Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja. Tarkastusviraston mediapolitiikka

Transkriptio

1 Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirja Tarkastusviraston mediapolitiikka

2

3 Valtiontalouden tarkastusviraston mediapolitiikka Dnro 398/08/2011 Tarkastusviraston mediapolitiik ka liitetään osaksi Valtiontalouden tarkastusviraston toimintakäsikirjaa. Helsingissä 21 päivänä joulukuuta 2011 Pääjohtaja Tuomas Pöysti Viestintäpäällikkö Juuli Hurskainen

4

5 Sisällys 1 Tarkastusviraston mediapolitiikan lähtökohdat 5 2 Tarkastusviraston maine Maine on tunnettava Mainetavoite Maineriskit liittyvät omaan toimintaan 6 3 Maineenhallinnan perussäännöt 8 4 Julkisuusperiaatteen toteutuminen 9 5 ISSAI-standardit 10 6 Mediasuhteet vaikuttavat maineeseen 11 7 Toimintaperiaatteet mediassa Tasapuolisuus ja avoimuus keskeiset periaatteet Tiedottamisen laajuus uutisarvon perusteella Haastatteluja vain viraston toimialalta 13 8 Toimintaperiaatteet sosiaalisessa mediassa 14

6

7 1 Tarkastusviraston mediapolitiikan lähtökohdat VTV:n hyvä maine on sen toiminnan ja vaikuttavuuden perusedellytys. Maine on toimintaan perustuva julkinen kuva, joka koostuu teoista ja niistä viestimisestä. Mainetta ei voi täysin hallita, mutta siihen voidaan pyrkiä vaikuttamaan määrittelemällä tietyt pelisäännöt. Tarkastusvirastossa hyvän maineen ylläpitäminen ja kehittäminen antavat pohjaa objektiiviselle, oikeudenmukaiselle ja vastuulliselle tarkastusviestinnälle. Hyvän maineen ylläpitäminen edellyttää avointa ja toimivaa mediapolitiikkaa. Tarkastusviraston mediapolitiikka perustuu perustuslain 12 :ssä säädettyyn julkisuusperiaatteeseen, hyvän hallinnon periaatteisiin ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettuun lakiin (621/1999) sekä valtioneuvoston asetukseen viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta (1030/1999). Tarkastusviraston mediapolitiikkaa määrittävät lisäksi tarkastusviraston omat mainetavoit teet, tarkastusviestinnän laatua koskevat ISSAI-standardeihin pohjautuvat periaatteet sekä maineenhallinnan perusperiaatteet. Tässä ohjeessa määritellään tarkastusviraston mediapolitiikan tavoitteet ja periaatteet. Mediapolitiikalla tarkoitetaan lainsäädäntöä tarkempia ja lain oikeaa soveltamista ohjaavia toimintatapoja ja linjauksia, joiden mukaan tarkastusvirastossa toimitaan suhteessa mediaan. Toimintatavat pätevät osittain myös tarkastusviraston muuhun ulkoiseen vuorovaikutukseen sidosryhmien ja tarkastuskohteiden kanssa. Tarkempia ohjeita VTV:n mediapolitiikan linjauksista antaa esikuntapäällikkö. Viestintäpäällikkö ja koko viestintähenkilöstö auttavat ja neuvovat mediasuhteissa.

