VANHUSTEN JA VAMMAISTEN KULJETUSATERIAT (Dno 1275/231/2009)

Transkriptio

1 TARJOUSPYYNTÖ 1 VANHUSTEN JA VAMMAISTEN KULJETUSATERIAT (Dno 1275/231/2009) Hankintayksikkö Osoite Hankinnan tunnus Sähköposti Kirkkonummen kunnan perusturva Perusturvan kirjaamo/terveyskeskus Virkatie Kirkkonummi Ateriapalvelut kirjaamo.perusturva@kirkkonummi.fi Faksi (09) Yhteyshenkilö talouspäällikkö Sirpa Roos, p Tarjouksen kohde Kirkkonummen kunta (jäljempänä kunta) pyytää tarjousta jäljempänä määritellyn ateriapalvelun hoitamisesta ajalle Ateriapalvelu on tarkoitettu asiakkaille, jotka eivät itse pysty valmistamaan ruokaansa tai hankkimaan ruokaa kaupasta. Perusturva antaa ateriapalvelun sellaisen yrittäjän hoidettavaksi, joka vastaanottaa tilaukset ja peruutukset, kuljettaa ateriat asiakkaille sisälle kotiin ja hoitaa laskutuksen. Tarjouspyyntö koskee Kirkkonummen kunnan perusturvan hyväksymien/osoittamien vanhusten ja vammaisten ateriapalvelua. Tämän hetkinen asiakasmäärä koko kunnan alueella on noin 130 ja kuljetettavien aterioiden määrä noin kpl/kk. Asiakkaiden ja toimitettavien aterioiden määrä saattaa lisääntyä sopimuskauden aikana. Hankintaa koskevat ehdottomat vaatimukset 1. Perusturvan osoittamille tai hyväksymille asiakkaille viedään lämmin ateria, joka on tarkoitus syödä heti tai kylmä ateria, jonka voi myöhemmin lämmittää (esim. pakasteateria), klo välisenä aikana arkisin.

2 TARJOUSPYYNTÖ 2 Hankintamenettely Ateria tulee siis voida tilata kuumana/kylmänä. Kunta edellyttää, että aterioita viedään joka arkipäivä ja pitkien juhlapyhien aikana ainakin yhtenä päivänä (aterioiden toimitusväli ei kuitenkaan saa olla pidempi kuin 3 päivää). 2. Kotiin kuljetettuihin aterioihin kuuluu pääruoka lisäkkeineen, johon kuluu proteiiniosuus, pasta tai peruna tai riisi ja tuoresalaatti sekä jälkiruoka. Keittoaterioihin kuuluu keitto, tuore sämpylä tai leipäviipaleet sekä tuoreannos (esim. tomaattia, paprikaa, kurkkua, juuresta). Tarjottava ruoka tulee olla ikäihmisten mieltymysten mukaista kotiruuan omaista ruokaa. Osa asiakkaista tarvitsee myös erityisruokavaliota (esim. diabetes, laktoositon, gluteeniton, sappi- ja kihtiasiakkaat, soseutettu, tai muut tarvittavat). Erityisruokavaliosta ei laskuteta eri hintaa. 3. Yrittäjä hoitaa yhteydet asiakkaaseen tai asiakkaan asioita hoitavaan henkilöön tai viranomaiseen, kuljettaa ateriat, laskuttaa asiakasta (kunnan määrittelemän asiakasmaksun verran) sekä laskuttaa kuntaa sopimushinnan ja asiakasmaksun erotuksen verran toteutuneista aterioista. 4. Yrittäjä sitoutuu ilmoittamaan havaitsemistaan asiakkaan palvelun- tai avuntarpeesta kotihoitotoimistoon välittömästi. 5. Ruokalistat vähintään viideksi viikoksi suunnitellaan siten, että ravintosisältö täyttää kohderyhmien ravintosuositukset (laskettu esim. Aterix-ohjelmalla). 6. Joka päivä on tarjolla vähintään 2 eri ateriavaihtoehtoa. Kunnan hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja sen nojalla annettuja säädöksiä. Hankinnan arvo alittaa EU:n kynnysarvon. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA-tietokannassa ja kunnan internetsivuilla Hankintapäätös ja sopimuksen tekeminen Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille kirjallisesti. Sopimus tehdään yhden toimittajan kanssa. Sopimus osapuolten välillä syntyy, kun sopimus on allekirjoitettu. Sopimus voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hankintapäätöksen tiedoksisaannista on kulunut 21 päivää (HankL:n 74 ). Hankintayksikkö pidättää itselleen oikeuden olla hyväksymättä yhtään jätetyistä tarjouksista.

