Järjestelmän kehittäminen, menestyminen liiketoiminnassa ja henkilöstön hyvinvointi eivät ole ristiriidassa, vaan toisiansa tukevia asioita!

Transkriptio

1 Järjestelmän kehittäminen, menestyminen liiketoiminnassa ja henkilöstön hyvinvointi eivät ole ristiriidassa, vaan toisiansa tukevia asioita!

2 Yleistä kehittämisestä, taustaa ja periaatteita Toimintajärjestelmä on käyttöliittymä tietoon ja tiedon löytämisen ja jakamisen väline (perehdytys) Sisältö- ja muotovaatimuksia voi olla monia Teknisesti eritasoisia ratkaisuja/ohjelmia tarjolla (Intra, IMS, Umbrella, QPR, igrafx Flowcharter, Powerpoint, ) Visualisointi, yksinkertaisuus, helppo tekeminen ja ylläpito, edullisuus huomioitavia ja tärkeitä asioita toteutuksessa. Alla esitettävä toteutus on käytössä kymmenissä yrityksissä Suomessa varteenotettava vaihtoehto myös terveydenhuollon 2 yrityksillä

3 igrafx Flowcharter Prosessien kuvaamiseen ja hallintaan kehitetty vakio-ohjelma hyllystä Soveltuu erittäin hyvin toimintajärjestelmätyyppisten käyttöliittymien ja prosessien kehittämiseen ja hallintaan Hinnaltaan muihin vastaaviin hyvin edullinen Sen yhteydessä linkitettynä kaavioihin, digikuviin, piirroksiin jne voidaan käyttää kaikkia Windows ohjelmia kuten MS Office ohjelmat 3

4 igrafx Flowcharter Voidaan käyttää esim. Intranet/kotisivujen yhteydessä tai muutoin www-muotoisena tai katseluversiona Edullinen hankkia ja käyttää sopii pienempiin ja kehittyneimpiä Intra-/www-ohjelmia (IMS, Umbrella, QPR ) edullisempaa ratkaisua hakeville yrityksille - käyttöominaisuudet erittäin hyvät Mahdollistaa prosessin tehokkaan analysoinnin lisäominaisuutena

5 TOIMINTAJÄRJESTELMÄ- KÄYTTÖLIITTYMÄN KEHITTÄMISEN VAIHEITA JA ESIMERKKEJÄ

6 ESIMMÄISENÄ HAHMOTETAAN, MITÄ YRITYKSESSÄ TEHDÄÄN JA MITÄ TOIMINTAAN KUULUU

7 Mitä olemme Mitä teemme? Ikaalisten kylpylä Hyvinvointi- ja terveyspalvelujen Toimintajärjestelmä toimintajärjestelmä Yritysesittely Asiakkuuden hallinta Tuotekehitys ja tuotemodifikaatiot Palvelutuotanto Miksi toimintajärjestelmä? Tuotantoprosessi Sisäiset tukiprosessit Toiminnan, henkilöstön ja palvelujen kehittäminen Järjestelmähallinta Aakkosellinen pikahaku Toimintapolitiikka = tavoitteet ja mittarit Johtaminen ja toiminnan suunnittelu Parelco Oy:n toimintajärjestelmä Kaikki kaaviot ovat1. versioitajaalustavia asiarunkoja! Prosessikartta Kuntoutus yleisesittely Hyvinvointi ja kauneus yleisesittely Toimintamme perusteet - toimintapolitiikka Esittely Asiakkuudenhallinta Kuntoutuksen palveluprosessit Hyvinvoinnin palveluprosessit H&T-palveluvalikko Asiakaspalveluja tukevat toiminnot ja prosessit Johtaminen ja toiminnan suunnittelu Henkilöstö ja organisointi Toiminnan kehittäminen Järjestelmähallinta Aakkosellinen pikahaku Toimintajärjestelmä Järjestelmä kattaa seuraavat toiminnot: Lääkäriasema Pulssi Oy ja sen tytäryhtiöt Maha-Pulssi Oy, Keuhko-Pulssi Oy, Pulssin Neurocenter Oy, Kunto-Pulssi Oy ja Sydän-Pulssi Oy.Lisäksi järjestelmään kuuluu erillisenä yhtiönä Neuro-Pulssi Oy Yritysesittely Toimintajärjestelmän merkitys ja tarkoitus Johtaminen ja toiminnan suunnittelu Asiakkuuden hallinta Toimintapolitiikka = arvot/visio/missio/strategia/ mittarit Sairaala Työterveys Pulssi Vastaanottopalvelut Poliklinikka Kuvantamiskeskus Laboratorio Pulssiyhtiöt ja palvelut Asiakasohjeet/ lomakkeet Sisäiset toiminnot ja prosessit Tiedottaminen ja viestintä Toimintaa ohjaavat lait ja asetukset Pulssin prosessikartta Ympäristöjärjestelmä (ajatuksia) Toiminnan, henkilöstön ja palvelujen kehittäminen Toimintajärjestelmäasiat Käyttöliittymän etusivun pitää olla yrityksen näköinen! Tietosuoja Yhteiset rekisterit Aakkosellinen hakemisto VISIO TOIMINTAJÄRJESTELMÄ ERITYISOSASAAMIS- ALUEET JA PALVELUT Intervallihoito Laitoshoito Päiväsairaala ASIAKAS Asiakkuuden hallinta Räätälöity kuntoutus Avopalvelut AINALAN ESITTELY TOIMINNAN YLEISKUVAUS TOIMINNAN PERUSTEET VISIO TAVOITTEET JA MITTARIT ORGANISAATIO YHTEISTYÖ- TAHOT Arvot Järjestelmäasiat Toiminta-ajatus Toimintapolitiikka Tavoitteet ASIAKAS- PALVELUA TUKEVAT TOIMINNOT Aakkosellinen haku Kivelä Purola Sotainvalidien ja veteraanien laitoskuntoutus Toiminnan kehittäminen Johtaminen, toiminnan suunnittelu ja ohjaus Kuntola Päiväkuntoutus Kehittämishankkeet Toimintaa ohjaavat lait ja asetukset ja Mittarit YHTEISTYÖTAHOT JA KUMPPANUUDET Prosessikartta Toimintajärjestelmä kattaa koko Kuntoutuskodin omaan hallintaan perustuvan toimnnan. Tämä järjestelmäkuvaus on samalla koko järjestelmän "käsikirja". ISO 9001 PALVELU- ASUMINEN HOITO- PALVELUT ATERIA- PALVELUT JOHTAMINEN, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA OHJAUS TOIMINNAN, HENKILÖSTÖN JA PALVELUJEN KEHITTÄMINEN TIEDONKULKU JATIEDOTTAMINEN ASIAKASPALVELUT SIIVOUS- JA PYYKKIHUOLTO MUUT ERILLISPALVELUT ASIAKKUUDEN HALLINTA KUNTOUTUS JA VIRKISTYS SISÄISET TOIMINNOT JA PROSESSIT AAKKOSELLINEN HAKEMISTO ASUNTOJEN VUOKRAUS SISÄISET TUKITOIMINNOT TOIMINTAJÄRJESTELMÄASIAT JAYLLÄPITO TOIMINTAAOHJAAVAT LAIT JA ASETUKSET VAPAAEHTOIS- TYÖ KOORDI- NOITUNA

