Hanke käyntiin! Keskeiset toimenpiteet ja haasteet projektin käynnistyksessä Lassi Pöyry MAMK

Transkriptio

1 Hanke käyntiin! Keskeiset toimenpiteet ja haasteet projektin käynnistyksessä Lassi Pöyry MAMK

2 Kehittämishankkeista Siltarumpuja vai uusia toimintamuotoja nuorisotyöhön? Uuden kehittämistä vai perustoiminnan rahoitusta? Hankkeet itseisarvoja vai välineitä? Sidosryhmät ketkä tekee ja kenen hyväksi? Keksin vasaran mitä naputeltaisiin?

3 Rahoitusohjelma auki ja valtava innostus! Hankehakemus ja jumalaton hämminki! Hankkeen alku ja helvetillinen sekaannus! Rahoituspäätös ja järkiintymisvaihe! Sopimukset ja syyllisten etsintä! Väliraportointi ja syyllisten etsintä! Hankkeen päätös ja osallistumattomien palkitseminen ja syyttömien rankaisu Loppuraportointi EVVK! Laitetaan mapit paloturvalliseen paikkaan kunnes EU-tarkastajat Kreikasta ilmestyvät paikalle mukaillen Alanko 2010

4 PCM Project Cycle Management Mihin sinä käytät eniten paukkuja? Tarvekartoitus Projektin päättämisvaihe Projektisuunnittelu Tuotosten levittämisja hyödyntämisvaihe Projektin aloittamisvaihe Projektin toimeenpanovaihe Aro 2010

5 Alkuun pelikentän selkeyttäminen 1. Rahoituspäätöksen ja resurssien tarkistaminen tavoitteisiin ja suunniteltuihin toimenpiteisiin nähden 2. Projektiryhmä: Työntekijät, palkkaus, roolit, motivaatio, työnkuvan muutokset 3. Sidosryhmät: verkostoituminen, hallinnointi 4. Ohjausryhmä & tehtävät 5. Yhteistyösopimukset (aiesopimuksista yhteistyösopimuksiin) 6. Taloushallinto 7. Tiedotus & markkinointi (sisäinen!! & ulkoinen)

6 Vaikutusketjuajattelu Tuotokset hankkeen toimenpiteiden seurausta Tuotos Tulos Vaikutus Tarve Panos Projektin keskeisin intressi Taustaorganisaation keskeisin intressi Loppukäyttäjien / rahoittajien intressi Aro 2010

7 1. Rahoituspäätöksen tarkistaminen ja aloituspäätös Hankkeen tavoitteet: realismia? Projektin tehtävänä tuottaa suunnitellut tuotokset, niiden hyödyntämisestä syntyy vasta tulokset, kenties paljonkin myöhemmin. TEHTÄVÄ: Mitkä ovat teidän hankkeenne tuotoksia ja mitkä tavoiteltavia tuloksia? Projektin tehtävänä tuottaa suunnitellut tuotokset, niiden hyödyntämisestä syntyy vasta tulokset, kenties paljonkin myöhemmin.

8 Esimerkiksi tämä tilaisuus Tarve = Jakaa osallistujille tietoa ja kokemuksia projektin aloittamiseen liittyvistä eri työvaiheista ja periaatteista Panos = Käytetyt resurssit (tilavaraus, tarjoilut, alustajien käyttämä aika koulutusmateriaalin valmisteluun.) tilaisuuden järjestämiseksi ja tilaisuuden osallistujien käyttämä työaika jne. Tuotos = Alustajien tuottama luentomateriaali, päivän keskustelut, kontaktit ja uudet ajatukset Tulos = Osallistujat saavat apua ja konkreettisia vinkkejä oman hankkeensa toimintaympäristöön, työ helpottuu Vaikutus, vaikuttavuus = Laadukkaita ja vaikuttavia hankkeita, toimivia käytännön ratkaisuja kohderyhmälle

9 1. Rahoituspäätöksen tarkistaminen ja aloitus Käytännössä: - Rahoituspäätökseen huolellinen tutustuminen - Millaisia muutoksia suunnitelmaan nähden? - Aloituspäätös, aloituskokous - Toimenpidesuunnittelu: työsuunnitelma / vuosikello - Älä suunnittele kovin intensiivisiä jaksoja yhtä aikaa - Joku toimenpide tulee saattaa loppuun, ennen kuin joku voi alkaa

10 1. Rahoituspäätöksen tarkistaminen ja aloitus Käytännössä: - Usein kansallisissa hankkeissa projektisuunnitelma hyväksytään useammalle vuodelle, mutta rahoitus myönnetään vuosi kerrallaan.

