Tietojärjestelmäkokonaisuuden hallinnointi

Transkriptio

1 Liiketoimintaosaamisen klusteri Tietohallintojohtamisen EO Ylempi AMK Tietojärjestelmäkokonaisuuden hallinnointi + Kilpailutusmenettelyt julkisissa hankinnoissa Ilkka Meriläinen

2 Esittely Ilkka Meriläinen Johtaja Kiinteiden verkkojen liiketoiminnat, Ostotoiminta Suomen Erillisverkot Oy Hallituksen pj. Suomen Luontolahjat Oy Insinööri Mittaus ja säätötekniikka v.1983 Insinööri AMK Tietotekniikka v Tradenomi YAMK Yrittäminen ja Liiketoimintaosaaminen v Tietotekniikka/Ohjelmointi/Tietohallintokokemus 26 vuotta 2

3 Tietojärjestelmien osatekijät Laitteisto Ostettu, vuokrattu tai palveluna Ohjelmisto, Lisenssit Tietokannat ja tietovarastot Käyttötoiminnot, käyttöliittymät Käyttäjät Palvelut ja alihankinnat Verkko ja tietoliikenne Tietoturva, käytettävyys varmistukset Tukihenkilöstö ja tukipalvelut Kehittäjät ja osaaminen 3

4 Tietojärjestelmien jaottelu Mainframe ympäristö PC ympäristö PC-LAN ympäristö Hajautetun tietojenkäsittelyn ympäristö Client/Server ympäristö Yrityksen laajuinen tietojenkäsittely-ympäristö Legacy järjestelmät Internet pohjaiset järjestelmät ja -palvelut 4

5 Tietohallintojohtajan toimintaympäristö ja sidosryhmät Yrityksen strategia Kehittäjä - Johto - Osastot, toiminnot - Henkilöstö Resurssit - Budjetti - Henkilöt - Ostettavat palvelut Järjestelmät - Tietopääoma - Tekniikka - Tietoturva Asiakkaat Toimittajat Tuntee yrityksen strategian Seuraa kehitystä Hyvä kollegaverkosto Avoin, empaattinen Ymmärtää toimialan Tuntee lainsäädännön Tuntee standardit Tuntee parhaat käytännöt Projektipäällikkö Muutosjohtaja Sisäinen konsultti Tukihenkilö Sillanrakentaja Prosessisuunnittelija 5

6 Tietohallintojohtajan tehtävät ja toimenkuva Kehittäjä Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito Laite ja tietoliikennearkkitehtuuri Sovellusarkkitehtuuri Toiminnan ja prosessien kehittäminen Resurssien suunnittelu ja organisointi Sopeuttaa tietohallintostrategian yrityksen strategiaan Asiantuntija Ymmärtää tietojärjestelmiä koskevan lainsäädännön (Esimerkiksi Henkilötietolaki, Kuluttajansuojalaki, Julkisuuslaki, Työlainsäädäntö) Koulutus ja tiedonkeruu Tietoturvan ymmärtäminen (Voi olla myös erillinen turvallisuusorganisaatio Ymmärtää yrityksen strategian ja tavoitteet tai osallistuu niiden suunnitteluun Toimeenpano, operointi ja ylläpito Verkostoituminen kumppanit, asiakkaat ja alihankkijat Tietojärjestelmien ja laitteiden hankkiminen Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito Tiedon hallinta ja hyväksikäyttö 6

7 Tietohallinnon Tehtäviä 1. Liiketoiminnan tuki ja sisäinen konsultointi 2. Paketoidut ja räätälöidyt sovellukset 3. Laadun hallinta 4. Konsernirakenteet ja sidosryhmät 5. Henkilöstö 6. Keskitetyt ympäristöt (Taloushallinnon järjestelmät, toiminnanohjaus) 7. Ulkoistus 8. Projektien hallinta (Aikataulut, resurssit budjetit) 9. Omaisuuden hallinta (Takuut, SLA:t ym.) 10. Tiedotus 12. Tietoliikenne ja puhelinjärjestelmät 13. Tietoturvan ja laadun hallinta 14. Järjestelmien käyttö, ylläpito, koulutus, tuki ja kehittäminen 7