8 2 Tarkastusviraston maine 2.1 Maine on tunnettava Maine muodostuu organisaation omasta ja sidosryhmien käsityksestä organisaation olemuksesta ja toiminnasta. Tarkastusviraston maine perustuu tarkastustehtävien hyvään ja moitteettomaan hoitamiseen, tarkastustulosten luotettavuuteen ja vaikuttavuuteen, viraston hyvään ja moitteettomaan sisäiseen toimintaan sekä koko henkilöstön toimintaan ja virastosta ulospäin välittämään kuvaan. Tarkastusviraston on sekä oltava objektiivinen ja oikeudenmukainen että myös näytettävä siltä. Oma maine on tunnettava, ennen kuin siihen voidaan vaikuttaa. Toimiva mediaseuranta ja maineselvitykset ovat tarkastusviraston maineenhallinnan tärkeimpiä työkaluja. Syksyllä 2008 toteutetun maineselvityksen mukaan tarkastusvirastolla on suhteellisen hyvä maine, joka vastaa melko hyvin viraston tavoitteita. 2.2 Mainetavoite Tarkastusviraston maine perustuu ennen kaikkea luotettavuuteen ja obje k- tiivisuuteen. Viraston tavoitteena on tulla nähdyksi neutraalina ja uskottavana tiedontuottajana sekä vastuullisen ja kestävän valtion taloudenhoidon edistäjänä. Jotta mainetavoitteet voidaan saavuttaa, tulee viraston kaiken toiminnan olla niiden mukaista. Jos maine perustuu vääriin vaikutelmiin tai valheisiin, se voi romahtaa koska tahansa. Viraston mainetavoite on siten olla objektiivinen ja luotettava asiantuntija, vastuullisen ja kestävän valtion taloudenhoidon varmentaja sekä tulla nähdyksi sellaisena. 2.3 Maineriskit liittyvät omaan toimintaan Suurin maineriski kohdistuu viraston toimintaan ja sen uskottavuuteen. Jos tarkastuskertomukset tai edes niistä tehdyt tiedotteet osoitettaisiin julkisuudessa paikkansapitämättömiksi, se voisi heikentää VTV:n uskottavuutta pitkäksi aikaa. Sisäisen laadunvarmistuksen avulla huolehditaan siitä, että näin ei voi käydä. Lisäksi erityisesti viraston tarkastus- ja val-

9 vonta-alueelle kuuluvissa asioissa, eli vaikkapa maksatuksissa, rekrytoinneissa tai hankinnoissa tehdyt virheet saattaisivat julkisuuteen tullessaan syödä viraston mainetta pahasti. Riskin tarkastusviraston maineelle voi asettaa myös julkisuuden laatu. Skandaalinhakuinen, värittynyt tai kohtuuttoman suuri julkisuus voi va i- kuttaa negatiivisesti kansalaisten tai jopa valtionhallinnon tai eduskunnan käsityksiin viraston toiminnasta, jolloin se voi pahimmillaan asettaa riskin maineen lisäksi myös VTV:n toiminnalle. Toimintaan liittyviä muita maineriskejä voivat olla henkilökriisit (esimerkiksi väkivaltatapaus, virkamiehen vakava toimintavirhe tai virkaasemaan sopimaton käytös; vrt. Verohallitus), henkilöstöön liittyvät kriisit (esimerkiksi vakava työsuhderiita, kiusaaminen tai henkilöstön pahoinvointi; vrt. UPI) tai tietovuoto (vrt. NAO). Maineriskejä ja niiden hallintaa käsitellään tarkemmin viraston kriisiviestintäsuunnitelmassa (96/08/04). Hyvä maine syntyy tekemällä asioita oikein sekä viestimällä siitä oikein.

10 3 Maineenhallinnan perussäännöt Maineenhallinnan perussääntöjä kannattaa noudattaa aina, kun ollaan virkamiehenä tekemisissä kenen tahansa ulkopuolisen kanssa, tarkastettavista tahoista kansanedustajiin, tavallisiin kansalaisiin ja toimittajiin. Mieti! Älä anna harkitsemattomia lausuntoja. Harkitsemattomat lausunnot tuhoavat maineen varmimmin. Parasta julkisuuden hallintaa on itsehillintä. Älä vähättele tai ole ylimielinen. Ylimielinen asenne aiheuttaa vastareaktion. Uutiset elävät vain hetken. Jos et halua ylläpitää jostain aiheesta käytävää keskustelua, älä osallistu siihen. Mitoita reaktiot riskin mukaisesti: joskus vastaaminen tekee pienestä puutteesta ison vian. Kaikkea ei ole pakko kommentoida. Mutta jos et kommentoi, kerro miksi. Keskustele henkilökohtaisesti. Älä vastaa kaikkeen kritiikkiin julkisesti, vaan kirjoita sähköpostia tai soita arvostelijalle. Muista että sähköposti säilyy ja voi joskus päätyä jopa julkisuuteen. Myönnä omat virheesi. Jos joku paljastaa via n, josta et ole ollut tietoinen, suhtaudu siihen palveluksena. Jos paljastus on tapahtunut julkisesti, kerro julkisesti, että vika tullaan korjaamaan. Älä kerro kaikkea mitä tiedät, mutta tiedä aina, mitä kerrot. Mikä tahansa mitä sanot voi tulla julkisuuteen jotain kautta. Puhu siis on-the-record. Muista puhuvasi viraston nimissä. Kommentoi virkamiehenä vain asio i- ta, joista tarkastusvirasto on muodostanut kannan. Jos kerrot jollekulle jotakin, joka ei ole tarkastusviraston virallinen kanta, tee se aina selväksi. Kerro vain omalla vastuualueellasi olevista asioista. Tarkastusviraston ulkoisen tiedottamisen vastuunjakotaulukko löytyy muun muassa intranetistä. Ole oma itsesi mutta esiinny arvokkaasti. Jokainen on ulkoisen tarkastuksen ''suurlähettiläs'' ja mediaesiintymisiä koskevat ISSAI 30 - standardin mukaiset tarkastajan eettiset periaatteet. Noudata yhteisesti sovittuja pelisääntöjä. Mediasuhteissa noudata aina tarkastusviraston mediapolitiikkaa. Jokainen vaikuttaa tarkastusviraston maineeseen.

