Salon kaupungin tietotekniset linjat

Transkriptio

1 Salon kaupungin tietotekniset linjat

2 Sisällysluettelo Sisällysluettelo Saate Lähtökohdat Organisaatio Tietotekninen palvelutuotanto Palvelimet Työasemat Kouluympäristö Tietoliikenneverkko Keskeisimmät käyttöalueet Meneillään olevat kehittämishankkeet Kouluympäristön hakemistorakenne Kouluympäristön atk-laitteiden vakiointihanke Helpdesk tietojärjestelmä Inventointi ja keskitetty asennus Esityslistojen ja pöytäkirjojen sähköistäminen Sosiaalitoimen tietojärjestelmät Dokumenttienhallinta Taloudenohjauksen ja henkilöstöhallinnon seudullisen järjestelmän kehittäminen Seudullinen sähköisten palveluiden kehittämishanke...15 Tavoitetila Tavoitteiden kriittiset menestystekijät: Toimialakohtaisten tietoteknisten strategioiden luonti ja ylläpitäminen Atk osaston suositukset ohjaavat laitteistojen ja sovellusten hankintaa, käyttöä sekä tietoteknistä toimintaa Keskitetty, laadukas ja tehokas tietotekniikan palvelutuotanto Osaava henkilöstö Informaation ja tietopääoman jakelu- / etsintäkanavat Laitteistojen hankinnassa käytetään direktiivien mukaista mahdollisuutta asettaa tuotteille ympäristökriteereitä Asiakaslähtöisten sähköisten palveluiden käyttöönoton edistäminen Tietoteknisten järjestelmien tietoturvan ja tietosuojauksien varmistaminen Palveluprosessien uudistaminen tietotekniikan avulla Verkottumisen tuomien mahdollisuuksien hyödyntäminen Yhteensopivat tietojärjestelmät Tietotekniikan tarjoamien taloudellisten ja toiminnallisten mahdollisuuksien hyödyntäminen Ulkopuolisen palvelutarjonnan hyödyntäminen LIITE 1 Salo Somero Pertteli Datacenter LIITE 2 Kaupungin kuituverkkoyhteydet (2004) LIITE 3 Mindmap hahmotelma kriittisistä menestystekijöistä...32

3 2 1.1 Saate Tietotekniikan merkityksen kasvu ja käyttökohteiden lisääntyminen ovat vaikuttaneet ja vaikuttavat myös tulevaisuudessa Salon kaupunkiin. Oikein käytettynä tietotekniikalla voidaan, kaupungin nykyisen toiminnan tason ylläpitämisen lisäksi, parantaa palvelukykyä ja työn mielekkyyttä. Suunnitelmallisesti toimimalla on myös saavutettavissa selviä kustannussäästöjä ja jopa tuottavuushyppy, joka tarvitaan julkisten palveluiden tuottamisen parantamiseksi. Kaupunginjohtaja on päätöksellään asettanut työryhmän laatimaan Salon kaupungille kattavaa tietotekniikkastrategiaa vuosille Työryhmän johtoryhmässä ovat toimineet talousjohtaja Seppo Juntti, hallintojohtaja Irma Nieminen, kaupunginlakimies Esa Nieminen ja vs. atk-päällikkö Pasi Hutanen. 1.2 Lähtökohdat Organisaatio Talousjohtaja Teknisen toimen johtaja ATK-osasto ATK-päällikkö ATK-suunnittelija ATK-suunnittelija Operaattori ATK-suunnittelija ATK-assistentti Sosiaalitoimi / ATK vastuuhenkilö Koulutoimi / Koulujen ATK vastuuhenkilöitä15 kpl kuva 1. Tietotekninen organisaatiokuvaus Salon tietotekninen palvelutuotanto-organisaatio on viimeisen kymmenen vuoden aikana käynyt läpi luonnollisen kasvuvaiheen, jonka seurauksena on syntynyt osittain mutkikaskin tietotekniikkakokonaisuus. Tämä kokonaisuus on jo nyt välttämätön ja jopa kriittinen kaupungin jokapäiväisen toiminnan kannalta. Salon kaupungin tietoteknistä ympäristöä ylläpidetään ja kehitetään sekä omin voimin että ostopalveluina. Talousosaston atk-osastolla on viisi henkilöä: atk päällikkö, kaksi atk - suunnittelijaa, operaattori ja atk assistentti. Kaupunkitekniikan osastolla on oma atk

