TEEMANA KANSAINVÄLISYYS 4/2008. Kolme arviota DLM Forumin konferenssista sivut Toivo Jullinen uskoo yhteistyöhön.

Transkriptio

1 4/2008 Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin erikoislehti TEEMANA KANSAINVÄLISYYS Kolme arviota DLM Forumin konferenssista sivut 8-15 Toivo Jullinen uskoo yhteistyöhön sivut 16-19

2 FAILI 4/2008 Toimitus: Päätoimittaja:, Mikkelin Ammattikorkeakoulu Julkaisutyöryhmä Tapio Bragge, Helsingin sosiaalivirasto Pekka Henttonen, Tampereen Yliopisto Sari Järn, Etelä-Savon Viestintä Oy Leena Venho, Fiskars Oyj Toimitus pidättää itselleen oikeuden editoida julkaistavaksi tarjottua aineistoa. Kirjoitukset pyydetään toimittamaan ensisijaisesti txt-muodossa tai rtf- tai doc-muodossa. Valokuvat JPEG tai TIFF-muodossa. Pakettiformaatteja, kuten docx, pyydetään välttämään. Lehti ilmestyy neljä kertaa vuodessa. Vuosikerran hinta on 50, opiskelijat 10 euroa. ISSN Painosmäärä 550 kpl Julkaisijat Liikearkistoyhdistys ry, PL 271, HELSINKI Puh , Faksi (09) Talle ry, Tilaukset Ilmoitukset Ilmoitusmyynti, puhelin Ilmoitushinnat 1/1 sivu takakansi 4-väri /1 sivu 3. kansi 4-väri 900, mv 750 1/2 sivua 3. kansi 4-väri 500 mv 400 1/1 muut sivut 4-väri 750, mv 500 ½ muut sivut 4-väri 500, mv 300 Toistoalennuksista ja muista ilmoitusmuodoista sovittava päätoimittajan kanssa Oman mainosmateriaalin postitus lehden mukana postituskulut (n. 200 ) osoiterekisteristä. Ylimääräisistä töistä (esim. stiftaus) perimme käsittelykustannukset. Hintoihin lisätään alv 22 %. Hinnat sitoutumuksetta. Ilmoitusaineiston tekniset tiedot Painotuotteen koko B5 (176 X 250 mm). Kuvaresoluutio vähintään 300 dpi, tiedostomuodot valmiit aineistot painettava pdf, fontit konvertoituina, järjestelmä Windows. kuvat jpeg, tiff, eps, värijärjestelmä CMYK Muista tiedostomuodoista ota yhteyttä Aineiston toimitusosoite:, Harjukatu 3 C, Mikkeli Paino: Laine Direct Oy, Järvenpää 2008 SISÄLTÖ 3 Pääkirjoitus DLM Forum on ikkuna Eurooppaam 4 Failin facelift on jatkuvaa Sari Järn Syyskokous tutustui Ero ja uusi alku -näyttelyyn Carl-Magnus Roos 5 Arkistoteko Lounela-Lönnrotin suvulta vuoden arkistoteko Tapio Bragge TEEMANA KANSAINVÄLISYYS SBL tekee kansainvälistä yritysarkistoyhteistyötä 6 Matti Lakio Ammatillista arkistotiedettä Triestessä 8 Pekka Henttonen DLM Forum antoi kuvan edistymisestä 10 Mitä yksityinen yritys saa DLM Forumista? 12 Heikki Salmén MoReq2 tulee kuka on valmis? 13 Jaana Kilkki Moreq2 menee nyt kansallistettavaksi 16 TAPAHTUU Elkan arkistojen päivä vietettiin kahdessa osassa Jari Lehtonen 19 ARKISTOLÖYTÖ Ääninäyte Saksan sotilasradion ohjelmistosta Lasse Vihonen 22 ARKISTOT KanTa käyttöön Marjo Rita Valtonen 24 järjestöt AAY toteuttaa arkistoalan edunvalvontaa Tapio Bragge 26 KIRJAT 28 Asiakirjahallinta ja digitaaliset käyttäjät Pekka Henttonen TRIANGELI 30 Historiasivellin ABSTRACTS Abstracts in English 31 Kannen pääkuva: Toulousen DLM Forumin sisäänkäynti. Kuva: Markus Merenmies. Muut kuvat yleensä kirjoittajien. PÄÄKIRJOITUS DLM Forum on ikkuna Eurooppaan Tulenkantajat halusivat aukaista ikkunoita Eurooppaan. Asianhallinnan alalla sitä virkaa toimittaa DLM Forum, jossa liian harva meistä suomalaisista on mukana. Tässä lehdessä käsitellään asianhallinnan kansainvälistä toimintaa. Kun lehteä suunniteltiin, ajateltiin että saisimme mukaan myös kansainvälisesti toimivien yritysten näkökulmaa. Se tavoite jäi nyt erilaisten kiireiden takia toiseen kertaan lukuun ottamatta Matti Lakion esitystä yritysarkistojen toiminnasta kansainvälisen arkisto-organisaation ICA:n lipun alla. Sen sijaan keskitymme eurooppalaiseen yhteistyöhön, joka on syntynyt DLM Forumin toiminnassa. Ajankohtaisuuden tähän toi kerran kolmessa vuodessa järjestettävä DLM Forum Conference, joka tällä kertaa järjestettiin joulukuun