RAKENNUSPROJEKTIN TOIMIJOIDEN VALINNAN JA YLEISTEN

Transkriptio

1 TEKNILLINEN KORKEAKOULU RAKENNUS- JA YMPÄRISTÖTEKNIIKAN OSASTO TOMI JOKIRANTA RAKENNUSPROJEKTIN TOIMIJOIDEN VALINNAN JA YLEISTEN SOPIMUSEHTOJEN VERTAILU Diplomityö, joka on jätetty tarkistettavaksi opinnäytteenä diplomi-insinöörintutkintoa varten Espoossa Työn valvoja: Professori Pertti Vakkilainen Työn ohjaaja: Tekn.Lis. Juha Laasonen

2 TEKNILLINEN KORKEAKOULU DIPLOMITYÖN TIIVISTELMÄ Tekijä ja työn nimi : Tomi Jokiranta, Rakennusprojektin toimijoiden valinnan ja yleisten sopimusehtojen vertailu Päivämäärä : Sivumäärä : 86 Osasto : Rakennus- ja ympäristötekniikka Professuuri : Vesitalous ja vesirakennus Työn valvoja : Professori Pertti Vakkilainen Työn ohjaaja : Tkl Juha Laasonen Avainsanat : FIDIC tarjouskäytännöt ja sopimusehdot, EU- julkisten hankintojen direktiivit, YSE, KSE ABK, AB, vesirakennusprojekti, EU-säädöksillä ja FIDIC ohjeilla on sama tarkoitus, tarjota kaikille tarjoajille mahdollisuus osallistua tarjouskilpailuun ja yhdenmukainen kohtelu sekä torjua korruptiota. Ero EU-direktiivien ja FIDIC:n ohjeiden välillä on se, että direktiivejä käytetään paikallisen lainsäädännön perustana kun taas FIDIC:n ohjeita voidaan yleistäen sanoen käyttää hyväksi EU:n ulkopuolella olevissa kansainvälisissä (suurissa) hankkeissa, alueilla, joissa ei välttämättä ole vastaava hankintalainsäädäntöä. FIDIC ohjeet eivät ole mitenkään rajoitettu julkisiin hankintoihin. EU-direktiivit ohjaavat julkisten laitosten tekemiä hankintoja. FIDIC:n ohjeet vastaavat lähinnä EU-direktiivien mukaista rajattua menettelyä. EU-direktiivit eivät vaikuta suoranaisesti urakan riskien hallintaan muuten kuin muuttamalla menettelyjä yleisesti läpinäkyvämpään ja ennustettavampaan suuntaan. Jos tilaaja käyttää konsulttia rakennushankkeessaan, tulee konsultin rooli määritellä tilaajan ja urakoitsijan välisessä sopimuksessa, jotta konsultti voisi toimia tilaajan edustajana rakennushankkeen aikana ja suorittaa sopimuksen mukaisia tehtäviään. FIDIC:n urakoinnin yleisissä sopimusehdoissa konsultti (the Engineer) on määritelty lähtökohtaisesti. Suomalaiset ja ruotsalaiset urakoinnin yleiset sopimusehdot eivät suoranaisesti tunnista konsulttia vaan tilaajan edustajan (valvojan). Vaikka FIDIC:n ehdoissa konsultti onkin määritelty, selviää konsultin tarkat tehtävät ja vastuut vain tilaajan ja konsultin välisestä sopimuksesta, joka perustuu konsultoinnin yleisiin sopimusehtoihin KSE, ABK tai FIDIC White Book. Esimerkkihankkeena käsiteltiin Plavinaksen vesivoimalaitoksen patoturvallisuushanketta. Hankkeessa rakennetaan lisää tulvajuoksutuskapasiteettia etäälle nykyisestä voimalaitoksesta. Tällä pyritään välttämään tulvajuoksutuksesta aiheutuvat lisäkuormitukset voimalaitokselle, joka on kärsinyt mm. epätasaisesta painumisesta. Tulvaluukkuprojektin riskit ovat teknisiä riskejä kuten pohjatutkimusten ja pienoismallikokeiden suorittaminen ja niissä onnistuminen. Riskejä voidaan torjua tai niihin voidaan varautua sopimustekniikalla. Sellaiset riskit, joita ei voida kokonaan poistaa ennakolta, annetaan tiedoksi tarjoajille. Nämä kaikki riskit tulee kuvata suunnittelijan ja urakoitsijan tarjousasiakirjoissa, jolloin tarjouksen antaja voi suorittaa omaa riskianalyysiä. FIDIC:n tarjouskäytäntö ja sopimusehdot luovat urakan riskien hallinnalle vankemman pohjan kuin paikalliset sopimusehdot. ii

3 HELSINKI UNIVERSITY OF TECHNOLOGY ABSTRACT OF THE MASTER'S THESIS Author and name of the thesis : Tomi Jokiranta, A Comparison of Selection of Contractors and General Conditions of Contract for Construction Project Date : Number of pages : 86 Department : Civil and Environmental Professorship : Water Resources Engineering Supervisor : Professor Pertti Vakkilainen Instructor : Lic.Tech.. Juha Laasonen Keywords : FIDIC tendering procedures and conditions of contract, EU-directives on public procurement, YSE, KSE, ABK, AB, hydraulic engineering project EU legislation and FIDIC s tendering procedures have the same purpose, to offer to all parties an even chance to participate to the bidding, get even evaluation and prevent corruption. Difference between EU-directives and FIDIC procedures is that directives are used as base of local legislation in EU-countries, than FIDIC procedures can be used in outside EU, in large international projects, where there isn t necessarily legislation on procurement procedures. FIDIC procedures are not limited only to public procurement procedures like EU-directives. FIDIC procedures resemble Restricted Procedure in the EU-directives. EU-directives do not effect directly to risk management of a project other than they make tendering procedures more transparent and take it to more predictable direction. If the employer uses the services of the Engineer in a construction project, the role of the Engineer must be defined in the contract between the employer and the contractor. Otherwise the Engineer wouldn t be able to perform his duties accordingly to his contract with the employer during construction. The role and some duties of the Engineer are described in FIDIC Conditions of Contract for Construction. In the Finnish and Swedish General Conditions for Construction doesn t describe the Engineer, only representant of the employer, the supervisor. Although the Engineer is defined in FIDIC Conditions of Contract for Construction, the exact role and duties are said in the contract between the employer and the Engineer. This contract is based on KSE, ABK or Client/Consultant Model Services Agreement. Example case was Plavinas Hydropowerplant s damsafety project. In this project more flood discharge capacity is been built away from the HPP. By doing this any extra loads and stresses to HPP are avoided, because the HPP has already suffered an even settlement among other things. In this project risks are technical risk such as success of soil investigations and small scale model studies. Risks can be managed and prevented with good contracting. Risks that can t be removed beforehand, will be given as notice to bidders. These risks are to be described in tendering documents to designer and to contractor. That way the bidder will do his own risk analysis. FIDIC tendering procedures and conditions of contract make more solid foundation to riskmanagement than the local legislation and general conditions of contract. iii

