Sisäisen valvonnan ohje, kunnanhallituksen , 289, hyväksymä

Transkriptio

1 Vöyri-Maksamaan kunta Sisäisen valvonnan ohje, kunnanhallituksen , 289, hyväksymä 1. SISÄINEN VALVONTA Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kaikkia johdon, hallituksen ja muiden osapuolten toimenpiteitä, joilla parannetaan riskien hallintaa ja lisätään mahdollisuuksia saavuttaa asetetut tavoitteet. Johto suunnittelee, organisoi ja johtaa tavoitteiden saavuttamiseen ja toimintojen varmistamiseen tarvittavia välttämättömiä toimenpiteitä. Sisäisellä valvonnalla pyritään saavuttamaan luotettava ja täydellinen informaatio raha-asioista ja toiminnoista tarkoituksenmukainen ja tehokas toiminta omaisuuden suoja lakien ja asetusten sekä sopimusten mukainen toiminta Valvonta on riittävä, jos johto on suunnitellut ja muotoillut toiminnan siten, että se antaa riittävän varmuuden siitä, että organisaatiota uhkaavat riskit on huomioitu tehokkaasti ja organisaation tavoitteet saavutetaan tehokkaasti ja taloudellisesti. Sisäiseen valvontaan kuuluu myös, että organisaation eri tasoja informoidaan kunnan toiminnan tarkoituksesta ja asetetuista tulostavoitteista sekä tavoitteiden saavuttamisen seurannasta. 2. OSA-ALUEET Sisäinen valvonta on työvaiheiden jatkuvaa valvontaa tai toimintaan ja varojen käsittelyyn liittyviä erillisiä toimenpiteitä. Sisäinen valvonta edellyttää oikeuksien ja vastuun täsmällistä määrittelyä sekä kattavaa selvitys- ja raportointijärjestelmää. Sisäisellä valvonnalla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan kuten on suunniteltu ja hyväksytty ja tarkoitukseen osoitetuilla resursseilla. Jokainen päällikkö vastaa oman tehtäväalueensa sisäisestä valvonnasta. Valvonnan seuranta on ensisijaisesti luottamushenkilöille kuuluva tehtävä. Seurannan tärkeimmät tehtävät on vahvistaa raportointivelvollisuus ja tarkastaa, kuinka raportointi toteutetaan ja verrata päätöksiä raporteissa kuvattuihin tuloksiin.

2 3. VASTUU Kunnan konsernijohtoon kuuluvat kunnanhallitus, kunnanjohtaja ja muut johtosäännössä vahvistetut viranomaiset. Konsernijohto vastaa kuntakonsernin johdosta ja konsernin sisäisen valvonnan järjestämisestä (kuntalaki 25 a ) Vöyri-Maksamaan kunnan hallintosäännön 4 mukaan kunnanhallituksen tehtävänä on johtaa kunnan hallintoa ja valvoa kunnan hallintotehtäviä sen mukaan kuin kuntalaissa, erityislaeissa ja hallintosäännössä säädetään. Kunnanhallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kunnanjohtaja, toimialajohtajat, tehtäväalueiden päälliköt sekä kunnan muut tilinpitovelvolliset 1 ja esimiesasemassa olevat vastaavat sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Jokaisen yksikön johtaja vastaa oman yksikkönsä sisäisen valvonnan järjestämisestä, erityisesti siitä, että yksikölle asetetut tavoitteet saavutetaan, ja varmistaa sen, että toiminta- ja työketjut ovat kunnossa ja henkilö-, tietoturva- sekä omaisuusriskit on huomioitu. Tilintarkastuksen yhteydessä kunnan tilintarkastaja selvittää, onko kunnan sisäinen valvonta järjestetty asianmukaisesti. 4. HALLINTO-ORGANISAATIO 4.1. Vastuunjako Määräykset sektorien välisestä vastuunjaosta annetaan hallintosäännössä ja jokaisen sektorin johtosäännössä. Hallintosäännön 53 mukaan kunnan luottamushenkilöelimet ja vastuulliset viranhaltijat vastaavat toiminnan valvonnasta. Sektoreiden yleinen toimivalta määrätään hallintosäännössä. Hallintosäännössä määrätään kunnan hallinto-organisaation perusrakenne, johdon järjestäminen, päätöksentekomenettely ja taloushallinto. Hallintosäännössä määrätään myös hallintoelinten ja päälliköiden keskeiset toimivaltuudet ja työnjako henkilöstöasioissa ja talousarvion toteuttamisessa Toimivallan siirtäminen Kunnanhallitus voi siirtää johtosäännöllä toimivaltuuksia muille toimielimille ja viranhaltijoille. Lautakunnilla ja johtokunnilla on vastaava siirto-oikeus. Myös viranhaltija voi siirtää toimivaltaa hallintosäännön tai johtosäännön perusteella siirtää 1 Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat toimielimen jäsenet sekä toimielimen tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. Tilivelvollinen johtava viranhaltija on erityisesti vastuussa sisäisen tarkastuksen toteuttamismuotojen laatimisesta ja oman tehtävä-alueensa sisäisen tarkastuksen jatkuvuudesta.

