Hyvä Potku -hanke Tampereen kaupungin Opiskeluterveydenhuollossa 2015

Transkriptio

1 .9. Hyvä Potku -hanke Tampereen kaupungin Opiskeluterveydenhuollossa Lääkärit Noora Seilo ja Tytti Huurros Terveydenhoitajat Kirsi Leppänen, Raisa Niemelä ja Eila Pääkkönen Muutostoimenpiteet kohdistuivat ensisijaisesti Tampereen kaupungin Opiskeluterveydenhuollon keskitettyyn Tullinkulman toimipisteeseen, jossa asioi noin 7 opiskelijaa, muun muassa Tampereen ammattikorkeakoulusta sekä useista toisen asteen oppilaitoksista. Hallinnollisesti opiskeluterveydenhuolto kuuluu Lasten ja nuorten terveyspalvelujen alaisuuteen. Toimipisteessä työskentelee 8 lääkäriä, terveydenhoitajaa, osastonhoitaja sekä kaksi terveyskeskusavustajaa. Lisäksi on toimistosihteeri sekä kaksi tekstinkäsittelijää. Keskitetyssä toimipisteessä on myös opiskeluterveydenhuollon psykologien, psykiatrisen sairaanhoitajan ja ravitsemusterapeutin vastaanotto. Ennen muutosta terveydenhoitajan avovastaanotto toimi maanantaista perjantaihin klo Opiskelijat tulivat vastaanotolle jonotusperiaatteella. He ilmoittautuivat vastaanotossa vuoronumerolla ja terveyskeskusavustaja laittoi heidät hoitajan niin sanottuun poliklinikkajonoon josta kukin hoitaja vuorollaan asiakkaan otti vastaan. Odotusaika oli ruuhkaisimpina päivinä tunninkin mittainen. Hoitajilla oli kiertävä kuuden viikon työlista jossa jokaisella oli viikon aikana eri rooli ja kuhunkin rooliin sisältyi erilainen työnkuva. Terveyskeskusavustajan poissaollessa terveydenhoitaja sijaisti tk-avustajan roolia ilmoittautumisessa. Terveydenhoitajille oli ajanvarausaikoja (min.) iltapäivisin klo.-. välillä. Nämä ajat oli tarkoitettu terveydenhoidollisiin käynteihin, esimerkiksi rokotuksiin ja ehkäisyreseptin uusintaan. Terveydenhoitajille oli nimetty omat vastuuoppilaitokset ja näiden opiskelijoiden lakisääteisistä terveystarkastuksista huolehtiminen kuului heille. Oppilaitoksen nimetylle vastuuterveydenhoitajalle kuuluivat myös opiskelijan mielialakartoitukset sekä selvittelyt tilanteissa joissa opiskelukyky oli uhattuna. Toimipisteessä oli yksi ajanvaraus- ja neuvontanumero. Puhelimeen vastattiin maanantaista torstaihin klo 8.- sekä klo - välillä, perjantaisin soittoaika oli klo asti. Puhelin oli ajoittain kovin ruuhkainen, etenkin aina lääkäriaikojen vapautuessa kuun. päivä. Akuutissa tilanteessa lääkäriaikaa ei varattu suoraan puhelimessa vaan opiskelija ohjattiin tulemaan ensin hoitajan polivastaanotolle hoidontarpeen arviointia varten. Hoidontarpeen arviota ei tehty riittävästi puhelimessa vaan se tapahtui vasta hoitajan käynnillä. Kiireettömiä lääkäriaikoja varattiin pääasiassa puhelimitse. Lääkäreillä oli käytössä kolme eri aikatyyppiä, eli POVOA=akuuttivo, POVO=tavallinen kiireetön sekä POVOLT=.asteen opiskelijan lääkärin tekemä terveystarkastus. Akuuttiaikoja oli summittainen määrä kunakin päivänä tarjolla. Aikojen tarjonta ei perustunut kysyntään. Kiireettömät lääkäriajat menivät viikkojen päähän jonka seurauksena akuuttiajoilla oli potilaita joiden vaiva ei akuuttia arviota vaatinut.