3 TARJOUSPYYNTÖ 3 Sopimusaika Hintojen tarkistus Tarjoukset Tarjoaja vastaa kaikista tarjouksen tekemiseen liittyvistä kuluista eikä ole oikeutettu korvaukseen, vaikka hankinta peruuntuisi tai keskeytyisi. Sopimuskausi on sekä mahdollinen optiovuosi Sopimus voidaan irtisanoa sopimuskauden aikana, mikäli tarjottavat palvelut eivät vastaa sovittua. Irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Tarjouksen mukaisten hintojen tulee olla voimassa koko sopimuskauden ( ). Hintoja voidaan tarkistaa ennen optiovuoden alkamista. Tarjouksessa tulee ilmoittaa erikseen hinta/ateria (alv 0 %) sisältäen kuljetuskustannukset sekä kaikki muut kustannukset (esim. laskutuskustannukset). Lisäksi tulee ilmoittaa kuljetuskustannusten osuus laskutettavan aterian hinnasta. Tarjouksesta tulee ilmetä seuraavat tiedot: - yrittäjän aiempi kokemus kotipalvelu- ja/tai ateriapalvelusta - yrittäjän vakavaraisuus, luotettavuus, toimintavarmuus - yrittäjän edellytykset hoitaa annetut tehtävät ja kehittää niitä muuttuvissa oloissa - vastuuhenkilö - toiminnan sisältöä ja laatua kuvaavat tiedot o Ateriat Selvitys montako päivittäistä ateriavaihtoehtoa yrittäjä tarjoaa (väh. 2 vaihtoehtoa vaaditaan) Selvitys, että ateriat voidaan tilata kuumana/kylmänä (esim. pakastettuna) Selvitys siitä, mitä erityisruokavalioita pystytään noudattamaan Selvitys miten muutokset asiakkaiden ateriatilauksiin ilmoitetaan ja kuka sen tekee Ruokalistat vähintään viideksi viikoksi

4 TARJOUSPYYNTÖ 4 Selostus siitä mikä aterioiden ravintosisältö on, miten se on todennettu ja miten sitä seurataan o Ruokien valmistaminen tuotantoon sopiva laitteisto yleiskuvaus ruokien jäähdytyslaitteet yleiskuvaus o Henkilökunta henkilökunnan pohjakoulutus ja mahdollinen jatkokoulutus (mm. hygieniapassi) kielitaito (suomi/ruotsi) o Asiakastyytyväisyys miten asiakastyytyväisyyttä mitataan valmius palaute- ja kehityspalavereihin kotihoidosta vastaavien viranomaisten kanssa o Toimintavarmuus varamiesjärjestelmä sairaustapausten varalle kuljetuskalusto o Laskutus miten taataan, että asiakkaiden laskutus toimii luotettavasti o Raportointi mahdollisuudet raportoida kunnan perusturvalle ateriamääristä sekä asiakkaiden päivittäisistä tilauksista o Kokemus referenssiluettelo kuinka monta vuotta on toiminut alalla Tarjouksen liitteinä toimitettavat asiakirjat Ennakkoperintärekisterin ote Toimintakertomus 2008 tilinpäätöstietoineen Enintään kaksi kuukautta vanha todistus maksetuista veroista ja sosiaaliturvamaksuista Enintään kaksi kuukautta vanha todistus eläkemaksujen suorittamisesta Selvitys henkilöstön määrästä sekä koulutuksesta ja osaamisesta Mahdolliset referenssit Vähintään viiden viikon ruokalistat ravintoarvolaskelmineen Tarjousten käsittely ja hyväksyminen Tarjousten avaamisen jälkeen suoritetaan määräajassa saapuneiden tarjousten tarkistus ja arviointi. Arvioinnista vastaa kunnan viranhaltijoista asetettu