4 3 suunnittelija. Lisäksi sosiaalitoimessa ja jokaisessa koulussa toimii oman toimensa ohella atk- vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluu yleensä rutiiniluontoisten atk -tehtävien hoito. Edellä mainittujen henkilöresurssien lisäksi useassa toimipisteessä on ollut tapana käyttää atk- harjoittelijoita yleisten atk -tehtävien hoitamiseen. Käytännöksi on myös muodostunut toimintamalli, jossa joku toimipisteen työntekijä, henkilökohtaiseen aktiivisuuteen perustuen, on valikoitunut tietotekniseksi yhteyshenkilöksi Tietotekninen palvelutuotanto Tietotekninen palvelutuotanto voidaan jakaa useaan osa-alueeseen: sovellustukipalveluihin, työasema-, tulostus-, palvelin- ja tietoliikennepalveluihin sekä tietoturvapalveluihin. Omaa palvelutuotantoa on täydennetty muualta ostettuna palveluna silloin, kun tarvitaan kapeaa osaamisaluetta tai se henkilöriskitekijöiden takia on mielekästä. Atk-osaston roolina onkin toimia oman ja ostetun palvelun integraattorina. On myös todettava että tietotekninen palveluntarjonta toimii monen ristikkäisen muutospaineen keskellä: Asiakkaiden laatutietoisuus, kriittisyys ja odotukset palveluun kasvavat joka päivä Tietotekniikan nopeasta kehitystahdista johtuen toimintojen menestyksellinen hoitaminen edellyttää henkilöstöltä valmiutta jatkuviin muutoksiin ja osaamisensa kehittämiseen. Linjauksien käytännön toimeenpano voimakkaasti laajentuvassa ympäristössä korkean tavoitetason saavuttamiseksi vaatii lähivuosina suuria ponnistuksia. Palvelutuotannon riskitekijöinä voidaan pitää teknisen viraston osittain eriytynyttä asemaa tietoteknisessä organisaatiossa (kuva 1 ja 2). Keskitetyn palvelutuotannon kaikki synergiaedut eivät ole nykyisellä mallilla mahdollisia. Kouluympäristön palvelutuotannossa on myös vajaus, jonka todellista suuruutta on kehittämishankkeiden keskeneräisyyden takia vaikea mitata.

5 A T K osaston palvelutuotanto sosiaalitoimi tekninen toimi muut kouluympäristö sosiaalitoimi teknisen viraston atk-suunnittelija koulujen atk yhteyshenkilöt kuva 2. Palvelutuotannon jakautuminen tietoteknisen organisaation kesken Palvelimet Verkon fyysinen keskus sekä suurin osa palvelinlaitteista sijaitsee Salon kaupungin vuokraamassa laitetilassa. Laitetila täyttää yleiset palvelinlaitetiloilta vaadittavat suositukset turvariskien ja teknisten varmuustoimintojen suhteen. Hallintokäytössä olevien palvelinlaitteistojen selkärankana toimii Windows 2003 Active Directory hakemistorakenne, joka on toteutettu niin, että ympäristöön voidaan liittää helposti uusia palveluita ja toimialueita. Active directory ympäristö ja suuri osa palveluista on jaettu Someron kaupungin ja Perttelin kunnan kanssa, kuitenkin niin, että kaikilla tahoilla on oma eriytetty alueensa. Tällä hetkellä yhteisinä palveluina on tarjolla: sähköposti, selainsähköposti, laitteiden ja ohjelmistojen inventointi / jakelujärjestelmä, palvelinten ylläpitojärjestelmä, dokumenttien hallintajärjestelmä, roskapostinsuodatuspalvelu sekä mobiilipostijärjestelmä. Seudullisen Datacenterin tarkempi kuvaus on tämän dokumentin erillisenä liitteenä. Datan tallennustilana toimii levyjärjestelmä, jota tilantarpeen kasvaessa on täydennetty lisälevyhyllyillä ja lisätallennustilalla. Salon kaupungin omistama levyjärjestelmä sisältää myös Someron ja Perttelin sähköpostilaatikot. Laitteistot on hankittu 36 kk vuokrasopimuksilla ja ne kaikki täyttävät vikasieto-ominaisuuksiltaan vaativan tietoteknisen käytön asettamat tarpeet. Jaetun ympäristön palveluista sähköpostia ja juurikirjautumispalvelimia valvotaan myös ulkoisen tahon toimesta. Käytettävä tietotekninen palvelu voi tulla monesta eri lähteestä. Osa palveluista on itse toteutettuja, osa seudullisia ja osa toimii suojattuna julkisen internetin läpi. Tekniikka ei

6 5 enää nykypäivänä aseta palveluntarjoajalle fyysisiä sijaintipaikkavaatimuksia. Tämä mahdollistaa esimerkiksi tietoteknisen kuntayhteistyön eri puolella Suomea oleville kunnille. kuva 3. Tietoteknisten palveluiden lähteet Työasemat Uudet työasemat, sekä hallinto että kouluympäristöön, hankitaan standardimikro - konseptia hyväksikäyttäen. Leasing laitteiden osalta elinkaari toteutuu suunnitelmallisesti kolmevuotisena poistoprosessiin asti, mutta ostettujen laitteistojen käytöstä poistamiseksi ei ole tehty keskitettyä ja vakioitua prosessia. Koneiden lukumäärä Käyttäjätunnukset Sosiaalivirasto 98 Sosiaalivirasto 260 Tekninenvirasto 136 Tekninenvirasto 123 Oppilasverkko 500 Oppilasverkko 150 Muut 445 Muut kuva 4. tukihenkilöalueittan jaetut laitemäärät (2004)

