Primus W4 ammatillisissa oppilaitoksissa

Transkriptio

1 Primus W4 ammatillisissa oppilaitoksissa StarSoft Oy maaliskuuta Puhelin: (06) , fax: (06) , osoite: PL 237, Vaasa, kotisivut:

2 2

3 Käyttäjälle Käyttöoikeus StarSoft-ohjelmien kaikki tekijänoikeudet kuuluvat StarSoft Oy:lle, jolle kuuluu myös omistusoikeus alkuperäiseen ohjelmistotuotteeseen ja sen osiin sekä niistä otettuihin kopioihin. Käyttöoikeuden haltijalla ei ole oikeutta kopioida, lainata, myydä, eikä millään muullakaan tavalla luovuttaa ohjelmaa edelleen, ellei luovutuksesta ole etukäteen kirjallisesti sovittu StarSoft Oy:n kanssa. Ohjelman käyttö on sallittu vain toimitussopimuksessa ja ohjelmatuotteessa mainittuun tarkoitukseen. Käyttöoikeuden haltija sitoutuu huolehtimaan siitä, ettei kukaan muu kuin käyttökohteen oma henkilökunta pääse käsiksi ohjelmatuotteeseen. Edellä sanotun estämättä käyttäjä voi kopioida ja tulostaa osia tästä ohjekirjasta ohjelman käyttötuen ja sisäisen koulutuksen tarpeisiin. Ohjelman käyttäjän edellytetään noudattavan käyttöehtoja. Tarkempia tietoja saa toimitussopimuksesta. StarSoft Primus W4 ohjeistus ja koulutus Tämä ohjekirja on suunnattu ammatillisten oppilaitosten henkilökunnalle eikä sisällä kaikkien Primuksen toimintojen kuvausta. Kaikkia koulumuotoja koskeva laajempi ohjekirja on ladattavissa www-sivuilta kohdasta Ohjelmapäivitys. Ellet löydä tarvitsemaasi tietoa ohjekirjasta tai www-palvelusta, lähetä sähköpostia osoitteeseen tai kiireellisessä tapauksessa soita tukipalveluumme puh. (06) StarSoft järjestää myös ohjelmien käyttökoulutusta. Alueelliset kurssit ovat kaikille avoimia ja niitä järjestetään ympäri Suomea. Koulutusta järjestetään myös tilauksesta. Lisätietoja kursseista löytyy StarSoftin www-sivuilta kurssikalenterista. Lukijalle Ohjeiden tarkoituksena on helpottaa Primuksen käyttöönottoa. Jos oppilaitoksessa järjestetään nuorten-, aikuisten- ja oppisopimuskoulutusta sekä mahdollisesti lyhytkursseja tai harrastuspiirejä, suosittelemme MultiPrimusta. MultiPrimus on Primuksen monioppilaitosversio, jossa jokaiselle koulumuodolle voidaan rakentaa omat, selkeät näkymät eri rekistereihin. Primus rakentuu rekistereistä ja kentistä, jotka luodaan Starsoftin toimesta. Kenttien käyttöönotosta ja sijainnista ohjelmassa päättää oppilaitos itse. Oppilaitoksen kannattaa sijoittaa rekistereiden kentät mahdollisimman käyttäjäystävällisesti eli aiheiden mukaan eri välilehdille jaoteltuna. Ohjekirjan versiopvm

4 4

5 Sisältö 1 Perustietojen kirjaaminen Koulun tiedot Opettajat ja henkilökunta Opettajat ja muut arviointeja syöttävät Henkilökunnan tiedot Opettajan vaihtuminen ja sijaiset Sijaisrekisteri Uusi opettaja Työmäärät ja palkkaus Opettajan koulutustiedot Koulutukset ja ryhmät Koulutusalat, koulutusohjelmat, tutkinnot ja tutkintonimikkeet Ryhmät (luokat) Ryhmänohjaajat Käyttäjäoikeuksien antaminen Primus-tunnusten teko Oikeuksien antaminen Wilma-tunnusten teko Käyttöoikeusesimerkit Opiskelijatiedot Henkilö- ja yhteystiedot Opiskelutiedot Opiskelijahuollon merkinnät Opiskelijalaji Opiskelijalajien luominen ja valinta opiskelijalle Käyttäjälle näkyvät opiskelijalajit Opiskelijalajit multiprimuksessa Läsnäolo, erot ja valmistuminen Läsnäolo, kirjoillaolo Keskeyttäminen, poissaolo ja eroaminen Valmistuminen Opiskelupaikkaa hakevat Opintopolku-siirrot Koulutuksiin hakeutuminen Wilman kautta Vaatimukset ja valmistelut Hakulomakkeet Koulutukset esille Wilmaan Hakuprosessi Hakijoiden siirto Opiskelijarekisteriin Koulutuskokeilijat ja -tutustujat Erityisopiskelijat Hojks Terveystiedot Mukautukset Opiskelijan liitetiedostot

6 6 SISÄLTÖ 3 Opetustarjonta Kurssityypit Kurssityypin taso Pakollinen ja valittavissa Kurssityyppien värit Opintoviikkojen kertyminen Arvosanaviite Kurssit-rekisteri Etenemisjärjestys uuden koulutuksen kurssien luomisessa Luettelojärjestys Kurssit-rekisterissä Kurssien koodit Opetustarjonnan muokkaaminen Opetussuunnitelmat Opetussuunnitelman rakenne Opetussuunnitelman luominen ja muokkaus Laajat tutkinnon osat Tutkinto, jossa monta koulutusohjelmaa Opsin ulkopuoliset suoritukset Opetussuunnitelman tulostaminen Toisen asteen yhteistyö Henkilökohtainen ops Opintosisältöjen ja tavoitteiden muokkaus Osaamisen tunnustaminen Vapautukset Opetussuunnitelman ulkopuoliset suoritukset Opetussuunnitelman rakenteen muokkaus Valinnat Valintojen merkitseminen Valintayhteenveto Valinnat Wilmasta Ammattiosaamisen näytöt Näyttöjen luominen Näyttöjen sijainti opetussuunnitelmassa Näyttöjen arviointi Näyttötodistus Näyttöjen seuranta ja tilastokyselyt Työssäoppiminen Työssäoppimispaikat ja työpaikkaohjaajat Työssäoppimisen kirjaaminen opiskelijoille Kirjaaminen uudella tavalla Kirjaaminen vanhalla tavalla Työssäoppimisen arviointi Arviointi uudella tavalla Arviointi vanhalla tavalla Työssäoppimisen sopimukset ja tulosteet Työssäoppimisten tilastointi Arviointi Arviointiryhmät Arviointikirjojen muodostaminen Sekaryhmien arviointikirjat Opiskelijoiden poistaminen arviointikirjasta Arvosanojen antaminen Arviointi-rekisterissä Sanallisen arvioinnin lausepankki Toimeenpano Valmistelut Koulun tiedot -rekisterissä Valmistelut Arvosanamääritykset-rekisterissä

7 SISÄLTÖ Toimeenpano Arviointi-rekisterissä Arvosanojen antaminen Opiskelijat-rekisterissä Uusintasuoritukset, korotukset ja korjaukset arvosanaan Arvosanan korjaaminen Loppuarvosana Poissaolot ja läsnäolot Poissaolomerkintöjen syöttö Wilmassa Poissaoloilmoitukset Poissaoloseuranta Wilmassa Poissaolojen haku arviointikirjaan Tuntimerkintöjen luokitukset Tuntimerkintöjen yhteenveto Seurannat ja yhteenvedot Arviointiyhteenveto Opintoviikkomäärä Hylätyt ja kesken olevat suoritukset Kaikki hylättyjä arvosanoja saaneet Tietystä jaksosta/tutkinnon osasta hylätyn saaneet Kaikki hylättyjä saaneet Suoritus-, valinta- ja poissaolosummat Oppisopimus Oppisopimustoimiston Primus Oppisopimustietojen kirjaaminen Laskutus ja maksusitoumukset Oppisopimuksen tulosteet Oppilaitoksen oppisopimusopiskelijat Tilasto oppisopimuskoulutukseen osallistuneista ja tutkinnon suorittaneista Tulosteet Tutkintotodistus ammatillisesta perustutkinnosta Tutkintotodistukseen liittyviä rekistereitä ja kenttiä Opintorekisteriote, opintokortti Erotodistus Kootut tulosteet Tulosteiden tyypittely Tulostearkisto Lomake-editori Uuden lomakkeen teko Valmiin lomakkeen kopiointi Primukseen ja Primuksesta Lomakkeen kentät ja ohjeet Osioiden ja kenttien luku- ja kirjoitusoikeudet Ehdot ja tarkistussäännöt Laskutus Yleinen laskutus Verkkolaskut Siirto laskutusohjelmiin Laskutuksen apurekisterit Tilastot ja koosteet Jakaumat Luettelot Tulostuseditorin luettelotulosteet

8 8 SISÄLTÖ 17 Tiedonsiirrot Yhteishaku Tilastokeskuksen ja OPH:n tiedonsiirrot Tilastojen ajankohdat Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijamäärät Kelan tiedonsiirrot Opiskelutietojen tiedonsiirto Kelaan Valvontailmoitus Kelalle Hakutoiminnot Käyttäjän määrittelemä -haut Opiskelijahaut Päivämäärähaut Suoritustietojen haut Opetusryhmien hakuja Arviointi-rekisterissä Opintojaksoihin ja tutkinnon osiin liittyviä hakuja Kurssit-rekisterissä Liitteet Ohjelmakirjastot

9 Luku 1 Perustietojen kirjaaminen Primus on tietokantaohjelma ja pääperiaate on, että tiedot kirjataan kerran johonkin rekisteriin, jonka jälkeen ne ovat valittavissa ja tulostettavissa. Rekisterit on usein linkitetty toisiinsa siten, että yhden rekisterin tietoja käytetään hyväksi toisessa rekisterissä. Tiedot kannattaa syöttää tietyssä järjestyksessä, jotta käyttäjän ei tarvitse siirtyä edestakaisin rekisteristä toiseen. Ehdotus tietojen syöttöjärjestykseksi: Taulukko 1.1: Tietojen syöttöjärjestys 1. Koulun tiedot 12. Luokat 2. Opettajarekisteri 13. Opiskelijat-rekisteri 3. Henkilökuntarekisteri 14. Arvosana-asteikot 4. Yksiköt 15. Arvosanamääritykset 5. Koulutusalat 16. Kurssit 6. Opintoalat 17. Opetussuunnitelmat 7.Tutkinnot 18. Arviointirekisteri 8. Tutkintonimikkeet 19. Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat 9. Koulutusohjelmat tai osaamisalat 20. Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat 10. Käyttäjäryhmät 21. Lisätietoja arviointiin (lakiviitteet) 11. Käyttäjätunnukset 22. Toimielimet Lisäksi on paljon apurekistereitä, joita voi täyttää tarvittaessa. Tämän jälkeen rekisterit ovat jo niin kattavat, että työskentely on sujuvaa. Puuttuvia rekisteritietoja täydennetään sitä mukaa, kun niitä käytännön työssä kohdataan. Luvuissa 1-3 käydään läpi rekisterit, joissa perustietoja kirjataan. Ohjelman toiminnot ja työskentelyjärjestys kuvataan tarkemmin luvuissa Se, mitä tietoja tulee ehdottomasti täyttää ja mitkä tiedot ovat valinnaisia, vaihtelee koulutustyypin ja tiedonkeruutarpeiden mukaan. Jos oppilaitos ei järjestä lainkaan esim. aikuiskoulutusta, ei siihen liittyviä kenttiä tarvitse ottaa esiin eikä täyttää. Primus on opiskelijahallinnon ohjelma, johon kirjataan ensisijaisesti viranomaismääräysten asiat. Lisäksi on hyvä muistaa, että Primus on rekisteri ja siihen saa kirjata ja siinä säilyttää vain niitä tietoja, jotka noudattavat henkilötietosuojan määräyksiä. Kirjaa pelkistetysti vain oppimiseen ja oppimistilanteeseen liittyvää tietoa. Parhaiten se onnistuu merkitsemällä asiat opiskelijakohtaisesti suoraan kurssiin eli Primuksen opsipuuhun. Karta kuvailua, pysy asiassa ja kirjaa vain todella tarpeellinen. Kaikista kirjauksista vastaa rehtori, joten hänelle on annettava oikeus nähdä kaikki kirjaukset. Ohjelmaa päivitetään jatkuvasti asiakkaiden toiveiden mukaan sekä viranomaistiedonsiirtojen muuttuessa. Ajantasaiset tiedot täytettävistä kentistä löydät www-sivuiltamme kohdasta Ohjeita / Primus / Tiedonsiirrot. 1.1 Koulun tiedot Koulu on yleensä yksi oppilaitoksen yksikkö tai koulutusala, mutta se voi olla myös oppisopimustoimisto tai muu osanen, joka tarvitsee omia asetuksia, toimintoja tai näkymiä. Jokaisella yksiköllä on vain yksi rekisterikortti, jota päivitetään vuosittain. Jokaista lukuvuotta varten ei siis tehdä uutta rekisterikorttia uusine lukuvuositietoineen, vaan tiedot korjataan edellislukuvuoden tietojen päälle. 1. Nimet ja taustayhteisöt: Koulun nimi -kenttään kirjataan yksikön nimi ja koulutusala tai pelkkä koulutusala. Kunta-kentästä tulostetaan paikkatieto allekirjoitusten yhteyteen. Kunta voidaan kirjoittaa 9

10 10 LUKU 1. PERUSTIETOJEN KIRJAAMINEN perusmuodossa Vaasa tai inessiivissä Vaasassa. Täytä myös ylläpitäjän muoto ja ylläpitäjän nimi. Opetuspaikkakunta-kenttää tarvitaan tilastokeskuksen tiedonsiirrossa. Siihen tieto valitaan Kunnat-rekisteristä. 2. Osoitteet ja yhteystiedot: Täytä osoitetiedoiksi oppilaitoksen osoitteet sellaisina, kuin ne halutaan tulostaa kirjeisiin, laskuihin ym. Puhelinnumerot voidaan syöttää missä muodossa tahansa, mutta on suositeltavaa kirjoittaa ne vakioasettelun mukaan. Lisäksi kannattaa kirjata rehtorin, koulusihteerin ja opon yhteystiedot, sillä näitä käytetään monissa tulosteissa. 3. Oppilaitoskoodit: Koulun tiedot -rekisteriin täytetään viranomaistiedonsiirroissa tarvittavat koodit: Koulun numero (=Tilastokeskuksen oppilaitosnumero, löytyy järjestämissopimuksesta), Tilastokeskuksen oppilaitoskoodi, Koulutuksen järjestäjäkoodi, Y-tunnus, Oppilaitostyyppiluokitus (= 21 ammatilliset oppilaitokset, 22 ammatilliset erit. jne.), Kelan oppilaitoskoodi sekä Kelan tietuetunnus (=Kelan ilmoittama siirtotunnus). 4. Wilma ja Kurre 7: Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan ne Wilman toiminnot, jotka halutaan ottaa käyttöön. Kurre 7:aa varten otetaan esiin kenttä Kurren lisenssi. Tähän vedetään hiirellä lisenssitiedosto Kurren asennushakemistosta. Jos opiskelijat saavat valita opintoja myös muista oppilaitoksista, otetaan lisäksi esiin kenttä Kurren tarjotintunnukset. 5. Lukuvuosi: Täytä Lukuvuosi-kenttä muodossa , ilman välilyöntejä. Täytä myös kentät Lukuvuosi alkaa, Lukuvuosi päättyy ja jos lukukaudet ovat käytössä, Syyslukukausi alkaa ja Kevätlukukausi alkaa. Työpäivälaskenta tehdään Koulun tiedot -rekisteriin merkittyjen päivämäärien mukaan, joten päivämäärät kannattaa merkitä täsmällisesti. 6. Aikataulut: Jaksojen alku- ja päättymispäiväkentät ovat monirivikenttiä. Kentän alapuolelle siis ilmestyy automaattisesti uusi rivi aina, kun olemassa olevalle riville syötetään jotain. Aina jakson vaihtuessa täytetään Jakso-kenttään kuluva jakso. Wilma näyttää opettajille ja opiskelijoille tähän kenttään merkityn jakson opetuksen heti etusivulla. Lukuvuoden ja jaksojen päivämääriä voidaan käyttää opintorekisteriotteissa, todistuksissa, lomakkeissa sekä Kurre 7 - ja Wilma-ohjelmissa. Päivämäärien avulla voi myös tehdä hakuja, esim. kun etsitään tietyn jakson aikana tulleita suorituksia. 7. Oppituntien ajat: Lisäksi voi täyttää oppituntien ajankohdat. Kellonajat kirjataan kenttiin Tunnit alkavat ja Tunnit päättyvät. Lisäksi täytetään Oppituntien pituus. Tuntien ajankohdat voi täyttää esim. tasatunteina siten, että jokaisella rivillä on yhden tunnin alkamis- ja päättymisaika: 1. rivillä 8-9, 2. rivillä 9-10 jne. Oppitunnin pituus tarkoittaa tuntien kestoa minuutteina (yleensä 45). Kurre-ohjelmasta saadaan tieto, milloin opetus alkaa ja päättyy milläkin ryhmällä/opiskelijalla. Aikojen avulla saa selville mm. kuinka monta opiskelijaa oli koululla keskiviikkoaamuna klo Koulumuodon termit Wilmassa -kenttään valitaan Ammatillinen, jolloin tietyt nimikkeet näkyvät Wilmassa ammatillisen koulutuksen käyttöön paremmin sopivina termeinä: esim. Luokka -> Koulutus. Koulun tiedot -rekisterissä on myös arviointiin, laskutukseen sekä sähköpostin ja tekstiviestien lähettämiseen liittyviä asetuksia. Ne on ohjeistettu tarkemmin omissa luvuissaan. 1.2 Opettajat ja henkilökunta Opettajarekisterissä hallitaan opettajia koskevat henkilö-, palkkaus- ja työsuhdetiedot. Opettajarekisterissä voidaan määritellä mm. opettajan oma valvontaryhmä, opetettavat aineet, Wilman käyttöoikeudet ja tunnukset sekä opettajan koulutus- ja pätevyystiedot. Rekisterin kautta saadaan tulostettua mm. opettajaluettelo, opettajatietolomakkeet ja opettajien osoitetarrat. Rekisteriä voidaan käyttää suppeasti, jolloin sitä käytetään vain opettajien yhteystietojen kirjaamiseen, tai laajasti, jolloin sinne kootaan myös kaikki palkkaukseen ja työmääriin liittyvät asiat Opettajat ja muut arviointeja syöttävät Opettajarekisteriin kirjataan kaikki ne henkilöt, joiden pitää päästä syöttämään opiskelijoille arvosanoja. Opettajarekisteriin kirjataan opettajat, erityisopettajat, opot ym, ja siellä hallitaan heitä koskevat yhteys-, pätevyys-, virka- ja työnantajatiedot. Opettajarekisterissä merkitään myös opettajan ammattiala ja oma ohjausryhmä, ja annetaan Wilmaan liittyvät käyttöoikeudet. Jokaiselle opettajalle tehdään oma rekisterikortti ja täytetään siihen tarvittavat tiedot. Rekisterin kautta tulostetaan opettajaluettelot, opettajatietolomakkeet sekä osoitetarrat opettajille lähtevään kirjepostiin.

11 1.2. OPETTAJAT JA HENKILÖKUNTA 11 Rekisteriä voidaan käyttää laajasti, eli kokoamalla siihen kaikki palkkaukseen, annettuun tukiopetukseen, täydennyskoulutukseen ym. liittyvät asiat tai suppeammin, jolloin opettajille täytetään esim. vain henkilötiedot. Yleensä opettajille annetaan tähän rekisteriin vain hyvin suppeat oikeudet, lähinnä oikeus vain omiin tietoihinsa. Jos käytössä on Wilma, voi opettajille antaa mahdollisuuden tarkistaa ja päivittää yhteystietonsa sen kautta. Sekä Primuksen että Wilman kautta jokainen pääsee siis käsiksi vain omiin tietoihinsa. Opettajarekisterissä voi antaa esim. rehtorille/koulun johtajalle oikeuden nähdä kaikkien opettajien tiedot. Oikeus annetaan Käyttäjäryhmät-rekisterissä rastimalla rehtorin käyttäjäryhmälle Opettaja saa nähdä kaikki rekisterikortit. Oikeus koskee siis kaikkia, jotka kuuluvat samaan käyttäjäryhmään, joten tarkista, ettei ylimääräiset henkilöt näe kaikkien opettajien tietoja Henkilökunnan tiedot Primuksen päävalikon Apurekisterit -ruudusta löytyy Henkilökunta-rekisteri, jonka kentät ja ominaisuudet ovat jokseenkin samat kuin Opettajarekisterissä. Rekisteriin tehdään kortit esim. opinto- ja koulutussihteereille, terveydenhoitajalle, psykologille ym. joiden tietoja halutaan ylläpitää Primuksen avulla. Koko henkilökunnalle ei ole tarpeen antaa tunnuksia Primukseen tai Wilmaan, mutta rekisterikortit kannattaa luoda, jos ohjelmasta halutaan erilaisia henkilökuntaluetteloita, yhteystietolistoja tms. Primus-tunnukset tehdään vain sellaisille henkilöille, jotka todella käyttävät Primusta. Jos henkilö voi hoitaa kaikki tehtävänsä Wilman kautta, ei Primus-tunnuksia tarvitse tehdä. Jos esim. terveydenhoitaja saa vain merkitä/selvittää poissaoloja, hänelle riittävät Wilma-tunnukset. Jos taas terveydenhoitaja saa myös kirjata opiskelijan terveystietoja, tarvitsee hän Primus-tunnukset, sillä näitä tietoja ei voi kirjata Wilman kautta. Wilma-tunnukset luodaan Henkilökuntarekisterissä Opettajan vaihtuminen ja sijaiset Kun opettaja vaihtuu vaikka vain tilapäisestikin, tehdään uutta opettajaa varten uusi rekisterikortti. Jos aiemmalla opettajalla oli valvontaluokka, vaihda Luokat-rekisterissä Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja -kenttään uusi opettaja. Arviointirekisterissä taas haetaan aiemman opettajan arviointikirjat ja vaihdetaan niihin uusi opettaja tilalle. Aiemman opettajan rekisterikortti arkistoidaan. Arkistointi tehdään vasta, kun opettajan opetusryhmät (arviointikirjat) on siirretty seuraajalle. Eläkkeelle tai muihin tehtäviin siirtyneiden opettajien rekisterikortitkin on parempi arkistoida kuin poistaa, sillä opettajatietoja saatetaan kysyä joissain myöhemmin tehtävissä, edellistä vuotta koskevissa tilastoissa. Vaihda Virat-rekisterissä viran vakinaisen haltijan nimi, jos viranhaltija vaihtuu kokonaan. Voit täyttää myös viran historiataulukon (H.-alkuiset kentät), jos haluat säilyttää tiedon ko. viran haltijoista eri vuosina. Jos kyse on sijaisuudesta, älä vaihda vakinaista haltijaa vaan vaihda ainoastaan Opettajarekisterissä sijaisen rekisterikortille Virka-kenttään se virka, jota hän tulee tuuraamaan. Viran vakinaisen haltijan rekisterikortille taas tehdään merkinnät virkavapaudesta, hoitovapaasta tms. tilanteen mukaan. Tilapäisesti opetustyöstä poisjääneen (hoitovapaalla, virkavapaalla tms.) opettajan rekisterikortti otetaan pois arkistosta sitten, kun hän palaa takaisin töihin. Sijaisena toimineen ryhmät siirrettään takaisin oikealle opettajalle ja luokanvalvojatieto vaihdetaan. Sijaisen Primus- ja Wilma-tunnukset poistetaan ja lopuksi arkistoidaan sijaisen rekisterikortti. Primuksessa on myös erillinen Sijaiset-rekisteri, mutta se on tarkoitettu lähinnä sijaispankiksi. Kaikki opetustyötä tekevät tarvitsevat rekisterikortin nimenomaan Opettajarekisteriin, sillä vain se on linkitetty Wilman ja Kurren kanssa. Wilma- ja Primus-tunnuksia voidaan luoda vain Opettajarekisterin henkilöille, ei sijaisrekisterin henkilöille. Sijaisella voi toki olla rekisterikortti molemmissa rekistereissä Sijaisrekisteri Sijaiset voidaan kirjata joko Sijaiset-rekisteriin tai Opettajarekisteriin. Sijaiset-rekisterin henkilöille ei voida tehdä arviointikirjoja, Wilma-tunnuksia, he eivät siirry Kurreen eikä heille voi antaa omaa valvontaluokkaa - siksi sijaisrekisteriä käytetään yleensä lähinnä sijaispankkina, josta etsitään sopiva henkilö. Sijaispankkina voi käyttää myös opettajarekisteriä, kunhan muistaa arkistoida aina ne sijaiset (opettajat), jotka eivät ole juuri nyt työssä. Pidempiaikaisia sijaisia varten tehdään rekisterikortit Opettajarekisteriin. Tarvittaessa heille luodaan myös Primus- ja/tai Wilma-tunnukset. Syötä Wilma-tunnukselle valmiiksi tunnuksen voimassaoloaika. Kun sijainen lähtee oppilaitoksesta, poista Primuksen käyttäjätunnus tai täytä tunnukselle Viimeinen voimassaolopäivä. Tunnuksen arkistointi ei riitä. Sijaisen rekisterikorttia sen sijaan ei tarvitse poistaa, pelkkä arkistointi riittää.

12 12 LUKU 1. PERUSTIETOJEN KIRJAAMINEN Aiemman opettajan ryhmät vaihdetaan sijaisen nimiin helpoiten Arviointi-rekisterissä tai Kurressa, jos arviointikirjoja ei ole vielä tehty. Maalaa kaikki aiemman opettajan ryhmät ja vaihda Opettaja-kenttään sijainen Uusi opettaja Jokaista uutta opettajaa varten tehdään uusi rekisterikortti. Korttiin täytetään vähintään nimi, opettajan lyhenne ja henkilötunnus. Henkilötunnusta tarvitaan erityisesti multiprimus-kuntien kouluissa sekä niissä kouluissa, joissa käytetään Kurrea tai Wilmaa. MultiPrimuksessa opettajalla on vain yksi rekisterikortti, vaikka hän opettaisi useammassa eri koulussa. Ne koulut, joissa opettaja opettaa, valitaan Koulu-kenttään. Täytä myös Virka, Palvelussuhde, Kelpoisuus ja tieto rikosrekisteriotteen tarkistamisesta. Jos uusi opettaja tulee kouluun kesken lukuvuoden, tulee hänet lisätä myös koulun käyttämään työjärjestysohjelmaan. Kurre 7 -ohjelmassa opettaja lisätään perustietoikkunan Opettajat-välilehdellä, Uusi tieto -painikkeella. On erittäin tärkeää täyttää opettajan henkilötunnus kumpaankin ohjelmaan, sillä Primuksen ja Kurren opettajat tunnistetaan samoiksi henkilöiksi nimenomaan henkilötunnuksen avulla Työmäärät ja palkkaus Opetettavat aineet tuntimäärineen sekä opettajan muut tehtävät kirjataan Opettajarekisterin Työmäärätvälilehdelle. Välilehdellä on kaksi taulukkoa, joista toiseen kirjataan opetustunnit ja toiseen muu työ kuten kirjastonhoito tai ryhmänohjaus. A.Aine-kenttään valitaan oppiaineen nimi ja muihin A.-alkuisiin kenttiin syötetään tämän aineen tuntimäärä. Aineet voi eritellä sarakkeisiin A.Ammatilliset teoria, A.Ammatilliset työnopetus, A.Arvioija, A.Ohjaaja ja A.Yhteiset tunnit. A.Kerroinlisät-kohtaan merkitään tuntimäärän kerroin. Jos esim. työnopetuksen tunnit lasketaan 1,5-kertaisena, merkitään riville ensin oppiaine, sitten tuntimäärä työnopetuksen sarakkeeseen ja vielä kerroin 1,5. A.Oppilaitos/Yksikkö-kenttään merkitään, minkä yksikön opetuksesta on kyse. Sen avulla eritellään esim. tekniikan yksikön ja sosiaali- ja terveysalan yksiön opetustunnit samassa aineessa. A.Oppilaitos/Yksikkö-kentän sisältö tulee Yksiköt-rekisteristä. Kenttäeditorista löytyy myös muita sarakkeita (kenttiä), joita voi käyttää. Taulukon alla on harmaa A.tunnit yhteensä -infokenttä, johon on valmiiksi laitettu kaava tuntisumman laskemista varten. Kaavaa voi muuttaa kenttäeditorissa klikkaamalla ko. kenttää ja valitsemalla oikeasta alalaidasta Uusi info. Kaavana voi olla esim. A.Ammatilliset teoria+a.ammatilliset työnopetus. Koska kaava on sama kaikille, sen tulee ottaa huomioon kaikki ne sarakkeet, joissa jollain opettajalla voi olla tunteja. T.Tehtävä-kohtaan valitaan ne muut tehtävät, jotka lasketaan opettajan viikkotuntimäärään. Tehtäviä voi luoda itse lisää Opettajan tehtävät -rekisterissä. Muihin T.-alkuisiin kenttiin merkitään kyseisen tehtävän tuntimäärät kouluasteittain tai koulumuodoittain. Nämäkin tunnit voi laskea yhteen samalla tavalla kuin opetustuntien määrät. Palkkausperusteet-välilehdelle merkitään opettajan peruspalkka (taulukkopalkka) ja tehtäväkohtainen palkka. Vuosisidonnainen osa, henkilökohtainen lisä ja muut mahdolliset lisät eritellään omiin kenttiinsä. Myös opetusvelvollisuus, huojennukset ja ylitunnit merkitään tälle välilehdelle. Opettajarekisterissä on sekä vanhoja yksittäisiä kenttiä huojennusten ja lisien syöttämiseen, että uusia monirivisiä kenttiä. StarSoft suosittelee monirivisten kenttien käyttöä, sillä niihin koulu voi luoda itse tarvitsemansa vaihtoehdot ja kenttien hallinta on helpompaa, kun kaikki eri huojennukset löytyvät samasta kentästä. Huojennukset voi kirjata rekisteriin Opetusvelvollisuuden huojennukset, lisät taas Ylit. vaikuttavat lisät ja Ylit. vaikuttamattomat lisät. StarSoftin valmiiseen opettajatietolomakkeeseen tulostuvat kentät on merkitty punaisella www-sivujen ohjeeseen. Jos kirjaat tietoja punaisten kenttien sijaan muihin samantapaisiin kenttiin, vaihda myös opettatietolomakkeeseen tulostumaan vastaavat kentät Opettajan koulutustiedot Opettajan tutkinto, pedagogiset opinnot ja täydennyskoulutus kirjataan Opettajarekisteriin. Monirivisiin Tutkinto ja Suoritusvuodet -kenttiin kirjataan esim. Filosofian maisteri ja Tutkintovaihtoehdot tulevat rekisteristä Opettajien tutkinnot. Opettajan opintosuoritukset, Opettajan arvosanat ja Opettajan ov:t muodostavat taulukon, johon voi kirjata muita pätevyyteen tai palkkaukseen liittyviä opintoja, esim. matematiikka, cl/väh. 35 ov, 40 ov. Arvosanojen nimi ja ov-määrä tulevat rekisteristä Opettajan suoritusarvosanat, jossa arvosanat voi myös korjata opintopistemääräisiksi. Opettajan VES-koulutus ja muu lyhyt täydennyskoulutus kirjataan koulutustaulukkoon, joka koostuu kentistä Koulutusvuosi, Aihekokonaisuus, Koulutuksen järjestäjä jne. Samaan yhteyteen voi sijoittaa Ope.fitaso -kentän.

13 1.3. KOULUTUKSET JA RYHMÄT 13 Opettajarekisterissä on myös muita kenttiä, joihin koulutus- ja pätevyystiedot voidaan kirjata, esim. Pedagogiset opinnot, Arvosanat ja kelp. vaik. suoritukset ja Yleissiv. pohjakoul. Koulu/kunta voi päättää itse, mitä kenttiä se käyttää ja mitä tietoja opettajista se kirjaa. 1.3 Koulutukset ja ryhmät Koulutusalat, koulutusohjelmat, tutkinnot ja tutkintonimikkeet Opetustarjonnan ryhmittely aloihin, ohjelmiin, suuntiin jne. tehdään erillisissä rekistereissä, jotka löytyvät Primuksen päävalikosta Muut rekisterit -osiosta. Opiskelijarekisterissä on samanimiset kentät, johon valitaan kullekin opiskelijalle oikea vaihtoehto. Esim. Tutkinto-kenttään valitaan jokin Tutkinnot-rekisteristä löytyvistä tutkinnoista. Koulutusalat-rekisterissä on valmiina tarvittavat vaihtoehdot. Opintoalat, Koulutusohjelmat, Osaamisalat ja Tutkintonimikkeet -rekistereihin kirjataan tarvittavat tiedot, lähinnä nimi, lyhenne ja koodi. Nimi tulostuu sellaisenaan myös todistuksiin, joten se on syytä kirjoittaa virallisessa muodossaan. Tutkinnot, koulutusohjelmat ja tutkintonimikkeet siirtyvät myös tiedonsiirroissa, joten nimet ja koodit tulee olla virallisissa muodoissa senkin takia. Tutkinnot-rekisteriin syötetään kaikkien tutkintojen nimet ja koodit. Kaikkien tutkintojen osalta täytetään diaarinumero ja päiväys kenttiin OPH:n määräys/dnro ja OPH:n määräys/pvm. Nämä tiedot tulostuvat tutkintotodistuksen takasivulle Ryhmät (luokat) Perusopetusryhmien tiedot kirjataan Luokat-rekisteriin. Jokaiselle luokalle tehdään oma rekisterikortti. Korttiin täytetään vähintään nimi ja ryhmänvalvoja. Nimeen kannattaa merkitä jotenkin ryhmän aloitusvuosi, jottei Luokat-rekisteriin synny vuosien kuluessa lukuisia samannimisiä ryhmiä. Vasta suunnitteilla olevien, peruuntuneiden tai päättyneiden koulutusten ryhmille täytetään Status-kenttään sopiva vaihtoehto. Silloin tämä ryhmä ei näy turhaan Opiskelijarekisterissä, Wilmassa ym. listoissa. Kun ryhmät on tehty, valitaan Opiskelijarekisterissä kullekin opiskelijalle oikea ryhmä. Luokka valitaan Opiskelijarekisterin Ryhmä/luokka-kenttään. Jokaista aloittavaa luokkaa varten luodaan aina uusi rekisterikortti ja perustilanteessa luokalla säilyy sama rekisterikortti koko opiskeluajan. Kun lukuvuosi vaihtuu, päivitetään tarvittaessa muuttuneet tiedot samalle rekisterikortille. Kun ryhmä lähtee koulusta, arkistoidaan sen rekisterikortti. Jos opiskelijat suorittavat ensimmäisenä vuonna kaikille yhteisiä opintoja ja koulutusohjelma/osaamisala valitaan vasta myöhemmin, tehdään ryhmälle ensin yksi rekisterikortti ja myöhemmin ohjelma/alakohtaiset kortit. Luokat/ryhmät, joilla ei ole yhtään opiskelijaa tai kaikki ryhmän opiskelijat ovat valmistuneet ja heidät on arkistoitu Opiskelijatrekisterissä, saa haettua Luokat-rekisterissä tekemällä haun Aktiivisia opiskelijoita()=0. Haku tuo rekisterin oikeaan reunaan ns. tyhjät luokat/ryhmät. Haun jälkeen voit arkistoida nämä luokat Ryhmänohjaajat Luokat-rekisterin Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-kenttä yhdistää opettajan ja opetusryhmän siten, että opettaja näkee opiskelijarekisterissä vain oman ryhmänsä opiskelijat. Kentät Ohjaaja 1 ja 2 sekä Muut ryhmänohjaajat toimivat samoin ja niitä käytetään silloin, kun samalla luokalla on useita ryhmänohjaajia tai kun koulutusalavastaaville ym. halutaan antaa mahdollisuus nähdä kaikki oman vastuualansa opiskelijat. Opettaja voi olla myös useamman luokan ryhmänohjaaja: merkitse sama opettaja Ryhmänohjaaja/luokanvalvojakenttään kaikille niille ryhmille, joita hän valvoo. Vastaavasti saman ryhmän opiskelijoilla voi olla eri ryhmänohjaajat. Jaa silloin ryhmän opiskelijat esim. a- ja b-ryhmiin, ja merkitse kummallekin ryhmälle oma ryhmänohjaaja. Jako a- ja b-ryhmiin tehdään Luokat-rekisterissä, tekemällä omat kortit kummallekin ryhmänpuolikkaalle. Jos opiskelijalla on useampia ryhmänohjaajia, merkitään ohjaajat Opiskelijarekisterissä opiskelijan rekisterikortille, Ohjaaja 1 -, Ohjaaja 2 - tai Muut ryhmänohjaajat -kenttiin. Nämä saavat samat oikeudet kuin varsinainen ryhmänohjaaja. Erityisopettajille ym. voidaan antaa oikeus nähdä tiettyjä opiskelijakortteja riippumatta siitä, millä luokalla opiskelijat ovat. Oikeus annetaan Opiskelijarekisterissä monivalintakentän Kortin omistusoikeus ryhmillä avulla. Tätä varten erityisopettajille tehdään oma käyttäjäryhmä.

14 14 LUKU 1. PERUSTIETOJEN KIRJAAMINEN 1.4 Käyttäjäoikeuksien antaminen Primus-tunnusten teko Jos opettajan tulee päästä syöttämään arvosanoja Primuksen Opiskelijarekisterin tai Arviointi-rekisterin kautta, on opettajalle tehtävä käyttäjätunnus Primukseen. Tunnus tehdään Käyttäjätunnukset-rekisterissä. Täytä kentät Käyttäjän nimi, Käyttäjätunnus, Salasana ja Toista salasana. Opettajan rekisterikortti -kenttään valitaan opettajan nimi, ts. tässä määritellään, kenen opettajan ryhmät ja opiskelijat Primukseen kirjautuva henkilö saa nähdä. Tunnuksen ryhmä -kohtaan valitaan oikea käyttäjäryhmä. Yleensä opettajia varten on oma ryhmänsä, jolle on annettu tietyt oikeudet (ks. luku 1.4). MultiPrimuksessa opettajalle valitaan Kotikoulu-kohtaan se yksikkö, jossa opettaja opettaa. Jos hän opettaa useammassa eri yksikössä, tehdään jokaiseen eri käyttäjätunnus. Itse tunnus salasanoineen voi olla sama kaikkiin yksiköihin, mutta Kotikoulu-tieto on jokaisessa eri. MultiPrimuksessa voidaan täyttää vielä kentät Tulosteet koulusta, Haut koulusta ja Kenttien asettelut koulusta. Näihin valitaan joko opettajan kotikoulu tai oppilaitostyypin mukainen asettelukoulu (esim. nuorten asettelu, aikuisten asettelu, oppisopimustoimiston asettelu). Kurre 7:n oikeudet Opettajille voidaan sallia pääsy myös Kurre 7 -työjärjestysohjelmaan. Kurreen liittyvät oikeudet annetaan samassa paikassa kuin Primuksen oikeudetkin, eli Käyttäjäryhmät-rekisterissä. Kurreen liittyvät oikeudet ovat omalla välilehdellään Oikeuksien antaminen 1. Käyttäjäryhmät-rekisterissä valitaan, mitä toimintoja mikin käyttäjäryhmä saa käyttää ja mihin rekistereihin käyttäjäryhmään kuuluvat henkilöt pääsevät. Ohjelmassa on valmiina ryhmät täydet oikeudet, hallinto ja opettajat, joille on annettu oletuksena tietyt oikeudet. Oikeuksia muutetaan Primuksen rekisterit -kohdassa. Rasti ne rekisterit, joita aktiiviseksi valitun ryhmän henkilöt saavat nähdä Primuksen päävalikossa. Kun klikkaat jonkin rastitun rekisterin nimeä tässä listassa, avautuu keskimmäiseen ruutuun luettelo tämän rekisterin toiminnoista. Rasti toiminnoista ne, joita ryhmään kuuluvat saavat käyttää. Uusia käyttäjäryhmiä tehdään valitsemalla Toiminnot / Uusi rekisterikortti. Omat ryhmät voidaan tehdä esim. opinto-ohjaajille ja erityisopettajille. Kuva 1.1: Käyttöoikeuksien antaminen 2. Käyttäjätunnukset-rekisterissä luodaan opettajille, hallinnolle ym. henkilökunnalle Primuksen henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Lisäksi valitaan, mihin käyttäjäryhmään tunnus kuuluu. Tunnus voi kuulua useampiin ryhmiin, esim. sekä opettajiin että erityisopettajiin. Kaikille opettajille, myös opolle ja erityisopettajille, on tärkeää täyttää kenttä Opettajan rekisterikortti. Tämä yhdistää käyttäjätunnuksen tiettyyn opettajaan. Vastaavasti henkilökunnalle täytetään Henkilökunnan rekisterikortti. Uusia käyttäjätunnuksia tehdään valitsemalla Toiminnot / Uusi rekisterikortti. 3. Jokaisessa rekisterissä erikseen valitaan ne kentät, joita Primus-käyttäjä saa nähdä tai muokata. Avaa esim. Opiskelijarekisteri / Ylläpito / Kenttäeditori. Klikkaa esim. Sukunimi-kenttää ja rasti ikkunan alalaidasta ne käyttäjäryhmät, jotka saavat nähdä tämän kentän sisällön (lukuoikeus) sekä ne, jotka saavat muuttaa tähän kenttään kirjoitettua/valittua tietoa (kirjoitusoikeus). Kopioi sivun kenttiin -painikkeella samat oikeudet kopioituvat tämän välilehden muihin kenttiin. Kopioi joka sivulle -painikkeella oikeudet kopioituvat tämän rekisterin kaikkien välilehtien kaikkiin kenttiin.