4 Alkusanat Tämä työ on tehty Fortum Power and Heat Oy:lle, Hydropower services - yksikköön. Haluan kiittää ohjaajaani Tekn.Lis. Juha Laasosta, että sain mahdollisuuden tehdä tämän diplomityön Fortumille. Kiitos myös prof. Juhani Kiirakselle kommentoinnista, jonka avulla sain tämän työn nykyiseen muotoon. Lisäksi haluan kiittää koko HPS:n porukkaa kahvihetkistä, joiden aikana on ollut mahdollista unohtaa diplomityö edes hetkeksi työpäivien aikana. Ilman perheen ja ystävien tukea en olisi jaksanut uurastaa tällaisen ison projektin parissa. He ovat jaksaneet kuunnella tarinoita diplomityön tekemisen vaikeudesta, suuri kiitos heille ymmärryksestä ja kannustamisesta. Espoossa Tomi Jokiranta iv

5 Sisällysluettelo 1. JOHDANTO HANKINTAMENETTELYT JULKISTEN HANKINTOJEN EU-DIREKTIIVIT KONSULTIN JA URAKOITSIJAN VALINTAMENETTELY FIDIC:N MUKAAN FIDIC Konsultin valinta Urakoitsijan valinta YHTEENVETOA HANKINTAKÄYTÄNNÖISTÄ YLEISET SOPIMUSEHDOT SUOMI Rakennusurakan yleiset sopimusehdot, YSE Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot, KSE RUOTSI Rakennusurakan yleiset sopimusehdot, AB Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot, ABK FIDIC SOPIMUSEHDOT Urakoinnin yleiset sopimusehdot Konsultoinnin yleiset ehdot KONSULTIN ASEMA ERI SOPIMUSEHDOISSA KONSULTIN VASTUU VASTUU KOLMANNELLE OSAPUOLELLE TAPAHTUNEESTA VAHINGOSTA RIITATILANTEET TODISTUSTAAKKA URAKKATYYPIT KOKONAISHINTAURAKKA LASKUTYÖURAKKA YKSIKKÖHINTAURAKKA SR-URAKKA PROJEKTINJOHTOMUODOT CASE: PLAVINAKSEN VOIMALAITOKSEN TULVA-AUKOT PLAVINAKSEN VESIVOIMALAITOKSEN NYKYTILANNE PLAVINAKSEN LISÄTULVA-AUKOT Daugava (Väinö) -joen hydrologiaa Uusi luukkurakenne FORTUMIN ROOLI HANKKEESSA Tilaajan omat käytännöt Rakennuslupakäytäntö Latviassa TULVA-AUKON RAKENTAMISEEN LIITTYVÄT RISKIT Työpato ja sen sortuminen Työmaa-alueen läheisyydessä olevat rakenteet Maaperä Pienoismallikokeiden onnistuminen Talvirakentaminen Tulva-aukkojen koekäyttö ja käyttö pienillä tulvilla Soveltuvat urakkatyypit tähän projektiin Sivu-urakka: Luukkujen teräsrakenteet Riskien yhteenveto YHTEENVETO LÄHDELUETTELO... 83

6 Johdanto 1. Johdanto Rakennushankkeeseen sisältyy useita erilaisia hankintoja monien eri tahojen kesken. Hankinnat voivat käsittää palveluja ja tavaran hankintaa. Näitä hankintoja ohjaavat sopimukset, joiden avulla tilaaja pyrkii takaamaan, että hän saa haluamansa tuotteen. Tätä sopimuksien paljoutta yhdenmukaistamaan on tehty yleisiä sopimusehtoja. Nämä ehdot ovat yleisesti hyväksyttyjä ja tunnettuja, jolloin niiden käytössä ei pitäisi olla epäselvyyksiä ja sopimuserimielisyydet voidaan sopia helposti ja nopeasti. Suomessa rakennusalan sopimusehtoja ja mallisopimuksia julkaisee Rakennustieto Oy, jonka taustalla toimii Rakennustietosäätiö. Säätiön edustajistossa on edustettuna lähes viisikymmentä eri rakennusalaan liittyvää järjestöä tai yhteisöä. Tämä takaa sen, että yleisiä sopimusehtoja tehdessä saadaan kaikkien osapuolien hyväksyntä asialle. Viimeisimmät rakennusurakointia koskevat Yleiset sopimusehdot (YSE) on julkaistu vuonna Konsulttitoiminnalle on omat yleiset sopimusehdot (KSE) ja ne ovat vuodelta Ruotsissa vastaavanlaisia sopimusehtoja tekee Byggandets Kontraktskommitté, jossa toimii useita rakennusalan järjestöjä. Ruotsin rakennusurakoinnin yleiset sopimusehdot, Allmänna bestämmelser för byggnads-, anläggnings- och installationsentreprenader, ovat vuodelta 2004, ja vastaavasti konsulttitoiminnan, Allmänna Bestämmelser för Konsultuppdrag inom arkitekt- och ingenjörsverksamhet, vuodelta Kansainvälisiä hankkeita varten maailmanlaajuinen konsulttijärjestö FIDIC (International Federation of Consulting Engineers) julkaisee ehtoja, joita voidaan käyttää tapauksissa, joissa kansallisia sopimusehtoja ei ole käytettävissä tai ne ovat vaikeita käytettäväksi johtuen joko kielestä tai kansallisen lainsäädännön tuntemuksen puutteesta. FIDIC on julkaissut useihin erilaisiin urakoihin liittyviä yleisiä sopimusehtoja. Tässä työssä tullaan tarkastelemaan FIDIC:n ehtoja "Conditions of Contract for Construction for Building and Engineering Works Designed by the Employer", tunnettu paremmin nimellä "the New Red Book" sekä konsulttisopimuksien osalta Client/Consultant Model Services Agreement, "the White Book." Hankinnoista tulee järjestää tarjouskilpailuja. EU:lla on tarjouskilpailua ohjaavia direktiivejä, jotka koskevat julkisten laitosten tekemiä hankintoja. Direktiivit koskevat 2

