HUS APUVÄLINETOIMINNAN HANKESUUNNITELMA HUS APUVÄLINETOIMINNAN ORGANISOINTI HANKESUUNNITELMA

Transkriptio

1 HUS APUVÄLINETOIMINNAN HANKESUUNNITELMA 1 (19) HUS APUVÄLINETOIMINNAN ORGANISOINTI HANKESUUNNITELMA Tekijä(t) Heikki Voutilainen, Sirpa Palamaa, Veli Ylitalo, Nordic Healthcare Group Oy Suunnitelmaa ovat valmisteluvaiheessa kommentoineet hankkeen ohjausryhmä ja hanketta varten perustettu palvelutyöryhmä Päiväys:

2 Tiivistelmä Apuvälinepalvelujen järjestämisen laajin vastuu on terveyskeskuksilla ja sairaanhoitopiireillä. Muita järjestäjiä ovat sosiaali- ja opetustoimi, Kansaneläkelaitos, vakuutusyhtiöt, Valtiokonttori, työvoimahallinto sekä työvoima- ja elinkeinokeskus. Kunnallisten apuvälinepalvelujen järjestämistä koskeva lainsäädäntö on ns. puitelainsäädäntöä, jossa kuntien velvollisuuksista ei yleensä säädetä täsmällisesti. Puitelainsäädäntö on käytännössä johtanut siihen, että palvelujen järjestämistavoissa ja sisällöissä on suuria eroja kuntien välillä. Sosiaali- ja terveysministeriön ja Suomen Kuntaliiton julkaisemassa Apuvälinepalveluiden laatusuosituksessa (2003) 1 edellytetään sairaanhoitopiireiltä alueellisen suunnitelman laatimista, joka sisältää suunnitelman mm. työn- ja vastuunjaon sopimisesta, yhdenmukaisista käytännöistä ja toimintatapojen yhtenäistämisestä, yhteisistä saatavuusperusteista ja toimintojen keskittämisestä soveltuvin osin. Apuvälinepalveluiden alueellisen suunnitelman laatiminen on lainsäädännöllinen velvoite. Suosituksessa korostetaan, että apuvälinetoiminnan tulee olla käyttäjälähtöistä, oikea-aikaista ja yhtäläisin perustein tapahtuvaa. Soveltamiskäytäntöjen yhtenäistäminen lisää kuntalaisten yhdenvertaisuutta. Tässä dokumentissa esitetään suunnitelma hankkeesta, joka tähtää HUS:n ja alueen kuntien yhteisen apuvälinepalveluita tuottavan tai toimijoiden omaa palvelutuotantoa tukevan organisaation tai organisointimallin muodostamiseen. Hankesuunnitelman taustalla on dosentti Timo Pohjolaisen selvitystyö HUS -alueen apuvälinetoiminnan kehittämisestä 2. Pohjolaisen esille nostamien keskeisten kysymysten lisäksi hankesuunnitelmassa on huomioitu valmisteluprojektin aikana esiin tulleita näkökulmia, joita on saatu ohjausryhmän ja palvelutyöryhmän kautta. Tähän dokumenttiin viitataan tekstissä myöhemmin termillä hankesuunnitelma tai suunnitelma. Hankesuunnitelma on laadittu toteutetussa valmisteluprojektissa. Siinä kuvataan, miten varsinainen apuvälinehanke toteutetaan välisenä aikana. Apuvälinehankkeen tuloksena syntyy em. organisaation liiketoimintasuunnitelma, jonka on määrä valmistua mennessä. Liiketoimintasuunnitelma on esitys sairaanhoitopiirille ja kunnille apuvälinetoiminnan järjestämisestä. Tässä dokumentissa apuvälinehankkeeseen viitataan myös termillä hanke. Kuvaukset keskeisistä termeistä on esitetty tiivistelmänkappaleen lopussa. Hankkeen taustalla olevat keskeiset tavoitteet ovat apuvälinetoiminnan kehittäminen, sekä tulevaisuuden tarpeisiin ja haasteisiin vastaaminen saatavilla oleviin resursseihin nähden mahdollisimman hyvällä toimintamallilla. Se, millainen organisaatio tai organisaatiomalli olisi lopputuloksen kannalta paras, selvitetään hankkeen aikana ja kuvataan liiketoimintasuunnitelmassa. Erityishuomion kohteina apuvälipalveluiden toiminnan suunnittelussa ovat asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen, palveluiden saatavuus, kestävän kehityksen ja toimintaympäristön tekijöiden huomioiminen, eri toimintojen tehostetun koordinoinnin ja mahdollisen keskittämisen kautta saatavat kustannushyödyt, kustannusten hallinta ja läpinäkyvyys, osaamisverkoston luominen/uudelleenorganisointi sekä hankintojen, logistiikan, huollon ja korjaustoiminnan organisointi. Lisäksi uuden yhteisen tietojärjestelmän hankinta on välttämätön edellytys hankkeen onnistumiselle. Hankkeessa tullaan selvittämään, miten apuvälinetoiminnan prosessit voidaan järjestää mahdollisimman asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti siten, että ne tukevat sekä apuvälinepalveluiden käyttäjiä että muun palvelutuotannon prosesseja. Keskeisessä roolissa tulee olemaan lähipalveluiden ja keskitettyjen palveluiden välisen työnjaon konkretisointi. Joissain palveluissa keskitetystä koordinoinnista voi olla merkittävää hyötyä, mutta toisaalta apuvälinepalveluiden käyttäjien hyvinvoinnin kannalta asiakkaan olosuhteet tunteva lähipalvelu on avainasemassa. Apuvälinepalveluiden kysyntä tulee muuttumaan merkittävästi mm. väestön ikääntyessä, ja nouseva kysynnän kasvu tulee huomioida arvioitaessa apuvälinepalveluiden roolia ja mitoitusta. Tämä edellyttää demografisia laskelmia, jotka tullaan tekemään hankkeen aikana. Ikääntyneiden määrän lisääntyessä kasvava apuvälinepalveluiden kysyntä on huomioitava myös arvioitaessa ja laskettaessa toiminnan kokonaiskustannuksia. Laskelmat tulee kuitenkin tehdä kaikkien käyttäjäsegmenttien osalta yhtäläisesti. Tämä turvaa sen, ettei mikään osa käyttäjäsegmentti jää toistaan vähemmälle huomiolle eikä ikääntyneiden segmentti ohita 1 Apuvälinepalveluiden Laatusuositus. Sosiaali- Ja Terveysministeriön Oppaita 2003:7. Sosiaali- ja terveysministeriö, Suomen Kuntaliitto. 2 Pohjolainen T. (2008). Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin apuvälinepalveluiden nykytila, ongelmat ja ehdotuksia ongelmien ratkaisemiseksi. Selvitysraportti.

