VETÄVÄT TAPAHTUMAT. Opas erilaisiin tapahtumiin ja vinkkejä viestintään.

Transkriptio

1 VETÄVÄT TAPAHTUMAT Opas erilaisiin tapahtumiin ja vinkkejä viestintään.

2

3 Vapaamuotoinen tapahtumaryhmämme on ideoinut ja kehittänyt SDP:n tapahtumia ja tilaisuuksia osana puolueen viestintää ja kansalaistoimintaa. Ensisijaisesti olemme tarkastelleet tapahtumaviestintää puolueosastojen näkökulmasta. Tapahtumat ja tilaisuudet ovat oiva tapa levittää sosialidemokraattista aatetta ja herätellä ihmisten hiipunutta poliittista kiinnostusta. Niiden avulla voidaan myös rakentaa SDP-brändia. Tapahtumille kannattaa luoda yhtenäiset konseptit eli tuotemallit, jotta eri puolilla maata toimivat puolueosastot voivat helposti ja vaivattomasti järjestää yhtenäisellä SDP-ilmeellä tuotettuja tilaisuuksia. Ryhmä on hahmotellut tapahtumien ja tilaisuuksien prosessikuvauksen (kuka on vastuussa, mitä tehdään, keitä kutsutaan, jakomateriaali, mediahuomio, viestintä, jne). Erikseen olemme konseptoineet toritapahtuman, työväen iltamat, after work tapahtuman, poliittisen keskustelutilaisuuden sekä nuorten disco-illan. Vaalitilaisuuksia emme ole suunnitelleet erikseen, sillä niihin voidaan soveltaa pitkälti samoja konsepteja. Vaalitilaisuuden tavoitteenasetantaan ja roolitukseen on syytä kiinnittää erityistä huomioita, samoin tapahtumasta viestimiseen. Tässä raportissa on hyödynnetty myös puolueosastojen puheenjohtajapäivien ( ) tapahtumakonseptoinnin työpajan aikaansaannoksia. Hyvät SD-tilaisuudet ovat läpinäkyviä, kiinnostavia, raikkaita ja tyylikkäitä ja ne ilmentävät yhteisöllisyyttä. Parhaimmillaan välittyy viesti, että SDP haluaa palvella ja olla läsnä. Järjestetään iloisin mielin hyviä tapahtumia! Helsingissä 13. huhtikuuta 2010 Katariina Kivistö Rauni Koivukangas Kaisa Koskinen Jani Ryhänen

4 TAPAHTUMAVIESTINNÄSSÄ HUOMIOON OTETTAVAA Selkeä tavoite Järjestettäessä mitä tahansa tapahtumaa, koulutusta ja illanviettoa on tärkeää selvittää, minkä vuoksi tilaisuus järjestetään ja mitä tavoitteita sille asetetaan. Tapahtuman luonteen tarkka miettiminen tuo toimintaan mielekkyyttä ja auttaa onnistumaan. Tapahtumia ei kannata toteuttaa ainoastaan järjestämisen ilosta. Tapahtuman tarkoitus ja luonne määrittävät ohjelman, paikkavalinnan, materiaalit, tarjoilut ym. Kohderyhmät kirkkaiksi Kaikkea kaikille periaatteella ei saa nyky-yhteiskunnassa sanomaansa perille. Aina pitää miettiä, kenelle tapahtuma on suunnattu. Tarvitaan kohderyhmäajattelua. Puolue tavoittelee uusia jäseniä ja kannattajia, mutta myös nykyisten kannattajien luottamusta pitää vahvistaa. Niille, jotka ovat jostain syystä lähteneet puolueesta, kannattaa tehdä hyvä jälkihoito. Tapahtumaviestinnän kohderyhmiä: - SDP:n jäsenet ja kannattajat - Suuri yleisö - Mahdolliset uudet jäsenet ja kannattajat - Ammattiryhmät, yrittäjät, ammattijärjestöt, työttömät - Ikäryhmät, eri perhetilanteessa olevat - Tietyn asuinalueen väki, maahanmuuttajat - Kansalaisjärjestöt ja -foorumit - Tietyn harrastuksen tai kiinnostuksen kohteen omaavat - Media Tehokas markkinointi Tapahtumista viestimiseen voi tehdä perussuunnitelman, jota täydennetään kulloisenkin aiheen ja kohderyhmän mukaan. Maksuttomia viestinnän muotoja kannattaa hyödyntää täysimääräisesti. Maksullisen ilmoittelun tarve harkitaan erikseen. Sisäisen markkinoinnin tärkeyttä ei pidä vähätellä. Joka tapahtumasta kannattaa vähintäänkin tehdä lyhyt uutinen/ilmoitus verkkosivuille ja tapahtumakalentereihin (puolue, paikallislehdet, sd-lehdet) sekä hyödyntää sähköpostijakeluita. Jos tilaisuudella on uutis- tai muuta julkisuusarvoa, kannattaa olla yhteydessä toimituksiin ja vaikka tarjota valmiiksi kirjoitettu etukäteisjuttu paikallislehteen sekä lähettää lehdistötiedote. Yhtenäinen ilme Tapahtumien tiedotuksessa ja somistuksessa käytetään SDP:n (tai sisarjärjestöjen) ilmettä. Tämä lisää erottuvuutta ja vahvistaa puolueen brändiä. Puolueen tunnukset ja graafiset ohjeet