3 toimivaltaa alaiselleen viranhaltijalle, jos laki sen sallii. Päätös toimivallan siirtämisestä on annettava tiedoksi viranhaltijan esimiehenä toimivalle viranomaiselle Viranhaltijapäätökset ja niiden seuranta Viranhaltijan, jolle hallintosäännöllä tai johtosäännöllä on annettu päätöksentekooikeus tai jolle päätöksenteko-oikeus on siirretty hallintosäännöllä tai johtosäännöllä, täytyy pitää pöytäkirjaa sellaisista päätöksistä, joista voidaan tehdä oikaisuvaatimus tai valitus. Päätökset, jotka ylempi hallintoelin voi ottaa käsiteltäväksi, on annettava tälle elimelle tiedoksi, eli kunnanhallitukselle tai lautakunnalle hallintosäännössä määrätyllä tavalla Otto-oikeus Ylemmän toimielimen oikeus ottaa asia käsittelyyn edellyttää, että lautakunnat ja kunnanhallitus saavat ajoissa tiedon päätöksistä, joiden kohdalla tätä oikeutta voidaan käyttää. Hallintosäännössä määrätään, että lautakunnan tai viranhaltijan on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava päätöksestä sille ylemmälle toimielimelle, jolla on oikeus ottaa asia käsittelyyn. Toimialapäälliköiden, vastuualueiden johtajien ja muiden päälliköiden pitää seurata alaistensa viranhaltijoiden päätöksentekoa, ja jos viranhaltijan päätös on lain, annettujen määräysten tai ohjeiden vastainen tai muuten kunnalle epätarkoituksenmukainen, välittömästi ilmoitettava siitä esimiehelleen, kunnanjohtajalle tai toimielimen puheenjohtajalle, jotta nämä voivat käyttää oikeuttaan ottaa asia käsiteltäväksi. Viranhaltijalle tai päätöksen tehneelle elimelle on ilmoitettava välittömästi, kun oikeutta ottaa asia käsiteltäväksi käytetään. Ilmoitus on tehtävä 14 päivän aikana siitä päivästä kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi Asioiden valmistelu Päätökset on valmisteltava hyvin. Tavoitteena on, että myös päätöksen taustaaineisto analysoidaan ja päätöksenteon kannalta oleellinen informaatio otetaan esiin ja kootaan yhteen. Valmisteluasiakirjan tulee sisältää selvitys hakemuksen tai esityksen perustana olevista faktoista tietosisällön analyysi, oikeusnormit, joita on sovellettava, säädökset ja määräykset selvitys muista normeista, jotka on otettava asian ratkaisussa huomioon kuvaus päätöksen täytäntöönpanon arvioiduista vaikutuksista (kustannukset, henkilöstövaikutukset, vaikutus tila- ja laitteistotarpeeseen) päätösehdotuksen perustelu Hyvässä ehdotuksessa on objektiivisesti valmisteltuja vaihtoehtoja ja myös ehdotus täytäntöönpanotoimenpiteistä.