15 1.4. KÄYTTÄJÄOIKEUKSIEN ANTAMINEN 15 Kuva 1.2: Kenttäkohtaiset luku- ja kirjoitusoikeudet Käyttöoikeuksien antaminen on ohjeistettu tarkemmin StarSoftin www-sivuilla. Oikeudet laitetaan kuntoon Primusta eniten käyttävien ryhmien osalta yleensä jo käyttöönottokoulutuksessa. Anna oikeuksia mieluummin liian vähän kuin paljon! Oikeuksia on helppo antaa myöhemmin lisää, jos tarvetta ilmenee. Voit tulostaa kenttäluettelon ja käyttäjäryhmien luku/kirjoitusoikeudet kenttäeditorin valmiilla tulosteilla Wilma-tunnusten teko Jos opettaja syöttää arvosanoja vain Wilma-ohjelman kautta, ei Primus-tunnuksia tarvitse tehdä. Wilmakäyttöä varten opettajalle pitää kuitenkin antaa Wilma-tunnus ja Wilma-salasana. Nämä luodaan Opettajarekisterissä. Lisäksi annetaan tarvittavat oikeudet, esim. oikeus muokata opiskelijoiden valintoja tai oikeus laatia palautekyselyitä. Wilman käyttöön liittyvät oikeudet on ohjeistettu tarkemmin StarSoftin wwwsivuilla. Wilmakäyttäjä voi tehdä tunnukset myös itse ns. Connect-sivulla, avainkoodin avulla Käyttöoikeusesimerkit Luokanvalvojat: Valitse Luokat-rekisterissä Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja -kenttään kullekin luokalle oikea ryhmänohjaaja. Opettajat: Täytä Käyttäjätunnukset-rekisterissä jokaiselle opettajatunnukselle Opettajan rekisterikortti -kenttään oikea henkilö. Anna riittävät oikeudet eri rekistereihin. Yleensä pääsy Arviointirekisteriin riittää. Erityisopettajat: Tee Käyttäjäryhmät-rekisterissä ryhmä erityisopetus. Maalaa Opiskelijarekisterissä kaikki erityisopiskelijat. Valitse heille Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään erityisopetus. Jos yksi erityisopettaja saa nähdä tietyt opiskelijat ja toinen toiset, tee jokaiselle erityisopettajalle oma käyttäjäryhmänsä. Maalaa sitten kaikki tietyn erityisopettajan opiskelijat ja valitse Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään oikea henkilö/ryhmä. Tutkintovastaavat: Tee erilliset käyttäjäryhmät jokaiselle linjalle, esim. tutkintovastaava, kaupan ala. Maalaa Opiskelijarekisterissä ne opiskelijat, jotka kuuluvat tähän vastuualaan. Valitse heille Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään tutkintovastaava, kaupan ala. Toinen vaihtoehto on merkitä linjavastaavan nimi Luokat-rekisterissä Ohjaaja1-, Ohjaaja2 - tai Muut ryhmänohjaajat -kenttään niille luokille, jotka vastuualaan kuuluvat. Opot: Tehdään kuten erityisopettajien ryhmät ja tunnukset.

16 16 LUKU 1. PERUSTIETOJEN KIRJAAMINEN

17 Luku 2 Opiskelijatiedot Opiskelijat-rekisterissä luodaan opiskelijoiden kortit, ylläpidetään henkilötiedot ja kirjataan opintoihin liittyvät asiat. Opiskelijatiedot siirretään Primukseen yleensä oppilaitoksen aiemmasta hallinto-ohjelmasta. Yhteishaussa valittujen uusien opiskelijoiden tiedot saadaan luettua tiedonsiirtona suoraan ohjelmaan ja samalla opiskelijoille syntyy rekisterikortit. Uudet rekisterikortit syntyvät automaattisesti myös silloin, kun uusien opiskelijoiden tiedot tulevat siirtotiedostona toiselta oppilaitokselta tai viranomaiselta. Erilaiset tiedonsiirrot on ohjeistettu luvussa Opiskelijatiedot voidaan myös syöttää käsin. Pääset syöttämään uuden opiskelijan tietoja rekisteriin valitsemalla ylävalikosta Toiminnot / Uusi rekisterikortti tai painamalla ikkunan oikeassa alareunassa olevaa valkoisen arkin kuvaketta. Jos uusien opiskelijoiden tiedot tulevat tiedonsiirtona viranomaiselta tai toisesta oppilaitoksesta, syntyvät uudet rekisterikortit automaattisesti, kun tiedot luetaan omaan Primukseen. Osa tiedoista syötetään vain kerran ja sen jälkeen niihin ei tarvitse koskea lainkaan. Joitain tietoja joudutaan päivittämään kerran lukukaudessa (esim. läsnä vai poissa) ja joitain muokataan jatkuvasti (HOJKS). Kentät kannattaa asemoida siten, että paljon käytetyt ovat helposti löydettävissä - myös Primus-käyttäjän sijaiselle tai seuraajalle - ja että samaan asiakokonaisuuteen liittyvät kentät ovat lähellä toisiaan. Tietokannasta etsitään opiskelijoita aina jonkin tietyn kentän sisällön perusteella. Etsitään esim. opiskelijoita, joiden opetussuunnitelma on nimeltään Ratsastuksenohjaaja Jotta satojen opiskelijoiden seasta löydetään oikeat opiskelijat, on tärkeää, että tarvittavat kentät on täytetty. Haku tehdään ikkunan oikean alanurkan Hae-painikkeen avulla. 2.1 Henkilö- ja yhteystiedot Kaikille opiskelijoille syötetään vähintään seuraavat lihavoidulla merkityt tiedot: Sukunimi, Etunimet ja Kutsumanimi. Primus tuntee useimmat erikoismerkit ja nimet siirtyvät oikeassa kirjoitusasussa myös Wilmaan ja Kurre 7:aan. Wilma ja Kurre 7 näyttävät opiskelijan kutsumanimellään, jos kenttä on täytetty. Kotimaa, Kansalaisuus, Äidinkieli, Kotikunta ja Asuinkunta täytetään sikäli kun ne ovat tiedossa. Tietoja tarvitaan viranomaistilastoissa, joten ne kannattaa selvittää heti, kun opiskelijat tulevat taloon. Kotipaikan lähiosoite ja Kotipaikan postiosoite tarkoittavat opiskelijan virallista osoitetta. Opiskelupaikan lähiosoite on opiskelijan osoite opiskelupaikkakunnalla - ei siis oppilaitoksen osoite. Primuksessa on valmiina Kunnat-rekisteri ja Postinumerot-rekisteri, joihin voi ladata päivitykset StarSoftin www-sivuilta. Kuntaliitosten ym. synnyttämät uudet kunnat ja postitoimipaikat voi syöttää näihin rekistereihin itsekin. Tutkintotavoitteisessa koulutuksessa täytetään aina Henkilötunnus. Kun hetu on täytetty, täydentää Primus automaattisesti myös Sukupuoli-kenttään oikean tiedon. Henkilötunnus-kenttä tunnistaa virheellisen tunnuksen ja antaa tallentaa vain mahdollisia, täydellisiä henkilötunnuksia. Jos henkilötunnuksen loppuosa ei ole tiedossa, voi sen korvata neljällä isolla X-kirjaimella (esim XXXX) tai ns. Ä-tunnuksella. Ä-hetun muoto on -00XÄ, jossa X on miehillä pariton ja naisilla parillinen luku. Huoltajien yhteystiedot syötetään omalle Huoltajat-välilehdelleen. 17

18 18 LUKU 2. OPISKELIJATIEDOT 2.2 Opiskelutiedot Erityyppisiä opintoja suorittaville kirjataan hieman eri asioita. Pakolliset kentät vaihtelevat vuosittain sen mukaan, mitä tietoja viranomaiset haluavat kerätä. Alla luetelluissa kentissä on vain osa tarvittavista kentistä. Täytä muut tiedot oppilaitoksessanne kerättävien tilastojen perusteella. Ajantasaiset kenttäluettelot ja tilastoihin tarvittavat tiedot löytyvät StarSoftin www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus / Tiedonsiirrot. Pohjakoulutus, Koulutusala, Opintoala, Yksikkö, Koulutustyyppi ja Tutkinto täytetään aina. Pohjakoulutuskenttä löytyy yleensä Tiedot-välilehdeltä, muut Opiskelu-välilehdeltä Tutkintonimike ja Koulutusohjelma heti, vaikka opiskelijat valitsisivat ne vasta myöhemmin. Nämä ovat pakollisia tietoja Tilastokeskuksen henkilöpohjaisessa tiedonsiirrossa. Jos nimike ja ohjelma ei vielä ole tiedossa, koodeina käytetään koulutusohjelmasta ja 9999 tutkintonimikkeestä. Opintojen laajuus, Opiskelumuoto, Opiskelijalaji, Opiskelijan tavoite koulutuksessa ja Opetuskieli täytetään kaikille opiskelijoille. Tarvittaessa rastitaan kenttä Tutkintotavoitteinen koulutus. Ryhmä/Luokka täytetään heti kun ryhmäjako on tiedossa. Opiskelijarekisterissä on myös Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja-kenttä, mutta sen rooli on puhtaasti informatiivinen eikä sen avulla voi vaikuttaa siihen, kuka rekisterikortin tiedot näkee. Se, keitä opiskelijoita opettaja näkee, määräytyy aina Luokat-rekisterissä tehdyn luokanvalvojamäärityksen mukaan. Opiskelijarekisterin luokanvalvojatiedot auttavat lähinnä erilaisten hakujen tekemisessä, niiden avulla ei voi rajata käyttäjän näkemiä opiskelijoita. 2.3 Opiskelijahuollon merkinnät Primuksessa on useampia kenttäkokonaisuuksia, joihin voidaan kirjata opiskelijan edistymiseen ja tilanteeseen liittyviä tietoja. Tiedot voidaan kirjata esim. Yhteydenotot-, Opokäynnit- tai Kuraattorikäynnittaulukoihin. Taulukoihin kirjataan käynnin päivämäärä, osallistuja sekä lyhyt selite. Tiedot saa myös tulostettua lomakkeisiin tai esim. opinto-otteen liitteeksi. Erityisopettajan ja muun henkilökunnan toiminnoista ja käyttäjäoikeuksista kerrotaan tarkemmin luvuissa 2.7 ja Opiskelijalaji Sama opiskelija voi olla Primuksessa useaan kertaan, esim. tutkintoa suorittavana opiskelijana ja lisäkoulutuksen opiskelijana. Primus ei perustilanteessa salli samalle henkilötunnukselle useampia rekisterikortteja. Tämän vuoksi määritellään erikseen, mitkä ovat sellaisia tilanteita, joissa opiskelijalla voi olla useampia kortteja. Tilanteet määritellään opiskelijalajien avulla. Opiskelijalaji kertoo, minkä tyyppisestä opiskelusta on kyse. Oppilaitos tyypittää opetuksensa sen mukaan, voiko opiskelijalla olla toinen samanlainen koulutus yhtaikaa meneillään. Esim. osatutkintoa suorittavalla voi olla useita koulutuksia samanaikaisesti, samassa tai eri oppilaitoksessa. Taulukko 2.1 sisältää esimerkkejä opiskelijalajeista. Tutkintoa suorittavalle opiskelijalle sallitaan vain yksi rekisterikortti, muille useampia. Jos tutkintoa suorittavalla on muita samanaikaisia opintoja, merkitään hänen muille rekisterikorteilleen sellainen laji, jolle useampi kortti on sallittu. Kaksoistutkintoa suorittavalle merkitään toiseen rekisterikorttiin lajiksi Tutkintoa suorittava ja toiseen korttiin Tutkintoa suorittava 2. Yleisimmin käytössä ovat lajit Arkistoitu opiskelija, Tutkintoa suorittava opiskelija ja Valmistunut opiskelija. Lajeja voidaan luoda lisää tarpeen mukaan. Tilastokeskuksen, Kelan ym. tiedonsiirtojen ohjeissa käytetään usein hyväksi opiskelijalajeja, kun halutaan hakea esim. lisäkoulutuksen opiskelijat tai keskeyttäneet Opiskelijalajien luominen ja valinta opiskelijalle Opiskelijalajit luodaan omassa Opiskelijalajit-rekisterissään, joka löytyy Muut rekisterit -ruudusta. Selite-kenttään täytetään opiskelijalajin nimi, Opiskelijalaji-kenttään täytetään pidempi kuvaus. Sallitaan useampi opiskelijakortti rastitaan aikuiskoulutuksessa kaikille opiskelijalajeille. Tallennuksen jälkeen uusi opiskelijalaji löytyy Opiskelijarekisterin ja hakuruudun Opiskelijalaji-kentän vaihtoehdoista. Opiskelijalajit valitaan opiskelijoille Opiskelijarekisterissä. Maalaa opiskelijakorttilistasta ne opiskelijat, jotka suorittavat koko tutkintoa. Valitse näille Opiskelijalaji-kenttään Tutkintoa suorittava. Tähän rekisterikorttiin merkitään opiskelijan nykyiset, tätä tutkintoa koskevat suoritukset.

19 2.5. LÄSNÄOLO, EROT JA VALMISTUMINEN 19 Taulukko 2.1: Esimerkkejä opiskelijalajeista Selite Opiskelijalaji Sallitaan useampi Arkistoitu Arkistoitu opiskelija Kyllä Keskeyttänyt tai eronnut Keskeyttänyt tai eronnut opiskelija Kyllä Koulutuskokeilija Koulutuskokelija tai -tutustuja Kyllä Lisäkoulutus Lisäkoulutuksen opiskelija Kyllä Lyhytkurssit Lyhytkurssiopiskelija Kyllä Oppisopimus Oppisopimusopiskelija Kyllä Osatutkintoa tai osaa Osatutkintoa tai tutkinnon osaa suorittava Kyllä suorittava opiskelija Tutkintoa suorittava Tutkintoa suorittava opiskelija Ei Tutkintoa suorittava 2 Kaksoistutkintoa suorittava opiskelija, 2. tutkinto Kyllä Työvoimakoulutus Työvoimakoulutusopiskelija Kyllä Valmistunut Valmistunut opiskelija Kyllä Oppisopimus, oma Oppisopimus, oman talon opiskelija Kyllä opiskelija Oppisopimus, muu opiskelija Oppisopimus, oppisopimustoimisto, ei oman talon opiskelija Kyllä Kahta ammatillista tutkintoa suorittaville tehdään kaksi erillistä opiskelijakorttia, yksi kumpaakin tutkintoa varten. Jos opiskelijalla on muita samanaikaisia opintoja, jotka eivät kuulu tutkintoon, tehdään niitäkin varten opiskelijalle uusi opiskelijakortti. Muihin rekisterikortteihin määritellään opiskelijalajiksi sellainen laji, jolle sallitaan useampi rekisterikortti Käyttäjälle näkyvät opiskelijalajit Opiskelijalajien avulla voidaan rajata myös sitä, minkä lajin opiskelijoita Primuksen käyttäjä näkee tai mihin opiskelijalajiin haut kohdistuvat. Rajauksen voi tehdä Käyttäjätunnukset-rekisterissä, jossa täytetään Hauissa käytettävä opiskelijalaji -kenttä. Käyttäjä näkee jatkossa ainoastaan tämän lajin opiskelijoiden kortit. Tätä vaihtoehtoa käytetään, jos oppilaitoksen hallinnossa on useita työntekijöitä, joilla on tarkkaan määritellyt tehtävät ja tietyt opiskelijat, joiden asioita he hoitavat. Toinen mahdollisuus on, että käyttäjälle ei valita ennakkoon tiettyä opiskelijalajia, vaan hän valitsee itse kussakin haussa tarvitsemansa lajin. Tällöin opiskelijalaji valitaan vasta hakuruudussa, Opiskelijalajivalikosta. Tässä vaihtoehdossa käyttäjä näkee opiskelijarekisterissä kaikkien opiskelijalajien kortit, mutta hakuun otetaan mukaan vain kulloinkin valitun opiskelijalajin kortit. Tätä vaihtoehtoa käytetään, jos yksi henkilö hoitaa hyvin kirjavaa opiskelijajoukkoa ja hän tarvitsee monenlaisia hakuja eri tilanteisiin Opiskelijalajit multiprimuksessa MultiPrimuksessa opiskelijalajien käyttö on tärkeää erityisesti silloin, kun opiskelija valmistuu tai lopettaa opintonsa. Koska tutkintoa suorittaville sallitaan vain yksi opiskelijakortti, tulee laji muistaa vaihtaa toiseksi ennen opiskelijan arkistointia: vanhassa oppilaitoksessa lajiksi laitetaan esim. Eronnut tai Tutkinto 1 ja toisessa oppilaitoksessa Tutkinto 2 tai Lisäopinnot. Opiskelijalle ei saada tehtyä uutta rekisterikorttia niin kauan kuin hän on tutkintoa suorittavana edellisessä oppilaitoksessa. 2.5 Läsnäolo, erot ja valmistuminen Opiskelun aloittamiseen, läsnäoloihin, keskeyttämiseen, eroamiseen ja valmistumiseen liittyvät tiedot kannattaa koota Opiskelijarekisterissä omalle välilehdelleen, jolloin on helppo tarkistaa, että kaikki tilastointiin tarvittavat tiedot on täytetty Läsnäolo, kirjoillaolo Läsnäolotietoja tarvitaan opiskelijamäärän seurantaa sekä opiskelijan opintotukea varten. Läsnäolotiedot ja muut päiväyksiin liittyvät asiat kootaan yleensä omalle välilehdelleen. Tiedot merkitään läsnäolotaulukon kenttiin Lukuvuosi, Syksy 20.9., Kevät 20.9., Erityisopetuksessa 20.9., Erityisopetuksessa ja Selite.

20 20 LUKU 2. OPISKELIJATIEDOT Jos opiskelijoiden sallitaan ilmoittautuvan läsnä- tai poissaolevaksi Wilman kautta, kirjautuvat tiedot suoraan tähän taulukkoon. StarSoft suosittelee taulukon käyttöä, mutta viranomaistiedonsiirrot toimivat myös aiemmin käytössä olleilla vastaavilla yksirivisillä kentillä Kirjoillaoloaika, Kirjoilla 20.9., Kirjoilla ja Kirjoillaolo. Läsnäolotaulukkoa voi täydentää monivalintana useammalle opiskelijalle kerralla. Maalaa ensin esim. kaikki aloittavat opiskelijat, ja klikkaa taulukon Lukuvuosi-sarakkeen päälle ilmestyvää Muuta-painiketta. Taulukon täyttämisessä on kolme vaihtoehtoista tapaa, joista uusille opiskelijoille voidaan valita Tiedon muuttaminen tai poistaminen. Täydennä aloittaville opiskelijoille lukuvuodeksi alkava lukuvuosi, esim ja Kirjoilla sarakkeeseen tiedoksi Läsnä. Kirjoilla jätetään tyhjäksi. Jatkavilla opiskelijoilla ei käytetä Tiedon muuttaminen tai poistaminen -vaihtoehtoa, sillä opiskelijoilla on ennestään eri tietoja: joku on ollut syksyllä läsnä, keväällä poissa, toinen taas toisin päin. Jatkavilla halutaan säilyttää jo merkityt tiedot ja käytetään siksi Viimeisen rivin muokkaus -vaihtoehtoa. Tässä vaihtoehdossa opiskelijoilla säilyy ne tiedot, joita viimeiselle riville on jo merkitty ja vain se sarake, johon syötetään uutta tietoa/muokataan vanhaa, päivittyy kaikille. Esim. jos Opiskelija Ollilla on viimeisellä rivillä Kirjoilla = läsnä, ja Opiskelija Orvokilla Kirjoilla = poissa, voi tällä toiminnolla täydentää kummallekin saman tiedon Kirjoilla sarakkeeseen. Tiedon muuttaminen tai poistaminen -vaihtoehto muuttaisi kummallekin saman tiedon myös Kirjoilla kenttään, ts. koko rivi tallentuu sellaisena, kuin se näkyy ruudulla Keskeyttäminen, poissaolo ja eroaminen Kun opiskelija keskeyttää opiskelun tilapäisesti, merkitään keskeyttämisen syy ja päivämäärät Opiskelijarekisterin kenttiin Tilapäisen kesk. alkupäivä, Tilapäisen kesk. päättymispäivä ja Tilapäisen kesk. syy. Läsnäolotaulukkoon valitaan tiedoksi Poissa niille lukukausille/tilastointipäiville, joita keskeytys koskee. Lisäksi voidaan täyttää kentät Opiskeluaika ennen keskeytystä/eroa ja tarvittaessa rastitaan Opiskelijan ilmoittama keskeytys. Aikaväliä, jolla opiskelija on ollut poissa, ei oteta mukaan opiskelijatyöpäivälaskentaankaan. Kun opiskelija ilmoittaa eroavansa tai erotetaan, täytetään Eropäivä, Eron lisätiedot, Eron jälkeinen tilanne ja Opiskeluaika ennen keskeytystä/eroa. Tarvittaessa rastitaan Opiskelijan ilmoittama ero. Kirjoillaolon tiedoksi valitaan Ei kirjoilla. Opiskelijalle tulostetaan erotodistus ja merkitään tieto todistuksen antamisesta Todistuslajit- ja Todistusten päiväykset -taulukkoon Valmistuminen Kun opiskelija valmistuu, täytetään kenttä Valmistumispäivä. Opiskelijalajiksi vaihdetaan Valmistunut opiskelija ja opiskelijan rekisterikortti arkistoidaan. StarSoft suosittelee käyttämään lisäksi Todistuslajit ja todistusten päiväykset -taulukkoa, johon täytetään kaikkien annettujen todistusten päiväykset ja todistuslajit. Taulukon avulla on helppo seurata, milloin opiskelija on saanut valmiiksi osatutkinnon, milloin koko tutkinnon ja mitä muita todistuksia hänelle on annettu. Taulukosta saadaan haettua myös valmistumispäivä. Sitä etsitään riviltä, jossa todistuslaji on 1 Tutkintotodistus. Päivämäärät kirjataan muodossa pp.kk.vvvv. Primus muuntaa automaattisesti esim. ppkkvv-muotoon kirjatun päiväyksen oikeanlaiseksi. Koska erityyppisiä opintoja suorittaneita etsitään usein todistusten perusteella, on tärkeää merkitä, onko kyseessä tutkintotodistus vai erotodistus, valmentavan opetuksen todistus, osallistumistodistus tms. Lisäksi Tilastokeskuksen tiedonsiirrossa tarvitaan todistustaulukon tietoja. 2.6 Opiskelupaikkaa hakevat Oppilaitokseen hakeneiden henkilöiden tiedot kirjataan tai tuodaan tiedonsiirtona Opintopolku-järjestelmästä Hakijat-rekisteriin. Rekisteriin kirjataan hakijoiden yhteystiedot, hakutoiveet ja pisteytys, pohjakoulutukseen ja työkokemukseen liittyvät asiat ym. valintaan vaikuttavat. Hakijat-rekisterin kautta tulostetaan kirjeet valituille/ei valituille ja saadaan yhteenvedot hakijoista. Suorahakua varten oppilaitoksen koulutustarjonnan voi laittaa julkisesti esille ja haettavaksi Wilmaan. Esillä voi olla sekä tutkintoon johtavaaa että lyhyempiä koulutuksia. Oppilaitos voi päättää itse, mitkä koulutukset ovat esillä, milloin niihin voi hakea ja millaisia lisätietoja koulutuksista kerrotaan. Hakijatiedot tallentuvat Hakijat-rekisteriin, jossa oppilaitos käsittelee ne. Ota esiin Opiskelijalaji-kenttä ja valitse kaikille hakijoille opiskelijalajiksi Hakija. Tätä lajia käyttäen opiskelijalle saadaan tarvittaessa tehtyä useampia rekisterikortteja, jolloin hän voi olla esim. jotain muuta tutkintoa suorittavana Opiskelijarekisterissä ja toiseen tutkintoon hakevana Hakijat-rekisterissä. Katso tarkemmat ohjeet opiskelijalajin käytöstä kohdasta 2.4.

21 2.6. OPISKELUPAIKKAA HAKEVAT Opintopolku-siirrot Yhteishaussa hakeneet opiskelijat saadaan siirrettyä Primukseen valmiilla tiedonsiirrolla Opintopolku-järjestelmästä. Valitut opiskelijat voidaan siirtää joko Hakijat-rekisteriin tai suoraan Opiskelijat-rekisteriin. Oppilaitoksen edustaja muodostaa Opintopolussa tiedoston heille valituista opiskelijoista ja tallentaa sen koneelleen. Sen jälkeen opiskelijoiden tiedot luetaan sisään Primukseen. Tarkemmat ohjeet Opintopolku-siirrosta StarSoftin www-sivulla kohdassa Tiedonsiirrot / Tiedonsiirto Primukseen / Siirto Opintopolusta Koulutuksiin hakeutuminen Wilman kautta Oppilaitos voi laittaa koulutustarjontansa Wilmaan julkisesti näkyviin. Listaukseen ja hakulomakkeelle pääsee ilman Wilma-tunnuksia, ilman kirjautumista. Haettavaksi voi laittaa sekä tutkintoon johtavia koulutuksia että lyhyempiä koulutuksia. Tiedot tallentuvat Primuksen Hakijat-rekisteriin, jossa oppilaitos käsittelee ne. Yksityishenkilöt voivat hakeutua sekä lyhyt- että pitkäkestoiseen koulutukseen, yritykset taas voivat ilmoittaa henkilöstöään lyhytkestoiseen koulutukseen. Pitkäkestoiseen koulutukseen hakeutumista käytetään lähinnä aikuiskoulutuksessa Vaatimukset ja valmistelut Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan Koulutuskalenteri käytössä (täytetään oletuskoulun rekisterikortille) Lomaketoiminto käytössä Oikeus lähettää sähköpostia Sähköpostiasetusten tulee olla täytettynä ja toimintoon liittyvät lomakkeet ladattuna Primuksen Lomakeeditoriin. Koulutushakeutumisen käyttöehdot suomeksi -kenttään täytetään hakemisprosessiin liittyvät käyttöehdot, joita hakija sitoutuu noudattamaan. Hakijan sähköpostin sisältö suomeksi -kenttään täytetään hakijan Hakemus vastaanotettu -sähköpostin teksti. Koulun tiedot -rekisterissä on lisäksi runsaasti muita toimintoon liittyviä kenttiä. Täydellinen luettelo löytyy StarSoftin www-sivuilta. Voit myös pyytää StarSoftin asiakastuesta asettelutiedoston, joka sisältää toimintoon liittyvät uudet kentät. Saat asettelut käyttöön lataamalla tiedoston omalle koneelle, ja lukemalla sen sitten Primuksen Koulun tiedot -rekisteriin: Ylläpito / Kenttäeditori ja Toiminnot / Kopioi tiedostosta / Yksi välilehti. Huom! Vaatii vähintään 4.43-version Hakulomakkeet Lataa Starsoftin nettisivuilta valmiit hakulomakkeet Lomake-editoriin. Lomakkeille täytetään Koulu-kenttään ne koulut, joiden koulutuksia Wilmaan halutaan esille. Koulu-kenttää ei voi jättää tyhjäksi, silloin koulutuksia ei näytetä lainkaan Koulutukset esille Wilmaan Pitkäkestoisia koulutuksia varten tehdään rekisterikortit Luokat-rekisteriin. Korteille täytetään: Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu Koulutuksen status Hakuaika alkaa Hakuaika päättyy Järjestämispaikkakunta Sähköpostin lisätiedot Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa Hakeutuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta (jos sähköpostivarmistusta ei tarvita) Sähköisen hakeutumisen lomake (jos koulutukselle on oma, erityinen hakulomake)

22 22 LUKU 2. OPISKELIJATIEDOT Lyhytkestoisia koulutuksia varten tehdään rekisterikortit Arviointi-rekisteriin. Korteille täytetään: Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu Ilmoittautuminen alkaa Viimeinen ilmoittautumispäivä Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa Sähköpostin lisätiedot Ilmoittautuminen ei vaadi sähköpostivarmistusta (jos sähköpostivarmistusta ei tarvita) Sähköisen ilmoittautumisen lomake (jos koulutukselle on oma, erityinen hakulomake) Koulutuksen tiedot otetaan pois näkyvistä Wilmasta poistamalla rasti kentästä Ilmoittautuminen Wilmassa sallittu tai täyttämällä päivämäärä kenttään Viimeinen näkymispäivä koulutuskalenterissa. Koulutukset, joiden hakuajan päättymisestä on kulunut yli 5 viikkoa, poistuvat Wilman koulutussivulta automaattisesti Hakuprosessi Hakijat näkevät koulutustiedot oppilaitoksen Wilman browsecourses-sivulla, esim. Hakijat ilmoittautuvat haluamaansa koulutukseen, ilman Wilma-tunnuksia. Tiedot tallentuvat Primuksen Hakijat-rekisteriin. Hakijasta tallentuu ne tiedot, joita lomakkeella kysyttiin, esim. Hakeutuu seuraavaan pitkäkestoiseen koulutukseen Hakeutuu seuraavaan lyhytkestoiseen koulutukseen Hakuajankohta Hakijan ilmoittanut yritys/organisaatio Wilma lähettää vahvistuksen hakemuksesta hakijan ilmoittamaan sähköpostiin. Oppilaitos käsittelee hakijoiden tiedot Primuksen Hakijat-rekisterissä ja siirtää opiskelijaksi valitut Opiskelijat-rekisteriin. Hylätyt hakijatiedot poistetaan Primuksesta viimeistään puolen vuoden kuluttua (manuaalisesti). Lyhytkestoisten koulutusten opiskelijat voidaan siirtää suoraan koulutuksen arviointikirjaan samalla, kun heidät siirretään Opiskelijat-rekisteriin. Tämä edellyttää, että arviointikirjalle on täytetty Kurssikenttä. Sähköisestä koulutuskalenterista on tarkemmat ohjeet StarSoftin www-sivuilla Hakijoiden siirto Opiskelijarekisteriin Opiskelijaksi valitut siirretään varsinaisiksi opiskelijoiksi tiedonsiirrolla Hakijat-rekisteristä Opiskelijatrekisteriin. Koska näissä rekistereissä on kutakuinkin samat kentät, on tietojen siirto vaivatonta. Kenttäeditorin kautta saa tulosteen, josta näkee, minkä kenttien tiedot siirtyy Opiskelijat-rekisteriin. 1. Maalaa Hakijat-rekisterissä ne opiskelijat, jotka otetaan opiskelijoiksi ja joille halutaan rekisterikortit Opiskelijarekisteriin. 2. Valitse sitten Tiedonsiirrot / Siirrä Opiskelijarekisteriin. Primus tarkistaa, onko Opiskelijarekisterissä jo henkilöitä samalla henkilötunnuksella. 3. Oletuksena hakijat poistetaan Hakijat-rekisterissä samalla kun heidät siirretään Opiskelijarekisteriin. Jätä Poista siirretyt Hakijat-rekisteristä rastimatta, jos haluat säilyttää siirretyt myös Hakijatrekisterissä. Muista poistaa hakijoiden kortit myöhemmin käsin, jotta rekisteri ei paisu vuosi vuodelta suuremmaksi. 4. Kopioi liitetiedostot opiskelijarekisteriin -kohdan rastimalla voi samalla siirtää hakijoihin liittyvät liitetiedostot, jos sellaisia on tallennettu.

23 2.7. ERITYISOPISKELIJAT Tiedonsiirrossa voi lisäksi valita, siirretäänkö lyhytkestoiseen koulutukseen hakeneiden nimet suoraan kyseisiin arviointikirjoihin (Wilman kautta hakeneet). Arviointikirjoissa tulee olla täytettynä Kurssi-kenttä, jotta opiskelijoiden nimet saadaan siirrettyä. Hakijat voidaan siirtää Opiskelijarekisteriin myös Tiedonsiirto Primukseen -toiminnolla. Tätä tapaa käytetään vain, jos Opiskelijarekisteristä ei löydy vastaavaa kenttää kuin Hakijat-rekisterissä on tai kun halutaan siirtää vain jonkin yksittäinen tieto, ei hakijan kaikkia tietoja. Hakijat voidaan siirtää myös yhdestä Primuksesta toiseen Primukseen ja siellä suoraan opiskelijarekisteriin. Primusten välisessä tiedonsiirrossa valitaan Hakijat-rekisterissä Tiedonsiirron lähetys Primuksesta ja tiedonsiirron tyypiksi Primus W4.x. Tässä siirtotavassa käyttäjä valitsee itse, minkä kenttien tietoa siirretään ja keiden opiskelijoiden tietoja siirretään. Tuloksena syntyy siirtotiedosto, joka tallennetaan sopivaan paikkaan. Opiskelijarekisterin puolella tiedot vastaanotetaan Tiedonsiirto Primukseen -toiminnolla. Toiminnossa valitaan, mihin kenttään mikäkin tieto otetaan vastaan. Tiedonsiirrot on ohjeistettu tarkemmin www-sivuilla Koulutuskokeilijat ja -tutustujat Koulutuskokeilijoiden ja koulutukseen tutustuvien tiedot voidaan myös kirjata Primukseen, Hakijat-rekisteriin. Tee kokeilijoita ja tutustujia varten omat opiskelijalajinsa, esim. Koulutuskokeilussa ja Tutustumassa. Näiden lajien avulla voidaan Hakijat-rekisteriin tehdä erilaisia valmiita hakuja, joilla löydetään nopeasti tällä hetkellä kokeilussa olevat, aiemmin kokeilussa olleet tai tiettyä alaa kokeilleet. Hakijat-rekisteriin kannattaa tehdä omat välilehtensä koulutuskokeiluja ja tutustumisia varten. Kenttiin kirjataan esim. mihin koulutusohjelmaan tai valmentavaan koulutukseen tutustuttiin, millaiset valmiudet opiskelijalla olisi osallistua varsinaiseen opetukseen sekä opinto-ohjaajan, psykologin ym. valintaan osallistuvien lausunnot. Kenttiä on kolmen eri kokeilu- ja tutustumiskerran tietojen kirjaamiseen. Yksilönsuojan vuoksi terveystietojen kirjaamista Primukseen tulee välttää. Kuva 2.1: Koulutuskokeilijat ja -tutustujat 2.7 Erityisopiskelijat Erityisopiskelijan tietoja kirjataan kahteen paikkaan: Opiskelijan hojks-tiedot, terveystiedot ja opetuksen käytännön järjestämiseen liittyvät erityisjärjestelyt kirjataan Opiskelijat-rekisterissä omille välilehdilleen. Opiskelijan suorituksiin ja mukautuksiin liittyvät asiat kirjataan suoraan ko. opintojaksoon/tutkinnon osaan, joko Opiskelijarekisterin Kurssisuoritukset-ruudussa tai Arviointi-rekisterissä Hojks Jokaiselle erityisopiskelijalle on tehtävä hojks, henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma. Määräysten vaatimat vähimmäistiedot kirjataan Opiskelijat-rekisterissä omille välilehdilleen. Välilehdillä on erikseen kentät mm. päätösten, kokousten ja tukitoimien kirjaamista varten. Ohjelman mukana toimitetaan valmiit pohjat, joilla tulostetaan erityisopetuksen asiakirjat. Hojks1-välilehdelle on koottu pakolliset hojks-tiedot sekä päätöksiin liittyvät asiat, kuten erityisopetuksen peruste, -ryhmä, tukitoimet ja opetusjärjestelyt. Välilehdellä on rastikentät HOJKS, Mukautettu ops ja

24 24 LUKU 2. OPISKELIJATIEDOT Erityistarpeita. Rasteja käytetään hakuapuna ja infona muille Primus-käyttäjille, niiden avulla ei siis tehdä mukautuksia tms. Tämän välilehden tiedot tulostuvat hojks-lomakkeen ensimmäiselle sivulle. Hojks2-välilehdelle voi kirjata tietoa opiskelijan taustasta, oppimishistoriasta, vahvuuksista, rajoitteista ym. Nämä tiedot tulostuvat omalle tulostepohjalleen. Memokenttien tekstissä kannattaa käyttää kappaleenvaihtoja sillä teksti tulostuu sellaisenaan hojks-lomakkeeseen. Jos tiedot eivät siltikään rivity siististi tulosteeseen, kannattaa tekstiin lisätä sopiviin paikkoihin ylimääräisiä välilyöntejä tai rivinvaihtoja. Hojks3-välilehden taulukkoon kirjataan hojks-kokousten asiat. Taulukkoon kirjataan kokousten päivämäärät, osallistujat ja sovitut asiat. Tiedoista saadaan tulostettua yhteenveto. Opiskelijan yksityisyydensuojan takia hojks-välilehtien luku- ja kirjoitusoikeudet annetaan vain niille käyttäjille, jotka tarvitsevat tietoja opiskelijan oppimisen tueksi - muut käyttäjät eivät näe välilehtiä lainkaan. Tavallisesti oppiaineiden opettajille ei anneta oikeuksia näille välilehdille, vaan opo, erityisopettaja tms. kirjaa opettajan tarvitsemat tiedot suoraan ko. opintojakson tietoihin. Opettaja näkee arviointikirjassaan tämän opiskelijan kohdalla huomioon otettavat asiat. Erityisopiskelijoiden rekisterikortteihin voidaan antaa luku- ja/tai kirjoitusoikeus tietyille henkilöille Kortin omistusoikeus ryhmillä -kentän avulla. Opiskelijahuoltoon kuuluvia henkilöitä varten voidaan tehdä oma käyttäjäryhmänsä ja tämä ryhmä valitaan ko. kenttään. Näin esim. erityisopettajalle ei tarvitse antaa oikeutta nähdä kaikkia opiskelijakortteja eikä erityisopiskelijoita tarvitse myöskään koota omaksi luokakseen. Erityisopiskelijoista on tehtävä merkinnät Johto-välilehden päätöstaulukkoon. Kenttiin kirjataan päätöksen tiedot sekä rehtorin/johdon merkinnät Terveystiedot Yksilönsuojan vuoksi terveystietojen kirjaamista Primukseen tulee välttää. Primus on opiskelijatietokanta eikä siihen tulisi kirjata potilastietokantoihin paremmin kuuluvia tietoja. Jos jokin terveystieto on oppimisen kannalta niin olennainen, että se päätetään kirjata myös Primukseen, on mietittävä tarkoin, kuka kirjautukset tekee ja kuka saa niitä nähdä. Joissain oppilaitoksissa kirjaukset tekee esim. terveydenhoitaja tai psykologi, erilliselle välilehdelle. Myös tulosteet, joissa näkyy opiskelijan terveystietoja, tulee rajata vain tietyille henkilöille tai käyttäjäryhmille Mukautukset Jos opiskelija suorittaa opinnot tai osan opinnoista mukautetuin tavoittein, tehdään siitä merkintä Opiskelijatrekisterin opsinäkymässä. 1. Valitse opsinäkymässä päällimmäiseksi Arviointi-välilehti. Tuplaklikkaa mukautettavan opinnon palkkia. 2. Vaihda Tyyppi-kentässä kurssityypiksi 1mukautettu tai 2mukautettu sen mukaan, onko kyse tutkinnon osasta vai yksittäisestä opintojaksosta. 3. Valitse Lisätietoja-kenttään lakiviite Opinnot suoritettu mukautetuin tavoittein ammatillisesta koulutuksesta annetun lain... mukaisesti. Arvioinnin lisätiedoista tarkemmin luvussa Sanallinen arviointi -kenttään voi kirjoittaa opettajalle muistutuksen mukautuksesta sekä mukautuksen kirjaajan puumerkit. Opettaja näkee tiedon arviointikirjassaan tämän opiskelijan kohdalla. 5. Muita opintojakson/tutkinnon osan mukauttamiseen liittyviä tietoja voit kirjata Kurssin tiedot -painikkeesta avautuvassa näkymässä. Sama ruutu avautuu myös opsinäkymässä, kun opinnon palkkia klikataan hiiren 2. painikkeella. Huom! Jos mukautukset merkitään tällä tavoin etukäteen Opiskelijat-rekisterissä, on erittäin tärkeää, että arviointikirjaan päivitetään opiskelijarekisterin mukaiset tiedot ennen arviointia. Vain tällöin mukautukset näkyvät arvioinnin yhteydessä ja säilyvät toimeenpanossa. Mukautustiedot päivitetään arviointikirjaan valitsemalla Lisätoiminnot / Päivitä Opiskelijarekisteristä. Jotta jälkeenpäin muistettaisiin, keillä opiskelijoilla on mukautuksia ja jotta tällaiset opiskelijat olisi helppo hakea tietokannasta, rastitaan näille opiskelijoille kenttä Mukautettu ops. Kenttä löytyy oletuksena Hojks1-välilehdeltä. Opiskelijoita, joilla on mukautuksia, voidaan etsiä myös Valintayhteenvedon tai Arviointiyhteenvedon avulla rajaamalla etsittävät valinnat/suoritukset mukautettuihin kurssityyppeihin. Yhteenvetojen käyttö on ohjeistettu tarkemmin luvussa 11. Jos oppilaitoksessa on paljon erityisopiskelijoita ja he suorittavat melkein kaiken mukautettuna, voidaan kurssityypiksi merkitä mukautettu jo Kurssit-rekisterissä. Normaalisti mukautukset tehdään kuitenkin joko opiskelijan rekisterikortille tai arvioinnin yhteydessä.

