viestintäsuunnitelma

Transkriptio

1 1 (18) Häiriötilanteiden viestintäsuunnitelma Kuopion kaupunki Koulutuspalvelukeskus Vuorikatu Kuopio

2 2 (18) Sisällys 1 Johdanto Koulutuspalvelukeskuksen organisaatio Ennaltaehkäisevä toiminta Koulutuspalvelukeskuksen viestintä häiriötilanteissa Viestintävastuut häiriötilanteessa Häiriötilanteen viestintätoiminnan johtajan tehtävät Toimialojen välinen yhteistyö häiriötilanteessa Perusviestit häiriötilanteissa Häiriötilanneviestinnän kanavia Tiedote Tiedotustilaisuus Haastateltavan oikeudet ja toimintaohjeet Mistä tiedotetaan ja kenelle, viestintäkaavio Häiriötilanneviestinnässä huomioitavaa Viestinnän jälkityö Muistilista häiriötilanneviestintää käynnistävälle Poikkeusolot Kirjallisuutta Liitteet: Liite 1: tiedotemalli Liite 2: koulutuspalvelujen ja muiden kaupungin toimialojen viestinnästä vastaavien yhteystiedot Liite 3: häiriötilanneviestinnän prosessikuvaus Liite 4: median yhteystiedot

3 3 (18) KUOPION KAUPUNGIN KOULUTUSPALVELUKESKUKSEN HÄIRIÖTILANTEIDEN VIESTINTÄSUUNNITELMA 1 JOHDANTO Koulutoimi seuraa toimintaympäristöään ja siinä tapahtuvia muutoksia. On tärkeää olla ajan tasalla, tietoinen siitä, millaisia yhteiskunnallisia keskustelunaiheita esiintyy, mitä mediassa tapahtuu, miten koulutusasenteet ja -valinnat muuttuvat ja millaiset asiat aiheuttavat huolta. Sisäinen tiedonkulku on myös häiriötilanteissa tärkeää, medialle tarjotaan ajantasaista ja oikeaa tietoa. Häiriötilanteiden hallitsemista helpottaa se, että niistä viestitään sekä organisaation sisäettä ulkopuolella. Turvallisuustilanteita ovat normaaliolot, häiriötilanteet ja poikkeusolot. Häiriötilanteet ovat vakavia tilanteita, jotka vaativat normaalia voimakkaampia toimenpiteitä. Silti silloin tilanteiden hallitseminen on mahdollista vielä viranomaisten normaalivaltuuksin. Häiriötilanteille yhteistä on, että ne: - ovat yleensä odottamattomia - vaikuttavat voimakkaasti yhteisön toimintaan etenevät nopeasti ja vaativat nopeaa toimintaa - aiheuttavat laajaa julkisuutta - vahingoittavat huonosti hoidettuina organisaation mainetta. Häiriötilanteissa ihmisten tiedontarve kasvaa. Mitä nopeammin ja avoimemmin häiriötilanteissa tiedotetaan, sitä vähemmän väärät tiedot ja huhut leviävät. Tiedottamisen tulee olla nopeaa, luotettavaa, selkeää ja avointa. Häiriötilanteissa tiedottamista tehostetaan nopeasti. Tiedotusvalmius on oltava kaikkina kellon aikoina ympäri vuoden. Koulutoimen häiriötilannetiedottaminen pohjautuu koulutuspalvelukeskuksen normaalitilanteiden tiedottamisjärjestelyille, joita tarpeen mukaan vahvistetaan. Koulutoimen häiriötilanteiden viestinnän tehtävänä on: - varmistaa koulutuspalvelukeskusta koskevien tietojen välittyminen omalle henkilöstölle, oppilaille, opiskelijoille ja heidän huoltajilleen sekä kaupunkilaisille - avustaa ja tukea kaupungin tiedotustoimintaa koulutuspalveluihin liittyvissä asioissa. 1.1 Koulutuspalvelukeskuksen organisaatio Koulutuspalvelukeskuksen tulosalueita ovat: - koulutuspalvelut (sis. kouluvirasto, perusopetuksen koulut ja lukiot). Perusopetuksen alakouluja (vuosiluokat 1-6) on 21, yläkouluja (vuosiluokat 7-9) kuusi, yhtenäiskouluja (vuosiluokat 1-9) neljä ja erityiskouluja 2 ja sairaalakouluja 1. Lukioita on kuusi: viisi päivälukiota ja aikuislukio.

