Alma Media konserni. Matkustusohje. Räisänen Minna

Transkriptio

1 Alma Media konserni Matkustusohje Räisänen Minna

2 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 2/15 Sisältö 1 YLEISTÄ Alma Media-konsernin matkustuspolitiikan tavoitteet Työmatkan määritelmä Matkustajan, hyväksyvän esimiehen ja matkanvaraajan/matkatoimiston vastuu Matkustajan vastuu Hyväksyvän esimiehen vastuu Matkanvaraajan ja Alma Median nimeämän matkatoimiston vastuu Matkustussäännön täytäntöönpano HYVÄKSYMISMENETTELY Matkasuunnitelma Matkaennakko Maksuaikakortit (luottokortit) Matkalasku MATKAJÄRJESTELYT Matkavaraukset Lentomatkustus Junamatkat Autonvuokraus Etukortit KULUKORVAUKSET Matkakulut Päivärahat Päivärahan määritelmä ja päivärahan puolittaminen Matkavuorokauden määritelmä Kotimaan päivärahat Ulkomaan päivärahat Ateriakorvaus Yömatkaraha Oma auto, Alma Median käyttöetuauto Majoitus MUUTA Turvallisuus Terveydenhoito... 14

3 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 3/15 1 YLEISTÄ 1.1 Alma Media-konsernin matkustuspolitiikan tavoitteet Alma Media-konsernin matkustuspolitiikan tavoitteena on: Tukea Alma Median liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamista antamalla yhtiön työasioissa matkustaville kaikki se opastus ja palvelu, joita matkan tuloksellinen toteuttaminen edellyttää. Matkalle asetettujen tavoitteiden saavuttaminen on siten tärkein tekijä päätettäessä matkustustavasta, matkareiteistä ja matkaan käytettävästä ajasta. Varmistaa, että matka toteutetaan tarkoituksenmukaisesti ja siitä aiheutuvat kokonaiskustannukset huomioon ottaen edullisimmalla tavalla. Tämä toteutuu kehittämällä suunnittelua, aikaistamalla varauksia, kehittämällä matkapalvelujen ostotoimintaa ja seurantaa. 1.2 Työmatkan määritelmä Verohallituksen päätöksen mukaan työmatkalla tarkoitetaan matkaa, jonka palkansaaja tilapäisesti tekee työhön kuuluvien tehtävien suorittamiseksi erityiselle työn tekemispaikalle varsinaisen työpaikan ulkopuolelle. Työmatkana ei pidetä henkilön asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa. Työaika työmatkalla - tähän jokainen yksikkö voi ottaa kantaa tarvittaessa omissa yksikkökohtaisissa ohjeissaan. 1.3 Matkustajan, hyväksyvän esimiehen ja matkanvaraajan/matkatoimiston vastuu Matkustajan vastuu Matkustajalta edellytetään, että hän tuntee tämän matkustussäännön, ja että hän noudattaa sitä työmatkoillaan. Matkustajan tulee toimia asemansa edellyttämällä tavalla ja noudattaa Alma Median matkustussääntöä ja ohjeistusta. Alma Media ei vastaa matkustajan varomattomuudesta aiheutuneista seurauksista. Jokainen matkustaja, joka ei noudata tätä matkustuspolitiikkaa, vastaa henkilökohtaisesti siitä mahdollisesti aiheutuvista veroseuraamuksista.