alkupuolella Ranskassa. Konferenssi osoittautui hyväksi näyteikkunaksi, jossa Euroopan asianhallinnan ja arkistoinnin toimijat pääsivät kertomaan omista kehityshankkeistaan. Suomesta esityksiä piti arkistoneuvos Markku Nenonen, joka kertoi prosessien hallinnasta lähtevistä TOS- ja TOI-hankkeista sekä Sähke-normin uudistamisesta sekä allemerkitty, joka esitteli Aton-projektin tuloksia. Muuten meitä suomalaisia oli mukana puolenkymmentä. Arkistoneuvoksia kaksittain: emeritus Raimo Pohjola johti ansiokkaasti puhetta yhdessä sessioista. Oman lyhyen raporttini ohessa tästä lehdestä voi lukea kehitysjohtaja Jaana Kilkin näkökulman Moreq2-säännöstön esittelyyn ja Heikki Salménin kolumnin DLM Forumin merkityksestä yrityksille. Konferenssi suuntautui selvästi sähköiseen maailmaan. Esityksiin kuului silti ranskalaisen alueellisen arkiston esittely, jossa kaikki tehdään samalla tavalla kuin paperimaailmassa. Oikeasti tällainen ei ole mahdollista. Useissa puheenvuoroissa todettiin digitaalisuuden muuttavan myös toimintamalleja ja se on aivan oikein. Kiinnostavimpiin esityksiin olisi kuulunut Protage-projektin esittely: siinä pyritään keräämään mahdollisimman paljon metatietoa automaattisesti käyttäen projektissa kehitettäviä ohjelmistoagentteja. Kun en sitä päässyt kuulemaan, pyrin saamaan siitä artikkelin Failiin heti ensi vuoden alussa. DLM Forum on paitsi puheiden pitopaikka, myös tapa kohdata. Sen ehdottomiin hyviin puoliin liittyy alan pienuus; me konkarit saamme aina myös tietoa siitä, mitä kuuluu arkipäivän maailmaan eri puolilla Eurooppaa. Uusien ajatusten testaaminen on olennainen osa keskustelua. Sitä mitä Unkarissa tai Hollannissa tapahtuu, on aina helpompaa kuulla kuin googlettaa. Faili on yksi eurooppalaisista keskustelufoorumeista, vaikka emme olekaan ainakaan vielä blogi tai wiki. On kuitenkin niin kuin saksalainen alan konsultti ja Moreq2: n asianajaja Ulrich Kampffmeyer yritti meitä muistuttaa: asiakirjahallinnan ammattilaisten täytyy tietää mitä maailmassa tapahtuu, tai meille käy kuten jo kertaalleen mainittu Matti Lakio edellisessä Failissa muistutti: jos emme elä tätä päivää, meistä tulee Saimaan norppia. Arkisto muuttuu reliktiksi, josta vain vanhat historiantutkijat ovat kiinnostuneita. Web 2.0 on jo täällä. On meistä itsestämme kiinni, jos emme pysty liittymään joukkoon. Paperit eivät tee asiakkaita onnellisiksi, mutta ontologiat tekevät. Kun kirjoitan tätä, joulu painaa päälle. Nyt sunnuntaina tai taitaa olla jo maanantain puolella, joulukortit ovat lähettämättä, työ- ja vierashuone on edelleen siivoamatta. Huomenna pitäisi ehtiä eduskunnan kirjastoon ja hakemaan pojan perhe Helsingistä esijoulua viettämään. Summary on edelleen kirjoittamatta, mutta ehkä aamulla on vielä vähän aikaa. Älkää hakeko siitä kielivirheitä, koska niitä varmasti on. Vierailu Ranskaan osoitti, etteivät kaikki muutkaan osaa sitä niin erinomaisen hyvin. Bad English on kuitenkin helpommin ymmärrettävää kuin ranskanmarokkolaisen ravintolan ruokalista suomalaiselle tai suomalainen ruokalista ranskanmarokkolaiselle. Kuitenkin kansainvälinen yhteistyö on ensisijaisen tärkeää, vaikka kielitaito ei olekaan täydellistä. Kieli ei itse asiassa ole tärkeintä, vaan kokemus yhteisestä tekemisestä. Siksi konferenssissa esiin noussut vaatimus kansainvälis-ten standardien käytöstä on yhä oleellisempaa. Eurooppalaista yhteistä kulttuuriperintöä ei voi synnyttää, jos kaikki tekevät kansallisia ratkaisuja. Siksi on tärkeätä lukea Pekka Henttosen ja Jaana Kilkin kannanotot tästä lehdestä. Suomessakaan ei voida rajoittua kansallisiin ratkaisuihin, olipa kyseessä metatiedot, siirtotiedostot tai pitkäaikaissäilytys. Viime lehden pääkirjoitus oli otsikoitu: Yhteistyö on voimaa. Se pätee myös eurooppalaisella tasolla. Päätoimittaja 2 3