7 6 Kansalaisopisto 6 Keskushallinto 64 Kirjastotoimi 41 Koulutoimi 153 Kulttuuritoimi 12 Kuluttajaneuvonta 1 Liikuntatoimi 13 Maaseututoimi 1 Musiikkiopisto 7 Nuorisotoimi 13 Rakennusvalvonta 11 Sosiaalitoimi 99 Tekninen toimi 136 Muut 119 yhteensä 676 kuva 5. toimistotyöasemien toimipistekohtaiset määrät (2004) Kouluympäristö Kouluympäristön verkkoinfrastruktuuri on yhtenäinen hallintoverkon kanssa ja on esitelty tarkemmin verkkoympäristön nykytila-analyysin yhteydessä. Sovellus- ja laitetukipalvelut sen sijaan on jaettu kahden tahon kesken. Atk - osaston henkilöresursseista atk assistentti on pääsääntöisesti suunnattu kouluverkon tukitoimia varten. Lisäksi jokaisella koululla on erikseen asetettu atk - vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluu omien toimien ohella myös oman toimipisteen tukitoimia. Tuntimäärät vaihtelevat kouluittain, keskiarvon ollessa kaksi tuntia viikossa. Tukitehtävät voidaan jakaa tekniseen, sovellus- ja pedagogiseen tukeen. Vuoden 2004 alussa kouluympäristön kehittämishankkeen yhteydessä perustettiin epävirallinen atk ydinryhmä, joka koostuu ala-asteen, yläasteen, lukioiden, erityisopetuksen, atk-osaston ja kouluviraston edustajasta. Ryhmän tehtävänä on toimia kouluympäristön suositusten tekijänä sekä informaatiokanavana opettajien, rehtoreiden, kouluviraston ja atk osaston välillä. KOULUVIRASTO RAHATOIMISTO ATK-OSASTO ATK-ASSISTENTTI ATK- YDINRYHMÄ KOULUJEN REHTORIT KOULUJEN ATK- VASTAAVAT KOULUJEN OPETTAJAT JA OPPILAAT kuva 6. atk ydinryhmän asemointi (2004)

8 7 Opetusministeriö asetti 1999 Koulutuksen ja tutkimuksen tietostrategia suunnitelman toteuttamista varten ohjausryhmän ja toimeenpano-organisaation. Siihen kuuluvan Tietoyhteiskunnan rakenteet -työryhmän yhtenä tavoitteena on seurata laite- ja verkkoympäristöihin liittyvien resurssien jakaantumista valtakunnallisesti, alueellisesti ja oppilaitosyksiköittäin. Tietokoneiden lukumäärä Salon kaupungin kouluympäristössä on hieman parempi kuin Suomen keskiarvo. Peruskoulun osalta ylitetään jopa ohjausryhmän suositusarvot. Lukioiden osalta tilanne on keskiarvoa parempi, mutta laitteiden määrissä jäädään ohjausryhmän tavoitearvoista. Tätä kirjoitettaessa on kuitenkin jo tiedossa tilanteen parantuminen syksyllä 2005 käyttöönotettavan Salon lukion laitehankintojen yhteydessä. oppilaita / työasema Ohjausryhmän suositus Suomen keskiarvo Salon toteutuma ala-asteet ,02 yläasteet ,42 erityisopetus - 5 2,81 lukiot ,49 kuva 7. Oppilas / työasema salon kouluympäristössä (2004) Oppilas/työasema 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 4,5 8,1 3,5 11,6 9,4 0,0 9,9 4,2 6,3 7,3 7,4 7,9 7,6 2,9 0,6 3,8 Hakastaro Meritalo Anjala Sirkkula Pajula Ollikkala Tupuri Keskusta Karjaskylä Alhainen Aikuislukio Laurilu Hermannilu Moisio Lauriya Hermanniya oppilas/työasema kuva 8. Oppilas / työasema jakauma salon kouluympäristössä (2004)

