IBM SmartCloud inotes. IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

Transkriptio

1 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

2

3 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

4 Huomautus Ennen kuin käytät näitä tietoja ja niiden tukemaa tuotetta, lue kohdan Huomautukset sivulla 53 tiedot. Huomautus Tämä painos koskee nykyistä IBM SmartCloud inotes -ohjelmiston versiota ja laitosta sekä kaikkia tulevia laitoksia ja muutoksia, kunnes uusissa painoksissa toisin ilmoitetaan. Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 Luku 1. inotes Lisätietoja tilin asetuksista, sähköpostien hallinnasta ja kalenterin käsittelystä. Oletko inotes-ohjelman uusi käyttäjä? Katso video (avautuu uuteen ikkunaan), jossa kerrotaan, kuinka yhteystiedot tuodaan inotes-ohjelmaan. Katso video (avautuu uuteen ikkunaan), jossa kerrotaan, kuinka kalenteritapahtumat tuodaan inotes-ohjelmaan. Viimeisimmät päivitykset Katso, mitä ominaisuuksia tuotteeseen on lisätty (avautuu uuteen ikkunaan) edellisen päivityksen jälkeen. inotes-ohjelman käyttö Saat tehtäviä koskevia ohjeita napsauttamalla vastaavia aiheita sisällysluettelossa. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

6 2 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

7 Luku 2. Tilin asetukset Tilien pääkäyttäjä määrittää tiliisi sähköpostiosoitteen ja käyttäjäroolin, joita ei voi muuttaa. Voit muokata nimeäsi, salasanaasi ja kieltäsi. Henkilökohtaiset asetukset Tilin asetusten kuvaus on seuraavassa luettelossa: Nimi Näkyviin tuleva käyttäjän nimi IBM SmartCloud inotes -ohjelmassa. Sähköpostiosoite Tiliin liittyvä sähköpostiosoite. Tätä asetusta ei voi muuttaa. Rooli Tilisi käyttötaso. Tätä asetusta ei voi muuttaa. Salasana SmartCloud inotes -tilin salasana. Lokalisointi Tilille valittu kieli. Lokalisointi-kenttään valitsemasi kieliasetus vaikuttaa myös kellonajan näyttöön kalenterissasi. Jos kielivalintana on esimerkiksi Englanti, näkyvissä on 12 tunnin muoto. Jos valintana on puolestaan Japani, näkyvissä on 24 tunnin muoto. Tilin asetusten muutto Voit vaihtaa Nimi-, Salasana- tai Lokalisointi-asetuksia seuraavasti: 1. Valitse nimesi sivuston siirtymispalkista ja valitse sitten Oman tilin asetukset. 2. Valitse muutettavan asetuksen kohdalla Muuta-vaihtoehto. 3. Kirjoita tai valitse oikea arvo ja valitse Tallenna muutokset -vaihtoehto. Jos tarvitset apua tilin asetuksessa, valitse Yhteydenotto tilin pääkäyttäjään -vaihtoehto. Yksityisyydensuojan ja tietoturvan varmistus Muista suojata salasanasi sekä varmistuskysymys ja sen vastaus. 1. Kirjaudu ulos, kun lopetat sähköpostin lukemisen. 2. Kun olet kirjautunut ulos, sulje selainikkuna. Sulkemalla selainikkunan tai tyhjentämällä selaimen välimuistin manuaalisesti varmistat, että kaikki istuntokohtaiset tiedot tyhjenevät selaimen välimuistista. 3. Älä kirjoita salasanaa muistiin tai luovuta sitä toiselle henkilölle. Copyright IBM Corp. 2010,

