Pirjo Vehkamäki Luentotiivistelmä oikeustieteen kandidaatti, kouluneuvos emerita. Julkisuus, salassapito ja niiden suhde tietosuojaan

Transkriptio

1 Pirjo Vehkamäki Luentotiivistelmä oikeustieteen kandidaatti, kouluneuvos emerita Julkisuus, salassapito ja niiden suhde tietosuojaan

2 2 Julkisuus ja salassapito Jokaisella Suomessa on perusoikeutena sananvapaus. Virkamiehillä ja julkisia tehtäviä hoitavilla henkilöillä on kuitenkin vaitiolovelvollisuus. Henkilötietolaki koskee sitä, kuka saa kerätä, käyttää ja muuten käsitellä tunnistettavia henkilötietoja ja pitää niistä rekistereitä. Se säätää myös henkilötietojen käsittelyvaatimuksista ja rekisterinpidosta (tietosuoja). Henkilötietolaki koskee sekä yksityisiä että viranomaisia. Viranomaisten henkilörekisterien henkilötietojen julkisuus ja salassapito ratkeaa julkisuuslain mukaan. Julkisuuslaki koskee vain viranomaisia (laajasti määriteltynä.) Julkisuus hallinnossa asiakirjat ovat julkisia, niistä saa pyynnöstä tietoja ja jäljennöksiä (myndighetshandlingar är offentliga) hallintoasian käsittely ja päätöksenteko ei ole julkista (hallintolain 24, JulkL 1.2 ) (behandling är inte offentlig) viranomaisilla on tiedonanto- ja tiedottamisvelvollisuus (hallintolain 23 ja 41, julkisuuslain 5. luku) (myndigheterna har skyldighet att informera) opetus on julkista tosiasiallista toimintaa (POL 19, LL 14, LAK 22 ja AMKL 16 ) Tärkein säädös on laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Lag om offentlighet i myndigheternas verksamhet) (621/1999 sekä asetus 1030/1999) Lain tarkoitus (3 ): - avoimuus ja hyvä tiedonhallintatapa - mahdollisuus valvoa, muodostaa vapaasti mielipiteensä ja vaikuttaa julkisen vallan käyttöön (PL 14.3 ja 20.2 ) - mahdollisuus valvoa oikeuksiaan Pidän julkisuuslakia verraten onnistuneena (siis sisällöltään, lisäys PV:n) lukuun ottamatta sitä, että se on muotoiltu tolkuttoman monimutkaisesti. (Helsingin yliopiston hallinto-oikeuden professori Olli Mäenpää Helsingin Sanomissa ns. Tiitisen listaa koskevan KHO:n ratkaisun kommentin yhteydessä) Asiakirjojen julkisuus ja salassapito 1. Viranomaisia ovat (med myndigheter avses) (4 ) organisatorisin ja funktionaalisin perustein mm. (viranomainen on määritelty laajasti) - valtion hallintoviranomaiset - kunnalliset viranomaiset - tiettyä tehtävää itsenäisesti hoitavat lautakunnat (esim. ylioppilastutkintolautakunta), toimikunnat (esim. tutkintotoimikunnat) yms.

3 3 - julkista tehtävää hoitavat yhteisöt, laitokset, säätiöt ja yksityiset henkilöt niiden käyttäessä julkista valtaa (välillinen julkishallinto, esim. yksityisessä oppilaitoksessa ainakin oppilaaksi ottaminen, oppilaan arviointi, kurinpito yms. laissa säädetyt oppilasasiat ) 2. Asiakirjan (tallenteen) (handling) käsite on välineriippumaton (5.1 ) - kirjallinen ja kuvallinen esitys - viesti, joka on saatavissa selville apuvälinein (atk-, ääni- ja kuvatallenteet) Julkisuuteen vedoten pyytäjä saa vain sisällöltään julkista tallennettua tietoa. Vaitiolovelvollisuus (23.1 ) koskee sisällöltään salassa pidettäviä tallentamattomiakin tietoja. Salassa pidettäviä tietoja koskee hyväksikäyttökielto (23.2 ). Viranomaisten asiakirjat ovat julkisia (1 ) ja jokaisella on oikeus pyynnöstä saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta (9 ) (Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling). Arviointitulosten julkistaminen on eri asia, LTP 7.4. Oikeus saada tietoja viranomaisten julkisista asiakirjoista on perusoikeus, jota voidaan rajoittaa vain lain tasoisella säännöksellä (PL 12.2 ). Tärkein näistä laeista on julkisuuslaki. Rajoituksia on kolme ryhmää: - Eräisiin viranomaisen hallussa oleviin asiakirjoihin julkisuuslakia ei sovelleta (5.3-4 ) - Eräät asiakirjat ovat sisällöltään salassa pidettäviä (erityislait, kuten esim. yleiset koululait, ja julkisuuslain 24 ) - Sisällöltään julkisista keskeneräisistä asiakirjoista ei vielä ole pakko antaa tietoa (6, vasta valmiista asiakirjoista tieto on annettava, tiedon antaminen luonnoksista on harkinnanvaraista, ns. harkinnanvarainen julkisuus) 3. Viranomaisen asiakirja (myndighetshandling) (5.2 ) on viranomaisen hallussa ja määräysvallassa oleva asiakirja, joka on laadittu viranomaisessa tai joka on toimitettu sille sen tehtäviä varten. Yksityisessä oppilaitoksessa julkisen vallan nojalla julkisia tehtäviä hoidettaessa syntyvät asiakirjat ( oppilasasioissa ). Lakia ei kuitenkaan sovelleta eräisiin lain 5 :n 3 ja 4 momenteissa tarkoitettuihin asiakirjoihin, esim sisäistä koulutusta, tiedonhakua tai muuta sisäistä käyttöä varten hankitut asiakirjat (kirjastoklausuuli, esim. hakuteokset, sanakirjat, internet-yhteydet) 3. virkamiehen vain oman muistin tueksi laatimat muistiinpanot ja sellaiset luonnokset, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai käsittelyä varten (viimeksi mainitut eivät virkamiehen kannalta ole vielä valmiita asiakirjoja) - - -