3 tärkeydessä muita. Apuvälinepalveluiden kustannusten kasvu pitää tulevaisuudessa suhteuttaa keskeisten käyttäjäsegmenttien määrän kasvuun. Apuvälinepalveluiden tuottamisesta aiheutuneisiin kustannuksiin sisällytetään usein vain hankinta- ja ylläpitokustannuksia. Suurimmat hyödyt ja kustannukset muodostuvat kuitenkin siitä, miten toiminnalla voidaan vaikuttaa apuvälinepalvelun käyttäjän hyvinvointiin ja itsenäiseen selviytymiseen tai muun palvelutuotannon toimivuuteen ja kustannuksiin. Esimerkkinä vaikutuksista muun palvelutuotannon kustannuksiin on mm. kuntien tavoite laitospaikkojen vähentämiseksi ja kotona asumisen lisäämiseksi, joka lisää apuvälineiden käyttöä merkittävästi. Laskelmat apuvälinetoiminnan suorista kustannuksista, tehostetun yhtenäisen kilpailutuksen vaikutuksesta apuvälineiden hintoihin sekä arvio välillisistä kustannuksista ja välillisistä hyödyistä apuvälineiden käyttäjille ja muulle palvelutuotannolle tehdään hankkeen aikana. Hankkeen yleisenä tavoitteena on luoda asiakaslähtöinen palvelu-, organisointi- ja organisaatiomalli HUS:n ja alueen kuntien yhteiselle apuvälinetoiminnalle, joka vastaa palvelutarpeita mahdollisimman hyvin huomioiden resurssien saatavuuden ja kysynnän kehittymisen tulevaisuudessa. Keskeisenä tavoitteena on luoda kokonaistaloudellisesti hyötyä tuottava ja koko hoito- ja kuntoutusketjuun vaikuttava sekä toimijoiden omaa palveluntuotantoa tukeva organisaatio. Apuvälineteknologian kehitys ja siihen liittyvä hintatason nousu on iso haaste. Hankintojen periaatteena ja lähtökohtana tulee olla toiminnallisesti järkevät, ja asiakkaan tarpeita vastaavat kohtuullisin kustannuksin saatavat apuvälineet. Tässä hankesuunnitelmassa ei vielä oteta kantaa siihen, miten apuvälinepalveluiden toiminta ehdotetaan järjestettäväksi, vaan se tullaan kuvaamaan laadittavassa liiketoimintasuunnitelmassa. Hankesuunnitelmassa kuvataan uuden organisaation tavoitteet, liiketoimintasuunnitelman toteutus sisällöllisesti ja rakenteellisesti, sekä toteutuksen aikataulu vaiheittain.

4 Keskeisten termien määrittely: Valmisteluprojekti: Toteutus välisenä aikana. Projektin lopputuloksena on syntynyt hankesuunnitelma.. Hankesuunnitelma: Hankesuunnitelmalla tarkoitetaan tätä dokumenttia, johon viitataan tekstissä myöhemmin termillä hankesuunnitelma tai suunnitelma. Hankesuunnitelma kuvaa varsinaisen apuvälinehankkeen toteutuksen. Apuvälinehanke: Toteutetaan välisenä aikana. Apuvälinehankkeen tuloksena syntyy HUS:n ja alueen kuntien yhteisen apuvälinepalveluita tuottavan tai toimijoiden omaa palvelutuotantoa tukevan organisaation liiketoimintasuunnitelma. Liiketoimintasuunnitelma: Liiketoimintasuunnitelma kuvaa sen, miten apuvälinepalveluiden toiminta ehdotetaan järjestettäväksi tulevaisuudessa. Termiä liiketoimintasuunnitelma käytetään toiminnallisen ja taloudellisen organisoinnin kuvaamisesta, eikä sillä tässä yhteydessä viitata mihinkään tiettyyn organisaatio- tai organisointimalliin. Liiketoimintasuunnitelman on määrä valmistua mennessä. Apuvälinepalvelun käyttäjä: Apuvälinepalvelun / apuvälineen käyttäjä, yksityinen kuluttaja Yksikköasiakas: Kaikki HUS -alueella toimivat palveluntuottajat (mm. terveyskeskukset, sairaalat, apuvälinepalvelua hyödyntävät yksiköt ja yritykset).

5 Sisällysluettelo 1 Johdanto Apuvälinehankkeen tavoitteet ja rajaukset Tavoitteet Rajaukset Hankeen toteuttajatahojen välinen yhteistyö Hankkeen toteutus, tehtävät ja niiden aikataulu Hankkeen selvitys-/tehtäväalueet Organisaation toiminnan määritys Toimintaympäristö Tavoitteet Tiedottaminen ja viestintä Toiminnan ja osaamisen kehittäminen Tuotanto ja logistiikka Organisaatio ja henkilöstö Rajapinnat muihin organisaatioihin Operatiivinen toimintasuunnitelma Talous- ja rahoitussuunnitelma Riskien arviointi Aikataulu Riskien arviointi Hankkeen viestintäsuunnitelma...18