5 löytyvät JäsenExtrasta. Verkossa tapahtuu Sähköinen media on nykyään myös suuri tapahtumafoorumi. Nykyaikainen työväentalo on myös verkossa, mikä kannattaa ottaa huomioon vähintäänkin tapahtumia markkinoitaessa. Tapahtumia voi myös järjestää osin ja kokonaankin verkkosivustoilla. Tarjolla on runsain määrin toimintoja, joista koostaa verkkotapahtuma: suorat lähetykset, videot, äänitallenteet, kuvat, kilpailut sekä keskustelut ja sosiaalisen median monet muodot (Facebook-tapahtumat ym.) Esteettömästi, ympäristöä säästäen Lupa-asioista huolehtiminen on tapahtumajärjestäjän perustehtäviä. SDP:n tilaisuuksissa on lisäksi otettava huomioon ympäristö ja kestävä kehitys (kierrätettävät tai biohajoavat tuotteet ym.). Tarjoilussa suosimme Reilun kaupan tuotteita Tapahtumapaikan saavutettavuus ja esteettömyys ovat myös tärkeitä. Tilaisuudet kannattaa järjestää lähtökohtaisesti paikoilla, joihin pääsee julkisilla kulkuneuvoilla, lastenvaunujen kera ja pyörätuolilla. Muistilista avuksi Usein tapahtumia järjestävillä kannattaa olla valmiina perusmuistilista, jota täydennetään kulloisenkin tilaisuuden mukaan. Lista on hyvä jakaa koko järjestelyryhmälle, jotta kaikilla on sama käsitys, mitä ollaan tekemässä ja miten vastuut jakautuvat. Isäntien tulee olla paikalla hyvissä ajoin. Ennen tilaisuuden alkua he ehtivät näin käydä vielä läpi järjestelyt ja mm. tekniikan toimivuuden. Arviointi kannattaa Jokainen tapahtuma on syytä käydä jälkikäteen porukalla läpi ja arvioida onnistuminen suhteessa tavoitteisiin ja panostukseen. Tapahtuman aikana mahdollisia mokia ei ruveta puimaan vaan palaute käsitellään myöhemmin. Seuraavalla kerralla osataan toimia taas hieman paremmin. Kohtaamispaikat Sosiaalinen toiminta verkossa lisääntyy, mutta kasvokkain kohtaamisen tarve ei poistu. SDP tarvitsee kohtaamispaikkoja, joihin on matala kynnys tulla. SD-kahvihuone keskeisellä paikalla kaupunkia/kuntaa/kylää muulloinkin kun ennen vaaleja viestisi puolueesta osana elämää ja arkea. Parhaimmillaan se houkuttelisi poikkeamaan juttelemaan ja kahvittelemaan. TAPAHTUMATYYPPEJÄ Tilaisuuksien jaottelu tyypeittäin selkeyttää tapahtumaviestintää ja -markkinointia.