4 4 4. Julkisuuden alkaminen Laki määrittelee, mistä ajankohdasta sisällöltään julkisen asiakirjan julkisuus alkaa eli mistä hetkestä alkaen jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. (Tidpunkten för när en handling som upprättats av en myndighet blir offentlig): 4.1. Viranomaisen laatimien asiakirjojen julkisuus alkaa siitä hetkestä, kun ne ovat valmistuneet (6 ), esim. - merkintä, kun se on tehty (diaarimerkinnän ja asiakirjojen julkisuuden erillisyys) - esitys, ehdotus, ilmoitus, aloite, hakemus sekä lausunto- ja selvityspyyntö, kun se on allekirjoitettu - päätös, lausunto, toimituskirja, sopimus sekä niiden käsittelyä varten laadittu sisäinen valmisteluaineisto kuten muistio ja pöytäkirja, kun se on allekirjoitettu (6 :n 8 kohta) - (virallinen) pöytäkirja, kun se on tarkastuksen jälkeen allekirjoitettu (6 :n 6 kohta) Viranomaisen on tarvittaessa mahdollisuuksien mukaan huolehdittava siitä, että asianosainen saa tiedon asiakirjan sisällöstä ennen sen julkiseksi tulemista (6.3 ) Viranomaiselle toimitettujen asiakirjojen julkisuus alkaa siitä hetkestä, kun ne ovat saapuneet viranomaiselle (tidpunkten för när en handling som inkommit till en myndighet blir offentlig) (7 ), esim. - kun viranomainen on saanut asiakirjan - apuvälinein selville saatava, kun se on viranomaisen käytettävissä 4.3. Harkinnanvarainen julkisuus Tiedon antaminen sisällöltään julkisesta asiakirjasta ennen julkiseksi tulemisen ajankohtaa on viranomaisen harkinnassa (utlämnande av uppgifter ur en handling som ännu inte är offentlig är beroende av myndighetens prövning) (9.2 ). 5. Salassapito sivullisilta, yleisöltä Salassapitoon (skyldighet att iaktta sekretess) kuuluu siis - asiakirjasalaisuus (handlingssekretess) - vaitiolovelvollisuus (tystnadsplikt) - hyväksikäyttökielto (förbud mot utnyttjande). Nimestään huolimatta julkisuuslaki on myös tärkein salassapitoa koskeva laki hallinnossa, sen 24 :ssä on 32 salassapitoperustekohtaa. Tietojensaantioikeutta voidaan rajoittaa vain lailla ja vain välttämättömäksi katsotun edun eli salassapitointressin turvaamiseksi (liite 2). Asiakirjan sisältö ratkaisee salassapidon. Salassapidolla suojattava etu on yleensä yksityinen tai yleinen, ei viranomaisen oma etu.

5 salassapito (ovillkorlig sekretessbestämmelse): Asiakirjat ovat salassa pidettäviä riippumatta siitä, aiheutuisiko tiedon antamisesta yksittäisessä tapauksessa vaaraa kohdan suojaamalle edulle eli intressille - usein yksityisyyden suojaksi (esim. terveydentilatiedot) 5.2. Ehdollinen salassapito (vahinkoedellytyslausekkeellinen salassapito) (villkorlig sekretessbestämmelse): Tiedon antaminen asiakirjasta riippuu siitä, vaarantuuko kohdan suojaama etu eli intressi tiedon antamisesta yksittäisessä tapauksessa. Harkintavalta on sillä viranomaisella, jolta tietoa pyydetään. Ehdollinen salassapito voi perustua julkisuusolettamaan (offentlighetspresumtion) tai salassapito-olettamaan (sekretesspresumtion). Liitteenä 3 on kaikki 24 :n mukaiset salassapitoperusteet. Oheislukemiseksi on tiivistelmään liitetty lisäksi teksti erityisesti opetuksessa sovellettavista säännöksistä ja salassapitoperusteista (liite 2). Osajulkisuus (10 ) 5.3. Salassapito viranomaisen sisällä Salassapitovelvollisuus on voimassa myös saman viranomaisen sisällä. Sivullisia ovat ne virkamiehet, joiden tehtäviin asian käsittely ei kuulu (tehtävät ja tiedot kuuluvat yhteen) Salassapidosta poikkeaminen (undantag från sekretess) (26 30 :t), (salassapitovelvollisuus siirtyy yksityiselle tämän saadessa asiakirjan) Viranomaisen asiakirjojen julkisuus on pääsääntö, siitä voidaan poiketa vain lain nojalla. Viranomainen voi antaa lain nojalla salassa pidettävästä asiakirjasta tiedon sivulliselle, - jos peruste on laissa erikseen säädetty - ao. henkilö on antanut suostumuksensa - arkistoon siirretyistä asiakirjoista tutkimusta varten - yksittäistapauksessa viranomainen voi antaa luvan tutkimusta yms. varten Yksityisyyttä koskevasta tiedosta - laissa säädetyn tiedonantovelvollisuuden toteuttamiseksi (esim. väestötieto- tai verolainsäädäntö) - viranomaisen korvauksen tai muun vaatimuksen toteuttamiseksi (esim. vahingonkorvaus tai veron periminen) 5.5. Myös muulle viranomaiselle (29 ) voidaan antaa ehdottomasti salassa pidettäviä tietoja vain - ao. henkilön suostumuksen - tai lain säännöksen perusteella (ks. esim. poliisilain 35 ) - oikeusturvamenettelyn tarpeisiin - yksittäiseen valvonta- tai tarkastustehtävään

