Senaatti-kiinteistöt Julkaisujärjestelmän kilpailutus Liite 5.1 PUITESOPIMUS SISÄLLÖNHALLINTA- JA JULKAISUJÄRJESTELMÄ

Transkriptio

1 PUITESOPIMUS SISÄLLÖNHALLINTA- JA JULKAISUJÄRJESTELMÄ

2 Alla mainitut sopijapuolet ovat tänään [ x.x.201x] allekirjoittaneet kohdassa 2, (Sopimuksen kohde) tarkemmin määriteltyä sisällönhallinta-ja julkaisujärjestelmää koskevan puitesopimuksen ( Puitesopimus ) ja sitoutuvat noudattamaan sen ehtoja. 1 SOPIJAPUOLET Senaatti-kiinteistöt Y-tunnus: Osoite: Lintulahdenkatu 5 A Helsinki johon viitataan jäljempänä ( Asiakas tai Tilaaja ) [Toimittaja] Y-tunnus: [ ] Osoite: johon viitataan jäljempänä ( Toimittaja ) Molempiin osapuoliin viitatessa voidaan lisäksi käyttää termiä ( Sopijapuoli ) tai ( Sopijapuolet ). 2 SOPIMUKSEN KOHDE Tämän sopimuksen kohteena ovat Asiakkaan tarvitsema sisällönhallinta- ja julkaisujärjestelmä, Senaatti.fi-sivuston toteutus ja niihin liittyvät tuki- ja ylläpitopalvelut. Julkaisujärjestelmä-palveluilla tarkoitetaan seuraavia palveluita: (i) Julkaisujärjestelmän tuki- ja ylläpito (ii) Sovelluskehitys julkaisujärjestelmäalustalla Palveluiden yksittäiset osa-alueet ja niitä koskevat erityisehdot määritellään tarkemmin Palvelua koskevassa sopimuksessa (kukin Palvelusopimus ) ja sen liitteissä. Palveluihin sisältyvät myös sovitut lopputulokset, dokumentaatio, todistukset, luvat ja muut asiakirjat, joita tarvitaan Palvelun hyödyntämiseen sopimuksen mukaisesti. Virhettä ja viivästystä koskevia ehtoja sovelletaan myös dokumentaatiossa, todistuksissa, luvissa ja muissa asiakirjoissa tai niiden toimittamisessa oleviin puutteisiin tai virheisiin. Kaikkiin edellä mainittuihin palveluihin (i-iv) viitatessa käytetään termiä ( Palvelu ) tai ( Palvelut ). Mikäli Palvelu on kehityshanke jonka arvioitu työmäärä ylittää viisi (5) henkilötyöpäivää, noudatetaan Sopijapuolten välillä sopimuskohdan 7 (projektina toteutettavat palvelut ja niihin sovellettava tilausmenettely) ehtoja. Palvelusopimukset on listattu tämän Puitesopimuksen kohdassa 17.2 (Sopimusasiakirjat ja soveltamisjärjestys). 3 SOPIMUKSEN TARKOITUS Tämän Puitesopimuksen tarkoituksena on, että Toimittaja tuottaa kokonaisuudessaan Asiakkaan tarvitsemat Puitesopimuksen mukaiset Palvelut hyvällä ja joustavalla palvelulla, korkealla laatutasolla sekä kustannustehokkaasti.