6 VAPPU Työväen kansainvälinen juhlapäivä vappu on SDP:n tapahtumaviestinnän brändituote, jota kannattaa hyödyntää perinteitä kunnioittaen, mutta myös uutta luoden. Esimerkiksi Helsingissä on ryhdytty järjestämään varaslähtö vappuun tapahtumaa noin viikkoa ennen vappuaattoa. TORITAPAHTUMA Toritapahtumat, kahvila- ja kapakkakierrokset sekä muut jalkautumiset ovat hyvä keino tavoittaa monenlaisia ihmisiä. Jalkautumista kannattaa tehdä systemaattisesti ja jatkuvasti, muulloinkin kuin vaalien alla. Kansanedustajien, valtuutettujen ja muiden tunnettujen poliitikkojen osallistuminen näihin tilaisuuksiin on enemmän kuin suotavaa. Tarkoitus ja tavoitteet Paikallinen näkyvyys ja kontaktit Kenelle Lähialueen asukkaat, ohikulkijat, oma jäsenistö Sisältö Keskustelut, puolueen avainhenkilöiden tapaaminen, esitejako sekä esim. kilpailuja tai gallupeja Missä ja milloin Kauppatorilla, markkinoilla tms.; joko omavalintaisesti tai osana isompaa kansalaistapahtumaa Mitä tarjolla Kahvia, mehua, makkaraa, lettuja, makeisia tms.; myös esim. ruusuja tai ilmapalloja Ketkä järjestävät Paikallisosasto tai useat paikallisosastot yhdessä Ihmisten kohtaaminen - Ota kontaktia mutta älä tungettele - Keskity, kuuntele, ole ystävällinen ja aito - Puhu ymmärrettävästi, tutuin termein - Jos et tiedä vastausta kysymykseen, lupaa ottaa selvää ja hoida asia loppuun asti - Siisti ulkoasu on viesti tavattavien arvostamisesta - Puoluetovereiden keskinäinen kunnioittava käyttäytyminen välittää myönteistä kuvaa SDP:stä

7 Case: Joulukahvit Nurmijärven kunnallisjärjestön joulukahvit samaan aikaan Nurmijärven suurimmissa taajamissa (Kirkonkylä, Klaukkala, Rajamäki) Tilaisuuden tavoite Toivottaa kuntalaisille jouluista iloa ja hyvää mieltä sekä tarjota glögiä, kahvia, teetä ja pipareita. Tempauksella haluttiin lisätä myönteistä näkyvyyttä taajamissa ja parantaa puolueen toimijoiden keskinäistä yhteistyötä. Joskus voi olla liikkeellä ilman poliittista agendaa. Kohderyhmä Joulukahvit oli suunnattu kaikille kuntalaisille, mutta erityisesti kaikille lapsille ja lapsenmielisille. Joulupukki vieraili tapahtumassa. Budjetti Tapahtuman järjestämiseen kului noin 150 euroa (lehti-ilmoitus, tarjoilut, torin vuokra) Markkinointi- ja viestintä Yhteinen ilmoitus Nurmijärven Uutisissa sekä tieto lehden muistilista-palstalle. Joka taajamassa jaettiin kauppojen ja kylien ilmoitustauluille A4-kokoinen mainos (kopioita noin 50 kpl). Tietoa Rajamäen, kirkonkylän ja Klaukkalan yhdistysten nettisivuilla. Sähköpostiviesti sidosryhmille. Tarjolla Kahvia, glögiä, pipareita, karkkeja Järjestäjät Kaikki Nurmijärven puolueosastot yhdessä Arvointi Järjestäjät kävivät palautekeskustelun sähköpostitse. Panostuotos-suhde todettiin hyväksi. Onnistunut ratkaisu oli taajamatilaisuuksien samanaikaisuus. Porukkaa saatiin mukavasti liikkeelle, tapahtuma huomattiin. Joulupukista tykättiin. Kesto oli sopiva. Lehti-ilmoitus sinällään välitti viestiä toiminnasta. Telttojen pitäisi jatkossa olla yhtenäiset. AFTER WORK -TAPAHTUMA Tyylikkään rento, tiivis keskustelutilaisuus, joka houkuttaa poikkeamaan kotimatkalla töiden jälkeen Mieluiten toistuva tapahtumien sarja, jonka puolueosasto voi brändätä mm. nimellä (torstaitunti, punainen hetki tms.). Matala kynnys tulla.

8 Tarkoitus ja tavoitteet Vahvistaa SDP:n roolia tuoreiden yhteiskunnallisten teemojen käsittelyssä (esim. kulttuuri-, etiikka- ja moraalikysymykset, taide- ja tiedepolitiikka, liikuntapolitiikka, seksuaalipolitiikka, rauhanasiat ja kansainväliset kysymykset) Kenelle Tavoittaa nuoria aikuisia sekä keski-ikäistä aktiiviväestöä Tapahtumatiedotus mm. sähköpostitse sekä sosiaalisessa mediassa, kaveriviestitystä myös muille kuin puolueen jäsenille Sisältö Tiivis alustus, paneeli (2-3 osallistujaa) tai haastattelu Kysymyksiä, keskustelua, mahdollisesti (tausta)musiikkia Missä ja milloin Keskustassa, helposti saavutettavassa paikassa; tyyliin kahvila, aulabaari, pianobaari, kulttuuritalo, kirjasto Olohuonetyylinen viihtyisä, suhteellisen levollinen tila Ajoitus ja kesto Tiistai-, keskiviikko- tai torstai-ilta Enintään puolitoista tuntia, jonka jälkeen mahdollisesti vapaata seurustelua Esim. klo (17) 18 (18.30) Tarjoilu ja materiaali Esimerkiksi 1-2 juomalippua/osallistuja Kahvia, teetä, mehua, hedelmiä Jaossa artikkeli, lennäkki tms. illan teemasta; SDP:n esitteitä, verkkokaupan mainoksia yms. Järjestäjä Puolueosasto tai esim. Doorisverkosto, nuorisopiiri mahd. mukaan yhteistyöhön POLIITTINEN KESKUSTELUTILAISUUS Iltatilaisuus ajankohtaisesta aiheesta, tulevaisuuden näkymistä tai historiallisesta tapahtumasta. Tarkoitus ja tavoitteet Pitää yllä yhteiskunnallista keskustelua ja lisätä kiinnostusta politiikkaan sekä rohkaista näkö-

9 kantojen esittämiseen. Vahvistaa SDP:n roolia yhteiskunnallisessa mielipiteenmuodostuksessa ja kanavoida mielipiteitä päätöksenteon pohjaksi. Sisältö Aiheen tulee olla tarkkaan mietitty ja rajattu. Yleisestä poliittisesta tilanteesta tilaisuutta ei kannata järjestää. Ihmisten arkeen vaikuttavat aiheet ovat hyviä. Tilaisuuden luennoitsijaksi kutsutaan tunnettu asiantuntija. On tärkeää, että pääpuhuja on asiantuntija. Kommentoija (voi olla kaksikin) esittää omat käsityksensä puheenvuoron asioista. Tilaisuuden juontajan (puheenjohtaja) on osattava pitää tilanne hallinnassa. Tarvittaessa hänen on pystyttävä itse esittämään kysymys ja vetämään keskustelua yhteen. Tilaisuuden runko Pääpuhujan alustus (10-15 min.) Kommentoijan puheenvuoro (max 10 min.) Pääalustajan vastaus kommenttipuheenvuoroon Yleiskeskustelu, yleisökysymykset (puheenjohtajan huolehdittava, että sujuvuus ja kiinnostavuus säilyvät; ylipitkiin puheenvuoroihin voitava puuttua) Kokonaiskesto 2 2,5 tuntia Kenelle Puolueaktiiveille, yhteiskunnallista keskustelua seuraaville, kyseisestä teemasta kiinnostuneille, medialle Missä ja milloin Arki-ilta, työväentalo tai muu seminaari- tai kokoustila Mitä tarjolla Kahvia ja voileipää Ketkä järjestävät Paikallisosasto(t), mahd. yhdessä kansalaisjärjestöjen tai ay-toimijoiden kanssa TYÖVÄEN ILTAMAT Työväen iltamilla oli alkujaan kolme tärkeää tehtävää: esiintyjät saivat esiintymistottumusta, yleisö nähtävää ja kuultavaa ja yhdistys varoja. Iltamat sisälsivät aina myös henkistä ohjelmaa. Iltamien pääohjelmana oli aina näytöskappale, joskus kaksikin. Iltamat jakautuivat kahteen osaan. Ohjelmaosuus sisälsi esityksiä, poliittisen puheen ja näytelmän (kuvaelman). Tämän jälkeen oli puolitoista tuntia tanssia. Juhlailtamilla oli tarkka kaava. Esimerkiksi liput tuotiin iltamiin vain juhlavissa tilaisuuksissa. Työväen iltamat voi muokata nykyaikaan yhdistämällä uutta ja vanhaa. Konsepti tarjoamaa mahdollisuuden tuottaa näyttävä ja mieleenpainuva tilaisuus, joka on samalla aikamatka aatteemme historiaan ja täysipainoinen kulttuuri-ilta. Erityisesti työväen musiikkiperinne on rikas ja edelleen kiinnostava ja siitä riittää ammennettavaa. Tarkoitus ja tavoitteet Hengennostatus ja puolueen aatepohjan korostaminen, yhteishenki ja kiinnostavuus, työväenperinteen vaaliminen, mahdollisesti myös varainkeruu Kenelle Puolueen jäsenet ja kannattajat, yleisvasemmistolaiset, työväenliikkeen veteraanit, perheet, nostalgiahenkiset, kulttuuriväki Missä ja milloin Perjantai-ilta tai lauantai taikka vappu; sopii myös merkkivuosijuhlan muodoksi

10 Mitä tarjolla Kanttiini, mahdollisesti alkoholimyynti Ketkä järjestävät Paikallisosasto(t), piiri, mahdollisesti kulttuuriyhdistysten ja nuorten kanssa NUORTEN DISCO-ILTA Nuorille suunnattu disco-ilta alueella/paikkakunnalla, jossa ei ole yleensä paljon aktiviteettejä nuorille. Tarkoitus ja tavoitteet Tarkoituksena on välittää myönteistä kuvaa paikallisista demareista/demaritoimijoista, tarjota toimintaa nuorille jäsenille ja kannattajille sekä tavoittaa uusia nuoria potentiaalisia kannattajia. Sopii käytettäväksi myös varainhankintaan. Kenelle Kohderyhmänä ovat paikkakunnan tai piirin Demarinuorten, -opiskelijoiden ja SDP:n piirijärjestön nuoret jäsenet. Tämän lisäksi myös muut paikkakunnan nuoret voivat tulla tilaisuuteen. Disco voi olla ikärajaton tai esim vuotiaille. Sisältö, ohjelma Ohjelma voi koostua musiikista (dj), arpajaisista sekä mahdollisesti bändin esittämästä musiikista. klo 19 Sisäänpääsy klo 21 Arvonta klo 23 Disco loppuu Kutsut ja markkinointi Kutsut menevät sähköpostin kautta ja tilaisuutta voi markkinoida esim. julisteiden avulla, joita levitetään paikallisiin kauppoihin, kouluihin, kirjastoon jne. Aika ja paikka Tapahtumapaikaksi käy esim. koulu tai urheilutalo, jonka voi vuokrata tai saada maksutta omistajalta tai nuorisotoimelta. Kannattaa valita ajankohta, jolloin paikkakunnalla ei ole muita aktiviteettejä (keskitalvi, lomia edeltävä aika). Tilaksi sopii iso sali, jossa on lava dj:ta tai bandia varten. Sisustuksena voi käyttää ilmapalloja tai kankaita ajankohdan mukaan. Tilaisuutta suunniteltaessa on aiheellista tarkistaa, millaisia lupia disco tarvitsee (hupilupa ja henkilöitä, joilla on järjestysmieskortti).

