Minna Ylitalo VARASTOJEN HALLINNAN KEHITTÄMINEN TOIMINNANOHJAUSJÄRJES- TELMÄSSÄ

Transkriptio

1 Minna Ylitalo VARASTOJEN HALLINNAN KEHITTÄMINEN TOIMINNANOHJAUSJÄRJES- TELMÄSSÄ Opinnäytetyö KESKI-POHJANMAAN AMMATTIKORKEAKOULU Tuotantotalouden koulutusohjelma Toukokuu 2008

2 1 SISÄLLYSLUETTELO TIIVISTELMÄ ABSTRACT 1 JOHDANTO LOGISTIIKKA Logistiikan kehitys Logistiikan määritelmiä Logistiikkastrategia TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ Kehitys Yleistä Järjestelmän hyödyntäminen Järjestelmän käyttöönoton riskit POWERED -TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ Yleistä Tuotehallinta Myynti Osto Tuotanto Talous- ja henkilöstöhallinto Raportointi TUOTANNONOHJAUS Tuotannonohjausperiaatteet Karkea- ja hieno-ohjaus MATERIAALINOHJAUS Hankinta Myynti ja markkinointi Kuljetukset VARASTOINTI Varastojen tarpeellisuus Varastointikustannukset Varaston kiertonopeus Varastojen kehittäminen INVENTOINTI TYÖN TOTEUTUS YHTEENVETO JA JOHTOPÄÄTÖKSET LÄHTEET...31 LIITTEET

3 2 TIIVISTELMÄ OPINNÄYTETYÖSTÄ Yksikkö Aika Ylivieskan yksikkö, tekniikka Koulutusohjelma Tuotantotalouden koulutusohjelma Työn nimi Varastojen hallinnan kehittäminen toiminnanohjausjärjestelmässä Työn ohjaaja Antti Rahja Työelämäohjaaja Jarmo Soinsaari Tekijä/tekijät Minna Ylitalo Sivumäärä Tämä insinöörityö on laadittu Aimo Kortteen Konepaja Oy:n toimeksiannosta. Opinnäytetyön tarve nousi esille yrityksen hankkiessa uuden toiminnanohjausjärjestelmän vuoden 2008 alussa. Työn tarkoituksena oli parantaa yrityksen varastojen hallintaa uuden toiminnanohjausjärjestelmän avulla. Yhtenä osa-alueena työssä laadittiin tavaran vastaanoton, toimituksen ja inventoinnin ohjeet. Työhön kuului myös varastojen hallinnan selkeyttäminen varastopaikkojen suunnittelulla ja merkitsemisellä. Varastosaldojen seurannan kannalta järjestelmään syötettiin myös inventoidut saldot, varastopaikat ja nimikkeiden arvostushinnat. Työn teoriaosuuden aiheita olivat logistiikka, tuotannonohjaus, materiaalinohjaus, toiminnanohjausjärjestelmät, varastointi ja inventointi. Insinöörityö sisältää salaisen osion. Toimeksiantajalle jäävissä liitteissä on laaditut ohjeistukset, yrityksen materiaalinohjaus ja varastointi, varastojen ja varastopaikkojen selvennys sekä päivitetyt layoutit. Asiasanat Tuotannonohjaus, varastointi, logistiikka

4 3 ABSTRACT CENTRAL OSTROBOTHNIA UNI- VERSITY OF APPLIED SCIENCES Ylivieska Campus, technology Degree programme Industrial management Name of thesis Date Author Minna Ylitalo Development of storage control in enterprise resource planning system (ERP) Instructor Pages Antti Rahja Supervisor Jarmo Soinsaari Commissioner of this engineering work was Aimo Kortteen Konepaja Oy. The need of the work came up when company purchase the new ERP system in the beginning of the year The aim of this work was to improve the storage control at ERP system. One part of the job was to prepare incoming, delivery and invent instructions through the system. The work also included clarifying of storage control by planning and marking the storage places. To the system also had to be added the titles storage places, invented balances and own cost prices so that the monitoring of the storage balance would be succeed. In theoretical part the subjects were logistic, production management, material management, enterprise resource planning (ERP), stocking and inventory. This engineering work contains a confidential part. The supplement, which stay in the company, contains the instructions throughout the system, company s material management and stocking, storages and storage places clarification and also layout updates. Key words Production management, stocking, logistic