25 2.8. OPISKELIJAN LIITETIEDOSTOT Opiskelijan liitetiedostot Opiskelijat-, Opettajat-, Henkilökunta-, Hakijat- ja Sijaiset-rekisterien rekisterikortteihin voi liittää muita asiakirjoja liitetiedostoiksi. Liitetiedostot voivat olla esim. Word-dokumentteja, pdf-tiedostoja tai kuvia. Opiskelijarekisterin liitteet voivat olla hopsin liitteitä, lausuntoja, päätöksiä tms, sijaisilla taas vaikkapa ansioluetteloita ja hakemuksia. Ota aktiiviseksi se henkilö, jolle liitetiedosto lisätään. Valitse Toiminnot / Liitetiedostot ja klikkaa Lisääpainiketta ja valitse oikea liite. Jatkossa kyseisen henkilön kaikki liitteet löytyvät tästä ruudusta ja ne saa auki Avaa-painikkeella. Primukseen tallennetut liitteet taas voi kopioida paikallisiksi Tallenna-painikkeella. Liitetiedostoja varten määritellään Primuksen palvelinosan ini-tiedoston [Dir]-osuuteen DocsDir=(hakemistopolku). Tähän hakemistoon Primus tallentaa kopion käyttäjän valitsemasta dokumentista. Jokaisen henkilön (rekisterikortin) jokainen dokumentti tallentuu erillisenä tiedostona. Tiedoston nimi on muotoa opphenk_850_hops.doc, jossa opphenk tarkoittaa opiskelijarekisteriä, 850 henkilön rekisterikorttinumeroa ja hops.doc alkuperäisen dokumentin nimeä. Jos liitetiedosto on lisätty Hakijat-rekisterissä, sen voi siirtää tiedonsiirrossa Opiskelijat-rekisteriin.

26 26 LUKU 2. OPISKELIJATIEDOT

27 Luku 3 Opetustarjonta Primuksessa kaikkia opetustarjonnan nimikkeitä sanotaan kursseiksi. Kurssi voi olla esim. lyhytkurssi, tutkinnon osa tai opetussuunnitelmaa rytmittävä otsikko. Kurssi voi siis olla useamman palasen muodostama kokonaisuus tai se voi olla osa kokonaisuutta. Kaikille kursseille tehdään oma rekisterikortti. Yleensä opetustarjonta siirretään Primukseen oppilaitoksen aiemmasta hallinto-ohjelmasta, mutta rekisterikortit voi tehdä käsinkin. Opetustarjonnan kirjaamiseen liittyy myös muutama apurekisteri, joiden tietojen on oltava ajan tasalla siinä vaiheessa, kun opetustarjonta tuodaan tai luodaan Primukseen. Nämä apurekisterit ovat Kurssityypit, Arvosanamääritykset ja Arvosana-asteikot. 3.1 Kurssityypit Ennen opetustarjonnan (tutkinnon osat, jaksot ym.) luomista tehdään Kurssityypit-rekisteriin oppilaitoksen tarpeisiin sopivat tyypit. Primuksen mukana tulee tavallisimmat kurssityypit ja näitä täydennetään/muokataan ohjelman käyttöönottokoulutuksessa. Luotuja kurssityyppejä käytetään Kurssit-rekisterissä Tyyppi-kentän valintalistana sekä Opiskelijat-rekisterissä Kurssisuoritus-ruudun samannimisessä kentässä. Kurssityypin avulla Kerrotaan, onko kyseessä tutkinnon osa, opintojakso vai otsikko. 1-alkuiset ovat tutkinnon osia tai otsikoita, 2-alkuiset ovat opintojaksoja tms. pienempiä osasia ja 3-alkuiset niiden osasia, osajaksoja. Valitaan tulostuvia tietoja: Tutkintotodistukseen tulostetaan vain 1-alkuiset tyypit eli tutkinnon osat, opintorekisteriotteeseen taas voi tulostaa pienempiäkin, 2- ja 3-alkuisia kurssityyppejä. Ilmaistaan, onko kurssi pakollinen vai valinnainen, näyttö, osaaminen tunnustettu... Muotoillaan tulosteita: Opintokorteissa ym. tutkinnon osat halutaan ehkä lihavoituna tai isommalla fontilla, niihin kuuluvat opintojaksot/yksittäiset kurssit taas vaikkapa sisennettynä ja pienemmällä fontilla. Esitetään opsin hierarkia, osa-kokonaisuus-suhteet: Tämä, tämä ja tämä kuuluvat tuohon tutkinnon osaan; tämä ja tuo tutkinnon osa kuuluvat pakollisiin osiin. Valitaan, mitä tietoja opiskelijarekisterin opsinäkymässä kerrotaan. Jokaiselle kurssityypille voi valita omannäköisensä palkin, jossa näkyy tiettyjä, käyttäjän valitsemia tietoja. Otsikoille voi valita esim. lyhyen palkin, jossa näkyy pelkkä nimi ja laajuus. Varsinaisille opinnoille valitaan pisin palkki, jossa näkyy nimi, suoritettu laajuus, arvosana ja poissaolomäärä. Nuorten ammatillisessa koulutuksessa selvitään yleensä esimerkiksi seuraavilla kurssityypeillä: 1iso otsikko, 2väliotsikko (3pieni otsikko) 1iso otsikko näytöt 1pakollinen, 2pakollinen (3pakollinen) 1valinnainen, 2valinnainen (3valinnainen) 1näyttö, 1näyttö työssä 1mukautettu, 2mukautettu (3mukautettu ) 1osaam.tunn. aikana, 2osaam.tunn. aikana (3osaam.tunn. aikana) 1osaam.tunn. ennen, 2osaam.tunn. ennen (3osaam.tunn. ennen) 1näytön osaam.tunn. 27

28 28 LUKU 3. OPETUSTARJONTA (1työssä, 2työssä (3työssä) vanha kirjaustapa, ks. luku 8.2.2) Kaikki ykkösellä alkavat tyypit ovat sellaisia, jotka tulostetaan tutkintotodistukseen tai näyttötodistukseen. Opinnäytetyöstä tulostetaan tutkintotodistukseen maininta, mutta koska sen tietoja ei tulosteta sellaisenaan muiden suoritusten yhteyteen, sille ei tarvita kurssityyppiä eikä kurssia. Kuva 3.1: Kurssityypit Kurssityypin taso Kurssityyppien numeroinnin 1-3 lisäksi tyypeille kannattaa aina täyttää myös kenttä Kurssityypin taso. Valitse kaikille 1. tason tyypeille tasoksi Tutkinnon osa, kaikille 2. tason tyypeille Jakso, 3. tason tyypeille Osajakso ja otsikoille Otsikko. Kun käyttäjä merkitsee opiskelijalle mukautuksia, osaamisen tunnustamista ym. on vaarana, että käyttäjä valitsee ensimmäisen oikealta kuulostavan tyypin, esim. mukautetun jakson, kun tarkoitus oli valita mukautettu tutkinnon osa. Tämän kentän avulla rajataan Tyyppi-kentän näkymää Opiskelijarekisterissä siten, että käyttäjälle tarjotaan oletuksena aina saman tason tyyppejä: kun 2pakollinen jakso vaihdetaan, tarjoaa Primus vaihdokeiksi kakkosella alkavia tyyppejä, 2mukautettu jakso, 2valinnainen jakso jne. Kaikki mahdolliset tyypit saa tarvittaessa käyttöönsä F3-näppäimellä Pakollinen ja valittavissa Rastikentät Pakollinen ja Valittavissa eivät ole toistensa vaihtoehtoja. Pakollinen tarkoittaa niitä tutkinnon osia ja opintojaksoja, jotka opiskelijan on tutkintovaatimusten mukaan suoritettava. Opiskelijat-rekisterissä on toiminto, jonka avulla merkitään nopeasti suurelle opiskelijaryhmälle oletusvalinnat. Oletusvalinnat tarkoittavat niitä opintojaksoja, joiden kurssityypille on rastittu Pakollinen-kenttä. Valittavissa-vaihtoehdolla vaikutetaan siihen, pystyykö opiskelijarekisterissä merkitsemään tämäntyyppisiin opintoihin valintoja. Yleensä Valittavissa rastitaan kaikille muille kurssityypeille paitsi otsikoille. Valittavissa olevia opintoja voi klikata opiskelijan opsipuussa, jolloin palkin väri vaihtuu valinnan merkiksi. Jos rastia ei ole, palkkia klikkaamalla ei tapahdu mitään. Valittavissa-rasti ei vaikuta opintoviikkojen kertymiseen tai arvosanan näkymiseen. Se estää ainoastaan valinnat ja arvosanan syöttämisen suoraan tämäntyyppisiin tutkinnon osiin/otsikoihin. Valittavissa Wilmassa -rastin avulla sallitaan opiskelijoiden merkitä valintoja tähän kurssityyppiin Primuksen www-liittymän Wilman kautta Kurssityyppien värit Opiskelijat-rekisterin opsinäkymään voidaan valita omat tunnusvärit kullekin kurssityypille. Kurssityyppien värit valitaan painikkeiden Kurssityypin väri, Väri valittuna ja Väri arvosteltuna avulla. Painikkeet

29 3.1. KURSSITYYPIT 29 avaavat väripaletin, josta ensimmäinen värivalinta määrää solun pohjavärin ja toinen valinta tekstin värin. Jos tekstin värin jättää valitsematta, musta jää tekstin oletusvärinä voimaan. Värien avulla opsista erottuvat helposti paitsi eri tyypit, myös se, onko opintojakso arvioitu vai ei ja onko sitä valittu vai ei. Värit ovat täysin käyttäjän valittavissa, mutta StarSoftin valmiissa malleissa käytetään selvyyden vuoksi aina tiettyjä värejä: osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen harmaalla, näytöt violetilla, pakolliset sinisellä, valinnaiset vihreällä ja otsikot keltaisella. Värit näkyvät samanlaisina myös Kurre 7:ssa ja Wilmassa. On suositeltavaa, että samasta asiasta käytetään samaa väriä opsin kaikilla tasoilla, ts. sekä pakollinen tutkinnonosa, pakollinen opintojakso ja pakollinen osajakso saavat kaikki saman värin. Helpoiten tämä onnistuu siten, että valitaan aktiiviseksi kaikki kolme tyyppiä ja valitaan sitten samat värit kerralla kaikille. Lisäksi on hyvä käyttää samaa väriperhettä valintojen ja suoritusten merkkaamiseen: pakollisissa valinta tummansinisellä, arvioitu vaaleansinisellä tms Opintoviikkojen kertyminen Kurssityyppien avulla eritellään, mistä opinnoista opintoviikkoja kertyy ja mistä ei. Lasketaan ov/op-tilastoihin koskee vain viranomaistiedonsiirtoja. Kenttä rastitaan niille kurssityypeille, jotka otetaan mukaan kulloinkin tehtävään tiedonsiirtoon. Rasteja vaihdellaan siis vuoden mittaan sen mukaan, mikä tiedonsiirto on kyseessä. Esim. kun siirretään Tilastokeskukselle näyttöjä tai näytön osia suorittaneiden tiedot, rastitaan vain tyypit 1näyttö. Tämän kentän korvaa vuodesta 2014 lähtien Huomioi tilastoissa -kenttä, katso alempaa kohtaa. Älä huomioi ov/op-summissa vaikuttaa ainoastaan Opiskelijat-rekisterissä näytettävään opiskelijan ov-yhteenvetoon sekä vastaavaan yhteenvetoon Wilmassa. Tutkintotodistukseen, tilastoihin ja tiedonsiirtoihin tämä rasti ei vaikuta. Rastin avulla jätetään opiskelijalle kertyvästä opintoviikkomäärästä pois tiettyjen kurssityyppien suoritukset, nuorten koulutuksessa tyypillisesti ammattiosaamisen näyttöjen opintoviikot. Niille kurssityypeille, jotka tarkoittavat hyväksiluettuja tai näyttöinä suoritettuja opintoja, merkitään Ammatillisten oppilaitosten tilastojen ov-tyyppi -kenttään oikea vaihtoehto. Tällöin opintoviikkomäärät siirtyvät oikein jaoteltuna myös viranomaisille. Huomioi tilastoissa -kenttään voidaan valita, missä viranomaistilastossa/tiedonsiirrossa kurssityypin opinnot huomioidaan. Kenttä on monirivinen ja vaihtoehdot ovat: Näyttöinä/tutkintosuorituksina, suorituksina, oppisopimus, kela. Eli sama kurssityyppi voidaan huomioida useammassa eri tilastossa. Tilastokeskuksen tiedonsiirtojen uudistuttua 2014 vuoden alusta, tähän kenttään tulee valita vaihtoehto Näyttöinä/tutkintosuorituksina näyttöjä tarkoittaville kurssityypeille, sekä ops-perusteisessa että näyttötutkintoon valmistavassa koulutuksessa. Sen perusteella tilaston kohtaan Suoritetut tutkinnon osat lasketaan suoritettujen näyttöjen lukumäärä. Kuva 3.2: Opintoviikkojen kertyminen Arvosanaviite Kurssityypit-rekisterin Arvosanaviite-kentässä voidaan määritellä kullekin kurssityypille jokin merkki, jota käytetään arvosanaviitteenä. Kenttään syötetty merkki tulostetaan automaattisesti arvosanan yhteyteen arviointiyhteenvedossa ja sen saa näkyviin myös todistuksissa.

30 30 LUKU 3. OPETUSTARJONTA Arvosanaviitteeksi voidaan antaa vaikkapa tähti (*), numero tai kirjain. Arvosanaviite saadaan todistukseen valitsemalla arvosanan tulostavaan soluun Arvosana()->Arvosana&Tyyppi->Arvosanaviite. Arvosanaviite-kenttään voi kirjata myös mukautusta tarkoittavan viitteen M), jota tarvitaan päättötodistuksessa. Ammatillisessa koulutuksessa arvosanaviitettä ei yleensä käytetä, sillä todistuksen lakiviitteet ym. on sujuvampi poimia Lisätiedot arviointiin -rekisteristä. Kun arvioinnin yhteydessä on merkitty tällainen lisätieto, tekee Primus arvosanan yhteyteen automaattisesti viitenumeron (yläindeksi) ja kirjaa viitteiden selitykset käyttäjän määräämään kohtaan tulosteessa. Tällä tavalla kirjattavia lisätietoja ovat mm. Toteutettu ammatillisesta koulutuksesta annetun lain... mukaisesti. Lakiviitteiden käyttö on ohjeistettu tarkemmin luvussa Kurssit-rekisteri Kurssit-rekisterissä luodaan kaikki opetussuunnitelmaan kuuluvat tutkinnon osat, niiden jaksot sekä erilaiset opintoja ryhmittelevät otsikot kuten Ammatilliset tutkinnon osat ja Ammattitaitoa täydentävät tutkinnon osat. Kurssit-rekisterissä luotu opetustarjonta toimii opetussuunnitelmien ja kurssitarjottimien rakennuspalikoina. Jokainen opetussuunnitelmassa näkyvä nimeke on luotu Kurssit-rekisterissä. Kurssit siirretään työjärjestysten tekemistä varten Kurre 7:aan. Yleensä kurssit siirtyvät opiskelijoiden valintojen perusteella, mutta voidaan siirtää myös koko opetussuunnitelman kurssit. Tutkinnon osat kannattaa jakaa jaksoihin, jotta työjärjestysten teko, arviointi ja opintoviikkojen seuranta olisi helppoa. Jos tutkinnon osan laajuus on esim. 20 ov, voi sen jakaa esim. viiteen neljän opintoviikon laajuiseen jaksoon ja nimetä jaksot sen mukaan, mitä opiskelijoille tullaan jakson aikana opettamaan. Jaksot voivat olla myös eri opettajien osuuksia tai eri vuosiluokkien aikana suoritettavia osuuksia. Kurressa kursseista muodostetaan ryhmiä, jotka sijoitetaan työjärjestyksiin. Opetussuunnitelman kurssit kannattaa luoda siinä järjestyksessä, missä niiden pitää tulostua todistuksiin: ensin tehdään rekisterikortti tutkinnon 1. osalle, sitten tämän osan 1. jaksolle, sitten 2. jaksolle jne. Kurssitietoja voidaan tarkastella ja muokata myös Wilman kautta. Primuksen Lomake-editorilla tehdään lomake, jonka tietokantana on Kurssit. Lomake laitetaan näkyville Wilmaan opettajille. Kursseista kootut opetussuunnitelmat voi niinikään laittaa näkyville Wilmaan Etenemisjärjestys uuden koulutuksen kurssien luomisessa Muuta ensin luettelojärjestyksen oletusarvoksi: Koodi & Nimi & Laajuus. Näin kurssit asettuvat opsin mukaiseen järjestykseen ja niistä voi tehdä valmiin haun. Luettelojärjestys ja hakujen tekeminen on ohjeistettu www-sivuilla. Luo opetussuunnitelmaan kuuluvat kurssit ja siihen kuuluvat otsikot. Täytä tai valitse kursseille: Kirjoita Nimi-kenttään opsin mukainen tutkinnon osan /jakson tms. nimi, esim. Rakentamisen perustaidot. Kirjoita Lyhenne-kenttään kurssille sellainen lyhenne, jota haluat käyttää työjärjestyksissä, esim. Rak.perust.. Lyhenteiden tulee olla uniikkeja (joka nimikkeellä eri lyhenne). Olennaista on, että opiskelijat tietävät, mitä lyhenteet tarkoittavat. Käytä Koodi-kentässä jotain loogista merkintää, jolla kunkin tutkinnon kurssit asettuvat opsipuun mukaiseen järjestykseen. Tämä nopeuttaa myöhemmin kurssien hakuja sekä Opetussuunnitelmatrekisterissä opsipuun tekoa. Luvussa on neuvottu toimiva esimerkkitapa. Valitse Tyyppi (kurssityyppi). Jos tyyppi vaihtelee opiskelijakohtaisesti, valitse tavallisin ja tee opiskelijakohtaiset poikkeukset myöhemmin Opiskelijat-rekisterissä. Passikurssien kuten hygieniapassin ja tulityökurssin tyypeiksi merkitään 2valinnainen jakso tai 3valinnainen osajakso. Nämä voidaan koota erillisen otsikon alle (Muut suoritukset, 2väliotsikko tai 3pieni otsikko ) tai ne voidaan asettaa osaksi jotain tutkinnon osaa tai jaksoa. Valitse Asteikko-kenttään arvosana-asteikko. Tavallisimmin käytetään perustutkintojen asteikkoa T1- K3. Syötä kurssin laajuus opintoviikkoina. Voit käyttää myös murto- ja desimaalilukuja. Arvosanan laskeminen -kentän voi jättää tyhjäksi tai valita siihen esim. Opintoviikoin painotettu keskiarvo. Laskentatapa ei määrää varsinaista arvosanaa, se vain antaa opettajalle lisätietoa siitä, paljonko laskennallinen arvosana olisi. Arvosanan antaminen jää aina opettajan tehtäväksi. Ei lasketa keskiarvoon -rastitaan kursseille, jotka eivät vaikuta keskiarvoon.

31 3.2. KURSSIT-REKISTERI 31 Ruudun alaosassa voi vielä valita Laske arvosana kun esim. Kaikki valitut kurssit on suoritettu. Kursseille voi täyttää myös tavoitteet, sisällöt, ajankohdan, vastuuopettajan yms. Jos sama kurssi toistuu vuodesta toiseen, muista korjata ajankohta ja muut muuttuneet tiedot vuosittain Luettelojärjestys Kurssit-rekisterissä Opetustarjonnan tiedot voidaan järjestää eri tavoin aina sen mukaan, mitä ollaan tekemässä. Esim. arviointia tehdessä on käytännöllistä, että opettaja näkee nimenomaan kurssin nimen, opsia rakennettaessa taas koodi on nimeä tärkeämpi tieto. Se, mitä tietoja rekisteri-ikkunan korttilistassa näkyy ja missä järjestyksessä, määritetään Luettelojärjestys -toiminnolla. Toiminto on ohjeistettu www-sivuilla. Kurssit-rekisterissä käytetään pääasiassa kahta eri luettelojärjestystä: Normaalisti järjestyksenä on Opintoviikkoja & Nimi. Opsia rakennettaessa ja uusia kursseja tehdessä tarvitaan järjestystä Koodi & Nimi & Opintoviikkoja. Kahta luettelojärjestystä tarvitaan, koska kursseista halutaan nähdä eri tietoja eri rekistereissä. Opiskelijarekisterissä tärkeintä on nähdä kurssin laajuus ja koko nimi, Opetussuunnitelmat-rekisterissä taas laajuus on merkityksetön ja kurssin sijainti opsissa oleellinen. Kurssit-rekisterin luettelojärjestys heijastuu mm. Opiskelijat-rekisterin suoritusosaan (opsinäkymään), arviointi- ja valintayhteenvetoon ja Opetussuunnitelmat-rekisteriin. Tärkeää: Muista vaihtaa Kurssit-rekisterin luettelojärjestykseksi Koodi & Nimi & Opintoviikkoja aina ennen kurssien luomista tai opsipuun muokkaamista! Koodauksesta on hyötyä vain, jos se on luettelojärjestyksen ensimmäisenä tietona. Kun opsit ja kurssit ovat valmiita, vaihda luettelojärjestykseksi Opintoviikkoja & Nimi Kurssien koodit Kursseille täytetään nimen ja lyhenteen lisäksi myös koodit. Koodissa näkyy opsin käytön aloitusvuosi, tutkinto/koulutusohjelma sekä monesko tutkinnon osa tai jakso se on tässä opsissa. Koodijärjestelmä helpottaa opsipuun rakentamista, sillä silloin kurssit ovat automaattisesti opsin mukaisessa järjestyksessä: kaikki sähkötekniikan tutkinnon osat allekkain ja niihin kuuluvat jaksot oikean osan alla oikeassa järjestyksessä. Näin kurssit löytyvät nopeasti ja opsikin tulee rakennettua todistusten vaatimassa muodossa. Koodituksen ei tarvitse olla juuri StarSoftin esimerkkien kaltainen, mutta koodissa olisi hyvä näkyä ainakin, mihin tutkintoon kurssi kuuluu ja onko se yksittäinen jakso vai useasta jaksosta koostuva tutkinnon osa. Taulukko 3.1: Kurssikoodit vuosi tutk./koul.ohj. tutkinnon osa jakso osajakso Ammatilliset 14 säh Täydentävät 14 täy Vap. valitt. 14 vap 1 1 Näytöt 14 säh 1N Koodi alkaa sillä vuodella, jona opsi on otettu käyttöön. Sen jälkeen tulee se tutkinto, johon kurssi kuuluu. Loput kolme osiota kertovat kurssin sijainnista opsissa: monesko tutkinnon osa, monesko sen jakso. Koodi 14säh1.3.2 kertoisi, että kurssi kuuluu 2014 hyväksyttyyn sähköalan opsiin ja on siinä 1. tutkinnon osan 3. jakson 2. osajakso. Tutkinnot ja koulutusohjelmat voi lyhentää siten kuin haluaa. Ammattiosaamista täydentävien tutkinnon osien ja jaksojen kohdalla voi tutkinnon lyhenteeksi merkitä esim. täy. Ammattiosaamisen näyttöjen koodin loppuun kannattaa merkitä N (=näyttö). Toinen vaihtoehto on laittaa ensimmäiseksi tutkinnon lyhenne, sitten vuosi, sen jälkeen pakollinen/valinnainen-merkintä (p/v) ja lopuksi numerot, eli koodi olisi Säh14p Opetustarjonnan muokkaaminen Tutkinnon osien, jaksojen ym. tietoja voidaan muokata jälkikäteen, mutta ammatillisessa koulutuksessa on usein järkevämpää luoda täysin uudet kurssit muuttuneiden tilalle. Koodi-kentästä näkyy, minkä vuoden opsin mukainen kurssi on kyseessä. Osa Kurssit-rekisterissä tehdyistä muutoksista ei päivity suoraan Opiskelijarekisteriin, jos opiskelijalla on jo jotain merkintöjä ko. kurssissa. Jos opiskelijalle on merkitty kurssiin poissaoloja, sanallista arviointia tms. eivät Kurssit-rekisterin kautta tehdyt muutokset päivity hänelle suoraan. Tietoja, jotka on päivitettävä erikseen, ovat ov-määrä, tuntimäärä, ECTS-pisteet ja kurssityyppi.

32 32 LUKU 3. OPETUSTARJONTA Kuva 3.3: Kurssikoodit opetussuunnitelmassa Muutokset päivitetään Lisätoiminnot-valikon Päivitä opiskelijoiden suorituksiin -toiminnolla. Päivitettävät ominaisuudet valitaan rastikentillä Opintoviikot, ECTS-pisteet jne. Valitse, suoritetaanko päivitys myös arkistoiduille opiskelijoille. Päivityksen ulkopuolelle jäävät kurssityypit rastitaan kohdassa Ohita seuraavat kurssityypit. Kun opintojakson laajuus muuttuu, muuttuu myös tutkinnon osan suoritettu laajuus. Joissain oppilaitoksissa Primus on asetettu laskemaan tutkinnon osille ov-määrän mukaan painotetut loppuarvosanat opettajien arvioinnin tueksi. Tällaiset loppuarvosanat on laskettava uudelleen muuttuneiden laajuuksien mukaan. Uudelleen laskeminen tehdään Opetussuunnitelmat-rekisterissä, Lisätoiminnot-valikon Päivitä opetussuunnitelma -toiminnolla. Muutosten estäminen Kurssirekisterin Muuttaminen estetty -rastikentän avulla voidaan multiprimuksessa lukita yksittäinen, kaikille näkyvä kurssi siten, että ainoastaan pääkäyttäjä voi sitä muuttaa. Näin kukaan käyttäjä ei pääse poistamaan yhteistä, mutta omalle oppilaitokselle tarpeetonta kurssia.

33 Luku 4 Opetussuunnitelmat Opetussuunnitelman rakenne laaditaan Opetussuunnitelmat-rekisterissä. Rakenteesta näkyy, mitä tutkinnon osia ja jaksoja mihinkin tutkintoon tai koulutusohjelmaan kuuluu, osien keskinäinen järjestys sekä mitkä opinnot kuuluvat samaan tutkinnon osaan, moneenko jaksoon tutkinnon osa on jaettu ja missä järjestyksessä jaksot on tarkoitus suorittaaa. Opetussuunnitelman sisältö kirjataan Kurssit-rekisteriin. Jokaisen tutkinnon osan ja opintojakson kohdalle voi kirjata sitä koskevat tavoitteet, sisällöt, menetelmät, arvioinnin perusteet ym. tiedot. Kurssirekisteri on ikään kuin opetustarjonnan pankki, joka sisältää kaikkiin eri opetussuunnitelmiin kuuluvat tutkinnon osat ja opintojaksot. Kun kaikki tarjolla oleva opetus on luotu, kootaan niistä Opetussuunnitelmat-rekisterissä varsinainen ops. Opiskelijakohtaiset muutokset yleisen opsin tietoihin tehdään Opiskelijat-rekisterissä, ko. opiskelijan opsinäkymässä. Kaikkia opintojen suorittamiseen liittyviä voi muokata opiskelijakohtaisesti. Opetussuunnitelman yleisen osan tietoja, esim. koulun sääntöjä, ei yleensä kirjata Primukseen. Ennen kuin ryhdyt kokoamaan opseja, vaihda Kurssit-rekisterin luettelojärjestykseksi Koodi & Nimi & Opintoviikkoja. Näin kaikki opsin rakennuspalikat eli tutkinnon osat ja opintojaksot ovat valmiiksi oikeassa järjestyksessä. 4.1 Opetussuunnitelman rakenne Oppilaitos perustaa Kurssit-rekisterissä kaikki ne nimikkeet, joita opetussuunnitelmissa halutaan käyttää. Opetussuunnitelma rakennetaan siten, että nimekkeet ovat siinä järjestyksessä kuin ne halutaan tulostaa todistuksiin. Koska ammatillisissa perustutkinnoissa järjestys on Ammatilliset tutkinnon osat, Ammattitaitoa täydentävät tutkinnon osat ja Vapaastivalittavat tutkinnon osat, rakennetaan opsikin samalla kaavalla. Ammatillisten opintojen alle kootaan kaikki ammatilliset tutkinnon osat, ja kunkin osan alle siihen kuuluvat jaksot. Tutkinnon osat kannattaa jakaa jaksoihin, jotta työjärjestysten teko, arviointi ja opintoviikkojen seuranta olisi helppoa. Tutkinnon osien keskinäiseksi järjestykseksi laitetaan todistuksiin haluttava järjestys. Osaan kuuluvat jaksot taas laitetaan siihen järjestykseen, jossa ne todennäköisimmin suoritetaan. Jos samaan tutkinnon osaan kuuluu ensimmäisenä opiskeluvuonna suoritettavia jaksoja ja toisen vuoden jaksoja, sijoitetaan ensimmäisen opiskeluvuoden jaksot ensimmäiseksi. Ops ei kuitenkaan määrää jaksojen suoritusjärjestystä vaan opiskelijat voivat suorittaa jaksot yksilöllisten tai ryhmäkohtaisten suunnitelmien mukaan. Opsissa saa olla (ja lähes aina onkin) sellaisia jaksoja, joita opiskelijalla ei ole aikomustakaan suorittaa. Opiskelijalle turhat nimekkeet voidaan piilottaa, jolloin ne eivät näy ohjelmassa eivätkä opiskelijan opinto-otteessa. 4.2 Opetussuunnitelman luominen ja muokkaus 1. Opetussuunnitelmat tehdään Opetussuunnitelmat-rekisterissä. Uusi opetussuunnitelma luodaan valitsemalla Toiminnot / Uusi rekisterikortti. Syötä Opsin nimi -kenttään opsille kuvaava nimi, täytä Tutkinto, Koulu (yksikkö), Muiden emokurssi (=Vapaasti valittavat opinnot). Rasti vielä kohta Näytä kurssit aina allekkain ja tallenna. 33

34 34 LUKU 4. OPETUSSUUNNITELMAT 2. Rekisteri-ikkunan oikeassa laidassa on lista jo olemassa olevista opseista. Keskimmäisessä ruudussa on opetustarjontalista ja vasemmalla työskentelyruutu. Ops rakennetaan vetämällä keskimmäisen ruudun listasta tutkinnon osat, opintojaksot ja otsikot haluttuun kohtaan opsipuussa. Valitse listasta ensimmäisenä otsikoksi tuleva Ammatilliset tutkinnon osat. 3. Vedä Ammatilliset tutkinnon osat vasemmanpuoleiseen ruutuun ja vapauta hiiren painike. Ammatilliset tutkinnon osat ilmestyi Primus-kohdan alle ja poistui kokonaan keskimmäisen ruudun listasta. Etsi listasta seuraavaksi Pakolliset opinnot ja Valinnaiset opinnot ja vedä nekin samalla tavalla vasemmalle puolelle. 4. Etsi sitten keskimmäisen ruudun listauksesta tähän tutkintoon kuuluvat ammatilliset opinnot. Maalaa kaikki tämän tutkinnon ammatilliset opinnot. Jos kooditus on tehty luvun mallin mukaan, pitäisi tutkinnon osien ja opintojaksojen olla listassa allekkain, oikeassa järjestyksessä. Vedä maalatut opinnot vasemmalle puolelle, Ammatilliset tutkinnon osat -otsikon alle. 5. Otsikon nimen eteen ilmestyy pieni miinusmerkki laatikon sisällä. Miinus- ja plusmerkit tarkoittavat, että tähän nimekkeeseen (otsikkoon, tutkinnon osaan tms.) kuuluu useampia osia. Kun miinusmerkkiä klikkaa, Primus piilottaa kaikki nimekkeen alla olevat osaset ja miinus muuttuu plus-merkiksi. Plussaa klikkaamalla lista aukeaa uudelleen. 6. Siirrä hiirellä vetämällä tai vasemman alanurkan nuolipainikkeilla kaikki opintojaksot sen tutkinnon osan alaisuuteen, johon ne kuuluvat. Opintojaksojen tulisi olla tutkinnon osan alla yhden pykälän sisennettynä. Kuva 4.1: Opetussuunnitelman rakentaminen Opsipuun karsiminen tapahtuu päinvastoin kuin sijoittaminen. Tartu hiirellä nimekkeeseen, jonka haluat poistaa ja vedä se takaisin opetustarjonnan luetteloon. Jos poistettava on otsikko tai tutkinnon osa, poistuvat kaikki siihen kuuluvat osat samalla. Opsissa olevia osia voi poistaa myös Delete-näppäimellä. Huom! Toisinaan jokin nimeke tuntuu katoavan kokonaan, sitä ei näy listassa eikä opsissa. Nimeke on todennäköisesti opsin lopussa, aivan viimeisenä kohtana. Hiiren painike on todennäköisesti vapautettu väärässä kohdassa. Vedä väärään paikkaan mennyt nimeke pois opsista ja vie se uudelleen oikeaan paikkaan. Kun valmista opsia halutaan muokata tai siihen sijoitetaan uusia kursseja, on Etsi-toiminto hyvänä apuna. Valitse ylävalikosta Etsi / Etsi kurssi ja syötä siihen pätkä haettavan opintojakson nimeä. Katso ohjeet opsin henkilökohtaistamiseen luvusta Laajat tutkinnon osat Tutkintouudistuksen myötä opetussuunnitelmissa siirryttiin suuriin, jopa 30 ov laajuisiin tutkinnon osiin. Käytännön opetusjärjestelyiden suunnittelu ei useinkaan ole mahdollista näin isojen palikoiden avulla, vaan halutaan suunnitella täsmällisesti, kuka opettaja opettaa minkäkin osuuden ja missä paikassa. Kun tutkinnon osat jaetaan pienempiin osioihin, saadaan opetusjärjestelyt ilmaistua täsmälleen sellaisena, kuin ne käytännössä toteutetaan. Jokaisen oppitunnin todellinen pitäjä, todellinen pitopaikka, todellinen kesto ja aihe selviävät työjärjestyksestä. Pienempiin osiin jakaminen ei heijastu millään tavalla esim. tutkintotodistuksiin tai muihin asetuksella määrättyihin asioihin. Osiin jako on ainoastaan oppilaitoksen oma, sisäinen apu opetusjärjestelyiden suunnittelussa. Työjärjestysten teon kannalta ei ole järkevää käyttää jopa opintoviikon laajuisia osia, sillä: Opiskelijalle ei kerry opintoviikkoja ennen kuin koko tutkinnon osa on suoritettu. Kela seuraa opiskelijoiden edistymistä, ja opintoviikkoja tulisi kertyä riittävästi joka vuosi - ei 0 ov ensimmäisenä vuonna ja 120 ov viimeisenä. Myös opintorekisteriote pysyy tyhjänä, jolloin esim. kesätöiden haku voi olla hankalaa. Tutkinnon osasta halutaan todennäköisesti antaa jonkinlaista väliarviointia. Jos väliarviointi merkitään tutkinnon osan kohdalle, tulkitaan osa kokonaan suoritetuksi. Kun osa jaetaan pienemmiksi osioiksi, voi jokaiseen merkitä sitä koskevan arvioinnin ja opiskelijatiedoissa säilyy niin 1. jakson arviointi kuin 2. jakson arviointi.