8 SEURAAVAKSI PURETAAN AUKI KUKIN OSA-ALUE OMAKSI KAAVIOKSEEN TÄMÄ TAPAHTUU PARHAITEN KO. ASIOIDEN OSAAJIEN KANSSA YHDESSÄ

9 Toiminta puretaan Osakokonaisuuksiksi! ERITYISOSAAMISALUEET JA PALVELUT Asiakkuuden hallinta ASIAKKUUDENHALLINTA Vision konkretisointi TOIPILASVAIHEEN KUNTOUTTAVA ERI ALOJEN LUENNOT KUNTOUTUS INTERVALLIHOITO PÄIVÄSAIRAALA SENIORINEUVOLA SOSIAALITYÖ PALVELUNEUVOJAN MONIPUOLINEN LEIKKAUSPOTILAIDEN HOITO NEUVONTA JA OHJAUS VAPAA-AJAN OHJAUS MONIPUOLINEN JALKAHOITO TOIMINTATERAPIA AVOFYSIOTERAPIA ASIAKASPALAUTTEEN KÄSITTELY MARKKINOINNIN SUUNNITTELU JA TOTEUTUS ROOLIT JA VASTUUT KIVIPURON tarjous- ja sopimusmenettely PALVELUJEN JA TUOTTEIDEN KEHITYS JA TUOTTEIS- TAMINEN ASIAKAS- LÄHTÖISYYS JA ASIAKAS- TYYTYVÄISYYDEN ARVIOINTI SISÄINEN MARKKINOINTI JONONHALLINTA YHTEISTYÖ- KUMPPANIT JA YHTEISTYÖ - määritetty prosesseittain ASIAKKUUDENHALLINNAN MITTARIT ASIAKASVISIO 2015 TALOUSVISIO 2015 KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT, STRATEGISET TOIMENPITEET, MITTARIT, TOIMENPITEET VISIO 2015: Olemme ikääntyvien kuntoutuksen ja hoidon tunnettuja arvostettuosaaja Suomessa. Toimintavolyymi vuoden 2006 tasolla - palvelutmuuttuvia tarpeita vastaavia. STRATEGIAN PURKU HENKILÖSTÖ- VISIO 2015 ASIAKASNÄKÖ- KULMA TALOUSNÄKÖ- KULMA HENKILÖSTÖ- NÄKÖKULMA TOIMINNALLINEN VISIO 2015 TOIMINNALLINEN NÄKÖKULMA Erityisosaamisalueet Tukiprosessit ASIAKASPALVELUJA TUKEVAT TOIMINNOT JA KOKONAISUUDET ERITYISOSASAAMIS- ALUEET JA PALVELUT Intervallihoito Laitoshoito Mitä asiakkuudenhallinnalla tarkoitetaan? Prosessit ja palvelut Päiväsairaala ASIAKAS Asiakkuuden hallinta Räätälöity kuntoutus Avopalvelut VISIO Prosessin tarkoitus ja asiakkaat TASAPAINOINEN MITTARISTO Asiakasprosessit LAITOSKUNTOUTUSPROSESSI Henkilöstö ja vastuut Prosessin omistaja Laatukriteerit ja mittarit Standardit ja normit ASIAKASPALVELUPISTE - KANTTIINI HENKILÖSTÖ- PALVELUT OSTAMINEN/ TOIMITTAJAHALLINTA/ VARASTOINTI LAITEHALLINTA KALIBROINTI & HUOLTO ARKISTOINTI TIETOHALLINTO Sotainvalidien ja veteraanien laitoskuntoutus Päiväkuntoutus Kehittämishankkeet ASIAKKUUDEN HALLINTA LAITOSKUNTOUTUKSEN ASIAKASPROSESSI TYÖSUHDEASIAT TALOUSHALLINTO JÄTEHUOLTO ASIAKKAILTA SAATU PALAUTE ASIAKKAAN ANTAMA PALAUTE - RISUT JA RUUSUT ASIAKKAIDEN, OMAISTEN JA HENKILÖSTÖN PALAUTTEEN KÄSITTELY OMAISKYSELY KUNTOUTUSPALAUTE ASIAKASKYSELYT Ruusut ja risut - lomake Ongelmien ja puutteiden LÄÄKEHUOLTO KIINTEISTÖHUOLTO TURVALLISUUS VAATEHUOLTO TIETOSUOJA JA SALASSAPITO JOHDON KATSELMUS TOIMITTAJAREKLAMOINTI OPISKELIJAT KUNTOUTUSKODILLA PUHELINLIIKENNE sis.puhelinluettelo TOIMINNAN KEHITTÄMINEN SIDOSRYHMÄPALAUTE MAKSAJATAHOJEN TEKEMÄT KYSELYT JA PALAUTE MAKSAJATAHOILLE SIDOSRYHMÄKYSELYT POTILASASIAMIESTOIMINTA HOIDON JA KUNTOUTUKSEN VAIKUTTAVUUS KUKIN PROSESSIN OMISTAJA KEHITTÄÄ PROSESSIANSA KÄYTTÄEN