11 2. Projektiryhmä: Kuka tekee? Roolit? Missä organisaatioissa projektiryhmän jäsenet työskentelee? Resurssit: kokoaikainen, osa-aikainen Projektiryhmä usein hyvin tiivis (projektipäällikkö, projektisihteeri, projektityöntekijä) Työnkuvien määrittely, varahenkilöt? Esimies- / alaissuhteet verkostoituneessa hankkeessa Hankkeen sisällöllinen johtaminen Esimiessuhteet

12 2. Projektiryhmä Projektin henkilöstön motivoituminen työhön? Palkataan projektihenkilöstö ulkopuolelta? Vai työtä tekevät ihmiset, jotka myös tehneet hankesuunnitelmaa? Mitkä henkilökohtaiset motiivit olla mukana? Kuinka pitkäaikaista sitoutumista vaaditaan? Erityisosaamisen tarve? Kuka päättää projektin nimestä?

13 Et voi olla varma voitosta jos pelaat yhteen toisten kanssa. Jos et pelaa, sinulla ei ole mahdollisuuksia. Gerard Houllier

14 2. Projektiryhmä Palaverien myllytyksessä ensisijaista ei ole se, mitä yhdessä palaverissa sanotaan tai tehdään vaan se, mitä palaverien välillä tapahtuu. Työskentelytavat: kokoontumiset / yhteydenpito Tuottavuus & ryhmän kaksoistehtävä (perustehtävä ja koheesio)

15 TUOTTAVUUSNORMI Ryhmän jäsenten määrittelemä hyväksyttävä tuottavuuden taso. Päätekijä koheesio-suoritus -suhteessa. Koheesio Perustehtävän tuottavuus normi Korkea Matala Korkea 1 - Paras 2 - Toinen Matala 3 - Kolmas 4 - Huonoin mukaillen Salmi 2003

16 3. Sidosryhmät: organisoituminen ja verkostot Sidosryhmään kuuluvat ne joihin hanke vaikuttaa jotka voivat vaikuttaa hankkeeseen Sidosryhmään lasketaan mukaan sekä hyötyjät että kärsijät: Kartoituksen on tarkoitus löytää mahdolliset eturistiriidat ja ennakoida konfliktit Sidosryhmän alaryhmät: Ensisijaiset ja toissijaiset sidosryhmät Käyttäjäryhmät, eturyhmät, päättäjät ja syrjäytyneet

17 3. Sidosryhmien osallistuminen hankkeeseen Osallistuminen ja osallistaminen ovat ylikäytettyjä ja merkitsevät milloin mitäkin (kyselykaavakkeen täytöstä rahoittajana toimimiseen) Sidosryhmien osanotto päätöksentekoon koko projektisyklin aikana parantaa hankkeen onnistumismahdollisuuksia ( ownership ) mutta nostaa konfliktiriskiä Mieti minkä tasoinen osallistuminen on järkevää: Sidosryhmillä ei lainkaan valtaa (tai jopa niiden manipulointi) Sidosryhmille tiedottaminen Sidosryhmillä neuvonantava rooli Yhteistyö sidosryhmien kanssa Yhteistoiminta

18 4. Ohjausryhmä Millaisia kokemuksia sinulla on erilaisista ohjausryhmistä? Edustus kaikista keskeisimmistä sidosryhmistä, varahenkilöt? Riittävän asiantuntijuuden turvaaminen Ohjaa projektin toteutumista ja tukee henkilöstöä Levittää informaatiota, vastaa projektisuunnitelman muutoksista ja tulosten hyväksymisestä Ei oikeudellista vastuuta (hallinnoivalla organisaatiolla) Rahoittajan edustaja mukana ei ohjausryhmän varsinainen jäsen. Luo luonteva yhteys.

