanut yleisemmin käytettävät hankinnat. Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perusteiden lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat paremmat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee hankintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. Tavarahankintaa voidaan pitää lähtökohtaisesti vähäisenä, jos se on alle euron suuruinen. Palveluhankinnoissa kilpailuttamisen tarve on arvioitava tapauskohtaisesti. Yksittäisissä sosiaali- terveys- ja koulutuspalveluiden hankinnoissa hankinta voidaan suorittaa tarvittaessa ilman kilpailua, jos kilpailuttaminen on epätarkoituksenmukaista. Muissa palveluhankinnoissa alle euron suuruisia palveluhankintoja voidaan pitää sellaisina, joissa kilpailuttaminen ei ole yleensä tarkoituksenmukaista. Luvian kunta kilpailutti tehostetun palveluasumispalvelun v 2013 ja kilpailutuksen voitti Palvelusatama Östergård. Palvelu ei ole vielä käytettävissä ja v 2014 ostetaan yksittäisille henkilöille palvelua Attendo OY:ltä, Esperi OY:ltä, Länsi- Suomen diakonialaitoksen säätiöltä, Daagmaarialta sekä Ruskatalot OY:ltä. Investointihankintamäärärahojen käytöstä päättää kunnanvaltuusto. Investointimäärärahojen siirrosta käyttötalouteen päättää kunnanvaltuusto/-hallitus. Päätettävät hankintavaltuudet koskevat hankintoja, joissa viran- tai toimenhaltija tekee asemansa perusteella erillishankinnasta päätöksen. Hankinnat tulee kilpailuttaa lainsäädösten mukaisesti. 23

24 Vastuualueen esimies päättää alle 3000 hankinnoista, kunnanjohtaja ja osastopäälliköt päättävät hankinnoista, perusturvalautakunta päättää hankinnoista ja kunnanhallitus yli hankinnoista. Yli 1000 :n hankinnoista on pidettävä päätöspöytäkirjaa. Toimivaltaa määrittelee Luvian kunnan vuoden 2013 talousarvion täytäntöönpano-ohjeet. Hankintavaltuuksien käytöstä on annettava tieto päätöspöytäkirjoin määräajoin myös esimiehelle tai lautakunnalle ja tarkastustoimelle. Perusturvajohtajalla on hankintavastuu tavaroiden hankinnoista. Käenpesän palvelukeskuksessa on nimetty kaksi hoitajaa tavaratilauksen tekemiseen. Kotihoidon hoitotarviketilauksen hyväksyy kotihoidon esimies. Reklamaatiot annetaan suorana palautteena ja tarvittaessa kirjallisesti ja ne kirjataan reklamaatiolomakkeelle, joka tallennetaan sähköiseen reklamaatiokansioon. Reklamaation tekevät yksiköiden esimiehet, jotka vievät tiedon perusturvajohtalle. Reklamaatiot käsitellään myös johdon katselmuksissa. Luvian kunta on sitoutunut ERVA-lääkehankintasopimuksen noudattamiseen. Lääkkeet tilataan Satakunnan keskussairaalan sairaala-apteekista. Päätöksen ERVA-lääkehankintasopimuksen noudattamisesta on tehnyt perusturvalautakunta. Kerran vuodessa Satakunnan keskussairaalan farmaseutti käy tekemässä tarkastuksen Käenpesän hoitokodissa, jolloin on mahdollisuus molemminpuoliseen palautteeseen. Palautekeskustelut raportoidaan johdon katselmuksessa. Käenpesän hoitokodissa lääketilaukset tekee sairaanhoitaja. Pesulapalvelut ostetaan Ravanin pesulasta sopimuksen mukaisesti. Luvian kunta on mukana ERVA-hankintarenkaassa (hallinnoija Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin ky (Vsshp) /hankintatoimisto), jonka kautta hankitaan vanhustenhuoltoon vaipat ja hoitotarvikkeet. Myös suurempien ostosten kilpailutus tapahtuu Porin hankintarenkaan kautta. Vsshp:n ja Porin hankintatoimiston hankintapäätökset ja hyväksyttyjen toimittajien listat löytyvät Vsshp;n intrasta ja Porin hankintatoimiston Luvian taksi kuljettaa ateriat viikonloppuisin ja juhlapäivinä sekä tietyn reitin arkipäivisin ja erityistilanteissa suullisen sopimuksen perusteella ainoana palveluntuottajana paikkakunnalla. Luvian kunnan tekninen toimi vastaa puhtauspalvelujen tuottamisesta koskien vanhuspalveluiden tiloja. Yksiköiden esimiehet seuraavat puhtauspalvelujen tasoa ja sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin. Puhtauspalvelujen tavoitteena on kiinteän yhteistyön säilyminen, palveluiden tason ylläpitäminen ja kehittäminen. 24

25 11 PALVELUN KEHITTÄMINEN Palvelujen suunnittelutoiminta jakaantuu: 1) olemassa olevan palvelun muuttamiseen 2) uuden palvelun tai uuden toimintamuodon kehittämiseen. Olemassa olevan palvelun muuttaminen on palvelujen tuotannon osaprosessi. Palvelun muuttaminen asiakkaan tarpeiden mukaan (ns. pieni muutos) tapahtuu vanhuspalveluissa hoitotiimin ehdotusten perusteella tai jos asiakaspalautteen pohjalta ilmenee palvelun tai tuotteen muutoksen tarve. Muutosehdotukset käsitellään henkilökuntapalavereissa. Palavereissa mietitään miten muutoksen suunnittelu aloitetaan ja mahdollisesti työntekijöistä kootaan työryhmä asiaa suunnittelemaan ja kokoamaan lähtötietoja. Lähtötietoihin kerätään muutokseen liittyvät toiminnalliset vaatimukset, laki- ja viranomaismääräykset ja vastaavasti aiemmista suunnitelmista saatu tieto. Tiedot kirjataan palaverimuistion liitteeksi. Työryhmässä on mukana yksikön esimies, joka tiedottaa asian etenemisestä perusturvajohtajalle. Asian etenemistä seurataan viikoittain henkilökuntapalaverien yhteydessä ja tiedot kirjataan palaverimuistioihin. Työryhmän suunnittelun tuloksia verrataan lähtötietoihin. Esimies hyväksyy suunnitelman tulokset. Suunnitelman katselmuksissa arvioidaan suunnitelman toimivuutta, tunnistetaan mahdolliset ongelmat ja mietitään korjaavia toimenpiteitä. Muutokset hyväksyy yksikön esimies, joka vie tiedon perusturvajohtajalle. Uudesta toiminnasta tehdään tarvittaessa työohje ja sen sujuvuutta arvioidaan sisäisillä auditoinneilla. Laajan uuden palvelun tai uuden toimintamuodon kehittäminen käynnistyy useimmiten valtuuston hyväksymän vanhustyön strategian pohjalta, jossa määritellään vanhuspalveluiden toiminnan laajuus, laatu ja palvelutaso. Kehittäminen tapahtuu joko kunnan oman projektin kautta tai osallistumalla seudulliseen tai sitäkin laajempaan projektiin. Projekti lähtee liikkeelle tarveselvitysten pohjalta, joiden laatijana/vastuuhenkilönä toimii vanhuspalveluissa perusturvajohtaja apunaan johtoryhmät. Projektit viedään perusturvalautakuntaan tiedoksi. Tilahankkeet: Vanhuspalveluiden toimitilat omistaa Luvian kunta, joka vastaa toimitilojen peruskorjauksista ja mahdollisista muutostöistä. Uusien toimitilojen rakentamisesta tai hankkimisesta Luvian kunta päättää erikseen. 25