2 .9. Hankkeeseen päätettiin lähteä mukaan alkuvuodesta. Taustaa sille, miksi lähdettiin mukaan: kesäsulun jälkeen jo syyskuussa oltiin tilanteessa, jossa kiireetöntä aikaa lääkärille joutui odottamaan - viikkoa. Myös hoitajan polivastaanotto oli ruuhkainen ja se koettiin kuormittavana. Tunnin mielialakartoitusaikojen kysyntä oli merkittävää ja oman terveydenhoitajan ajat saattoivat pahimmillaan mennä usean viikon päähän. Puhelintavoitettavuus oli -% luokkaa. Toiminnan muutosten suunnittelu käynnistyi tammikuussa. Fokus oli lääkäriaikojen saatavuuden parantamisessa. Ohessa T-seurantaa viime kevään ajalta: T-Mediaani Lääkäri Mediaani Lääkäri T - Mediaani Terveydenhoitaja POH Mediaani Terveydenhoitaja

3 .9. T - Mediaani Terveydenhoitaja POVOT Tavoitteet asetettiin /. Tavoitteet olivat:.8. alkaen vastaanottoajan saa kiireellisessä asiassa sekä lääkärille että hoitajalle samana päivänä.. puhelintavoitettavuus 9%.6.6 mennessä T= Työhyvinvointi lisääntyy Opiskelijoiden tyytyväisyys säilyy Henkilökunnalle pidettiin tilaisuuksia, joissa ideoitiin ja listattiin toivottavia muutoksia. toivottiin parempaa konsultaatiomahdollisuutta (tällöin vastaanottoaika ei aina olisi välttämätön) lääkärin tukea lähemmäs hoitajaa hoidon jatkuvuutta opiskelijat tuttuja -> hoito sujuvampaa ja vie vähemmän aikaa oppilaitosvastuiden säilymistä Mittaukset tehtiin toimipisteessä viikoilla 7-8 seurattiin hoitaja- ja lääkäriaikojen kysyntää työajanseurantaa toteuttivat toimipisteen lääkärit ja terveydenhoitajat Lisäksi seurattiin T:a lääkäri- ja hoitaja-aikojen osalta henkilökunnan työfiilistä asiakastyytyväisyyttä Surveypal-laitteella

4 .9. Mittaustuloksista selvisi lääkäriaikojen kysyntä oli suurinta ma, ti, to. Perjantaisin lääkäriaikojen kysyntä oli pienintä. Terveydenhoitajan aikojen kysyntä oli suurinta maanantaisin ja keskiviikkoisin. puhelinneuvontaa annettiin vaihtelevasti ja tavoitettavuudessa oli parantamisen varaa. Tuloksia analysoidessa opittiin toimintatavoissa sekavuutta ja päällekkäisyyksiä hoidon jatkuvuudessa parantamisen varaa terveydenhoitajien työjärjestyksistä puuttui suunnitelmallisuus paljon koulutuksia ja kokouksia usein sijoitettuna suurimman kysynnän päiviin paljon muuta työtä, joka ei suoranaisesti liity asiakkaaseen eikä näy työjärjestyksissä peruuttamattomia vastaanottokäyntejä on paljon Surveypal asiakaspalautteen mukaan vo:lla käyneet olivat tyytyväisiä palveluun. Yleinen työtyytyväiyys hieman yllättäin oli myös hyvällä tasolla. Hoitajien ja lääkäreiden työfiiliksen keskiarvot vaihtelivat kouluarvosanoin 7-8 välillä. Muotoutui ajatus tiimimalliin siirtymisestä ja hoitajan polivastaanoton lopettamisesta muodostettiin kolme eri tiimiä, joiden kesken jaettiin oppilaitosvastuut tasaisesti tiimi vastaa yhdessä tiimiin kuuluvien oppilaiden lakisääteisistä terveystarkastuksista ja kartoituskäynneistä. jokaisessa tiimissä on oma neuvonta- ja ajanvarausnumero, josta tiimiin saa yhteyden koko päivän ajan. puhelinneuvontaa tehostettiin ja kiinnitettiin huomiota hoidon tarpeen arvioinnin tekemiseen. avovastaanotosta ja henkilökohtaisista puhelintunneista luovuttiin ja kaikki hoitajaajat laitettiin ajanvaraukselle työjärjestykset suunniteltiin kysyntää vastaaviksi hyödyntäen ÄlyExel-ohjelmaa. vaihteluun alettiin varautua paremmin huolellisemmalla työjärjestyssuunnittelulla luovuttiin aikatyypeistä lääkäriaikojen kohdalla blokkiajanvaraus otettiin käyttöön (lääkäreillä minuutin ja hoitajilla min. blokki) lääkärille sai luvan antaa ajan samalle päivälle kiireellisessä asiassa puhelimessa tehdyn hta:n jälkeen lisättiin konsultaatioita ja työjärjestyksiin tehtiin tilaa päivittäisille konsultaatioajoille. hyödynnetään jatkossa erityisosaamista (mm. ehkäisyasiat, adhd-osaaminen) Tilanne syyskuussa uusi toimintamalli aloitettu.8. T pysynyt asetetussa tavoitteessa lääkäriaikojen suhteen. Hoitaja-aikojen T on tavoitteessa lyhyiden min aikojen osalta mutta tunnin vastaanottoajan T on kipuamassa ylöspäin. Tilanne on kuitenkin merkittävästi parempi verrattuna seurantaaikaan ja toisaalta ajan tarvitsijoita pystytään hoitamaan yhdistämällä min blokkeja pidemmäksi pätkäksi. Tulosten osalta on huomionarvoista myös se, että syyskuu oli vuoden kiireisin kuukausi.