4 4.6. Toimenkuvaus Toimenkuvauksessa annetaan määräyksiä viranhaltijan asemasta kunnan organisaatiossa sekä viranhaltijan vastuusta, tehtävistä, päätäntäoikeudesta ja valtuuksista. Viranhaltijan lähin esimies laatii toimenkuvauksen yhdessä viranhaltijan kanssa. Toimenkuvaus tarkastetaan säännöllisesti kehityskeskustelujen yhteydessä, henkilökunnan vaihtuessa tai työtehtävien muuttuessa. 5. HANKINNAT JA SOPIMUKSET Hankintoja tehtäessä noudatetaan julkisista hankinnoista annettua lakia ja asetusta. Hallintosäännön 54 mukaan pitää hankinnat järjestää siten, että ne ovat kokonaistaloudellisesti katsoen kannattavia. Kunnanhallitus antaa ohjeet hankintamenettelystä ja vahvistaa hankintojen ylärajat. Hankintoja tehtäessä käytetään hyväksi käytettävissä olevia kilpailuttamismahdollisuuksia ja tavoitteena on tehdä lopputuloksen kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimmat hankinnat. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava kokonaistaloudelliset perusteet, kuten tekniset vaatimukset ja huollon sekä varaosien tarve. Hankittavien tuotteiden ja palveluiden pitää vastata laadultaan käyttötarkoitusta. Kunta on velvollinen noudattamaan hankinnoissaan hyvää kaupankäymistapaa ja käsittelemään tarjouksen jättäjiä ja tarjouksia puolueettomasti. Ei-diskriminoiva ja tasapuolinen kohtelu merkitsee, että kaikkia tarjouksen jättäjiä kohdellaan tasa-arvoisesti kotikunnasta riippumatta. Kun päätös tarjouksen hyväksymisestä on tehty ja muutoksenhakuaika on päättynyt, tehdään hankinnasta kirjallinen sopimus tai tilaus. Jos kyseessä on yksikön toiminnalle taloudellisesti merkittävästä tai kriittisestä toimituksesta, pitää vaatia vakuus hankinnan sopimuksenmukaisesta toimittamisesta. Jos myyjä syyllistyy toimituksen viivästymiseen tai toimitus on muutoin sopimuksen vastainen tai myyjä muulla tavoin rikkoo sopimusta, on korvausvaatimus ja muut vaatimukset esitettävä välittömästi ja todistettavasti myyjälle. Ostaja voi vaatia virheen korjaamista, uutta tuotetta virheellisen tilalle, hinnan alentamista tai kaupan purkamista. Ostajalla on oikeus saada korvaus ilmenneestä vahingosta. Kunnan puolesta sopimukset hyväksyy valtuusto, kunnanhallitus, lautakunta, johtokunta tai näiden alainen viranhaltija valtuuksiensa rajoissa. Toimivaltuudet määritellään hallintosäännössä, kunnanhallituksen johtosäännössä tai sektorien johtosäännöissä. Hallintosäännön 57 mukaan kunnan/kunnanhallituksen tekemät sopimukset allekirjoittaa kunnan puolesta kunnanjohtaja, kunnanhallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja allekirjoituksen varmentaa kunnansihteeri tai johtoryhmän asianosainen jäsen, jos valtuusto ei ole valtuuttanut muita henkilöitä allekirjoittajiksi. Hyväksyttyjen sopimusten valvonta kuuluu sopimuksen hyväksyneen luottamuselimen alaiselle osastopäällikölle. Viranhaltijapäätösten osalta valvonta kuuluu sopimuksen hyväksyneelle viranhaltijalle tai tämän määräämälle viranhaltijalle.