3 Asiakkaan johtava teema sen tietohallinnon strategiassa on tietohallinnon itsenäinen ja proaktiivinen kehittäminen. Toimittajan tehtävänä on tukea Asiakasta olemalla aktiivisesti mukana toiminnan kehittämisessä. Toimittaja vastaa Asiakkaalle tämän Puitesopimuksen mukaisia Palveluja varten tarvittavan palveluympäristön rakentamisesta, toimivuudesta ja ylläpitämisestä kokonaisuudessaan, jollei jonkin palveluympäristön osalta ole nimenomaisesti toisin sovittu ( Palveluympäristö ). Edellä mainitusta ehdosta poiketen Toimittaja ei vastaa Asiakkaan omissa tiloissa sijaitsevista palveluympäristön osista ( Asiakkaan Palveluympäristö ), jonka Asiakas on itse hankkinut ja jota se ylläpitää omien sopimustensa perusteella yhteistyössä kolmansien osapuolien kanssa. Palveluympäristöllä ja Asiakkaan Palveluympäristöllä tarkoitetaan mm. sopimuksen mukaisen palvelun toimittamista ja tuottamista varten tarvittavia tiloja, teknistä laiteympäristöä kuten laitteet, ja laiteympäristön tarvitsemia palveluja kuten sähkön syöttöä, sen varmentamista ja jäähdytysjärjestelmiä ja tietoliikenneyhteyksiä, sekä tarvittavia käyttöoikeuslisenssejä ja niiden ylläpitoa. Toimittaja tuottaa Palvelukuvauksilla erittelyin tavoitteiden mukaisesti tässä Puitesopimuksessa määriteltyjä Palveluja oikea-aikaisesti ja sovitulla laatutasolla huomioiden valtionhallinnon ICT varautumista ja tietoturvatasoa koskevat vaatimukset. 4 TOIMITTAJAN ASEMA JA VASTUU Toimittajan tulee toteuttaa Palvelut sovitun mukaisesti, huolellisesti sekä tehtävän edellyttämällä ammattitaidolla. Toimittaja vastaa siitä, että Palvelun toteuttamisesta vastaavilla henkilöillä on tehtävien edellyttämä ja siihen sopiva koulutus ja pätevyys. Toimittajan tulee toimia hyvässä yhteistyössä Asiakkaan sekä mahdollisten muiden Palveluun liittyvien tahojen kanssa. Toimittaja vastaa siitä, että Palvelu täyttää voimassa olevien lakien, asetusten ja viranomaismääräysten vaatimukset. Toimittajalla on oikeus käyttää Asiakkaan ennakkoon kirjallisesti hyväksymiä alihankkijoita, joiden töistä ja toimenpiteistä Toimittaja vastaa kuin omistaan. 5 ASIAKKAAN OIKEUDET JA VELVOLLISUUDET 5. 1 Asiakkaan oikeudet Asiakkaan palvelukohtaisia oikeuksia on määritelty tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä 5 ja 6, Vaatimukset ja alla on lueteltu keskeisimmät Asiakkaan oikeuksia määrittävät JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot, joita on lisäksi täsmennetty asiakaskohtaisella liitteellä: - Erityisehtoja palveluista (JIT Palvelut) kohta 6. Oikeudet - Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT konsultointi) kohta 6. Oikeudet - Yleiset sopimusehdot (JIT Yleiset ehdot) kohta 19, Tarkastusoikeus Edellä mainittujen ehtojen lisäksi Asiakkaalla on oikeus valvoa Palvelun suorittamista, Palvelujen sopimuksenmukaisuutta ja antaa Toimittajalle tarkempia Palvelun suoritusohjeita.