8 Tietohallinnolla on sillanrakentajan rooli eri toimintojen välillä Tietohallinto tekee usein sivutoimenaan yrityksen prosessimäärittelyn Samalla se määrittelee ja rakentaa yhteistyötä käyttäjien välillä Se rakentaa yhteistyötä myös muihin sidosryhmiin suunnitellessaan tietoliikennettä Toimittajat, Asiakkaat, Kollegat, Viranomaiset, Omistajat Kokonaisuutena ympäristön tehokkuus ja toimintavarmuus paranee Tietohallintojohtaja on verkostojohtamisen pioneeri Tämä kannattaa tiedostaa ja ottaa oikea asenne yhteistyöhön Se on samalla tietohallintojohtajalle motivaatiotekijä Avaintekijänä on yleensä osapuolten rajapintojen määrittely Rajapinnat voivat kuitenkin muuttua kehityksen mukana Tekniikan kehitys ja oppiminen tuo muutoksia 8

9 Mitä tietohallinnolta odotetaan Tietohallinto on yleensä yrityksen tukitoiminto. Tietohallintojohtaja menestyy, jos osaa verkottua ja toimia yleisjohtajana Tietohallinto ja tietojärjestelmät ovat olemassa vain toteuttaakseen yrityksen strategiaa. Saadakseen resursseja, rahaa tai mitä tahansa muutoksia aikaiseksi tietohallintojohtajan on perusteltava, miten tämä haluttu muutos tukee tai edesauttaa yrityksen strategian toteutumista. Pelkillä teknillisillä perusteilla on vain Olisi kiva arvo 9

10 Suunnittelun ja budjetoinnin merkitys Tietohallintoinvestointien merkitys koko yrityksen taloudelle on arvioitava yritysstrategiassa. Järjestelmäprojekteilla on taipumus ylittää aikataulut ja kustannukset. Koulutus ja opettelutarve yllättää usein Hankintavaiheessa kunnollinen määrittely on välttämätön. Pitää tietää mitä ollaan hankkimassa. Kilpailutus kannattaa ja sillä voi osoittaa hyvää ammattitaitoa yritysjohdolle 10

11 Julkishallinnon ja Yksityisen yrityksen ero Yrityksien strategiat ohjautuvat alhaalta käsin asiakkaiden tarpeista. Asiakas maksaa yritykselle sen tuottamista palveluista Yrityksen tulosta mitataan taloudellisilla mittareilla Tulos, Markkinaosuus tai omaisuuden arvo Asiakasrajapinnassa syntyy usein innovaatioita Julkishallinnon organisaation strategia muodostuu ylhäältä käsin lainsäädännöllä tai muuten sille määrätystä toiminnasta. Organisaatiolle myönnetään rahat budjetista Mittaaminen on usein vaikeaa Mittareiden painoarvo vaihtelee poliittisista syistä Johtaminen ja tehokkuuden saavuttaminen on vaikeampaa 11

12 Odotukset ICT toimittajille (Sitra) Palvelujen ja prosessien kehittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa Asiakkaan liiketoiminnan tuntemus Asiakkaan kuunteleminen Tehdään tuloksia eikä tunteja Ketteryys kankeuden sijaan ylläpidosta kehitykseen Myös toimittajan pitää elää Avoimuus, avoimet rajapinnat ja arkkitehtuurit Verkostoituminen, myös asiakkaiden välinen yhteistyö Hyvä meininki Tarkoitus ei ole pienentää ICT panostusta vaan saada sillä parempi vaikutus 12

13 Odotukset ICT toimittajille hankittaessa palveluja ulkoa Tekninen laatu Kilpailu Asiakaspalvelun laatu ja asenne Alihankintaketjujen hallinta Laskutus ja raportointi Laatutakuu (SLA) Kehityskumppanuus ja räätälöinti Kriittisten tilanteiden varmistus 13

14 Yleinen johtamisen viitekehys Strateginen johtaminen Resurssien johtaminen Prosessien johtaminen Laadun johtaminen Osaamisen johtaminen Työyhteisöjen johtaminen Innovatiivisuuden johtaminen Verkostojen johtaminen Muutoksen johtaminen Suorituksen johtaminen 14

15 Strateginen johtaminen Tietohallintostrategia suunnitellaan yrityksen strategiasta käsin. Strategiset päätökset kuten tietohallinnon oma tuotanto tai ulkoistaminen perustellaan aina yrityksen strategialla. Toisaalta tietohallinto seuraa teknologian kehitystä, kehittää yrityksen prosesseja ym. hyödyntäen tietojärjestelmiä. Tietohallinto voi siten vaikuttaa yrityksen strategian sisältöön. Kustannussäästöt Synergiaedut Osaamisen kehittyminen Tuotannon tai markkinoinnin tehostuminen 15