3 tenkin näyttävästi tuotiin esille Elkan avoimien ovien päivä sekä laajennettu ohjelmisto. Elkan Arkistojen päivän perusrakenne on vuosien kuluessa säilynyt samana. Päivän anti koostuu asiakirja- ja kuvanäyttelyistä, video- ja kuvaesityksistä sekä toiminnan esittelystä. Uutena osana on nyt kahtena vuotena ollut Sota-arkiston kunnostamisprojektin esittely, joka ennen kaikkea viime vuonna saavutti yleisön suuren mielenkiinnon. Esillä oli Mäntysuovan mainontaa seitsemän vuosikymmenen ajalta sekä erilaisia käyttöohjeita ja -vinkkejä eri vuosikymmeniltä. Kirjelomakkeiden logot kertoivat osaamisesta myös kuvin. Asiakirjanäyttelyssäkin keskityttiin päivän teeman mukaan kuvaan ja sen muutokseen. Esillä oli eri yritysten kirjelomakkeiden kehitystä 1870-luvulta näihin päiviin. Nähtävillä oli kuinka 1800-luvun puolella vielä rajalliset toteutusmahdollisuudet pitivät kirjelomakkeet hyvin yksinkertaisina. Ulkoasu oli hyvin pelkistetty. Rikkaimmillaan lomakkeiden ulkoasu oli 1900-luvun vaihteessa jolloin painotekniikka antoi tekniset ja kasvava taloudellinen hyvinvointi taloudelliset mahdollisuudet luovuuden toteuttamiseen. Kuvanäyttelyssä esiteltiin yritysarkkitehtuurin muutosta 1800 ja 1900 lukujen vaihteesta 2000 luvulle. Rakentamisessa oli nähtävissä muutos esteettisyydestä karuun käytännöllisyyteen, maustettuna rakennusmateriaalien muutoksella. Ajan kuluessa tiilen on korvannut betoni, teräs ja lasi. Näyttelyssä oli edustettuna niin liike- kuin teollisuusrakentaminenkin. Vuosittain on valittu jokin teema tai asia, joka on nostettu muusta tarjonnasta esille. Tänä vuonna se oli yksittäinen tuote, perisuomalainen Mäntysuopa. Esillä oli Mäntysuovan mainontaa seitsemän vuosikymmenen ajalta sekä erilaisia käyttöohjeita ja -vinkkejä eri vuosikymmeniltä. Oli mielenkiintoista nähdä, että vaikka tuote on pysynyt samana, niin kaikki muu tuotteeseen liittyvä on muuttunut, mukaan lukien valmistaja. Kokoustiloissamme esitimme kolmea ja 1960-luvun yritysfilmiä. Yksi elokuvista oli Mikkelin messuilta 1954, yksi esitteli Osuuskauppa Suur-Savoa 50 ja 60-luvun vaiheilta ja kolmas elokuva esitteli 1970 luvulla toimintansa lopettanutta Grahn Ltd Oy:n toimintaa ja tuotantoa 1960-luvulla. Yhteismitaltaan esitys kesti hieman yli puoli tuntia. Esityksen menestys oli varsin hyvä ja nonstoppia seurasi parhaimmillaan yli parikymmentä katsojaa. Tyhjänä katsomo ei ollut missään vaiheessa ja viimeiset katsojat jouduimme ryhdikkäästi rykimällä painostamaan poistumaan. kuva mukaan tutkijasalissa pyöri keskeytymätön kuvaesitys, jonka perusajatuksena oli esittää puutaloja Mikkelissä vuonna 1970 ja sama osoite vuonna Esityksessä oli kuvaparit 77 osoitteesta ennen ja nyt. Mikkelin puutaloja esittelevä esitys on erimuotoisena ja eri kokoonpanossa ollut ohjelmassa joka vuosi niin kauan kuin Arkistojen päivää on vietetty. Joka vuosi se on todettu olevan mikkeliläisille hyvin läheinen ja suosittu. Luonnollisesti esittelimme myös Elkan toimintaa ja tarkoitusta henkilökohtaisissa keskusteluissa ja innokkaimmat vietiin myös makasiineihin. Kävijätäkynä oli tietysti suomalainen perinne, kahvi- ja mehutarjoilu höystettynä vuodenaikaan sopivilla pipareilla. Lisäksi jokainen kävijä sai mukaansa yhden ilmaisen uusiokäyttö-mapin. Nämä kaupassa 2-3 euroa maksavat muovimapit tekivätkin hyvin kauppansa, vain yksi jäi laatikon pohjalle odottamaan ensi vuotta. Tämä on hyvä tapa tyhjentää mappivarastoja, joiden kasvua normaali myynti ei tahdo Kun näyttelyiden ja esitysten materiaali valitaan sopivasti popularisoiden, on yleisön kiinnostus aitoa ja todellista. pystyä pitämään aisoissa. Kaksiosaisuudestaan huolimatta Arkistojen päivä oli hyvä menestys. Perjantaina olleen Mikpolin yhteistapahtuman kävijämäärää on mahdoton arvioida, koska