Jyväskylän ammattikorkeakoulun hankintaohje

Transkriptio

1 Jyväskylän ammattikorkeakoulun hankintaohje Päivitetty

2 2 SISÄLTÖ 1 Hankintalainsäädännön tavoitteet ja perusperiaatteet Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu Hankintojen jaottelu Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Kynnysarvojaottelu Palveluhankinnat Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat l. pienhankinnat Yleistä pienhankinnoista Pienhankinnat JAMKissa EU-rahoitteiset pienhankinnat Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat Määräajat Julkaistavat ilmoitukset Ennakkoilmoitus Hankintailmoitus Jälki-ilmoitus Hankintamenettelyt Avoin menettely Rajoitettu menettely Kilpailullinen neuvottelumenettely Neuvottelumenettely Suorahankinta Puitejärjestely Hankintailmoituksen laatiminen Tarjouspyynnön laatiminen... 19

3 3 9.1 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyyntöjen lähettäminen Saatujen tarjousten käsittely Tarjousten avaaminen Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen Tarjousten kelpoisuuden tarkistaminen Tarjousten vertailu Tarjousten täsmentäminen ja täydentäminen Hankintapäätöksen tekeminen Hankintamenettelyn keskeyttäminen Hankintasopimuksen / tilauksen tekeminen Asiakirjojen julkisuus Tavarantoimittajien tuote-esittelyt ja tutustumismatkat Muutoksenhaku hankintaa koskevaan päätökseen Tavaran vastaanotto Laskun käsittely Hankintaohje pähkinänkuoressa Hankintaprosessin vaiheet pähkinänkuoressa LÄHTEET LIITTEET PJ/KMi,HWi

4 4 Esipuhe Hankinnalla tarkoitetaan tavaroiden ja palveluiden ostamista, vuokraamista ja urakalla teettämistä. Hankinnaksi katsotaan myös osamaksukauppa, leasingsopimus ja optiosopimus. Myös hankittava lisätyö on kilpailutettava hankinta. Hankintayksiköllä tarkoitetaan tässä ohjeessa organisaatiota, jonka on noudatettava lakia julkisista hankinnoista. Jyväskylän ammattikorkeakoulu (JAMK) on valtioneuvoston luvalla toimiva, kuntayhteisöjen omistama opetusministeriön toimialaan kuuluva, osakeyhtiömuotoinen oppilaitos, jonka toimintaa säätelee ammattikorkeakoululaki (2003/351). Koska JAMK saa rahoituksensa julkisista varoista, sen hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettua lakia sekä lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (1999/621) tuli voimaan uusittu laki julkisista hankinnoista. Uudessa hankintalaissa (2007/348) pannaan täytäntöön kansallisella tasolla julkisia rakennusurakoita ja julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskeva EU-direktiivi (2004/18/EY). Uusi hankintalaki tuo mukanaan mm. uusia hankintamenettelyjä, pakollisen ilmoitusmenettelyn sähköisine lomakkeineen sekä hankinnassa käytettävien vertailukriteerien pakollisen painotuksen. Uuden hankintalain lisäksi hankinnoissa tulee ottaa huomioon voimaan tullut tilaajavastuulaki (2006/1233). JAMKin EU-rahoitteisissa projekteissa noudatetaan uudistetun hankintalain ja direktiivin lisäksi rahoittajan antamia lisäohjeita kilpailuttamisesta ja hankintamenettelyn dokumentoinnista. EU-rahoitteisten projektien hankinnat on pääsääntöisesti kilpailutettava hankinnan arvosta riippumatta. Tässä ohjeessa esitetään perusperiaatteet julkisista hankinnoista perustuen seuraaviin lakeihin ja säädöksiin: Hankintalaki: EU-direktiivi: Tilaajavastuulaki: Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta: Tämä hankintaohje liitteineen sekä luettelo voimassa olevista puitesopimuksista löytyy JAMKin intranetistä (JAMKin lomakkeet ja ohjeetł TalouspalvelutŁ Hankintaohje). Tämä hankintaohje pähkinänkuoressa löytyy luvusta 17. Listaus hankintaprosessin vaiheista ja niissä laadittavista dokumenteista löytyy luvusta 18. Tämän hankintaohjeen liitteinä ovat mallipohjat laadittavista dokumenteista.

5 5 1 Hankintalainsäädännön tavoitteet ja perusperiaatteet Hankintalainsäädännöllä on seuraavat tavoitteet: Julkisten varojen käytön tehostaminen. Hankinnat tulee toteuttaa suunnitelmallisesti ja taloudellisesti. Tasapuolisuus ja avoimuus. Kaikille yrityksille tulee antaa tasapuoliset mahdollisuudet tarjota tuotteitaan julkiselle sektorille. Hankintalainsäädännön perusperiaatteet: Kilpailun aikaansaaminen: kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen, kustannusten säästö. Tarjoajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu: hankintapäätösten tulee perustua ennalta asetettuihin valinta- ja arviointikriteereihin. Avoimuus: riittävän laaja julkinen tiedotus tarjouskilpailusta ja sen ratkaisusta, hankinta-asiakirjojen ja hankintapäätösten julkisuus. Hankintalainsäädännön tavoitteena on reilu kilpailu, avoimet ja toimivat markkinat on tullut voimaan tilaajavastuulaki (2006/1233). Myös tilaajavastuulain tarkoituksena on edistää tasavertaista kilpailua. Lisäksi lailla pyritään edistämään työehtojen noudattamista ja luomaan julkisille hankintayksiköille, kuten JAMK, edellytyksiä varmistaa, että sen kanssa vuokratyöstä tai alihankinnoista sopimuksia tekevät yritykset täyttävät lakisääteiset velvoitteensa paitsi sopimusosapuolina, myös työnantajina. (L 2006/1233, 1.) Tilaajavastuulaki tulee ottaa huomioon myös julkisissa hankinnoissa, mikäli seuraavat ehdot täyttyvät: Hankitaan vuokratyövoimaa. Jos JAMKin tiloissa tai työkohteessa työskentelee työntekijä, joka on JAMKin kanssa alihankintasopimuksen tehneen työnantajan palveluksessa, mutta jonka työtehtävät liittyvät JAMKissa normaalisti suoritettaviin tehtäviin tai JAMKissa tapahtuviin kuljetuksiin. Jos JAMK toimii rakennuttajana ja tilaajana rakentamisessa ja rakentamiseen liittyvässä korjaus-, hoito- ja kunnossapitotoiminnassa. Jos JAMKin tiloissa toimii useampi kuin yksi työnantaja tai korvausta vastaan työskentelevä itsenäinen työnsuorittaja siten, että työ voi vaikuttaa toisten työntekijöiden turvallisuuteen tai terveyteen (L 2002/738, 49 ). (L 2006/1233, 2.) Mikäli julkinen hankinta liittyy em. tilanteisiin, tulee hankintayksikön pyytää viimeistään ennen hankintasopimuksen tekemistä tarjouskilpailun voittajalta selvitykset (enintään 3 kk vanhat dokumentit: ennakkoperintärekisteriote, työnantajarekisteriote, kaupparekisteriote, todistus verojen maksamisesta, todistukset eläkevakuutusten suorittamisesta ja selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta), joista käy ilmi, että tarjoaja täyttää lakisääteiset velvoitteensa tältä osin. Mikäli hankintayksikkö ei pyydä em. selvityksiä, seurauksena voi olla sanktio laiminlyöntimaksun muodossa.(l 2006/1233, 5, 9.)

