TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

Transkriptio

1 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI ESIMERKKINÄ SIUNTION KUNNAN LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMINEN Tekijät: Tina Nordman & Antti-Pekka Röntynen

2 Työkirja liikennepalvelujen hankinnan kehittämiseksi Julkaisija: Siuntion kunta, 05/2015 Tekijät: Tina Nordman & Antti-Pekka Röntynen Ulkoasu ja taitto: Jäljen Jättiläinen 2 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

3 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 1 Johdanto Projektin lähtökohdat ja tavoitteet Lähtökohdat Tavoitteet Työkirja ja sen soveltaminen Kuntien vastuu liikennepalveluiden järjestämisessä ja sitä koskeva lainsäädäntö Joukkoliikenne Koulukuljetukset Vammaispalvelulain mukaiset kuljetuspalvelut Sosiaalihuoltolain ja asetuksen mukaiset kuljetuspalvelut Julkisen hankinnan käsite ja julkisiin hankintoihin sovellettavat lait ja periaatteet Projektiryhmän kokoonpano Markkinavuoropuhelun eri vaiheet Asiakastarpeiden kartoittaminen Info- ja keskustelutilaisuuksien järjestäminen Asukasiltojen järjestäminen Kuntalaiskyselyn toteuttaminen Muiden yhteistyökumppaneiden kuuleminen Palvelujen tuottajien kuuleminen Hankintaprosessin eri vaiheet Kehittämisideoiden analysointi Valintakriteereiden löytäminen Hankintamenettely ja aikataulu Hankintaprosessissa esille nousseita kehittämistarpeita GPS-seurantajärjestelmä Maksupäätteet Siuntio-lippu Autokohtaiset tabletit viestintään Lyhyellä aikavälillä todetut hyödyt Kustannukset ja toiminnan tunnusluvut Ajettuja kilometrejä yhteensä noin Kuljetusten tukipalvelut eivät aiheuta merkittäviä kustannuksia Avainlinjojen lipputulot ovat kasvussa Hankintaprosessi lyhyesti liitteet TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

4 1 JOHDANTO Julkisen hankintayksikön hankintatapojen ja osaamisen kehittäminen on avainasemassa toiminnan innovatiivisuuden lisäämiselle ja tuottavuuden parantamiselle. Julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuus ja julkisten hankintojen innovatiivisuus nousevat myös keskeisinä tekijöinä esille työ- ja elinkeinoministeriön kysyntä- ja käyttäjälähtöisessä innovaatiopolitiikassa ja sen toimenpideohjelmassa. Suomen kunnissa on tunnistettu tarve uusien toimintatapojen kehittämiselle, joilla tavoitellaan vaikuttavuuden lisäämistä edistämällä palvelujen käyttäjälähtöisyyttä ja tuottavuutta. Tämä tarve on havaittu myös liikennepalveluiden osalta. Kohti hiilineutraalia kuntaa (HINKU) hanke käynnistyi vuonna HINKU -hankkeessa kunnat, yritykset ja asukkaat ideoivat ja toteuttavat ratkaisuja kasvihuonekaasupäästöjen vähentämiseksi. Hinku-kunnat tavoittelevat päästövähennyksiä etuajassa kansallisiin tavoitteisiin nähden: kunnat ovat sitoutuneet vähentämään kasvihuonekaasupäästöjä 80 prosenttia vuoteen 2030 mennessä vuoden 2007 päästötasosta. Siuntion kunta liittyi Hinku-hankkeeseen vuoden 2012 lopussa. Keväällä 2013 Siuntion kunta päätti käynnistää kehittämisprojektin liikennepalveluiden hankinnan kehittämiseksi, mikä konkretisoitui kunnanvaltuuston asettaessa vuoden 2014 talousarvion hyväksymisen yhteydessä toiminnalliseksi tavoitteeksi liikennepalvelujen hankinnan kehittämisen ja hiilijalanjäljen pienentämisen. Projekti on osa valtakunnallista Hinku-hanketta ja tavoitteena on julkisen ja yksityisen sektorin kumppanuuden edistäminen, palveluiden käyttäjälähtöisyyden ja palvelusuunnitteluun perustuvien uusien toimintamallien yleistäminen sekä innovatiivisten julkisten hankintojen edistäminen niin, että lopputuloksena on julkisten palveluiden innovaatioiden ja tuottavuuden parantaminen. Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus (Tekes) myönsi Siuntion kunnalle 50 prosentin rahoituksen pilottihankkeen tulosten laajan julkisen hyödyntämisen vuoksi. Rahoituspäätöksessään Tekes perustelee päätöstään sillä, että projekti edistää kansallisesti tärkeiden innovatiivisten julkisten hankintojen osaamisen kehittymistä ja edistää julkisen sektorin ja yritysten yhteistyötä ja kehittää markkinoiden toimintaa innovatiivisen kysynnän avulla käytäntöjen levitessä valtakunnallisesti. Tekesin myönteinen rahoituspäätös on mahdollistanut lisäresurssien ostamisen, mikä on ollut erittäin merkittävää projektin eteenpäinviemisen kannalta sekä antanut projektille lisäarvoa. Siuntion Avainlinjat aloitti liikennöinnin Avainlinjojen nimi tulee kunnan markkinointiteemasta, jonka keskiössä on kunnan vaakunassa oleva avain-symboli. SIUNTIO SJUNDEÅ 4 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