tapahtuma oli talon muun päivittäisen toiminnan yhteydessä. Paikalla olleiden Elkan edustajien mukaan näyttelyajan aikana näyttelyyn tutustui kymmeniä vieraita. Viikon päästä lauantaina olikin Elkan avoimien ovien päivän vuoro. Avoimien ovien aikaan Tietojohtaminen organisaation kilpailukyvyn ylläpitäjänä Data Management` Helsinki Kaksi ajankohtaista ohjelmalinjaa saman katon alla: DOKUMENTTIEN HALLINTA & TIETOVARASTOINTI Tapahtuman asiantuntijoina mm: > MIKA HANNULA, professori, TAMPEREEN TEKNILLINEN YLIOPISTO > REINO MYLLYMÄKI, Vice President, YIT OYJ GROUP SERVICES > EERO HYVÖNEN, professori, tutkmusjohtaja, TKK & HELSINGIN YLIOPISTO Kaksi workshop-kokonaisuutta : > Tietovarastointi osana tietoarkkitehtuuria Kouluttajana: ARI HOVI, FM, ARI HOVI OY > Dokumenttien hallinnan ratkaisuja ja näkökulmia Kouluttajana: JUHA ANTTILA, toimitusjohtaja, INDUSTRIAL ITC OY , vieraskirjaan kirjoitti nimensä 169 kävijää ja pääsi livahtamaan kirjan ohi parhaimpaan ruuhka-aikaan. Tämän vuotisissa kävijöissä oli huomionarvoista ikärakenteen muutos nuorempaan päin. Kävijöissä oli aiempaa enemmän nuoria aikuisia sekä perheen mukana kulkevia onks pakko - teinejä. Parasta kuitenkin oli, että tämä nuorempi polvi oli kiinnostunut näyttelyistä ja esityksistä. Tällainen vapaamuotoinen, rento tilaisuus tuntuu hyvin lähentävän kaukaiseksi ja ikäväksi koettua arkistomaailmaa tavallisen ihmisen arkipäivään. Kun näyttelyiden ja esitysten materiaali valitaan sopivasti popularisoiden, on yleisön kiinnostus aitoa ja todellista. Ehkä näin voimme rohkaista myös eitieteellisiä käyttäjäryhmiä käyttämään arkistojen palveluja ja siten paremmin lunastamaan paikkaamme työnantajamme eli veronmaksajan ajatuksissa. Yleisöä tutustumassa kuvanäyttelyyn ja Mäntysuopa materiaaliin. Kuvaesityksenä oli lähes perinteeksi muodostunut Mikkelin puutalot -esitys. Päivän teeman Muuttuva > Ilmoittaudu heti! puh. (09) fax (09) ilmoittautumiset@iir.fi 20 21

4 AAY toteuttaa arkistoalan edunvalvontaa Tapio Bragge Arkistopäällikkö Helsingin kaupungin sosiaalivirasto Arkistoalan ammattiyhdistys ry:een kuuluvat ovat pääasiassa kuntien ja valtionhallinnon työskenteleviä henkilöitä. Yhdistyksen yli 300 jäsentä jakaantuvat eri yhteiskunnan sektoreille siten, että valtionhallinnossa työskentelee yli 50 % jäsenistä, kunnallishallinnossa 20 %, seurakunnissa 1 % ja yksityisellä sektorilla 24 %. Jäsenrakenne on suunnannut yhdistyksen toimintaa valtionhallinnossa työskentelevien jäsenten edunvalvontaan. Arkistoalan ammattiyhdistys ry kuuluu Akavan Erityisalat ry:n kautta Akava ry:een, jonka on koulutettujen keskusjärjestö. Kunnallisella sektorilla ja valtionhallinnossa paikallisen tason edunvalvonta toimii Julkisalojen koulutettujen neuvottelujärjestö JUKO ry:n luottamusmiesten välityksellä. He edustavat kaikkia työpaikalla työskenteleviä akavalaisiin järjestöihin kuuluvia henkilöitä. JUKO ry toimii nimensä mukaisesti neuvottelujärjestönä. Se on yhtenä osapuolena esim. silloin kun neuvotellaan kuntien virka- ja työehtosopimuksen hyväksymisestä. Arkistoalan ammattiyhdistys ry tarkoituksena on edistää ja valvoa jäsentensä palkkausta ja työehtoja ammatillisia ja yhteiskunnallisia etuja sekä työpaikkojen sisäisten yhteistyömuotojen kehittämistä. Toimintatapoina ovat jäsenhankinta ja opiskelijatoiminta, edunvalvonta sekä jäsenedut. Edunvalvonta Arkistoalan ammattiyhdistys ry:n toimintana on seuraavanalaista: se tiedottaa jäseniään palkkaukseen liittyvistä asioista ja antaa palkkaukseen liittyvää neuvontaa ja suosituksia. Yhdistys kerää tietoja palkkauksen kehittymisestä ja muutoksista, seuraa työehtojen ja olosuhteiden muutoksia. Yhteistyö Yksittäisen jäsenen kohdalla yhdistys antaa suosituksia ja lausuntoja palkkaus- ja muihin työolosuhteisiin liittyvissä