9 8 Suosituksen mukaan yli kuusi vuotta vanhojen koneiden osuus tulisi olla 0 %. Koko suomen tasolla tästä tavoitteesta jäädään reilusti. Salon tilanne on keskiarvoa parempi. Keskiarvoa heikentää muutamien yksittäisten oppilaitosten laitteistotilanne. Suosituksen mukaan neljännes konekannasta tulisi vaihtaa joka vuosi. Tämä tarkoittaisi vuosittaista 150 kappaleen laitehankintaa. Viime vuosina uusia laitteita on hankittu kappaleen vuosivauhdilla. vanhojen työasemien Ohjausryhmän suositus Suomen keskiarvo Salon toteutuma osuus (> 6vuotta) Peruskoulut 0 % 63 % 23,4 % Erityisopetus 0 % 63 % 4,6 % Lukiot 0 % 54 % 12,7 % kuva 9. Vanhojen työasemien osuus kokonaislaitemäärästä (0%=paras, 100%=huonoin) TYÖASEMAT Oppilas uudet vanhat lkm XP / W2K NT / -95/-98 Hermanniya Lauriya Moisio Hermannilu Laurilu Alhainen Karjaskylä Keskusta Tupuri Ollikkala Pajula Sirkkula Anjala 7 7 Meritalo Hakastaro kuva 10. Laitteiden jakautuminen Salon kouluympäristön sisällä (2004) Suosituksen mukaan tietokoneiden määrä yhtä tukihenkilötyövuotta kohden pitäisi olla maksimissaan 50. Tutkimuksessa tukipalvelutoimi jaetaan teknisen tukeen ja pedagogiseen tukeen. Salon kaupungin kouluympäristössä tekninen tukitoimi on tullut lähinnä atk osastolta ja pedagoginen tuki koulun atk - yhteyshenkilöltä. Rajanveto ei kuitenkaan ole käytännössä näin selvää, vaan tilanteeseen vaikuttaa myös osatoimisten henkilöiden oma aktiivisuus ja pätevyys. Eriteltyjä pedagogisen tuen tuntimääriä ei ole määritelty.

10 9 Teknisen tukitoimen osalta henkilöresurssi / konemäärä ei kuitenkaan kerro totuutta. Vähintään yhtä merkittävää on työasemien toimintaympäristön tila, vakiointiaste, ulkoistettujen palveluiden määrä, ympäristön automatisointi, palveluprosessien tila ja ympäristön suunnitteluun / kehittämiseen asetetut resurssit. Myös tukitoimien hoitamiseen vaadittava osaaminen voidaan jakaa kahteen osaan. Pedagogisena tukena toimiminen edellyttää tieto- ja viestintätekniikan koulutusta. Teknisen tukitoimen hoitaminen edellyttää tietoteknisen koulutuksen lisäksi teknisen ympäristön prosessien kehittämiseen, vakiointiin ja suunnitteluun liittyviä osa-alueita. Koneita / tietotekninen henkilötyövuosi Ohjausryhmän suositus Suomen keskiarvo Salon toteutuma max 50 1 % kouluista < 50 noin 334 konetta / tietotekninen 4 % kouluista < 100 henkilötyövuosi 18 % kouluista < % kouluista < % kouluista > 300 kuva 11. Tukipalveluiden saatavuus kouluympäristössä (2004) Tietoliikenneverkko Tietoliikenneverkko aktiivilaitteineen toimii kaupungin tietojärjestelmien verisuonistona kuljettaen tarvittavan datan toimipisteiden ja palvelintilojen välillä. Lähiverkon toteutusvaihtoehtoja on useita ja käytettävä ratkaisu perustuukin aina kohteen tarpeiden, kriittisyyden ja kustannustehokkuuden mukaisiin vaatimuksiin. Olemassa olevan kuituverkon karkean tason kuvaus on dokumentin erillisellä liitteellä Palomuuri Palvelinosiossa kuvatussa seudullisessa datacenterissä sijaitsee Shorewall - palomuuriohjelmistolla varustettu Foobar Linux -palvelinpari, joka toimii Salon kaupungin dataliikenteen porttina ulos ja sisäänpäin kulkeville yhteyksille. Palomuurin ylläpito on erityisosaamista vaativana annettu ulkoisen toimijan hoidettavaksi. Ylläpito sisältää päivitysten asentamisen ja muun ohjelmistohuollon. Teknisenä ratkaisuna palomuuri tarjoaa suositusten mukaisen vikasietoisen suojan monipuolisine raportointimahdollisuksineen. Ulkoistaminen on myös tuonut mukanaan riippuvuuden ulkoisesta palveluntarjoajasta, mitä pyritään oman organisaation perusosaamistasoa kasvattamalla mahdollisuuksien mukaan pienentämään Rakennusten välinen kaapelointi Lähiverkon runkoyhteydet on toteutettu pääasiassa vuokratuilla valokuituyhteyksillä. Fyysinen kaapelointi on suoritettu sähköyhtiön tai paikallisen puhelinyhtiön toimesta. Uudisrakennuksiin ja remontointikohteisiin on myös mahdollisuuksien mukaan myös pyritty asentamaan kaupungin omia johdotuksia.

11 10 Vaihtoehtoisena toteutustapana niihin kohteisiin, joihin valokuitu ei yllä tai se ei ole taloudellisesti järkevää, käytetään DSL tekniikkaa. Näissä tapauksissa siirtotienä ovat perinteiset kupariset parikaapelit eli puhelintilaajajohdot. Uutena ratkaisumahdollisuutena runkoverkon laajennustarpeisiin on tullut myös langaton verkkotekniikka. Toistaiseksi sen käyttö on vielä vähäistä ja toteutetut kohteet ovat kriittisyydeltään pieniä. KUITUYHTEYS M LANGATON VERKKO M VDSL 10 M SHDSL 2 M Internet ADSL 0,2 1 M kuva 12. Verkon yhteysvaihtoehdot Rakennusten sisäinen kaapelointi Kaupungin sisäiset ATK-verkot on toteutettu yleisimmin parikaapeleilla, joissa on rakenteellisesti neljä johdinparia. Kaapelointitehtävä on toteutuskohtaisesti tilattu sähköurakointipalveluita tarjoavilta yrityksiltä. Johdotukseen on yleisimmin käytetty ns. suojamaattomia kaapeleita. Ratkaisua voidaan käyttää Ethernet protokollissa 100 BaseT ja 1000 BaseT,