16 Resurssien johtaminen Koko yrityksen resurssien johtaminen Tietojärjestelmien mobiilikäyttö. Etätyöskentely Toiminnan ja talouden ohjaus Myynnin, markkinoinnin,asiakkuuksien tai tuotannon ohjaus Tietohallinnon on tuettava yrityksen kaikkia toimintoja ja autettava niitä kehittymään yrityksen strategian mukaisesti Tietohallinnon omien resurssien johtaminen Töiden ja tehtävien organisointi. Kriittiset resurssit Tietoturva sekä toiminnan jatkuvuussuunnittelun näkökulma Teknologian kehityksen seuranta ja osaamisen kehittyminen Projektien johtaminen 16

17 Prosessien johtaminen Tietohallinto joutuu usein konsultoimaan yrityksen prosessien kuvaamisessa ja kehityksessä. Tapahtuu usein järjestelmien käyttöönoton yhteydessä Tuotannonohjausjärjestelmät Monet järjestelmät tukevat esim. ITIL toimituskäytäntöjä sekä laatustandardeja. Tietohallinto joutuu opettelemaan ne yrityksessä usein ensimmäisenä. Prosessien toiminnan, yrityksen ja koko toimialan kilpailuympäristön ymmärtäminen on välttämätöntä, jotta yritystä ja prosesseja niitä voidaan tietohallinnosta käsin tukea. 17

18 Laadun johtaminen Tietojärjestelmillä on keskeinen merkitys yrityksen toiminnan laatuun Laatu tehdään hyvillä tietojärjestelmillä ja niiden hyvällä hallinnolla. (Myös voidaan turmella) Tietojärjestelmien tuottama ja sisältämä tieto Tietoturva sekä järjestelmien käytettävyys Hyvä laatu on myös tehokkuutta Vuodesta työn tuottavuus on noussut 11 -kertaiseksi. Teknologian kehitys tulee ottaa huomioon koko yrityksen kehittämisessä. Tietohallinnolla on tässä keskeinen asiantuntijan rooli Tietohallinto voi myös löytää helpommin synergia etuja ja muita innovaatioita osastojen välillä 18

19 Osaamisen johtaminen Oman osaston osaamisen johtaminen ja kehittyminen Tulee sovittaa yrityksen strategian vaatimuksiin. Teknologian kehitykseen. Seurattava kollegoita ja kilpailijoita Koko yrityksen osaamisen kehittyminen Asiantuntija- sekä oppimisjärjestelmät Prosessikehitys Tietoliikenteen mahdollisuudet ja uudenlainen käyttö. Videoneuvottelujärjestelmä Sisäiset kokoukset Asiakasyhteydet Henkilöstöhallinnan järjestelmät Osaamistietopankki Innovatiivisuuden johtaminen 19

20 Työyhteisöjen johtaminen Kollaboraatiotyökalut ja viestintäjärjestelmät Sähköposti korvautuu vähitellen työryhmäohjelmistoilla Tietoturva paranee Toiminta tehostuu Tietoliikennekustannukset pienenevät Mobiilikäyttö sekä etätyöskentely Tietohallinto tukee yrityksen muuta johtoa kehittäessään toimintaansa Kulunhallinta, henkilöstönhallintajärjestelmät Taloushallintajärjestelmät, Toiminnan ohjausjärjestelmät Myynnin ja markkinoinnin ohjaausjärjestelmät Viestintäjärjestelmät Strategiset asiantuntija sekä päätöksenteon järjestelmät Kohti yrityskulttuurin johtamista 20

21 Innovatiivisuuden johtaminen Tietohallinto on näköalapaikalla oleva sillanrakentaja Innovaatiot syntyvät rajapinnoissa Asiantuntijajärjestelmät ja innovaatiotietokannat Yrityksen toiminnan kehittäjä Pitkällä kehityksellä innovatiivisuuden johtaminen on osa yrityksen strategiaa ja osaamisenjohtamista 21

22 Verkostojen johtaminen Toimittajaverkostot Toiminnanohjausjärjestelmät Järjestelmien hankkiminen Tukiorganisaatiot Asiakasverkostot Tilausjärjestelmät Markkinoinnin ja myynnin tietokannat sekä järjestelmät Tuotetietokannat Sidosryhmäverkostot Omistaja Viranomaiset (Verottaja, CERT) Kollegat Sisäiset verkostot ja tiimit Johtoryhmä Kohti yrityskulttuurin johtamista 22