5 4 1 JOHDANTO Aimo Kortteen Konepaja Oy on Ylivieskassa sijaitseva yritys, joka valmistaa kuivan ja kostean rehuviljan käsittelyyn ja säilöntään tarkoitettuja koneita ja laitteita pääasiassa maatalouden käyttöön. Yritys on perustettu vuonna 1971, mutta valssimyllyjen valmistus aloitettiin jo 1969 omaan ja naapuritilan käyttöön. Yrityksen tuoteryhmiin kuuluu Murska-valssimyllyt, spiraalikuljetin- ja ruokintajärjestelmät, rehusekoittimet ja siilot, Raju-vanteistot ja pellettikoneet. Yrityksen alihankintapalveluihin kuuluu myös erilaiset laserleikkaus- ja särmäystyöt. Pääasiallinen toiminta tapahtuu Ylivieskan pajalla, mutta yrityksen tuotekehitysyksikössä Korteperällä valmistetaan prototyyppejä. Tilikautena konepaja työllisti vakituisesti 49 henkilöä ja sen liikevaihto oli 6,2 miljoonaa euroa. Työntekijöiden määrä kuitenkin vaihtelee vuoden aikana kausivaihtelun vuoksi. Ulkomaan vienti on kasvanut viime vuosina runsaasti ja sen osuus liikevaihdosta tilikautena oli noin 70 %. Suurimmat vientimaat ovat Venäjä, Englanti ja Ranska. Vuoden 2008 alussa yrityksessä otettiin käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä, koska olemassa oleva järjestelmä ei palvellut enää kaikkien osa-alueiden tarvittavia vaatimuksia. Käytössä olevaan järjestelmään ei saanut valmista kokonaisuutta tuotannonsuunnitteluun, joten päädyttiin hankkimaan uusi järjestelmä, joka sisältäisi kaikki yritystoiminnan vaatimat osa-alueet. Insinöörityön tarkoituksena oli laatia saapumis- ja lähettämismenettelyihin liittyvät yleisohjeet uudessa toiminnanohjausjärjestelmässä. Ohjeista haluttiin mahdollisimman yksinkertaiset ja helppolukuiset, jotta kaikki niitä voisivat käyttää. Työhön kuului myös varastojen hallinnan selkeyttäminen varastopaikkojen suunnittelulla ja merkitsemisellä. Varastopaikkojen merkintä vaati myös vanhan layoutin päivittämistä. Yhtenä osana oli myös inventoinnin ohjeistaminen ja siihen osallistuminen. Inventointiin kuului myös saldojen, varastopaikkojen ja arvostushintojen syöttäminen järjestelmään.

6 5 Teoriaosuudessa olen käsitellyt yleisellä tasolla tuotannonohjausta, materiaalinohjausta, toiminnanohjausta ja yksityiskohtaisemmin yrityksen uutta toiminnanohjausjärjestelmää, Poweredia. Yhtenä tarkastelukohteena ovat myös varastointi ja inventointi.

7 6 2 LOGISTIIKKA 2.1 Logistiikan kehitys Aikaisemmin logistiikka-termi käsitettiin vain kuljetuksiksi ja varastoimiseksi. Tietotekniikan ja teollisuuden kehityksen myötä myös logistiikka on muuttunut luvulla logistiikkaan määriteltiin kuuluvaksi materiaali-, informaatio- ja valuuttavirtojen hallinta luvun alussa logistiikasta on tullut merkittävä tekijä yrityksen strategiassa ja sen onnistuminen vaikuttaa merkittävästi asiakaslähtöiseen yritystoimintaan. (Hokkanen, Karhunen & Luukkainen 2002, 12.) 2.2 Logistiikan määritelmiä Logistiikalle löytyy monia eri määritelmiä. Toisaalta se on materiaalivirtojen ja kustannustehokkaan varastoinnin suunnittelua aina materiaalivarastosta tuotevarastoon kuin hankinnan sekä tieto- ja pääomavirtojen kehittämistä ja johtamista. Logistiikaksi voidaan määritellä koko yrityksen toiminnot aina tilauksesta toimitukseen. Kaikki tilaus-toimitusketjun välissä olevat toiminnot liittyvät logistisesti yhteen logistiseksi prosessiksi. (Hokkanen, Karhunen & Luukkainen 2002, 13.) Logistinen prosessi voidaan jakaa kahteen osa-alueeseen; ohjaukseen ja toteuttamiseen. Ohjaukseen liitetään yleensä kaikki työt, joita toimistossa tehdään, eli tuotannonsuunnittelu, ostot, myynnit, tilausten käsittely ja niiden valvonta ym. Tätä osaa voidaan kutsua myös logistiikan tieto- ja rahavirraksi. Toteutukseen eli tavaravirtaan kuuluu itse tuotteen valmistaminen, varastointi, kuljetus, laskuttaminen sekä maksujen ja saatavien valvonta. (Sakki 2003, 24.)

