Hankintastrategia uudelle potilaskertomusjärjestelmälle

Transkriptio

1 Hankintastrategia uudelle potilaskertomusjärjestelmälle

2 Sisällysluettelo 1. Johdanto ja taustat 2. Hankkeen tavoitteet 3. Hankintastrategiaan liittyvät keskeiset linjaukset 4. Hankinnan osakokonaisuudet 5. Toimittajilta edellytettävät ominaisuudet 6. Toimittajien roolit 7. Hankittavat kokonaisuudet 8. Hankintamenettely: neuvottelumenettely 9. Hankintojen ohjausmalli 10. Hankintaprosessin tehtävät ja alustava aikataulu 11. Alustavat työmääräarviot 2

3 1. Johdanto ja tausta Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiön (YTHS) potilaskertomusjärjestelmä on elinkaarensa loppuvaiheessa, järjestelmä ei pysty enää vastaamaan lainsäädännön vaatimuksiin ja toiminnan tuleviin tarpeisiin. YTHS on lähdössä uusimaan potilaskertomusjärjestelmäänsä, asiasta on keskusteltu alustavasti suurimman rahoittajan, Kelan kanssa. Alustava tavoiteaikataulu on, että uusi järjestelmä olisi käytössä vuonna Tässä dokumentissa kuvataan YTHS:n hankintastrategia joka määrittelee keskeiset tavoitteet, periaatteet ja aikataulun koko hankinnan elinkaaren ajalta. Hankintastrategian tavoitteena on: Varmistaa toiminnan tarvetta vastaavan järjestelmän hankinta Toimittajariippumattomuuden ja toimittajien ohjattavuuden varmistaminen Varmistaa tehokas hankintaprosessi Huolehtia aikataulujen pitävyydestä Huolehtia hankkeen riskien huomioimisesta Huomioida koko hankkeen elinkaari Varmistaa kustannustehokkuuden säilyminen Hankintastrategia on laadittu marraskuussa

4 2. Hankkeen tavoitteet 1/3 Tavoite Alatavoitteet Esimerkkimittarit Tuottavuuden lisääminen palveluiden ja toiminnan yhtenäistämisen ja kehittämisen kautta Toiminnan ohjauksen avulla varmistetaan potilaille pääsy hoitoon säädetyissä aikarajoissa Hankittava järjestelmä mahdollistaa tuottavuuden lisäämisen toiminnan ohjauksen tehostamisen ja toimintatapojen yhtenäistämisen kautta. Toiminnan ohjaus on oikeudenmukaista ja varmistaa oikean resursoinnin oikeassa paikassa. Toiminnan ohjauksen on tuotettava parempi ymmärrys potilassegmenteistä ja heidän käyttämistään palvelutuotteista, jotta pystytään paikallistamaan resursseja sitovat potilassegmentit. Yhdenmukaisilla hoitoprosesseilla pyritään varmistamaan että potilas saa samankaltaista hoitoa joka paikassa ja prosessit tukevat päätöksentekoa. Prosesseilla pyritään myös osallistamaan potilasta sähköisin palveluin, esimerkiksi itsehoitopalvelujen kautta. Järjestelmä mahdollistaa potilaan osallistumisen myös vastaanottotilanteessa. Hallinnollisia kustannuksia vähennetään sähköistämällä mm. esitietojen täyttöä. Poikkeamat toimintatavoissa Potilaan osallistumisaste Sähköisten palveluiden määrä 4

5 2. Hankkeen tavoitteet 2/3 Tavoite Alatavoitteet Esimerkkimittarit Innovatiivinen toiminnan kehitys ja kustannussäästöt avointen rajapintojen kautta Päivittäisen toiminnan tehostaminen käytettävyyden avulla Avoimet rajapinnat mahdollistavat uusien innovatiivisten palveluiden kehittämisen Hankittava järjestelmä on ongelmattomasti laajennettavissa ja integroitavissa tarpeiden mukaan Hankittava järjestelmää pystytään muokkaamaan organisaatiomuutosten myötä Järjestelmä mahdollistaa myös terveydenhuollon ammattilaiskortin käyttämisen (organisaatio-riippumaton kertakirjautumisjärjestelmä) Hankittava järjestelmäkokonaisuus on käyttäjän näkökulmasta yhtenäinen ja kattaa mahdollisimman laajasti eri toiminnallisuudet. Hankittava järjestelmä on käyttäjäystävällinen, helppo oppia, selkeä ja roolipohjainen Toteutettujen kehittämishankkeiden tuottavuus verrattuna toteutuneisiin kustannuksiin Käytettävyyden arvosana Suorituskyky Integroitujen järjestelmien määrä Integrointien kustannukset, aika ja työmäärä 5