6 1 Johdanto Apuvälinepalvelujen järjestämisen laajin vastuu on terveyskeskuksilla ja sairaanhoitopiireillä. Muita järjestäjiä ovat sosiaali- ja opetustoimi, Kansaneläkelaitos, vakuutusyhtiöt, Valtiokonttori, työvoimahallinto sekä työvoima- ja elinkeinokeskus. Kunnallisten apuvälinepalvelujen järjestämistä koskeva lainsäädäntö on ns. puitelainsäädäntöä, jossa kuntien velvollisuuksista ei yleensä säädetä täsmällisesti. Puitelainsäädäntö on käytännössä johtanut siihen, että palvelujen järjestämistavoissa ja sisällöissä on suuria eroja kuntien välillä. Sosiaali- ja terveysministeriön ja Suomen Kuntaliiton julkaisemassa Apuvälinepalveluiden laatusuosituksessa (2003) 3 edellytetään sairaanhoitopiireiltä alueellisen suunnitelman laatimista, joka sisältää suunnitelman mm. työn- ja vastuunjaon sopimisesta, yhdenmukaisista käytännöistä ja toimintatapojen yhtenäistämisestä, yhteisistä saatavuusperusteista ja toimintojen keskittämisestä soveltuvin osin. Apuvälinepalveluiden alueellisen suunnitelman laatiminen on lainsäädännöllinen velvoite. Suosituksessa korostetaan, että apuvälinetoiminnan tulee olla käyttäjälähtöistä, oikea-aikaista ja yhtäläisin perustein tapahtuvaa. Soveltamiskäytäntöjen yhtenäistäminen lisää kuntalaisten yhdenvertaisuutta. Apuvälinepalveluiden kysyntä tulee lisääntymään mm. väestön ikääntymisen myötä. Lääketieteen tohtori, dosentti Timo Pohjolaisen tekemän apuvälinepalveluita koskevan selvitystyön mukaan apuvälinetoimintaa koskeviin toiminnallisiin ja taloudellisiin haasteisiin voidaan vastata nykyistä paremmin luomalla apuvälineen käyttäjäasiakkaiden, HUS:n ja alueen kuntien palvelutarpeita mahdollisimman hyvin vastaava yhteinen apuvälinepalveluita tuottava organisaatio 4. Suunnitelman mukaisessa hankkeessa selvitetään em. keskitetyn organisaatiomallin lisäksi vaihtoehtoisia toiminnan organisointimalleja, kuten yhteisen hankintarenkaan ja osaamisverkoston perustamista. Keskitetyllä mallilla ei lähtökohtaisesti tarkoiteta yhdessä fyysisessä pisteessä toimivaa yksikköä, vaan toiminnan suunnittelun, koordinoinnin ja johtamisen keskittämistä. Alustavat vaihtoehdot eri organisointimalleiksi on esitetty kappaleessa 4. Eri vaihtoehdot toiminnan alueelliseksi palvelurakenne- sekä organisaatiomalliksi selvitetään tarkemmin liiketoimintasuunnitelman laatimisen aikana keväällä Kunnat ja HUS päättävät yhdessä apuvälinetoimintaan liittyvien palveluiden organisoinnista ja vastuunjaosta. Parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttaminen edellyttää toimijoiden välistä yhteistyötä ja yhteisten tavoitteiden määrittelyä mahdollisimman hyvin, huomioiden kuntien, sairaanhoitopiirin ja muiden toimijoiden erilaiset lähtökohdat ja odotukset. Koko HUS -aluetta palvelevan apuvälineorganisaation perustaminen edellyttää yhteisten periaatteiden ja käytäntöjen luomista. Näitä ovat muun muassa samalla tavalla ymmärretyt käsitteet (esim. saatavuusperusteet) ja yhtenäiset toimintamallit (esim. tietojärjestelmät) sekä yhteiset kilpailuttamis-, hankinta- ja rekisteröintijärjestelmät. Muiden asioiden, kuten huolto- ja logistiikkatoimintojen yhtenäistämisaste riippuu tulevasta organisointimallista. Keskitetyssä mallissa selvitetään mahdollisuus myös apuvälineiden omistamisen keskittämiseksi yhdelle organisaatiolle. Omistamisen keskittämisessä on kiinnitettävä erityishuomio välineiden ja palveluiden saatavuuteen myös lähipalveluna. Tämä on huomioitava myös kustannuslaskelmissa. Hankkeessa ja liiketoimintasuunnitelman laatimisessa noudatetaan asiakaslähtöistä suunnitteluperiaatetta, jolloin ensisijainen lähtökohta on apuvälinepalveluiden käyttäjille tarjottava palvelu, jonka pohjalta muodostetaan toiminnan organisointi ja organisaatiomalli. Tämä edellyttää riittävän alueellisen kattavuuden, valikoiman ja palveluiden ajallisen saatavuuden (mm. aukioloajat) turvaamista eri alueilla. Liiketoimintasuunnitelmassa on erittäin tärkeää huomioida myös toiminnan taloudelliset vaikutukset ja tavoitteet, ja arvioida niitä suhteessa tulevaisuuden muutoksiin. Mahdollisia muutoksia ovat esimerkiksi väestön ikääntymisestä johtuva kysynnän kasvu ja apuvälinepalvelujen roolin muutokset. Tällöin myös palveluiden mitoitusta, tarvittavia resursseja, kustannuksia, ja niiden kehitystä voidaan arvioida mahdollisimman hyvin. Apuvälinepalvelut ovat tukitoiminto, ja tästä syystä sen tehokkuutta, taloudellisuutta ja kustannuskehitystä tulee viime kädessä arvioida apuvälineen käyttäjien ja yksikköasiakkaiden näkökulmasta. Suu- 3 Apuvälinepalveluiden Laatusuositus. Sosiaali- Ja Terveysministeriön Oppaita 2003:7. Sosiaali- ja terveysministeriö, Suomen Kuntaliitto. 4 Pohjolainen T. (2008). Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiirin apuvälinepalveluiden nykytila, ongelmat ja ehdotuksia ongelmien ratkaisemiseksi. Selvitysraportti.

7 rimmat hyödyt muodostuvat siitä, miten toiminnalla voidaan vaikuttaa apuvälinepalvelun käyttäjän hyvinvointiin ja itsenäiseen selviytymiseen tai muun sosiaali- ja terveydenhuollon palvelutuotannon toimivuuteen ja kustannuksiin. Esimerkkinä vaikutuksista muun palvelutuotannon kustannuksiin on mm. kuntien tavoite laitospaikkojen vähentämiseksi ja kotona asumisen lisäämiseksi, joka lisää apuvälineiden käyttöä merkittävästi. Hyvin organisoiduilla apuvälinepalveluilla voidaan vaikuttaa muiden palveluiden kustannuskehitykseen. Tunnistettuja projektiin liittyviä hyviä käytäntöjä ja/tai menetelmiä sovelletaan liiketoimintasuunnitelmaa laadittaessa. Alla on mainittu muutamia aiempia selvitys- ja yhteistyömalleja, joita hankkeessa hyödynnetään ja joista voidaan ottaa oppia: o Espoon kaupungin apuvälineohje o HUS/KuumApu - Keski-Uudenmaan kuntien ja Hyvinkään sairaanhoitoalueen yhteistyönä suunniteltu apuvälinepalvelutoiminnan keskittäminen yhteiseen apuvälinekeskukseen o Vantaan kaupungin apuvälineohje o HUS/Länsi-Uudenmaan sairaanhoitoalueen ja kuntien välinen apuvälineyhteistyö o Vantaan ja Keravan toteuttama yhteiskilpailutus o Jorvin sairaalan hyödyntämä Espoon kilpailutus o HUS Porvoon sairaanhoitoalueen kuntien ja Porvoon sairaalan yhteistyö sairaanhoito-alueen apuvälintoiminnan yhtenäistämiseksi o HUS:n materiaalikeskuksen yhdessä sairaanhoitopiirin apuvälineasiantuntijoiden kanssa aikaisemmin kilpailuttamat tietyt apuvälineet o HUS Lohjan sairaanhoitoalueen kuntien Lohjan sairaalan edustajien kanssa laatima apuvälineohje o Muiden sairaanhoitopiirien hyvät käytännöt o Kansainväliset hyvät käytännöt Hyvien käytäntöjen selvitystyö tehdään varsinaisessa hankevaiheessa

