NUORI KULTTUURI TAPAHTUMIX. Opas tapahtumajärjestäjille

Transkriptio

1 NUORI KULTTUURI TAPAHTUMIX Opas tapahtumajärjestäjille

2 SISÄLLYSLUETTELO Nuori Kulttuuri tapahtumiks 5 Nuori Kulttuuri -tapahtumajärjestelmä 6 Suunnittelu ja alkuvalmistelut 8 Toimintasuunnitelma Säännöt Talousarvio Lupa-asiat ja pelastussuunnitelma Teosto ja Gramex Tapahtuman osat: avajaiset, katselmus, oheisohjelmat, päätösjuhla 11 Avajaiset ja päätösjuhla Oheistapahtumat Tiedotus ja markkinointi 12 Tiedotus Markkinointi Tapahtuman aikainen tiedotus ja dokumentointi Nuoret mukaan tapahtumaa tekemään 15 Tapahtumapaikat 16 Esiintymispaikat Esiintymispaikkojen tekninen varustus Tapahtumatoimisto ja infopisteet Majoitusjärjestelyt 19 Ruokailujärjestelyt 20 Työntekijät 20 Ilmoittautumiset ja mitä kaikkea sitten tapahtuukaan 22 Ilmoittautumislomakkeet ja ilmoittautumisaikataulut Ilmoittautumiskäytännöt Ilmoittautumisten saavuttua Esiintymisaikataulujen ja erilaisten koontilistojen laatiminen 24 Osallistujakirjeet 25 Osallistujapassit, infopaketit, ruoka- ja majoitusliput 27 Palauteraadit 28 Nuori Kulttuuri henki 29 Liitteet Lähteet ja kirjallisuusvinkkejä Itse tapahtumasta en voi sanoa muuta kuin upeaa! Tuolla lauseella alkoi vuoden 2006 valtakunnallisen teatteritapahtuman raportti, jonka on kirjoittanut tapahtumatuottaja Panu Mäenpää. Voiton hurmiossani kirjoitetut raportin loppukappaleet kielivät energiasta ja voimasta, jota olin saanut itselleni viikonlopun aikana kaikista mahtavista kohtaamisista. Yhtään ainoaa esitystä en koko viikonloppuna nähnyt. Se summaa aika hyvin tapahtuman järjestäjän todellisuuden: itse esitykset jäävät näkemättä ja silloin tietää onnistuneensa, kun itsekin tulee näkymättömäksi, kun pystyy hoitamaan työnsä niin hyvin, ettei kukaan huomaa mitään. Näkymättömäksi pyrkimisellä on kuitenkin itsestään irrallinen tarkoitus: luoda kaikki olosuhteet mahdollisimman hyväksi, että nuoret pääsevät näkyviin, taide pääsee pursuamaan ulos lavoille, kaduille, elämän ympärille. Sittemmin siirryin Nuori Kulttuuri -toimistoon, ja siinä ominaisuudessa olen saanut opetella ja oppia yhdessä lisää siitä, miten tapahtuma saadaan kokoon ja miten se saavuttaa sen suurimman tavoitteensa: nuoren huomioimisen taiteilijana. Mirja Karppanen on Nuori Kulttuuri -veteraani, jonka työhistoriassa kulttuurinen nuorisotyö on näytellyt isoa osaa. Kun Mirja lähestyi minua tällä kirjaehdotuksella, huusin kyllä välittömästi. Tarkoituksena oli luoda kätevä käsikirja siitä, miten hyviä käytänteitä on kokeilemalla löydetty ja miten Nuori Kulttuuri -tapahtuma saadaan pykättyä pystyyn mahdollisimman tehokkaasti, huumoria unohtamatta. Mirja on tehnyt huiman työn ja siitä olemme hänelle todella kiitollisia! Tämä käsikirja on tehty kaikkien 2000-luvulla järjestettyjen valtakunnallisten tapahtumien loppuraporttien perusteella, ja vaikkakin niissä viitataan valtakunnalliseen tapahtumaan, ovat säännöt, rakenteet ja päämäärät samat myös alueellisissa tapahtumissa. Käsikirja ei kuitenkaan syrjäytä vanhaa hyvää keinoa, eli kysymistä! Nuori Kulttuuri -toimisto on aina valmiina auttamaan missä tahansa mieltä askarruttavassa kysymyksessä, edelleenkin. Ja parhaimpina apureina ovat aina oma ja nuorten mielikuvitus; keksikää luovia ratkaisuja myös yhdessä! Upeaa tapahtumaa toivottaen, Helsingissä kesällä 2010 Panu Mäenpää kulttuurisuunnittelija Nuori Kulttuuri -toimisto 3

3 Nuori Kulttuuri tapahtumix Tämän oppaan näkemys tapahtumatuottamisesta perustuu Nuori Kultuuri -tapahtumia järjestäneiden henkilöiden osaamiseen. Aineistona tätä kirjoittaessani minulla on ollut vuosina järjestettyjen valtakunnallisten kevättapahtumien raportit. Minun lisäkseni (Kotka 2002) nuo osaajat tapahtumien taustalla ovat Virpi Rantanen ja Hannu Ala-Sankola (Lahti 2001), Samuli Taivalmaa (Lapua 2003), Anne Hintsala (Vaasa 2004), Panu Mäenpää (Seinäjoki 2006), Leena Aho (Turku 2007), Ulla Vuori (Kuopio 2008) ja Tarja Ahtiainen (Lappeenranta 2009). Raporteista saamaani tapahtumatuottamisen kuvaa täydensin haastattelemalla kulttuurisen nuorisotyön uranuurtajia ja useita katselmuksia järjestäneitä Sinikka Haapasta ja Leena Ahoa. Lisäksi tein pienen kyselyn valtionhallinnon nuorisotoimille heidän osuudestaan tapahtumakokonaisuudessa. Olen avannut tapahtumatuottamisen eri vaiheet melko yksityiskohtaisesti. Opasta voi lukea kokoelmana hyvistä käytännöistä tai vinkkilistana. Mikäli kaiken tähän kertyneen tekstin läpikäyminen tuntuu ylivoimaiselta tehtävältä, lukujen otsikot ja ingressit toimivat pikaoppaana sekä muisti- tai tarkastuslistana tapahtumatuottajalle. Lopusta löytyy lisäksi tapahtumatuottajan kuukausittainen muistilista, sieltä löytyvät myös ne pienet jutut, joita ei ole muualla tässä oppaassa mainittu. Kaikille Nuori Kulttuuri -tapahtumaa järjestämään lähteville haluan muistuttaa, että tapahtumatuottaja ei ole, eikä hänen tarvitse olla, kaikkien alojen asiantuntija. Apua saa ja pitääkin pyytää. On hyvä tiedostaa, mitä tehtäviä hoitamaan itse parhaiten sopii ja missä tehtävissä joku muu on parempi. Yhteistyöverkoston kokoaminen on ensimmäisiä tehtäviä, samaten suosittelen ehdottomasti ohjausryhmän kokoamista omaa työtä tukemaan. Tämän oppaan lisäksi aikaisempien tapahtumien raportit auttavat, eikä Nuori Kulttuuri -toimistosta saatavaa apua kannata jättää missään nimessä käyttämättä. Niin pientä tai suurta asiaa ei ole, ettei sitä voisi pohtia yhdessä toimiston kulttuurisuunnittelijan kanssa. Tämän opas on matka menneeseen kymmeneen vuoteen. Suorat lainaukset raporteista valottavat Nuori Kulttuuri -tapahtuman luonnetta ja vastaavat osaltaan kysymykseen miksi. Yksi vastaus on oma kiitoskirjeeseen päättynyt mietteeni vuodelta Me kaikki lapset, nuoret ja aikuiset tarvitsemme onnistumisen kokemuksia ja Nuori Kulttuuri -viikonloppu Kotkassa soi tuon kokemuksen meille jokaiselle. Hellitään ja varjellaan sitä tunnetta sisällämme kesän kuohujen vaihtuessa syksyn kuulauteen, talvipakkasista kevääseen ja keväästä toiseen. Teatteriviikonlopun tunnelmiin voi muistoissa palata onneksi uudestaan ja uudestaan. (Loppuraportti Kotka 2002, kiitoskirje.) Tämä opas vastaa kysymykseen miten, mutta myös miksi. Kysymykseen miten järjestetään Nuori Kulttuuri -tapahtuma, mutta myös miksi. Lisäksi tämä antaa vastauksen kysymykseen millainen on Nuori Kulttuuri -tapahtumajärjestelmä. Mirja Karppanen oppaan toimittaja 5

4 Nuori Kulttuuri -tapahtumajärjestelmä Nuori Kulttuuri on nuorten omaehtoista taiteen tekemistä, uutta ja kokeilevaa kulttuuria. Kyseessä on jokavuotinen koulutuksellinen tapahtuma, jossa esiintyjät saavat arvion esityksestään tai työstään. Tapahtumajärjestelmän tavoitteena on antaa nuorille taiteenharrastajille mahdollisuus taitojensa ja kykyjensä esittelemiseen ja vertaamiseen muiden kanssa, positiivisessa ja kilpailuhengettömässä ilmapiirissä. Nuoret saavat suullisen ja kirjallisen palautteen sekä mahdollisuuden keskustella ammattilaisista koostuvan raadin kanssa. Nuori Kulttuuri -toiminta tarjoaa mahdollisuuden olla mukana tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa niillekin nuorille, jotka eivät itse taidetta harrasta. Nuori Kulttuuri on kaksiportainen tapahtumajärjestelmä, jossa toukokuussa järjestettävää valtakunnallista tapahtumaa edeltävät aluetapahtumat helmi- ja maaliskuussa. Kevättapahtumissa lajeina vuorottelevat: 2011 Musiikki Sounds 2012 Tanssi Moves 2013 Teatteri Teatris jne. Kaiken yläpuolella leijuvana ajatuksena ja tavoitteena oli järjestää innokkaille harrastajille mielekäs, opettavainen ja ennen kaikkea hauska viikonloppu, joka kannustaisi jatkamaan harrastusta, kehittymään harrastajana sekä toimisi ikään kuin palkintona koko vuoden uurastuksen jälkeen. (Loppuraportti Seinäjoki 2006.) Kysymyksessä ei ole kilpailu, vaan katselmus, jossa ei ole tarkoitus asettaa ryhmiä paremmuusjärjestykseen, vaan luoda edellytyksiä esiintymiselle ja oppimiselle ja tavata muita saman harrastuksen harrastajia. (Loppuraportti Lapua 2003.) Aluetapahtumista vastaavat kuntien nuorisotoimet, tapahtumajärjestäjä voi nuorisotoimen ohella olla kulttuuritoimi, jokin oppilaitos tai järjestö. Aluetapahtumia koordinoivat valtion aluehallinnon nuorisotoimet kuudella alueella, jotka ovat 1) Lappi, 2) Pohjois-Pohjanmaa (+ Kainuu), 3) Pohjanmaa (Etelä-Pohjanmaa + Keski-Pohjanmaa + Keski-Suomi + Pirkanmaa), 4) Pohjois-Savo (+ Etelä- Savo + Etelä-Karjala), 5) Varsinais-Suomi (+ Satakunta) ja 6) Uusimaa (+ Häme ja Kaakkois-Suomi). Aluetapahtuman kustannuksiin Elinkeino- liikunta- ja ympäristökeskusten nuorisotoimet osallistuvat maksamalla markkinointiin, vuokriin ja raatilaisiin liittyviä kuluja. Muista kuluista vastaa järjestävä taho mahdollisesti yhdessä alueen muiden kuntien kanssa. Aluetapahtumajako noudattaa pääsääntöisesti maakuntajakoa. Valtakunnalliset tapahtumat järjestetään toukokuussa ja aluetapahtumat saman vuoden helmi-maaliskuussa. Aluetapahtumista valitaan esitykset valtakunnalliseen tapahtumaan, kiintiöt alueille on jaettu niissä asuvien nuorten määrän mukaan. Valtakunnallisen tapahtuman toteuttava kaupunki vastaa itsenäisesti tapahtuman järjestämisestä Nuori Kulttuuri -toimikunnassa hyväksytyn suunnitelman mukaisesti. Tapahtumakokonaisuuden suunnittelusta ja koordinaatiosta vastaa opetusministeriön nimeämä Nuori Kulttuuri - toimikunta. Valtakunnallisten tapahtumien rahoituksesta vastaa opetusministeriö yhdessä tapahtuman järjestävän kunnan kanssa. Valtakunnallisen tapahtuman järjestäjä laatii tapahtumalle säännöt, jotka Nuori Kulttuuri -toimikunta hyväksyy. Kevättapahtuman lajeina vuorottelevat musiikki, tanssi ja teatteri. Toukokuussa järjestettävää valtakunnallista tapahtumaa edeltävät helmi-maaliskuussa järjestettävät aluetapahtumat. Tapahtuma on tarkoitettu vuotiaille harrastajille ja luonteeltaan tapahtuma on koulutuksellinen. Sääntöjä noudatetaan erittäin tarkasti valtakunnallisessa tapahtumassa, aluetapahtumissa voi olla joustavampi. Sääntöihin liittyvissä tulkinnoissa viimeisen sanan sanoo aina Nuori Kulttuuri -toimikunta. Tärkeintä on saada nuoret mukaan esittämään taitojaan ja saamaan ammattilaisilta palautetta. Käytännössä valtakunnallisen tapahtuman järjestäminen vaati kokopäiväisen tapahtumatuottajan vähintään järjestelyjen viideksi tai kuudeksi viimeiseksi kuukaudeksi. Tämän lisäksi tapahtumajärjestelyjen kiihkeimmäksi ajaksi kannattaa ottaa pari työharjoittelijaa tai työssäoppijaa. Laaja-alainen ohjausryhmä on suuri apu tapahtumatuottajalle, joten sellainen kannattaa koota heti, kun päätös tapahtuman järjestämisestä on tehty. Projektiryhmän roolia pidän tärkeänä. Tavallaan projektiryhmä toimi seurantaryhmänä, joukkiona järjellisiä ihmisiä, jotka katselivat järjestelyjä hieman kauempaa, osasivat katsoa asioita eri näkökulmista. Projektiryhmältä sain vahvistusta, että oltiin menossa oikeaan suuntaan. (Loppuraportti Kotka 2002.) 6