5 Sopimusten valvontaan kuuluu niiden täytäntöönpano sekä sopimusten edellyttämien toiminnallisten ja taloudellisten toimenpiteiden suorittaminen määräaikana. Sellaisia toimenpiteitä ovat maksaminen/laskuttaminen, indeksitarkistusten laskeminen, selvitysten tekeminen, sopimusten irtisanominen jne. Jokaisen sektorin valvontatehtävät on järjestettävä hyväksytyillä toimenkuvauksilla tai muilla määräyksillä, joista selvästi ilmenee valvontatehtävästä vastuullinen viranhaltija. Valtuuston, kunnanhallituksen tai kunnanhallituksen alaisen viranhaltijan hyväksymät sopimukset säilytetään arkistointisuunnitelmassa tarkemmin ilmoitetussa vastuuyksikössä. Lautakuntien ja johtokuntien tai niiden alaisten viranhaltijoiden hyväksymät sopimukset säilytetään kyseisellä sektorilla arkistointisuunnitelmassa ilmoitetussa vastuuyksikössä. Hyväksytyistä ja voimassa olevista sopimuksista pidetään rekisteriä. Rekisteristä pitää ilmetä sopijaosapuolet, sopimuksen sisältö, hyväksymispäätös ja sopimuksen voimassaoloaika. 6. MENOJEN JA TULOJEN TARKASTAMINEN Vastaanottajan pitää tarkistaa, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelu on saatu ja se on tilauksen mukainen. Vastaanottajan pitää huolehtia siitä, että kassa-alennus on vähennetty tositteen hinnasta. Vastaanottajan pitää varustaa tosite tai siihen liittyvä selvitys päiväyksellä ja nimikirjoituksellaan. Vastuuhenkilön pitää hyväksyjän ominaisuudessa tarkistaa, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea (loppusumma, arvonlisävero, kassaalennukset, eräpäivä) tavara, työsuoritus tai muu palvelu on merkitty vastaanotetuksi tosite on oikein varmennettu Vastuuhenkilön pitää hyväksyä tosite viipymättä ostolaskujen sähköisessä käsittelyjärjestelmässä. Jokainen toimielin tai toimielimen alainen tulosalue tai muu toimintayksikkö (=laskuttaja) huolehtii oman tehtäväalueensa myyntitulojen, maksujen ja muiden myymiensä palvelujen tulojen laskuttamisesta. Ulkopuolisille asiakkaille suunnatussa laskutuksessa käytetään joko kyseisen laskutuslajin erityisohjelmaa tai kunnan yleistä laskutusohjelmaa. Postitse lähetettävät luvat ja muut vastaavat maksulliset asiakirjat laskutetaan viitenumeroa käyttäen postiennakkona, jonka tiedot laskuttaja viivytyksettä syöttää myyntireskontraan. Laskutusohjelmat on liitetty kunnan taloushallinnon keskitetysti hoitamaan myyntireskontraan, jonka avulla laskuttamisen tuloksia seurataan. Myyntireskontran tiedot siirretään kirjanpitoon liittämistoiminnon avulla. Laskutetut tulot kirjatan tuloksi laskuttajan tulosalueelle ja toimintayksikölle ja suoritukset kirjataan päivittäin saatavien tilille laskutussaatavien vähennyksenä. Kaikki ulkopuolisille asiakkaille menevä laskutus sisältyy kunnan myyntireskontraan kuuluvaan laskutusjärjestelmään.

