ULKOASIAINMINISTERIÖN LÄHIALUEYHTEISTYÖTUEN YLEISEHDOT KANSALAISJÄRJESTÖILLE

Transkriptio

1 ULKOASIAINMINISTERIÖ Itäosasto Alueellisen yhteistyön yksikkö (ITÄ-30) ULKOASIAINMINISTERIÖN LÄHIALUEYHTEISTYÖTUEN YLEISEHDOT KANSALAISJÄRJESTÖILLE 1. HAKUEDELLYTYKSET Tukea hakevan suomalaisen kansalaisjärjestön on oltava Suomessa rekisteröity ja oikeustoimikelpoinen, voittoa tavoittelematon yhteisö (rekisteröity yhdistys tai säätiö). Järjestön, joka hakee tukea ensimmäistä kertaa, on liitettävä hakemukseensa jäljennös yhdistyksen tai säätiön rekisteriotteesta. Tukea voidaan myöntää vähintään vuoden ennen hakuajan päättymistä yhdistysrekisteriin merkittynä olleille suomalaisille kansalaisjärjestöille. Suomalaisen järjestön yhteistyökumppanin tulee pääsääntöisesti olla vastaanottajamaan kansalaisjärjestö tai muu rajattu kansalaisryhmä, joka on toiminut vähintään vuoden. Perustelluissa tapauksissa yhteistyökumppani voi olla myös kohdemaassa toimiva kansainvälinen järjestö tai paikallisen hallinnon organisaatio. Suomalaisella järjestöllä on oltava hyvät tiedot yhteistyökumppanin taustasta. Tuen tarkoituksena on auttaa paikallista järjestöä ottamaan vastuu toiminnasta hankkeen päätyttyä, joten valtion tukea hankkeeseen myönnetään korkeintaan viisi vuotta. 2. TUEN HAKEMINEN Kansalaisjärjestöjen lähialueyhteistyön tuen hakemisesta ilmoitetaan suurimmissa päivälehdissä elokuun aikana. Tukea haetaan hakulomakkeilla. Tukihakemuksen liitteenä tulee olla selkeä ja konkreettinen hankesuunnitelma kustannusarvioineen. Hakuaineisto löytyy ulkoasiainministeriön verkkosivuilta osoitteesta: (Kansainvälinen yhteistyö, lähialueyhteistyö). Hakemus liitteineen tulee toimittaa ulkoasiainministeriön itäosaston alueellisen yhteistyön yksikköön (ITÄ-30) määräpäivään klo mennessä. Määräajan jälkeen toimitettuja hakemuksia ei käsitellä. Hakemukset on laadittava 8/2010 päivitetyille lomakkeille. 3. TUEN MÄÄRÄ JA OMARAHOITUSOSUUS Ulkoasiainministeriön myöntämän tuen määrä on korkeintaan 85 % kunkin hankkeen ministeriön hyväksymistä kokonaiskustannuksista. Tuen edellytyksenä on, että järjestö rahoittaa hanketta vähintään 15%:n omarahoitusosuudella. Järjestön osuuden rahallisen panoksen on oltava vähintään 7,5 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Omarahoitusosuudesta osa, kuitenkin korkeintaan 7,5 % hankkeen kokonaiskustannuksista, voidaan kattaa vapaaehtoistyöllä tai tavaralahjoituksilla. Vapaaehtoistyön arvoksi voidaan laskea enintään 1/3 vastaavaa työtä tekevän ammattilaisen keskimääräisestä nettotuntipalkasta. Vammaistyön tukemiseen tähtäävissä hankkeissa tuki on korkeintaan 92,5 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Tällöin järjestön omarahoitusosuuden tulee olla vähintään 7,5 % ja sen on oltava kokonaan rahallista panosta. Omarahoitusosuuden on tultava kotimaisista lähteistä ja sen alkuperä on selvitettävä. Järjestön saamaa muuta valtion tai kunnan tai muuta julkisoikeudellista avustusta ei saa käyttää omarahoitusosuuden kattamiseen. Mikäli järjestöllä on vaikeuksia saada omarahoitusosuutta kerätyksi kokonaan kotimaisista lähteistä, voi ministeriö poikkeustapauksessa järjestön etukäteen tekemästä kirjallisesta hakemuksesta perusteltujen

