Kasvata liiketoimintaasi rauhallisin mielin

Transkriptio

1 Kasvata liiketoimintaasi rauhallisin mielin

2 Pidä liiketoimintasi liikkeessä ja kasvussa Oli alasi sitten widgetien tekeminen, palvelujen myyminen tai kauppatavaran siirtäminen, olet riippuvainen työntekijöistäsi, ja he ovat puolestaan riippuvaisia työkaluista, jotka annat heille tärkeiden liiketoimintaprosessiesi hallintaa varten. Monet yritykset saavuttavat pisteen, jossa juuri ne työkalut ja järjestelmät, jotka alun perin tukivat kasvua, alkavat haitata kykyä toimia ketterästi ja näkemyksellisesti. Kun liiketoiminnasta tulee monipuolisempaa ja monimutkaisempaa, tarvitset muutakin kuin peruskirjanpidon, varastonhallinnan ja menneiden tapahtumien raportoinnin toiminnot. Tarvitset kokonaisvaltaisen liiketoiminnan hallintaratkaisun, joka hyödyntää uusimpia innovaatioita pilvipalveluista mobiiliyhteyksiin ja yhteisöpalveluihin toimitettuna ilman kuormitusta henkilöstölle tai riskiä kassavirralle. Uusien liiketoiminnan hallintaratkaisujen arviointi voi etukäteen vaikuttaa työläältä. PK-yrityksille on kuitenkin saatavilla parempia ja edullisempia vaihtoehtoja ja resursseja kuin koskaan ennen. Tämän oppaan ja sitä tukevien resurssien avulla voit tehdä seuraavia asioita: Tunnistat merkit siitä, että yrityksesi on valmiina uutta liiketoiminnan hallintaratkaisua varten. Tiedät, mitä sinun pitäisi kysyä arviointiprosessin aikana ja miksi. Opit, miten Microsoftin liiketoimintaratkaisu auttaa sinua kasvattamaan liiketoimintaa rauhallisin mielin.

3 Viisi merkkiä siitä, että kirjanpitojärjestelmäsi pidättelee kasvua Tuhlaavatko toimistosi työntekijät arvokasta työaikaa kirjaamalla tietoja kahteen kertaan tai yrittämällä määrittää tehottoman tai vanhentuneen järjestelmän tekemään asioita, joita varten sitä ei ole suunniteltu. Lyhyellä aikavälillä voit kiertää ongelmat, mutta mitä pitempään odotat, sitä enemmän liiketoimintamahdollisuuksia menetät. Jos mikään näistä tilanteista tuntuu tutulta, on aika vaihtaa järjestelmäsi. Toimintoja ei voi skaalata liiketoiminnan kasvun mukaan. Jos liiketoimintasi pullonkaulana ovat tietoihin käsiksi pääsevien ihmisten määrä, tapahtumarajoitukset tai tietokannan kokorajoitukset, on aika etsiä ratkaisu, joka voi skaalautua liiketoiminnan kasvun mukaan. Kun laajennat tuotelinjoja ja siirryt uusille markkina-alueille, liiketoimintaprosesseista tulee monimutkaisempia. Peruskirjanpito-ohjelmistoilla yksinkertaisimmatkin asiat, kuten laskutus ja välitilinpäätöksen tekeminen, voivat viedä tunteja tai jopa päiviä. Jotta kasvu ei aiheuta myös palkkamenojen kasvua, liiketoimintaprosessit kannattaa automatisoida. Liiketoiminnasta on vaikea pysyä kärryillä. Työntekijöiden ja heidän tehtäviensä välillä oli ennen suora vastaavuus. Nyt sinulla ei ole enää tarvittavia varmistuksia, että kirjausketju olisi tarkka. Jos useat käyttäjät tekevät muutoksia taloudellisiin kirjauksiin ilman kunnollista seurantaa, on vaikea tietää, kuka on tehnyt mitäkin. Suojaa yritystäsi ratkaisulla, joka tukee ja vahvistaa hyvin määritettyjä rooleja ja prosesseja sekä antaa sinulle paremman hallinnan kriittisissä toiminnoissa, kuten maksuissa, ostoissa ja varastonhallinnassa. Joudut vain reagoimaan, kun pitäisi pystyä ennakoimaan. Peruskirjanpito-ohjelmisto voi toki antaa vedoksen kuluneen neljänneksen myynnistä, mutta tiedätkö, mistä tuotteista tulee suurin kate ja mitkä asiakkaat todennäköisimmin ostavat suuria määriä kyseisiä tuotteita? Sen sijaan, että tarkastelisit vain raportteja menneistä tapahtumista, tarvitset näkemystä nykyisistä aktiviteeteista ja kehittyvistä suuntauksista, jotta voit kehittää liiketoimintaasi. Oikea liiketoiminnan hallintaratkaisu voi antaa kokonaisvaltaisen näkemyksen siitä, mistä parhaat tuotot tulevat ja miten nämä tuotot voi muuttaa tulevaa kasvua tukevaksi kassavirraksi. Miksi yritykset ottavat käyttöön uusi liiketoiminnan hallintaratkaisuja? Prosessien integrointi 54 % Tilausten käsittelyn ongelmien ratkaiseminen: 50 % Laitteistojen ja ohjelmistojen vanhentuminen: 50 % Tietojen moneen kertaan kirjaamisen ja virheiden ratkaiseminen: 38 % Ylimääräisen varaston vähentäminen: 35 % Lähde: Nucleus Research: Microsoft Dynamics Enterprise Applications for SMBs.