6 2. Hankkeen tavoitteet 3/3 Tavoite Alatavoitteet Esimerkkimittarit Lain-säädännön velvoitteiden toteutuminen YTHS:n erityispiirteiden huomioiminen Lain asettamien vaatimusten täyttäminen sekä lakimuutoksiin reagoiminen (esim. AvoHilmo, ereseptija KanTa hankkeet, Kelan lomakkeiden integroiminen järjestelmään) Kansallisten ja muiden tietoturva- ja tietosuojaperiaatteiden noudattaminen YTHS:n toiminta eroaa perusterveydenhuollon ja työterveyshuollon toiminnasta. Tulevan järjestelmän on huomioitava YTHS:n erityispiirteet kuten se, että opiskeluterveydenhuolto muodostaa kokonaisuuden, johon kuuluvat niin terveystarkastukset (Sähköinen terveyskysely) ja opiskeluympäristön terveellisyydestä ja turvallisuudesta huolehtiminen (oppilaitosselvitykset) kuin myös yhteisöllinen ja muu terveydenedistäminen (YTHS:n terveydenedistämismalli), kohtaa tarkennetaan hankkeen edetessä Poikkeamat lain vaatimuksista 6

7 3. Hankintastrategiaan liittyvät keskeiset linjaukset 1/2 Linjaus Kuvaus Vahva hankehallinta Kumppanuuksien rakentaminen Hankehallinta on hankkeen onnistumisen kannalta keskeistä ja sen omistajuus kuten taloudellisten sitoumusten solmiminen pidetään YTHS:llä. Omien soveltuvien resurssien vähäisyyden vuoksi hankehallinnassa on kuitenkin tarve ulkopuoliselle kumppanille joka ei ole sidoksissa toimittajiin. Onnistunut hankehallinta vaatii selkeät roolit, työnjaot ja vastuut toimijoiden kesken. Tavoitteena on rakentaa keskeisistä toimittajasuhteista kumppanuuksia jotka perustuvat läheiseen pitkäjänteiseen yhteistyöhön Järjestelmän elinkaaren huomioiminen Hankinnoissa tulee huomioida koko järjestelmän elinkaari mukaan lukien kustannukset ja toimittajariskien hallinta. YTHS:n tulee päästä vaikuttamaan valittavan järjestelmän kehittämiseen sen koko elinkaaren ajan. 7

8 3. Hankintastrategiaan liittyvät keskeiset linjaukset 2/2 Linjaus Kuvaus Kustannusten ja palvelutasojen kontrollointi Hankintavaiheen aikana määritellään tavoiteltavat palvelutasot toimittajille sekä toimitus- että ylläpitovaiheeseen. Maksupostit ovat sidottuja työn toteutumiseen. Hinnoittelun tulee olla avointa, läpinäkyvää ja ennakoivaa sekä mahdollistettava kustannustehokas käyttäjämäärän lisääminen mahdollisen AMK-laajentumisen myötä. YTHS:n arvojen toteutuminen Hankintojen ja hankkeen toiminnan on noudatettava YTHS:n arvoja ja strategiaa muun muassa kestävän kehityksen ja opiskelijalähtöisyyden osalta Arvoja koskevia linjauksia täsmennetään hankkeen edetessä 8

9 4. Hankinnan osakokonaisuudet Hankinta käynnistetään mahdollisimman laajalla kokonaisuudella, ja hankintamenettelyn aikana tarkennetaan ensi vaiheen hankinnan kohdealue pienempään ns. ydinkokonaisuuteen. Kokonaisuutta täydentävät osat hankitaan lisähankintoina ja tarvittaessa kilpailutetaan erikseen myöhemmin. Ydintoiminnot Yleisterveys Mielenterveys Suun terveys Yhteisöterveys/terveydenedistäminen Fysioterapia Puheterapia Ravitsemusterapia Kuvantaminen Laboratorio Viestintä Itsehoidon mahdollistaminen Yhteiset toiminnallisuudet Asiakas- ja potilastietokanta Riskitiedot Suostumusten ja kieltojen hallinta Käytön lokitiedot Sähköinen resepti Asiakkaan ja potilaan palveluportaali Asiakas- ja potilaskertomus Lääkityksen hallinta Määräykset Lähetteet Herätteet ja hälytykset Kliinisen päätöksenteon tuki Hoito- ja toimintaprotokollat Työajan suunnittelu ja seuranta Ajanvaraus Puhelinneuvonta Verkkoneuvonta Itsehoitopalvelut Hoitomaksujen hallinta Apuvälineiden seuranta Tekniset ylläpitotoiminnallisuudet 9

