TIETOSUOJASELOSTE 2(2)

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisällöt tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen siirto EU:N tai ETA:n ulkopuolelle Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Annukka Teittinen, palvelukoordinaattori Hippoksentie 31 E 20, TURKU , annukka.teittinen@validia.fi Validia Asumisen RAIsoft LTC ja RAIsoft HC RAIsoft -ohjelmisto on asiakkaan/asukkaan toimintakyvyn arviointiin tarkoitettu työväline, jota käytetään apuna hoidon suunnittelussa ja arvioinnissa. Järjestelmästä saatavia raportteja käytetään myös johtamisen apuvälineenä ja hoidon laadun kehittämiseen. RAI- arviointi suoritetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) suositusten mukaan. RAI-tiedot toimitetaan kaksi kertaa vuodessa THL:lle, joka tuottaa palauteraportteja vertailutietoa varten. Asiakaskohtaiset tiedot ovat RAIsoft -ohjelmiston aktiivikannassa. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Arkistoidut asiakirjat säilytetään kyseessä olevan yksikön arkistossa. Henkilön yksilöintitiedot: Asiakas: henkilötunnus, nimi. Tutkimustiedot yksilötasolla: perustiedot, toimintakyky ja hoidon tarve, sairaudet, lääkitykset, elinolot ja auttavat läheiset sekä näiden ilmaisemat tarpeet, toteutuneet palvelut ja apu koko turvaverkossa koko seuranta-aikana, kuolemansyytiedot Tutkimustiedot palveluyksikkötasolla: yksilöinti ja kuvailu, resurssit ja palvelulajit Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan sekä asiakastietojärjestelmästä. Asiakasrekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus, josta jokainen työtekijä on tehnyt kirjallisen vaitiolositoumuksen. Kaupunki/kunta rekisterinpitäjänä päättää tietojen luovuttamisesta. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta kaupungin/kunnan lukuun. Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella vapaaehtoisella suostumukseen perustuen tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Suostumuksen voi milloin tahansa peruuttaa. Tietoja voidaan poikkeuksellisesti luovuttaa ilman asiakkaan suostumustakin sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja Suomessa eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

2 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) suojauksen periaatteet Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Manuaalinen aineisto Lukituissa tiloissa, joihin vain tietoja työssään tarvitsevilla on pääsymahdollisuus. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Sähköinen aineisto ATK:lle talletettujen rekisteritietojen käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, joka on järjestelmän ohjaamana vaihdettava määräajoin. Käyttäjätunnukseen liitetään vain käyttäjän työtehtävien kannalta tarpeelliset oikeudet rekisteritietoihin. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Henkilötietolain 26 mukaan rekisteröidyllä on yleensä oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti käymällä. Henkilöllisyys tarkistetaan. Lomakkeita saa kotikunnan www-sivuilta, rekisterinpitäjän toimistosta tai Oikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Vaatimus henkilötiedon korjaamisesta esitetään kirjallisessa muodossa. Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kieltäytymisestä kirjallisen perustellun todistuksen. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa muuten peritään tarkastusoikeudesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