4 Liikkuvien työntekijöiden tukeminen ei onnistu. Perinteinen työpaikka ei ole enää niinkään tavallinen, ja liiketoiminta ei pysähdy vain siksi, että olet matkoilla tai työskentelet kotoa. Pidä työntekijäsi yhteyden päässä, tuottavina ja tyytyväisinä järjestelmillä, jotka tukevat liikkuvuutta ja joustavuutta. Asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen ei onnistu. Käytätkö eri järjestelmiä talousasioiden hallintaan, sopimusten hallintaan, asiakasvuorovaikutuksen seurantaan ja toimitusten hallintaan? Jos sinulla ei ole kokonaisvaltaisia liiketoimintatietoja asiakasvuorovaikutuksen seurantaa, kysynnän ennustamista ja talousasioiden hallintaa varten, ja jos kyseiset järjestelmät eivät ole yhteydessä toisiinsa, asiakkaiden tarpeisiin vastaaminen voi olla vaikeaa. Jotta menestyt yhä kilpailullisemmassa taloudessa, tarvitset hyvin suunnitellun toimitusketjun ja mahdollisuuden hallita asiakkaiden tarpeita ja toimittajiin liittyviä vaatimuksia. Merkit ovat selvät. Mitä seuraavaksi? Arvioi vaihtoehdot Kun alat tehdä tutkimustasi, huomaat, että mahdollisia yritysresurssien suunnittelun (ERP) tai liiketoiminnan hallinnan järjestelmiä on useita. Toimintojen näkökulmasta monien niiden väliltä voi olla jopa vaikea löytää eroja. Useimmat ratkaisut sisältävät talousasioiden hallinnan ja raportoinnin ja toimitusketjun hallinnan ominaisuudet sekä jonkinlaiset projektien, palveluiden ja asiakassuhteiden hallinnan ominaisuudet. Joiltakin toimittajilta on saatavana myös kehittyneitä analysointiominaisuuksia sekä tiettyjä toimialoja varten suunniteltuja toimintoja. Sinun on selvitettävä, mitkä perustoiminnot tarvitset. Jos 90 prosenttia toiminnoista on kuitenkin samoja eri toimittajien järjestelmissä, kannattaa miettiä perusasioita pitemmälle. Ota huomioon tärkeät erottelevat tekijät, kuten käyttökokemus, yhteistyömahdollisuudet, käyttöönottovaihtoehdot sekä toimittajan luotettavuus ja vakaus.