OMAN PROSESSINSA SUORITUSKYKYÄ OSOITTAVIA TIETOJA/MITTAREITA => JATKUVAN PARANTAMISEN KIRJASTO RAVITSEMUS- PALVELUT LAITOSHUOLTAJA- PALVELUT APUVÄLINE- JA LIIKUNTAVÄLINE- HALLINTA Toiminnan kehittäminen SISÄINEN PALAUTE HENKILÖSTÖN ANTAMA PALAUTE SISÄISET AUDITOINNIT KEHITTÄMISEN PROJEKTIMENETTELY HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN KIINTEISTÖ- JA LAITEHUOLLON VIKAMENETTELY HAITTATAPAHTUMIEN (HAIPRO) SEURANTA Arvot Järjestelmäasiat Toiminta-ajatus Toimintapolitiikka Tavoitteet ASIAKAS- PALVELUA TUKEVAT TOIMINNOT Aakkosellinen haku ennalta ehkäisy KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS MÄÄRITYS "ehkäisevät " Laatija: Johtoryhmä Hyväksyjä: Sirkka Haapala POIKKEAMAN Kivelä Purola Toiminnan kehittäminen Johtaminen, toiminnan suunnittelu ja ohjaus TIEDOTUS VIESTINTÄ VUOSIKELLO T OIM IN TA ESIM IEHENÄ Grannarsintie Kalkkiranta Laati: johtoryhmä Hyväksyi:Sirkka Haapala markku.kylmanen@mkcfinland.fi Kuntola Toimintaa ohjaavat lait ja asetukset ja Mittarit YHTEISTYÖTAHOT JA KUMPPANUUDET Prosessikartta Toimintajärjestelmä kattaa koko Kuntoutuskodin omaan hallintaan perustuvan toimnnan. Tämä järjestelmäkuvaus on samalla koko järjestelmän "käsikirja". ISO 9001 SISÄINEN JOHTAMINEN, TOIMINNAN SUUNNITTELU JA OHJAUS ORGANISAATIOKAAVIO PITKÄN TÄHTÄIMEN SU UNNITTELU STR AT EGIA 2015 Johtaminen TOIMINTAMME PE RUSTEET - TOIMINTAP OLITIIKKA JOHDON KATSELMUKSET - JOHDON TOTEUTTAMA TOIMINNAN TULOSTEN ARVIOINTI JA OH JAUS ULK OINEN TIED OT US JA SISÄISET KOKOUKSET VUOSISUUN NITTELU M ITTARIT JA TAVOITTEET JOHTAM ISEN VISIOT PÄIVITTÄINEN JOHTAM INEN - SIISTEYS JA TILAVIIHTYISYYS PUHELINTOIMINTA HENKILÖSTÖ JA VASTUUT KIVELÄN ERITYISPIIRTEET JA OMAT TOIMINNOT PERUSTOIMINNOT Sis. puhelinluettelo VAPAA-AJAN VÄLINEIDEN HALLINTA Lyhytaik.työsuht.perhd. PROSESSIN TOTEUTUKSEEN LIITTYVIEN HENKILÖIDEN TEHTÄVÄNKUVAUKSET OSASTOSIHTEERI TOIMINTATERAPEUTTI AJANVARAUS HOITOTESTA- MENTTI PEREHDYTYS- SUUNNITELMA Jononhallinta VAATEHUOLTO ARKISTOINTI KUNTOUTUS/ TOIMINTAKYVYN YLLÄPITO PUROLANJA KIVELÄN TOIMINNAN HALLINTA LAITOSHOIDON ASIAKASPROSESSI LAITOSKUNTOUTUKSEN ASIAKASPROSESSI Hoitoajat OSASTO-PALAVERI SAIRAANHOITAJA PERUSHOITAJA TUTKIMUKSET JA TOIMENPITEET RUOKAILUT SAATTOHOITO SOSIAALITYÖN- TEKIJÄ YHTEISTYÖ VIRKISTYS JA VAPAA -AIKA OSASTONHOITAJA JALKAHOITAJA Laatija: Kuntoutustiimi Tarkastaja: Jaana Korkiamäki Hyväksyjä: Hilkka Valli LÄÄKEHUOLTO SAUNAT YHTEISTYÖTAHOT JA YHTEISTYÖ PUROLA ERITYISPIIRTEET JA OMAT TOIMINNOT KIRJASTOT APUVÄLINE- TOIMINTA Laitoshoito TURVALLISUUS FYSIOTERAPEUTTI LÄÄKÄRI Yksiköiden toiminta Laitoskuntoutu s HANKINNAT LAITEHUOLTO JA KALIBROINTI LUENNOT/ MATERIAALI VARASTOINTI Kuntola SOS.TYÖNTEKIJÄ VAPAA-AJAN OHJAAJA KANSLIATOIMINTA/ PÄIVITTÄISEN TOI- MINNAN OHJAUS VÄLINEHUOLTO KESKUSRADION KÄYTTÖ ENSIAPU/ ELVYTYS