4 5.2 Asiakkaan velvollisuudet Alla on esitetty kootusti keskeisimmät Asiakkaan velvollisuuksia määrittävät JHS 166 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleiset sopimusehdot, joita on lisäksi täsmennetty asiakaskohtaisella liitteellä: -Eritysehtoja palveluista (JIT Palvelut): kohta 3.3. alakohta (1) Tilaajan aineisto, kohta 4. alakohta (7), kohta 5.8 Tilaajan yleiset velvollisuudet -Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT konsultointi) kohta 4, Tilaajan velvoitteet ja vastuut -Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista avoimen lähdekoodin ehdoin (JIT Tilaajan sovellukset avoin lähdekoodi) kohta 10 Tilaajan velvoitteet 6 TUOTETTAVAT PALVELUT, PALVELUA TUOTTAVAT HENKILÖT JA NIITÄ KOSKEVAT MUUTOKSET Toimittajan Asiakkaalle tuottamat Palvelut on yksilöity tämän Puitesopimuksen liitteenä olevissa Palvelusopimuksissa, palvelukuvauksissa ja muissa vaatimusmäärittelyjä sisältävissä sopimuksen liitteissä. Toimittajan tulee toteuttaa Palvelut siten, että ne ovat tarjouspyynnön, sovittujen vaatimusmäärittelyjen, palvelukuvausten ja sovittujen asiakaskohtaisten määritysten mukaisia. Palvelusopimuksia tai niiden liitteitä päivitetään sopimuskauden aikana siten, että ne vastaavat kulloinkin voimassaolevaa palvelukokonaisuutta. Palvelut tuotetaan Palvelusopimusten mukaisesti ja Palvelusopimuksiin sovelletaan tämän Puitesopimuksen ja Palvelusopimuksen ehtoja. Palvelua suorittaviin henkilöihin sovelletaan Erityisehtoja palveluista (JIT palvelut) kohtaa 5.4 sekä Turvallisuussopimuksen ehtoja. Toimittajan esittäessä mahdollisia muutoksia henkilöihin, on myös muutosta koskevat syyt kerrottava Asiakkaalle vähintään 14 vuorokautta ennen muutospäivää. Toimittajan on omalla kustannuksellaan koulutettava ja perehdytettävä korvaava henkilö Asiakkaan järjestelmiin ja toimintaympäristöön, ja siihen tekniseen ympäristöön jolla se tuottaa Palveluja Asiakkaalle. 7 PROJEKTINA TOTEUTETTAVAT PALVELUT JA NIIHIN SOVELLETTAVA TILAUSMENETTELY Tämän Puitesopimuksen perusteella suoritettavat kehittämistehtävät, joiden työmäärä ylittää 5 henkilötyöpäivää, toteutetaan projekteina. Tilauksissa noudatetaan seuraavaa menettelyä: 1. Asiakkaan tilaamaan oikeutettu yhteyshenkilö ilmoittaa palvelutarpeesta Toimittajan palvelupäällikölle palvelupyynnöllä. Muilla henkilöillä ei ole oikeutta tilata uusia tuotteita tai palveluita. Toimittaja vastaa siitä, ettei se hyväksy muiden henkilöiden tilauksia. Tilaaja kuvaa osana tilaustaan, mihin palvelukokonaisuuteen tai sopimukseen kyseinen alustava tilaus kuuluu. 2. Toimittaja arvioi alustavasti Asiakkaan kuvaaman tarpeen, nimeää tarkemmalle suunnittelulle päävastuullisen ja järjestää tarvittaessa Asiakkaan kanssa tapaamisen, jossa palvelutarpeen yksityiskohdat, määritykset ja tavoitteet käydään läpi.