5 2 PROJEKTIN LÄHTÖKOHDAT JA TAVOITTEET 2.1 LÄHTÖKOHDAT Joukkoliikenne ja henkilölogistiikka kuuluvat Siuntion kunnassa sivistysosaston alaisuuteen. Tärkeimmät yhteistyökumppanit ovat Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (ELY), Valtion Rautatiet (VR), Helsingin seudun liikenne kuntayhtymä (HSL) ja Matkahuolto (MH). Siuntion kunta tukee kuntalaisten työmatka- ja asiointiliikennettä kuntaosuudella. Työmatkalippujen subventointi pohjautuu sopimuksiin Matkahuollon, HSL:n ja VR:n kanssa. Kuntakeskuksen ulkopuolella asuville kuntalaisille sivistysosasto järjestää palveluliikennettä kuntakeskukseen kerran viikossa. Palveluliikenne on palvelua käyttäville kuntalaisille tärkeä, näin he pääsevät kuntakeskukseen asioimaan esim. kauppaan, apteekkiin tai pankkiin. Sivistysosasto järjestää myös lakisääteistä esiopetusja koulukuljetusta noin 500 oppilaalle. Koulukuljetukset eivät ole avoinna muille käyttäjille. Päiväkodit ja koulut järjestävät mm. retki-, uinti- ja teatterimatkoja. Teknisen osaston vastuualueena on kunnan keskuskeittiö (jakelukeittiö, jossa valmistetaan noin 1300 ruokaannosta päivittäin). Tekninen osasto järjestää ruokakuljetukset kunnan keskuskeittiöiltä kunnan toimipisteisiin sekä ateriakuljetukset keskuskeittiöiltä kotihoidon asiakkaiden koteihin. Perusturvaosasto järjestää eri kuljetuspalveluita asiakkaiden tarpeiden mukaisesti mm. päivätoimintaan. Perusturvaosaston vastuulla on myös vammaispalvelulain ja sosiaalihuoltolain- ja asetuksen mukaisten kuljetuspalveluiden järjestäminen ja kustantaminen. Siuntion kunnan eri osastot tarjoavat/käyttävät erilaisia liikennepalveluita päivittäin. Kuntalaisten mahdollisuudet hyödyntää joukkoliikennettä työmatkoihin, asiointiin kuntakeskuksessa tai naapurikunnissa ovat rajoitetut. Enemmistö siuntiolaisista työssäkäyvistä henkilöistä pendelöivät työpaikan ja kodin välillä päivittäin. Linja-autoliikenne on vähäistä, eikä se mahdollista kulkemista kunnan sisällä. Junaasemalle ei pääse muulla kuin omalla autolla ja tästä johtuen valtaosa työssäkäyvistä kulkevat työmatkansa omalla autolla. Siuntion toisen asteen opiskelijat käyvät koulua naapurikunnissa ja heille kulkeminen oppilaitoksiin ja sieltä kotiin on haasteellista koulupäivistä tulee pitkiä. Noin 70 prosenttia perusopetuksen oppilaista on koulukuljetuksen piirissä, mikä tarkoittaa, että he asuvat kuntakeskuksen ulkopuolella. Vapaa-ajan harrastuksiin kulkeminen ja kavereiden tapaaminen ei onnistu, elleivät huoltajat kuljeta lapsia perheen autoilla. Tästä johtuen usealla perheellä on 2-3 autoa. Siuntion kunta on osallistunut KuntaJälki2010 -projektiin, jonka seurauksena määritettiin siuntiolaisen keskimääräinen ekologinen jalanjälki. KuntaJälki2010 -projektiin osallistuneiden 23 kunnan joukossa siuntiolaisilla oli toiseksi suurin ekologinen jalanjälki (7,46 gha). Siuntiolaisen ekologinen jalanjälki on 21 % keskimääräistä suurempi. Siuntion suurta tulosta selittää osin maaseudun harva asutus sekä asumisen sijoittuminen Siuntiossa haja-asutusalueille; työssäkäyvät pendelöivät päivittäin työpaikoille, lapsia ja nuoria tulee kuljettaa harrastuksiin ja muihin vapaa-ajan tapahtumiin. Muun muassa tästä johtuen Siuntion kunta on liittynyt valtakunnalliseen Hinku -hankkeeseen (Hinku = hiilineutraalikunta). Tavoitteena on hiilijalanjäljen pienentäminen mm. vähentämällä yksityisautoilua. Siuntion kunnassa oli vuoden 2015 alussa asukasta, kunnan taajama-aste (taajamissa asuva osa väestöstä) oli 47,4 prosenttia ja yhteensä haja-asutusalueella asui kunnan väestöstä siis noin 52 prosenttia. Siuntion kunnan ja liikennöitsijöiden väliset koulukuljetussopimukset on laadittu niin, että aamu- ja iltapäiväkuljetusten välillä liikennöitsijällä on päivittäin noin kolme tuntia vapaata aikaa, mitä he eivät pysty hyödyntämään optimaalisesti. Sopimuskaudet ovat 2+1 vuotta. Kaikki osastot ovat kilpailuttaneet omat kuljetuksensa erikseen. Tämä ei mahdollista vaikuttavuuden ja tuottavuuden lisäämistä, eikä ole Siuntion kunnalle kustannustehokasta. 2.2 TAVOITTEET Projektin tavoitteena on luoda uusi innovatiivinen hankintamalli liikennepalveluiden asiakastarpeiden tyydyttämiseksi ja hiilijalanjäljen pienentämiseksi kustannustehokkaasti. Hankinnan avainsanat ovat vaikuttavuus, tuottavuus ja kustannustehokkuus. Malli kehitettiin Siuntion kunnan alueella toteuttavan pilottihankinnan avulla. Kilpailuttamalla kaikki kunnan järjestämät liikennepalvelut yli osastorajojen kunta pyrkii saavuttamaan kokonaisvaltaisia sopimuksia, jotka mahdollistavat liikennepalveluiden suunnittelemisen niin, että sekä palvelun tuottaja, palvelun tilaaja ja asiakas hyötyvät niistä optimaalisesti ja samalla työn tuottavuus paranee. Hankinta tulee olemaan kustannustehokas. Asiakaslähtöiset tavoitteet tilaajan ja palvelutuottajan välillä varmistetaan vaikutusmittareilla. Pilottihankinnassa pyritään aktivoimaan palveluntuottajia itse kehittämään palvelun laatua ja uusia toimintatapoja, joiden avulla palvelun vaikuttavuus asiakkaalle lisääntyy. Hankintapilotissa kehitetään samalla hankinnan tavoitteellisuutta, josta tärkeimpänä tekijänä hiilijalanjäljen pienentäminen (polttoaineen laatu ja kulutus, ajoreittien optimointi, jne.). Hankintaprosessi toteutetaan yhteistyössä liikennöitsijöiden kanssa siten, että heidän näkemyksensä ja tarpeensa tulevat huomioiduksi. Pidemmällä sopimuskaudella liikennöitsijät pystyvät paremmin ennakoimaan kalusteinvestointinsa tuntiessaan asiakkaiden ja tilaajan tarpeet. Kalustoinvestoinnin yhteydessä liikennöitsijät voivat myös hankkia oikeanlaisen kaluston hiilenjalanjäljen pienentämiseksi. Pilotoinnin lopputuloksena on tavoitteena saada hankintamalli, joka mahdollistaa kustannustehokkaan hankinnan, jonka hyöty on optimaalinen sekä palvelun tilaajalle että palvelun tuottajalle. Käyttäjien ja palvelutuottajien mukaan ottaminen hankinnan suunnitteluun on nykypäivää ja siitä käytetään käsitettä crowdsourcing (joukkoistaminen). Crouwdsourcingilla tarkoitetaan osallistavaa suunnittelua eli käyttäjien osallistamista hankintasuunnittelun alkuvaiheessa. Eri osapuolten osallistaminen hankinnan suunnitteluun antaa hankintayksikölle monta eri näkemystä hankinnasta. Projektin tuloksena saadaan kehitettyä ja testattua konkreettinen malli liikennepalveluiden hankinnan toteuttamiseksi tarvittavine dokumentteineen, mittareineen ja ohjeineen. Samalla projektin tuloksena saadaan liikennepalveluihin pienempi hiilijalanjälki ja tyytyväisemmät liikennepalveluiden käyttäjät. Liikennepalvelujen pilottihankinnan tavoitteena ei ole ainoastaan kunnan sisäisten liikennepalveluiden kehittäminen vaan projektin myötä pyritään myös kehittämään joukkoliikennettä yli kuntarajojen. Länsi Uudenmaan henkilöliikennelogistikon osallistuminen projektiin mahdollistaa koko alueen joukkoliikenteen huomioimisen ja kehittämisen. TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

6 3 TYÖKIRJA JA SEN SOVELTAMINEN Projektin yhtenä tavoitteena oli työkirjan kokoaminen. Työkirjan tarkoituksena on tarjota toteutusmallin- ja prosessiin, jonka avulla muut kunnat voivat toteuttaa vastaavanlaisia hankintoja. Työkirja jakautuu kolmeen osioon; projektin lähtökohta ja tavoitteet, lainsäädäntö ja kunnan velvoitteet sekä pilottihankkeessa käytetyn hankintaprosessin kuvaaminen ja arviointi. Toimi näin- yhteenvedoissa luetellaan eri vaiheiden keskeisimmät ja tärkeimmät toimenpiteet parhaan mahdollisen lopputuloksen saavuttamiseksi. Kaikki projektiin liittyvä aineisto on koottu työkirjaan. Työkirjassa käytetyt esimerkit ja mallit ovat tarkoitettu sovellettavaksi ja räätälöitäviksi kunkin käyttäjän tarpeisiin. Työkirjan liitteinä ovat hankintaprosessissa käytetyt dokumentit, mittarit ja ohjeet. 6 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