10 Prosessit puretaan auki ja osaprosesseiksi! LAITOSKUNTOUTUSPROSESSI LAITOSKUNTOUTUKSEN ASIAKASPROSESSI HOITO-OSASTOT Kuntoutusasiakas Hakemus Yhteydenotto/ sopiminen KUTSU ESITIETO- LOMAKE Epikriisi Lasku Prosessin tarkoitus ja asiakkaat Henkilöstö ja vastuut Prosessin omistaja Laatukriteerit ja mittarit Standardit ja normit Maksajataho Maksusitoumus Epikriisi Ylilääkäri Päätös Lääkärin tutkimus Tarkistus PROSESSIN TOTEUTUKSEEN LIITTYVIEN HENKILÖIDEN TEHTÄVÄNKUVAUKSET OSASTOSIHTEERI ASIAKKUUDEN HALLINTA TOIMINTATERAPEUTTI SAIRAANHOITAJA PERUSHOITAJA LAITOSKUNTOUTUKSEN ASIAKASPROSESSI OSASTONHOITAJA JALKAHOITAJA Laatija: Kuntoutustiimi Tarkastaja: Jaana Korkiamäki Hyväksyjä: Hilkka Valli FYSIOTERAPEUTTI LÄÄKÄRI SOS.TYÖNTEKIJÄ VAPAA-AJAN OHJAAJA Hoito-osaston osastonhoitaja ja osastosihteeri Osastosihteeri Sairaanhoitajat/ perushoitajat Fysioterapeutit/ kuntohoitajat/ hierojat Palvelupäällikkö Sosiaalityöntekijä Jalkahoitaja Yhteydenotto/ Valmistelevat sopiminen Valmistelevat Saapuminen/ majoittuminen Valmistelevat Valmistelevat Valmistelevat Tulohaastattelu/ valm.tutkimukset Fysioterapeuttinen tutkimus Tulopalaveri Haastattelu tarvittaessa Kuntoutus- ja hoitosuunnitelman tekeminen - kukinkirjaa asiat asiakastietokantaan keskinäinen konsultointi tarvittaessa! Hoito- ja kuntoutussuunnitelman "hyväksyntä"- ylilääkäri Päivittäisen hoidon toteutus Kotiutuksen valmistelu ja kotiutus Laskutustiedot Vapaa-ajanohjaaja Valmistelevat Tulopalaveri Haastattelu Toimisto Laskutus Hoitopäivätilasto Moniammatillinen työryhmä Kuntoutus- ja hoitosuunnitelman tekeminen Päivittäinen hoito, kuntoutus ja arviointi Kotiutuksen valmistelu ja kotiutus PÄIVÄOHJELMA OMAHOITAJA/ YHDYSHENKILÖ Kanslia Moniammatillinen työryhmä Hoku-palaveri kerranviikossa käydään uudet asiakkaat läpi MONIAMMATILLISEN TYÖRYHMÄN KOKOONPANO JA TOIMINTAMALLI LOPPUARVIOINNIT/ KOTIUTTAMISVALMIU- DEN ARVIOINTI HENKILÖKOHTAI- NEN HYGIENIA LÄÄKETIETEELLINEN HOITO PERUSELINTOIMINNOT RAVITSEMUS LÄÄKEHOITO LIIKUNTA/LEPO JA NIIDEN SEURANTA KUNTOUTTAVA PERUS- JA SAIRAANHOITO APUVÄLINEET APUVÄLINEIDEN JÄRJESTELY VALMISTELUT KOTIPALVELUN/ LÄÄKEHUOLLON KOTIHOIDON VARMISTAMINEN JÄRJESTÄMINEN KULJETUS Matkojen korvaaminen ESITIETO- LOMAKE EPIKRIISI ALKUTUT- KIMUKSET lääkäri Fysioterapia HOITO- JA Hoitotyö KUNTOU- TUS Sosiaalityö TULOK- SET Toimintaterapia Vapaa-aika Fysioterapian suunnitelma Hoitotyön suunnitelma KIRJAUS HOKUN YHTEINEN ASIAKAS- LÄÄKÄRI TOTEUTUS/ Sosiaalityönsuunnitelma KUNTOUTUS- TIETOKANTAAN TARKISTAA/ HOITO- JA ARVIOINTI OMIIN HYVÄKSYY JAKSON SUUNNITELMA KOHTIINSA PUOLIVÄLISSÄ Toimintaterapiasuunnitelma PÄIVITYS Vapaa-ajan TARVITTAESSA suunnitelma YKSITYISYYS, TIETOSUOJA JA INTIMITEETTISUOJA TOIMINTAKYVYN JA OMATOIMISUUDEN TUKEMINEN YHTEISTYÖ JA TIEDOTTAMINEN OMAISET HENGELLISET JA FYYSINEN PSYKOSOSIAALIEN VAKAUMUKSEL-LISET TOIMINTAKYKY HYVINVOINTI KOTIKUNTA TERVEYSKESKUS ASIAT SAIRAALAT KELA YKSITYISET PALVELUT YKSILÖLLINEN OHJAUS JA NEUVONTA VALTIOKONTTORI KUNTOUTUS Sosiaalityön yhteistyötahot LOPPUARVIOINTI KUNTOUTUJALLE/ KUNTOUTUJALTA HOITODOKUMENTTIE N KOONTI/ARKISTOINTI TARKKA TIETO KOTIUTUKSESTA ERI TARVITTAVAT OSAPUOLILLE KOTIHOITO-OHJEET ASIAKASPALAUTTEE LASKUTUS N KOKOAMINEN JA - toimisto KÄSITTELY "LÄHTÖKAHVIT" PALAUTE MAKSAJA/LÄHETTÄJÄ -TAHOiLLE Laatija: Kuntoutustiimi Hyväksyjä: Hilkka Valli Pvm Kuntoutustiimi