35 4.3. TUTKINTO, JOSSA MONTA KOULUTUSOHJELMAA 35 Jos tutkinnon osassa on arvosana tai suoritusmerkintä, ei sitä oletuksena siirretä työjärjestysohjelmaan, koska se katsotaan jo suoritetuksi. Tällaisten tutkinnon osien siirtäminen jää käyttäjän käsityöksi. Parempi tapa on antaa väliarviointi erillisiin osiin, jolloin vain suorittamatta olevat osat opiskelijoineen siirtyvät työjärjestysohjelmaan. Tutkinnon osaa opettaa todennäköisesti useampi eri opettaja. On järkevämpää merkitä jokaiselle opettajalle vain oma osuus, kuin kaikille opettajille koko 20 ov. Opettajien työmäärien seuranta vaatii, että kullekin on merkitty vain se, mitä hän todella opettaa. Tutkinnon osaan mahtuu monenlaista aihetta. Niin opettajan, opiskelijan kuin huoltajankin kannalta on kuvaavampaa, että työjärjestyksessä lukee ensin 4 viikkoa Raudoitustyöt, sitten 6 viikkoa Eristeet, sitten 3 viikkoa Viemäröinti jne. kuin että koko vuoden - tai useamman vuoden - ajan työjärjestyksessä lukisi pelkkä Perustustyöt. Jos nimiä ei haluta muuttaa, voi osituksen tehdä nimillä Perustustyöt 1, Perustustyöt 2 jne. Numeroiden avulla on helpompi hahmottaa, että jokin on tullut valmiiksi, on edistytty, kolmasosa on suoritettu. Opetustilojen varaaminen ov osuudelle ei ole käytännöllistä. Tiloja tarvitaan todennäköisesti useampia: Raudoitustöiden luokkaopetus pidetään salissa A202, viemäröinnin opetukseen taas sopii paremmin työpaja B330. On järkevämpää merkitä jokaiselle aiheelle oma opetustilansa eikä monta eri tilaa koko tutkinnon osalle. Tiloja ja muita resursseja ei välttämättä haluta lyödä lukkoon koko vuoden/usean vuoden osalta, vaan halutaan tehdä ainoastaan 1. jaksoa koskevat tilavaraukset. Kun tutkinnon osa on jaettu pienempiin, opettaja- tai aihekohtaisiin osioihin, voi varauksetkin tehdä täsmällisesti eikä opetustilojen työjärjestyksiin tule turhia varauksia ja tyhjäkäyntiä. Esim. työssäoppimisjaksojen ajaksi vapautuvat opetustilat näkyvät ohjelmasta selkeästi. StarSoft suosittelee, että tutkinnon osat jaettaisiin pienempiin palasiin sekä Primuksessa että työjärjestysohjelmassa (Kurre 7). Jos Primuksessa halutaan välttämättä käyttää pelkkiä tutkinnon osia, kannattaa ne jakaa edes Kurressa pienemmiksi osiksi. 4.3 Tutkinto, jossa monta koulutusohjelmaa Jos tutkinnossa on useampia koulutusohjelmia, tehdään opsi kahdessa vaiheessa. Ensin tehdään 1. vuoden ops (voi olla laajempikin), joka on kaikille sama. Myöhempiä opiskeluvuosia varten tehdään koulutusohjelmakohtaiset opsit, joissa on pohjana yhteiset opinnot. 1. Luo Kurssit-rekisterissä tutkinnon yhteiset ammatilliset opinnot sekä kaikki koulutusohjelmakohtaiset opinnot. Merkkaa koodiin jollain tavalla myös koulutusohjelma, jotta saat opsia rakennettaessa kuhunkin koulutusohjelmaan kuuluvat opinnot allekkain. 2. Luo Opetussuunnitelmat-rekisterissä 1. vuoden ops, jossa on ammatillisista opinnoista tutkinnon yhteiset ammatilliset, kaikki yhteiset pakolliset sekä ne yhteiset valinnaiset ja vapaasti valittavat, joita tämän tutkinnon kaikki opiskelijat voivat valita. Anna opsin nimeksi esim. 14 Lähihoitaja. Tätä opsia käytetään niin kauan, että opiskelijat valitsevat koulutusohjelmansa. 3. Valitse Opiskelijarekisterissä kaikille aloittaville opiskelijoille Opetussuunnitelma-kenttään tämä yhteinen 1. vuoden ops. 4. Luo valmiiksi joka koulutusohjelmalle oma ops, johon viedään pelkästään tähän koulutusohjelmaan kuuluvat opinnot, ei yhteisiä opintoja. Anna nimeksi esim. Vanhustyön ko. 5. Kun opiskelijat ovat valinneet koulutusohjelmansa, tee Opetussuunnitelmat-rekisterissä yhteisestä 1. vuoden opsista kopio. Anna kopion nimeksi esim. 14 Lähihoitaja, vanhustyön ko. Ota Opsit-välilehti päällimmäiseksi ja valitse jokin aiemmin luoduista koulutusohjelmakohtaisista opseista, esim. vanhustyö. Vedä tämän koulutusohjelman opinnot mukaan yhteisen opsin kopioon, oikeisiin kohtiin. Älä poista yhteisestä opsista yhtään siinä jo olevaa nimekettä. 6. Siirry Opiskelijarekisteriin ja valitse kaikille kyseisen koulutusohjelman opiskelijoille tämä äsken luotu ops. Opiskelijoilla säilyy kaikki 1. vuoden suoritukset ja valinnat. 7. Tee samalla tavalla muiden koulutusohjelmien opsit ottamalla pohjaksi uusi kopio yhteisestä opsista. Älä muokkaa äläkä poista alkuperäistä yhteistä opsia!

36 36 LUKU 4. OPETUSSUUNNITELMAT 4.4 Opsin ulkopuoliset suoritukset Opiskelija voi suorittaa myös sellaisia opintoja, jotka eivät kuulu hänen opetussuunnitelmaansa. Opinnot voivat olla osia jostain toisesta tutkinnosta tai vapaastivalittaviin opintoihin luettavia osia. Tällainen opsiin kuulumaton osa voi olla pakollinen tai valinnainen, se voi olla ammatillinen, tutkintoa täydentävä tai vapaasti valittava. Se, minkä otsikon alle suoritus viedään, määritellään ns. emokurssin avulla. Emokurssi tarkoittaa sitä otsikkoa tai tutkinnon osaa, jonka alaisuuteen ulkopuolinen osa lisätään. Jos emoa ei ole määritelty, eivät muut suoritukset näy opsissa lainkaan. Jos emokurssiksi on valittu jokin yksi tietty otsikko, esim. Vapaastivalittavat opinnot, kerääntyvät kaikki suoritukset sen alle. Erityyppisiä suorituksia voi ohjata eri otsikoiden alle joko kurssityypin perusteella tai määrittelemällä otsikon kullekin tutkinnon osalle. Suoritus ilmestyy opsiin joko arviointikirjan toimeenpanon yhteydessä tai Lisää muu suoritus -toiminnolla opiskelijarekisterissä. Kurssityypin avulla: Kurssityypit-rekisterissä Emokurssi opsissa voi täyttää esim. tyypeille 1pakollinen ja 1valinnainen. Tyypin 1pakollinen emoksi valitaan opetussuunnitelman väliotsikko Pakolliset ammatilliset opinnot tai jos tällaista otsikkoa ei ole, valitaan iso otsikko Ammatilliset tutkinnon osat. Tässä oletetaan, että täydentäviin opintoihin kuuluvat tutkinnon osat ovat kaikilla opsissa valmiina, jolloin niitä ei tarvitse emokurssin avulla ohjata paikoilleen. 1valinnainen -tyypin emoksi valitaan vastaavasti Valinnaiset ammatilliset opinnot tai Ammatilliset tutkinnon osat. Jos näytöt on koottu opsissa oman otsikkonsa alle, voi 1näyttö - ja 1näyttö työssä -tyyppienkin emoksi valita valmiiksi näyttöjen otsikon. Toisinaan jokin tutkinnon osa on toisille pakollinen, toisille valinnainen. Kurssityypin voi vaihtaa arviointivaiheessa opiskelijakohtaisesti arviointikirjan Kurssityyppi-sarakkeessa. Jos tutkinnon osa on muille pakollinen mutta Mintulle ja Villelle valinnainen, vaihdetaan kurssityyppi Mintun ja Villen kohdalle, jolloin se asettuu heidän opsissaan Valinnaiset ammatilliset opinnot -otsikon alle. Myös opiskelijarekisterin Lisää muu suoritus -toiminto huomioi kurssityypin, ja lisää muun suorituksen tyyppiä vastaavan otsikon alle. Tutkinnon osittain: Jos emokurssia ei voi valita kurssityypin perusteella, voi sen valita Kurssit-rekisterissä jokaiselle tutkinnon osalle erikseen: Diagnostitiikan Emokurssi opsissa -kohtaan valitaan Pakolliset ammatilliset opinnot, Huoltotöille taas Valinnaiset ammatilliset opinnot. Samalla tavalla voi ohjata opintojaksot tietyn tutkinnon osan alle. Tutkinnon osan eli emokurssin tulee kuitenkin olla valmiina opsissa. Emokurssin voi vaihtaa opiskelijakohtaisesti Muuta kurssitietoja -toiminnolla. Muut suoritukset Opsille voi määrittää myös yhden yhteisen sijoituspaikan niille opinnoille, jotka eivät ole kokonaisia tutkinnon osia. Nämä kootaan yleensä Vapaasti valittavat tutkinnon osat -otsikon alle. Opetussuunnitelmat-rekisterissä valitaan Muiden emokurssi -kenttään se otsikko, joka kokoaa alleen kaikki irralliset, opetussuunnitelmaan kuulumattomat opintojaksot. Jos tutkinnon osalle tai opintojaksolle on määritelty useampia emokursseja, on niistä voimakkain opiskelijalle henkilökohtaisesti vaihdettu tieto. Ensin katsotaan, onko juuri tälle tutkinnon osalle määritelty tietty emokurssi ja jos ei ole, katsotaan seuraavaksi, mikä on tämän kurssityypin emokurssi. Jos sitäkään ei ole määritelty, menee suoritus opsille määritellyn emokurssin alle. 4.5 Opetussuunnitelman tulostaminen Opetussuunnitelman rakenteen voi tulostaa Opetussuunnitelmat-rekisterissä valmiilla tulosteella valitsemalla Toiminnot / Tulostus / Tulosta opetussuunnitelma. Näkymäksi voi valita joko ruudulla näkyvät tiedot

37 4.6. TOISEN ASTEEN YHTEISTYÖ 37 (Kurssit-rekisterin luettelojärjestys) tai käyttäjän itse valitsemat tiedot. Tämä tuloste on tarkoitettu rakenteen ja opintojen nimien tulostamista varten. Jos haluat tulostaa enemmän tietoa, esim. kurssien kuvaukset ja sisällöt, tulosta opetussuunnitelma Opiskelijat-rekisterin kautta. Valitse opiskelija, joka opiskelee tämän opetussuunnitelman mukaan ja tulosta opsi Tulostuseditorin tulosteella. Valmiin tulostemallin voi ladata StarSoftin www-sivujen tulostepankista. Opetussuunnitelmat-rekisterissä voi myös Tulostuseditorilla tehdä tulosteen, johon saa lisättyä Kurssit-rekisteriin kirjattuja tietoja. Tulostuseditorissa taulukoksi valitaan keltapohjainen "Kurssit"-tyyppinen taulukko. Primus käy läpi opsin rakenteen ja tulostaa ensisijaisesti Kurssit-rekisteriin tehdyt opsikohtaiset muutokset ja sen jälkeen Kurssit-rekisterin tietoja, jos opsikohtaisia muutoksia ei löydy. Funktiolla Kurssin tiedot->tavoitteet tai Kurssin tiedot->kuvaus jne. saa opsissa olevista kursseista tarkempaa tietoa tulosteeseen. 4.6 Toisen asteen yhteistyö Työjärjestysteknisen suunnittelun lisäksi yhteistyö kannattaa huomioida jo opetussuunnitelmien rakennusvaiheessa ja opintojaksojen sisältöjä ja laajuutta mietittäessä. Jotta yksilöllisten valintojen tekeminen olisi helppoa yli oppilaitosrajojen, kannattaa laajat ammatilliset opintojaksot jakaa pienempiin osiin, jolloin alueen lukioiden on helpompi löytää vastaavuuksia. Esim. lukion terveystiedon soveltavat kurssit voidaan laatia keskeisiltä osiltaan samansisältöisiksi joidenkin lähihoitajakoulutuksen opintojaksojen tai osajaksojen kanssa, tai sähköalan opintojaksot lukion fysiikan kanssa.

38 38 LUKU 4. OPETUSSUUNNITELMAT

39 Luku 5 Henkilökohtainen ops Jokaiselle opiskelijalle voidaan laatia hyvinkin yksilöllinen opetussuunnitelma. Osa opiskelijakohtaisista oppimis- ja opiskelutiedoista merkitään Opiskelijat-rekisterin kenttiin. Tällaisia ovat esim. oppimisedellytyksiä, -rajoituksia ja -historiaa koskevat tiedot. Pääosa tiedoista kirjataan opiskelijarekisterin suoritusnäkymään, opsinäkymään. Kaikki tiettyä suoritusta (tutkinnon osaa, jaksoa, osajaksoa) koskevat muutokset ja tarkennukset kirjataan opsinäkymässä tähän suoritukseen. 5.1 Opintosisältöjen ja tavoitteiden muokkaus Opintojaksojen tietoja kuten nimeä, tavoitteita, kuvausta, laajuutta tai opetustuntimäärää muokataan opiskelijakohtaisiksi Opiskelijat-rekisterissä ja Arviointi-rekisterissä. Opiskelijarekisterissä: Ota opsinäkymässä päällimmäiseksi Valinnat- tai Arviointi-välilehti, klikkaa muokattavaa opintojaksoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muuta opiskelijakohtaisia kurssitietoja. Ruudulle aukeaa Kurssit-rekisterin mukaiset tiedot ko. opintojaksosta. Tässä ruudussa tehdyt muutokset eivät kuitenkaan tallennu Kurssit-rekisteriin vaan jäävät pelkästään tätä yhtä opiskelijaa koskeviksi. Sama toiminto löytyy myös Kurssisuoritukset-ruudusta nimellä Kurssin tiedot. Arviointirekisterissä: Valitse sen opintojakson arviointikirja, jonka tietoja haluat muokata. Klikkaa hiiren 2. painikkeella opiskelijan nimeä arviointikirjan vasemman laidan opiskelijalistasta ja valitse Muuta opiskelijakohtaisia kurssitietoja. 5.2 Osaamisen tunnustaminen Jos opiskelijalla on aiempaaa osaamista, hän voi anoa sen tunnistamista osaksi nykyisiä opintoja. Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen merkitään suoraan siihen tutkinnon osaan ja opintojaksoon, johon liittyvästä osaamisesta on kyse. Tunnistamiset ja tunnustamiset kirjataan Primuksen Opiskelijat-rekisterissä, osa tiedoista suoraan rekisteri-ikkunan yläosan kenttiin ja osa tiedoista opsinäkymän Arvosanat-välilehden kautta tai Wilmassa lomakkeiden avulla. Osaamisen tunnistamiset/tunnustamiset tallentuvat Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin. Opiskelija voi anoa tunnistamista suoraan Wilman kautta, ehops-sivullaan. Tiedot tallentuvat Primuksen Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin. Vastuuopettaja hyväksyy anomuksen, tai hän voi siirtää sen toiselle opettajalle hyväksyttäväksi. Tiedot siirtyvät opiskelijan opsipuuhun, kun tunnustamiseen on kirjattu arvosana, laajuus ja hyväksymispäivämäärä. On tärkeää myös vaihtaa kurssityyppi, esim. 1osaam. tunnustaminen ennen. Osaamisen tunnistamisesta/tunnustamisesta tulee opiskelijan opsipuuhun suurennuslasiikoni. Ikonin päällä näkyy vihreä väkänen, jos tunnustaminen on hyväksytty, ja punainen väkänen, jos se on hylätty. Tunnistaminen/tunnustaminen kirjataan Primuksessa samaan tapaan kuin näytöt tai työssäoppiminen. Valitse opiskelijan opsinäkymässä Arvosanat-välilehdellä tunnustettava tutkinnon osa. Avautuvassa suoritusruudussa paina Os.tunn. -painiketta ja kirjaa tiedot. Vastuuopettaja voi kirjata tunnustamisen myös ilman opiskelijan tekemää anomusta suoraan opiskelijan opsiin, jos hänellä on tarvittavat dokumentit opiskelijan aiemmasta osaamisesta. Tarkemmat ohjeet ja lomakkeet löytyy StarSoftin www-sivuilta. 39

40 40 LUKU 5. HENKILÖKOHTAINEN OPS Lisäksi osaamisen tunnustamisessa voidaan kirjata: Opiskelijan esittämät todistukset ym. asiakirjat, joiden perusteella osaamista voidaan tunnustaa, kirjataan kenttään Opiskelijalta pyydetyt todistukset. Tähän voi kirjata esim. tutkintotodistukset, voimassa olevat kortit, työtodistukset, työnantajalausunnot ym. Opiskelijan aiemmat opinnot kirjataan Opiskelijat-rekisteriin esim. kenttiin Pohjakoulutus, Aikaisempi koulutus, Aikaisempi tutkinto tai Hyväksiluetut opinnot/lisätietoja. Aiemman koulutuksen, työkokemuksen ja harrastusten tiedot voi kirjata myös Osaamisen tunnustaminen -rekisteriin. Silloin ne koskevat aina tiettyä tutkinnon osaa, josta tunnistamista/tunnustamista on anottu. Osaamisen tunnustaminen merkitään Opiskelijat-rekisterin opsinäkymässä ko. opintojen kohdalle. Jos esim. tutkinnon osasta Ratsastustaito opiskelija hallitsee Kouluratsastuksen ammattitaitovaatimusten mukaisesti mutta ei Esteratsastusta, merkitään opsiin Kouluratsastus -jaksoon tieto osaamisen tunnistamisesta. Opetussuunnitelmaan voi tehdä valmiiksi nimettömiä, ylimääräisiä tutkinnon osia niitä tilanteita varten, jolloin tutkintoon luetaan mukaan osia muista tutkinnoista. Jos opsista ei löydy täysin vastaavaa opintojaksoa, kuin minkä opiskelija on suorittanut aiemmin, voi osaamisen tunnustamisen merkitä jonkin mahdollisimman samansisältöisen opinnon kohdalle. Opintojen nimen voi vaihtaa Kurssisuoritukset-ruudun Nimi-kentässä tai Kurssin tiedot -painikkeen kautta. Tutkinnon osien nimiä ei kuitenkaan saa muuttaa, niiden on oltava kansallisen opetussuunnitelman mukaisia. Oppimisedellytykset ja -rajoitukset voi kirjata esim. kenttiin Oppimishistoria, Oppimistyylianalyysi, Opiskelijan vahvuudet, Opiskelijan rajoitteet, Harrastukset ja Kieli- ja kulttuurivalmennus. 5.3 Vapautukset Vapautuksia varten luodaan arvosana V sekä kirjoitetaan vapautusta koskeva lakiviite Lisätiedot arviointiin -rekisteriin. Lisätietoja-kohtaan valitaan oikea lakiviite. Vapautukset merkitään Opiskelijarekisterissä suoraan ko. opintojaksoon tai tutkinnon osaan samalla tavalla kuin hyväksiluvutkin. 5.4 Opetussuunnitelman ulkopuoliset suoritukset Muut suoritukset ovat toisessa oppilaitoksessa tehtyjä opintosuorituksia tai muita omaan opsiin kuulumattomia suorituksia. Jotta näistä suorituksista kertyvät opintoviikot saataisiin mukaan opiskelijan koko opintoviikkomäärään ja tulostumaan opinto-otteeseen, tulee ne lisätä opiskelijan opsiin. Opsin ulkopuoliset suoritukset lisätään Opiskelijat-rekisterissä Lisätoiminnot-valikon Lisää muu suoritus -toiminnolla. Apuruutuun kirjataan ainakin opintojakson nimi, laajuus, arvosana, kurssityyppi ja opettaja. Oppilaitos-kenttään voi merkitä suorituspaikan. Muut suoritukset näkyvät sen otsikon alla, joka Opetussuunnitelmat-rekisterissä opsia tehdessä valittiin Muiden emokurssiksi. Yleensä muut suoritukset viedään vapaasti valittavien opintojen kohdalle. Muualla suoritetut kurssit voi arvostella samoilla arvosanoilla kuin oman koulun kurssit, tai niitä varten voi luoda oman arvosana-asteikkonsa. Oma asteikko valitaan Koulun tiedot -rekisterissä kenttään Muun suorituksen asteikko. Suoritusmerkintää lisätessä voi arvosanan valita muustakin asteikosta. Klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella Arvosana-kentän päällä aukeaa valikko, josta voi valita halutun arvosana-asteikon. Jos oppilaitos ei ole määritellyt yhtään arvosana-asteikkoa, on muun suorituksen arvioinnissa automaattisesti käytössä kaikki arvosanat. Primuksen pääkäyttäjä voi valita Käyttäjäryhmät-rekisterissä, mitkä käyttäjäryhmät saavat lisätä opiskelijoille muita suorituksia. 5.5 Opetussuunnitelman rakenteen muokkaus Yksittäisen opiskelijan opsiin voi lisätä opintoja, vaihtaa opintojen järjestystä tai poistaa opintoja kokonaan. Muutokset tehdään Opiskelijarekisterin opsinäkymässä, Opsin rakenne -välilehdellä. Opsin rakennetta muutetaan mm. silloin, kun opiskelija suorittaa osia jostain toisesta tutkinnosta, ja nämä osat lisätään opiskelijan omaan opetussuunnitelmaan.

41 5.5. OPETUSSUUNNITELMAN RAKENTEEN MUOKKAUS Tarkista ennen muutosten tekemistä, että rastikenttä Opsin rakennetta muutettu on esillä. Tähän kenttään tulee automaattisesti rasti, jos Opsin rakenne -välilehdellä on tehty jotain muutoksia. On tärkeää tietää, keillä opsin rakennetta on muutettu, sillä yleiseen opsiin tehdyt muutokset eivät siirry näille opiskelijoille. 2. Välilehdellä näkyy aluksi opiskelijalle valittu tutkinnon/koulutusohjelman yleinen ops. Muutokset tehdään vetämällä opsista opintojaksoja pois, vaihtamalla opintojaksojen paikkaa tai vetämällä opsiin lisää opintojaksoja. 3. Opsille ei anneta uutta nimeä, joten opiskelijalla näkyy Opetussuunnitelma-kentässä yleisen opsin nimi. Jos opetussuunnitelmaa on muokattu Opsin rakenne -välilehdellä, näkyy Opsin rakennetta muutettu -kentässä rasti. Rasti estää henkilökohtaisen opsin häviämisen tilanteissa, joissa yleistä opsia muokataan tai kun ops vaihdetaan koko luokalle kerralla, ts. mikään yleistä opsia koskeva muutos ei enää päivity niille opiskelijoille, joille on tehty henkilökohtainen ops. Muutokset on tehtävä näille opiskelijoille erikseen. Huom! Opsin rakennetta muutetaan vain poikkeustilanteissa. Opsissa voi hyvin olla sellaisia tutkinnon osia tai jaksoja, joita opiskelija ei tule suorittamaan. Todistuksiin ja opinto-otteisiin tulostuvat vain ne opinnot, jotka opiskelija on valinnut tai suorittanut. Ylimääräisiä opintoja ei tarvitse poistaa, ne vain piilotetaan. Piilotus tehdään rastimalla opsinäkymän vierestä, alhaalta oikealta kenttä Näytä valitut. Tämä piilottaa opsinäkymästä ne opintojaksot/tutkinnon osat, joita opiskelija ei suorita. Opiskelijat-rekisterin ylävalikosta Lisätoiminnot / Näytä opsin rakennemuutokset -toiminnolla saa nopeasti esille jollekin opiskelijalle tehdyt muutokset opetussuunnitelmassa. Liiallisesti käytettynä opsin rakennemuutokset kuormittavat voimakkaasti tietojärjestelmää ja voivat hidastaa sen toimintaa. Lisäksi rakennemuutokset aiheuttavat lisätyötä käyttäjille, sillä pienetkin opintoja koskevat muutokset on tehtävä erikseen niille opiskelijoille, jotka eivät etene yleisen opsin mukaan. Siksi tätä toimintoa olisi hyvä välttää ainakin opintojen alkuvaiheessa.

42 42 LUKU 5. HENKILÖKOHTAINEN OPS

43 Luku 6 Valinnat Valintojen avulla merkitään, mitä opiskelija aikoo opiskella seurataan, ovatko aikomukset toteutuneet saadaan ei-valitut opinnot pois opintorekisteriotteesta seurataan opintojaksojen opiskelijamääriä poimitaan oikeat opiskelijat oikeisiin opetusryhmiin siirretään valinnat työjärjestysohjelmaan Valinnat merkitään Opiskelijat-rekisterissä, opsinäkymän Valinnat-välilehdellä. Kun opiskelijalle on tehty rekisterikortti ja opiskelijan perustiedot on syötetty, valitaan Opetussuunnitelmat-kenttään opsi. Suoritusosioon ilmestyy näkyviin kaikki opsin tutkinnon osat ja opintojaksot siten kuin Opetussuunnitelmatrekisterissä rakennettiin. Opsin yläpuolella on neljä välilehteä, Valinnat, Arvosanat, Opsin rakenne ja Wilman merkinnät. Valinnat-välilehdellä merkitään, mitä opintoja opiskelija aikoo suorittaa kuluvana ja tulevina lukuvuosina. Valinnat voi merkitä kerralla koko kouluajaksi tai vuosittain. Ammatillisissa oppilaitoksissa opintojen lopullinen suoritusajankohta määrätään yleensä vasta työjärjestysohjelmassa. Työruudun oikeassa alakulmassa on rastikentät, Näytä arvostellut ja Näytä valitut, joiden avulla näytöltä voidaan piilottaa kullakin hetkellä tarpeettomat tiedot. Sen jälkeen kun kaikki valinnat on kirjattu, kannattaa rastia kenttä Näytä valitut. Näin näkymää on helpompi käyttää, kun turhat opintojaksot eivät vie tilaa ruudulta. Ruudun oikeassa laidassa on yhteenveto valinta- ja suoritusmääristä. Luokat-rekisterissä voi määritellä, millä tavoin luokan opiskelijoiden suorituksien laajuudet näytetään opsin viereisessä infossa. Kenttään Näytä kurssien laajuudet valitaan luokalle se vaihtoehto, jonka mukaan suurin osa opiskelee. Vaihtoehdot ovat: "ECTS opintopisteinä", "Opintoviikkoina" tai "Tunteina". Mikäli kenttää ei ole täytetty, tieto otetaan Koulun tiedot -rekisterin samannimisestä kentästä. Jos sielläkin kenttä on tyhjä, oletuksena on "Opintoviikkoina". Kuva 6.1: Valinnat Opsipuun värit kertovat opintojen kurssityypin. Valittu opintojakso esitetään hieman tummemmalla kuin ei-valittu jakso, ikään kuin pohjaan painettuna. Oletuksena pakolliset opintojaksot esitetään sinisellä, valinnaiset vihreällä, näytöt violetilla ja mukautetut punaisella. Värejä voidaan muuttaa Kurssityypit-rekisterissä. Kun valinnat on merkitty, ne voidaan tarkistaa valintayhteenvedon avulla, ks. luku

44 44 LUKU 6. VALINNAT 6.1 Valintojen merkitseminen 1. Valitse oikeasta laidasta Luokat-välilehdeltä se luokka, jolle haluat syöttää valintoja ja maalaa kaikki rekisterikortit. Klikkaa hiirellä niitä opintojaksoja, jotka opiskelijoiden tulee suorittaa tulevana lukuvuonna. 2. Solujen taustaväri muuttuu tummemmaksi. Esimerkkikuvassa 6.1 on valittu Jokamiehen sähkötyöt, Autosähköjärjestelmän perusteet, Hitsaus ja tulityöt sekä Metallin työstö. Tallenna muutokset. 3. Valinnat tulivat kerralla koko luokan opiskelijoille. Yksilölliset valinnat tehdään muuten samoin, mutta rekisterikorttilistasta valitaan klikkaamalla vain se opiskelija, jonka valinnoista on kyse. Valinnat tietylle jaksolle (periodille) Merkitse opintojaksoon ensin tavallinen valinta. Klikkaa sitä sitten uudelleen hiiren 2. painikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Valinnan jakso sekä oikea jaksonumero. Huom! Jaksovalinta ei siirry työjärjestysohjelmaan (Kurreen). Valinnat seuraavalle lukuvuodelle Klikkaa valittua opintojaksoa uudelleen, jolloin siihen ilmestyy merkintä 1. Tämä tarkoittaa, että opintojakso on tarkoitus suorittaa vasta vuoden kuluttua. Seuraavalla klikkauksella tulee opintojaksoon merkintä 2 eli suoritetaan kahden vuoden kuluttua. Kun viet hiirikursorin tällaisen valinnan päälle, näkyy infotekstissä, mitä lukuvuotta mikäkin numero tarkoittaa, esim. Valittu lukuvuodelle Portaita on yhteensä viisi, kuudes klikkaus poistaa koko valinnan. Esimerkkikuvassa 6.1 valituista opintojaksoista ylin on tälle vuodelle, Autosähkö.. seuraavalle vuodelle (1) ja Hitsaus.. sitä seuraavalle vuodelle (2). Sama toiminto on mahdollista tehdä myös hiiren kakkospainikkeen ponnahdusvalikosta, josta valitaan Valinnan lukuvuosi ja avautuvasta listasta edelleen se lukuvuosi, jolle valinnan haluat tehdä. Lukuvuosivaihtoehdot muodostuvat Koulun tiedot -rekisterin lukuvuosikenttien mukaan: ensimmäinen vaihtoehto on Lukuvuosi-kentän tieto. 6.2 Valintayhteenveto Opiskelijakohtaiset valinnat saa tulostettua esim. opintorekisteriotteen avulla. Ryhmäkohtaiset valintayhteenvedot tulostetaan Opiskelijat-rekisterissä valitsemalla Toiminnot / Koosteet / Valintayhteenveto. Tulosteeseen tulee mukaan ne opiskelijat, jotka olet hakenut rekisteri-ikkunaan, joten yhteenvedon voi yhtä hyvin ottaa esim. tiettynä vuonna aloittaneista tai vain tietystä ryhmästä. Valintayhteenvedosta nähdään valintamäärät opintojaksoittain ja opiskelijoittain. Siitä on helppo tarkistaa, kuinka moni opiskelija on valinnut tietyn kurssin ja onko kaikilla opiskelijoilla riittävästi valintoja. Valintayhteenvedon voi tehdä kurssityypeittäin tai tietyistä tutkinnon osasta/opintojaksoista. Tulostettavat valinnat -kohdasta valitaan lukuvuosi, jolta valintoja haetaan. Yhteenvetoon voidaan ottaa mukaan rekisteriruutuun haetut opiskelijat, kaikki opiskelijat tai kaikki valitut (hiirellä maalatut) opiskelijat. Valintayhteenvedossa on merkitty plussalla ne opintojaksot, jotka opiskelija on valinnut. Alimmaisella rivillä ja oikeanpuoleisessa sarakkeessa on valintamäärien summatiedot opiskelijoittain ja opintojaksoittain. Valintayhteenvedot, tuntimäärät jaksoittain ym. tilastoja voi tulostaa myös Kurre 7 -työjärjestysohjelman kautta. 6.3 Valinnat Wilmasta Valintojen merkkaamisen voi jättää ainakin osittain opiskelijoiden huoleksi. Primuksen www-liittymässä, Wilmassa, opiskelijat voivat valita esim. valinnaiset ja vapaasti valittavat opinnot sekä opintojaksojen suoritusvuoden ja jakson. Wilman Opinnot / Valinnat-sivun kautta merkatut valinnat näkyvät heti tallennuksen jälkeen Primuksen Opiskelijat-rekisterissä. Kurssitarjottimesta tehdyt valinnat taas näkyvät tallennuksen jälkeen Arviointirekisterissä, ts. valinta = opiskelijan nimi arviointikirjassa. Arviointirekisteristä valinnat voi siirtää helposti Opiskelijat-rekisteriin valitsemalla Lisätoiminnot / Päivitä valinnat opiskelijarekisteriin. Wilman kautta voi valita opintoja myös muista oppilaitoksista, esim. lähialueen lukioista tai toisista ammatillisista oppilaitoksista. Opiskelija näkee työjärjestyksessään kaikkien oppilaitosten kurssit ja voi seurata, ettei päällekkäisiä valintoja synny. Ohjeet valintojen merkkaamiseen Wilman kautta löytyvät wwwsivuilta kohdasta Ohjeita / Wilma / Valinnat ja kurssitarjotin.

45 6.3. VALINNAT WILMASTA 45 Kuva 6.2: Valintayhteenveto

46 46 LUKU 6. VALINNAT

47 Luku 7 Ammattiosaamisen näytöt Ammattiosaamisen näyttöjen kirjauksiin tuli yksinkertaisempi tapa Primuksen versiossa Alla on ohjeistettu sekä uudempi että vanha kirjaustapa. StarSoft suosittelee, että uusi tapa otetaan käyttöön kaikilla opiskelijoilla (2009 aloittaneet) ja vanhoilla opiskelijoilla jatketaan vanhan tavan käyttöä, jos tällaisia vielä opiskelee. Näin siirrytään asteittain uuteen kirjaustapaan. Uuden tavan etuja Tutkinnon osaan voi kirjata useita näyttöjä. Jos näyttö annetaan useammassa osassa, ei osille tarvitse tehdä rekisterikortteja Kurssit-rekisteriin. Ammattiosaamisen näytöt tallentuvat omaan rekisteriinsä, jossa haut, tulosteet ja tilastot on helppo tehdä. Näyttöjä voi lisätä ja niiden tietoja voi täyttää Wilman kautta. Valmistelut Rasti Kurssityypit-rekisterissä Älä huomioi ov/op-summissa kaikille kurssityypeille, joiden nimessä on sana näyttö. Rastilla estetään niiden laskeminen mukaan tutkinnon ov-määrään. Rasti Kurssityypit-rekisterissä Salli näyttöjen lisääminen näyttöjä tarkoittaville kurssityypeille. Valitse myös Huomioi tilastoissa -kenttään vaihtoehto Näyttöinä/tutkintosuorituksina, jotta tilastokeskuksen tilastoon tulee tarvittavat tiedot. Anna Käyttäjäryhmät-rekisterissä näyttöjä kirjaaville opettajille ja henkilökunnalle oikeus Pääsy näyttöihin. Oikeus annetaan erikseen opiskelijarekisteriin ja arviointirekisteriin. Oikeus koskee vain uudella tavalla kirjattavia näyttöjä, vanhaan ei ole erillisiä oikeuksia. 7.1 Näyttöjen luominen Näytöt luodaan Kurssit-rekisteriin samalla tavalla kuin muukin opetus. Näytöt viedään opsipuuhun, jotta niihin voidaan syöttää arvostelut ja jotta saadaan tulostettua näyttösuunnitelmat ja -todistukset. Tee jokaiselle näytölle rekisterikortti Kurssit-rekisteriin (luku 3). Tee kortti myös otsikolle Ammattiosaamisen näytöt tai pelkkä Näytöt. Tämän alle kootaan kaikki opiskelijan suorittamat näytöt. Uusi tapa: tehdään vain yksi kortti näytölle. Jos näyttö annetaan osissa, kirjataan osanäyttöjenkin tiedot tähän korttiin. Vanha tapa: tehdään näytölle ja sen osille omat rekisterikortit. Jos näyttö annetaan kahdessa osassa, tehdään siis kolme korttia. Näytön nimeksi annetaan sama kuin tutkinnon osalla. Vanhassa tavassa näytön osille voi antaa jotkin oletusnimet, jotka myöhemmin muutetaan opiskelija- tai opetusryhmäkohtaisiksi. Näytön laajuudeksi merkitään sama ov-määrä kuin vastaavalla tutkinnon osalla on. Laajuus ei vaikuta opiskelijan suoritusmäärään eikä näy muissa näyttöjä koskevissa tulosteissa kuin näyttötodistuksessa. Se on vain hallinnollinen apu. 47

48 48 LUKU 7. AMMATTIOSAAMISEN NÄYTÖT Näytön kurssityypiksi valitaan uudessa tavassa 1näyttö tai 1näyttö työssä. Vanhassa tavassa käytetään näiden lisäksi tyyppejä 2näyttöjakso tai 2näyttöjakso työssä (näytön osilla). OPH tilastoi erikseen työssäoppimispaikalla ja oppilaitoksessa annetut näytöt, siksi tyyppejä tarvitaan kaksi erilaista. Näytön arviointikohteet kirjataan uudessa tavassa kenttään Arviointikohteet. Arviointikohteiksi kirjataan esim. työprosessien hallinta; työmenetelmien, -välineiden ja materiaalin hallinta; työn perustana olevan tiedon hallinta ja elinikäisen oppisen avaintaidot. Vanhassa tavassa arviointikohteet syötetään kenttään Muiden arvosanojen aiheet. Huom! Yhteen rekisterikorttiin kirjattuja arviointikohteita ei voi kopioida toiseen korttiin joten tee näin: Tee ensin kaikki näyttöjen kortit valmiiksi. Maalaa sitten kaikki näytöt, ja kirjaa aihealueet päällimmäiseksi jääneeseen korttiin (viimeiseksi valittu kortti). Näin samat aiheet tulevat kerralla kaikkiin näyttöihin. Näytön arvosana-asteikko kirjataan uudessa tavassa kenttään Näytön arviointiasteikko. Vanhassa tavassa asteikko valitaan kenttään Asteikko. Asteikkona käytetään kolmiportaista perustutkintojen asteikkoa. Kuva 7.1: Arviointikohteet 7.2 Näyttöjen sijainti opetussuunnitelmassa Kun näytöt on luotu, ne vedetään opsiin samalla tavalla kuin muukin opetustarjonta. Näytöt kootaan oman otsikkonsa alle. Kuva 7.2: Näyttöjen vieminen opsiin

49 7.3. NÄYTTÖJEN ARVIOINTI Näyttöjen arviointi Opiskelijoilla näkyy omassa opsissaan valmiina palkit näyttöjä varten. 7.2 Opiskelijan opsissa on vain yksi näyttöpalkki, joka sisältää sekä osanäytöt että koko näytön arvioinnin. Näytöissä on valmiina ne kaikille yhteiset tiedot, jotka syötettiin Kurssit-rekisterin kautta. Loput, opiskelijakohtaiset tiedot täytetään joko opiskelijarekisterissä, arviointirekisterissä tai Wilman kautta. Kuva 7.3: Näyttöjen lisääminen ja muokkaus Uusi tapa Opiskelijarekisterissä: Ota opiskelijarekisterin opsinäkymässä aktiiviseksi Arvosanat-välilehti. Klikkaa opsissa olevaa näyttöpalkkia hiiren 2. painikkeella ja valitse Muuta opiskelijan...näyttöjä. Saman voi tehdä myös opiskelijarekisterin suoritusruudun kautta klikkaamalla suoritusruudun alalaidasta Näytöt-painiketta. (kuva 7.3). Apuruudussa kerrotaan opiskelijan tätä tutkinnon osaa koskevat näytöt. Valitse niistä se, joka nyt arvioidaan. Arviointirekisterissä: Ota aktiiviseksi näytön arviointikirja. Klikkaa hiiren 2. painikkeella jonkin opiskelijan nimeä ja valitse Muuta opiskelijan...näyttöjä. Wilmassa: Primuksen Lomake-editorissa tehtyjen lomakkeiden avulla. Tämä on ohjeistettu tarkemmin StarSoftin www-sivuilla. Avautuu Näytöt-rekisteri (kuva 7.4), jossa täytetään näytön suorituspaikka, aika ym. tiedot. Jos opiskelija on jo aiemmin suorittanut jonkin osan näytöstä, Primus kysyy, muokataanko aiemman näytön tietoja vai lisätäänkö uusi näyttö. Näytölle täytetään vähintään Suoritettava laajuus: Onko kyseessä osanäyttö vai koko näyttö (kaikki tutkinnon osaan liittyvä osaaminen). Suorituspaikka: Täytä joko Suorituspaikka (Oppilaitos) tai Suorituspaikka (Työssäoppimispaikka) sen mukaan, missä näyttö on annettu. Valikkojen vaihtoehdot tulevat Oppilaitokset- ja Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat -rekistereistä. Näytön suorituspäivä täytetään kenttään Näyttöpvm.