11 4 Julkisuusperiaatteen toteutuminen Suomen perustuslakiin (731/1999) ja julkisuuslakiin ( /621) sisältyy viranomaisille erityinen tiedottamista ja tiedon jakamista koskeva velvoite. Sekä julkisuuslaissa että Suomen perustuslaissa (731/1999) on perusoletuksena se, että viranomaisen asiakirja on julkinen, mutta viranomaistoiminnan avoimuus edellyttää myös aloitteellisuutta tiedottamisessa. Koska julkisuusperiaate toteutuu usein median kautta, on viranomaisen pyrittävä huomioimaan median nopea tiedontarve. Toimittajan tietopyyntöön tulee vastata mahdollisimman pikaisesti ja haastatteluihin on syytä suostua. Kaikkiin esitettyihin tietopyyntöihin tulee vastata viimeistään kahden viikon sisällä. Käyttötarkoituksella ei ole merkitystä, vaan kenellä tahansa on oikeus saada viranomaisen asiakirjasta tietoa ja viranomaisella on vastuu neuvoa, opastaa ja antaa tietoa. Lähtökohtana pidetään sitä, että tarkastusvirasto antaa tietoja itse laatimistaan asiakirjoista, ja muilta viranomaisilta peräisin oleviin asiakirjoihin kohdistuvat pyynnöt siirretään sen viranomaisen käsiteltäväksi, jolta asiakirja on peräisin. Tarkastusvirastossa julkisuusperiaatetta noudatetaan tiedottamalla avoimesti ja aktiivisesti kaikista julkaistavista tarkastuskertomuksista, reagoimalla toimittajien tie topyyntöihin viivyttelemättä sekä antamalla haastatteluja viraston tarkastustuloksista ja toimialaan kiinteästi liittyvistä muista kysymyksistä. Asioista myös tiedotetaan tasapuolisesti ja yhtäaikaisesti kaikille tiedotusvälineille. Paras mediastrategia on avoimuus ja rehellisyys. Tarkastusviraston suhteesta julkisuuslakiin on kerrottu tarkemmin asiakirjassa "Julkisuuslaki ja tarkastusvirasto. Menettelyohje julkisuuslain soveltamisesta tarkastusvirastossa" (293/01/00). Tarkastusviraston tarkastusohjeiden yleiseen osaan on tulossa uudistetut ohjeet julkisuuslain sove l- tamisesta tarkastustoiminnan asiakirjoihin. Mediajulkisuus on osa viranomaisen toimintaa: siihen ei varsinaisesti pyritä, mutta sitä ei vältelläkään..