5 Kysymyksiä, joita arviointiprosessin aikana kannattaa kysyä Seuraavassa on viisi kysymystä, joiden avulla pääset perusasioita syvemmälle. 1 Miten helppoa järjestelmän opetteleminen ja käyttäminen on? Milloin viimeksi tarvitsit koulutusopasta Facebookin käyttämiseen? Jokaisen sovelluksen tulisi olla yhtä intuitiivinen. Kun oppiminen on helppoa, koulutuskustannukset ovat pienet ja ajan voi käyttää tehokkaasti. Kannattaa valita toimittaja, jonka ratkaisussa on: Yksinkertainen ja intuitiivinen käyttökokemus. Mikään ei saa käyttäjää sisäistämään uutta järjestelmää ja pienennä koulutuskustannuksia niin kuin roolikohtainen käyttöliittymä, mukautetut tehtävät ja raportit sekä selkeät työnkulut. Valmiit tuottavuustyökalut. Liiketoiminnan hallinta helpottuu huomattavasti, kun kalenteri, sähköposti ja liiketoiminnan hallintaohjelmisto toimivat yhdessä ja kun ne toimittaa sama luotettava lähde. Ratkaisu, joka voi yhdistää ja integroida talousasioiden, toimitusketjun ja päivittäisen toiminnan hallintaan käytetyn järjestelmän Microsoft Officen tuottavuustyökaluihin yhdellä kirjautumisella, yksinkertaistaa tehtäviä ja parantaa tuottavuutta.

6 Syitä, miksi yritykset siirtyvät pilvipalveluihin: Kokeileminen on helppoa ja edullista: 64 % Niiden avulla voi syventää yhteistyötä liikekumppanien kanssa 61 % Ne vapauttavat ITresursseja strategisesti tärkeämpiin asioihin: 60 % Ne ovat aikaisille käyttöönottajille kilpailuetu 57 % 2 3 Tukeeko ratkaisu ihmisten uusia työskentelytapoja? Koska tietotekniikasta on tullut kuluttajille arkipäivää, henkilökohtaisen ja työhön liittyvän tietokoneen käytön välinen raja on hämärtynyt. Käyttäjät odottavat, että heidän käyttämänsä ohjelmistot olivat ne sitten työtä tai huvia varten ovat intuitiivisia, käytettävissä millaisesta laitteesta tahansa ja aina saatavilla. Tee inventaario laitteista (pöytäkoneista, kannettavista tietokoneista, tableteista ja älypuhelimista), joita työntekijäsi käyttävät tuottavaan työhön. Selvitä sitten, miten arvioitavanasi olevat ratkaisut voivat tukea näitä laitteita sekä tärkeimpiä työntekijöidesi käyttämiä sovelluksia. Paras ratkaisu on käytettävissä laitteista, joita työntekijät eniten käyttävät, ovat he sitten toimistossa, kotona tai työskentelemässä muualta. Onko toimittajalla yritykselleni sopivia käyttöönottovaihtoehtoja? Kun arvioit uutta liiketoiminnan hallintaratkaisua, sinun kannattaa ehkä arvioida myös sen tukemiseen tarvittava IT-malli. Jos käytät verkkoversiota perustason kirjanpitoratkaisusta, aiotko investoida infrastruktuuriin, jota uuden ratkaisun ylläpito toimipaikassa edellyttäisi? Vai haluaisitko mieluummin ylläpitää pilvipohjaista ratkaisua? Jos käyttämäsi järjestelmä on vanhentunut, haluatko siirtyä ulkoistettuun tai pilvipohjaiseen käyttöönottoratkaisuun? Esimerkiksi pilvipohjainen ratkaisu voi poistaa suurten etukäteisinvestointien tarpeen ja vähentää henkilöstökuluja, kun taas käyttöönotto toimipaikassa voi auttaa hallitsemaan paremmin, missä tiedot sijaitsevat ja miten tulevat päivitykset tapahtuvat. Parhaissa ratkaisuissa voi valita pilvipohjaisen ja toimipaikassa sijaitsevan käyttöönottoratkaisun sekä näiden yhdistelmän väliltä yrityksen yksilöllisten tarpeiden mukaisesti. Lähde: SMB Business in the Cloud How the Cloud Looks from the Top: Achieving Competitive Advantage on the Age of Cloud Computing. A Harvard Business Review Analytic Services Report..