50 50 LUKU 7. AMMATTIOSAAMISEN NÄYTÖT Kuvaus näytöstä: Näyttötodistukseen tuleva näytön kuvaus. Näytön arvioijat: Täytä arviointikeskustelun osallistujat sekä näytön arvioijat (opettaja, työpaikkaohjaaja, mahdolliset muut arvioijat). Arvioija-kenttiä on useita, ota käyttöön oppilaitoksessanne tarvittavat kentät. Varsinainen arviointi: Kolmikanta-arvioinnin taulukkoon täytetään opettajan, työpaikkaohjaajan ja opiskelijan arviot kustakin arviointikohteesta sekä kunkin arviointikohteen yhteisarvosana. Arvosana-kenttään täytetään näytön arvosana eli kaikkien arviointikohteiden yhteisarvosana. Jos näytön laajuudeksi on valittu koko näyttö, siirtyy sama arvosana myös suorituksen arvosanaksi (suoritusruudun Arvosana-kenttä ja arviointikirjan Arv-sarake). Kuva 7.4: Näyttötietojen syöttäminen Arviointiin tarvittavia valmiita käsintäytettäviä tulostepohjia toimitetaan ohjelman mukana. Pohjassa on näytön tiedot sekä taulukko, johon opettaja, työpaikkaohjaaja ja opiskelija merkkaavat omat arvionsa. Opettaja syöttää kokonaisarvosanan ja arviointikohteiden yhteisarvosanat Primukseen. Vanha tapa Näytöt arvioidaan kuten muutkin opintojaksot, joko Arviointi-rekisterissä tai Opiskelijarekisterissä opiskelijoiden korteilla, tai Wilma-ohjelmassa. Valmistelut Avaa Kurssit-rekisterin kenttäeditori. Ota esiin ne kentät, joihin opettajat saavat täyttää näyttöjen opiskelijakohtaisia tietoja. Anna opettajien käyttäjäryhmälle luku- ja kirjoitusoikeudet näihin kenttiin: klikkaa jokin kenttä aktiiviseksi ja rasti ikkunan alaosasta opettajien ryhmälle sekä luku- että kirjoitusoikeus. Opettajille EI tarvitse antaa oikeutta päästä Kurssit-rekisteriin (Käyttäjäryhmät-rekisterissä ei rastia Kurssit-rekisterin kohtaan). Anna opettajien käyttäjäryhmälle myös oikeus arvioida näytön aihealueet (arviointikohteet): Käyttäjäryhmät-rekisterissä annetaan Arviointi-rekisteriin liittyvä oikeus Syöttöoikeus muiden arvosanojen sarakkeisiin. Opiskelijarekisterin kautta Ota opsinäkymässä päällimmäiseksi Arvosanat-välilehti. Klikkaa sitä näyttöä tai näytön osaa, joka arvioidaan. Avautuu suoritusruutu, jossa täytetään näytön arviointiedot: Suoritettava laajuus: merkitään vain koko näytön palkkiin, Opintoviikkoja-kenttään. Laajuudeksi merkitään sama ov-määrä kuin vastaavalla tutkinnon osalla on. Suorituspaikka: valitaan Työssäoppimispaikka- tai Oppilaitos-valikosta sen mukaan, missä näyttö on annettu. Näytön suorituspäivä merkitään Päivämäärä-kenttään.

51 7.4. NÄYTTÖTODISTUS 51 Varsinainen arviointi: Näytön kokonaisarvosana syötetään Arvosana-kenttään. Sanallinen arviointi -kenttään voi kirjata tarkempia suoritustietoja. Arvioitavien aihealueiden arvosanat syötetään riveille Työprosessien hallinta, Työtehtävien hallinta jne. Aiheiden arvosanoiksi merkitään kolmikantaarvioinnin yhteisarvosana. Jos kyseessä on osanäyttö, voi sille antaa Kurssin nimi -kenttään jonkin kuvaavan nimen. Klikkaa sitten Kurssitiedot-painiketta suoritusruudun alalaidasta. Avautuu Kurssit-rekisterin kaltainen näkymä, jossa kirjataan mm. Kuvaus näytöstä: Täytä Kuvaus-kenttään näyttötodistukseen tuleva lyhyt kuvaus näytöstä. Näytön arvioijat: Täytä Näytön arvioijat (opettajat), Näytön arvioijat (työpaikkaohjaajat), Arvioinnin perusteet sekä Arviointikeskustelun osallistujat. Arviointirekisterin kautta Ota aktiiviseksi näytön arviointikirja. Täytä sarake Työssäoppimispaikka- tai Oppilaitos sen mukaan, missä kukin on näytön antanut. Jos kyseessä on osanäyttö, voi sille antaa Kurssin nimi -sarakkeeseen jonkin kuvaavan nimen. Klikkaa hiiren 2. painikkeella jonkin opiskelijan nimeä ja valitse Muuta opiskelijan...kurssitietoja. Tässä ruudussa täytetään Näytön arvioijat (opettajat) ja Näytön arvioijat (työpaikkaohjaajat), Arvioinnin perusteet, mahdolliset Lisävaatimukset sekä Kuvaus-kenttään näyttötodistukseen tulostuva lyhyt kuvaus näytöstä. 7.4 Näyttötodistus Primuksen mukana toimitetaan tutkintotodistus sekä siihen kuuluvat päättö- ja näyttötodistuspohjat. Star- Softin tulostepankista voi ladata näyttötodistuksen pohjan, joka on toteutettu uuden tavan mukaisesti. Näyttötodistukseen tulostuu tutkinnon tiedot, näyttöjen nimet laajuuksineen ja arvosanoineen sekä kuvaukset annetuista näytöistä. Näytön nimi ja arvosana tulostuvat kurssityypeista 1näyttö tai 1näyttö työssä eli koko näytön palkista. Näytön kuvaukseksi tulostuu osanäyttöjen kuvaukset, kukin omalle rivilleen. Näyttötodistukseen tulostuu vain ne suoritukset, joiden kurssityypin nimessä on sana näyttö. 7.5 Näyttöjen seuranta ja tilastokyselyt Ohjelman mukana toimitetaan erilaisia tulostuspohjia näyttöjen seurantaan, esim. yhteenvetoja näyttöihin osallistuneista ja näyttöjä suorittaneista. Ammattiosaamisen näyttöjä hyväksytysti antaneet: 1. Hae ensin ne opiskelijat, jotka ovat olleet kirjoilla tilastoitavalla ajanjaksolla. 2. Valitse Toiminnot / Koosteet / Arviointiyhteenveto. 3. Etsittävät arvosanat -kohdasta rastitaan hyväksyttyä tarkoittavat arvosanat Kurssityypit-kohdasta rastitaan uudessa tavassa 1näyttö ja 1näyttö työssä, vanhassa tavassa joko 1näyttö ja 1näyttö työssä tai 2näyttö ja 2näyttö työssä sen mukaan, onko näytöt jaettu pienempiin osiin vai ei ja mille tasolle opintoviikot on merkitty. Ops-perusteisen ammatillisen tutkinnon suorittaneet, näyttöjen määrä: Tilastoon kerätään hyväksyttyjen näyttöjen määrä (sis. osanäytöt) sekä koko tutkinnon osaa koskevien näyttöjen määrä. Tieto poimitaan uudessa tavassa Näytöt-rekisterin Suoritettu laajuus -kentästä. Osanäytöille tulee olla täytettynä myös Arvosana.

52 52 LUKU 7. AMMATTIOSAAMISEN NÄYTÖT Oppimistulostiedon tuottaminen: Tarkista ensin, että kaikki tarvittavat kentät ja arviointitiedot on täytetty. Www-sivuilla on yksityiskohtainen ohje, jossa on lueteltu kunakin vuonna kysyttävät tiedot ja mistä kentistä tieto haetaan. Ohje löytyy kohdasta Ohjeita / Primus W4 / Tiedonsiirrot / Opetushallitukseen. Sivulla on erilliset tulosteet uudella ja vanhalla tavalla kirjattuja näyttöjä varten. Vanhalla tavalla kirjatut näytöt tulostetaan opiskelijarekisterin kautta, uudella tavalla kirjatut Näytöt-rekisterin kautta. 1. Lataa OPHn näyttökysely 1-3 tulostepohjat ja tallenna ne omalle koneellesi 2. Lue tulostepohjat Primukseen: avaa Opiskelijarekisterin tai Näytöt-rekisterin tulostuseditori, ja valitse Toiminnot / Kopioi tiedostosta. 3. Tulosta lomakkeiden tiedot html-muodossa, jolloin ne avautuvat siististi myös Excel-ohjelmassa. 4. Kopioi ja liitä Primuksen tulosteen tiedot OPH:n omaan Excel-lomakkeeseen. Kooste opiskelijan näytöistä Opiskelijan suorittamat näytöt ja näytön osat voidaan tulostaa yhteisarviointilomakkeella, joka toimitetaan ohjelman mukana.

53 Luku 8 Työssäoppiminen 8.1 Työssäoppimispaikat ja työpaikkaohjaajat Työssäoppimiseen liittyvät rekisterit löytyvät Primuksen päävalikon Muut rekisterit -osiosta. Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat -rekisteriin kirjataan niiden työpaikkojen tiedot, joissa opiskelijat suorittavat työssäoppimisjaksoja tai työharjoitteluita. Jokaiselle yritykselle tai yrityksen osastolle voidaan tehdä oma rekisterikorttinsa. Rekisteriin kirjataan, mihin tutkintoihin tai koulutusohjelmiin liittyvää ohjausta työpaikalla annetaan, millaisia sopimuksia työpaikan ja oppilaitoksen välillä on tehty sekä keitä opiskelijoita työpaikalla kulloinkin on. Lisäksi voidaan kirjata yritysvierailujen, luentojen ym. mahdollisuudesta sekä yhteydenotoista työpaikan ja oppilaitoksen välillä. Työpaikan ja oppilaitoksen väliset työssäoppimisen sopimukset laaditaan ja tulostetaan tässä rekisterissä. Yritykset-rekisteri on suppeampi ja sinne kirjataan lähinnä yritysten yhteystiedot. Esim. pankilla on päätoimipaikka, jonka tiedot kirjataan Yritykset-rekisteriin. Lisäksi pankilla on paljon sivukonttoreita, joiden tiedot kirjataan Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat -rekisteriin. Yritykset-rekisteriä käytetään myös aikuiskoulutuksessa opiskelijoiden omien yritysten ja oppisopimuspaikkojen kirjaamisessa. Työpaikkaohjaajat- ja arvioijat -rekisteriin kirjataan kaikki työpaikkaohjaajat, heidän yhteystietonsa ja ovatko he koulutettuja ohjaajia, arvioijia tms. Tämän rekisterin tietoja käytetään myös näyttöjen arvioinnissa, kun kirjataan, kuka on toiminut työelämän edustajana. Oppisopimuksen koulutustarkastajille on oma rekisterinsä, mutta yhtä hyvin heidät voi kirjata Työpaikkaohjaajat- ja arvioijat -rekisteriin. Opettajarekisteriin kirjataan työssäoppimisen vastuuopettajat. 8.2 Työssäoppimisen kirjaaminen opiskelijoille Työssäoppimisen kirjauksiin tuli yksinkertaisempi tapa Primuksen versiossa Alla on ohjeistettu ensin työssäoppimisen apurekisterien käyttö, sen jälkeen sekä uusi että vanha kirjaustapa. StarSoft suosittelee, että uusi tapa otetaan käyttöön kaikilla uusilla opiskelijoilla (2009 aloittaneet) ja vanhoilla opiskelijoilla jatketaan vanhan tavan käyttöä, jos niitä vielä on oppilaitoksen kirjoilla. Työssäoppimista voi kirjata ja arvioida myös Wilman kautta, lomakkeiden avulla. Se on ohjeistettu StarSoftin www-sivuilla ja valmiit ladattavat lomakkeet löytyvät myös sieltä. Uuden tavan etuja Työssäoppimiselle ei tarvita omaa kurssityyppiä. Rastitaan vain Salli työssäoppimisen lisääminen niille kurssityypeille, joihin saa työssäoppimista lisätä. Samaan opintojaksoon voi kirjata useita työssäoppimisjaksoja, ts. ei tarvetta tehdä jokaiselle työpaikalle omaa osajaksoa. Ei enää tuplakirjausta, Opiskelijat-rekisterin työssäoppimisen taulukko jää pois. Työssäoppiminen tallentuu omaan rekisteriinsä, jossa haut, tulosteet ja tilastot on helppo tehdä. Työssäoppimistiedot voi täyttää Wilmassa, lomakkeiden avulla. 53

54 54 LUKU 8. TYÖSSÄOPPIMINEN Kirjaaminen uudella tavalla Kirjaukset tehdään joko Opiskelijat-rekisterissä tai Arviointirekisterissä, ja ne tallentuvat Työssäoppiminenrekisteriin. Kirjaaminen opiskelijarekisterissä 1. Ota opiskelijan opsinäkymässä päällimmäiseksi Arvosanat-välilehti. 2. Klikkaa opsipuusta sitä opintojaksoa, johon työssäoppiminen liittyy (tai tutkinnon osa, jos osaa ei ole jaettu opintojaksoihin). 3. Avautuu kurssisuoritusruutu, jonka alareunassa on kaksi uudempaa painiketta: Näytöt ja Työssäopp. Työssäopp.-painike avaa Työssäoppiminen-rekisterin, johon tiedot kirjataan. Saman voi tehdä myös klikkaamalla opintojaksoa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Muuta opiskelijan...työssäoppimisista. 4. Kortissa on valmiina opiskelijan nimi ja sen opintojakson nimi, jonka kautta työssäoppimista ollaan kirjaamassa. Täytä muut tiedot rekisterin kenttiin ja tallenna. 5. Tallennuksen jälkeen opintojakson palkkiin ops-puussa ilmestyy pieni ratas merkiksi siitä, että siihen on lisätty työssäoppimista. Työssäoppimisen kirjaaminen arviointirekisterissä 1. Arviointirekisterissä työssäoppimiset kirjataan klikkaamalla opiskelijan nimeä hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla ponnahdusvalikosta Muuta opiskelijan... työssäoppimista. 2. Avautuu Työssäoppiminen-rekisteri, ja siinä rekisterikortti, jossa on valmiina opiskelijan ja opintojakson nimi. Työssäoppimisen tiedot kirjataan samalla tavalla kuin opiskelijarekisterin kautta. Arviointirekisterin kautta kirjatut työssäoppimistiedot siirtyvät samantien opiskelijarekisteriin, ilman toimeenpanoa. Työssäoppiminen-rekisteriä voi käyttää työssäoppimisjaksojen suunnittelutyökaluna. Työssäoppimiset tulee kuitenkin kirjata opiskelijarekisterin kurssisuoritusruudun kautta, jotta ne saadaan sidottua opiskelijan suorituksiin. Tietoja ei siis kirjata suoraan Työssäoppiminen-rekisteriin etukäteen, vaan aina opiskelijan kautta. Useampia työssäoppimisia samaan opintojaksoon Samaan opintojaksoon/tutkinnon osaan voi lisätä useampia työssäoppimisia, esim. kahdessa eri työpaikassa suoritetut pätkät. Työssäopp.-painikkeen klikkaus avaa apuruudun, jossa valitaan, muokataanko olemassa olevaa työssäoppimista vai syötetäänkö kokonaan uusi. Luo uusi -valinnalla pääset syöttämään toisen samaa opintojaksoa koskevan työssäoppimisen tiedot samalla tavalla kuin ensimmäisenkin. Jos työssäoppimisia on lisätty useampia, näkyy niiden lukumäärä, kun viet hiiren kursorin opintojakson palkin päälle. Työssäoppimisten muokkaus Aiemmin lisätyn työssäoppimisen tietoja voi muokata joko suoraan Työssäoppiminen-rekisterissä tai opiskelijarekisterin kurssisuoritusruudun kautta. 1. Jos muutokset tehdään opiskelijarekisterin kautta, avautuu Työssäopp-painikkeesta Valitse avattava työssäoppiminen -apuruutu, jossa valitaan joko jokin olemassa oleva top-jakso tai tehdään uusi. 2. Muokkaustoiminto löytyy myös klikkaamalla opsipuussa olevaa opintojaksoa hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Muuta opiskelijan... työssäoppimista. 3. Valitse työpaikka, jossa suoritettua työssäoppimista haluat muokata, ja kuittaa OK. 4. Ruudulla näkyy aiemmin tallennetut työssäoppimisen tiedot. Korjaa tiedot ja tallenna muutokset. Työssäoppimistietoja voi täydentää myös monelle opiskelijalle yhtäaikaa, kunhan kaikille on tehty ensin ensimmäinen kirjaus opiskelijarekisterin opsinäkymän kautta. Työssäoppiminen-rekisterissä voi täyttää kerralla vaikkapa ruokailujärjestelyt kaikille niille, joilla se on hoidettu samalla tavalla Kirjaaminen vanhalla tavalla Primuksen versiossa 4.38 ja sitä vanhemmissa työssäoppimiset kirjataan seuraavalla tavalla:

55 8.3. TYÖSSÄOPPIMISEN ARVIOINTI 55 Työssäoppimisen kurssityypit Kurssityypit-rekisterissä tehdään tyypit 2 työssä ja 3 työssä, eli työssäoppien suoritettu opintojakso ja osajakso. Työssäoppien suoritetut opinnot merkitään opsipuuhun kurssityypin avulla. Aluksi kaikki tutkintoon kuuluvat opinnot ovat tyypiltään pakollisia tai valinnaisia. Niille opintojaksoille, jotka opiskelija suorittaa työssäoppien, vaihdetaan tyypiksi 2 työssä. Kurssityypeille täytetään lisäksi kenttä Ammatillisten oppilaitosten tilastojen ov-tyyppi ja rastitaan Lasketaan ov/op-tilastoihin. Tilastokeskus ja Kela seuraavat opintoviikkojen kertymistä ja tarvitsevat tiedon, mistä ja miten paljon opintoviikkoja on kertynyt. Työssäoppimisen kirjaaminen Opiskelijan työssäoppimistiedot kirjataan Opiskelijarekisterissä: yleiset tiedot työssäoppimisen taulukkoon ja suoritusmerkinnät opsinäkymässä ko. opintojaksoon. Opiskelijan työssäoppimissuunnitelmaa varten kannattaa Opiskelijat-rekisteriin tehdä oma välilehtensä, jolloin kaikki työssäoppimiseen liittyvät tiedot löytyvät yhdestä paikasta. Välilehdelle kootaan työssäoppimistaulukko sekä majoitukseen, ruokailuun, työmatkaan ym. liittyvät kentät. Työssäoppimisen taulukkoa täytetään sitä mukaa kun selviää, missä ja milloin opiskelija suorittaa työssäoppimisjaksot tai osia niistä. Taulukkoon kirjataan työssäoppimispaikka, ajankohta, työtunnit ym. sekä mihin opintojaksoon työssäoppiminen liittyy. Jos saman työssäoppimisrupeaman aikana on tarkoitus suorittaa useaan eri opintojaksoon kuuluvia tehtäviä, tehdään työssäoppimisesta useita rivejä ja vaihdetaan vain opintojakson nimeä. Työtuntien määrä jaetaan opintojaksojen kesken siten, kuin sen ajatellaan toteutuvan. Tiedot voidaan tulostaa esim. Työssäoppimisen suunnitelma -nimisellä tulosteella. Osa tiedoista tulostuu myös todistuksiin ja opinto-otteeseen. 8.3 Työssäoppimisen arviointi Arviointi uudella tavalla Jos opintojaksosta/tutkinnon osasta vain osa suoritetaan työssäoppien, ei työssäoppimisen osuudesta tarvitse syöttää Primukseen erillistä arvosanaa. Jos opintojakso/tutkinnon osa suoritetaan kokonaan työssäoppien, annetaan arvosana opiskelijarekisterin suoritusruudussa Arvosana-kenttään tai arviointirekisterissä/wilmassa arviointikirjan Arv-sarakkeeseen. Työssäoppiminen-rekisterissä, Työssäoppimisen arviointi - kentän vaihtoehdot ovat hyväksytty/hylätty. Kun työssäoppiminen on arvioitu arvosanalla hyväksytty, päivittyy työssäoppimisen opintoviikot Opiskelijat-rekisterin info-osaan, opsin viereen. Myös tilastoon lasketaan työssäoppimisen opintoviikot vain niistä työssäoppimisista, jotka on hyväksyttyjä Arviointi vanhalla tavalla Työssäoppimisjaksolle pitää antaa jokin suoritusmerkintä. Arvioidun jakson tai tutkinnon osan kurssityypiksi vaihdetaan työssä. Kurssityypin avulla voidaan seurata, kuinka monta opintoviikkoa tutkinnosta on kertynyt työssäoppien. Arvosanan lisäksi täytetään työssäoppimisen tiedot: opintoviikkomäärä, työssäoppimispaikka tai oppilaitos sekä mahdolliset lisätiedot. Työssäoppimispaikat-valikon vaihtoehdot tulevat Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat -rekisteristä. Tiedot täytetään joko opiskelijarekisterin suoritusruudussa, arviointirekisterissä tai Wilmassa. Tarkista Käyttäjäryhmät-rekisteristä, että opettajille on annettu syöttöoikeus arviointikirjan eri sarakkeisiin. Jos opettajilla ei ole syöttöoikeutta esim. Työssäoppiminen-sarakkeeseen, hän ei näe arviointikirjassa saraketta lainkaan. 8.4 Työssäoppimisen sopimukset ja tulosteet Seuraavat tulosteet ovat käytettävissä sekä Työssäoppiminen-rekisterissä (uusi kirjaustapa) että Opiskelijarekisterissä (vanha kirjaustapa) Sopimus työssäoppimisesta on opiskelijan ja työpaikan välinen sopimus. Sopimukseen tulostuu mm. vastuuopettajan ja työpaikkaohjaajan tiedot, työpaikan tiedot, työajat, vastuuasiat sekä onko kyseessä työsuhde. Työturvallisuus-kohtaan voidaan kirjoittaa käsin tarvittavat tiedot.

56 56 LUKU 8. TYÖSSÄOPPIMINEN Suunnitelma työssäoppimisesta, OPHn malli on kolmisivuinen esitäytetty lomake. Suunnitelmassa näkyy mm. opiskelijan ja työnantajan yhteystiedot, ruoka- ja työmatkajärjestelyt, työvaatetukseen, työturvallisuuteen sekä vastuuvakuutukseen liittyvät tiedot. Kakkossivu on varsinainen suunnitelma, johon tulostuu ko. tutkinnon osan nimi, tavoitteet ja tehtävät sekä työhön opastajan tiedot. Viimeisellä sivulla on opettajan ja työpaikkaohjaajan suunnitelmat ohjauksesta ja arvioinnista. Työssäoppimisen päiväkirja on käsintäytettävä lomake, johon opiskelija kirjaa tekemänsä työtehtävät ja oppimansa asiat sekä työssäoppimiseen käytetyt tunnit. Päiväkirjan alaosassa on työssäoppimisen arvioinnin taulukko, johon opiskelija ja työpaikkaohjaaja täyttävät omat arvionsa. Arvioitavina alueina ovat ammatin hallinta, yhteistyötaidot, aktiivisuus töissä, käyttäytyminen sekä työaikojen noudattaminen. Wilmassa on myös Työssäoppimisen päiväkirja -osuus. Se on yksinkertainen työväline, jolla opiskelija kirjaa tietoja työssäoppimisjaksolta ja opettaja ja työpaikkaohjaaja voivat kommentoida sitä. Työssäoppimisen suunnitelma ja arviointi on käsin täytettävä arviointitaulukko, johon opettaja, opiskelija ja työpaikkaohjaaja arvioivat yhdessä tavoitteiden toteutumisen. Työssäoppisen ov-määrien seuranta: a) Uudessa tavassa opiskelijan kertymiä voi seurata Työssäoppiminen-rekisterissä, esim. tulosteella. b) Vanhassa tavassa määrää seurataan Arviointintiyhteenvedolla. Yhteenvetoon valitaan tulostumaan haluttu opiskelijaryhmä ja kurssityypiksi 2työssä jakso. Aikarajan voi joko jättää tyhjäksi tai opintoviikot voidaan hakea esim. kuluneelta lukuvuodelta. Seuraavat tulosteet ovat käytettävissä sekä Työssäoppiminen-rekisterissä (uusi kirjaustapa) että Harjoitteluja työssäoppimispaikat -rekisterissä (vanha kirjaustapa) Työssäoppimissopimus on oppilaitoksen ja työssäoppimispaikan välinen sopimus. Uudessa tavassa tuloste löytyy Työssäoppiminen-rekisteristä, vanhassa tavassa Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat - rekisteristä. Nelisivuiseen sopimukseen tulostuu sopijapuolten tiedot sekä mitä koulutusta/tutkintoa/opiskelijaryhmää sopimus koskee. Lisäksi tulostetaan koulutuksen tehtävät, vastuut ja korvaukset. Työssäoppimisen järjestämisen lomake on kaksisivuinen jokseenkin samoja asioita koskeva lomake. Lomakkeen 1. sivu on työpaikkaohjaajaa varten. Uudessa tavassa tuloste löytyy Työssäoppiminenrekisteristä, vanhassa tavassa Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat -rekisteristä. Oppilaitos voi tehdä kaikkiin rekistereihin myös omia luetteloita ja lomakkeita. 8.5 Työssäoppimisten tilastointi Valmistuneiden opiskelijoiden työssäoppimisten opintoviikkomäärät ilmoitetaan Tilastokeskukselle. Tiedot poimitaan uudessa tavassa Työssäoppiminen-rekisteristä, Laajuus opintoviikkoina -kentästä. Tilastoon tulee mukaan opiskelijan kaikkien, hyväksytysti suoritettujen työssäoppimisten opintoviikkojen summa. Vanhassa tavassa tilastoon lasketaan mukaan ne opinnot, joiden kurssityyppinä on 1työssä, 2työssä tai 3työssä (ks. tarkemmin luku 8.2.2).

57 Luku 9 Arviointi Arviointi voidaan tehdä joko Arviointi-rekisterin, Opiskelijat-rekisterin tai nettiliittymä Wilman kautta. Opiskelijat-rekisterin kautta arviointia käytetään lähinnä silloin, kun halutaan korjata tai täydentää vain muutaman opiskelijan suorituksia, merkitä hyväksilukuja tai poistaa suoritustietoja. Koko ryhmää koskeva arviointi tehdään Arviointi-rekisterissä. Opettajille annetaan yleensä oikeudet vain Arviointi-rekisterin ja Wilman kautta tehtävään arviointiin. 9.1 Arviointiryhmät Jotta opettaja saisi listan ryhmänsä opiskelijoista ja pääsisi syöttämään näille arvosanoja, pitää jokaisen kurssin jokaiselle opetusryhmälle tehdä arviointikirja. Kurssi tarkoittaa tässä sellaista opintoa, josta halutaan antaa erillinen arvosana - yleensä opintojaksoa tai osajaksoa. Työjärjestysohjelma Kurre tekee arviointikirjat valmiiksi muutamalla klikkauksella, mutta arviointikirjat voi tehdä käsin Arviointi-rekisterissäkin. Arviointikirjojen teko Kurrella on neuvottu StarSoftin www-sivuilla. Seuraava ohje koskee arviointikirjojen tekemistä käsin Arviointi-rekisterissä. Arviointikirjojen tekeminen aloitetaan luokittaisista ryhmistä (opetusryhmässä on mukana kaikki tietyn perusryhmän opiskelijat ja vain he), sen jälkeen tehdään sekaryhmät, jotka koostuvat usean eri luokan opiskelijoista Arviointikirjojen muodostaminen 1. Avaa Arviointi-rekisteri. Valitse Toiminnot / Uusi rekisterikortti. 2. Valitse Kurssi-valikosta se opintojakso, jolle arviointikirja tehdään. Kurssi on tärkeä tieto, sillä se määrää, mihin arvosanat tallentuvat. Helpoin tapa varmistua siitä, että arviointikirjaan on valittu juuri tämän opsin opiskelijoille juuri tämän vuoden mukainen toteutus, on valita kurssi suoraan opsista: Klikkaa Kurssi-kenttää hiiren 2. painikkeella. Valitse kurssi -toiminto avaa apuruudun, jonka Opsitvälilehdeltä valitaan ensin käytössä oleva opetussuunnitelma. Klikkaa opsista oikea kurssi ja kuittaa Ok. 3. Valitse Opettaja-valikosta oikea opettaja. Valitse Muut opettajat -kenttään ne opettajat (erityisopettaja, opo tms.), jotka saavat nähdä tämän arviointikirjan ja syöttää siihen tietoja. Kenttä vaikuttaa myös Wilmassa. 4. Ryhmä/luokka-valikosta valitaan oikea luokka. 5. Täytä Päättymispäivä-kohtaan suorituspäivämäärä. 6. Anna arviointikirjalle kuvaava Nimi, jossa näkyy esim. opintojakson nimi, ryhmä ja jakso. 7. Klikkaa sitten näppäimistöltä F4-painiketta tai valitse Lisätoiminnot / Lisää opiskelijat Ryhmä/luokkakentän mukaan. Opiskelijalista ilmestyy ikkunan vasempaan laitaan. 8. Valitse Lisätoiminnot / Päivitä Opiskelijarekisteristä. Tämä tuo näkyviin sellaiset tätä suoritusta koskevat lisäykset tai muutokset, joita opiskelijalle on jo kirjattu etukäteen Opiskelijat-rekisterissä esim. osaamisen tunnustaminen tai infoa opettajalle Sanallinen arviointi -kenttään. 9. Jos kurssitietoja pitää muuttaa jonkin opiskelijan osalta (esim. ov-määrä tai kurssin nimi on eri kuin muilla), vaihda tiedot klikkaamalla opiskelijan nimeä hiiren 2. painikkeella ja valitse Muuta kurssin tietoja. 57

58 58 LUKU 9. ARVIOINTI 10. Arviointikirja on nyt valmis ja voit tallentaa sen ikkunan alalaidan levykekuvakkeesta. Muodosta muut arviointikirjat samalla tavalla, tai kopioi tämä arviointikirja ja muokkaa siitä seuraavan arvioitavan kurssin arviointikirja. Muodosta muut arviointikirjat samalla tavalla tai kopioi arviointikirja ja muokkaa siitä seuraavan opintojakson arviointikirja vaihtamalla Kurssi-kohtaan toinen opintojakso. Muista vaihtaa myös Nimi-kenttään vastaava tieto. Lisää opiskelijat Ryhmä/luokka-kentän mukaan käyttö vaatii, että Ryhmä/luokka-kenttä on täytetty. Toiminto on kätevä silloin, kun opintojakso opetetaan luokittaisissa ryhmissä, mutta sekaryhmiä tämän avulla ei voi muodostaa Sekaryhmien arviointikirjat Sekaryhmillä tarkoitetaan opetusryhmiä, joihin on koottu useamman eri ryhmän tai tutkinnon opiskelijoita. Muodosta arviointikirja samalla tavalla kuin luvussa Koska opiskelijat kootaan useasta eri luokasta, opiskelijoita ei haeta Lisää opiskelijat Ryhmä/luokka-kentän mukaan -toiminnolla. Lisätoiminnot-valikosta ja hiiren kakkospainikkeen ponnahdusvalikosta löytyy neljä eri vaihtoehto opiskelijoiden lisäämiseen: Hae lisättävät opiskelijat -toiminto avaa Primuksen normaalin hakuruudun, jonka alalaidasta löytyy rastikenttä Vain kurssin valinneet. Rasti kenttä, jolloin Primus tuo opiskelijalistaan vain ne opiskelijat, jotka ovat valinneet Kurssi-kentän mukaisen opintojakson. Tästä listasta poimitaan klikkaamalla ne opiskelijat, jotka halutaan juuri tähän ryhmään. Lisää opiskelija nimellä -toiminto vie kursorin ikkunan vasempaan laitaan, ensimmäiselle vapaalle riville. Kirjoita riville muutama kirjain opiskelijan sukunimen alusta. Lista sopivista opiskelijoista ilmestyy keskimmäiseen ruutuun, josta voit valita klikkaamalla oikean opiskelijan. Jos Opiskelijatrekisterissä luettelon järjestyksessä on ensimmäisenä tietona luokan nimi (esim. 14Auto Meikäläinen Matti), tulee luokan nimi kirjoittaa ennen opiskelijan nimeä, 14Auto Mei... Lisää opiskelija korttinumerolla -toiminto toimii samoin kuin edellä, mutta riville kirjoitetaan nimen sijasta opiskelijan rekisterikortin numero. Korttinumero jää riville nimen eteen, mutta se poistuu myöhemmin automaattisesti. Valitse vielä Lisätoiminnot / Päivitä Opiskelijarekisteristä ennen tallennusta, jotta saat opiskelijoille aiemmin merkatut osaamisen tunnustamiset ym. tiedot näkyviin opettajalle arviointikirjaan Opiskelijoiden poistaminen arviointikirjasta Opiskelijoita poistetaan valitsemalla Lisätoiminnot-valikosta tai hiiren kakkospainikkeen ponnahdusvalikosta Poista opiskelijoita. Tämä avaa ruudun, jossa näkyy kaikki arviointikirjaan haetut opiskelijat. Ruudun listasta voidaan hiirellä klikkaamalla valita ne opiskelijat, jotka halutaan poistaa arviointikirjasta. Lisätoiminnot-valikosta löytyy myös toiminto Poista arviointikirjoista arkistoidut opiskelijat, joka poistaa valituista arviointikirjoista sellaiset opiskelijat, jotka on Opiskelijat-rekisterissä arkistoitu. Tällä tavalla esim. keskeyttäneet opiskelijat eivät turhaan näy opettajan arviointilistassa. Primus näyttää listan arviointikirjoista poistetuista opiskelijoista Arvosanojen antaminen Arviointi-rekisterissä Opettaja löytää omat arviointikirjansa Arviointi-rekisterissä ikkunan oikeasta laidasta. Listassa saattaa näkyä myös tulevien jaksojen ryhmiä, jos arviointikirjat on tehty valmiiksi koko vuodelle - tai menneitä ryhmiä, jos niitä ei ole vielä arkistoitu. Huom! Ennen arviointia on hyvä tarkistaa, onko joku toinen opettaja, opo tms. merkinnyt etukäteen Opiskelijat-rekisterin kautta jotain infoa tämän ryhmän opiskelijoille. 1. Valitse ikkunan yläreunasta Lisätoiminnot / Päivitä Opiskelijarekisteristä. 2. Taulukkoon täyttyy Opiskelijarekisterin mukaiset tiedot: jonkin opiskelijan kohdalle saattaa ilmestyä kurssityypiksi osaaminen tunnustettu, toiselle arvosana ja suorituspäivämäärä. 3. Nämä aiemmat merkinnät kannattaa tulostaa esim. Opettajan arviointikirja ennen arviointia -nimisellä tulosteella. Tallennuksen jälkeen arviointikirja on valmis opettajan täytettäväksi.

59 9.2. SANALLISEN ARVIOINNIN LAUSEPANKKI 59 Arviointikirjan sarakkeet Arv-sarake Arvosanat syötetään opiskelijalistan oikealla puolella olevaan taulukkoon. Klikkaa Arvsaraketta ensimmäisen opiskelijan kohdalta. Syötä arvosana soluun tai valitse arvosana hiirellä ruudun keskiosassa olevasta Arvosanat-ruudun listasta. Annettu arvosana ilmestyy sarakkeeseen opiskelijan nimen perään ja kursori siirtyy seuraavaan nimeen. Jos haluat korjata antamaasi arvosanaa, siirrä kursori hiirellä tai nuolinäppäimellä takaisin ja valitse uudestaan. Poissa-sarakkeeseen syötetään poissaolojen tuntimäärä tai tieto haetaan suoraan Wilma-ohjelmasta. Poissaolomäärä tarkoittaa koko kurssin (opintojakson, osajakson tms.) poissaolomäärää. Jos opettaja kirjaa poissaolot esim. viikoittain, pitää seuraavan viikon poissaolomäärä lisätä edelliseen. Poissaolojen päivämäärät ja syyt kirjataan ja tulostetaan Wilman kautta. Tyyppi-sarakkeeseen ei yleensä anneta opettajille muutosoikeutta, mutta lukuoikeus on hyvä antaa. Sarakkeesta näkyy, jos jollain opiskelijalla on eri kurssityyppi kuin mitä Kurssit-rekisteriin on merkitty, esim. mukautettu tai osaaminen tunnustettu. Päivämäärä-sarakkeeseen syötetään päivämäärä, jos opiskelijan arvosanan päiväys poikkeaa muun ryhmän suorituspäivästä, eli jos päiväksi halutaan jokin muu kuin arviointikirjan Päättymispäiväkentän tieto. Sanallinen arviointi -kenttään voi kirjata arviointia tukevaa tai täsmentävää kommenttia, esim. Tuntitehtävät puuttuu tai Suoritettu 2 ov kiitettävästi mutta 1 ov raportti puuttuu. Valmiita lausekkeita voi kirjoittaa Lausepankki-rekisteriin, jonka käyttö on ohjeistettu tarkemmin luvussa 9.2. Arvosanajakauma ja keskiarvot Opiskelijoiden nimilistan alla sijaitsevat keskiarvokentät. Vasemmalta lukien ne ovat opiskelijoiden lukumäärä, keskiarvo kaikista arvosanoista, miesten keskiarvo ja naisten keskiarvo. Ruudun keskivaiheilla on pylväsdiagrammi arvosanajakaumasta. Jakauma päivittyy sitä mukaa kun arvosanoja syötetään. Opiskelijakohtaiset kurssitiedot Jos kurssin kuvaus, tavoitteet, näytön arvioijat jne. vaihtelevat saman arviointikirjan opiskelijoilla, päästään tietoja henkilökohtaistamaan Muuta opiskelijan...kurssitietoja -toiminnon kautta. Klikkaa opiskelijan nimeä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Muuta opiskelijan...kurssitietoja. Avautuu Kurssit-rekisterin kaltainen näkymä, jossa tehdyt muutokset ovat kuitenkin opiskelijakohtaisia. Muutokset voidaan tehdä jo ennen arviointia Opiskelijat-rekisterin puolella (luku 5.1). Lisätietoja-sarakkeeseen kirjataan mm. mukautuksia, vapautuksia ja arvosanan yhdistämistä ym. koskevat lakiviitteet. Opettajien ei yleensä anneta tehdä tähän sarakkeeseen merkintöjä, sillä siihen valittu tai kirjoitettu teksti tulostuu päättötodistukseen ja opinto-otteisiin sellaisenaan. Lisätiedot kirjaa yleensä opo, opintosihteeri, erityisopettaja tms. Opiskelijat-rekisterin kautta. Viitteet tulevat Lisätiedot arviointiin -rekisteristä, jonne kannattaa kirjata kaikki todistuksiin tarvittavat viitteet. Silloin niitä ei tarvitse kirjoittaa joka kerta uudelleen ja ne tulevat täysin samanlaisina kaikille opiskelijoille. Todistuksessa ja opinto-otteessa arvosanan yhteyteen tulee automaattisesti viitenumero. Lisätietoja ovat esim.: Tutkinnon osa on tunnustettu x-alan perustutkinnosta (pvm, dnro), X:n ammattiopisto tai Tutkinnon osat on tunnustettu lukion oppimäärästä (33/011/2003), X:n lukio. Jos arvosanaa ei saa syötettyä: Jos Arvosanat-ruutuun ei ilmesty arvosanoja, ei kurssille ole valittu arvosanaasteikkoa tai arvosanoille ei ole määritelty, mihin asteikkoon ne kuuluvat. Avaa Kurssit-rekisteri, etsi ko. opintojakso ja tarkista Asteikko-kenttä. Jos se oli täytetty oikein, avaa Arvosanamääritykset-rekisteri ja tarkista arvosanojen Asteikko-kenttä. Siinä tulisi olla sama asteikko kuin opintojaksolla oli. Jos arvosanaa ei pysty syöttämään näppäimistöltä, tarkista että arvosana löytyy Arvosanat-ruudun listasta. Tarkista sitten, että Arvosanamääritykset-rekisterin Näppäin-kenttään on määritelty merkki, joka vastaa kyseistä arvosanaa. Arvosanan K3 näppäinvastine voi olla vaikkapa Sanallisen arvioinnin lausepankki Usein käytetyt arvioinnin lisätiedot kannattaa tallentaa lausepankkiin. Lauseet taas kannattaa ryhmitellä aiheittain, jotta esim. työssäoppimisen arvioinnin lauseet pysyvät erillään teoriaopetuksen lauseista. Lausepankin aiheet -rekisteriin tallennetaan aiheet, joilla valmiita lauseita voi ryhmitellä.