8 7 Asiakaspalvelulla on tärkeä osa logistisessa prosessissa, koska yrityksessä logististen toimenpiteiden suunnittelu ja toteuttaminen kannattaisi aina määritellä asiakkaan tarpeiden pohjalta. Tavoitteena olisi parantaa ulkoista tehokkuutta tarjoamalla asiakkaalle parempia ratkaisuja. Sisäinen tehokkuus voidaan linkittää asiakkaaseen myös, koska parantamalla omaa yrityksen tavaravirtaa voidaan asiakkaalle tarjota nopeammin ja tehokkaammin palveluja. Näin voidaan välttää turhaa toimintaa yrityksessä kaikilla niillä osa-alueilla, jotka tuottavat turhia kustannuksia. (Sakki 2003, ) Sisäinen tehokkuus täytyy suunnitella pitkällä aikatähtäimellä. Kausiluontoisessa toiminnassa varmuusvarastoja täytyy pitää puolivalmisteista, jotta asiakkaalle saataisiin valmis tuote mahdollisimman nopeasti. Hiljaisempana aikana valmistettaisiin osia tuotteisiin, jotta resurssit ja kapasiteetti riittäisi sinä aikana jolloin tuotteiden kysyntä on suuri. Logistiikka voidaan nykyään pitää yrityksen menestystekijänä kilpailijoihin nähden. 2.3 Logistiikkastrategia Logistiikkastrategia perustuu suurelta osin yritysstrategiaan. Yritysjohto tekee suunnitelmat ja tavoitteet tuotannon kehityksestä, hankintatoimintojen suunnittelusta ja varastojen hallinnasta. (Tritonia, oppimiskeskus.) Logistiikkastrategiassa keskeisen prosessin muodostaa tilaus-toimitusketju, jota tukevat jakelu- ja hankintaprosessit. Strateginen suunnittelu vaatii yrityksen johdolta jatkuvaa muutosten hallintaa ja johtamista. Suunnittelu tapahtuu järjestelmällisesti erilaisina prosesseina ja sen kehitystä ohjaavat tulevaisuuden mahdollisuuksien ja uhkien ennakointi. (Haapanen, Vepsäläinen & Lindeman 2005, )

9 8 3 TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ 3.1 Kehitys Toiminnanohjausjärjestelmät alkoivat kehittyä 1960-luvulla lähinnä varastojen seurantaan kehitetyillä ohjelmistoilla. Yleensä yritykset rakensivat itselleen ohjelmiston ja kehittivät sitä itse. Tuotantoa tukevat järjestelmät alkoivat yleistyä 1970-luvulla. Nämä järjestelmät käsittivät materiaalitarvelaskennan ja tilausten automatisoinnin. Nykyjärjestelmiin verrattuna ensimmäiset järjestelmät olivat kankeita ja vaatimattomampia luvulla järjestelmiä kehitettiin muun muassa toiminnanohjauksen osalta ja 1990-luvulla järjestelmiin alettiin lisätä uusia moduuleita esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinnosta. (Kettunen ja Simons 2001, ) 3.2 Yleistä Alun perin toiminnanohjausjärjestelmät kehitettiin suurille organisaatioille ja yrityksille, mutta viime aikoina alan kehityksen myötä pienemmätkin yritykset ovat ottaneet käyttöönsä toiminnanohjausjärjestelmän. Yleisesti toiminnanohjausjärjestelmillä pyritään edistämään yrityksen liiketoimintaa ja näin pk-yrityksetkin ovat alkaneet kehittämään sisäisen toiminnan suunnittelua ja hallintaa. (Kettunen ja Simons 2001, ) Toiminnanohjausjärjestelmä eli Enterprise Resource Planning (ERP) on tietokanta, joka yhdistää yrityksen eri osastot yhdeksi kokonaisuudeksi. Yhteinen tietokanta sisältää yrityksen ostot, myynnit, tuotannonsuunnittelun, varastonhallinnan, henkilöstöhallinnan ja taloushallinnon. Pienempien yritysten tietojärjestelmät ovat yleensä toimialakohtaisia, mutta suurimpiin yrityksiin on saatavilla monipuolisia, räätälöityjä ratkaisuja yrityksen tarpeisiin soveltuen. Toiminnanohjausjärjestelmällä yritys voi parantaa kilpailukykyään ja saada tuotantoketjun toimimaan tehokkaasti. Kaikkien käyttäjien syöttämät tiedot näkyvät kaikille osapuolille. (Seminaarityö Toiminnanohjaus ERP, 2004.)