kysymyksissä. niin muiden ammattiyhdistysten kuin arkistoalan yhdistysten kanssa on myös tärkeällä sijalla yhdistyksen toiminnassa. Yksittäisen jäsenen kohdalla yhdistys antaa suosituksia ja lausuntoja palkkaus- ja muihin työolosuhteisiin liittyvissä kysymyksissä. Jäsen saa myös laki- ja palvelussuhdeneuvontaa Akavan Erityisalat ry:n lakimiehiltä. Paikallisten kysymysten ollessa kyseessä puolestaan JUKO ry:n luottamusmiehet auttavat ongelmien selvittämisessä. Arkistoalan ammattilainen Arkistoalan ammattiyhdistys ry on laatinut kuvauksen arkistoalan ammattilaisen tehtäväkuvauksen, jossa on kuvattu arkistoalalla työskentelevän henkilön tehtäviä ja niiden sisältöä. Kuvaus sopii lähtökohdaksi esim. ryhdyttäessä arvioimaan tehtävien vaativuutta. Näitä arvioita laaditaan valtionhallinnossa ja kunnallissektorilla nykyisen palkkausjärjestelmän mukaisesti. Yhdistys on myös kartoittanut arkistoalan erilaisia koulutusvaihtoehtoja. Arkistoalan ammattiyhdistys ry: n jäsenyyteen kuuluu jäsenetuja, joista osan tarjoaa Akavan Erityisalat ry (mm. lakimiespalveluita palkka- ja työsuhdeasioissa sekä perhe- ja perintöoikeusneuvontaa, koulutusta, aluetoimintaa, vakuutuksia, apurahoja). Akavan Erityisalat ry tiedottaa toiminnastaan Yhteenveto-lehdessä, joka jaetaan kaikille liittoon kuuluville jäsenorganisaatioiden jäsenille. Yhdistyksen kotisivuilta ( saa myös tietoja työehtoihin ja palkkaukseen liittyvistä asioista. Jäsenyyteen ja sen ehtoihin liittyvissä asioissa voi sivujen kautta asioida myös sähköisesti. Arkistoalan ammattiyhdistys ry: n omille jäsenilleen tarjoamat edut ovat mm. tilaisuudet, josta tiedotetaan jäsenkirjeissä ja sähköpostilistalla. Yhdistyksellä on vuotuistapahtumia, joissa jäsenet voivat tavata toisiaan. Elokuussa järjestetään Uunisaari tapaaminen ja joulukuussa pikkujoulu. Lisäksi keväisin pidetään vuosikokous, jossa valitaan yhdistyksen hallitus. Kauden puheenjohtajana on toiminut Tommi Lehtonen kansallisesta audiovisuaalisesta arkistosta. Historiaa ja tulevia haasteita Arkistoalan ammattiyhdistys ry on perustettu jo lokakuussa Tuolloin yhdistys toimi lähinnä silloisessa valtionarkistossa ja jäseninä olivat niin työnantajaa edustanut valtionarkistonhoitaja kuin hänen alaisensa. Vasta 1970-luvulla yhdistys muuttui palkansaajia edustavaksi etujärjestöksi. Uudet hallinnan haasteet järjestelmän yhdis-vatyksepalvelun, toiminnassa onko meillä ovat tehtäväluokitusvia asiasisältöjä. Keinona on käyttää e-arkistokoneet ymmärtämään internetissä ole- tulleet ta tai eamsia, tietotekniikan tarvitsisimmeko kenties apuna sisältöjen metatietoja ja yhteisiä käsitteistöjä. Ongelmanahan netis- piiristä sellaisen? kuten koko arkistoalalle. Ammattikuva Toisenlaisen on muuttumas- lähestymistavan doku- ollut toimivien hakukyselyiden muotä tehtävien tiedonhakujen kanssa on sa menttienhallintaan enenevässä määrin tarjosi professori Eero Hyvönen Teknillisen pää- korkea- laatu; onko saatu se tieto esille, mitä toilu ja kyselyihin saatavien tulosten kaksijakoiseksi: tearkistoissa koulun mediatekniikan tai laitos-laitoksearkistoissa Helsingin yliopiston työskentele- tietojenkäsittely- turhia tuloksia, miten tuloksia on voi- ja on haettu, kuinka paljon on tullut ns. viin tieteen sekä laitoksen asianhallinnan semanttisen laskennan tutkimusryhmästä. työtä tekeviin. Semanttinen ymmärrä synonyymejä, tietojen välisiä nut jäsennellä? Kone ei välttämättä piirissä web kuulosti arkistonhoitajan korvissa hyvin tietoja vieraalta Arkistoalan aiheelta, suorassanoja. Kokonaisuuksien hahmotta- yhteyksiä eikä sanamuotoja tai yhdys- Lisää ammattiyhdistys taan pelottavalta, mutta ry:stä erinomaisten minen voi olla vaikeaa, kun sirpaletiedot vyöryvät päälle ja johdattavat saa esimerkkien yhdistyksen avulla kotisivuiltamatkin