5 TARJOUSPYYNTÖ 5 arviointiryhmä. Arviointiryhmän ehdotuksesta perusturvalautakunta tekee hankintapäätöksen. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Kelpoisuuden tarkistus Tarjouskilpailun ensi vaiheessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ne tarjoajat, jotka kunta arvioi tarjoajan taloudesta ja toiminnasta saatujen tietojen perusteella sellaisiksi, ettei näillä ole riittäviä edellytyksiä selviytyä hankittavan palvelun velvoitteista. Tarjous voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta esimerkiksi, jos tarjoajan taloudellinen tilanne arvioidaan sellaiseksi, että sillä voidaan perustellusti olettaa olevan vaikeuksia hoitaa sopimuksen mukainen velvoite tarjoajan ei voida arvioida suoriutuvan sopimusvelvoitteistaan riittämättömien resurssien takia, eikä tarjoaja esitä selvitystä toimitusvelvoitteiden täyttämiseen käytettävissään olevista muista resursseista, esim. alihankinnoista tarjoajan suorituskyky tai esittämä ratkaisu arvioidaan sellaiseksi, ettei sen voida perustellusti odottaa täyttävän hankinnalle asetettuja vaatimuksia. Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistus Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tässä vaiheessa tarjouksia arvioidaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta palveluilta edellytetään. Tarjouskilpailu ratkaistaan tarjouspyynnön ehdot täyttävien tarjousten perusteella. Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Ne tarjoukset jotka täyttävät tarjoajille ja tarjouksille asetetut vaatimukset vertaillaan. Ratkaisuperiaatteena on, että hyväksytyksi tulee tarjous, joka on kunnalle kokonaistaloudellisesti edullisin. Valintakriteereinä kaikissa vertailuissa käytetään tärkeysjärjestyksessä:

6 TARJOUSPYYNTÖ 6 Kokonaishintaa (alv 0%) Ateria vaihtoehdot (vaihtoehtojen määrä päivittäin) Yrittäjän kokemus ateriapalvelun tuottamisesta Ilmoitus päätöksestä Vertailussa on käytettävissä 100 pistettä, joista hinnan painoarvo on 60 pistettä, ateria vaihtoehdot painoarvo on 30 (yli 2 ateriavaihtoehtoa/päivä 30 pistettä, 2 ateriavaihtoehtoa/päivä 15 pistettä), yrittäjän kokemuksen ateriapalveluiden tuottamisesta painoarvo on 10 (Yli 3 vuoden kokemus 10 pistettä, 2-3 vuoden kokemus 5 pistettä, alle 2 vuoden kokemus 0 pistettä). Hintapisteet laskemme kaavalla: halvin / tarjottu hinta * 60. Kaikille tarjouksen määräaikaan jättäneille ilmoitetaan päätöksestä kirjallisesti. Tarjouksen jättö Lisätiedot Tarjousten on oltava perillä suljetussa kirjekuoressa viimeistään klo mennessä osoitteella: Kirkkonummen kunta Perusturvan kirjaamo/terveyskeskus Virkatie Kirkkonummi Kuoreen merkintä Ateriapalvelut; Dno 1275/231/2009 Tarjouksen on oltava voimassa asti. Lisätietoja tarjouspyynnöstä antaa: Talouspäällikkö Sirpa Roos, puh sirpa.roos@kirkkonummi.fi Lisätietoja ateriapalvelusta antaa: Kotihoitopäällikkö Gun-Lis Wollstén, puh gun-lis.wollsten@kirkkonummi.fi

7 TARJOUSPYYNTÖ 7 Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset Tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse mennessä perusturvan kirjaamoon, kirjaamo.perusturva@kirkkonummi.fi. Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarjouspyyntöön tehdyt tarkennukset julkaistaan kunnan internetsivuilla osoitteessa viimeistään KIRKKONUMMEN KUNTA, PERUSTURVA Stina Karlsson ylilääkäri Sirpa Roos talouspäällikkö