6 6 2 Hankintatarpeen kartoitus ja hankinnan suunnittelu Hankintatarpeen kartoitus tapahtuu osana normaalia varainkäytön suunnittelua ja budjetointia. Hankintatarve tulisi pyrkiä kartoittamaan mahdollisimman pitkällä tähtäimellä, jotta vältytään turhalta kiireeltä varsinaisessa hankintamenettelyssä. Hankinnan suunnittelu sisältää rahoituksen varmistamisen, hankintalähteiden ja markkinoilla olevien tuotteiden/palvelujen kartoittamisen, käytännöllisten hankintakokonaisuuksien ja -ohjelmien laatimisen, hankinta-aikataulun tekemisen sekä käytettävän hankintamenettelyn valinnan. Hankintoja suunniteltaessa tulee ensimmäisenä ottaa selvää, onko hankinnan kohteesta jo valmista, JAMKin neuvottelemaa puitesopimusta. Mikäli puitesopimus on voimassa, voidaan hankinnat tehdä siinä sovittujen yhteistyökumppaneiden kanssa. Puitesopimuksella tarkoitetaan -- yhden tai useamman hankintaviranomaisen ja yhden tai useamman taloudellisen toimijan välistä sopimusta, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajan kuluessa tehtäviä hankintasopimuksia koskevat ehdot erityisesti hintojen ja tarvittaessa ennakoitujen määrien osalta. (Direktiivi 2004/18/EY) Hankinnan kohdetta määriteltäessä tulee selvittää seuraavat seikat: hankintakokonaisuuteen kuuluvien tavaroiden ja palveluiden yleiset palvelunimikkeet hankinnan toteuttamiseen tarvittavat osaamis-, henkilö- ja aikaresurssit hankinnan organisointi, tarkoitus, tavoitteet, riskit, rahoitus markkinatilanne hankittavan tuotteen tai palvelun osalta hankinnan toteuttamisvaihtoehdot. (Hytönen & Lehtomäki 2007, ) 3 Hankintojen jaottelu Hankinnat jaotellaan lähtien EU-kynnysarvot ylittäviin hankintoihin, kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin ja kansalliset kynnysarvot alittaviin hankintoihin. Jaottelu tehdään hankinnan ennakoidun kokonaisarvon perusteella. Jaottelun perusteella määräytyvät noudatettavat hankintamenettelyt ja hankintaprosessiin liittyvät ilmoitus- ja määräaikavelvollisuudet. 3.1 Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Käynnistyvän hankinnan ennakoitu kokonaisarvo tulee laskea etukäteen, sillä sen perusteella määräytyy, minkä kynnysarvokategorian mukaisia säädöksiä ja hankintamenettelyvaihtoehtoja käytetään. Hankinnan ennakoitu arvo lasketaan ilman arvonlisäveroa. Ennakoitua arvoa laskettaessa tulee laskea mukaan myös optio- tai muut sopimuksen pidennysehdot. Mikäli hankinta toteutetaan monessa eri osassa, eri osien ennakoidut arvot on laskettava yhteen. Hankinnan pilkkominen, osittaminen pienemmiksi kokonaisuuksiksi tai keinotekoinen yhdisteleminen (esim. hankintalainsäädännön sovellusalan ulkopuolella olevaan hankintaan liittyväksi) hankintalainsäädännön kiertämiseksi on kielletty. Hankintakokonaisuuden hintaa arvioitaessa tulee huomioida koko hankintayksikön samantyyppiset hankinnat, eivät

7 7 pelkästään yhden yksikön toteuttamat hankinnat. (Hytönen & Lehtomäki 2007, ) Tarkempia ohjeita hankinnan ennakoidun arvon laskemisesta löytyy hankintalain (2007/348) pykälistä Hankinnan arvon määrittämisessä tulee ottaa huomioon mm. seuraavat seikat: miten usein hankinta tulee toistumaan miten hankinta ja sen tarve kyetään jatkossa ennakoimaan mitkä tuotteet tai tuoteryhmät voidaan hankkia isompina, esim. puitejärjestelyhankintoina mahdollisimman taloudellisesti, tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. (Suuntaviivoja pienhankintojen suunnitteluun ja ohjeistamiseen 2007, 5.) 3.2 Kynnysarvojaottelu TAULUKKO 1. Hankinnan jaottelu. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 20.) EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat ( alk.) - Tavarat ja palvelut: Rakennusurakat: Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat - Tavarat ja palvelut: Sosiaali- ja terveyspalvelut sekä eräät koulutuspalvelut: Rakennusurakat: Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat l. pienhankinnat - EU-direktiivin mukaiset hankintamenettelyt - EU-laajuinen ilmoitusvelvollisuus :ssä. ( alkaen) - Vertailuperusteet ilmoitettava painoarvoineen - Noudatettavat määräajat - Valitusoikeus markkinaoikeuteen - Pakollinen 21 päivän odotusaika ennen hankintasopimuksen laatimista. - Kilpailuttamisvelvoite kansallisella tasolla - Kansallinen ilmoitusvelvoite :ssä (HILMA) - Kansalliset hankintamenettelyt - Vertailuperusteet ilmoitettava tärkeysjärjestyksessä - Valitusoikeus markkinaoikeuteen - Hankintalain soveltamisalan ulkopuolella. - Toimitaan hankintayksiköiden omien hankintaohjeiden mukaan - Ei valitusoikeutta markkinaoikeuteen