8 Mobiililaitteen asetusten määritys IBM SmartCloud inotes -profiilin avulla voit määrittää IMAP-yhteyskäytännön ja CardDAV- ja CalDAV-tilien asetukset ios-laitteeseesi yhtä aikaa. Jos et halua määrittää kaikkien kolmen toiminnon asetuksia ios-laitteeseen, voit määrittää sähköpostin, yhteystiedot tai kalenterin asetukset yksitellen. Katso ohjeita kohdista IMAP- ja POP-käyttöoikeuksien määritys, CardDAV-tilin määritys ja CalDAVtilin määritys. Ennen aloitusta ios-laitteet on virallisesti testattu, ja ne ovat tällä hetkellä ainoat laitteet, joita IBM SmartCloud inotes -profiili tukee. 1. Napsauta linkkiä (avautuu uuteen ikkunaan). Jos et ole kirjautunut sisään aiemmin, sinun on annettava SmartCloud for Social Business-käyttäjätunnus ja -salasana. Tämä käyttäjätunnus ja salasana voivat olla toiset kuin SmartCloud inotes -käyttäjätunnus ja -salasana. 2. Napauta Kirjaudu sisään ios-laitteessasi. IBM SmartCloud inotes Apple ios laitteen asetusten määritys Aseta sähköposti, yhteystiedot ja kalenteri Apple ios -laitteeseesi -sivu tulee näkyviin. Tällä sivulla voit asentaa ios-laitteeseesi profiilin, jonka avulla pääset käyttämään seuraavia toimintoja: v sähköposti IMAP-yhteyskäytännön avulla v yhteystiedot CardDAV-tilin avulla v kalenteri CalDAV-tilin avulla. 3. Valitse Käynnistä. Koska profiilia ei ole allekirjoitettu, saat kehotteen, jossa sinua pyydetään vahvistamaan asennus valitsemalla Asenna > Asenna nyt. Jos ios-laitteessasi on käytössä salasana, anna se, jotta voit jatkaa asennusta. 4. Vahvista käyttöoikeutesi IMAP-, CardDAV- ja CalDAV-tileihin SmartCloud inotes -järjestelmässä kirjoittamalla SmartCloud inotes -salasanasi kolme kertaa. Jatka valitsemalla Seuraava. 5. Kun asennus on valmis, valitse Valmis. Laitteen asetussivu tulee uudelleen näkyviin. Siirry ios-päävalikkoon ja aloita SmartCloud inotes -sähköpostin, -yhteystietojen ja -kalenterin käyttö ios-laitteessasi. Seuraavat toimet Profiilin nimi on IBM SmartCloud inotes Profile. Se löytyy ios-laitteestasi napauttamalla Asetukset > Yleiset > Profiili. Saat tilien nimet näkyviin ios-laitteeseesi valitsemalla Lisätiedot. 4 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

9 Luku 3. Aloitusopas yhteystietojen käyttöön Voit lisätä henkilökohtaisia yhteystietoja yhteysluetteloon. Yrityksen yhteystietojen lisääminen edellyttää tilin pääkäyttäjän oikeuksia. Voi tallentaa enintään omaa yhteystietoa. Yhteysluettelossa voit tehdä seuraavat toimet: v Voit etsiä yhteystietoja nimen mukaan kirjoittamalla tekstiä Etsi yhteystieto -kenttään. v Voit tarkastella kaikkia yhteystietoja valitsemalla Kaikki yhteystiedot -vaihtoehdon. v Voit lisätä, poistaa tai muokata henkilökohtaisia yhteystietoja. v Voit lähettää sähköpostiviestejä yhdelle tai usealle vastaanottajalle valitsemalla haluamiesi vastaanottajien valintaruudut ja valitsemalla sitten Lähetä viesti -vaihtoehdon. Yrityksen yhteystiedot Yrityksen hakemisto on yrityksen osoitekirja, joka sisältää kaikki organisaation työntekijöiden yhteystiedot. Pääkäyttäjä määrittää yrityksen hakemiston käyttöön ja ylläpitää hakemistoa. Kun valitset yrityksen hakemiston, saat näkyviin kaikki työntekijät, jos yrityksen hakemisto on käytössä. Voit lähettää viestin yhdelle tai usealle työntekijälle valitsemalla ensin kunkin työntekijän valintaruudun yrityksen hakemistosta ja valitsemalla sitten Lähetä viesti -vaihtoehdon. Yrityksen yhteystietojen tallennusmäärä vaihtelee. Lisätietoja yrityksen yhteystietojen tallennusmäärästä saat ottamalla yhteyden tilin pääkäyttäjään. Yhteystietojen asetusten määritys Yhteystietojen asetusten määritys auttaa järjestämään yhteystietoja. 1. Siirry Asetukset-välilehteen. 2. Valitse Näytä-vaihtoehto kohdasta Yhteystiedot. 3. Määritä Yhteystietoja sivua kohden -kenttään, kuinka monta yhteystietoa haluat näkyviin sivulla. 4. Määritä Nimien näyttöjärjestys -kenttään, miten haluat yhteystietojen nimitiedot näkyviin. 5. Valitse Tallenna-vaihtoehto. Yhteystietojen luonti ja muokkaus Voit lisätä, muokata ja poistaa henkilökohtaisia yhteystietoja. Sinulla voi olla enintään henkilökohtaista yhteystietoa. Yrityksen yhteystietojen lisääminen edellyttää pääkäyttäjän oikeuksia. Copyright IBM Corp. 2010,