7 4 KUNTIEN VASTUU LIIKENNEPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESSÄ JA SITÄ KOSKEVA LAINSÄÄDÄNTÖ 4.1. JOUKKOLIIKENNE EU:n joukkoliikennettä koskevaan palvelusopimusasetukseen perustuva Joukkoliikennelaki astui voimaan Lain mukaan joukkoliikenteen kehittämisen tavoitteet on todettu kaksiosaisesti. Joukkoliikenteellä pyritään koko maassa turvaamaan ihmisten välttämättömät liikkumistarpeet ja kaupunkiseuduilla haetaan kilpailukykyistä joukkoliikennettä, jolla voidaan vaikuttamaan kulkumuodon valintaan ja sitä kautta pyrkiä vastaamaan ilmastopoliittisiin haasteisiin. Viranomaisille on annettu velvoite palvelutason määrittelyyn, alueelliseen suunnitteluun sekä yhteistyöhön kuntien ja maakuntien kanssa mikä mahdollistaa tavoitteiden mukaiseen joukkoliikenteen järjestämiseen. Valtio ja kunnat voivat tarjota joukkoliikennepalveluja harkinnanvaraisesti koska lain myötä kansalaisilla ei ole subjektiivista oikeutta joukkoliikennepalveluiden saamiseen. Palvelutason määrä ja laatu määräytyy valtion ja kuntien rahoitusmahdollisuuksien perusteella. Suomen joukkoliikenteen toimivaltaiset viranomaiset ovat lupakaupungit ja valtio. Kuntien rooli joukkoliikenteen järjestämisessä on erilainen riippuen kunnan asemasta. Kunnat voidaan jakaa neljään eri kategoriaan: kunnalliset joukkoliikenteen viranomaiskaupungit kunnalliset joukkoliikenteen seutuviranomaiskaupungit seutuviranomaiseen kuuluvat kunnat kunnat, joiden alueella ELY-keskukset ovat joukkoliikenteen toimivaltaisia viranomaisia Kunnan joukkoliikennetehtävät määräytyvät edellä mainitun jaon mukaisesti. Kaikilla kunnilla on kuitenkin tietyt lakisääteiset henkilökuljetusvelvoitteet, kuten perusopetuslain ja vammaispalvelulain mukaiset kuljetukset. Joukkoliikenteen toimivaltaisia viranomaisia ovat ELY- keskukset (9 kpl) ja joukkoliikennelaissa määritellyt kunnalliset viranomaiset (26 kpl). Nämä viranomaiset ovat määritelleet yhteistyössä kuntien ja maakuntien liittojen kanssa toimivalta-alueidensa joukkoliikenteen palvelutasot sekä arvioineet alustavasti myös tarvittavan julkisen rahoituksen. Toimivaltaiset viranomaiset päättävät alueensa joukkoliikenteen järjestämistavasta: 1. Jos määritelty palvelutaso ei synny markkinaehtoisesti, vaan siihen tarvitaan julkista tukea, viranomainen järjestää liikenteen EU:n palvelusopimusasetuksen määräämällä tavalla (ns. PSA-liikenteenä) 2. Jos määritelty joukkoliikenteen palvelutaso syntyy markkinaehtoisesti, se hoidetaan toimivaltaisten viranomaisten myöntämien reittiliikennelupien mukaisesti. Markkinaehtoiseen liikenteeseen ei saa käyttää joukkoliikenteen julkista tukea, mutta laillisia asiakkaalle kohdennettavia tuki- ja korvausmuotoja ovat kuitenkin kuntien opetustoimen maksamat matkaliput ja sosiaali- ja terveystoimen matkakustannusten korvaukset sekä työsuhdematkalippu. Viranomaiset hankkivat PSA-liikenteensä hankintasäädösten (PSA, joukkoliikennelaki, hankintalaki) mukaisesti, pääosin kilpailuttaen ja määrittäen käytettävän sopimusmuodon (käyttöoikeussopimus tai bruttomalli). Hankinnan yhteydessä määritellään myös PSA-liikenteessä käytettävän lippu- ja maksujärjestelmän ominaisuudet ja yhteensopivuusedellytykset. TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

8 4.2 KOULUKULJETUKSET Perusopetuslaki (628/1998) 32 Koulumatkat Jos perusopetusta tai lisäopetusta saavan oppilaan koulumatka on viittä kilometriä pitempi, oppilaalla on oikeus maksuttomaan kuljetukseen. Jos esiopetusta saavan oppilaan matka kotoa esiopetukseen tai lasten päivähoidosta annetussa laissa tarkoitetusta päivähoidosta esiopetukseen on viittä kilometriä pitempi, oppilaalla on vastaavasti oikeus maksuttomaan kuljetukseen kotoa suoraan esiopetukseen tai päivähoidosta esiopetukseen ja esiopetuksesta kotiin tai päivähoitoon. Perusopetusta, lisäopetusta tai esiopetusta saavalla oppilaalla on oikeus maksuttomaan kuljetukseen myös silloin, kun edellä tarkoitettu matka oppilaan ikä ja muut olosuhteet huomioon ottaen muodostuu oppilaalle liian vaikeaksi, rasittavaksi tai vaaralliseksi. Maksuttoman kuljetuksen vaihtoehtona on oppilaan kuljettamista tai saattamista varten myönnettävä riittävä avustus. Edellä 1 momentin mukaisesti järjestettävä oppilaan päivittäinen koulumatka odotuksineen saa kestää enintään kaksi ja puoli tuntia. Jos oppilas on lukuvuoden alkaessa täyttänyt 13 vuotta, saa koulumatka kestää enintään kolme tuntia. Jos oppilas otetaan muuhun kuin 6 :n 2 momentissa tarkoitettuun kouluun tai opetuksen järjestämispaikkaan, oppilaaksi ottamisen edellytykseksi voidaan asettaa, että huoltaja vastaa oppilaan kuljettamisesta tai saattamisesta aiheutuvista kustannuksista. Lisäksi, jos esiopetusta saava lapsi osallistuu toisessa kunnassa järjestettävään lasten päivähoitoon lasten päivähoidosta annetun lain 11 c :ssä tarkoitetulla tavalla, opetuksen järjestäjällä on oikeus edellyttää, että lapsen huoltaja vastaa lapsen kuljettamisesta tai saattamisesta aiheutuvista kustannuksista päivähoito- ja esiopetuspaikan välillä. Kuljetusta odottavalle oppilaalle on järjestettävä mahdollisuus ohjattuun toimintaan. Siuntion kunnan koulukuljetuksia järjestetään perusopetuslain ja Siuntion kunnan sivistyslautakunnan vuosittain hyväksymien periaatteiden mukaisesti. 4.3 VAMMAISPALVELULAIN MUKAISET KULJETUSPALVELUT Vammaispalvelulain 8 :n mukaan kunnan on järjestettävä vaikeavammaiselle henkilölle kohtuulliset kuljetuspalvelut niihin liittyvine saattajapalveluineen, jos henkilö vammansa tai sairautensa johdosta välttämättä tarvitsee palvelua suoriutuakseen tavanomaisista elämän toiminnoista. Kuljetuspalvelu on kunnan erityiseen järjestämisvelvollisuuteen kuuluva palvelu. Kunnan on järjestettävä vaikeavammaiselle henkilölle kuljetuspalveluja määrärahoista riippumatta, koska kuljetuspalvelu on subjektiivinen oikeus. 4.4 SOSIAALIHUOLTOLAIN JA ASETUKSEN MUKAISET KULJETUSPALVELUT Sosiaalihuoltolain ja -asetuksen mukaan kunta voi järjestää kuljetuspalvelua tukemaan ja edistämään sosiaalipalvelujen tarpeessa olevan asiakkaan omatoimista suoriutumista. Kuljetuspalvelu on tarkoitettu henkilölle, jolla on vaikeuksia liikkumisessa, mutta joka ei kuitenkaan ole vaikeavammainen. Kuljetuspalvelua voidaan myöntää vanhuuseläkettä saavalle hakijalle. Kuljetuspalvelua voidaan myöntää vuotuisen talousarvioon varatun määrärahan puitteissa, 2-8 yhdensuuntaista matkaa kuukaudessa. Sosiaalihuoltolaki 23 liikkumista tukevista palveluista astui voimaan Sen mukaan esteetön ja toimiva julkinen joukkoliikenne mukaan lukien kutsu- ja palveluliikenne on ensisijainen tapa järjestää kaikille soveltuva liikkuminen. Liikkumista tukevia palveluja järjestetään henkilöille, jotka eivät kykene itsenäisesti käyttämään julkisia liikennevälineitä sairauden, vamman tai muun vastaavanlaisen toimintakykyä alentavan syyn takia ja jotka tarvitsevat palvelua asioimisen tai muun jokapäiväiseen elämään kuuluvan tarpeen vuoksi. 8 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