11 Linkitettynä kaavioihin, digikuviin, piirroksiin jne voidaan käyttää kaikkia Windows ohjelmia kuten MS Office ohjelmat

12 Kuntoutusasiakas LAITOSKUNTOUTUKSENASIAKASPROSESSI Hakemus Yhteydenotto/ sopiminen HOITO-OSASTOT KUTSU ESITIETO- LOMAKE Epikriisi Lasku Word-ohje Maksajataho Maksusitoumus Epikriisi Ylilääkäri Hoito-osaston osastonhoitajaja osastosihteeri Osastosihteeri Sairaanhoitajat/ perushoitajat Fysioterapeutit/ kuntohoitajat/ hierojat Palvelupäällikkö Sosiaalityöntekijä Jalkahoitaja Vapaa-ajanohjaaja Toimisto Päätös Yhteydenotto/ sopiminen Valmistelevat Valmistelevat Saapuminen/ majoittuminen Valmistelevat Valmistelevat Valmistelevat Valmistelevat Tulohaastattelu/ valm.tutkimukset Fysioterapeuttinen tutkimus Tulopalaveri Tulopalaveri Lääkärin tutkimus Haastattelu tarvittaessa Kuntoutus- ja hoitosuunnitelman tekeminen - kukin kirjaa asiat asiakastietokantaan keskinäinen konsultointi tarvittaessa! Hoito- ja kuntoutussuunnitelman "hyväksyntä"- ylilääkäri Haastattelu Päivittäisen hoidon toteutus Kotiutuksen valmistelu ja kotiutus Laskutus Tarkistus Laskutustiedot Hoitopäivätilasto Exceltaulukko Powerpoint kuva Digikuva Tms