6 6 5.6.Salassapidon lakkaaminen (upphörande av sekretess) (31 ) Kaikkia asiakirjoja ei säilytetä pysyvästi, vaan ne hävitetään arkistolainsäädännön ja arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Pysyvästi säilyttävien asiakirjojen salassapito lakkaa kuitenkin, kun on kulunut - 25 vuotta asiakirjan päivämäärästä, valmistumisesta tai saapumisesta - yksityisyyttä suojaavat 50 vuotta henkilön kuolemasta (tai 100 v edellisestä) - VN voi pidentää määräaikaa enintään 30 vuodella 6. Asianosaisen/henkilön itsensä oikeus tiedonsaantiin (en parts rätt att ta del av en handling/rätt att ta del av en handling som gäller en själv), (11 12 ), vrt. asianosaisen salassapitovelvollisuus (23.2 ) Asianosaisella on oikeus saada tieto muustakin kuin julkisesta asiakirjasta, jos se voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn, ei kuitenkaan esim. - vastoin erittäin tärkeää yleistä (esim. valtion turvallisuus) tai lapsen tai muuta erittäin tärkeää yksityistä etua (esim. psyykkinen sairaus; lastensuojeluilmoituksen, kantelun tai ilmiannon tekijän henkilötiedot) - esittelymuistiosta eikä ratkaisuehdotuksesta ennen asian käsittelyn päättymistä 7. Millä tavalla tieto asiakirjasta annetaan? (hur en handling skall lämnas ut?) (16 ja 13 ) Pyytäjän haluamalla tavalla, ellei se aiheuta kohtuutonta haittaa virkatoiminnalle - suullisesti (myös puhelimitse; henkilörekisterien julkisia tietoja puhelimitse vain varovasti, ks. jäljempänä) - nähtäväksi ja jäljennettäväksi paikan päällä - kuunneltavaksi (ja katsottavaksi) - kopiona - tulosteena Asiakirjapyyntö on yksilöitävä, viranomaisen on avustettava yksilöinnissä. Kun asiakirja on julkinen, pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään (toisin ehdollisesti salassa pidettävien tietojen ja harkinnanvaraisesti julkisten tietojen antaminen sekä henkilörekisterin tietojen luovuttaminen, 13.2 ) Tieto on annettava viipymättä, viimeistään 2 viikon (-1 kk:n) kuluessa. 8. Tiedon antamisesta päättäminen (päätöstoimivalta ja harkintavallan käyttövalta) (beslut om att en handling lämnas ut) (14 15 ) - viranomainen, jonka hallussa asiakirja on (viranomaisten erillisyys) Viranomaisessa tiedon antaa se henkilöstöön kuuluva, jolle se on määrätty tai jonka tehtäviin se muuten kuuluu (tehtäväjako ja toimivalta, ks. JulkA kohta). Jos henkilö kieltäytyy antamasta tietoa - on ilmoitettava syy - annettava tieto, että asia voidaan siirtää henkilöltä viranomaiselle,

7 7 ja tiedusteltava, haluaako pyytäjä siirtoa - pyyntö voidaan siirtää asiaa kokonaisuudessaan käsittelevälle viranomaiselle tai rekisteriviranomaiselle (esim. maistraatille) - viranomaisen päätöksestä voi valittaa hallintolainkäyttölain mukaan (33 ), myös kunnallisten elinten päätöksistä 9. Viranomaisen velvollisuudet edistää tiedonsaantia ja hyvää tiedonhallintatapaa (myndigheternas skyldighet att främja möjligheterna att ta del av en handling samt en god informationshantering) (17 21 :t ja JulkA), mm. - tietojen saatavuus, käytettävyys, eheys, laatu ja suojaaminen - luettelot ratkaisuista ja asioista asiakirjojen löytämiseksi - koulutettava henkilöstö (asiakaspalvelu) - viranomaisella on tiedonantovelvollisuus keskeneräisissä asioissa (ei keskeneräisen asiakirjan esittämisvelvollisuutta, sillä ne ovat harkinnanvaraisesti julkisia) - viranomaisella on velvollisuus tuottaa ja jakaa tietoa toiminnastaan (oppaat, tilastot, esitteet, tiedot kirjastoissa ja tietoverkoissa )

8 8 Tietosuoja Henkilötietolaki koskee sitä, kuka saa kerätä, käyttää ja muuten käsitellä tunnistettavia henkilötietoja ja pitää rekistereitä. Se säätää myös henkilötietojen käsittelyvaatimuksista ja rekisterinpidosta (tietosuoja). Viranomaisten henkilörekisterien henkilötietojen (1) julkisuus ja salassapito ja niiden (2) antaminen ja luovuttaminen ratkeaa julkisuuslain mukaan (henkilötietolain 8.4 ). Henkilörekisteriin kuuluvat kaikki tiettyyn tarkoitukseen kerätyt henkilötiedot riippumatta siitä, käsitelläänkö niitä manuaalisesti vai automaattisesti ja säilytetäänkö niitä yhdessä paikassa. Esimerkiksi kaikki oppilaan arvioinnin suorittamiseksi käsiteltävät tiedot muodostavat yhden rekisterin eri tietojen erilaisesta tallennustavasta riippumatta (looginen rekisteri). 1. Henkilötietojen käsittelyn edellytykset Laatimalla rekisteriselosteen rekisterinpitäjä varmistuu siitä, että käsittelyedellytykset ovat olemassa Organisaatio saa kerätä henkilötietoja vain, jos se on sen oman toiminnan kannalta perusteltua. Oppilaitos saa siis kerätä tietoja oppilaista ensin oppilasvalintaa ja oppilaaksi ottamista varten ja sitten opetuksen järjestämistä varten Keräämiselle on määriteltävä tarkoitus eli se lainsäädännön mukainen tehtävä, johon tietoja kerätään. Oppilaitoksessa esim. oppilaaksi ottaminen, arviointi; tukitoimien, poissaolojen, rangaistusten, tapaturmien kirjaaminen 1.3. Tietojen tulee olla tähän tarkoitukseen tarpeellisia ja virheettömiä Tietojen käsittelylle tulee olla joku henkilötietolain mukainen peruste. Oppilaitoksessa se on henkilötietolain 8 :n 5 kohdan mukainen asiayhteys oppilaitoksen ja oppilaan välillä, mutta 8 :ssä on muitakin perusteita. Arkaluonteisten tietojen (esim. terveydentilaa koskevien tietojen) osalta perusteet on 12 :ssä. Arkaluonteinen tieto on myös yksityisiä koskevan henkilötietolain mukainen käsite, salassa pidettävä tieto julkisuuslain. Viranomaisessa arkaluonteiset tiedot ovat yleensä myös julkisuuslain perusteella salassa pidettäviä. 2. Rekisteriseloste (laajennettuna informointiosuudella = tietosuojaseloste) - rekisterinpitäjä - rekisteriä hoitava henkilö - rekisterin nimi - rekisterin/tietojen käyttötarkoitus