9 4.5 JULKISEN HANKINNAN KÄSITE JA JULKISIIN HANKINTOIHIN SOVELLETTAVAT LAIT JA PERIAATTEET Julkisiin hankintoihin sovelletaan lakia julkisista hankinnoista eli hankintalakia (348/2007) ja sitä täydentävää hankinta-asetusta (614/2007). Hankintalaissa hankinnoilla tarkoitetaan tavaroiden ostamista ja vuokraamista (ja näihin rinnastettavaa toimintaa kuten leasing ja osamaksukaupalla ostaminen) ja palveluiden ostamista sekä rakennusurakan teettämistä. Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä ja turvata yritysten ja muiden yhteisöjen mahdollisuuksia tarjota tavaroita, palveluita ja rakennusurakointia julkisten hankintojen tarjouskilpailuissa. Hankintayksikön tulee noudattaa hankintalain 2 :n mukaisia periaatteita: 1. kilpailun edistäminen markkinoilla 2. prosessin avoimuus ja julkisuus eli julkinen luotettavuus 3. prosessin tasapuolisuus eli yritysten syrjimätön kohtelu 4. taloudellisuus eli prosessin kokonaiskustannusten hallinta ja yksittäisten hankintojen hyvä hinta-laatu suhde sekä 5. suhteellisuus eli kaikkien hankintaan liittyvien vaatimusten pitäisi olla oikeassa suhteessa hankinnan kohteeseen nähden Erityisesti tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun vaatimus korostuu hankintaprosessissa. Periaatteen mukaan kaikkia tarjoajia on kohdeltava samalla tavoin. Hankintalaki velvoittaa hankintayksikköjä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti ja suunnitelmallisesti sekä mahdollisimman tarkoituksenmukaisina kokonaisuuksina ympäristönäkökohdat huomioiden. TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

10 5 PROJEKTIRYHMÄN KOKOONPANO Projektia johtamaan ja koordinoimaan asetettiin projektiryhmä. Projektiryhmään kuuluu vastuuhenkilö (projektipäällikkö), kunnan eri osastojen edustajat, Länsi-Uudenmaan henkilöliikennelogistikko ja konsultit. Projektin tiedottamisessa käytetään hyväksi sosiaalisen median viestintävälineitä. Projektiryhmä on kokoontunut säännöllisesti aina tarpeen mukaan. Projektiryhmän kokoonpano: Projektin asettaja: kunnanjohtaja Juha-Pekka Isotupa. Kunnanvaltuuston hyväksymän toiminnallisen tavoitteen mukaisesti. Projektipäällikkö: sivistystoimen johtaja Tina Nordman. Vastuualueena mm. Siuntion kunnan henkilölogistiikka, joukkoliikenne ja koulukuljetukset. Sihteeri: kehittämispäällikkö Antti-Pekka Röntynen. Vastuualueena mm. Siuntion kunnan elinkeino-, matkailuasiat ja yleismarkkinointi. Muut jäsenet: Länsi-Uudenmaan henkilöliikennelogistikko Tapio Heinonen Tekninen osasto: Rakennusmestari Magnus Malmberg, vastuualueena mm. Siuntion kunnan ruokapalvelut Perusturvaosasto: sairaanhoitaja Hanna Nordström, vastuualueena vanhusten päivätoiminta Sivistysosasto: toimistonhoitaja Cilla Ojala, vastuualueena koulukuljetussuunnittelu Sivistysosasto: koulun johtaja Anu Hausen, koulujen edustaja Fin Vaikuttavuus Oy:n konsultti Juha-Matti Puhakka Fin Vaikuttavuus Oy:n konsultti Ilpo Virtanen Asiantuntijapalvelut: PTC-Services Oy on julkisiin hankintoihin ja hankintasopimuksiin erikoistunut asiantuntijatoimisto, Saila Eskola. Toimi näin: tee projektisuunnitelma, jossa määritetään nykytila, tavoitetila sekä projektin resurssit; sitouta operatiivinen ja poliittinen johto tarvittavilla päätöksillä; kokoa jokaiselta kunnan sektorilta liikennepalveluista vastaavat tai tietävät henkilöt projektiryhmään; varmista riittävä henkilöstöresursointi projektiryhmässä; hae henkilöitä usealta eri tasolta projektiryhmään; tee projektiryhmän roolitus selväksi. 10 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

11 6 MARKKINAVUOROPUHELUN ERI VAIHEET Yksi projektin tärkeimmistä tavoitteista oli liikennepalveluiden kehittäminen ja suunnitteleminen asiakaslähtöisesti ottamalla käyttäjiä ja palvelutuottajia mukaan hankinnan suunnitteluun. 6.1 ASIAKASTARPEIDEN KARTOITTAMINEN Kuntalaisten liikkumistarpeiden ja toiveiden kartoittamiseksi kunnan asukkaille ja liikennöitsijöille järjestettiin kaksi info- ja työpajatilaisuutta, toteutettiin kuntalaiskysely ja järjestettiin asukasilta. TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

12 6.1.1 Info- ja keskustelutilaisuuksien järjestäminen Kutsu osallistua info- ja keskustelutilaisuuteen lähetettiin Siuntion kunnan asukasyhdistyksille, kuntalaisille, liikennöitsijöille, kunnanvaltuutetuille, kunnanhallituksen ja lautakuntien jäsenille. (Liitteet 1,2: Kutsukirjeet info- ja keskustelutilaisuuteen). Kutsut lähetettiin sähköpostitse ja tilaisuudesta ilmoitettiin myös kunnan kotisivuilla. Ensimmäinen tilaisuus järjestettiin päiväsaikaan ja toinen tilaisuus ilta-aikaan. Tilaisuuksien ohjelma: Osallistujat toivotettiin tervetulleiksi ja käytiin yleinen esittelykierros Projektipäällikkö esitteli projektin taustaa ja tavoitteita Ryhmätyö: Osallistujat jaettiin kahteen ryhmään ja ryhmät valitsivat keskuudestaan puheenjohtajan. Tehtävänanto: Mitä hyvää ja säilytettävää Siuntion nykytilassa on? Tehtävä purettiin ja ryhmien esityksistä keskusteltiin tämän jälkeen. Seuraavaksi ryhmien tuli miettiä vastauksia siihen, mitä kehitettävää Siuntiossa on? Tilaisuuksiin osallistui yhteensä reilu kaksikymmentä kuntalaista ja neljä liikennöitsijää. Tilaisuuksiin osallistui odotettua vähemmän henkilöitä niin kuntalaisia, liikennöitsijöitä kuin kunnan päättäjiä. Tämä tuli projektiryhmälle yllätyksenä, koska huoltajien tyytymättömyys Siuntion kunnan koulukuljetusperiaatteisiin ja kuntalaisten antama palaute joukkoliikenteen riittämättömyydestä on ollut erittäin kriittistä ja useita toivomuksia kuntalaisten mahdollisuuksista osallistua kehittämiseen on esitetty usean vuoden ajan. Markkinointiin olisi voitu panostaa vielä enemmän se olisi ehkä lisännyt osallistujien määrää. Medialle lähetettiin kutsu infotilaisuuteen mutta paikalle saapui ainoastaan yksi paikallislehden toimittaja, eivätkä muut lehdet/paikallinen radio siinä vaiheessa tarttuneet mahdollisuuteen kirjoittaa asiasta. Medianäkyvyys olisi mahdollisesti myös lisännyt osallistuvien määrää. Tilaisuudet olivat kuitenkin onnistuneet ja paikalla olijat osallistuivat keskusteluun innolla. Yksimielisesti todettiin, että kunnan nykytilassa on paljon hyvää ja säilytettävää, mutta myös kehitettävää. (Liite 3: Yhteenveto ryhmätöiden tuloksista). Info- ja keskustelutilaisuudessa esiin tulleet asiat toimivat pohjana projektille. Millä tavoin Siuntion kunta pystyy vastaamaan kuntalaisten ja liikennöitsijöiden tarpeisiin? Asukasiltojen järjestäminen Siuntion kunta järjesti vuonna 2014 asukasiltoja kuntalaisille. Kunnan johtavat viranhaltijat ja lautakuntien puheenjohtajat informoivat ajankohtaisista asioista ja kuntalaiset saivat esittää kysymyksiä. Liikennepalveluiden kehittäminen oli kaikkien asukasiltojen teemana ja tilaisuuksissa kuultiin kuntalaisten mielipiteitä ja toivomuksia ja informoitiin projektin etenemisestä. Asukasiltoihin osallistui yhteensä noin 300 kuntalaista. Kuntalaiset saivat esittää kysymyksiä myös etukäteen Kuntalaiskyselyn toteuttaminen Projektiryhmä katsoi, että vuoropuhelun lisääminen ja asukkaiden mielipiteiden ja tarpeiden kuuleminen vielä laajemmin oli projektin onnistumiseksi tärkeää ja päätti tehdä kuntalaiskyselyn. Tavoitteena oli vastaajien taustatietojen matkustustarpeiden sekä työmatkasuunnan kartoittaminen. Kysely toteutettiin sähköisesti EduZef - arviointityökalulla. Kuntalaisilla oli myös mahdollisuus vastata kyselyyn täyttämällä paperinen kyselylomake ja palauttamalla se kirjaston tai kunnantalon aulassa oleviin palautuslaatikkoihin. Projektiryhmä sopi myös päivätoiminnan vastuuhenkilöiden kanssa, että päivätoiminnasta vastaavat huolehtivat siitä, että toimintaan osallistuvilla ikäihmisille on mahdollisuus vastata kyselyyn. Kuntalaiskyselyyn vastasi 360 kuntalaista. Vastaajamäärä oli ilahduttava verrattuna muihin kunnassa tehtyihin kuntalaiskyselyihin kuten vapaa-aikapalveluiden kysely (140 vastausta) ja hyvinvointikysely (120). Kuntalaiskyselyssä esille nousseita kehittämistarpeita olivat mm.: koulukuljetukset; nouto- ja jättöpaikat, kalustovaatimukset, koulun alkamis- ja loppumisajat, iltapäiväkerhot, koulukuljetusten avaaminen avoimeksi joukkoliikenteeksi (2. asteen opiskelijat) palveluliikenteen kehittäminen (yksi päivä viikossa) linja-auto- ja junaliikennevuorojen lisääminen; lippujen toimivuus, aikataulut syöttöliikenne runkolinjoille markkinointi, informointi yhteistyö naapurikuntien kanssa kuntalaisten huomiointi (Liite 4: Kuntalaiskysely tuloksineen). Kuntalaiskyselyä työstettiin sellaiseksi, että se jatkossa soveltuisi liikennepalveluiden vaikuttavuutta kuvaavana mittarina. (Liite 5: Liikennepalveluiden vaikuttavuuskysely). Projektiryhmä päätti, että liikennepalveluiden vaikuttavuutta arvioidaan jatkossa tammihelmikuussa, mikä on mahdollisten muutostarpeiden kannalta paras ajankohta talousarvioprosessia ja reittisuunnittelua ajatellen. Toteuttamistapana EduZef kyselytyökalu ja paperiset kyselylomakkeet. Toimi näin: tiedota hankkeen käynnistymisestä ja mahdollisuudesta vaikuttaa; tiedota ja markkinoi keskustelutilaisuuksia useissa eri viestintäkanavissa; järjestä keskustelutilaisuus hankintaan liittyen kunnan asukkaille ja sidosryhmille; suunnittele tilaisuuden kulku etukäteen, valmistele tilaisuus (kyselyt yms. ennen tilaisuutta) ja rajaa tarpeen mukaan keskustelua; järjestä useampi tilaisuus, jotta jokainen kiinnostunut pääsee osallistumaan; kirjaa tilaisuudessa esiin nousseet huomiot ylös ja tee koonti tilaisuuden päätteeksi; toteuta tarpeen mukaan myös sähköisiä kyselyitä. 12 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