3 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Annukka Teittinen, palvelukoordinaattori Hippoksentie 31 E 20, TURKU , annukka.teittinen@validia.fi RAVA-rekisteri RAVATAR sovelluksen (RAVA- tiedon tallennus ja raportointi) avulla lasketaan asiakkaan RAVA-indeksi ja kerätään asiakasta koskevat RAVA-tiedot yhteen valtakunnalliseen tietokantaan. Rekisteriin kertynyttä tietoa voidaan käyttää: 1. yksittäisen asiakkaan hoidon- ja palvelujen suunnittelussa asiakkaan luvalla 2. rekisterinpitäjän toiminnan suunnittelussa, toteutuksessa, arvioinnissa ja johtamisessa ilman asiakkaan yksilöintitietoja 3. tilasto- ja tutkimustarkoituksessa ilman asiakkaan yksilöintitietoja. tietosisällöt tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen siirto EU:N tai ETA:n ulkopuolelle Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistoviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. Arkistoidut asiakirjat säilytetään kyseessä olevan yksikön arkistossa. Rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, kotikunta, ikä, sukupuoli, asumismuoto, kotipalvelun ja kotisairaanhoidon palvelujen määrä kuukaudessa, omaishoidon tuen määrä sekä RAVAindeksin laskemiseen tarvittavat, asiakkaan toimintakykyä ja avuntarvetta mittaavat, tiedot. Asiakkaan yksilöivät tiedot säilytetään salattuna ja erillään muusta tietosisällöstä. Tiedot saadaan asiakkaalta itseltään tai hänen edustajaltaan sekä asiakastietojärjestelmästä. Asiakasrekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus, josta jokainen työtekijä on tehnyt kirjallisen vaitiolositoumuksen. Kaupunki/kunta rekisterinpitäjänä päättää tietojen luovuttamisesta. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta kaupungin/kunnan lukuun. Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella vapaaehtoisella suostumukseen perustuen tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Suostumuksen voi milloin tahansa peruuttaa. Tietoja voidaan poikkeuksellisesti luovuttaa ilman asiakkaan suostumustakin sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja Suomessa eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

4 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) suojauksen periaatteet Sähköinen aineisto pitäjän henkilökunnalla on oikeus käyttää RAVATAR-sovellusta. Jokaisella käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana sovellukseen. RAVATARsovellus pitää lokia, jonka avulla voidaan valvoa käyttöä. RAVA-tiedot tallennetaan tietokantaan, joka on suojattu palomuurein, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. RAVA-tietojen tallennus tapahtuu SSL-suojattuja yhteyksiä käyttäen. Tietokanta sijaitsee vuokratulla palvelimella. Palvelinpalveluita vuokrattaessa on huolehdittu siitä, että palvelimet sijaitsevat fyysisesti turvallisessa konesalissa, jossa on kiinnitetty erityistä huomiota kulunvalvontajärjestelmiin, hälytysjärjestelmiin sekä ympärivuorokautiseen valvontaan. Palveluun sisältyy myös tietojen säännöllinen varmuuskopiointi. Prime Solutions Oy turvaa FCG:lle RAVATAR-sovelluksen asiantuntijatuen. Prime Solutions Oy:n henkilökunnalla on tässä roolissa oikeus käyttää RAVATAR-sovellusta. Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Manuaalinen aineisto Lukituissa tiloissa, joihin vain tietoja työssään tarvitsevilla on pääsymahdollisuus. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Henkilötietolain 26 mukaan rekisteröidyllä on yleensä oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti käymällä. Henkilöllisyys tarkistetaan. Lomakkeita saa kotikunnan www-sivuilta, rekisterinpitäjän toimistosta tai Oikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Vaatimus henkilötiedon korjaamisesta esitetään kirjallisessa muodossa. Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kieltäytymisestä kirjallisen perustellun todistuksen. Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa muuten peritään tarkastusoikeudesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