5 Tapahtuman suunnittelu ja alkuvalmistelut Toimintasuunnitelma Mitään suurtapahtumaa ei tulisi järjestää liian lyhyellä Sääntöjä laatiessa on paikallaan pohtia muutamia asioita. Yhteistyökumppaneita voi hakea niin alue- kuin val- rotaan ne toimenpiteet, joilla vaaratilanteet ehkäistään. Tapahtuman järjestäminen lähtee liikkeelle toimintasuunnitelman, talousarvion ja sääntöjen laatimisesta. Säännöt laaditaan valtakunnalliselle tapahtumalle ja niitä noudatetaan soveltaen aluetapahtumissa. Valtakunnallisen tapahtuman suunnittelu on hyvä käynnistää jo noin 1 ½ vuotta ennen tapahtumaa. Alkuvalmisteluihin kuuluvat myös lupa-asioihin liittyvien seikkojen tarkastaminen. On sitten järjestämässä alue- tai valtakunnallista tapahtumaa, kannattaa aloittaa suunnitelman tekemisellä. Valtakunnallisen tapahtuman suunnittelu tapahtuu jo edellisen vuoden alkupuolella. Suunnitelma, säännöt ja talousarvio on hyväksytettävä toimikunnassa noin vuotta ennen tapahtumaa. Aluetapahtuman suunnittelun voi käytännössä käynnistää, kun valtakunnallisen tapahtuman säännöt on julkaistu. Sääntöjen kohta viimeisestä ilmoittautumispäivästä määrittää osaltaan aluetapahtuman ajankohtaa. Toimintasuunnitelma on apuväline omaan työskentelyyn. Muodoltaan ja malliltaan se voi olla millainen tahansa. Siihen kootaan itselle mieleisellä tavalla ne asiat, jotka valmisteluaikataululla. Monet käytännön asiat ovat sellaisia joita ei voi toteuttaa kuin vasta viikkoa, paria ennen h-hetkeä, mutta pitkäjänteinen työ ja eri asiakokonaisuuksien läpikäyminen mielessä vaatii oman aikansa. (Loppuraportti Vaasa 2004.) Säännöt Valtakunnallisen tapahtuman säännöt laatii järjestäjä yhdessä Nuori Kulttuuri -toimiston työntekijän kanssa. Ohjausryhmään pyydetyt kulloisenkin lajin asiantuntijat ovat avainosaajia sääntöjä laadittaessa. Asiantuntijoilta kannattaa edellyttää taiteellisen osaamisen lisäksi myös pedagogista osaamista. Säännöissä määritellään tapahtuman teema, lajit, ikärajat ja valtakunnallisen tapahtuman Yksi hankaluuksia mukanaan tuoma asia on ikäsarjat (10 15-vuotiaat ja vuotiaat). Mikäli ryhmässä on eri ikäsarjoihin kuuluvia, määräytyy ikäsarja enemmistön iän mukaan, ja mikäli osallistujat jakautuvat tasan kahteen ikäsarjaan, mennään niissä vanhempien mukaan. Tämä seikka pitää tapahtumajärjestäjällä olla kirkkaana mielessä. Sääntöjä laatiessa määritellään tapahtuman koko eli se, kuinka monta esiintyjäryhmää tai esitystä tapahtumaan voi kokonaisuudessaan osallistua. Teatteritapahtumissa määrä on ollut noin 45, musiikissa tapahtumajärjestäjän resursseista riippuen Nämä määrät sitten jaetaan aluetapahtumille alueiden nuorten ikäluokkiin suhteut- takunnalliseenkin tapahtumaan. Valtakunnallisessa tapahtumassa Seinäjoella 2006 yhteistyökumppaneina oli kolme isompaa yritystä, Lappeenrannassa 2009 ei saatu yhteistyökumppaneita mukaan. Yhteistyökumppaneita haettaessa pitää olla liikkeellä jo noin puoltatoista vuotta ennen tapahtumaa. Kotkassa 2002 käsiohjelmasta myytiin mainostilaa, mikä sekin vaatii aikaa ja työpanosta. Lahdessa 2001 vaikeuksia aiheutti myöhäinen yhteydenottoaika, yritykset olivat sijoittaneet mainosmarkkansa jo aiemmin. Aluetapahtumiin voivat paikkakunnan yritykset osallistua mm. lahjoittamalla palkintoja. Lupa-asiat ja pelastussuunnitelma Yleisötilaisuuden järjestämisestä on tehtävä kirjallinen Pelastussuunnitelma tehdään koskemaan niin esiintymispaikkoja kuin majoitus- ja ruokailutilojakin. Teosto ja Gramex Musiikin esittämisestä joko livenä tai nauhoitettuna maksetaan korvauksia kappaleiden tekijöille. Nuori Kulttuuri - toimikunta on sopinut Teoston ja Gramexin kanssa elävän ja nauhoitetun musiikin käytöstä valtakunnallisessa tapahtumassa. Koska aluetapahtumat ovat yleensä kuntien järjestämiä, on oletettavaa, että Teoston ja kuntien kesken on Teoston edustamien luovien tekijöiden osalta solmittu sopimuksia, jotka koskevan musiikin esittämistä kuntien järjestämissä tilaisuuksia. Mikäli kunnan ja Teoston välillä ei ole voimassa olevaa sopimusta, kunta on velvollinen on tehtävä tapahtuman järjestämiseksi. Aluksi suunnitel- aluekohtaiset kiintiöt. Sääntöjä laatiessa kannattaa kat- taen. ilmoitus järjestämispaikan poliisille. Lisätietoja ilmoituk- hankkimaan musiikin esitysluvat erikseen Teostolta. maan tulee isoja linjoja, matkan varrella se täydentyy ja soa mallia aiemmilta vuosilta, tärkeää on pitää mielessä sen tekemisestä saa nettisivuilta Poikke- tarkentuu. järjestäjäkunnan resurssit (esiintymispaikat, majoituspai- Talousarvio uksen muodostavat yleisötilaisuudet, jotka osanottajien Sama luonnollisesti niissä tapauksissa, kun tapahtuman kat, ruokailupaikat, työvoima). Musiikki- ja tanssitapahtu- Valtakunnallisen tapahtuman talousarvion laadinnassa vähäisen määrän, tilaisuuden luonteen tai järjestämis- järjestäjä on jokin kunnan ulkopuolinen taho, kuten jär- mitä missä milloin ketkä sisältö tapahtumapaikat mat ovat tarjonneet esiintymistilaisuuden noin voi ottaa mallia edellisen tapahtuman talousarviosta. paikan vuoksi eivät edellytetä toimia järjestyksen ja jestö. Kuntienkin järjestämistä tilaisuuksista on tehtävä tiedotus ja markkinointi talous nuorelle ja teatteritapahtumat noin nuorelle. Menoja ovat mm. vakituisten ja tilapäisten työntekijöiden turvallisuuden ylläpitämiseksi, sivullisille ja ympäristölle Teostoon ilmoitus tilaisuuden ohjelmasisällöstä. Ohjelma- Kolme edellistä tapahtumaa on suunnattu vuoti- palkat, tila- ja laitevuokrat, järjestyksenvalvonta, sti- aiheutuvan haitan estämiseksi tai erityisiä liikennejär- tiedot voi ilmoittaa lomakkeella, joka löytyy Internetistä Toimintasuunnitelma voi olla kuukausittainen listaus aille harrastajille. Musiikissa lajeina olivat konserttimu- pendit, ruokailut, majoitus, tiedotus ja painatus, toimis- jestelyjä. Kannattaa olla yhteydessä suoraan lähimpään sivuilta Tallentamisluvat kunnan on aina tehtävistä töistä, se voi olla mind map, jana tai muun- siikki, kansanmusiikki, rap, reggae, dance, iskelmä, jazz tokulut sekä vakuutukset. Tulopuolella ovat opetus- ja poliisilaitokseen asian selvittämiseksi. Poliisilaitokselta hankittava erikseen Nordisk Copyright Bureau lta (NCB). lainen kuvio. Toiset meistä piirtävät säkkyröitä ja toiset sekä rock- ja pop. Tanssissa katutanssi, nykytanssi, baletti, kulttuuriministeriön avustus, järjestävän kaupungin oma osataan myös neuvoa, miten paljon mahdollisia järjestyk- tekevät yksityiskohtaisia listauksia. jazz- ja showtanssi, steppi sekä etniset tanssit. Teatteris- rahoitusosuus, sponsorit sekä osallistumis-, ruokailu- ja senvalvojia tarvitaan. Kaikessa valmistelussa on muistettava, että vaikka hyvin paljon voi tehdä etukäteen, lopullisesti osallistujien määrästä riippuu moni iso asiakokonaisuus. Aikataulujen laadintaan ja esiintyjien informoitiin jää rajallinen aika. Ennakoida voi, mutta mm. majoitustarve selviää lopullisesti, kun kaikki kannustusjoukotkin on ilmoitettu tapahtumaan ja ruokatilauksen tekemiseen antaa ruokatoimittaja viimeisen päivämääränsä, josta ei voi luistaa. sa puheteatteri, musiikkiteatteri, improvisaatio ja muut (nukketeatteri, katuteatteri, performance, stand up, nonverbaalinen). Säännöissä suljetaan tapahtuman ulkopuolelle ne nuoret, jotka opiskelevat ko. lajeja ammatillisissa oppilaitoksissa tai ovat jo ammatinharjoittajia. Tapahtuma on tarkoitettu harrastajille. Säännöissä saatetaan myös poissulkea sooloesitykset, toisaalta ikärajoissa myös joustetaan. majoitustuotot. Aluetapahtumat järjestetään pääsääntöisesti kunnan omalla työntekijäpanoksella ja omissa tiloissa, joten kulupuolelle jäävät monesti vain raatilaisten korvaukset ja vapaaehtoisten muonitus. Aluetapahtuman järjestäminen ei voi olla rahasta kiinni. Eri alueilla valtion aluehallinnon nuorisotoimet ovat hieman eri tavoin avustaneet aluetapahtumia, kysyä kuitenkin kannattaa jo hyvissä ajoin. Mikäli tapahtumaan liittyy äänentoistoa ja kovaa ääntä ulkona, esimerkiksi musiikkia, meluilmoitukseen liittyviä ohjeita annetaan kuntien ympäristötoimista. Pelastuslaki vuodelta 2004 velvoittaa kaikki suuret tapahtumat tekemään kirjallisen pelastussuunnitelman. Kannattaa ottaa hyvissä ajoin yhteyttä paikkakunnan tai alueen pelastuslaitokseen avun saamiseksi. Pelastussuunnitelmassa ennakoidaan mahdolliset vaaratilanteet ja ker- KATSO MYÖS LIITTEET Tapahtumatuottamisen kuukausittainen muistilista s. 30 Musiikkitapahtuman säännöt 2007 s. 32 Musiikkitapahtuman talousarvio 2007 s. 33 Valtion aluehallinnon nuorisotoimesta vastaavien yksikköjen yhteystiedot s

6 Tapahtuman osat Avajaiset ja päätösjuhla Avajaisten ohjelmassa järjestävä kaupunki on yleensä tuonut esille paikkakunnan omaa osaamista. Avajaisten ohjelmassa on lisäksi järjestävän kaupungin sekä Nuori Kulttuuri -toimikunnan tervehdykset. Järjestäjä luonnollisesti muokkaa avajaisista juuri sellaiset kuin itse haluaa. Avajaisten suunnittelu ja järjestelyt on oiva tilaisuus nuorten mukaan ottamiseen, tilaisuuden ei tarvitse olla kaavoihin kangistunut, se voi olla myös näyttävä spektaakkeli. Avajaiset voivat olla tapahtumaviikonlopun ensimmäinen tilaisuus tai se voidaan järjestää katselmuksen jo käynnistyttyä. Tärkeää on miettiä, mikä järjestämisajankohta olisi sopivin tapahtumaan osallistuville nuorille. Päätösjuhlan ohjelma koostuu viikonlopun aikana nähdyistä esityksistä tai niiden osista. Siitä, miten päätösjuhlan esitykset valitaan, on kerrottava myös osallistujille esim. osallistujakirjeessä tai avajaisissa. Päätösjuhlaan esiintymään pääseminen on merkittävä huomionosoitus. Päätösjuhlassa on perinteisesti puhunut opetus- ja kulttuuriministeriön korkein läsnä oleva virkamies ja joku järjestäjäorganisaatiosta. Ohjelmassa on myös stipendien ja kunniakirjojen jakoa. Päätösjuhlassa palkintojen ja kunniakirjojen jakaminen niin, että kukin ryhmä tuli lavalle hakemaan oman tunnustuksensa viivästytti tilaisuutta. Tärkeää on, että nuoret saivat ottaa paikkansa parrasvaloissa. Mikäli tunnustuksia jaetaan paljon, tulisi päätösjuhlan käytäntöjä miettiä tarkkaan. (Loppuraportti Turku 2007.) Oheistapahtumat Oheistapahtumien järjestämiseen kannattaa osoittaa oma vastuuhenkilö tai ryhmä. Tarkoitus on tarjota tapahtumaan osallistuville nuorille mielekästä tekemistä myös katselmuksen jälkeen tai osittain ohessa. Seinäjoella 2006 tapahtuman yhteyteen liitettiin olemassa olevia paikallisia tapahtumia. Näin Nuori Kulttuuri sai näkyvyyttä paikkakuntalaisten keskuudessa ja Nuori Kulttuuri osallistujat pääsivät tavallaan valmiiseen pöytään. Vuosien varrella tapahtumajärjestäjät ovat tarjonneet nuorille myös järjestämiään erilaisia illanviettoja kuten bänditapahtumia tai diskoja. Erityisesti tanssi- ja musiikkitapahtumissa voidaan tarjota mahdollisuutta erilaisiin open stage -esiintymisiin. Tällaiset avoimet esiintymistilat on hyvä sijoittaa paikkoihin, joissa ihmiset liikkuvat eli torille, kauppakeskuksiin tai puistoihin. Nuori Kulttuuri on koulutuksellinen tapahtuma. Tämä koulutuksellisuus näkyy ammattilaisilta saatavassa palautteessa ja mahdollisuudessa seurata muiden esityksiä. Lisäksi voi järjestää erilaisia työpajoja, joko tapahtuman lajiin liittyviä tai muita taiteenaloja esitteleviä. Järjestäjäpaikkakunnalta löytyvä erityisosaaminen eri alojen ammattilaisten muodossa voi olla oiva lähtökohta työpajoja suunniteltaessa, kuten myös nuorisokulttuurin kuumimmat tuulet. Oli hyvä tarjota nuorille myös työpajatoimintaa. On hyvä antaa nuorille mahdollisuus tutustua muihinkin taiteenaloihin. Tällä kertaa esiintyjiä ja nuoria kiinnosti enemmän toisten esitykset, mikä sekin oli hienoa! (Loppuraportti, Lappeenranta 2009.) Nuori Kulttuuri tapahtuma koostuu avajaisista, katselmuksesta, päätösjuhlasta ja mahdollisista oheisohjelmista. Oheisohjelmaa voivat olla erilaiset osallistujille tar-jottavat työpajat, muut esiintymistilaisuudet vaikka torilla tai kauppakeskuksessa sekä illanvietot. Aluetapahtumissa katselmus käynnistyy tervetulo- ja avaussanoilla ja päätteeksi kerrotaan jatkoon päässeet