9 9 - mitä tietoja ja keistä kerätään? - tietolähteet - säännönmukaiset luovutukset - suojauksen periaatteet - tieto tarkastusoikeudesta - tieto korjaamismahdollisuudesta - tieto tietojen käytön kielto-oikeudesta 3. Henkilötunnuksen käsittely HETU ei ole julkisuuslain mukaan (käsitteellisesti) salassa pidettävä tieto, mutta sen kerääminen on henkilötietolain 13 :n mukaan varsin rajoitettua. Esim. nimikirjassa tai kaupparekisterissä hetu on julkisesti nähtävissä. Jos hetun sisältävistä rekistereistä tulostetaan/valmistetaan asiakirja, siihen ei saa tarpeettomasti merkitä hetua (esim. henkilörekisterin perusteella tehtyihin kurssi- ja työtodistuksiin, lomalistoihin). Päättötodistuksissa ja niihin rinnastettavissa todistuksissa samoin kuin erotodistuksissa henkilötunnusta voidaan pitää tarpeellisena. Henkilötunnusta ei kuitenkaan ole tarpeellista ja asianmukaista merkitä automaattisesti kaikkiin todistuksiin (TSV 1086/41/2005/ ). 4. Viranomaisten henkilörekisterien henkilötietojen julkisuus ja salassapito ratkeaa julkisuuslain mukaan, samoin niiden antaminen ja luovuttaminen (henkilötietolain 8.4 ). Salassapidossa on kysymys yleensä asiakirjan sisällöstä (esim. terveydentilasta, liike- ja ammattisalaisuudesta). Tietosuojassa on kysymys (julkistenkin) henkilötietojen käyttötarkoituksesta ja luovutusmenetelmistä. Tietosuoja ei ole salassapidon synonyymi eikä viranomaisjulkisuuden vastakohta. 5. Viranomaisen henkilörekisterien julkisten henkilötietojen antaminen ja luovuttaminen sivullisille Julkisuuslain 16 :n 1 ja 3 momenttien mukaan tietojen antamista on niiden antaminen paikan päällä suullisesti tai antaminen nähtäväksi ja jäljennettäväksi. Henkilörekisterien julkisia tietoja voidaan antaa kenelle tahansa kuten muitakin julkisia tietoja. Laajasti käytettynä jäljentäminen voi toki vaarantaa yksityisyyden suojan. Puhelimitse pyydetyn tiedon osalta on arvioitava, onko tietojen antaminen puhelimessa nähtäväksi antamista tai siihen verrattavaa tapaa antaa tiedot vai henkilötietojen luovuttamista. Asiaa voidaan pitää tulkinnanvaraisena 16 :n 3 momentin perusteella. Henkilötietojen kertomista puhelimessa on syytä arvioida myös virheettömyys- ja huolellisuusvaatimuksen kannalta. Käyttötarkoitusta ja tietojen kysyjää olisi tietyissä tilanteissa voitava kysyä. (Asiaa tietosuojasta 10/ , päivitetty ) Julkistenkin henkilötietojen antaminen kopiona, tulosteena tai sähköisesti organisaation ulkopuolelle on rajoitettua ja mahdollista vain, jos luovutuksensaajalla itselläänkin on oikeus tallettaa ja käyttää ao. henkilötietoja henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan.

10 10 Liite 1. Asiakirjan julkisuus ja salassapito Viranomainen 4 Asiakirja 5.1 Viranomaisen asiakirja (julkisuulakia sovelletaan)* Sivulliset, ulkopuolella ja virastossa Sisällöltään julkinen 1.1 ja 9.1 Sisällöltään salainen Asianosainen/ henkilö itse Asiakirja Ei vielä sovelleta*, alustavat hahmotelmat 5.3 2) kohta Harkinnanvaraisesti julkiset, keskeneräiset asiakirjat (va. tila) 9.2 Lain soveltamisala Ehdottomasti julkiset, valmiit ja saapuneet asiakirjat 6-7