13 ESIMERKKI TUOTANNOLLISESTA YRITYKSESTÄ tai vain toisenlainen esimerkki

14 Miksi toimintajärjestelmä? Yritysesittely Asiakkuuden hallinta Tuotekehitys ja tuotemodifikaatiot Tilaus-toimitusprosessi Tukiprosessit Toiminnan, henkilöstönja palvelujen kehittäminen Järjestelmähallinta MYYNTI/ TILAUSTEN KÄSITTELY TUOTANNONOHJAUS/ TYÖNSUUNNITTELU OSTOPROSESSI TAVARAN VASTAANOTTO/ TARKASTUS Toimintajärjestelmä Toimintapolitiikka = arvot/visio/missio/ strategia/ mittarit TYÖNSUUNNITTELU HIENOKUORMITUS Johtaminen ja toiminnan suunnittelu VARASTOINTI Prosessikartta KUNNOSSAPITO VALMISTUS JA KOKOONPANO TESTAUS/TAR- KASTUS ASENNUS- PROSESSI PAKKAUS/ TOIMITTAMINEN Yritysesittely LASKUTUS Miksi toimintajärjestelmä? Toimintajärjestelmä Toimintapolitiikka = tavoitteet ja mittarit Johtaminen ja toiminnan suunnittelu Parelco Oy:n toimintajärjestelmä Miksi toimintajärjestelmä? tavoitteet ja mittarit toiminnan suunnittelu Toimintapolitiikka = Johtaminen ja Prosessikartta ORGANISOINTI JA VASTUUT JOHTORYHMÄN TOIMINTAMALLI Muistiot TUOTANTOPALAVERI Parelco Oy kk- palaveri TUOTANNON KEHITYSPALAVERI - Aerial Oy Parelco Oy PITKÄN AIKAVÄLIN SUUNNITTELU - tapahtuu vuosisuunnitellun yhteydessä - vastuuhenkilönä toimitusjohtaja VUOSISUUNNITTELU/BUDJETOINTI JOHDON KATSELMUS Yritysesittely Asiakkuuden hallinta Tuotekehitys ja tuotemuutokset Tilaus-toimitusprosessi Tukiprosessit Toiminnan, henkilöstön ja palvelujen kehittäminen Toimintajärjestelmä Aakkosellinen pikahaku Asiakkuuden hallinta Järjestelmähallinta TIEDOTTAMINEN JA VIESTINTÄ Aakkosellinen pikahaku Tuotekehitys ja tuotemodifikaatiot Palvelutuotanto Tuotantoprosessi Sisäiset tukiprosessit Toiminnan, henkilöstön ja palvelujen kehittäminen Yritysesittely Asiakkuuden hallinta Tuotekehitys ja tuotemodifikaatiot Tilaus-toimitusprosessi Tukiprosessit Toiminnan, henkilöstön ja palvelujen kehittäminen Järjestelmähallinta Toiminnan kehittäminen Toimintapolitiikka = Miksi toimintajärjestelmä? toiminnan suunnittelu Johtaminen ja arvot/visio/missio/ Prosessikartta strategia/ mittarit TOIMINNAN KEHITTÄMIS- TOIMITTAJAREKLA- MENETTELY MAATIOMENETTELY ASIAKASTYYTYVÄISYY- DEN ARVIOINTI KUKIN PROSESSIN OMISTAJA WWW-PALAUTE KEHITTÄÄ PROSESSIANSA KÄYTTÄEN OMAN PROSESSINSA SUORITUSKYKYÄ OSOITTAVIA TOIMINNAN SISÄISET AUDITOINNIT TIETOJA = MITTAREIDEN KÄSITTELY JATKUVAN PARANTAMISEN SISÄISISSÄ PALAVEREISSA KÄYTÄNNÖN TOTEUTUS (Prosessikoht. määritys) TUOTANTOTEKNINEN-/ JOHDON KATSELMUS TAKUUMENETTELY/ MENETELMÄTEKNINEN Asiakkuudenhallinta KEHITTÄMINEN HENKILÖSTÖASIAT JA HENKILÖSTÖN KEHITTÄMINEN Järjestelmähallinta Aakkosellinen pikahaku Kaikki kaaviot ovat 1. versioita ja alustavia asiarunkoja! Prosessikartta Yritysesittely Asiakkuuden hallinta Tuotekehitys ja tuotemodifikaatiot Tilaus-toimitusprosessi Tukiprosessit Toiminnan, henkilöstönja palvelujen kehittäminen Järjestelmähallinta Toimintajärjestelmä Toimintapolitiikka = Miksi toimintajärjestelmä? toiminnan suunnittelu Johtaminen ja arvot/visio/missio/ Prosessikartta strategia/ mittarit MITTA- HALLINTO KUNNOSSA- MATERIAALI- TIETO- HENKILÖSTÖ LAITTEIDEN JA PITO JA HALLINTA/ HALLINTO / -ASIOIDEN KALIBROINTI TOIMISTO- ENNAKKO- OSTAMINEN ATK HOITO JA LAITE- PALVELUT HUOLTO HALLINTA SIIVOUS JA SUOJELU- TYÖTER- TYÖ- VARASTOIN- PUHTAANA- JA TURVAL- VEYS- JÄTTEENKÄ SUOJELU TI JA PITO LISUUS HUOLTO SITTELY KÄSITTELY TUNNISTUS JA JÄLJITETTÄVYYS Aakkosellinen pikahaku Aakkosellinen pikahaku