10 Järjestelmän hyödyntäminen Suurimmaksi hyödyksi voidaan todeta toiminnanohjausjärjestelmien tiedonsiirron helppokäyttöisyys. Järjestelmään kerran syötetty tieto on kaikkien saatavilla. Tilauksen kulun seuraaminen helpottuu, tietokannasta voidaan seurata esimerkiksi missä työvaiheessa tuote on menossa. Myynnissä voidaan materiaalien saldojen perusteella antaa asiakkaalle totuudenmukainen toimitusaika Järjestelmän käyttöönoton riskit Haittoina voidaan yleisesti pitää pitkää toteutusprosessia siirryttäessä järjestelmään. Usein myös oikeanlaisen järjestelmän valinta on monimutkaista. Liian laajan järjestelmän valinta pieneen yritykseen voi johtaa siihen, että järjestelmä on käytettävyydeltään kankea ja sen tuomat haitat voivat olla suurempia kuin edut. Järjestelmät ovat myös yleisesti aika kalliita, jolloin yrityksen tulee suunnitella ja pohtia onko sitä järkevä investoida. (Seminaarityö Toiminnanohjaus ERP, 2004.) Järjestelmän käyttöönottovaiheessa tulisi huomioida myös yrityksen tila pitkällä aikatähtäimellä. Onko valittu järjestelmä niin kattava, että siihen voidaan lisätä toimintoja myös, jos yrityksen toiminnan uskotaan laajentuvan. Siirtymisessä tulisi myös ottaa huomioon se, että kouluttamiseen ja uuden järjestelmän oppimiseen menee aikaa. Yrityksen tulisi varmistaa myös vaadittava asiakaspalvelutaso siirtymisen aikana. 4 POWERED -TOIMINNANOHJAUSJÄRJESTELMÄ

11 Yleistä Toiminnanohjausjärjestelmä on keskittynyt hoitamaan yritysten päivittäisten toimintojen seurantaa. Yrityskohtaiset ratkaisut muodostavat kokonaisuuden, joka tukee yleisiä ohjausperiaatteita ja toimintamalleja. Powered soveltuu teollisiin yrityksiin ja maahantuonti- ja tukkukaupan yrityksille. Powered ei aseta rajoja käyttäjilleen, esimerkiksi yrityksessä käyttäjämäärä voi olla yhtäaikaisesti yli tuhat, tilausrivien määrä yli miljoona ja liikevaihto miljardin luokkaa. Powered soveltuu myös hyvin monikieliselle ja monipaikalliselle yritykselle. Yrityksen valmistava/myytävä tuote ei myöskään aseta rajoituksia Poweredin valinnalle. Järjestelmään voidaan liittää myös muita järjestelmän tuoteperheeseen kuuluvia komponentteja; kuten palkka-, talous- ja henkilöstöhallinto. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Poweredin avulla yrityksen rutiinityöt helpottuvat ja toimivat sujuvasti, tiedonkulku paranee yrityksen sisällä sekä sidosryhmien välillä, liiketoiminnan muutokset otetaan huomioon ja toiminnalliset tavoitteet saadaan saavutetuksi. Rutiinien helpottamiseen järjestelmää on kehitetty niin, että esimerkiksi kun tieto on kerran syötetty sinne, se on kaikkien käyttäjien käytettävissä. Nimikkeiden oletustietoihin syötettyjen tietojen käytettävyys helpottuu, koska niitä ei tarvitse enää erikseen määritellä esimerkiksi tehdessä myynti- tai ostotilauksia. Kaikki osapuolet käyttävät samoja parametritietoja. Tiedon syöttämistä on myös pyritty vähentämään minimiin valitsemalla eri ohjaustapoja. Tietyllä ohjaustavalla myyntitilauksen teon jälkeen järjestelmä tekee suoraan tuotanto- ja ostotilauksia, mikä helpottaa toimintoketjun sujuvuutta. Tiedonsiirrossa helpottavia toimenpiteitä ovat myös vapaat tekstikentät, joihin voidaan laittaa tietoja esimerkiksi piirustusten muuttumisesta tai muista ohjeistuksista muille käyttäjille. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Järjestelmän moninaisuuteen voidaan liittää myös sen parametroitavuus. Asetusparametrien avulla jokaiseen yritykseen voidaan asettaa juuri heidän liiketoimintaperiaatteitaan noudattavat vaatimukset. Räätälöitävyys on myös yksi lisäominaisuus, jota voidaan hyödyntää. Tällä tarkoitetaan lisämoduulien hankintaa ilman, että valmiista pakettiratkaisusta jouduttaisiin karsimaan osia pois.