4 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 4/15 Henkilökohtaiset valinnat eivät saa ohittaa Alma Median politiikkaa Hyväksyvän esimiehen vastuu Matkasuunnitelman hyväksyjä vastaa matkan aiheellisuudesta ja yhdessä matkustajan kanssa siitä, että matkajärjestelyt ja matkan toteuttaminen noudattavat Alma Median matkustuspolitiikkaa. Esimiehen on varmistettava, että matkasta aiheutuvat kustannukset noudattavat matkustussääntöä. Jokaisen matkan kohdalla on harkittava, voidaanko samat tavoitteet saavuttaa jollakin muulla tavalla, kuten esimerkiksi sähköpostin, puhelinneuvottelun tms. kautta. Samoin on mietittävä, kuinka monen matkustajan on tarpeellista lähteä samalle matkalle Matkanvaraajan ja Alma Median nimeämän matkatoimiston vastuu Matkanvaraajat ja Alma Median nimeämä matkatoimisto, joka on Matkatoimisto Area, vastaavat vaihtoehtoisten matkan toteuttamistapojen etsimisestä ja matkaan liittyvistä varauksista ja omalta osaltaan varmistavat, että ne noudattavat Alma Median matkustuspolitiikkaa ja ohjeistusta. Matkatoimisto Areaa käyttäen varmistamme sen, että saamme raportit matkustuksesta kuukausittain samasta paikasta. 1.4 Matkustussäännön täytäntöönpano Tätä matkustuspolitiikkaa ja siihen liittyvää ohjeistusta on noudatettava kaikissa Alma Median yksiköissä. Jokainen liiketoimintayksikkö voi tehdä tarvittaessa omia syventäviä ohjeita, mm. ulkomaisia yksiköitä koskien. Alma Median matkustuspolitiikkaa ja matkustussääntöä koskeviin kysymyksiin vastaa talouden palvelukeskus ja yksiköiden matkustusyhteyshenkilöt. HR ottaa kantaa työehtosopimuksissa olevien määräysten tulkintaan ja talousosasto matkustusohjeen muihin kysymyksiin.

5 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 5/15 2 HYVÄKSYMISMENETTELY 2.1 Matkasuunnitelma Matka tulee hyväksyttää esimiehellä ja matkasuunnitelman teko on suositeltavaa. Matkasuunnitelmassa kerrotaan matkan tarkoitus hyväksymistä varten mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Hyväksyntä tapahtuu vain matkan tarkoituksen perusteella. Hyväksyminen on edellytyksenä säännöllisen työajan ulkopuolisen matkustusajan korvauksen saamiselle. Työmatkasta mahdollisesti saatava henkilökohtainen etu ei saa olla perustana matka-aikataulua laadittaessa. 2.2 Matkaennakko 2.3 Maksuaikakortit (luottokortit) Matkaennakkoa voidaan nostaa ainoastaan silloin, kun matka suuntautuu maahan, jossa luottokortit eivät käy ja tarvitaan käteistä. Myös työnantajan maksuaikakortilla (luottokortilla) voi nostaa käteistä, mikäli kortilla maksaminen ei ole mahdollista. Matkustaja voi saada tarvittaessa matkaennakkoa hyväksyttyä, kirjallista matkasuunnitelma-/matkaennakkolomaketta vastaan. Matkaennakko maksetaan matkustajan pankkitilille. Matkaennakko on tilattava hyvissä ajoin ja vähintään 3 työpäivää ennen lähtöä. Maksuaikakorttia (luottokorttia) käytetään aina, kun se vain on mahdollista. First Card -maksuaikakortti on MasterCard -kortti, joka käy maksuvälineenä kaikkialla maailmassa. Kortti on sirulla varustettu, mikä mahdollistaa turvallisen tavan korttimaksamiseen. Alma Media maksaa kortin vuosimaksun.