7 Johdanto mm. menettelytapoja, joilla tarjouskilpailu tullaan järjestämään sekä miten niistä tulee ilmoittaa. Direktiivien pohjalta EU-maissa tulee tehdä paikallinen hankintalainsäädäntö. Myös FIDIC on julkaissut oppaat konsultin valintaan sekä tarjouskilpailun järjestämiseen rakennusurakkaa varten. Tämän työn tavoitteena on vertailla suomalaisten, ruotsalaisten ja FIDIC:n yleisten sopimusehtojen pohjalta konsultin (tilaajan edustajan) asemaa, vastuuta ja velvollisuuksia vesirakennushankkeessa. Tässä työssä pyritään myös vertailemaan EUhankintadirektiivejä ja FIDIC:n tarjouskäytäntöjä lyhyesti. Lisäksi on tavoitteena kuvailla vesirakennushankeen rakentamisen aikaisia riskejä sekä niiden hallintaa suunnittelijan ja urakoitsijan valinnan sekä yleisten sopimusehtojen suhteen. Lähtökohtaisesti asioita tarkastellaan konsultin (omistajan konsultin, owner's engineer) näkökulmasta. Konsultti on sopimussuhteessa vain tilaajaan, vaikka onkin vuorovaikutussuhteessa niin suunnittelijaan kuin urakoitsijaan. Vesirakennushankkeen rakentamisen aikaisten riskien havainnollistamiseksi käytetään esimerkkihankkeena Latviassa olevaa Plavinaksen vesivoimalaitoksen patoturvallisuushanketta. Hankkeessa parannetaan patoturvallisuutta lisäämällä padon juoksutuskapasiteettia rakentamalla lisätulva-aukkoja, jotta padon purkukyky olisi riittävä nykyiseen mitoitustulvaan nähden. Tässä pyritään myös selvittämään lyhyesti rakennusluvan hakukäytäntöä Latviassa sekä pohditaan lyhyesti erilaisten urakkamuotojen sopivuutta esimerkkihankkeeseen ja sen eri osiin. 3

8 Hankintamenettelyt 2. Hankintamenettelyt 2.1. Julkisten hankintojen EU-direktiivit Direktiivien perusteella jokainen EU-maa tekee oman paikallisen lain, jota tulee noudattaa kyseisessä maassa. Laissa voi olla direktiiviä tiukempia määräyksiä, mutta niitä ei voi löyhentää. Julkiset laitokset voivat tehdä vielä paikallistakin lainsäädäntöä tiukempia omia hankintakäytäntöjä. Suomessa valtioneuvosto hyväksyi hallituksen esitykset hankintalaista ja erityisalojen hankintalaista Esityksillä saatetaan voimaan annetut Euroopan parlamentin ja neuvoston ns. hankintadirektiivi 2004/18/EY ja Euroopan parlamentin ja neuvoston ns. erityisalojen hankintadirektiivi 2004/17/EY (Kauppa- ja teollisuusministeriö). Näillä direktiiveillä pyritään yksinkertaistamaan, yhdenmukaistamaan ja nykyaikaistamaan hankintatapoja EU:n sisällä ja lisäksi kitkemään korruptiota pois julkisista hankinnoista. Direktiivien tai hankintalainsäädännön noudattamatta jättäminen antaa hävinneelle tarjoajalle mahdollisuuden keskeyttää tai riitauttaa tarjouskilpailu. Pahimmassa tapauksessa markkinaoikeus voi mitätöidä tehdyn hankintasopimuksen, jos on toimittu hankintalainsäädännön vastaisesti. Merkittäviä säädöksiä hankintoihin liittyen ovat tietyt rahalliset kynnysarvot, joiden ylittämisistä seuraa ilmoitusvelvollisuuksia EU:n Virallisessa lehdessä. Kynnysarvot 1 on esitetty alla (ks. Taulukko 1 ja Taulukko 2). (Credita) Taulukko 1 EU-direktiivien mukaiset kynnysarvot alkaen toistaiseksi viranomaisyksiköille (Credita) Valtion keskushallinto Ennakkoilmoitus Rakennusurakat Tavara- ja palveluhankinnat Ei Kyllä Muut 2 Ei Kyllä (tarkistettu ) 2 Muut valtion viranomaiset, alue- ja paikallishallinnon viranomaiset (mm. kunnat), muut julkishallinnon oikeushenkilöt 4