4 4 (18) - kansalaisopisto, jonka päätoimipiste on Puistokartano ja jolla on noin 60 muuta toimipistettä Kuopiossa ja Karttulassa. Koulutuspalveluiden piirissä on päivittäin noin henkilöä (oppilaat, opiskelijat, kansalaisopiston opiskelijat, opettajat, muu henkilökunta, koulutilojen ja kansalaisopiston iltakäyttäjät). Henkilöstöä koulutuspalvelukeskuksen tulosalueilla on kaikkiaan noin Kuopion kaupungin koulutoimi ja päivähoito yhdistyvät vuoden 2008 lopussa. päivitetään sen osalta marraskuussa Ennaltaehkäisevä toiminta Häiriötilanneviestinnän suunnitelma jaetaan kaikille toimialan työpaikoille. Tapaturmatilastoja seurataan säännöllisesti. Työturvallisuutta ja toimintaan liittyviä turvallisuusriskejä sekä riskien ehkäisemistä käsitellään työpaikoilla tarvittaessa tai vähintään joka toinen vuosi. Lisäksi työsuojeluvaltuutettu vie psyykkiset ja fyysiset väkivaltailmoitukset puolivuosittain kehittämistoimikuntaan käsiteltäväksi. Järjestetään henkilöstölle mahdollisuuksia osallistua ensiapukoulutuksiin ja kannustetaan niihin. Koulutuspalvelukeskuksessa on laadittu kiinteistökohtaiset pelastussuunnitelmat. Poistumisharjoituksia järjestetään säännöllisesti, vähintään joka kolmas vuosi. Pelastuslaitos tekee yhteistyötä koulujen kanssa oppilaiden paloturvaopetuksen toteuttamisessa. Koulutilojen ja kansalaisopiston iltakäyttäjille ja tilapäismajoittujille annetaan koulun/ kansalaisopiston poistumisohje tai ohjeet on kiinnitetty koulujen ilmoitustauluille. 2 KOULUTUSPALVELUKESKUKSEN VIESTINTÄ HÄIRIÖTILANTEISSA Normaaliolojen häiriötilanteet ovat tilanteita, joiden hallitseminen on mahdollista koulutoimen normaalein toimintavaltuuksin. Koulutoimessa tällaisia tilanteita ovat ilman ennakkovaroitusta sattuvat häiriötilanteet esim. veden-, sähkön- tai lämmönjakelussa, tulipalot kouluissa, äkilliset ruokamyrkytykset, päihteiden vaikutuksen alaisena käyttäytyminen, koululaiskuljetusten liikenneonnettomuudet, aseelliset yhteenottotilanteet, vaarallisten aineiden onnettomuudet, luonnononnettomuudet, tartuntatautiepidemiat ja opetushenkilöstön työtaistelutoimet. Ennakkoon varautuminen mahdollisiin häiriötilanteisiin edistää viestinnän hallintaa yllättävissä tilanteissa. Usein häiriötilanteissa tarvitaan yhteistyötä toimialojen kesken, jolloin esimerkiksi eri toimialojen viestinnän vastuuhenkilöiden yhteystietoluettelon on tärkeää olla ajantasalla. Koulutuspalvelukeskuksen häiriötilanneviestinnän tavoitteet: ohjata käyttäytymistä ja tukea pelastustoimintaa yhdessä muiden toimialojen ja kaupungin viestinnän kanssa välittää riittävästi ajan tasalla olevaa tietoa koulutuspalvelujen toiminnasta ja poikkeuksellisista järjestelyistä lieventää tai poistaa tapahtuneen asian negatiivisia vaikutuksia.

5 5 (18) 2.1 Viestintävastuut häiriötilanteessa Häiriötilanteissa viestintävastuut ovat niillä henkilöillä, joilla ne ovat normaalistikin. Mikäli häiriötilanne jatkuu pitkään, on viestintä järjestettävä tarpeen mukaan vaikka ympärivuorokautisesti. Silloin on varmistettava, että viestintätehtävissä on tarpeeksi henkilöitä. Koulutuspalvelukeskuksen viestintää johtaa ja valvoo toimialajohtaja, joka vastaa viestinnästä koko toimialuetta koskevissa tilanteissa ja toimii koulutuspalvelukeskuksen pelastussuunnitelman mukaisena tiedotustoiminnan johtajana. Johtaja voi siirtää vastuuta myös muille toimialansa työntekijöille. Toimialajohtajan sijaisena päävastuussa on perusopetusjohtaja. Viestinnän käytännön toteuttamisesta vastaa koulutuspalvelukeskuksen tiedottaja. Kutakin tulosaluetta koskevissa tilanteissa viestintävastuu on tulosalueen johtajalla ja tilanteesta riippuen tiimin esimiehellä. Koulut ovat opetussuunnitelmiinsa sisältyvissä kriisi- ja pelastussuunnitelmissa kartoittaneet mahdolliset koulua kohtaavat kriisitilanteet ja nimenneet turvallisuushenkilöstön niiden varalle. Kansalaisopiston käytännön tilanteissa viestinnästä vastaa kansalaisopiston rehtori ja viestinnän käytännön toteuttamisesta kansalaisopiston tiedottaja. Viestintävastuun jakautuminen ja työnjako koulutuspalvelukeskuksen ja muiden toimialojen kesken esitetään kohdassa 2.3. Viestinnän vastuuhenkilöluettelo on liitteessä Häiriötilanteen viestinnän johtajan tehtävät Koulutuspalvelukeskuksen viestinnän johtajan tehtävät häiriötilanteissa ovat: varmistaa eri viranomaisten antamien tietojen ja määräysten välittyminen koulutoimessa koordinoida, ohjata ja huolehtia tiedottamisesta yhdessä muiden häiriötilanneviestinnästä vastaavien kanssa huolehtia tiedottamisessa tarvittavien tietojen hankkimisesta ja välittämisestä ottamalla huomioon myös erityisryhmät varmistaa yhteydenpito muiden viranomaisten kanssa, kuten lääninhallitus, ja yhteistyökumppaneiden kanssa, kuten seurakunnat ja kansalaisjärjestöt. 2.3 Toimialojen välinen yhteistyö häiriötilanteissa Häiriötilanteet koskettavat yleensä useampia toimialoja, jolloin yhteistyön tarve toimialojen kesken korostuu myös viestinnässä. Koulutoimi on vastuussa omasta viestinnästään myös häiriötilanteessa, kuitenkin kaikkien toimialojen yhteisen kaupunginjohdon alaisuudessa. Vakavassa häiriötilanteessa kaupungin johtokeskus kutsuu tarvittaessa kaikki toimialajohtajat koolle kaupunginhallituksen huoneeseen. Toimialojen välisessä yhteistyössä noudatetaan etukäteen sovittua yhteistyömallia ja tarvittaessa perustetaan häiriötilanteessa toimialojen yhteinen viestintäkeskus. Lisäksi on tärkeää järjestää tiedotustilaisuuteen etukäteen sovitut edustajat kaikilta niiltä toimialoilta, jotka liittyvät tapahtumiin. Siten ehkäistään väärinkäsityksiä ja keskenään ristiriitaisten tietojen leviämistä