6 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 6/15 Nordean First Card -kortteja on kolmenlaisia: First Card Yhteisellä maksuvastuulla (Business Card) First Card Yrityksen maksuvastuulla (Company Card) First Card Hankintakortti käyttö rajattu taksimatkoihin Kortinhaltija vastaa kortin käytöstä Yhteisellä maksuvastuulla olevien First Card -korttien käytöstä vastaa kortinhaltija. Nordea lähettää kuukausittain laskun kortinhaltijan kotiosoitteeseen. Kortinhaltija maksaa laskun ja hakee työnantajaltaan kulukorvauksen tositteita vastaan. Kulukorvauksen hakemista varten korttitapahtumat siirtyvät automaattisesti TEM-järjestelmään ostotapahtumiksi, jossa tapahtumat selvitetään ja poimitaan matkalaskulle. Mikäli kortinhaltija tekee matkalaskun TEM-järjestelmässä heti ostotapahtumien ilmaannuttua järjestelmään, työnantaja on maksanut kortinhaltijan tilille korvauksen hyvissä ajoin ennen laskun eräpäivää. Luottokorttilaskun maksuaikaa on 20 päivää. Hankintakortti korvaa taksikortin. Myös hankinta- ja yrityksen maksuvastuullisten korttien ostotapahtumat siirtyvät automaattisesti TEMmatkalaskujärjestelmään, jossa matkat selvitetään ja korttitapahtumat poimitaan matka- tai kululaskulle. Esimiehen hyväksynnän jälkeen kortin tapahtumat menevät maksuun yrityksen kautta. 2.4 Matkalasku Matkalasku laaditaan TEM-järjestelmään. Matkalaskusta on käytävä ilmi matkan tarkoitus ja kohde, toteutunut matkareitti, matkustustapa tai käytetty kulkuneuvo ja matkan kestoaika. Kongressi-, kurssi- tms. erikoismatkan ohjelma on aina liitettävä matkalaskuun. Matkustaja vahvistaa matkalaskutietojen oikeellisuuden lähettäessään matkalaskun tarkastukseen ja hyväksyttäväksi. Matkalaskun tarkastaja suorittaa numerotarkistuksen ja valvoo osaltaan, että tilitys on tehty matkustussäännön mukaisesti.

7 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 7/15 Matkalaskun hyväksyy esimies. Valuuttamääräisiä kuluja ei tarvitse muuttaa euroiksi, TEM tekee sen ja tarjoaa valuuttakurssia. Jos järjestelmän ehdottama kurssi poikkeaa suuresti matkustajan valuutanvaihtokurssista, sen voi syöttää valuuttakurssikenttään, mutta silloin matkalaskulle pitää liittää tosite valuutanvaihdosta. Käteisnostoja ei lähtökohtaisesti saa suorittaa yrityksen kortilla. Matkustajalle saattaa kuitenkin tulla tilanteita lähinnä ulkomailla, jolloin luottokortilla maksaminen matka- tai yhtiön muihin kuluihin ei ole mahdollista. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi taksikulut joissakin maissa. Tällaisissa poikkeustilanteissa voidaan luottokortilla nostaa käteistä arvioidun matkakustannuksen verran. Käteisnostot selvitetään muiden ostotapahtumien tapaan. 3 MATKAJÄRJESTELYT 3.1 Matkavaraukset Kokonaistaloudellisen matkustuksen toteuttaminen edellyttää, että matkan suunnitteluun ja järjestämiseen varataan riittävästi aikaa. Alennusten, erikoishintojen ja reittisuunnittelun avulla saavutettavien säästöjen syntyminen edellyttää, että matkajärjestelyt suoritetaan Alma Median nimeämän matkatoimiston, Arean kautta. Matkoja tilatessa tulisi ensisijaisesti käyttää Arean matkustusportaalia, joka löytyy Walman työkaluvalikosta. VR:n junaliput tilataan suoraan VR:n matkustusportaalista. Alma Median liiketoimintayksiköt nimeävät tarpeelliseksi katsomansa määrän matkanvaraajia hoitamaan yksikkönsä matkojen varaamisen. Ainoastaan Alma Median nimeämän matkatoimisto Arean kautta varatuttuja matkoja voidaan hallinnoida kriisitilanteissa. Matkatoimisto saa muutamassa minuutissa listauksen kriisialueilla olevista henkilöistä, mutta vain jos matka on tehty matkatoimiston kautta. On toivottavaa, että matkustajat antaisivat palautetta matkatoimiston tekemistä matkajärjestelyistä. Erityisen arvokkaita ovat hotelleja koskevat palautteet. Palautteen voi antaa vapaamuotoisesti, mutta mielellään kirjallisesti, esim. sähköpostia käyttäen. Varsinaiset reklamaatiot on aina annettava kirjallisesti