13 6.2 MUIDEN YHTEISTYÖKUMPPANEIDEN KUULEMINEN Sivistysosaston tärkeät yhteistyökumppanit ja - verkostot liikenne- ja logistiikka-asioissa ovat HSL, VR, ELY ja Länsi- Uudenmaan joukkoliikennetyöryhmä. Projektista on informoitu säännöllisesti joukkoliikennetyöryhmän kokouksissa, minkä lisäksi projektipäällikkö ja henkilöliikennelogistikko ovat käyneet tapaamassa ELYn ja HSLn edustajia ja pitäneet heidät ajan tasalla projektin edetessä. Projektipäällikkö on Siuntion kunnan Hinku-työryhmän jäsen ja liikennepalveluiden kehittäminen on ollut säännöllisesti kokousten asialistalla. 6.3 PALVELUJEN TUOTTAJIEN KUULEMINEN Palvelujen tuottajien ja tilaajan välisen markkinavuoropuhelun käymisen tarkoituksena on hyödyntää molempia osapuolia. Tilaaja kertoo kehitystarpeistaan palveluiden tuottajille ja saa tietoa tarjolla olevista tuotteista ja palveluista ja voi tehdä parempia vaatimusmäärittelyjä hankintoihin. Liikennöitsijät saivat kutsun info- ja keskustelutilaisuuksiin ja asukasiltoihin. Liikennöitsijöitä lähestyttiin myös säännöllisesti koko hankintaprosessin aikana, sillä heidän näkemyksensä projektin aikana esille nousseista ideoista ja ongelmatilanteista oli projektiryhmälle erittäin tärkeä. Sopimuskauden pituuden valintaan vaikutti ensisijaisesti palveluntuottajilta keskusteluissa saatu palaute. Pitkää sopimuskautta pidettiin niin tilaajan kuin tarjoajienkin puolelta hyvänä, sillä se mahdollistaa toiminnan kehittämisen ja tarjoajien investoinnit kalustoon. Hankinnasta järjestettiin kaikille avoin infotilaisuus Siuntion kunnantalolla. Tilaisuuteen osallistui 11 kuljetusyhtiöiden edustajaa. Infotilaisuudessa projektipäällikkö kertoi hankinnan lähtökohdista ja tavoitteista ja osallistujat saivat esittää kysymyksiä. Tilaisuus kesti noin 90 minuuttia. Tarjouspyyntöön tehtiin teknisluonteisia tarkennuksia infotilaisuudessa esiin nousseiden huomioiden perusteella ja niistä ilmoitettiin lainmukaisesti. Keskustelutilaisuuteen osallistui kiitettävä määrä liikennöitsijöitä ja keskustelu oli vilkasta. Hankintaprosessissa ei tullut vastaan yllätyksiä eikä siitä tehty oikaisuvaatimusta markkinaoikeuteen. Kaikille kilpailutukseen ja keskustelutilaisuuteen osallistuneille lähetettiin sähköpostitse pyyntö osallistua kyselyyn ja arvioimaan Siuntion kunnan liikennepalveluiden hankintaprosessia. Hankintaprosessikokonaisuus jaettiin kolmeen eri ulottuvuuteen 1. Hankinnan kannustavuus. 2. Hankinnan ohjausvaikutukset. 3. Markkinavuoropuhelu. Markkinavuoropuhelun onnistuneisuus sai korkeamman indeksiarvon, toiseksi korkeimman indeksiarvon sai hankinnan kannattavuus ja matalimman indeksiarvon sai hankinnan ohjausvaikutus. (Liite 6: Hankintakohtainen palauteraportti). Hankinnan tekijäkohtaisessa profiilissa kolme korkeinta palveluntuottajien arvioimaa tekijää löytyivät seuraavista tekijöistä: Tilaajan järjestämä informaatiotilaisuus oli tärkeä ja ne ovat tärkeitä myös tulevaisuudessa. Hankintamenettely oli tässä hankinnan ominaisuuksiin nähden sopiva. Asetetut vertailuperusteet oli esitetty siten, että asiakkaan tavoitteiden toteutuminen oli kilpailun kohteena. Matalimmat kolme arvoa ja eniten kehitystoimenpiteitä vaativat löytyivät seuraavista tekijöistä: Muissakin vastaavissa hankinnoissa pitäisi käyttää vastaavia vertailuperusteita ja kannusteita. Hankinta edistää kokonaisuutena asiakas- ja käyttäjälähtöisyyttä, tuottavuutta ja vaikuttavuutta. Tilaajan asettamat hankinnan tavoitteet oli tarjouspyynnössä esitetty selkeästi. Toimi näin: tiedota ja keskustele yhteistyökumppaneiden kanssa projektista, jotta saat kokonaiskuvan vaikutuksista; keskustele palveluntarjoajien kanssa heidän näkemyksistään ja ideoistaan kehittää palvelua; kirjaa esiin nousseet ideat ja ajatukset tarkasti ylös; yhdistä oma tahtotila palveluntarjoajien ideoiden kanssa; tee pohjatyötä, jotta tiedät paljonko matkustajia liikkuu kunnassa ja mitkä ovat mahdolliset keskeiset syöttölinjat muihin kulkuneuvoihin (esim. junat); selvitä asiakkaiden keskeiset tarpeet kyselyn avulla; suunnittele riittävä kapasiteetti ja vuorokausirytmi liikenteelle. selvitä jatkolinjojen ja päätepysäkkien aikataulut ja kartoita mitkä mahdollisuudet projektissa on vaikuttaa niihin. TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

