Stress Management Activities Leonardo da Vinci Project. Roolipeli. Yritys: STRESSMAN LTD

Transkriptio

1 Roolipeli Yritys: STRESSMAN LTD Johdanto - säännöt: Stressman Ltd on on vaatetusalalla toimiva perheyhtiö. Yritys valmistaa miesten asusteita aina vapaa-ajan asuista juhlapukuihin. Yrityksessä työskentelee tällä hetkellä 37 työntekijää. Näistä yhdeksän on toimihenkilöitä (toimitusjohtaja, varatoimitusjohtaja markkinointipäällikkö, laatupäällikkö, tuotantopäällikkö ja neljä suunnittelijaa). Kaikki loput henkilöt ovat työskentelevät tuotannon tehtävissä. Yrityksen taloushallinto, kiinteistönhuolto ja kunnossapito ovat ulkoistettuja toimintoja. Yritys on perustettu vuonna Yrityksen perustaja on nyt siirtymässä eläkkeelle ja yrityksessä on meneillään sukupolven vaihdos. Omistajan poika on jatkamassa yrityksen toimitusjohtajana ja omistajana. Viimeisten kuukausien aikana on havaittu, että useat yrityksen työntekijöistä kärsivät työstä johtuvasta stressistä. Yrityksen toimitusjohtaja on keskustellut ulkopuolisen asiantuntijan kanssa. Tässä vaiheessa toimitusjohtaja kuitenkin haluaa yrittää ratkaista yrityksen työstressistä johtuvat ongelmat ilman ulkopuolista apua. Tästä syystä hän on päättänyt koota yrityksensä henkilöstöstä työryhmän, jonka tehtävänä on tunnistaa työstressin aiheuttajat, arvioida niiden vakavuutta ja laatia yritykselle toimintasuunnitelma tilanteen korjaamiseksi. Tässä työssä työryhmällä on käytössä ulkopuoliselta asiantuntijalta saatuja työkaluja. Roolipeliin osallistuu 6 10 henkilöä. Ohjaaja jakaa roolit osallistujille. Työryhmän tehtävänä on suorittaa työstressiä aiheuttavien tekijöiden tunnistaminen, tekijöiden merkittävyyden arviointi sekä päättää toimenpiteistä ja laatia toimintasuunnitelma tilanteen korjaamiseksi. Peli päättyy, kun annetut tehtävät on suoritettu.

2 Tilannekuvaus: Stressman Ltd Perustettu: 1960 Yhtiömuoto: Osakeyhtiö, kaikki osakkeet yhden perheen hallussa. Liikeidea: Stressman Ltd valmistaa miesten asusteista vapaa-ajan asuista juhlapukuihin korkealla ammattitaidolla muodin trendejä seuraten, mutta kuitenkin kustannustehokkaasti Henkilöstön määrä: Yrityksessä on 37 työntekijää, joista 9 toimihenkilöitä ja 28 tuotannon työntekijää. Markkinointipäällikkönä toimii toimitusjohtajan vaimo, joka omistaa 25 % osakkeista. Perheen lapsista kaksi työskentelee yrityksen palveluksessa, yksi suunnittelijana ja toinen varatoimitusjohtajana. Ajankohtaista yrityksessä: - toimitusjohtaja on jäämässä eläkkeelle - päätöstä tulevasta toimitusjohtajasta ei ole tehty, todennäköisesti jompikumpi toimitusjohtajan pojista nimitetään uudeksi toimitusjohtajaksi - yrityksen kasvu - kansainvälistyminen ja uusien markkinoiden valtaaminen Yrityksessä on tapahtunut useita merkittäviä muutoksia viimeisten viiden vuoden aikana. Aikaisemmin vain kotimaan markkinoilla toiminut yritys on aloittanut viennin Euroopan muihin maihin, henkilöstön määrä on lisääntynyt kymmenellä työntekijällä ja liikevaihtokin on kasvanut merkittävästi. Samanaikaisesti viennin käynnistymisen kanssa yrityksen koko tuotannon teknologia uusittiin. Uudistuksessa mm. koko tuotannonohjaus siirtyi yrityksen intranet-verkkoon. ATK-koulutukseen ovat osallistuneet markkinointipäällikkö, yksi suunnittelija ja varatoimitusjohtaja. Henkilöstö aiotaan kouluttaa uudistuksiin joskus tulevaisuudessa. Juuri nyt ei toimitusjohtajan mukaan ole aikaa järjestää koulutusta. Viennin käynnistyminen on saanut aikaan sen, että tilausten määrä on lisääntynyt ja tällä hetkellä yrityksen koko kapasiteetti on