12 11 (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Järjestelmässä tapahtumiin voidaan liittää OLE-linkkitiedostoja, kuten taulukoita, tekstitiedostoja tai CAD-kuvia. Ne voidaan myös määritellä tulostuviksi tiettyihin lomakkeisiin. Käyttöliittymä sisältää myös On-line ohjeistuksen, josta voidaan tarkastella toimintokohtaisia ja kenttäkohtaisia ohjeistuksia. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Käyttäjä voi myös itse muokata käyttöliittymää. Jokaisessa kentässä voidaan painikkeita muokata joko kaikille tai käyttäjäkohtaisesti. Tiedon käsittelyyn on tarjolla myös hyviä vaihtoehtoja. Poweredissa esimerkiksi voidaan tehdä massamuutoksia valituille tietueille sekä tietoa voidaan siirtää järjestelmään suoraan Exceltaulukosta. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) 4.2 Tuotehallinta Tuotehallintaan kuuluu nimikkeiden, tuoterakenteiden ja konfiguraatiotoimintojen ohjaukseen liittyvät toiminnot. Yhtenäisten tietojen avulla muun muassa vähennetään rutiineihin kuluvaa aikaa, voidaan perustaa valmistusrakenne ja yhtenäistetään tuotteen elinkaaren hallintaa. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Nimiketietojen avulla tuotteet yksilöidään nimiketunnuksella ja ne liitetään nimikeryhmään niiden käyttötarkoituksen mukaan. Yhdelle nimikkeelle voidaan myös määritellä useita nimikeversioita. Nimikkeelle voidaan tehdä rakenne tai se voi olla osana jonkun toisen nimikkeen osaluettelossa. Nimikkeen myyntiä, hankintaa, valmistusta ja varastointia ohjataan niillä ohjaustiedoilla mitkä sille on määritelty perustamisvaiheessa. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Nimikkeen otsikkosivulle määritellään nimikkeen yleisimmät perustiedot, joihin kuuluu nimikkeen nimi, tekninen nimi, piirustusnumero, ohjaustiedot ja ohjaustapa sekä tuotteesta käytettävä perusyksikkö. Ryhmittelytietoihin määritellään nimikeryhmä, tiliöintiryhmä ja muihin tietoihin voidaan syöttää muun muassa nimikkeen

13 12 paino ja tilavuus. Nimikkeen otsikkosivulla on myös monia eri toimintoja omilla välilehdillään. Niihin voidaan määritellä mihin rakenteeseen tuote kuuluu, nimikkeen eri versiot, hinnastokohtaiset hinnat, tarvelaskentatiedot sekä lisäkentät ja vapaamuotoiset tekstit, joihin voidaan määritellä käyttötarkoituksen mukaiset lisäohjeet. Saldotiedoista voidaan myös tarkistaa kyseisen tuotteen sen hetkiset varastosaldot. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Tuoterakenne tehdään niille nimikkeille, joita valmistetaan itse. Tuoterakenteen koolle järjestelmä ei aseta minkäänlaisia rajoituksia. Rakenne kostuu osan vaiheista ja luetteloista. Osaluetteloon määritellään kappaleeseen menevät materiaalit, komponentit ja raaka-aineet. Vaiheisiin määritellään kappaleen työvaiheet ja kuormitusryhmät. Osaluettelo liitetään siihen työvaiheeseen mihin se kuuluu. Tuoterakenteen pohjalta järjestelmä antaa hinnaston mukaisen kustannuksen rakenteelle. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Konfiguraatiotoiminnolla voidaan valita tuotteelle eri variaatioita. Tietyistä tuotteista on olemassa perusmalli, joka voidaan myydä esimerkiksi monia materiaaleja tai värejä käyttäen. Esimerkiksi myyntitapahtumassa asiakas voi valita minkä värisen pöydän hän haluaa, mitä materiaalia se on tai haluaako siihen jotain olemassa olevia lisäosia. Monitasoinen tuoterakenne antaa myyntitapahtumassa sille olemassa olevat valinnat. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.)

14 Myynti Myyntitoiminta sisältää asiakkuuden hallinnan, myyntisuunnitelmat, tarjouslaskennan, myyntitilauksen teon, toimituksen ja siihen liittyvien asiakirjojen tulostuksen, laskujen ylläpidon sekä käteismyynnin. Asiakastietoihin syötetyt tiedot ovat käytettävissä senkin jälkeen, kun ne kerran on järjestelmään syötetty. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Myyntitilaus muodostuu tilausotsikoista ja tilausriveistä. Myyntitilauksen otsikkosivulle määritellään asiakkaan perustiedot, jotka siirtyvät myös esimerkiksi laskulle. Tilaustyypin valinta siirtyy myös myyntilaskulle, ja se määrittää tilauksen etenemisvaiheet. Tilausriveistä voi muodostua automaattisesti toimituksia, tuotantotilauksia, sekä osto-, hankinta- ja tuotantoehdotuksia. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Tarjouslaskennan avulla voidaan laskea tuotteelle myyntihinta. Laskenta ottaa huomioon omakustannehinnan ja katteen. Tarjousta tehdessä voidaan myös tarkistaa toimituskyky, eli nähdään riittääkö materiaali ja kapasiteetti. Tarjous voidaan myös kopioida suoraan myyntitilaukseksi. Rivitietoihin syötetään myyntinimike ja tilattu määrä. Nimikkeen perustietoihin määritellyt tiedot tulevat oletuksena myyntitilaukseen, mutta niitä voidaan myös muuttaa. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.)