14 7 HANKINTAPROSESSIN ERI VAIHEET 7.1 KEHITTÄMISIDEOIDEN ANALYSOINTI Info- ja keskustelutilaisuudessa, asukasilloissa sekä kuntalaiskyselyssä esiin nostetut ke-hittämistarpeet eivät tulleet projektiryhmälle yllätyksenä nämä kehittämistarpeet olivat myös projektin lähtökohtana. Uusien näkökulmien ja mahdollisuuksien löytäminen ja en-tisten esteiden uudelleen arvioiminen annetuista kehittämisideoista oli yksi projektin tärkeimmistä vaiheista. Projektityöryhmä keskittyi esitettyjen kehittämisideoiden analysoimiseen kokonaisuuksien ja niiden priorisoinnin löytämiseksi. Liikennepalvelukokonaisuuksia pyrittiin rajamaan mahdollisimman vähän, koska tahtotilana oli mahdollisuuksien löytäminen mahdollisimman monipuolisen palvelutarjonnan kattamiseksi lainsäädännön puitteissa. Eniten projektiryhmää ja liikennöitsijöitä askarrutti ruoka- ja henkilökuljetus-ten yhdistäminen niin, että samassa autossa pystytään kuljettamaan sekä ruoka-annoksia että henkilöitä. PTC Services Oy:n Saila Eskola selvitti, että Suomessa ei ole juridisesti es-tettä kuljettaa ihmisiä ja ruokaa samalla kuljetuksella. Myös työaikalain soveltaminen kuljetusalalla herätti paljon kysymyksiä. Työläin vaihe oli tarvittavan kalustomäärän ja paikkavaatimusten sekä kunkin kohteen minimikilometrimäärän arvioiminen. Tämä johtui mm. siitä, että uuden toimintatavan mukaan koulujen alkamis- ja päättymisaikoja saa porrastaa. Aikaisemmin tämä ei ole ollut mahdollista, sillä kaikilla kouluilla on ollut lukkoon lyöty koulun aloittamisaika. Lukujärjestysten valmistuessa vasta kesäkuussa reittien luonnostelu ei ollut mahdollista ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Esille nousseet kokonaisuudet: Työmatkaliikenne/syöttöliikenne Koulukuljetukset Palveluliikenne Ateria- ja ruokakuljetukset Erityiskuljetukset Projektiryhmässä kartoitettiin myös eri liikennepalvelutarpeita ja niiden toiminta-aikoja: Työmatkaliikenne klo ja klo ; syöttöliikenne, joukkoliikenne, 2-asteen opiskelijat Koulukuljetukset (lakisääteiset) klo ja klo Palveluliikenne (terveyskeskus- ja laboratorioajat, vanhusten päivätoimintaa, etsivä nuorisotyö, kaverikyydit, harrastuskuljetukset) klo Terveydenhuolto klo Retket (päiväkodit ja koulut) klo Ateria- ja ruokakuljetukset klo Erityiskuljetukset (mm. vammaiskuljetukset) 7.2 VALINTAKRITEEREIDEN LÖYTÄMINEN Toimi näin: kokoa kehittämisideat ja mieti kuinka ne voidaan tuoda käytäntöön; laadi kuljetuksista päivä- ja tuntikehikko, jotta kuljetusten toteuma tulee näkyväksi; vertaa hankkeen tavoitteita ja valintakriteereitä; pyri selkeyteen ja läpinäkyvään vertailtavuuteen; jokainen kilpailutus on erilainen ja hankintayksikön on itse määriteltävä kriteerit; muista varata riittävä aika kilpailutusperusteiden suunnitteluun. Valintakriteereiden löytäminen liikennepalveluiden vaikuttavuuden ja hiilijalanjäljen mittaamiselle ja kilpailuttamiselle keskusteltiin paljon ja useita vaihtoehtoja käsiteltiin. Euroluokitus: Laki ajoneuvojen energia- ja ympäristövaikutusten huomioon ottamisesta julkisissa hankinnoissa /1509 tuli voimaan Tämä laki velvoittaa julkisia hankintayksiköitä huomioimaan tieliikenteen moottoriajoneuvojen energiatehokkuuden ja ympäristövaikutukset ajoneuvojen ja henkilökuljetuspalveluiden hankinnoissa. Laki ei määrää julkisen sektorin käyttämille ajoneuvoille minimitasoa, kunkin hankintayksikkö saa itse päättää siitä. Hankintayksikön tulee huomioida ainakin seuraavat energiaja ympäristövaikutukset; energiankulutus, hiilidioksidipäästöt; typenoksidi, hiilivety ja hiukkaspäästöt. Vaatimustason asettamiseksi oikealle tasolle hankintayksikön kannattaa kartoittaa markkinatilannetta hyvissä ajoin. Projektiryhmä vertaili edellisen kuljetuskilpailutuksen euroluokitusvaatimuksia ja kalustoa ja päätyi sitten nostamaan euroluokitusvaatimuksia yhdellä luokalla. Muut valintakriteerit: Muista valintakriteereistä keskusteltiin esim. kuljettajan kokemus, paikkakunnan tuntemus, palvelualttius. Projektiryhmä totesi, että nämä valintakriteerit ovat vaikeasti mitattavissa. Tarjouspyynnössä on selkeästi määriteltävä vaatimukset ja yksilöitävä millaisia selvityksiä palvelutarjoajien tulee toimittaa. Tämän kaltaisista valintakriteereistä luovuttiin. Projektiryhmä päätti, että tarjouspyynnössä esitetään ehdottomat vaatimukset, jotka tarjoajien tuli täyttää, sekä yksityiskohtaisesti kalustoa ja henkilöstöä koskevat vaatimukset kutakin kohdetta koskien. Valintaperusteeksi ehdottomat vaatimukset täyttäville tarjouksille ilmoitettiin halvin hinta (euroa/kilometri). Projektiryhmä harkitsi myös euroa/tuntiperusteella kilpailuttamista, mutta tämä nähtiin Siuntion kunnan tilanteeseen sopimattomaksi ja olisi vaatinut merkittäviä panostuksia tilausjärjestelmään ja henkilöresursointiin. Hankintakriteereiden osalta projektiryhmä tutustui laajasti muihin kuntien tekemiin kuljetuspalvelukilpailutuksiin. Kannustemallia ei onnistuttu löytämään tässä kilpailutuksessa. Yksi syy tähän oli se, että liikennöitsijät eivät pystyneet osallistumaan hankintaprosessimallin luomiseen omien työkiireidensä takia. Toinen syy oli uuden hankintamallin luomisen haastavuus. Asiakastyytyväisyyttä ei lähdetty hankinta-asiakirjojen valmistelun yhteydessä tuomaan mukaan kilpailutukseen, sillä kunnalla ei ollut asiakastyytyväisyyden lähtötasoa selvillä, johon uutta tyytyväisyyttä olisi voitu verrata. Tuleviin kilpailutuksiin voidaan rakentaa kannusteita, kun asiakastyytyväisyyden seurantaa tehdään säännöllisesti sopimuskauden ajan. 14 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