5 3. Toimittaja laatii Palvelun tai ratkaisun toteuttamisesta suunnitelman, joka sisältää ainakin seuraavat aiheet: a. Toteutuksen kuvauksen ja tuotokset b. Aikatauluarvion c. Vastuujaon d. Työmääräarvion ja toteutusresurssit varahenkilöineen e. Hinta-arvion hinnoitteluperusteineen. Hinnan tulee perustua Puitesopimuksessa sovittuihin yksikköhintoihin f. Toimituksen hyväksymiskriteerit sisältäen dokumentaation hyväksymisen 4. Toimittaja toimittaa kyseisen suunnitelman Asiakkaalle hyväksyttäväksi 5. Asiakas hyväksyy tai hylkää Toimittajan suunnitelman. Mikäli Asiakas hyväksyy Toimittajan suunnitelman, se tilaa suunnitelman mukaisen Palvelun kirjallisesti. Sähköpostitilaus tai yhdessä sovitulla sähköisellä tilausjärjestelmällä tehty tilaus katsotaan kirjalliseksi tilaukseksi. Tilaaja toimittaa tässä yhteydessä Toimittajalle mahdolliset ko. tilauksen laskutusta koskevat tunnisteet ja erityistiedot. 6. Toimittaja toteuttaa/ toimittaa tilatun kokonaisuuden. Palvelupäällikkö valvoo tilauksen etenemistä ja raportoi siitä Asiakkaalle. 8 SOPIMUSKAUSI Riippumatta siitä mitä muualla tässä Puitesopimuksessa ja sen liitteiden ehdoissa on määritelty palvelukohtaisten sopimusten voimassaolosta, noudatetaan seuraavaa voimassaoloehtoa kaikkien Palvelujen voimassaolon osalta. Tämä sopimus tulee voimaan [pp ] ja on voimassa toistaiseksi. Asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Toimittajalla on oikeus irtisanoa sopimus kahdentoista (12) kuukauden irtisanomisajalla Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti. Mikäli Asiakas irtisanoo tämän Puitesopimuksen, päättyvät myös Puitesopimukseen liitetyt Palvelusopimukset automaattisesti, ilman erillistä irtisanomista. 9 SOPIMUSEHDOT Tähän sopimukseen sovelletaan lisäksi Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut), Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT konsultointi), Liite 4.5 Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista avoimen lähdekoodin ehdoin (JIT 2015 Tilaajan sovellukset avoin lähdekoodi) ja Yleisiä sopimusehtoja (JIT Yleiset ehdot), siten kun niitä on liitteessä 6 määritellyllä muutoksella tai lisäyksellä asiakaskohtaisesti täsmennetty. Muut sopimusehdot on yksilöity tarkemmin alla kohdassa 17.2, (Sopimusasiakirjat ja niiden soveltamisjärjestys) sekä kussakin Palvelusopimuksessa. 10 TOIMITTAJAN PALVELUYMPÄRISTÖ, JÄRJESTELMÄT, PALVELUALUSTA, TYÖVÄLINEET JA MENETELMÄT Toimittaja tekee Puitesopimukseen kuuluvat Palvelut omassa Palveluympäristössään ja omilla työvälineillään, järjestelmillään ja palvelualustallaan ja vastaa näiden ylläpidosta (ml.

6 valvontatyökalut, palvelupyyntöjen hallintajärjestelmä, CMDB, sovellusten paketointi- ja jakelutyökalut, etähallintavälineet, sopimuksen hallintajärjestelmät, ryhmätyösivustot, asiakasportaalit, hallintajärjestelmät, projektinhallintatyökalut tms.) sekä vastaa tarvitsemistaan lisensseistä tai tarvittavista tietoliikenneyhteyksistä, asiakaskohtaisesta konfiguroinnista (parametrointi) sekä laitetilojen ja hallinnan kustannuksista. Toimittaja vastaa myös omien työvälineiden käytön koulutuskustannuksista omien työntekijöiden ja alihankkijoidensa osalta ja on vastuussa siitä, että ne soveltuvat Palvelujen tuottamiseen. Toimittajan Palveluympäristön, järjestelmien, palvelualustan, työvälineiden tai muun vastaavan käytöstä aiheutuvista kustannuksista ei saa periä erillistä maksua Asiakkaalta, vaan niiden käytön tulee sisältyä sovittuihin hintoihin. Toimittaja on velvollinen yksilöimään avoimen lähdekoodin ohjelmat ja valmisohjelmistot sekä toimittamaan Asiakkaalle niihin sovellettavat lisenssiehdot, mikäli Palvelun käyttäminen edellyttää niiden hyväksymistä. 