8 2 Apuvälinehankkeen tavoitteet ja rajaukset 2.1 Tavoitteet Hankkeen taustalla olevat keskeiset tavoitteet ovat apuvälinetoiminnan kehittäminen, sekä tulevaisuuden tarpeisiin ja haasteisiin vastaaminen saatavilla oleviin resursseihin nähden mahdollisimman hyvällä toimintamallilla. Se, millainen organisaatio tai organisaatiomalli olisi lopputuloksen kannalta paras, selvitetään hankkeen aikana ja kuvataan hankkeen loppuraportissa eli liiketoimintasuunnitelmassa. Lähtökohtana apuvälipalveluiden toiminnan suunnittelussa ovat asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen, palveluiden saatavuus, ympäristötekijöiden huomioiminen, eri toimintojen tehostetun koordinoinnin ja mahdollisen keskittämisen kautta saatavat kustannushyödyt, kustannusten hallinta ja läpinäkyvyys, osaamisverkoston uudelleenorganisointi sekä logistiikan, huollon ja korjaustoiminnan organisointi. Edellisten seikkojen lisäksi tietojärjestelmien toiminnan tehostaminen on oleellinen ja välttämätön osa kehitystyötä. Pohjolaisen raportista nousee esiin kahdeksan keskeistä aluetta, joihin hankkeessa tulee painottua: 1) Työn- ja vastuunjako 2) Voimavarojen allokointi- ja organisointimahdollisuudet 3) Apuvälineiden hallinta- ja tietojärjestelmät 4) Apuvälinepalveluiden hankinta 5) Apuvälinepalveluiden asiakasohjaus 6) Alueellisen apuvälinekeskuksen ja osaamisverkoston toiminnan mallintaminen 7) Laskutuksen uudelleen järjestelyt 8) Toimintamallista saatavat taloudelliset hyödyt Pohjolaisen tekemän selvityksen pohjalta käynnistettiin valmistelutyö suunnitelman laatimiseksi alueen kuntien yhteisen apuvälinepalvelujärjestelmän organisoinnista. Apuvälinehankkeen käynnistämisen yhteydessä syksyn 2009 alkupuolella laadittiin valmistelutyön toiminta- / projektisuunnitelma, joka perustuu yllä mainittuihin kahdeksaan ehdotukseen apuvälinepalveluiden uudelleenjärjestämisestä HUS:n alueella. Valmistelutyön ja -projektin aikana em. kahdeksan kohdan painopistealueiden pohjalta on laadittu yhdeksän päämäärää ja tavoitetta, jotka on kappaleessa neljä sisällytetty osaksi liiketoimintasuunnitelmaa. Apuvälinetoiminnan kehittämisen yleisinä tavoitteina on: 1. Parantaa ja nopeuttaa asiakkaiden tarvitsemien apuvälinepalveluiden saatavuutta 2. Parantaa ohjausta, neuvontaa ja tiedottamista sekä kuntalaisille että sidosryhmille 3. Yhdenmukaistaa saatavuusperusteet 4. Vahvistaa apuvälinepalvelualan osaamista (osaamisverkoston perustaminen ja apuvälinetarpeen arvioinnin osaamisen lisääminen) 5. Tehostaa hankintojen, logististen toimintojen ja apuvälineiden huoltoa em. toimintojen uudelleen organisoinnin ja yhteisen tietojärjestelmän kautta. 6. Tietojärjestelmien yhtenäistämien. Tässä tulee huomioida hankkeessa mukana olevien tahojen potilastietojärjestelmät samoin kuin tulevaisuuden terveydenhuollon asiakirja- ja tietohallinnan haasteet Tietojärjestelmien yhtenäistämisen avulla voidaan myös kehittää raportointijärjestelmä, jolla kyetään seuraamaan apuvälineiden käyttöä, talouteen ja henkilöstöresursseihin liittyvää toimintaa sekä työn vaikuttavuutta koko sairaanhoidon palveluketjussa 7. Hallita apuvälinetoiminnasta aiheutuvia kuluja 8. Vaikuttaa koko sosiaali- ja terveydenhuollon palveluketjun ja apuvälinepalvelujen käyttäjien palveluketjun parantumiseen ja tehostumiseen

9 9. Parantaa teknologian hyväksikäyttöä (mm. apuvälineteknologia, informaatioteknologia, asuntoteknologia) 2.2 Rajaukset Hankeen tuloksena syntyvässä liiketoimintasuunnitelmassa tehdään yleinen suunnitelma, sekä taloudelliset ja toiminnalliset laskelmat yleisellä tasolla. Koska kuntien prosessit, toimintamallit ja kustannusten kohdennus ja laskentatavat eroavat toisistaan, ei liiketoimintasuunnitelman puitteissa voida tehdä jokaisen kunnan osalta erillistä laskelmaa tämän hetkisistä kustannuksista ja niiden tarkasta jakautumisesta mahdollisissa organisointimalleissa. Tämä edellyttäisi kaikkien kuntien osalta kustannuslaskelmien tekemistä uudelleen saman kaavan mukaisesti, ja siitäkin huolimatta erilaiset käytännöt ja toimintamallit vesittäisivät niiden vertailtavuutta. Edellä mainituista syistä liiketoimintasuunnitelmassa esitetään yleisten laskelmien lisäksi tarkennetun laskentamallin runko perusteluineen, jonka pohjalta kunnat voivat tarkentaa laskelmaa omien periaatteidensa mukaisesti ja arvioida taloudellisuutta omasta näkökulmastaan. Lisäksi hankkeesta rajataan pois yksikkökohtaiset prosessien toimintamallien kuvaukset, koska eri yksiköiden palvelutarpeet ja toimintamallit eroavat merkittävästi toisistaan. Yksiköillä tarkoitetaan kaikkia erillisiä palveluntuottajia joita HUS-alueella on. Tärkeintä on muodostaa selkeä kuvaus toiminnan periaatteista, prosesseista ja organisointimalleihin liittyvistä työn ja vastuunjaoista.