7 Tapahtuman tiedotus ja markkinointi HUHTI-TOUKO Valtakunnallinen toimisto Valtakunnallinen tapahtuma Aluetapahtuma Nuorisotoimi / Kulttuuritoimi tms. Ennakkotiedotus kuntiin, kattojärjestöihin Ennakkotiedotus alueen kuntiin, järjestöihin, ryhmiin Ennakkotiedotus ryhmille, kouluille Tiedotus alussa todettiin, tiedotusta ja markkinointia hoidetaan ELO Aluetapahtumille mallitiedote Sääntöesitteet, Säännöt ja tiedotteet Säännöt ja tiedotteet kouluille ja ryhmille Ja tämä ei sitten olekaan mikään yksinkertainen juttu. Lähtökohta on melko yksinkertainen. Järjestämme kuntien nuorisotoimien toivotaan olevan tiedon levittä- kolmesta eri tahosta käsin. Ja oikeastaan neljästä, kun julisteet kuntiin alueen oppilaitoksiin, Ilman tiedotusta ja markkinointia tapahtumaa www-sivut kuntiin, järjestöihin ei kannata järjestää. Tiedotus tapahtuman nuorille taiteen harrastajille ja heille pitäisi misessä vahvasti mukana. Tätä tiedotuksen jakoa avataan tieto tulevasta tapahtumasta saada. Otetaan nyt esimerkiksi teatteritapahtuma. Valtakunnallinen tapahtuma seuraavaksi. ja markkinointi kohdistetaan niin harrastajiin, joista toivotaan tapahtumaan järjestetään toukokuussa ja sitä edeltävät aluetapahtumat Tiedotus on monessa kohdassa päällekkäistä, mutta se SYYS-LOKA Alueelliset mediatiedotteet Paikalliset mediatiedotteet osallistujia, kuin suureen yleisöön, josta helmi-maaliskuussa. Teatterikärpäsen puremia lapsia ja kohdentuu hieman eri tasoille organisaatioita. Valtakunnallisesta toimistosta tuleva virallinen tiedotus tavoittaa nuoria löytyy ainakin harrastajateattereista, teatterikerhoista, kouluista ja oppilaitoksista. Jotta eri ryhmillä olisi kuntien nuorisotoimenjohtajat tai muut nuorisopalve- toivotaan tapahtumaan katsojia. Harrastajiin sekä heidän ohjaajiinsa ja taustata- valmis esitys helmi-maaliskuussa, he tarvitsevat ennakkoluista vastaavat, aluetapahtumajärjestäjä taasen käyttää MARRAS I lehdistötilaisuus hoihinsa kohdistuva tiedotus kannattaa tiedon tulevasta tapahtumasta viimeistään edellisvuoden tiedotuksessa omaa verkostoaan eli hänen kauttaan tiedon saa vaikkapa nuoriso-ohjaaja tai kansalaisopiston pia- aloittaa jo noin vuotta ennen tapahtumaa. Nuori Kulttuuri -tapahtuman tiedo- toinen aalto alkusyksystä, mahdollisesti jopa aiemmin eli keväällä. Jos JOULU Kunta- ja kattojärjestökirjeiden ensimmäinen herättely on tehty jo tapahtumaa edeltävänä keväänä, syksyllä on muistutuksen paikka. Alueta- alaspäin, kohti osallistujaa, kulkevaa. Aluetapahtuman nonsoiton opettaja. Voi ajatella, että tiedotus on ylhäältä tusta hoidetaan kolmella eri portaalla: pahtuman tarkan markkinoinnin ja ilmoittautumiseen järjestäjä saa mallitiedotteen valtakunnallisesta toimistosta, muokkaa ja laittaa eteenpäin omassa verkostossaan valtakunnallisessa tapahtumatoimistossa, valtakunnallisen tapahtuman järjes- medialle ym. keet kouluihin, kuntiin, järjestöi- ryhmät, koulut liittyvän tiedotuksen aika mahdollisille osallistujille on TAMMI Aluetapahtumille mallitiedote Ennakkotiedote Tiedotteet ja ilmoittautumislomak- Ilmoittautumisohjeet heti tapahtumakevään tammikuussa. ja kehottaa seuraavaa tasoa toimimaan samalla tavalla. Medialle kohdennettu tiedotus jakautuu tapahtuman hin; ilmoitus lehtiin, www-sivut Ilmoitukset, paikalliset mediatiedotteet täjäorganisaatiossa ja aluetapahtumien Harrastajiin kohdistuva tiedotus on sekä täsmätiedotusta eri tiedotustasojen kesken niin, että valtakunnallinen harrastusjärjestöille, harrastajateattereille, kuntien toimisto hoitaa yleistiedotuksen suuriin mediataloihin, järjestäjäorganisaatioissa. HELMI Valtakunnallinen Ilmoitukset kulttuuri- ja nuorisotoimille, seurakunnille, kouluille ja valtakunnallisen tapahtuman järjestäjä tapahtumapaikkakunnan mediatiedotus Mediatiedotteet oppilaitoksille että julkista tiedotusta lehdistötiedottein, ilmoituksin ja julistein. Harrastusjärjestöistä, kulttuuri- ja mediaan ja aluetapahtuman järjestäjät alueen suurimpiin medioihin. Kuntien nuoriso- ja kulttuurityöntekijät aluetapahtumista tapahtumasta ennen ja jälkeen jakavat tietoa sitten vielä paikkakunnittain nuorisotoimistoista ja seurakunnista tiedon toivotaan leviävän alaspäin eli kunkin tahon tiedossa oleville ryhmil- paikallismediassa. MAALIS Ilmoitukset, mediatiedotteet tapahtumasta ennen ja jälkeen le ja nuorille. Tapahtuman lajin ollessa musiikki tai tanssi, merkittäviä täsmätiedotuksen kohteita ovat musiikki- ja Niin valtakunnalliselle kuin aluetapahtumallekin luodaan omat www-sivut osaksi -sivustoa. tanssiopistot sekä kansalaisopistot, tahot joissa nuoret Sisällön tuottaminen ja päivittäminen on järjestäjätahon HUHTI Valtakunnallinen Mediatiedotus Kirjalliset palautteet opiskelevat tai harrastavat ko. lajeja. tehtävä. Kotkassa 2002 tapahtuman nettisivut luotiin ja mediatiedotus tapahtumasta avattiin jo noin vuotta ennen tapahtumaa. Ensimmäisenä Seuraavan tapahtuman tiedotus Osallistujakirjeet Yleisön houkuttelu paikalle tapahtuu lähempänä tapahtumaa. sivuille laitettiin tapahtuman säännöt ja yhteystiedot. Ta- alkaa Tällöin välineinä ovat taas jo mainitut julisteet, pahtumajärjestelyjen edetessä sivut kasvoivat ja päivittyi- TOUKO tiedotteet ja ilmoitukset. Erittäin tärkeää on, että tiedotus vät. Vielä tapahtumaviikonloppunakin niitä päivitettiin Valtakunnallinen II lehdistötilaisuus, ilmoitukset, näkyvyys, on oikea-aikaista, täsmällistä ja houkuttelevaa. Kuten valokuvilla ja tunnelmajutuilla tapahtumasta. mediatiedotus käsiohjelma, on-line tiedotus netissä, jälkitiedotus 12 KESÄ Kiitoskirje ja palautteet 13

8 Markkinointi Markkinointiin liittyy tapahtuman visuaalisen ilmeen luominen, erilaiset painotuotteet ja oheistuotteet. Nuori Kulttuuri -tapahtumalla on logo ja markkinointiin tarkoitettua materiaalia saatavilla valtakunnallisesta toimistosta. Tapahtuman julisteita, esiteitä ja kortteja kannattaa käyttää hyväksi aluetapahtumienkin markkinoinnissa. Nuo materiaalit ovat tilattavissa tai ladattavissa sivulta Lisäksi toimistosta saa ainakin kaulanauhoja henkilökortteja varten ja kyniä. Valtakunnallisen tapahtuman järjestäjätaho on kaikissa edeltävissä tapahtumissa luonut oman graafisen ilmeen tapahtumalleen. Luonnollisesti Nuori Kulttuuri -logo on ollut osa tapahtuman ilmettä. Graafisen ilmeen suunnittelussa on käytetty paikallisia osaajia eri tavoin. Kuvataidekoulun oppilaat ideoivat ja graafikko toteutti ilmeen Lappeenrannassa vuonna 2009, Seinäjoella 2006 ohjausryhmä valitsi tapahtuman teemaksi perhosen ja graafisen ilmeen työsti paikkakuntalainen kuvittaja. Vaasassa 2003 julisteen kuva oli kuvataidekoululaisen tekemä. Julisteen suunnittelu annettiin atk-pajan harjoittelijan Pasi Niemimaan tehtäväksi. Ohjeistuksena oli, että julisteen ulkoasun on toimittava myös sääntöesitteessä ja käsiohjelmassa, lisäksi toivomuksena olivat kirkkaat värit. Muutaman tunnin kuluttua tehtävänannosta juliste oli suunniteltu ja hyväksyin sen riemusta kiljuen. Ihanat värit! (Loppuraportti Kotka 2002.) Markkinoinnin avuksi teetettäviä painotuotteita ovat siis juliste, sääntöesite ja käsiohjelma. Tämän lisäksi graafinen ilme toistuu mm. kirjepapereissa, kirjekuorissa, kutsukorteissa, www-sivuilla, osallistuja- ja työntekijäpasseissa, majoituskorteissa ja jopa ruokalipuissa. Lisäksi tulevat vielä banderollit, tienvarsimainokset ja opastaulut. Oheistuotteita ovat vaikkapa kangaskassit, avainnauhat (noita osallistuja- ja työntekijäpasseja varten), t-paidat, ilmapallot ja kynät. T-paitoja on painatettu ainakin työntekijöille, joskus myyntiin. Markkinoinnin budjettiin kannattaa ehdottomasti varata rahaa oheistuotteille, joilla saadaan kätevästi somistettua huomiota herättävästi esiintymispaikkoja. (Loppuraportti Lappeenranta 2009.) Tapahtuman aikainen tiedotus ja dokumentointi Valtakunnallisissa tapahtumissa yhdeksi toiminnalliseksi tekijäksi on muodostunut nuorista koostuva nettitoimitus. Nettitoimitus tekee juttuja ja ohjelmia verkossa levitettäväksi. Järjestäjäpaikkakunta luonnollisesti käyttää apuna omia vahvuuksiaan kuten alan oppilaitoksia, nuorten työpajoja tai viestinnästä kiinnostuneita perusopetuksen oppilasryhmiä. Nettitoimitukseen liittyvissä asioissa kannattaa kääntyä valtakunnallisen tapahtumatoimiston puoleen, on-line tiedotuksen ulostuloväylä on usein ollut valtakunnalliset tapahtumasivut. Tapahtuman dokumentointi on myös suunniteltava ja valmisteltava hyvissä ajoin. Järjestelyprosessin aikana syntyneet asiakirjat, kirjeet ja tiedotteet ovat luonnollinen osa tapahtuman dokumentointia. Tämän lisäksi on varmistettava kuvallinen dokumentointi eli valokuvaajien tai dvd-kuvaajien rekrytointi. Joissakin tapahtumissa on kuvatusta materiaalista koostettu dvd-levy, jota on myyty osallistujille. Lappeenrannassa 2009 nuorista koostunut toimitusryhmä kirjoitti koko viikonlopun ajan tunnelmia tapahtumista, esiintyjistä, työntekijöistä ja oheistapahtumista, lisäksi he ottivat valokuvia. Seinäjoella 2006 paikallisen ammattikorkeakoulun kulttuurituotannon toinen vuosikurssi tallensi esityksiä dvd-kameroilla tehdäkseen tunnin koosteen ja otti valokuvia. Kotkassa 2002 valokuvauksen hoiti nuorten atk-paja, he myös päivittivät nettisivuja tunnelmakuvilla ja teksteillä koko viikonlopun ajan. Turussa 2007 kuvattiin ja levitettiin reaaliaikaista materiaalia laajasti: verkkotoimitus teki juttuja popareena.net -sivulle ja nettiradioon, lisäksi esityksiä taltiointiin ja tehtiin kooste (dvd) myytäväksi. Kaiken tämän mahdollisti nuorisotoimen mediapaja. KATSO MYÖS LIITTEET Aluetapahtuman lehdistötiedote 2009 s. 35 Valtakunnallisen teatteritapahtuman 2009 lehdistötiedote s. 36 Tanssitapahtuman osallistujaja työntekijäpassit 2008 s. 37 Nuoret mukaan tapahtumaa tekemään Nuoret kannattaa ottaa mukaan tapahtuman tekemiseen Osa motivointia on sen asian korostaminen, että nuoret jo suunnitteluvaiheessa. Mikäli tapahtuman järjestää ovat ensiarvoisen tärkeitä tapahtuman tunnelman luomisessa. Heille annettavat tehtävät ovat myös vastuullisia kunnallinen nuorisotoimi tämän ei ole vaikeaa. Tapahtuman suunnittelua voi ideoita nuorisotalolla tai nuorten ja merkittäviä tapahtuman onnistumisen suhteen. Ja vaikuttajaryhmän kanssa. Tapahtumatuotannon eri vaiheissa voi olla mukana eri nuoria tai sitten koko matkan koulutusta ja opastusta. Tapahtumatyöntekijän koulutuk- tehtävistä heidän ei tietenkään tarvitse suoriutua ilman kulkee mukana sama joukko. Tapahtumatuottamisessa seen saa apua Nuori Kulttuuri -toimistosta. mukana oleminen soveltuu erinomaisesti myös koululuokille tai opiskelijaryhmille. Tuotannon eri vaiheissa Osa mukana olleistakin nuorista epäili osaisivatko he kannattaa pitää mielessä myös nuorten työpajat ja niistä tehdä töitä oikein, mutta kannustamalla ja vastuuta löytyvät mahdollisuudet. Tapahtumalajin harrastajat ovat antamalla nuoret huomasivat osaavansa vaikka mitä. varmasti myös kiinnostuneita tapahtumatuottamisesta. (Loppuraportti Lappeenranta 2009.) Mukana olleen oppilasryhmän mukaantulo järjestelyihin Nuoret vapaaehtoistyöntekijät antavat tapahtumalle iloisen ja lennokkaan ilmeen. Nuorten löytäminen, mukaan varhaisessa vaiheessa oli oikea taktiikka. Näin työntekijöiden kouluttaminen tapahtui kuin itsestään. Kaiken saanti ja mukana pitäminen vaatii kuitenkin työtä ja kaikkiaan ryhmä tavattiin ennen tapahtumaviikonloppua 5 kertaa, lisäksi järjestettiin koulutusilta tapahtu- siihen on varattava aikaa. mapaikoittain. Nuorten mukanaolo järjestelyissä alusta Tapahtumaa edeltävän torstai-illan viimeisessä palaverissa olin tosin sitä mieltä, ettei tästä tule mitään, kun asti auttoi pitämään mielessä, kenelle tätä tapahtumaa tehdään; nuorille eikä suinkaan minulle. (Loppuraportti kukaan ei tuntunut osaavan vastata edes yksinkertaisimpiin kysymyksiin. Onneksi se osoittautui edellisen illan Kotka 2002.) jännitykseksi. Kun tapahtuma alkoi, nikottelusta ei ollut Nuorten elämä on nopeaa ja täynnä monenlaista tekemistä. Motivointi tapahtuman tekemiseen pitää hoitaa kun- enää jälkeäkään. (Loppuraportti Kotka 2002.) nolla. Pieniä palkkioitakaan ei kannata unohtaa. Luokkien ja ryhmien luokkaretkirahastot kaipaavat avustuksia Heidän panoksensa tapahtumalle oli täysin sanoinkuvaa- Kaiken kaikkiaan vapaaehtoistyöntekijöitä oli yli 80. ja tapahtumatyöntekijöiden luontaisedut (ruoka, t-paita, mattoman korvaamaton. Nuoret uurastivat melkeinpä kassi jne.) kannattaa mainita jo rekrytointivaiheessa. kellon ympäri kaikkina kolmena päivänä, suurin osa ruokapalkalla. Erityisesti mieleen tulee aina jäämään eräs Lisäksi palkkioina toimivat työntekijöille järjestetyt loppukaronkat ja retket. Henkilökunnan motivointiin ja juontajapojista, joka tuli kesken vaihtovuotensa Saksasta kiitokseen kannattaa varautua talousarviossa. omakustanteisesti tapahtumaa juontamaan. Hän ja kaikki muut tunsivat suurta tarvetta osoittaa muulle Suomelle, että kyllä me Seinäjoella osaamme ja haluamme tehdä vain parasta! (Loppuraportti Seinäjoki 2006.) Nuori Kulttuuri tarjoaa osallistumismahdollisuuden myös niille nuorille, jotka eivät itse harrasta tapahtumalajeja. Tapahtumajärjestelyihin mukaantuloa kannattaa tarjota mm. koululaisille tai opiskelijoille (yläkoulut, lukiot ja ammatilliset oppilaitokset), nuorisotilojen kävijöille, nuorisovaltuustoille jne. Nuoret tekevät tapahtumasta nuorten näköisen. 14