12 11 maksimisiirtonopeuden ollessa tällöin 1000 Mbit/s. Kyseinen nopeus vastaa tämän hetken ja lähitulevaisuuden siirtokapasiteettitarpeita Suunnittelu Verkkoympäristön suunnittelu ja laitehankinnat on keskitetty atk - osaston tehtäväksi. Ratkaisuissa on tärkeää ottaa huomioon yhteensopivuus olemassa olevan ympäristön kanssa. Ympäristön kokonaishallinta on tällöin erityisen suuressa asemassa. Tavoitteena on koko kaupungin verkon tasapuolinen ja kustannustehokas kehittäminen. Suunnittelua haittaavana ajoittain esiintyvänä ongelmana on ollut se, että verkotettavien saneeraus- ja uudisrakennuskohteiden suunnitteluvaiheessa ei ole mielletty atk - osaston roolia riittävän tärkeäksi. Verkkoratkaisujen suunnitteluvaiheen olisi parasta käynnistyä jo silloin kun rakennusratkaisut ovat vielä piirustuslaudalla. 1.3 Keskeisimmät käyttöalueet Tietotekniikkaa käyttää tällä hetkellä työssään noin 1200 henkilöä. Jos mukaan lasketaan myös kaupungin palveluita käyttävät ihmiset ja koulujen oppilaat, on lukumäärä arviolta kymmenkertainen. Käyttäjät muodostavat useita toisistaan poikkeavia käyttäjäryhmiä. Keskeisimpinä tehtävinä tällä hetkellä on erilaisten sisäisten hallintotehtävien tukeminen, palveluprosessien tehostaminen, informaatiokanavana oleminen sekä koulujen didaktinen toiminta. Erilaisia tietojärjestelmiä on käytössä yli sata. Ne poikkeavat laajuudeltaan yhden käyttäjän tietokannasta kaikkia käyttäjiä palvelevaan tietojärjestelmään. Tarkkoja kuvauksia tietojärjestelmistä, niiden toimittajista ja vastuuhenkilöistä ei tällä hetkellä ole dokumentoituna. 1.4 Meneillään olevat kehittämishankkeet Kouluympäristön hakemistorakenne Fyysistä verkkoinfrastruktuuria lukuun ottamatta kouluympäristö voidaan jakaa kahteen eri toiminta-alueeseen: hallinto- ja oppilasympäristöön. Edellä mainitut alueet ovat tietoturvasyistä eriytetty toisistaan. Hallintoympäristön tietotekniikkaa hyödyntävät ydinprosessit ovat pääasiassa erinäisiä kaupungin hallinnollisen palvelutuotannon tukitoimia. Kouluympäristössä tietotekniikan ydintehtävänä on opetuksen tukeminen. Oppilasympäristössä työskentelevän opettajakunnan toiminnassa hallinnollisilla toimilla on kuitenkin myös suuri rooli. Tämä tarkoittaa samalla sitä, että osa verkkoon tarjottavista palveluista täytyy myös kahdentaa. Vuonna suoritettiin hallintoalueen osalta suuri hyppäys muutosta ja hallittavuutta tukevaan Active Directory hakemistorakenteeseen. Samalla aloitettiin voimakas palvelinympäristön konsolidointi. Migraatiovaiheen valmistuessa 2003 oli tilanne, jossa ympäristöjen palveluntarjonta ja toimivuus oli eritasoista. Tämä on heijastunut myös toimivuuteen ja vikamääriin, jotka huipentuivat syksyn 2004 tukitapauspiikkiin.