8 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 8/15 ja osoitettava matkatoimiston yhteyshenkilölle. Kopio reklamaatiosta on toimitettava yksikkösi nimetylle matkayhteyshenkilölle. 3.2 Lentomatkustus Kaikki matkustajat käyttävät mahdollisuuksien mukaan aina edullisimpia saatavilla olevia erikoishintaisia lentolippuja. Yksikkökohtaiset ohjeet ottavat tarvittaessa kantaa, missä luokassa saa matkustaa. Matkustajien on ensisijaisesti käytettävä niitä lentoyhtiöitä, joiden kanssa Alma Medialla on sopimus sekä niiden yhteistyökumppaneita. Yhteistyökumppaneita ovat Finnair, Norwegian ja SAS. Katso lisätietoja Walma/Tukipalvelut/Matkustaminen/Arean Matkustusportaali. Mikäli kustannussäästösyistä työnantajan kanssa on etukäteen sovittu, että matkaan yhdistetään vapaa-aikaa ja erikoishintaisten lippujen ehdot täyttyvät, yksikkösi korvaa majoituskulut ylimääräisiltä päiviltä. Edellytyksenä on, että matkustaja osoittaa, että pidennetystä matkasta aiheutuneet kokonaiskustannukset ovat pienemmät kuin ainoastaan tehtävän suorittamisen edellyttämästä matkasta aiheutuneet kustannukset. Näin saatua etua ei voida siirtää mukana mahdollisesti seuraavalle perheenjäsenelle. Jos matkustaja omasta aloitteestaan pidentää matkaansa yhdistämällä siihen vapaa-aikaa, matkustajan omalta ajalta ei korvata majoituskuluja eikä päivärahoja. 3.3 Junamatkat Konsernilla on VR:n kanssa sopimus. Tampere-Helsinki -välillä paljon matkustettaessa on edullisinta käyttää sarjalippuja. Muussa tapauksessa aina matkaa tilatessa käytetään alennukseen oikeuttavaa matkatilinumeroa, joka on jokaisella yksiköllä oma. Pelkät junaliput tilataan aina suoraan VR:n portaalista tai junaasemilta, ei Arean kautta. Jokaisen liiketoimintayksikön matkanvaraajilla on tieto junalippujen varausjärjestelyistä yksikkökohtaisine rajoituksineen.

9 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 9/ Autonvuokraus Mikäli työtehtävien vuoksi on välttämätöntä vuokrata auto, käytetään Alma Median nimeämää sopimusvuokraamoa, joka on Hertz. Autoa vuokrattaessa ei vapaaehtoista kolariomavastuunpoistoa (CDW) pääsääntöisesti oteta (poikkeuksena IVY ja USA), elleivät erityiset syyt sitä puolla. Henkilötapaturmavakuutusta (PAI) ei oteta, sillä se sisältyy Alma Median matkavakuutuksiin. Autoluokan valinnassa on noudatettava työtehtävien hoitamisen kannalta kohtuullista tasoa. Autoa valittaessa on otettava huomioon vuokraustilanne, henkilöiden määrä ja matkakohde. 3.6 Etukortit Lentoyhtiöiden sekä muiden kanta-asiakaskorttien työmatkoista antamat bonukset ja mahdolliset muut työmatkoista koituvat edut kuuluvat työnantajalle ja ne käytetään hyvityksenä työmatkojen ostoissa. 4 KULUKORVAUKSET 4.1 Matkakulut Alma Media korvaa tositteisiin perustuen välttämättömät matkakulut, joihin luetaan mm: - lento-, laiva-, juna- ja linja-autoliput - makuuvaunu- ja paikkaliput sekä hyttipaikat - autonvuokraus - taksikulut, mikäli matkustajan ei katsota kohtuudella voineen käyttää yleisen liikenteen kulkuneuvoja - puhelut, viisumit, lentokenttäverot, valuutanvaihtokulut, kansainvälisen ajokortin hankinta Yritys ei maksa passin hankkimisesta muodostuvia kuluja. Mahdolliset sukset, golfbägit ym. matkaan tarvittavat edustustavarat pitää ilmoittaa matkaa varatessa, jolloin ne merkitään lentolipulle.

