Hakijan prosessi [hakasulkeissa prosessiin liittyviä bisnessääntöjä ja muita huomioita]

Transkriptio

1 1 Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautuminen Taustaoletuksia: Hyödynnetään opintopolun hakijamaksun toiminnallisuuksia Kirjautumiseen käytetään hakijamaksun yhteydessä käytettyä google kirjautumista tai sähköpostin securelink toiminnallisuutta Ei pakollinen vaatimus, mutta jos uusi kansallinen tunnistuspalvelu (VETUMA korvaaja) on käytössä, voisi hyödyntää myös sitä. Henkilöt tallennetaan opintopolun henkilöpalveluun Hakuperusteiden henkilölistauskäyttöliittymien pohjalta voidaan kehittää versio Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautumista varten Hyödynnetään opintopolun käyttöoikeushallintaa ja sen ominaisuuksia. Esim. Hakan kautta kirjautuminen järjestelmään OPH:n AD tunnuksilla. Hakijan prosessi [hakasulkeissa prosessiin liittyviä bisnessääntöjä ja muita huomioita] Henkilö haluaa ilmoittautua opetushallinnon tutkintoa suorittamaan 1. Henkilö menee Opetushallituksen verkkosivuille ja klikkaa linkkiä ilmoittaudu opetushallinnon tutkintoon. [Ilmoittautuminen on auki niin kauan kuin on vapaita paikkoja mutta sulkeutuu kuitenkin päivää ennen tenttitilaisuutta.] 2. Henkilö valitsee tutkintotilaisuuden ajankohdan ja paikan tarjolla olevista vaihtoehdoista. [Voisi olla esim. Kalenterisovellus tai yksinkertainen lista vaihtoehdoista] (lista luultavasti järkevämpi) 3. Henkilöä pyydetään kirjautumaan a. Vaihtoehdot: google tunnus, kirjautumislinkki sähköpostiin tai henkilö tunnistautuu vahvasti. b. Kun henkilö ilmoittautuu uusintaan tai jatkaa tutkinnon suorittamista ilmoittautumalla seuraavaan osioon, henkilö käyttää kirjautumislinkkiä, jonka on saanut sähköpostiinsa jos ei tunnistaudu vahvasti Esimerkki nykyisestä toteutuksesta:

2 2 [Tarvitaan jokin tapa tunnistaa käyttäjä. ] 4. Henkilö ohjataan lomakkeelle, jossa kysytään nimitiedot, sähköposti(kysytty aiemmin), hetu, sekä pyydetään valitsemaan mihin tutkintotilaisuuteen hän haluaa ilmoittautua. Vahvasti tunnistautuneen henkilön tiedot tulevat lomakkeelle automaattisesti ja henkilö antaa vain sähköpostiosoitteen. [Vetuman korvaava tunnistuspalvelu tuo tietoja henkilötietojärjestelmästä] 5. Henkilö valitsee tutkintotilaisuuden ja vaihtoehdot [hakasulkeissa sääntöjä] [maksusummat ja niihin liittyvä logiikka: a. A osio (212 eur) b. B osio (ei peritä mitään, paitsi jollei ole maksanut, esim. A osio on hyväksiluettu Tällöin 212 eur) c. A+B osiot (212 eur) (voi suorittaa samalla myös b osion, täytyy ilmoittaa erikseen) d. A osio ja essee (212 eur) i. Esseen voi suorittaa jos on käynyt valmistavan koulutuksen? Järjestelmässä tulee näkyä tieto henkilön suorittamasta koulutuksesta (virkailijan näkymä). (HUOM. essee voi olla suoritettuna ensin, mietittävä tarkemmin prosessiflow) e. Uusinta A osio (87 eur) f. Uusinta B osio (87 eur) i. Kysytään minkä b osion haluaa uusia (B Henkilöstöhallinto, B Talous tai B Opetushallinto) (Huom. kaikki voi olla valittuna yhtä aikaa). g. Uusinta A+B osiot (87 eur) i. Kysytään vaihtoehdot (B Henkilöstöhallinto, B Talous tai B Opetushallinto) (Huom. kaikki voi olla valittuna yhtä aikaa). ]

3 3 [ 6. Tarkistetaan onko maksanut kahden vuoden sisällä hyväksytystä suorituksesta(kirjaushetki järjestelmään) > HUOM! jos ensimmäinen suoritus hylätään (A tai B) ei aikarajaa a. Jos on maksanut, ilmoittautuminen on valmis. b. jos ei ole maksanut, ohjataan verkkomaksuun tai annetaan maksuaikaa. i. Jos annetaan maksuaikaa, tulee maksu suorittaa viikkoa ennen tenttitilaisuutta, ellei henkilö ilmoittaudu viimeisenä ilmoittautumispäivänä, jolloin maksu suoritetaan heti. Jos henkilö ei maksa, ilmoittautuminen raukeaa. ] 7. Henkilö osallistuu kokeeseen 8. Saa tiedoksi tuloksen ja mahdollisesti todistuksen Maksetun ilmoittautumisen peruminen (perumista ei tehdä järjestelmällä hakija ei tee)