6 Laskutuksen pitää tapahtua välittömästi, kuitenkin viimeistään kaksi viikkoa palvelun suorittamisen jälkeen tai sen määräajan jälkeen, josta on sovittu sopimusta tehtäessä tai erikseen päätetty tai menettelytavasta muutoin on sovittu. Taloushallinto seuraa maksuliikennettä myyntireskontrassa. Jos laskua ei ole maksettu eräpäivään mennessä eikä myöskään sen jälkeen, lähettää laskuttaja asiakkaalle ensimmäisen maksumuistutuksen viimeistään kolmen viikon kuluttua eräpäivästä. Jos laskua ei makseta kolmen viikon aikana ensimmäisestä maksumuistutuksesta, lähetetään toinen maksumuistutus, jossa mainitaan, että lasku siirtyy tämän muistutuksen jälkeen perintätoimistolle. Jos laskua ei ole maksettu toisen maksumuistutuksen eräpäivään mennessä, jätetään erääntynyt lasku perintätoimistolle perittäväksi. Asiakkaalle lähetetty virheellinen tai perusteeton lasku korjataan myyntireskontrassa laskuttajan taloushallinnolle tekemän kirjallisen ilmoituksen perusteella. Eräpäivän jälkeen maksetuille laskuille merkitään korkolain mukainen viivästyskorko, ellei laissa, asetuksessa tai asiakkaan kanssa tehdyssä sopimuksessa ole määrätty tai sovittu muuta viivästyskoron perimisestä. Kaikki saatavat peritään, jos ei muuta ole päätetty. Laskusaatava, jota perimistoimista huolimatta ei ole saatu tilinpäätöksen tekemiseen mennessä, kirjataan seuraavan vuoden tilinpäätöksessä luottotappioksi laskuttajan toimintayksikön muina menoina. 7. KIINTEÄ OMAISUUS Kunnan kiinteän omaisuuden rekisteri on osa kunnan tilinpitojärjestelmää. Rekisteristä otettavat raportit ovat samalla kunnan kiinteän omaisuuden luettelo tasetilien mukaan ryhmiteltynä, poikkeuksena vielä kesken olevat hankinnat. Kiinteä omaisuus on omaisuutta, joka on tarkoitettu käytettäväksi kunnan toiminnassa vähintään kolmen tilinpitokauden ajan, ja jonka hankinta-arvo on vähintään euroa ja joka on hankittu talousarvion investointiosan määrärahalla. Kiinteä omaisuus jaetaan kirjanpidon poistosuunnitelman perusteella eri luokkiin, joissa noudatetaan valtuuston vahvistamia poistoaikoja ja menetelmiä. Kiinteän omaisuuden luettelo tuottaa pääkirjanpitoa varten tietoa kiinteän omaisuuden poistojen ulkopuolisesta jäännösarvosta, tehdyistä poistoista sekä kiinteän omaisuuden lisäyksistä ja vähennyksistä. Kiinteä omaisuus merkitään rekisteriin hankintamenon suuruisena arvona. Hankintamenoksi lasketaan arvonlisäveroton hankintameno, johon lisätään kuljetuksesta, asennuksesta ja muista vastaavista toimenpiteistä aiheutuneet kulut. Hankintamenosta vähennetään valtionosuudet, investointiavustukset ja muut vastaavat rahoitusosuudet. Jos osa kiinteän omaisuuden hankinnasta katetaan investointivarauksella, muodostaa kiinteän omaisuuden hankkimisen kokonaismeno poistojen laskemisen perustan. Kiinteä omaisuus, joka on saatu ilman vastiketta, merkitään rekisteriin arvoltaan nollaksi.

