HAJAUTETTU TYÖ oppiva ja eheä työyhteisö Terhikki Rimmanen & Pertti Siekkinen

Transkriptio

1 HAJAUTETTU TYÖ oppiva ja eheä työyhteisö Terhikki Rimmanen & Pertti Siekkinen

2 TAVOITTEET 1. ymmärtää työn muutos ja sen vaikutus esimies- ja työyhteisötaitoihin 2. saada keinoja ja taitoja - hajautetun organisaation johtamiseen - yhteisten tavoitteiden eteenpäin viemiseen - prosessimaisen työn hallintaan sekä yhteisöllisyyden - tasavertaisen osallisuuden ja yhdessä oppimisen rakentamiseen 3. luoda yhdessä parempia edellytyksiä kehittää oman organisaation kanssa uudenlaista toimintakulttuuria.

3 PALAVERIN NETIKETTI Jos haluat pyytää puheenvuoron koko yhteisössä, ilmoita siitä omalle fasilitaattorille (jokaisella paikkakunnalla on fasilitaattori). Jokaisen osallistuminen on yhtä tärkeää We cannot not Communicate. Paikalliset keskustelut yhtä tärkeitä kuin luennot ja yhteinen keskustelu. Äänen välittyminen molempiin suuntiin vaatii hiljaisuutta. Terhikki Rimmanen vastaa päivän vetämisestä. Pertti Siekkinen huolehtii puheenvuoropyynnöistä, chat- ja tekstiviestikanavista ja videoneuvottelulähetyksestä.

4 Hajautettu työ kaikki läsnä Työn ja johtajuuden muutos Hajautetun työn taitovaatimukset Case: Monipaikkaisen Mavin toimintakulttuurin rakentaminen, Ulla Oas Lounas Osallisuus ja yhdessä oppiminen Case: Suomen Ympäristökeskus opin polulla, Heljä Tarmo Kahvi Teknologia oppimisen ja osallisuuden mahdollistaja Case: VYVI Valtion yhteinen viestintäratkaisu, Mika Knuutila Yhteenvetoa päivästä Tilaisuuden päätös

5 TYÖN MUUTOS UUTTA, MONIMUTKAISTA Projektimainen työskentely Moderni työskentely YKSIN YHDESSÄ Perinteinen työskentely Tiimityöskentely SAMAA, YKSINKERTAISTA

6 Organisaatio Avainidea Ihmiskäsitys Johtaminen Yksilön vastuu Mutta Linja Selkeät esimiesvastuut Ihminen tekee sen mikä kuuluu tehtäviin Johtaminen on määräämistä ja seuraamista Yksilö vastaa määrästä ja laadusta Motivaatio, oppiminen Tiimi Erilaisten osaajien kasaaminen Ihminen innostuu ryhmässä Johtaminen on kokonais. hahmottamista Yksilö vastaa omasta kehittymisestään Konfliktit, muutos Hajautettu matriisi Asiat ovat monimutkaisia, organisaatioidenkin on oltava Ihminen on selviytyjä ja nauttii haasteista Johtaminen on asioiden koordinointia Yksilö vastaa omasta tilastaan Selkeys, ehjyys Systeeminen Suhteet ovat keskiössä Ihminen kehittyy vuorovaikutuksessa Johtaminen on merkitysten koordinointia Yksilö vastaa olemisestaan Osaaminen ja voimavarat

7 LÄSNÄTYÖN PERIAATTEET Lähde: Mika Okkola 2010 soveltaen 1. Työ ei ole paikka tai aika vaan tehtäviä ja ihmisiä: MIETI, MISSÄ TYÖN TEKEMINEN OLISI ENITEN ARVOA LUOVAA PIENIMMIN KUSTANNUKSIN. 2. Työ on vuorovaikutusta ja keskittymistä: KESKITY SIIHEN, MIKÄ ON TYÖSI KANNALTA TÄRKEINTÄ PRIORISOI. Se on hyvin harvoin se, mikä tuli juuri äsken sähköpostiviestinä. 3. Tee työtä muille läpinäkyvällä tavalla: MAHDOLLISTA MUIDEN KOMMENTOINTI JA OSALLISTUMINEN. 4. Työ on oppimista. Työtä ei ole tehty ellei kokemuksia ole työstetty yhdessä: ARVIOIKAA YHDESSÄ, MIKÄ TOIMII JA MIKÄ EI.