12 5 ISSAI-standardit Tarkastushavaintojen ja tarkastuksen johtopäätösten ja kannanottojen selkeä ja luotettava viestintä ovat tärkeä osa ulkoisen tarkastuksen tehtävää. INTOSAI:n hyväksymien kansanvälisten ISSAI-tarkastusstandardien mukaan tarkastusraportoinnin on oltava objektiivista, oikeudenmukaista ja vastuullista. Tarkastusraportoinnin ja tarkastusviestinnän on oltava lisäksi selkeää ja rakentavaa. Tarkastusviestinnän objektiivisuus on maineen kannalta tärkeää ja oleellinen osa viraston laatupolitiikkaa. Tarkastusvirasto voi olla uskottava vain, jos sen viestit ovat objektiivisia ja yhteiskunnassa myös luotetaan tarkastusviraston objektiivisuuteen. Vastuullisuus tarkoittaa, että tarkastusviraston viestintä ja raportointi perustuvat pätevään aineistoon ja analyysiin sekä huolellisuuteen. Oikeudenmukaisuus tarkoittaa sitä, että kaikki asiaan liittyvät näkökohdat on punnittu riittävästi ja tuotu esiin. Tarkastusviestinnän tulee olla selkeää ja rakentavaa.

13 6 Mediasuhteet vaikuttavat maineeseen Mediajulkisuus paitsi kuuluu kiinteästi viranomaisen toimintaan, on myös olennainen osa maineenhallintaa. Julkisuus ja tunnettuus ovat tarkastusvirastolle välineitä vaikuttavuudelle ja hyvälle maineelle. Mielikuvat tarkastusvirastosta ja sen toiminnasta välittyvät kansalaisille ja usein myös eduskunnalle ja hallinnolle pitkälti mediaviestinnän välityksellä. Tarkastusviraston mediasuhteita leimaa julkisuuslain sekä ISSAIstandardien lisäksi oma motivaatio saavuttaa vaikuttavuutta median kautta. Mediaviestinnän tavoitteina on edistää VTV:n havaintojen ja kannanottojen leviämistä tehokkaasti ja oikeassa muodossa, turvata kansalaisten oikeutta saada objektiivista tietoa valtion taloudenhoidosta ja sen tilasta sekä ylläpitää VTV:n mainetta objektiivisena ja oikeudenmukaisena sekä vastuullisena ulkoisena tarkastajana. Tarkastustulosten vaikuttavuuden lisääminen median kautta voi olla hankalaakin, sillä vaikka neutraali uutisointi edesauttaa tarkastustulosten tunnettuutta ja suositusten toteutumista, voi värittynyt ja provosoiva julkisuus puolestaan hankaloittaa välejä hallintoon ja sitä kautta heikentää viraston mainetta ja jopa tarkastustulosten vaikuttavuutta. Tarkastusviraston mediasuhteita helpottaa se, että tiedotusvälineet pitävät sitä kiinnostavana ja luotettavana tiedon tuottajana ja toimittajien tavoitteet osuvat usein yhteen viraston tavoitteiden kanssa. Tiedotteiden läpimenoprosentti mediassa on muihin viranomaisiin verrattuna hyvä ja viraston pääkirjoitusnäkyvyys on suuri. Tarkastuksista kirjoitetut uutiset ovat yleensä tarkastusviraston tiedotuslinjan mukaisia. Toisaalta tarkastusviraston on usein vaikeaa saada läpi positiivisia viestejä, joten se esiintyy enimmäkseen mediassa kriittisessä, jopa negatiivisessa roolissa. Tarkastusvirasto pyrkii mediasuhteissaan asemoimaan itsensä neutraalin ja kriittisen tiedon tuottajaksi, kuitenkaan uhraamatta toimivia suhteita tarkastuskohteisiin. Lisäksi tiedotusvälineille pyritään viestimään VTV:n tekemän työn ja sitä koskevan vastuullisen viestinnän merkityksestä. Tarkastusviraston tiedotuksessa ja mediasuhteissa pyritään siten avoimeen, tasapuoliseen ja objektiiviseen, mutta kuitenkin kansantajuiseen linjaan. Ulkoisessa viestinnässä vältetään turhaa kärkevyyttä ja ongelmien henkilöimistä. Luotettavan maineen kannalta faktoissa pysytteleminen on tärkeämpää kuin otsikoihin nouseminen.