8 8 EU-komissio vahvistaa EU-kynnysarvot kahden vuoden välein ja ne tulee tarkistaa osoitteesta JAMK kuuluu kategoriaan Muut hankintaviranomaiset. EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee pääsääntöisesti kilpailuttaa koko EU:n laajuisesti. 3.3 Palveluhankinnat Palveluhankinnat jaotellaan hankintalain liitteissä A ja B ensisijaisiin ja toissijaisiin palveluihin. Karkeasti jaoteltuna ensisijaiset palvelut ovat sellaisia, joissa EU-alueella tapahtuva hankinta on todennäköinen tai mahdollinen ja toissijaiset palvelut puolestaan ovat paikallisia tai kansallisia (Haapamäki 2007b). Lähtökohtaisesti kaikki palvelut tulee kilpailuttaa, mutta erilaisista palveluista saattaa hankintalaissa olla erillisasetuksia. Tarkempia ohjeita palveluhankintoihin liittyvistä soveltamissäännöksistä löytyy hankintalain (2007/348) luvusta 4. Mikäli palveluhankinnan ennakoitu arvo ylittää EU-kynnysarvon, tulee selvittää, kuuluuko palvelu ensisijaisiin vai toissijaisiin palveluihin. Mikäli hankinta kuuluu toissijaisiin palveluihin, noudatetaan EU-kynnysarvon ylittämisestä huolimatta kansallisia hankintamääräyksiä, sillä toissijaiset palvelut ovat luonteeltaan sellaisia, ettei niissä ole järkevää toteuttaa EU-laajuista kilpailutusta (esim. työvoimakoulutus). (Hytönen & Lehtomäki 2007, 22.) 4 Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat l. pienhankinnat 4.1 Yleistä pienhankinnoista Kansalliset kynnysarvot alittavista hankinnoista l. pienhankinnoista ei säädetä jälkeen hankintalailla. Pienhankintojen toteutus jää hankintayksikön oman harkinnan valtaan. Pienhankinnoissa tulee kuitenkin noudattaa avoimuutta, tasapuolisuutta, syrjimätöntä kohtelua sekä suhteellisuutta. (Suuntaviivoja pienhankinnan suunnitteluun ja ohjeistamiseen 2007, 4.) Vaikka hankintalaki ei koske alle euron tavara- ja palveluhankintoja, se ei tarkoita sitä, etteikö pieniä hankintoja tarvitsisi tai kannattaisi lainkaan kilpailuttaa. Myös pienhankinnoissa kannattaa pyrkiä hyödyntämään markkinoilla olevaa kilpailua ja tarjontaa. Pienhankintojen kilpailuttamisen tai vähintään selkeän dokumentoinnin puolesta puhuu se, että niitäkin koskee mm. laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (1999/621). (Suuntaviivoja pienhankinnan suunnitteluun ja ohjeistamiseen 2007, 8.) Mikäli hankintayksiköllä on usein toistuvia hankintoja, jotka yksittäisinä alittavat kansallisen kynnysarvon, mutta ylittävät sen tilikauden ajalta, kannattaa hankinnat kilpailuttaa kerralla suurempina kokonaisuuksina. Varsinkin, jos kyseessä ovat sellaiset tuotteet, joita hankitaan määrällisesti paljon ja joiden ostajia/tilaajia löytyy useita. Tällöin on järkevää suorittaa kilpailutus ja laatia hankinnan kohteista puitesopimus. Hankinnoissa tulisi pyrkiä kohti puitesopimuksia muutoinkin, sillä puitesopimuksia laatimalla paitsi pienenevät kilpailutusten aiheuttamat kustannukset myös rationalisoituu taloudellinen hankintakäyttäytyminen. Pienhankintoja on

9 9 mahdollista toteuttaa myös hankintalainsäädäntöä huomattavasti kevyemmillä ja joustavammilla hankintamenettelytavoilla. Tällöin kilpailuttaminen on tarkoituksenmukaista ja kannattavaa. (Suuntaviivoja pienhankinnan suunnitteluun ja ohjeistamiseen 2007, 5, 11.) lähtien pienhankintoja ja niistä tehtyjä hankintapäätöksiä ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuteen käsiteltäviksi paitsi jos kyseessä on usein toistuvat pienhankinnat, jotka on selkeästi pilkottu isommasta hankinnasta hankintalainsäädännön kiertämiseksi. Tällöin markkinaoikeus voi hakemuksesta ottaa asian käsiteltäväkseen ja määrätä siitä seuraamuksia. (Suuntaviivoja pienhankinnan suunnitteluun ja ohjeistamiseen 2007, 5.) 4.2 Pienhankinnat JAMKissa JAMKissa kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa toimitaan seuraavasti: Mikäli hankinta toteutetaan esim. EU-rahoitteiseen hankkeeseen, noudatetaan ensisijaisesti rahoittajan erillisiä ohjeita. Mikäli hankinnan kohteesta on olemassa voimassaoleva puitesopimus, tehdään hankinta osana puitesopimusta. Mikäli tavara- tai palveluhankinta on toistuva ja hankinnan kokonaisarvo tulee ylittämään tilikauden aikana euroa, hankinta kilpailutetaan ja siitä laaditaan puitesopimus. Pienhankinnoissakin pyritään kokonaistaloudelliseen edullisuuteen. Hankittavan tuotteen markkina- ja hintatiedot tulee selvittää etukäteen ja laatia hankinnasta dokumentointi, joka pitää sisällään seuraavat seikat: o hankintayksikön nimi ja osoite o hankinnan kohde ja hankintahinta o tarjoajien valinnan perusteet o sopimusosapuoleksi valitun tarjoajan nimi ja tarjouksen valintaperusteet o sopimusaika. Kaikki yli 3000 euron hankinnat tulee dokumentoida ns. pienhankintatietokantaan erillisellä sähköisellä lomakkeella, joka löytyy alkaen osoitteesta Pienhankintatietokantaa tulee pitää yllä, jotta voidaan paremmin seurata kustannuksia ja jotta hankinnat ja niistä aiheutuvat laskut ovat läpinäkyviä ja jäljitettävissä oikeisiin tahoihin. Alle 3000 :n arvoisista vähäisistä hankinnoista ja puhelimitse tehdyistä tarjouspyynnöistä on laadittava muistio seuraavasti: o keille tavarantoimittajille on soitettu ja kenen kanssa puhuttu o milloin ja mikä on tarjouksen hinta. Mikäli hankinnan hankintakustannukset (l. tarjouspyyntökierroksen toimeenpaneminen kaikkine välillisine kustannuksineen) nousevat suuremmaksi kuin itse hankinta, voidaan tavara ostaa ilman ko. vertailuja esim. paikkakunnalla yleisesti tunnetusta edullisesta yrityksestä tai esim. lehtimainokseen perustuvan edullisuuden perusteella. Tällöin tulee leikata tai tulostaa lehti- tai internet-mainokset talteen ja liittää ne laaditun hankintamuistion liitteiksi.