9 Tapahtumapaikat Tapahtumapaikkojen valitseminen ja varaaminen on en- Esiintymispaikat ten maailmaan. Tämä kurkistus puolestaan toteutui erin- mistä. Varsinkin kansanmusiikkiesityksissä live-säestys Ryhmät tulivat perjantain ja lauantain aikana. Vaikka Tapahtumapaikkoja ovat esityspaikat, ruokailutilat, majoitustilat, tapahtumatoimisto ja oheistapahtumapaikat. Kaikkia tiloja varatessa on pidettävä mielessä tapahtuman koko ja esiintymistiloja varatessa myös takahuone- ja muut huoltotilat ovat tärkeitä. Kaikki tarvittavat tilat on syytä varata alustavasti jo tapahtumaa edeltävän vuoden puolella. Tilojen teknisen varustelun varmistaminen ja täydentäminen on myös teh-tävä riittävän ajoissa. simmäisiä tehtäviä tapahtuman tuottamisessa. Paikkojen valintaan vaikuttaa luonnollisesti tapahtuman laji ja laajuus. Esiintymispaikkojen lisäksi tapahtumapaikkoja ovat majoituspaikat, ruokailupaikat, tapahtumatoimisto sekä oheistapahtumien järjestämispaikat. Kun puhutaan esiintyjän tapahtumista, kaikkien tapahtumapaikkojen pitää olla riittävän suuria ja ne pitää varata hyvissä ajoin tapahtuvaa edeltävän vuoden loppupuolella. Osa aluetapahtumista on suuruudeltaan valtakunnallisen tapahtuman luokkaa, joten tämä sääntö pätee myös aluetapahtumapuolella. Tapahtuman sijoittelu ja puitteet rakentuvat aina järjestäjäpaikkakunnan ja olemassa olevien tilojen ehdoin. Majoituspaikat esim. on perustettava sinne, missä tilaa on ja mistä sitä saadaan käyttöön. Majoitus- ja ruokailutilojen valintaan liittyviä asioita käsitellään tämän oppaan luvuissa majoitus ja ruokailu. Esiintymispaikkoihin ja majoitustilaan on myös paikal- Teatteritilat soveltuvat kaikkien kevättapahtumien järjestämiseen. Muita soveltuvia tiloja ovat mm. konserttisalit, isot nuorisotilat tai taideoppilaitokset. Esiintymispaikkoja valitessa kannattaa muistaa myös riittävien takahuonetilojen saatavuus. Tiloja varatessa on myös muistettava tapahtuman rakennus- ja purkuajat. Mikäli on mahdollista keskittää esitykset yhteen isoon tilaan, sitä ei kannata jättää käyttämättä. Esimerkkinä on keväällä 2001 järjestetty tanssitapahtuma Lahden Sibeliustalossa. Sibeliustaloon sai pääsalin lisäksi sijoitettua kaksi muuta esiintymislavaa ja niinpä kaikki esitykset mahtuivat saman katon alle. Väkeä oli välillä tungokseen asti, mutta tanssinharrastajat pääsivät nauttimaan monipuolisesti toistensa esityksistä. Sibeliustalo oli selvästi uuden tilanteen edessä, kun omaisesti Turussa keväällä 2007, kun rokkarit kiipesivät kylpylähotellin ison juhla-areenan lavalle, samalta lavalta oli Lordikin ponnistanut Suomen Eurovisioedustajaksi vain runsasta vuotta aikaisemmin! Joskus taasen pienikin tila voi olla juuri se oikea. Tietynlainen teatteri- tai tanssiesitys vaatii intiimin tilan onnistuakseen. Ja luonnollisesti tapahtuma tehdään aina niissä puitteissa, mitkä järjestäjäpaikkakunnalta löytyvät. Esiintymispaikkoja varatessa voi jo tehdä alustavan suunnitelman sen suhteen, mitkä tapahtuman lajeista sijoittuvat mihinkin paikkoihin. Esiintymispaikkojen tekninen varustus Pelkkä esiintymistilojen varaaminen ei riitä, vaan on myös varmistettava, että niissä on tapahtuman vaatima tekninen varustus. Kaikki tekniikkaan liittyvät asiat on todennäköistä. Teatteritapahtuma vaatii myös äänentoistoa, valoja sekä joitakin lavastuselementtejä. Näiden lisäksi joihinkin tiloihin voi olla tarpeen rakentaa esiintymislava ja katsomoita. Tekniikka ei ole mikään pikkujuttu, sen järjestämiseen pitää todellakin varata tarpeeksi aikaa ja siitä suoriutuu vain alan ammattilainen! Järjestelyjen aikana olin eniten surrut sitä, miten tapahtumapaikkojen tekniikka selviää kireästä aikataulusta. Jossain vaiheessa tajusin, etten voi surra sellaista asiaa, jolle en itse voi mitään. Minusta kun ei ole tekniikkaa hoitamaan. (Loppuraportti Kotka 2002.) Tapahtumatoimisto ja infopisteet Tapahtumatoimisto kannattaa sijoittaa keskeiselle paikalle, sillä se palvelee kaikkia tapahtuman osallistujia. Osallistujien ilmoittautumiset tapahtumaan saavuttaessa oli neuvottu, että ilmoittautumaan tulee vain ryhmän vastuuhenkilö, parveili infossa useampia tanssijaryhmiä yhtä aikaa ja ilmassa oli suurjuhlan tuntua. (Loppuraportti Kuopio 2008.) laan järjestää kahvio tai puffetti. Monesti tämä onkin nuoret valtasivat talon. Nuorten energisyys ja välitön kuuluvat ammattilaisille, tapahtumatuottaja ei voi olla voidaan keskittää tapahtumatoimistoon tai ilmoittautua helppo tehtävä, sillä teattereissa tai konserttisaleissa on tapa toimia ei alkuun ollut mahtua talon tiukkoihin kaikkien alojen erikoisasiantuntija. Omasta verkostosta voi lisäksi tapahtumapaikkojen infoissa. Tapahtumapaik- yleensä tapahtumakohtaiset kahviopalvelut. Ne pitää sääntöihin. Perjantaiset kiellot omien virvoitusjuomien löytyy varmasti henkilö, jolle tämän tekniikkapuolen voi kojen infot kannattaa pitää auki niinä päivinä kun tilassa muistaa kuitenkin varmistaa, kun kyseessä on normaalin ja välipalojen nauttimisesta tiloissa unohtuivat omaan delegoida. on toimintaa. toiminnan ulkopuolinen tapahtuma. Majoitustilan puffe- mahdottomuuteensa jo lauantain aikana. Siebeliustalon tin pitoa kannattaa tarjota valvojataholle. ravintolan hintataso oli nuorille liian korkea ja nuoret Pieniä maallikon vinkkejä teknisistä jutuista tässä nyt Ilmoittautuessa ryhmille annetaan tapahtumakassi/kirje- hakivat juomansa ja namunsa kukkarolleen sopivammas- kuitenkin: musiikkitapahtumiin tarvitaan äänentoisto kuori tmv. Ryhmän paketista löytyvät osallistujapassit tai Tapahtumapaikkojen välinen kuljetus on tarkkaan ta paikasta. (Loppuraportti Lahti 2001.) lavalla ja lavalta, backline-järjestelmä ja valot. Backline pinssit jokaiselle, avainnauhat, käsiohjelmat, ruokaliput, harkittava ja suunniteltava. Kun välimatkaa on kolmekin tarkoittaa, että ryhmien käytössä on perusrumpusetti, majoitusliput, paikkakunnan kartta ja muu tarpeellinen kilometriä, kuljetuksen järjestämistä kannattaa harkita. Yhden katon alle pääsy ei kuitenkaan ole edellytys ta- kosketinsoittimet tai piano sekä vahvistimet kitaroille. informaatio. Ilmoittautumisesta ryhmät ohjataan tilan- Tapahtumapaikkojen välillä kulkevat non-stop bussit pahtuman onnistumiselle. Kilometrienkin välimatkoista Katselmuksissa on yleensä tapana käyttää järjestäjän teen mukaan esiintymispaikalle tai majoitustilaan. Ta- ovat hyvä ratkaisu. Vaikka paikkakunnalla olisi hyväkin selvitään. Tärkeintä on löytää lajille sopiva esiintymistila. hankkimaa rumpusettiä, kosketinsoittimia ja vahvistimia pahtumatoimistossa ja infopisteissä kannattaa varautua julkinen liikenne, sen käyttäminen ei ulkopaikkakuntalai- Musiikkitapahtumassa rock- ja popmusiikin sarjalle tilan vaihtoaikojen nopeuttamiseksi. iloiseen kaaokseen ryhmien saapuessa. Tapahtumatoimis- sille ole välttämättä helppoa. Jokainen meistä on varmasti löytäminen voi olla joskus hankalaa. Sarjassa on yleensä tossa ja infopisteissä luodaan ensivaikutelmia. Iloinen, kokenut kiusallisena sen tunteen, kun ei tiedä millä pysä- runsaasti osallistujia ja rokkia ei ihan pienellä lavalla ja Tanssitapahtumaan vaaditaan lajin vaatima tanssialusta, reipas, auttavainen ja arvostava asenne on paikallaan. killä esim. linja-autosta pitäisi jäädä pois. pienessä tilassa voi soittaa. Tarkoitus on tarjota nuorille äänentoisto myös mahdollisille säestäjille ja valot. Tämä Näissä pisteissä toimivilla on hyvä olla myös ongelman- myös tasokkaat esiintymistilat, kurkistuksen ammattilais- voi tarkoittaa tanssimattojen hankkimista ja kiinnittä- ratkaisutaitoja ja kiireensietokykyä