6 6 (18) Jos häiriö koskee useita toimialoja, viestinnästä vastaa se viranomainen, joka on toiminnan yleisjohdossa. Muita kaupungin ja sen toimialojen yhteistyötahoja ovat muun muassa: Itä-Suomen lääninhallitus, poliisi, Pohjois-Savon ympäristökeskus, Pohjois-Savon TE-keskus, puolustusvoimat, säteilyturvakeskus. Onnettomuustilanteissa ylin vastuu ja päätösvalta paikan päällä on aina pelastustoimen johtajalla ja vasta sen jälkeen toimialojen vastuuhenkilöillä. Toimialojen välinen viestinnän yhteistyö häiriötilanteessa määräytyy häiriötilanteen mukaan. Kiinteistöä koskevissa häiriötilanteissa (esim. vesivahingot, homeongelmat, ilkivalta ja tulipalot) koulutuspalvelukeskus on tiiviissä yhteistyössä tilakeskuksen kanssa. Kouluruokailua koskevissa häiriötilanteissa yhteistyökumppanina on Kuopion Ateria, ja mahdollisissa ruokamyrkytystapauksissa lisäksi sosiaali- ja terveyskeskus. Atk-laitteiden, -järjestelmien ja -yhteyksien ongelmatilanteissa tehdään yhteistyötä atk-keskuksen kanssa. Tulipalo- ja onnettomuustilanteissa tehdään yhteistyötä pelastuslaitoksen ja poliisin kanssa. Lapsiin liittyvissä onnettomuustilanteissa tehdään yhteistyötä myös sosiaali- ja terveyskeskuksen kanssa. Liitteessä 2 toimialojen tiedotuksesta vastaavien henkilöiden yhteystiedot. 2.4 Perusviestit häiriötilanteessa Keskity olennaiseen ja kerro tilanne lyhyesti ja ytimekkäästi. Kerro: - Mitä on tapahtunut, missä ja milloin - Mitä toimenpiteitä on tehty ja tehdään tilanteen korjaamiseksi - Miten tapahtuma vaikuttaa ihmisten elämään, jos se vaikuttaa jotenkin siihen - Toimintaohjeet, jos ne ovat tarpeen - Mistä, milloin ja keneltä saadaan lisätietoa 2.5 Häiriötilanneviestinnän kanavia Viestintävälineet valitaan kohderyhmien mukaan. Viestintävälineitä ovat: ryhmätekstiviesti, kasvokkainviestintä, puhelin, sähköposti, internet ja intranet, faksi, keskusradio, koteihin jaettavat tiedotteet joko suoraan asuntojakeluna tai koulujen ja päiväkotien kautta jaettuna sekä tiedotustilaisuudet. Ensimmäiset sisäisen viestinnän kanavat ovat intranet (SiNetti), sähköposti ja puhelin. Tunnukset www-sivuille ja SiNettiin ovat tiedottajalla ja lukiokoulutuksen hallintosihteerillä ja lisäksi SiNettiin myös hallintotiimin toimistosihteereillä. Pääperiaate on, että intranetiä ja www-sivuja käytetään silloin, kun informoidaan hyvin suurta joukkoa nopeasti, ja sähköpostia, kun tiedotetaan pienemmälle vastaanottajamäärälle. Intranetin käytön huono puoli on, ettei se saavuta koko kohderyhmää. Intranetin ja sähköpostin käytön huono puoli on myös se, ettei lähettäjä voi varmasti tietää, onko vastaanottaja saanut tai lukenut viestin. Lisäksi sähköiset viestimet ovat poissa sähkökatkon tai tietoliikennevian takia.