10 10 Internet-hintavertailut eivät täytä hankintalain mukaisen vertailun kriteerejä, eikä niitä tule käyttää kuin alle 3000 euron hankinnoissa. Tämä siksi, että toimittajat eivät edes tiedä osallistuvansa vertailuun, eikä heillä ole mahdollisuuksia tehdä todellisia tarjouksia. Mikäli hankinta tehdään tällaiseen hintavertailuun perustuen, tulee hintavertailu tai sivustot, joiden perusteella hintavertailu on tehty tulostaa talteen ja hankinnasta on tehtävä em. dokumentointi. 4.3 EU-rahoitteiset pienhankinnat Alle 200 :n hankinnat eivät edellytä dokumentoitua kilpailuttamista. Yli 200 :n hankinnat on kilpailutettava, mutta muukin kuin kirjallisesti tehty hintavertailu/tarjouspyyntö käy (puhelintiedustelu, lehti-ilmoitus, liikkeissä käynti tai muu tiedustelu). Nekin on kuitenkin dokumentoitava projektin asiakirjojen yhteydessä. (Länsi-Suomen lääninhallituksen tiedote ) 5 Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat Kansalliset kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee kilpailuttaa Suomen laajuisesti. Kaikista hankinnoista tulee tehdä hankintailmoitus HILMAssa ( Kansallisille hankinnoille ei ole hankintalaissa määriteltyjä määräaikoja, kuten EU-laajuisissa hankinnoissa. Hankintailmoituksen on kuitenkin oltava nähtävillä kohtuullisen ajan ja tarjousajan on oltava riittävä hankinnan kohteeseen ja hankinnan kokoon nähden. Käytännössä pidetään riittävänä vähintään 2-5 viikon tarjousaikaa. 6 EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat 6.1 Määräajat EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa on tarkat määräajat. Määräajat lasketaan sitä päivää seuraavasta päivästä, jona hankintailmoitus on lähetetty julkaistavaksi. Lähettämispäivämäärää ei siis lasketa mukaan. TAULUKKO 2. Määräajat EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa. Ennakkoilmoitus (> ) lähetetty väh. 52 pv ennen hankintailmoituksen julkaisemista Ei ennakkoilmoitusta (< ) Avoin menettely: Hankintailmoitus HILMAssa Tarjousaika väh. 22 pv Hankintasopimusten teko väh. 28 pv päätösilmoituksen lähettämisestä. Jälki-ilmoitus viim. 48 pv hankintasopimuksen Avoin menettely: Hankintailmoitus HILMAssa Tarjousaika a) väh. 52 pv tai b) jos hankinnasta ilmoitettu sähköisesti väh 45 pv tai c) jos tarjousasiakirjat saatavilla sähköisesti, väh. 40 pv. Hankintasopimusten teko väh. 28 pv

11 11 allekirjoittamisesta. päätösilmoituksen lähettämisestä. Jälki-ilmoitus viim. 48 pv hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Rajoitettu, neuvottelu- ja kilpailullinen neuvottelumenettely: Hankintailmoitus HILMAssa Osallistumishakemusten jättöaika a) väh. 37 pv tai b) jos ilmoitus tehty sähköisesti väh. 30 pv. Tarjouspyyntöjen lähetys Tarjousaika päättyy väh. 22 pv kuluttua tarjouspyyntöjen lähetyksestä. Hankintasopimusten teko väh. 28 pv päätösilmoituksen lähettämisestä. Jälki-ilmoitus viim. 48 pv hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Rajoitettu, neuvottelu- ja kilpailullinen neuvottelumenettely Hankintailmoitus HILMAssa Osallistumishakemusten jättöaika a) väh. 37 pv tai b) jos ilmoitus tehty sähköisesti väh. 30 pv. Tarjouspyyntöjen lähetys Tarjousaika päättyy väh. 40 pv kuluttua tarjouspyyntöjen lähetyksestä tai jos asiakirjat ovat sähköisesti saatavilla väh. 35 pv kuluttua. Hankintasopimusten teko väh. 28 pv päätösilmoituksen lähettämisestä. Jälki-ilmoitus viim. 48 pv hankintasopimuksen allekirjoittamisesta.. Mikäli hankinnalla on erityinen kiire ja määräaikoja ei kyetä noudattamaan täyspituisina, voidaan käyttää ns. nopeutettua menettelyä, jolloin rajoitetussa, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä osallistumishakemuksen jättöaika on vähintään 15 päivää tai jos hankintailmoitus on julkaistu sähköisesti, vähintään 10 päivää. Lisäksi rajoitetussa menettelyssä tarjousaika voi nopeutettuna olla vähintään 10 päivää. Nopeutetun menettelyn käyttäminen tulee perustella hankintailmoituksessa ja päätösasiakirjoissa. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 39.) 6.2 Julkaistavat ilmoitukset Myös kaikki EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen ilmoitukset julkaistaan lähtien (HILMA). HILMAsta ilmoitukset toimitetaan automaattisesti julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosaan (Sosa) ja TED- tietokantaan (Tenders Electronic Daily), josta eurooppalaiset yritykset voivat seurata eurooppalaisia hankintoja koskevia ilmoituksia. TED löytyy osoitteesta HILMAsta ilmoitukset toimitetaan myös Julkiset Hankinnat - lehteen sekä muihin suomalaisiin hankintailmoitussivustoihin, kuten ja Ennakkoilmoitus Arvoltaan yli euron hankinnoista on julkaistava ennakkoilmoitus mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, mielellään heti tilikauden alussa.