23 Muutoksen johtaminen Järjestelmien kehitysprojektit Projektien johtaminen tai niihin osallistuminen Uusien järjestelmien käyttöönotto Suunnittelu, testaukset dokumentoinnit Yrityskaupat ja fuusiot Ulkoistaminen tai haltuunotto Sopimukset Teknologian kehityksestä johtuva järjestelmämuutos (Tuotetta ei enää valmisteta tai tueta) Lainsäädännöstä tai viranomaisista johtuva järjestelmämuutos (Euro) Muutos tuo aina riskejä, jotka on arvioitava erikseen Kohti yrityskulttuurin johtamista 23

24 Viestinnän johtaminen Raportointi johtoryhmälle, hallitukselle tai omistajalle Asiakasviestintä Internet, sähköposti Tietoturvallisuus Myynti, markkinointi, tilaukset ja maksuliikenne Toimittaja- sekä alihankkijaviestintä Tilausjärjestelmät Palkka- ja henkilöstöhallinto Pankit, Viranomaiset Muu viestintä Sisäinen viestintä. Videoneuvottelut, Kollaboraatiojärjestelmät Strateginen viestintä Kohti yrityskulttuurin johtamista 24

25 Suorituksen johtaminen Yrityksen suoritus Strategiset tavoitteet ja onnistumisen mittaaminen Toiminnanohjausjärjestelmät Myynninohjaus ja CRM järjestelmät Strategiset tietokannat Raportit Kohti yrityskulttuurin johtamista Tietohallinto-osaston suorituksen johtaminen Oman osaston henkilöstön organisointi Suunnittelu, budjetointi, projektointi, resursointi sekä sisäinen laskenta. Toiminnat tavoitteet ja onnistumisen mittaaminen 25

26 Tietohallinnon johtamisen mittaaminen Tietohallintoa mitataan tukitoimintona sillä, miten hyvin se edesauttaa yrityksen strategian toteutumista. Yksityisissä yrityksissä strategia on yleensä selvempi ja helpompi ymmärtää kuin julkisissa organisaatioissa. Mittareina ovat taloudelliset mittarit Tietohallinto ja tietojärjestelmät ovat helpompia sovittaa toteuttamaan yrityksen strategiaa Julkishallinnossa mittarit ovat usein laadullisia tai tehokkuutta mittaavia. Mittaamiseen ja painoarvoihin vaikuttaa poliittiset tekijät Resurssien niukkuus vaikuttaa päätöksiin. 26

27 Ongelmia ja ristiriitoja Yrityksen suorituksen mittausväli on lyhyt verrattuna tietohallinnon mittausväliin. Kvartaaliajattelu Tietohallintoinvestoinnit ovat yleensä vähintään kolmeksi vuodeksi Päätösten hyväksyttäminen vaatii usein pitkäjänteisyyttä, neuvottelutaitoja sekä hyviä hermoja Parhaiten onnistuu, jos voi valmistella päätöksen etukäteen ja osoittaa johdolle, miten se tukee yritysjohdon tavoitteita ja yrityksen strategiaa. Aito avoimuus ja läpinäkyvyys auttaa ja parantaa tietohallinnon asemaa, Luottamus on ansaittava. säännöllinen raportointi. 27

28 Miten saada resursseja ja rahaa tietohallinnolle 1. Scenaariotarkastelu Esitetään 3-4 erilaista scenaariota ja niiden vaikutusta koko yrityksen strategiaan. Tavoitteena on asettua päättäjien asemaan ja helpottaa ja yksinkertaistaa heidän päätöksentekoaan. Päätöstilanteessa ei enää voida lähteä suunnittelemaan eri vaihtoehtoja. Ne on suunniteltava etukäteen ja kerrottava päättäjille mihin kukin niistä johtaa. Päättäjät eivät yleensä ole tietohallinnon asiantuntijoita. Siksi he ovat kaikkein huonoimpia suunnittelijoita siinä. 28