kuulijat ymmärtämään ainakin herätteli muiden esitelmöijien käyttäjän loputtomaan samoiluun net- Hyvönen sai arim- Arkistoneuvos Markku Nenonen alkeet semanttisen webin ideasta. tapaan dokumenttienhallinnasta tiviidakossa. Helppoa ei ole sisällöntuottajillakaan: tiedot on linkitettävä kiinnostuneita ajattelemaan asiaa laajemmin. Hyvösen esityksen mukaan semanttisen webin tavoitteena on saada tietomään monta kertaa käsityönä, sama työ joudutaan teke- Ylitarkastaja Armi Helenius kertoo yhdistyksen Uunisaaren jäsenillassa arkistolaitoksen koulutuksesta. LAINE DIRECT - DIGITOINTIPALVELUT Arkiston koko ja hallinta kurissa sekä kaikki tieto - uusi ja vanha - lähelläsi. Me Laine Directissä pidämme tiukasti kiinni laadun tunnusmerkeistä, myös aineiston muuttamisessa sähköiseen muotoon. EST Arkistoitavan materiaalin huolellinen esivalmistelu sekä asiakirjojen, piirustusten, kuvien ja muiden dokumenttien skannaaminen, niille räätälöidyillä profiileilla. Kansioiden nimeäminen ja dokumenttien tallentaminen ja lopulta digitoidun aineiston toimittaminen asiakkaalle halutussa muodossa joko suoraan palvelimelle tai tallennettuna toivotuille tallennusmedioille. Skannattujen aineistojen tuhoaminen kaikissa tietoturvaluokissa. puh FAILI nro 14 /

5 TRIANGELI Esimerkilliset RMJ & EKP Records Management Journal (RMJ) on brittiläisen Aslib/The Association for Information Management yhdistyksen yhdessä Emeraldin kanssa julkaisema lehti. Vertaisarvioitu RMJ (myös online-versio) julkaisee tieto- ja asiakirjahallintoa koskevia tutkimustuloksia, tapausesimerkkejä ja innovaatioita sekä kriittisiä kommentteja. EKP taas on Euroopan keskuspankki, Euroopan talous- ja rahaliiton sydän, joka varmistaa euron vakautta rahaliitossa. Yhtäjalkaa euron käyttöönoton kanssa EKP aloitti toimintansa vuonna Hallituksista tai muista viranomaisista täysin riippumaton EKP vastaa euroalueen rahapolitiikasta yhdessä euroalueen kansallisten keskuspankkien kanssa. Viimeisin RMJ (no 3/2008) omistautuu esittelemään 10-vuotiaan EKP:n asiakirjahallinnollista menestystarinaa. RMJ esittelee useimmissa numeroissaan jonkin kriittiseen ja systemaattiseen arviointiin pohjaavan asiakirjahallinnan kehittämiskeissin, onnistuneita ja mikä huomattavaa myös vähemmän onnistuneita ratkaisuja. Jos olet ollut, olet parhaillaan tai tulet olemaan jossain roolissa asiakirjahallinnan uusien käytäntöjen tuottamisessa tai järjestelmien hankinnassa kannattaa tutustua EKP:n tarinaan. Tutkimustietoon nojaavat artikkelit kuvaavat käytäntöjä ja opetuksia, eivät pelkästään hymistele. Digitaaliaikaan syntyneessä EKP:ssa ei jatkettu edeltäjiltä perittyjä traditionaalisia käytäntöjä. Uusi organisaatio lähti tehokkaamman tiedonhallinnan jahtiin, pomojen johdolla (yllättävääkö!). Strategiaan kirjattiin laadukkaan dokumenttienhallinnan periaatteet, asiakirja- ja arkistonhallinnan integrointi, raamittavien hallintavälineiden kuten tehtäviin perustuvan luokituskaavan sekä selkeän, kaikentyyppiset dokumentit kattavan säilytysaikapolitiikan luominen. Arkiston hallintavastuu siirrettiin viestintäyksiköstä päätöksenteon sihteeristölle. Asiakirjojen elinkaarihallinnassa toimii puolikeskitetty malli; liiketoiminta-alueet vastaavat menettelytapaohjeiden mukaan ajankohtaisista asiakirjoistaan, käyttäjät/työntekijät vastaavat asiakirjojen laatimisesta, vastaanottamisesta, asiakirjafailien rakentamisesta sekä epäajankohtaisten failien siirtämisestä keskusarkiston haltuun. Mikä on poikkeuksellista? Kehittämisprojektia toteuttamaan valittiin EKP:n sisältä kuusi eri alojen asiantuntijaa asiakirjahallinnon asiantuntijoiksi, joilla kellään ei ollut aiempaa erityistietämystä, kokemusta tai pätevyyttä asiakirjahallinnassa. Valinta edellytti rekrytoiduilta alan (records management) akateemisen