11 11 Liite 2. Oheislukemisto (teksti pääpiirteissään sama kuin Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa oppaassa 2004) Henkilötietojen käsittelyn (tietosuojan) kannalta on hyvä huomata, että viranomaisten henkilörekisterien henkilötietojen salassapito ratkeaa julkisuuslainsäädännön perusteella, ei henkilötietolain. Viranomaisten henkilörekisterien julkistenkin henkilötietojen luovuttamista sivullisille kopiona, tulosteena tai sähköisesti on rajoitettu. Useimmissa tapauksissa salassapito on oppilaitoksissa ehdotonta eikä oppilaitokselle siis ole jätetty harkintavaltaa. salassapito Julkisuuslaissa opetustoimea koskevat seuraavat tapaukset, joissa salassapito on ehdotonta: Oppilashuolto ja arviointi (julkisuuslain 24 :n kohta 30). Laissa säädetään, että salassa pidettäviä asiakirjoja ovat oppilashuoltoa ja oppilaan opetuksesta vapauttamista koskevat asiakirjat, oppilaan ja kokelaan koesuoritukset sekä sellaiset oppilaitoksen antamat todistukset ja muut asiakirjat, jotka sisältävät oppilaan henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallista arviointia koskevia tietoja. Salassa pidettäviä ovat myös sellaiset asiakirjat, joista ilmenee ylioppilastutkintolautakunnan määräämien arvostelijoiden arvostelutehtäviä koskeva koulukohtainen työnjako, kunnes on kulunut vuosi kyseisestä tutkintokerrasta. Suojattavana on tässä kohdassa lähinnä yksityinen etu. Koesuorituksiin kuuluvat myös arvostelumerkinnät. Kokeet eivät siis voi olla avoimesti jaossa, eivätkä oppilaat voi jakaa niitä toisilleen. Salassapito koskee luonnollisesti vain muita kuin oppilasta itseään tai hänen huoltajiaan. Heillä on oikeus tutustua arvosteltuun koesuoritukseen ja oikeus saada tieto arviointiperusteista ja niiden soveltamisesta oppilaan arviointiin. Käyttäytymisen sanallinen arviointi, myös lomakkeen valmiisiin vastausvaihtoehtoihin rastilla merkittynä, on henkilökohtaisten ominaisuuksien arviointia, samoin esimerkiksi sellainen maininta, että oppilas soittaa huonosti, koska hänen sormensa ovat koskettimille liian lyhyet. Sellainen sanallinen arviointi, jossa ei arvioida oppilaan henkilökohtaisia ominaisuuksia, on julkinen. Tällaisia ovat esimerkiksi maininnat siitä, onko oppilas saavuttanut asetetut tavoitteet vai tarvitseeko hän lisäharjoitusta. Soveltuvuuskokeen numeroarviointi ja muutkin pistemäärät ovat kuitenkin salaisia, jos ne sisällöllisesti selvästi kertovat opiskelijan henkilökohtaisista ominaisuuksista. Koesuoritusten arvosanoja koskevien tietojen julkisuus on tulkinnanvarainen. Tenttitulosten julkistamisesta ei ole erityisiä säännöksiä. Tiedot lienevät julkisia ja ne voidaan julkistaa yksinomaan opiskelijanumerolla yksilöiden. Edellytyksenä on, että oppilaitoksesta ei ole missään muodossa saatavissa tietoa (esim. opiskelijaluettelosta), joka yhdistää opiskelijanumeron opiskelijaan. Ilman tunnistetietoja tenttitulokset voidaan ilmoittaa myös Internetissä tai intranetissä ilman suostumustakin.

12 12 Opiskelijan henkilötietoja (nimi, häneen yhdistettävissä oleva valokuva, arvosanatiedot jne.) voidaan viedä Internetiin, esimerkiksi koulun kotisivulle, vain oppilaan tai alaikäisen oppilaan huoltajan suostumuksella. Kyseessä on henkilörekisteriin sisältyvien henkilötietojen sähköinen luovutus. Luovutuksensaajia ovat kaikki, jotka voivat kotisivuja katsella. Koska oppilaitoksessa oppilaan henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yleensä nimenomaan opetuksen järjestäminen, on aiheellista pohtia, onko henkilötietojen vieminen Internetiin ollenkaan tieto- ja viestintätekniikan opettamisen vuoksi tarpeellista. (TSV 1331/41/2001/ ) Lukukausi-, jakso-, päättö- ja erotodistukset ovat julkisia mahdollista henkilökohtaisia ominaisuuksia koskevaa sanallista arviointia lukuun ottamatta. Nimenomainen tieto erityisopetuksen saamisesta on salassa pidettävä. Tällainen on myös tieto siitä, että oppilas on erityiskoulun oppilas. Oppilashuoltoa koskevat asiakirjat ovat siis salassa pidettäviä, ja niihin kuuluvat myös oppilashuoltoryhmän työskentelystä tehdyt kirjaukset. Oppilashuollolla tarkoitetaan oppilaan hyvän oppimisen, hyvän psyykkisen ja fyysisen terveyden sekä sosiaalisen hyvinvoinnin edistämistä ja ylläpitämistä sekä niiden edellytyksiä lisäävää toimintaa. Oppilashuoltoon sisältyvät opetuksen järjestäjän hyväksymän opetussuunnitelman mukainen oppilashuolto sekä kansanterveyslain mukainen kouluterveydenhuolto ja lastensuojelulaissa tarkoitettu kasvatuksen tukeminen. Oppilashuoltoasiakirjoja eivät ole tiedot opetuksen, kuljetuksen, majoituksen ja kouluaterian maksuttomuudesta eikä päätös opintososiaalisista eduista sellaisenaan. Sen sijaan näihin asiakirjoihin saattaa sisältyä sellaisia tietoja, jotka muulla perusteella ovat salassa pidettäviä. Esimerkiksi erityisruokavalio voi liittyä terveydentilaan tai uskonnolliseen vakaumukseen ja koulukuljetuksen järjestäminen oppilaan terveydentilaan. Sekä ylioppilastutkintolautakunnalla että lukiolla on oikeus antaa ylioppilaiden nimet julkaistaviksi, kun tulostiedot on lähetetty lukiolle ja niiden oikeellisuus on varmistettu, ellei kokelas ole hyvissä ajoin kieltänyt nimensä julkaisemista. Koululla ei ole lupa julkistaa kokelaiden arvosanatietoja eikä ilmoittaa niitä todistuksenjakotilaisuudessa julkisesti, ellei kokelas ole antanut siihen lupaa. Julkistaminen kevätjuhlassa ja sanomalehdelle julkaistavaksi antaminen ovat eri asia kuin tiedon julkisuus eli tiedon antaminen pyynnöstä. Ylioppilastodistus on julkinen kuten muutkin todistukset. Henkilötietolaki ja julkisuuslaki eivät estä oppilaitokseen hyväksyttyjen tai sieltä valmistuneiden nimien luettelon luovuttamista lehdistölle toimituksellisiin tarkoituksiin. Jos pyytäjän toimittaja-asemasta on varmistuttu ja jos hän ilmoittaa käyttävänsä pyytämiään tietoja toimituksellisiin tarkoituksiin, luovuttamiselle ei ole estettä. Toimituksellista käyttöä ei ole luettelon julkaiseminen sellaisenaan, vaan siihen on liitettävä jokin sanoma, mielipide tms. (TSV 540/41/2000/ ) Oppilaitoksessa käytetyt ojentamiskeinot on kirjattava esimerkiksi rangaistus- tai päiväkirjaan. Kurinpitorangaistuksista eli kirjallisesta varoituksesta ja määräaikaisesta erottamisesta on tehtävä hallintopäätös. Perusteltu päätös valitusosoituksineen on annettava oppilaalle tiedoksi. Tiedot ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei niihin sisälly muista syistä salassa pidettäviä kuten esimerkiksi terveydentilaa koskevia tietoja.