60 60 LUKU 9. ARVIOINTI 1. Avaa Primuksen päävalikon Muut rekisterit -osiosta Lausepankin aiheet -rekisteri. Luo jonkinlainen oppilaitoksen tarpeisiin sopiva jaottelu, esim. Työssäoppiminen ja Teoriaosaaminen. Tee jokaiselle aiheelle oma rekisterikortti. Lauseita voi hyödyntää myös Wilmassa rastimalla Lausepankin aiheet -rekisterissä Käytössä näyttö/top-lomakkeissa. 2. Avaa Muut rekisterit -osiosta Lausepankki-rekisteri. Tee uusi rekisterikortti, ja kirjoita Lause-kenttään haluamasi arviointia täydentävä teksti, esim. Tehtäviä tekemättä. Aihe-kenttään valitaan, mitä aihetta tämä lause koskee. Aiheen voi jättää myös tyhjäksi. 3. Luo samalla tavalla loputkin arviointilauseet. 4. Opiskelijat-rekisterissä lauseet löytyvät suoritusruudun Lausepankki-painikkeen takaa, Arviointi-rekisterissä taas ne näkyvät ruudun alalaidassa, kun kursori on tietyn opiskelijan kohdalla. Lauseet saa käyttöön myös Wilmassa: rasti Kurssit-rekisterissä kenttä Laajennettu sanallinen arviointi Wilmassa niille opinnoille, joissa halutaan käyttää valmiita lauseita. Jos lauseita käytetään kaikissa opinnoissa, rastitaan Koulun tiedot -rekisterissä samanniminen kenttä. 9.3 Toimeenpano Toimeenpano tarkoittaa arviointikirjaan tallennettujen arvosanojen viemistä opiskelijan suorituksiin. Toimeenpanossa Arviointi-rekisterissä kirjatut tiedot siirtyvät Opiskelijat-rekisteriin. Opiskelijan todistuksissa, opintorekisteriotteessa ja Wilmassa näkyy aina Opiskelijat-rekisterin tilanne. Arviointikirjan voi toimeenpanna useamman kerran ja ammatillisessa koulutuksessa se on usein tarpeenkin, jos opinnot jatkuvat kauan ja opiskelijoille halutaan antaa jotain väliarviointia, esim. sanallista palautetta. Jotta Arviointi-rekisteri ja Opiskelijat-rekisteri pysyisivät yhdenmukaisina, kannattaa aina ennen arvioinnin aloittamista päivittää arviointikirjaan opiskelijarekisterin tiedot, ja vastaavasti arvioinnin jälkeen toimeenpanna tehdyt muutokset. Kurssityypit-rekisterissä rastitaan Estä toimeenpano arvioituun kurssiin, jos halutaan, että esim. valmiiksi kirjattujen osaamisen tunnustamisten päälle ei toimeenpanna jotain muuta tietoa. Rasti laitetaan niiden kurssityyppien rekisterikorteille, jotka tarkoittavat osaamisen tunnustamista Valmistelut Koulun tiedot -rekisterissä Koulun tiedot -rekisterissä on useasta rastikentästä koostuva kokonaisuus Toimeenpanossa siirrettävät tiedot. Tällä valitaan, mitkä sarakkeet otetaan huomioon, kun kurssipäiväkirja toimeenpannaan Arviointi-rekisterissä. Jokaiselle kurssipäiväkirjan sarakkeelle on oma rastinsa. Rastitut tiedot siirtyvät toimeenpanossa arviointikirjasta opiskelijan suoritukseen. Jos esim. kohdat Arvosana ja Poissaolot on rastittu, siirretään vain nämä tiedot opiskelijan kortille arvioinnin toimeenpanon yhteydessä ja lisätiedot, sanallinen arviointi ym. mahdollisesti kirjattu tieto jää vain arviointikirjaan. Jos mitään kohtaa ei ole rastittu, siirretään kaikki tiedot. Salli toimeenpano ilman arvosanaa -kenttä rastitaan aikuiskoulutuksessa aina. Tätä tarvitaan, jos esim. tutkinnon osan puolivälissä halutaan antaa sanallista arviointia ja merkitä poissaolot. Arvosana voidaan korvata huonommalla -kenttä rastitaan aikuiskoulutuksessa aina. Arvosanan paremmuus/huonommuus tarkoittaa sen numeroarvoa Arvosanamääritykset-rekisterissä Valmistelut Arvosanamääritykset-rekisterissä Kaikille arvosanoille, myös kirjainarvosanoille annetaan Arvosanamääritykset-rekisterin Numero-kenttään jokin numeroarvo, jota käytetään vertaillessa arvosanojen keskinäistä paremmuutta. T1-K3 -asteikolla numeroarvoina kannattaa käyttää 1-3 ja suoritus/osallistumismerkinnöillä ym. ykköstä pienempää arvoa. Jos arvosanan saa korvata huonommalla, on voimassa aina tuorein arvosana. Jos huonommalla korvaamista ei sallita, on voimassa paras arvosana. Primus vertaa suorituksia ja kirjaa toimeenpanossa huonomman/vanhemman arvosanan arvosanahistoriaan. Primus huomauttaa toimeenpanon yhteydessä arvosanojen korvaamisesta ja korvaamatta jättämisistä, joten se ei tapahdu vahingossa. Voimassa oleva arvosana näkyy opiskelijarekisterin suoritusruudussa päällimmäisenä, sen alla taas omina välilehtinään kaikki aiemmat arvosanat. Välilehden nimenä näkyy kyseisen suorituksen päivämäärä. Uusi välilehti syntyy myös silloin, kun arvosana ei muutu, mutta suorituspäivämäärä on eri kuin ennen. Päivämäärä tarkoittaa arviointikirjan Päättymispvm-kentän tietoa tai opiskelijakohtaisissa poikkeuksissa Päivämäärä-sarakkeen tietoa.

61 9.4. ARVOSANOJEN ANTAMINEN OPISKELIJAT-REKISTERISSÄ Toimeenpano Arviointi-rekisterissä Kun opettaja on täyttänyt arviointikirjaan arvosanat ja muut tarpeelliset tiedot, toimeenpannaan arviointi valitsemalla ikkunan ylälaidasta Lisätoiminnot / Toimeenpane arviointi. Joissain oppilaitoksissa opettajat saavat itse toimeenpanna arviointikirjansa, joissain taas toimeenpanon hoitaa aina opintotoimisto. Toimeenpanoon tarvittavat oikeudet annetaan ja otetaan pois Käyttäjäryhmät-rekisterissä. Arvosanat, poissaolot ym. tiedot siirtyvät toimeenpanossa Opiskelijat-rekisteriin opiskelijakorteille. Arviointi-rekisterin Toimeenpantu-kenttään ilmestyy rasti kertomaan, että arviointi on nyt toimeenpantu. Tämän rastin avulla ei siis toimeenpanna arviointia, rasti on vain informaatiota opettajille ym. käyttäjille. Arviointia voi korjata vielä toimeenpanon jälkeen, mutta korjausoikeutta ei yleensä anneta opettajille. Oikeus tehdä muutoksia toimeenpantuihin arviointikirjoihin annetaan Käyttäjäryhmät-rekisterissä. Jos muutoksia tehdään, on arviointi toimeenpantava uudelleen, jotta Arviointi-rekisterin ja opiskelijakorttien tietojen välille ei jää ristiriitaa. Primus huomauttaa, jos arviointikirjojen päättymipäivä on yli 60 päivää tulevaisuudessa, esim. jos syyslukukauden arviointikirjoihin on vahingossa tullut kevätlukukauden päättymispäivä. 9.4 Arvosanojen antaminen Opiskelijat-rekisterissä Arviointi-rekisterin kautta tallennetut arvosanat vaativat aina toimeenpanon ennen kuin ne ilmestyvät opiskelijoiden korteille ja opintorekisteriotteisiin. Opiskelijat-rekisterin kautta syötettyjä arviointeja ei sen sijaan tarvitse toimeenpanna, sillä tulosteisiin, tilastoihin ym. poimitaan nimenomaan Opiskelijat-rekisterin mukainen tilanne. 1. Valitse Arvosanat-välilehti ja klikkaa arvioitavan tutkinnon osan, opintojakson tms. palkkia opsipuussa. 2. Avautuvassa Kurssisuoritus-ruudussa täytetään arvosana, opettaja ym. tiedot. Päivämääräksi tulee oletuksena nykyinen päivämäärä, mutta jos haluat merkitä suorituksen jollekin muulle päivämäärälle, täytä sekin. Lisätiedot-kentän teksti tulostuu sellaisenaan todistukseen, joten älä kirjoita tai valitse siihen mitään ylimääräistä. 3. Kurssin tiedot -painikkeen kautta voit muuttaa muita kurssitietoja opiskelijakohtaiseksi, jos tarpeen. Tallenna. Pääkäyttäjä tai vastaava voi valita, mitä kenttiä Kurssisuoritukset-ruudulla näkyy Ylläpito / Muokkaa suoritusruutua -toiminnon kautta. Esim. kentät Tuntimäärä ja Opintoviikkoja voi ottaa kokonaan pois näkyvistä. 9.5 Uusintasuoritukset, korotukset ja korjaukset arvosanaan Uusinnat Arviointi-rekisterissä Uusijia varten on syytä tehdä uusi arviointikirja, ei siis korjata vanhaa. Voit kopioida monta arviointikirjaa kerralla maalaamalla kopioitavat ja valitsemalla Lisätoiminnot / Kopioi arviointikirjat. 1. Ota kopio aiemmasta arviointikirjasta. 2. Poista kopiosta ylimääräiset opiskelijat ja korjaa uusijoiden arvosanat sekä suorituspäivämäärä. 3. Jotta myöhemmin olisi helppo erottaa uusintojen arviointikirjat alkuperäisistä, voit vaihtaa arviointikirjan Arviointityyppi-kenttään tyypiksi esim. Uusintatentti. Yhtä hyvin voit lisätä esim. arviointikirjan Nimi-kenttään varsinaisen nimen perään sanan uusinta. 4. Tallenna ja toimeenpane tämä kopio-arviointikirja, jolloin Primus ilmoittaa, keillä arvosanat muuttuivat. 5. Arkistoi alkuperäinen arviointikirja. Uusinnat Opiskelijarekisterissä Klikkaa Kurssisuoritukset-ruudun alalaidasta Uusi-painiketta. Vanha arviointi tallentuu arvosanahistoriaan ja esille tulee uusi tyhjä ruutu tätä arviointikertaa varten. Jokaisesta samaa opintoa koskevasta suorituskerrasta tai -yrityksestä on tässä ruudussa oma välilehtensä. Välilehtien niminä ovat suorituspäivämäärät. Vanhat arvosanat näkyvät Opiskelijarekisterissä joko päivämääräjärjestyksessä tai paremmuusjärjestyksessä. Jos arvosanan korvaaminen huonommalla on sallittu, on päällimmäisenä tuorein päivämäärä. Jos

62 62 LUKU 9. ARVIOINTI korvaamista ei ole sallittu, on päällimmäisenä paras arvosana. Todistuksiin, opintorekisteriotteisiin ja arvosanayhteenvetoihin tulostuu aina päällimmäinen arvosana. Halutun arvosanan voi nostaa päällimmäiseksi Ensimmäiseksi-painikkeen avulla. Arvosanojen järjestämisen voi tehdä myös kaikille kursseille ja opiskelijoille kerralla: Arvosanamääritykset-rekisterissä valitaan Lisätoiminnot / Järjestä opiskelijoiden suoritukset. Toiminto järjestää ne arvosanat, joilla on sama tieto Arvosana- ja Numero-kentissä. Kirjainarvosanat jätetään huomioimatta. 9.6 Arvosanan korjaaminen Ennen toimeenpanoa Arvosanoja voi vapaasti korjailla Arviointi-rekisterissä ja Wilmassa ennen toimeenpanoa. Tee tarvittavat muutokset ja tallenna arviointikirja. Jos arvosanat on annettu Opiskelijat-rekisterissä, voit korjatakin ne siellä: Avaa ko. kurssin kurssisuoritusruutu, valitse arvosanavalikosta oikea arvosana ja tallenna muutos. Muut arviointitiedot jätetään entiselleen, vain arvosana vaihdetaan. Toimeenpanon jälkeen Jo toimeenpantuja arvosanoja voi korjata joko Opiskelijat-rekisterissä (kun vain yksi tai muutama arvosana on väärin) tai Arviointi-rekisterissä / Wilmassa (jos koko ryhmän tai usean opiskelijan arvosanat pitää korjata). Huom! Arvosanojen korjaamisessa toimeenpanon jälkeen kannattaa olla tarkkana, sillä joku toinen käyttäjä on saattanut täydentää tai korjata tämän ryhmän suoritustietoja Opiskelijat-rekisterin puolella. 1. Hae arviointikirjaan Opiskelijarekisterin mukaiset tiedot: Lisätoiminnot / Päivitä opiskelijarekisteristä. 2. Tee sitten arviointikirjaan tarvittavat arvosanojen korjaukset. 3. Tallenna muutokset ja toimeenpane arviointikirja uudelleen. Jo toimeenpantujen arviointikirjojen muuttaminen on usein estetty opettajien käyttäjäryhmiltä: Käyttäjäryhmät / Primuksen oikeudet / Arviointi -> Ei rastia kohtaan Toimeenpantujen arviointikirjojen muuttaminen. Käyttäjät kannattaa ohjeistaa tekemään Opiskelijat-rekisteriin tehdyt korjaukset aina myös arviointikirjaan (jos arviointikirjakin on olemassa). Näin kahden rekisterin välille ei jää ristiriitaa. 9.7 Loppuarvosana Loppuarvosana tarkoittaa tässä tutkinnon osan arvosanaa. Loppuarvosanan päättää ja antaa opettaja, mutta Primus voi laskea päätöksen tueksi jonkin keskiarvosanan, esim. opintoviikkomäärällä painotetun keskiarvon. Loppuarvosana voidaan syöttää joko Opiskelijat-rekisterissä tai Arviointi-rekisterissä: Opiskelijarekisterissä: Jos loppuarvosanaksi halutaan antaa muu kuin Primuksen laskema arvosana tai loppuarvosana on vielä tyhjä, syötetään haluttu arvosana suoraan tutkinnon osaan. Primuksen laskemat loppuarvosanat päivittyvät aina sitä mukaa, kun opiskelijalle kertyy lisää suorituksia. Jos opettaja on antanut loppuarvosanan käsin, se ei päivity vaikka uusia suorituksia tulisikin. Tällaisen arvosanan saa pois Kurssisuoritukset-ruudun Poista-painikkeella. Käsin annetun loppuarvosanan tunnistaa alleviivauksesta ja ohuesta kehyksestä tutkinnon osan palkin ympärillä. Arviointi-rekisterissä: Jos loppuarvosanaksi halutaan antaa muu kuin Primuksen laskema arvosana tai loppuarvosana on vielä tyhjä, tehdään tutkinnon osalle oma arviointikirja. Opettaja syöttää loppuarvosanan samalla tavalla kuin yksittäisten opintojaksojenkin arvosanat ja arviointikirja toimeenpannaan. Tutkinnon osan arvosanan muodostumistapa valitaan Kurssit-rekisterissä, Arvosanan laskeminen -kentässä. Kentän voi myös jättää tyhjäksi. Ikkunan alalaidasta otetaan päällimmäiseksi Laske arvosana, kun.. -välilehti ja valitaan, milloin loppuarvosana ilmestyy näkyviin. Klikkaa Lisää-painiketta ja valitse Peruste-kohtaan Kaikki valitut kurssit suoritettu.

63 Luku 10 Poissaolot ja läsnäolot Poissaolot merkitään arviointikirjan Poissa-sarakkeeseen tai opiskelijarekisterin suoritusruudun Poissaolojakenttään. Poissaolot merkitään yleensä arviointivaiheessa, jakson/lukukauden päätteeksi ja poissaolomääräksi merkitään poissaolojen summa tunteina. Jos oppilaitos käyttää Wilmaa, voi poissaolot merkitä oppitunneittain ja määriä voi seurata reaaliajassa. Wilmasta saa valmiit yhteenvedot poissaoloista käyttäjän valitsemalta aikaväliltä. Wilman poissaoloseurantaa varten: Koulun tiedot -rekisterissä rastitaan Poissaoloseuranta ja tuntimerkinnät käytössä. Täytetään Oppitunnin pituus -kenttään koulun käyttämä oletuspituus, esim. 45 tai 75 minuuttia. Täytetään Tunnit alkavat ja Tunnit päättyvät -kentät. Kenttiin täytetään oppituntien alkamis- ja päättymisajat. Ilman näitä tietoja on opettajien hankalampi merkitä poissaoloja, sillä Wilma kysyy tiedot joka merkinnän kohdalla erikseen. Ajat voi merkitä esim. tasatunteina tai siten, että väliin jää välitunti. Tällöin Wilmassa voi tehdä merkintöjä myös välituntikäyttäytymisestä. Ajankohtien ei tarvitse vastata täysin tuntien todellisia aikoja, vaan esim. ruokailuvuorojen aiheuttamat siirtymät voi jättää huomioimatta. Pääasia on, että rivejä on täytetty yhtä monta kuin opiskelijalla voi maksimissaan olla oppitunteja per päivä, esim. 8 tuntia välillä 8:00-16:00 vaatii 8 riviä. Jos tuntien kesto vaihtelee, olennaista on se, onko yksi oppitunti aina yksi poissaolo. Jos on, merkitään Oppitunnin pituus -kenttään se pienin minuuttimäärä, joka tarkoittaa yhtä poissaoloa, yleensä 45. Jos oppitunnin pituus vaihtelee ja pituus vaikuttaa myös poissaololaskentaan, rastitaan kenttä Poissaolojen seuranta minuttitarkkuudella. Tämä tarkoittaa tilanteita, joissa esim. 45 min = 1 poissaolo, 60 min = 1,33 poissaoloa jne. Tässä vaihtoehdossa tuntia lyhyemmät poissaolot lasketaan yhteen: 15 min + 10 min + 20 min = 1 poissaolo. Tämä on seurannan erikoistapaus, jota käytetään vain muutamissa oppilaitoksissa Poissaolomerkintöjen syöttö Wilmassa Wilmassa kirjatut poissaolot tallentuvat Primuksessa opiskelijarekisterin opsinäkymän Wilman merkinnät -välilehdelle. Tällä välilehdellä merkintöjä voi tarvittaessa muokata, lisätä ja poistaa. Muutokset näkyvät myös Wilmassa. Merkintöjä voi myös järjestää eri tavoin: Kurssi-sarakkeen otsaketta klikkaamalla merkinnät järjestyvät kurssin mukaisesti, Tekijä-sarakkeet otsakkeesta merkinnän tehneen opettajan mukaan jne. Järjestämällä on helppo etsiä säännönmukaisuuksia: myöhästyykö opiskelija toistuvasti poissa tiistain 1. tunnilta; onko hän toistuvasti sairaana jonkun saman opintojakson tunneilla jne. Kuva 10.1: Wilmassa kirjatut poissaolomerkinnät 63

64 64 LUKU 10. POISSAOLOT JA LÄSNÄOLOT Pidemmät poissaolot, esim. sairaslomat ja matkat, kirjataan Poissaoloilmoitustaulukkoon. Taulukkoon merkitään poissaolon alkamis- ja päättymispäivä, luokitus ja syy. Tiedot näkyvät opettajille Wilmassa. Kun on arvioinnin aika, haetaan poissaolomäärät mukaan arviointikirjaan. Haun voi tehdä joko Wilmassa tai Primuksessa. Kunkin opiskelijan kohdalle tulee poissaolojen summa arviointikirjan Alkamispäivä- ja Päättymispäivä-kenttien väliseltä ajalta. Arviointikirjaan voi hakea kaikkien aineiden/kurssien poissaolosumman tai vain tätä kyseistä kurssia koskevat poissaolot. Peruskouluissa haetaan yleensä kaikkien aineiden poissaolot samaan arviointikirjaan (käyttäytymisen arviointikirjaan), lukioissa haetaan yleensä taas kunkin kurssin poissaolot sen omaan arviointikirjaan Poissaoloilmoitukset Pidemmät poissaolot, kuten sairaslomat ja matkat, kirjataan Primukseen, jolloin tieto niistä näkyy myös opettajilla Wilmassa. Kirjaus tehdään Poissaoloilmoitukset-taulukkoon, johon täytetään poissaolon alkamisja päättymispäivät, luokitus ja mahdollinen lisätieto. Kun poissaoloilmoitus on kirjattu Primukseen, on opettajien helppo kuitata kyseiset päivät poissaoloiksi Wilman puolella. Merkintöihin tulee se luokitus, joka Primukseen on kirjattu, esim. sairaana. Jos poissaolosta on ilmoitettu etukäteen, näkee opettaja opiskelijan nimen luokituksen mukaisella taustavärillä poissolojen syöttöruudussa. Nimeä klikkaamalla näkyy ilmoitukseen kirjatut lisätiedot, esim. poissaolon syy ja ilmoittaja Poissaoloseuranta Wilmassa Opettajat ja henkilökunta kirjaavat poissaolot joko opetusryhmän kautta tai luokan kautta. Jos työjärjestystoiminto on käytössä, näkyy poissaolotaulukon pohjana opiskelijan työjärjestys. Työjärjestyksestä on helppo etsiä oikean opintojakson oppitunnit. Samalla merkintään tallentuu automaattisesti tieto siitä, minkä opintojakson oppitunnilta opiskelija on ollut poissa. Kun poissaoloon liittyvä opintojakso tiedetään, voi Wilman ja Primuksen kautta tilastoida kurssikohtaisia poissaoloja. Jos työjärjestystoiminto ei ole käytössä, näkyy poissaolotaulukon pohjana Koulun tiedot -rekisterin tuntitaulukon mukainen ruudukkopohja. Kurssittainen poissaoloseuranta Poissaolojen kurssittaista seurantaa varten rastitaan Koulun tiedot -rekisterissä kenttä Poissaolojen seuranta kursseittain. Poissaolomerkinnät voi tehdä opetusryhmän kautta tai luokan opiskelijalistan kautta. Kun merkinnän tekee opetusryhmän kautta (Wilman Ryhmät-sivu), tulee siihen automaattisesti myös kurssitieto eli tieto siitä, minkä opintojakson tunnilta opiskelija on ollut poissa. Jos poissaolomerkintä tehdään luokan kautta (Wilman Opiskelijat-sivu), tallentuu kurssitieto, jos työjärjestystoiminto on käytössä. Jos työjärjestys ei näy poissaolotaulukon pohjana, voi kurssitiedon lisätä käsin merkinnän tekemisen yhteydessä. Jos oppilaitos käyttää kurssittaista seurantaa, Wilma vaatii merkinnöille aina kurssitiedon, eikä anna tallentaa merkintöjä ilman sitä. Jos opintojaksoa ei merkitä, ei poissaoloja voi tilastoida kursseittain vaan ohjelmasta saadaan vain kaikkien opintojaksojen yhteinen poissaolosumma. Oli tilastointitapa kumpi vain, saa tilaston opiskelijakohtaisesti ja ryhmäkohtaisesti, sekä tietyltä käyttäjän määräämältä aikaväliltä Poissaolojen haku arviointikirjaan Arviointirekisterin Lisätoiminnot / Hae poissaolot Wilmasta -toiminto hakee opiskelijoiden poissaolomerkinnät arviointikirjan Alkamis- ja Päättymispäivän väliseltä ajalta, laskee nämä yhteen ja sijoittaa summan valitun arviointikirjan Poissa-sarakkeeseen. Wilmassa vastaava toiminto löytyy arviointikirjan oikeasta yläkulmasta, Muut toiminnot -välilehdeltä. Jos haluat kaikkien opintojaksojen poissaolosumman (24 tuntia poissaoloja tässä jaksossa) yhteen arviointikirjaan, valitse arviointikirja/t, joihin poissaolot haetaan, ja valitse Lisätoiminnot / Hae poissaolot Wilmasta. Rasti Poissaolot Wilmasta -ruudussa kohta Hae kaikkien kurssien poissaolot. Jos haluat jokaisen opintojakson kohdalle vain sitä koskevat poissaolot (3 tuntia poissaoloja tässä opintojaksossa), Poissaolot Wilmasta -ruudussa EI rastita kohtaa Hae kaikkien kurssien poissaolot. Opintorekisteriotteisiin ym. tulosteisiin voi tulostaa sekä opintojaksottaiset poissaolot että niiden summan.

65 10.5. TUNTIMERKINTÖJEN LUOKITUKSET 65 Poissaolomäärät siirtyvät opiskelijakorteille ja todistuksiin arvioinnin toimeenpanon yhteydessä. Varmista, että Koulun tiedot -rekisterin Toimeenpanossa siirtyvät tiedot -kokonaisuudesta on rastittu myös Poissaolot Tuntimerkintöjen luokitukset Oppilaitos voi päättää itse, millaisia asioita se haluaa poissaolojärjestelmällä seurata ja minkänimisiä tuntimerkintäluokituksia halutaan käyttää. Luokitusten avulla saadaan yhteenvedot myöhästymisistä, sairaspoissaoloista, matkoista ym. Luokitukset syötetään Primuksen Tuntimerkintöjen luokitukset -rekisteriin ja ne ovat sen jälkeen käytettävissä Wilmassa. Luokituksista kerrotaan tarkemmin StarSoftin www-sivuilla Tuntimerkintöjen yhteenveto Tuntimerkintöjen (Poissaolo)yhteenvedot saa sekä Wilmasta että Primuksesta. Primuksen puolella yhteenveto tehdään opiskelijarekisterissä, Toiminnot / Koosteet / Tuntimerkintöjen yhteenveto. Yhteenvedosta näkyy poissaolomäärät opiskelijoittain, opintojaksoittain ja luokituksittain (jos käytössä Wilma). Hae ennen yhteenvedon ottamista ruudulle ne opiskelijat, joista yhteenveto tehdään, esim. tietty ryhmä tai kaikki 2012 aloittaneet. Poissaoloja voi hakea päivämääräväliltä, kurssityypin mukaan, tietystä opintojaksosta tai poissaolomäärän mukaan. Haun voi kohdistaa kaikkiin arkistoimattomiin, rekisteriruutuun haettuihin opiskelijoihin tai kaikkiin valittuihin opiskelijoihin. Jos yhteenvetoon ei tarvita opiskelijoiden nimiä vaan halutaan pelkkä numerotilasto, käytä tilastointitoimintoa, Toiminnot / Koosteet / Tilastointi. Kuva 10.2: Tuntimerkintöjen yhteenveto Yhteenveto tietyn opintojakson poissaoloista: 1. Ota aktiiviseksi joku opiskelija, jolla on ko. opintojakso opsissaan. 2. Klikkaa opintojaksoa opsinäkymässä hiiren 2. painikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Koosteet...Tuntimerkintöjen yhteenveto. 3. Klikkaa Laske ja Esikatselu. Yhteenveto tietyn tutkinnon osan poissaoloista: Kuten edellä, tai: 1. Valitse Toiminnot / Koosteet / Tuntimerkintöjen yhteenveto. 2. Valitse Yhteenveto pääaineesta -välilehti. 3. Valitse tutkinnon osa, jonka poissaolomäärää tarkastellaan.

66 66 LUKU 10. POISSAOLOT JA LÄSNÄOLOT 4. Valitse kaikki opiskelijat, haetut opiskelijat tai valitut opiskelijat. Valitse Esikatselu ja tulosta. Yhteenveto pakollisista opintojaksoista 1. Valitse Yhteenveto kursseista -välilehti 2. Valitse kurssityypit, joiden poissaolomääriä tarkastellaan (2pakollinen) 3. Valitse kaikki opiskelijat, haetut opiskelijat tai valitut opiskelijat. Esikatsele ja tulosta. Yhteenveto tietystä luokituksesta, esim. myöhästyneistä 1. Valitse Wilman merkinnät -välilehti. 2. Rasti ne poissaololuokitukset, joiden poissaolomääriä tarkastellaan, esim. luvaton myöhästyminen ja luvallinen myöhästyminen. 3. Laske, Esikatsele ja tulosta.

67 Luku 11 Seurannat ja yhteenvedot Primuksen avulla seurataan, onko kaikki tutkintoon vaadittavat suoritukset tehty. Valintoja, suorituksia, opintoviikkomäärää ja hylättyjä arvosanoja seurataan yhteenvetojen avulla. Yhteenvedot löytyvät Opiskelijarekisterin Toiminnot / Koosteet -valikosta. Opettajien ja opiskelijoiden viikkotuntimääriä taas seurataan työjärjestysohjelman kautta. Yhteenvetojen avulla saadaan opiskelijakohtaiset tiedot arvosana-, valinta- ja poissaololukumääristä opintojaksoittain. Tulosteessa kerrotaan opiskelijan nimi, suoritusmäärät kursseittain sekä miesten ja naisten määrä tarkasteltavassa ryhmässä. Tilastoaineistoksi valitaan Rekisteriruutuun haetut/valitut opiskelijat. Yhteenveto voidaan tehdä joko tietyistä tutkinnon osista (Yhteenveto pääaineesta -välilehti) tai kaikista tietyn kurssityypin opintojaksoista, esim. pelkistä näyttöjaksoista (Yhteenveto kursseista -välilehti). Yhteenveto pääaineesta -välilehdellä on Opsit-välilehti, jonka kautta tutkinnon osaa voi etsiä opsipuusta kurssiluettelon sijaan. Valintayhteenveto: luku 6.2. Hylätyt ja kesken jääneet: luku Näyttöjen arvosanat: luku 7.5. Työssäoppimisen arvosanat: luku Arviointiyhteenveto Opiskelijan arvosanat näkyvät Opiskelijat-rekisterin opsinäkymästä sekä opinto-otteesta. Yhteenveto tietyn tutkinnon osan arvosanoista: 1. Ota aktiiviseksi joku opiskelija, jolla on ko. tutkinnon osa opsissaan. 2. Klikkaa tutkinnon osaa opsinäkymässä hiiren 2. painikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Koosteet / Arviointiyhteenveto. 3. Klikkaa Laske ja Esikatselu. Yhteenvedossa näkyy tutkinnon osan arvosana sekä siihen mahdollisesti kuuluvien opintojaksojen/kurssien arvosanat. Yhteenveto ryhmästä, aikaväliltä tai opettajittain Yhteenveto suuremman opiskelijajoukon suorituksista saadaan valitsemalla opiskelijarekisterissä Toiminnot / Koosteet / Arviointiyhteenveto. Yhteenveto kursseista -välilehdellä etsitään arvosanoja kurssityypin mukaan, esim. kaikista pakollisista opintojaksoista. Yhteenveto pääaineesta -välilehdellä etsitään arvosanoja tietystä tutkinnon osasta. Tulosteeseen tulee mukaan tutkinnon osa sekä kaikki siihen kuuluvat jaksot ja osajaksot. Arvosanoja voidaan etsiä tietyltä jaksolta tai lukukaudelta Aloituspäivämäärä- ja Lopetuspäivämääräkenttien avulla. Päivämäärät tarkoittavat nimenomaan päivämääriä, jolloin arvosanat on annettu, ei kurssien suoritusajankohtia. Päivämäärärajojen avulla etsitään yleensä opintojaksojen tai osajaksojen arvosanoja. Myös tutkinnon osien arvosanoja voi etsiä, jos arvosana on annettu käsin, ts. se ei ole Primuksen automaattisesti laskema keskiarvo. Jos tutkinnon osan arvosana on Primuksen laskema, sillä ei ole myöskään suorituspäivämäärää. Yhteenveto voidaan myös rajata vain tietyn opettajan antamiin arviointeihin. Valitse Opettaja-valikosta se opettaja, jonka arvioinneista yhteenveto halutaan. 67

68 68 LUKU 11. SEURANNAT JA YHTEENVEDOT Kuva 11.1: Yhteenveto arvosanoista 11.2 Opintoviikkomäärä Opiskelijan koko opintoviikkosumma näkyy Opiskelijat-rekisterissä opsinäkymän oikealla puolella. Tähän yhteenvetoon lasketaan oletuksena kaikki suoritukset. Kurssityypit-rekisterissä voidaan määrätä, ettei esim. näyttöjä lasketa mukaan tähän summaan. Katso tarkemmat ohjeet luvusta Tutkinnon osa - ja jaksokohtaiset opintoviikkomäärät selviävät suoraan opiskelijarekisterin opsinäkymästä, kunkin opinnon omasta palkista. Näkymä kannattaa asettaa siten, että palkeissa näkyy sekä opintojen koko laajuus että opiskelijan suorittama laajuus. Koko laajuus saadaan näkyviin nimen perään, kun Kurssit-rekisterissä valitaan luettelojärjestykseksi Opintoviikkoja & Nimi. Kuva 11.2: Opintoviikot Kuvassa 11.2 ylinnä on otsikko Pakolliset tutkinnon osat 16 ov. Tieto 16 ov on kirjattu suoraan otsikon nimeen, Opintoviikkoja-kenttä on siis jätetty tyhjäksi Kurssit-rekisterissä. Äidinkieli tutkinnon osan alla on kaksi opintojaksoa, joista toinen on suoritettu ja toinen vasta valitttu. Äidinkielen tutkinnon osan laajuus on 4 ov ja se jakaantuu kahteen 2 ov:n jaksoon. Tutkinnon osaan kuuluu opintojakso Kirjallinen viestintä, josta on suoritettu 2 ov arvosanalla 2. Tästä jaksosta on 1 tunti poissaoloja. Tutkinnon osaan kuuluva toinen jakso Suullinen taito on vielä suorittamatta. Kun molemmat on suoritettu, päivittyy tutkinnon osan ov-määräksi Hylätyt ja kesken olevat suoritukset Opiskelijan puuttuvat tai hylätyt suoritukset löydetään arviointiyhteenvedolla Opiskelijat-rekisterissä: / Toiminnot / Koosteet / Arviointiyhteenveto Kaikki hylättyjä arvosanoja saaneet 1. Hae tai maalaa Opiskelijat-rekisterissä ne opiskelijat, joilta hylättyjä etsitään 2. Valitse Toiminnot / Koosteet / Arviointiyhteenveto ja Yhteenveto kursseista -välilehti. 3. Valitse tilastoaineistoksi Rekisteriruutuun haetut opiskelijat tai Valitut opiskelijat. 4. Rasti Etsittävät arvosanat -kohdasta ne arvosanat, jotka tarkoittavat hylättyä, kesken olevaa, pelkkää osallistumista tms. sen mukaan, mitä tietoa haluat saada. 5. Rasti vielä ne kurssityypit, joista näitä arvosanoja etsitään - yleensä 2:lla alkavat kuten 2pakollinen jakso, 2valinnainen jakso jne.

69 11.3. HYLÄTYT JA KESKEN OLEVAT SUORITUKSET Rasti kohta Poista tyhjät opiskelijarivit. Näin yhteenvedosta jäävät pois ne opiskelijat, joilla ei ole lainkaan hylättyjä. 7. Klikkaa Esikatselu ja tarvittaessa tulosta. Voit etsiä hylättyjä tietyltä jaksolta Aloituspäivämäärä- ja Lopetuspäivämäärä-kenttien avulla. Syötä päivämääräksi suoritusmerkintöjen päivämäärä, yleensä jakson viimeinen työpäivä. Jos haluat etsiä tietyn opettajan antamia hylättyjä arvosanoja, valitse Opettaja-valikosta kyseinen opettaja. Kuva 11.3: Hylätyt suoritukset Tietystä jaksosta/tutkinnon osasta hylätyn saaneet 1. Valitse jo rekisterinäkymän puolella joku opiskelija, jolla on ko. opintojakso opsissaan. 2. Klikkaa jaksoa hiiren kakkospainikkeella. Valitse ponnahdusvalikosta Hae opiskelijat, joilla kurssi hylätty. Opiskelijalistaan jää nyt jäljelle vain ne opiskelijat, joilla on tästä opintojaksosta hylätty arvosana. Kuva 11.4: Hylättyjä saaneiden määrä Kaikki hylättyjä saaneet 1. Valitse arviointiyhteenvedon Yhteenveto kursseista -välilehdeltä ne kurssityypit, jonka hylättyjä suorituksia haluat etsiä. 2. Rasti Etsittävät arvosanat -kohdasta ne arvosanat, jotka tarkoittavat hylättyä, kesken olevaa, pelkkää osallistumista tms. sen mukaan, mitä tietoa haluat saada. 3. Rasti kohta Poista tyhjät opiskelijarivit. Näin yhteenvedosta jäävät pois ne opiskelijat, joilla ei ole hylättyjä lainkaan.