5 .9. puhelintavoitettavuus on parantunut. Tarkkaa tilastoa ei ole käytettävissä mutta nykyisellään vastataan samaan määrään puheluita kuin mikä aiemmin oli kaikkien tulleiden puheluiden yhteismäärä (tässä mukana myös vastaamattomat puhelut). Puhelintavoitettavuus oli ennen n. -% Teknisesti puhelimet eivät ole ajantasalla. Kaupungin puhelinkilpailutus on vielä kesken ja siitä syystä puheluiden tauotus, jonotus ja takaisinsoittomahdollisuuden käyttöönotto on vielä työn alla. Syksyn muutosten vuoksi hoitajien työfiilis laski 6. saakka, mutta on sieltä kipuamassa ylöspäin. Viikon 7 työfiiliksen keskiarvo oli hoitajien osalta 7.. Lääkäreillä puolestaan pientä laskua aiemmasta, ka oli 7.7. viime viikolla. Toimintamallin muutoksen lisäksi kuormitusta terveydenhoitajille ovat aiheuttaneet mm. hoitoalan opiskelijoille tarjottavien hepatiittirokotusten suunnittelutyö (THL:n päätös maksuttomasta rokotteesta kaikille työharjoittelussa B-hepatiitin tartuntariskiin joutuvat). työfiiliksen laskuun johtaneita syitä on kartoitettu välittömästi ja tarvittavia pieniä muutoksia on jo tehty. Asiakkailta ja oppilaitoksilta on tullut pääasiassa hyvää palautetta. Jatkuvaa seurantaa ja työtä tulosten pitämiseksi tavoitteissa tehdään viikoittain. (T, käyntitilastot, aikojen kysyntään vastaavuus työjärjestyksissä, tiimien kuormitukset, kokousten ja koulutusten ajankohdat, työ- ja asiakastyytyväisyys) Henkilökunnalle järjestetään tiimityön koulutuspäivä 6.. Ohessa T-seurantaa tiimikohtaisesti (TOP, TOP ja TOPO) uuden toimintamallin ajalta (syksy ) T-Mediaani TOP/POVO 6 Mediaani Lääkäri

6 6.9. T - Mediaani TOP/POVO,,,,, T - Mediaani TOPO/POVO,,,,, Mediaani Terveydenhoitaja T - Mediaani TOP/POH,,,,,

7 7.9. T - Mediaani TOP/POH T - Mediaani TOPO/POH POVOT TOP viikko 6: 9 viikko 7: 8 viikko 8: TOP viikko 6: viikko 7: viikko 8: TOPO viikko 6: viikko 7:, viikko 8: