Menestyvä mentori! koulutus

Transkriptio

1 Menestyvä mentori! koulutus Esimerkkiharjoituksia mentoroinnista , Helsinki

2 Aatteellinen yhdistys Miten määrittelet? Miten määrittelet aatteellisen yhdistyksen? Mitä sen pitää tehdä? Mitä se ei saa tehdä? Mitä tarkoittaa yleishyödyllinen? 2

3 Hallitustyöskentely " Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä: 1. rekisteröity yhdistys tai muu oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen toimintaa. 2. yksityinen henkilö, joka yhdistyksen hengessä tahtoo olla mukana auttamassa. 3. lisäksi yhdistyksen hallitus voi kutsua kunniajäseneksi yksityisen henkilön, joka on huomattavalla tavalla edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa 4. Yhdistyksen kokouksissa ovat äänivaltaisia ne jäsenet, jotka on merkitty jäsenluetteloon ja jotka ovat maksaneet jäsenmaksunsa, sekä kunniajäsenet" Hallituksen mielestä jäsenyys yhdistyksessä syntyy maksamalla jäsenmaksu. Mitä mieltä mentorina olet? 3 Vastaus: Jäsenyys syntyy vain anomuksesta ja hallituksen tai muun sääntöjen määräämän orgaanin päätöksellä. Niin hulluja sääntöjä ei voi olla, että olisi mahdollista liittyä jäseneksi vain jäsenmaksun maksamalla

4 Hallitustyöskentely Yhdistyksen hallitus sekä puheenjohtaja joutui riitoihin jäsenen kanssa, joka puheenjohtajan mielestä toimi vastoin yhdistystä ja levitti yhdistyksestä tietoja, jotka eivät pitäneet paikkaansa. Puheenjohtaja soitti jäsenelle ja kertoi hänelle, että jäsen on erotettu yhdistyksestä välittömästi, eikä hänellä ole oikeutta tulla sen kokouksiin enää. Mitä mentorina tekisit, jos saisit tietää asiasta? Vastaus: Puheenjohtaja ei voi erottaa yksin ketään. Jäsenen erottaminen huonon käytöksen takia on erittäin harvinaista ja saattaa johtaa pahimmassa tapauksessa oikeudenkäynteihin, jotka saattavat tulla kalliiksi yhdistykselle. 4

5 Hallitustyöskentely Pirkanmaan maahanmuuttajat ry:n hallitus totesi, että yhdistykselle olisi parempi nimi Pirkanmaan maahan muuttaneet ry. Se tiedusteli asiaa kyselyllä jäseniltä, jotka olivat samaa mieltä siitä. Hallitus päätti ilmoittaa nimenmuutoksesta PRH:lle. Mitä mentorina neuvoisit? Vastaus: Nimenmuutos on aina sääntömuutosasia ja se pitää käsitellä, kuten säännöissä määrätty. Jos siellä ei ole asiasta mainittu, muutosasia käsitellään yhdessä kokouksessa ja muutos vaatii taakseen 1/3 kokouksen osallistujien äänistä. 5

6 Toiminnan suunnittelu Toimintasuunnitelma ja budjetointi on sisältöä ja muotoa. Mitä liitteen toimintasuunnitelmassa on sisällöllisesti ja muodollisesti hyvää ja/tai korjattavaa? Miten neuvoisit yhdistystä. Mitä mentorina neuvoisit? Vastaus: Toimintasuunnitelma ja budjetti ovat sama asia. Toimintasuunnitelma on budjetti sanoin ja budjetti on toimintasuunnitelma numeroin. Hyvä toimintasuunnitelma ja budjetti innostavat ja kannustavat sekä hallitusta että jäseniä toimintaan. Esimerkin toisu on siitä hyvä, että sisällöllisesti suunnitelma vastaa budjettia ja toisin päin, mutta muodollisesti se voisi olla täpäkämpi (sivunumerointi + sivut yhteensä, yhdistyksen kaikki oleelliset yhteystiedot, + y- tunnukset, logot jne. 6

7 Päätöksenteko - vuosikokous Yhdistyksellä oli sääntömääräinen kevätkokous. Esiin tuli väite, että edellisvuoden hallituksen jäsen ei voisi toimia kokouksen puheenjohtajana, koska käsiteltiin tilinpäätöksen vahvistamista ja vastuuvapauden myöntämistä. Voiko hallituksen jäsen toimia puheenjohtajana vuosikokouksessa? Vastaus: Jos vuosikokous päättää valita hallituksen jäsenen kokouksen puheenjohtajaksi, sille ei ole mitään estettä. 7

8 Päätöksenteko - hallitus 1. Yhdistyksen hallitus päätti pitää kokouksen Skype-ohjelman avulla. Yhdistyksen rahastonhoitaja kuitenkin vastusti sitä. Voidaanko kokous kuitenkin järjestää Skypellä? Miten hallitus voi kokoontua ja tehdä päätöksiä. 2. Missä tapauksissa hallituksen jäsen ei saa osallistua päätöksentekoon eikä äänestykseen yhdistyksen kokouksissa? Vastaus: 1. Hallitus voi kokoontua haluamallaan tavalla, jos se käy kaikille. Jos yksikin vastustaa Skype-kokousta se pitää järjestää kaikille sopivalla tavalla. Asia voidaan taklata merkitsemällä sääntöihin, esim., että hallitus voi kokoontua ja tehdä päätöksiä sähköisten välineiden avulla Siinä tapauksessa yhden vastustus ei riitä. 2. Hallituksen jäsenet eivät saa päättää tili-ja vastuuvapaudesta itselleen, eivätkä osallistua toiminnan/tilintarkastajan valintaan 8

9 Hallitustyöskentely 1 Milloin yhdistyksen vuosikokous on laillinen ja päätösvaltainen 2 Milloin yhdistyksen hallituksen kokous on päätösvaltainen 3 Miten hallituksen kokouksen päätösvaltaisuutta valvotaan? Mitä mentorina neuvoisit? Vastaus: 1. Kun vuosikokous on kutsuttu kokoon sääntöjen mukaan ja paikalla on vähintään yksi muu kuin hallituksen jäsen 2. Kun puolet hallituksen jäsenistä ja pj/vpj on paikalla tai sääntöjen määräämä muu määrä hallituksen jäseniä 3. Sihteeri ja pj pitävät kirjaa lähtemisistä ja tulemisista ja sihteeri merkitsee pöytäkirjaan, minkä pykälän käsittelyn aikana kukin tuli tai lähti 9

10 Hallitustyöskentely Hallitus piti kokousta ja päätti yksimielisesti järjestää kesäjuhlan. Jäsen saapui kokoukseen myöhässä, pyysi puheenvuoron ja halusi vielä keskustella kesäjuhlasta. Miten neuvoisit puheenjohtajaa menettelemään tällaisissa tapauksissa? Vastaus: Asiat joista on päätetty jo, niihin ei enää palata. PJ:n on oltava tiukka työjärjestyksessä. 10

11 Päätöksenteko Hallitus piti kokouksen, josta tehtiin pöytäkirja. Pöytäkirjantarkastajat olivat eri mieltä siitä, mitä päätettiin ja miten kokous meni Miten asia selvitetään? Miten neuvoisit hallitusta, ettei vastaavaa tilannetta tulisi?. Vastaus: Pöytäkirja on puheenjohtajan näkemys kokouksen kulusta. Jottei riitoja päätöksistä tulisi, olisi hyvä, jos sihteeri aina toistaisi päätöksen ennen sen kirjaamista. Hyvä tapa myös on, että kokouksen jälkeen heti tarkastajat, sihteeri sekä pj täsmäävät muistiinpanonsa 11

12 Hallitustyöskentely Aloitat yhdistyksen kanssa mentoroinnin keväällä. Ilmenee, että yhdistykselle ei ole koskaan valittu toiminnantarkastajia ja vuosikokous on 2 viikon päästä. Mitä mentorina neuvoisit tekemään? Vastaus: Tilanne vaatii ylimääräistä yhdistyksen kokousta, koska toiminnantarkastajat valitsee yhdistyksen kokous. 12

13 Mentorin rooli Yhdistyksessä on meneillään paljon suomenkielisiä viestintätehtäviä, kuten hakemusten kirjoittamista, tapahtumista tiedottamista ja nettisivujen päivittämistä. Yhdistyksen puheenjohtaja pyytää sinua hoitamaan osan tehtävistä, sillä heidän suomenkielen osaamisensa ei riitä. Miten mentorina toimit tilanteessa? Vastaus: Mentori ei tee asioita yhdistyksen puolesta! Sen sijaan mentori on mukana suunnittelemassa ja ideoimassa toiminnan toteuttamista, kuten viestintää (mitä, miten, kuka). Mentori voi myös kommentoida materiaaleja, joita yhdistys on itse toteuttanut. 13

14 Mentorin rooli Yhdistyksen taloushallinnossa on monimutkaisia ongelmia, joita pyritte mentoroitavan kanssa selvittämään. Et ole aivan varma, miten talousongelmat saataisiin kuntoon. Miten mentorina toimit tilanteessa? Vastaus: Mentorin ei tarvitse tietää kaikkea. Sen sijaan mentorin tulee olla tietoinen siitä, mitä osaa ja mitä ei. Kun eteen tulee vaikeita kysymyksiä, joihin mentorilla ei ole vastausta, mentori myöntää tämän rehellisesti. Mentori ottaa selvää asiasta yhdessä mentoroitavan kanssa tai itsenäisesti. Tarvittaessa mentori konsultoi Järjestöhautomoa tai ohjaa yhdistyksen Järjestöhautomoon. 14

15 Mentorin rooli Mentorisopimuksessa on sovittu, että tapaamisten lisäksi mentoroitava voi ottaa mentoriin yhteyttä tarvittaessa kerran viikossa arki-iltana. Mentoroitava soittaa mentorille kuitenkin yhtenään ja myös viikonloppuisin. Miten mentorina toimit tilanteessa? Vastaus: Mentori ei ole mentoroitavan tavoitettavissa koko ajan, vaan mentorisopimuksessa määritetyllä tavalla. Jos tätä ei noudateta, mentori ottaa asian esille mentoroitavan kanssa ja muistuttaa sopimuksesta. Yleensä tämä auttaa. Mikäli asia ei korjaannu muutamista yrityksistä huolimatta, mentori ottaa yhteyttä Järjestöhautomoon, ja asia pyritään sopimaan yhdessä. 15

16 Vuorovaikutussuhde Olet tavannut mentoroitavaa alkutapaamisen lisäksi muutaman kerran. Alkutapaamisessa kaikki näytti menevän hyvin, mutta tapaamisissa asiat eivät ole edistyneet. Välillenne ei ole syntynyt luottamusta, ja ette tule keskenänne toimeen. Miten mentorina toimit tilanteessa? Vastaus: Mentorointi on vuorovaikutussuhde, joten henkilökemiat vaikuttavat prosessin toimivuuteen. Mentorin ja mentoroitavan kummankin vastuulla on suhteeseen panostaminen ja sen kehittäminen. Jos suhde ei toimi, kummankin vastuulla on ottaa asia puheeksi. Mentorina otat asian tapaamisessa esille, ja mietitte yhdessä, mistä johtuu, että ette pääse etenemään mentoroinnissa. Muista: asiat riitelevät, eivät ihmiset! Tarvittaessa voitte olla yhteydessä Järjestöhautomoon. Joskus ihmiset eivät vain tule keskenään toimeen, jolloin mentorisuhde voidaan pyrkiä lopettamaan nätisti. 16

17 Esitys on päättynyt kiitos mielenkiinnostasi! www jarjestohautomo.fi facebook.com/jarjestohautomo twitter.com/jarjestohautomo 17