Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

Transkriptio

1 TIEKE Julkaisusarja 39/2014 Johannes Siponen Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

2 Johannes Siponen Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana Julkaisusarja osa 39/2014 Julkaisija: TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry Salomonkatu 17 A, 10. krs, HELSINKI Puhelin Kannen kuvat: Futureimagebank ja Workshop Pälviä TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry:n julkaisusarja ISSN Julkaisusarjan osa 39: ISBN Copyright: TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

3 TIEKE Julkaisusarja 39/2014 Johannes Siponen Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

4 Sisältö JOHDANTO...6 OSA I: TILITOIMISTON PROSESSIT...7 Case Case Case Case Case Yhteenveto havainnoista Tilitoimistojen erot johtuvat asiakkaista tai osaamisesta Paperilaskujen käsittely Yhteistoimintaongelmat rajoittavat prosessitehokkuutta OSA II: KYSELY Kilpailuedut Yhteistoimintakyky Prosessointikyky Kustannukset Prosessoinnin kustannukset Informaation jakamiskustannus Teknologian kustannus Muutoskustannus Yhteistoiminnan kustannus Tilitoimiston kilpailuedut ja niiden logiikka OSA III: YHTEENVETO Sidosryhmät ja toimittajariippuvuus Teknologia on ongelman ratkaisukeino, ei ratkaisu XML on merkintäkieli XBRL perustuu XML -kieleen Sähköisen informaation toimitusketju XBRL:n liiketoiminnalliset hyödyt XBRL ja tilitoimisto LÄHTEET LIITTEET...35 TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

5 Alkusanat Tilitoimistot ovat kirjanpitoaineiston käsittelyn ammattilaisia. Informaatioteknologian kehitys on auttanut tilitoimistoja siirtymään tiliristikoista ja paperilomakkeista automaattiseen tietokoneella tapahtuvaan informaation prosessointiin, mutta ei kuitenkaan täysin. Tilitoimistojen prosessit eivät aiemmin ole olleet laajan mielenkiinnon kohteena ammattitutkijoiden keskuudessa. Tämä julkaisu keskittyy kartoittamaan niitä tilitoimistojen prosesseja, jotka ovat tilitoimistojen tuottaman informaation taustalla. Prosessit, joissa ihminen joutuu edelleen manuaalisesti muokkaamaan informaatiota, ovat erityisen mielenkiinnon kohteena, koska kyseiset prosessit vaikuttavat tilitoimiston kannattavuuteen työvoimakustannuksen kautta. Manuaalisen ja automaattisen informaation prosessoinnin taustalla olevia syy-seuraus -suhteita kartoitettiin prosessikartoituksella. Prosessikartoituksen pohjalta tehdyille johtopäätöksille haettiin vielä kyselyn avulla tilitoimistoalan näkemystä, jotta teknologisen kehityksen seurauksia voitaisiin arvioida alan dynamiikan näkökulmasta. Tutkimuksen tulokset osoittavat, että tilitoimistojen välillä olevat osaamiserot teknologian hyödyntämisessä ja sidosryhmäyhteistoiminnassa näyttävät selittävän osan manuaalisen työn määrästä. Toiset tilitoimistot hyödyntävät teknologiaa tehokkaammin kuin toiset. Edelleen tutkimuksen johtopäätökset auttavat hahmottamaan vapaan lähdekoodin periaatteita hyödyntävien ja määrämuotoisen kirjanpitoaineiston merkitsemistapojen mahdollisuuksia tilitoimistoliiketoiminnassa, erityisesti manuaalista informaation prosessointia vaativien prosessien automatisoinnissa. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

6 Johdanto Perinteisesti tilitoimistot ovat auttaneet yrityksiä selviämään lainsäätämistä kirjanpitovelvoitteista. Nykyään yhä useampi tilitoimisto tukee yritystä myös itse liiketoiminnassa. Tilitoimistot luovat tietoa, jota voidaan käyttää niin verotus- kuin myös investointipäätöksissä. Miten taloushallinto on kasvanut verottajan ja yrittäjän erottavasta välikädestä päätöksenteon kivijalaksi? Kysymykseen voi olla monta vastausta, mutta on varmaa, että tarjonta eli tilitoimistojen tuottama informaatio on kehittynyt vastaamaan nykyajan tarpeita. Tilitoimistot ovat olleet laajalla rintamalla mukana teknologian kehittymisessä. Tästä kertoo se, että alalla ei ole ehdotonta markkinavaltiasta. Yksistään auktorisoituja tilitoimistoja on satoja (Taloushallintoliitto). Se, että alalla ei ole monopolia kertoo siitä, että yksittäistä ylivoimaista kilpailuetua ei ole vielä kukaan onnistunut saavuttamaan tai pitämään itsellään. Tai jos on, niin ainakin vaikutukset eivät ole vielä näkyviä. Tämä viittaa siihen, että teknologinen kehitys on suhteellisen tasaista tilitoimistojen välillä. Teknologisesti kehittyneimmän tilitoimiston löytäminen on haasteellista, koska alalla on edelleen useita kasvavia yrityksiä. Tutkimus, johon tämä julkaisu pohjautuu, kartoitti viiden eri tilitoimiston liiketoimintaprosesseja. Kartoituksen avulla kyettiin määrittämään nykyiset prosessit sekä tietotekniikan hyödyntämisaste. Prosessitasolla havaittuja eroavaisuuksia tutkittiin kyselyllä. Kyselyllä määritettiin prosessikartoituksessa tehtyjen havaintojen merkitsevyyttä tilitoimistoalalla. Kyselyn tuloksia, alan rakennetta ja olemassa olevia teknologisia innovaatioita peilaamalla luotiin tilitoimiston keskeiset arvoa tuottavat ja sitä rajoittavat seikat. Julkaisun ensimmäinen osio käsittelee tilitoimiston ydinprosesseja ja selittää havaintoja sanoin ja kuvin. Havainnot on koottu viitekehykseen, jota seuraavat osiot tarkastelevat. Toinen osio keskittyy analysoimaan viitekehyksen koottujen havaintojen merkitsevyyttä. Kolmannessa osiossa pohditaan teknologisia ratkaisuja, jotka voisivat auttaa tilitoimistoa kehittymään havaituissa seikoissa ja omassa liiketoiminnassaan. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