9 Hankintamenettelyt Taulukko 2 EU-direktiivien mukaiset kynnysarvot alkaen toistaiseksi peruspalvelusektorin yksiköille (Credita) Kausi-ilmoitus Rakennusurakat Tavara- ja palveluhankinnat Ryhmä 1 3 Ei Kyllä Ryhmä 2 4 Ei Kyllä Mahdollisia ilmoitustyyppejä ovat - ilmoitus ennakkoilmoituksen julkaisemisesta - ennakkoilmoitus - hankintailmoitus - jälki-ilmoitus Ilmoituksilla pyritään takaamaan avoin tiedottaminen tarjouskilpaluista, jolloin kaikki potentiaaliset tarjoajat ovat tasapuolisessa asemassa tiedonsaannin suhteen. Näin pystytään varmistamaan todellinen kilpailu. Kilpailuun pystyvät osallistumaan myös sellaiset osapuolet, joista tilaajalla ei ole ennakkoon tietoa ja joilta tilaaja ei olisi muissa olosuhteissa tullut pyytämään tarjousta. Ennakkoilmoitus/kausi-ilmoitus tehdään yleensä budjettivuoden ensimmäisen kuukauden aikana. Tällä ilmoituksella saatetaan tietoon tuleva suuri hankinta, jolloin yritykset voivat ennakkoon selvittää osallistumista sekä valmistautua tulevaa tarjouskilpailua silmällä pitäen. Hankintailmoitus käynnistää hankintamenettelyn ja siinä julkaistaan perustiedot hankinnasta, kuten tilaajan yhteystiedot, hankkeen laajuus, toteutusajankohta ja määräpäivämäärät. Ilmoituksen sisältö ja muoto vaihtelee sen mukaan millaista menettelytapaa käytetään tarjouskilpailussa. Sopimuksen syntymisen jälkeen kilpailun voittaja julkaistaan EU:n Virallisessa lehdessä ja ilmoitetaan tehty sopimus. Jälki-ilmoituksen tarkoituksena on helpottaa tilastointia ja valvontaa sekä se on tietolähde pienemmille yrityksille, jotka ovat kiinnostuneita aliurakoista suurissa 3 Kaasun tai lämmön kuljetusta ja jakelua, kiinteiden polttoaineiden talteenottoa tai rautateitse tapahtuvia kuljetuspalveluja harjoittavat yksiköt 4 Muut vesi-, energia- ja liikennealan yksiköt 5

10 Hankintamenettelyt hankkeissa. Direktiiveissä on annettu määräajat (ks. Taulukko 3 ja Taulukko 4), joiden puitteissa nämä ilmoitukset on tehtävä riippuen käytettävästä tarjousmenettelystä. Tarjouskilpailussa voidaan käyttää direktiivin mukaisesti avointa menettelyä, rajoitettua menettelyä tai neuvottelumenettelyä. Avoimessa menettelyssä ei ole rajoitteita tarjoajien suhteen. Rajoitetussa menettelyssä tarjoaja voi pyytää osallistua tarjouskilpailuun, mutta vain kutsutut taloudelliset toimijat saavat jättää itse tarjouksen. Menettelytavasta riippumatta hankintailmoitusvaiheessa tai viimeistään tarjouspyyntöasiakirjoissa tulee kertoa miten tarjouksia tullaan vertailemaan sekä kertomaan vertailuperusteiden suhteelliset painoarvot. Näin tulee tehdä, kun haetaan kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta. Jos painotuksien painoarvoja ei pystytä kertomaan ennakolta, tulee ainakin ilmoittaa vertailuperusteiden tärkeysjärjestys. Ehdokkaita on oltava vähintään viisi. Tarjouksia eivät saa jättää muut kuin ne ehdokkaat, joilta sitä on pyydetty. Taulukko 3 EU-direktiivien mukaiset määräajat peruspalvelusektorin yksiköille (Credita) Tarjouskilpailun menettelytapa Vaihe Kausi-ilmoitus julkaistu Määräaika Avoin menettely Tarjousaika Ei 52 pv Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely, josta julkaistu ilmoitus Pyynnöstä kiirehditty menettely Osallistumishakemusten jättäminen Osallistumishakemusten jättäminen Kyllä Ei Kyllä Ei Kyllä Ei Kyllä 22 pv 22 pv 22 pv 22 pv 22 pv 15 pv 15 pv Tarjousaika Ei Sopimuksen mukaan tai 10 pv Kyllä Sopimuksen mukaan tai 10 pv Jälki-ilmoitus Ei 2 kk Kyllä 2 kk 6

11 Hankintamenettelyt Taulukko 4 EU-direktiivien mukaiset määräajat viranomaisyksiköille (Credita) Tarjouskilpailun menettelytapa Avoin menettely (tavarat, palvelut ja rakennusurakat) Rajoitettu menettely Neuvottelumenettely, josta julkaistu ilmoitus Nopeutettu menettely Käyttöoikeusurakat Vaihe Ennakkoilmoitus julkaistu Määräaika Tarjousaika Ei 52 pv Osallistumishakemusten jättäminen Kyllä Ei Kyllä 22 pv 37 pv 37 pv Tarjousaika Ei 40 pv Osallistumishakemusten jättäminen Kyllä Ei Kyllä 26 pv 37 pv 37 pv Tarjousaika Ei 40 pv Osallistumishakemusten jättäminen Kyllä Ei Kyllä 26 pv 15 pv 15 pv Tarjousaika Ei 10 pv Osallistumishakemusten jättäminen Kyllä Ei 10 pv 52 pv Aliurakoiden Ei 37 pv osallistumishakemukset Tarjousaika Ei 40 pv Jälki-ilmoitus Ei 48 pv Kyllä 48 pv Neuvottelumenettelyjä on uusien direktiivien mukaisesti kolme erilaista; neuvottelumenettely, jossa julkaistaan hankintailmoitus ja sellainen missä ei julkaista hankintailmoitusta sekä kilpailullinen neuvottelumenettely. Näille kaikille on yhteistä se, että tilaaja ottaa yhteyttä valitsemiinsa taloudellisiin toimijoihin ja neuvottelevat sopimuksen heidän kanssa. Neuvottelumenettelyjä voidaan käyttää perustelluissa tapauksissa. Perusteita ovat esimerkiksi, jos muilla menettelytavoilla ei ole saatu tarpeeksi tai ei lainkaan tarjouksia tai jos sopimus tullaan tekemään suunnittelukilpailun 7