7 7 (18) Tarvittaessa henkilöstölle järjestetään myöhemmin tiedotustilaisuuksia. Lisäksi tiedotetaan asian etenemisestä riittävän kauan myös pääasiassa sähköisten kanavien kautta, jos se on mahdollista. Tekstiviestejä käytetään mahdollisuuksien mukaan. Oppilaille, opiskelijoille ja huoltajille tiedotetaan pääasiassa kirjallisin ja/tai sähköisin tiedottein (tekstiviestit, sähköposti, www-sivut) ja julkisia tiedotusvälineitä käyttäen. Tiedotusvälineille tiedotetaan kaupungin www-sivuilla, sähköpostilla tai tarvittaessa faksilla. Ajantasainen tiedotusvälineluettelo löytyy kaupungin intranetin SiNetti-sivuilta (liite 4). Erityisryhmille tiedottamisessa käytetään pelastautumissuunnitelman mukaisia erityisryhmien viestintäsuunnitelman välineitä. Viranomaisten välinen tiedotus tapahtuu normaaleja viestivälineitä ja reittejä käyttäen. Viranomaisverkko VIRVEN käyttö lisääntyy tarpeen mukaan viranomaisten välisessä viestinnässä Tiedote Ensimmäinen tiedote voi olla lyhytkin, mutta siinä tulee mainita, milloin asiasta kerrotaan lisää. Tärkeää on kuitenkin tiedottaa asiasta mahdollisimman nopeasti. Nopein kanava on sähköposti. Tilannetiedote kirjoitetaan suoraan viestikenttään, ei liitetiedostoon. Tiedotteessa tulee näkyä yhteystiedot henkilölle, jolta voi tarvittaessa saada lisätietoja. Lisäksi siinä täytyy olla myös tiedotteen laatijan yhteystiedot. Sähköpostitiedotteen ulkoasua ei muotoilla, vaan keskeistä on tarvittavien asioiden selkeä esitys. Tiedote tulee lisätä myös kaupungin www-sivuille, kohtaan ajankohtaista - uutiset. Www-sivutiedottamisessa käytetään rss-syötteitä. Tarvittaessa uutisoidaan suoraan kaupungin etusivulla. Tiedotemalli on liitteessä Tiedotustilaisuus Tiedotustilaisuus järjestetään erityisesti mitä huomattavampi vaaratilanne on kyseessä tai mitä laajemmin tilanne vaikuttaa tai on vaikuttanut. Tiedotustilaisuuden järjestämisessä on otettava huomioon seuraavat asiat: Valmistelu Varmista paikka infoa varten ja varaa se. Tee alueen median edustajista valmis sähköpostiryhmä. Ota häiriötilanne huomioon myös mediavalinnoissa. Laadi kutsu lyhyeksi ja nasevaksi: Aika ja paikka selkeästi. Varaa infomateriaali yhteystietoineen ja kopioi sitä valmiiksi. Suunnittele infon kulku yhteistyötahojen kanssa niiltä osin kuin mahdollista. Info kestää korkeintaan tunnin, jonka jälkeen toimittajille annetaan mahdollisuus tehdä erillishaastatteluja. Ilmoita alustajalle puheen enimmäiskesto. Tilaa kahvi- tai virvoitusjuomatarjoilu, mikäli mahdollista tai tarpeen.

8 8 (18) Tiedotustilaisuuden kulku Tiedottaja on paikalla hyvissä ajoin, hoitaa mahdollisen tarjoilun ja kirjaa ylös haastattelupyyntöjä. Pöydällä on infomateriaalia. Tiedottaja toivottaa tervetulleeksi ilmoitettuna alkamisaikana ja esittelee alustajan ja avainhenkilöt. Puheenvuoro on alustajalla/alustajilla. Yhteensä korkeintaan noin 20 minuuttia. Tiedottaja jakaa kysymysvuoroja toimittajille. Jos kysymyksiä on vähän, voi tiedottaja tehdä itse täydentävän kysymyksen. Jos kysymyksiä on paljon, tiedottaja jakaa vuoroja esimerkiksi kysymällä "onko vielä tähän asiaan liittyviä kysymyksiä?" tai toteamalla "aikamme on päättymässä, onko vielä kysymyksiä?" ja kirjoittaa kysymykset ylös. Tilaisuus päätetään aikataulun mukaisesti. Jälkitiedote Jos on tarpeellista (paikalla ei ole esim. STT:n tai paikkakunnan päälehden tai radion toimittajaa), tiedottaja tai joku muu käytännön viestinnästä vastuussa oleva henkilö tekee jutun, missä selostetaan tiedotustilaisuudessa kerrottua asiaa ja faksaa sen eteenpäin välittömästi. Tiedottaja voi laatia tiedotteen myös etukäteen ja mahdollisesti täydentää sitä tiedotustilaisuuden jälkeen, jos tilaisuudessa on noussut esiin muitakin tiedottamista vaativia asioita. Muistilista tiedotustilaisuutta varten: 1. Valmistele: kutsut, alustajat 2. Varaa paikka 3. Tarjoilu (tarvittaessa) 4. Materiaali 5. Toimi juontajana 6. Laadi jälkitiedote Haastateltavan oikeudet ja toimintaohjeet Oikeudet Häiriötilanteen aikataulu asettaa haastattelulle normaalia enemmän haasteita. Siksi kaikki haastateltavan oikeudet eivät välttämättä pääse toteutumaan samassa määrin kuin normaalitilanteessa. Julkisen sanan neuvoston mukaan haastateltavalla on oikeus saada ennakkoon tietää, millaisessa asiayhteydessä hänen lausumaansa käytetään. Hänelle on myös selvitettävä, jos haastattelua voidaan käyttää useammissa välineissä. Lisäksi haastateltavan täytyy aina saada tietää, onko keskustelu tarkoitettu julkaistavaksi vai pelkästään tausta-aineistoksi.