19 4. Ohjausryhmä Riskejä: - Ohjausryhmän jäsenet kaukana projektityöntekijän maailmasta - Kokoukset projektityöntekijöiden työn arviointitilaisuuksia, jolloin aito kehittäminen jää taka-alalle. - Projektin hallinta (esim. talousasiat) vievät huomion pääasiasta. Mahdollisuuksia: - Eri sidosryhmien yhteistyön luonteva syventäminen muillakin osa-alueilla

20 5. Yhteistyösopimukset Mahdollisten aiesopimuksien päivittäminen sitoviksi yhteistyösopimuksiksi Etukäteen sovitut pelisäännöt riitojen ja ongelmakohtien ehkäisemiseksi Auttaa esimerkiksi, kun projektihenkilöstössä tulee vaihdoksia Talousasioiden lisäksi sovitaan sisällölliset vastuualueet ja velvollisuudet On määriteltävä tarkasti, mitä sopimus koskee Mitä aineistoa kertyy ja kenellä on sen käyttöön oikeus On määriteltävä tarkasti, mitä tuloksia projektilla halutaan saavuttaa. Työn tarkempi sisältö voidaan määritellä viittaamalla sopimuksen liitteenä olevaan hankesuunnitelmaan. Sovitaan tarvittaessa menettelystä ja ehdoista, joiden perusteella sopijaosapuolet voivat muuttaa hankesuunnitelmaa.

21 5. Yhteistyösopimukset 1. Sopimuksen kohde ja tarkoitus 2. Sopijaosapuolet 3. Määrittelyt 4. Sopimuksen voimassaoloaika 5. Rahoitusosuudet ja laskutus 6. Osapuolten velvoitteiden siirtäminen ja alihankinta 7. Tausta-aineiston ja tulosaineiston omistus ja käyttöoikeudet 8. Hankerahoituksella hankittu omaisuus 9. Tulosaineiston suojaaminen, julkisuus ja salassapito 10.Force major 11.Vahingonkorvaus 12.Erimielisyydet ja sopimuksen purkaminen 13.Sopimuksen ja eri osien soveltamisjärjestys 14.Allekirjoitukset + liitteeksi tarvittavat sopimusasiakirjat

22 6. Taloushallinto Taloushallinto Vastuukysymykset (nimenkirjoitusoikeus) Pakollinen peikko vai mahdollisuus oppia uutta? Kustannuspaikka kirjanpitoon, kirjanpitoraportit Mistä, keneltä, miten saan ajan tasaisen kuluseurannan? - Omarahoitusosuudet - Rahoitusosuudet ja niiden laskutus

23 6. Taloushallinto Ostopalveluilla tarkoitetaan palveluja, jotka hanke ostaa ulkopuoliselta taholta. Ostopalveluja ovat esimerkiksi: asiantuntijapalveluiden hankinta ulkopuoliselta ostettu suunnittelutyö (markkinointi, esitteiden tekeminen jne.) tilintarkastajan lausunnot hallinto- tai kirjanpitopalveluiden hankkiminen ulkopuoliselta taholta Ostopalveluiden kohdalla hanke vastaa palveluntuottajan työstä, jota koskevat myös samat säännöt kuin varsinaista EU- ja kansallista hanketta. Hyödyt vs. haitat?

24 6. Taloushallinto - Kilpailutus. Perusohje: Kaikki ostopalvelut tulee kilpailuttaa!! - Checkpointit suunniteltu etukäteen - Dokumentointi & arkistointi: Missä muodossa kannattaa arkistoida dokumentit alusta saakka? - Työajanseuranta - Maksatuskäytännöt - Maksatushakemukset

25 6. Taloushallinto Periaatteita: - Dokumentointi! -Harvemmin tulee dokumentoitua liikaa.. -Kaikki rahoittajan ja muiden tahojen kanssa sovitut muutokset, ohjeet ja keskustelut (esim. sähköpostiviestien kopiot talteen) -Kustannukset tulee perustellusti olla hankkeen aiheuttamia -Välillisten kustannusten todentamiseksi selkeät laskentaperusteet