12 Hankintamenettelyt voittajan kanssa. Tutkimus- ja kehitystyöhön liittyvät hankinnat voidaan tehdä neuvottelumenettelyjen kautta. Kilpailullista neuvottelumenettelyä voi käyttää silloin, jos tilaaja ei pysty yksin määrittelemään teknisiä ratkaisuja, joilla sen tarpeet tulee täytetyiksi tai hankkeen oikeudellinen/taloudellinen luonne on vaikeasti määriteltävissä. Neuvotteluihin tulee kutsua vähintään kolme eri ehdokasta ja neuvotteluiden aikana on tarkoitus saada määriteltyä tekniset ja taloudellis-juridiset asiat selkeästi. Neuvotteluiden jälkeen ehdokasosapuolet antavat varsinaisen tarjouksen ja tilaaja valitsee näistä kokonaistaloudellisesti edullisimman sovittuja vertailuperusteita käyttäen. (Scadplus) 2.2. Konsultin ja urakoitsijan valintamenettely FIDIC:n mukaan FIDIC Lyhenne FIDIC tulee ranskankielen sanoista Fédération Internationale des Ingénieurs-Conseils, englanniksi nimi on the International Federation of Consulting Engineers. Järjestö on perustettu Belgiassa vuonna 1913 ranskalaisten, belgialaisten ja sveitsiläisten toimesta. Sotien vuoksi järjestöllä oli alussa vaikeuksia, jäsenmaissa oli jatkuvasti vaihtuvuutta. Vuonna 1959 järjestö sai uusia jäsenmaita Euroopan ulkopuolelta. Tuolloin järjestöön liittyi Australia, Kanada, Etelä-Afrikka ja USA. Tämän jälkeen voitiin sanoa, että järjestö oli aidosti kansainvälinen. Ensimmäinen kehittyvä maa, joka liittyi järjestöön, oli Keski-Afrikka (nykyään Malawi, Zambia ja Zimbabwe) vuonna 1965, jota seurasi Kolumbia vuonna Noista päivistä lähtien kansallisten järjestöjen lukumäärä FIDIC:ssä on noussut 62:een. (Pedersen, 2003) FIDIC on kansallisten yhdistysten yhteinen toimielin, jolloin yksityinen konsulttitoimisto tai henkilö ei voi olla suoraan FIDIC:n jäsen. Sen toimisto on Sveitsissä Lausannessa ja se on voittoa tuottamaton järjestö, jonka kaikki toiminta perustuu vapaaehtoistoimintaan. Järjestö kehittää dokumentteja mm. Maailman Pankin ja Kansainvälisen urakoitsijajärjestön (Confederation of Internationtal Contractor's Associations, CICA) kanssa ottamalla prosessiin mukaan kaikki tahot, jotka käyttävät todellisuudessa näitä ohjeita. Mallisopimuksista saadaan näin hyvin pitkälle kaikkia osapuolia tyydyttävät. Tämä yhteinen kehitys on yksi syy minkä takia FIDIC käytännöt ovat suosittuja kansainvälisissä hankkeissa. Maailman Pankki julkaisee omia hankintastandardeja, joiden liitteenä ovat FIDIC:n julkaisemat yleiset sopimusehdot. 8

13 Hankintamenettelyt Yleisten sopimusehtojen lisäksi FIDIC julkaisee ohjeita urakoitsijan sekä konsultin/suunnittelijan kilpailuttamiseen ja valintaan sekä yleisten sopimusehtojen oppaita, joissa pykälien sisältö on selostettu paremman ymmärryksen saamiseksi Konsultin valinta (FIDIC Guidelines for Selection of Consultants, 1st ed. 2003) FIDIC:n julkaisemassa konsultin valintaohjeessa, kerrotaan milloin mitäkin valintamenettelytapaa tulisi käyttää. Jos projektin epäonnistumisen seurauksena ovat suuret taloudelliset, ympäristölliset tai sosiaaliset menetykset, konsultin valinta FIDIC:n mukaan ei tulisi perustua vain hintaan. Valinnan perusteena tulisi tällöin olla lähes ainoastaan laatu, suunnittelijan kompetenssi. Tällaisia projekteja ovat esimerkiksi patojen, voimalaitosten ja isojen siltojen rakenteet. FIDIC:n valintaohjeen perusteella (Kuva 1 ja Kuva 2) valinnan tulisi perustua laatuun (Quality Based Selection, QBS). Käytännössä tilaajalla on budjetti, jolloin myös hinnalla tulee olemaan painoarvoa, FIDIC:n termeillä tällöin kyseessä on hinta-laatu kilpailu (Quality-Cost Based Selection, QCBS) Nämä valintaohjeet noudattavat hyvin paljon EU-direktiiveissä mainittuja menettelytapoja. Laadukkaalla suunnittelijalla ja hyvällä urakan valmistelulla voidaan torjua urakan rakentamisen aikasia riskejä. Kuva 1 Hinta-Laatu -kilpailun (QCBS) ja Laatu-kilpailun vertailu (QBS) (FIDIC, selection of consultants) 9

14 Hankintamenettelyt Laatuun perustuva valinta tehdään mm. tarjoajan kompetenssin, resurssien, laadunvalvonnan ja kokemuksen mukaan. Hinta ei ole valintaperuste FIDIC:n mukaisessa laatukilpailussa. Tilaajan tulee ilmoittaa nämä asiat mihin valinta perustuu tarjouspyyntövaiheessa. Valintaprosessissa on kymmenen vaihetta: - Esivalinta, "pitkän listan" teko - "Lyhyen listan" teko - Tarjouspyyntö - Tarjousaika - Tarjousten vastaanotto - Tarjousten arvostelu - Konsultin valinta ja neuvottelu - Sopimus - Jälki-ilmoitus - Vastaaminen hävinneiden tarjoajien esittämiin kysymyksiin Kuva 2 Laatu-kilpailun (QBS) ja Laatu-Hinta -kilpailun (QCBS) vertailu (FIDIC, Selection of Consultants) "Pitkä lista" voidaan tehdä kahdella eri tavalla, lehdessä tms. mediassa julkaistaan ilmoitus, jossa pyydetään ilmaisemaan kiinnostus kyseessä olevaan projektiin tai 10