4 4 1. Henkilö peruu ilmoittautumisen sairastapauksen takia. 2. Henkilö pyydetään lähettämään lääkärintodistus. a. tällöin hän voi ilmoittautua tenttiin uudelleen kahden vuoden sisällä ilman maksua. [Järjestelmään pitää voida merkitä tieto siitä että hakijan koe on peruuntunut ja tästä ajanhetkestä alkaa maksun voimassaolo 2 vuotta] TAI 1. Hakija peruu ilmoittautumisen ilman syytä tai huonoin perustein tai ei tule tenttitilaisuuteen ilmoittamatta etukäteen 2. Maksua ei palauteta ja hakija joutuu maksamaan uudestaan jos ilmoittautuu uudelleen. Korvaavuuden hakeminen (Hakija ei tee järjestelmällä) 1) Hakija tekee korvaavuushakemuksen joko A osiosta tai B osiosta. 2) Hakijaa pyydetään toimittamaan todistukset. 3) Hakijalle ilmoitetaan onko korvaushakemus hyväksytty tai hylätty [Järjestelmään voitava kirjata tieto suorituksen korvaamisesta] a. Hakijalle ei tule kustannuksia korvaavuushakemuksesta vaan tutkintomaksu kattaa korvaushakemuksen kulut. Hakija maksaa koko tutkintomaksun ilmoittautuessaan tutkintoa suorittamaan. Voisiko olla niin että korvaavuudesta haetaan OPH:sta erillinen päätös korvaavuudesta. Hakija vetoaa hakuvaiheessa korvaavuuspäätökseen > Vaihtoehdoksi ilmoittautuessa. (MÄÄRITETTÄVÄ TARKEMMIN) Virkailijan prosessi Virkailija tallentaa tenttipäivät 1. Virkailija tallentaa kokeen päivämäärä, kellonaika ja koepaikan(osoite, koetilatieto) järjestelmään , klo , Helsinki,Hakaniemenranta 6, auditorio , klo , Rovaniemi,Jokukatu 6, 2 krs. A virkailija tallentaa max henkilömäärän (määritetään erikseen) [Kun henkilömäärä täyttyy, ilmoittautumislomake sulkeutuu] 3. virkailija julkaisee tenttipäivän (pitää olla muokattavissa virheiden korjaamista varten) [Tentti ilmoittautuminen aukeaa oph.fi sivulla heti julkaisun jälkeen] HUOM. OPH: n virkailija laittaa linkin OPH:n verkkosivulle. > Ts. virkailijan pitää saada linkki käyttöliittymästä. Virkailija tallentaa suoritustietoja (koetuloksia) henkilöille

5 5 virkailijan pitää voida antaa arvosanat osioittain. Arvosana asteikko on: A osa kokonaisuudessaan hyväksytty/hylätty, A osa kuitenkin jakautuu 4 osa alueeseen, joissa jokaisessa oma pisteytys (Yleishallinto oikeus > max 15 pistettä, Kunnallishallinto > max 10 pistettä, Viranomaisen asiakirjat ja henkilötietojen julkisuus > max 10 pistettä, Oikeudellinen vastuu > max 10 pistettä). B osassa hyväksytty ja hylätty. Lisäksi B osiosta annetaan arviointi osioittain B Henkilöstöhallinto > pisteet (hyv, hyl), B Talous > hyväksytty, hylätty B Opetushallinto > hyväksytty, hylätty. Arvosanan tallennuksen jälkeen hakijalle lähtee automaattinen ilmoitus tuloksesta sähköpostiin. Virkailijan pitää voida tallentaa henkilölle tieto korvatusta tutkinto osioista. Virkailijan pitää voida tallentaa henkilölle tieto valmistavasta koulutuksesta (OPH:n opetushallinnon kurssi) Virkailija hallinnoi ilmoittautumistietoja Virkailijan pitää voida merkitä tieto henkilön ilmoittautumisen perumisesta. Tarvitaan erikseen tilat sairauden takia perumiseen ja muulle syylle(ei palauteta rahoja, jos muu syy). Hakija voi sairaudesta johtuvan peruutuksen vuoksi osallistua maksutta uuteen tutkintotilaisuuteen jos on toimittanut lääkärintodistuksen. Virkailija tekee hakuja ja tulostaa listoja Virkailijan pitää voida hakea henkilöitä nimen, hetun ja ilmoittautumisen tilan perusteella (maksanut, ei maksanut, peruuttanut). Virkailijan pitää voida muodostaa tulostettavia henkilölistoja ilmoittautuneista tenttipaikoittain ja päivämäärittäin. [Lista toimitetaan tenttipaikalle maakunnissa tulostavat itse. Ts. pitää olla käyttöoikeudet] Maakuntien virkailijalle pitää olla listaus/tulostusnäkymä. Virkailija muodostaa todistuksen (malli sivu 6) Todistuksen osioiden muokkaus Allekirjoittajien nimet vaihtuvat Suorittajan tiedot: hetu, nimi Lähetetään paperipostina kokelaalle (virkailija kuorittaa ja postittaa) Ts. ei tarvita kuin html tulostusnäkymä Muuta: (Käyttöoikeuksien konffaaminen voidaan tehdä virkatyönä Opetushallituksessa) Käyttöoikeudet Opetushallituksen virkailijoille ja maakuntien virkailijoille. Opetushallituksen virkailijoilla on pääkäyttäjäoikeudet.