10 5. Toimittajilta edellytettävät ominaisuudet Toimittajan toimintavarmuuden varmistamiseksi järjestelmätoimittajalta edellytetään riittävää kokoa ja kokemusta vastaavien hankintojen toteuttamisesta. Toimittajalla tulee olla esittää vastaavia referenssejä myös YTHS:ää suuremmilta toimijoilta. Kokonaisvastuullisella toimittajalla tulee olla tarvittavat resurssit ja kyvykkyydet toimittaa uusi järjestelmäkokonaisuus kaikilta osin valmiina käyttöön otettavaksi Toimittajalta vaaditaan vahvaa hankkeen- ja projektinhallinnan osaamista sekä kyky osoittaa osaaminen jo hankintavaiheessa esim. riskienhallintasuunnitelman avulla. Kaikilta toimittajilta edellytetään kykyä ja sitoutumista toimia monitoimittajaympäristössä ja osallistua kolmansien osapuolien kanssa erilaisiin tehtäviin. Toimittajilta odotetaan osaamista paikallisista toimintatavoista ja palvelu tulee asiakasrajapinnassa toimittaa suomen kielellä. Myös sopimukset tulee tehdä suomen kielellä. Tekninen dokumentaatio tuotetaan kuitenkin englanniksi. 10

11 6. Toimittajien roolit Hankekonsultti Tilaajan hankintaprosesseja, hankkeen työmenetelmiä sekä hanketoimiston ja hankkeen käytännön työtä tukeva toimija. Tuotetoimittaja Varsinaisen ratkaisun ja siihen mahdollisesti tehtävien räätälöintien toteuttaja. Integraattori(t) Päävastuullinen toimittaja, joka vastaa tuotteen sovittamisesta asiakkaan ympäristöön. Voi olla sama toimittaja kuin tuotetoimittaja. Käyttöpalvelutoimittaja (Optio) Ylläpitää teknistä ympäristöä mukaan lukien mm. laitteet, varusohjelmistot sekä niihin liittyvät tukipalvelut 11 Muut toimittajat (Optio) Liitännäisten rinnakkaisprojektien toimittajat ja/tai integroitavien järjestelmien toimittajat. Lisäksi mahdolliset hankinnan aikana erikseen kilpailutettavat ratkaisukokonaisuutta täydentävät osat. Ylläpito (Optio) Toteuttaa ylläpitopalveluita joko osakokonaisuuksille tai kokonaisuudelle 11

12 7. Hankittavat kokonaisuudet 1. Hankekonsultti Kilpailutetaan YTHS:n toimintaa tukeva hankekonsultti jonka vastuulla on Hankkeen ohjauksen ja hallinnan tukeminen Kilpailutusten tukeminen Toiminnallisen muutoksen tukeminen 4. Käyttöpalvelu Päävastuullinen toimittaja voi optiona vastata käyttöpalvelusta, tai tarvittaessa voidaan kilpailuttaa erillinen käyttöpalvelutoimittaja ylläpitämään teknistä ympäristöä Hankkeen eteneminen 2. Päävastuullinen toimittaja Suunnitteluvaiheen perusteella kilpailutetaan tarpeita parhaiten vastaava ratkaisu ja siihen tehtävät räätälöinnit ja integroinnit Optiona tuki ja ylläpito sekä käyttöpalvelu 3. Täydentävät hankinnat Hankkeen aikana havaittujen tarpeellisten täydentävien hankintojen kilpailuttaminen 5. Ylläpito ja tuki Mikäli päävastuullisen toimittajan tuki- ja ylläpitooptiota ei haluta käyttää voidaan tuki ja ylläpito kilpailuttaa myöhemmässä vaiheessa 12