10 3 Hankeen toteuttajatahojen välinen yhteistyö Hankkeen toteuttajina hyödynnetään pääsääntöisesti olemassa olevia verkostoja ja toimijoita. Projektipäällikkö vastaa hankkeen etenemisestä ja raportoi siitä HUS:n johtajaylilääkärille. Valmistelutyötä valvoo ja ohjaa kuntien ja sairaanhoitoalueiden edustajista ja yhteistyötahoista koottu ohjausryhmä. Ohjausryhmä käsittelee projektin ylimpänä päätöksentekoelimenä esiin tuotavat asiat ja määrittää kantansa tehtyjen esitysten pohjalta ja asettaa projektipäällikön esityksestä tarvittavat työryhmät. Ohjausryhmä pitää omalta puoleltaan yhteyttä kuntien ja omien viite-/taustaryhmiensä apuvälineasioista päättäviin elimiin ja henkilöihin. Ohjausryhmä hyväksyy HUS:n ja kuntien päättäville elimille esitettävän lopullisen hanke-esityksen. Ohjausryhmä kokoontuu erikseen sovittavina ajankohtina kuitenkin vähintään kahden kuukauden välein. Eri ryhmien kokouksista pidettävät muistiot kirjataan hanketta varten perustetuille internet-sivuille. Työtehtävät tarkennetaan työn etenemisen mukaan siten, että nimitettävien työryhmien päällekkäistä työtä vältetään. Ohjausryhmän jäsenet Veli Ylitalo Heikki Voutilainen Sirpa Palamaa Kaija Puustjärvi-Sunabacka Jari Finnilä Pertti Heikkilä Anita Korhonen Kirsi Koljonen Kerstin Frondén Mervi Kaasinen Paula Siltanen Ilpo Salminen Outi Töytäri Kalle Könkkölä Timo Pohjolainen Kimmo Haahkola Jussi Vehkajärvi puheenjohtaja HUS, ylilääkäri, lasten neurologia klinikkaryhmän johtaja sihteeri HUS, apuvälinehankkeen projektipäällikkö asiantuntija HUS, fysioterapian osastonhoitaja HYKS klinikkaylilääkäri, fysiatrian klinikka HYKS - talousjohtaja Helsinki, ylilääkäri Helsingin terveyskeskus, kuntoutusyksikkö Vantaa, kuntoutusylilääkäri Vantaan terveyskeskus Espoo, ylilääkäri Espoon keskuksen terveyspalvelut L-U sairaanhoitoalue fysioterapian osastonhoitaja Lohja - fysioterapian osastonhoitaja Porvoon sairaanhoitoalue fysioterapian osastonhoitaja Nurmijärvi, johtava ylilääkäri Nurmijärven terveyskeskus THL - tutkija Vammaisfoorumi Kynnys ry/helsinki toiminnanjohtaja Orton lääketieteen tohtori, selvitysmies Sitra toimialajohtaja henkilöstön edustaja/pääluottamusmies, HUS Palvelutyöryhmän osallistujaverkostoon kuuluvat ohjausryhmän jäsenten nimeämät HUS:n eri sairaanhoitoalueiden (ESH tai PTH), Helsingin, Vantaan ja Espoon kaupunkien apuvälineyksiköiden sekä niiden HUS:n keskeisten apuvälineyksiköiden ja apuvälinepalveluja tuottavien erikoisalojen edustajat, joissa apuvälinepalvelut on keskitetty pääasiallisesti erikoissairaanhoitoon, asiakas/palveluiden käyttäjäedustaja sekä henkilöstön edustaja. Tavoitteena on, että työryhmän jäsenillä on kattavasti osaamista ja tietoa koko HUS -alueen apuvälinekäytännöistä erikoissairaanhoidossa ja perusterveydenhuollossa ja kunnissa. Palvelutyöryhmään kuuluvan henkilön tehtävänä on: 1) Toimia edustamansa alueen yhteyshenkilönä ja tuoda alueensa (kuntien/sairaanhoitoalueen) näkemykset palvelutyöryhmän tiedoksi. 2) Huolehtia osaltaan siitä, että valmistelutyössä huomioidaan paikalliset erityspiirteet ja apuvälinepalveluiden toteuttamiseen vaikuttavat päätökset. 3) Viedä alueelleen valmisteltaviksi ja pohdittavaksi apuvälinehankkeen valmistelutyön aikana annetut tehtävät mm. Valmisteluryhmän työhön liittyvät asiakirjat esim. konsulttityönä tuotetut kartoitukset ja niihin liittyvät kommentit Osaamisverkoston kartoitukseen liittyvään käytännön toimintaan liittyvät toimet Saatavuusperusteet

11 Yhteisistä käytännöistä sopiminen Tällä hetkellä kuntien käytössä on useita erilaisia potilastietojärjestelmiä ja suunnitellulle uudelle apuvälinetietojärjestelmälle asetetaan suuria toiminnallisia vaatimuksia. HUS:n ja alueen kuntien yhteisen järjestelmän hankkiminen koetaan toivottavana ja tämän toteuttamista varten perustetaan asiantuntijaryhmä. Tämä tietojärjestelmätyöryhmä koostuu ohjausryhmän nimeämistä henkilöistä ja se toimii tiiviissä yhteistyössä HUS:n tietotekniikkaliikelaitoksen kanssa. Tietojärjestelmätyöryhmän tehtävänä on: 1) Valmistella HUS:n ja alueen kuntien yhteisen tietojärjestelmän hankinnan toteuttamista 2) Kartoittaa järjestelmän hankintaan liittyvä kysymyksiä ja reunaehtoja (mm. järjestelmän integrointi potilastietojärjestelmiin) Em. ryhmien lisäksi kuntien ja eri alueiden erikoissairaanhoidon apuvälinepalveluita varten kukin alue perustaa omien alueellisten tarpeiden mukaisesti tarpeelliseksi katsomansa alatyöryhmät (yhteistyöryhmät) tai verkostot. Ryhmien muodostamisesta vastaavat sairaanhoitoalueet huomioiden alueelliset käytännöt ja olemassa olevat ryhmät (mm. olemassa olevat apuvälinetoimintaa käsittelevät työryhmät ja yhteistyöelimet). Mitään uusia ryhmiä ei tarvitse perustaa, jos alueella on olemassa kattavat apuvälinepalvelutoimintaa palvelevat yhteistyöverkostot. Alueellinen apuvälinepalveluverkosto luo pohjan tulevalle osaamisverkostolle..