15 Osto Ostotoiminta sisältää toimittajahallinnan, ostosopimusten teon, hankintaehdotukset, tarjouskyselyt, ostotilausten käsittelyn sekä saapumisten kirjaamisen. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Hankintaehdotuksia voidaan yhdistää varsinaiseen ostotilaukseen tai niistä voidaan tehdä suoraan myös tarjouspyyntökysely. Hankintaehdotuksia syntyy myyntitilauksista, tuotantotilauksista ja tarvelaskentatiedoista. Varsinainen ostotilaus sisältää otsikkotiedot ja ostorivit. Otsikkotiedoissa on toimittajien tiedot sekä siitä voidaan määritellä tilaustyyppi. Tässäkin tapauksessa tilaustyyppi ohjaa ostotilauksen etenemisen. Ostotilauksen kautta pääsee myös helposti siitä muodostuneisiin saapumisiin, ostolaskuihin, tuotantotilauksiin sekä tarjouksiin. Kun uusi ostotilaus tehdään, niin järjestelmä antaa sille ostotilausnumeron juoksevassa järjestyksessä, minkä avulla tilauksia voidaan hakea järjestelmästä esimerkiksi saapumisen yhteydessä. Ostotilausrivejä muodostetaan samalla tavalla kuin myyntitilausrivejäkin. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) 4.5 Tuotanto Tuotantotoimintaan liittyy tuoterakenteet, kapasiteetin riittävyys, tuotannon aikataulutus, kuormitusryhmäkohtaiset työjonot, tarvelaskenta-ajot sekä keskeneräisen ja valmiin tuotannon seuranta. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) Kuormitusryhmiä voidaan seurata päivätarkkuudella, jolloin kuormitustilanne on aina tapahtumien kirjauksen tasolla. Kuormitusgraafista voidaan seurata voiko jotain ryhmää kuormittaa lisää. Graafissa positiivinen jättämä kertoo kuinka paljon tietyllä aikavälillä on ylikuormaa ja negatiivinen jättämä kertoo kuinka paljon vapaata kapasiteettia on jäljellä. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.)

16 15 Tuotannon työjonot on suunniteltu tuotannon projekteille, tilauksille ja työvaiheille. Työjonoperiaate auttaa reaaliaikaisen tilannetiedon käsittelyä ja toiminnan tehostumista jättämällä turhat välivaiheet ja viiveet prosesseista. Työjonojen hallinnassa voidaan muodostaa työjonoja ja tehdä niille valmistumiskirjauksia. Tuotannon työt tehdään työjonojen kautta. Eri hakutunnuksin voidaan hakea eri kuormitusryhmien tai työvaiheiden omat määritetyt työjonot. Tämän toiminnon kautta voidaan hakea piirustuksia tai tarkastella tuotantotilauksia sekä tulostaa työmääräimiä. Toiminnon kautta myös kirjaudutaan työlle, vaihdetaan uudelle työlle ja kirjataan valmistumiset. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) 4.6 Talous- ja henkilöstöhallinto Poweredin kanssa samaa tietokantaa käyttävä työkalupakki V10-järjestelmä muodostaa henkilöstö- ja taloushallinnon kokonaisjärjestelmän. Taloushallintoon sisältyy kirjanpito, sisäinen laskenta, myynti- ja ostoreskontra, ostolaskujen käsittely, verkkolaskutus, elektroninen arkisto sekä projektilaskenta. Järjestelmään on saatavilla myös henkilöstöhallinnon komponentteja kuten palkanlaskenta ja matkakulujen käsittely. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.) 4.7 Raportointi Järjestelmässä olevalla raporttigeneraattorilla voidaan tehdä uusia tai ajaa valmiita olemassa olevia raportteja. Valmiita raportteja voidaan myös muokata sekä tietoja kopioida toisesta raportista. Raportti muodostetaan valitsemalla taulu -valikosta haluttu tekijä ja siihen kuuluvat kentät. Esimerkkinä voitaisiin valita nimiketunnus, nimikeryhmä, tekninen nimi, varasto ja varastopaikka. Rajauksia voidaan myös tehdä eri kentille.

17 16 Esimerkiksi voidaan rajata tietty varastopaikka ja tietty nimikeryhmä, mikä raportille tulostuu. Jos haluaa raportille nimikeryhmän, joka on määritelty kaikille ostoosille ja varastopaikaksi esimerkiksi D-hallin, niin raportille tulostuu kaikki ryhmään kuuluvat nimikkeet, jotka sijaitsevat kyseisellä varastopaikalla. Toiminto on monipuolinen ja sillä voi tehdä monipuolisia raportteja esimerkiksi varasto- ja hyllypaikkojen tarkasteluun. (WM-Data koulutusohjeet, Powered.)