13 13 Terveydentila ja sosiaalihuolto (kohta 25). Salassa pidettäviä ovat kaikki tiedot terveydentilasta (mm. kaikki lääkärintodistukset), vammaisuudesta sekä seksuaalisesta käyttäytymisestä ja suuntautumisesta. Samoin salassa on pidettävä tiedot sosiaali-huollon asiakkaista, heidän saamistaan etuuksista tai tukitoimista tai sosiaalihuollon palveluista sekä työhallinnon henkilöasiakkaan palveluista. Jo tieto siitä, että lapsi on päivähoidossa, tai tieto sosiaalihuollon asiakassuhteesta on aina pidettävä salassa. Tieto siitä, että lapsi saa esiopetusta päiväkodin tiloissa, ei kuitenkaan ole salassa pidettävä, koska esiopetus on perusopetuslain alaista toimintaa. Henkilökohtaiseen opetuksen järjestämistä koskevaan suunnitelmaan (HOJKS) sisältyy monia kohdan 25 mukaisia tietoja. Nimenomainen tieto siitä, että oppilas on otettu tai siirretty erityisopetukseen, on salassa pidettävä. Kun oppilaitoksen palveluksessa oleva on sairaslomalla, ilman henkilön suostumusta on syytä kertoa häntä tiedusteleville, että henkilö ei ole paikalla. Psykologiset testit (kohta 29). Psykologinen testi, soveltuvuuskoe ja niiden tulos tai arviointi ovat salassa pidettäviä. Näitä esiintyy esimerkiksi oppilasvalinnassa, perusopetuksen alkamisajankohdan varhentamisessa tai myöhentämisessä sekä työntekijöitä valittaessa ja heidän palkkaustaan määriteltäessä. Testit kuvaavat henkilön persoonallisuutta, ja yksityisyyden suoja edellyttää niiden salassapitoa. Yhteystiedot (kohta 31). Salainen puhelinnumero ja matkaviestimen sijaintipaikka on pidettävä salassa, samoin muutkin puhelin- ja osoitetiedot, jos henkilö on pyytänyt salassapitoa ja jos hänellä on perusteltu syy pelätä turvallisuutensa tulevan uhatuksi (turvakielto). Jos henkilö pyytää turvakieltoa oppilaitokselta, hänet on ohjattava pyytämään sitä myös maistraatilta. Turvakieltoa ei sovelleta viranomaisten välillä eli viranomaiselta toiselle henkilön yhteystietoja voi antaa. Osoitteen tiedustelijaa voidaan kehottaa pyytämään osoitetta koulun sijasta rekisteriviranomaiselta eli maistraatilta. Tieto siitä, että henkilö on koulun oppilas, on julkinen, ellei tiedon antamisella paljastu muulla perusteella salassa pidettävä seikka, esimerkiksi vammaisuus. Yksityiselämä (kohta 32). Salassa pidettäviä tietoja ovat poliittinen vakaumus (ei poliittisessa toiminnassa) ja yksityiselämän piirissä esitetyt mielipiteet sekä tiedot elintavoista, osallistumisesta yhdistystoimintaan, vapaa-ajan harrastuksista, perheelämästä ja muista henkilökohtaisista oloista. Elintavoilla tarkoitetaan esimerkiksi tietoa siitä, että henkilö on antanut valtakirjan ayjäsenmaksujen perimiseksi palkasta, samoin tietoja päihteiden käytöstä. Salassa pidettävä on myös tieto siitä, elääkö henkilö yksinään vai parisuhteessa. Jos oppilas on kirjoittanut aineeseensa tietoja itsestään tai perheensä jäsenestä, aineen saa lukea ääneen vain oppilaan ja kyseisen perheenjäsenen suostumuksella.