7 1. Tilitoimiston prosessit Tilitoimistojen prosessit ovat kehittyneet paljon niistä ajoista, kun tapahtumat kirjattiin tiliristikoihin. Teknologian kehittymisen myötä myös toimintaprosessit kirjanpidon osalta ovat muuttuneet. Tässä prosessikartoituksessa olikin tarkoitus selvittää, missä määrin teknologiaa osataan hyödyntää taloushallinnon toiminnoissa nykypäivänä ja kuinka paljon hyödyntämistä voisi viedä pidemmälle. Tutkimukseen valittiin yksi case-yritys jokaista valittua kokoluokkaa kohden. Kokoluokat ovat samat, joita on jo aiemmin käytetty alan tutkimuksissa taustamuuttujina ja ne ovat: 1-2; 2-5; 6-10; ja yli 25 työntekijää. Tässä osiossa esitellään kaikkien viiden tilitoimiston prosessit sillä tarkkuustasolla, että se auttaa lukijaa hahmottamaan prosessin sisältämät tiedonsiirrot sekä tiedon prosessoinnissa käytetyt menetelmät. Prosessien jaottelu pyrkii kuvastamaan mahdollisimman hyvin tilitoimistokohtaista toimintaa ja tästä johtuen täysin universaalia jaottelua ei prosesseille ole. Yleisellä tasolla kaikki prosessit on jaettavissa seuraaviin kategorioihin: ostolaskujen skannaaminen ja reskontra sekä kirjanpito ja raporttien muodostaminen. Lisäksi joissakin tilitoimistoissa oli myyntilaskutus yhtenä prosessina. Konsultointia ja talousohjauspalveluja ei kartoitettu. Ostolaskujen skannaaminen ja reskontra on kokonaisuus, jossa paperilaskun tai verkkolaskun tai muu tositteen muodossa oleva liiketapahtuma käsitellään. Käsittelyssä liiketapahtuma identifioidaan ja merkitään kirjanpitoon noudattaen hyvän kirjanpitotavan mukaisia periaatteita. Tämä tarkoittaa, että samankaltaiset liiketapahtumat saavat samankaltaisen käsittelyn. Seuraavat tiedot liitettiin, tai oli mahdollista liittää, liiketapahtumaan kaikissa case -yrityksissä: kirjauksen tunnus kirjanpitoa varten, bruttosumma, nettosumma, veroprosentti, veron summa, maksun hyväksyntä, sekä maksun tiedot: Päivämäärä, aika ja summa. Kirjanpito ja raporttien muodostaminen ei ole lineaarinen prosessi vaan prosessikokonaisuus, jossa tuotetaan se informaatio, joka on merkityksellistä informaation käyttäjälle. Informaation käyttäjä on usein verottaja, mutta yhtälailla informaatiota käyttävät myös liiketoiminnan harjoittaja tai esimerkiksi vakuutusyhtiö. Lainsäädännön tuntemista vaativat tehtävät, kuten jaksotukset, poistot, alaskirjaukset, tilien täsmäyttäminen ja niin edelleen kuuluvat kirjanpitoa tekevän toimenkuvaan. Raporttien muodostaminen ja kirjanpitotiedon esittäminen jäävät kuitenkin usein kirjanpitäjän toimenkuvan ulkopuolelle, koska ohjelmistot mahdollistavat raporttien automaattisen muodostamisen. Tutkimuksen keskeisin termi on laskentatoimi. Laskentatoimi on suomenkielinen vastine englannin kieliselle sanalle accounting. Accounting käsittää terminä, niin kirjanpidon, raportoinnin kuin myös talousohjauksen ja -johtamisen. Tutkimuksen pohjalla olevassa tutkimuksessa laskentatoimi ymmärretään soveltavana tieteenä, joka soveltaa menetelmiä, taitoa ja tietoa ulkoisen ja johdon raportoinnin tavoitteiden saavuttamiseksi. liiketapahtuman osapuolet ja heidän tiedot, maksuehdot, laskun kirjauspäivä, eräpäivä, valuutta, IBAN-tilinumero, BIC koodi, maksun prioriteetit, viesti ja kommentit, tilinumero; ostovelka, kustannuspaikka ja -seuranta kohdistukset, tiliöintikoodi tai tili, TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

8 Case 1 Case-yritys numero yksi on pieni kaksi henkeä työllistävä tilitoimisto. Yrittäjä on ollut alalla jo vuosikymmeniä palvellen pääasiassa pieniä yrityksiä, järjestöjä ja yhdistyksiä. Verkkolasku ei ollut saavuttanut asiakkaiden keskuudessa suosiota ja ensimmäisen verkkolaskua käyttävän asiakkaan perehdyttäminen järjestelmään oli vasta alkanut. Reskontra Koska verkkolaskutus ei ollut käytössä, ostolaskun skannaaminen aloitti käytännössä aina reskontraprosessin. Skannaus suoritettiin tietokoneen vieressä olevalla skannerilla ja jokainen skannaustiedosto nimettiin uudelleen heti skannaamisen jälkeen ennen uuden laskun skannaamista. Uudelleen nimeäminen suoritettiin klikkaamalla hiiren oikeaa näppäintä ja valitsemalla valikosta nimeä uudelleen. Tämän jälkeen työntekijä avasi selainpohjaisen kirjanpito-ohjelmiston, jossa hän siirtyi valikkoon valitsemaan asiakkaan ja tämän jälkeen latasi skannatun laskun tietokoneen kovalevyltä kirjanpitoohjelmistoon. Toisin sanoen skannausprosessi sisälsi tiedonsiirron tietokoneen kovalevyltä pilvipalveluun. Laskuun ja laskentatoimeen liittyvä tieto kirjoitettiin käsin tietuekenttiin. Laskentatoimeen liittyvä tieto oli lähinnä kustannuspaikkatietoa. Tiedon syöttämistä nopeutti näkymä, jossa skannattu lasku oli nähtävissä tietokoneen ruudulla. Lisäksi toimittajakohtaiset tietuekentät tallentuivat automaattisesti, jolloin useamman kuin yhden laskun kirjaaminen samalle asiakasyritykselle nopeutui. Myös tilikartta oli saatavissa samaan näkymään. Kun kaikki liiketapahtumaan liittyvät tiedot oli syötetty järjestelmään, niin lasku hyväksytettiin asiakkaalla. Hyväksyntä voitiin suorittaa pilvipalvelua hyödyntäen, jolloin maksutoimeksianto saatiin automaattisesti eteenpäin. Joissakin tapauksissa hyväksyntä tapahtui sähköpostitse, mutta silloin maksutoimeksiannon lähettäminen jäi tilitoimistolle. Tilitoimistolla ei ollut myyntilaskutusta mutta saatavia seurattiin kirjaamalla asiakkaan myyntilaskut kirjanpitoon. Myyntilaskuista kirjattiin päivämäärä, asiakas, tositteen numero, tilinumero, verokanta sekä debit- tai kredit-kirjaus. Myyntilaskun kirjaamisen jälkeen kirjauksista otettiin tuloste, joka toimi myös tositteena. Kassaan maksuja seurattiin siten, että pilvipalvelu periaatteella toimiva kirjanpito-ohjelmisto nouti sähköisen tiliotteen pankin järjestelmästä ja työntekijä teki tiliöintiä tapahtuma kerrallaan painamalla enter - näppäintä, jos ohjelmiston ehdottama välitili oli oikea. Ohjelmisto ehdotti välitiliä tiliotteen summien perusteella, joten työntekijän tuli tarkastaa huolellisesti sekä tilin, että verokannan oikeellisuus. Kuva 1: Paperilasku vaatii laskun skannaamisen ja siirtämisen pilvipalveluun. Pilvipalvelu tukee tilitoimistoa asiakkaalle ja pankille päin tapahtuvassa tiedonsiirtämisessä. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

9 Kuva 2: Sähköinen tiliote auttaa tilien täsmäyttämisessä ja erityisesti kassaan maksujen seuraamisessa. Kirjanpito Case -yritys yksi on hyvä esimerkki teknologian suomasta tehokkuudesta, sillä kirjanpito oli käytännössä valmis reskontravaiheen jälkeen ja kaikki raportointivelvoitteiden mukaiset raportit voitiin muodostaa automaattisesti järjestelmästä. Tosin vakuutusyhtiöille tapahtuva raportointi jouduttiin tekemään vakuutusyhtiöiden web-lomakkeita täyttäen, sillä vakuutusyhtiöiden osalta raportointiin liittyviä käytäntöjä ei ole yhtenäistetty. Kirjanpidon automaattisuus johtui pitkälti siitä, että asiakkailla ei käytännössä ollut tasetta tai tase oli yhtä kuin yrityksen pankkitili. Tämä mahdollistaa sen, että reskontravaiheessa kaikki liiketapahtumaan liittyvä tieto saadaan kirjanpitoon. Kuva 3: Kirjanpito on käytännössä valmis reskontran jälkeen, jos asiakkaan liiketoiminta on pienimuotoista ja taseen hallintatarpeet ovat vähäisiä. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

10 Kuva 4: Palkanlaskenta perustuu asiakkaan työaikaraporttiin. ALVja kuluerittelyä varten joudutaan suorittamaan laskelmia. Lopuksi tiedot toimitetaan asiakkaalle ja kirjataan kirjanpitoon. Case 2 Case -yritys numero kaksi työllistää kolmesta viiteen henkilöä riippuen vuodenajasta. Pilvipalveluna ostettu ohjelmisto toimi web-selaimella ja hoiti niin reskontran, kirjanpidon kuin myös raportointivelvoitteiden mukaisten raporttien muodostamisen. Tässäkin tilitoimistossa asiakkaat eivät tarvinneet käyttöomaisuuden kirjanpitoa tai muuta liiketoimintaa tukevaa raportointia ja tämä johtui ilmeisesti asiakkaiden liiketoiminnan luonteesta, jossa kontrolloinnin tarve on pientä taseen ja liikevaihdon pienuudesta johtuen. Välitilien, kuten ostovelka- ja myyntisaamistilien, täsmäyttäminen kirjanpitoon tehtiin hyödyntämällä sähköistä tiliotetta. Tiliotteella edettiin rivi kerrallaan ja vienti tapahtui painamalla enter -näppäintä. Ohjelmisto tunnisti summan perusteella kirjanpitoon täsmäytettävän tilin. Reskontra Tilitoimisto otti täyden hyödyn verkkolaskuista automaattisella kirjauksella ja ominaisuudella, joka mahdollisti laskun vientien tekemisen yksi ostos kerrallaan. Rivi kerrallaan tapahtuva kirjaaminen oli erityisen kätevä, jos laskuissa oli useita eri verokantoja. Paperilaskut skannattiin. Tiedosto nimettiin skannerilaitteella ennen skannausta käyttäen kosketusnäyttöä ja tallennettiin kirjanpito-ohjelmistoon etsimällä ja valitsemalla se skannerin kohdekansion tiedostoista. Laskun tietojen syöttäminen tehtiin täyttämällä tietuekentät ja katsomalla tarvittavat tiedot ohjelmiston näkymästä, jossa oli skannatun laskun kuva. Myös kustannuslaskentaan liittyvä tieto oli mahdollista lisätä tässä vaiheessa. Tiliönti voitiin suorittaa välittömästi tai vasta kun asiakas oli hyväksynyt laskun. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