12 12 Ennakkoilmoitus tulee julkaista viimeistään 52 päivää ennen hankintailmoituksen julkaisemista. Ennakkoilmoitus on voimassa vuoden. Ennakkoilmoitusta ei saa julkaista muualla ennen lähettämispäivää, eikä muihin ilmoituksiin saa sisältyvä sellaisia tietoja, joita ei ole julkaistu EU:n virallisessa lehdessä. Mikäli ennakkoilmoituksen julkaisemisen jälkeen innokkaat tavarantoimittajat ilmoittautuvat tarjouskilpailuun ja pyytävät tarjousasiakirjoja, heille tulee huomauttaa ystävällisesti, että heidän ilmoittautumisensa eivät ole vielä virallisia, sillä varsinainen hankintailmoitus on vasta tulossa. Tällöin on kohteliasta pyytää heitä ilmoittautumaan uudelleen lähempänä oikeaa ajankohtaa. Varsinaisessa hankintailmoituksessa vasta määritellään, mitä hankintamenettelyä käytetään ja miten osallistujat valitaan Hankintailmoitus lähtien jokaisesta kansalliset kynnysarvot ylittävästä hankinnasta on pakko tehdä hankintailmoitus. Kansalliset kynnysarvot ylittävistä hankinnoista ei siis saa enää lähettää tarjouspyyntöjä suoraan tarjoajille. Hankintailmoitus on virallinen ilmoitus tarjouskilpailusta. Hankintailmoituksen tulee sisältää hankintaa koskevat olennaiset tiedot, jotka ovat samat myös tarjouspyyntöasiakirjoissa. Mikäli hankintailmoitus ja tarjouspyyntöasiakirja eroavat sisällöltään toisistaan, on hankintailmoituksen teksti ratkaiseva. Hankintailmoitusta tai tarjouspyyntöä ei saa julkaista muualla ennen hankintailmoituksen julkaisupäivää HILMAssa. HILMAssa täytettävä sähköinen hankintailmoituslomake löytyy PDF-muodossa tutustumista varten liitteestä 1. Sähköisen hankintailmoituksen laatiminen on ehdoton muotovaatimus. Mikäli hankintailmoituksen jättää tekemättä ja joutuu markkinaoikeuteen, joutuu hankintaprosessin uusimaan. (Haapamäki 2007b.) Jälki-ilmoitus EU-kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on julkaistava jälki-ilmoitus 48 päivän kuluessa hankintasopimuksen allekirjoittamisesta. Jälki-ilmoituksessa tiedotetaan siitä, kuka tarjouskilpailun voitti. Jälki-ilmoitus tulee tehdä myös silloin, jos hankinta päätetään keskeyttää tai jättää tekemättä. Tällöin jälki-ilmoituksessa kerrotaan, miksi hankinnan keskeyttämiseen on päädytty. HILMA lähettää automaattisesti sähköpostimuistutuksen jälki-ilmoituksen tekemisestä sille henkilölle, joka on HILMAssa julkaissut hankintailmoituksen (Haapamäki 2007b). 7 Hankintamenettelyt Hankinnassa käytettävä menettely riippuu hankinnan arvosta, kohteesta, luonteesta, monimutkaisuudesta, valintaperusteista, käytettävissä olevasta ajasta, neuvottelutarpeesta, markkinoilla toimivien toimittajien lukumäärästä ja viime kädessä hankintayksikön käytössä olevasta ammattitaidosta ja asiantuntemuksesta (Hytönen & Lehtomäki 2007, 29). Hankinnassa on ensisijaisesti käytettävä joko avointa tai rajoitettua hankintamenettelyä. Hankintalaissa (2007/348) määritellään erikoisehtoja

13 13 neuvottelumenettelyn, suorahankinnan, kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja puitejärjestelyiden käyttöön liittyen luvussa 5. Kaikki hankintamenettelyt alkavat alkaen sillä, että hankinnasta julkaistaan (HILMA) hankintailmoitus. HILMAssa täytettävä sähköinen hankintailmoituslomake löytyy tutustumista varten PDF-muodossa liitteestä Avoin menettely Avoin hankintamenettely etenee kuvion 1 mukaisesti. HILMAssa julkaistun hankintailmoituksen perusteella kaikilla halukkailla tarjoajilla on oikeus saada itselleen tarjouspyyntöasiakirjat. Tarjouspyyntöasiakirjat voidaan lähettää toimittajille kirjeitse tai sähköpostitse heidän pyynnöstään tai ne voidaan julkaista myös HILMAsivustolla tai esim. organisaation omilla www-sivuilla sen jälkeen, kun hankintailmoitus on ensin julkaistu HILMAssa, jonka jälkeen JAMK voi lisäksi halutessaan lähettää tarjouspyyntöasiakirjat haluamilleen toimittajille. Mikäli tarjouspyyntöasiakirjoja pyydetään lähettämään toimittajille, ne tulee toimittaa pyytäjälle viipymättä, mutta viimeistään 6 päivän kuluessa pyynnöstä, jos pyyntö on tehty riittävän ajoissa ennen tarjousajan päättymistä (L2007/348, 42 ). KUVIO 1. Avoin hankintamenettely prosessikaaviona. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 30.) 7.2 Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä voidaan ennalta rajata niiden toimittajien määrää, jotka kutsutaan varsinaiseen tarjouskilpailuun. Rajoitettu menettely etenee kuvion 2 mukaisesti alkaen hankintailmoituksen julkaisemisella HILMAssa. Kun toimittajat näkevät hankintailmoituksen, he lähettävät hankintayksikölle vapaamuotoisen osallistumishakemuksen. Hankintailmoituksessa (ks. liite 1)