29 Miten saada resursseja ja rahaa tietohallinnolle 2. Benchmarkkaus Katsotaan mitä kilpailijat tai muut ko. toimialalla ovat tehneet ja etsitään siitä malli. Esitetään tämän mallin hyvät ja huonot puolet ja tehdään siitä päätösesitys. Verkoston hyödyntäminen Toimittajat Sosiaaliset yhteisöt (Tietotekniikan liitto) Hyvät hallintokäytännöt, teknologian kehityksen seuraaminen Omien asiantuntijoiden ja oman toimialaosaamisen hyödyntäminen Yhteinen esitys toisen osaston kanssa Synergiaetujen etsiminen ja innovointi 29

30 ICT riskien jaottelu Projektit Aikataulu, Kustannukset, väärä projekti tai epäonnistuminen It-palvelujen saatavuus Tietoliikenne, laitteisto, tuki, ohjelmistot Tieto-omaisuus Vahingoittuminen, joutuminen vääriin käsiin Palveluntarjoajat Konkurssi, huonot sopimukset, yrityskaupat Sovellukset Tuki loppuu, sovellus vanhenee Infrastruktuuri Käyttöjärjestelmät, konfiguraatiot, laitteisto vanhenee Strategiset riskit ja tulevaisuuden uhat Globalisaatio, kansainvälinen kilpailu 30

31 IT riskien vaikutus Vaikutus riippuu organisaatiosta Jos IT riskit tapahtuvat usein IT johtajaa ei enää pidetä hyödyllisenä partnerina IT riskit on tiedostettava ja hallittava aktiivisesti Sopimusten avulla hallitaan alihankkijat ja kolmannet osapuolet. Sovellusten, laitteistojen ja käyttöjärjestelmien versiomuutokset ja testaamattomuus voi aiheuttaa yllättäviä tilanteita muissa sovelluksissa. Tietoliikennehäiriöt ovat yleisin ongelma Osaamis- ja henkilöriskit kasvavat riippuvuuden kasvaessa ja teknologian monimutkaistuessa. 31

32 32

33 Tietojärjestelmät ja julkinen hankinta ICT -palvelut ovat yleisimmin hankittu palvelukokonaisuus Julkisissa organisaatioissa on säännelty tapa suorittaa hankinnat ja kilpailutukset 33

34 Tietojärjestelmille tyypillisiä piirteitä 1 Teknologian nopea kehitys Laitteistojen suorituskyky kasvaa Hinta halpenee Ohjelmistojen ominaisuudet monipuolistuvat ja ne hyödyntävät laitteiden kehityksen Osaamisen nopea vanheneminen Riippuvuus osaamisesta kasvaa Riippuvuus osaamisverkostoista kasvaa Standardien ja De Facto standardien muodostuminen 34

35 Tietojärjestelmille tyypillisiä piirteitä 2 Toimintatapojen ja ratkaisumallien muutokset Järjestelmien integroituminen Internetin merkitys asiakas- ja asioimiskanavana tai portaalina kasvaa Riippuvuus toimintaprosesseista kasvaa Riippuvuus liiketoimintaverkostoista kasvaa Riippuvuus järjestelmistä kasvaa Riippuvuus tietovarastoista kasvaa Riippuvuus tietoliikenteestä kasvaa Riippuvuus energian saannista kasvaa Tietoturva ja käytettävyysuhat aiheuttavat riskin Riippuvuus palveluverkostoista kasvaa 35

36 Julkishallintojen hankintatoimi ja tietojärjestelmät Laki julkisista hankinnoista (hankintalaki 348/2007) Valtioneuvoston asetus jlkisista hankinnoista (hankinta-asetus 614/2007) Ilmoitusmenettelyn sisältö Tilastotietojen kerääminen 36

37 Julkinen hankinta Julkisyksikön toimesta tehty tavaran tai palvelun osto, vuokraus tai urakka Hankintayksikköjä ovat Valtion viranomaiset Kunnat, Kuntayhtymät Ev. lut.kirkko, Ortodoksinen kirkko ja seurakunnat Valtion liikelaitokset Julkisoikeudelliset laitokset Julkista rahoitusta yli 50% Johdon nimitysvalta hankintayksiköllä 37

38 Lain soveltamisalan rajauksia Yhteishankintapisteet. Hansel, KL Kuntahankinnat In House hankinnat Hankintakohtaisia rajauksia Salassapidettävät hankinnat Puolustusvoimien sotilaalliset hankinnat Kansainvälisen sopimuksen perusteella tehdyt hankinnat Maan ja rakennusten vuokrasopimukset Työsopimukset Yhteisrahoituksella tehdyt tutkimus- ja kehityshankinnat jos hankinnasta hyötyy muutkin kuin ko. hankintayksikkö 38