11 TYÖN SUORITUSAJANKOHTA JA PAIKKA Palvelut ja niihin liittyvät tehtävät suoritetaan palvelukuvauksien mukaisesti. Mikäli toimituksesta ei ole muuta sovittu, toimituspaikkana on Asiakkaan nimeämä paikka. 12 HINNAT JA MAKSUEHDOT Hinnat ovat kiinteät saakka. Sen jälkeen hintoja voidaan korottaa siten kuin sopimuskohdassa 13 (Hinnantarkastusmenettely) on tarkemmin sovittu. Palvelumaksut on määritelty tarkemmin Palvelusopimuksissa sekä hintaliitteissä. Palvelumaksut yksilöidään kunkin Palvelun osalta Palvelusopimuksen kohdassa 6, (Palvelumaksu). Toimittaja laskuttaa Asiakkaalta toistuvaismaksut tai muut jaksoissa laskutettavat maksut jälkikäteen sovituissa laskutusjaksoissa. Laskutusjaksot on yksilöity tarkemmin kussakin Palvelusopimuksessa. Erikseen korvattavista tehtävistä maksetaan erillispalveluhinnaston yksikköhintojen mukaan. Palvelukohtaiset hinnat on määritelty tarkemmin Palvelusopimuksissa ja niiden liitteissä. Toimittaja on lisäksi velvollinen erittelemään laskun Asiakkaan kustannuspaikkarakenteen tai Asiakkaan yksikkörakenteen mukaisesti Asiakkaan pyynnöstä. Toimittajan laskusta tulee ilmetä toimenpidekohtainen erittely tehdystä työstä ja muista kulu- ja palkkioperusteista, sekä muut kirjanpito- ja arvonlisäverolaissa edellytetyt tiedot. Viivästyskorko määräytyy kulloinkin voimassaolevan korkolain mukaan. Maksuehto on kaikkien Palvelujen osalta 21 päivää netto hyväksytyn laskun päivämäärästä. Toimittajalla on oikeus laskuttaa Asiakasta vasta kun i) Asiakas on hyväksynyt Palvelun, mikäli Palvelu edellyttää Asiakkaan hyväksymistä tai, ii) kun Palvelu katsotaan muun sopimusehdon perusteella hyväksytyksi. Matkakustannukset, päivärahat ja muut Palvelun suorittamiseen liittyvät työkustannukset sekä lisät tulee sisällyttää Toimittajan hintoihin, ellei toisin ole erikseen kirjallisesti sovittu. Palvelua koskeva dokumentaatio ja raportointi sisältyvät Palvelun hintaan.

7 13 HINNANTARKISTUSMENETTELY Toimittajan esittäessä sopimushintojen tarkistusta Määräaikaisen Sopimuskauden jälkeen maksimissaan kerran vuodessa, jaetaan kustannukset työn ja muiden kustannusten kanssa 70/30 suhteessa. Työn kustannusmuutosta laskettaessa huomioidaan yksityisen sektorin palkansaajien ansiotasoindeksin mukaiset työkustannusten muutokset. Työvälineiden ja tarvikkeiden kustannusmuutosta laskettaessa huomioidaan elinkustannusindeksin muutokset. Hintaa tarkastetaan vain jos muutos on vähintään 2 prosenttia. Mikäli työmäärä sopimuksen voimassaoloaikana muuttuu oleellisesti, sen vaikutuksesta sopimushintaan neuvotellaan Sopijapuolten kesken erikseen. 14 SALASSAPITO JA LUOTTAMUKSELLISUUS Sen lisäksi mitä muualla tässä Puitesopimuksessa ja sen liitteissä on sovittu salassa pidettävistä aineistoista ja tiedoista Toimittajan on pidettävä luottamuksellisena kaikkia Asiakasta koskevat liikesalaisuudet kuten tiedot Asiakkaan hankkeista, liiketoiminnasta, asiakkaista ja kumppaneista, eikä niitä saa ilmaista kolmannelle osapuolelle. 15 TIETOTURVALLISUUS JA VARAUTUMINEN Toimittajan on täytettävä asiakaskohtaiset tietoturvallisuutta ja varautumista koskevat vaatimukset. Osapuolet ovat solmineet turvallisuussopimuksen [Turvallisuussopimus , sopimusnumero xxx tai muu yksilöintitieto], jonka ehtoja noudatetaan osana tätä Puitesopimusta. 