5 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisällöt Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Jaana Korhonen, kehitysjohtaja Invalidiliiton Asumispalvelut Oy:n asiakaspalauterekisteri Asiakaspalauterekisterin henkilötietoja käytetään ainoastaan palautteeseen vastaamiseen. Tietoja voidaan käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnitteluja tilastointitarpeisiin. Asiakas tai hänen puolestaan palautteen antanut taho voi halutessaan jättää yhteystietonsa. Palautteita voi antaa yksiköissä olevien palautelaatikoiden, www-sivuilla olevan verkkolomakkeen kautta, sekä suullisesti, tai kirjallisesti. Palautteeseen vastanneen työntekijän vastaukset, sekä vastanneen/ vastanneiden työntekijöiden tiedot. Tietoja ei yhdistetä muihin Validia Asumisen rekistereihin. tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen siirto EU:N tai ETA:n ulkopuolelle suojauksen periaatteet Tiedot ovat salassa pidettäviä. Palautteen jättänyt asiakas itse, tai hänen puolestaan palautteen jättänyt taho. Asiakkaan kotikunnan sosiaalityöntekijä, joka hoitaa asiakkaan asioita Asiakasrekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus, josta jokainen työtekijä on tehnyt kirjallisen vaitiolositoumuksen. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja Suomessa eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Manuaalinen aineisto Lukituissa tiloissa, joihin vain tietoja työssään tarvitsevilla on pääsymahdollisuus. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Sähköinen aineisto ATK:lle talletettujen rekisteritietojen käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, joka on järjestelmän ohjaamana vaihdettava määräajoin. Käyttäjätunnukseen liitetään vain käyttäjän työtehtävien kannalta tarpeelliset oikeudet rekisteritietoihin. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus.

6 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Henkilötietolain 26 mukaan rekisteröidyllä on yleensä oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti käymällä. Henkilöllisyys tarkistetaan. Lomakkeita saa kotikunnan www-sivuilta, rekisterinpitäjän toimistosta tai Oikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Vaatimus henkilötiedon korjaamisesta pyydetään kirjallisessa muodossa Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kieltäytymisestä kirjallisen perustellun todistuksen Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa muuten peritään tarkastusoikeudesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

7 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisällöt tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Eija Kosunen, palvelujohtaja , Invalidiliiton Asumispalvelut Oy:n asiakastietorekisteri Asiakasrekisteriin kirjataan asiakkaan hyvän hoidon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset sekä laajuudeltaan riittävät tiedot. Rekisteriä ylläpidetään sähköisenä järjestelmässä sekä sitä tukevana manuaalisena rekisterinä. Rekisteriä ylläpidetään tuoteryhmittäin. Yksi rekisterin osa-alue on palveluiden laskutusta varten. Asiakkaan kotikunta (toimeksiantosopimus) toimii henkilötietolaissa tarkoitettuna rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajana Invalidiliiton Asumispalvelut Oy huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta kotikunnan lukuun. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy on varsinainen rekisterinpitäjä yksityisasiakkaille. Tietoja voidaan käyttää kuitenkin rekisterinpitäjän oman toiminnan suunnittelu- ja tilastointitarpeisiin. pitämisen peruste on asiakassuhde, joka perustuu - Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987) - Sosiaalihuoltolakiin (710/1982), - Lastensuojelulakiin ( /417), - Perusopetuslaki /628 Asiakastietorekisterin sisältö: - nimi, henkilötunnus, osoite ja yhteystiedot, kotikunta, tiedot palvelutarpeesta, hakemustiedot, asiakasasiakirjat (suunnitelmat, palvelusitoumus, päätökset) - mikäli asiakas on alaikäinen huoltajien nimet, henkilötunnukset ja yhteystiedot - asiakasmaksuihin liittyvät laskutustiedot, päivittäiset merkinnät toteutuneesta avustuksesta /hoivasta Tiedot hankitaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään tai asiakkaan asioidenhoitamiseksi valtuutetulta henkilöltä. Palvelun antamisen tai asiakkaan käsittelyn yhteydessä muodostuneet tiedot henkilökunnalta: toiminnassa saadut, asiakaspalvelun järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot Asiakkaan kotikunnan sosiaalityöntekijä, joka hoitaa asiakkaan asioita Asiakasrekisteritietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus, josta jokainen työtekijä on tehnyt kirjallisen vaitiolositoumuksen. Kaupunki rekisterinpitäjänä päättää tietojen luovuttamisesta. Palveluntuottaja huolehtii ja vastaa rekisterinpidosta kaupungin lukuun. Asiakkaan tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisella vapaaehtoisella suostumukseen perustuen tietoja voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle. Suostumuksen voi milloin tahansa peruuttaa. Tietoja voidaan poikkeuksellisesti luovuttaa ilman asiakkaan suostumustakin sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain :ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla.