15 Hankintamenettelyt vaihtoehtoisesti voidaan käyttää erilaisia tietopankkeja listan muodostamiseksi. Tällaisia tietopankkeja löytyy esimerkiksi erilaisilta rahoituslaitoksilta, järjestöiltä tai valtioilta/kunnilta. Tarjoajien tulee ilmoittaa vastauksessaan riittävä kuvaus taidoistaan ja kokemuksistaan kyseiseen projektiin liittyen, jotta niiden perusteella voidaan muodostaa "lyhyt lista". "Lyhyelle listalle" valitaan kolmesta kuuteen tarjoajaa ja heiltä pyydetään varsinainen tarjous. Tarjoajan täytyy muistaa, että ilmoittamalla halukkuutensa päästä mukaan tarjouskilpailuun ja päästyään lyhyelle listalle tulee heidän myös tehdä varsinainen tarjous. Tarjouspyyntöön kuuluu neljä dokumenttia - Kutsukirje kilpailuun - Selvitys palveluiden laajuudesta (Terms of Reference, TOR) - Informaatiota tarjoajille - Sopimusluonnos Asiakirjoissa mainittujen tietojen ja suunnitelmien perusteella tarjoajan on muodostettava tarjous. Kutsukirjeessä selvitetään lyhyesti tilaaja, suunniteltavan hankkeen rahoitus sekä tarjousten jättämisen määräaika ja palautusosoite. Seuraavassa dokumentissa annetaan kuvaus suunniteltavasta kohteesta ja palveluista, joita kyseisessä tarjouskilpailussa haetaan. Lisäksi annetaan taustatietoja hankkeesta, kuten mitä selvityksiä on jo tehty kyseistä projektia varten ja millaisia selvityksiä ja raportteja halutaan saatavaksi. Tässä dokumentissa kerrotaan myös hankkeen aikataulusta ja ilmoitetaan hankkeeseen osallistuvien henkilöiden pätevyysvaatimukset. Tähän osaan tarjoaja voi tehdä muutoksia ja omia ehdotuksia, joita käsitellään sopimusneuvotteluissa. Kolmannessa dokumentissa kerrotaan mm. miten tarjous tulee muodostaa ja millaisia dokumentteja siihen tulee liittää, kuten konsultin referenssejä vastaavista kohteista ja laatujärjestelmä. Samaisessa dokumentissa kerrotaan myös rahaliikenteeseen liittyvät asiat, kuten käytettävä valuutta ja maksuaikataulut. Neljäntenä dokumenttina on konsulttisopimuksen luonnos sisältäen yleiset sopimusehdot sekä hankekohtaiset ehdot, joita tarjoajan tulee kommentoida tarjouksessaan. Tarjoajille tulee varata riittävästi aikaa tarjousten tekemiseen. Yleensä tarjousaika ei saa alittaa neljää viikkoa tai ylittää kolmea kuukautta, huomioon ottaen projektin 11

16 Hankintamenettelyt laajuuden ja vaatimukset. Tarjousaikana tarjoajat voivat esittää kysymyksiä ja tarkennuksia tarjouspyyntöasiakirjoista. Tilaajan tulee vastata kysymyksiin kirjallisesti siten, että kaikki tarjouskilpaan osallistujat saavat samat vastaukset ja ovat tällöin samanarvoisessa asemassa. Tarjouksien saapumisajat tulee kirjata sekä tarjoukset tulee säilöä turvallisessa paikassa avaushetkeen asti. Avaus tulee tehdä välittömästi tarjousajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuuteen tulee kutsua kaikki tarjouksen tehneet osapuolet ja tästä tilaisuudesta tehdään pöytäkirja. Kaikki tarjoukset tulee arvioida systemaattisesti ja tasapuolisesti niiden kriteerien perusteella, mitä tarjouspyyntöasiakirjoissa on mainittu. Arviointi voi käsittää valintakomitean keskustelun, tarjouksien pisteytykset ja valintakomitean jokaisen jäsenen omat arviot tarjouksien antajista. Kaikessa toiminnassa on noudatettava hyvää ja yhtenäistä tapaa, jotta kaikki tarjoajat kokevat tulleensa arvioiduiksi tasapuolisesti. FIDIC:n tarjouskäytännön mukaan tulee tarjouksen tekninen/laadullinen osa arvioida erillään taloudellisesta osasta. Sopimusneuvottelut aloitetaan tarjoajan kanssa, jonka tarjouksen tekninen osa katsotaan parhaimmaksi. Alkuneuvotteluissa käsitellään ensin tarjoukseen liittyvät tekniset kysymykset esimerkiksi tarjouksen yhdenmukaisuus tarjouskyselyn kanssa ja mahdolliset muutokset dokumentteihin. Tämän jälkeen aletaan neuvotella hinnasta. Jos neuvottelut eivät johda tuloksiin, päätetään neuvottelut ja aloitetaan uudet toiseksi parhaimman teknisen tarjouksen tehneen kanssa. Näin menetellään kunnes päästään yhteisymmärrykseen kaikista sopimuskohdista. Kertaalleen hylättyä tarjoajaa ei saa enää uudestaan kutsua neuvotteluihin. Sopimukseen pääsyn jälkeen hävinneille tarjoajille tulee ilmoittaa tarjouskilpailun voittaja, sopimushinta, tekninen pisteytys ja tarjouksien lukumäärä. Hävinneiden tarjoajien edustajat voivat halutessaan pyytää selvitystä miksi heidän tarjouksensa ei voittanut. Tällöin voidaan paljastaa kyseisen tarjoajan pisteytys sekä sijoitus tarjouskilpailussa, mutta muiden tarjoajien tarjouksista ei tule paljastaa yksityiskohtia Urakoitsijan valinta (FIDIC Tendering Procedure, 2nd ed. 1994, "the Blue Book") 12