16 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Muutokset tähän sopimukseen on tehtävä Osapuolten välillä kirjallisesti. Mikäli muutos koskee yksittäistä Palvelua, korvataan aiempi Palvelutoimitusta koskeva sopimus tai sen liite uudella Palvelusopimuksella tai liitteellä, jonka molemmat Osapuolet päiväävät ja allekirjoittavat. Muutokset voivat johtua esim. Asiakkaan Puitesopimuksen kohdan 6, (Tuotettavat Palvelut, Palvelua tuottavat henkilöt ja niitä koskevat muutokset) mukaisesta oikeudesta muuttaa Palvelu vastaamaan kulloistakin palvelutarvetta, Puitesopimuksen hintojen tarkastamista kohdan 13, (Hinnantarkistusmenettely) perusteella, tai muuta vastaavaa seikkaan josta tässä Puitesopimuksessa on nimenomaisesti sovittu. 17 MUUT EHDOT 17.1 Referenssikäyttö Toimittajalla on oikeus käyttää tähän Puitesopimukseen perustuvaa toimitusta, Toimittajan Asiakkaalle tuottamia Palveluja ja Asiakkaan nimeä Toimittajan markkinoinnissa tai referenssinä myynnin edistämiseksi vain tapauskohtaisesti näin erikseen etukäteen kirjallisesti sovittaessa.

8 Referenssien käyttö edellyttää myös että Asiakas on voinut tutustua ko. materiaalin ja voinut tarkastaa tietojen oikeellisuuden. Mahdollinen referenssioikeuden antaminen ei vapauta Toimittajaa sovituista salassapitovelvollisuuksista Sopimusasiakirjat ja soveltamisjärjestys Tämä sopimus koostuu seuraavista asiakirjoista: 1. Turvallisuussopimus 2. Puitesopimus Liite A, Suunnitelma Palvelujen siirtämisestä toiselle toimittajalle palvelun tuotannon päättyessä Liite B, Projektina toimitettavaa Palvelua koskevat lisäehdot/ Pienkehitysprojektisopimus 3. Yleiset sopimusehdot 3.1 Liite, poikkeukset JIT 2015 sopimusehtoihin 3.2 Erityisehtoja palveluista (JIT 2015 Palvelut) 3.3 Erityisehtoja konsultointipalveluista (JIT Konsultointi) 3.4 Erityisehtoja tilaajan sovellushankinnoista avoimen lähdekoodin ehdoin (JIT 2015 Tilaajan sovellukset avoin lähdekoodi) 3.5 Yleiset sopimusehdot (JIT Yleiset ehdot) 4. Tarjouspyyntö liitteineen 5. Palvelusopimukset 5.1 [ esim. Palvelusopimus kehittämispalveluista] jne. 6. Toimittajan tarjous liitteineen Jos asiakirjojen sisältö on ristiriidassa keskenään, noudatetaan niissä olevia ehtoja ja määräyksiä yllä olevassa järjestyksessä pienempinumeroisesta suurempaan. Mikäli jokin asiakirja on korvattu uudemmalla asiakirjalla, saa etusijan soveltamisjärjestyksessä tämän Puitesopimuksen kohdan 16, (Sopimuksen muuttaminen) mukaisesti laadittu liite, joka on päivämäärältään uudempi. Kunkin Palvelusopimuksen kohdassa 9, (Sopimusehdot) yksilöidään tarkemmin, mitä JIT 2015 erityisehdoista ko. Palveluun sovelletaan. 18 ERIMIELISYYDET Sopimusta, sen tulkintaa ja Palvelun toimittamista koskevat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti Sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli Sopijapuolet eivät saa asiaa ratkaistua keskinäisin neuvotteluin, erimielisyydet ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa.

9 19 SOPIMUSKAPPALEET Tämä Puitesopimus liitteineen on laadittu kahtena samansanaisena kappaleena, yksi kummallekin Sopijapuolelle. Helsingissä Senaatti-kiinteistöt [Toimittaja] [Nimi, asema] [Nimi, asema]