8 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) Tietojen siirto EU:N tai ETA:n ulkopuolelle suojauksen periaatteet Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja Suomessa eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Manuaalinen aineisto Lukituissa tiloissa, joihin vain tietoja työssään tarvitsevilla on pääsymahdollisuus. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Sähköinen aineisto ATK:lle talletettujen rekisteritietojen käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, joka on järjestelmän ohjaamana vaihdettava määräajoin. Käyttäjätunnukseen liitetään vain käyttäjän työtehtävien kannalta tarpeelliset oikeudet rekisteritietoihin. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Henkilötietolain 26 mukaan rekisteröidyllä on yleensä oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti käymällä. Henkilöllisyys tarkistetaan. Lomakkeita saa kotikunnan www-sivuilta, rekisterinpitäjän toimistosta tai Oikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Vaatimus henkilötiedon korjaamisesta pyydetään kirjallisessa muodossa Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kieltäytymisestä kirjallisen perustellun todistuksen Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa muuten peritään tarkastusoikeudesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

9 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Kameravalvonnan tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Eija Kosunen, palvelujohtaja Invalidiliiton Asumispalvelut Oy:n tallentava kameravalvontajärjestelmä Tallentavan videovalvontajärjestelmän tarkoitus on ehkäistä kohteen, henkilökuntaan, asiakkaisiin tai omaisuuteen kohdistuvaa rikollisuutta ja auttaa tapahtuneiden vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä. Tallentavalla kameravalvontajärjestelmällä pyritään suojaamaan asiakkaiden ja henkilökunnan työrauhaa, lisätä heidän turvallisuuttaan, valvoa materiaalin säilyvyyttä sekä auttaa järjestyksen ylläpidossa. Tätä tarkoitusta varten rekisteriin tallennetaan kiinteistössä tai sen välittömässä läheisyydessä oleskelevien henkilöiden tietoja. Rekisteriin tallentuu myös asiakas- tai palvelusuhteen tai kiinteistön välittömässä läheisyydessä oleskelevien henkilöiden tietoja tietosisältö ja toteutus Kameravalvonnan tallenteita käytetään ainoastaan ja tarpeen mukaan lainsäädännön sallimissa rajoissa yllä mainittujen tilanteiden jälkikäteiseen selvittämiseen. Valvontakameran kuvatallenne sisältää kameran alueella liikkuvien henkilöiden kuva sekä liikkumisajan: rakennuksissa sisääntuloissa rakennusten välittömässä läheisyydessä Talletusaika on keskimäärin 14vrk. Jos säilytysaikana tulee ilmoitus vahingonteosta tai muusta rikoksesta, nauhoitusta säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittava aika. tietolähteet tietojen luovutukset ja tietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Järjestelmään kerätään tietoa vain asioiden hoitamisen kannalta tarpeellisista kohdista. Valvontakameran kautta tallentuva tieto. Ei säännönmukaisia tietojen luovutuksia tai tietojen siirtoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille tai muille viranomaisille, joilla on oikeus rekisteristä saada tietoja. Rekisteristä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin

10 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) suojauksen periaatteet Analoginen aineisto Analogisessa muodossa (videonauhalla) oleva rekisteri (videonauha) säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on oikeus käsitellä rekisteriä. tietoja säilytetään 14 vrk, ellei ole kameravalvonnan tarkoituksen toteuttamisesta johtuvaa erityistä syytä säilyttää tietoja pidempää aikaa. Tiedot tuhotaan tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu videonauhaa editoimalla. Digitaalinen aineisto Digitaalisessa muodossa (tietokoneen tai vastaavan kovalevyllä) oleva rekisteri on lukitussa ja valvotussa tilassa. tietoja säilytetään 14 vrk, ellei ole erityistä syytä toimia toisin. Tiedot tuhotaan automaattisesti tallentamalla niiden päälle uutta tietoa. Tietojen käyttö tapahtuu kovalevyltä tulostamalla, kopioimalla ja monitorivalvonnalla. Koska videovalvonta on tarkoitettu myös omaisuuden suojaamiseen ja koska kaikissa kohteissa ei ole jatkuvaa valvontaa, jossa kaikkia tallennettavia tapahtumia voitaisiin seurata reaaliajassa, on tarpeen säilyttää kuvatallenteita 14 vuorokautta, jotta mahdollisissa omaisuusrikostapauksissa olisi käytettävissä todistemateriaalia. Tallentavan videovalvontajärjestelmän rakenne ei mahdollista sitä, että tallennusaika valittaisiin kohteen mukaan. Yksikössä vain ja ainoastaan palvelupäällikkö, tai hänen valtuuttamansa työntekijä voivat tarvittaessa purkaa tallenteita. Informointi Rekisteröidyn tarkastusoikeus Kuvattavia informoidaan kuvauspaikoilla näkyvillä Tallentava kameravalvonta kylteillä ja/tai tarroilla. Tietosuojaselosteet nähtävillä ilmoitustaululla. Tarkastusoikeusvaatimus tulee esittää em. rekisteriasioita hoitavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona käymällä (kts yksikön yhteystiedot). Rekisteröidyn tulee ilmoittaa paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen on tapahtunut. Joskus pyynnön esittäjän voi olla tarpeen liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma kuva. Jos rekisterinpitäjä kieltäytyy antamasta tietoja, annetaan rekisteröidylle kieltäytymisestä kirjallinen todistus, josta käy ilmi kieltäytymisen syy. Kameravalvonnan piirissä olevien muiden rekisteröityjen tietosuojan turvaamiseksi tarkastusoikeus arvioidaan tapauksittain erikseen.

11 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisällöt Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Päivi Lind, henkilöstöjohtaja , Invalidiliiton Asumispalvelut Oy:n henkilötietorekisteri Työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Työnantajan velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot, esimerkiksi palkanmaksun ja lakisääteisten työnantajavelvoitteiden, esim. työterveyshuollon hoitamiseksi tarvittavat tiedot. Rekisteröidyn nimi- ja osoitetiedot muutetaan rekisteröidyn ilmoituksesta. tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Tietojen siirto EU:N tai ETA:n ulkopuolelle suojauksen periaatteet Työelämän tietosuoja (TeTsL 759/2004) Henkilö- ja soveltuvuusarviointitestit (13 ) Kameravalvonta (16-17 ) Työnantajalle kuuluvien sähköpostiviestien käsittely (18-20 ) Työntekijältä itseltään haastatteluilla / kirjallisista hakemuksista. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja Suomessa eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei säännönmukaisesti luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja Suomessa eikä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Manuaalinen aineisto Lukituissa tiloissa, joihin vain tietoja työssään tarvitsevilla on pääsymahdollisuus. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Sähköinen aineisto ATK:lle talletettujen rekisteritietojen käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa, joka on järjestelmän ohjaamana vaihdettava määräajoin. Käyttäjätunnukseen liitetään vain käyttäjän työtehtävien kannalta tarpeelliset oikeudet rekisteritietoihin. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus.

12 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Henkilötietolain 26 mukaan rekisteröidyllä on yleensä oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti käymällä. Henkilöllisyys tarkistetaan. Lomakkeita saa kotikunnan www-sivuilta, rekisterinpitäjän toimistosta tai Oikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Vaatimus henkilötiedon korjaamisesta pyydetään kirjallisessa muodossa Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kieltäytymisestä kirjallisen perustellun todistuksen Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa muuten peritään tarkastusoikeudesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.