8 LÄSNÄTYÖN PERIAATTEET Lähde: Mika Okkola 2010 soveltaen 5. Anna arvoa muille: HUOMAA MUUT, KIITÄ JA ARVOSTA. 6. Työ on yhdessä ajattelua: ESITÄ KYSYMYKSIÄ JA ANNA VASTAUKSIA YHTEISISSÄ KESKUSTELUISSA. 7. Teollinen työ oli peräkkäisiä vaiheita. Tietotyö on samanaikaista osallistumista: ARVOSTA ERILASIA NÄKÖKULMIA. 8. Läsnätyö: OLE 100% LÄSNÄ OLET AINA OIKEASSA PAIKASSA.

9 Hajautettu työ kaikki läsnä Työn ja johtajuuden muutos Hajautetun työn taitovaatimukset Case: Monipaikkaisen Mavin toimintakulttuurin rakentaminen, Ulla Oas Lounas Osallisuus ja yhdessä oppiminen Case: Suomen Ympäristökeskus opin polulla, Heljä Tarmo Kahvi Teknologia oppimisen ja osallisuuden mahdollistaja Case: VYVI Valtion yhteinen viestintäratkaisu, Mika Knuutila Yhteenvetoa päivästä Tilaisuuden päätös

10 Tunteiden käsittelyn ja ymmärtämisen taito Pysähtymisen taito Luottamus omaan osaamiseen ja sen kehittämiseen Luopumisen taito aloittamisen taito Keskeneräisyyden sietokyky Läsnäolon taito: Kuuntelemisen ja arvostamisen taito Priorisoimisen taito Rakentavan vuorovaikutuksen taito

11 ERILAISET ASIAT VAATIVAT ERILAISTA AIKAA ISO KUVAN TYÖSTÄMINEN: merkitys työlle AKTIIVINEN AIKA: perustehtävä REFLEKTIIVINEN AIKA: oppiminen SOSIAALINEN AIKA: luottamus

12 A Tee se tänään! Sinun ON PAKKO tehdä tämä ja tämän tekemättä jättämisestä on ikäviä seurauksia. B Tee ennen viikon Kerro lisää millä tavoin toimit ja mitä käytännössä teit? Millaisia sinulla olevia kykyä ja taitoja hyödynsit tilanteessa? Mikä sinulle loppumista on tärkeää siinä mitä teet? Millä olet innostanut itseäsi? Mitä hyötyä sinulle ja muille on tästä toiminnasta? Mistä voit huomata onnistuneesi tämän tavoitteen suhteen? Mikä C on ensimmäinen Kalenteroi askeleesi? ja tee Mitä uutta kun osaamista saatat tarvita? Milloin ja missä tilanteissa toimit tämän tavoitteesi mukaisesti? Mikä vie sinua kalenteri toiseen antaa suuntaan? Minkä asioiden myöden käsittelyä ehkä vältät? Miten vältettävästä pääsisi yli? Mistä saat tukea ja näkemystä? Miten aloitat? Sinun PITÄISI tehdä tämä. Tämä ei ole niin tärkeä kuin tehtävä A ja tämän tekemättä jättämisestä on vähemmän ikäviä seurauksia. KIVA TEHDÄ Yleisesti ottaen tärkeää, mutta ei niin tärkeää kuin A tai B. Tekemättä jättämisestä ei ole ikäviä seurauksia. D Delegoi toiselle Anna tehtävä sellaiselle joka on kykenevä tekemään sen. E Eliminoi / luovu tästä tehtävästä Etsi kaikki mahdolliset tehtävät, jotka voivat vapauttaa aikaasi. Nämä tehtävät saattavat olla mielenkiintoisia, mutta eivät tärkeitä tai kiireellisiä.