18 17 5 TUOTANNONOHJAUS Tuotannonohjauksen tarkoituksena on koordinoida tuotantoon liittyvät toiminnot yhteen, eli toimia sisäisen logistiikan yhdistäjänä. Tuotannonohjaus on toiminto, joka ohjaa raaka-aine- ja valmistuotevarastoja. Yksinkertaisimmillaan tuotannonohjauksen tehtävänä on tuotannon ajoitus ja valvonta, varastojen hallinta ja tuotantokapasiteetin valvonta. (Tuottava tehdas 2005.) Tuotannonohjauksella määritellään yrityksen läpi virtaavan materiaalin kulkua. Tuotantotavoitteisiin pääsemisiksi tuotannonohjaukselta vaaditaan päivittäistä suunnittelu- ja valvontatoimenpiteitä. Tuotannonohjaus pitää sisällään tuotannonsuunnittelun-, seurannan- ja kehittämisen, materiaali- ja valmistuksenohjauksen sekä tuotesuunnittelun. Tuotannonohjauksen tavoitteena on varmistaa yrityksen toimitusvarmuus ja kapasiteetti sekä pyrkiä vaihto-omaisuuteen sitoutuvan pääoman pienentämiseen. (Hokkanen ym. 2002, ) Tuotannon kapasiteetti tulisi suunnitella siten, että tuotanto kuormitetaan tasaisesti ja myös samalla käytetään kaikkia olemassa olevia tuotantoresursseja. Valmistuskustannukset pyritään saamaan mahdollisimman pieniksi. Varastoja pyritään pitämään mahdollisimman pieninä ja varaston kiertonopeutta mahdollisimman suurena. 5.1 Tuotannonohjausperiaatteet Materiaalitarpeen laskeminen tuoterakenteen perusteella on manufacturing resource planning-tuotannonohjausta (MRP). Tämä ohjausperiaate perustuu siihen, että ostettavien osien materiaalitarpeet voidaan laskea karkealla tasolla myyntiennusteiden perusteella. (Miettinen 1993, )

19 18 Just in time-ohjaustapa (JIT) perustuu yksinkertaiseen tuotannonohjaukseen. Suomeksi JIT on käännetty Juuri oikeaan tarpeeseen eli JOT-ohjaustavaksi. Tavoitteena on kaiken turhan poistaminen, eli tavaraa valmistetaan juuri oikeaan tarpeeseen. Turhat varastot ja keskeneräinen tuotanto pyritään poistamaan. Tätä ohjaustapaa voidaan toteuttaa tuotannon tasaisella virtauksella. Tuotanto on jaettu soluihin ja tuotantolinjoihin siten, että tuotanto etenee suoraviivaisesti aina ensimmäisestä työvaiheesta loppukokoonpanoon asti. (Miettinen 1993, ) Optimized production technology-ohjaustapa (OPT) on syntynyt JIT-tavan ja MRPtavan parhaista puolista. Siinä tuotanto selkiytetään, poistetaan kaikki turha ja hyödynnetään tietokantoja ja toiminnanohjausjärjestelmää. Erityisesti huomio kiinnitetään tuotannon pullonkaulakohtiin. (Miettinen 1993, ) Kevyeksi ja joustavaksi tuotannoksi kutsutaan lean management-ohjaustapaa. Tuotteet pyritään saamaan valmiiksi mahdollisimman vähillä resursseilla. Kaikki lisäarvoa tuottamaton työ karsitaan pois tuotannosta. Tämä ohjaustapa vaatii monitaitoista henkilöstöä, koska turhia resursseja pyritään karsimaan pois. (Miettinen 1993, ) 5.2 Karkea- ja hieno-ohjaus Tuotannon karkeaohjaus kohdistuu yrityksen kokonaistuotantoon. Se antaa yleiskuvan yrityksen kapasiteetista ja resursseista. Karkea-ohjauksen tavoitteena on seurata kuormitustilannetta jatkuvasti ja laatia valmistussuunnitelmia niiden perusteella. Ohjauksen tehtäviin kuuluu myös suunnittelutoimintojen ja valmistuksen ajoittaminen ja valvominen. Karkea-ohjausta käytetään helposti ohjattavissa tuotantotilanteissa ja se onkin usein riittävä ohjaustapa tehokkaaseen toimintaan. (Vaasan avoimen yliopiston opetusmateriaali.)

20 19 Monimutkaisemmassa tuotannossa tarvitaan vielä karkea-ohjausta tarkempaa suunnittelua. Hieno-ohjaus rakentuu karkeaohjauksen varaan ja siinä työvaiheet ja kuormitusryhmät otetaan lähempään tarkasteluun. Hieno-suunnittelussa materiaalivirtaus pyritään saamaan nopeaksi ja koneiden käyttöaste mahdollisimman optimaaliseksi, jotta odotusajat saadaan pieniksi sekä perättäiset työvaiheet yhtenäisiksi. (Vaasan avoimen yliopiston opetus-materiaali.)