7 4 5 Mikä on toimittajan palvelumalli myynnin jälkeen? Useimmat organisaatiot eivät osaa itsenäisesti ottaa käyttöön liiketoiminnan hallintajärjestelmää tai ERP-järjestelmää. Jotta päivittäinen toiminta pysyisi johdonmukaisena ja ennustettavana, voit kaivata apua käyttöönotossa ja järjestelmän integroinnissa tai voit tarvita jatkuvaa tukea. Onko toimittajalla palvelu- ja käyttöönottoyhteistyötä oman alueesi paikallisten toimittajien kanssa? Entä onko toimittajalla innovatiivisia ratkaisuja, jotka auttavat sopeutumaan uusien markkina-alueiden ominaispiirteisiin? Yrityksen omistajana tiedät asiakkaille lisäarvon tuottamisen tärkeyden. Onko toimittaja osoittanut jatkuvaa sitoutumista tekniikan kehittämiseen? Ei kannata unohtaa myöskään hintojen vaihteluita ensimmäisen vuoden jälkeen. Toimittajien tarjouksissa voi olla alhaiset kuukausimaksut, jotka nousevatkin sitten dramaattisesti ensimmäisen sopimuksen umpeuduttua. Jos tietosi ovat toimittajalla panttina pitkäaikaisen sopimuksen puitteissa, riski voi olla yrityksellesi suuri. Ymmärtääkö toimittaja pienten ja keskisuurten yritysten tarpeet ja keskittyykö se niihin? Ihannetilanteessa liiketoiminnan hallintajärjestelmän käyttöönotolla saavutetaan paljon laajempia etuja kuin vain manuaalisten prosessien automatisointi. Uusi liiketoiminnan hallintaohjelmisto voi auttaa organisaatiota kasvattamaan myyntiä entistä vähemmillä myyntialennuksilla parantamaan myyntihenkilöstön tehokkuutta ja keskimääräistä tilauskokoa kasvattamaan varaston kiertoa ja vähentämään tavaran loppumisia varastosta pienentämään tuotantokustannuksia. Kun arvioit toimittajia, kiinnitä huomiota siihen, miten ne ovat aiemmin auttaneet oman yrityksesi kaltaisia yrityksiä saavuttamaan haluamansa tulokset. Pyydä asiakasesimerkkejä samankokoisista ja samaan alaan keskittyvistä yrityksistä, ja tarkista lähdeviitteet. Päätös on suuri. Kannattaa olla huolellinen. Microsoft Dynamics -asiakkaiden tarinoita Valitsemalla pilvipohjaisen ratkaisun saimme täydellisen, käyttövalmiin IT-ympäristön heti käyttöön. Näin saimme toiminnan nopeasti käyntiin, eikä meidän tarvinnut ajatella ITasioita. Jesper Lindhardt, lakitoimistokumppani, Effekt Microsoft Dynamics NAV on tunnettu ratkaisu, joka sopii täydellisesti yrityksemme tarpeisiin ja jota isännöidään Windows Azuressa. Meidän ei tarvitse enää huolehtia palvelimista, varmuuskopioinnista eikä ohjelmistopäivityksistä, vaan voimme keskittyä liiketoimintaamme. Mark Barfoot, johtaja, P2P Logistics