15 Toiminta puretaan Osakokonaisuuksiksi! Ostovastuut Tilikartta (ostajat) Laatukriteerit ja mittarit Toimittajahallinta - toimittajavalinta ja -hyväksyminen - toimittajaseuranta - kilpailuttaminen Toimittajien kanssa käytävät vuosineuvottelut Aerial Oy:n ostoprosessi Tavaranvastaanotto ja varastointi - varastohallinta Ostolaskunkäsittely Keräily ja pakkaus Lähetys ja toimitus Yritysesittely Miksi toimintajärjestelmä? Toimintajärjestelmä Toimintapolitiikka = arvot/visio/missio/ strategia/ mittarit Johtaminen ja toiminnan suunnittelu Prosessikartta Mikä tahansa Windows dokumentti Asiakkuuden hallinta Tuotekehitys ja tuotemodifikaatiot Tilaus-toimitusprosessi Tukiprosessit Toiminnan, henkilöstön ja palvelujen kehittäminen MYYNTI/ TILAUSTEN KÄSITTELY TUOTANNONOHJAUS/ TYÖNSUUNNITTELU OSTOPROSESSI TAVARAN VASTAANOTTO/ TARKASTUS TYÖNSUUNNITTELU HIENOKUORMITUS VARASTOINTI VALMISTUS JA KOKOONPANO TESTAUS/TAR- KASTUS KUNNOSSAPITO ASENNUS- PROSESSI PAKKAUS/ TOIMITTAMINEN LASKUTUS -Word -Excell -Powerpoint -- Järjestelmähallinta Aakkosellinen pikahaku AERIALIN PÄÄPROSESSI - KOKOONPANO JA TOIMITUS Henkilöstö TUOTANTO KORJAUSTOIMINTA VARASTO TUOTANNONSUUNNITTELU JATYÖNSUUNNITTELU KERÄILY TOIMITUSTA VARTEN Laatija: Juha V Tarkastaja: Kristian T Hyväksyjä: Juha V. Päiväys: KUNNOSSAPITO JA ENNAKKOHUOLTO Kunnossapidon ja ennakkohuollon vastuut Vika TOIMINTAVIAN TAI TOIMINTAHÄIRIÖN SATTUESSA TAVARAN VASTAANOTTO/ TARKASTUS KOKOONPANO JA TESTAUS TUOTANNON AIKANA SÄHKÖINEN LOPPUTAR- KASTUS MAALAUS MERKINTÄ/ TARRAUS (tarkastus) PAKKAUS TOIMITUS ESIVALMISTUS ULKOPUOLELLA TEHTÄVÄ ESI- VALMISTUS/ALI- HANKINTA ENNAKKOHUOLTO- MENETTELY VARAOSAHUOLTO KORJAUS- PROSESSI TYÖKALUHUOLTO SELVITÄ, MIKÄ ON RIKKI/ EI TOIMI KORJAA ITSE, JOS ON PIENI VIKA JA OSAAT SEN TEHDÄ! JOS ET OSAA, ILMOITA TYÖNJOHTAJALLE SÄHKÖINEN VIKA, ILMOITA TYÖNJOHTAJALLE KUTSUU KORJAUSMIEHEN TARVITTAESSA KORJAUS ITSE JOS PYSTYTÄÄN TIETO TYÖNTEKIJÄLLE - KONE KUNNOSSA/ - MILLOIN KUNNOSSA TYÖN AIKAINEN DOKUMENTOINTI - TUOTANNON SAATTOKORTTI TUOTEKOHTAISET TYÖOHJEET JA PIIRUSTUKSET KUNNOSSAPITO KÄYTTÖ- JA HUOLTOKIRJAT/ LAITEDOKUMENTIT YHTEISTYÖKUMPPANIT JA ALIHANKKIJAT ALIHANKINTAVALVONTA JA OSTAMINEN KONEKOHTAINEN VASTUUHENKILÖ KIRJAA ASIAN LAITEKORTTIIN KIINTEISTÖ HUOLTO JA -TURVALLISUUS (TÄYDENNETÄÄN KUN TURVALLISUUSASIOITA ON KATSOTTU) VIATKIRJATAAN LAITEKORTTIIN