12 4 Hankkeen toteutus, tehtävät ja niiden aikataulu Apuvälinehanke alkaa ohjausryhmän hyväksyttyä valmisteluprojektin aikana tehdyn hankesuunnitelman. Hankkeen aikana toteutetaan myöhemmin tässä kappaleessa mainittavat tehtävät, joiden pohjalta laaditaan organisaation liiketoimintasuunnitelma. Runkoa voidaan tarvittaessa muokata hankkeen aikana. Liiketoimintasuunnitelma valmistuu mennessä Hankkeen toteutuksen aikana on erityisen tärkeää keskustella kuntien ja sairaanhoitopiirin edustajien kanssa apuvälinepalveluiden toiminnan eri organisointimalleista sekä niiden hyödyistä ja riskeistä, jotta toimijat voivat sitoutua yhteisen mallin kehittämiseen. Kuva 1. Hankkeen vaiheistus. 1) Valmisteluprojekti (toteutus ) Hankesuunnitelmapohjan laatiminen, sen arviointi ja kommentointi Suunnitelman kirjoittaminen lopulliseen muotoon Tuloksena valmis hankesuunnitelma 2) Hankesuunnitelman mukaisen apuvälinehankkeen toteutus (tämän hankesuunnitelman mukainen toteutus) Toiminnan ja organisoinnin suunnittelu ja eri organisointimallien vertailu Taustaselvitysten laatiminen Liiketoimintasuunnitelman laatiminen Tuloksena liiketoimintasuunnitelma 3) Liiketoimintasuunnitelman hyväksyminen ja toimeenpano HUS:n hallitus hyväksyy liiketoimintasuunnitelman omasta puolestaan Liiketoimintasuunnitelma lähetetään kuntakierrokselle kommentoitavaksi ja hyväksyttäväksi (HUS:n ja alueen kuntien kannanotot mennessä) HUS:n valtuustokäsittelystä ja sen ajankohdasta päätetään HUS:n hallituksessa erikseen kuntien kannanottojen jälkeen. Apuvälinepalvelutoiminnan organisointi ja vaiheittainen käynnistyminen liiketoimintasuunnitelman mukaisesti tapahtuu valtuuston päättämän aikataulun mukaisesti.

13 4.1 Hankkeen selvitys-/tehtäväalueet Hankkeen raportointi tehdään normaalia liiketoimintasuunnitelman muotoa noudattaen. Alla esitetyt selvitys- ja tehtäväalueet on esitetty alustava liiketoimintasuunnitelman rungon mukaisesti. Liiketoimintasuunnitelman laatimiseksi tullaan hankkeen aikana tekemään useita selvityksiä ja tehtäviä, joiden perusteella alueellinen apuvälinepalvelutoiminta- ja organisaatiomalli tullaan valitsemaan. Hankkeessa selvitettävät asiat on sisällytetty alla lueteltuihin kohtiin, joita voidaan hankkeen aikana tarkentaa ohjausryhmän kokouksissa. Kohdat tullaan käymään läpi lopullisessa liiketoimintasuunnitelmassa Organisaation toiminnan määritys Tässä osiossa määritellään organisaation taustat, toiminnan periaatteet, asiakkaat sekä visio Toimintaympäristö Palvelurakenteen muutoksista ja väestön ikärakenteen muutoksesta vaikutusten arvio sisällytetään liiketoimintasuunnitelmaan. Hankkeen aikana tehdään mm. demografiset laskelmat kuvaamaan apuvälinepalvelujen käyttöä ja toimintaympäristön muutoksia tulevaisuudessa. Liiketoimintasuunnitelmaan sisällytetään myös ne tulevien vuosien demografiset muutokset, jotka tulee ottaa huomioon toiminnan kustannusten hallinnassa. Lisäksi selvitetään muut toimintaympäristöön vaikuttavat tekijät kuten teknologinen kehitys ja mahdolliset muutokset apuvälinepalveluiden yksikköasiakkaiden palveluissa (esim. ikääntyneiden kotona asumisen lisääminen lisää apuvälineiden tarvetta.). Toimintaympäristöön vaikuttavat mm myös mm. uusi terveydenhuoltolaki ja palvelusetelien käyttöönotto. Toimintaympäristön kuvauksessa hyödynnetään PEST analyysia, eli kuvataan palvelun poliittinen, taloudellinen, sosiaalinen ja teknologinen toimintaympäristö. Toimintaympäristö osioon liitetään myös ympäristönäkökulma toiminnan kestävän kehityksen näkökulmasta Tavoitteet Erityishuomion kohteina tässä osiossa ovat asiakaslähtöisen toiminnan kehittäminen, palveluiden saatavuus, ympäristötekijöiden huomioiminen, eri toimintojen tehostetun koordinoinnin ja mahdollisen keskittämisen kautta saatavat kustannushyödyt, kustannusten hallinta ja läpinäkyvyys, osaamisverkoston uudelleenorganisointi sekä logistiikan, kilpailutuksen, huollon ja korjaustoiminnan organisointi. Edellisten seikkojen lisäksi tietojärjestelmien toiminnan tehostaminen on oleellinen ja välttämätön osa kehitystyötä, sillä järjestelmien avulla voidaan vaikuttaa koko palveluprosessin tehostumiseen. Liiketoimintasuunnitelma tulee sisältämään seuraavat tavoitteet yhdistettynä suunnitelmaan siitä, miten ne ovat saavutettavissa: 1) Parantaa ja nopeuttaa asiakkaiden tarvitsemien apuvälinepalveluiden saatavuutta. 2) Parantaa ohjausta, neuvontaa ja tiedottamista sekä kuntalaisille että sidosryhmille 3) Yhdenmukaistaa saatavuusperusteet 4) Vahvistaa apuvälinepalvelualan osaamista (osaamisverkoston perustaminen ja apuvälinetarpeen arvioinnin osaamisen lisääminen)

14 5) Tehostaa hankintojen, logististen toimintojen ja apuvälineiden huoltoa em. toimintojen uudelleen organisoinnin kautta. 6) Tietojärjestelmien yhtenäistäminen. Tässä tulee huomioida hankkeessa mukana olevien tahojen potilastietojärjestelmät samoin kuin tulevaisuuden terveydenhuollon asiakirja- ja tietohallinnan haasteet 7) Hallita apuvälinetoiminnasta aiheutuvia kuluja 8) Vaikuttaa koko sosiaali- ja terveydenhuollon palveluketjun ja apuvälinepalvelujen käyttäjien palveluketjun parantumiseen ja tehostumiseen 9) Parantaa teknologian hyväksikäyttöä (mm. apuvälineteknologia, informaatioteknologia, asuntoteknologia) Tiedottaminen ja viestintä Sisäinen tiedottaminen ja viestintä: Hankkeen aikana siitä tiedotetaan ja viestitään aktiivisesti ja säännöllisesti. Tavoitteena on, että HUS-organisaatio ja kuntien päättäjät ja toimijat ovat ajantasaisesti tietoisia hankkeesta ja sen etenemisestä. Keinoina ja välineinä käytetään seuraavia kanavia ja menettelyitä: Internet-sivujen hyväksikäyttö Vuorovaikutteinen (kaksisuuntainen) tiedonkulku Palveluverkoston ajan tasalla pitäminen uutiskirjeiden ja tiedotteiden avulla (verkostot ovat elintärkeä osa tiedonkulun varmistamista) Ulkoinen tiedottaminen ja viestintä: Hankkeen onnistuminen vaatii tietoisuuden lisäämistä myös mukana olevia tahoja laajemmin. Erityisesti vammais- ja muut aihealueeseen liittyvät järjestöt ja organisaatiot on hyvä saada tietoiseksi hankkeesta. Jo nyt hanketta kohtaan on osoitettu mielenkiintoa, mistä syystä hankkeen hyvän lopputuloksen kannalta on tärkeätä kuulla näiden tahojen ajatuksia toteutuksen aikana. Keinoina ja välineinä käytetään seuraavia kanavia ja menettelyitä: Internet-sivut ja tieto niiden olemassaolosta Henkilökohtaiset kontaktit Medianäkyvyys ym Toiminnan ja osaamisen kehittäminen Apuvälinepalvelutoiminnan ja koko palveluketjun toiminnan tehostaminen ja kustannusnousun hillitseminen edellyttää jo olemassa olevien prosessien kehittämistä: o apuvälinepalveluprosessien parantaminen osana koko sosiaali- ja terveydenhuollon palveluprosesseja o erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon välisen työnjaon selkiyttäminen o ydinprosessien sujuvuuden laaja-alainen tehostaminen o potilaiden hoitoaikojen ja laitospäivien määrän vähentäminen o kotiuttamiseen liittyvien prosessien tehostaminen apuvälinetoiminnan osalta o tuote- ja palveluhinnoittelun periaatteiden luominen o toimivan ja luotettavan laskutusjärjestelmän kehittäminen