2 syiden johdosta hyväksyä omarahoitusosuuteen myös ulkomaisista lähteistä tulevaa rahoitusta. Paikallisen yhteistyökumppanin keräämää rahoitusta ei kuitenkaan voida lukea omarahoitusosuuteen. Omarahoituksen kertymistä on seurattava ja mahdollisista ongelmista raportoitava ministeriölle ensi tilassa. Jos järjestö ei kykene keräämään suunniteltua omarahoitusosuutta, on hanketta vastaavasti supistettava, jotta omarahoitusosuus vastaa edellytettyä vähimmäismäärää hankkeen kokonaiskustannuksista. 4. TUEN KÄYTTÖ 4.1 Yleiset periaatteet Ulkoasiainministeriön myöntämä tuki on valtionavustusta järjestön itsenäisesti harjoittamaan lähialueyhteistyötoimintaan, joten järjestö on itse täysin vastuussa vaikeuksista, vaateista ja muista seuraamuksista, jotka mahdollisesti aiheutuvat hankkeen toteuttamisesta. Ulkoasiainministeriön myöntämällä tuella rahoitetun hankkeen toimintojen tulee olla sopusoinnussa Suomen lähialueyhteistyön strategian periaatteiden kanssa. Toiminnan tarkoituksen, johon tukea on myönnetty, tulee olla yhteiskunnallisesti hyväksyttävää toimintaa. Järjestön tulee hankkeen kohdemaassa noudattaa ao. maan lakeja. Kaikissa hankkeeseen liittyvissä hankinnoissa ja muissa toimissa järjestön tulee noudattaa mm. hyvään hallintoon ja korruption vastaiseen toimintaan liittyviä periaatteita. 4.2 Hyväksyttävät menot Valtion tukea käytetään vain hankkeen toteuttamisen kannalta välttämättömiin ja kohtuullisiin menoihin, siten kuin hakemuksessa on esitetty tai ulkoasiainministeriö on tukea myöntäessään edellyttänyt. Järjestön tulee noudattaa toiminnassaan ja taloudenhoidossaan tarkoituksenmukaista säästäväisyyttä. Hankkeen hallintokustannuksiksi voidaan hyväksyä enintään 10 % hankkeen toteutuneista kokonaiskustannuksista (hallintokustannukset mukaan laskettuna). Hallintokustannuksiksi hyväksytään erikseen eritellyt hankkeesta suoraan aiheutuvat hallintokulut sekä kirjanpidosta hankkeelle osoitettavissa oleva osuus järjestön yleisistä hallintomenoista. Tukea ei myönnetä pelkkiin valmistelumatkoihin tai matkakustannuksiin, rakennusprojekteihin (ml. rakennusten kunnostus) eikä yksinomaan materiaalihankintoihin. Lähialuevaroista ei rahoiteta humanitääristä apua tai aputarvikkeiden kuljetuskustannuksia. Tukea ei myönnetä myöskään venäläisen osapuolen päivärahoihin. 4.3 Käyttötarkoituksen muutos Mikäli hankkeen toimintasuunnitelma tai kustannusarvio muuttuu, tulee järjestön hakea ministeriöltä lupaa käyttötarkoituksen muutokseen kirjallisesti ja aina etukäteen ennen varsinaisen toiminnan aloittamista. 4.4 Käyttöaika Myönnetty tuki tulee pääsääntöisesti käyttää sen vuoden aikana, jolle se on myönnetty, kuitenkin viimeistään seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Tuki tulee nostaa viimeistään sen vuoden marraskuun loppuun mennessä, jolle se on myönnetty. Mikäli järjestö ei ole nostanut myönnettyjä varoja määräpäivään mennessä, ulkoasiainministeriö voi purkaa nostamattomia varoja koskevat myöntöpäätöksensä ja kohdentaa näin vapautuneet määrärahat uudelleen. Perusteluista ja hankkeen edistymisestä riippuen voidaan hankkeelle myönnetyn kaksivuotisen tuen toisen vuoden rahoitusta tarvittaessa pienentää. Mikäli hanke viivästyy tai järjestö ei muusta perustellusta syystä johtuen pysty käyttämään jo nostamaansa tukea myöntövuotta seuraavan vuoden maaliskuun loppuun mennessä, tulee järjestön hakea kirjallisesti ministeriöltä lupa varojen siirtämiseen käytettäväksi myöhemmin. Tilikautena käyttämättä jäänyt osa on merkittävä erillisenä eränä järjestön omaisuustaseeseen vastattavien ryhmään. Seuraavana tai myöhempänä