11 Ketkä järjestävät Järjestäjänä voi olla paikallisosasto yhteistyössä paikallisten Demarinuorten aktiivien kanssa. Järjestävien tahojen on nimettävä ainakin päävastuuhenkilö, lipunmyyjät, myyjät, järjestysmiehet ja dj. Tarjoilut ja materiaalit Tapahtumatilassa on hyvä olla kahvila tai kioski, josta voi ostaa pikkupurtavaa. Myös tuotemyyntiä voi olla. PUOLUEOSASTOJEN JÄRJESTÄMIÄ TAPAHTUMIA SDP:n puolueosastot järjestävät hyvin monenlaisia tilaisuuksia ja tapahtumia. Tapahtumien tarkoitus, tavoitteet, sisällöt ja kohderyhmät vaihtelevat suuresti. Monet tapahtumat liittyvät vuodenkiertoon tai merkkipäiviin. Monet puolueosastot ovat kehittäneet ihan omia juttuja. Puolueosastojen kehittämisprojektin yhteydessä puolueosastoja pyydettiin raportoimaan onnistuneista toimintamuodoistaan. Lukuisissa vastauksissa puolueosastot kuvailivat järjestämiään tapahtumia. Tähän listaan on koottu ja ryhmitelty ideoinnin avuksi ja parhaiden käytäntöjen levittämiseksi puolueosastojen vastauksissaan mainitsemat tapahtumat. Avoimet kokoukset - kuukausitapaamiset - teemakokoukset - valtuustoasioiden ennakkokäsittely - kokoukset erilaisissa paikoissa (pizzeria yms.) Avoimet ovet - tupa-aamut (omissa tiloissa) - avoimien ovien päivä työväentalossa Keskustelutilaisuudet - vierailevat alustajat - puoluerajat ylittävät keskustelut -luennot - te lat - juttutuvat Toritapahtumat -soppatykki -puurotykki -letunpaisto - taimimyynti Markkinat Myyjäiset ja kirpputorit

12 Jalkautumiset ja tempaukset - asuinalueilla - katutapahtumat - yhteislaulua linja-autoasemalla Kesätapahtumat Asukastilaisuudet Koko perheen tapahtumat Lasten tapahtumat Monikulttuurisuustapahtumat Elokuvanäytökset Illanvietot - tanssit - työväen iltamat Talkoot - työväentalon kunnostus - pihatalkoot - aidankorjaus - tienvarsisiivous Herkuttelut - lounas - rantakalailta - grilli-ilta Luonto - piknik - laavu - retki - pyöräretki Tutustumiskäynnit - kirjasto, musiikkitalo, - jäteveden puhdistamo - tielinjaus Työpaikkavierailut Kulttuuri ja viihde - runoilta - kirjailijoiden kuuleminen - teatteriretki - lastenteatteri - kirjoittajapiiri - kuoro

13 - karaoke - tietokilpailut, visailut - bingo - arpajaiset - työväenlauluilta - yhteislauluilta - valokuvanäyttely Käsityöt - kerho - kudontakerho Koulutustilaisuudet - opintokerhot - nettikoulutus Urheilutapahtumat - liikuntaryhmä - sauvakävely - maratonjuoksuun osallistuminen - golfkisa (Demari open) - petanque - pilkkikisat - rannaltaonginta - tikanheitto Elämäntapavalistus - uudet elämäntavat Hengelliset tapahtumat - työväen kirkkoillat Saunaillat Risteilyt Matkat - eduskuntaretki Ulkomaanmatkat - Bryssel Historia - merkkivuosijuhlat - historiikin julkistus - merkkipäivämuistamiset - poliittisen historian klubit - punaisten muistomerkin kunnostaminen Hyväntekeväisyys ja solidaarisuus - keräykset

14 - kehitysyhteistyöhankkeet Vappu -varaslähtö - juhla - karkelot - brunssi - työväenlaulut - seppeleen lasku punaisten muistomerkillä Äitienpäivä Isänpäivä Itsenäisyyspäivä -tanssit -lasten linnanjuhlat Ruusun-päivä Työväentalopäivä Kansainvälinen naisten päivä Laskiainen Ystävänpäivä Politiikan viikko Reilun kaupan viikko Joulu - pikkujoulut - koko perheen joulujuhlat - glögitarjoilut - joulupuurot - joulukahvit - joululahjakeräys vähäosaisille Vaalit - toriteltta - vaalitupa - kahviauto - tanssit - karonkka - kahvila - kiitoskahvit

15

16 Suomen Sosialidemokraattinen Puolue r.p. Saariniemenkatu 6, Helsinki. Puh. (09)