10 Ennen aloitusta Omien yhteystietojen tuonti Kun lisäät yhteystietoja, varmista, että siirryt Yhteystiedot-välilehteen ja valitset Omat yhteystiedot -vaihtoehdon. Kun yrität lisätä yhteystietoja toisesta sovelluksesta, uusien yhteystietojen oletuskohde on joissakin laitteissa Yrityksen hakemisto. Vain pääkäyttäjä voi lisätä tietoja yrityksen hakemistoon, joten tässä tapauksessa uudet yhteystiedot eivät tallennu. 1. Voit lisätä yhteystiedon seuraavasti: a. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. b. Valitse Uusi yhteystieto -vaihtoehto. c. Kirjoita enintään 255 merkkiä seuraaviin kenttiin: Etunimi, Sukunimi, Tehtävänimike, Osasto, Yritys, Katuosoite, Postitoimipaikka, Lääni/alue, Postinumero ja Maa. Joissakin laitteissa voit kirjoittaa näihin kenttiin yli 255 merkkiä. Jos kirjoitat yli 255 merkkiä, näyttöön ei tule virhesanomaa mutta yhteystiedot eivät tallennu. d. Kirjoita arvot Sähköposti-jaPuhelin-kenttiin. Nimi-jaSähköposti-kenttiin on kirjoitettava arvot, jotta käyttäjätiedot olisivat käytettävissä, kun kirjoituksen täydennystoimintoa käytetään haussa. e. Valinnainen: Huomautukset-kenttään voit kirjoittaa tietoja enintään merkin verran. f. Tallenna uusi yhteystieto napsauttamalla Tallenna-painiketta. Järjestelmä antaa kehotteen, jossa voit lähettää viestin, muokata juuri lisäämääsi yhteystietoa tai poistaa sen. 2. Valinnainen: Voit muokata yhteystietoja seuraavasti: a. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. b. Valitse muokattavan yhteystiedon nimi tai sähköpostiosoite. c. Valitse Muokkaa-vaihtoehto ja kirjoita muutokset. d. Valitse Tallenna-vaihtoehto. 3. Valinnainen: voit poistaa yhteystietoja seuraavasti: a. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. b. Valitse poistettavien yhteystietojen valintaruudut. c. Valitse Poista-vaihtoehto. d. Napsauta OK-painiketta. Järjestelmä poistaa yhteystiedot pysyvästi yhteysluettelosta. Voit tuoda henkilökohtaisia yhteystietoja pilkuin erotellusta arvotiedostosta (csvtiedostosta), vcard-tiedostosta (VCF-tiedostosta) tai mistä tahansa muusta tiedostosta, jolla ei ole tunnistetta. Esimerkki: testitiedosto. Tuotavat tiedostot saavat olla korkeintaan 10 Mt:n kokoisia. Et voi päivittää yrityksen hakemistossa lueteltuja yhteystietoja. Ennen aloitusta Ennen kuin tuot yhteystietoja toisesta sähköpostiohjelmasta, kuten Outlook Expressistä, sinun on vietävä yhteystiedot pilkuin eroteltuun arvotiedostoon (.csv-tiedostoon) tai vcard-tiedostoon (.vcf-tiedostoon). Tarkista, että merkistö on UTF-8 tai ANSI, ennen kuin tuot yhteystietoja. 6 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

11 Tietoja tästä tehtävästä Yhteystietoja voi olla enintään Jos tuotavassa.csv- tai.vcf-tiedostossa on yli yhteystietoa tai aiemmin luotuja IBM SmartCloud inotes -yhteystietoja sekä.csv- tai.vcf-tiedoston yhteystietoja on yhteensä yli 2 000, järjestelmä ohittaa tuontitiedoston ylimääräiset yhteystiedot. Varmista, että tiedät kaikkien tuotavat tiedot sisältävien tiedostojen hakemistopolun. Nämä tiedot on määritettävä ennen tuontia. Jos.vcf-tiedostoja on useita, voit tuontia varten yhdistää ne yhdeksi.vcf-tiedostoksi. Järjestelmä ohittaa.csv- tai.vcf-tiedoston virheellisesti muotoillut tiedot. Järjestelmä lisää tuodut yhteystiedot Omat yhteystiedot -kohtaan. Ne näkyvät myös kohdassa Kaikki yhteystiedot. 1. Valitse vaihtoehdot Yhteystiedot > Omat yhteystiedot. 2. Valitse Tuo yhteystietoja -vaihtoehto. 3. Napsauttamalla Selaa-painiketta voit siirtyä.csv- tai.vcf-tiedostoon, johon yhteystiedot on tallennettu. 4. Kun olet valinnut tiedoston, valitse Tuo-vaihtoehto. Tulokset CardDAV-tilin määritys Näkyviin tuleva tilasanoma ilmoittaa, että yhteystietojen tuonti on meneillään. Tuonti voi kestää useita minuutteja. Tuonnin aikana voit käyttää muita SmartCloud inotes -ominaisuuksia. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Usean vcard (VCF) -tiedoston yhdistäminen sivulla 8 Jos sinulla on useita vcard-tiedostoja, joiden avulla haluat tuoda yhteystietoja, voit yhdistää tiedostot yhdeksi.vcf-tiedostoksi. CardDAV-palvelintilin avulla voit käyttää ja jakaa yhteystietoja toisten sovellusten kanssa. Kun tili on määritetty, voit synkronoida yhteystietosi muiden käyttäjien ja useiden laitteiden kanssa. Ennen aloitusta Tarkista, että sinulla on IBM SmartCloud inotes -sähköpostiosoitetiliisi määritetty sähköpostiosoite. ios-laitteet on virallisesti testattu, ja ne ovat tällä hetkellä ainoat CardDAV-laitteet, joita SmartCloud inotes tukee. Muut laitteet tai tietokoneiden CardDAV-työasemaohjelmat saattavat toimia, mutta niitä ei ole testattu eikä niitä tällä hetkellä tueta. Jos sinulla on useita SmartCloud for Social Business -sähköpostiosoitteita, tilanne on jokin seuraavista: Luku 3. Aloitusopas yhteystietojen käyttöön 7