16 Esimerkki digikuvien käytöstä kuvauksissa TOIMINTAJÄRJESTELMÄ JOHTAMINEN TOIMINNAN ORGANISOINTI JA SUUNNITTELEMINEN Sisäinen tiedonkulku KVARTSIHIEKAN JALOSTUSPROSESSI VALIMOHIEKAT Raekoko 0,1-0,6 mm SUODATIN-HIEKAT SUODATINHIEKAN ja VALIMOHIEKAN VALMISTUSPROSESSI Raekoko OVAT SAMANLAISIA, JOTEN JATKOSSA KUVATAAN VAINYKSI 0,7-2,0 mm (YHTEINEN) KVARTSIHIEKKAPROSESSI. KOKO TOIMINTAJÄRJESTELMÄN KATTAVAT ASIAT TOIMINTA- POLITIIKKA ARVOT VISIO 2007 STRATEGIA 2008 VHK:N TUNNUS- LUVUT TOIMINTAA OHJAAVAT LAIT, ASE- TUKSET JNE. ASIAKASYHTEYDET-, VAATIMUSTEN SELVITTÄ- MINEN, TARJOUKSET JA SOPIMUKSET VALIMOHIEKAN JALOSTUSPRO- SESSI PÄÄPROSESSIT SUODATINHIEKAN JALOSTUSPRO- SESSI HIEKAN RIKASTUS- PROSESSI TILAUS-TOIMITUS- PROSESSI Raaka-ainealueen käytön Raakahiekka-alueen Kvartsihiekan lopettaminen ja valinta, kaivaukset, luvat tuotantoprosessi maisemointi Prosessin hyväksynyt kokonaisuutena Pertti Tommila LASTAUKSEN TYÖOHJEEN SAATA AUKI KLIKKAAMALLA ALLA OLEVAA KUVAA! NÄYTTEEN- OTTO JA ANALYSOINTI LASTAUKSEN YHTEYDESSÄ ASIAKASTOIMITUSTEN LAADUNVALVONTA Säiliöiden tarkistus ennen täyttöä (mahdollinen tyhjennys vajaasta säiliöautosta). TOIMINTAAN LIITTYVÄT TUKIPROSESSIT Kuorma tekoja näytteenotto niistä eristä mistä on asiakkaan kanssa sovittu (kaikki asiakkaat ei tämän piirissä) Tilaustenmukaan tehdään autorahtikirja mihinkirjataankaikki kuljettaja tarvitsemat tiedot/ohjeet lastausta ja toimitusta varten; kts. laskausohje. TOIMINNAN KEHITTÄMINEN JATKUVA PARANTAMINEN YLEISET TOIMINTAJÄRJESTEL- MÄASIAT/YLLÄPITO YMPÄRISTÖASIOIDEN HALLINTA Toimintajärjestelmän hyväksynyt kokonaisuutena Pertti Tommila HIEKAN TARVE Raakahiekka-alueen valinta, kaivaukset, luvat Ympäristölautakunta pyytää tarvittavat lausunnot mm. vesipiiriltä. LUPAVAATIMUKSET KAIVUUSUUN- HIEKANOTOLLE - SIS. MAA-AINEEN- NITELMA YMPÄRISTÖASIAT OTTOLUPA LAATUKRITEERIT JA MITTARIT ASIAKAS- HIEKAN VAATIMUKSET ==> NOSTOSUUNNITELMA MITÄ HIEKKAA - asiakastarvelähtöinen HALUTAAN! Kuljettaja ja vastaava työnjohtaja yhdessä suorittavat lastauksenja näytteenoton (näytteenottovaatimukseton asiakkaanmäärittämiä). Näytteistä tehdään yleensä seula_analyysi ja kosteusmääritys. Joskus tehdäänmyös humusmääritys pistokokeenomaisena kuormaa tehtäessä. (oman toiminnan varmistamiseksi) Kuormanteosta 1. näyte otetaan n. 1,5 min kuluttua (näytteenotonaika putkesta on n. 2 sek) ja toinen näyte, kun noin 2/3 kuormasta on lastattu. Nämä näytteet sekoitetaankeskenään ja niistä tehdäänloppunäyte, jonka tiedotdokumentoidaan. Tästä annetaan kuljettajalle kopio, joka viedään asiakkaalle toimituksen yhteydessä. ALUSTAVA SELVITYS HIEKKA- PITOISUU- DESTA KAIVUU- SUUNNITEL- MAN TEKE- MINEN LUVAN HAKEMINEN YMPÄRISTÖ- LAUTAKUN- NALTA PUIDEN POISTO ALUEELTA NÄYTTEEN- ASIAKAS- NOSTO- OTTO JA VAATIMUS-TEN SUUNNITEL- NÄYTTEEN MUKAIEN MAN TEKE- ANALYSOIN-TI ETENE-MINEN MINEN TUOTANTO/ AUMAAN NOSTAMINEN NÄYTTEEN- OTTO MAA- NÄYTTEET AINESNOTTOLUVAN TULOKSET ALUEET/ HIEKAN OTTO- KOHTA Alustava selvitys voi Alueella on erirakeisia olla silmämääräinen hiekkoja; ottokohdat määritetään painon perusteella. tai näytteeseen perustuva. Ottokohdat merkitään karkeasti aluekarttaan (alustavasti). Prosessin hyväksynyt kokonaisuutena Pertti Tommila Kaivinkoneella otetaan Näytteenoton perusteella ja asiakas- Aumasta hiekka saadaan kaikissa syvänäytteet, joiden perusteella voidaan tarkkaan kysynnän mukaan olosuhteissa hyvin tuotantokäyttöön sekä paran- määrittää alueen hiekan määritetään kaivuuvolyymit ottokohdit- raejakauma. Analyysit - (Componentan ohjeet): netaan hiekan sekoittumistatain. - seula-analyysi - humusmääritys - keskiraekoko ja pylväikkö (jakautuma) PINTAMAAN POISTO LUPA-ALUEELLA OTTOALUEET MÄÄRITETÄÄN KARKEUKSITTAIN RIKASTUS 2 Pertti Tommila AUMAAN NOSTO KEMIKAALI 6 KEMIKAALI 2 KEMIKAALI 7/9 KEMIKAALI 8 KEMIKALIO 4 NÄYTTEEN OTTO RIKASTUS 1 HIEKKA V1 VALMENNIN, jossa pintavahdit eliminoimassa ylivuotoa ph MITTAUS JA SÄÄTÖ LAIMENNUS VEDEL LÄ KUIVAUS ph MITTAUS JA SÄÄTÖ VALMIS KVARTSIRIKASTE KIERTOVESI ph MITTAUS VAAHDOTUS V1 KIERTOVESI KUIVAUS PUHDASVESI HUUHTELUT(3) ph MITTAUS JA SÄÄTÖ KIINTEÄ RIKASTUSJÄTE LIET EALLAS - kiille, maasälpä (Kemikaalit reagoineena) Vesiliityntä KEMIKAALI 2

17 Tiedostot (kuvaukset, ohjeet, määritykset, tulosdokumentit kuten muistiot, toiminnan kehittämisen dokumentit hallitaan normaalilla ja tutulla Resurssienhallinnalla Ohjelma ei ole relaatiotietokantaohjelma igrafx Flowcharter-ohjelman ja tehdyn prosessikuvaus- käyttöliittymän käytettävyys paranee, kun sen yhteydessä käytetään Aakkosellista Excell-pohjaista ja itse määritettyä pikahakua tai Windows Explorerin hakumahdollisuutta

18 Tutustu ohjelmatarjontaan ja käytännön sovelluksiin ohjelman kotisivuilla Lisätietoja

19 3Y - KEHITYSPROJEKTEISSAMME Ymmärtäminen Mitä, miksi, kenelle, kaikki voittajia, faktat oletuksen sijaan Yrittäminen Asioita ei saa eteenpäin, ellei tosissaan yritä, yrittäjähenki, vaivannäkö Yhteistyö Kukaan ei selviä yksin; yritys tarvitsee toimijoita, jotka toimivat yhteen; organisaatioiden ja yksilöiden sisäinen yhteistyö kuntoon 19 Grannarsintie Kalkkiranta markku.kylmanen@mkcfinland.fi