3 tilikautena käytetty osa avustuksesta on merkittävä sen tilikauden tulostaseen tuottoihin, jonka aikana se on käytetty. 5. TUEN MAKSAMINEN Järjestön saatua tiedon tuen myöntämisestä tulee sen toimittaa kuukauden kuluessa sitoumuslomake/yhteystietolomake, joka on allekirjoitettu järjestön sääntöjen edellyttämällä tavalla. Ellei sitoumuslomaketta ole toimitettu määräaikaan mennessä, katsoo ministeriö järjestön luopuneen sille myönnetystä määrärahasta. Tuki maksetaan kustannusten ajoittumisen perusteella yhdessä tai useammassa erässä järjestön ilmoittamalle pankkitilille. Yksittäinen maksuerä on enimmillään euroa. Erien maksatuksien välissä tulee olla vähintään 2 kuukautta. Tuen maksatusta varten järjestön on toimitettava ministeriölle asianmukaisesti täytetty maksatuspyyntölomake vähintään 30 päivää ennen ensimmäisen erän esitettyä ajankohtaa. Maksatuspyynnön tulee vastata hankkeen todellista varojen tarvetta ja maksatusaikataulua on hankkeen edetessä aika ajoin tarkistettava. Mikäli hankkeelle on myönnetty samalla päätöksellä tukea kahdeksi vuodeksi, toisen vuoden tuki on ilman eri päätöstä maksettavissa sen jälkeen, kun eduskunta on hyväksynyt ao. vuotta koskevan talousarvion. Jatkovuotta koskevan tuen maksamisen edellytyksenä on kuitenkin, että järjestö toimittaa ohjeiden (ks. kohta 6.3) mukaisesti laaditun raportin edellisen vuoden toiminnasta ja myönnetyn tuen käytöstä. 6. TUEN KÄYTÖN VALVONTA 6.1 Ulkoasiainministeriön valvontaoikeus Ulkoasiainministeriöllä tai sen määräämällä edustajalla, valtiontalouden tarkastusvirastolla sekä valtiontilintarkastajilla on oikeus järjestön tiloissa tai muutoin tarkastaa järjestön koko kirjanpito, omaisuus ja muut tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä tarkastaa muutoinkin hankkeen toteutumista. Järjestö on velvollinen antamaan ministeriölle ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot, tarkastukseen tarvittava aineisto sekä avustamaan muutoinkin tarkastuksen suorittamisessa. Ministeriöllä on tarvittaessa oikeus tarkastaa myös hanketta toteuttavan järjestön yhteistyökumppanin taloutta ja toimintaa hanketta koskevin osin. 6.2 Kirjanpito ja tilintarkastus Hankkeen kirjanpidossa on noudatettava kirjanpitolakia ja -asetusta sekä hyvää kirjanpitotapaa. Hankkeen kirjanpito on järjestettävä siten, että tuen ja hankkeen kokonaisvarojen käyttöä koskevat tiedot ja tiliselvitykset sekä omarahoitus näkyvät erillisenä tilinä ja ne voidaan vaikeuksitta selvittää ja tarkastaa kirjanpidosta. Erillisen tilin alatileinä tulisi mahdollisuuksien mukaan olla hankkeen kustannusarvion hyväksytyt menolajit. Tositteista tulee ilmetä kirjanpidon kannalta tarpeelliset tiedot ja ne tulee arkistoida ja säilyttää siten, että ne ovat ministeriön tarkastettavissa Suomessa. Kirjanpidon ja tiliselvityksen tarkastus on järjestettävä asianmukaisesti ja siten, että kirjanpidon ja tiliselvityksen tarkastavat järjestön valitsemat tilintarkastajat. Tuen määrän ylittäessä euroa tilintarkastajista yhden on oltava KHT- tai HTM-tilintarkastaja. Mikäli paikallismenojen kirjanpito tapahtuu kohdemaassa, voidaan näiden menojen tilintarkastus suorittaa paikan päällä. Paikallisen tilintarkastajan on vastattava maan viranomaisten hyväksymiä vaatimuksia. Järjestön on toimitettava, ministeriön niin pyytäessä, paikallisesti suoritettu tilintarkastus liiteaineistoineen ministeriön nimeämän tarkastajan käyttöön kolmen kuukauden kuluessa esitetystä pyynnöstä. Varainhankinnan kuluja voidaan sisällyttää ministeriölle raportoitaviin hallintokuluihin vain siltä osin kuin niitä ei sisällytetä luvanvaraisesta varainhankinnasta lääninhallitukselle tehtävään tilitykseen. Järjestön tulee pitää luetteloa siitä omaisuudesta, joka ministeriön myöntämällä tuella on hankittu.