3 käytössä. Kiireiset toimitusaikataulut ovat saaneet aikaan sen, että henkilöstö tekee runsaasti ylitöitä. Yrityksen johdon ja henkilöstön välillä ei ole olemassa selkeää sopimista ylityön tekemisestä. Osa työntekijöistä on siinä käsityksessä, että kertyneet ylityöt voi pitää vapaana myöhemmin sopivana ajankohtana, osa taas odottaa välitöntä korvausta palkkana. Tilanne on johtanut välien kiristymiseen yrityksen johdon ja henkilöstön välillä. Varatoimitusjohtaja, nykyisen toimitusjohtajan poika, edellyttää kaikkien työntekijöiden osallistuvat ylitöiden tekemiseen. Perhe ei ole syy kieltäytyä ylitöistä hän kommentoi. Varatoimitusjohtajan tapa esittää asioita tuntuu ainakin työyhteisön naisista hieman pelottavalta. Kiire on johtanut siihen, että viimeisten kuukausien aikana yrityksessä on esiintynyt huolestuttavan paljon laatupoikkeamia. Kuukausi sitten suuri erä miesten housuja palautettiin Ranskasta, koska jokaisessa toimitetussa kappaleessa oli virhe. Palautuksen johdosta yritys joutui korvaamaan laatuvirheistä syntyneet vahingot asiakkaalle. Työilmapiiri on kiristynyt ja kukaan ei enää uskalla tuoda ilmi syntyneitä virheitä. Työntekijät vahtivat toistensa tekemisiä ja rangaistuksen pelossa piilottavat omia virheitään. Työtapaturmien määrä on lähes kaksinkertaistunut viimeisen vuoden aikana. Sama havainto koskee sairauspoissaoloja. Tuotantotiloissa on useita paikkoja, joissa selkeästi on kohonnut tapaturmariski. Yrityksen toimitusjohtaja alkaa olla huolissaan tilanteesta. Sen lisäksi, että asiakkaat ovat valittaneet, työntekijöiden välit ovat kiristyneet ja työilmapiiri on havaittavasti heikentynyt. Tapaturma- ja sairauspoissaolokustannukset alkavat jo rasittaa yrityksen taloutta. Toimitusjohtaja haluaa jättää pojalleen sekä taloudellisesti että henkisesti hyvinvoivan yrityksen ja ilman väliintuloa se tuntuu mahdottomalta tehtävältä.

4 Roolit - tehtävät: Toimitusjohtaja Paul Pettersen: Toimitusjohtaja on 60-vuotias ja toiminut yrittäjänä lähes koko ikänsä. Luonteeltaan hän on hyvin itsepäinen ja on halunnut aina tehdä kaikki tärkeät päätökset itse. Toimitusjohtaja nauttii naisvaltaisen työyhteisön johtamisesta ja tiettävästi hänellä on parhaillaankin suhde erään nuoren ompelijattaren kanssa. Markkinointipäällikkö Brit Pettersen: Markkinointipäällikkö on toimitusjohtajan tätä 10 vuotta nuorempi vaimo. Rouva Pettersen luopui lupaavasta urasta yliopistossa työskennelläkseen miehensä yrityksessä. Suunnittelija Petter Pettersen: 30-vuotias vaatesuunnittelija, joka on aina työskennellyt perheyrityksessä. Luonteeltaan hän on luova ja äkkipikainen. Hän joutuu usein riitoihin etenkin nuoremman veljensä kanssa. Varatoimitusjohtaja Ben Pettersen: 29-vuotiaalla Benillä on kauppatieteellinen koulutus ja hän on toiminut yrityksen varatoimitusjohtajana heti koulusta valmistumisensa jälkeen. Ben kilpailee suosiosta vanhemman veljen kanssa ja usein hän sekoittaa veljesten välisiin riitoihin myös yrityksen muita työntekijöitä. Sihteeri Sibylla Stenman: Sihteeri Stenman on 57-vuotias johtajan sihteeri, joka on työskennellyt yrityksessä sen perustamisesta lähtien. Toimitusjohtajan oikea käsi, joka tietää kaikesta kaiken ja muistaa koko yrityksen historian. Tuotantopäällikkö Karl Ketter: Tuotantopäällikkö on 40-vuotias insinööri. Hänen mielestään kaikille asioille on olemassa ratkaisu ja toimiikin usein välittäjän roolissa yrityksessä eri henkilöiden välillä ristiriitatilanteissa. Karl on henkilö, johon kaikki luottavat ja jolle kaikki kertovat murheensa.