9 9 (18) Haastattelijan ei ole pakko suostua haastateltavan pyyntöön tarkastaa lausumansa ennen julkaisemista. Julkisen sanan neuvosto kuitenkin suosittelee sitä toimittajille, jos se on mahdollista toimitusteknisesti. Häiriötilanteen aikataulu on myös yleensä esteenä tarkastukselle. Haastateltavan kieltoon julkaista lausumansa tulee Julkisen sanan neuvoston mukaan suostua vain, jos olosuhteet ovat haastattelun antamisen jälkeen muuttuneet niin olennaisesti, että julkaiseminen olisi selvästi kohtuutonta. Toimintaohjeet Haastatteluja ja lausuntoja antavat vain ne henkilöt, joilla siihen on valtuudet. Kukaan muu ei anna lausuntoja ulkopuolisille tahoille. Tällä vältetään tarkistamattoman tiedon levittäminen. Haastattelussa, lausunnon tai tiedotteen antamisessa on tärkeää ottaa huomioon: kuuntele, mitä kysytään vastaa mahdollisimman lyhyesti ja täsmällisesti siihen mitä kysytään kerro vain tosiasiat, mitkä tiedät varmasti oikeiksi - älä arvaile äläkä spekuloi kerro, jos et tiedä asiaa tai syy, jos et voi kertoa jotakin puhu yleiskieltä ja vältä ammattitermejä kerro, milloin asiasta saa lisätietoja No comments ei kelpaa vastaukseksi missään tilanteessa. Ohjaa kysyjä sellaisen henkilön puheille, joka tietää asiasta, jos et itse tiedä. Anna myös kyseisen henkilön yhteystiedot, jos se on mahdollista. Häiriötilanteiden v iestintäsuunnitelma

10 10 (18) 2.6 Mistä tiedotetaan ja kenelle Kuopion koulutuspalvelukeskuksen häiriötilanteiden viestintäkaavio Kaikissa tilanteissa tiedotetaan välittömästi puhelinvaihteelle: puhelin, sähköposti. Toimintayksiköiden pelastautumissuunnitelmassa on viestinnän ohjeet erityisryhmille: Erityisryhmille tiedottamisessa käytetään erityisryhmien viestintäsuunnitelman mukaisia välineitä. Koulutupalvelukeskus ja kansalaisopisto taulukossa lyhennettynä kpk. Kaupungin www-sivut: ajankohtaista, uutiset. Koulun www-sivut: etusivu. SiNetti: kaupungin henkilöstön intranet. Tunnukset www-sivuille ja SiNettiin ovat tiedottajalla ja lukiokoulutuksen hallintosihteerillä ja lisäksi SiNettiin myös hallintotiimin toimistosihteereillä. Tiedote: paperitiedote. TILANNE Ilkivalta Murrot, varkaudet Kpk:n tiedotustoiminnan johtajan ja tiedottajan häiriötilanneviestinnän kohderyhmät - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - tilakeskus / piirimestari: puhelin, sähköposti - keskushallinto: sähköposti - poliisi: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - tilakeskus / piirimestari: puhelin, sähköposti - henkilökunta: SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - keskushallinto: sähköposti - poliisi: puhelin, sähköposti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut Koulun rehtorin/ turvallisuusjohtajan tiedottamisen kohderyhmät - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - tilakeskus / piirimestari: puhelin, sähköposti - kehittämispäällikkö: puhelin, sähköposti - poliisi: puhelin - huoltajat: koulun www-sivut, sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - tilakeskus / piirimestari: puhelin, sähköposti - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - kehittämispäällikkö: puhelin, sähköposti - huoltajat: koulun www-sivut, sähköposti, tiedote - poliisi: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut

11 11 (18) TILANNE Vakava tapaturma/ sairaustapaus Aggressiivisen henkilön aiheuttama häiriö Veden, sähkön tai lämmön jakeluhäiriö Kpk:n tiedotustoiminnan johtajan ja tiedottajan häiriötilanneviestinnän kohderyhmät - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - keskushallinto: sähköposti - sosiaali- ja terveyskeskus: sähköposti, puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - keskushallinto: sähköposti - poliisi: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut, tarvittaessa tiedotustilaisuus - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - keskushallinto: sähköposti - tekninen virasto, Kuopion Energia, Kuopion Vesi: puhelin, sähköposti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut Koulun rehtorin/ turvallisuusjohtajan tiedottamisen kohderyhmät - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - perusopetusjohtaja/ lukiotoimenpäällikkö: puhelin, sähköposti - kouluterveydenhoitaja: puhelin - huoltajat: sähköposti, koulun www-sivut, tiedote, tarvittaessa tekstiviesti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, koulun wwwsivut, tekstiviestit - perusopetusjohtaja/ lukiotoimenpäällikkö: tekstiviesti, puhelin, sähköposti - huoltajat: tekstiviesti, koulun ja kaupungin www-sivut, sähköposti, tiedote - poliisi: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: tiedote, sähköposti, kaupungin www-sivut, tiedotustilaisuus - tekninen virasto, Kuopion Energia, Kuopion Vesi: puhelin, sähköposti - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - huoltajat: sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut

12 12 (18) TILANNE Sisäilmaongelmat Vesivuodot Ruokamyrkytykset Tartuntatautiepidemia Kpk:n tiedotustoiminnan johtajan ja tiedottajan häiriötilanneviestinnän kohderyhmät - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti - keskushallinto: sähköposti - tilakeskus: puhelin, sähköposti - työsuojelutoimisto - ympäristöterveystoimisto: puhelin, sähköposti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti - keskushallinto: sähköposti - tilakeskus: puhelin, sähköposti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut kaupungin lounaspaikoissa: - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti - keskushallinto: puhelin - ympäristöterveystoimisto: puhelin, sähköposti - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - keskushallinto: sähköposti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut Koulun rehtorin/ turvallisuusjohtajan tiedottamisen kohderyhmät - tilakeskus: puhelin, sähköposti - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, koulun wwwsivut, sähköposti - huoltajat: sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - tilakeskus: puhelin, sähköposti - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, koulun wwwsivut, sähköposti - huoltajat: sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - perusopetusjohtaja/lukiotoimenpäällikkö: puhelin, sähköposti - huoltajat: tekstiviesti, sähköposti, koulun www-sivut, tiedote - Kuopion Ateria, sosiaali- ja terveyskeskus: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, www-sivut, tiedote - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - perusopetusjohtaja/ lukiotoimenpäällikkö: puhelin, sähköposti - huoltajat: tekstiviesti, sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, www-sivut, tiedote