6 6 Maakuntien virkailijat voivat kirjautua hakemaan oman tenttitilaisuutensa osallistujalistat ja ehkä lisätä itse tenttitilaisuuksia. Heidän tulee nähdä myös onko henkilö maksanut. Tenttitilaisuuksien tallentaminen OPH:n toiminto (ei maakunnista käsin) Maakuntien virkailijoiden organisaatiot ovat samoja koulutustoimijaorganisaatioita kuin Opintopolussa on. T O D I S T U S Opetushallinnon tutkinnosta Matti Meikäläinen ( ) On tänään suorittanut opetushallituksen määräämien perusteiden mukaan järjestettävän opetushallinnon tutkinnon (15 op.) Tutkinto käsittää seuraavat sisältöalueet: 1. Julkisoikeuden perusteet 2. Yleis ja kunnallishallinto 3. Henkilöstöhallinto

7 7 4. Taloushallinto 5. Opetusalan hallinto Helsingissä xx.xx.xxxx Kouluneuvos, opetushallituksen määräämä tutkintosuoritusten vastaanottaja TAUSTAMATERIAALI: Nykytilan kuvaus: Opetushallinnon tutkintoon ilmoittautuminen (virkailijan näkökulmasta) 1. Ilmoittautumisen vastaanottaminen sähköpostitse tai puhelimitse henkilön ilmoittamat tiedot: nimi, hetu, tenttipaikka, päivämäärä, tutkinnon osa (A osa, A osan uusinta, B osa, B osan uusinta (B osa kokonaan tai joku tai jotkut seuraavista osista: B Henkilöstöhallinto, B Talous tai B Opetushallinto) tai B osa esseenä). Myös muualla Suomessa tentin suorittavat ilmoittautuvat ( > tenttikysymysten lähettäminen sähköpostitse tenttipaikoille (Tenttipaikkoja 24 kpl). 2. Osallistujan tietojen (nimi ja suoritettava osa) merkitseminen exceliin 3. Henkilö osallistuu tenttiin. 4. Tenttivastausten/ tulosten vienti rekisteriin, sekä omaan (että juristien) 5. Tenttituloksen ilmoittaminen sähköpostitse tutkinnon suorittajalle 6. a) Jos ollut kyseessä A osa ja hylätty suoritus, ilmoittautuu henkilö uusintatenttiin b) Jos ollut kyseessä A osa ja hyväksytty suoritus, ilmoittautuu henkilö B osan tenttiin tai suorittaa sen esseenä c) Jos kyseessä ollut B osa ja hylätty suoritus, ilmoittautuu henkilö uusintatenttiin d) Jos kyseessä ollut B osa ja hyväksytty suoritus > kohta 7.