14 7 Toimintaperiaatteet mediassa 7.1 Tasapuolisuus ja avoimuus keskeiset periaatteet Vuoden 2008 maineselvityksen perusteella sekä tiedotusvälineet että valtionhallinto arvostavat tarkastusviraston avointa tiedotuslinjaa. Pääperiaatteena viraston tiedottamisessa pidetään sitä, että kaikki ei-salaiset tarkastukset julkaistaan viraston verkkosivuilla ja niistä laaditaan lehdistötiedote. Joistakin järjestetään lisäksi tiedotustilaisuus. Lisäksi tiedotetaan eduskunnalle annettavista kertomuksista, olennaisista seminaareista ja kansainvälisistä kokouksista sekä keskeisistä henkilömuutoksista. Myös salassa pidettävistä tarkastuksista pyritään antamaan verkkosivuilla tiedote, josta ilmenee mitä on tarkastettu siinä laajuudessa kuin salassa pidon puitteissa on mahdollista. Tiedottamisessa noudatetaan tasapuolisuuden periaatetta julkisuuslain mukaisesti. Tasapuolisuuden periaatteen mukaisesti tarkastusvirasto pyrkii käyttämään tarkastuskertomusten mediajulkaisussa embargoa, joka on sama kuin tiedotteen julkaisupäivä. Tiedotteet ja kutsut tiedotustilaisuuksiin annetaan tiedotusvälineille pääsääntöisesti yhtäaikaisesti ja aina yhtenäisellä embargolla varustettuna. Tarkastusvirasto ei anna haastatteluita julkaisemattomista tarkastuksista, ellei haastattelua sitten julkaista vasta embargon umpeuduttua. Jo julkisista asioista haastatteluita ja juttuvinkkejä voidaan antaa ja toimittajia voidaan informoida tarkastuksista etukäteen, jolloin edellytetään embargon pitämistä. Keskeneräisistä tarkastuksista tarkastusvirasto ei tiedota muuta kuin aiheen, käsittelyvaiheen ja arvioidun valmistumisajan. Mikäli keskeneräistä tarkastusta kuitenkin käsitellään julkisuudessa, ei tarkastusvirasto pääsääntöisesti kommentoi sitä tai osallistu julkiseen keskusteluun muutoin kuin näiltä osin. Tästä poiketaan vain, kun tarkastushavaintojen vaikuttavuuden turvaamiseksi on tarpeen oikaista julkisuudessa esiintyviä virheellisiä käsityksiä. Ennen tarkastuksen julkiseksi tulemista sitä koskevat tietopyynnöt ratkaisee toimintayksikön päällikkö.

15 7.2 Tiedottamisen laajuus uutisarvon perusteella Jokaisen tarkastusvirastosta lähtevän tiedotteen kohdalla katsotaan, onko asialla uutisarvoa (onko se kiinnostava, ajankohtainen, yhteiskunnallisesti tai kansantaloudellisesti merkittävä, yllättävä tai tarjoaako tarkastusvirasto asiaan tuoreen näkökulman) sekä millainen julkisuus asian vaikuttavuutta edesauttaisi. Tiedottamisen laajuus päätetään tämän perusteella. Tarkastusten osalta tämä tehdään loppukokouksessa. Tiedotteet, joilla on selkeästi uutisarvoa, lähetetään tiedotusvälineille sekä viedään omille verkkosivuille. Tiedotustilaisuuksia järjestetään erillisen ohjeen mukaisesti vain, kun tiedotettavalla asia lla on erityisen suuri uutisarvo. Tiedotteet, joiden uutisarvo ei ole kovin suuri, viedään ainoastaan viraston omille verkkosivuille sekä mahdollisesti alan ammattijulkaisuille. Tarkastuksista, joilla ei katsota olevan suoraa uutisarvoa, voidaan toisinaan jättää jopa kokonaan tiedottamatta. Jokainen tarkastuskertomus joka tapauksessa julkaistaan avoimesti viraston verkkosivuilla, ellei sitä ole julistettu salaiseksi. 7.3 Haastatteluja vain viraston toimialalta Viranomaisen julkisuusperiaatteen mukaisesti jokaisen viraston edustajan tulee suhtautua median edustajiin palveluhenkisesti ja omalle asiantuntemusalalle kuuluviin haastattelupyyntöihin on syytä suostua. Toimittajan soittaessa on usein hyödyllistä pyytää lisäaikaa ja soittaa takaisin mahdollisimman pian. Viraston edustajat antavat haastatteluja vain pätevän aineiston perusteella ja ainoastaan tarkastusviraston toimialaan kuuluvissa asioissa. Haastatteluissa pysytellään omalla vastuualueella, eikä spekuloida asioilla, joista tarkastusvirasto ei ole muodostanut kantaa. Jos haastatteluja annetaan yksityishenkilönä aihealueista, jotka eivät kuulu viraston toimialaan, tämä tulee tehdä selväksi haastattelijalle, eikä tällöin käytetä viraston nimeä tai virkanimikettä. Kaikkien haastatteluja antavien virkamiesten tulisi osallistua mediakoulutukseen. Mikä li tämä ei ole mahdollista, on ennen haastattelun antamista hyvä keskustella asiasta oman esimiehen ja viraston viestinnän kanssa sekä tutustua asiaa koskevaan ohjeistukseen viraston intranetissä. Mediasuhteissa ei voi aina onnistua, mutta epäonnistumisista voi aina oppia.