10 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 10/15 Taksikuitista on aina käytävä ilmi matka ja matkan tarkoitus. Maissa, joissa ei saa taksikuittia, on ajetuista matkoista ja kuluista laadittava tarkka selvitys. Pääsääntöisesti ainoastaan palvelurahat, pysäköintimaksut, tiemaksut ja vaatesäilytys voidaan korvata ilman tositteita matkustajan oman selvityksen perusteella. Yritys ei korvaa pysäköinnistä, ylinopeudesta tai muusta laiminlyönnistä syntyneitä sakkoja. 4.2 Päivärahat Päivärahan määritelmä ja päivärahan puolittaminen Päivärahalla tarkoitetaan korvausta kohtuullisesta ruokailu- ja muiden elinkustannusten lisäyksestä, joka matkustajalle aiheutuu työmatkasta. Päivärahaan ei lueta matkustamisesta eikä majoittumisesta suoritettavaa korvausta. Päivärahaa maksetaan voimassaolevien verohallituksen ohjeiden mukaisesti, mikäli TES ei toisin määrää. Päivärahojen euromäärä vahvistetaan vuosittain. Mikäli matkustaja saa matkan aikana kotimaassa tai ulkomailla järjestetyissä kokouksissa, neuvotteluissa tai kursseilla tarjotun ruokailun, korvataan tällaisilta matkavuorokausilta 50 % päivärahasta. Ilmaisella ruokailulla tarkoitetaan kokopäivärahan osalta kahta ja osapäivärahan osalta yhtä ilmaista ateriaa. Aamiaista ei lasketa ateriaksi. Kaikki ilmaiset ruokailut ilmoitetaan matkalaskulla huolimatta siitä vaikuttavatko ne päivärahan määrään tai ei. Päivärahaan vaikuttavia ovat kaikki ne lounaat, päivälliset sekä kokousten, neuvottelujen, messujen, kongressien, koulutuspäivien ja kurssien yhteydessä ja edustustilaisuuksissa tarjotut ateriat, jotka yhtiö maksaa tai matkustajalle tarjotaan. Päiväraha maksetaan matkustettaessa vähintään 15 km:n etäisyydelle varsinaisesta työpaikasta ja asunnosta. Päivärahaa ei makseta saman talousalueen sisällä eikä pääkaupunkiseudun (Helsinki, Espoo, Vantaa, Kauniainen) alueella suoritetusta työmatkasta. Kohteen on lisäksi oltava yli 5 km:n etäisyydellä sekä varsinaisesta työpaikasta että asunnosta. Mikäli työtehtävien

11 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 11/15 luonne edellyttää matkustamista, ei säännöllisen työajan puitteissa tapahtuvasta liikkumisesta makseta päivärahaa Matkavuorokauden määritelmä Matkavuorokaudella tarkoitetaan enintään 24 tunnin pituista jaksoa, joka alkaa matkustajan lähtiessä työpaikaltaan tai asunnoltaan. Matkavuorokausi päättyy matkustajan palatessa työmatkalta työpaikalleen tai asunnolleen Kotimaan päivärahat Kotimaan päivärahan laskeminen, kun matkan tekemiseen on käytetty yksi tai vaihtoehtoisesti useampia matkavuorokausia: KOKOPÄIVÄRAHA OSAPÄIVÄRAHA yli 10 tuntia yli 6 tuntia tai tai 24 tuntia + yli 6 tuntia 24 tuntia + yli 2 tuntia Kokopäiväraha maksetaan matkavuorokaudelta, joka kokonaan tai yli 10 tunnin osalta on käytetty matkaan, työntekoon tai oleskeluun matkapaikkakunnalla. Osapäiväraha maksetaan vajaavuorokaudelta, joka käsittää yli 6, mutta enintään 10 tuntia. Jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen täyden matkavuorokauden yli 2 tunnilla, maksetaan osapäiväraha ja jos ylitys on yli 6 tuntia, maksetaan kokopäiväraha Ulkomaan päivärahat Ulkomaan päivärahan laskeminen, kun matkan tekemiseen on käytetty yksi tai vaihtoehtoisesti useampia matkavuorokausia: KOKOPÄIVÄRAHA OSAPÄIVÄRAHA 10 tuntia - 24 tuntia alle 10 tuntia = kotimaan matka tai tai 24 tuntia + yli 10 tuntia 24 tuntia + yli 2 tuntia Ulkomaan päivärahaa maksetaan, vaikkakin matkaan käytetty kokonaisaika jää alle 24 tunnin, kunhan se on vähintään 10 tuntia. Jos ulkomaanmatkaan käytetty kokonaisaika jää alle 10 tunnin,