8 Opastettu tutustuminen Kasva ilman kasvukipuja Microsoftin liiketoimintaratkaisun avulla Parhaat liiketoimintaratkaisut ovat tehokkaita, helppokäyttöisiä ja joustavia lisäksi ne ovat Microsoftilta. Liiketoiminnan hallintaratkaisumme ovat helppoja opetella ja käyttää sekä nopeita ottaa käyttöön. Näin voit ylittää vanhan ylityöllistetyn ja alimitoitetun kirjanpito-ohjelmistosi rajat. Microsoftin liiketoimintaratkaisusta saat seuraavia hyötyjä: Saat yhteydet ihmisiin, prosesseihin ja järjestelmiin samasta paikasta Liiketoiminnan hallinta helpottuu huomattavasti, kun kalenteri, sähköposti ja liiketoiminnan hallintajärjestelmät toimivat yhdessä ja kun ne toimittaa sama luotettava lähde. Microsoftin liiketoimintaratkaisu tuo käyttöösi Microsoft Dynamicsin hallintaominaisuudet yhdessä Office 365:n kanssa, jotta pääset eroon turhista esteistä tietojen ja työntekijöiden työtapojen välillä. Yhdenmukaisen käyttökokemuksen ja kertakirjautumisen ansiosta saat tarvitsemasi työkalut talousasioiden, toimitusketjun ja päivittäisen toiminnan hallintaan ja pidät työntekijöiden tuottavuutta yllä. Saat kaiken töitä varten tarvitsemasi siellä, missä sinua tarvitaan eniten Liiketoiminta ei pysähdy, kun olet matkoilla tai työskentelet kotoa. Voit valvoa liiketoimintaasi ja antaa työntekijöiden työskennellä siellä, missä heitä kulloinkin eniten tarvitaan. Microsoft Dynamicsin ja Office 365:n avulla voit valvoa liiketoimintaasi, tehdä yhteistyötä asiakirjojen suhteen sekä kirjata ja hyväksyä tapahtumia pöytätietokoneesta, tabletista tai puhelimesta riippumatta siitä, missä olet. Saat tukea kasvupyrkimyksillesi Ratkaisujamme myy ja toteuttaa maailmanlaajuinen verkosto sertifioituja Microsoft Dynamics -kumppaneita, joilla on kokemusta eri toimialueilta ja laaja valikoima sekä valmiiksi paketoituja että mukautettuja ratkaisuja. RapidStart-työkalut nopeuttavat käyttöönottoa ja aiempien tietojen siirtämistä ja pienentävät siihen liittyvää riskiä, ja toiminta pääsee jatkumaan normaalisti jo muutaman tunnin tai päivän eikä muutaman viikon tai kuukauden kuluttua. Oli ratkaisu sitten pilvipalveluissa tai yrityksen omissa palvelimissa, voit aloittaa siitä, mitä tarvitset heti, ja lisätä ominaisuuksia ja käyttäjiä liiketoiminnan kasvaessa. Microsoft Dynamicsin käytön aloittaminen Käy vierailemassa luonamme, jotta voit keskustella Microsoftin edustajan kanssa, katsoa esittelyn tai saada lisätietoja ratkaisuistamme pienille ja keskisuurille yrityksille. Soittamalla numeroon voit keskustella suoraan Microsoftin edustajan kanssa Microsoft Corporation. Kaikki oikeudet pidätetään. MICROSOFT EI MYÖNNÄ TÄMÄN ASIAKIRJAN TIEDOILLE MITÄÄN SUORIA, EPÄSUORIA TAI LAKISÄÄTEISIÄ TAKUITA. Microsoft, Microsoftin logo, Microsoft Dynamics, Microsoft Dynamicsin logo ja Office 365 ovat Microsoft-konsernin tavaramerkkejä.