70 70 LUKU 11. SEURANNAT JA YHTEENVEDOT 11.4 Suoritus-, valinta- ja poissaolosummat Tilastointitoiminnolla saadaan summatiedot valinta- ja poissaolomääristä sekä suoritetuista opintoviikkomääristä. Tilastosta ei näe yksittäisten opiskelijoiden tietoja, opiskelijakohtaiset tiedot otetaan yhteenvedoilla (luku 11). 1. Valitse Opiskelijat-rekisterissä Toiminnot / Koosteet / Tilastointi. Hae tai maalaa ensin ne opiskelijat, joiden tietoja haluat tilastoida. 2. Valitse sitten tilastoaineistoksi kohta Rekisteriruutuun haetut/valitut opiskelijat. 3. Valitse, mitä tilastoidaan: valintojen lukumäärät, suoritusten lukumäärät, poissaolojen lukumäärät, opintoviikot, ECTS-opintopisteet vai arvosanojen keskiarvot. 4. Tiedot voidaan eritellä sukupuolen mukaan ja rajata päivämäärien mukaan. 5. Tilaston voi tehdä kurssityypeittäin (Yhteenveto kursseista -välilehti) tai tietyistä tutkinnon osista tai opintojaksoista (Yhteenveto pääaineesta -välilehti). Kuva 11.5: Suoritus- ja valintatilastot

71 Luku 12 Oppisopimus Primuksessa on toiminnot sekä oppisopimustoimistoa että oppisopimuskoulutusta järjestäviä oppilaitoksia varten. Oppisopimustoimisto seuraa Primuksen avulla mm. ostamiaan koulutuksia, työpaikkojen koulutuskorvauksia sekä opiskelijoiden etenemistä. Koulutusta järjestävät oppilaitokset kirjaavat Primukseen opiskelijoiden hopsit ja seuraavat opintosuorituksia Oppisopimustoimiston Primus Oppisopimustoimisto voi olla mukana jossain alueen multiprimuksessa tai se voi olla erillinen Primuskantansa. Jos oppisopimustoimisto on erillisessä Primuksessa, kirjataan sen yhteystiedot ja pankkitiedot Koulun tiedot -rekisteriin. Opiskelijoiden, yritysten, harjoittelu- ja työssäoppimispaikkojen ja työpaikkaohjaajien tiedot täydennetään ko. rekistereihin. Jos oppisopimustoimisto on mukana jossain alueen multiprimuksessa, käyttää toimisto kahta eri opiskelijalajia: Oppisopimus, oma opiskelija tarkoittaa oppisopimusopiskelijaa, joka suorittaa tietopuoliset opinnot jossain samaan multiprimukseen kuuluvassa oppilaitoksessa eli toimiston omassa oppilaitoksessa. Oppisopimus, muu opiskelija tarkoittaa oppisopimusopiskelijaa, jonka oppisopimus kuuluu ko. toimiston sopimuksiin, mutta opiskelija suorittaa tietopuoliset opinnot jossain muussa oppilaitoksessa, vaikkapa toisessa kunnassa. Opiskelijalajit tehdään omassa Opiskelijalajit-nimisessä rekisterissä ja ne valitaan opiskelijoille Opiskelijat-rekisterissä. Opiskelijoiden kouluksi merkitään multiprimuksessa oppisopimustoimisto (Opiskelijat-rekisterin Koulu-kenttä) Oppisopimustietojen kirjaaminen StarSoftin www-sivuilta on malli oppisopimustoimistoille soveltuvista välilehdistä ja kenttäasetteluista. Malli löytyy kohdasta Ohjeita / Primus W4 / Oppisopimus. Sivulta voi myös ladata valmiit kenttäasettelut. Kuva 12.1: Oppisopimustoimiston Primus Opiskelijatiedot: Opiskelijarekisteriin kirjataan opiskelijan yhteystiedot, opinnot sekä oppisopimustiedot (työsopimustiedot). Sopimusasioille tehdään oma välilehtensä, jonne otetaan esiin ainakin kentät Oppisopimus alkaa/päättyy, Koulutustarkastaja, Oppisopimuskoulutuksen koulutustyyppi, Suoritustapa, Tutkintotyyppi, Oppisopimuksen työnantaja, Oppisopimuspaikka, Opiskelijan lähtötilanne, 71

72 72 LUKU 12. OPPISOPIMUS Palkkatuki sekä Opiskelijalaji. Lisäksi täytetään Oppisopimuksen numero, johon laitetaan kenttäeditorissa oletusarvoksi esim. #ASCNUMBER4. Näin numeroksi täyttyy automaattisesti XXXX/vvvv, jossa xxxx on juokseva sopimusnumero ja vvvv vuosiluku. Myös tietopuolista koulutusta, työpaikkaoppimista sekä läsnäoloseurantaa varten tehdään omat välilehtensä. Yrittäjiä varten voidaan tehdä oma välilehtensä, jonne kootaan työkokemusta ja omassa yrityksessä tehtävää työtä koskevat tiedot. Hankintasopimusten tiedot: Hankintasopimukset-rekisteriin kirjataan ostetut koulutukset sekä niiden sopimusehtoihin, kustannuksiin ja laskutukseen liittyviä tietoja. Omat välilehdet kannattaa tehdä sopimuksen perustiedoille, alv-kustannuksille ja alvittomille kustannuksille sekä laskutuksen seurannalle. Rekisterissä voidaan seurata mm. maksusuunnitelmia ja määrärahoja. Hankintasopimuksen numero -kentän oletusarvoksi laitetaan kenttäeditorissa esim. #ASCNUMBER4, jolloin numeroksi täyttyy automaattisesti XXXX/vvvv, jossa xxxx on juokseva sopimusnumero ja vvvv vuosiluku. Samanlainen numerointi koskee myös oppisopimusnumeroa. Opiskelijat, joita ko. sopimus koskee, kirjataan moniriviseen Opiskelijat-kenttään. Opiskelijamäärää varten kannattaa tehdä infokenttä, jonka sisällöksi valitaan Opiskelijat-kentän rivimäärä ja nimeksi esim. Ryhmäkoko. Näin sopimuksen opiskelijaryhmän koko ja lisähankintaan oikeuttava opiskelijamäärä selviää yhdellä vilkaisulla. Työpaikkaohjaajan tiedot: Työpaikkaohjaajiin, koulutukseen ja laskutukseen liittyviä tietoja kirjataan Työpaikkaohjaajat ja arvioijat -rekisteriin. Tiedot-välilehdelle kirjataan ohjaajan yhteystiedot, Työpaikkakoulutus-välilehdelle kirjataan työpaikkaohjaajan koulutuksen osiot suorituspäivämäärineen sekä millä ammattialalla tai missä tutkinnossa hän on pätevä ohjaaja/arvioija. Harjoittelu- ja työssäoppimispaikkojen tiedot: Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat-rekisteriin kirjataan yritysten yksiköt ja toimipisteet sekä niissä olevien työpaikkojen tarkemmat tiedot. Yritysten tiedot: Yritykset-rekisteriin kirjataan yritysten päätoimipaikkojen yhteystiedot Laskutus ja maksusitoumukset Oppisopimukseen liittyviä laskuja laaditaan Opiskelijat-rekisterissä, Työpaikkaohjaajat ja arvioijat -rekisterissä sekä Hankintasopimukset-rekisterissä. Kaikissa näissä laskutustoiminto löytyy ikkunan yläpalkin Laskutusvalikosta, Oppisopimus-nimellä. Tehtyjä laskuja voi seurata monirivisen Laskutus-kentän avulla. Tähän kenttään päivittyy automaattisesti kaikkien Laskutus / Oppisopimuslaskutus -toiminnolla tehtyjen laskujen laskunumero. Tehdyt laskut siirtyvät automaattisesti erilliseen Laskutus-rekisteriin, jossa laskut tarkastetaan ja tulostetaan. Laskutusrekisteristä laskut voi myös siirtää johonkin oppilaitoksen käyttämään varsinaiseen laskutusohjelmaan, jossa maksatus ja kirjanpito tapahtuvat. Maksajan tietoina käytetään aina oppisopimustoimiston tietoja. Oppisopimustoimiston tiedot kirjataan Koulun tiedot -rekisteriin. Budjettikausi-kohdan vuosiluku täydentyy Primus-palvelinosan päivämäärän perusteella. Laskutyypit-rekisterissä voidaan tehdä erilaisia tyyppejä, joiden avulla eritellään tarkemmin, millaisesta laskusta on kyse. Saajana opiskelija: Opiskelijat-rekisteri Saajan tiedoiksi merkitään opiskelijan tiedot ja maksajan tiedoiksi oppisopimustoimiston tiedot. Kun Opiskelijat-rekisterin Koulu-kenttään merkitään kouluksi oppisopimustoimisto, tulee maksajaksi automaattisesti oppisopimustoimisto. Päivärahan, perheavustuksen sekä majoitus- ja matkakorvausten määrät kirjataan Laskutus-välilehdelle. Laskun verottomaksi hinnaksi tulee Avustus yhteensä -kentän tieto. Kenttäeditorissa voidaan tämän kentän oletusarvoksi määrätä jokin laskukaava, esim. Matkakorvaus/päivä * Matkakorvaus kpl. Saajana työpaikkaohjaaja: Työpaikkaohjaajat ja arvioijat -rekisteri Työpaikka-kenttään merkitään, mitä työpaikkaa kyseinen lasku koskee. Saajan tiedoiksi tulevat sen yrityksen tiedot, jonka työssäoppimispaikasta on kyse. Työnantajalle maksetaan koulutuskorvausta työssäoppimisen ohjauksesta aiheutuneisiin kustannuksiin. Koulutuskorvaus maksetaan 1-3 kertaa vuodessa. Korvauksen määrä riippuu koulutusalasta ja tietopuolisen koulutuksen hinnasta. Työttömien palkkaamisesta maksetaan palkkatukea. Laskutus-välilehdellä seurataan, keitä opiskelijoita laskut koskevat. Saajana oppilaitos: Hankintasopimukset-rekisteri Saajan tiedot haetaan Oppilaitokset-rekisteristä, ei siis Koulun tiedot -rekisteristä edes silloin, kun oppisopimustoimisto on mukana oppilaitosten multiprimuksessa. Sopimukseen liittyvät opiskelijat valitaan laskutusruudun alalaidan moniriviseen taulukkoon. Klikkaa taulukkoa hiiren 2. painikkeella ja valitse Valitse listasta. Näin pääset valitsemaan kerralla useampia opiskelijoita.

73 12.2. OPPILAITOKSEN OPPISOPIMUSOPISKELIJAT Oppisopimuksen tulosteet Tulostepankista voi ladata kolme oppisopimuslomaketta, jotka kootaan tulostuseditorissa yhdeksi kolmisivuiseksi sopimuspohjaksi. Tulosteet ovat nimeltään Oppisopimus 1, 2, 3. Ensimmäiselle sivulle tulostuu opiskelijan, oppilaitoksen ja työnantajan perustiedot, opiskelijan aiempi koulutus sekä oppisopimuskoulutuksen tavoite ja kesto. Toinen sivu on sopimuksen suoritusosio ja siihen tulostuvat opiskelijan suorittamat opinnot laajuuksineen. Kolmannelle sivulle tulostuvat työsuhteen ehdot sekä koulutuskorvaukseen, opintososiaalisiin etuihin ja työllistämistuen maksamiseen liittyvät tiedot. Sivut kootaan yhteen tekemällä yksi erillinen tyhjä tuloste, jonka nimeksi annetaan vaikkapa Oppisopimus, koottu sivut 1-3. Tulostuseditorin ylävalikosta valitaan Asetukset / Tulosteen ominaisuudet ja vasemman alanurkan Lisää-painikkeella poimitaan mukaan sivut 1, 2 ja 3. Tulostepankista löytyy myös neljä Hankintasopimukset-rekisterin tulostetta: Hankintareskontra, Hankintasopimus sivut 1 ja 2 sekä Hankintasopimusluettelo. Oppisopimusasioissa voi käyttää myös muiden rekisterien tulosteita ja muokata niitä tarpeen mukaan Oppilaitoksen oppisopimusopiskelijat Kun opiskelija, oppisopimustoimisto ja oppilaitos ovat sopineet, mitä opiskelija tulee opiskelemaan ja suorittamaan oppilaitoksessa, kirjataan opiskelija oppilaitoksen Opiskelijat-rekisteriin. Opiskelijalle tehdään rekisterikortti, jonka opiskelijalajiksi valitaan Tutkintoa suorittava, Osatutkintoa suorittava tms. sen mukaan, mikä opiskelijan tavoite on. Jos oppisopimustoimisto ja oppilaitos ovat samassa multiprimuksessa, asetetaan opiskelijan rekisterikortti näkymään molemmilla: Koulu-kenttään valitaan toiselle riville oppisopimustoimisto, toiselle riville oppilaitos. Näin opiskelijan tietoja pääsee näkemään ja täydentämään sekä toimiston että oppilaitoksen henkilökunta. Työnjaosta on hyvä sopia, esim. kumpi tekee opetussuunnitelmat, kumpi merkitsee suoritettavat opinnot jne. Suunnitelma opiskelijan tietopuolisesta koulutuksesta ja mahdollisesta työpaikkakoulutuksesta (valmistava koulutus) merkitään suoraan opetussuunnitelman kursseihin, jolloin suunnitelman saa myös tulostettua. Jos koulutus on tutkintotavoitteista, huolehtii oppilaitos tutkintotodistuksen ja siihen liittyvien todistusten tekemisestä sekä asioimisesta tutkintotoimikunnan kanssa. Opiskelijan opsipuuhun istutetaan sekä näytön osat että valmistavan koulutuksen opinnot. Kurssien ja opetussuunnitelmien teosta on kerrottu luvuissa 3 ja 4. Koulun tiedot -rekisteriin täytetään kentät Oppisopimuskoulutuksen järjestäjäkoodi, Oppisopimuksen järjestäjän yhteyshenkilöiden tiedot sekä Oppilaitoksen oppisopimusopiskelijoiden vastuuopettajat. Jos oppisopimustoimisto on mukana samassa multiprimuksessa kuin oppilaitoskin, täytetään nämä kentän oppisopimustoimiston rekisterikortille. Jos toimisto ei ole mukana tai kyseessä on yksittäinen Primus, täytetään tiedot oppilaitoksen omalle rekisterikortille Tilasto oppisopimuskoulutukseen osallistuneista ja tutkinnon suorittaneista Tilastokeskuksen henkilöpohjaisessa tiedonkeruussa kerättävät tiedot saadaan Primuksesta valmiilla tiedonsiirtotoiminnolla. Katso tarkemmat ohjeet ja täytettävät kentät www-sivuilta kohdasta Ohjeita / PrimusW4 / Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen. Tiedot kerätään oppisopimuskoulutukseen osallistuneista sekä tutkinnon suorittaneista. Tiedot lähettää oppisopimuskoulutuksen järjestäjä. Järjestäjä on oppisopimustoimisto, joka vastaa oppisopimuskoulutuksen valvonnasta ja viranomaistehtävistä, ja jolle opetusministeriö maksaa valtionosuusrahoituksen.

74 74 LUKU 12. OPPISOPIMUS

75 Luku 13 Tulosteet Ohjelman mukana toimitetaan valmiit tulostepohjat mm. opinto-otteiden (opintokorttien) ja tutkintotodistuksen tulostamista varten. Kun ohjelma otetaan käyttöön ensimmäisen kerran, joudutaan tulosteita yleensä hieman muokkaamaan oppilaitoksen tarpeita vastaavaksi. Samoja pohjia voi käyttää kaikissa tutkinnoissa, koska opiskelijoittain vaihtuvat tiedot haetaan Primuksen kentistä. Tulostepohjat ovat OPH:n määräysten mukaisia. Jos määräykset muuttuvat, voi päivitetyn pohjan ladata StarSoftin www-sivuilta tai tehdä samat muutokset oppilaitoksen aiemmin käyttämään pohjaan. Pohjien muokkaaminen tehdään tulostuseditorissa, jollainen löytyy kaikista rekistereistä. Muokkausohjeita löytyy StarSoftin www-sivuilta Tutkintotodistus ammatillisesta perustutkinnosta Tutkintotodistus koostuu päättötodistuksesta ja näyttötodistuksesta. Tutkintotodistus on ns. koottu tuloste, joka sisältää neljä itsenäisestä tulostetta: kansilehti, päättötodistus, näyttötodistus ja takasivu. Ne voidaan koota yhdeksi dokumentiksi tulostuseditorissa, jolloin kerralla tulostuu tietyn opiskelijan koko tutkintotodistus, tai ne voidaan tulostaa irrallisina, jolloin kerralla tulostuu kaikkien kansilehdet, sitten kaikkien päättötodistukset jne. Todistuksen kokoaminen on ohjeistettu luvussa Tutkintotodistuksen kansainvälisen liitteen eli Europassin voi myös luoda Primukseen. Liite toteutetaan tavallisena taulukkona, johon haetaan opiskelijan ja tutkinnon tiedot soveltuvista kentistä Tutkintotodistukseen liittyviä rekistereitä ja kenttiä Tutkinnot-rekisteriin tehdään rekisterikortit kaikille oppilaitoksessa suoritettaville tutkinnoille. Tutkinnolle täytetään kentät Tutkinto, Tutkintokoodi, OPH:n määräys/dnro ja OPH:n määräys/pvm (löytyy tutkinnon perusteiden etusivulta). Koulutusohjelmat-rekisteriin kirjataan vastaavasti oppilaitoksen tutkintojen koulutusohjelmat. Koulutusohjelma tulostuu tutkintotodistukseen siinä muodossa, kuin se on kirjoitettu tähän rekisteriin. Tutkintonimikkeet-rekisteriä tarvitaan, jos tutkinnon suorittaminen antaa oikeuden käyttää jotain tutkintonimekkeitä. Tällöin todistukseen tulostetaan erikseen (kaikille sama) tutkinnon nimi ja (vaihteleva) tutkintonimike. Jos nimike on sama kaikille tietyn tutkinnon opiskelijoille, voi sen valita Tutkinnot-rekisterissä kenttään Yhteinen tutkintonimike. Tutkintotodistuksen oikeaan yläreunaan tulostetaan jokaiselle uniikki todistuksen numero. Numero kirjataan Opiskelijat-rekisterin Todistusnumero-kenttään. Jos käytössä on Setecin valmiiksi painamat todistuksen kansilehdet, merkitse kenttään kannen mukainen numero. Oppilaitos voi käyttää myös omaa numerointia niin halutessaan Opintorekisteriote, opintokortti Opintorekisteriotteeseen tulostuu oppilaitoksen ja opiskelijan tiedot, tutkinto, koulutusohjelma sekä luettelo tulostushetkeen mennessä suoritetuista opinnoista. Jos halutaan, voidaan tulostaa myös valinnat. Tulosteesta näkyy myös näyttöjen, työssäoppimisen ja opinnäytetyön tiedot. 75

76 76 LUKU 13. TULOSTEET Opintorekisteriotteesta on useampia versioita, joista osa on tarkoitettu opiskelijoille ja osa ryhmänohjaajien käyttöön. Ryhmänohjaajan versioon tulostuu suoritustietojen lisäksi myös suorituspäivämäärät, poissaolot ja opettajat. Opiskelijoita varten on erikseen mm. tutkintotodistuksen liitteenä annettava Opintokortti opintonsa päättäneille sekä esim. Wilman kautta tulostettava epävirallinen versio Erotodistus Erotodistus on tutkintotodistuksen kaltainen todistus, johon tulostuu oppilaitoksen ja opiskelijan tiedot, tutkinnon tiedot sekä luettelo ennen eroa suoritetuista opinnoista. Tulosteessa on maininta, että tutkinnon suorittaminen on kesken. Tulosteeseen tulostuvat vain suoritukset, ei valintoja Kootut tulosteet Koottuja eli monisivuisia tulosteita varten tehdään yksi tyhjä tuloste, joka toimii kansiona varsinaisen tulosteen sivuille. Tähän tyhjään tulosteeseen kootaan ne irralliset sivut, jotka halutaan tulostaa yhtenä nippuna. Tutkintotodistus on hyvä esimerkki kootusta tulosteesta. Siinä kansi, päättötodistus, näyttötodistus ja takakansi on koottu yhdeksi dokumentiksi. Koonnin avulla saadaan sivut tulostumaan peräkkäin esim. vihoksi A3-arkille. Koontia kannattaa käyttää myös, vaikka jokainen sivu haluttaisiinkin erilliselle paperille. Koonnin avulla voidaan tulostaa saman opiskelijan kaikki 4 sivua peräkkäin, kun ilman kokoamista tulostuisi ensin esim. kansilehdet koko luokan opiskelijoille. 1. Avaa Tulostuseditori ja tee uusi tyhjä tuloste. 2. Tallenna tuloste kuvaavalla nimellä, esim. Hojks-tuloste, sivut 1-3 tai Tutkintotodistus, sivut Valitse yläpalkista Asetukset / Tulosteen ominaisuudet 4. Valitse Lisää-painikkeella ne tulosteet, jotka kootaan yhteen. Valitse tulosteet oikeassa järjestyksessä, eli ensin 1. sivu, sitten 2. sivu. Primus tulostaa tulosteet siinä järjestyksessä, missä ne ovat Koottavat tulosteet -kohdan listassa. Jos esim. 2. sivun pitää tulostua tyhjänä sisäkantena, tee yksi täysin tyhjä tuloste ja ota se mukaan koontiin 2. sivun paikalle. 5. Valitse Toiminnot / Tulostus ja Esikatselu. Jos jotain yksittäistä sivua pitää muokata, muokkaa kyseistä alkuperäistä, yksisivuista tulostetta. Muutokset heijastuvat myös koottuun tulosteeseen. Kuva 13.1: Koottu tuloste 13.5 Tulosteiden tyypittely Aikaa myöten Primuksen opiskelijarekisteriin kertyy lukuisia erilaisia tulostepohjia ja eri versioita samoistakin pohjista. Olemassa olevia pohjia on helpompi hallita, kun luodaan tulosteille tyypit ja jaetaan tulosteen näihin tyyppeihin. Tyyppejä voivat olla esim. todistukset, erityisopetuksen tulosteet, Wilman tulosteet, testiversiot jne. Kun käyttäjä avaa tulostustoiminnon, hän voi valita, että haluaa nähdä pelkät todistukset. Tulostetyypit luodaan Tuloste- ja hakutyypit -rekisterissä, joka löytyy Primuksen päävalikon Muut rekisterit -kohdasta.

77 13.6. TULOSTEARKISTO Tee koulusi tarvitsemat tulostetyypit luomalla jokaista tyyppiä varten uusi rekisterikortti. 2. Kun tyypit on tehty, siirry Opiskelijat-rekisterin tulostuseditoriin. Valitse Toiminnot / Avaa. Tulostelistan oikeassa laidassa on nyt luettelo äsken luomistasi tulostetyypeistä, mutta koska tyypittelyä ei ole vielä tehty, eivät rastit vaikuta vielä millään tavalla. 3. Avaa jokin tuloste ja valitse yläpalkista Asetukset / Tulosteen ominaisuudet. Ruudun oikeassa laidassa on samat rastikentät ja voit nyt valita, mihin tulosteryhmiin tämä tuloste kuuluu. Tuloste voi kuulua useampaankin tyyppiin. 4. Kuittaa Ok ja tallenna. Tyypittele samalla tavalla muutkin tulosteet. Jatkossa tulostelistaa voi rajata näiden tyyppien avulla Tulostearkisto Tulostearkisto on sähköinen arkisto tärkeille asiakirjoille kuten tutkintotodistuksille. Kun tutkintotodistukset on esikatselussa todettu tulostuskelpoisiksi, arkistoi ne liitteineen Primuksen tulostearkistoon. 1. Avaa tulostepohja Opiskelijat-rekisterin tulostuseditorissa ja esikatsele. 2. Valitse esikatseluruudun yläpalkista Tallenna tulostearkistoon / Kaikki sivut. 3. Anna nimeksi esim. tulosteen nimi ja tulostuspäivämäärä. Opiskelijan/luokan nimeä ei tarvita, sillä tuloste löytyy jokaisen opiskelijan henkilökohtaisesta tulostearkistosta. 4. Sulje tulostuseditori, palaa Opiskelijat-rekisterin puolelle ja valitse joku opiskelija, jonka tuloste äsken arkistoitiin. 5. Valitse Toiminnot / Tulostus / Tulostearkisto. Opiskelijan arkistoidut tulosteet näkyvät listana ikkunan ylälaidassa, kootut tulosteet (monisivuiset) yhtenä rivinä. Tulosteet tallentuvat kuvana, joten niitä ei voi muokata jälkeenpäin. Arkistoidut tulosteet säilyvät täsmälleen sellaisina, kuin ne on opiskelijallekin aikoinaan annettu. Opiskelijan opsiin, suorituksiin, nimeen tms. jälkeenpäin tehdyt muutokset eivät muuta arkistoituja tulosteita.

78 78 LUKU 13. TULOSTEET

79 Luku 14 Lomake-editori Primuksen lomake-editorilla tehdään Wilmassa näkyviä lomakkeita, joiden avulla opiskelijat, opettajat ym. voivat tarkistaa ja päivittää itse omia tietojaan. Lomakkeiden avulla voidaan toteuttaa esim. päivitettävä hops tai kirjata näyttöihin ja työssäoppimiseen liittyvät tiedot. Lomake-editori löytyy Primuksen päävalikosta, Ylläpidon rekistereistä. Lomake-editorin yläosassa määritellään mm. lomakkeen nimi, kohderyhmä ja kieli. Ikkunan alaosa on varsinainen editori-osa. Se on jaettu kahdelle välilehdelle, Lomakkeen määritys ja Ehdot ja tarkistussäännöt. Lomakkeen määritys -välilehdellä rakennetaan itse lomake, määritellään sen kentät sekä kenttien sijainnit. Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä puolestaan rajataan, keille lomake Wilmassa näkyy ja mitä kenttiä on pakko täyttää. Tallennetut lomakkeet löytyvät Wilman eri kohdista, esim. uusien harjoittelu- ja työssäoppimispaikkojen lisäyslomake löytyy kyseistä linkkiä klikkaamalla Wilma-sivun vasemmasta reunasta. Rekistereitä, joiden tietoja on kätevä täyttää Wilman kautta, ovat mm. Hakijat, Harjoittelu- ja työssäoppimispaikat, Näytöt, Työssäoppiminen, Työpaikkaohjaajat ja -arvioijat Uuden lomakkeen teko Kun aloitat uuden lomakkeen tekemisen, täytä: Lomakkeen nimi: Nimi, jolla lomake näkyy Wilmassa. Lomakkeen tietokanta: valitse rekisteri (esim. jos lomakkeeseen tulee Opiskelijat-rekisterin kenttiä, valitse tietokannaksi opiskelijat). Erikoistapaus: kun tehdään lomake, jolla opettaja muokkaa opiskelijan kurssitietoja (henkilökohtainen ops), valitaan tietokannaksi Opiskelijakohtaiset kurssitiedot. Lomakkeen kieli: Jos kentän jättää tyhjäksi, näkyy lomake Wilmassa kaikilla kirjautumiskielillä. Jos valitset tietyn kielen, näkyy lomake Wilmassa vain ko. kielellä kirjauduttaessa. Käytössä Wilman liittymissä: Millä käyttäjäryhmillä lomake saa näkyä. Rasti kohdassa Opiskelija tarkoittaa, että lomake näkyy Wilman opiskelijaliittymässä, ts. opiskelijoiden tunnuksilla. Käyttäjäryhmät: Kenttään valitaan se Primuksen käyttäjäryhmä, jolla lomake saa näkyä Wilmassa. Lomakkeita varten voi luoda omia käyttäjäryhmiä samaan tapaan kuin tulosteille, esim. Wilma: työssäoppiminen. Ryhmälle ei tarvita välttämättä mitään oikeuksia: riittää, että lomakkeelle ja opettajille/henkilökunnalle on merkitty sama ryhmä. Näkyy Wilmassa: Rasti tämä vasta, kun lomake on valmis tai haluat testata sitä Wilmassa. Lomake näkyy niillä käyttäjäryhmillä, jotka valitsit edellisessä kohdassa. Koulu: MultiPrimus-käytössä voidaan valita, millä koululla/kouluilla lomake näkyy. Lisäksi voi täyttää vielä seuraavat kohdat: Wilman käyttäjätunnus (testaus): Kenttään syötetään se Wilman käyttäjätunnus, jolla lomaketta testataan. Kukaan muu käyttäjä ei näe lomaketta eikä pääse täyttämään mitään lomakkeen luonti- ja testailuvaiheessa. Uuden rekisterikortin luominen sallittu: Rastitaan, jos lomakkeella on tarkoitus syöttää uusia rekisterikortteja kyseessä olevaan rekisteriin. Vaatii lomakkeen tyypiksi Rekisterin tiedot sekä käyttäjäryhmälle oikeuden luoda tähän rekisteriin uusia kortteja. 79

80 80 LUKU 14. LOMAKE-EDITORI Älä näytä tulostettavaa versiota: Lomakkeen yllä Wilmassa ei näytetä linkkiä Tulostettava versio. Oppilaitos laatii itse haluamansa tulosteen Primuksen Tulostuseditorilla. Lomake näkyy myös aineenopettajalle: Oletuksena opettajat saavat lomakkeita auki vain oman ryhmänsä (luokkansa) opiskelijoiden kohdalta. Tämän rastin avulla esim. ensiavun opettaja saa lomakkeen auki kaikkien ensiapua opiskelevien opiskelijoiden kohdalta. Opettaja katsotaan opiskelijan aineenopettajaksi, jos opiskelija on mukana opettajan arviointikirjassa. Tallennusilmoitus: Jokin lomakkeen täyttäjälle näkyvä tallennuksen jälkeen tuleva kuittaus, esim. Hakemus on tallennettu. Lomakkeen lisätiedot ja selite: Käyttäjän omia merkintöjä varten, esim. mihin tarkoitukseen lomake on tehty. Lisätiedot ja selite eivät näy Wilmassa. Lomakkeen tyyppi: Profiilisivu tarkoittaa lomaketta, jolla ei voi muokata mitään tietoja, sillä ainoastaan esitetään jonkin rekisterikortin sisältö. Profiilisivun voi tehdä esim. opiskelijasta tai henkilökunnasta. Omat tiedot tarkoittaa lomaketta, jolla käyttäjä voi muokata omia tietojaan: opiskelija omia yhteystietojaan, opettajat omiaan. Rekisterin tiedot tarkoittaa lomaketta, jolla opettaja tai henkilökunta pystyy muokkaamaan jonkin muun rekisterin tietoja, tyypillisesti esim. Opiskelijat-rekisterin tietoja. Kuva 14.1: Wilmassa näkyvien lomakkeiden luominen 14.2 Valmiin lomakkeen kopiointi Primukseen ja Primuksesta Voit ladata StarSoftin www-sivuilta valmiita lomakkeita ja lukea ne oman koulusi Primukseen. Lomakkeet löytyvät www-sivuilta sivun vasemmasta reunasta kohdasta Lomakepankki. Lataa haluamasi lomakkeet omalle koneellesi. Avaa sitten Primuksen Lomake-editori ja tee uusi tyhjä rekisterikortti. Valitse sitten ikkunan yläpalkista Lomakkeen muokkaus / Tuo Primukseen. Etsi äsken tallentamasi lomake ja avaa se. Lomake on nyt tallentunut Primukseen. Vaihda lomakkeeseen oikea testaustunnus, jotta lomake ei näy heti muille Wilma-käyttäjillä. Voit myös kopioida lomakkeita omasta Primuksesta toisille kouluille. MultiPrimuksessa lomakkeet siirretään muille kouluille valitsemalla Koulu-kenttään ne koulut, jotka saavat lomaketta käyttää. Yksittäisten Primusten välillä tai kahden eri multiprimuksen välillä siirto tehdään valitsemalla Lomakkeen muokkaus -valikosta Tallenna tiedostoksi Lomakkeen kentät ja ohjeet Lomake tehdään ikkunan alaosassa. Lomake koostuu yhdestä tai useammasta osiosta. Osiot ryhmittelevät lomakkeen kenttiä ja niiden avulla vaikutetaan lomakkeen ulkonäköön ja luettavuuteen. Valitse ylävalikosta Lomakkeen muokkaus / Lisää uusi osio. Anna osiolle jokin kuvaava nimi. Voit muuttaa nimeä myöhemmin, jos tarpeen. Lomakkeen määritys -välilehdellä näkyy nyt valkea alue, jossa lukee äsken antamasi osion nimi. Osion nimeä muutetaan kynäkuvakkeesta, rastista poistetaan koko osio.

81 14.4. OSIOIDEN JA KENTTIEN LUKU- JA KIRJOITUSOIKEUDET 81 Kuva 14.2: Kenttien lisääminen lomakkeeseen Osion poistaminen poistaa myös kaikki sen kentät. Jos osioita on useampia, saat vaihdettua niiden järjestystä mustilla nuolikuvakkeilla. Kun osio on tehty, lisää siihen Primuksen kenttiä klikkaamalla osion päällä hiiren 2. painiketta. Ponnahdusvalikosta voit valita: Lisää kenttä: Valitse hakuruudusta sellainen Primuksen kenttä, jonka haluat näkyviin Wilmassa. Se, saako käyttäjä muuttaa kentän tietoa Wilman kautta, määritetään myöhemmin. Lisää ohje: Kirjoita käyttäjälle ohjeita, miten lomake pitää täyttää, mihin mennessä pitää vastata, mihin lomakkeen tietoja tarvitaan jne. Voit tehdä useita erillisiä ohjeita ja lisätä ne aina ko. kentän yhteyteen. Yksittäistä kenttää koskevia ohjeita annetaan klikkaamalla ko.kentän kynän kuvaa. Apuruudun alareunassa on välilehti Ohjeteksti, jonne kirjataan täyttöohjeita tälle kyseiselle kentälle, esim. missä muodossa päiväys tai puhelinnumero tulee antaa. Käyttäjät näkevät Wilmassa kentän kohdalla sinisen infomerkin, jota klikkaamalla ohje avautuu ruudulle. Lisää tietoa: Valitse hakuruudusta sellainen Primuksen kenttä, jonka sisällön haluat näkyvän Wilmassa tekstinä. Lomakkeeseen voi laittaa tietona esim. Etunimet & Sukunimi, jolloin Wilman käyttäjät näkevät lomakkeessa nimen valmiina, mutta eivät pääse muuttamaan sitä. Tietona voi lisätä esim. opettajan työmäärät, jolloin käyttäjät voivat tarkistaa tiedot mutta eivät voi niitä muuttaa. Lomakeeditorissa tietokentät näkyvät punaisella pohjalla, samaan tapaan kuin Tulostuseditorin tietosolut. Lisää URL: Lomakkeeseen voi lisätä linkkejä muille verkkosivuille. Syötä ensin sivun osoite, esim. ja sen jälkeen syötä se teksti, joka linkin kohdalla näkyy, esim. "Matkahuolto. Linkille voi lisätä myös ohjetekstiä, esim. "Matkahuollon sivuilta löydät...". Lisää osio: Tekee uuden osion lomakkeeseen. Leikkaa, kopioi, liitä -toimintojen avulla siirretään koko osio kenttineen, ohjeineen ym. toiseen lomakkeeseen. Lomakkeissa tulee kuitenkin olla sama tietokanta, eli kumpikin sisältää esim. Opiskelijat-rekisterin kenttiä. Kun osioon ottaa kenttiä esiin, tulevat ne allekkain. Kenttä siirretään toisen perään, ylle tai alle hiirellä vetämällä, samaan tapaan kuin kenttäeditorissa. Kenttää voi myös venyttää tai kutistaa Osioiden ja kenttien luku- ja kirjoitusoikeudet Lomakkeen osioiden ja kenttien ominaisuuksia muokataan kynäkuvakkeen avaamassa ruudussa. Tiedon näkeminen Wilmassa -kohdassa määritetään lukuoikeudet eli missä tapauksessa käyttäjä näkee tämän tiedon Wilmassa. Ei rajoituksia tarkoittaa, että tieto näkyy Wilmassa kaikille. Vain, jos ehto toteutuu tarkoittaa, että tieto näytetään vain tietyissä tapauksissa. Valinta tässä kohdassa avaa hakuruudun, jossa annetaan ehto tiedon näkymiselle, esim. Yksikkö= Liiketalous. Tällä ehdolla tämän kohdan näkevät Wilmassa vain liiketalouden yksikön opiskelijat. Tiedon muuttaminen Wilmassa -kohdassa määritellään kirjoitusoikeudet eli missä tapauksessa käyttäjä saa muuttaa tätä tietoa Wilmassa. Ei rajoituksia tarkoittaa, että kaikki pystyvät muuttamaan kentän tietoa Wilman kautta. Kielletty tarkoittaa, että kukaan ei pysty muuttamaan tietoa. Vain, jos ehto toteutuu tarkoittaa, että vain tietyissä tapauksissa tietoa voi muuttaa. Ehtona voi olla esim. että vain tekniikan alan opiskelijat tai täysi-ikäiset opiskelijat saavat muuttaa.