pätevyyden hankkimista. Poikkeuksellista lienee myös johtoryhmän vankka visio pankin asiakirjojen hallinnasta sekä vahva tuki uuden asiakirjahallinnan uran luojille. Monissa organisaatiossa saatetaan kannustaa ja tukea asiakirjahallintahenkilöstön kouluttautumista; mutta tiedossa ei ole muita EKP:n kaltaisia esimerkkejä sisäisen rekrytoinnin kautta ja ohjatusti tuottaa asiakirjahallinnan täsmäosaajia. Rekrytointiratkaisun onnistumisen takeena oli paitsi valittujen yksilöiden korkea motivaatiotaso, myös vahva tiiminsisäinen tuki ja innostava akateeminen ohjaus Northumbrian yliopistossa.. Opinnot ja tutkimus rakentuivat työsidonnaisiin projekteihin. Tutkimuskohteena olivat mm. valitun EDRM-järjestelmän käyttäjien tarpeet, kriittinen tekijä minkä tahansa järjestelmän toteuttamisessa, jotka vain kovin harvoin saadaan onnistuneesti vietyä käytäntöön. Haastattelujen ja havainnoinnin avulla tutkittiin toteuttaako asiakirja- ja dokumenttienhallintajärjestelmän kansiorakenne käyttäjän tarpeita ja preferenssejä ja miten ne puolestaan vastaavat asiakirjahallinnan hyviä käytäntöjä. Asiakirjatietojen säilytysaikatarpeiden lisäksi tutkittiin myös työntekijöiden asenteita tiedon jakamiseen organisaatiossa. Vaikka tiedon saatavuus on yksi asiakirjahallinnan ydinaspekteista sitä on hyvin vähän tutkittu asiakirjahallinnan alueella. Tietoa tiedon jakamisen todellisista käytännöistä ei juurikaan ole. Mitä opittiin? Asiakirjahallinnan linkittäminen suoraan teknologian ja toiminnan tarpeitten väliin on toimiva taktiikka, joka nostaa organisaation muistin informaatiopolitiikan keskiöön. EDRM-järjestelmästä rakentuu vaiheittain, EKP:ssa noin neljässä vuodessa, tyydyttävä kun lähtökohdiksi on hyväksytty järjestelmän käytettävyyden jatkuva parantaminen ja joustavat korjaavien toimenpiteet. Työntekijät omaksuvat uusia tehokkaita tietokäytäntöjä, mutta tiedon jakaminen organisaatiossa on arka asia, johon odotetaan johdon ja organisaation yksiselitteistä tukea. Ja paljon muuta. ABSTRACTS 04/2008 Editor discusses in his leader the importance of DLM Forum for the archiving and records management community and considers that the conference, held once in three years, is very important in presenting the developments done in Europe as well as other countries. Even so, he proposes that the future of archiving will be in international cooperation. There are three other articles about DLM Forum Conference., as the Project Manager with Mikkeli UAS, gives an overview of the conference held in Toulouse on December. He agreed with the leaders of the organisation, that there really is progress in the electronic records management and digital archiving in Europe since the first conference in He also picks up two projects presented in the conference: the German intermediate archive SAM and the open source based preservation system SPAR in the National Library of France. There would have been many more, but the conference had too many parallel sessions even dealing with the same field of interest. Heikki Salmen of insurance company Varma has written a column about the role of public listed and private companies participating in DLM Forum Conference. He wondered why there are no more private enterprises present. He speciallyhas got new ideas from the DIRKS methodology and PROTAGE project. Jaana Kilkki, development director of the Finnish National Archives is asking who is ready for the Moreq2. She was a bit disappointed about the limited new information about the regulation. However she explains the flexibility of the norm and the developments made in Romania and France. She also writes that the National Archives Service in Finland is preparing the chapter zero of Moreq2. In there the validity and usability of the standard