12 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 12/15 maksetaan päivärahaa kotimaanmatkojen säännösten ja euromäärien mukaan. Ulkomaan päiväraha määräytyy sen maan tai alueen mukaan, missä matkavuorokausi ulkomailla päättyy. Jos matkavuorokausi päättyy laivalla tai lentokoneessa, määräytyy päiväraha sen maan tai alueen mukaan, josta laiva tai lentokone on viimeksi lähtenyt tai jonne se Suomesta lähdettäessä ensiksi saapuu. Jos työmatkaan käytetty aika ylittää viimeisen ulkomaan alueella tai sieltä lähteneessä laivassa tai lentokoneessa päättyneen täyden matkavuorokauden yli 2 tunnilla, mutta enintään 10 tunnilla, matkustajalla on oikeus puoleen viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksetusta ulkomaan päivärahasta, ja jos yli 10 tunnilla, matkustajalla on oikeus viimeksi päättyneeltä matkavuorokaudelta maksettuun kokopäivärahaan. Kotimaahan paluun jälkeen alkaneelta matkavuorokaudelta tai sen osalta maksettavan päivärahan määrä määräytyy kotimaan matkojen säännösten ja korvausmäärien mukaan. Jos matkustaja jonakin matkavuorokautena on saanut ilmaisen tai matkalipun tai hotellihuoneen hintaan sisältyneen ruokatarjoilun, päiväraha maksetaan 50 % alennettuna. Ilmaisella ruokatarjoilulla tarkoitetaan ulkomaanpäivärahan kysymyksessä ollen kahta ilmaista ateriaa. Aamiaista ei tässä yhteydessä lueta ateriaksi. Ulkomaan päivärahaan ei verottajan mukaan oikeuta laivaristeilyt, joissa alus tosin käy kotimaan aluevesien ulkopuolella tai jopa ulkomaan satamassa, mutta matkustajat ovat koko matkan ajan laivassa Ateriakorvaus Ateriakorvauksen maksaminen edellyttää, että työmatkasta ei suoriteta päivärahaa ja että palkansaajalla ei työn vuoksi ole mahdollisuutta ruokailutauon aikana aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. Jos matkustaja joutuu työmatkalla aterioimaan kaksi kertaa tavanomaisen ruokailupaikkansa ulkopuolella, eikä työmatkasta suoriteta päivärahaa, maksetaan ateriakorvaus kaksinkertaisena. Ateriakorvausta ei makseta, mikäli henkilön työnantaja on järjestänyt henkilöstöruokailun perustuen lounassetelijärjestelmään.

13 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 13/ Yömatkaraha 4.3 Oma auto, Alma Median käyttöetuauto Yömatkarahan suorittaminen edellyttää, että päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään 4 tuntia on klo välisenä aikana ja että työnantaja ei järjestä matkustajalle ilmaista majoitusta eikä suorita majoittumiskorvausta tai korvausta makuupaikasta. Työnantajan järjestämäksi majoitukseksi katsotaan myös majoitus esim. projektin käytössä olevassa asunnossa asemapaikassa tai asemapaikassa työnantajan lähettämänä ulkomaankomennuksella toimivan henkilön luona. Jos työmatka on välttämätön tehdä omalla autolla, matkustajalle maksetaan kilometrikorvaus, ellei yksikkökohtaisissa säännöissä toisin määrätä. Mikäli mukana matkustaa muita tai mukana kuljetetaan tavaraa, maksetaan kilometrikorvaus korotettuna. Kilometrikorvausten maksamisen edellytyksenä on, että henkilö merkitsee tekemänsä työmatkat ajopäiväkirjaan tai matkalaskuun erillisenä selvityksenä. Jos korotettua kilometrikorvausta vaaditaan, on autossa mukana olleiden henkilöiden nimet mainittava tai merkittävä kuljetettu tavaramäärä (edellytys yli 80 kg). Käyttöetuautojen osalta ei sovelleta lisäkorvausta henkilö- ym. kuljetuksista. Jos matkustavan henkilön toivomuksesta on esimiehen kanssa sovittu poikkeavasta reitistä tai kulkuvälineestä, korvaa yhtiö enintään sen määrän, minkä yhtiön osoittama tavanomainen edullisin matkustustapa maksaisi. Kilometrikorvausten euromäärät vahvistetaan vuosittain. 4.4 Majoitus Majoitusmuodoksi valitaan aina tarkoituksenmukainen majoitus. Hotelli valitaan Alma Median sopimushotellien luettelosta tai matkatoimiston erikoishintaisista hotelleista. Hotelli pyritään