11 Kuva 5: Verkkolasku mahdollistaa paperilaskua tehokkaamman liiketapahtuman käsittelyn, koska skannaamista ei tarvita ja tiliöinti voidaan automatisoida. Kuva 6: Paperilaskun käsittelemisessä työtä ei aiheuta vain itse skannaaminen. Liiketapahtuma joudutaan identifioimaan oikealle asiakkaalle ja vasta tämän jälkeen voidaan syöttää manuaalisesti laskun tiedot järjestelmään. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

12 Kuva 7: Sähköinen tiliote mahdollistaa pankkitilin tapahtumien koneellisen täsmäyttämisen kirjanpitoon. Kirjanpito Koska asiakkailla ei ollut juurikaan muuta tasetta kuin pankkitili ja ehkä myös pankkivelka, niin kirjanpito oli lähes valmis reskontran jälkeen. Tilitoimiston asiakkailla ei käytännössä katsoen ollut tasetta tai tase oli sama kuin pankkitili. Reskontrassa syötettyjen tietojen avulla ohjelmisto kykeni tuottamaan raportointivelvoitteiden mukaiset raportit PDFmuodossa ja raporttien tilinumeroiden avulla pystyi pureutumaan jokaisesta raportin erästä aina tositteisiin asti. Kuva 8: Kirjanpito on nopeaa, jos taseen hallinta ei työllistä. Jos ei huomioida yksittäisiä verokirjauksia ja täsmäyttämisiä, niin raportointivelvoitteiden mukaiset raportit ovat valmiit reskontran jälkeen. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

13 Case 3 Case -yritys numero kolme edustaa 5-10 henkeä työllistäviä tilitoimistoja. Tämä tilitoimisto poikkeaa muista tutkimuskohteista siten, että ostolaskujen skannausta ei juuri ole. Asiakas voi skannata laskut itse ja toimittaa PDF-tiedostomuodossa olevan skannaustiedoston tilitoimistolle esimerkiksi sähköpostin tai pilvipalvelun avulla. Vaihtoehtoisesti asiakkaalle tarjottiin tilitoimiston ohjelmistotoimittajan tarjoamaa skannauspalvelua, jonka kustannus laskutettiin suoraan asiakkaalta. Haastateltava kuitenkin korosti, että kaikkien asiakkaiden kanssa on kuitenkin tarkoitus ensisijaisesti käyttää verkkolaskua, koska se on molempien osapuolien kannalta kustannustehokkain. Reskontra Reskontra on verkkolaskujen myötä automatisoitunut, koska verkkolaskujen standardoitu tiedon merkintätapa mahdollistaa laskun koneellisen käsittelyn. Ohjelmisto pystyi tunnistamaan laskusta esimerkiksi toimittajan ja verokannan. Jos ohjelmisto ei kyennyt tunnistamaan esimerkiksi toimittajaa, niin se ohjasi laskun systemaattisesti yhdelle ja samalle tilille, joka oli ohjelmoitu vain ja ainoastaan näitä laskuja varten. Näin poikkeus saatiin muutettua systemaattiseksi toiminnoksi. Skannauspalvelun lähettämät laskut sisälsivät tiedoston, jonka kirjanpito-ohjelmisto kykeni lukemaan ja jonka tiedot ohjelmisto automaattisesti täytti tietuekenttiin. Kaikki tiedot jouduttiin kuitenkin tarkistamaan, koska skannauspalvelun lähettämät tiedot olivat silloin tällöin virheellisiä. Tämä johtui ilmeisesti siitä, että skannauspalvelun käyttämä tekniikka ei kyennyt lukemaan aina PDF-tiedoston merkkejä oikein. Asiakas pystyi lähettämään laskuja myös sähköpostilla. Nämä laskut työntekijä tallensi tietokoneen kovalevylle, josta tiedosto ladattiin kirjanpito-ohjelmistoon. Skannattujen laskujen käsittely oli verkkolaskuja työläämpää, koska laskun tiedot jouduttiin kirjoittamaan tietuekenttiin. Lisäksi verkkolaskujen rivikohtainen vienti ei ollut mahdollista ja näin ollen erittelyt jouduttiin muodostamaan manuaalisesti. Laskujen hyväksyntä tapahtui pilvipalvelun kautta mutta myös sähköpostitse voitiin tarvittaessa hakea varmistus. Kuva 9: Skannaus voidaan myös ulkoistaa mutta edes skannatun Kuva 9: Skannaus voidaan myös ulkoistaa, mutta edes skannatun laskun merkkejä tunnistava ohjelmisto ei kykene yhtä tehokkaaseen ja virheettömään prosessiin kuin verkkolasku. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

14 Kuva 10: Verkkolasku on tiliöitävissä automaattisesti. Hyväksyntä ja maksutoimeksianto voidaan järjestää pilvipalvelun kautta. Kirjanpito Kuten aikaisemmissakin case-yrityksissä on jo havaittu, kirjanpito on pitkälti valmis reskontravaiheen jälkeen. Jaksottamista ja poistoja voitiin tehdä, mutta nekin voitiin siirtää asiakkaan tehtäväksi pilvipalvelun avulla. Jaksotus voitiin asettaa tarvittaessa jo reskontravaiheessa. Haastateltavan mukaan tämä on erityisen kätevää isompien asiakkaiden kanssa, koska näillä on usein talousjohtaja tai vastaava, jolla on osaamista esimerkiksi verosuunnittelusta sekä oman yrityksen liiketoiminnasta. Verotilit täsmäytettiin tasaisin väliajoin verottajan tarjoaman web-palvelun avulla. Palvelusta pystyi näkemään asiakaskohtaiset verovelat ja -saamiset. Palkanlaskentaan liittyvät raportit saatiin myös kirjanpidon tiedoista. Myös tässä tapauksessa vakuutusyhtiöille tapahtuva raportointi oli työlästä web -lomakkeiden täyttämistä. Haastateltava kertoi, että oli käyttänyt ohjelmistoa, joka pystyi siirtämään tiedot sähköisinä tiedostoina vakuutusyhtiöille. Kuva 11: Pilvipalvelun käyttöliittymä mahdollistaa asiakkaan ammattitaidon hyödyntämisen ja tehokkaan informaation jakamisen. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