13 TIETOSUOJASELOSTE 1(2) Laatimispäivä pitäjä Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa nimi Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tietosisällöt Invalidiliiton Asumispalvelut Oy (y-tunnus ) (09) Sari Jokiniemi, talousjohtaja Invalidiliiton Asumispalvelut Oy:n Asiakas- ja vuokrareskontrajärjestelmä, sekä sitä tukeva manuaalinen aineisto Vuokrasopimusten hallinta Vuokrareskontran hoito, vuokrien laskutus ja perintä Asukasvalinta Hakijan/vuokralaisen henkilötiedot; sukunimi/ entiset sukunimet, etunimi, henkilötunnus, nykyinen osoite, postinumero ja osoitetoimipaikka. Kanssahakijan ja muiden asumaan tulevien henkilötiedot sukunimi, etunimi ja henkilötunnus. Kontaktitiedot; sähköpostiosoite, puhelinnumero, sekä mahdollinen edunvalvontatieto, nykyistä asuntoa koskevat tiedot, asunnon tarvetta koskevat tiedot, lääkärilausunto avuntarpeesta, siviilisääty, vuokrasopimustiedot, vuokran maksutiedot, vuokravakuustiedot. tietolähteet Tietojen säännönmukaiset luovutukset Hakijan, avio- tai avopuolison tai muiden talouteen kuuluvien henkilöiden työssäkäynti, eläke-/palkkatodistus, tulo-, vero- ja varallisuustiedot. Asuntohakemus liitteineen Vuokrasopimus liitteineen Tästä rekisteriselosteesta ilmeneviä tietoja ei luovuteta Invalidiliiton Asumispalveluiden ulkopuolelle, pois lukien ne tahot joilla lainsäädännön mukaan on oikeus tietojen saantiin (Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus, kunnan asuntotoimi ja kyseisen kiinteistön omistaja). KELA hakee asumistukihakemuksen käsittelyyn tarvittavat tiedot suoraan Tampuuri järjestelmästä vuokralaisista, jotka ovat tehneet asumistukihakemuksen. Kela käyttää henkilötunnusta tunnistetietona. Tietojen siirto EU:N tai ETA:n ulkopuolelle suojauksen periaatteet Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus, josta jokainen työtekijä on tehnyt kirjallisen vaitiolositoumuksen. Invalidiliiton Asumispalvelut Oy ei luovuta tai siirrä henkilötietorekisterin tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Manuaalinen aineisto Lukituissa tiloissa, joihin vain tietoja työssään tarvitsevilla on pääsymahdollisuus. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus.

14 TIETOSUOJASELOSTE 2(2) Tarkastusoikeus Oikeus vaatia tiedon korjaamista Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Sähköinen aineisto Tampuuri järjestelmään talletettujen rekisteritietojen käyttäminen edellyttää käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnukseen liitetään vain käyttäjän työtehtävien kannalta tarpeelliset oikeudet rekisteritietoihin. Rekisteriin talletetut tiedot ovat salassa pidettäviä, jokaista työntekijää koskee vaitiolo- ja salassapitovelvollisuus. Henkilötietolain 26 mukaan rekisteröidyllä on yleensä oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot. Tarkastuspyyntö esitetään rekisterinpitäjälle omakätisesti allekirjoitetulla lomakkeella tai henkilökohtaisesti käymällä. Henkilöllisyys tarkistetaan. Lomakkeita saa kotikunnan www-sivuilta, rekisterinpitäjän toimistosta tai Oikeuden epäämisestä annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus. Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan käsittelyn kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oikaisemista, poistamista tai täydentämistä ilman aiheetonta viivästystä. Vaatimus henkilötiedon korjaamisesta pyydetään kirjallisessa muodossa Tarkastusoikeuttaan käyttämään pyrkinyt voi viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi ja arvioitavaksi saatuaan kieltäytymisestä kirjallisen perustellun todistuksen Tarkastusoikeus on maksuton kerran vuodessa muuten peritään tarkastusoikeudesta aiheutuviin välittömiin kustannuksiin perustuva kohtuullinen maksu.