14 14 määritellään ne soveltuvuusvaatimukset, jotka toimittajien on täytettävä jotta he pääsevät mukaan tarjouskilpailuun. Samaten hankintailmoituksessa kerrotaan, mitä mahdollisia dokumentteja toimittajien tulee lähettää osallistumishakemuksensa yhteydessä (esim. enintään 3 kk vanha kaupparekisteriote, todistus verojen maksamisesta, jne.). Hankintailmoituksessa voidaan ennakolta ilmoittaa, kuinka monta halukasta toimittajaa valitaan hankintailmoituksessa mainittujen kriteereiden mukaan tarjouskilpailuun. Rajoitetussa menettelyssä on tarjouskilpailuun otettava mukaan vähintään 5 tarjoajaa, paitsi jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän. (L 2007/348, 24.) Rajoitetussa menettelyssä tarjouspyyntöasiakirjoja ei saa lähettää muille kuin osallistumisilmoituksensa perusteella jatkoon hyväksytyille tarjoajille. Vasta kun jatkoon selvinneet tarjoajat ovat selvillä, lähetetään heille tarjouspyyntöasiakirjat yhtäaikaisesti. KUVIO 2. Rajoitettu hankintamenettely prosessikaaviona. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 31.) 7.3 Kilpailullinen neuvottelumenettely Kilpailullinen neuvottelumenettely on uusi hankintamenettelytapa. Se etenee kuvion 3 mukaisesti. Kilpailullinen neuvottelumenettely soveltuu erityisesti käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa, joissa hankintayksikkö ei välttämättä vielä itse osaa määritellä tarkasti sitä, mitä onkaan hankkimassa tai miten hankinta käytännössä toteutettaisiin. Hankintayksikkö neuvottelee tarjoajien kanssa löytääkseen ratkaisuvaihtoehdon hankinnalleen. Tällaisia monimutkaisia hankintoja voisivat olla esim. laajat IT-ohjelmistohankinnat. (Lähde 2007, 16.) Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä tarjouksen valintaperusteena on aina oltava kokonaistaloudellinen edullisuus (ks. luku 9.1). Menettelyyn on kutsuttava osallistumisilmoitusten perusteella mukaan vähintään kolme (3) ehdokasta. Huomioon otettavaa on, että menettelyn aikana ei saa paljastaa muille tarjoajille toisen tarjoajan ehdottamia ratkaisuja ilman ko. tarjoajan lupaa. (L 2007/348, )

15 15 KUVIO 3. Kilpailullinen neuvottelumenettely prosessikaaviona. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 33.) 7.4 Neuvottelumenettely Neuvottelumenettely voidaan valita, jos aikaisemmassa avoimessa, rajoitetussa tai kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ei ole saatu tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia. Tällöin puhutaan neuvottelumenettelyyn siirtymisestä. Mikäli kaikki edellisessä menettelyssä mukana olleet tarjoajat otetaan mukaan neuvotteluihin, menettelystä ei tarvitse julkaista uutta hankintailmoitusta. Neuvottelumenettely voidaan valita myös ensisijaiseksi hankintamenettelyksi kuvion 4 mukaisesti, mikäli mm. seuraavat ehdot täyttyvät: Hankinta on sen luonteinen, että sitä on mahdotonta määritellä tarjouspyynnöksi tai hinnoitella etukäteen. Esim. asiantuntijapalvelut, suunnittelupalvelut, koulutushankinta tms. joka edellyttää henkilöiden asiantuntemuksen ja pätevyyden erityistä arviointia. Kansallisessa tavara- tai palveluhankinnassa neuvottelumenettelyä on mahdollista käyttää vain alle euron hankinnoissa ja alle euron rakennusurakkahankinnoissa. (L 2007/348, 24.) Lisäksi neuvottelumenettelyä on mahdollista käyttää, mikäli kyseessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta, johon JAMK ei ole voinut varautua etukäteen. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 32.) Neuvottelumenettelyn käyttö edellyttää aina hankintalain mukaisia perusteita sen käytölle ja on siten aina perusteltava, mielellään jo hankintailmoituksessa tai viimeistään hankintapäätösasiakirjoissa. Hankintalain 25 :stä löytyvät tarkemmat perustelut neuvottelumenettelyn käytölle. Neuvottelumenettelyssä tarjouspyyntöasiakirjoja ei saa lähettää muille kuin osallistumisilmoituksensa perusteella jatkoon hyväksytyille tarjoajille. Vasta kun jatkoon selvinneet tarjoajat ovat selvillä, lähetetään heille neuvottelukutsu ja/tai tarjouspyyntöasiakirjat yhtäaikaisesti.

16 16 KUVIO 4. Neuvottelumenettely prosessikaaviona. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 31.) 7.5 Suorahankinta Suorahankinnasta ei tarvitse julkaista hankintailmoitusta HILMAssa. Suorahankinnan käyttäminen kuvion 5 mukaisesti edellyttää hankintalain 27 :n kriteerien toteutumista: aikaisemmassa hankintamenettelyssä ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia tai tarjouksia taikka sopivia tarjouksia ja alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei olennaisesti muuteta hankinta tehdään vain kansallista tutkimusta, kokeilua tai tuotekehitystä (ei siis koske JAMKin T&K-hankintoja) varten eikä kyseessä ole massatuotanto teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan hankinnalla on äärimmäinen kiire (esim. kriittisen palvelintietokoneen hajoaminen) hankinta koskee raaka-ainemarkkinoilla noteerattuja ja sieltä hankittavia tavaroita hankinnat voidaan tehdään poikkeuksellisen edullisesti liiketoimintansa lopettavalta toimittajalta, pesänhoitajalta tai selvittäjältä, maksukyvyttömyysmenettelyn, akordin tai vastaavan menettelyn seurauksena kyseessä on suunnittelukilpailun perusteella tehtävä palveluhankinta. (L 2007/348, ) Lisäksi suorahankinta voidaan tehdä, mikäli: Tavarahankinta on lisätilaus aikaisemman toimituksen tai laitteiston osittaiseksi korvaamiseksi tai laajentamiseksi. Tämä edellyttää, että toimittajan vaihtaminen aiheuttaisi yhteensopimattomuutta tai suhteettoman suuria teknisiä vaikeuksia. Lisätilaus on mahdollinen kolmen (3) vuoden aikana alkuperäisestä sopimuksesta. Hankinta on alkuperäiseen sopimukseen sisältymätön, ennalta-arvaamaton lisäurakka tai -palvelu, joka on hinnaltaan enintään 50 % alkuperäisurakan arvosta. Hankinta on jo hankitun palvelun tai urakan jatko-optio, josta on maininta alkuperäisessä hankintailmoituksessa ja sen arvo on otettu huomioon laskettaessa alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvoa. Option käyttö on