5 Työntekijä Anna West: Anna West on 55-vuotias ompelija, joka toimii aktiivisesti ammattiyhdistyksessä ollen työpaikkansa luottamusmies. Anna on omaksunut tiukan linjan työehtosopimusten soveltamisessa ja on periksi antamaton neuvottelukumppani. Anna kärsii työyhteisössä hieman luottamuspulasta ja tämä vaikeuttaa hänen toimimistaan luottamusmiehenä. Työntekijä Eeva Elberg: Eeva on 20-vuotias juuri koulusta valmistunut ompelija, jolla on paljon ideoita, joita hän haluaisi toteuttaa. Eeva ja Anna eivät oikein tule toimeen keskenään johtuen suuresta ikäerosta, eroista työskentelytavoissa ja tavasta tarkastella asioita. Työntekijä Werner Wilen: Werner on 55-vuotias vaatturi, joka on jo vuosia tuntenut vetovoimaa toimitusjohtajan vaimoon. Werner on huolellinen työntekijä ja hänellä on taipumusta analysoida työyhteisössä tapahtuvia asioita kovin syvällisesti. Werner pyrkii tukemaan Annaa tämän luottamusmiestehtävässään. Työntekijä Wilhelm Wood: Wilhelm on 34-vuotias ompelija. Hän on ollut yrityksen palveluksessa vasta muutaman kuukauden. Edellisestä työpaikastaan Wilhelm lähti huonon ilmapiirin vuoksi. Wilhelm tietää, millaista on kärsiä työstressistä ja työuupumuksesta. Wilhelm esittää aktiivisesti ajatuksia tilanteen korjaamiseksi Stressman Ltd:ssä. Työkalut: - Työperäisten stressitekijöiden arviointi - Työperäisten stressitekijöiden ennakointi - Aivoriihi - Priorisointi - Toimintasuunnitelma

6 Työperäisten stressitekijöiden arviointi 0 = ei stressiä, 1 = jonkin verran stressiä, 2 = paljon stressiä, 3 = erittäin paljon stressiä pisteet Työ on haastavaa ja tärkeää Työlle on asetettu selkeät tavoitteet Työtehtävät ovat mielenkiintoisia Työ sisältää riittävästi vaihtelua Ennimmäkeen työn kuorimitus on sopiva Tehtävien suorittamiseen on riittävästi aikaa Työvuorot ovat hyvin suunniteltuja Aikataulut ovat joustavia Henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon Työyhteisössä on riittävä kontrolli (ei työntekijöiden kyttäämistä) Työstä saadaan oikeudenmukaista palautetta Palkka on oikeudenmukaisessa suhteessa työhön Työntekijöillä on riittävät tiedot ja taidot työn suorittamiseen Työntekijät tietävät tehtävänsä Suhteet työpaikalla ovat hyvässä kunnossa Työpisteet ovat turvallisia ja missään työpisteessä ei ole pelottelua tai painostusta Johtajat johtavat työtä ja työntekijöitä hyvin

7 Vuorovaikutus ja keskustelu on avointa Työntekijät saavat välittömästi tietoa työhön liittyvistä muutoksista Työilmapiiri on hyvä Työskentely olosuhteet ovat hyvät Työntekijöille tarjotaan riittävästi koulutusta Työntekijät voivat vaikuttaa siihen, mitten työ suoritetaan Aloitteita ja innovaatioita käytetään aktiivisesti työn kehittämiseen Työntekijöillä on mahdollisuus edetä urallaan Muita huomioita: pisteet

8 RISKIEN ENNAKOINTI Toiminto/prosessi/ organisaatio Stressistä johtuva riskit Mitä riskin eliminoimiseksi voidaan tehdä?