14 14 Oppilaitoksen ulkopuolisille tarpeelliset tiedot oppilaitoksen henkilöstön asemasta ja tehtävistä sekä työpaikan yhteystiedot ovat julkisia. Tutkimus ja tilastointi (kohta 16). Tilastoviranomaiselle tilastoja varten annetut asiakirjat ja asiakirjat, jotka on vapaaehtoisesti annettu viranomaiselle tutkimusta tai tilastointia varten, ovat salassa pidettäviä. Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisun mukaan kouluarviointien raportit ja niiden koulukohtaiset tulokset ovat julkisia. - Koululakien mukaan lakisääteisen arvioinnin keskeiset tulokset on julkistettava eli annettava julkisuuteen kenenkään pyytämättä. Varallisuus (kohta 23). Tiedot yksityishenkilön vuosituloista ja kokonaisvarallisuudesta ovat salassa pidettäviä. Julkishallinnon eli valtion, kuntayhtymien, kuntien ja seurakuntien palveluksessa olevien palkkatiedot ovat kuitenkin julkisia. Opintotukihakemus ja -päätös eivät sellaisinaan ole salaisia, mutta niihin saattaa liittyä myös salassa pidettäviä tietoja. Yksityiset liike- ja ammattisalaisuudet (kohta 20) ovat salassa pidettäviä. Sen, onko jokin seikka liike- tai ammattisalaisuus, ratkaisee viranomainen. Yritys voi toki esittää oman käsityksensä asiasta. Liike- ja ammattisalaisuuksia oppilaitokselle voi tulla esimerkiksi tarjouskilpailujen yhteydessä. Ehdollinen salassapito Turvajärjestelyt (kohta 7). Esimerkiksi hälytyslaitteita ja tietojärjestelmien turvallisuutta koskevat tiedot voidaan pitää salassa. Tähän kohtaan kuuluvat myös suojelupoliisin antamat luotettavuuslausunnot. Opinnäyteaineisto (kohta 21). Asiakirjat, jotka koskevat opinnäytetyön, esimerkiksi pro gradu- tai diplomityön, tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelmaa tai perusaineistoa taikka kehittämistyötä tai niiden arviointia, ovat salassa pidettäviä. Tämä kohta koskee ensi sijassa muita oppilaitoksia kuin peruskouluja ja lukioita. Suojan kohteena on opiskelijan tai tutkijan osaaminen. Tutkimussuunnitelma voi sisältää salattavaa tietotaitoa. Valmis opinnäyte on julkinen. Mahdolliset liikesalaisuudet on syytä sijoittaa erilliseen tausta-aineistoon, joka on tarkastajien käytössä, mutta ei yleisön saatavissa. Kantelut (kohta 6). Hallintokanteluasiakirjat ovat ennen asian ratkaisua salassa pidettäviä vain, jos tiedon antaminen vaikeuttaisi asian selvittämistä tai jos se ilman painavaa syytä aiheuttaisi vahinkoa tai kärsimystä kantelijalle, kantelun kohteelle tai muulle asiaan osalliselle. Jos esimerkiksi rehtorille on tehty kantelu koulun henkilökunnasta, kanteluasiakirjojen oletetaan olevan julkisia. Rehtori voi kuitenkin pitää ne salassa tässä esitetyin edellytyksin. Asian tultua ratkaistuksi päätös on julkinen, ellei siinä ole muista syistä salassa pidettävää tietoa esimerkiksi terveydentilasta. Vaikka kanteluasiakirja on tullut julkiseksi, Internetiin tai intranetiin ei pidä tarpeettomasti viedä yksityiselämää koskevia tietoja. Vaihtoehtona on tunnistetietojen poistaminen asiakirjasta. Jos päätös sisältää salassa pidettäviä tietoja, tietoja ei saa viedä Internetiin ilman asianomaisen suostumusta.

15 15 Koetehtävät (kohta 22). Kokeet, pääsykokeet ja testit on pidettävä salassa, jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai testin käyttämisen vastaisuudessa. Tällaisia ovat esimerkiksi psykologiset testit taikka Opetushallituksen tai paikallisten tehtäväpankkien tehtävät. Suojattavana on tässä julkinen intressi. Muuten koekysymykset ja testitehtäväpaperit ovat kokeen tai testin jälkeen julkisia. Koesuoritukset arvosteluineen on kuitenkin pidettävä salassa sivullisilta. Tentin ja kokeen tulokset lienevät julkisia. Henkilötietolain mukaan opiskelijavalinnan tuloksesta voidaan ilmoittaa Internetissä. Siihen on kuitenkin saatava jokaiselta suostumus. Henkilötunnusta ei pidä viedä Internetiin. Jos samannimisiä on kaksi tai useampia, ilmoitetaan Internetissä nimen lisäksi syntymäaika. Valitut on parasta ilmoittaa aakkosjärjestyksessä, eikä valitsematta jääneistä ole syytä ilmoittaa nimeä eikä mitään yksittäisiä tietoja. Yksityisen elinkeinotoimintaa koskevat seikat (kohta 20). Eräät muut elinkeinotoimintaa koskevat seikat kuin liike- ja ammattisalaisuudet voidaan tämän kohdan perusteella pitää salassa siinä esitetyin edellytyksin.