14 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 14/15 valitsemaan mahdollisimman läheltä kokous- tai koulutuspaikkaa turhien taksi- ym. kustannusten välttämiseksi. Kotimaan majoitusvaraukset tehdään Arean Pro Hotel järjestelmästä, ulkomaan majoitusvaraukset Arean Pro Onlinesta tai Arean palvelutiimistä. Hotelli maksetaan aina pankki- tai luottokortilla ja selvitetään matkalaskulla. Varattujen hotellihuoneiden käyttämättä jättämistä on vältettävä ja siksi huonevaraukset on peruutettava hyvissä ajoin. Mikäli yhtiön toimesta on järjestetty hotelliasumista edullisempi asumismuoto, on käytettävä näitä järjestelyjä (esim. projektit, työkomennukset). Erityisesti pidemmillä, yleensä yli viikon kestävillä projektimatkoilla asemamaan vastaanottava ryhmä tai projekti määrittelee asumismuodon yksityiskohdat. EU-maissa yöpyessä tulee matkustajan hotellilaskua pyytäessään varmistaa, että laskussa näkyvät selvästi sekä yhtiön nimi että matkustajan nimi, vaikka maksu tapahtuukin luottokortilla. Vain yhtiölle osoitetuista laskuista/kuiteista yhtiö voi jälkikäteen anoa arvonlisäveropalautukset. 5 MUUTA 5.1 Turvallisuus Huomioi ryhmämatkoja varattaessa tai useamman avainhenkilön matkustaessa samaan kohteeseen se, etteivät kaikki matkusta samalla kulkuvälineellä. 5.2 Terveydenhoito Työterveysasemat tai kunnan oma terveysasema opastavat terveydenhoitoon liittyvissä kysymyksissä. Työmatkaa varten tarvittavat rokotukset ja lääkkeet saa työterveysasemalta. Rokotuksia varten tarvitset esimiehen hyväksymän matkasuunnitelman. Matkustaja huolehtii tarvittavien rokotusten ja mahdollisen ehkäisylääkityksen (erityisesti malaria) riittävän aikaisesta aloittamisesta. Perusrokotukset (polio, jäykkäkouristus ja kurkkumätä) on oltava voimassa riippumatta siitä, kuinka paljon matkustaa ja mikä mahdollisen matkan kohde on.

15 MATKUSTUSOHJESÄÄNTÖ 15/15 Mikäli matka suuntautuu trooppiselle tai subtrooppiselle alueelle, rokotukset tulisi tarkistaa ja mahdolliset tarvittavat rokotukset aloittaa kuukausi ennen matkan alkua tai heti matka-aikataulun selvittyä riittävän rokotussuojan varmistamiseksi. 5.3 Vakuutukset 5.4 Puhelut ja tiedonsiirto ulkomailla Konsernilla on aina voimassa oleva työ-/virkamatkavakuutus. Matkustettaessa tulee olla mukana matkavakuutuskortti, jota käytetään mahdollisen vahingon sattuessa. Kortin saat yrityksesi henkilöstöasioiden hoitajalta. Tarkempia tietoja konsernin vakuutuspolitiikasta ja vakuutusten ehdoista saat Walmasta. Katso tarkemmin ohjeet Walmasta: Walma > Tukipalvelut > Alma Media > Hankinnat > Puhelin > Matkapuhelinohjeet