21 20 6 MATERIAALINOHJAUS Materiaalinohjaus on logistiikan alakäsite, johon luetaan hankinta, valmistus, varastointi ja myynti. Siihen voidaan sisällyttää myös kuljetukset, jakelu ja pakkaaminen. Materiaalinohjauksen päätavoitteena on suunnitella hankinnat sen mukaan, että tavaraa on tuotannossa valmistamiseen ja sitä kautta oikeanaikaisiin toimituksiin. Materiaalinohjauksella pyritään pienentämään sitoutunutta pääomaa, tuottamaan asiakkaalle lisäarvoa ja parantamaan kustannustehokkuutta. (Miettinen 1993, 69.) Materiaalinohjauksen tavoitteena on suunnitella tuotannossa materiaalinvirtaus mahdollisimman jatkuvasti ja tasaisesti. Tilauksissa otetaan huomioon materiaalin tarve ja sen oikea määrä. Niitä materiaaleja, joiden tiedetään menevän tasaisesti, hankitaan sopivina määrinä. Näin vältytään siltä, että välivarastoja ei syntyisi liiaksi. Tuotannon kapasiteetti suunnitellaan siten, että tavaran virtaus kulkisi tasaisesti. Näin jokaisella olisi koko ajan tekemistä, eikä tavaraa joutuisi odottamaan missään työpisteessä tai kenenkään työpisteeseen ei kuormittuisi liikaa työtä. 6.1 Hankinta Hankintaan liittyy yleensä kaikki yrityksessä olevat ostot. Näihin kuuluu materiaalien tilaukset, investoinnit sekä muut hankinnat mitä päivittäiseen toimintaan liittyy, kuten tuotanto- ja toimistotarvikkeet. Hankinnalla on suuri rooli yritystoiminnassa. Se täytyy suunnitella oikea-aikaisesti ja oikeilla tilauserillä. Mikäli raaka-ainetta ei ole tilattu oikeaan aikaan, se saattaa aiheuttaa seisokin tuotannossa. Tuotannon keskeytymisestä saattaa koitua suuria kustannuksia yritykselle. Kustannussäästöjä hankinnoissa voidaan saada aikaan muun muassa kilpailuttamalla toimittajia ja tilata materiaaleja suurissa erissä. (Miettinen 1993, )

22 21 Hankinnan tehtävänä on myös seurata materiaalien hintakehitystä, uusia materiaaleja ja toimittajia. Näillä toimenpiteillä saataisiin myös kustannuksia alentumaan ja pystyttäisiin varmistamaan tuotteiden laadukkuus. (Miettinen 1993, ) Hankinnat tehdään yrityksissä monella tavalla. Ostoja tehdään tiettyjä tilauksia tai töitä varten. Raaka-aineita hankitaan myös tarvelaskennan perusteella. Tarvelaskenta perustuu tuoterakenteeseen, johon suunnitteluvaiheessa on merkitty raakaainetarpeet. Tarvelaskenta ottaa myös huomioon ostettavien materiaalien toimitusajat ja mahdolliset välivarastoinnit. (Miettinen 1993, ) Tilauspistejärjestelmä on myös hyvin yleisesti käytetty hankintamuoto. Siinä hankintaehdotus tulee tuotannonohjausjärjestelmän kautta suoraan ostajalle, kun määritelty tilauspiste on alittunut. Nimikkeille on myös määritelty kiinteät tilauserät menekin mukaan. Kiintein aikavälein tapahtuva hankinta on edellä mainitun tavan kanssa samankaltainen. Siinä visuaalisesti seurataan tietyn väliajoin varastosaldoa ja tilataan määritelty määrä lisää. (Miettinen 1993, ) 6.2 Myynti ja markkinointi Myynti on olennainen osa logistiikkaa, koska sen tarkoituksena on yhdistää omat ja asiakkaan logistiikkaprosessit. Myyntiprosessia voidaan mitata laskemalla tuottavuus, läpimenoajat ja asiakaspalvelun laatu. (Sakki, Mattila & Makkonen 1996, 27.) Markkinointilogistiikan tärkein tehtävä on siirtää tuote asiakkaalle asiakkaan vaatimilla kriteereillä. Markkinointilogistiikan tärkein tehtävä on hoitaa asiakaspalveluprosessi siten, että se tuottaa arvoa asiakkaalle ja voittoa yritykselle. Markkinointi tähtää siihen, että uusia asiakkaita saadaan hankittua ja olemassa olevia asiakkaita palvellaan parhaalla mahdollisella tavalla. (Wikipedia Vapaa tietosanakirja.) 6.3 Kuljetukset