13 8. Hankintamenettely: Neuvottelumenettely Hankintamenettelynä päävastuullisen toimittajan osalta käytetään neuvottelumenettelyä Hankinnan kohdalla on monimutkaisuuden ja laajuuden vuoksi perusteet ja syytä käyttää neuvottelumenettelyä. Potilastietojärjestelmähankinnan luonne ja riskit eivät mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua ja tarpeen sekä tarjottavan ratkaisun määrittely puoltavat toimittajien kanssa käytäviä neuvotteluja. Markkinoiden kartoitus Esiselvitys, vaatimusmäärittely Tekninen vuoropuhelu toimittajien kanssa Hankintailmoitus (ennakkoilmoitus) Osallistujien karsinta Neuvottelukutsu (alustava tarjouspyyntö) Neuvottelut hankinnasta I Neuvottelut hankinnasta II Neuvottelut hankinnasta III Lopullisten tarjousten pyytäminen Lopulliset tarjoukset / vahvistukset Tarjouspyynnön mukaisuuden vahvistaminen Vertailu Jatkoneuvottelu parhaasta tarjouksesta Hankintapäätös ja tiedoksianto Hankintasopimus 13

14 9. Ohjausmalli / hankintojen päätöksenteko Toimija Kuvaus Hankintaryhmä Hankepäällikkö Ohjausryhmän pj. Hankeohjausryhmä Toimitusjohtaja Hankintaryhmä vastaa hankintojen kokonaissuunnittelusta ja hankintaprojektien hallinnoinnista. Hankintaryhmä katselmoi ja hyväksyy hankintailmoitukset sekä tarjouspyynnöt ja vastaa hankintamuistion esittelystä hankinnasta päättävälle taholle. Lisäksi hankintaryhmä on päävastuussa sopimuksen laadinnasta Hankepäällikkö vetää tarjouspyynnön valmistelua hankintaryhmän kanssa ja tekee päätösesitykset hankeohjausryhmälle Vastaa hankkeen omistajaohjauksesta yhdessä ohjausryhmän kanssa Hankkeen ohjauksen ja toimittajavalintojen päävastuullinen Katselmoi, hyväksyy ja on vastuussa hankintapäätöksen tekemisestä hankintaryhmän esityksen perusteella. Osallistuu hankeohjausryhmän työhön ja vastaa hankintasopimusten allekirjoituksesta Hallitus Vahvistaa hankkeen ja hankintojen reunaehdot ja budjetin Hankinnan laajuudesta riippuen hankeohjausryhmä / toimitusjohtaja hakee tarvittaessa hyväksynnän hallitukselta. 14

15 Roolit ja organisointi Valmistelu ja hankinta Toteutus Osaaminen / Rooli Osallistumisaste YTHS Hankekonsultti YTHS Hankekonsultti Hankkeen omistaja / Ohjausryhmä V T V T Hankepäällikkö V T V T Osakokonaisuuksien projektipäälliköt - T V T V Osakokonaisuuksien asiantuntijat (tekninen, toiminnallinen, juridinen ym.) Hankekoordinaattori / hankesihteeri (esim. hankeseuranta) - V T V T - T V T V Toiminnallisen vaatimusmäärittelyn vetäjät ja dokumentoijat - (ajoittain) T V T V Toiminnalliset substanssiosaajat V V Hankearkkitehti / ICT-ympäristön asiantuntija V T V T Integraatioiden ja ratkaisujen tekninen asiantuntija V T V T Toimintamallin suunnittelija / Muutosjohtaja V T V T Viestintävastaava V T V T Referenssiryhmäläiset V V 5-20% / noin puoliaikainen / päätoiminen V = Vastaa; T = Tukee 15

16 Tehtävät Valmistelu- ja kilpailutusvaihe Tehtäväkokonaisuus YTHS Hankekonsultti Hankkeen organisointi ja käynnistäminen V T Hankkeen johtaminen V T Hankesuunnittelu Hankesuunnitelman laatiminen (organisointi, työsuunnitelma, tehtävät ja lopputuotteet) Kustannus-hyötyarvion laatiminen Riskianalyysin laatiminen V/T V/T Hankkeen hallinta ja seuranta T V Sidosryhmäyhteistyö V Viestintä (mahdollisesti yhteistyössä viestintätoimiston kanssa) V/T T Tietopyynnön, hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön laatiminen T V Osallistumishakemusten ja tarjousten arviointi V T Sopimusneuvottelut V T Juridisen dokumentaation (sopimukset ym.) valmistelu V T Tietopyyntö- ja hankintaprosessin suunnittelu ja läpivienti T V Nykytilan ja tavoitetilan kuvausten laatiminen toiminnan osalta V T Nykytilan ja tavoitetilan kuvausten laatiminen ICT-ympäristön osalta V T V = Vastaa; T = Tukee 16