15 7.4 HANKINTAMENETTELY JA AIKATAULU Hankintamenettelynä päätettiin käyttää avointa menettelyä. Sopimuskaudeksi valittiin 4 vuotta, johon liittyvät 1+1 optiovuotta. Hankinta ylitti EU-kynnysarvon, joten hankita toteutettiin lain vaatimien EU- hankintamenettelyjen mukaisesti. Hankinnan kohteena olivat kuljetuspalvelut, jotka avataan kaikille avoimeksi joukkoliikenteeksi. Kuljetuspalvelut sisältävät mm. koulumatkakuljetukset, asiointikuljetukset, työmatka- ja harrastuskuljetukset alkaen. Ateria- ja ruokakuljetukset alkavat, kun aikaisempi sopimus umpeutuu viimeistään Toimi näin: tee alustava kilpailutusaikataulu, joka perustuu lainsäädännön asettamiin ja oman työsi tahdittamiseen liittyviin aikamääreisiin; järjestä infotilaisuus, sillä siinä saadaan karsittua palveluntarjoajien ennakkoluuloja sekä tarkennettua tarjouspyyntöä palveluntarjoajien huomioiden pohjalta; muista aina arvioida tehtyä kilpailutusta jälkikäteen joko ryhmässä tai erilaisilla kyselyillä Ennakkoilmoitus Hilma-ilmoituskanavalla Esillä 52 päivää Tarjouspyyntö julkaistaan Hilmassa Esillä 22 päivää Avoin infotilaisuus palveluntarjoajille kunnantalolla Tarkannusten ja kysymysten määräaika liittyen tarjouspyyntöön Kysymyksiä ei saapunut klo Viimeinen tarjousten jättöaika. Tarjouspyynnössä esitettiin vaatimuksena tarjouksen tekeminen tarjouspyynnön liitteenä olevalla lomakkeella, suomeksi tai ruotsiksi. Tarjouslomakkeelle tuli täyttää kaikki vaadittavat tiedot ja selvitykset toiminnan lainmukaisuudesta klo Tarjousten avaustilaisuus. Avaustilaisuuteen osallistui sivistystoimen johtaja, toimistonhoitaja ja FIN Vaikuttavuus Oy:n edustajat. Tilaisuus ei ollut julkinen ja tilaisuudessa laadittiin avauspöytäkirja Kunnanhallitus teki kuljetuspalveluiden hankintapäätöksen Hankintapäätös saa lainvoiman (ei valituksia määräaikaan mennessä) Uusi sopimuskausi alkaa TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

16 8 HANKINTAPROSESSISSA ESILLE NOUSSEITA KEHITTÄMISTARPEITA Hankintaprosessin edetessä todettiin, että liikennepalveluiden järjestämiseksi tarvitaan GPS-seurantajärjestelmä, maksupäätteet, Siuntio-lippu ja autokohtaiset tabletit viestinnän helpottamiseksi. Tabletteihin ja maksupäätteisiin piti myös hankkia SIM-kortit. Pankin kanssa oli myös tehtävä kauppiassopimus, jotta autokohtaiset maksupäätteet toimivat. Siuntio-lippujen verkkokauppaa varten tehtiin myös Paytrail-sopimus, jotta verkkokaupasta lunastetut korttimaksut siirtyvät kunnan tilille. Autot on lisäksi varustettu Siuntion Avainlinjat kyltein ja autokohtaisin numeroin. 8.1 GPS-SEURANTAJÄRJESTELMÄ GPS-seurantajärjestelmä mahdollistaa kuntalaisten paremman palvelun, sillä sitä kautta voidaan tarkistaa mahdollisissa kiistatilanteissa, missä ja mihin aikaan auto on liikkunut. Lisäksi palvelun tilaajan kuluttajansuoja paranee, sillä tilaaja voi milloin tahansa tarkistaa autojen liikkumisnopeuden ja sijainnin. Samalla myös laskutuksesta tulee molemmille osapuolille läpinäkyvää, sillä laskutus perustuu aina todellisiin ja toteutuneisiin GPS-seurantajärjestelmästä saatuihin tietoihin. Siuntion kunta käyttää liikennepalveluita tuottavissa autoissa Android-tablettien välityksellä toimivaa Ecofleet SeeMe-järjestelmää. Kunnassa on myös valmisteilla järjestelmä, jossa asiakkaat voivat seurata autojen liikkeitä kunnan alueella verkkosivujen ja mobiilipalvelun avulla. Järjestelmän avulla voi tarkistaa aikataulun sekä autojen aikataulun mukaisen sijainnin tiettynä kellonaikana. Ecofleet SeeMe järjestelmä toimii myös sisäisen laskutuksen perustana. Kuljettaja valitsee ohjelmasta asiakkaan esimerkiksi koulukuljetus. Kun aamun koulukuljetukset ovat päättyneet, aloittaa hän uuden kuljetuksen (esim. päiväkodin retkikuljetus tai vanhusten päivätoiminta). Järjestelmästä saadaan päivä, viikko tai kuukausikohtainen raportti ajetuista kilometreistä ja ajoista asiakkaittain. Ohjelma mahdollistaa myös muiden kuin ns. vakiokuljetusten hallinnoinnin. Ohjelmaan voi syöttää sovitut kuljetustilaukset (esim. koulujen ja päiväkotien retkikuljetukset). Ohjelma lähettää tabletille autokohtaiseen sähköpostiosoitteeseen muistutuksen kuljetuksesta kyseisenä aamuna tai muuna sovittuna ajankohtana. Muistutuksen saa laitettua myös tekstiviestinä. Ohjelmaa kehitetään jatkuvasti vastaamaan kuntien tarpeita. 8.2 MAKSUPÄÄTTEET Maksupäätteet hankittiin, jotta matkakustannuksia voidaan veloittaa Siuntion Avainlinjoilla matkustavilta. Korttimaksamisen mahdollisuutta pidettiin kunnassa tärkeänä, sillä usealla henkilöllä ei enää ole käteistä arkipäiväisessä käytössään. Liikennöitsijät tulostavat maksupäätteeltä kuukausittain tapahtumaraportin laskun liitteeksi ja vähentävät saadut lipputulot laskusta. 8.3 SIUNTIO-LIPPU Matkakorttia pidettiin hyvänä ratkaisuna, jotta Avainlinjojen käyttö vakiintuu asiakkaiden keskuudessa. Lippujärjestelmää kehitetään jatkossa yhdessä sopimuskumppanin kanssa ja tarkoituksena on, että asiakas saa tilata Siuntio-lipun ja ladata tarvittavan määrän matkoja lipulle verkkokaupan kautta. Matkakorttien hallintajärjestelmästä Wescardista saa myös kaikki matkustajamäärät yms. tilastointia varten. 8.4 AUTOKOHTAISET TABLETIT VIESTINTÄÄN Siuntion kunta jakoi palveluntuottajien valinnan jälkeen Android-tabletit jokaiseen liikennöivään autoon. Tablettiin asennetun Ecofleet SeeMe -ohjelman avulla voidaan seurata auton liikkeitä ja voidaan reaaliajassa viestittää autoihin esimerkiksi kuljetustilauksia tai aikataulumuutoksia. Kommunikointi ja viestintä tapahtuu autokohtaisen sähköpostin välityksellä. Toimi näin: käy yksitellen läpi prosessin aikana nousseet kehittämisideat; pyri ratkaisemaan mahdollisimman monta asiaa kerralla esimerkiksi teknologisilla ratkaisuilla; ajattele asiakasta, kuinka mahdollistetaan suurimmalle osalle mahdollisimman helppo palvelun käyttö; keskustele ja informoi palveluntuottajia ja sopimuskumppaneita; pidä sidosryhmien kanssa palautetilaisuus; tiedota uusista käytänteistä kaikkia kunnan osastoja, palveluntuottajia ja asiakkaita. 16 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