15 Kuva 12: Tilien täsmäyttäminen on nopea prosessi, kun kirjanpitoohjelmistossa on tehtävää varten asianmukainen ominaisuus, joka laskee täsmäytettävien tilien erotuksen. Case 4 Case-yritys numero neljä työllisti 20 henkilöä ja tehtävät olivat tiimikohtaisia. Tiimit olivat palkanlaskenta-, reskontra- ja kirjanpitotiimi. Konsultointi- ja kontrolleripalvelutiimin prosesseja ei kartoitettu. Vastuualueet olivat selkeät mutta tiimit tekivät myös yhteistyötä. Reskontra Reskontra on kirjanpidon vaihde, jossa yksittäisen liiketapahtuman tiedot syötetään kirjanpitoon ja kohdistetaan tileille. Reskontra käsitteli paperilaskuja, PDF-tiedostona tulleita asiakkaan skannaamia laskuja, verkkolaskuja ja käteisostojen kuitteja. Paperilaskut skannataan, jonka jälkeen ne ovat PDF -tiedostoina tilitoimiston verkkolevyllä. PDF-tiedostot saapuivat satunnaisilla skannerilaitteen antamilla tunnisteilla nimettynä verkkolevylle ja näin ollen jokainen PDF -tiedosto avattiin, jotta sen lasku voitiin identifioida. Itse identifioiminen tapahtui siirtämällä PDF -tiedosto hiiren raahausominaisuutta käyttäen kansioon, joka oli nimetty asiakkaan mukaan. Kun kaikki laskut oli identifioitu, ne siirrettiin yhdellä klikkauksella reskontraohjelmistoon. PDF -tiedostot, jotka tulivat suoraan asiakkaalta esimerkiksi sähköpostitse, siirrettiin suoraan reskontraohjelmistoon. PDF -muotoisten laskujen informaatio syötettiin käsin järjestelmään. Prosessia nopeutti se, että laskun kuva oli esillä tietuekenttien vieressä. Tässä vaiheessa syötettiin käytännössä kaikki kirjanpidollinen ja laskentatoimeen liittyvä tieto, kuten jaksotukset ja kustannuspaikkatieto. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

16 Kuva 13: Tiimien ammattitaitoa voidaan hyödyntää eri vaiheissa. Skannaaminen, skannatun tiedoston identifioiminen ja tietojen manuaalinen syöttäminen vaativat työvoimaa. Verkkolaskut olivat selkeästi nopeampia prosessoida kuin paperilaskut. Reskontraohjelmisto kykeni lukemaan laskun tiedot automaattisesti ja työntekijän tarvitsi ainoastaan tarkistaa arvolisäveron määrä ja sekin vain kaiken varalta. Verkkolaskujen heikko puoli oli haastateltavan mukaan ainoastaan se, että pankit eivät tue aina samoja verkkolaskuformaatteja ja näin ollen tietoa saattoi jäädä matkan varrelle. Lasku ja erityisesti sen maksu lähetettiin eteenpäin asiakkaalle hyväksyttäväksi. Hyväksyminen voitiin toteuttaa pilvipalvelua, sähköpostia tai jopa puhelinta hyödyntäen. Itse maksatukseen siirtäminen tapahtui automaattisesti, jos hyväksyminen tapahtui pilvipalvelua hyödyntäen. Muissa tapauksissa tilitoimisto lähetti maksun pankkiin. Kun maksutapahtuma oli suoritettu, tarvittavat kirjaukset tapahtuivat automaattisesti. Kuva 14: Verkkolasku mahdollistaa automaattisen tiliöinnin ja säästää skannaamiselta sekä manuaaliselta tiedon syöttämiseltä. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

17 Myyntilaskutus tilitoimistolla oli järjestetty asiakkaan tahtomalla tavalla. Laskutukseen tarvittavat tiedot järjestettiin eri tavoin kuten esimerkiksi sähköpostilla, mutta tilitoimisto tarjosi asiakkaalle myös tilitoimiston järjestelmiin yhteydessä olevaa laskutusohjelmistoa. Kuva 15: Myyntilaskutuksessa joudutaan huomioimaan kirjanpidon vaatima tieto niin saatavan kuin maksunkin osalta. Kirjanpitoprosessi Tutkimuskohteen kirjanpitoprosessi oli kirjanpitäjän ammattitaitoon nojautuva prosessikokonaisuus, jossa ohjelmistolla oli tukeva rooli. Automatisointi näkyi lähinnä prosessien muodostamisessa. Tilien täsmäyttäminen sekä raporttien muodostaminen oli organisoitu ja automatisoitu. Täsmäyttämisessä kirjanpito-ohjelmisto kykeni muodostamaan raportteja suoraan laskentataulukkoon ja näin täsmäytettävien tilien erotuksen laskeminen oli nopeaa. Raportoinnissa ja erilaisten kaavakkeiden muodostamisessa hyödynnettiin ohjelmoituja taulukkolaskentaohjelmia, jolloin haluttu raportti tai esimerkiksi tilien täsmäyttämisessä tarvittava kaavake valmistuivat kirjanpidon tiedoista yhdellä klikkauksella. Kirjanpitäjän vastuulle jäi tarkistuksia ja manuaalista tiedonsyöttöä vaativat tehtävät. Kirjanpidossa havaittu virhe on kirjanpitäjän mukaan syntynyt jo reskontraa tehtäessä ja näin ollen kirjanpitovaihe toimii ikään kuin laatua kontrolloivana prosessina. Lisäksi mainittiin, että kaikkea manuaalista tiedonsyöttämistä ei saada pois tietoa vastaanottavasta tahosta johtuen. Esimerkiksi vakuutusyhtiöiden web-lomakkeet ovat työläitä käyttää, koska ne vaativat kirjautumisen sivustolle ja tiedon syöttäminen lomakkeen tietuekenttiin tapahtuu manuaalisesti. Kuva 16: Kirjanpitoon voidaan tehdä kirjauksia myös suoraan. Kirjanpidossa on useita eri toimenpiteitä, jotka liittyvät taseen hallintaan ja verosuunnitteluun. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

18 Case 5 Viides case -yritys edustaa yli 25 henkilöä työllistäviä tilitoimistoja. Asiakkaita on yli tuhat kappaletta ja niiden koko vaihtelee yhden miehen konsulttipalvelusta jopa tuhat henkeä työllistäviin yhtiöihin. Taloushallinto-ohjelmisto on kehitetty itse ja yhtiöllä on oma IT -osasto, joka pystyi muokkaamaan ohjelmistoa ja kehittämään ohjelmistoa muuttuvien tarpeiden mukaan. Yritys tarjoaa johdon raportointia reaaliajassa. Raportointia voidaan tehdä pilvipalvelun ja tekstiviestin avulla ja palveluina myytiin kontrolleri- ja talousjohtamispalveluja. Kirjanpidon tulee olla joka päivä ajan tasalla. Reskontra Tilitoimistolla oli oma skannauskeskus. Kirjeet avattiin koneellisesti ja skannattiin asiakaskohtaisesti. Siirto tietokoneen verkkolevyltä pilvipalveluna toimivaan kirjanpito-ohjelmistoon tapahtui valitsemalla asiakas listasta ja painamalla enter. Kaikki tiedostot siirtyivät kirjanpito-ohjelmistoon yhdellä tiedonsiirrolla. PDF -tiedostomuodossa olevat laskut käsiteltiin automaattisesti ohjelmistolla, joka pystyi tunnistamaan tiedostosta tekstin ja siirtämään sen reskontraohjelmiston tietuekenttiin. Ohjelmiston tulkitsemassa tekstissä saattoi olla kuitenkin virheellisyyksiä ja näin ollen reskontrassa kaikki tiedot tarkistettiin. Kuva 17: Koneellinen kirjekuorien avaaminen ja laskujen käsittelyyn suunniteltu prosessikokonaisuus auttavat käsittelemään useita laskuja kerralla. Reskontravaiheessa kaikki liiketapahtumaan liittyvä tieto syötettiin tai tarkistettiin. Kaikkea informaatiota, kuten kustannuslaskentaan liittyviä tietoja, ei välttämättä tarvinnut lisätä laskun tietojen lisäämisen yhteydessä, sillä laskun maksu ja sisältö lähetettiin hyväksytettäväksi pilvipalvelun kautta asiakkaalle. Hyväksynnän yhteydessä asiakas pystyi liittämään mukaan kommentin esimerkiksi kustannuspaikkaa varten, jotka kirjanpitäjä lisää ennen lopullista kirjausta. Näin jokainen kirjaus käytiin läpi periaatteessa kolme kertaa; Laskun tietojen syöttäminen, sisällön hyväksyntä, maksun hyväksyntä ja tarkistus sekä lisäykset ennen kirjausta. Verkkolaskujen tiliöinti tapahtui automaattisesti eli muuten samalla tavalla, mutta laskujen tietojen kirjaamista ja tarkistamista ei ollut yhtä paljon. Muiden tutkimuskohteiden tavoin myös tämä ohjelmisto pystyi automaattiseen tiliöintiin. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