7 Kun kunta valmistaa käyttöomaisuushyödykkeen omaan käyttöön, esimerkiksi rakennuksen ja kiinteän tuotteen, merkitään hankintahinnaksi valmistamisen kaikki liikkuvat kustannukset, jotka pitää voida selvittää kirjanpidossa olevien tositteiden tai kustannuslaskelman perusteella. Rakenteilla tai valmisteilla oleva käyttöomaisuus aktivoidaan ei-loppuunviedyksi hankinnaksi, jota ei merkitä käyttöomaisuusluetteloon. Valmistuneet käyttöpääomahyödykkeet ja vuosierät siirretään vuosittain rekisteriin tilinpäätöksen yhteydessä. Kun kunta saa tai vaihdon yhteydessä luovuttaa käyttöomaisuutta, merkitään rekisteriin vaihtokirjeestä ilmenevä arvo. Jos asiakirjoista ei ilmene muuta, katsotaan luovutetun käyttöomaisuuspääoman arvoksi saadun omaisuuden vaihtoarvo silloin, kun vaihtorahaa ei saada eikä makseta. Kun käyttöomaisuutta myydään, lasketaan myyntivoitto tai tappio erikseen jokaisen pääomahyödykkeen osalta vähentämällä myyntitulosta käyttöomaisuuden poistamaton hinta. Sinä tilikautena, jolloin myynti tapahtuu, tehdään poisto pääomahyödykkeen hankintahinnan perusteella pääomahyödykkeen luovuttamishetkeen asti. Jos poisto on määrältään vähäinen, voidaan se jättää tekemättä. Kiinteän omaisuuden suunnitelmanmukaiset poistot aloitetaan omaisuuden käyttöönottoa seuraavan kuukauden alusta. Sellaisen omaisuuden poistot, joiden poistolaskelmat perustuvat vuositason muutoksiin, lasketaan hankinnan tekemisen tilikautena suunnitelman mukaisena puolivuotispoistona koko hankinta-arvosta ottaen huomioon tilinpitokauden aikana tapahtuva arvonmuutos. Kun käyttöomaisuuteen kuuluva hyödyke poistetaan käyttöomaisuusrekisteristä kesken hyödykkeen taloudellista elinaikaa, tehdään jäljellä olevaa käyttöpääomaa vastaava kertapoisto. Hallintosäännön 51 mukaan valtuusto hyväksyy poistosuunnitelman perusteet. Kunnanhallitus vahvistaa pienten hankintojen rajan. 8. TILIEN KÄYTTÖOIKEUS Kunnanjohtaja päättää kunnan rahatilien käyttöoikeudesta. Päätöksestä pitää ilmetä, ketkä virka-asemansa nojalla yksin tai yhdessä on valtuutettu hyväksymään nostoja kunnan tileiltä ja tekemään tilisiirtoja. Päätöksen jälkeen ja aina myös asiaan vaikuttavien henkilökuntamuutosten yhteydessä lähetetään nimenkirjoitusoikeus ja allekirjoitusnäyte pankkeihin. Ilmoitus nimenkirjoitusoikeuden peruuttamisesta esimerkiksi työtehtävien muuttuessa tai viranhaltijan erotessa kunnan virasta toimitetaan välittömästi taloushallintoon ja rahalaitoksille.

8 9. INFORMAATIOHALLINTO Kunnanhallitus hyväksyy tietoturvapolitiikan ja tietoturvaperiaatteet. Kunnan tietojärjestelmän ja siinä olevien tietojen pitää olla riittävästi suojattuna laitonta käsittelyä ja käyttöä, hävittämistä, muuttamista ja anastusta vastaan. Tämä velvollisuus koskee sekä manuaalisia että ATK-pohjaisia tiedostoja. Tietojärjestelmästä vastaavien on varmistuttava järjestelmän fyysisestä suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta. On huolehdittava siitä, että tietojärjestelmien prosessikuvaukset ovat ajan tasalla ja suoja- sekä varmuustoimenpiteet on selvitetty. Asiakirjat on säilytettävä asianmukaisella tavalla. Tietojärjestelmästä vastaavat huolehtivat myös siitä, että käytettävissä on vara-järjestelmä ja pelastussuunnitelma. Henkilökuntaa ottavat osastopäälliköt huolehtivat siitä, että käyttövaltuudet ovat riittävät ja käyttöoikeuksista tehdään selvät päätökset. Osastopäälliköiden on huolehdittava siitä, että käyttövaltuudet peruutetaan, jos henkilö ei enää ole kunnan palveluksessa tai jos käyttövaltuudet eivät enää vastaa henkilön työtehtäviä. Jokaiselle