15 o apuvälinehenkilöstön osaamisen tason ylläpitäminen ja kehittäminen tutkimuksen ja jatkuvan koulutuksen sekä kouluttautumisen kautta. Apuvälinepalvelun osaamisverkoston perustamisen kautta pyritään rakentamaan todellinen alan palvelun ja osaamisen keskittymä, jossa käytetään järkevällä tavalla ja talouden realiteetit huomioiden saatavilla olevaa tuotevalikoimaa. Palvelutuotannon kehittämisestä vastaa hyvin koulutettu ja ammattinsa osaava henkilökunta. Osaamisverkoston tehtävänä on ylläpitää ja kehittää koko alueen apuvälinehenkilöstön osaamisen tasoa tutkimuksen ja jatkuvan koulutuksen sekä kouluttautumisen kautta. Osaamisverkosto kartoitetaan hankkeen aikana ja sen rakentamisessa hyödynnetään olemassa olevat palveluverkostot Tuotanto ja logistiikka Hankkeessa tullaan selvittämään yhteisen apuvälineorganisaation toimintaedellytykset sekä, miten apuvälinetoiminnan palveluprosessit voidaan järjestää mahdollisimman asiakaslähtöisesti ja kustannustehokkaasti siten, että ne tukevat sekä apuvälinepalveluiden käyttäjien että muun palvelutuotannon prosesseja. Myös hankintojen ja logististen toimintojen (huolto, korjaus, kuljetus, varastointi, jakelu) tehostaminen on avainkysymys, joka tulee ottaa huomioon liiketoimintasuunnitelman laatimisessa. Tämä edellyttää selvityksiä mm. jakelu- ja huoltoverkoston järjestämisvaihtoehdoista. Logististen toimintojen suunnittelussa tulee huomioida yhteistyö ydinprosessien kanssa. Apuvälinepalveluiden yhteisten hallinta- ja tietojärjestelmien kehittämisessä on tulevaisuuden terveydenhuollon haasteiden lisäksi (mm. asiakirja- ja tietohallinnan haasteet) huomioitava mm. hankintojen kilpailuttamisen, logistiikan, huollon ja varastoinnin tehostaminen. Järjestelmien avulla tulee voida seurata apuvälineiden käyttöä, kaikkea talouteen ja henkilöstöön liittyvää toimintaa sekä työn vaikuttavuutta koko sairaanhoidon palveluketjussa Organisaatio ja henkilöstö Tärkeintä on muodostaa selkeä kuvaus toiminnan periaatteista, prosesseista ja organisointimalleihin liittyvistä työn- ja vastuunjaoista. Liiketoimintasuunnitelman laatimisessa huomioidaan ainakin alueellisen apuvälinepalvelutoiminnan vaihtoehtoiset toimintamallit selvitysraportissa esitettyjen kolmen eri vaihtoehdon mukaisesti toteutettuina, sekä kuntien ehdotuksissa esille nousseiden muiden vaihtoehtoisten mallien mukaisesti toteutettuna. Lisäksi selvitetään yhteistyömahdollisuuksia ja työnjakoa yksityisen ja kolmannen sektorin kanssa: 1) HUS:n oma liikelaitos 2) HUS:n ja kuntien yhteisesti omistama liikelaitoskuntayhtymä 3) HUS:n ja kuntien yhteisesti omistama osakeyhtiö. 4) muu vaihtoehtoinen malli: Alueellisten toimijoiden yhteinen hankintarengas ja osaamisverkosto Näistä vaihtoehdoista tullaan suosittelemaan tehtyjen selvitysten perusteella käyttöönotettavaksi toimivinta ratkaisua alueellisen apuvälineorganisaation toimintamalliksi. Tämä edellyttää mm. eri toteutusvaihtoehtojen tuottavuuslukujen tarkastelua. Laskelmat tehdään hankkeen aikana ja niitä käytetään arvioitaessa ja laskettaessa toiminnan kokonaiskustannuksia sekä apuvälinepalveluiden tuottamisesta aiheutuvia suoria ja epäsuoria kustannuksia ja hyötyjä. Arvioitavana ovat myös yleiset ja kuntakohtaiset suunnitelmat, sekä taloudelliset ja toiminnalliset laskelmat yleisellä tasolla. Lisäksi laaditaan tarkennettu laskentamallin runko perusteluineen, jonka pohjalta kunnat voivat tarkentaa laskelmaa omien periaatteidensa mukaisesti ja arvioida taloudellisuutta omasta näkökulmastaan. Henkilöstövoimavarojen uudelleenorganisointimahdollisuudet ja -suunnitelmat sisällytetään apuvälinepalvelutoimintamallin muodostamissuunnitelmiin. Tämä edellyttää mm. päällekkäisten toimintojen