19 Kuva 18: Skannatun tiedoston merkkejä tunnistava ohjelmisto vähentää manuaalisen tiedonsyöttämisen tarvetta mutta vaatii oikeellisuuden tarkistamisen. Kuva 19: Verkkolaskun käsittely voidaan automatisoida. Kommentointiominaisuus lisää asiakkaan mahdollisuuksia vaikuttaa kirjaukseen. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

20 Kirjanpito Tehtävät kuten jaksotukset, poistot sekä muut tasetta ja tulosta muuttavat kirjaukset tehtiin manuaalisesti. Tilien täsmäyttämistä varten ohjelmistossa oli näkymä, jossa täsmäytettävien tilien erotus oli näkyvissä ja näin ollen täsmäytys oli nopea prosessi. Verotilit täsmäytettiin verohallinnon tarjoaman palvelun kautta. Viranomaisraportointiin vaadittavat raportit valmistuivat automaattisesti kirjanpito-ohjelmiston tietojen pohjalta. Vakuutusyhtiöille tehtävä raportointi jouduttiin tässäkin tapauksessa suorittamaan vakuutusyhtiöiden web -lomakkeita täyttämällä, koska vakuutusyhtiöt eivät ole olleet yhteistyökykyisiä tehokkaamman tiedon siirron mahdollistamisessa. Johdon raportointi, myyntilaskutus ja pankkitilien valvonta järjestettiin asiakkaalle pilvipalvelun kautta. Myös tämä perustui itse kehitettyyn ohjelmistoon. Tarvittaessa esimerkiksi myyntilaskutuksen tarvitsemaa informaatiota voitiin hakea asiakkaan järjestelmistä, koska tilitoimisto kykeni rakentamaan liittymärajapintoja asiakkaan ohjelmiston ja tilitoimiston ohjelmiston välille. Kuva 20: Kirjanpito on vahvasti ammattitaitoa hyödyntävä prosessi, jossa kirjanpitäjä suorittaa yksittäisiä tehtäviä, eikä niinkään toistuvaa manuaalista tiedon syöttämistä tai muokkaamista. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

21 Yhteenveto havainnoista Päällimmäinen huomio on työnmäärän vähäisyys, jos asiakas käyttää verkkolaskua. Toisaalta esimerkiksi vakuutusyhtiöille tapahtuva raportointi tapahtui web -lomakkeita täyttämällä, mikä oli työläs manuaalinen prosessi. Kirjanpito-ohjelmisto ei voinut auttaa, jos tiedon vastaanottaja ei antanut tähän mahdollisuutta. Tästä voidaan päätellä, että tilitoimiston prosessien tehokkuus määräytyy pitkälti siitä, missä muodossa tietoa toimittava tai vastaanottava taho haluaa tiedon toimittaa tai vastaanottaa. Aiheutuvat kustannukset sekä paperilaskujen käsittelyn tehottomuudesta, että työläästä raportoinnista vakuutusyhtiöille, maksaa lopulta tilitoimiston asiakasyritys. Tilitoimistojen erot johtuvat asiakkaista tai osaamisesta Teknologian tehokkuudessa ei ollut tilitoimistojen välillä suuria eroja. Suurin ero oli sidosryhmien teknologian kehittämisessä tai teknologisten vaihtoehtojen tarjoamisessa asiakkaille. Raporttien muodostamisessa isojen ja pienten tilitoimistojen välillä oli se ero, että isot tilitoimistot pystyivät itse kehittämään raportointipohjia automaattista raportin muodostamista varten. Toisin sanoen pienet tilitoimistot vaikuttavat olevan enemmän riippuvaisia ohjelmistotoimittajan kyvystä lisätä automatiikkaa. Isoin tilitoimisto kykeni liittämään asiakkaan järjestelmän tilitoimiston ohjelmistoon niin, että myyntilaskutukseen tarvittavat tiedot voitiin hakea sieltä. Toiseksi isoin tilitoimisto ohjelmoi itse SQL -tietokantoja ja näitä hyödyntäviä laskentataulukoita ja kykeni näin ollen vastaamaan tehokkaasti erilaisiin vaatimuksiin. Erot eivät siis synny siinä, kuka osaa rakentaa parhaimman ohjelmiston tai kenellä on paras ohjelmisto. Erot syntyvät teknologian käyttämisessä ja hyödyntämisessä. Isot tilitoimistot osasivat itse paremmin muokata ja vaikuttaa käyttämäänsä teknologiaan. Pienillä tilitoimistoilla asiakkaat olivat pääasiassa pieniä yrityksiä, joiden johtaminen ei vaatinut ilmeisesti tiukkaa talousohjausta, sillä tilitoimisto tuotti vain lain vaatiman kirjanpidon ja maksoi laskut. Toisaalta nämä käytännöllisesti katsoen taseettomat asiakkaat olivat myös kustannustehokkaita, sillä kirjanpito valmistui reskontran myötä ja verkkolaskujen yleistyessä reskontrasta poistuu kaikki tietojen manuaalinen syöttäminen, jopa kustannuspaikkaa ja jaksotusta myöten, mikäli se siirretään asiakkaalle laskun hyväksynnän yhteydessä. Paperilaskujen käsittely Paperilaskujen skannaaminen on edelleen arkipäivää. Tilitoimisto, joka käytti ulkopuolista skannauspalvelua, joutui hyväksymään 2-4 päivää hitaamman laskukierron näiden laskujen osalta. Pienet tilitoimistot käyttivät tietokoneen hiirtä tai skannerin kosketusnäytön näppäimistöä jokaisen skannaustiedoston siirtämisessä tai nimeämisessä. Lisäksi laskut avattiin yksi kerrallaan. Isoin tilitoimisto avasi laskut kerralla koneellisesti ja tarvitsi hiirtä vain kerran per asiakas, eikä per lasku. Voidaan esittää, että tiedostojen hallinnassa ja käsittelykäytännöissä on eroja, vaikkakin erot eivät ole välttämättä kilpailullisesti merkityksellisiä. Yhteistoimintaongelmat rajoittavat prosessitehokkuutta Tilitoimistojen prosessikartoituksen havainnot kategorisoituvat seuraavasti: Prosessointiosaaminen 1. Asiantuntijuus Raportointivelvollisuudet Kirjanpito ja verotus Kustannuslaskenta ja budjetointi Raporttien muodostaminen Yhteistoimintaosaaminen 2. Yhteistoimintakyky tiedon vastaanottamisessa Mitä asiakas haluaa? Miten asiakkaaseen voidaan vaikuttaa? Mitä keinoja yhteistoiminnan toteuttamiseksi tiedetään? 3. Tiedon prosessointi Miten prosessit vastaavat informaatiotarpeisiin? Kuka tietoa prosessoi ja miten tietotaitoa hyödynnetään? 4. Yhteistoimintakyky tiedon luovuttamisessa Mitä asiakas haluaa? Miten vastaanottajaan voidaan vaikuttaa? Mitä keinoja yhteistoiminnan toteuttamiseksi tiedetään? Taulukko 1: Viitekehys kokoaa keskeisimmät resurssit tilitoimiston liiketoiminnassa havaintojen pohjalta. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