82 82 LUKU 14. LOMAKE-EDITORI Valintalistan sisältö -osuus näkyy vain osoitin- ja valintakenttien kohdalla. Tämän avulla rajataan, mitä vaihtoehtoja valikosta löytyy. Esim. Opettajarekisterin Pääkoulu-kentän valintalistana on normaalisti koko Oppilaitokset-rekisterin sisältö, mutta vaihtoehdoiksi voidaan rajata pelkät Esimerkkilän koulut. Kenttä-kohtaan valitaan se Oppilaitokset-rekisterin kenttä, jonka perusteella rajaus tehdään - tässä tapauksessa Sijaintikunta. Valikosta valitaan vertailumerkiksi =. Ehto-kohtaan valitaan Vakio, ja riville kirjoitetaan Esimerkkilä. Estä rivimäärän muuttaminen -kohta näkyy vain monirivisten kenttien kohdalla. Sen avulla estetään, ettei käyttäjä lisää tai poista rivejä Wilman kautta. Olemassa olevia rivejä käyttäjä pystyy kuitenkin muuttamaan. Ominaisuudet-kohtaan syötetään se nimi, jolla osion/kentän halutaan näkyvän Wilmassa. Jos kentän nimi on turhan pitkä tai se ei kerro lomakkeen täyttäjälle mitään, voi sille antaa osuvamman nimen. Alkuperäinen kentän nimi näkyy lomake-editorissa suluissa uuden nimen perässä. Wilmassa kenttä näkyy vain sille annetulla nimellä. Kentälle voi myös antaa oletusarvon ja määrätä kentän täyttämisen pakolliseksi. Ominaisuudet-kohdan toisella Ohjeteksti-välilehdellä voi kirjoittaa kenttäkohtaisia täyttöohjeita. Wilmassa näkyy sininen infokuvake, josta ohje aukeaa Ehdot ja tarkistussäännöt Lomake-editorin Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä määritellään, keille lomake näkyy Wilmassa, sekä tarkistussääntöjä lomakkeen kentille. Ehto lomakkeen näkymiselle -kohtaan laitetaan ehdoksi esim. Ryhmä/Luokka=SOTE*, jolloin lomake näkyy vain niillä Wilma-käyttäjillä, joiden luokan nimessä on SOTE: SOTE12, SOTE13 jne. Lomakkeen tarkistussäännöt -kohdassa määritellään, mitkä tiedot on täytettävä, ennen kuin lomakkeen tiedot pystyy lähettämään eli tallentamaan. Jos halutaan, että sähköpostiosoite on täytettävä, tehdään tarkistussääntö Sähköpostiosoite="", eli ei voi tallentaa, jos sähköpostiosoite on antamatta. Lisää-painikkeen kautta pääset syöttämään tarkistusehtoja. Kun ehto on valmis, kuittaa Ok ja täytä tarkistussäännön ohje. Anna ohjeeksi se viesti, jonka haluat näkyvän käyttäjälle Wilmassa, kun tallennus ei onnistukaan. Ohjeena voi olla esim. "Täytä myös sähköpostiosoitteesi!". Wilma antaa tallentaa lomakkeeseen syötetyt tiedot vasta kun kenttä on täytetty. Tarkistussääntöjä voi olla useita, mieluummin monta lyhyttä ja selkeää kuin yksi pitkä ja monimutkainen. Säännöt poistetaan Poista-painikkeella, Muuta-painikkeilla taas muokataan sääntöä tai sen ohjetta. Kuva 14.3: Lomakkeen ehdot ja säännöt

83 Luku 15 Laskutus 15.1 Yleinen laskutus Primus ei ole taloushallinnon tai kirjanpidon ohjelma, mutta sillä voidaan muodostaa erilaisia laskuja ja tulostaa ne tai siirtää ne oppilaitoksen käyttämään erilliseen laskutusohjelmaan. Laskutustoiminto on kaksiosainen: Laskut muodostetaan ensin jossain rekisterissä, esim. Opiskelijatrekisterissä, josta ne siirtyvät automaattisesti omaan Laskutus-rekisteriinsä. Laskutus-rekisteri löytyy Primuksen päävalikon Muut rekisterit -osiosta. Tässä rekisterissä laskut tulostetaan tai siirretään laskutusohjelmaan. Tehtyjä laskuja voidaan hakea esim. eräpäivän, laskutyypin tai laskunumeron perusteella. Nuorten ammatillisessa peruskoulutuksessa laskuja ei juuri tarvitse tehdä, mutta tarvikemaksujen ym. laskutukseen voi käyttää Yleinen laskutus -toimintoa. Yleinen laskutus Koulutusmaksut, tarvikemaksut, lukukausimaksut Oppisopimuslaskutus Oppisopimustoimistojen käyttämä laskutusmuoto. Maksajana oppisopimustoimisto itse. Kuva 15.1: Laskujen muodostaminen Laskutustoiminnon avulla voidaan muodostaa yhdelle tai useammalle opiskelijalle samansisältöinen lasku käyttäjän määrittelemästä aiheesta. Kaikki laskutustoiminnot toimivat samalla tavalla kuin yleinen laskutus, ainoastaan pakolliset kentät vaihtelevat sen mukaan, mitä ollaan laskuttamassa. 1. Valitse Opiskelijat-rekisterissä ne opiskelijat, joille lasku tehdään. 2. Valitse ikkunan yläpalkista Laskutus / Yleinen laskutus. 3. Saajan tiedoiksi tulee automaattisesti oppilaitoksen tiedot. 4. Eräpäivä annetaan muodossa pp.kk.vvvv. Laskutuslisään syötetään euromäärä. Veron osuus merkitään kenttiin Veroprosentti. Veroton hinta on täytettävä mutta verollista hintaa ei. Sen Primus muodostaa veroprosentin ja mahdollisen laskutuslisän perusteella. 5. Laskun numero -kenttään annetaan numero ensimmäisen opiskelijan laskua varten. Primus muodostaa juoksevan numeroinnin lopuille laskuille tästä numerosta eteenpäin. 83

84 84 LUKU 15. LASKUTUS 6. Viite-kenttään syötetään ensimmäisen opiskelijan viitenumero. Jos käytössä on pankilta saadut viitenumerot, syötetään ensimmäinen numero listalta tarkistusnumeroineen. 7. Jos pankin viitenumeroita ei ole, syötä Viite-kenttään laskun numero ja paina F3-näppäintä. Tämä luo laskuille juoksevat viitenumerot tarkistusnumeroineen. 8. Lisätiedot-osuudessa voidaan syöttää Saajan verkkolaskuosoite ja verkkolaskuoperaattori sekä muita laskutuksen lisätietoja. 9. Kun tiedot on täytetty, klikataan Muodosta laskut -painiketta. Tämän jälkeen siirrytään Laskutusrekisteriin, jossa laskut tulostetaan tai siirretään muuhun laskutusohjelmaan. Primuksen kautta muodostetut laskut voidaan siirtää muiden ohjelmavalmistajien laskutusohjelmiin siirtotiedostona. Tietoja voidaan siirtää mm. Raindance, Pro E, Pro Economica ja Wintime-ohjelmiin. Laskuista voi myös tehdä Finvoice-verkkolaskuja. Siirtotoiminnot löytyvät Laskutus-rekisterin yläpalkin Tiedonsiirrot-valikosta. Laskujen tulostus 1. Avaa Laskutus-rekisteri. Hae ruudulle ne laskut, jotka haluat tulostaa. 2. Valitse ylänurkasta Toiminnot / Tulostus / Tulosta 3. Valitse joko pohja Laskumalli tai jokin oppilaitoksesi muokkaama oma laskupohja. 4. Rasti ne laskut, jotka haluat tulostaa ja klikkaa Esikatselu-painiketta. Jos laskut näyttävät olevan ok, tulosta ne paperille tai esim. pdf-tiedostoksi. 5. Jos korjattavaa oli, voit korjata tietoja joko suoraan Laskutus-rekisterissä (jos esim. kaikissa eräpäivä väärin) tai muodostaa laskut uudelleen, jos korjattava tieto on summa tms. laskuittain vaihteleva tieto Verkkolaskut Finvoice on suomalaisten pankkien määrittelemä, yleisesti käytössä oleva verkkolaskun esitystapa. Sen avulla on helppo korvata paperinen lasku, koska se voidaan toimittaa saajalle pankkien kautta kuten maksutkin. Primuksen Finvoice-siirto muodostaa XML-muotoisen laskusanoman, jota voidaan muodostamisen jälkeen käsitellä sitä tukevissa ohjelmissa. Finvoice-muotoisena lasku voidaan myös avata Internet-selaimessa ja maksaa verkkopankissa. Verkkolaskutusta varten täytyy Verkkolaskuoperaattorit-rekisteriin tehdä uusi rekisterikortti, jolle syötetään nimi ja tunnus. Näitä tietoja käytetään verkkolaskua muodostettaessa. Tietoja käytetään laskutusruudun Maksajan verkkolaskuoperaattori- ja Saajan verkkolaskuoperaattori -kentissä. Opiskelijat-rekisterissä otetaan esiin ja täytetään kentät Opiskelijan verkkolaskuoperaattori ja Opiskelijan verkkolaskuosoite. Laskut muodostetaan ensin normaalisti esim. Opiskelijat-rekisterissä, jonka jälkeen siirrytään laskutusrekisteriin tekemään laskuista e-laskuja. Valitse laskutusrekisterissä Tiedonsiirrot / Tee Finvoice-siirto. Mahdollisista puuttuvista tiedoista tulee lista esikatseluikkunaan. Täydennä puuttuvat tiedot, tee siirto uudelleen ja tallenna tiedosto XML-muodossa. Siirto voidaan tehdä myös useammasta rekisterikortista (laskusta) kerralla, jolloin niistä muodostuu yksi XML-tiedosto. Kun XML-tiedosto on muodostettu, sitä käsitellään erillisissä maksujärjestelmissä. Jos tiedostoa halutaan vielä tarkastella selaimessa, tarvitaan Schema-tiedosto. Lisätietoa löytyy W3C:n sivuilta osoitteesta Finvoice-sanomia ja välitystä koskevat ohjeet ja aputiedostot ovat noudettavissa Suomen Pankkiyhdistyksen Internet-sivuilta osoitteesta Siirto laskutusohjelmiin Laskut muodostetaan ensin normaalisti esim. Opiskelijat-rekisterissä, jonka jälkeen siirrytään Laskutusrekisteriin. Laskutus-rekisteristä laskut voi siirtää oppilaitoksen käyttämään laskutusohjelmaan. Primuksessa on valmiit tiedonsiirrot seuraaviin ohjelmiin: Raindance, Pro Economica, Wintime, Tikon, Pro E ja Intime Plus. Alla oleva esimerkki on siirrosta Raindance-ohjelmaan: 1. Koulun tiedot -rekisterissä täytetään Laskulaji-kenttä.

85 15.4. LASKUTUKSEN APUREKISTERIT TA-tilit -rekisterissä tehdään rekisterikortit tarvittaville tileille, ja niille täytetään nelinumeroinen tilinumero. Primus tarkistaa tilinumeron ja virheellisellä numerolla Raindance-siirto ei onnistu. 3. Laskutus-rekisterissä otetaan esiin ja täytetään kentät TA-tili (4), Reskontralaji (2), Reskontrakoodi (2), Maksukehotuskoodi (2) ja Korkoveloituskoodi (2). Suluissa on kentän maksimimerkkimäärä. 4. Laskutusrekisterissä valitaan Tiedonsiirrot / Tee Raindance-siirto. Mahdollisista puuttuvista tiedoista tulee lista esikatseluikkunaan. 5. Täydennä puuttuvat tiedot, tee siirto uudelleen ja tallenna tiedosto. Tiedosto tallentuu oletuksena nimellä Primus2Rain.txt. Kun Raindance-siirtotiedosto on muodostettu Primuksessa, sen käsittelyä jatketaan erillisessä ohjelmistossa Laskutuksen apurekisterit Laskutukseen ja rahoitukseen liittyviä tietoja täydennetään seuraaviin rekistereihin: Hankintasopimukset: Koulutus- ym. palveluiden ostot, erityisesti oppisopimuksen tietopuolisen koulutuksen kustannukset. Laskutyypit: esim. lukukausimaksu, koulutusmaksu, tarvikemaksu Laskutus: Valmiit laskut löytyvät täältä Laskutusperusteet: Esim. ei korvausta, kertakorvaus, EUR/päivä/opiskelija Lisäkoulutusten hinnoitteluryhmät: käytetään lisäkoulutusten opiskelijatyöpäivälaskennassa Maksutyypit: Esim. lääninhallitus ESR, NOSTE-lyhytkoulutus, työnantaja Pankkiyhteydet: pankkitilien konttorit ja numerot Rahoitus: Kuka tai mikä rahoittaa koulutuksen, jossa opiskelija on. Yleistä kooditusta ei ole olemassa, oppilaitos voi käyttää haluamiaan nimiä ja koodeja. TA-tilit: Tarvitaan, jos eri maksut menevät eri tileille/tileiltä. Rekisteriin kirjataan tilinumerot, kustannuksen/tuoton laji sekä hanke, johon kustannus/tuotto liittyy. Valtionosuudet: Nimikkeet, joilla valtionosuuksia maksetaan, esim. valtionosuusrahoitteinen, työvoimapoliittinen aikuiskoulutus. Valuutat: Valuuttakoodit, nimet ja lyhenteet. Verkkolaskuoperaattorit: Opiskelijoiden ja oppilaitoksen operaattorit

86 86 LUKU 15. LASKUTUS

87 Luku 16 Tilastot ja koosteet Primuksen työkalut sisäisten tilastojen tekemiseen löytyvät valikosta Toiminnot / Koosteet. Toiminto löytyy kaikista rekistereistä. Opiskelijat-rekisterissä Koosteet-valikon alta löytyvät Jakaumat, Tilastointi, Arviointiyhteenveto, Tuntimerkintöjen yhteenveto ja Valintayhteenveto. Näiden avulla saadaan opiskelijoiden perustietoja, valintoja ja suorituksia eritteleviä raportteja. Viranomaistilastoihin on olemassa omat tiedonsiirrot, jotka löytyy opiskelijarekisterin Tiedonsiirrot-valikosta. Näillä tehdään erillinen siirtotiedosto, joka tallennetaan tilastoa keräävän viranomaisen sovellukseen, esimerkiksi Tilastokeskus Jakaumat Helpoin tapa ottaa jakauma minkä tahansa kentän tiedoista, on klikata kenttää hiiren 2. painikkeella ja valita Tee jakauma. Tällä tavalla saa nopeasti jakauman esim. äidinkielistä tai luokkien opiskelijamäärät. Ruudussa on valittu valmiiksi jakauman aineistoksi ko. kenttä. Klikkaa Laske ja Esikatselu, ja saat yksinkertaisen jakauman tämän kentän tietojen jakaumista eri vaihtoehtojen kesken. Monipuolisemmat jakaumat saat joko muokkaamalla jakaumaa ennen Laske-painikkeen painamista tai valitsemalla Toiminnot / Koosteet / Jakaumat. Toiminnolla saadaan mm. kotikuntajakauma, sukupuolijakauma sekä opiskelijamäärät luokittain. Jakauma voidaan tehdä mistä tahansa muustakin tiedostosta, vaikkapa opiskelijoiden pohjakoulutuksesta tai vapaavalintaisista opinnoista. Kuva 16.1: Kotikuntajakauma Tilastoaineistoksi valitaan joko Kaikki arkistoimattomat kortit, Rekisteriruutuun haetut kortit tai Valitut kortit. Valitse vähintään Tilastoitava kenttä ja Ryhmittelevä kenttä. Jakaumat ilmaisee tuloksen lukumäärinä, Prosentit kertoo saman asian prosentuaalisina osuuksina, kun taas Jakaumat ja prosentit näyttää samanaikaisesti molemmat. Poista nollarivit poistaa tulosteesta rivit, joihin kuuluvia kortteja löytyy 0 kappaletta, ts. esimerkiksi Opiskelijat-rekisterissä tehdyssä jakaumassa kukaan opiskelija ei kuulu määriteltyyn ryhmään. 87

88 88 LUKU 16. TILASTOT JA KOOSTEET Järjestys-nappien avulla voit kontrolloida luettelon järjestystä. Nouseva- ja Laskeva-valinnoilla luettelo voidaan määritellä tulostumaan summien mukaisessa järjestyksessä. A..Ö- ja Ö..A-valintojen avulla taas voidaan luettelo tulostaa tilastoitavan kentän mukaisessa järjestyksessä. Tilastoitava kenttä -kohtaan valitaan se tieto, jonka eri vaihtoehdot halutaan selvittää, esim. kotikunta. Ryhmittelevät kentät -kohtaan valitaan, minkä tekijän mukaan tiedot halutaan ryhmitellä, esim. Sukupuoli. Lopputuloksena saadaan jakauma, josta selviää, minkä eri kuntien opiskelijoita oppilaitoksessa on, montako miestä ja naista mistäkin kunnasta on sekä yhteismäärät. Määrityksiä voi olla useampia, joten aineistoa voidaan ristiintaulukoida halutulla tavalla. Tietoja saa vaihdettua Lisää- ja Poista-painikkeilla, nuolipainikkeilla liikutaan riveillä. Muuta-painikkeen avulla voidaan muuttaa tulosteessa näkyvää sarakeotsikkoa, esim. Kotikunta->Nimi voidaan muuttaa paperille muotoon Kunta. Jakauma muodostetaan klikkaamalla Laske-painiketta. Jakauman määritykset voidaan tallentaa Toiminnot-valikon kautta. Jakaumalle voidaan määritellä käyttäjäoikeudet Asetukset / Jakauman ominaisuudet - valikon kautta. CSV-tilastointi CSV-tilastointi on tarkoitettu tilanteeseen, jossa samalle paperille tai tiedostoon halutaan yhdistää kymmeniä erilaisia tietoja. Toiminnossa käyttäjä voi itse poimia mukaan juuri ne asiat, joista ollaan kulloinkin kiinnostuneita ja järjestää nämä haluamallaan tavalla. Tiedot saa tulostettua paperille tai tallennettua tiedostoksi CSV-muodossa, jolloin tiedot on helppo siirtää esim. taulukkolaskentaohjelmaan, vaikkapa viranomaisen Excel-pohjaan. Toiminto on käytettävissä kaikissa rekistereissä, mutta erityisesti hyödyksi laajojen opiskelijatietoja sisältävien tilastojen teossa. Valitse Toiminnot / Koosteet / CSV-tilastointi. Haettavat kortit -kohtaan valitaan haluttu tilastojoukko, esim. tutkinnon suorittaneet, aloittaneet tai kaikki opiskelijat. Ryhmittelevä kenttä -kohtaan jokin perusryhmittely tilastolle. Jos esim. tilastoidaan opiskelijajoukkoa kotikunnittain, valitaan ryhmitteleväksi kentäksi Kotikunta->Nimi. Laskettavat tilastolukumäärät -kohtaan valitaan tilastoitavat tiedot hakujen avulla. Primus pyytää ensin tiedolle nimen; sen jälkeen valitaan, miten tieto haetaan. Jokainen valittu tieto (haku) tulee tilastossa omaksi sarakkeekseen. Jos Ryhmitteleväksi kentäksi on valittu kotikunta ja tilastolukumääriksi naiset ja yli 18-vuotiaat, käy tilastosta ilmi nämä määrät kunnittain. Tilastoa voi esikatsella klikkaamalla Tuloste-painiketta. Yhteenveto-painike puolestaan avaa yksinkertaisen luettelon summista ilman ryhmittelyä, tässä esimerkissä siis ilman kuntajaottelua. Kun tilasto on halutunlainen, klikkaa Tiedostoon-painiketta ja valitse tallennuspaikka. Avaa sitten taulukkolaskentaohjelma tai muu sovellus, jonne haluat tiedot siirtää. Useimmissa ohjelmissa Avaa- tai Tuo-toiminto avaa apuruudun, jossa valitaan äsken luotu CSV-tiedosto ja tarkistetaan, että sen tiedot asettuvat sarakkeisiin oikein. CSV-koosteiden määritykset tiedostoksi Koosteiden määritykset, eli mitä tietoja koosteeseen on valittu ja missä järjestyksessä, voi tallentaa tiedostoksi. Tällöin määritykset voi siirtää Primuksesta toiseen, lähettää StarSoftin tukeen sähköpostilla tai lukea määrityksiä omaan Primukseen StarSoftin www-sivuilta tai toisesta Primuksesta. Tarkista kuitenkin, että onko Primuksessanne käytetty samoja kenttiä tietojen kirjaamiseen.

89 16.2. LUETTELOT Luettelot Yksinkertaiset luettelot tulostetaan kaikissa rekistereissä valitsemalla ikkunan yläpalkista Toiminnot / Tulostus / Luettelotulostus. Luetteloita voidaan tehdä esim. opiskelijoiden yhteystiedoista, työssäoppimispaikoista, Wilma-tunnuksista tai vaikkapa opettajien tutkinnoista tai kirjaston nimekkeistä. 1. Valitse tulostettavat tiedot ruudun vasemmasta laidasta. Jos Tulostettavat tiedot -listasta ei löydy etsimääsi kenttää, se ei ole esillä rekisterinäkymässä. Ota kenttä esiin kenttäeditorissa ja palaa uudelleen luettelotulostukseen. 2. Jos haluat luetteloon suoritustietoja, esim. opintoviikko- tai poissaolomääriä, klikkaa Luetteloon valitut sarakkeet -kohdan alta Lisää-painiketta, ja valitse kenttäluettelon Suoritustiedot-haaran alta haluamasi tieto. 3. Jokaisesta tiedosta tulee oma sarakkeensa tulosteeseen. Valitsemasi tiedot näkyvät Luetteloon valitut sarakkeet -kohdassa. Muuta-painikkeella voit vaihtaa pitkän sarakenimen lyhyemmäksi, esim. Ryhmä/luokka => Ryhmä. 4. Kirjoita luettelolle jokin otsikko ruudun yläosaan, esim. Opettajien yhteystiedot kesällä. 5. Laskettavat tilastolukumäärät -kohdassa voi lisätä tulosteen loppuun jonkin summan. Anna tilastolukumäärän nimeksi esim. Naiset ja valitse laskutavaksi Sukupuoli= Nainen. 6. Tulosta, esikatsele ja korjaa tarvittaessa. 7. Voit tallentaa luettelon valitsemalla Toiminnot / Tallenna nimellä. Näin samaa luettelomallia voi käyttää vuodesta toiseen. Vanhat luettelot löytyvät Toiminnot / Avaa -kohdasta. 8. Myös luettelotulosteiden määritykset voidaan tallentaa ja vaikkapa lähettää toiseen Primukseen. Toiminnot / Kopioi tiedostoon tallentaa määrityksistä.ltul -tunnisteella varustetun tiedoston. Vastaavasti Toiminnot / Kopioi tiedostosta -toiminnolla voidaan omaan Primukseen lukea toisesta oppilaitoksesta tulevat tai StarSoftin www-sivuilta ladatut luettelotulostemääritykset Tulostuseditorin luettelotulosteet Tulostuseditorin tulosteet ovat oletuksena rekisterikorttikohtaisia eli yhdelle paperille tulostuu aina yhden opiskelijan, yhden opettajan, yhden työssäoppimispaikan jne. tiedot. Saat koottua samalla paperille useamman kortin tiedot käyttämällä luettelomuotoista tulostusta. 1. Avaa jokin valmis tuloste tai tee uusi. 2. Klikkaa taulukon päällä hiiren kakkospainiketta ja valitse Ominaisuudet. 3. Avautuu Taulukon ominaisuudet -apuruutu, jossa rastitaan kohta Luettelo. 4. Valitse Toiminnot / Tulosta. 5. Rasti halutut opiskelijat/opettajat/kurssit.. ja Esikatsele. Luettelomuotoisen taulukon tunnistaa harmaasta pohjaväristä.

90 90 LUKU 16. TILASTOT JA KOOSTEET

91 Luku 17 Tiedonsiirrot Primuksesta voi siirtää tietoja muihin ohjelmiin, esim. toiseen Primukseen, työjärjestysohjelma Kurreen, Wordiin, Exceliin tai Muistioon. Tiedot voi siirtää tekstinä, csv-tiedostona tai html-tiedostona. Tällaiset tiedonsiirrot on ohjeistettu StarSoftin www-sivuilla. Viranomaiset keräävät tietoja opiskelijamääristä, opintoviikkomääristä, tutkinnon suorittaneista ym. rahoitukseen ja koulutuksen suunnitteluun vaikuttavista asioista. Tiedot toimitetaan viranomaisille joko websovelluksien kautta tai postitse. Osa tiedoista saadaan Primuksesta valmiina tiedostoina, osa taas täytetään viranomaisen tarjoamiin lomakkeisiin. Valmiit tiedostot tehdään Opiskelijarekisterin Tiedonsiirrot-valikon toiminnoilla. Kuva 17.1: Tiedonsiirrot Tiedonsiirroissa käyttäjän tärkein tehtävä on huolehtia siitä, että Primus sisältää tarvittavat ja oikeat tiedot. Tiedonsiirrossa Primus lukee tiedot etukäteen määritellyistä kentistä ja muodostaa niistä siirtotiedoston. Käyttäjä huolehtii tämän tiedoston toimittamisesta eteenpäin. StarSoftin www-sivuilla kerrotaan, mitä kenttiä missäkin tiedonsiirrossa käytetään. Useimmat kentät ovat valmiiksi esillä, mutta jos jokin puuttuu, tulee käyttäjän ottaa se itse esiin (rekisteri-ikkunan yläpalkista Ylläpito / Kenttäeditori). Ohjeet kenttien esille ottoon löytyvät www-sivuilta kohdasta Kenttäeditori. Oppilaitoksilta kerättävät tiedot vaihtuvat jatkuvasti ja siksi myös Primuksesta julkaistaan uusi versio aina tiedonsiirron muuttuessa. On tärkeää, että tiedonsiirrot tehdään uusimmalla Primus-versiolla. Kun siirtotoiminto käynnistetään, Primus tarkistaa, että kaikki tarvittavat tiedot on syötetty. 1. Jos kaikilla opiskelijoilla kaikki kentät ovat kunnossa, Primus muodostaa siirtotiedoston ja kysyy sille tallennuspaikan. Näytä virheet -painikkeen teksti on harmaa. 2. Jos edes yhdellä opiskelijalla on kaikki kentät kunnossa, Primus kysyy tallennuspaikan ja muodostaa tiedoston, mutta Näytä virheet -painikkeen teksti on musta. Painiketta klikkaamalla avautuu lista virheistä/puutteista. Tulosta lista, korjaa puutteet ja tee tiedonsiirto uudelleen. Tallenna vasta, kun Näytä virheet -painikkeen teksti on harmaa. 3. Jos yhtäkään virheetöntä opiskelijaa ei löydy, Primus näyttää vain Esikatselu-ruudun, jossa on pitkä virhelista. Tulosta lista, korjaa puutteet ja tee tiedonsiirto uudelleen. Tallenna vasta, kun Näytä virheet -painikkeen teksti on harmaa. 91

92 92 LUKU 17. TIEDONSIIRROT Käyttäjien ohjeistus kenttien täyttämisessä Tiedonsiirroissa käyttäjän tärkein tehtävä on huolehtia siitä, että Primus sisältää tarvittavat ja oikeat tiedot. Tiedonsiirrossa Primus lukee tiedot etukäteen määritellyistä kentistä ja muodostaa niistä siirtotiedoston. Jotta kaikki Primus-käyttäjät huomaavat täyttää aina tarvittavat kentät, kannattaa pääkäyttäjän asettaa vähintään tiedonsiirroissa tarvittavat kentät pakollisiksi. Primus ei anna tallentaa muutoksia, ennen kuin kaikki pakolliset kentät on täytetty. Lisäksi pääkäyttäjä voi lisätä tilanteen mukaan vaihtuvia tarkistussääntöjä sille, mitä muita kenttiä pitää täyttää. Ehtona voi olla esim. että jos opiskelijan äidinkieli on muu kuin suomi, pitää hänelle täyttää kotikieli. Ehdoille kirjoitetaan myös selite, joka näkyy käyttäjälle tallennushuomautuksen yhteydessä. Kerro selitteessä, mitä muita kenttiä käyttäjän on vielä täytettävä tai mitkä tiedot ovat keskenään ristiriidassa tms. ohjetta. Käyttäjiä voi ohjeistaa myös erillisillä ohjekentillä, jotka ovat ikään kuin rekisteriin liimattuja muistilappuja. Ohjekenttiin pääkäyttäjä voi kirjoittaa esim. valikon vaihtoehtojen tarkemmat selitykset, milloin mitäkin käytetään tai missä muodossa jokin tieto halutaan kerätä. Kenttien pakollisuus, tarkistussäännöt ja täyttöohjeet asetetaan kunkin rekisterin kenttäeditorissa. Pakollisuus asetetaan klikkaamalla kenttää hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla joko Pakolliseksi (vain tämä kenttä) tai Muuta kaikki sivun kentät... pakollisiksi. Tarkistussäännöt luodaan valitsemalla kenttäeditorin ylävalikosta Tarkistussäännöt / Muokkaa tarkistussääntöjä. Klikkaa Lisää-painiketta ja anna ehto, jolla Primuksen pitää herjata puutteellisista tiedoista, ts. kieltäytyä tallentamasta. Ehto tehdään näkökulmasta herjaa, kun eli ehto Matkapuhelin= JA Kotipuhelin= herjaa, kun sekä matkapuhelimen numero että kotipuhelinnumero ovat täyttämättä. Kun ehto on annettu, syötetään tekstikenttään käyttäjälle näkyvä ohje. Ohjekenttä tehdään valitsemalla ikkunan oikeasta laidasta Infokentät-välilehti ja klikkaamalla Uusi ohje -painiketta. Kirjoita haluamasi ohje ja anna sille kuvaava nimi, jolla löydät sen jatkossa ohjeiden listasta. Ohje ilmestyy Infokentät-välilehden listaan, josta se rastitaan ja asemoidaan sitten sopivaan kohtaan samalla tavalla kuin normaalit kentätkin Yhteishaku Uusiksi opiskelijoiksi valittujen henkilöiden tiedot saadaan Opintopolku-järjestelmästä Primukseen erillisen tiedonsiirron avulla. Opiskelijatiedot sisältävä siirtotiedosto luodaan Opintopolku-järjestelmässä. Primukseen siirretään vain valitut opiskelijat, ei kaikkia hakijoita. Hakijatietojen käsittely tehdään Opintopolussa. Tiedonsiirto tehdään Opiskelijat- tai Hakijarekisterissä valitsemalla Tiedonsiirrot-valikosta Tiedonsiirto Primukseen. Tiedonsiirron vaiheet on ohjeistettu tarkemmin StarSoftin www-sivuilla. Opiskelijarekisteriin tiedot tuodaan, jos siirtotiedosto sisältää vain yhden linjan opiskelijoita, ts. Opintopolussa on tehty erilliset siirtotiedostot linjoittain/yksiköittäin/tutkinnoittain tms. ja ne tuodaan Primukseen yksitellen. Hakijat-rekisteriin tiedot tuodaan, jos Opintopolussa on tehty yksi tiedosto, joka sisältää usean eri linjan opiskelijoita. Vain Hakijat-rekisterissä on mahdollista käsitellä hakutoiveita. Siirto Hakijat-rekisteristä edelleen Opiskelijarekisteriin on ohjeistettu luvussa 2.6. Opintopolusta siirtyvien tietojen vastaanotto on ohjeistettu tarkemmin www-sivuillamme kohdassa Ohjeita / Primus / Tiedonsiirrot. Linkki löytyy myös Ajankohtaista-palstalta silloin, kun Opintopolku-järjestelmä on auki. Täydennyshaussa Opintopolussa muodostetaan uusi siirtotiedosto, joka sisältää täydennyshaussa valittavien tiedot ja luetaan se Primukseen samalla tavalla kuin varsinaisessa haussa Tilastokeskuksen ja OPH:n tiedonsiirrot Tilastokeskus (STAT) ja Opetushallitus (OPH) keräävät tietoja opiskelijamääristä, keskeyttäneistä, tutkinnon suorittaneista ym. Nämä tiedot kerätään oppilaitoksilta joko tiedonsiirtona tai täyttämällä www-lomake. Tilastokeskukselle toimitettavat siirtotiedostot muodostetaan Opiskelijarekisterissä toiminnolla Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen. Tilastoissa kysyttävät tiedot vaihtuvat vuosittain, joten tarkista ajan tasalla oleva pakollisten kenttien luettelo www-sivuiltamme kohdasta Ohjeita / Primus / Tiedonsiirrot. Linkit eri tiedonsiirtojen ajankohtiin ja ohjeisiin löytyvät Tiedonsiirtojen ajankohdat -kohdasta.

93 17.2. TILASTOKESKUKSEN JA OPH:N TIEDONSIIRROT 93 Ajan tasalla olevia kenttäluetteloita ylläpidetään StarSoftin www-palvelussa. Tilastokeskuksen omat ohjeet löytyvät osoitteesta ja OPH:n ohjeet osoitteesta -> rahoitus Tilastojen ajankohdat Syys-lokakuussa Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijamäärät, kutsutaan myös tilastointipäiväksi tai laskentapäiväksi. OPH kysyy oppilaitosten opiskelijamääriä Tilastossa eritellään nuoret ja aikuiset. Tiedot saadaan Primuksesta erilaisilla hauilla ja lukumäärät syötetään käsin OPH:n nettilomakkeeseen. Jos oppilaitoksessa on useampia yksiköitä, lasketaan tiedot yhteen ja lähetetään koottuna. Ohje tilastoon löytyy StarSoftin www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus / Koosteet ja tilastot / Ammatilliset tutkinnot. Syys-lokakuussa Järjestäjä- ja oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat -tilasto. Tiedot saadaan Primuksesta erilaisilla hauilla ja jakaumilla. Tilastossa kysytään opiskelijamääriä: opetussuunnitelmaperusteisen koulutuksen ja näyttötutkintoon valmistavan koulutuksen opiskelijat, tutkintoon johtamattoman koulutuksen opiskelijat sekä ammatillisen koulutuksen kielivalinnat. Kaikissa kohdissa tulee eritellä miesten ja naisten määrä. Tiedot täytetään Tilastokeskuksen nettilomakkeeseen. Ohjeet löytyvät www-sivuiltamme. Tammikuussa Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijamäärät (sama kuin syys-lokakuussa), kutsutaan myös tilastointipäiväksi tai laskentapäiväksi. OPH kysyy oppilaitosten opiskelijamääriä Tilastossa eritellään nuoret ja aikuiset. Tiedot saadaan Primuksesta erilaisilla hauilla ja lukumäärät syötetään OPH:n nettilomakkeeseen. Jos oppilaitoksessa on useampia yksiköitä, lasketaan tiedot yhteen ja lähetetään koottuna. Ohje tilastoon löytyy StarSoftin www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus / Koosteet ja tilastot / Ammatilliset tutkinnot. Tammikuussa Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta. Tilastokeskuksen henkilöpohjainen tilasto. Primuksessa tehdään opiskelijatiedoista siirtotiedosto, joka lähetetään Tilastokeskuksen nettisovelluksen kautta. Tilastoa varten tulee tutkintosuorituksilla olla oma kurssityyppinsä Primuksessa. Näin saadaan selvitettyä, ketkä ovat suorittaneet (joitain) näyttöjä, ketkä koko tutkinnon ja ketkä ovat vain osallistuneet koulutukseen. Ohje tilastoon löytyy StarSoftin www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus / Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen. Tammi-helmikuussa siirretään Kelalle tiedot tutkinnon suorittaneista opiskelijoista työeläkettä varten. Primuksessa tehdään opiskelijatiedoista siirtotiedosto, joka lähetetään Kelaan nettisovelluksen kautta. Tiedonsiirtoon otetaan mukaan vain perustutkinnon suorittaneet, ei ammatti- tai erikoisammattitutkinnon suorittaneita. Ohje tilastoon löytyy StarSoftin www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus / Tiedonsiirrot / Kelaan. Maaliskuussa Oppilaitosten tutkintoon johtamaton koulutus. Tilastokeskus kysyy lisäkoulutusten, lyhytkurssien ym. aikuiskoulutuksen opiskelijamääriä. Ohje tilastoon löytyy StarSoftin www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus W4 / Koosteet ja tilastot / Ammatilliset tutkinnot. Tilastokeskuksen tiedonkeruut muuttuivat vuoden 2014 alussa. Ohjeet tähän löytyy www-sivuilta kohdasta Ohjeita / Primus W4 / Tiedonsiirrot / Tilastokeskus / Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta Tiedonsiirto uudistui vuoden 2014 alussa. Tiedot kerätään vain kerran vuodessa ja samalla kertaa menee sekä opetussuunnitelmaperusteinen että näyttötutkintoon valmistava koulutus.toiminto löytyy Opiskelijatrekisterissä kohdasta Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen / Henkilöpohjainen tiedonsiirto. Ruudussa on neljä eri vaihtoehtoa: lukiot, ammatilliset oppilaitokset, ammattikorkeakoulut ja oppisopimus. Näistä valitaan se koulutustyyppi, jonka tietoja ollaan kulloinkin siirtämässä. Seuraavaksi valitaan, siirretäänkö kaikkien opiskelijoiden tiedot vai jollain haulla rajatun opiskelijaryhmän tiedot. Lopuksi valitaan, mihin opiskelijoiden läsnä- ja poissaolotiedot on kirjattu: yksirivisiin Kirjoilla-kenttiin vai moniriviseen Läsnäolotaulukkoon. Tarkista aina tiedonsiirron virhelista ja korjaa puutteelliset tiedot ennen kuin tallennat tiedoston.

94 94 LUKU 17. TIEDONSIIRROT Tiedonkeruun nimi Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta Oppisopimuskoulutukseen osallistuneet ja/tai tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta Perustutkinnon suorittaneet eläke-etuutta varten Oppimistulostiedon tuottaminen ammattiosaamisen näytöistä Tilastointipäivien 20.9 ja perustietokyselyt Taulukko 17.1: Tiedonsiirtojen nimet, ohjeet ja toiminnot Tiedon Ajankohta Ohjeen nimi ja Tekotapa kerääjä sijainti www-sivuilla Primuksessa STAT tammikuu Tiedonsiirrot / Tilastokeskus / Oppilaitosmuotoisen ammatillisen koulutuksen opiskelijat ja tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta STAT tammikuu Tiedonsiirrot / Tilastokeskus / Oppisopimukseen osallistuneet ja/tai tutkinnon suorittaneet kalenterivuodelta KELA helmikuu Tiedonsiirrot / Kela / Opiskelutietojen siirto Kelaan (2. aste) OPH OPH kesäkuu, elokuu tammikuu, syyskuu Tiedonsiirrot / Opetushallitus / Oppimistulostiedon tuottaminen ammattiosaamisen näytöistä, Näytöt-rekisterissä Koosteet ja tilastot / Ammatilliset tutkinnot / Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijamäärät Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen / Henkilöpohjainen tiedonsiirto Tiedonsiirrot / Tilastokeskukseen / Henkilöpohjainen tiedonsiirto / Oppisopimus Tiedonsiirrot / Kelaan / Opiskelutietojen siirto (2. aste) Valmiit tulostepohjat, joista tiedot kopioidaan OPH:n weblomakkeelle Erilaiset haut ja jakaumat

95 17.3. KELAN TIEDONSIIRROT Ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijamäärät Tätä tiedonkeruuta varten ei ole erillistä siirtotoimintoa, koska tietojen kirjaustapa vaihtelee oppilaitoksittain. Tilaston kohdan 2 Opiskelijamäärät tiedot saadaan yksinkertaisilla hauilla, liitetiedot ja erittelyt taas jakaumien avulla. Hakuehdot ja jakaumiin valittavat tiedot vaihtelevat sen mukaan, mihin kenttiin oppilaitos on kirjannut tietoja. Tarkempi ohjeistus löytyy www-sivuilta, kohdasta Koosteet ja tilastot / Ammatilliset tutkinnot Kelan tiedonsiirrot Opiskelutietojen tiedonsiirto Kelaan Toiminnolla tehdään ammatillista perustutkintoa suorittavista siirtotiedosto, joka toimitetaan Kelalle eläkeetuutta varten. Toiminto löytyy Opiskelijat-rekisteristä kohdasta Tiedonsiirrot / Kelaan / Opiskelutietojen siirto (2. aste). Apuruudussa valitaan kaikki opiskelijat tai rekisteriruutuun haetut opiskelijat ja klikataan Tee tiedonsiirto -painiketta. Jos Näytä virheet -painikkeen teksti on musta, avautuu painikkeesta lista virheistä/puutteista. Tulosta lista, korjaa puutteet ja tee tiedonsiirto uudelleen. Tallenna vasta, kun Näytä virheet -painikkeen teksti on harmaa. Oppilaitos toimittaa tiedoston Kelalle Kelan määräämällä tavalla Valvontailmoitus Kelalle Valvontailmoitus lähetetään Kelalle, jos opiskelija keskeyttää opinnot, eroaa oppilaitoksesta tai ei edisty riittävästi opinnoissaan. Valvontailmoitus on StarSoftin verkkosivuilta ladattava tai Kelasta saatava lomake. Valmista tiedonsiirtotoimintoa tarkoitukseen ei ole. Valvontalomakkeeseen tulostuu valmiiksi opiskelijan tiedot, mutta keskeyttämiseen/edistymiseen liittyvät tiedot tulee täyttää käsin. Lomake ohjeineen löytyy StarSoftin tulostepankista ammatillisten oppilaitosten tulosteiden kohdasta.

96 96 LUKU 17. TIEDONSIIRROT

97 Luku 18 Hakutoiminnot Primuksen jokaisen rekisteri-ikkunan oikeassa alanurkassa on Hae-painike. Se avaa Hakuruudun, jossa valitaan mistä haetaan ja mitä. Samannäköistä ruutua käytetään muissakin toiminnoissa, esim. kun määrätään rekisterikorttilistassa näkyvä tietojen järjestys (Luettelojärjestys), valikkokentissä näkyvät tiedot (Näkymä) ja kenttien oletusarvot. Jotkut hakumääritykset voivat olla melko monimutkaisia ja siksi haut voi tallentaa. Tallennetut haut löytyvät kaikkien rekisterien oikeasta alanurkasta omalta välilehdeltään sekä hakuruudun Valmiit haut - valikon listasta. Valmiit haut saa käyttöön haun nimeä klikkaamalla. Omia valmiita hakuja kannattaa tehdä ainakin eri tutkintojen ja koulutusohjelmien opiskelijoista, erityisopiskelijoista, tietyn kunnan opiskelijoista jne. sen mukaan, mitä itse usein tarvitsee. Hakujen teko on ohjeistettu tarkemmin Starsoftin www-ohjeissa. Oletuksena haut kohdistuvat vain niihin opiskelijoihin, jotka ovat aktiivisia eli joiden rekisterikortteja ei ole arkistoitu. Moniin tilastoihin halutaan kuitenkin hakea esim. kaikki edellisenä vuonna jossain vaiheessa kirjoilla olleet, jolloin haku halutaan kohdistaa myös arkistoituihin opiskelijoihin. Kun teet valmiita hakuja, joihin halutaan aina hakea myös arkistoidut opiskelijat, valitse haun asetuksissa Arkistohaku-kohtaan Hae myös arkistosta. Jatkossa tähän hakuun tulee aina mukaan myös arkistoidut opiskelijat. Kuva 18.1: Hakujen tekeminen tietokantaan 18.1 Käyttäjän määrittelemä -haut Kun jotain hakua tarvitaan usein, mutta aina hieman muokattuna, kannattaa käyttää Hakuruudun vasemmasta reunasta löytyvän Vakiot-haaran käyttäjän määrittelemä -vaihtoehtoja. Näissä hauissa haun jokin osa on aina sama, esim. haetaan opiskelijoita, joilla Aloituspäivä >= x, mutta päiväys vaihtelee. Kun käyttäjä valitsee tällaisen haun, on hakurivissä valmiina kenttä Aloituspäivä sekä vertailumerkki >=, mutta Primus pyytää käyttäjää antamaan päiväyksen. 1. Klikkaa Hae-painiketta ja valitse kenttäluettelosta Aloituspäivä. 2. Valitse vertailumerkiksi >=. 3. Valitse kenttäpuun aivan lopusta Vakiot-haarasta Käyttäjän määrittelemä päivämäärä. 4. Klikkaa Lisää-painiketta ja anna haun nimeksi esim. XX jälkeen aloittaneet ja kuittaa Ok. 97