9 Aivoriihi Miksi käytetään? Jotta ryhmä voisi yhteisellä menetelmällä luoda ja tehokkaasti tuottaa paljon ideoita ilman, että prosessiin liittyy kritiikkiä tai arvostelua. Se rohkaiseen avoimeen ajatteluun kun ihmiset/tiimit ovat jääneet kiinne samaan vanhaan tapaan ajatella asioista. saa kaikki tiimin jäsenet osallistumaan ja innostumaan, minkä johdosta voidaan välttää, etteivät vain muutamat ihmiset dominoi ryhmää saa tiimin jäsenet hyödyntämään toistensa luovuutta samalla keskittyen yhteisen tavoitteen saavuttamiseen Miten toimia? Aseta aivoriihikysymys kaikkien tiimin jäsenten nähtäväksi - varmista, että kaikki ymmärtävät kysymyksen, asian tai ongelman Jokainen ryhmän jäsen ideoi ja kirjoittaa ideansa paperille (yksi idea per paperi) Pidä ideointiaika suhteellisen lyhyeänä (5:stä 20 minuuttiin) Aseta ideat kaikkien nähtäville Käy läpi ideat selkiinnyttääksesi niitä ja poistaaksesi päällekkäisyydet (poista vain täysin samankaltaiset ideat)

10 Priorisointi Miksi käytetään? Se on systemaattinen lähestymistapa vertailtaessa ja laitettaessa järjestykseen erilaisia vaihtoehtoja valitsemalla, painottamalla tai soveltamalla eri kriteereitä Se nostaa esiin pohjimmaiset erimielisyydet niin, että ne voidaan ratkaista heti alussa pakottaa tiimin keskittymään siihen, mitä kannattaa tehdä ja lisää siten mahdollisuuksia toteutuksen onnistumiseen nostaa esiin ja karsii taka-ajatuksia sekä ei toivottavia tarkoitusperiä estää valitsemasta yksittäisten henkilöiden lempiprojekteja Miten toimia? Valitse ideat (tai toiminnot) Kirjoita ideat (tai toiminnot) taulukkoon Vertailkaa ideoita kolmesta eri näkökumasta ja pyrkikää löytämään konsensus tiimin sisällä Sarake 1: Tärkeys. Asettakaa ideat (tai toiminnot) järjestykseen siten, asetatte ensimmäiseksi mielestänne kaikista tärkeimmän idean, toiseksi toiseksi tärkeommän ja niin edelleen kunnes kaikki ideat (tai toiminnot) on asetettu järjestykseen. Sarake 2: Vaikuttavuus. Arvioikaa ideoita (tai toimintoja) ja laittakaa ne järjestykseen sen mukaan, kuinka laajaa niiden vaikutus on työyhteisössä. Ensimmäiseksi tulee se, joka vaikuttaa kaikista laajimmin,

11 toiseksi se, joka vaikuttaa toiseksi laajimmin ja niin edelleen kunnes kaikki vaihtoehdot ovat järjestyksessä. Sarake 3: Vaikuttamismahdollisuus. Arvioikaa ideoita (tai vaihtoehtoja). Se, johon on helpointa vaikuttaa, tulee ensimmäiseksi. Toiseksi tulee se, johon on toiseksi helpointa vaikuttaa ja niin edelleen kunnes kaikki vaihtoehdot ovat järjestyksessä. Suorita kertolasku: Tärkeys X Vaikuttavuus X Vaikuttamismahdollisuus =? Tämän jälkeen ideat (tai toiminnot) ovat järjestyksessä. Pienimmän tulon saanut idea (tai toiminto) on ensimmäinen, toisena on toiseksi pienimmän tulon saanut jne. Idea/Toiminto Tärkeys Vaikuttavuus Vaikuttamismahdollisuus 1. Yhteensä

12 TOIMINTASUUNNITELMA Mitä tehdään? Milloin tehdään? Kuka vastaa?