sovellutukselle pitää valita vastuuhenkilö (=pääkäyttäjä), joka osastopäällikön ohjeiden mukaan määrittää, millaiset käyttövaltuudet ja näytöt käyttäjälle annetaan sovellutuksen eri osiin. Vastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että sovellutuksista on ajan tasalla olevat prosessikuvaukset sekä suoja- ja turvallisuustoimenpideselvitykset. Kunnan paikallisverkon uusista käyttäjistä tehdään hyväksymispyyntö paikallisverkon pääkäyttäjälle. Pyynnön allekirjoittaa käyttäjän esimies. Uusia järjestelmiä ja varusteita hankittaessa pitää henkilökuntaa ottavien osastopäälliköiden tehdä arvio turvallisuusominaisuuksien riittävyydestä ja tarkistaa, että niitä käytetään riittävästi. 10 RISKIEN KÄSITTELY Riskillä tarkoitetaan epävarmuutta siitä, vaikuttaako mahdollinen tapahtuma tavoitteiden saavuttamiseen. Riskejä mitataan seurauksilla ja todennäköisyyksillä. Riskit voidaan jakaa vahinkoriskeihin, toimintariskeihin sekä taloudellisiin ja strategisiin riskeihin. Riskienkäsittely tarkoittaa organisatorisia toimintoja ja rutiineja, joiden avulla on tarkoitus käsitellä riskejä ja kunnalle mahdollisesti aiheutuvia vahinkoja. Riskienhallintaan kuuluu järjestelmällisiä menetelmiä, joiden avulla toimintaan liittyviä riskejä tunnistetaan ja arvioidaan sekä vahvistetaan riskien käsittelemisen, valvomisen ja säännöllisen raportoinnin toimintatavat. Kunnallisen palvelutuotannon useimmat suoritteet eivät ole yksittäistapahtumia, vaan pitempien työvaiheiden tai toimintojen lopputuotteita. Toimintaketjujen kaikkien osien pitää toimia moitteettomasti, jotta lopputulos olisi onnistunut. Tapahtumaketjun jokaista osaa on voitava valvoa. Työ- ja toimintaketjujen eri vaiheet voivat olla organisaation eri tasoilla ja ylittää vastuuyksiköiden rajat. Siksi jokaisen toimintayksikön työketjujen sisäinen valvonta pitää järjestää yksilöllisesti sen omien toimintaketjujen vaatimusten mukaisesti.

9 Sisäisen valvonnan perusedellytyksenä on, että siitä on kirjalliset prosessikuvaukset, jotka osoittavat ketjujen riskitekijät, sisäisen valvonnan vaiheet sekä ongelmatilanteiden vastuukysymykset yksiselitteisesti. Sektoripäälliköt vastaavat oman sektorinsa riskienhallinnan järjestämisestä. Päällikön pitää huolehtia siitä, että jokainen toimintayksikkö on tietoinen riskeistään ja vahinkojen ennaltaehkäisy on suunniteltu, toimintaohjeet ovat ajan tasalla ja vakuutussuojan tarve on ilmoitettu kunnanhallitukselle. Riskienhallintasuunnitelmaa tehtäessä pitää ottaa huomioon muun muassa seuraavat tekijät: Riskianalyysi - toiminta- ja työketjujen analyysi - mittaus-, seuranta- ja raportointimenetelmien määrittely Tietoturvallisuus - tietoturvallisuuspolitiikka - vastuuhenkilöt - toimivaltuudet - tietosalaisuus - julkisuus Käteisvarat ja vakuudet - vastuuhenkilöt, valtuudet - valvontavastuun organisointi Menot ja tulot - hyväksymisvaltuudet - laskuttaminen, tulojen oikeellisuuden varmistaminen - saatavien perinnän valvonta - yksikön oman valvontavastuun dokumentointi ja järjestäminen Materiaalihallinto - hankintaperiaatteet - varaston hallinto - omaisuuden rekisteröinti Vahinkoriskien käsittely - vastuuhenkilöt - vakuutusturva 11 SELVITYS SISÄISEN VALVONNAN JÄJRESTÄMISESTÄ Kunnanhallituksen on selvitettävä toimintakertomuksessaan, miten sisäinen valvonta ja siihen liittyvä riskien hallinta kunnassa on järjestetty, onko valvonnassa päättyneellä tilikaudella havaittu puutteita ja millä tavoin sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää meneillään olevalla taloussuunnitelmakaudella.