22 Ammattitaito rajoittaa luonnollisesti sitä, mitä voidaan tehdä. Prosessikartoituksen yhteydessä ei varsinaisesti mitattu ammattitaitoa, mutta alan työehtosopimus ja tiimijako viittaavat siihen, että tilitoimistoissa on erilaisella taloushallintokokemuksella työskenteleviä ihmisiä ja erilaista osaamista vaativia tehtäviä. Manuaalisen tietojen siirtämisen vähentyessä henkilöstöresursseja voidaan kohdistaa asiantuntijuutta ja ajattelutyötä vaativiin tehtäviin nykyistä enemmän mutta vain, jos henkilöstöllä on siihen tarvittavat valmiudet. Tietotaito voi olla rajoite liiketoiminnalle ja sen kehitys voi korreloitua tulokseen. Tästä syystä prosessikartoituksen lisäksi toteutettiin kysely, jossa selvitettiin tilitoimistojen näkemystä asiaan laajemmin. Kyselyn tuloksista lisää osassa II. Verkkolaskut kuvastavat hyvin tilitoimiston prosessien tehokkuuden riippuvuutta tiedon toimittajan yhteistyökyvystä. Verkkolaskut eivät vaadi manuaalista tietojen syöttämistä ja mahdollistivat jopa koko reskontravaiheen automatisoimisen. Prosessikartoituksen tulosten perusteella voidaan esittää, että tiedon toimittajan kyky tehdä yhteistyötä määrittelee tilitoimiston prosessitason tehokkuutta. Laajemmassa otannassa voi kuitenkin olla niin, että tietoa toimittava taho olisi valmis yhteistyöhön, mutta tilitoimisto ei kykene tarjoamaan nykyistä tehokkaampaa teknologiaa. Tiedon prosessointi oli tilitoimistoissa hyvin samalla tasolla, jos ei huomioida eroja verkkolaskujen määrässä. Manuaalisella tietojen syöttämisellä on kaksitahoinen vaikutus tilitoimistojen prosesseihin, koska se hidastaa prosessia ja lisää epäsystemaattisen virheiden mahdollisuutta. Näiden lisäksi ohjelman tuoma lisäarvo oli ohjelmistojen kyky siirtää tieto sinne, missä ammattitaito oli. Esimerkiksi jaksotusten suunnittelu voitiin siirtää asiakkaalle tehokkaasti pilvipalvelun avulla. Lisäksi ohjelmistot ilmoittivat virheellisistä tai epätavallisista tai puuttuvista tiedoista. Jos tilitoimiston sidosryhmät omaksuvat uusimman teknologian, niin tilitoimiston sisäisissä prosesseissa ei käytännössä ole manuaalista tietojen syöttämistä ja näin tiedon prosessoinnin nopeus ja laatu rajoittuvat työntekijän ammattitaitoon. Ohjelmiston merkitys tulee kasvamaan enemmänkin siinä, miten se mahdollistaa työntekijän ammattitaidon kehittämisen ja hyödyntämisen. Manuaalisen työn poistuminen lienee konkreettisin ja näkyvin esimerkki siitä, kuinka teknologia auttaa työntekijöitä käyttämään aikansa haastavampiin tehtäviin. Ohjelmistolta tullaan myös vaatimaan joustavuutta, sillä mitä nopeammin informaatiotarve saadaan osaksi prosessia, sitä tehokkaammin tämä informaatiotarve saadaan tyydytettyä tehokkaasti. Esimerkiksi yksi case-yrityksistä ohjelmoi laskentataulukot ja tietokannat itse niin, että raportit voitiin tuottaa automaattisesti. Näin tilitoimiston kontrolleri- ja liiketoimintaa tukeva osaaminen siirtyi tehokkaasti osaksi kirjanpitäjän arkea ja automatisoitua kirjanpitoprosessia. Sidosryhmien kuten vakuutusyhtiöiden ja viranomaisten yhteistoimintakyky vaikutti myös tilitoimiston prosessitason tehokkuuteen. Web-lomakkeet ja se, että tilitoimisto ohjattiin luovuttamaan tietonsa keinoilla, jotka eivät mahdollistaneet automaattisen tiedonsiirron kehittämistä, rajoittivat tilitoimiston prosessitason tehokkuutta ja lisäsivät epäsystemaattisen inhimillisen virheen mahdollisuutta. On kuitenkin mahdollista, että vaikka tietoa vastaanottavat osapuolet olisivat halukkaita yhteistyöhön, niin tilitoimisto ei kykenisi tarjoamaan tehokkaampaa tapaa harjoittaa yhteistyötä. Tämän vuoksi tutkimuksen kyselyssä kartoitettiin tilitoimistojen valmiuksia kehittää prosesseja, joissa tietoa siirretään tilitoimistosta muualle. On olemassa kuitenkin esimerkkejä siitä, kuinka nämä tiedonsiirrot on saatu automatisoitua. Kyselystä ja esimerkeistä lisää osassa II. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

23 2. Kysely Tutkimuksen osana toteutettiin kysely, jotta tutkimuksen havaintoja ja merkitystä voitaisiin arvioida. Kyselyn tavoitteena oli tutkia, esiintyykö prosessikartoituksesta saatuja havaintoja myös muissa tilitoimistoissa. Kysely suoritettiin 300 tilitoimistolle ja vastausprosentiksi saatiin 10 prosenttia. Kysely suoritettiin Internetin kautta Webropol -kyselytyökalulla. Vähäisestä vastauksien määrästä huolimatta kyselyn tulokset viittaavat siihen, että prosessikartoituksen havainnot ja päätelmät voidaan yleistää. Tutkimuksen kysymyksissä kuvattiin tilannetta, jossa nykyinen käytäntö muuttuisi. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että vakuutusyhtiö pyytää tilitoimistoa järjestämään tiedonsiirron niin kuin tilitoimisto haluaa. Yhteistoimintaa voidaan harjoittaa usealla eri tavalla mutta tilanteen muutoksen seuraukset on arvioitavissa etukäteen, sillä tilitoimiston omistajien voidaan olettaa toimivan rationaalisesti omien intressien ja tietämyksen mukaisesti. On mahdollista, että tilitoimisto ei muuttaisi nykyistä käytäntöä eli ei tapahtuisi mitään ja tämän vuoksi vastaajille annettiin mahdollisuus vastata ei mitään. Jos tilitoimisto kuitenkin tekee jotakin, niin oletettavasti se valitsee sellaisen vaihtoehdon, joka ei huononna nykyistä tilannetta eli vastausvaihtoehtoja, joissa investoinnin tuotto on pienempi kuin kustannukset, ei annettu. Löydettiin kolme rationaalista vaihtoehtoa, jotka rationaalisesti käyttäytyvä tilitoimisto saattaisi toteuttaa. Tilitoimisto voi valita vaihtoehdon, joka parantaa yhteistyön tehokkuutta, mutta jonka seuraukset eivät välttämättä näy tilitoimiston verotettavassa tuloksessa tai kasvussa. Tällainen vaihtoehto voi olla esimerkiksi maineeseen tai työntekijöiden tyytyväisyyteen vaikuttava muutos tai muutos, jossa investoinnin kustannukset ovat yhtä suuret kuin tuotot. Jäljelle jäävät vaihtoehdot ovat niitä, jotka kuuluvat investoinnin tuottoa parantaviin parametreihin eli liikevaihtoon ja/tai katteeseen. Tällaisia vaihtoehtoja ovat esimerkiksi julkisen tahon tarjoamat palvelut, joissa muutoksesta johtuvat kustannukset siirtyvät kolmannelle osapuolelle. Vastausvaihtoehto: Ei mitään Verotettava tulos paranee Liikevaihdon kasvaminen nykyistä nopeammin Te h o k k u u d e n parantuminen Vastauksen logiikka: Muutosvaihtoehdot, joissa investoinnin tuotto > investoinnin kustannukset Muutosvaihtoehdot, joissa investoinnin tuotto Investoinnin kustannukset Muutosvaihtoehdot, joissa investoinnin tuotto Investoinnin kustannukset (Kaikki kategoriat + ei mitattavat hyödyt) > Investoinnin kustannukset Taulukko 2: Kyselyssä tilitoimiston oletetaan valitsevan mahdollinen ja tuottavuudeltaan paras vaihtoehto. Kyselyssä annetut vaihtoehdot voivat olla yhtä aikaa mahdollisia, joten vastaajille annettiin mahdollisuus valita useampi vaihtoehto. Kyselyn tavoitteen kannalta olennaista oli saavuttaa varmuus siitä, että onko jollakin muutoksella tai asialla liiketoiminnallista merkitystä. Jos vastanneista kaikki tai lähes kaikki olisivat valinneet ei mitään - vaihtoehdon, niin tällöin olisi syytä kyseenalaistaa oletuksen tai muutoksen merkitys tilitoimistojen liiketoiminnan kannalta. Antamalla vastaajille konkreettiset vaihtoehdot varmistuttiin siitä, että vastaajat sekä kyselyn tutkimuksen lukija ymmärtävät samalla tavalla sen, mikä on merkityksellistä liiketoiminnalle. Koska kyselyyn vastaajat olivat taloushallinnon ammattilaisia, niin voitiin olettaa, että heillä on hyvä käsitys siitä, mikä on verotettava tulos ja mikä on liikevaihto. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