10 Majoitusjärjestelyt Valtakunnalliseen tapahtumaan osallistujille tarjotaan majoitusmahdollisuus. Osallistujat tulevat eri puolilta Suomea ja tapahtumapaikkakunnalla kannattaa viipyä koko tapahtumaviikonlopun ajan. Taloudellinen vaihtoehto on koulumajoituksen järjestäminen. Yleensä paikkakunnalla on tietyt koulut joissa tapahtumamajoitusta järjestetään. Majoitustila pitää varata jo tapahtumaa edeltävän vuoden puolella. Majoituskoulun sijainnin on hyvä olla keskeinen, toisena vaatimuksena on, että koulun pihaan mahtuvat ryhmien linja-autot. Vaikka majoituksen hoito kaikkineen ostettaisiinkin muualta (mm. järjestöiltä), majoituskoulun varaus kuuluu tapahtumajärjestäjälle. Varaus on myös paikallaan varmistaa, kummallisen usein majoitus on se harmaita hiuksia aiheuttava järjestelyjen kohta. Majoituksen valvonnan järjestäminen on yksi tärkeimmistä tehtävistä. Valvojia pitää olla tarpeeksi ja heidän pitää olla aikuisia. Joissakin tapahtumissa yövalvonnan ovat hoitaneet kaupungin nuorisotyöntekijät. Usein käytettyjä ovat myös paikalliset urheiluseurat tai muut järjestöt. Majoituksen järjestämiseksi on tehtävä - majoitussuunnitelma ja majoituskartta - majoitusohjeet - pelastussuunnitelma - majoituksen tilauslomakkeet osallistujille - majoituskortit majoittujille Majoitussuunnitelmassa ja -kartassa sijoitetaan majoittujat käytössä oleviin tiloihin. Iso liikuntasali ei ole paras mahdollinen majoituspaikka, luokkahuoneiden käyttöön saanti on tavoiteltavaa. Tilojen koot ja turvallisuusmääräykset vaikuttavat siihen, montako majoittujaa kuhunkin tilaan voidaan sijoittaa. Majoitussuunnitelmasta, majoitusohjeesta ja pelastusuunnitelmasta kannattaa neuvotella koulun rehtorin ja pelastusviranomaisten kanssa jo pari kuukautta ennen tapahtumaa. Majoitusohjeissa kerrotaan majoittujille turvallisuuteen ja käytäntöön liittyviä asioita. Esim. se, että majoitustilassa on aina aikuiset valvojat ja ilman majoituskorttia ei pääse sisään. Turvallisuussuunnitelma edellyttää, että majoitustiloissa on palovaroittimet, mikä yleensä tarkoittaa, että ne on hankittava ja asennettava. Turvallisuussuunnitelman laatimisessa auttavat pelastusviranomaiset, kaikkea ei tarvitse itse hallita. Majoituksen tilauslomake lähetetään osallistujille ilmoittautumisten jälkeen osallistujakirjeen yhteydessä tai informoidaan sen sähköisestä täyttömahdollisuudesta tapahtuman www-sivuilla. Lomakkeessa kerrotaan yleensä majoituksen hinta, kuuluuko hintaan makuualusta/patja vai ei, majoitustilan aukioloajat ja tärkeimmät säännöt. Lisäksi kysytään majoittujien nimet, iät ja sukupuolet. Tärkeää on painottaa viimeistä majoituksen varauspäivää, mikä on hyvä olla viimeistään kaksi viikkoa ennen tapahtumaa. Varauksen saavuttua tapahtumajärjestäjälle, on paikallaan ilmoittaa vahvistus sen saapumisesta sähköisesti. Turun musiikkitapahtumassa 2007 majoituksen käytännön järjestelyt hoiti paikallinen urheiluseura. Majoitustilaukset ja maksut tulivat suoraan heille ja he hoitivat ryhmien sijoittelun tiloihin. Tapahtumajärjestäjä oli hoitanut koulujen varaukset ja postitti osallistujille majoitusvarauslomakkeet. Kaikki ryhmät eivät halua yhteismajoitukseen. Paikka- Valtakunnalliset tapahtumat kestävät yleensä perjantaista sunnuntaihin ja osallistujien toivotaan viihtyvän tapahtumapaikkakunnalla mahdollisimman pitkään. Niinpä majoitusmahdollisuus on tarjottava tapahtumajärjestäjän toimesta. Majoituksen järjestämiseksi on luotava varausjärjestelmä, hankittava tilat, hoidettava niiden valvonta ja siivous sekä huolehdittava majoittujien turvallisuudesta. kunnalla olevien hotellien kanssa kannattaa neuvotella sopimukset edullisemmista tapahtumahinnoista ja tiedottaa tästäkin mahdollisuudesta osallistujia. Myös tapahtuman kutsuvieraat ja palauteraatilaiset on majoitettava, joten järjestäjätahon on tässä asiassa oltava liikkeellä hyvissä ajoin, yli puoli vuotta ennen tapahtumaa. KATSO MYÖS LIITTEET Teatteritapahtuman majoitusvarauslomake 2009 s

11 Ruokailujärjestelyt Tapahtuman työntekijät Ilman kunnollista masuntäytettä ei jaksa esitellä taito- Näissä tehtävissä on mahdollista käyttää sekä nuoria että Nuorten työpajat ovat oiva yhteistyökumppani, heidän Ruoka, kahvi, kahvileivät Tapahtumaruokailun käytännön järjestäjä löytyy kilpailutuksen kautta. Muonittaja voi olla ravintolayrittäjä, kunnan oma ruokapalvelu, nuorten työpaja tai vaikka jokin järjestö (esim. Martat). Tapahtumajärjestäjä voi itse hoitaa osan järjestelyistä (ruokailupaikan varaus, tilausten vastaanotto) tai jättää kaiken ulkopuolisen palveluntarjoajan huoleksi. jaan ja nauttia muiden esityksistä. Ruoka on tärkeää! Osallistujille on siis tarjottava mahdollisuus kohtuuhintaiseen tapahtumaruokailuun, minkä anneista myös työntekijät pääsevät nauttimaan. Viikonlopun kestävässä tapahtumassa ruokailuja on oltava perjantaina päivällinen, lauantaina aamiainen, lounas ja päivällinen sekä sunnuntaina aamiainen ja lounas. Tapahtumaruokailun järjestäminen on hyvä kilpailuttaa. Lounaat ja päivälliset on hyvä määrittää kouluruokailun tasoisiksi ja aamiainen vaikka laajennetuksi kotitasoksi (puuro, jogurtti, leipää, leikkeleitä, vihanneksia, juomat). Oman paikkakunnan järjestöjä tai nuorten työpajoja voi lähestyä tässäkin asiassa. Tärkeää on pitää mielessä, että Eri tehtävissä on mahdollista käyttää vapaaehtoisia, niin nuoria kuin aikuisia, tapahtumaan erikseen palkattuja erityisosaajia ja järjestäjätahon omaa työvoimaa. Työtehtäviä on lukuisia, ja työntekijät on myös koulutettava tehtäviinsä. Työntekijämäärä riippuu luonnollisesti tapahtuman suuruudesta. Tapahtumaviikonloppuna tarvitaan henkilöitä ainakin seuraaviin tehtäviin: aikuisia vapaaehtoisia, palkattuja henkilöitä tai järjestävän tahon omaa henkilökuntaa. Tekninen henkilökunta on luonnollisesti koulutettua ammattihenkilöstöä, majoitusvalvojien on oltava aikuisia ja ensiavusta vastaavien ensiapukoulutettuja. Samaten tapahtumapaikkojen vastuuhenkilöinä on paikallaan käyttää aikuisia, esim. tapahtumalajin osaajia tai nuorisotyöntekijöitä. Kaikkiin muihin tehtäviin vapaaehtoiset nuoretkin ovat kykeneviä. Suureksi avuksi olivat myös kaikki ne nuoret tanssi- ja näyttämötaiteen opiskelijat, jotka lähtivät mukaan tapahtumaviikonlopun ajaksi talkoohengellä. Osalle viikonlopusta ropisi opintoviikkoja rahapalkan sijaan, mut- puoleensa kannattaa kääntyä tapahtumahenkilöstöä etsiessään. Samaten paikkakunnalla mahdollisesti sijaitsevat nuoriso- ja kulttuurialan oppilaitokset. Nuoria vapaaehtoisia kannattaa etsiä nuorisotiloilta, nuorten vaikuttajaryhmistä ja kouluista. Aluetapahtumien koot vaihtelevat alueittain ja lajeittain runsaasti, joten myös tapahtumahenkilöstön tarve niissä vaihtelee. Esimerkkinä käytän teatterin aluetapahtumaa Varsinais-Suomesta keväältä Kaksipäiväinen tapahtuma järjestettiin Kaarina-teatterilla, jossa on 100 hengen katsomo ja pieni kahvila. Katselmukseen osallistui 7 ryhmää. Tapahtumaviikonloppuna paikalla olivat seuraavat tapahtumatyöntekijät: raati (3 henkilöä), tapahtumatuot- Tapahtumatuotteet: t-paita, kassi, kynät, kaulanauhat (joissa henkilökortti), pinssit Tapahtumamme erikoisimmat vapaaehtoiset Linda ja Aleksi tulivat Korpilahdelta. He olivat 11-vuotiaita nuoria, jotka olivat innostuneet tekemään talkootyötä. He olivat saaneet olla oman alueen tapahtumassa talkoolaisina. He työskentelivät tapahtumatoimistossa vastaten puhelimeen, auttoivat kahvilassa, tekivät ruokalippuja ja auttoivat tavarakuljetuksissa. (Loppuraportti Turku 2007.) Omalle työskentelylleni (tapahtumavastaava) olin asettanut kaksi tavoitetta: tapahtumaviikolle ei enää jää ison nuorisojoukon ruokkiminen vaatii joustavuutta ja iloista mieltä. Ruokailutilan valintaan saattaa vaikuttaa ruokailun järjestäjä. Tärkeää tässäkin on keskeinen sijainti ja kapasiteetin riittävyys. Ruokalan on oltava tarpeeksi iso, ruokailuajat ovat kuitenkin melko suppeita. Varaus on tässäkin tapauksessa tehtävä hyvissä ajoin ja kun kyseessä todennäköisesti on koulun ruokala, kunnan ruokahuolto vaatinee siellä myös oman henkilöstönsä paikallaoloa. Kuten majoituksen myös ruokailujen tilauslomake lähetetään osallistujille ilmoittautumisten jälkeen osallistujakirjeen yhteydessä tai informoidaan sen sähköisestä täyttömahdollisuudesta tapahtuman www-sivuilla. Tärkeää on muistaa erityisruokavaliot. Ja tämän tilauksen suhteen ollaan vielä tiukempia viimeisen päivämäärän suhteen kuin majoituksen kohdalla. KATSO MYÖS LIITTEET Tanssitapahtuman ruokatilauslomake 2008 s. 39 Tapahtumatuottaja Graaffisen ilmeen suunnittelija ja toteuttaja Tapahtumatoimiston hoitajat Tapahtumatoimiston avustajat Tapahtumapaikkojen vastaavat Tapahtumapaikkojen juoksutytöt ja -pojat Esiintyjäryhmien kummit Tekninen henkilökunta Ensiapuryhmät Tapahtumapaikkojen infopisteiden hoitajat Lavamanagerit eli roudarit ja kellottajat Juontajat Raati Raatien sihteerit Tapahtuman dokumentoijat, videokuvaajat, valokuvaajat, nettitoimittajat Majoituksen valvojat Majoitustilan avustajat Ruokahuollon henkilökunta Ruokailun avustajat Kahvioiden henkilökunta ta ennen kaikkea he rikastuivat elämyksellä ja poimivat mukaansa hyödyllistä käytännön oppia. (Loppuraportti Vaasa 2004.) Tapahtumatuottaja tuntee oman henkilöstönsä ja osaa sijoittaa heidät oikeisiin tehtäviin. Teknisen henkilöstön rekrytointi sujuu yleensä helpoiten, tilojen oma henkilökunta hoitaa tai jos omaa henkilökuntaa ei ole, palvelu ostetaan ulkoa. Sama pätee ruokahuoltoon. Tapahtumapaikoilla kannattaa olla kahvila tai buffetti. Näiden pitäjät löytyvät yleensä tapahtumapaikalta. Oman organisaation sisällä rekrytointi kannattaa tehdä ajoissa. Tapahtumaviikonloppu tulee luultavasti vaatimaan erilaisia työaikajärjestelyjä. Kun vapaaehtoiset nuoret ovat olleet mukana alusta asti, heidän sijoittelunsa tehtäviin ei ole vaikeaa. Mikäli majoitus ja ruokailu annetaan vaikkapa järjestöjen hoidettavaksi, sekin pitää hoitaa (kilpailuttaa) hyvissä ajoin. taja raadin sihteerinä, infopisteessä ja ryhmien ohjaajana nuorisotyöntekijä kahden vapaaehtoisen nuoren kanssa, nuoret vapaaehtoiset juontajina ja lavamanagereina (2 heitäkin), tekninen henkilökunta (2), kahvion työntekijät (3). Eli yhteensä 14 henkilöä. Graaffisen ilmeen loivat Nuori Kulttuuri -toimistosta saatu materiaali, jota oli käytetty myös markkinoinnissa (julisteet ja kortit), tapahtumatoimistoa, ruokailua tai majoitusta ei tarvittu. Kahviosta sai sämpylöitä isompaan nälkään. Yksi tärkeä tehtävä tällä henkilöstöllä toimittaessa ikävä kyllä unohtui. Kukaan ei ottanut kuvia tapahtumasta (paitsi paikallislehden toimittaja, joka teki tapahtumasta hienon jutun.) Ovat työntekijät sitten palkattuja tai vapaaehtoisia, heille on paikallaan tarjota tapahtumaviikonloppuna joitakin etuja. Tämä koskee niin tapahtumassa mukana olevia kaupungin työntekijöitä, muualta palkattuja, raatilaisia kuin kaikkia vapaaehtoisiakin. Tapahtumaviikonloppuna työntekijöiden etuja ovat: hoitamattomia asioita ja tapahtuman aikana pääasiallinen tehtäväni on nauttia esityksistä. Viikonlopun aikana kirjoitin kunniakirjoja, mutta muuten toinen tavoitteeni toteutui, kiersin katsomassa esityksiä ja nautin siitä, että kaikki sujui. (Loppuraportti Kotka 2002.) 20 21