12 v Jos kirjaudut järjestelmään käyttämällä SmartCloud for Social Business -sisäänkirjaussivun Käytä oman organisaation sisäänkirjausta -linkkiä, tälle sivulle kirjoittamasi sähköpostiosoite voi olla eri kuin sinun SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi. v Jos yritykselläsi on useita SmartCloud for Social Business-tilauksia, sinulla saattaa olla sähköpostiosoite kullekin tilaukselle. Yrityksesi saattaa esimerkiksi käyttää SmartCloud Engage -ohjelmaa ja SmartCloud inotes -ohjelmaa. SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi sisältyy aloitusoppaaseen, joka lähetetään sähköpostiosoitteeseesi, kun ensimmäisen kerran kirjaudut järjestelmään. Voit myös tarkistaa SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi valitsemalla vaihtoehdot Asetukset > Perusasetukset ja tarkistamalla Sähköpostipalvelimen asetukset -kohdan Tilin nimi -asetuksen. Tarkista, että käyttöjärjestelmä on ios4 tai uudempi.jos käyttöjärjestelmä on vanhempi kuin ios4, se on päivitettävä versioon ios4 tai uudempaan. Voit määrittää CardDAV-tilin manuaalisesti tekemällä seuraavat toimet: Jos käytössäsi on ios-laite ja haluat määrittää CardDAV-tilin automaattisesti SmartCloud inotes -profiilin avulla, katso lisätietoja ohjeaiheesta Mobiililaitteen asetusten määritys sivulla Valitse ios-laitteessasi Asetukset > Mail, yhteystiedot, kalenterit > Lisää tili... > Muu > Lisää CardDAV-tili. 2. Kirjoita seuraavat tiedot: a. Palvelin carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Käyttäjätunnusoma SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi, esimerkiksi ibm@ocsmail.lotuslive.com. c. Salasana oma salasanasi. d. Kuvaus tiliä koskeva kuvaus. 3. Valitse Seuraava. Kun yhteys palvelimeen on luotu, Lisäasetukset-välilehti tulee näkyviin. 4. Kirjoita Lisäasetukset-välilehdellä seuraavat tiedot: a. Käytä SSL:ää valitse Käytössä-asento. b. Portti: Valitse Valmis-vaihtoehto. Yhteyden luonnin onnistumisesta ei ilmoiteta erillisellä viestillä. Seuraavat toimet Oma SmartCloud for Social Business -salasanasi vanhenee sen mukaan, mitä asetuksia tilisi pääkäyttäjä on määrittänyt. Jos sinulla on vaikeuksia kirjautumisessa SmartCloud inotes -palveluun, yritä kirjautua Webissä nähdäksesi, onko salasanasi vanhentunut. Usean vcard (VCF) -tiedoston yhdistäminen Jos sinulla on useita vcard-tiedostoja, joiden avulla haluat tuoda yhteystietoja, voit yhdistää tiedostot yhdeksi.vcf-tiedostoksi. 8 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