24 Kilpailuedut Kyselyn tulokset viittaavat siihen, että datan kerääminen sekä tiedon jalostaminen ja jakaminen vaikuttavat tilitoimiston kannattavuuteen tai kasvuun. Yrityksen arvo on riippuvainen investoinnin tuottoasteesta ja/tai liiketoiminnan kasvusta (Koller, Goedhart and Wessels s.40-41). Yhteistoimintakyky Prosessikartoituksessa ilmeni, että manuaalinen tietojen syöttäminen ja muokkaaminen vähenee, jos tilitoimiston sidosryhmät omaksuvat teknologiset innovaatiot kuten verkkolaskun. Tilitoimistoilla ei kuitenkaan välttämättä ole kykyä kehittää yhteistoimintaa tai tilitoimistolla ei ole intressiä kehittää yhteistoimintaa. Tämän vuoksi kyselyssä selvitettiin: Kysymys 1 Jos tietoa ja dataa toimittavat tahot (esimerkiksi asiakas tai verkkolaskuoperaattori tai toiminnanohjausjärjestelmän toimittaja) saapuisivat teidän luoksenne ja sanoisivat, että järjestetään tiedon siirtäminen (esimerkiksi verkkolaskut, paperilaskut, skannaustiedostot) tilitoimistonne suosituksen mukaan, niin mitä tästä muutoksesta seuraisi? Kyselyyn vastanneista noin 66 prosenttia koki, että he voisivat kyselyssä kuvatun seurauksen perusteella: tehostaa yhteistoimintaa ja/tai parantaa oman tilitoimiston verotettavaa tulosta ja/ tai kasvattaa liikevaihtoa nykyistä nopeammin. Toisin sanoen voidaan väittää tilitoimistojen tietävän tehokkaampia tapoja harjoittaa yhteistyötä sidosryhmien kanssa. Yhtälailla voidaan todeta, että kaikki tilitoimistot eivät kykene nykyisellä tietotaitotasolla kehittämään yhteistyön tehokkuutta tietoa toimittavien tahojen kanssa. Toisin sanoen osaaminen yhteistoiminnan kehittämisessä tietoa toimittavien asiakkaiden kanssa voi olla kilpailuetu, koska tätä kykyä ei ole kaikilla tilitoimistolla ja tämä kyky parantaa prosessitason tehokkuutta niin paljon, että tilitoimiston tuottavuus omistajille ja sidosryhmille paranee. Mahdollisuudet harjoittaa teknologisesti kehittynyttä yhteistoimintaa tietoa vastaanottavien tahojen kanssa rajoitti prosessikartoituksessa mukana olleiden tilitoimistojen tehokkuutta. On kuitenkin mahdollista, että on olemassa tilitoimistoja, jotka eivät kykenisi kehittämään yhteistoimintaa, vaikka tähän mahdollisuus olisikin. Tämän vuoksi kyselyssä kysyttiin: raportit, lomakkeet, tiedostot) tilitoimistonne suosituksen mukaan, niin mitä tästä muutoksesta seuraisi? Kyselyyn vastanneista 55 prosenttia koki, että he voisivat kyselyssä kuvatun muutoksen seurauksen perusteella: tehostaa yhteistoimintaa ja/tai parantaa oman tilitoimiston verotettavaa tulosta ja/ tai kasvattaa liikevaihtoa nykyistä nopeammin. Voidaan todeta, että tilitoimistot tietävät tehokkaampia keinoja harjoittaa yhteistyötä tietoa vastaanottavien sidosryhmien kanssa. Tilitoimiston prosessitason tehokkuutta parantavana seikkana yhteistoimintakyky tietoa vastaan ottavien tahojen kanssa on kilpailuetu. Kysymyksen asettelusta johtuen ne tilitoimistot, jotka eivät nähneet muutoksella olevan seurauksia, ovat jo voineet saavuttaa yhteistyössä tason, jossa investoinnin tuottoa parantavia muutoksia ei voida enää saavuttaa ja silti yhteistyötä voidaan harjoittaa tehokkaammin kuin muuta vastanneet tilitoimistot. Jos tämä olisi totta, niin silloinkin päätelmä, että yhteistoimintakyky sidosryhmien kanssa on saavutettavissa oleva kilpailuetu, on edelleen totta, koska samantasoista yhteistoimintakykyä ei olisi kaikilla. Tutkimuksessa havaittiin, että esimerkiksi eläke- ja tapaturmavakuutusyhtiöt, vaativat tiedon siirtämistä web -lomakkeiden kautta, mikä lisää tilitoimiston manuaalisen tietojen syöttämisen määrää. Tutkimuksen aikana kuitenkin selvisi, että on olemassa ainakin yksi käytössä oleva teknologinen menetelmä, joka mahdollistaa tiedon siirtämisen sähköisinä tietueina suoraan tilitoimiston ohjelmistosta vakuutusyhtiölle. Tämä poikkeus osoittaa sen, että teknologian kehittymättömyys ei ole este tehokkaammalle yhteistoiminnalle, vaan pikemminkin osapuolien neuvotteluasema tai neuvottelevien osapuolien tietotaito teknologisista mahdollisuuksista. Tiedonsiirron kustannukset ovat olleet myös akateemisen maailman mielenkiinnonkohteena. Ongelmaa käsittelevä teoria Transaction Cost Economics (TCE) selittää kustannusta, joka syntyy tiedon ylittäessä organisaation tai systeemin rajapinnan. Kyseinen teoria tukee tässä tutkimuksessa esille tullutta käsitystä siitä, että nimenomaan systeemi- ja organisaatiorajapinnat aiheuttavat kustannuksia tiedon siirtämisessä (Williamson 2007). Kysymys 2 Jos tietoa ja raportteja vastaanottavat tahot (esimerkiksi verottaja, vakuutusyhtiöt, asiakas jne) saapuisivat luoksenne ja sanoisivat, että järjestetään tiedon siirtäminen (esimerkiksi TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

25 Prosessointikyky Prosessikartoituksessa havaittiin tilitoimistoissa olevan eri valmiuksia vaativia työtehtäviä. On mahdollista, että automatiikka vähentää työvoiman tarvetta tehtävissä, jossa manuaalisella tiedon syöttämisellä on iso rooli. Näin ollen henkilöstöresursseja voidaan siirtää enemmän ajattelutyötä vaativiin työtehtäviin, mutta vain jos tilitoimistojen henkilöstöllä on tarvittavat valmiudet. Yhtälailla huomattiin, että on olemassa tilitoimistoja, joiden kaikki asiakkaat ovat pieniä. Toisin sanoen asiakaskunnassa ei jostakin syystä ole isoja kokoeroja pienten tilitoimistojen kohdalla. Tämä voi johtua siitä, että tilitoimisto ei halua isoja asiakkaita tai tilitoimisto ei pysty palvelemaan isoja asiakkaita. Tämä voi viitata siihen, että tilitoimistossa ei ole tarpeeksi tietotaitoa tai tilitoimisto ei kykene hankkimaan informaatiota niin paljoa, että tarvittavat palvelut voitaisiin tuottaa. Tästä johtuen ei voida välttämättä esittää, että tilitoimiston tulosta rajoittaa tietotaito, koska tilitoimistolla ei välttämättä ole tarvittavaa informaatiota tietotaidon hyväksi käyttämiseksi. Kyselyyn vastaajille annettiin edellisten lisäksi mahdollisuus valita seurauksia, jotka he kokivat todennäköisiksi veroasiantuntijuuden ja liikkeenjohtotaitojen lisääntyessä. Kyselyssä selvitettiin asiaa kysymyksellä: Kysymys 3 Jos tilitoimistonne nykyisten työntekijöiden tiedot ja taidot muuttuisivat kokeneen liikkeenjohdon konsultin tai verokonsultin tasolle, niin mitä tästä muutoksesta seuraisi? Tutkimus osoittaa, että asiantuntijuus on tilitoimistojen mukaan jo tällä hetkellä rajoittava tekijä tilitoimiston liiketoiminnassa. Noin 55 prosenttia vastaajista kokee asiantuntijuuden puutteen rajoittavan liikkeenjohdon ja verokonsultointipalvelujen tuottamista. Toisin sanoen on tilitoimistoja, jotka eivät hyödynnä kaikkea sitä lisäarvoa, jota tilitoimiston informaatio voisi asiakkaalle tuottaa tai vaihtoehtoisesti he luovuttavat tämän lisäarvon kompensaatiota vastaan tai ilmaiseksi. Kyselyn tulosten perusteella voidaan todeta, että kaikilla tilitoimistoilla ei ole tietotaitoa tuottaa verokonsultointitai liikkeenjohdonkonsultointipalvelua, vaikka palvelujen tuottamiseen tarvittava informaatio olisikin saatavilla. Tämä informaatio siirtyy nyt jollakin tavalla sinne, missä tarvittava tietotaito on tai sitten informaatiota ei yksinkertaisesti käytetä. Se, että on olemassa tilitoimistoja, jotka eivät tarvitse konsultointiosaamista, ilmentää tosiseikkaa, että tilitoimiston ei välttämättä tarvitse omata konsultointihenkilöstöä. Pikemminkin tilitoimiston kilpailukyvylle on turmiollisempaa, jos se ei pysty toimittamaan informaatiota sinne, missä tietoa hyödyntävä tietotaito on. Näin ollen voidaan päätellä, että tilitoimiston kilpailukyky on riippuvainen siitä, kuinka paljon sillä on tietoa tarvitsevia tahoja, ei siitä kuinka paljon sillä on henkilöstössä konsultteja. Päätelmä, että tilitoimiston liiketoiminta on datan jalostamista informaatioksi, eikä niinkään palveluksi, saa tukea seuraavan kysymyksen vastauksista: Kuva 21: Tilitoimistot kokevat, että tilitoimiston tuottamasta kirjanpidosta voisi saada nykyistä enemmän informaatiota. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana

26 Kysymys 4 Jos nykyistä useampi taho tarvitsisi tuottamaanne kirjanpitoa ja muuta asiakkaan liiketoimintaan liittyvää informaatiota, niin mitä tämän muutoksen seurauksena tapahtuisi? Kysymykseen vastanneet henkilöt valitsivat 62 prosenttia todennäköisemmin liiketoimintaan vaikuttavan vastausvaihtoehdon kuin liiketoiminnan kannalta merkityksettömän vaihtoehdon. Vastausvaihtoehdoista verotettavan tuloksen paraneminen ja liikevaihdon nykyistä nopeampi kasvaminen kuvastivat liiketoiminnallista merkityksellisyyttä. Vaihtoehto ei mitään kuvasti muutoksen vähäistä merkitystä. Tulokset viittaavat siihen, että ainakin osa tilitoimistoista kokee kykenevänsä hinnoittelemaan informaation kysynnän mukaan. Informaation siirtäminen sinne, missä tietotaito on, liittyy suoraan tilitoimistoliiketoiminnan kilpailukykyyn. Konsulttipalvelujen tuottaminen ei ole välttämätöntä, jos tilitoimisto on paras informaation tuottamisessa ja kustannustehokkaassa jakamisessa. Asia voidaan myös muotoilla niin, että tehoton tilitoimistotoiminta voi syödä hyvän konsulttitoimiston tulosta. Tälle antaa vahvistusta prosessikartoituksen havainto, jossa jaksotusta ja budjetointia koskevat tehtävät siirrettiin pilvipalvelun avulla tehokkaasti asiakasyrityksen talousjohtajalle ja näin tilitoimisto pystyi keskittymään siihen, missä se on paras eli kirjanpidon tuottamiseen. Toisaalta tilitoimisto mahdollisti talousjohtajan ammattitaidon hyödyntämisen laadukkaalla tehokkaasti jaetulla informaatiolla. Nykyiset teknologiat poistavat manuaalisen tietojen syöttämisen sitä mukaa kuin tilitoimistojen sidosryhmät omaksuvat ne. Prosessikartoituksen aikana havaittiin, että kirjanpidossa ja raporttien muodostamisessa ei ole paljoa havainnoitavaa, koska ohjelmisto teki tarvittavat asiat yhdellä napin painalluksella. Verkkolasku auttoi automatisoimaan reskontran. On luonnollista, että taloushallinto-ohjelmistojen välinen kilpailu vapauttaa tilitoimiston resursseja myös muilla keinoilla, kuin automatisoimalla tiedon siirtoa. Prosessikartoituksessa havaittiin, kuinka täsmäytys on automatisoitua tai kuinka ohjelmisto varoitti epätavallisesta luvusta tai puuttuvasta tiedosta. Nämä kaikki auttavat työntekijää suoriutumaan työstään paremmin eli olemaan ammattitaitoisempi. Tästä voidaan päätellä, että tilitoimistojen sisäisissä prosesseissa tehokkuutta haetaan siitä, että tilitoimiston työntekijä pystyy tekemään yhä vaativampia tehtäviä teknologian kohentaessa hänen ammattitaitoaan tai että vaativien tehtävien vaativuus vähenee teknologian myötä. Kyselyssä selvitettiin asiaa kysymällä: Kysymys 5 Jos käyttämänne ohjelmistot olisivat tehokkaampia tai näissä olisi enemmän ominaisuuksia, niin mitä tämän muutoksen seurauksena tapahtuisi? Kysymykseen vastanneista noin 80 prosenttia koki seuraavien tapahtumien olevan todennäköisiä: Tilitoimistomme liikevaihto kasvaisi ja/tai; Tilitoimistomme verotettava tulos kasvaisi ja/tai; Työntekijöidemme tuottavuus paranisi. Näistä vaihtoehdoista Työntekijöidemme tuottavuus paranisi valittiin todennäköisimmin. Kysymykseen vastanneista 69 prosenttia valitsi kyseisen vaihtoehdon. Ohjelmistot siis antavat keinoja harjoittaa tehokkaampaa yhteistoimintaa sidosryhmien kanssa, mutta myös lisäävät ominaisuuksillaan yksittäisen työntekijän tuottavuutta. Vain 20 prosenttia koki mahdollisena, että muutoksella ei olisi vaikutusta tilitoimiston liiketoimintaan. Tilitoimiston kilpailuedun voidaan sanoa rakentuvan tiedon prosessoinnin laadun ja tehokkuuden varaan. Nämä rajoittuvat tällä hetkellä sidosryhmäyhteistoiminnan edistyksellisyyteen. Prosessikartoituksen havainnot olivat pitkälti oikeita ja tilitoimistolle merkityksellisiä. Kustannukset Tilitoimisto muistuttaa prosessiteollisuutta, jossa rakennetaan tehokas ja automatisoitu prosessi, joka on luotettava, nopea ja kustannustehokas. Asiakkaan liiketoiminnan tunteminen ja lainsäädännöntuntemus ovat tärkeitä elementtejä tilitoimistossa, jotta tiedetään, mikä informaatio on merkityksellistä. Prosessikartoitus ja kysely osoittivat kuitenkin, että varsinainen konsultointi ei ole edellytys tilitoimiston olemassaololle. Prosessoinnin kustannukset Informaatiotarpeiden tunnistaminen on tilitoimistolle tärkeää. Tilitoimiston tulee olla luotettava, nopea ja kustannustehokas informaation prosessoija, jotta taho, jolla tietotaito on, voisi käyttää sitä kannattavasti informaation lähteenään riippumatta siitä, onko tietotaito tilitoimiston seinien sisäpuolella vai ei. Vaikka asiantuntijapalvelujen ei tarvitse välttämättä suoranaisesti kuulua tilitoimiston tuoteportfolioon, niin ovat ne silti merkityksellisiä tilitoimiston liiketoiminnalle. Kaikki tahot, jotka tarvitsevat tilitoimistoa viestivät myös informaation tarpeesta. Näin tilitoimisto tietää, mitä dataa sen tulee kerätä ja mitä informaatiota tuottaa. Asia toimii myös toisinpäin. Mitä kustannustehokkaammin tilitoimisto kerää dataa, jalostaa sitä informaatioksi ja toimittaa sitä eteenpäin, niin sitä useampi taho kykenee käyttämään sitä kannattavasti informaation lähteenä. Tilitoimisto on siis sitä tarpeellisempi asiakkailleen, mitä useampi taho ja ihminen käyttävät sitä informaation lähteenä. Kautta aikain tilitoimisto on ollut tehokkain informaation lähde verottajalle. Liiketoimintaa harjoittavan on kannattanut ostaa verottajan tarvitsema informaatio tilitoimistolta ja luovuttaa se edelleen verottajalle. TIEKE Julkaisusarja 39/ Yhteentoimivuus taloushallinnon tehostajana