17 Hankintamenettelyt FIDIC:n julkaisu Tendering Procedure tarjoaa systemaattisen lähestymistavan tarjouskilpailun järjestämiseen sekä sopimuspuolen valitsemiseen. Tilaajan on helppo aloittaa hankintamenettely ja vastaavasti näihin ohjeisiin perustuviin tarjouspyyntöihin urakoitsijoiden on helppo antaa pyynnön mukainen tarjous. Ohjeilla pyritään myös takaamaan, että jokaisella tarjoajalla on yhtäläinen mahdollisuus antaa tarjouspyynnön mukainen tarjous ja että jokainen tarjous käsitellään tasapuolisesti. Projektin alkuvaiheessa tulee tehdä alustava projektiohjelma, joka sisältää projektin kuvauksen ja käytettävän tarjousmenettelyn sekä projektin aikataulun. Lisäksi määritellään jokaisen vaiheen välitavoitteet. Tämän jälkeen tulee tehdä aikataulut ja määräajat jokaisen sopimuksen tekemiselle. Tällöin tulee ottaa huomioon aika tarjouksien valmistelusta sopimusten allekirjoittamiseen. Tarjouskäytäntöön kuuluu seuraavat osat Esivalinta - tarjouksien valmistelu - esivalinta (ei pakollinen) - varsinaisten tarjouspyyntöjen lähettäminen - tarjousten vastaanottaminen - tarjousten avaus ja arviointi - sopimuksen teko Esivalinnan avulla varmistetaan tarjoajien soveltuvuus suorittaa kyseinen urakka. Esivalinnassa tarjoajat ilmaisevat kiinnostuksensa urakkaan. Varsinainen tarjouspyyntö lähetetään tarjoajille, jotka ovat läpäisseen esivalinnan. FIDIC:n mukaan varsinainen tarjouspyyntö tulisi lähettää maksimissaan seitsemälle tarjoajalle, ellei tilaaja tai rahoituslaitos muuta vaadi. Esivalinnan helpottamiseksi on laadittu FIDIC:n standardilomakkeita. Yhdenmukaisia lomakkeita käyttämällä on yritysten arviointi helpompaa kuin, jos hakemukset tulisi ensin yhdenmukaistaa. FIDIC:n Tendering Procedure -ohjeen mukaisesti tarjouskäytäntö aloitetaan julkaisemalla ilmoitus tulevasta esivalinnasta alan uutislehdessä tai aikakausijulkaisussa. Ilmoituksen tulisi olla mahdollisimman lyhyt ja selkeä. Siinä tulee käydä ilmi projektin perustiedot kuten koko projektin alustava aikataulu, koko projektin 13

18 Hankintamenettelyt kuvaus, kyseltävän urakan kuvaus, tarjouskilpailun aikataulu ja esivalintakriteerit. Ilmoituksessa tulee myös mainita, miten tarjoaja voi osallistua esivalintaan. FIDIC:n ohjeen mukaan yrityksillä tulee olla vähintään neljä viikkoa aikaa tehdä päätös esivalintaan osallistumisesta. Ilmoitus tulisi julkaista noin kymmenestä viiteentoista viikkoon ennen varsinaisten tarjouspyyntöjen lähettämistä ja vastaavasti esivalintalomakkeet tulisi olla palautettu neljästä kahdeksaan viikkoa ennen tuota päivää. Esivalintahakemukset arvioidaan ilmoitettujen kriteerien mukaan. Arvioinnissa tulee tarkistaa ainakin yrityksen tai työyhteenliittymän organisaatio, resurssit (työnjohto, tekninen henkilöstö, kalusto jne.), laatujärjestelmä ja ympäristöpolitiikka. Myös aliurakointiastetta tulee tarkastella sekä mahdollista sovittelu- ja käräjöintihistoriaa. Pelkkien lomakkeiden arviointia voi täydentää aikaisemmilla kokemuksilla tarjoajan kanssa, luottamuksellisilla kyselyillä sekä tutkimalla erilaisia rekistereitä. Hakijoiden haastatteluja voidaan myös tehdä, jos se katsotaan soveliaaksi ja niitä on mahdollista tehdä. Lopulta tulisi päästä tilanteeseen, jossa on vain kuusi yritystä jäljellä, ellei rahoituslaitos tai paikallinen lainsäädäntö muuta edellytä. Näiltä yrityksiltä tulee pyytää vahvistus varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumisesta ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä. Jos esivalinnan läpäissyt yritys ei haluakaan antaa tarjousta, voidaan sen tilalle ottaa paras esivalinnassa karsittu yritys. Näin voidaan varmistaa, että saadaan tarpeeksi kilpailukykyisiä tarjouksia. Esivalintahakemuksen tehneille yrityksille tulee ilmoittaa kilpailuun valitut yritykset. Tarjouspyynnöt Tarjousasiakirjat sisältävät useimmiten seuraavat dokumentit: - tarjouskirje - ohjeita tarjoajille - tarjouslomake ja liitteet - sopimusluonnos - tekniset asiakirjat ja piirustukset - määräluettelo/hinnasto - vaadittavat lisätiedot tarjoajilta 14