13 13 (18) TILANNE Häiriö atkjärjestelmissä Tulipalo kiinteistössä Työtaistelun aiheuttamat häiriöt toiminnalle Kpk:n tiedotustoiminnan johtajan ja tiedottajan häiriötilanneviestinnän kohderyhmät - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus, puhelin - atk-keskus: puhelin, sähköposti - keskushallinto: sähköposti, puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut Jos sähköinen viestintä ei ole mahdollista, käytetään niitä kanavia, joita voidaan. - pelastuslaitos: puhelin - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, tiedotustilaisuus - keskushallinto: puhelin, sähköposti - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut, tarvittaessa tiedotustilaisuus - kpk:n ja koulujen henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, Pedanet, sähköposti - oppilaat/opiskelijat: sähköposti, tiedote - huoltajat: sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut Koulun rehtorin/ turvallisuusjohtajan tiedottamisen kohderyhmät - tietohallintopäällikkö: puhelin - henkilökunta: tiedotustilaisuus - tarvittaessa tiedotusvälineet: kaupungin www-sivut, sähköposti - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus - perusopetusjohtaja/ lukiotoimenpäällikkö: puhelin, sähköposti - huoltajat: tekstiviesti, sähköposti, tiedote - pelastuslaitos: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut

14 14 (18) TILANNE Vaarallisten aineiden onnettomuudet Pommiuhka Poikkeusolojen aiheuttamat muutokset - koulutoimen toimintoihin - koulutoimen hallinnossa Kpk:n tiedotustoiminnan johtajan ja tiedottajan Koulun rehtorin/ turvallisuusjohtajan tiedottamisen kohderyhmät häiriötilanneviestinnän kohderyhmät - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus tiedotustilaisuus, tekstiviestit - keskushallinto: puhelin, sähköposti - perusopetusjohtaja/ lukiotoimenpäällikkö: puhelin, sähköposti - pelastuslaitos: puhelin, sähköposti - huoltajat: tekstiviesti, sähköposti, tiedote - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin - pelastuslaitos: puhelin www-sivut, tarvittaessa tiedotustilaisuus - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut - henkilökunta: kpk:n SiNetin etusivu, sähköposti, - henkilökunta, oppilaat/opiskelijat: keskusradio, tiedotustilaisuus tiedotustilaisuus, tekstiviestit - keskushallinto: sähköposti - perusopetusjohtaja/ lukiotoimenpäällikkö: puhelin, sähköposti - pelastuslaitos, poliisi: puhelin - pelastuslaitos, poliisi: puhelin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin - tarvittaessa tiedotusvälineet: sähköposti, kaupungin www-sivut www-sivut, tarvittaessa tiedotustilaisuus Poikkeusolojen tiedotuspäällikkö vastaa tiedotuksesta - koulurakennuksen ja kansalaisopiston päätoimipisteen käyttöönotto muuhun käyttöön: tiedotusvastuu poikkeusolojen tiedotuspäälliköllä yhteistyössä koulutuspalvelukeskuksen häiriötilanteiden viestintäjohtajan kanssa. Käytössä olevat tiedotuskanavat (Sähkökatkon tai tietokonevian sattuessa sähköinen kanava korvataan muulla tilanteeseen sopivalla kanavalla.) - keskusradio / suullinen tiedonanto - puhelin - tekstiviestit - sisäpuhelin - faksi - sähköposti - posti / sisäinen posti - SiNetti (kaupungin sisäinen intranet) - internet - tiedotejakelu koteihin lapsen/nuoren mukana - tiedotustilaisuus - julkiset tiedotusvälineet - asuntojakelu - Virve-puhelin (viranomaispuhelin, mahdollisuuksien mukaan)