39 Kynnysarvot EU kynnysarvot Tavara- tai palveluhankinnat ja suunnittelukilpailut - Valtion keskushallinto- viranomaiset Tavara- tai palveluhankinnat suunnittelukilpailut - muut viranomaiset Eur Rakennusurakat 5, Euroa Kansalliset kynnysarvot Tavarat ja tavanomaiset palvelut 15,000 Eur (30000) Sosiaali- ja terveyspalvelut 50,000 Eur Rakennusurakat 100,000 Eur 39

40 Hankintakokonaisuus Hankinta pitää olla selkeä kokonaisuus jolloin tarjouksia voidaan verrata Epäselvät määrittelyt voivat johtaa valitusmenettelyyn ja koko hanke viivästyy jopa vuosia Hankintaa ei saa pilkkoa poikkeuksellisella tavalla kilpailutuksen välttämiseksi 40

41 Tietopyyntö Markkinoilta voidaan pyytää tietoa esimerkiksi soveltuvista ratkaisuista. Tietopyyntö tulee tehdä avoimesti Tietopyyntö ei ole sitova ja sillä saadaan selville hintataso ja erilaisia ratkaisumalleja varsinaista kilpailuttamista varten Voidaan kysyä esimerkiksi miten tai millä järjestelmällä teidän mielestä tämä ongelma tulisi ratkaista 41

42 Hankintamenettely Avoin menettely Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely Puitejärjestely Kilpailullinen neuvottelumenettely Odottaa asetusta vielä Sähköinen huutokauppa Dynaaminen hankintamenettely 42

43 Avoin menettely 1. Hankintailmoitus 2. Tarjouspyyntö kaikille, jotka pyytävät 3. Tajoukset 4. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 5. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 43

44 Rajoitettu menettely 1. Hankintailmoitus 2. Ilmoittautumiset tarjouskilpailuun 3. Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen 4. Tarjouspyyntö toimitetaan soveltuville ehdokkaille 5. Tarjoukset 6. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 44

45 Puitejärjestely Tietyn ajanjakson toistuvat hankinnat kilpailutetaan Avoin-, rajoitettu tai neuvottelumenettely Puitejärjestelyn enimmäispituus on tyypillisesti 4 vuotta Voi sisältää option jatkosta (esim. 2 vuotta) Yksi toimittaja - Hankinnat sovittujen ehtojen mukaisesti Useita toimittajia - Ilman kilpailutusta jos hankinnan ehdot on vahvistettu etukäteen - Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu hankinnat on kilpailutettava - minikilpailutus 45

46 Neuvottelumenettely Mahdollista, jos hankinnan luonne ei mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua Palveluhankinnoissa ja asiantuntija ja osaamispalveluissa jos tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia riittävän tarkasti Tarjouspyynnössä on saatu tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia 1. Hankintailmoitus - Vähintään kolme tarjoajaa 2. Tarjouspyyntö tai neuvottelukutsu - Valituille tarjoajille 3. Neuvottelut - Täsmennetään kohde, tarjouspyyntö ja tarjoukset 46

47 Neuvottelumenettely 2 Hankintayksiköllä on laaja valta Tasapuolisuusvaatimus Vaatii taitoa, jottei kukaan koe syrjintää Aiheuttaa käytännössä eniten valituksia Vaihtoehtoisia ratkaisuja voidaan selvittää yhdessä toimittajien kanssa Edellyttää valintaperusteeksi kokonaistaloudellista edullisuutta 47

48 Kilpailullinen neuvottelumenettely 1. Hankintailmoituksen julkaiseminen ja hankekuvaus 2. Osallistumishakemukset 3. Ehdokkaiden valinta 4. Neuvottelukutsu 5. Neuvottelut ratkaisujen karsiminen vaiheittain 6. Ratkaisumalli muotoutuu neuvottelujen kuluessa 7. Tarjouspyyntö kokonaistaloudellinen edullisuus 8. Parhaan tarjouksen valinta 48