17 17 mahdollista enintään kolmen (3) vuoden aikana alkuperäisestä sopimuksesta. (L 2007/348, ) KUVIO 5. Suorahankinta prosessikaaviona. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 35.) 7.6 Puitejärjestely Puitejärjestelyllä tähdätään puitesopimukseen yhden tai useamman hankintayksikön tai toimittajan välillä. Puitejärjestely kilpailutetaan joko avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Puitesopimuksen solmimisen jälkeen kilpailutettuja tuotteita ja palveluja voidaan hankkia suoraan toimittajalta tilaamalla, ilman erillistä kilpailutusta, puitesopimuksen ehtojen mukaisesti. Puitejärjestely voi olla voimassa enintään neljä (4) vuotta Mikäli puitesopimus laaditaan useamman kuin yhden toimittajan kanssa, toimittajia on oltava vähintään kolme (3). Mikäli kaikkia puitesopimusehtoja ei ole vahvistettu, niitä voidaan täsmentää tai täydentää kirjallisesti (jos kyseessä on yhden toimittajan kanssa laadittu puitesopimus) tai järjestämällä useampien puitesopimustoimittajien kesken pienimuotoinen, ns. kevennetty tarjouskilpailu puitesopimuksen sisällä. Kevennetyssä tarjouskilpailussa pyydetään kirjalliset tarjoukset kohteesta ja siinä voidaan käyttää joko samoja valinta- ja vertailuperusteita kuin alkuperäisen puitejärjestelynkin ehdoissa tai sitten kevennettyä kilpailutusta varten voidaan laatia uudet vertailuperusteet (Haapamäki 2007b). Varsinaisessa puitesopimuksessa kannattaa kuvata ns. kevennetty tarjouskilpailu ja sen vaiheet, sillä hankintalaissa ei ole säädetty kevennettyyn tarjouskilpailuun liittyvästä valitusoikeudesta. (Hytönen & Lehtomäki 2007, 36.)

18 18 8 Hankintailmoituksen laatiminen Kaikista kansalliset kynnysarvot ylittävistä hankinnoista täytyy tehdä HILMAssa ( ) hankintailmoitus. Hankintailmoitusta ei kykene tekemään, ellei ensin rekisteröidy HILMA-palvelun käyttäjäksi. Yleinen ohje rekisteröitymisestä on, että hankintaan liittyvä henkilö rekisteröityy käyttäjäksi ja saa käyttäjätunnukset hankintailmoituksen tekemistä varten. Jokaisesta jätetystä ilmoituksesta tulee ilmoituksen jättäjälle sähköpostikuittaus, joten tästä syystä on tärkeää, että ilmoituksen tekijä hoitaa kyseistä hankintaa. Mikäli joku JAMKin yksikkö tekee hankintaa, kyseisen yksikön edustaja tekee rekisteröitymisen ja määrittelee rekisteröintitietoihin sellaisen sähköpostiosoitteen, jonka takaa vastaa varmasti joku hankintaan liittyvä henkilö. Malli HILMAssa täytettävästä hankintailmoituksesta löyty PDF-muodossa liitteestä 1. Ohessa muutamia hankalimmiksi koettuja kohtia hankintailmoituksen täyttämisessä: Hankintayksikön luonne. JAMK kuuluu kategoriaan muu, mikä. Hankinnan ennakoitu arvo. Tätä varten on pitänyt laskea etukäteen luvussa 3.1 mainittujen ehtojen mukaisesti hankinnan arvioitu ennakkoarvo ilman arvonlisäveroa. Mikäli tarkkaa arvoa ei kyetä laskemaan, tulee kyetä arvioimaan edes hintahaarukka, jonka väliin hankinnan arvo sijoittuu. Julkaistaanko ennakoitu arvo tai hintahaarukka? Hankinnan avoimuuden nimissä arvo lienee paikallaan julkaista. Jatkokysymys: ylittääkö hankinta hankintalain 15 kynnysarvon? Kyseinen kynnysarvo tarkoittaa kansallisia kynnysarvoja, ks. luku 3.2. Yleinen hankintanimikkeistö (CPV, Common Procurements Vocabulary). Hankinnan pääkohteen CPV-koodi on pakko ilmoittaa. CPV-koodit löytyvät etukäteistutustumista varten mm. HILMAN etusivulta, osoitteesta tai ne voi etsiä HILMAssa valikosta täytettäessä tätä kohtaa. Osatarjoukset hyväksytään. Tällä tarkoitetaan sitä, että mikäli tarjoajalla ei ole mahdollisuutta tarjota koko tarjouspyynnön mukaista kokonaisuutta, sallitaanko hänen tarjota osia siitä. Mikäli osatarjoukset päätetään hyväksyä, on järkevää muokata tarjouspyyntö ja mahdollinen lomake, jolla tarjoukset halutaan saada sellaisiksi, että hankittava tuote tai palvelu on jo valmiiksi jaoteltu mahdollisiin osiin. Esimerkiksi IT-hankinnoissa voidaan käyttää seuraavaa jaottelua: pöytätietokoneet, kannettavat tietokoneet, näytöt, tulostimet, jne. Tällöin, mikäli tarjoajan valikoimaan kuuluvat vain tulostimet, hän voi tarjota niitä. Jo valmiiksi ositettu tarjouspyyntö ja tarjouslomake ovat myös helpommin vertailtavissa kuin osittamaton, jossa sallitaan osatarjousten esittäminen. Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään. Tällä tarkoitetaan sitä, että sallitaanko tarjoajan tarjota vaihtoehtoista tuotetta kuin mitä tarjouspyynnössä on esitetty, kuitenkin siten, että se täyttää tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset. Mikäli halutaan esimerkiksi tietokone 500 megatavun muistilla, tarjoaja saa tarjota myös konetta, jossa on 1 gigatavun muisti. Vaihtoehtoiset tarjoukset voidaan hyväksyä vain, jos tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, ei halvin hinta. (L 2007/348, 47.) Hankinta varataan työkeskuksille tai toteutettavaksi työohjelmien yhteydessä. Tämä on uusi kohta hankintailmoituksessa. Hankintalaissa annetaan mahdollisuus rajoittaa tarjouskilpailuun osallistuminen vammaisten