16 8 Toimintaperiaatteet sosiaalisessa mediassa Sosiaalinen media on viestimistä monelta monelle. Sosiaaliseksi mediaksi lasketaan muun muassa wikit, blogit ja mikroblogit, mediapalvelut, verkkoyhteisöt, virtuaalimaailmat ja linkkien ja uutisten jakopalvelut. Monista näistä on tiedon saamiseksi ja mielipideilmapiirin kartoittamiseksi tarkastusvirastolle hyötyä, ja viraston voi olla hyvä olla tietoinen verkkokeskusteluista sekä tarpeen tullen osallistua niihin. Sosiaalinen media on muokannut Suomen julkishallinnon viestintäkulttuuria. Tarkastusvirastokin on jo olemassa sosiaalisessa mediassa, kun siitä ja sitä koskevista uutisista keskustellaan verkkoyhteisöissä. Sosiaaliseen mediaan jalkautumisen organisaationa ja aktiivisen roolin siellä ottamisen tulee kuitenkin olla tietoinen päätös, johon liittyvät edut ja riskit on huomioitava etukäteen, ja johon on varattava riittävästi resursseja. Jos profiili päätetään luoda, päättää siitä aina pääjohtaja tai esikuntapäällikkö ja sen kautta tapahtuvaa viestintää hoitaa tai hallinnoi VTV:n viestintä. Tarkastusviraston henkilökunnan tulee sosiaalisessa mediassa huomioida roolinsa virkamiehenä ja erottaa toisistaan yksityisprofiilinsa ja virkamiesprofiilinsa. Verkkopuheenvuoroista tulee käydä ilmi, puhuuko virkamies organisaationsa edustajana vai yksityishenkilönä. Erityistä harkintaa tulee käyttää, kun liikutaan lähellä omaan virkamiesrooliin kuuluvia aihealueita. Virkatehtäviin tai viraston toimialaan kuulumattomista asioista virkamies voi luonnollisesti esittää mielipiteitään yksityishenkilönä. Virkamiehenä sosiaalisessa mediassa esiinnyttäessä asiasta sovitaan oman yksikön päällikön kanssa. Esitettyjen kannanottojen on tällöin perustuttava tarkastusviraston havaintoihin tai kannanottoihin. Sekä organisaationa että sen virkamiehenä viestittäessä sosiaalisessa mediassa käsitellään vain julkista tietoa, ja kaiken julkaistun aineiston sekä kommenttien tulee olla luonteeltaan objektiivisia, neutraaleja ja asiallisia. Tarkastusvirasto ei osallistu julkisiin väittelyihin tai vastaa provokatiivisiin, aggressiivisiin, laittomiin tai loukkaaviin viesteihin. Laittomat tai loukkaavat tarkastusvirastoon liittyvät viestit pyritään poistamaan. Sosiaaliseen mediaan liittyy joitakin tietoturvauhkia, jotka virkamiesten tulee huomioida. Näitä tietoturvauhkia on kuvattu tarkastusviraston tietoturvamääräyksessä sekä VAHTI:n sosiaalisen median tietoturvaohjeessa. Sosiaalisessa mediassa noudatetaan samaa mediapolitiikkaa ja samoja maineenhallinnan perussääntöjä kuin muussakin mediassa.