16 kartoittamista ja yhteisten keskitettävien toimintojen mallintamista. Myös yhteistyömahdollisuudet yksityisten toimijoiden ja palveluntarjoajien kanssa on otettava huomioon. Lisäksi tässä osiossa kuvataan osaamisverkosto ja sen toiminta Rajapinnat muihin organisaatioihin Tässä osiossa määritellään ja nimetään apuvälinetoiminnan keskeiset rajapinnat. Liiketoimintasuunnitelmassa kuvataan keskeisimmät rajapintoihin liittyvät yhteiset toiminnot ja niiden merkitys kokonaispalvelulle. Esim. mitkä ovat voimavarat ja yhteydet mm. yliopistosairaalan muuhun tutkimus- ja kehittämistoimintaan (esim. tutkimusrahoitus) Operatiivinen toimintasuunnitelma Tässä osiossa määritellään konkreettiset askeleet apuvälinepalvelutoiminnan käynnistämiselle sekä pohja jatkossa käytettävälle toiminnan vuosikellolle. Konkreettisten askelien määrittelemisen lisäksi toiminnan käynnistämisen tarkka vaiheistus ja tarvittavat toimenpiteet aikataulutetaan ja työn- ja vastuunjaot kirjataan ylös Talous- ja rahoitussuunnitelma Talous- ja rahoitussuunnitelma koskien liiketoimintasuunnitelman valmistumisen jälkeistä aikaa valmistellaan kuluvan kevään aikana. Yksityiskohdat ovat riippuvaisia siitä, minkälaista organisaatiota tullaan rakentamaan, minkälaisella aikataululla on mahdollista edetä ja minkälaisia henkilö- ym. voimavaroja uuden toimintamallin rakentaminen edellyttää Riskien arviointi Hankkeen aikana tehdään valitun toimintamallin osalta laajennettu riskien kartoitus ja arviointi sekä riskienhallintasuunnitelma, jotka sisällytetään liiketoimintasuunnitelmaan. Riskien kartoituksessa otetaan huomioon myös palvelutyöryhmän valmisteluprojektin aikana esittämät hankkeen kannalta keskeisimmät haasteet ja mahdolliset riskit, joita kunnat, yksiköt ja henkilökunta pelkäävät muutoksen tuovan niin asiakkaiden kuin myös toimijoiden ja rahoittajien näkökulmista.

17 5 Aikataulu Hankesuunnitelma on valmiina ohjausryhmää varten mennessä. Valmiin hankesuunnitelman esittely pidetään ohjausryhmälle Ohjausryhmä hyväksyy hankesuunnitelman. Ohjausryhmä seuraa ja ohjeistaa valmistelutyön etenemistä. Koko hankkeen liiketoimintasuunnitelma valmistuu mennessä. HUS:n ja alueen kuntien kannanotot pyydetään mennessä. Apuvälinehankkeen aikataulu: Liiketoimintasuunnitelman laatimista tukevan tahon kilpailuttaminen Liiketoimintasuunnitelman laatimista tukevan tahon valinta Työn- ja vastuunjako hankkeen ajalle Toiminnan ja organisoinnin suunnittelu ja eri organisointimallien vertailu Taustaselvitysten ja laskelmien laatiminen ja analysointi eri toteutusvaihtoehtojen vertailu eri toimijoiden välinen työn ja vastuunjako Organisaatiomallin valinta ja toimeenpanon suunnittelu Liiketoimintasuunnitelman laatiminen Liiketoimintasuunnitelma valmis

18 6 Riskien arviointi Tässä riskien arvioinnissa on selvitetty varsinaiseen hankkeeseen liittyviä riskejä, ei uusiin toimintamalleihin liittyviä riskejä. Apuvälinepalvelutoiminnan organisointiin ja uusiin toimintamalleihin liittyviä riskejä kartoitetaan hankkeen aikana ja toiminnan tarkka ja kattava riskianalyysi sisällytetään lopulliseen liiketoimintasuunnitelmaan. Yksi hankkeen riskeistä on sen suuruus. Mukana on monia toimijoita ja tarvitaan monen tason päätöksiä. Tämän vuoksi mahdollisimman monen alueen kunnan mukanaolo on edellytys hankkeen onnistumiselle. Erityisen suuri riski on usean kunnan poisjäänti tai liian varauksellinen lopullinen kannanotto mukaantuloon. Kattavan yhteistyöverkoston luominen on yksi hankkeen suurista kysymyksistä. Kuntien apuvälinepalveluista päättävien, näitä palveluja tuottavien yksiköiden sekä niissä toimivan henkilöstön edustajien näkökantojen mukaan saaminen on yhtä tärkeää. Hankkeen onnistumisen kannalta on tärkeää, että siitä päättävät ymmärtävät hankkeen keskeisen sisällön samalla tavalla. Ymmärtäminen edellyttää hankkeeseen perehtymistä. Onnistuminen edellyttää myös että uutta luodessa ollaan valmiita sovitusti luopumaan vanhoista käytännöistä ja toimintatavoista. Hanketyöhön tarvitaan mukaan yhtä lailla käytännön toimijoita, päättäjiä kuin apuvälinepalveluihin liittyvien prosessien omistajiakin. Hankeen toteutuksen näkökulmasta keskeisiksi riskeiksi arvioidaan mm: Hankkeen eri osapuolten välinen kommunikaatio ja yhteistyö eivät toimi. Yhteisen tahtotilan rakentaminen epäonnistuu eikä työn- ja vastuunjakoa saada sovittua mikä vaikuttaa myös hankkeen aikana tehtäviin päätöksiin. Hankkeen aikataulu venyy. Hankkeen tahot ajavat vain omaa etuaan eivätkä suostu kompromisseihin yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Käyttäjälähtöisen näkökulman mukaan tuominen hankkeeseen epäonnistuu Vastuu hankkeen riskien hallinnasta on HUS:lla. Keskeisiä keinoja riskienhallinnassa ovat mm. ajantasainen viestintä, verkostojen toimivuus ja johdon sitoutuminen hankkeeseen ja sen tavoitteisiin. 7 Hankkeen viestintäsuunnitelma Hankkeen aikana tärkeässä roolissa on viestintä eri osallistuja- ja sidosryhmien kanssa. Hankkeen viestinnästä vastaa HUS. Viestintäsuunnitelmaa tarkennetaan varsinaisen hankkeen alussa, ja tässä esitetään alustava viestintäsuunnitelman sisältö: Viestinnän pelisäännöt ja käytännöt (ohjeistukset) Kohderyhmäkohtaiset toimenpiteet Sisäinen viestintä - Sisäisen viestinnän teemat ja painopistealueet (mm. tiedonkulun parantaminen) ulkoinen viestintä - Medianäkyvyys - Kansalaisten tiedottaminen (yhteiskuntasuhteet) - Muiden kohderyhmien tiedottaminen - Työkaluina tiedotteet, artikkelit, tilaisuudet, kampanjat sekä esitteet - Ulkoisen viestinnän teemat ja painopistealueet Koko organisaatiota koskevat toimenpiteet Erillishankkeet: yhteistyö ulkopuolisten tahojen kanssa viestinnän toteuttamiseksi

19 Vastuut Aikataulun suunnittelu Budjetti ja sen seuranta