19 19 työkeskuksille tai vastaaville. Tällöin julkiselle sektorille annetaan mahdollisuus tukea tällaista toimintaa, mikä olisi vanhan hankintalain aikana ollut mahdotonta. (L 2007/348, 14.) Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset. Tähän kohtaan kirjataan esimerkiksi: Toimittaja on maksanut veronsa ja lakisääteiset maksunsa. Hankintalain 8 luvussa (52 60 ) esitetään tarkat kriteerit ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden arviointiperusteista ja dokumenteista, joiden perusteella ehdokkaiden soveltuvuutta arvioidaan. Todistukset ja selvitykset, joiden perusteella soveltuvuuden täyttyminen arvioidaan. Tähän kirjataan ne dokumentit, joilla edellisen kohdan vaatimukset todennetaan, ja joiden perusteella valitaan ne toimittajat, joille tarjouspyynnöt tullaan lähettämään, esimerkiksi: enintään 3 kk vanha kaupparekisteriote ja todistus verojen maksamisesta. Soveltuvia ehdokkaita valitaan rajattu määrä. Ks. luku 7.2. Hankintamenettelyä koskevat lisätiedot -kenttään kirjataan rajoitettuun menettelyyn mukaan otettavien tarjoajien määrä, vähintään viisi (5). Tarjouksen valintaperuste. Tarjouksen valintaperusteena voi olla joko halvin hinta tai kokonaistaloudellinen edullisuus. Mikäli käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, voidaan joko tähän kirjoittaa viisi (5) valintaperustetta painoarvoineen (painoarvojen ilmoittaminen on pakollista EU-laajuisissa hankinnoissa) tai tärkeysjärjestyksessä (vain kansallisissa hankinnoissa). Mikäli arviointiperusteita on enemmän kuin viisi (5), voidaan rastittaa kohta tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vertailuperusteet. Esimerkki valintaperusteista ja painoarvojen ilmoittamisesta: hinta, 25 % (hinnan painoarvo ei mielellään saisi olla yli 80 % jotta kyseessä olisi todella kokonaistaloudellisuuteen perustuva arviointi, eikä halvimpaan hintaan), ylläpitopalvelut 25 %,, takuuehdot 20 %, toimittajan laatusertifikaatit 20 %, toimittajan ympäristösertifikaatit 10 %. HUOM! Uuden hankintalain mukaan referenssejä ei saa pitää valintaperusteena. Niitä voidaan kuitenkin käyttää tarjouksen ehdottomina vaatimuksina tyyliin: Tietojärjestelmän on oltava käytössä useissa suomalaisissa korkeakouluissa, jotta sen avulla voidaan tehdä korkeakoulujen välistä yhteistyötä. Tarjouspyyntöasiakirjat-kohdassa voidaan tarjouspyyntö ja sen mahdolliset liitteet lisätä julkaistavaksi hankintailmoituksen liitteinä HILMAssa. Mikäli halutaan, voidaan tarjousasiakirjat julkaista myös esim. organisaation omilla www-sivuilla sen jälkeen kun ne on julkaistu HILMAssa. 9 Tarjouspyynnön laatiminen Tarjouspyynnön laatiminen on koko hankintaprosessin tärkein vaihe. Tarjouspyynnön epäselvyys on aiheuttanut lukuisia valituksia markkinaoikeuteen. Epäselvän tarjouspyynnön takia tarjousten vertailu on ollut vaikeaa tai mahdotontakin. (Aarla 2003, 7.) lähtien on kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista tehtävä hankintailmoitus HILMAssa ja hankinnasta on laadittava kirjallinen tarjouspyyntö. Suullinen tarjouspyyntö on sallittu vain poikkeustilanteissa (neuvottelumenettelyssä ja suorahankinnassa, mikäli hankinnalla on erityinen kiire). Hankintailmoituksen ja

20 20 tarjouspyynnön sisältöjen tulee olla keskenään yhdenmukaisia. Mikäli tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään toisistaan, noudatetaan hankintailmoituksessa ollutta. (L 2007/348, 69.) Tarjouspyyntö on laadittava niin selväksi, että sen perusteella tarjoajat kykenevät antamaan yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjousten saamista keskenään vertailukelpoiseksi helpottaa se, että hankintayksikkö laatii etukäteen valmiin tarjouslomakkeen, jolla tarjous tulee antaa ja joka tavarantoimittajien tulee täydentää. (Haapamäki 2006.) 9.1 Tarjouspyynnön sisältö Tarjouspyynnön tulisi sisältää niin selkeät tiedot hankinnan kohteesta, että sen perusteella tarjoajat pystyvät tekemään vertailukelpoisia tarjouksia. Mitä tarkemmin hankintayksikkö kykenee itse määrittelemään hankinnan kohteen, sen helpompi sen on tehdä valinta. (Aarla 2003, 7.) Tarjouspyyntö toimii pohjana hankintasopimukselle. Hankintasopimusta neuvotellessa ei voida vaatia mitään, mitä ei ole jo tarjouspyynnössä vaadittu. Ja päinvastoin: mikäli tarjouspyynnössä ei ole vaadittu jotain, mitä tarjoajat tarjoavat, sitä ei voida ottaa huomioon mahdollisena lisäetuna tarjousten vertailuvaiheessa. Tarjousten vertailun tulee tapahtua aina täysin tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien mukaisesti. Tarjouspyynnöstä tulisi ilmetä mm. seuraavat tiedot: Viittaus julkaistuun hankintailmoitukseen ja sen päivämäärä. Hankintayksikön nimi, yhteystiedot ja yhteyshenkilö, joka antaa mahdollisia lisätietoja. Tarjouksen jättöaika, -paikka ja kellonaika sekä kieli, jolla tarjoukset on laadittava (mikäli kilpailutus on EU:n laajuinen). Tarjouksen toimitustapa. Kirjeitse, faksilla, sähköpostilla, jne. sekä osoite, faksinumero tai sähköpostiosoite, jolla tarjoukset toimitetaan perille. Valintaprosessiin osallistuvat henkilöt eivät saa vastaanottaa tarjouksia! (Aarla 2003, 7.) Tarjousten voimassaoloaika. Ehdokkaiden tai tarjoajien soveltuvuutta koskevat vaatimukset, kuten hankintailmoituksessa, esim. tarjoajan taloudellinen, tekninen tai ammatillinen suorituskyky. Tarjoajan kelpoisuusehdot on määriteltävä tarjouspyynnössä erikseen ja erotettava itse tarjouksen valintaperusteista. Hankittavaa tavaraa tai palvelua koskevat tiedot. Tiedot tulee esittää mahdollisimman yksityiskohtaisesti, esim. määrä, laji ja laatu. Tarjouspyynnössä tulee käyttää CPV-koodeja. CPV-koodit löytyvät mm. HILMAN etusivulta, osoitteesta Tekniset eritelmät eli ne seikat, jotka hankinnan kohteen tulee täyttää ollakseen hyväksyttävä. Teknisissä eritelmissä voidaan esittää esim. ympäristönsuojeluun liittyviä vaatimuksia käytettävistä materiaaleista, pakkauksista ja jätteiden käsittelystä, kuitenkin seuraavin ehdoin: o Tuotenimeä, valmistajaa, tavaramerkkiä, patenttia, tuotetyyppiä, tuotteen alkuperää tai tiettyä valmistusmenetelmää ei saa mainita. Tämä siksi, että viittaus suosii tai syrjii tiettyjä tarjoajia tai tuotteita.