13 12 Kouluympäristön siirtäminen active directory järjestelmään aloitettiin vuoden 2004 alussa ja on tätä kirjoitettaessa rakenteellisesti suurimmilta osin suoritettu. Seuraava vaihe vielä meneillään olevassa kehittämishankkeessa on palvelujen siirtäminen / kehittäminen hakemistorakenteen päälle. Siirtämisessä käytetään soveltuvilta osilta hallintoverkon olemassa olevia palveluita (esim. virustorjunta) ja muilta osin kouluympäristöön rakennetaan hallintoverkkoa vastaavat toiminnot (esim. kotihakemistot). Kehittämishankkeen on suunniteltu valmistuvan perusrakenteen osalta hallintoverkon tasolle vuoden 2005 aikana. Kouluympäristön nykytilan esittelyssä esille tullut tietokonelaitteistojen vaihteleva laatutaso ja vakioimattomuus estävät kuitenkin vielä tällä hetkellä tason nostamisen hallintoympäristöä vastaavaksi. Ratkaisu tähän ongelmaan on esitelty atk-laitteiden vakiointihankkeen yhteydessä. EDUSALO Kirjautumispalvelin 1 WIN 2003 Sovelluspalvelin 1 WIN 2000 ville ja otto (virustorjunta) Tiedostopalvelin 1 WIN 2003 (voisi olla erikseen) Tulostuspalvelin 1 WIN 2003 (voisi olla erikseen) Keskitetty varmuuskopiointi (tulevaisuudessa) Kirjautumispalvelin 2 WIN 2003 Tiedostopalvelin WIN 2000 Tiedostopalvelin WIN 2000 kuva 13. Kouluympäristön kehittämishankkeen palveluperiaate (2003) Kouluympäristön atk-laitteiden vakiointihanke Kuten kouluympäristön nykytila-analyysissä on kuvattu, on kouluympäristön laitteiden hankintaprosessi ollut vakioituna prosessina määrittelemätön ja näin ollen tapauskohtaisesti vaihteleva. Tämän seurauksena on ollut laitekannan rikkonaisuus, vakioitujen tukitoimien puutteellisuus ja yleensäkin epätietoisuus suositeltavista toimintatavoista. Perinteisen ajattelutavan mukaan tietoteknisten laitteiden hankinta käsittää vain laitteen oston. Laajemmin ajateltuna ajanjakso tarpeen syntymisestä ja kartoittamisesta laitteen asentamiseen pitää sisällään useita eriteltäviä osioita.

14 13 Vuoden 2004 lopulla rahatoimisto kilpailutti yhdessä kouluviraston kanssa kouluympäristön hankintaprosessin osa-alueet. Prosessissa painotettiin erityisesti vakiointia ja laitteiden pitkiä elinkaariominaisuuksia. Tämän johdosta on oletettavissa, että kouluympäristön laitteistot vähitellen vakioituvat ja mahdollistavat synergiaedut. Päätöksen positiiviset vaikutukset näkyvät kuitenkin voimakkaimmin vasta usean vuoden kuluttua, sillä laitteistojen vaihtotiheys on noin viisikymmentä laitetta vuodessa. Rakennettava keskuslukio laitehankintoineen lisää synergiamahdollisuuksia, josta oletettavasti on hyötyä myös muualla kouluympäristössä. 4. Laitetoimitus kuva 14. Hankintaprosessin tieto ja materiaalivirrat Helpdesk tietojärjestelmä Virheitä ennaltaehkäisevä suunnittelu tietokoneiden tukitoiminnassa on tukiprosessin keskeinen tavoite. Tämä vaatii onnistuakseen tietojärjestelmän, josta on keskitetysti saatavissa eriytettyjä tukitehtäväraportteja. Muodostuva tietokanta on myös pohjana tietoteknisten kustannusten analysoinnissa, kustannusten jaossa sekä koulutussuunnittelussa. Tukitoimien yhteydessä kertyvää tietokantaa voidaan myös käyttää ongelmanratkaisupankkina, joka nopeuttaa uusien työtekijöiden perehdyttämistä sekä pienentää henkilöriskiä.

15 14 Helpdesk tietojärjestelmän ominaisuuksien testaukset alkavat vuoden 2005 alusta. Lähtökohtana on helppokäyttöisyys ja soveltuvuus olemassa olevaan ympäristöön. Onnistuessaan testaukset johtavat ratkaisulähtöiseen tarjouspyyntöön, järjestelmän hankintaan, käyttökoulutukseen ja käyttöönottoon Inventointi ja keskitetty asennus Yhtenä osana seudullista palvelinalustaa on laitteiden ja sovellusten inventointi ja asennusjärjestelmä SMS (system management server). Järjestelmän avulla voidaan nopeuttaa laitteiden ja sovellusten käyttöönottoprosessia ja myös saada reaaliaikaista tietoa koko kaupungin laite- ja sovelluskannasta. Käyttöönottoon vaaditaan palvelimen sovellusversion päivitys-, järjestelmä- ja käyttöoikeusmäärittely sekä toimintakoulutus kaikille järjestelmää tulevaisuudessa käyttävälle. Suunniteltu käyttöönotto tapahtuu vuoden 2005 ensimmäisellä vuosineljänneksellä. Järjestelmä otetaan samanaikaisesti käyttöön myös Someron kaupungin tietohallinto-osastolla ja Perttelissä Esityslistojen ja pöytäkirjojen sähköistäminen Valtuustoaloitteesta liikkeelle lähtenyt luottamushenkilöiden sähköiset palvelut hanke pyrkii tarjoamaan päättäjille pääsyn päätöksenteossa tärkeän informaation lähteille. Tavoitteena on rakentaa extranet -tyyppinen alusta, jonne kaupunginvaltuutetuille hyödyllinen tietovaranto annetaan tarjolle. Vuoden 2005 aikana kaupunginhallituksen pöytäkunta saa esityslistat ja pöytäkirjat sähköisenä perinteisen paperiaineiston rinnalla. Toisessa vaiheessa järjestelmä laajennetaan koskemaan myös lautakuntia. Vuoteen 2008 mennessä tavoitteena on sähköinen toimisto eli koko valmisteluprosessin sähköistäminen Sosiaalitoimen tietojärjestelmät Koko sosiaalisektoria koskeva tietojärjestelmäuudistus on ollut meneillään vuoden 2004 alusta lähtien. Migraatio on edennyt pieniä poikkeuksia lukuun ottamatta suunnitellun aikataulun mukaisesti, mutta hankkeen laajuudesta ja osa-alueiden lukumäärästä johtuen, se tulee ulottumaan todennäköisesti vuoteen 2006 asti. Tietojärjestelmässä on käytetty hyväksi seudullisia yhteistyömahdollisuuksia, tosin etenkin tietokanta-alustan osalta seudullisia konsolidointitoimenpiteitä saatetaan vielä tehdä. Päätökset mahdollisista muutoksista tehdään ajankohdan mahdollisuudet ja yleistilanne huomioonottaen Dokumenttienhallinta Aiemmin kuvattu valtuutettujen sähköiset palvelut hanke rakentuu osaltaan keskitetyn dokumenttienhallintajärjestelmän (SPS) toimintoihin nojautuen. Palvelu mahdollistaa sähköisessä muodossa olevien dokumenttien tallentamisen ja jakelun järjestelmän käyttäjien