12 Ilmoittautumiset ja mitä kaikkea sitten tapahtuukaan Valtakunnallisen tapahtuman järjestäjä laatii ilmoittautumislomakkeen, jota käytetään myös aluetapahtumissa. Valtakunnallisen tapahtuman viimeinen ilmoittautumispäivä määritellään sääntöjä laadittaessa. Ilmoittautumisten saavuttua laaditaan aikataulut, osallistujakirjeet ja erilaiset tekniikka- ja tilalistaukset. Aluetapahtuman järjestäjä määrittelee oman aikataulunsa. Valtakunnalliseen tapahtumaan ilmoitetaan osallistujat aluetapahtumista. Ilmoittautumislomakkeen ja ilmoittautumisaikataulun laatiminen Lomakkeen laatimisessa apuna ovat aikaisempien vuosien lomakkeet. Niitä kannattaa kuitenkin tarkastella kriittisesti, miettien mitä tietoja todellisuudessa tarvitaan. Tapahtuman laji (musiikki, tanssi, teatteri) tuo omat vaateensa myös ilmoittautumislomakkeelle. Tarvittavia tietoja ovat ainakin: Osallistuvan ryhmän nimi, koko, yhteyshenkilö, ryhmän jäsenten nimet ja syntymävuodet Esityksen nimi ja tekijätiedot (ohjaaja, koreografi, säveltäjä, sanoittaja, käsikirjoittaja), esityksen kesto ja tilatoiveet Taustatietoa ryhmästä tai esityksestä juontajaa ja käsiohjelmaa varten Lomake olisi hyvä laatia sähköisenä, jolloin sen voisi täyttää ja lähettää tapahtuman nettisivuilla. Tämän lisäksi lomakkeesta on hyvä olla tarjolla tulostusversio. Tekniikkaan liittyviä tietoja voi olla tarpeen kysellä erillisellä tekniikkalomakkeella. Musiikkitapahtumissa tärkeitä tietoja ovat mm. lavakartat, äänentoisto ja backline, tanssitapahtumissa tilatarve ja musiikin muoto sekä teatteritapahtumissa tilatarve, ääni- ja valosuunnitelmat ja lavasteet. Kaikille osallistujille on tarpeen muistuttaa, että kyseessä on katselmus eli kotinäyttämön mukaisia olosuhteita ei kyetä tarjoamaan. Ilmoittautumisaikataulua laatiessaan on pohdittava, miten paljon tarvitsee aikaa asioiden järjestämiseen ilmoittautumisten ja itse tapahtuman välillä. Tulevaisuudessa on mietittävä tarkkaan, mitä voidaan tehdä ilmoittautumisaikataulun aikaistamiseksi ja ohjelman laadinnan helpottamiseksi. Ilmoittautumisajalle tulisi asettaa ehdoton takaraja. Osa ohjelma-aikataulun muutospyynnöistä on inhimillisiä ja ymmärrettäviä, mutta jokainen pyyntö ja muutos viivästytti työn edistymistä. (Loppuraportti Lahti 2001.) Ilmoittautumiskäytännöt Aluetapahtumiin ilmoittaudutaan samalla lomakkeella kuin valtakunnalliseen tapahtumaan. Tässäkin tapauksessa ilmoittautumisten saapumisten ja tapahtuman väliin pitää jättää tarpeeksi valmisteluaikaa. Mikä on tarpeeksi, riippuu jossain määrin tapahtuman koosta, esiintymisaikataulujen laatimiseen ja ryhmien informoimiseen kannattaa jättää ainakin 2 3 viikkoa. Valtakunnalliseen tapahtumaan ilmoitetaan osallistujat aluetapahtumista. Aluetapahtumien järjestäjien tehtävä onkin tarkistaa, että näiden ryhmien osalta ilmoittautumislomakkeet ovat erittäin tarkasti täytetyt. Jälkiviisaana toivoisinkin, että aluetapahtumien järjestäjät olisivat tiukempia lomakkeiden kanssa sekä tekisivät selväksi, että jos ja kun jatkoon on päästy, on tarkoitus nimenomaan lähteä tällä esityksellä ja tällä porukalla. (Loppuraportti Seinäjoki 2006) Ilmoittautumisten saavuttua Ilmoittautumisten saavuttua alkaa mielenkiintoinen, mutta työteliäs tapahtumajärjestämisen vaihe. Näihin vaiheisiin pureudutaan jatkossa tarkemmin. Jokaisella on varmasti oma tapansa ja järjestyksensä asioiden tekemiselle, tässä yksi malli: esiintymisaikataulujen ja erilaisten koontilistojen laatiminen osallistujakirjeiden kirjoittaminen osallistujapassien, osallistujapakettien, ruokalippujen ja majoituslippujen tekeminen 22 23

13 Esiintymisaikataulujen ja erilaisten koontilistojen laatiminen Osallistujakirjeet Musiikkitapahtumassa on järkevää aloittaa ilmoittau- suorittaa kokonaisuuden ensimmäinen bändi. Kirje on järjestäjätahon tervehdys ja tervetulotoivotus Tapahtuman järjestäjät ihmettelivät suuresti sitä, että Ilmoittautumislomakkeita käydään läpi useasta näkökulmasta. Lasketaan osallistujamäärät ja ryhmät eri lajeihin ja laaditaan esiintymisaikataulut. Esiintymisaikataulujen lisäksi lomakkeiden tiedoista kerätään erilaisia tekniikkaan liittyviä listauksia ja ne ovat pohjana käsiohjelmalle. tumisten lajittelu musiikkilajien mukaan. Näin saadaan yleiskuva siitä, montako ryhmää osallistuu vaikkapa konserttimusiikin sarjaan ja montako rokkisarjaan. Esiintymispaikat jaetaan lajien kesken tai mikäli tämä on jo alustavasti tehty, nähdään ovatko muutokset tarpeellisia. Esimerkiksi rock- ja pop-sarjassa voi olla niin paljon ryhmiä, että tarvitaankin kaksi esiintymispaikkaa. Myös tanssitapahtumassa ohjelmat on syytä koota tanssilajeittain. Teatteritapahtumassa määräävä tekijä esiintymispaikkajaon suhteen on tarvittava tila. Aikatauluja laadittaessa on muistettava myös vaihtojen Tekniikkakoontilistoihin kerätään mm. tiedot bändien kokoonpanosta, erityistarpeista (headset-mikrofoni rumpalille), tanssiesitysten taustanauhojen formaateista, näytelmien lavastetarpeista. Esityspaikkojen teknisen henkilöstön kanssa kannattaa käydä läpi millaisia tietoja he haluavat. Käsiohjelmaa varten listataan esitysten taustatiedot eli säveltäjät, sanoittajat, sovittajat, käsikirjoittajat, koreografit. tapahtuman osallistujille. Kirjeessä on hyvä käydä läpi ainakin seuraavat käytännön asiat: Saapuminen tapahtumapaikkakunnalle ja ilmoittautuminen Info-pisteiden ja tapahtumatoimiston paikat ja aukioloajat Osallistumismaksun, ruokailujen ja majoitusten maksuohjeet osassa maamme kuntia ei arvosteta nuoria senkään vertaa, että osallistuisivat nuorten matkakustannuksiin. Nuoret edustavat valtakunnallisissa tapahtumissa itsensä lisäksi kotikaupunkiaan tai kuntaa, mutta se ei näköjään jälkilamakautta elävässä Suomessa nykyään riitä. (Loppuraportti Vaasa 2004.) Tapahtuman osallistujille lähetetään osallistujakirje, johon liitetään esiintymisaikataulu sekä mahdollisesti ruokailuja majoitusvarauslomakkeet ja maksuohjeet. ja palautteen vaatimat ajat. Esiintymisaikatauluun on Ruokailut sovitettava myös raadin työskentely. Musiikki- ja tanssi- Majoitus tapahtumia on perinteisesti järjestetty niin, että rakennetaan 1 1,5 tunnin pituisia esiintymiskokonaisuuksia, joita Oheisohjelma seuraa palaute ja seuraavan kokonaisuuden harjoitusaika. Musiikkitapahtumissa esitysten maksimipituus on 10 mi- Esitysten taltiointiin ja dokumentointiin liittyvät asiat nuuttia, joten yhdelle esiintyjäryhmälle lasketaan minuuttia. Tanssissa maksimipituus on 6 minuuttia, joten Kirjeen lähettämisajankohta riippuu siitä, mitä kaikkea laskennallisesti tuntiin mahtuu 6 esitystä. Teatteritapah- kirjeellä informoidaan. Mikäli kirje sisältää ohjeet myös tumassa esitysten välinen purku- ja rakentamisaika on ruokailujen ja majoituksen varaamisesta, se pitää lähettää ollut minuuttia. viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa. Joskus voi olla paikallaan lähettää kaksi kirjettä tai osallistujatiedotta- Etusijalle laitettiin kaikkein pisimmästä matkasta tule- mista voi keksittää enemmän nettisivuille. vat eli pohjoisen ryhmät, sillä näillä lapsilla ja nuorilla oli pitkä ajomatka takana, joten oli suotavaa että heidän Osallistujakirjeessä kannattaa muistuttaa ryhmiä, siitä esityksensä olivat lauantaina, koska he lähtivät vielä että he tarkastavat, kuka heidän kulunsa maksaa. Kustan- ajamaan takaisin sunnuntaita vasten. (Loppuraportti nuksia aiheuttavat osallistumismaksut, matkat, majoitus Lappeenranta 2009.) ja ruokailut. Joidenkin ryhmien kotikunnat osallistuvat Musiikkitapahtumissa äänen testausta ei ole tarpeen tehdä jokaiselle ryhmälle erikseen, mutta jokaisen ryhmän on toki päästävä katsomaa esiintymistila. Testauksen voi KATSO MYÖS LIITTEET Musiikkitapahtuman ilmoittautumislomake 2007 s. 40 kustannusten maksamiseen joko osittain tai kokonaan. Tällöin maksuohjeet on toimitettava oikeaan paikkaan. Jokaisen ryhmän/osallistujan on itse selvitettävä oman kuntansa nuorisotoimistosta, mikä on käytäntö. KATSO MYÖS LIITTEET Osallistujakirjeitä vuosilta s

14 Osallistujapassit, infopaketit, ruoka- ja majoitusliput Tapahtuman sujuvuuden varmistamiseksi osallistujille valmistetaan osallistujapassit ja jokaiselle ryhmälle kootaan infopaketti. Infopaketista löytyvät passien lisäksi käsiohjelma, varatut ruokailu- ja majoitusliput, oheisohjelmatiedot ja paikkakunnan kartta. Osallistujapassit noudattavat tapahtuman graafista ilmettä, joten ne on suunniteltu samaan aikaan muun materiaalin kanssa. Ilmoittautumisten jälkeen passeihin lisätään osallistujien nimet ja ne kootaan ryhmittäin infopaketteihin. Osallistujapassi voi olla kaulanauhaan kiinnitettävä laminoitu lappu, rintanappi tai käsinauha. Sen päätarkoitus on luoda yhteisyyttä tapahtumaan osallistuvien välillä, toimia tunnistimena kaupungilla ja eri tapahtumapaikoissa liikuttaessa. Moves näkyi todella Kuopion kokoisessa kaupungissa, liput ja banderollit hulmusivat ja yli 1400 nuorta vihreissä esiintyjäpassinauhoissaan erottuivat iloisesti katukuvassa. Ilo ja toisia kannustava tunnelma oli käsinkosketeltava jokaisessa esiintymispaikassa aina avajaisjuhlasta päätösjuhlan loppukiitoksiin asti. (Loppuraportti Kuopio 2008.) Ruokalippujen ja majoituskorttien valmistamisessa on myös toistettava tapahtuman graafista ilmettä. Varsinkin ruokalippuja tarvitaan isoissa tapahtumissa sellainen määrä, että niiden valmistamiseen kannattaa varautua hyvissä ajoin. Ryhmille jaettavaan infopakettiin on kaupungin kartan lisäksi kerätä muutakin tarpeellista tietoa esim. ruokapaikoista, uimahalleista, illanviettopaikoista. Eikä tapahtuman käsiohjelmaa pidä unohtaa. Infopaketin voi koota tapahtuman omaan kangaskassiin, kirjekuoreen tai kaupungin mainospaperipussiin