13 1. Kopioi yhdistettävät.vcf-tiedostot samaan hakemistoon. 2. Siirry hakemistoon, johon.vcf-tiedostot on tallennettu. 3. Kirjoita seuraava komento: COPY *.vcf yhteen_tiedostoon.vcf. Tuo yhdistetyt yhteystiedot tiedostosta yhteen_tiedostoon.vcf. Aiheeseen liittyviä tehtäviä: Omien yhteystietojen tuonti sivulla 6 Voit tuoda henkilökohtaisia yhteystietoja pilkuin erotellusta arvotiedostosta (csvtiedostosta), vcard-tiedostosta (VCF-tiedostosta) tai mistä tahansa muusta tiedostosta, jolla ei ole tunnistetta. Esimerkki: testitiedosto. Tuotavat tiedostot saavat olla korkeintaan 10 Mt:n kokoisia. Et voi päivittää yrityksen hakemistossa lueteltuja yhteystietoja. Henkilökohtaisten ryhmien käyttö Henkilökohtaisten ryhmien avulla voit luoda jakeluluetteloita kalenterikutsuja ja sähköpostiviestejä varten. Henkilökohtaisia ryhmiä voi tilissäsi olla enintään 200. Henkilökohtaisen ryhmän jäseniä voi olla enintään 50. Tietoja tästä tehtävästä Ryhmän nimessä voi olla enintään 255 SBCS-merkkiä. Monitavuisen merkistön merkkien osalta ryhmän nimen enimmäispituus on alle 255 merkkiä. Jos juuri lisätyn ryhmän jäsentä ei näy henkilökohtaisessa yhteysluettelossa, järjestelmä tallentaa kyseisen jäsenen henkilökohtaisena yhteystietona. Jos yhteysluettelon yhteystietojen enimmäismäärä ylittyy, kun yrität lisätä uutta sähköpostiosoitetta, näyttöön tulee virhesanoma. Järjestelmä ei luo uutta ryhmää. Sähköpostiosoitteiden kaksoiskappaleet ohitetaan. Jos määrität sähköpostiosoitteen, joka jo on ryhmän jäsenten luettelossa, sähköpostiosoite ohitetaan. Voit kirjoittaa useita sähköpostiosoitteita Lisää jäsen tähän -kenttään erottelemalla yksittäiset sähköpostiosoitteet pilkuilla. Jos esimerkiksi kirjoitat a@esimerkki.com, b@esimerkki.com, c@esimerkki.com, järjestelmä lisää ryhmän jäsenten luetteloon kolme sähköpostiosoitetta. Sähköpostiosoitteista voit kirjoittaa muutaman ensimmäisen merkin ja valita haluamasi kohteen automaattisesti näkyviin tulevista ehdotuksista. 1. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. 2. Valitse vaihtoehdot Ryhmät > Uusi ryhmä. 3. Kirjoita ryhmän nimi. 4. Voit lisätä ryhmän jäsenen kirjoittamalla sähköpostiosoitteen Lisää jäsen tähän -kenttään ja valitsemalla sitten Lisää jäsen -vaihtoehdon. 5. Valinnainen: Voit poistaa ryhmän jäsenen napsauttamalla ryhmän jäsenen kanssa samalla rivillä olevaa X-kuvaketta. 6. Tallenna ryhmän muutokset napsauttamalla Tallenna-painiketta. Jos yrität siirtyä toiselle sivulle tallentamatta muutoksia, näkyviin tulee sanoma, jossa sinua kehotetaan tallentamaan muutokset. Luku 3. Aloitusopas yhteystietojen käyttöön 9

14 Yhteystietojen haku Seuraavat toimet Voit luoda tai poistaa henkilökohtaisen ryhmän seuraavasti: 1. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. 2. Valitse Ryhmät-vaihtoehto. 3. Valitse ryhmän nimi. 4. Valitse Muokkaa-vaihtoehto. Ryhmän tietojen sivu tulee näkyviin. Voit muokata ryhmää tai poistaa sen seuraavasti: v Voit muokata henkilökohtaisen ryhmän tietoja kirjoittamalla muutokset ja valitsemalla Tallenna-vaihtoehdon. v Voit poistaa henkilökohtaisen ryhmän valitsemalla Poista ryhmä -vaihtoehdon ja vahvistamalla sitten poiston napsauttamalla OK-painiketta. Voit hakea yhteystietoja kohdassa Omat yhteystiedot, Yrityksen hakemisto tai Kaikki yhteystiedot. Tietoja tästä tehtävästä v v v v v Järjestelmä poistaa hakuehtojen alussa ja lopussa olevat välilyönnit. Järjestelmä hakee hakuehtoja Etunimi-, Sukunimi-, Sähköpostiosoite- ja Yrityksen nimi -kentistä. Kirjainkoko ei ole merkitsevä. Hakutulokset tulevat näkyviin heti, kun ne löytyvät joissakin tapauksissa siis jo ennen, kun olet kirjoittanut hakuehdon kokonaan. Yleismerkit eivät ole käytössä. 1. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. 2. Valitse haettavat yhteystiedot. 3. Kirjoita hakuehto hakukenttään. Ennen kuin kirjoitat hakuehdon, hakukentässä näkyy teksti Etsi yhteystieto. Tulokset Toiminto palauttaa luettelon kaikista hakuehtoa vastaavista yhteystiedoista. Jos hakuehtoja vastaavia yhteystietoja ei löydy, näkyviin tulee sanoma Ei löytynyt yhtäkään hakua vastaavaa yhteystietoa. LDAP-yhteyden asetusten määritys Kun määrität Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) -hakemistoyhteyden, voit tehdä kyselyjä hakemistopalveluihin ja etsiä muiden käyttäjien yhteystietoja Internetistä tai yrityksen intranetistä. Tietoja tästä tehtävästä LDAP-yhteyden määritysvaiheet vaihtelevat sähköpostiohjelman ja mobiililaitteen mukaan. Jos tietyn sähköpostiohjelman yhteydessä ilmenee ongelmia tai tarvitset ohjelmaa koskevia lisätietoja, ota yhteys kyseisen sähköpostiohjelman asiakastukeen. 10 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