15 15 (18) 2.7 Häiriötilanteiden viestinnässä huomioitavaa Jos häiriötilanne syntyy: - Ota huomioon ihmisten tavallisesta poikkeava käyttäytyminen ja suuri tiedontarve. - Informoi heti avainryhmiä: Koulutuspalvelujen johto, kaupunginjohto, puhelinvaihde, viestintäpalvelu, muut kaupungin tiedottajat, yleisönpalvelupisteet ja palvelupuhelinnumerot. - Toimi nopeasti. Viestinnän haltuun ottamisessa ensimmäiset tunnit ovat tärkeitä. - Pidä oma henkilöstö koko ajan ajan tasalla tapahtumista. - Ota huomioon viestinnässä eri kieliryhmät ja erityisryhmät kuten erityisoppilaat sekä liikunta-, kuulo- ja näkövammaiset. Toimintayksiköiden pelastautumissuunnitelmassa on ohjeet viestinnästä erityisryhmille. - Ennakoi median toiminta. Huolehdi hyvästä yhteistyöstä toimittajien kanssa. - Suojaa uhrien ja heidän omaistensa intimiteettiä. Onnettomuuden uhreilla ja heidän omaisillaan on halutessaan oikeus kieltäytyä haastatteluista, valokuvauksesta ja muusta julkisuudesta. - Muista viranomaisten vaitiolovelvollisuudet. Poliisi tiedottaa lähiomaisille ennen kuin loukkaantuneiden ja kuolonuhrien henkilötiedot annetaan tiedotusvälineille. Muistilista häiriötilanneviestintää käynnistävälle kohdassa 2.9. Häiriötilanneviestinnän prosessikuvaus liitteessä Viestinnän jälkityö Häiriötilanteen jälkeen on tärkeää tiedottaa asioista riittävän kauan. Jos toimialat ovat perustaneet viestintäkeskuksen, se toimii niin kauan kuin on tarpeen. Koulutuspalvelujen tiedottajat tai viestintäkeskus kerää tietoa muun muassa korjaustöiden edistymisestä, tapahtuman jälkeisistä asioista ja mahdollisista uusista toiminnan järjestelyistä. Samoin tiedottajat tai viestintäkeskuksen tiedottamisesta vastaava henkilö tiedottaa jälkitilanteesta www-sivuilla ja sähköpostilla. Palaamisessa tavanomaiseen toimintaan huomioidaan tarpeellinen sopeutumisaika, evakkotilat ja työnteon tai koulutyön edellytykset. Viestinnän jälkihoito on erityisen tärkeää häiriötilanteen kokeneille lapsille, huoltajille ja henkilöstölle, jota häiriötilanne on koskettanut. Häiriötilanteen jälkeen: - Informoidaan tilanteen päättymisestä ja varmistetaan, että asianosaiset ja kaupunginjohto saavat siitä tiedon. Organisoidaan tarvittaessa loppuinfo, jossa häiriötilanteen kulku, päättyminen, vaikutukset ja seuranta ym. selostetaan lyhyesti. - Tarkistetaan, että kaikki erityistilanteen aikana lähetetyt tiedotteet ovat tallessa päivittäin ja kellonajoittain järjestettynä - Arvioidaan häiriötilanneviestinnän onnistumista palautepalaverissa ja pyydetään arviota myös sidosryhmiltä - Dokumentoidaan tapahtumat tilannepäiväkirjaan, johon merkitään kaikki viestintätapahtumat, kuten tiedotteiden lähettäminen ja tiedotustilaisuudet aikajärjestyksessä (numeroidaan tiedotteet) - Uudistetaan tarvittaessa ohjeita ja menettelytapoja.

16 16 (18) 2.9 Muistilista häiriötilanneviestintää käynnistävälle 1. Tarkista, mitä on tapahtunut - vahingon laatu ja laajuus - miten ja miten laajasti on tarpeen tiedottaa - tuleeko asiasta julkinen - ketkä tietävät jo asiasta - tiedottaako joku muu jo asiasta 2. Tarkista, ovatko viestinnästä vastaavat henkilöt paikalla - ota yhteyttä yhteistyökumppaneihin - sovi viestinnän työnjako ja vastuut sisäinen viestintä asiakkaat media sidosryhmät - sovi, kuka antaa haastattelut ja lausunnot 3. Käynnistä viestintä valitsemalla tilanteeseen sopivat kanavat - laadi tiedote - muista sekä sisäiset että ulkoiset kohderyhmät - muista erityisryhmät - perusta viestintäkeskus yhteiskumppaneiden kanssa tarvittaessa 4. Järjestä tarvittaessa tiedotustilaisuus - ilmoita siitä medialle - tee opasteet tiedotustilaisuuspaikalle - varmista, että toiminnasta vastaavat henkilöt (tarvittaessa myös muilta toimialoilta, esimerkiksi tilakeskuksesta tai sosiaali- ja terveyskeskuksesta) ovat paikalla - laadi tilaisuuteen myös kirjallista materiaalia 5. Päivitä tietoa säännöllisesti - tiedotteet, internet-sivut 6. Ilmoita aina seuraavan tiedotteen tai seuraavan tiedotustilaisuuden (arvioitu) ajankohta 7. Seuraa uutisointia ja mahdollisuuksien mukaan analysoi sitä 8. Dokumentoi tapahtumat - tilannepäiväkirja lyhyinäkin muistiinpanoina auttaa tilanteen jälkiarvioinnissa Häiriötilanteiden viestinnässä huomioitavaa kohdassa 2.6.