19 Hankintamenettelyt Tarjouskirje sisältää tiedot mitä urakkaa tarjouspyyntö koskee. Kirjeessä on lista dokumenteista, jotka on lähetetty tarjouspyynnön ohella tarjoajille. Usein tarjoajan täytyy kuitata saaneensa tarjousasiakirjat ja tällainen kuittauslomake tulee olla mukana. Kirjeessä kehotetaan urakoitsijaa ilmoittamaan välittömästi oleellisista muutoksista yrityksessä, organisaatiossa jne. mitä on tapahtunut esivalinnan jälkeen. Tarjouskirjeessä mainitaan myös milloin tarjoukset tulee jättää sekä niiden suunniteltu avausajankohta. Tarjouskirje tulee pitää mahdollisimman lyhyenä ja lisäinformaatiota annetaan muissa dokumenteissa. Ohjeissa tarjoajille käsitellään tarkemmin miten tarjoukset tulee valmistella ja jättää sekä ilmoitetaan arvioinnin osa-alueet ja niiden painotukset. Tarjousajan pituus tulee arvioida sen mukaan miten monimutkainen ja vaikea projekti on kyseessä. Jos kyseessä on hyvin monimutkainen projekti, voivat tarjoajat joutua tekemään hyvinkin paljon työtä kuten esiselvityksiä tai urakan alustavaa suunnittelua jo tarjousvaiheessa. Näin käy usein jos kyseessä on "suunnittele ja rakenna" -tyyppinen urakka. Tällöin hyväksyttävän tarjouksen lähettäville yrityksille voidaan korvata tarjouksen teosta johtuvia kustannuksia. Korvauksen suuruus tulee ilmoittaa tarjouspyyntöasiakirjoissa Jos korvausta ei ole tarkoitus maksaa, tulee siitäkin mainita epäselvyyksien välttämiseksi. Ohjeissa tarjoajille tulee mainita miten mahdolliset vaihtoehtoiset tarjoukset tullaan arvioimaan. Mikäli niitä ei hyväksytä lainkaan, tulee siitä olla maininta. Urakoitsija voi ehdottaa omaa vaihtoehtoista toteutusta tarjouspyynnössä määritellyn urakan rinnalle. Tällöin tarjoaja liittää tarjoukseen vaihtoehtoisen tarjouksen ja siihen liittyvät kaikki mahdolliset selvitykset, piirustukset, hinnat ja ympäristövaikutukset. Pelkän vaihtoehtoisen tarjouksen lähettäminen voi johtaa tarjoajan hylkäämiseen. Kansainvälisissä hankkeissa tulee määritellä tarkasti käytettävät valuutat ja niiden vaihtokurssit. Tarjouksien vertailun helpottamiseksi tulee tarjoushinta antaa tietyssä ilmoitetussa valuutassa. Tarjouksen laskennassa tulee käyttää tarjoajille ilmoitettuja vaihtokursseja, jotka on saatu urakan toteutusmaan keskuspankista 28 päivää ennen tarjousten lähettämistä. Teknisistä asiakirjoista tulee selvitä tarvittavat tiedot, joita tarjoaja tarvitsee laskeakseen urakalle hinnan. Piirustusten ja määräluetteloiden avulla tarjoaja pystyy arvioimaan eri rakennusosien laajuudet ja niiden rakentamiseen vaadittavat resurssit ja siten laskemaan hinnan vaadittaville töille. Piirustukset eivät välttämättä ole 15

20 Hankintamenettelyt toteutuspiirustukset vaan alustavat suunnitelmat, jolloin tarvitaan myös sanallista selvitystä rakentamisesta ja erityisesti vaadittavasta laadusta kuten materiaalivaatimuksista ja työturvallisuudesta. Lisäksi tulee selvittää missä määrin tarjoaja on vastuussa työnaikaisesta suunnittelusta sekä määritellä urakkarajat, erityisesti jos on sivu-urakoita. Tarjouspyynnössä voidaan pyytää tarjoajaa lähettämään lisätietoja mm. yrityksestä ja kyseiseen urakkaan kiinnitettävistä avainhenkilöistä tarjouksen liitteenä. Muita liitteitä voivat olla esim. alustava maksuerätaulukko, henkilöstön käyttösuunnitelma (yrityksen omia työntekijöitä vai paikallisia), kalustoluettelo, arvio käytettävistä aliurakoitsijoista ja töiden toteutusaikataulu. Näiden liitteiden tuomaa lisäinformaatiota voidaan käyttää osana arviointiperusteita tarjouskilpailun voittajaa valittaessa. Siitä pitää ilmoittaa mitä osaa tästä lisäinformaatiosta tullaan käyttämään arvioinnissa ja mitä sopimuksen teossa. Tarjoajille tulee tarjota mahdollisuus käydä tutustumassa tulevaan rakennusalueeseen sekä esittää kysymyksiä urakkaan ja tarjouspyyntöön liittyen. Tarjoajille on ilmoitettu tarjouspyynnön mukana tulleissa asiakirjoissa, milloin on mahdollisuus vierailla tulevalla työmaa-alueella ja tutustua tuotanto-olosuhteisiin. Ajankohdan olisi hyvä sijoittua noin puoleen väliin tarjousaikaa ja siten, että kaikilla kiinnostuneilla olisi yhtäläinen mahdollisuus osallistua siihen. Kohteen näytön aikana voidaan järjestää kokous, jossa läsnäolijat voivat esittää kysymyksiä hankkeesta. Vastaukset annetaan suullisesti kokouksessa, mutta siitä laaditaan pöytäkirja, joka lähetetään kaikille tarjouskilpailuun osallistuville tahoille. Vaihtoehtoisesti tarjoajat voivat lähettää kysymykset kirjallisesti tilaajalle/tilaajan konsultille ja tämä valmistelee kirjalliset vastaukset kaikille. Tällöin erillistä kokousta ei tarvitse järjestää työmaa-alue vierailun yhteyteen. Nämä kokousmuistiot ja vastaukset kysymyksiin tulee liittää tarjousasiakirjoihin liitteiksi. Tarjoukset tulee olla määräpäivään mennessä tilaajan hallussa, vastuu tästä on tarjoajalla itsellään. Tilaajan tulee kirjata kaikkien tarjouksien saapumisajankohdat ja pitää ne hyvässä tallessa ja varmistaa, ettei niitä avata ennen määräaikaa. Kaikki määräpäivästä myöhästyneet tarjoukset tulee palauttaa lähettäjille avaamattomina. Tarjouksien avaamiseen on kaksi eri käytäntöä: julkinen ja rajattu. Julkisessa avauksessa tarjousten avausten ajankohta tulee ilmoittaa lehdistössä ja siitä on ilmoitettava tarjoajille. Rajoitetussa avauksessa vain tarjoajat voivat osallistua 16