49 Suorahankinta Ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia, tarjouksia tai sopivia tarjouksia ellei hankinnan ennakkoehtoja olennaisesti muuteta Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeude suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi olla mahdollinen Hankintayksikön tulee voida osoittaa nämä edellytykset toteen Äärimmäinen kiire Hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton äärimmäinen kiire ja hankinnan tekeminen on välttämätöntä Hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai tuotekehitystä varten yksittäiskappale tilaajalle Hankinta koskee raaka-ainemarkkinoita ja sieltä hankittavia tavaroita Tavarat hankitaan poikkeuksellisen edullisesti esim. toimintansa lopettavalta toimittajalta Suunnittelukilpailun perusteella tehty palveluhankinta Lisähankinta olemassa olevaan kokonaisuuteen tai järjestelmään Erityiset ehdot. Ei voida erottaa alkuperäisestä ilman huomattavaa haittaa Alle 50% alkuperäisen arvosta 49

50 Tarjoajan valintaperusteet Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä valintaperusteet on kerrottava etukäteen Perusteet voivat liittyä tarjoajan taloudellisiin, teknisiin tai ammatillisiin vaatimuksiin Hankintailmoituksessa on ilmoitettava ehdokkaiden vähimmäismäärä ja tarvittaessa enimmäismäärä 50

51 Valintapäätös Tarjoustenavaustilaisuus, josta tehdään pöytäkirja Puutteelliset hakemukset Kelpoisuusehdot eivät täyty Myöhästyneet hakemukset Mikäli lisätietoja kysytään ->kysymykset ja vastaukset kaikille ehdokkaille Tarjousta ei saa jälkikäteen kukaan muuttaa Valinta ennakkoehtojen perusteella Hankintapäätös tiedoksi ehdokkaille 51

52 Pakolliset poissulkemisperusteet Eräisiin rikoksiin syyllistyneet tarjoajat Yrityksen johtohenkilö tai edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisterin perusteella saanut lainvoiman seuraavista tuomioista: Osallistuminen järjestäytyneen rikollisuuden toimintaan Lahjuksen ottaminen tai antaminen Veropetos tai avustuspetos Rahanpesu Kiskonnantapainen syrjintä Voidaan poiketa yleistä etua koskevasta pakottavasta syystä 52

53 Mahdolliset poissulkemisperusteet Yritys on konkurssissa Tarjoaja on saanut ammattia koskevan lainvoimaisen tuomion Tarjoaja on syyllistynyt ammattitoiminnassaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen Tarjoaja on laiminlyönyt verojenmaksun Tarjoaja on antanut vääriä tietoja tai laiminlyönyt tietojen antamisen 53

54 Hyvä hankinnan kuvaus Mihin tuotetta tai palvelua tullaan käyttämään Sisältää riittävästi informaatiota tarjoajille Millaisia tuotteita tai palvelua odotetaan Minkä hintaista Minkä laatuista Sallii tuotteiden ja palvelujen arvioinnin tutkimuksin, testei tai kirjallisin dokumentein Muodostaa sopimuksen perustan Ei ylimäärittele vaatimuksia Vaatimukset objektiivisesti mitattavia ja tarkkoja Minimivaatimukset esim. takuu ellei täytä -> hylätään Jos tarjoaja voi osoittaa, että vaatimukset täyttyy esim. yleisen toimielimen todistuksen tai standardin avulla -> tarjousta ei saa hylätä sillä perusteella. 54

55 Hankinnasta ilmoittaminen Hilma Kansalliset ja EU tason ilmoitukset 55

56 Hankinnan aikataulun laatiminen Kansallinen hankinta avoin menettely 1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk 2. Julkaistaan hankintailmoitus 3. Tarjousaika 1 kk 4. Tarjousten täsmentäminen 1-2kk 5. Valituksien odotusaika 14 pv EU tasoinen hankinta rajoitettu menettely 1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk 2. Osallistumishakemusten jättöaika 30 pv 3. Tarjousaika 40 pv 4. Odotusaika 21 pv 5. Tiedoksiantoon 7 pv 56

57 Viitteet 1. Grönroos Christian, Palveluiden johtaminen ja markkinointi, WSOY, Porvoo 2001 Jordan&Silcock, Strateginen IT riskien hallinta, Edita Prima Oy, Helsinki 2006 Kuusniemi&Takala, Julkiset Hankinnat Käsikirja, Edita Prima Oy, Helsinki 2008 Takki Pekka, ATK-Sopimukset, Kauppakaari OYJ, Helsinki 1999 Turban, Leidner, McLean and Wetherbe Information technology for Management Fifth and Sixth edition. John Wiley&sons, Inc. 2006,

58 Viitteet 2 JHS 165 Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely osana järjestelmän hankintaa 58

59 59

60 60

61 Kysymyksiä, ajatuksia? 61