17 17 (18) 3 POIKKEUSOLOT Poikkeusolot on määritelty valmiuslaissa ja poikkeustilalaissa. Poikkeusoloilla tarkoitetaan vakavaa häiriö- tai vaaratilannetta, jossa tilanteiden vaikutusten hallitseminen ei ole mahdollista viranomaisten tavanomaisin valtuuksin. Tällöin toimintaa johdetaan keskitetysti ja tiedotus keskitetään valtioneuvoston tiedotusyksikköön. Itä-Suomen läänin alueella viranomaistiedottamista johtaa lääninhallitus. Kuopion kaupungin alueella valtion ja muiden viranomaisten tiedotuksen välittymisestä asukkaille vastaa kaupunki. Poikkeusolojen tiedotusta sääntelevät mm. seuraavat säädökset: Kuntalaki (365/95) Valmiuslaki (1080/91) Pelastuslaki (468/03) Puolustustilalaki (1083/91) Lisäksi poikkeusolojen tiedottamisen periaatteita on käsitelty mm. Valtioneuvoston kanslian poikkeusolojen tiedotusohjeessa (VNK 10/2003). Poikkeusoloja ovat muun muassa taloudellinen kriisi, suuronnettomuus tai sota/sodanuhkatilanne. Poikkeusolojen aikana kaupunki ja sen toimialat tiedottavat tavalliseen tapaan mahdollisuuksiensa mukaan niiden toimintaa koskevista asioista. Poikkeusolojen tiedottamisessa on tärkeää, että tiedon vastaanottaja tunnistaa viestin viranomaisten lähettämäksi: Viestin on erotuttava muusta informaatiosta ja sen luotettavuudesta on oltava varmoja. Poikkeusoloissa aistivammaisille ja liikuntarajoitteisille tiedottamisesta vastaa sosiaali- ja terveyskeskus. Pakolaisille ja maahanmuuttajille tiedottaa sosiaali- ja terveyskeskuksen maahanmuuttajapalvelujen pakolaisyksikkö, jolla on tarvittavat yhteystiedot ja tulkkipalvelut käytössään. Kuopion alueella valtion ja muiden viranomaisten tiedotuksen välittymisestä kaupunkilaisille vastaa Kuopion kaupunki. Kaupungin johtokeskus kutsuu tarvittaessa kaikki toimialajohtajat koolle Kotkankallion väestönsuojaan. Poikkeusolojen tiedotusta johtavat kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtaja. Kaupunki välittää valmiuslain mukaisissa poikkeusoloissa mm. kaupunginhallituksen tiedotukset sellaisenaan nopeasti ja korvauksetta kuntalaisten tietoon lehdissä ja verkkojulkaisuissa. Poikkeusoloissa media uutisoi asioista samoilla periaatteilla kuin normaalioloissakin. Yleisradion asema virallisena tiedotusvälineenä kuitenkin korostuu. Ylen Radio Suomen erityisenä tehtävänä on välittää hätätiedotteita ja muita viranomaistiedotteita, joiden sisällöstä päättävät yksinomaan viranomaiset. Poikkeusoloissa tärkeäksi tiedotuskanavaksi nousee Virve-puhelin, joka on suunniteltu suuronnettomuustilanteisiin. Viranomaisten välinen suojattu verkko varmistaa viranomaisten välisen sujuvan yhteydenpidon.

18 18 (18) Kirjallisuutta Kaupungin intranet SiNetti - viestintä - turvallisuusviestintä Häiriötilanneviestinnän yleisohje Kuopion kaupungin henkilökunnalle (SiNetti - Viestintä - Turvallisuusviestintä) Mustonen, Anu Jyväskylän yliopisto, Henriksson, Arto & Karhu, Matti Kriisit ja viestintä. Inforviestintä. Huhtala, Hannele & Hakala, Salli Kriisi ja viestintä: yhteiskunnallisten kriisien johtaminen julkisuudessa. Gaudeamus. Lehtonen, Jaakko Kriisiviestintä. 13. Mainostajien Liitto. Julkisen sanan neuvosto, Journalistin ohjeet. Juholin, Elisa Communicare! Viestintä strategiasta käytäntöön. Inforviestintä Oy. Juholin, Elisa Sisäinen viestintä. Inforviestintä Oy. Ikävalko, Elisa Käytännön tiedottaminen. Åberg, Leif Viestintä tuloksen tekijä.

19 LIITE 1 19 (18) Kuopion kaupunki TIEDOTE (malli) koulutuspalvelukeskus Vuorikatu Kuopio Päiväys (ja mahd. kellonaika) Julkaisuvapaa (pvm, klo): OTSIKKO Tiedotteen teksti: - Mitä on tapahtunut? - Missä ja milloin? - Mistä syystä? - Mitkä ovat vaikutukset ja millaista aluetta koskevat? - Miten toimitaan tilanteen korjaamiseksi? - Millaisia toimintaohjeita annetaan? - Milloin seuraava tiedote julkaistaan? Lisätietoja: nimi ja ammattinimike, puhelin, sähköposti Tiedotteen lähettäjän yhteystiedot: - Nimi ja asema - Puhelin, fax - Sähköposti - Www-sivuosoite

20 20 LIITE (18) 2 YHTEYSTIEDOT puhelin* lyhytvalintanro** Kaupungin puhelinvaihde puhelupalveluesimies Poliisi hätänumero 112 Koulutoimi Koulutuspalvelukeskus@kuopio.fi Toimialajohtaja Heli Norja Tiedottaja Taru Kokkonen Perusopetusjohtaja Kari Raninen Lukiotoimen päällikkö Heikki Turunen Kehittämispäällikkö Erkko Helin (tilat) Kansalaisopiston rehtori Hannu Pulkkinen Kansalaisopiston hallintopäällikkö Ritva Mäkinen Kansalaisopiston tiedottaja Leena Järvinen-Kervola Muut toimialat: ATK-keskus tietoliikennepäällikkö Kulttuuripalvelukeskus johdon sihteeri toimialajohtaja Kuopion Ateria hallintosihteeri toimitusjohtaja Kuopion Vesi suunnittelija toimitusjohtaja Pelastuslaitos riskienhallintapäällikkö Sosiaali- ja terveyskeskus tiedottaja toimialajohtaja Tekninen toimi johdon sihteeri toimialajohtaja Tilakeskus viestintä- ja hallinto palvelupäällikkö rakennuspäällikkö Vapaa-ajankeskus tiedotussihteeri toimialajohtaja Viestintäpalvelu toimistosihteeri viestintäjohtaja Ympäristökeskus toimistosihteeri toimialajohtaja *Kaupungin vaihteen ulkopuolelta soitettaessa numeron alkuun (017) 18 ** Kaupungin vaihteen ulkopuolelta soitettaessa 89 korvataan numerosarjalla Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@kuopio.fi