15 Jotta voit määrittää LDAP-hakemistoyhteyden mobiililaitteeseen tai sähköpostiohjelmaan, sinun on otettava selville seuraavat tiedot: v Täsmennetty perusnimi: ou=contact v Portti (SSL-salausta käyttävä): 636 v Oma IBM SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi. Jos sinulla on useita SmartCloud for Social Business -sähköpostiosoitteita, tilanne on jokin seuraavista: Jos kirjaudut järjestelmään käyttämällä SmartCloud for Social Business -sisäänkirjaussivun Käytä oman organisaation sisäänkirjausta -linkkiä, tälle sivulle kirjoittamasi sähköpostiosoite voi olla eri kuin sinun SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi. Jos yritykselläsi on useita SmartCloud for Social Business-tilauksia, sinulla saattaa olla sähköpostiosoite kullekin tilaukselle. Yrityksesi saattaa esimerkiksi käyttää IBM SmartCloud Engage -ohjelmaa ja SmartCloud inotes -ohjelmaa. v v v v SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi sisältyy aloitusoppaaseen, joka lähetetään sähköpostiosoitteeseesi, kun ensimmäisen kerran kirjaudut järjestelmään. Voit myös tarkistaa SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteesi valitsemalla vaihtoehdot Asetukset > Perusasetukset ja tarkistamalla Sähköpostipalvelimen asetukset -kohdan Tilin nimi -asetuksen. Sido täsmennetty perusnimi/tilin nimi: uid=vaiheessa 3 määritetty sähköpostiosoitteesi,ou=contact. Esimerkki: uid=user@llin.mail.lotuslive.com,ou=contact Sähköpostitilisi salasana. Kun tilin pääkäyttäjä määrittää sinulle kertakäyttöisen salasanan, sinun on vaihdettava se, kun olet kirjautunut SmartCloud inotes -tiliisi Internetin kautta. Palvelin: ldap-usw.mail.lotuslive.com Hakusuodatin: ou=contact 1. LDAP-hakemistoyhteyden määritysvaiheet vaihtelevat sähköpostiohjelman mukaan. Jos tarvitset apua, ota yhteyttä sähköpostiohjelmasi asiakastukeen. 2. Kun LDAP-hakemistoyhteyden avulla haetaan yhteystietoja, etunimi- ja sukunimikentät eivät saa olla tyhjiä, tai haussa voi ilmetä virheitä. Lisää kyseisiin kenttiin tarvittaessa ainakin yksi tyhjä merkki. Luku 3. Aloitusopas yhteystietojen käyttöön 11

16 12 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

17 Luku 4. Aloitusopas sähköpostin käyttöön Järjestelmä tallentaa sähköpostiviestit kansioihin. Voit järjestää sähköpostiviestejä luomalla kansioita. Järjestelmässä on viisi oletuskansiota, joita ei voi poistaa. Voit myös merkitä sähköpostiviestejä lipuin ja määrittää sähköpostiviestien näyttöasetukset. Sähköpostin oletuskansioiden nimeä ei voi muuttaa eikä oletuskansioita voi poistaa, mutta niistä voi poistaa sähköpostiviestejä. Oletuskansioita ovat Saapuneet Kaikki saapuneet sähköpostiviestit. Luonnokset Kaikki tallennetut sähköpostiviestit, joita ei ole vielä lähetetty. Luonnoksetkansion kohteita voi muokata ja ne voi lähettää milloin tahansa. Lähetetyt Kaikki lähetetyt sähköpostiviestit, jos asetuksissa on määritetty, että järjestelmä tallentaa kaikki sähköpostiviestit lähetettäessä. Tämä on oletusasetus. Roskaposti Kaikki roskapostiksi luokitellut sähköpostiviestit. Roskakori Kaikki poistetut sähköpostiviestit. Roskakori on tyhjennettävä, jotta sen sisältö poistuu pysyvästi. Kansioiden hallinta -ikkunassa voit nimetä kansion uudelleen tai poistaa sen. Kun poistat kansion, koko kansion sisältö poistetaan pysyvästi. Kiintiön käyttö -ilmaisin osoittaa, kuinka paljon sähköpostitilin muistitilasta on sähköpostiviestien ja liitteiden käytössä. Myös Roskaposti- ja Roskakori-kansioiden sähköpostiviestit kuluttavat kiintiötä. Arvo ei voi olla yli 25 gigatavua. Jos muistitila on ylitetty, sähköpostiviestejä ei voi vastaanottaa. Saapuvat sähköpostiviestit palaavat lähettäjälle. Lisäksi järjestelmä ilmoittaa lähettäjälle, että postilokero on täynnä eikä siihen lähetettyjä viestejä toimiteta. Vihje: Järjestelmä siirtää poistetut sähköpostiviestit automaattisesti Roskakori-kansioon. Voit palauttaa tilaa tyhjentämällä Roskakori-kansion säännöllisesti. Huomautus: v Tilisi on suojattu väärinkäytöksiltä rajoittamalla vastaanotettavien uusien sähköpostiviestien määrä 5 000:een, kun et ole kirjautuneena tiliisi. Järjestelmä palauttaa tämän määrän ylittävät sähköpostiviestit lähettäjilleen, kunnes kirjaudut tiliisi uudelleen. v Lisätietoja sähköpostin näyttämiseen eri kielillä liittyvistä tunnetuista ongelmista on Known Issues -wiki-asiakirjassa (avautuu uuteen ikkunaan). v Suuren prioriteetin viesti on merkitty huutomerkillä, joka näkyy sähköpostiviestin aiheen vieressä. v Saapuvan sähköpostiviestin koko ei saa olla yli 40 megatavua. Voit hallita sähköpostiviestejä seuraavasti: Copyright IBM Corp. 2010,