17 Tehtävät Toteutusvaihe Tehtäväkokonaisuus YTHS Hankekonsultti Toteuttaja Hankkeen johtaminen V T Hankkeen hallinta ja seuranta (suunnitelma, kustannukset ja hyödyt, riskit ym.) Sidosryhmäyhteistyö V/T V V/T Toimittajaohjaus V T Juridinen tuki V T Teknisen arkkitehtuurin ja ICT-ympäristön kehittäminen V T T Toimintamallin kehittäminen V T Muutosjohtaminen V T Viestintä V T Koulutus ja ohjeistus V T T Tekninen toteutus V Järjestelmätestaus T T V Hyväksymistestaus V T Konversiot ja vanhojen järjestelmien alasajo V/T T V/T V = Vastaa; T = Tukee 17

18 10. Hankinnan keskeiset tehtävät ja aikataulu Hanketoimiston perustaminen ja toimintamallin luominen Hankekonsultin kilpailuttaminen Alustavien toiminnallisten vaatimusten kokoaminen kaikille palvelun osa-alueille Tietopyyntö / Tekninen dialogi Vaatimusmäärittelyn tarkennus Järjestelmäkartoitukset ja integraatiovaatimusten selvittäminen Hankintailmoituksen valmistelu Alustavan tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen valmistelu Hankintailmoituksen julkaisu liitteineen Kilpailutus Hankintapäätös Sopimusneuvottelut Mahdollinen valituspiste Hankesuunnittelu, budjetointi, resursointi 18 18

19 Kilpailuttamisen tarkempi aikataulu Vuosi Kuukausi Hankintailmoituksen julkaisu Osallistumishakemusten jättäminen Osallistumishakemusten arviointi Alustavan tarjouspyynnön ja sopimusluonnosten valmistelu Neuvottelukutsut ja alustava tarjouspyyntö Ehdokkaiden kelpoisuuden arviointi ja valitseminen neuvotteluihin Neuvottelut ja ehdokkaiden karsinta Tarjousaika Tarjouspyynnön ja sopimusluonnoksen tarkennus Tarjouspyynnön lähettäminen Tarjousten arviointi Hankintapäätös Lopulliset sopimusneuvottelut Hankesuunnittelu, 19 budjetointi, resursointi Mahdollinen valituspiste 19

20 11. Alustavat työmääräarviot hankinnan ajalle 11/12-01/14 Osaaminen / Rooli Työmäärä Hankepäällikkö (täysipäiväinen alkaen) 200 htp Hanketoimiston resursointi perustamisen jälkeen (1 henkilö hankepäällikön lisäksi alkaen) Hanketoimiston perustaminen Hankintakonsultin kilpailuttaminen Vaatimusmäärittely mukaan lukien projektipäällikkötyö, fasilitointi, dokumentointi sekä toiminnallisten asiantuntijoiden (5kpl) panos Tietopyynnön toteuttaminen (pois lukien vaatimusmäärittelytyö) Järjestelmäkartoitusten ja integraatio vaatimusten selvittäminen mukaan lukien projektipäällikkötyö, fasilitointi, dokumentointi ja asiantuntijoiden (2 kpl) panos Hankintailmoituksen valmistelu Kilpailutuksen läpivienti mukaan lukien projektipäällikkötyö (50%) ja asiantuntijatyö (toiminnallinen, tekninen, juridinen jne.) Sopimusneuvottelut 200 htp htp htp htp htp htp htp htp htp YHTEENSÄ htp = n. 4-5 henkilön työpanos Arvio YTHS:n hankeryhmän sekä hankekonsultin yhdistetystä työmäärästä htp vastaa n. 4-5 henkilön työpanosta jakautuen eri henkilöille. 20

21 Hankkeen alustava aikataulu Tammikuu 2013

22 Hankkeen projektointi (alustava) Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Toteutusprojekti Hankintaprojekti Vaihe 1: Ydintoiminnot Pilotti Tietopyyntö Hankintailmoituksen julkaisu liitteineen Vaihe 2 Pilotti Migraatioprojekti Käyttöönotto 1 Raportointiprojekti Integraatioiden toteutus Vaihe 3 Määrittelyprojekti Käyttöönotto 2 Pilotti Käyttöönotto 3 Julkaisu Hankintaprojekti 2