13 MITÄ LÄSNÄTYÖSSÄ HOIDETAAN ASIAN RATKAISEMINEN 2 tavoitetta: 1. KYSEISEN ASIAN RATKAISEMINEN 2. SUHTEEN HOITAMINEN Kumpi tavoite on tärkeämpi? SUHTEEN HOITAMINEN

14 TYÖSKENTELY 4 HENGEN RYHMISSÄ Onnistuminen WOW IDEA Missä me olemme Mitä ideoita on onnistuneet syntynyt? erityisen hyvin? Mennyt HUPS Mikä meillä on haastanut? APUA Tuleva Mihin tarvitsemme tukea? Epäonnistuminen

15 Hajautettu työ kaikki läsnä Työn ja johtajuuden muutos Hajautetun työn taitovaatimukset Case: Monipaikkaisen Mavin toimintakulttuurin rakentaminen, Ulla Oas Lounas Osallisuus ja yhdessä oppiminen Case: Suomen Ympäristökeskus opin polulla, Heljä Tarmo Kahvi Teknologia oppimisen ja osallisuuden mahdollistaja Case: VYVI Valtion yhteinen viestintäratkaisu, Mika Knuutila Yhteenvetoa päivästä Tilaisuuden päätös

16 HAJAUTUNEEN RYHMÄN RYHMÄYTYMINEN Ensimmäinen kerta aina kasvokkain Kehityskeskustelun tukena tiimikehityskeskustelu Tapaamisia, jossa tutkitaan tiimin kehittymistä Kysely tai vapaamuotoinen palaute Tiimin kehittymisen seuraaminen suhteessa asiakaspalautteiden tuloksiin ja henkilöstötutkimuksen tuloksiin Jaetaan hyviä käytänteitä LUOTTAMUKSEN RAKENTAMINEN Ryhmän jäsenet tuntevat t t toisensa Ryhmän jäsenillä on samat arvot ja pelisäännöt Kunnioitetaan muita ja luotetaan muiden ammattitaitoon Ei petetä eikä jätetä kaveria Ollaan tiiviissä yhteydessä keskenään Johtaminen ei perustu valvontaan Ei ole tiimin jäsenten välistä kilpailua avoimuus

17 YHTEISTYÖN EDELLYTYKSET 1. Ryhmän hyöty: - Mikä on yhteinen tavoitteemme? - Mitä apua / tietoa tarvitsette toisiltanne 2. Pohtikaa ryhmässä yhteistyötä seuraavien kysymysten kautta: - Missä asioissa yhteiset tavat toimia ovat onnistumisemme edellytys? - Kuinka paljon tarvitsemme yhteistä aikaa ja millaisiin asioihin? - Miten erilaisen asiantuntijuuden tulisi näkyä yhteistyössämme? Miten annamme sille tilaa? - Mistä omissa toimintatavoissamme meidän on luovuttava ja mitä uutta tulee oppia

18 VIESTINTÄ- & YHTEISTYÖVÄLINEIDEN KÄYTTÄMINEN SAMANAIKAISUUS SOSIAALISET SUHTEET LÄSNÄOLON TUNNE KASVOKKAIN TAPAAMISET SAMA AIKA JA PAIKKA VAHVAT VAHVA DOKUMENTIT SAMA TAI ERI AIKA JA PAIKKA KOHTALAISET HEIKKO PUHELIN SAMA AIKA ERI PAIKKA KOHTALAISET KOHTALAINEN SÄHKÖPOSTI ERI AIKA ERI PAIKKA HEIKOT HEIKKO VIDEO- JA WEB- KONFERENSSIT HAJAUTETUN TYÖN RYHMÄ- TYÖKALUT SAMA AIKA ERI PAIKKA SAMA TAI ERI AIKA ERI PAIKKA MELKO VAHVAT KOHTALAISET KOHTALAINEN KOHTALAINEN JA VAHVA M. Vartiainen soveltaen