18 v v v. Sähköpostin asetusten määritys Voit päivittää Saapuneet-kansion manuaalisesti valitsemalla valikkorivistä vaihtoehdon Posti. Voit tarkastella välitettyjen tai vastattujen sähköpostiviestiesi luetteloa napsauttamalla Lähettäjä-kohdan viereistä kuvaketta. Voit lajitella sähköpostiviestit lähettäjän nimen, aiheen tai päivämäärän mukaan. Sähköpostiviestit on oletusarvoisesti lajiteltu päivämäärän mukaan. Sähköpostin asetusten määritys auttaa sähköpostiviestien järjestämisessä, suodatuksessa ja välityksessä. Tietoja tästä tehtävästä Vain yksi sähköpostitili voidaan määrittää sähköpostiviestien välitykseen. Järjestelmä lähettää vahvistussähköpostiviestin omaan IBM SmartCloud inotes -sähköpostiosoitteeseesi ja sähköpostin välitysosassa määritettyyn sähköpostiosoitteeseen. Voit aloittaa sähköpostin välitysprosessin noudattamalla vahvistusviestissä olevia ohjeita. Voit poistaa sähköpostiviestien välityksen käytöstä valitsemalla Välitys-ikkunan Ei välitystä -vaihtoehdon. Kaikki seuraavat vaiheet ovat valinnaisia. Voit muuttaa näitä asetuksia tarvittaessa. 1. Siirry Asetukset-välilehteen. 2. Valitse Perusasetukset-vaihtoehto. a. Valitsemalla Postin näyttö -vaihtoehdon voit määrittää kullakin sivulla näytettävien sähköpostiviestien määrän sekä sähköpostiviestien lajitteluvalinnan: Uudet alussa tai Uudet lopussa. b. Valitse Lukeminen-vaihtoehto ja määritä, mitä tapahtuu, kun siirrät tai poistat sähköpostiviestin: Siirry seuraavaan viestiin tai Palaa alkuperäiseen kansioon. Kuvien torjuminen torjuu kaikki kuvat saapuvista viesteistä. c. Voit tallentaa kopion kaikista lähetetyistä sähköpostiviesteistä valitsemalla vaihtoehdon Lähetys. Jos haluat tallentaa vain jotkin lähetetyt viestit, voit lähettää viestin kopion itsellesi Piilokopio-kentän avulla. Voit myös määrittää, sisällytetäänkö aiempi sähköpostiviestiin liittyvä viestinvaihto vastausviestiin. d. Postipalvelimen asetukset -osan tietojen avulla voit määrittää IMAP-, POPtai SMTP-todennuksen. Lisätietoja on kohdassa IMAP- ja POP-käyttöoikeuksien määritys sivulla 21. e. Valitse Tallenna-vaihtoehto. 3. Voit määrittää lisää sähköpostiosoitteita viestejä lähettäessäsi valitsemalla Lisää osoite -vaihtoehdon. 4. Valitsemalla Roskapostiasetukset-vaihtoehdon voit määrittää asetukset, joiden avulla hallitaan ei-toivottuja sähköpostiviestejä ja lähettäjiä. 5. Voit määrittää automaattisen vastauksen saapuviin viesteihin poissa ollessasi valitsemalla Poissa toimistolta -vaihtoehdon. Lisätietoja on kohdassa Poissaoloilmoituksen lähettäminen sivulla Voit määrittää ohjelman lisäämään tietyt tiedot automaattisesti jokaisen lähettämäsi sähköpostiviestin loppuun valitsemalla vaihtoehdon Allekirjoitus. Merkkien enimmäismäärä on IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas

19 7. Voit määrittää ohjelman välittämään saapuvat sähköpostiviestit automaattisesti toiselle sähköpostitilille valitsemalla Välitys-vaihtoehdon. 8. Määritä suodatussäännöt, jotka auttavat hallitsemaan sähköpostiviestejä tehokkaasti, valitsemalla Säännöt-vaihtoehto. Lisätietoja on kohdassa Sähköpostiviestien suodatussääntöjen luonti sivulla Napsauta Tallenna-painiketta. Kansion luonti Liitteen tarkastelu Voit helpottaa sähköpostiviestien järjestelyä lisäämällä ja poistamalla kansioita sekä nimeämällä niitä uudelleen. Voit vetää yksittäisen sähköpostiviestin toiseen kansioon. Tietoja tästä tehtävästä Rajoitukset: v Kansion nimen enimmäispituus on 40 merkkiä, eikä nimi saa alkaa pisteellä (.). Kansion nimessä ovat kelvollisia merkkejä seuraavat: a-z,0-9@-...:(). v Järjestelmä lajittelee kansioiden nimet ASCII-arvojen perusteella. Järjestelmä ei käytä International Components for Unicode (ICU) -taulukoita. v Kansioiden enimmäismäärä on 200. Kansioiden hallinta -ikkunassa voit nimetä kansion uudelleen tai poistaa sen. Kun poistat kansion, koko kansion sisältö poistetaan pysyvästi. 1. Siirry Posti-välilehteen. 2. Valitse Lisää kansio -vaihtoehto. 3. Kirjoita kansion nimi ja napsauta Tallenna-painiketta. Kun avaat sähköpostiviestin, jossa on liitteitä, viestissä näkyy liitteiden luettelo. Tietoja tästä tehtävästä Jos vastaanotetussa sähköpostiviestissä on liite, Saapuneet-kansiossa näkyy viestin vieressä paperiliitintä muistuttava kuvake. Kun avaat viestin, siinä näkyy liiteluettelo. Voit tarkastella liitettä suoraan sen nykyisestä sijainnista tai voit ennen tiedoston avausta ladata ja tallentaa sen omaan tietokoneeseesi. Jos liitetiedosto on kuva, sitä voit tarkastella viestissä. Rajoitus: v Saapuvan sähköpostiviestin koko ei saa olla yli 40 megatavua. v Vain kunkin sähköpostiviestin liitteen ensimmäisen megatavun verran tietoja hakemistoidaan ja niihin voidaan kohdistaa hakuja. v Jos muistitila on ylitetty, sähköpostiviestejä ei voi vastaanottaa. Saapuvat sähköpostiviestit palaavat lähettäjälle. Lisäksi järjestelmä ilmoittaa lähettäjälle, että postilokero on täynnä eikä siihen lähetettyjä viestejä toimiteta. Luku 4. Aloitusopas sähköpostin käyttöön 15

20 Sähköpostiviestin lähetys 1. Siirry Posti-välilehteen. 2. Valitse Saapuneet-vaihtoehto. 3. Valitse avattava sähköpostiviesti. Liitteiden luettelo näkyy viestissä. v Voit tarkastella sähköpostinviestin liitettä valitsemalla haluamasi liitteen. v Voit ladata liitteen napsauttamalla liitettä hiiren kakkospainikkeella ja noudattamalla ohjeita, jotka koskevat liitteen latausta tietokoneeseen tai mobiililaitteeseen. Voit lähettää sähköpostiviestejä yhteysluettelon tai Posti-kansion avulla. Jos lähetät sähköpostiviestin vastaanottajalle, jota ei ole yhteysluettelossa, voit lisätä vastaanottajan omien yhteystietojen luetteloon. Tietoja tästä tehtävästä Valitse sähköpostiviestin määritteet käyttämällä RTF-tekstin muokkausohjelmaa. Nopeimmin voi valita määritteitä, kun kirjoittaa viestin koko tekstin, valitsee tekstin ja valitsee sitten halutut määritteet. Rajoitukset: v Sähköpostiviestin vastaanottajien enimmäismäärä on 50. v Kuhunkin sähköpostiviestiin voi liittää enintään 10 tiedostoa. v Lähetettävän sähköpostiviestin enimmäiskoko kaikki liitteet mukaan luettuina on 28,5 megatavua. 1. Valitse, miten haluat lähettää sähköpostiviestin: v Käytä yhteysluettelon yhteystietoja: a. Siirry Yhteystiedot-välilehteen. b. Valitse ne käyttäjät sisältävä yhteysluettelo, joille haluat lähettää sähköpostiviestin. Valitse valintaruutu kaikkien niiden yhteystietojen kohdalla, joille haluat lähettää sähköpostiviestin. c. Voit lähettää sähköpostiviestin henkilökohtaiselle ryhmälle valitsemalla vaihtoehdon Ryhmät. Valitse sisällytettävien ryhmien valintaruudut Ryhmät-sivulla. d. Valitse Lähetä viesti -vaihtoehto. Uusi viesti -sivu tulee näkyviin. Järjestelmä lisää kaikkien valittujen käyttäjien tai ryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-kenttään. v Sähköpostiviestin lähetys suoraan Posti-kansiosta: a. Siirry Posti-välilehteen. b. Valitse Uusi viesti -vaihtoehto. Uusi viesti -sivu tulee näkyviin. c. Kirjoita kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet Vastaanottaja-kenttään. 2. Valinnainen: Kopio-jaPiilokopio-kenttään voit määrittää käyttäjät tai ryhmän, joille haluat lähettää sähköpostiviestin kopion ja piilokopion. Voit kirjoittaa käyttäjän tai ryhmän nimen ensimmäiset merkit ja valita sitten sopivan vaihtoehdon automaattisesti näkyviin tulevista ehdotuksista. Jos valitset ryhmän, järjestelmä lisää kaikkien ryhmän jäsenten sähköpostiosoitteet Kopio- tai Piilokopio-kenttään. 16 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Käyttöopas