15 Palauteraadit Nuori Kulttuuri on koulutuksellinen tapahtuma, joissa osallistujat saavat suullisen palautteen ammattilaisista koostuvalta raadilta. Raatien kokoamisessa kannattaa käyttää apunaan paikkakunnalta tai omista verkostoistaan löytyviä taiteen ammattilaisia. Raatien jäsenet ohjeistetaan palautteen antamiseen ja heille maksettavan korvauksen suuruus vahvistetaan Nuori Kulttuuri -toimikunnassa. Raadin sihteerinä voi toimia vapaaehtoinen, mutta aika usein sihteerien tehtäviä ovat hoitaneet järjestävän organisaation työntekijät tai muualta rekrytoiduille on maksettu palkkaa. Sihteeri toimii myös raadin emäntänä eli pitää huolta, että raatilaisille on tarjolla virvokkeita ja välipalaa. Sihteerit kirjoittavat esiintyjien saamat palautteet puhtaiksi ja ne toimitetaan ryhmille jälkikäteen. Aluetapahtumajärjestäjän resursseista riippuu, saavatko osallistujat palautteen myös kirjallisesti. Raatien määrä riippuu tapahtuman koosta. Esimerkiksi valtakunnallisessa tanssitapahtumassa Kuopiossa 2008 oli kuusi raatia, oma raati kullekin katselmuksen lajille. Raadeissa oli 2 3 jäsentä. Raatien kokoaminen valtakunnalliseen tapahtumaan on hyvä aloittaa 4 5 kuukautta ennen tapahtumaa ja aluetapahtumaan viimeistään 2 kuukautta ennen. Raadin kokoamisessa on käytetty erilaisia malleja. Lappeenrantaan 2009 raadin kokosi näyttämötaiteen läänintaiteilija, ja Kuopiossa 2008 apuna oli tanssin aluekeskuksen työntekijä. Kun osaamista löytyy omasta yhteisöstä ja yhteistyökumppaneista, kuten Turun musiikkitapahtumassa 2007, sitä kannattaa käyttää hyväksi. Raatien kokoonpanoa ajatellen tavoitteena oli ennen muuta saada koottua raadit niin, että niissä sulautuisivat yhteen kokemus alalta ja uutta tuoretta näkökulmaa edustavat ajatukset. (Loppuraportti Vaasa 2004.) Hyväksi käytännöksi on muodostunut, että raatilaisille lähetetään kirjalliset työskentelyohjeet, joissa valotetaan tapahtuman luonnetta ja palautteen antamista. Nämä ohjeet on laadittu Nuori Kulttuuri toimistossa. Ennen tapahtuman alkua pidetään vielä yhteinen palaveri ja kokoavat palaverit tapahtumapäivien päätteeksi. Palautetilanteissa on ollut erilaisia käytäntöjä. Yleensä palaute on annettu ryhmille suljetussa tilanteessa eli paikalla on ollut vain palautetta saava ryhmä ohjaajineen. Joissakin tilanteissa ohjaajille on vielä annettu oma palaute ilman ryhmään. Musiikkitapahtumissa on ollut käytössä myös julkiset palautetilaisuudet yleisönkin kuullen tai samassa kokonaisuudessa esiintyneiden ryhmien yhteinen palaute. Raatien antaman suullisen palautteen kirjoittaa muistiin raadin sihteeri ja kirjallinen versio lähetetään ryhmille tapahtuman jälkeen. Lähtökohdaksi muodostui ammattitaito ja kyky antaa sopivaa, pedagogista palautetta lapsille ja nuorille. Oli ensiarvoisen tärkeää, että teatterialan ammattilaiset pystyisivät katsomaan esityksiä esiintyjien tason mukaisesti ja myös muistamaan tämän palautteessaan. (Loppuraportti Seinäjoki 2006.) Palautetilanteessa raadit jakavat esiintyjille osallistumistodistukset. Näiden lisäksi he päättävät jaettavista stipendeistä ja kunniakirjoista. Tapahtumajärjestäjän tehtävä on jakaa stipendeihin varattu määräraha sopivaksi katsomallaan tavalla eri raatien jaettavaksi. Jakoperusteena voi käyttää lajiin osallistuneiden ryhmien määrää. Stipendien ja kunniakirjojen jakoon liittyvät periaatteet on hyvä käydä läpi raatilaisten ensimmäisessä palaverissa. Kunniakirjoja voi jakaa myös aluetapahtumissa eikä stipendienkään jakaminen ole kiellettyä. Esiintyjien tason kovuus yllätti raadin. Soittajat olivat taitavia, biisit hyvin tehtyjä ja esittäjiensä näköisiä. Kokonaisuudet olivat tarkkaan mietittyjä ja nuoret tekevät kaiken loistavalla asenteella huumoria unohtamatta. Kaikilla on tekemisessä sydän mukana ja musiikkia tehdään musiikin tekemisen riemusta. Raati vietti erittäin upean illan kuunnellen upeaa musiikkia! (Loppuraportti Lapua 2003.) Raatilaisille maksetaan palkkaa valtakunnallisen tapahtumatoimiston ohjeiden mukaisesti. Tuntikorvauksen lisäksi heille maksetaan matkakorvaus ja tarjotaan majoitus ja ruoka tapahtuman aikana. Palkkatietolomakkeet voi lähettää raatilaisille etukäteen tai jakaa ensimmäisessä palaverissa. Palkanmaksuun liittyvät asiat on hyvä varmistaa kunnan palkkahallinnosta, sieltä saa varmasti nuo palkkatietolomakkeetkin. Raatilaisia kannattaa muistut- Nuori Kulttuuri -henki Nuori Kulttuuri strategian mukaisesti jokaisella nuorella on oikeus kulttuuriseen ja taiteelliseen harrastukseen, jossa hänen henkilökohtaista kasvuaan tuetaan ja jossa hän saa tukea ja kannustusta nuorisotyön ja taiteen ammattilaisilta sekä vertaisryhmältään, kohdaten myös muita saman taiteen alan harrastajia. Mielestäni tämän projektin lopputulos oli loistava. Mikä olikaan ilahduttavampaa kuin nähdä, kuulla ja kokea se lasten ja nuorten hyvä tunnelma tapahtumassa. Kaikilla tuntui olevan kivaa, järjestelyt toimivat ja suurin osa ryhmistä viihtyi koko viikonlopun Lappeenrannassa ja nuoret kävivät katsomassa toisten esityksiä. Nuoret saivat esiintyä ja laittaa itsensä likoon, he saivat ammattilaisilta palautetta, he saivat tutustua uuteen kaupunkiin ja nähdä toisia nuoria. (Loppuraportti Lappeenranta 2009.) Visionsa mukaisesti Nuori Kulttuuri -toiminta kannustaa ja tukee lasten ja nuorten monipuolista harrastamista kulttuurin eri aloilla. Nuori Kulttuuri on kulttuurisen nuorisotyön muoto, jolla voidaan rohkaista, kannustaa ja innostaa nuoria kulttuurisiin harrastuksiin asuinpaikasta, koulutuksesta, etnisestä, kielellisestä tai sosio-ekonomisesta taustasta riippumatta. Lasten ja nuorten kulttuuriset harrastukset ja toimiminen ryhmässä ymmärretään tasapainoisen, hyvän ja turvallisen kasvun edellytyksiksi. Musiikki toi toukokuiseen viikonloppuun sanoinkuvaamatonta yhteishenkeä ja soittamisen iloa, joka näkyi ja kuului kaikissa tapahtumapaikoissa ja vähän niiden ulkopuolellakin. Nuorten innokas ja vilpitön bändirajat ylittänyt yhteistyö oli musiikkia korville ja ilo silmille. Näistä nuorista kuullaan vielä! (Loppuraportti Turku 2007.) Tulevaisuuden vision mukaisesti jokaisella nuorella on kulttuurinen harrastus ja mahdollisuus olla mukana Nuori Kulttuuri -toiminnassa. Nuori saa mahdollisuuden tuoda omaa taidettaan esiin ja siitä ammattitaitoisen palautteen. Samalla nuori saa mahdollisuuden kokea yhteenkuuluvuutta muiden harrastavien nuorten kanssa niin paikallisesti, alueellisesti, valtakunnallisesti kuin kansainvälisestikin. Tunnelma päätösjuhlassa oli ennen näkemätön ja kokematon. Riemunhuutojen, kannustusten ja aplodien määrä oli uskomaton ja koko salissa pystyi käsin koskettelemaan nuorten mahtavaa tunnetta ja se, kuinka he toisiaan kannustivat; sitä en unohda koskaan. (Loppuraportti Seinäjoki 2006.) Uudessa strategiassa korostuu nuorten osallisuus kaikilla tapahtuman tasoilla ja eri rooleissa. Aluetapahtuman järjestelyihin halutaan saada nuoret voimakkaasti mukaan, paikallisten työntekijöiden ja valtakunnallisen toimiston kulttuurisuunnittelijan toimiessa mentoreina ja ohjaajina. Näin korostetaan myös niiden nuorten osallistumismahdollisuutta, jotka eivät itse harrasta kulttuuria tai taiteita, eivätkä osallistuisi Nuori Kulttuuri -tapahtumiin esiintyjinä. Tapahtuman loppujuhlan tiivis, toisia kannustava ja positiivisesti tunnelatautunut tunnelma kiteytti koko tapahtuvan tunnelman: MAHTAVAA! Palaute on ollut pelkästään positiivista vierailtamme ja iso kiitos kuuluukin niille lukuisille nuorille vapaaehtoistyöntekijöille, jotka antoivat panoksensa ja antoivat sen vielä ison hymyn kera! (Loppuraportti Seinäjoki 2006.) Nuori Kulttuuri henki vastaa kysymykseen miksi. Miksi tämä tapahtuma on tärkeä? Miksi tämä tapahtuma kannattaa järjestää? Nuori Kulttuuri hengen taustalta löytyy kulttuurisen nuorisotyön periaatteita, nuorten osallisuutta ja alueellista yhdenvertaisuutta. Nuori Kulttuuri -järjestelmän tarjoamat oppimisen paikat ovat merkittävä osa lapsen ja nuoren kasvua. Oppiminen on läsnä tapahtumaan tähtäävissä harrastusryhmissä, tapahtumien esiintymiskokemuksissa ja palautetilanteissa. Oppiminen on läsnä myös niiden nuorten osalta, jotka osallistuvat tapahtuman järjestelyihin juontajina, lavamanagereina tai nettitoimittajina. Nuori Kulttuuri tarjoaa erinomaisia paikkoja nuorten vaikuttamiselle paikallisesti, alueellisesti ja valtakunnallisesti. Nuoret vaikuttavat olemalla mukana tapahtumajärjestelyissä, luomalla itsenäisesti tapahtuman osioita, kuten erilaisia oheisohjelmia ja työstämällä harrastajaryhmissään esityksiä, joilla vaikutetaan taiteen keinoin. Nuori Kulttuuri on nuorten omaehtoista taiteen tekemistä tukeva organisaatio. Omaehtoinen on nuoren omasta halusta lähtevää tekemistä, omaa osallistumista ja omaa osallisuutta. Osallisuus on mukana olemista, yhdessä tekemistä, yhteisen tunteen luomista. Osallisuuden tunne on voimaantumista. Tässä olen minä ja tätä minä osaan! Tanssi ja liikkumisen ilo sekä luovuus ja kaikennäköinen kekseliäisyys näkyikin tapahtuman esityksissä. Samoin oli ilo seurata tanssijoita, jotka kannustivat toisiaan. Yleisössä hurrattiin ja taputettiin muillekin kuin vain oman kaupungin tai yhdistyksen esityksille. Tanssin riemu sekä moniin esityksiin lisätty humoristinen ote todella välittyi tanssijoista ja sai monen yleisön joukossa hymyilemään. (Loppuraportti Vaasa 2004.) taa verokorttien mukaan ottamisesta

16 LIITE Tapahtumatuottamisen kuukausittainen muistilista Tämä lista on laadittu toukokuussa järjestettävää valtakunnallista tapahtumaa ajatellen. Soveltaen tämä on käytettävissä myös aluetapahtumajärjestelyissä. Jokainen tapahtumatuottaja muokkaa tämän omaan työskentelytapaansa ja aikatauluunsa sopivaksi. Edellisenä vuonna toimintasuunnitelma, säännöt, julisteet, sääntöesitteet jo ennen kesää tapahtumatilojen varmistus kirjallisesti, laitteiston kartoitus tiloissa, lavojen ja takahuonetilojen määrät ja koot esiintymispaikat, majoitustilat, ruokailutilat, oheisohjelmapaikat hotelli- ja majoitustilojen varmistus kirjallisena ruokailujärjestäjän hankinta, kilpailutus ennakkomarkkinointi harrastajille, kunnille, aluetapahtumajärjestäjille jo alkusyksystä neuvottelut yhteistyökumppaneiden kanssa viimeistään loppukesästä ilmoittautumislomakkeen laatiminen oheistuotteiden tilaaminen (kaulanauhat, pinssit, kynät, ilmapallot, kassit, t-paidat) tapahtuman www-sivut avautuvat ja niitä päivitetään pitkin matkaa Tammikuu tiedotusta (koulut, alan järjestöt ja muut toimijat, media) tapahtuman esiintuominen paikallisesti alkaa; ensimmäinen tiedotustilaisuus majoitustilojen tarkempi suunnittelu (luokkien koot/ Helmikuu työntekijöiden hankkiminen: juontajat, sihteerit, toimistotyöntekijät, järjestysmiehet, majoi-tuksen (nuoria vapaaehtoisia mahdollisimman paljon) majoitusvalvonnan kilpailuttaminen, ensiapuryhmien rekrytointi, tekniikkahenkilöstön varmistus työntekijöiden koulutus alkaa käsiohjelman suunnittelu banderollien suunnittelu ja tilaaminen oheisohjelman suunnittelu ja valmistelut vakuutuksien ottaminen tai kaupungin vakuutusten voimassaolon varmistaminen Maaliskuu majoitus- ja ruokalippujen tekeminen majoitusohjeet osallistujapassin suunnittelu ja tekeminen tilojen varustusten suunnittelu kutsuvierasluettelon valmistelu tapahtuman paikallinen markkinointi kiihtyy turvallisuussuunnitelmien tekeminen palautelomakkeiden laatiminen dokumentoinnin järjestelyt; nettitiedotusryhmä, valokuvaus, videokuvaus raatilaisten ja toimikunnan majoitusjärjestelyt tarvittavien koontien teko: tekniikkatiedot, ryhmien määrä ja koot, valmistelu-, esiintymis-, purku- ja palauteajat tiedotustilaisuus majoitus- ja ruokailutilausten saavuttua: ryhmien jako majoitustiloihin, ruokatilausten koonti, majoitus- ja ruokailutietojen välittäminen käytännön järjestäjille käsiohjelman laatiminen ja painaminen - mahdolliset huvi-ilmoitukset, meluilmoitukset yms. majoittujat, turvallisuusasiat) opasteet ja banderollit paikoilleen ruokalistaneuvottelut Huhtikuu tiedotustilaisuus tapahtuman aattona ilmoittautumisten saavuttua: esiintymisjärjestyksen majoitus- ja ruokailulomakkeiden laatiminen laatiminen tapahtumapaikkojen somistus tapahtumatekniikan suunnittelua: esityspaikkojen osanottajakirjeet (majoitus- ja ruokailulomakkeet, tapahtuma pohjapiirustukset, tekniikan järjestämi-seen liittyvät majoitukseen liittyvät ohjeet, maksulaput ja -ohjeet) tapahtuman purku (tapahtumapaikat, banderollit tarjoukset, lavojen varusteet (esim. tanssimatot) raatien kokoonpanot valmiit; sopimukset, ym.) raatien etsinnän aloittaminen ohjekirjeet, matkalaskulomakkeet palautteiden puhtaaksikirjoitus 30 jälkitiedotus 31 Toukokuu työntekijöiden viimeinen koulutustilaisuus 1 2 viikkoa ennen h-hetkeä, koulutukset myös tapahtumapaikoissa käydään läpi kukin esityspaikka tilavastaavan ja ko. työntekijöiden kanssa aikataulun tarkistus - osallistujatodistusten kirjoittaminen osallistujapakettien kokoaminen (kassi, käsiohjelmat, passit, pinssit, ruoka- ja majoitusliput, kartta) lehdistöpaketit stipendijaon suunnittelu Kesäkuu kiitoskirjeet osallistuneille (kirjalliset palautteet) palautepalaveri järjestäjille ja työntekijöille laskutuksen tarkastus loppuraportin laatiminen