and position of the certified systems within the records management field in the Finnish public sector can be explained. The same theme of international approach for records management and archiving includes also the interview of this issue. Editor met the chairman of the executive committee of DLM Forum, Mr. Toivo Jullinen in Toulouse. Mr. Jullinen, who is the director of the development bureau in the Estonian National Archives is sending the message of cooperation for all European actors in the records management branch. He emphasizes that it is always more efficient to do things once properly than 27 times with limited resources. 27 is the current number of member states in the European Union. Toivo Jullinen sees that the strength of DLM Forum is that it is having not only the European National Archives as members but also the private sector in which he includes universities, other research organisations as well as private enterprises and companies. The DLM way to get results has always been voluntary work even when European Commission has funded the basic work of the projects. The next step after Moreq2 as joint operation will be the ingest of the information from the records management systems to the archive or long term preservation. The yearly award of archival action was this time given to the family of Lounela Lönnrot, who has preserved and recently handed over the collections of Elias Lönnrot, the collector and writer of the Finnish national epic Kalevala, and his successors to Finnish literature society archives. By doing so, the heritage is currently open to research and public audience. As a first part of the theme on international activities in records management and archiving, the director of Elka reminds us what is the Section of Business and Labour archives (SBL) in the ICA for. Lakio informs that the SBL board meeting will be next June in Mikkeli followed by a public seminar in Helsinki. The venue of this seminar will be the National Archives of Finland. One target for the seminar is to increase contacts between the Section and Baltic countries. Assistant Professor Pekka Henttonen from the University of Tampere has participated in the 18th Congress of the International Institute for Archival Science which was held in Trieste in last November. The congress represents what he calls professional archival science, i.e. professionals discussing their work, ideas and principles. Actual research organizations were missing and Henttonen was the only speaker from a university. His paper was about media selection theories and their influence on archival appraisal. Most congress participants where from neighbouring countries of Italy and Slovania, but in addition there were delegates from Israel, Canada and the United States. The presentations showed among other things that EAD and ICA s description rules are now the main stream of archival description. Finnish strategy of creating national rules and technical solutions is an exception. Project Coordinator Marina Lindgren of the Social Insurance Institution of Finland (Kela), updates readers about the status of the National Digital Archive of Medical Records and eprescription project. The eprescription will start next year and will be completed by 2011 when also the Archive will be operational

6 Löydä tieto ympäriltäsi Affecto kehittää ja markkinoi ohjelmistoja sähköiseen asianhallintaan: tiedon talteen ottamiseen, asiankäsittelyyn, dokumenttien hallintaan ja tietojen varastointiin. Ratkaisumme tehostavat asioiden, dokumenttien, asiakirjojen ja websisällön elinkaaren hallintaa koko organisaatiossa. Ota yhteyttä, kerromme mielellämme lisää. Ray Byman, puh , Affecto Finland Oy / Atomitie 2 / Helsinki / puh / info@affecto.com / 32