17 9 LYHYELLÄ AIKAVÄLILLÄ TODETUT HYÖDYT Vuoden 2014 elokuusta joulukuun loppuun ulottuvan jakson aikana Siuntion Avainlinjoilla ajettiin yhteensä kilometriä. Näistä kilometreistä 96 prosenttia koostui koulukuljetusten piiriin luettavista kuljetuksista, noin 2 prosenttia kahdesti viikossa ajettavasta palveluliikenteestä ja noin 1,5 prosenttia vastaavasti vanhusten päivätoimintaan liittyvistä kuljetuksista. Kilometrikohtainen raportointi ja tarkastelu onnistuu sen vuoksi, että jokaisessa Avainlinjojen autossa on GPS-paikannusjärjestelmä. Kuukausittain saadaan otettua järjestelmästä raportti kuljetuksista siten, että nähdään ajoaika, kuljetuksen tyyppi (ryhmä, koulukuljetus jne.) sisäistä laskutusta varten sekä ajettu kilometrimäärä. Samalla voidaan tarkkailla kuljetusten laatua ja koululaisten hakuaikoja entistä paremmin. Verkkokauppa matkakorttien lataamiseksi avataan vuoden 2015 aikana. Näin ollen myös matkojen lataaminen perhekohtaisille korteille onnistuu entistä helpommin. Siuntion liikennepalvelut on saanut valtakunnallisesti hyvää palautetta. Hanketta on esitelty Finlandia-talolla Motivan joukkoliikenneseminaarissa ja mm. muut kunnat ja ELY-keskus ovat olleet kiinnostuneita ja yhteydessä kuntaan. Kouluilta, oppilailta ja kuntalaisilta saatujen palautteiden perusteella voidaan todeta, että Avainlinjojen liikennöinnin aikana on saavutettu seuraavia hyötyjä: Koulukuljetusten pysäkeillä odottamisesta on tullut yhteisöllisempää ja turvallisempaa, kun pysäkillä on vähemmän oppilaita johtuen koulujen alkamis- ja päättymisajankohtien porrastamisesta. Näin oppilaat voivat entistä luontevammin keskustella pysäkkivalvojien kanssa kouluilla; Harrastuksissa käynti on Avainlinjojen avulla helpottunut ja edestakaisia harrastusmatkoja voidaan tehdä koulu- tai työpäivän jälkeen entistä helpommin; Kavereiden luona vierailu on helpottanut ja oppilaat ovat hyödyntäneet Avainlinjoja kavereiden luona vierailuihin entistä enemmän TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

18 10 KUSTANNUKSET JA TOIMINNAN TUNNUSLUVUT Hankinnan kustannuksia voidaan jo tässä vaiheessa jonkin verran arvioida, sillä Avainlinjat ovat olleet toiminnassa 7 kuukautta ( ). Lisäksi voidaan avata joitain Avainlinjoja koskevia tunnuslukuja mittakaavan ja laajuuden ymmärtämiseksi Ajettuja kilometrejä yhteensä noin Aikavälillä on Avainlinjoilla ajettu yhteensä noin kilometriä, mikä tarkoittaa, että kuukaudessa autot ovat ajaneet yhteensä noin kilometriä. Suurin osa kuljetuksista on edelleen entisiä koulukuljetuksia, sillä niistä aiheutuvat kustannukset muodostavat noin 95 prosenttia kaikista kustannuksista. Kustannuksia on ajetuista kilometreistä aiheutunut kunnalle yhteensä noin euroa, mikä tarkoittaa kilometrihinnaksi muutettuna keskimäärin 1,85 euroa. Tämä summa sisältää autojen kilometrikustannukset, saadut lipputulot sekä kuljetusten tukipalveluista aiheutuvat kustannukset. Pelkät kilometrikustannukset vaihtelevat auton koon mukaan 1,49 eurosta aina 2,26 euroon per ajettu kilometri. Kuljetuksia voidaan nyt tarjota myös kunnan sisällä entistä paremmin, minkä on nähty jo tässä vaiheessa lisänneen kuljetuspalvelujen käyttöä Kuljetusten tukipalvelut eivät aiheuta merkittäviä kustannuksia Kuljetusten tukipalvelut ovat muodostuneet keskeiseksi tueksi onnistuneiden kuljetusten järjestämisessä. Kuukausittain erilaisiin tukipalveluihin kuluu noin euroa. Tämä sisältää asiakkaiden reittikartan, kuljetusten GPS-seurannan, verkkokaupan ylläpidosta ja hallinnasta aiheutuvat kustannukset, autojen maksupäätteet ja telineet, maksujen välityspalvelun, autojen tablet-laitteet sekä tarvittavat yhteydet. Yhteistyökumppaneita tukipalvelujen tuottamisessa ovat Ecofleet SeeMe, Verifone Finland Oy (entinen Point Transaction Systems Oy), Western Systems, Osuuspankki, Paytrail sekä DNA. Yksittäisten tukipalvelujen kuukausikustannukset vaihtelevat 40 eurosta aina 600 euroon asti Avainlinjojen lipputulot ovat kasvussa Avainlinjojen toiminta-aikana lipputuloja on kertynyt yhteensä noin euroa. Matkoiksi muutettuna Avainlinjoilla on tehty maksettuja (3,30 euroa) matkoja yhteensä 830. Lipputulot ovat olleet kasvussa ja tarkoituksena on edelleen lisätä vaikuttavuutta ja matkustusmäärää viestinnällä, aamuvuoroilla juna-asemalle sekä kesän aikataulut ajoissa suunnittelemalla. 18 TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI 2015

19 11 HANKINTAPROSESSI LYHYESTI PROJEKTIRYHMÄ Toimi näin: tee projektisuunnitelma, jossa määritetään nykytila, tavoitetila sekä projektin resurssit; sitouta operatiivinen ja poliittinen johto tarvittavilla päätöksillä kokoa jokaiselta kunnan sektorilta liikennepalveluista vastaavat tai tietävät henkilöt projektiryhmään; varmista riittävä henkilöstöresursointi projektiryhmässä hae henkilöitä usealta eri tasolta projektiryhmään; tee projektiryhmän roolitus selväksi HANKINTA-ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN Toimi näin: viimeistele hankinta-asiakirjat ja testaa eri skenaarioita; hankinta-asiakirjojen ei tarvitse ratkaista kaikkia yksityiskohtia, sopimuskumppanien kanssa voi myös neuvotella pienistä yksityiskohdista; versionhallinta on helpompaa selkeillä työkaluilla; laadi kuljetuksista päivä- ja tuntikehikko, jotta kuljetusten toteuma tulee näkyväksi; hankinta-asiakirjojen päivittämisessä on noudatettava yhdessä hankintaryhmän kanssa sovittuja pelisääntöjä. MARKKINAVUOROPUHELU Toimi näin: tiedota ja keskustele yhteistyökumppaneiden kanssa projektista, jotta saat kokonaiskuvan vaikutuksista; keskustele palveluntarjoajien kanssa heidän näkemyksistään ja ideoistaan kehittää palvelua; tiedota hankkeen käynnistymisestä ja mahdollisuudesta vaikuttaa; järjestä keskustelutilaisuus hankintaan liittyen kunnan asukkaille ja sidosryhmille; suunnittele tilaisuuden kulku etukäteen ja rajaa tarpeen mukaan keskustelua; järjestä useampi tilaisuus, jotta jokainen kiinnostunut pääsee osallistumaan; kirjaa esiin nousseet ideat ja ajatukset tarkasti yhdistä oma tahtotila palveluntarjoajien ideoiden kanssa; tee pohjatyötä, jotta tiedät paljonko matkustajia liikkuu kunnassa ja mitkä ovat mahdolliset keskeiset syöttölinjat muihin kulkuneuvoihin (esim. junat); selvitä asiakkaiden keskeiset tarpeet kyselyn avulla; HANKINTAMENETTELY JA AIKATAULUTUS Toimi näin: käy yksitellen läpi prosessin aikana nousseet kehittämisideat; tee alustava kilpailutusaikataulu, joka perustuu lainsäädännön asettamiin ja oman työsi tahdittamiseen liittyviin aikamääreisiin; muista aina arvioida tehtyä kilpailutusta jälkikäteen joko ryhmässä tai erilaisilla kyselyillä. pyri ratkaisemaan mahdollisimman monta asiaa kerralla esimerkiksi teknologisilla ratkaisuilla; keskustele ja informoi palveluntuottajia ja sopimuskumppaneita. LIITTEET Liite 1: Kutsukirje asukasyhdistykselle info- ja keskustelutilaisuuteen Liite 2: Kutsukirje kuntalaisille info- ja keskustelutilaisuuteen Liite 3: Yhteenveto info- ja keskustelutilaisuuksien ryhmätöiden tuloksista Liite 4: Liikennepalvelujen kuntalaiskysely tuloksineen Liite 5: Liikennepalveluiden vaikuttavuuskysely Liite 6: Hankintakohtainen palauteraportti palveluntarjoajilta Liite 7: Tarjouspyyntö liitteineen Liite 8: Hankintailmoitukset TYÖKIRJA LIIKENNEPALVELUJEN HANKINNAN KEHITTÄMISEKSI

20