17 LIITE Musiikkitapahtuman säännöt 2007 LIITE Musiikkitapahtuman talousarvio 2007 NUORI KULTTUURI 07/MUSIIKKI Nuoret, jotka saavat pääasiallisesti toimentulonsa musiikista ARVIOINTI VALTAKUNNALLINEN NUORI KULTTUURI MUSIIKKI TEKNIIKKA MUUT KULUT VALTAKUNNALLINEN TAPAHTUMA TURUSSA tai ovat suorittaneet alan loppututkinnon, eivät saa Kaikki tapahtumaan osallistuneet ryhmät saavat esityk- Äänentoisto ensiapu osallistua tapahtumaan esiintyjinä. Myös Sibelius-Akatemiassa, sestään suullisen ja kirjallisen palautteen TALOUSARVIO Vuokrasoittimet varaus Nuori Kulttuuri -tapahtuman tarkoituksena on tarjota sotilasmusiikkikoulussa, musiikki-oppilaitosten Somistus nuorille taiteen harrastajille mahdollisuuden taitojensa ammatillisilla linjoilla opiskelevia ei hyväksytä tapahtumaan OSALLISTUMISMAKSU MENOT Muu tekniikka, valot yht esittämiseen ja vertaamiseen muiden harrastajien kanssa esiintyjiksi. Rajoitus ei koske Sibelius-Akatemian Osallistumismaksu on 17 /esiintyjä ja enintään ASIANTUNTIJA- JA OSTOPALVELUT Rakentaminen, kuljetus alueellisesi ja valtakunnallisesi. Nuori Kulttuuri on jokavuotinen nuorisokoulutuksen oppilaita. /ryhmä. Maksu sisältää tapaturma-vakuutuksen, ei soi- Avajaiset Km-korvaukset koulutuksellinen tapahtumakokonaisuus, jossa tinvakuutusta. Ruoka- ja majoituskustannukset jokainen Päättäjäiset TULOT esiintyjät saavat arvion esityksestään. Alue ja valtakunnallisessa tapahtumassa sama ryhmä voi maksaa erikseen. Oheisohjelmat 6. TIEDOTUS JA PAINATUS valtion rahoitus 45 % osallistua vain yhteen ryhmälajiin. 2/3 ryhmän jäsenistä Illanvietto Juliste kaupungin rahoitus 45 % LAJIT tulee olla uusia, jotta ryhmä voidaan katsoa uudeksi KANSAINVÄLINEN TOIMINTA Julisteen suunnittelu osallistumismaksut 10 % KONSERTTIMUSIIKKI kokoonpanoksi. Kansainvälisen henkilövaihdon keskus CIMO myöntää 2. TUOMARISTOT JA SIHTEERIT Pinssi/osallistujamerkki puhallinyhtyeet ja -orkesterit vuosittain avustuksia ulkomaille suuntautuviin nuor-ten - raati Caribia 6/18h/ Käsiohjelma LISÄKSI - sinfoniaorkesterit ALUETAPAHTUMASTA kulttuuriryhmien esiintymismatkoihin. Avustuksia myönnetään - raati Musiikkiopisto 6/10/ Sääntöesite 200 Osallistujien itse maksamat - kuorot VALTAKUNNALLISEEN TAPAHTUMAAN ensisijaisesti niille ryhmille, jotka ovat ottaneet - raati vimma 6/10/ Kunniakirjat 100 Majoitusmaksut - lauluyhtyeet Alueellisiin musiikkitapahtumiin voivat osallistua kaikki osaa Nuori Kulttuuri -tapahtumiin. Lisätietoja löydät - raati työväenopisto 3/6/ Kutsukortit kamariyhtyeet ja -orkesterit läänin alueella asuvat nuoret. Lääninhallitukset vahvistavat osoitteesta päivärahat 18 x 2 x Lehti-ilmoitukset Yhteisruokailumaksut KANSANMUSIIKKI alueet. Aluetapahtumista valitaan osallistujat matkakorvaukset 18 x Ruoka- ja majoitusliput RAP valtakunnalliseen tapahtumaan läänikohtaisin kiin-tiöin. JÄRJESTÄJÄT 12 sihteeriä x 2pv x Toimitsijapaidat 200 a REGGAE Aluetapahtuman tulee olla pidettynä vuoden 2007 maaliskuun Aluetapahtumista vastaavat kunnat yhteistyössä läänien kuuluttajat Dokumentointi Majoituksen ja ruokailun järjestäminen annetaan jonkin DANCEMUSIC loppuun mennessä. Aluetapahtumista jatkoon sivistysosastojen nuorisotoimien kanssa. - projektisihteeri Nettisivut nuorisojärjestön tehtäväksi. ISKELMÄMUSIIKKI päässeet tulee ilmoittaa valtakunnalliseen tapahtumaan Valtakunnallisen tapahtuman järjestelyistä vastaa Turun - kutsuvieraat Muu markkinointi JAZZMUSIIKI Turkuun viimeistään mennessä. Tämän jälkeen kaupunki. Koordinoinnista vastaa opetusministeriön Radiomainonta ROCK- JA POPMUSIIKKI tulleita ilmoittautumisia ei hyväksytä. Lisätietoja: www. nimeämä Nuori Kulttuuri -toimikunta. 3. PALKINNOT nuorikulttuuri.fi Palkinnot 7. VAKUUTUKSET 500 ESITYKSEN PITUUS enintään 10 minuuttia TIEDUSTELUT stipendit Läänikohtaiset kiintiöt ovat seuraavat: Turku: nuorisosihteeri Leena Aho, nuorisoasiankeskus, 8. VARTIOINTI 500 IKÄSARJAT JA RAJOITUKSET Ahvenanmaa 5 Puutarhakatu 14 A, Turku. Puh , gsm TILAVUOKRAT JA TILAKUSTANNUKSET Osanottajaryhmät jaetaan kahteen ikäsarjaan: Lapin lääni , s-posti: leena.aho@turku.fi Aurankatu 9. OPASTEET TOIMISTOKULUT syntyneet (10 15-vuotiaat) Oulun lääni 30 Musiikkioppilaitos Puhelin syntyneet (16 20-vuotiaat) Itä-Suomen lääni 38 Nuori Kulttuuri -toimisto: Musiikkitila Postitus Länsi-Suomen lääni 65 Konserttisali Tarvikkeet Ryhmän koko tulee olla vähintään kolme henkilöä. Enintään Etelä-Suomen lääni 92 Nuori Kulttuuri -tapahtuma vuonna 2007 on osa kansal- Työväenopisto Kopiointi 1/3 ryhmän jäsenistä saa poiketa ikärajoitukses-ta. lista Kaikki erilaisia - kaikki samanarvoisia -kampanjaa. Halli 994 ATK Rajoitus ei koske esitysten eikä ryhmien ohjaajia. Suomen saamelaisten kiintiö valtakunnalliseen tapahtumaan Suomen kampanjatoimintaa koordinoi Suomen Nuoriso- Kartat on enintään 3 esitystä. Turkuun voidaan lähettää yhteistyö Allianssi ry. Tieopasteet enintään 250 esitystä tilaopasteet 32 33

18 LIITE Valtion aluehallinnon nuorisotoimien yhteystiedot Nuorisotoimet elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksissa Lappi Puhelinvaihde: Sivistystoimentarkastaja Seija Kähkönen puh Pohjois-Pohjanmaa Puhelinvaihde: Suunnittelija Kirsi-Marja Stewart puh Pohjanmaa Puhelinvaihde: Sivistystoimentarkastaja Päivi Pienmäki-Jylhä puh Pohjois-Savo Puhelinvaihde: Nuoriso- ja liikuntatoimentarkastaja Henri Alho puh Varsinais-Suomi Puhelinvaihde: Sivistystoimentarkastaja Erik Häggman puh Uusimaa Puhelinvaihde: Suunnittelija Mari Puhakka puh LIITE Aluetapahtuman lehdistötiedote 2009 Aluetapahtuman lehdistötiedote 2009 Tiedote Nuorten teatterikatselmus Kaarinassa Varsinaissuomalaisten nuorten teatterinharrastajien katselmus järjestetään Kaarinassa Katselmus on osa valtakunnallista Nuori Kulttuuri Teatris -tapahtumasarjaa. Kaarinan katselmukseen voi ilmoittautua mennessä. Tapahtumalla juhlistetaan myös 700-vuotiasta Kaarinaa. Nuori Kulttuuri on jokavuotinen alueellinen ja valtakunnallinen tapahtuma, jossa vuotiailla lapsilla ja nuorilla on mahdollisuus omien taitojensa esittämiseen ja muiden harrastajien kohtaamiseen. Kevään 2009 lajina on teatteri ja vielä tarkemmin: Puheteatteri, musiikkiteatteri, improvisaatio, katuteatteri Nukketeatteri Performance, stand up ja non-verbaalit esitykset Katselmukseen osallistuvien esitysten on oltava pituudeltaan minuuttisia. Liian tiukkapipoisia ei aikarajan kanssa kuitenkaan olla. Ilmoittautumisohjeet ja kaavakkeet löytyvät sivulta Ilmoittautumisaika päättyy Nuori Kulttuuri on luonteeltaan katselmus, jossa nuoret voivat tuoda omaa luovuuttaan esille ja saada siitä ammattitaitoisen palautteen tulevaisuutta varten. Aluetapahtumassa katselmusta on arvioimassa teatterin ammattilaisista koottu raati, joka antaa ryhmälle palautteen. Varsinais- Suomen aluetapahtumasta lähetetään mielenkiintoisimmat esitykset edustamaan aluettamme valtakunnalliseen tapahtumaan Lappeenrantaan Valtakunnallisesta tapahtumasta ja Nuoresta kulttuurista löydät lisätietoja sivuilta ja

19 36 Nuori Kulttuuri toiminta tarjoaa nuorille taiteen harrastajille mahdollisuuden taitojensa esittämiseen ja vertaamiseen muiden harrastajien kanssa alueellisesti ja valtakunnallisesti. Nuori Kulttuuri on nuorten omaehtoista taiteen tekemistä, uutta ja kokeilevaa kulttuuria. Nuori Kulttuuri on jokavuotinen koulutuksellinen tapahtuma, jossa esiintyjät saavat arvion esityksestään tai työstään ja jossa on kattavasti edustettuna nuoren kulttuurin eri alueet. Taustaa Tapahtumaa rahoittavat Lappeenrannan kaupunki ja opetusministeriö. Teatris tapahtuman yhteistyökumppaneina toimivat Työväennäyttämöiden liitto, Nuorisoseurojen liitto sekä Suomen Harrastajateatteriliitto. Lisäksi tapahtumaa tukee Kaakkois-Suomen taidetoimikunta. Valtakunnallisen Teatris tapahtuman järjestää Lappeenrannan kaupungin nuorisotoimi yhdessä kulttuuritoimen kanssa. Tapahtumaa koordinoi opetusministeriön asettama Nuori Kulttuuritoimikunta. Tapahtumaviikonlopun aikana on tarkoitus järjestää myös paljon oheistapahtumia ympäri Lappeenrantaa, kuten Satamatorin lavalle bändi-ilta. Teatriksen esityssarjat ovat puheteatteri, musiikkiteatteri, improvisaatio sekä sarjassa muut; nukkeja katuteatterit, performance-esitykset, stand up ja non-verbaalit -esitykset. Esityksiä ei aseteta ikäsarjoihin. Valtakunnallisen tapahtuman esiintymispaikkoina toimivat Lappeenrannan kaupunginteatteri, Taidekoulu Estradi sekä Monari. Valtakunnallinen Nuori Kulttuuri/Teatris tapahtuma järjestetään Lappeenrannassa Kevään tapahtuman teemana on teatteri. Teatris on suunnattu vuotiaille innokkaille lapsille ja nuorille. Valtakunnalliseen tapahtumaan valitaan 47 esiintyjäryhmää alkukeväällä ympäri Suomea järjestettävistä aluetapahtumista. Lappeenrantaan odotetaan saapuvan yli 600 lasta ja nuorta. turha - NUORET TEATTERINHARRASTAJAT LAPPEENRANTAAN TOUKOKUUSSA TIEDOTE LIITE Tarja Ahtiainen Kulttuurituottaja Lappeenrannan kaupunki Vapaa-aikakeskus/Nuorisotoimi puh: tarja.ahtiainen@lappeenranta.fi Valtakunnallisen teatteritapahtuman 2009 lehdistötiedote Valtakunnallisen teatteritapahtuman 2009 lehdistötiedote Valtakunnallisen musiikkitapahtuman esiintyjä- ja työntekijäpassit 2008 LIITE Valtakunnallisen musiikkitapahtuman esiintyjä- ja työntekijäpassit

20 38 Lounas (kpl) Lounas (kpl) Päivällinen (kpl) Lounaita ja päivällisiä yhteensä kpl, hintaan á 5,50 Aamu- ja iltapaloja yhteensä kpl, hintaan á 4,50 Ruokailujen loppusumma Laskun maksaa: Erityisruokavalio (kpl), mitä: Sunnuntai Aamupala (kpl) Erityisruokavalio (kpl), mitä: Lauantai Aamupala (kpl) Erityisruokavalio (kpl), mitä: Perjantai Iltapala (kpl) LIITE Ruokailut: Aamupalat majoituskouluilla Aamupala klo ,50 Lounaat ja päivällinen Lounasravintola Mesikassa Lounas klo ,50 Päivällinen klo ,50 Iltapalapussi saatavana perjantaina majoituskouluilla Iltapala klo ,50 Ryhmän nimi: Kotipaikkakunta: Vastuuhenkilön nimi: Vastuuhenkilön GSM: Palautettava mennessä RUOKAILULOMAKE 54 Teatteritapahtuman majoitusvarauslomake 2009 Tanssitapahtuman ruokatilauslomake 2008 Yöpymisen loppusumma ( X henkilöä kertaa 10 kertaa 1 tai 2 yötä): Laskun maksaa: Lauantai Arvioitu saapumisaika Lappeenrantaan kello. Arvioitu lähtöaika Lappeenrannasta kello. Yöpyjiä pe-la henkilöä Yöpyjiä la-su henkilöä. Yöpyjien nimet GSM numero Alaikäisen osallistujan huoltajan yhteystiedot Perjantai Yöpymisen hinta on 10 /hlö/yö. Majoituskoululla alaikäisistä osallistujista on vastuussa ensisijaisesti tässä lomakkeessa ilmoitettu tapahtumaan osallistuva ryhmän vastuuhenkilö. Vastuuhenkilön on oltava yli 18vuotias. Jos vastuuhenkilö ei yövy koulumajoituksessa, on hänen ilmoitettava yli 18-vuotias henkilö, joka yöpyy alaikäisten osallistujien kanssa. Ilmoita jos ryhmässänne on sekä tyttöjä että poikia, voivatko he yöpyä samassa tilassa vai ehdottomasti eri huoneissa. Jatka tarvittaessa toiselle puolelle. Palautettava mennessä! MAJOITUSLOMAKE Ryhmännimi: Kotipaikkakunta: Vastuuhenkilön nimi: Vastuuhenkilön GSM: Teatteritapahtuman majoitusvarauslomake LIITE Tanssitapahtuman ruokatilauslomake