8 8 7. Kun sekä A ja B osa suoritettu hyväksytysti, todistuksen tekeminen ja lähettäminen postitse. (Todistuskopiot mapitetaan arkistoa varten ja tutkintorekisteri excel lähetetään arkistoon) 8. Tutkinto (kaikki osat kerralla) laskutetaan erillisellä lomakkeella taloushallinnossa. Jos henkilö ei ole suorittanut B osaa kahden vuoden kuluessa A osion suorittamisesta, laskutetaan A osa. Tutkintomaksu: 87 euroa /tentti (2 kpl), todistus 28 euroa ja postitus 10 euroa eli yhteensä 212 euroa. Muistiinpanoja: Digitalisoinnin myötä: Tunnistetiedot : Henkilötunnus otetaan ilmoittautumisessa ja merkitään todistukseen nimen yhteyteen. Ilmoitus tutkintotilaisuudesta: Ilmoitus vain hakijan sähköpostiin, ei järjestelmään. Tulostusmahdollisuus: Virkailijan voitava tulostaa järjestelmästä listaus osallistujista tutkintotilaisuuksittain ja listassa oltava tieto maksusta. Maakuntien tenttitilaisuudet: Vastaisuudessa OPH tallentaa järjestelmään tiedot maakuntien tenttitilaisuuksista. Ilmoittautumisen yhteydessä järjestelmässä oltava listaus tenttipaikoista ja ajankohdista. OPH.fi sivuilla oltava ohjeistus oppilaitoksille tenttipäivien ilmoittamiseen OPH:een. Oppilaitokset ilmoittavat tiedot tenttipaikoista ja tilaisuuksista puolivuosittain [SR1]. Tieto maksamisesta maakuntiin: OPH:n virkamies tulostaa ja lähettää listauksen osallistujista ja tiedon maksamisesta maakuntiin. Tutkinnon suorittaja voi myös esittää kuitin maksusta. Suoritusmerkinnät järjestelmään: B osan eri osien (B Henkilöstöhallinto, B Talous tai B Opetushallinto) suoritusmerkinnät pystyttävä merkitsemään ja raportoimaan itsenäisinä järjestelmässä [SR2]. B osan essee: Ei ilmoittautumista esseeseen. Pitää voida tehdä hyväksymismerkintä järjestelmään vaikkei ilmoittautumista. Tulokset B osan esseistä viedään järjestelmään kun henkilö on ilmoittautunut A osan tenttiin ja hänen tietonsa löytyvät järjestelmästä. Korvaavuuden hakeminen A tai B osasta järjestelmässä: Korvaavuushakemus tehdään järjestelmän ulkopuolella perinteisellä tavalla. Hakemukseen annetaan päätös, jonka maksu sisältyy tutkintomaksuun. Virkailija tekee suoritusmerkinnän korvaavuuspäätöksen mukaan järjestelmään. Ilmoitus suorituksesta: Järjestelmä luo automaattisesti sähköpostiviestin. Viestissä tulee olla tieto onko suoritus hyväksytty vai hylätty. Tutkintomaksu: 212 euroa ja maksu uusintakuulustelusta 87 euroa (Uusintakuulustelusta peritään aina 87 euroa, riippumatta siitä suorittaako esim. B osan kokonaisuudessaan tai osan/osia B osasta). Hinnat vielä tarkistetaan. Todistuksen muokkaaminen järjestelmässä: Virkailijan voitava lisätä allekirjoittajan nimenselvennys järjestelmään. (printtipohjaan tällainen mahdollisuus) Sairastapaukset: Mikäli henkilö ilmoittautunut ja maksanut, mutta sairastunut ja estynyt osallistumasta tutkintotilaisuuteen, on henkilön toimitettava lääkärintodistus osallistuakseen

9 9 uuteen tutkintotilaisuuteen. (miten ilmaistaan että hakija jo maksanut eikä tarvitse maksaa uudestaan). Tulokset voisi ilmoittaa automaattisesti sähköpostilla hakijalle (osioittain) tenttitilaisuuden Ilmoittautumisvaihtoehdot: a > 212 euroa b > ei peritä mitään paitsi jos ei ole maksanut a+b > 212 euroa uusinta a > 87 euroa uusinta b > 87 euroa uusinta a + b > 87 a+essee > 212 euroa Jos ilmoittautuu uusinta b osioon tai a+b osioon: Kysy vaihtoehdot: (B Henkilöstöhallinto, B Talous tai B Opetushallinto) (Huom. kaikki voi olla valittuna yhtä aikaa). Maksuaika? Pitääkö maksaa heti, vai olisiko maksuaikaa? Ilmoittautuminen voisi olla auki niin kauan kuin paikkoja on vapaana (kiinni joka tapauksessa päivää ennen koetilaisuutta). Joku tapa hallinnoida perumista (virkailijalle). Hakuominaisuuksia: nimellä haku, hetulla haku, maksun tila. Henkilöpohjainen haku. Tutkintotilaisuuteen ilmoittautuneet omaan listaansa Arviointi järjestelmään myös. Henkilöstöhallinnon b osasta talteen myös pisteet (hyväksytty/hylätty osion lisäksi). [SR1] Mukaan tieto siitä montako paikka on maksimissaan. Automatiikka joka sulkee linkin kun paikat täynnä. [SR2] millaisia nämä ovat?