16 15 kesken. Strategiaa kirjoitettaessa vireillä olevia järjestelmän käyttöönottosuunnitelmia on keskitetyn valokuvapankin, sisäisen puhelinluettelon ja intranet palvelun osalta. Toteutuessaan edellä mainitut kohteet vaativat implementointivaiheessa käyttäjäkoulutusta ja tarjoavat mahdollisuuden prosessien kehittämiseen. Dokumenttienhallinnan laajempi käyttöönotto ajoittuu todennäköisesti vuoteen 2006 ja on todennäköisesti osana toimialuekohtaisten strategioiden lisäksi myös tämän dokumentin ensimmäisessä päivitysversiossa Taloudenohjauksen ja henkilöstöhallinnon seudullisen järjestelmän kehittäminen Salon kaupungin taloushallinnon henkilöstö on osallistunut työryhmiin, joissa on määritelty taloushallinnon prosessien nykytila ja tuleville järjestelmille asetettavat vaatimukset. Kaupungin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmiä on pidetty ajan tasalla, joitakin osajärjestelmiä lukuun ottamatta, päivittämällä ne uusiin versioihin. Nykyisten taloushallinnon ohjelmien elinkaari kestää järjestelmätoimittajan mukaan vuoteen Järjestelmien vaihtaminen aikaisemminkin on perusteltua jos ratkaisut ovat seudullisesti yhteensopivia ja hankinnalla saavutetaan taloudellisia sekä toiminnallisia etuja. Valmistelutyö on kehityskeskuksen kuntapalveluasiantuntijoiden vetämää ja on Salon kaupungin edun mukaista olla siinä mukana. Yhteisten järjestelmien käyttöönotto ei edellytä kunnissa organisaatiomuutoksia. Kaupunginhallituksen päätöksen mukaan Salon kaupunki - on edelleen mukana seudullisten taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon järjestelmien valmistelutyössä. - liittyy seudullisiin talouden ohjauksen ja henkilöstöhallintojärjestelmiin vuoden 2006 alusta tai yhteisesti sovittuna muuna myöhempänä ajankohtana - antaa kehittämiskeskuksen tehtäväksi kilpailuttaa talouden ohjauksen ja henkilöstöhallintojärjestelmät - antaa kehittämiskeskuksen tehtäväksi kilpailuttaa järjestelmien ylläpitopalvelut, jos tätä ei sovita järjestelmätoimittajan kanssa - on nimennyt talousjohtaja Seppo Juntin ja kirjanpidonesimies Eila Katajan edustajiksi taloudenohjauksen ohjausryhmään ja henkilöstöpäällikkö Petri Alaluusuan sekä suunnittelupäällikkö Kauko Lindholmin henkilöstöhallinnon ohjelmien hankintaa ja käyttöönottoa valmistelevaan ohjausryhmään. - antaa ohjausryhmän tehtäväksi valmistella kuntien välisen kustannusjaon ja päättää yksityiskohtaisemmasta käyttöönottoaikataulusta Seudullinen sähköisten palveluiden kehittämishanke Vuonna 2002 Salon seudun kunnat ja kuntayhtymät solmivat yhteistyösopimuksen seudullisten sähköisten palvelukokonaisuuksien kehittämiseksi. Käynnistys tapahtui osaksi EU - rahoitteisena ja toiminnan vakiinnuttua sitä on jatkettu kehittämiskeskuksessa osana aluekeskusohjelmaa. Seudullisia palvelujärjestelmiä tuotetaan toimialoittain. Palveluprosessien