4 6.3 Raportointi Järjestön on annettava ulkoasiainministeriölle kustakin hankkeesta hankkeen toteutusta ja varainkäyttöä koskeva vuosiraportti. Raportointilomake on saatavissa ulkoasiainministeriön verkkosivuilta (Kansainvälinen yhteistyö, lähialueyhteistyö). Raporttiin liitetään järjestön tilinpäätös (tuloslaskelma, tase ja järjestön toimintakertomus) ja tilintarkastuskertomus sekä tilintarkastajan (yli euron suuruisen tuen osalta auktorisoidun tilintarkastajan) erillinen tarkastuslausunto (malli liitteenä) siitä, että hankkeen kustannusselvitys on laadittu ulkoasiainministeriön lähialueyhteistyötuelle asettamien ehtojen ja valtion avustuksia koskevien säännösten mukaisesti (Valtionavustuslaki 688 /01 ja sen nojalla annetut säädökset). Raportti on annettava viimeistään seuraavan vuoden huhtikuun loppuun mennessä kultakin kalenterivuodelta, jolle tukea on myönnetty. Järjestön hankkeen vastuuhenkilön on hyväksyttävä ja allekirjoitettava hankkeen toimintaa koskeva raporttiosuus. Hankeraportin on perustuttava hakemuksen yhteydessä esitettyyn hankesuunnitelmaan. Raportissa selvitetään hankkeen edistyminen sekä lähialueyhteistyötuen ja omarahoitusosuuden käyttö. Raportissa on keskityttävä suunnitelman toteutumiseen ja tavoitteiden saavuttamiseen sekä mahdollisiin poikkeamiin alkuperäisestä suunnitelmasta. Poikkeamien syyt, vaikutukset ja muutosten perustelut on kuvattava lyhyesti. Vuosiraportti on toimitettava riippumatta siitä, onko hanke edistynyt tai varoja käytetty. Järjestön tulee hankkeen päätyttyä toimittaa ministeriölle loppuraportti, jossa tarkastellaan hankkeen tuloksia ja vaikuttavuutta sekä siitä saatuja kokemuksia ja niiden sovellettavuutta. Hankkeen viimeiseltä toteutusvuodelta ei tarvitse toimittaa erillistä vuosiraporttia, vaan kyseisen vuoden toiminnot, tulokset ja lähialuevarojen käyttö voidaan raportoida loppuraportin yhteydessä. Ulkoasiainministeriö voi pyytää järjestöltä tarpeelliseksi katsomiaan muita selvityksiä. Mikäli hankkeelle on myönnetty samalla päätöksellä tukea kahdeksi vuodeksi, tulee järjestön toimittaa ministeriölle ensimmäiselle vuodelle myönnetyn tuen käyttöä koskeva raportti ennen kuin seuraavan vuoden tuki voidaan maksaa. Järjestön tulee aina viipymättä ilmoittaa kaikista tuen käyttöön olennaisesti vaikuttavista muutoksista ministeriölle. 7. EHTOJEN LAIMINLYÖNTI - TUEN PALAUTTAMINEN 7.1 Ehtojen laiminlyönnin seuraamukset Mikäli tuen käytölle ulkoasiainministeriön asettamia ehtoja ei ole noudatettu, ministeriö voi asettaa määräajan ehtojen täyttämiselle, keskeyttää tuen maksamisen, sekä määrätä jo maksetun tuen palautettavaksi. 7.2 Maksatusten keskeytys Ulkoasiainministeriö voi keskeyttää järjestölle myöntämänsä tuen maksatuksen, mikäli on perusteltua aihetta epäillä, että järjestö ei menettele tuen käytölle asetettujen ehtojen mukaisesti, ne perusteet, joilla tuki on myönnetty, ovat olennaisesti muuttuneet, tai Euroopan yhteisön lainsäädännössä tätä edellytetään. 7.3 Tuen palauttaminen Järjestö on velvollinen viipymättä palauttamaan tuen tai sen osan, jonka se on saanut virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti, joka on jäänyt käyttämättä hankkeen päättyessä tai keskeytyessä tai jos varoja ei muusta syystä voida käyttää ministeriön hyväksymässä hankesuunnitelmassa edellytetyllä tavalla tarkoitukseensa, jota vastaavaa omarahoitusosuutta ei ole pystytty keräämään, ja jota ei ole käytetty tukea koskevien ehtojen edellyttämän määräajan kuluessa, ellei ulkoasiainministeriö ole myöntänyt lisäaikaa.