16 16 Liite 3. Kaikki 24 :n mukaiset salassapitoperusteet Salassa pidettäviä ovat eräät asiakirjat, jotka koskevat seuraavia asioita. Määrittelyjä tässä kärjistetty, joten salassapitoon perehtyminen edellyttää ao. kohtaan tutustumista. Salassapito on joko ehdotonta tai ehdollista. Ehdollisesti salassa pidettävien asiakirjojen salassapito perustuu joko julkisuusolettamaan (Julk.ol.) tai salassapito-olettamaan (Sal.ol.). Ehdollisesti salassa pidettävistä asiakirjoista tieto voidaan antaa, ellei antaminen vaaranna kohdan suojaamaa etua. Esim. kohdassa 7 suojeltavana etuna on turvajärjestelyjen toteuttaminen. Turvajärjestelyistä voidaan siis antaa tietoja, mikäli se ei vaaranna turvajärjestelyjen pitävyyttä. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. 1) ulkopolitiikka 2) Suomen kansainvälisiä suhteita koskevat tiedot, jos tiedon antaminen aiheuttaisi vahinkoa tai haittaa Suomen kansainväliselle yhteistyölle 3) rikosilmoitus, esitutkinta ja syyteharkinta, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei vaaranna rikoksen selvittämistä tai aiheuta osalliselle vahinkoa tai kärsimystä 4) rikosten ehkäiseminen ja selvittäminen, henkilötuntomerkit 5) poliisin yms taktiset ja tekniset menetelmät ja suunnitelmat, jos tiedon antaminen vaarantaisi rikosten estämistä tai selvittämistä tai järjestyksen ylläpitämistä 6) kanteluasiakirjat ennen asian ratkaisua, jos tiedon antaminen vaikeuttaisi asian selvittämistä tai aiheuttaisi asiaan osalliselle kärsimystä 7) turvajärjestelyt, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei vaaranna turvajärjestelyjä 8) onnettomuudet ja poikkeusolot, jos tiedon antaminen vaarantaisi turvallisuutta, haittaisi onnettomuuden selvittämistä tai loukkaisi onnettomuuden uhreja tai heidän läheisiään 9) valtion turvallisuuden ylläpitäminen, ellei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei vaaranna valtion turvallisuutta 10) sotilastiedustelu ja sotilaallinen maanpuolustus, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei vaaranna maanpuolustuksen etua 11) finanssi-, tulo-, raha- ja valuuttapolitiikka, jos tiedon antaminen merkittävästi vaikeuttaisi em. politiikkojen hoitamista 12) rahoitusmarkkinat ja vakuutustoiminta, jos tiedon antaminen haittaisi järjestelmien luotettavuudelle tai toimivuudelle 13) pääoma- ja rahoitusmarkkinat 14) luonnonsuojelu, jos tiedon antaminen vaarantaisi luontokohteen suojelun 15) eräät vaalirahoitusta koskevat sekä tarkastuksiin ja valvontatoimeen liittyvät seikat, jos tiedon antaminen vaarantaisi valvonnan toteutumisen tai olisi omiaan aiheuttamaan vahinkoa osalliselle 16) eräät tutkimusta ja tilastointia varten annetut tiedot 17) julkisyhteisön liike- ja ammattisalaisuudet; (kohdassa 17 sanoista samoin kuin sellaiset asiakirjat alkaen eli) julkisyhteisön liiketoimintaa koskevat seikat, jos tiedon antaminen heikentäisi julkisyhteisön mahdollisuuksia edullisiin hankintoihin yms 18) julkisyhteisöä työmarkkinaosapuolena tai maataloustukineuvottelijana

17 17 Sal. ol. Sal. ol. Sal. ol. koskevat tiedot, jos tiedon antaminen olisi vastoin julkisyhteisön etua neuvotteluosapuolena 19) julkisyhteisön oikeudenkäynnin osapuolena valmistelemat asiakirjat, jos tiedon antaminen on vastoin julkisyhteisön etu oikeudenkäynnissä 20) yksityisen liike- ja ammattisalaisuudet; (kohdassa 20 sanoista samoin kuin sellaiset asiakirjat alkaen eli) yksityisen elinkeinotoimintaa koskevat seikat, jos tiedon antaminen aiheuttaisin taloudellista vahinkoa elinkeinonharjoittajalle 21) opinnäytetyön tai tieteellisen tutkimuksen suunnitelma ja perusaineisto, teknologinen tai muu kehittämistyö (tietotaito, patentoitava idea), jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei aiheuta haittaa työn suorittamiselle, hyödyntämiselle tai arvioinnille 22) pääsy- ja muu koe ja testi (tehtäväpankit), jos tiedon antaminen vaarantaisi kokeen tai testin tarkoituksen toteutumisen tai käyttämisen vastaisuudessa 23) yksityishenkilön vuositulot ja kokonaisvarallisuus 24) pakolaista sekä turvapaikan, oleskeluluvan tai viisumin hakijaa koskevat asiakirjat, jollei ole ilmeistä, tiedon antaminen ei vaaranna henkilöiden turvallisuutta 25) sosiaalihuolto, työhallinnon henkilöasiakkaan palvelut, terveys (mm. kaikki lääkärintodistukset), vammaisuus, seksuaalinen käyttäytyminen ja suuntautuminen 26) rikosasioissa henkilön yksityiselämään liittyvät arkaluonteiset tiedot; (kohdassa 26 sanoista samoin kuin sellaiset asiakirjat alkaen eli) tiedot rikoksen uhrista, jos tiedon antaminen loukkaisi rikoksen uhria tai hänen läheisiään 27) rikosasioissa mielentilatutkimus, henkilötutkinta ja soveltuvuusselvitys 28) hallintoviranomaisen tiedot tuomitusta ja vapautensa menettäneestä, jollei ole ilmeistä, että tiedon antaminen ei vaaranna asianomaisen toimeentuloa, turvallisuutta tai sopeutumista yhteiskuntaan 29) psykologinen testi, soveltuvuuskoe tai niiden tulos taikka arviointi 30) oppilashuoltoasiakirjat, koesuoritukset (arvostelumerkintöineen), henkilökohtaisten ominaisuuksien sanallinen arviointi, ylioppilastutkintolautakunnan arvioijien koulukohtainen työnjako vuoden ajan tutkintokerrasta 31) salainen puhelinnumero ja matkaviestimen sijaintipaikka sekä muutkin puhelin- ja osoitetiedot, jos henkilö on pyytänyt salassapitoa ja jos hänellä on perusteltu syy pelätä turvallisuutensa tulevan uhatuksi (turvakielto) 32) poliittinen vakaumus (ei poliittisessa toiminnassa) ja yksityiselämän piirissä esitetyt mielipiteet, tiedot elintavoista (esim. valtakirja aymaksujen perimiseksi), osallistumisesta yhdistystoimintaan, vapaa-ajan harrastuksista, perhe-elämästä ja muista henkilökohtaisista oloista