17 16 kehittämisen rinnalla kehitetään myös yhteneviä teknisiä ratkaisuja. Yhtenäistämällä ja keskittämällä voidaan toteuttaa helpommin ylläpidettäviä yhdenmukaisia työmenetelmiä ja -välineitä. Ensimmäisenä toteutettu kirjastotietojärjestelmä -hanke on mahdollistanut seudullisen kirjastokortin käyttöönoton mukana olevien kymmenen kunnan kirjastoissa. Tätä kirjoitettaessa meneillään oleva merkittävä kehityskohde on seudullisen alueverkon kilpailutus. Seudullisten sähköisten palvelujen kehittämishankkeen tarkempi esittely löytyy osoitteesta:

18 17 V I S I O Salon kaupungin tietotekninen ympäristö tukee kaupunkikonsernin johtamista ja palvelujen tuottamista, turvaa päätöksenteon edellytykset, palvelujen tehokkuuden, taloudellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden ajantasaisin ja luotettavin tiedoin. Tavoitetila Kaupungin työntekijällä on käytössään kustannustehokas, tietoturvallinen, työtehtävien suorittamista helpottava ja tarkoituksenmukainen tietotekninen ympäristö. 2. Kaupungin henkilöstö osaa hyödyntää töissään tietotekniikan tarjoamia mahdollisuuksia. 3. Tietotekninen ympäristö tarjoaa tukitoimien lisäksi toimintoja tehostavia palveluita ja välineitä henkilöstön käytettäväksi. 4. Laitteistot ja tietojärjestelmät mahdollistavat sosiaali- ja terveystoimessa saumattoman hoitoketjun periaatteen toteuttamisen. 5. Kaupunki käyttää soveltuvilta osin hyväkseen seutuyhteistyön tarjoamat mahdollisuudet tietojärjestelmien hankinnassa, ylläpidossa ja käytössä. 6. Luottamushenkilöille tarjotaan luottamustehtävien hoitamiseen tarvittavat verkkopalvelut ja laitteistot.

19 18 7. Asiointi kaupungin hallinnon ja palvelutuottajien kanssa on tietoturvallista. 8. Kaupunki tarjoaa perinteisten asiointi- ja tiedotuspalveluiden lisäksi tietoverkkopalveluita (hakemus, lupa, ilmoitus, varaus). 9. Laitteistot ja järjestelmät ovat kestävän kehityksen periaatteen mukaisia. 10. Opetustoimessa olevat laitteistot ja tietojärjestelmät takaavat kaikille opiskelijoille monipuolisen, tasa-arvoisen ja ajanmukaisen oppimisympäristön.

20 19 Tavoitteiden kriittiset menestystekijät: 1. Toimialakohtaisten tietoteknisten strategioiden luonti ja ylläpitäminen. Kaupungin toimialojen ja tietoteknisen kehittämisen tavoitteet ovat yhteneväiset. Yhteisenä tavoitteena on palveluiden parantaminen ja turvaaminen sekä tuottavuuden ja laadun kohottaminen. Keinot tavoitteisiin pääsemiseksi on etsittävä yhdessä toimialueiden vastuuhenkilöiden ja strategiasta vastuussa olevien kanssa. Näkökohdat yhdistämällä varmistetaan toimialakohtaisen hyödyn lisäksi se, että ratkaisut noudattavat koko kaupungin tietoteknisiä linjauksia. Samalla turvataan kaupungin hallinnossa syntyvän tiedon hyödynnettävyys läpi koko kaupunkikonsernin. Laajoissa kehityshankkeissa on voitava tehdä useampivuotisia resursointipäätöksiä. Oman lisänsä toimialakohtaiseen suunnitteluun tuo kaupunkikonsernin eri osien kehityshankkeiden erilaisuus ja eriaikaisuus. Kehittämisessä tulee ottaa huomioon mahdolliset tulevat koko kaupungin tarpeet. Tavoitetaso 2008 Toimialoilla on oma kaupungin yleisiä linjoja noudattava ja tietotekniikan mahdollisuuksia hyödyntävä kehityssuunnitelma. Arviointikriteeri Toimialakohtainen kehityssuunnitelma 2. Atk osaston suositukset ohjaavat laitteistojen ja sovellusten hankintaa, käyttöä sekä tietoteknistä toimintaa. Yhteiset menettelytavat, ohjeet, standardit ja suositukset ovat keinoja, joilla tietotekninen ympäristö saadaan pidettyä kustannustehokkaasti toimintakunnossa. Toiminnan lähtökohtana ovat useat tutkimukset, joiden mukaan vakiointi, keskitetty toiminta ja pitkät elinkaariominaisuudet tuottavat kokonaistaloudellisesti parhaan lopputuloksen. Laite ja sovellushankinnoissa pyritään volyymihintaetujen lisäksi saavuttamaan yhtenäisen ympäristön mukanaan tuomia koulutus-, tukitoimi- ym. synergiaetuja. Tavoitetaso 2008 Laitteiden hankintaan on kehitetty sähköinen palveluprosessi, joka helpottaa ja var- Arviointikriteeri Laitehankintaprosessi