5 7.4 Tuen takaisinperintä Ulkoasiainministeriöllä on oikeus jättää myönnetty tuki maksamatta sekä periä jo maksettu tuki tai osa siitä takaisin, jos havaitaan, että järjestö on jättänyt palauttamatta kohdassa 7.3 palautettavaksi luokitellun tuen, järjestö on käyttänyt tuen olennaisesti muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on myönnetty, järjestö on tuen saamiseksi esittänyt väärän tai harhaanjohtavan tiedon, joka on olennaisesti vaikuttanut tuen myöntämiseen, sen määrään tai ehtoihin, tai salannut sellaisen seikan, tai järjestö ei toimita edellä kohdassa 6.3 tarkoitettua raporttia ja selvityksiä määräaikaan mennessä tai vaikeuttaa tuen käyttöä koskevia valvontatoimenpiteitä, järjestö on lopettanut tuen kohteena olleen toiminnan tai supistanut sitä olennaisesti tai luovuttanut sen toiselle, järjestö on joutunut ulosottotoimenpiteen kohteeksi, selvitystilaan, konkurssiin tai muun vastaavan syyn vuoksi järjestön kyky vastata tuen kohteena olevasta toiminnasta on heikentynyt, järjestö jättää muutoin noudattamatta tuen käyttöä koskevia ulkoasiainministeriön asettamia ehtoja tai valtionavustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevia säännöksiä, Euroopan yhteisön lainsäädäntö sitä edellyttää, tai tuen maksamisen lopettamiseen tai takaisinperimiseen on valtionavustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevien säännösten mukainen peruste tai muu edellisiin seikkoihin verrattava erityinen syy. Ministeriö lähettää tuen takaisinperinnästä järjestölle laskun. 7.5 Korko Järjestön on maksettava palautettavalle tai takaisin perittävälle määrälle korkolain (633/82) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä tuen maksupäivästä sen takaisinmaksupäivään. Mikäli järjestö ei ole maksanut takaisin perittävää määrää ministeriölle määrättyyn eräpäivään mennessä, on sille maksettava eräpäivästä lukien vuotuista viivästyskorkoa korkolain 4 :n 1 momentissa tarkoitetun korkokannan mukaan. 7.6 Kuittaus Takaisin perittävä tai palautettava määrä korkoineen voidaan vähentää muusta ulkoasiainministeriön järjestölle myöntämästä valtionavustuksesta. 7.7 Kohtuullistaminen Ministeriö voi valtionavustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevien säännösten puitteissa kuitenkin päättää, että takaisin perittävä tai palautettava määrä, sille laskettava korko tai viivästyskorko jätetään kokonaan tai osittain perimättä tai palauttamatta, jos takaisinperintä tai palauttaminen olisi kohtuutonta asian laatuun tai olosuhteisiin nähden. 8. MUUT TUEN KÄYTTÖÄ KOSKEVAT EHDOT Järjestön tulee sopimuksella siirtää kaikki tukea, sen käyttöä ja valvontaa ym. koskevien ehtojen mukaiset velvoitteensa myös hanketta toteuttavan yhteistyökumppaninsa vastattavaksi. Järjestö on ulkoasiainministeriöön nähden kuitenkin täysimääräisesti vastuussa tuen oikeasta käyttämisestä. Muilta osin noudatetaan Valtionavustuslaissa (688/01) ja sen nojalla annetuissa säädöksissä valtionavustuksia ja niiden täytäntöönpanoa koskevia säännöksiä.

6 LIITE MALLI TILINTARKASTAJAN LÄHIALUEYHTEISTYÖTUEN KÄYTTÖÖN LIITTYVÄSTÄ VAKUUTUKSESTA TARKASTUSLAUSUNTO Olen tänään tarkastanut... (järjestön nimi) ulkoasiainministeriöltä... -hankkeelle saaman lähialueyhteistyötuen kustannusselvityksen ajalta Tilitetyt kustannukset... euroa perustuvat hyväksyttäviin, maksettuihin tositteisiin... (järjestön nimi) kirjanpidossa. Vahvistan myös, että kustannusselvitys on laadittu ulkoasiainministeriön...-hankkeen lähialueyhteistyötuelle asettamien ehtojen ja valtion avustuksia koskevien säännösten mukaisesti Paikka ja aika Allekirjoitus, nimenselvennys ja asema