19 VIESTINNÄN ERITYISPIIRTEITÄ VIDEONEUVOTTELUSSA Eri asia kuin kasvokkain Monikanavaisuus Luku- ja viestintätaito Henkilökohtainen vastuu Videon merkitys

20 IDEAALI KOKOUKSEN RAKENNE Tehokas kokous max. 1,5 t! Steam out, epämuodollinen lämmittely, 5-10 min Tavoitteet, agendan tarkistus. Pelisääntöjen, roolien ja vastuiden sopiminen, 10 minutes Työskentely Kokouksen tulosten arviointi, 5-10 minutes Sovitut asiat + seuraava kokous, 5-10 minutes

21 1. ENNAKKOVALMISTAUTUMINEN : Vaadi sitä, mitä kohti olette menossa. 2. TARPEET ERI FOORUMEILLA mm. tiedotus, ajankäytön organisointi, ideointi, työnjako, mielipidekartoitus, kehittäminen 3. TAITO TUNNISTAA Informoitavat (10%) - Keskusteltavat (60%) - Päätöstä vaativat asiat (30%) 4. KIRJATAAN PUHETTA JA ASIAA KOKOUKSEN AIKANA Muistio tai pöytäkirja ei aina ole erillinen prosessi, vaan työkalu ohjata palaveria 5. ARVIOINTI JJA MISTÄ JATKETAAN? Mistä on puhuttu paljon - Mistä puhuttu vähän - Mistä ei ole puhuttu?

22 TAPAAMISEN 10 TSEKKAUSLISTA 1. Ennakkomateriaali ja teemat agendaan ennakkoon 2. Kaikki tulevat ajoissa linjoille (5 min ennen) 3. Orientoituminen (läsnäolon varmistaminen) 4. Anna ryhmän jäsenille eri rooleja, puheenjohtaja, osallistaja, havainnoija, kirjuri. Yhden ihmisen on haastavaa tehdä kaikkia 5. Jaksota palaveri pieniin palasiin ja tehkää yhteenvetoja 6. Kysy ja aktivoi 10 min välein. Arvostava kysymisen taito antaa suunnan koko keskustelulle 8. Käytä rikasta mutta yksiselitteistä kieltä mielikuvat ja yhteinen ymmärrys 9. Ohjatkaa keskustelua informaation jakamisesta enemmän yhteisen suunnittelun suuntaan. Sosiaalinen riippuvuus & me henki lisääntyvät 10. Älä tee muita töitäsi samaan aikaan luokaa yhdessä pelisäännöt kokouksille

23 KOKOUKSEN ARVIOINTI - Mitä haasteita tai yllätyksiä kohtasitte? - Teittekö asialistan ja ennakkomateriaalia, miten ne tukivat neuvottelua? - Mitä pelisääntöjä teitte neuvottelussa, mikä toimi, mikä ei? - Oliko puheenjohtajalla osallistujista nimilista, miten keskustelu eteni ja puheenvuorot jakaantuivat? - Osallistuivatko kaikki keskusteluun? - Miten teitte yhteenvedot ja kirjasitte päätökset? - Pystyittekö pitämään suunnitellun aikataulun? - Kuinka mielekkäänä ryhmä piti kokousta? - Mitä muuttaisin seuraavaksi kerraksi?

24 SEURAAVAN KERRAN ASIALISTA MISTÄ ON PUHUTTU PALJON/ RIITTÄVÄSTI? MISTÄ PUHUIMME VÄHÄN. NÄITÄ ASIOITA TULISI VIELÄ JATKAA ENSI KERRALLA. MISTÄ EMME PUHUNEET TOIVOISIN MEIDÄN KÄSITTELEVÄN MYÖS NÄITÄ ASIOITA SEURAAVALLA KERRALLA.

25 KIITOS Ihmiset aina moittivat olosuhteita ja ympäristöään siitä, mitä he ovat. Minä en usko olosuhteisin. Pystyvät ihmiset tässä maailmassa ovat niitä, jotka etsivät toiminnalleen oikeita olosuhteita, mutta elleivät löydä, tekevät ne. -Bernard Shaw