26 7. Tiedotus ja markkinointi Tiedotussuunnitelma (käsi kädessä toimintasuunnitelman kanssa) Rahoittajan viestintäohje (logot yms.) Materiaalit Sisäinen markkinointi (panosta insaidereihin!) Luo puitteita, joissa ihmiset haluavat olla mukana! Ulkoinen markkinointi rohkeus, henkilökohtaisuus, suorat kontaktit Henkilökuvat, tarinat

27 7. Tiedotus ja markkinointi Viestintätapoja: www-sivut (projektipäiväkirja samalla?) PowerPoint-esitykset esitteet Flyerit, postikortit julisteet lehti-ilmoitukset mediatiedotteet intranet lehtijutut, henkilökuvat Lehdistötilaisuudet Täsmätiedote sähköpostilla Tapahtumat!! Koulutukset Muu markkinointimateriaali Millainen viesti /viestintä on kolahtanut sinuun?

28 7. Tiedotus ja markkinointi - Hyvä kello kauas kantaa. Kehitä erinomaisuutta. - Markkinointi on lupausten antamista ja niiden pitämistä. Palaute asteikolla 1-5: 5 =palkattomat myyjät ( Todella toimiva konsepti ) Suosittelun kynnys =yhdentekevyysvyöhyke ( Myrkytön ruoka ) 1 =terroristit ( Siitä ei tule mitään, surkeaa ) Heiskanen 2009

29 7. Tiedotus ja markkinointi Tiedottamisen tulee olla jatkuvaa, mutta harkittua Varsinkin sidosryhmien jatkuvaan tiedottamiseen tulee panostaa Hankkeen resurssien avulla onnistuu usein hyvin, jatkuvuuden turvaaminen haaste Tarvitaan siis palkattomia myyjiä Luodaan toimintatapoja, jotka ovat käytössä myöhemminkin Hankkeilla on usein varattu resursseja ja käytetään innovatiivisia viestinnän keinoja. Monissa organisaatioissa perustoiminnan markkinoinnin osalta hiljaisempaa.

30 Riskien hahmottaminen projektin alkuvaiheessa Mahdollinen riski Kriittisyys (1-3) Todennäköisyys (1-3) Riskiindeksi (1-9) Kuka seuraa Toimenpidesuunnitelma Projektipäällikk ö vaihtuu Ministeriön rahoituspäätös seuraavalle vuodelle ei toteudukaan Ohjausryhmä - Projektiryhmä työskentelee niin, että käytännössä on olemassa varajohtaja. - Mikään tieto tai tiedosto ei ole pelkästään yhden henkilön takana, vaan kaikki olennainen tieto jaetaan Ohjausryhmä ja projektipäällikkö - Sopimukset osatoteuttajien kanssa tehdään ehdollisena. - Projektia viedään eteenpäin vuoden sykleinä, jolloin itse toiminta ei tipu tyhjän päälle, vaan mahdollinen alasajo tapahtuu hallitusti. - Pyritään vaikuttamaan projektin hallinnoijaan, jotta rahoitus keskeisimmille toimenpiteille voitaisiin turvata omarahoituksella.

31 Ajatuksia pohdittavaksi: Innostaa ei voi, jollei ole itse innostunut Toiminnanohjauksen laatu suora yhteys innostukseen Pidä varpaillaan herkistä! Älä luo liian suuria odotuksia

32 Ajatuksia pohdittavaksi Satsaa agentteihin insaidereihin Anna valmiuksia ja vastuuta Pitkäjänteisyys muutos tapahtuu hitaasti Kenellä on pallo? Ja missä vaiheessa? Muutos on riski luo turvallisuutta

33 Kiitos mielenkiinnosta! Kuvat: Clipart, Suomen Latu

34 Lähteinä: Alanko, J Projektimaailman arki. Aro, T Projektien jatkuvuuden kriittiset menestystekijät. Mikkeli. Heiskanen Tuotteistamisprojektin konsultointi. Mikkelin ammattikorkeakoulu, Terveysalan laitos. Projektikäsikirja, Mikkelin ammattikorkeakoulu. Salmi, O Ryhmäilmiöt liikunnassa. Jyväskylän yliopisto. Luennot.